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DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de
la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las
funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades
orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
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El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe
formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas
que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades
Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones
complementarias.
Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de
decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.
Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.
Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el
modelo de gestin.
Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la
continuidad de la organizacin.
Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.
UTILIDAD DEL ROF
El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer
campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y
control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido
supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de
cargo.
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Unidades Orgnicas.
Cadena de mando.
Funciones de las unidades orgnicas.
Relaciones funcionales previstas.
Atribuciones especficas.
g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones
corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que
haga sus veces.
i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la
modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o
indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o
empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.
CONTENIDO DEL ROF
1. NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.
2. INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo
que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se
cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones,
resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.
3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y
tiempo de funcionamiento.
4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas
permanente que ha recibido por mandato constitucional.
La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la
institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que
productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede
desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.
Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones
fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y
objetivos establecidos.
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Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de
vacunacin, rol de vacaciones, etc.);
El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional,
Regional, Local, etc.).
La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas
funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de
planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
Su redaccin considera el verbo en infinitivo.
8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.
9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren
aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.
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DEFINICION
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones
especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica
y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en
base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y
campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los
cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que
corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las
funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los
puntos de trmite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal
en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que
han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el
ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica
de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica,
Oficina u rgano de nivel equivalente.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que
puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:
Propsitos del Manual
Usuarios del Manual
2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de
las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los
casos especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como
especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del
rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4. REDACCIN DEL PROYECTO
Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas
que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que
luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se
debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar,
formular, etc.
5. REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia
descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin,
se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo
ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6. PRESENTACIN E IMPRESIN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el
documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
7. DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal
directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8. ACTUALIZACIN