Procedimiento

Elaboracin, Modificacin y
Control de Documentos y
Registros

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PROCEDIMIENTO ELABORACIN, MODIFICACION Y

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ELAB./MODIFICADO POR
NOMBRE

CARGO

Cindy Caballero

Jefe de Proyectos

REVISADO POR
NOMBRE

CARGO

Renato Bravo

Gerente General

APROBADO POR
NOMBRE

CARGO

Renato Bravo

VIGENCIA
FECHA

Gerente General
12/2015

FIRMA
FECHA

FIRMA
04/2014

FECHA

FIRMA
04/2014

FECHA

04/2014

1. OBJETIVO
Este documento es propiedad intelectual de MatrixConsulting. Se prohbe su reproduccin total o parcial sin la autorizacin
expresa (escrita) de la Gerencia General o de un representante legal.

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Elaboracin, Modificacin y
Control de Documentos y
Registros

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Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos internos y externos

que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad, garantizando su adecuacin,
revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad e identificacin y prevencin de
obsolescencia.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique,
documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestacin del
servicio.
3. RESPONSABLES
Es responsabilidad del representante de la gerencia para el SGC, definir, controlar y
hacer seguimiento a la documentacin del Sistema.
4. DEFINICIONES

Documento: Recopilacin de datos que arrojan un significado, impresas en papel,

medio magntico o sistematizado.

Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo

para lograr un objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costos y recursos.

SGC: Sistema de gestin de calidad.

Documento Interno: Informacin o datos que posee y elabora la empresa a

travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas.

Documento Externo: Informacin o datos que poseen y elaboran organismos o

personas ajenas a la empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o
electrnico y/o fotografas.

Este documento sirve de gua o apoyo para el

desarrollo de las actividades.

Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia

porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser
claramente identificados como tal en el SGC.

Versin: Muestra el estado de los documentos en trminos de actualidad.

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expresa (escrita) de la Gerencia General o de un representante legal.

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Control de Documentos y
Registros

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5. FINALIDAD
El presente procedimiento, nos permite llevar un control de los documentos y
registros que posee la empresa, a su vez saber que lineamientos o directrices a
seguir para cada documento y registro que se pueda necesitar en determinados
procesos.
6. DESARROLLO:
N

Actividad

Descripcin de la Actividad

Control de Documentos
1.

Elaboracin de
Documentos.

El

representante

de

la

Gerencia,

administra

todos

los

documentos generados por la empresa Matrix, los cuales son

elaborados por cada responsable de la actividad que intervienen
en un proceso, de acuerdo al procedimiento de elaboracin y
revisin de documentos y registros.

La elaboracin consiste en la generacin o desarrollo de

un documento borrador por las personas que intervienen
en un proceso, considerando cuatro etapas principales:
Planeacin
Redaccin
Revisin
Edicin

Asegurarse que le documento cumpla los lineamientos en

el

procedimiento

de

elaboracin

revisin

de

documentos y registros.

Asegurarse que el documento sea procesado en los

tiempos estipulados en el anexo 1.

El documento se somete a revisin, aprobacin y/o

actualizacin.

Difusin del documento al personal involucrado.

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expresa (escrita) de la Gerencia General o de un representante legal.

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Registros

2.

Revisin y
Aprobacin de
documentos.

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La revisin y aprobacin de documentos consiste en:

Verifica

el

cumplimiento

de

los

lineamientos

en

el

procedimiento de elaboracin y revisin de documentos y

registros.

Verificar que estn descritas las prcticas reales de cada

actividad.

Cada documento lo aprueba la autoridad que corresponda.

Cada responsable de documento debe revisar y mantener

actualizada su documentacin, as como hacerlo firmar por
las autoridades correspondientes en la portada del mismo
(elaboracin, revisin y aprobacin).

3.

Revisin y
actualizacin de El representante de la gerencia debe revisar los documentos en
los documentos.
todas las reas de la empresa.
Asegurarse de lo siguiente:

Estado de la versin vigente de los documentos.

Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso

(versiones pertinentes y el centro de la documentacin).

Documentos legibles y fcilmente identificables.

Se considera como documento aprobado todo aquel que contenga

4.

Identificacin
de los
documentos
externos.

las firmas correspondientes en la portada.

Cuando se use un documento externo en la operacin el
responsable debe cumplir con lo siguiente:

Notificar al representante de la gerencia el nombre,

vigencia y usuarios del documento.

Actualizar los documentos a los usuarios.

Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos sea el

caso, o mantenerlos como referencia.

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5.

Control de la
distribucin de
documentos
(internos y
externos).

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La distribucin de los documentos se mantiene disponible en la

base de datos de la empresa para cualquier consulta, en formato
pdf. Verificar que los documentos contengan las versiones
actuales de los documentos originales.
En el caso de los documentos obsoletos, cuando sea el caso se
pasara a la destruccin, ya fueron modificados, en todo caso se
crea una carpeta especial con el nombre "DOCUMENTOS
OBSOLETOS".

Control de Registros
1.

Identificacin

El representante de la gerencia identifica y controla los registros.

Los cambios o inclusin de nuevos registros pueden ser con base
en solicitudes de cambio, necesidad de modificacin y/o nuevos
documentos

estructura

documental

de

acuerdo

sea

la

necesidad de un proceso dado.

2.

Almacenamient
o

Los registros en medios electrnicos son contenidos en los

dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas,
archiveros, disquetes, CD, disco duro, servidor y cualquier otro
dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnologa usada.
En el caso que se manejen registros en papel, se escanean y son
contenidos en dispositivos y equipos que se requieran, en
nuestro caso son en el disco duro de las computadoras que
posee la empresa.

3.

Proteccin

En el caso de MATRIX INVENTARIOS, la integridad de los

registros generados son responsabilidad del representante de la
gerencia.

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Registros

4.

Recuperacin

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Todos los registros en papel e electrnicos son clasificados

fsicamente por el generador(por nombre, fecha, tipo de
informacin u otra forma conveniente para el usuario) y
ubicados en sitios accesibles al personal que los requiera para
el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fcil y oportuna

5.

Retencin

recuperacin.
El representante de la gerencia, analizara cada tipo de
registros

determinara

el

periodo

que

se

guardaran,

considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y

legales aplicables a la empresa; este tiempo de retencin se
registra en cada procedimiento y en el procedimiento de
control de documentos y registros.
Cuando se requiera archivar en forma permanente un registro,
su tiempo de retencin con un tiempo de periodo considerable,
actualizando el tiempo de retencin cuando sea necesario.
6.

Disposicin

El destino final, guarda permanente o eliminacin de los

registros sern de acuerdo a su uso. Los registros pueden ser
eliminados por el responsable una vez se cumpla el tiempo de
retencin.

7.

Difusin

En este caso el responsable de difundir los registros ser el

representante de la gerencia, al personal involucrado en los
procesos. Los cambios se realizan no mayor a 5 das hbiles
posteriores a la publicacin del mismo.

7. CONTROL DE REGISTROS.

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Registros

Correos electrnicos.

Llamadas telefnicas.

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8. ANEXOS.
8.1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION.
8.1.1.

Caratula y contenido.

Nombre del Procedimiento

Documento

Cdigo

MC-X-XXX-YYY

Versin

Pgina

X de YY

1.

Objetivo (para que trabajar con el procedimiento)

2.

Alcance (donde, a que aplica el procedimiento)

3.

Responsabilidades (principales responsables por cada proceso)

4.

Definiciones.

5.

Finalidad (muestra los lineamientos a seguir en determinado proceso)

6.

Descripcin de Actividades (detalle de los pasos a seguir por proceso)

7.

Anexos.

8.

Control de Registros.

9.

Tabla de control de cambios.

10. Dependiendo del tipo de documento se agregaran otras entradas

ELAB./MODIFICADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

NOMBRE

NOMBRE

NOMBRE

CARGO

CARGO

CARGO

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FECHA

FECHA

FECHA

VIGENCIA
FECHA

Pie de pgina solo en

la primera hoja.

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Registros

8.1.2.

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Formato.

El formato estar a disposicin de todos los usuarios, en plantilla Word, la que

contendr automticamente los siguientes atributos:

Hoja: Tamao A4 21 cm x 29.7 cm.

Escritura

Fuente: Verdana 10

Justificacin: Perfecta.

Interlineado: 1.5

Mrgenes:
Derecho: 2.5 cm
Izquierdo: 2.5 cm
Superior: 2.5 cm
Inferior: 2.5 cm

8.1.3.

Codificacin.

Los documentos implementados para la empresa deben estar codificados a un

criterio de clasificacin entre tipo de documento y proceso al que pertenece.
Para efectos de la clasificacin, el control y la fcil ubicacin; la codificacin de
los documentos se debe asignar de acuerdo a la siguiente tabla:

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TIPO DE DOCUMENTO

Manual
Procedimientos
Formatos
Registros

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CODIGO

M
P
F
R

8.1.3.1. Consecutivo
Para el inicio de la codificacin se usara las siglas del nombre de la empresa
MC, seguido por el tipo de documento, las primeras letras del ttulo del
documento y un correlativo.
Tipo de documento
Siglas del
nombre de la
empresa

MC P - CDR- 001

Correlativo

Primeras letras del ttulo del documento

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Registros

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Versin

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8.2. Versiones de los documentos.

La documentacin sometida a todo proceso de elaboracin y revisin y primera
aprobacin final tendr la numeracin 01 y las siguientes seguirn el correlativo.
8.3. Tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos.

8.4. Tabla de Control de Cambios.

Se deben conservar la ltima actualizacin en la tabla del documento y se debe
destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la
versin anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio:

SECCIN

VERSIN

FECHA DE
REVISIN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS.

El presente procedimiento es la versin 01, y aun no tiene cambios que realizar.

SECCIN

VERSIN
01

FECHA DE
REVISIN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Elaboracin del documento

------- FIN DEL DOCUMENTO -------

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