NORMA TCNICA

PERUANA
Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales - INDECOPI
Calle de la Prosa 138, San Borja (Lima 41) Apartado 145

NTP 392.030-2
1997
Lima, Per

MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que

operan sistemas de produccin de microformas. Parte 2:
Medios de archivo electrnico
MICROFORMS. Requirements for Organizations that work with microforms production systems. Part 2:
Electronics storage media

1997-12-23
1a Edicin

R.068-97-INDECOPI/CRT.Publicada el 98-01-16

Precio basado en 21 pginas

I.C.S.: 37.080
Descriptores: Micrografa, requisitos, archivo electrnico.

ESTA NORMA ES RECOMENDABLE

NDICE
Pgina

PREFACIO

ii

INTRODUCCIN

iv

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS

3.

DEFINICIONES

4.

REQUISITOS

5.

FORMATOS Y REGISTROS

10

6.

DOCUMENTOS, ARCHIVOS ORIGINALES Y DUPLICADOS

11

7.

REQUISITOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRNICO

13

8.

REQUISITOS DEL SISTEMA DE INDIZACIN

16

9.

REQUISITOS DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRNICO

16

10.

SUPERVISIN

18

11.

ANTECEDENTES

19

EJEMPLOS DE FORMATOS DEL SISTEMA

20

ANEXOS:
ANEXO A

---oooOooo---

PREFACIO

A.

RESEA HISTRICA

A.1
La presente Norma Tcnica Peruana fue elaborada por el Comit Tcnico
Especializado de Micrograbacin, mediante el Sistema 2 Sistema Ordinario, durante el mes de
Setiembre de 1997, utilizando como documento inicial la norma BS 6498:1984 Preparation of
microfilm and other microforms that may be required as evidence.

A.2
El Comit Tcnico Especializado de Micrograbacin present a la Comisin de
Reglamentos Tcnicos y Comerciales -CRT-, con fecha 97-10-10, el PNTP 392.030-2:1997
MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de produccin de
microformas. Parte 2: Medios de archivo electrnico, siendo sometido a la etapa de Discusin
Pblica el 14 de Noviembre de 1997. No habindose presentado ninguna observacin, fue
oficializado como Norma Tcnica Peruana NTP 392.030-2:1997 MICROFORMAS.
Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas.
Parte 2: Medios de archivo electrnico, 1 Edicin, el 16 de Enero de 1998.

B.

ENTIDADES QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACIN DE LA

PRESENTE NORMA TCNICA PERUANA

SECRETARIO TCNICO

Miguel Vliz Granados

ENTIDAD

REPRESENTANTE

A&D ASOCIADOS S.A.

Fernando Legua Nugent

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Eleodoro Balboa Alejandro

ASOCIACIN AFP

Gustavo Lpez Nio de Guzmn

B. C. R. P.

Jos Demichelli Vidal

BANCO DE CRDITO

Roger G. Basauri Olaya

Ricardo Bedoya Revollar
Juan Carlos Verme Rocha

COM S.A.

Gabriel Echegaray Oblitas

COLEGIO DE ABOGADOS DEL PER

Julio Nuez Ponce

ii

Jos Ochoa Reyes

CHIPS DATA S.A.

William Sorogastua
Mario Torres Puglianini

GRAA Y MONTERO DATA

Daniel Grobman

IBM DEL PER S.A.

Ezra Zaharia Milcas

IMATION PER

Mario Giuffra Monteverde

INASSA

Elmer Pisfil Languasco

Cesar Marky Linares

INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADSTICA E INFORMTICA

Carlos M. Rodrguez Cortijo

KODAK PERUANA LTDA

Fernando Zanabria Sevilla

MEXIMP S.A.

ngel Miranda Felix

OFICINA REGISTRAL DE LIMA Y

CALLAO

Rood-win Bahamonde Melendrez

SANDOVAL S.A. CENTRAL FILE

Liliana Tassara Cabada

SGS DEL PER S.A.

Edwing Herrera Loayza

Jorge Mendoza Sayn

SOUTHERN PER LIMITED

Gullermo Payet

SUNAT

Yolanda Valer Bautista

Warren Ros Guevara

SUPERINTENDENCIA DE AFP

Ana Ravines Tobies

Carmen R. Ravello Avils

TELEFNICA DEL PER S.A.

Max Quiros

iii

INTRODUCCIN

Los propsitos de esta Norma Tcnica Peruana son los siguientes:

a)

Establecer los requisitos que deben cumplir las Organizaciones que operan sistemas de
produccin de microformas.

b)

Brindar a las Organizaciones que operan sistemas de produccin de microformas, una

gua para desarrollar sus propias polticas y procedimientos particulares de operacin,
para satisfacer sus requerimientos fundamentales.

Las normas tcnicas establecen un determinado nivel de calidad de microformas y por tanto su
cumplimiento garantiza la obtencin de una calidad final uniforme. Las normas tcnicas
evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnolgicas, por lo tanto los
responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadas
acorde con la tecnologa de elaboracin del tipo de microforma que utilizan en sus procesos.

---oooOooo---

iv

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PERUANA

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MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que

operan sistemas de produccin de microformas. Parte 2:
Medios de archivo electrnico

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

La presente Norma Tcnica Peruana establece los requisitos que deben cumplir las
Organizaciones que operan sistemas de produccin de imgenes en medios de archivo
electrnico.

La presente Norma se aplica en:

-

La evaluacin del sistema de produccin de archivos mediante sistemas de

archivo electrnico, administrado por una Organizacin, que incluye los procesos,
recursos, equipos, medios y dems elementos del sistema de archivo de imgenes
en medios electrnicos, o los servicios proporcionados por empresas
especializadas.

La evaluacin de los requisitos de calidad que deben cumplir los medios fsicos
no regrabables de soporte y almacenamiento de documentos, informacin o
datos tales como discos pticos de los tipos WORM, CD-R, CD-ROM u otros
medios fsicos de igual o superiores caractersticas o propiedades actualmente
conocidos o por desarrollarse.

La evaluacin de los medios fsicos de soporte que sirven de patrn a partir de

los que se producen copias de las microformas con caractersticas similares al
original.

La presente Norma Tcnica Peruana no se aplica para medios de almacenamiento de

microformas que intrnsecamente tengan la capacidad de poseer imgenes borrables, removibles
o reemplazables debido a que no es posible confiar en el contenido de tales microformas como
registros verdaderos y exactos.

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2.

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REFERENCIAS NORMATIVAS

Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este texto, constituyen
requisitos de esta Norma Tcnica Peruana. Las ediciones indicadas estaban en vigencia en el
momento de esta publicacin. Como toda norma esta sujeta a revisin. Se recomienda a aquellos
que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la conveniencia de usar las ediciones recientes
de las normas citadas seguidamente. El Organismo Peruano de Normalizacin posee la
informacin de las Normas Tcnicas Peruanas en vigencia en todo momento.

2.1

Normas Tcnicas Peruanas

2.1.1

NTP-ISO 3334:1997

MICROGRAFA. Mira de Resolucin ISO No 2.

Descripcin y uso.

2.1.2

NTP-ISO 6196-1:1997

MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 1: Trminos

generales.

2.1.3

NTP-ISO 6196-2:1997

MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 2: Posicin de

las imgenes y mtodos de grabacin.

2.1.4

NTP-ISO 6196-3:1997

MICROGRAFA.
Vocabulario.
Procesamiento de pelculas.

2.1.5

NTP-ISO 6196-4:1997

MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 4: Materiales

y envasados.

2.1.6

NTP-ISO 6196-5:1997

MICROGRAFA. Vocabulario. Parte 5: Calidad de

imgenes, legibilidad, inspeccin.

2.1.7

NTP-ISO 10196:1997

MICROGRAFA. Recomendacin para la creacin

de Documentos Originales.

2.2

Normas Internacionales

Parte

3:

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2.2.1

ISO 446:1991

MICROGRAPHICS. ISO character and ISO test

chart N 1. Description and use.
MICROFILMING
OF
TECHNICAL
DRAWINGS AND OTHER DRAWING OFFICE
DOCUMENTS. Part 1: Operating procedures.

2.2.2

ISO 3272-1:1983

2.2.3

ISO 6428:1982

2.2.4

ANSI/AIIM MS44-1988 Recommended Practice for Quality Control of Image

Scanners.

2.2.5

ANSI/AIIM MS52:1991 Recommended Practice for the Requirements and

Characteristics of Documents Intended for Optical
Scanning.

2.2.6

Gua ISO/IEC 57:1991

3.

DEFINICIONES

TECHNICAL DRAWINGS. Requirements for

microcopying.

Lineamientos para la presentacin de resultados de

inspeccin.

Para los propsitos de esta Norma Tcnica Peruana se aplican las siguientes definiciones:

3.1

microforma1: Un trmino genrico para cualquier medio que contiene imgenes.

3.2
archivo: Informacin conservada por cualquier tcnica en cualquier medio,
actualmente conocido o recientemente desarrollado.

3.3
archivo original: Un archivo preparado en la primera instancia; un archivo
proveniente de otros archivos o cualquier copia destinada a tener el mismo efecto. Si los datos
estn almacenados en una computadora o dispositivo similar, cualquier impresin u otro producto
legible que refleje los datos con exactitud a simple vista, es un original.

En el pas, la Ley N26612 establece una definicin de orden legal del trmino microforma.

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3.4

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archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el original.

3.5
patrn: Microforma usada para producir las sucesivas generaciones de
microformas.

3.6
escala de reduccin: Relacin entre las dimensiones de una microimagen y las
dimensiones correspondientes del original.

3.7

resolucin:
a)

Aptitud de un sistema fotogrfico (equipo, ptica, emulsin sensible y

procesamiento) para registrar detalles finos; y

b)

Aptitud de un sistema ptico para representar visualmente detalles finos.

3.8
poder de resolucin: Expresin numrica del lmite de resolucin de un sistema
ptico o fotogrfico, determinada con la ayuda de una mira y expresada como el nmero de
pares de lneas por milmetro distinguibles en una imagen de esta mira.

NOTA: En razn de las imperfecciones inherentes a todo sistema ptico, el poder de resolucin no es
constante en toda el rea de imagen.

3.9

legibilidad: Aptitud de una imagen para ser interpretada.

3.10
registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las caractersticas
pertinentes de un producto, proceso o servicio o las caractersticas particulares de un organismo,
o de una persona, en una lista apropiada disponible pblicamente.

3.11
lote: Es una cantidad especificada de documentos, informacin, datos o
imgenes de caractersticas similares o que han sido producidos, colectados, ordenados o

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transmitidos bajo procesos o condiciones esencialmente uniformes, que se someten a inspeccin

como un conjunto unitario.
3.12
muestra: Es un grupo de unidades extradas de un lote que sirve para obtener la
informacin necesaria que permita apreciar una o ms caractersticas de ese lote, para servir de
base a una decisin sobre ese lote o sobre el proceso que lo produjo.

3.13
inspeccin: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o comparar
de algn modo, la unidad en consideracin con respecto a los requisitos establecidos.

3.14
sistema de la tecnologa de la informacin: (Sistema de la informacin,
sistema de procesamiento de informacin, sistema de procesamiento de datos): Cualquier
proceso o sistema que emplea un dispositivo mecnico, ptico, magntico, electrnico, u otro
dispositivo tecnolgico para producir o reproducir archivos.

3.15
sistema de archivo electrnico: Es un sistema para preparar, registrar,
transferir, indizar, almacenar, preservar, recuperar y reproducir archivos ya sea mediante la copia
de las imgenes electrnicas de documentos a un medio de archivo electrnico o transfiriendo los
archivos en computadora a un medio de archivo electrnico usando un sistema de la tecnologa
de la informacin.

3.16
medio de archivo electrnico: Medio o sistema de archivo digital producido o
reproducido para contener archivos.

3.17
organizacin: Es aquella que se dedica a operar un sistema de produccin de
microformas, independientemente o como parte de otras actividades.

4.

REQUISITOS

4.1

La Organizacin debe:

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4.1.1

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Estar legalmente constituida.

4.1.2
Tener disposiciones para asegurar que su personal est libre de cualquier presin
comercial, financiera u otra que pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo.

4.1.3
Estar organizada de tal manera que en todo momento mantenga su independencia
de juicio e integridad.

4.1.4
Tener una direccin con responsabilidad ejecutiva, que asuma la responsabilidad
total de las operaciones tcnicas, que posea la autoridad y recursos necesarios para administrar
un sistema de produccin de archivos generados por el uso de las tecnologas de informacin.

4.1.5
Especificar y documentar la responsabilidad, autoridad e interrelacin de todo el
personal que dirige, ejecuta o verifica la elaboracin de archivos y las operaciones que afecten la
calidad de las mismas y en particular en aquellos casos en que se requiera libertad organizativa y
autoridad para:

a)

iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades relativas a la

elaboracin de archivos;

b)

identificar y registrar cualquier problema relativo a la elaboracin de archivos, sus

procesos y el sistema de calidad;

c)

iniciar, recomendar o dar soluciones a travs de los canales establecidos;

d)

verificar la puesta en prctica de las soluciones; y

e)

controlar el tratamiento posterior, la entrega o la instalacin de los productos,

equipos o sistemas no conformes hasta que se haya corregido la deficiencia o la
situacin insatisfactoria.

4.1.6
Proporcionar supervisin mediante personas familiarizadas con el objetivo, los
mtodos y procedimientos y la verificacin de los resultados de la elaboracin de archivos. La

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relacin de personal supervisor a personal supervisado debe ser tal, que se asegure una
adecuada inspeccin.

4.2

Establecimiento del programa de elaboracin de archivos

4.2.1
La direccin de la Organizacin con responsabilidad ejecutiva debe definir y
aprobar el programa de elaboracin de archivos.

4.2.2
El programa de elaboracin de microformas debe incluir las disposiciones e
instrucciones necesarias para establecer que un archivo elaborado de acuerdo con el programa
es una copia fiel del original.
4.2.3
Se debe presentar una evidencia escrita que los programas de elaboracin de
archivos son sistemticamente planificados y autorizados y que para la administracin del
programa se designa a personal debidamente calificado.

4.2.4
Se debe conformar un comit asesor el mismo que puede estar integrado por
asesores legales (internos o externos), auditores de sistemas, representantes de la alta direccin,
administradores de archivos, y/o tcnicos archiveros.

4.3

Documento de autorizacin

Se debe conservar el documento que define la poltica adoptada por la Organizacin para
establecer un programa de elaboracin de archivos.

4.4

Delegacin de Autoridad

La Organizacin debe:

4.4.1
Establecer por escrito la delegacin de la autoridad de acuerdo con los trminos
del documento de autorizacin (vase 4.3).

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4.4.2
Emitir un documento, nombrando al personal responsable de la implantacin y
operacin del programa, firmando los documentos correspondientes.

4.4.3
Asegurar la inclusin de las normas tcnicas o especificaciones aplicables,
debidamente identificadas, sea que los archivos se preparen al interior de la Organizacin o por
una empresa de servicios.

4.5

Plan

Se debe elaborar un documento que establezca el plan de la Organizacin para implementar un

programa de elaboracin de archivos. Este documento debe proporcionar detalles de lo
siguiente:
a)

La definicin de las categoras y tipos de originales a procesar;

b)

Clara identificacin de la etapa (fase) de la vida del documento o de la

elaboracin de la informacin en la que se debe iniciar el proceso de migracin
de imgenes hacia los medios de almacenamiento;

c)

Los procedimientos para cada fase del sistema, tales como: para la creacin, la
modificacin, el procesamiento/digitalizacin, administracin del software, el
control de calidad, la supervisin y los mtodos para la recuperacin de
informacin, y para resolver otras situaciones en las cuales pueden presentarse
inconsistencias, dudas, o malas interpretaciones;

d)

Las disposiciones para el mantenimiento de los registros necesarios;

e)

La definicin de los periodos de conservacin de los originales y los archivos;

f)

Los procedimientos para la destruccin de originales o eliminacin de archivos en

los medios electrnicos y para el registro de su destruccin;

g)

Las disposiciones para la revisin del programa de elaboracin de archivos; y

h)

Las medidas y niveles de seguridad para evitar la alteracin de la informacin y

para mantener el sistema libre de riesgos que atenten contra su integridad. (La

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9 de 21

inclusin de claves, o cdigos de acceso, la restriccin del uso de terminales,

seguridad fsica de los elementos o equipos de procesamiento del sistema).

El plan debe ser aprobado por escrito antes de poner en funcionamiento el programa de
elaboracin de archivos.

4.6

Fecha de inicio del programa

Una vez que el plan ha sido aprobado, la organizacin debe autorizar, por escrito, el inicio del
programa de elaboracin de archivos a partir de una fecha especfica, como parte de la actividad
habitual de la Organizacin.

4.7

Manual

La Organizacin debe elaborar un manual que establezca instrucciones detalladas para el

personal involucrado en las diferentes etapas del programa de elaboracin de archivos. El manual
debe proporcionar informacin sobre lo siguiente:

a)

Descripcin de los equipos y los tipos de medios fsicos de almacenamiento de la

informacin y datos a utilizar;

b)

Descripcin del sistema y componentes de la tecnologa de la informacin a

utilizar;

c)

Descripcin del sistema de acceso, salidas y seguridad del sistema de la

tecnologa de la informacin, incluyendo la capacidad de realizar auditoras del
sistema que identifique no slo las acciones que se ejecutaron sino tambin a las
personas involucradas;

d)

Descripcin del sistema de acceso, salidas y seguridad de la informacin y datos

contenidos en los archivos;

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4.8

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10 de 21

e)

Los requisitos y procedimientos de auditora interna o control de calidad y las

normas tcnicas o especificaciones tcnicas aplicables al sistema de la tecnologa
de la informacin;

f)

El sistema de indizacin;

g)

Los procedimientos o tcnicas admisibles para evitar, prohibir, detectar y corregir

alteraciones o errores, de acuerdo al tipo de software y hardware a utilizar;

h)

Los procedimientos de control de calidad, la supervisin (seguimiento) de rutina

de los procedimientos;

i)

La produccin de impresos de tamao real a partir de los archivos, si es

necesario;

j)

La descripcin de las instancias y procedimientos para la intervencin de los

representantes de la fe pblica; y

k)

Otras especificaciones o requisitos que se definan por mutuo acuerdo entre la

organizacin y los usuarios o las establecidas en leyes o reglamentos.

Empresas de Servicios

Si se encarga a una empresa de servicios la produccin de los archivos y las dems operaciones,
la Organizacin debe asegurarse que dicha empresa cuente con su correspondiente certificado de
idoneidad.

En los trminos contractuales deben incluirse las clusulas necesarias para que dicha empresa
lleve a cabo el programa de elaboracin de archivos cumpliendo las especificaciones establecidas
por la Organizacin.

5.

FORMATOS Y REGISTROS

5.1

Formatos

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El programa de elaboracin de archivos debe tener instrucciones detalladas sobre el uso de los
formatos que se deben llenar y firmar en cada etapa. En el Anexo A se describen algunos
ejemplos de formatos, sin embargo no todos son esenciales para cada programa. El uso de
formatos variar de acuerdo a las necesidades de diferentes organizaciones y las exigencias
establecidas por leyes o reglamentos legales.
5.2
Registros

El programa de elaboracin de archivos debe poseer un procedimiento que incluya los requisitos
para establecer y mantener un registro, el cual es necesario para evidenciar la confiabilidad del
sistema de elaboracin de archivos. Este registro debe incluir lo siguiente:

6.

a)

la referencia de identificacin de los originales. (vase 6.1);

b)

la fecha y la referencia del documento autorizando la grabacin. (vase A.2);

c)

la fecha y referencia del registro del operador de captura de imgenes. (vase

A.3);

d)

la fecha y referencia del registro de destruccin. (vase A.5);

e)

la referencia del medio fsico de archivo de la informacin y datos;

f)

la fecha y referencia del registro de aceptacin, si es requerido. (vase A.4);

g)

la ubicacin del archivo patrn;

h)

registros de los informes de control de calidad. (vase el captulo 10); y

i)

el periodo de conservacin de los registros, el cual debe ser definido de acuerdo

a lo establecido por las disposiciones particulares de la Organizacin y las
exigencias legales o reglamentarias.

DOCUMENTOS, ARCHIVOS ORIGINALES Y DUPLICADOS

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6.1

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Referencias de identificacin

Los documentos, informacin o datos originales deben tener referencias que sean suficientemente
claras y precisas para identificarlos.

Se incluye entre los originales a todo documento, informacin o datos contenidos en

microformas que tengan vigente su correspondiente certificado de idoneidad. Para este caso la
Organizacin debe poseer un procedimiento para convertir los archivos de un medio o tecnologa
a otro, que asegure que no existan cambios en la calidad y la exactitud durante los procesos de
conversin.
6.2

Calidad

Si al producir un documento, se conoce que posteriormente ser archivado en una microforma,

ste debe prepararse de acuerdo con las recomendaciones de las Normas Tcnicas aplicables,
tales como la NTP-ISO 10196 la norma ANSI/AIIM MS52 para el proceso de captura
ptica de las imgenes.

Claramente se debe especificar lo siguiente:

-

6.3

Letras, nmeros y smbolos en forma individual.

La combinacin de letras, nmeros y smbolos formando palabras u oraciones.
Grficos tales como firmas, logos, figuras, dibujos, etc.
Sonidos, imgenes en movimiento, etc.
Otras caractersticas de los archivos tales como el color, la forma, textura etc.,
que se refiera al contenido de la informacin.
Integridad

Ya que es esencial que la integridad de los originales sea preservada cuando ellos son grabados
en los medios fsicos de archivo, no deben alterarse o retocarse para mejorar su legibilidad.
6.4

Secuencia

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Se debe tener cuidado para asegurar que los documentos son grabados en la secuencia
requerida.
6.5

Destruccin

Si un archivo se tiene que presentar como evidencia, la Organizacin debe establecer que el
original fue destruido como parte de la rutina de trabajo. El programa de elaboracin de archivos
debe incluir requisitos para la destruccin de rutina de los originales despus que stos han sido
grabados.

6.6

Archivos originales

Los archivos originales deben conservar la informacin o datos en un formato idntico o

funcionalmente equivalente al documento original.

6.7

Archivos duplicados

Deben reproducir exactamente los archivos originales. La informacin que es legible o

reconocible en los originales debe ser legible o reconocible en los duplicados y viceversa,
excepto que los archivos duplicados pueden contener datos de produccin, control, indizacin, u
otros datos no referidos al contenido informativo de los archivos originales
Excepcionalmente slo se permiten datos adicionales en los duplicados para la administracin del
proceso de reproduccin si la calidad o el contenido informativo del archivo no son
adversamente afectados.
6.8

Nuevo Original

Un archivo resultante de un proceso en el cual se cambia el contenido informativo de un archivo

original, debe ser considerado un nuevo original. Para que adquiera valor legal como original
debe cumplir los requsitos de Ley.

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7.

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14 de 21

REQUISITOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRNICO

7.1
Se deben tener disposiciones para establecer y mantener un nivel consistente de
calidad en los archivos electrnicos.
7.2
Un sistema de archivo electrnico debe asegurar una exacta y completa
transferencia de los documentos, informacin o datos a un medio de archivo electrnico elegido.
7.3

Un sistema de archivo electrnico debe incluir:

a)

Los controles necesarios para asegurar la integridad, exactitud y confiabilidad del

sistema de archivo electrnico;

b)

Los controles necesarios para prevenir y detectar la creacin no autorizada,

adicin, alteracin, borrado o deterioro de los documentos, informacin o datos
archivados electrnicamente;

c)

Un programa de inspeccin y aseguramiento de la calidad, evidenciado por

evaluacin regular del sistema de archivo electrnico, incluyendo verificaciones
peridicas de los archivos producidos;

d)

Un sistema de recuperacin que incluya un sistema de indizacin, (de acuerdo a

lo indicado en 8.1); y

e)

La capacidad para reproducir copias en papel legible y de fcil lectura a partir de

los archivos producidos (de acuerdo a lo indicado en 7.4).

7.4
Todo documento, informacin o datos reproducidos por el sistema de archivo
electrnico debe presentar un alto grado de legibilidad y facilidad de lectura cuando se muestre
sobre un proyector de video de una terminal. El trmino legibilidad significa que el observador
debe ser capaz de identificar las letras y nmeros rpida e inequvocamente y distinguirlas de
todas las dems letras y nmeros. El trmino fcil lectura significa que el observador debe ser
capaz de reconocer un grupo de letras o nmeros como palabras o nmeros completos. La
Organizacin debe asegurar que los procesos de reproduccin mantienen la legibilidad y facilidad
de lectura de los documentos archivados electrnicamente.
7.5
La informacin conservada en un sistema de archivo electrnico debe
proporcionar respaldo a los registros de la Organizacin, es decir deben tener referencias

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15 de 21

cruzadas o trazabilidad entre los documentos oficiales o generales de la Organizacin y los

documentos originales.
7.6
Para cada sistema de archivo electrnico usado, la Organizacin debe mantener y
poner a disposicin de los responsables de evaluar o inspeccionar, una descripcin completa de:
a)
b)

El sistema de archivo electrnico, incluyendo todos los procedimientos relativos a

su uso; y
El sistema de indizacin. (vase el captulo 8).

7.7
Al momento de un control o inspeccin de acuerdo a lo descrito en el captulo
10, la Organizacin debe:
a)

Recuperar y reproducir (incluyendo las copias en papel, si es el caso) los

documentos, informacin o datos elaborados por el sistema de archivo
electrnico; y

b)

Proporcionar al evaluador o inspector los recursos (hardware y software

apropiados, personal, documentacin, manuales, instrucciones, etc.) necesarios
para ubicar, recuperar, leer y reproducir (incluyendo copias en papel) cualquier
archivo electrnicamente producido.

7.8
Un sistema de archivo electrnico no debe estar sujeto, en su totalidad o parte, a
cualquier acuerdo contractual o de licencia, que pueda limitar o restringir el acceso al evaluador o
inspector, al uso del sistema de archivo electrnico en el local de la Organizacin (o cualquier
otro lugar donde se conserva el sistema de archivo electrnico) incluyendo el acceso al personal,
hardware, software, archivos, ndices y documentos de software.
7.9
La Organizacin debe conservar los archivos electrnicos por un periodo
establecido por la propia Organizacin o las disposiciones contenidas en las leyes o reglamentos
aplicables.
7.10
En el caso que una Organizacin posea ms de un sistema de archivo electrnico,
cada sistema de archivo electrnico debe cumplir con los requisitos establecidos en la presente
norma. Un medio de archivo electrnico que contiene informacin o datos elaborados por un
sistema de archivo electrnico respecto al cual, la Organizacin cesa en mantener el hardware y

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16 de 21

el software necesario para satisfacer las condiciones de esta norma debe ser destruidos por la
Organizacin, a menos que el medio de archivo electrnico con la informacin o datos se
mantenga disponible para la evaluacin o inspeccin en conformidad con los requisitos de la
presente norma.
7.11
La Organizacin debe usar tecnologas de compresin de informacin o datos o
formatos apropiados como parte de su sistema de archivo electrnico de tal forma que se
cumplan los requerimientos de la presente norma.
8.

REQUISITOS DEL SISTEMA DE INDIZACIN

8.1
Para propsitos de la presente norma, un sistema de indizacin es aquel que
permite la identificacin y recuperacin para ver o reproducir la informacin o datos contenidos
en un sistema de archivo electrnico. Por ejemplo, un sistema de indizacin puede consistir en
asignar a cada documento electrnicamente archivado un nico nmero de identificacin y
mantener una base de datos por separado que contiene descripciones de todo documento,
informacin o datos electrnicamente archivados junto con sus nmeros de identificacin.
Adems, cualquier sistema utilizado para mantener, organizar o coordinar mltiples sistemas de
archivo electrnico es tratado como un sistema de indizacin de acuerdo a la presente norma. El
requisito para mantener un sistema de indizacin es satisfecho si el sistema de indizacin es
funcionalmente comparable con un sistema de archivo en papel. Los requisitos para mantener un
sistema de indizacin no requiere que se conserve una descripcin por separado de la base de
datos de los documentos, informacin o datos electrnicamente archivados si se pueden lograr
resultados comparables sin la descripcin por separado de la base de datos. (vase 6.1).
8.2
Se debe incorporar los apropiados controles para proteger el sistema de
indizacin contra la creacin no autorizada, adicin, alteracin o eliminacin, o el deterioro de
cualquier acceso.

9.

REQUISITOS DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRNICO

9.1

El medio de archivo electrnico debe:

a)

Conservar los archivos exclusivamente en un formato no regrabable, no borrable;

b)

Permitir la verificacin automtica de la calidad y exactitud del proceso de

grabacin de la documentacin, informacin o datos;

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c)

Estar codificado en serie. Asimismo se deben codificar las unidades duplicadas

del medio de archivo, indicando la fecha y el periodo requerido de conservacin
de la informacin contenida en dicho medio de archivo electrnico; y

d)

Tener la capacidad de proyectar fcilmente los ndices y archivos contenidos en

el medio de archivo electrnico a cualquier medio aceptable de acuerdo a los
requisitos establecidos tanto por la propia Organizacin como las disposiciones
contenidas en las leyes o reglamentos.

9.2

La organizacin que utiliza los medios de archivo electrnico debe:

a)

Poner a disposicin para propsitos de pruebas o exmenes las facilidades

necesarias para proyeccin o produccin inmediata y de fcil lectura de los
medios de archivo electrnico de imgenes, y la produccin de imgenes de fcil
lectura;

b)

Tener listo en todo momento y proporcionar inmediatamente, cualquier copia

ampliada, cuando sea requerido para propsitos de evaluacin o inspeccin;

c)

Archivar en forma separada del original, una copia duplicada del archivo en
cualquier medio aceptable de acuerdo a los requisitos de la presente norma o las
establecidas en las leyes y reglamentos aplicables. (vase 9.3);

d)

Organizar e indizar con exactitud toda la informacin contenida tanto en el original

como en cualquier medio de archivo duplicado;

d.1)

En todo momento, tener disponible tales ndices para examen, inspeccin o

auditora;

d.2)

Cada ndice de ser duplicado y cada copia duplicada deben ser almacenadas
separadas de la copia original de cada ndice;

d.3)

Los ndices originales y duplicados deben ser conservados por el tiempo

requerido para los archivos indizados;

e)

La Organizacin debe establecer un sistema de auditora que incluya la

responsabilidad y la identificacin de los responsables de efectuar la grabacin,
as como de la custodia de los medios de archivos electrnicos. Los registros de
dicho sistema de auditora deben estar disponibles para examen o inspeccin y se

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deben conservar durante el tiempo que se debe conservar la documentacin,

informacin o datos grabados;
f)

g)

9.3

La Organizacin debe garantizar la conservacin del medio de archivo

electrnico en ambientes de almacenamiento que cumplan los requisitos tcnicos
y condiciones ambientales inherentes al medio fsico utilizado, as como los
requisitos de seguridad para el acceso a dichos ambientes de acuerdo a lo
establecido en las leyes o reglamentos aplicables;
La organizacin debe conservar y mantener actualizada toda la informacin
necesaria para poder acceder a los archivos e ndices almacenados en los medios
de archivo electrnico, o mantener bajo custodia y actualizada una copia del
formato fsico y lgico de cada medio de archivo electrnico, el formato del
campo de todos los diferentes tipos de informacin grabada en el medio de
archivo electrnico y el programa fuente junto con la documentacin apropiada y
la informacin necesaria para acceder a los registros y a los ndices.
Duplicados

Se deben hacer tambin dos copias cuando un archivo es requerido como referencia frecuente o
para duplicacin, de tal manera que una copia permanece en buena condicin para uso como
evidencia. Debe registrarse su ubicacin. (vase 5.2.g).
9.4

Integridad

Se debe tener cuidado para asegurar que la totalidad del original, con todos sus detalles e
imperfecciones, es grabado con fidelidad. El archivo electrnico debe ser revisado en
concordancia con el programa de produccin citado en 4.2, antes que los originales sean
destruidos.

10.

SUPERVISIN

10.1

Revisin de procedimientos

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Todos los procedimientos deben ser objeto de una revisin peridica para verificar que se estn
llevando a cabo de acuerdo con el programa, vase 4.7.e. Si se hacen cambios como resultado
de la revisin, el personal involucrado debe ser informado de stos por escrito.
10.2

Revisin del programa

El plan de la Organizacin debe ser revisado peridicamente para tomar en cuenta cualquier
cambio en la legislacin, la tecnologa y otros aspectos relevantes (vase 4.7.g).
10.3

Manual

Cualquier cambio hecho en el programa o en sus procedimientos despus que hayan sido
revisados deben ser registrados por escrito y el manual debe ser corregido.

11.

ANTECEDENTES

11.1

Regulations Securities and Exchange Commission (SEC) 17 CRF Part 240.

Reporting Requirements For Brokers Or Dealers Under the Securities Exchange
Act Of 1934. Pag. 1 to 8.

11.2

Regulations. Internal Revenue Service (IRS). Revenue Procedure 97-22. Pag 1

to 4.

11.3

ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance of

Records Produced by Information Technology Systems. Part II: Performance
Guideline for the acceptance by Government Agencies of Records Produced by
Information Technology Systems.

11.4

ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance of

Records Produced by Information Technology Systems. Part III: Implementation
of the Performance Guideline for the Legal Acceptance of Records Produced by
Information Technology Systems.

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11.5

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ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance of

Records Produced by Information Technology Systems. Part IV: Model Act and
Rule.

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ANEXO A
(Informativo)

EJEMPLOS DE FORMATOS DEL SISTEMA

A.1
Generalidades. Los formatos de registro simples descritos en A.2 al A.5 estn
basados en la prctica de grandes organizaciones. No tienen la intencin de ser obligatorias, ni de
otorgar una garanta que el uso de stos registros asegura necesariamente, la admisibilidad de la
microforma como evidencia.

Los formatos de registro pueden requerir ser adaptados de acuerdo con las prcticas de
organizaciones individuales o de acuerdo a las exigencias establecidas en leyes o reglamentos.

A.2
Autorizacin de grabacin o Acta de Apertura. Un formato mediante el cual
se autoriza la grabacin de cada lote de documentos debe ser llenado y firmado por la persona
que tiene la custodia de los documentos u originales antes que sean grabados. Este formato
debidamente llenado debe ser grabado inmediatamente antes de los documentos a los cuales se
refiere, o puede ser conservado en su forma original durante toda la vida de la microforma. Los
documentos deben ser identificados con los detalles suficientes para mostrar que la autoridad ha
sido dada para la grabacin de tales documentos particulares (vase A.1.)

A.3
Registro del operador responsable de la captura de imgenes. El operador
de la cmara debe firmar un formato indicando el tipo de original o documento que contiene la
informacin a procesar, su nombre y la fecha de grabacin y dando fe que la microforma es una
grabacin completa de los documentos que se entregaron para grabar. Este formato debe ser
grabado inmediatamente despus de los documentos a los que se refiere y, en el caso que el
formato de autorizacin (vase A.2) no ha sido grabado, inmediatamente antes que ellos.

Si hay un relevo de operadores durante la produccin de un lote de microformas el primer

operador debe grabar su registro inmediatamente despus del ltimo documento que se grabe, y
el siguiente operador debe grabar su respectiva constancia inmediatamente antes que el primer
documento que se grabe.

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A.4
Registro de aceptacin o Acta de conformidad o Certificado de
autenticidad. Cuando los documentos han sido grabados, se requiere que una persona
autorizada firme un formato declarando que ha revisado y aceptado la copia en microforma de
los documentos.

A.5
Registro de destruccin. Cuando los documentos que han sido grabados son
destruidos, se debe llenar y firmar un formato indicando el nmero de referencia y la fecha de
destruccin de los documentos y el nmero de referencia de la microforma debe completarse y
firmarse. El registro de aceptacin puede ser combinado con el registro de destruccin.

A.6
Registro o Acta de retoma. Un formato mediante el cual se evidencia la
repeticin de la grabacin cuando se identifican deficiencias que afectan los requisitos de calidad,
fidelidad o la integridad de las grabaciones. Debe ser llenado y firmado por una persona
debidamente autorizada.

A.7
Registro o Acta final de retoma. Formato que se llena y firma por la persona
autorizada al final del proceso de repeticin de la grabacin.

A.8
Registro o Acta de cierre . Formato que se llena al trmino del proceso de
grabacin, en el cual se indican la fecha en la que se termina el proceso, la cantidad e
identificacin de los medios de archivo, datos del contenido, referencias al periodo que abarca,
ndice y observaciones entre otros. Debe ser llenado y firmado por la(s) persona(s) autorizada(s)
por la Organizacin o las designadas por las leyes o reglamentos aplicables.

A.9
Procedimiento de registro de una muestra para la produccin de datos.
Cuando sea requerido el responsable de la custodia de los archivos debe emitir y firmar una
constancia que ha examinado todos los registros de un determinado archivo, incluyendo las
inspecciones, los cortes o paradas operativas y de mantenimiento y que ha determinado que no
se han presentado alteraciones intencionales de los datos archivados ni mal funcionamiento del
hardware que puede comprometer la integridad de los datos.