Optativa I (Fundamentos de Contabilidad) - Optativa I (Fundamentos de Contabilidad) PDF

DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
ADMINISTRACIN PBLICA
FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
MDULO EN REVISIN
CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
MDULO
COMPILADO POR:
EDGAR JOSE ANAYA VELEZ

CARLOS OLARTE CARAZO
CONTADORES PBLICOS ESPECIALIZADOS
PROGRAMA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

2014
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INFORMACIN DE LOS COMPILADORES
INTRODUCCIN
JUSTIFICACIN
INSTRUCCIONES DE MANEJO
11
REFERENTES TEORICOS
12
ESTRUCTURA DEL MODULO
14
UNIDAD 1. CONCEPCIN BSICA DE LA CONTABILIDAD Y

NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE
INFORMACIN
PRESENTACIN
15
PROBLEMA
16
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
16
DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
17
EVALUACIN INICIAL
18
1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
20
1.1.1. Concepto
20
1.1.2. Importancia
22
1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD
24
1.3 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD
25
1.3.1. Segn el origen de capital
25
1.3.2 Segn la clase de actividad y relacin con otras reas del

conocimiento
1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD
25
1.4.1. Contabilidad Financiera
27
1.4.2. Contabilidad Administrativa
28
1.4.2.1 Comparacin de la contabilidad financiera y la contabilidad

administrativa
1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA
28
1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE
33
1.6.1 Usuarios Internos
33
1.6.2 Usuarios externos
33
1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS
33
16
27
31
1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE
34
1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE

ACEPTADOS.
1.9.1 Entidad o Ente econmico
34
1.9.2 Equidad
35
1.9.3 Continuidad o negocio en marcha
35
1.9.4 Periodo Contable
35
1.9.5 Unidad de medida
35
1.9.6 Valuacin o medicin
36
1.9.7
Realizacin
36
1.9.8
Prudencia
36
1.9.9
34
Importancia relativa o materialidad
36
1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES
37
1.10.1 Informes internos
37
1.10.2 Informes especiales
37
1.10.3 Informes Externos
38
1.11 LA EMPRESA
38
1.11.1 Clasificacin
38
1.11.1.1 Segn su procedencia de capital
39
1.11.1.2. Segn la actividad o giro
39
1.12.1.3. Segn la forma jurdica
41
1.12.1.4 Segn su tamao
44
1.12.1.5. Segn su mbito de actuacin
46
1.12.1.6. Segn la cuota de mercado que poseen las empresas
46
1.12.2 Contrato de Sociedad
47
1.12.3 Marco Jurdico
47
RESUMEN
48
AUTOEVALUACIN
49
UNIDAD 2 LA CUENTA Y EL PLAN UNICO DE CUENTA
52
PRESENTACIN
53
PROBLEMA
53
53
54
EVALUACIN INICIAL
55
2.1 La cuenta
56
2.1.1 Concepto
56
2.2 Elementos de la Cuenta
57
2.2.1 Cuenta T
58
2.2.2 Partes de la cuenta
59
2.3. Como se determinan los saldos en una cuenta
59
2.3.1 Saldo Debito
59
2.3.2 Saldo Crdito
60
2.4 Clasificacin de las cuentas
60
2.4.1 Cuentas Reales o de Balance
61
2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales
61
2.4.3 Cuentas principales
62
2.4.4 Cuentas auxiliares
62
2.4.5 Cuentas de Valuacin
63
2.4.6 Cuentas de Orden
63
2.5 EL PLAN NICO DE CUENTAS (PUC)
64
2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
64
2.5.2 APLICACIN
65
2.5.3 CONTENIDO
66
2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATLOGO DE CUENTAS
67
RESUMEN
72
AUTOEVALUACIN
73
UNIDAD 3 LA ECUACION CONTABLE
76
PRESENTACIN
77
PROBLEMA
77
77
78
EVALUACIN INICIAL
79
3.1 Concepto e importancia
82
3.2 Elementos: Activo, Pasivo y Patrimonio
85
3.3 Efectos de las transacciones econmicas en la ecuacin contable
87
3.4 Ilustracin
88
3.5 Principio de partida doble
92
3.5.1 Concepto e importancia
93
3.6 Las transacciones
95
3.7 Concepto de dbito y crdito
95
3.8 Modalidades de registros
97
3.8.1. Registros simples
97
3.8.2 Registros Compuestos
97
3.9 Taller de aplicacin
98
3.10 Balance de prueba
104
RESUMEN
104
AUTOEVALUACIN
105
NIDAD 4 SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE
107
CONTABILIDAD
PRESENTACIN
108
PROBLEMA
108
108
109
EVALUACIN INICIAL
110
4.2 Clases de soportes
112
4.2.1 Soportes internos
112
4.2.1.1 Recibo de caja o comprobante de ingreso
112
4.2.1.2. Comprobante de banco o egreso
113
4.2.1.3 Salida de almacn o remisin
113
4.2.1.4 Notas de contabilidad
113
4.2.2 Factura de Venta
114
4.2.3 Nota Crdito
116
4.2.4 Comprobante de diario o resumen
116
4.3 Comprobantes externos
117
4.3.1 Cheque
117
4.3.2 Pagar
118
4.3.3 Letra de Cambio
119
4.3.4 Consignaciones bancarias
119
4.3.5 Soportes de compras efectuadas
120
4.3.6 Entrada de almacn o informe de recepcin de mercancas
121
4.3.7 Notas bancarias dbito y crdito
121
4.4 Libros de contabilidad
122
4.4.1 Importancia de los libros de contabilidad
122
4.4.2 Registro de los Libros
123
4.4.3 Lugar Donde se Exhiben y Forma de Llevar los Libros de

Contabilidad
4.4.4 Prohibiciones
124
4.4.5 Correccin de Errores
125
4.4.6 Conservacin y Destruccin de Libros
126
4.4.7 Clases
127
125
4.4.7.1 Libros Principales
127
4.4.7.2 Libros Auxiliares
127
4.4.8 Caractersticas
128
4.4.9 Libros Principales
128
4.4.9.1 Diario Columnario
128
4.4.9.2 Mayor y Balances
129
4.4.9.3 Inventarios y Balances
129
4.4.9.4 Libros Auxiliares
130
4.4.10 Diligenciamiento
132
4.4.11 Libro de actas
133
4.4.12 Libro de actas de la asamblea general
133
RESUMEN
134
AUTOEVALUACIN
136
BIBLIOGRAFA
141
INFORMACIN DE LOS COMPILADORES

Los compiladores del mdulo son Edgar Jos Anaya Vlez y Carlos Olarte
Carazo, contadores pblicos especializados, con amplia experiencia en
docencia universitaria y desempeo profesional en el rea contable.
Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad

de Ciencias Econmicas y Administrativas
y de los programas de
Administracin de Empresas y Administracin Publica de la Divisin de

Educacin Abierta y a Distancia de CECAR.
INTRODUCCIN
La Contabilidad desde sus orgenes, cuando se dieron las primeras

manifestaciones comerciales, ha demostrado su versatilidad en el control de las
operaciones mercantiles que se celebran en cualquier tipo de organizacin.
Con el paso de los aos y el advenimiento del gran auge econmico como
consecuencia de la apertura econmica, globalizacin y planetarizacin
vigentes, la Contabilidad sigue manteniendo, an, su innegable importancia.
Histricamente, la Contabilidad ha demostrado su gran dinmica y capacidad
de innovacin frente a cada uno de los retos que le impone el contexto social y
econmico, as como en la poca feudal se dio paso de la partida simple a la
partida doble ante los nuevos cambios econmicos y a las imposiciones
exigidas por la Iglesia de aquel entonces, al prohibir el agio en las
operaciones de crdito celebradas; de igual manera, sigue hoy desarrollando
importantes cambios de fondo y forma: de los registros en arcilla hace ms de
6.000 aos a. de C. se ha pasado al procesamiento electrnico de la
informacin y a la comunicacin satelital en tiempo real; de la partida doble
difundida por Benedetto Cotrugli Rangeo y Lucas Pacioli, a la contabilidad
matricial y vectorial; de los registros en el Codex y la Adversaria a la usanza
romana, a las formas ms avanzadas de grabacin y reproduccin digital; de la
genialidad de Cicern por su famosa ley Paetelia Papiria para imponer en
Roma
la obligacin de llevar contabilidad, se cuenta hoy con los ms
novedosos instrumentos legales y de normatizacin contable: Estndares

Internacionales de la Contabilidad (IAS).
JUSTIFICACIN
En el proceso de formacin de los futuros Administradores de Empresas,

resulta de vital importancia el acceso al conocimiento contable, en sus
componentes tcnico, cientfico y humanstico, ya que de plano descartamos su
mero carcter de herramienta instrumental, superada con creces en la
actualidad. Para quienes han de tener la encomiable labor de administrar y
dirigir el destino de las organizaciones modernas, el control, anlisis e
interpretacin de la informacin contable deber trascender por una gran dosis
de creatividad e imaginacin para lograr el manejo estratgico de los recursos
encomendados por sus propietarios, socios y accionistas. Tomando en cuenta
el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de mucho agrado
colocar en sus manos el mdulo de Fundamentos de Contabilidad
rigurosamente actualizado y profusamente ilustrado con suficientes ejercicios y
talleres. De igual manera, y en un esfuerzo por extraer la esencia misma de
cada uno de los contenidos temticos propuestos, encontrara a su inicio un
anlisis esquemtico de sus aspectos ms relevantes. El orden a la hora de
abordar las diferentes unidades y temas se ha dispuesto en una secuencia
lgica para lograr los resultados ms efectivos en el aprendizaje:
En la primera unidad, se ha considerado el estudio del
concepto de
contabilidad desde diferentes puntos de vista, la importancia y su relacin con

otras disciplinas, el estudio de las organizaciones, como tambin las diferencias
y similitudes entre la contabilidad financiera y administrativa, se le propone al
estudiante superar con la prctica los aspectos tericoconceptuales de los
principios fundamentales de la Contabilidad: la Ecuacin patrimonial y el
sistema de registro de partida doble.
En la Segunda unidad, conscientes de la importancia que reviste la cuenta

como unidad de control de la informacin contable, se presenta en forma
ordenada y lgica su aspecto conceptual, clasificacin y elementos que la
integran, hasta abordar su aplicacin mediante el uso del catlogo de cuentas
vigente (D.R. 2650/93).
En la tercera unidad, se estudia la ecuacin patrimonial y su relacin en forma

detallada con las cuentas, activo, pasivo, patrimonio.
En la Cuarta Unidad, Se le da la importancia que el administrador de empresas

(privado o pblico) adquiera las competencias necesarias
para el
diligenciamiento de todos y cada uno de los comprobantes, soportes contables

y libros de contabilidad
La bibliografa sugerida y recomendada en cada una de las temticas descritas,

ha sido cuidadosamente seleccionada tomando en cuenta dos aspectos
bsicos: su actualidad y pertinencia.
Con el fin de darle profundidad y
continuidad a lo aprendido, se recomienda adquirir y mantener el hbito del

permanente estudio a travs de la consulta y la investigacin, nica forma
posible de superar nuestras propias limitaciones intelectuales.
Gracias y
muchos xitos amigo estudiante
10
INSTRUCCIONES DE MANEJO
Amigo(a) Estudiante:
Para facilitar el buen manejo del mdulo, es recomendable que sigas las
siguientes instrucciones de manejo:
La temtica ha sido previamente organizada en orden lgico; por lo tanto
inicie su lectura y estudio en el orden en que aparecen las secciones y
contenidos aunque ya tenga algunas nociones de que tratan.
Es conveniente que usted realice una lectura de forma analtica de cada
Unidad, trate de comprender los contenidos, reflexione sobre los alcances e
interrelaciones de las temticas tratadas.
Desarrolle las diferentes pruebas, ejercicios, actividades, y consultas,
participe en los conversatorios, discusiones y exposiciones que le ayudarn
a adquirir experiencia y a saber expresar sus ideas en pblico.
No intente seguir adelante con las actividades propuestas en el mdulo si
antes no tiene claro los conceptos claves que se enumeran en la seccin de
autoevaluacin. Pregunte, disctalos con sus compaeros o profesor y,
despus de su perfecta comprensin, siga adelante.
Complemente sus actividades con la consulta de documentos, revistas
afines, pginas Web, etc., que fortalezcan su estudio de los temas
propuestos en el mdulo.
No olvide que el aprendizaje se puede lograr en forma individual y colectiva;
si usted logra una buena integracin con sus compaeros de equipo, si
logra aclarar las dudas, si estudia de manera cuidadosa el presente mdulo,
alcanzar el xito deseado por el diseador del presente mdulo de
Fundamentos de Contabilidad.
11
REFERENTES TEORICOS
El presente mdulo, es un texto especializado dentro del pensum acadmico

de todo administrador de empresas, y llega en el momento correcto, cuando el
estudiante tiene las bases suficientes para comprenderlo y para profundizar en
esta rama de la Contabilidad.
Est apoyado en una diversa bibliografa de autores y diferentes especialistas

que
han tratando siempre de dar a conocer lo ms relevante de la
Contabilidad, destacndose en especial al doctor Jorge Snchez Noguera,

quien desarrollo en su momento los mdulos de Contabilidad I y II, los que
constituyen importantes referentes desde el punto metodolgico y didctico.
LVAREZ R., Nstor. Curso Bsico de Contabilidad, Bogot, McGraw-Hill,

1986. 88 p.
BOLAOS A., Csar A. y LVAREZ NIO Jorge. Contabilidad Comercial,
Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogot, Norma, 1993. 368 p.
CODIGO DE COMERCIO, Bogot, Legis, 2013
CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA.
Contadura Pblica, Bogot, Ecoe, 2013. 162 p.
Doctrinas Sobre
CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIO DAVILA, Emma Lucia.

Contabilidad Universitaria, Bogot, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996.
311 p.
FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO, Gonzalo. Contabilidad
al Alcance de Todos, Bogot, Norma, 1976. 175 p.
GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolucin de la Contabilidad, Ensayo
histrico, Mxico, Trillas, 1982.
MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogot, Legis, 2013. 252p.
MANUAL DE RETENCIN EN LA FUENTE, Bogot, Legis, 2013. 225 p.
MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones
Comerciales, Bogot, McGraw-Hill, 1982. 540 p.
NIO LVAREZ, Ral. Contabilidad Intermedia I, Mxico, Trillas, 1989. 373
p.
12
OSORIO MARIN, Ivn. Elementos Bsicos de la Contabilidad General,

Medelln, Ediciones Previas, 1988. 294 p.
OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Anlisis, Diagnstico y
Pronstico, Bogot, USTA, 1989. 593 p.
PLAN NICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogot, Legis, 2013.
345 p.
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogot, Legis, 2013. 852 p.
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS,
Bogot, Legis. 2013.
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogot, Legis. 2013
RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medelln, Bedout, 1984. 317 p.
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad I. Corporacin
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo Colombia 2003
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad II. Corporacin
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Informacin para las
Organizaciones, Bogot, McGraw-Hill, 1992. 338 p.
13
ESTRUCTURA DEL MODULO
14
CONCEPCIN
BSICA
DE
LA
CONTABILIDAD Y NATURALEZA DE
LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA
DE INFORMACIN
UNIDAD 1
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
PRESENTACIN
Al iniciar el estudio de la contabilidad, es pertinente comenzar por los
conceptos generales, tales como concepto de contabilidad, importancia,
divisin de la contabilidad, relacin con otras reas del conocimiento, los las
organizaciones y los tipos existentes en la actualidad, los usuarios de la
contabilidad, diferencias y similitudes existente entre la contabilidad
financiera con la administrativa, como tambin los principios y fundamentos
que en la actualidad se siguen para el registro de todas las transacciones
comerciales relacionndolos con los soportes contables que soportan
dndole la debida legitimidad a las mismas usados por las empresas
diariamente en el desarrollo del objeto social, por ltimo se desarrolla el tema
de la importancia de la informacin financiera, como tambin se explica de
una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que el alumno
no se confunda y asimile ms rpido el conocimiento.
PROBLEMA
Comprender el desarrollo histrico de la contabilidad como sistema de
informacin financiera, precisar su campo de conocimiento y su relacin con
otras disciplinas.
COMPETENCIAS ESPECFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:

Conceptuar sobre el concepto de contabilidad.
Conceptuar sobre la relacin de la contabilidad con otras
disciplinas.
Explicar la importancia de la contabilidad en el proceso de toma
de decisiones empresariales
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
16
CECAR
Conocer y clasificar la contabilidad segn origen de capital y su

actividad.
Conceptuar y conocer sobre la informacin contable, los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Informarse y conocer sobre los usuarios de la informacin
contable. Cuales son y en qu reas se aplican.
Conceptuar sobre empresa y los criterios que existen para
clasificarlas.
DINMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
UNIDAD 1.
Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:

ACTIVIDADES.
Lea detenidamente la Unidad N 1.
Resuelva los cuestionarios que aparecen en la evaluacin.
Desarrolle los cuestionarios que aparecen como Autoevaluacin.
Realice un resumen de toda la unidad 1 el cual ser debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 1 y socialice
los cuestionarios correspondientes a la Autoevaluacin
17
CECAR
EVALUACIN INICIAL
1.
Qu entiendes por Contabilidad?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
Qu relacin tiene la contabilidad con la administracin?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
Por que la contabilidad sirve para el proceso de toma de

decisiones en las empresas en materia financiera?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
18
CECAR
4.
Cules son los principios de contabilidad generalmente

aceptados?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
5.
Qu es un informe contable?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
6.
Cules son los usuarios de la informacin contable?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
19
CECAR
LA CONTABILIDAD

1.1.1. Concepto
El concepto de contabilidad ha venido evolucionando en forma paralela al
desarrollo econmico y social. Son variados, y tradicionalmente se han dado
varios de ellos, sobre la Contabilidad y que, de alguna manera, responden a
propsitos y criterios particulares de sus diferentes autores. En si la
contabilidad es un sistema de informacin que permite recopilar, clasificar y
registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes, que analizados e
interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la
actividad de la empresa. A continuacin se relacionan algunas definiciones
de contabilidad que hacen relacin al avance que ha tenido esta rea del
conocimiento y a su carcter cientfico.
20
CECAR
Como ciencia:
Segn el diccionario de contabilidad de Jos Mara Codera Martn: La
Contabilidad es la ciencia del control de los negocios, que consiste en
registrar las variaciones que experimenta el patrimonio de un comerciante y
la cantidad y clase de ganancias o prdidas que obtiene.1
Como mtodo:
La Contabilidad como mtodo que brinda informacin financiera ms
detallada, muy valiosa para los negocios, el gobierno y las personas, porque
permite evaluar situaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el
futuro por medio de los cuales pueden alcanzar sus metas financieras. 2
Como arte:
La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir sistemtica y
ordenadamente las transacciones u operaciones comerciales, en trminos
monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios y
leyes comerciales propios de cada pas.3
Al igual que: La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e
interpretar datos financieros, para obtener as las informaciones necesarias
de los varios intereses que se afectan por las operaciones de una empresa. 4
Como proceso:
Es el proceso de identificar, medir y comunicar la informacin econmica
que permite formular juicios basados en informacin y la toma de decisiones,
por aquellos que se sirven de la informacin.5
CODERA MARTN, Jos Mara. Diccionario de Contabilidad. 3. Ed. Madrid, Pirmide.

P.53
2
KESTER, Roy B. Contabilidad. Espaa, Labor, 1982. p.18
3
ROJAS, Demstenes. Bogot, McGraw-Hill, 1983.p.2
4
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Bogot, Norma. p.11
5
MARTINEZ, Enrique. Teora contable bsica. Mxico, Uteha.p.2
21
CECAR
Como sistema:
La Contabilidad es un sistema de informacin integrado a la empresa cuyas
funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la
informacin financiera de las organizaciones.6 O tambin se puede decir
que es un sistema de control, anlisis e interpretacin de los flujos de
recursos financieros de los entes econmicos, provenientes de fuente interna
(patrimonio), externas (pasivo) y otras fuentes de recursos 7
Modernamente, la Contabilidad, acorde con su proceso evolutivo, ha tomado

una connotacin ms significativa y en tal sentido se dice que La
Contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia emprica, de
naturaleza econmica, cuyo objeto es la descripcin y prediccin, cualitativa
y cuantitativa, del estado y la evolucin econmica de una entidad especfica,
realizada a travs de mtodos propios de captacin, medida, valoracin,
representacin e interpretacin, con el fin de poder comunicar a sus usuarios
informacin, econmica y social, objetiva, relevante y vlida para la toma de
decisiones.8
1.1.2. Importancia
Los ltimos y ms recientes fenmenos y concepciones de reorganizacin de

la economa a nivel nacional y mundial: internacionalizacin, globalizacin
planetarizacin, entre otros, aunado a los sistemas de comunicacin ms
modernos y verstiles, han desarrollado las formas ms variadas y complejas
de organizacin: hipermercados; banca virtual; negocios y edificios
inteligentes; televentas y ventas por Internet, entre otras formas; las cuales
independientemente del tipo de organizacin, tamao de empresa o actividad
6
SINISTERRA, Gonzalo y otros. Contabilidad. Bogot, McGraw-Hill, 1992.p.2

SNCHEZ NOGUERA, Jorge. La contabilidad: Flujo de recursos, Sincelejo, s.e., 2003.
p.1
8
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogot, Legis, 2003. p. 3
7
22
CECAR
econmica, requieren de la contabilidad como columna vertebral para un

eficiente control de sus operaciones comerciales.
Sin embargo, a pesar de su complejidad y diversidad de negocios y

actividades econmicas, la Contabilidad adquiere su mayor importancia en el
cumplimiento de los siguientes objetivos:
Registra sistemticamente las operaciones comerciales.
Permite determinar y presentar en cualquier momento la situacin

financiera.
Controla en forma efectiva los bienes, recursos, derechos y

obligaciones.
Analiza e interpreta cada uno de los hechos econmicos, lo que facilita

reconocer el xito financiero de las empresas o negocios.
Permite proyectar las actividades econmicas.
Determina los resultados obtenidos en cada periodo.
Posibilita la proteccin de los recursos y obligaciones de manera

confiable ante terceros: Estado, banca, socios, etc.
Sirve de fundamento para:
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a la administracin en la planeacin, organizacin y

direccin de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
Evaluar la gestin de los administradores.
Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y

tarifas.
Ayuda a la conformacin de la informacin estadstica nacional.
23
CECAR
Contribuye a la evaluacin del beneficio o impacto social que la

actividad econmica de una empresa o negocio representa
para la comunidad.
1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD

Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y
sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la
empresa.
Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas
y el patrimonio que posee la empresa.
Llevar un control de los ingresos y egresos.
Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.
Ayudar a la conformacin de la estadstica nacional.
Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social.
Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y
tarifas.
Facilitar la planeacin, organizacin y direccin de los negocios; ya
que no solo da a conocer los efectos de una operacin mercantil,
sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo
contable.
Servir
de
fuente
fidedigna
de
informacin
ante
terceros
(proveedores, bancos, u Estados financieros).

Ejercer control sobre operaciones del ente econmico y fundamentar
la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
24
CECAR
1.3 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD
1.3.1. Segn el origen de capital
Segn el campo o sector de la economa donde se aplique, la Contabilidad

se divide:
Contabilidad Privada o Particular: Hace referencia a las operaciones
comerciales celebradas por las empresas cuyo propietario o
propietarios son particulares.
Contabilidad Oficial o Gubernamental: Tiene su mbito de aplicacin
en aquellas instituciones u organismos estatales. A diferencia de las
entidades del sector privado, las empresas del Estado no tienen como
objetivo la generacin de utilidades.
1.3.2 Segn la clase de actividad y relacin con otras reas del

conocimiento
La Contabilidad como parte que es de la actividad econmica, se relaciona

con otras disciplinas:
Contabilidad Comercial: Se aplica en aquellas empresas o negocios
cuya actividad econmica esta orientada a la compra y venta de toda
clase de mercancas.
Contabilidad de Costos: Tiene su aplicacin en el sector industrial,
manufacturera o empresas extractivas, entre otras.
Permite
determinar el costo de los productos terminados o extrados.

Contabilidad Bancaria o Financiera: Est relacionada con aquellas
entidades cuyos servicios se orientan a captar dinero por depsitos en
25
CECAR
cuentas corrientes y/o de ahorros, crditos, giros y otras actividades

propias del sector financiero.
Economa Solidaria: Entidades tales como cooperativas, fondos de
empleados, entre otras, que buscan satisfacer las necesidades de sus
asociados a travs de variadas actividades, tales como: vivienda,
transporte, produccin, distribucin, consumo, ahorro y crdito, salud,
educacin, recreacin, etc.
Contabilidad Hotelera y Turstica: Registra todas las operaciones que
realizan las entidades propias de este sector de la economa.
Contabilidad Agropecuaria: Tiene que ver bsicamente con las
actividades de la agricultura y ganadera.
Contabilidad de Servicios: Contempla todas las actividades que tienen
que ver con la venta de bienes intangibles (Servicios): Transporte,
educacin, salud, asesoras profesionales, lavautos,
teatros, entre
otras.
Con la Economa:
La economa tiene sus propios principios y
postulados sobre la riqueza, las actividades humanas y la satisfaccin

de las necesidades de toda la sociedad en su conjunto, pero estos
postulados quedaran en el vaco sin el auxilio de la contabilidad, que
recopila, resume, clasifica,
registra, analiza e interpreta la riqueza
tanto en el sector pblico como privado.

Con la Estadstica: Es una auxiliar importante en la presentacin de
los informes financieros para la toma de decisiones a nivel de la
Administracin, por cuanto le facilita, la tabulacin, representacin,
anlisis, interpretacin, comparacin y proyeccin de la informacin
que procesa la Contabilidad.
26
CECAR
Con el Derecho en general: Especialmente con el Derecho Laboral,

Comercial y Tributario. Toma atenta nota de los derechos que afectan
a las distintas partes que intervienen en las distintas fases de la
produccin, intercambio y consumo.
Con la Matemtica: En especial con la Matemtica Financiera, para
el clculo, procesamiento e interpretacin de las operaciones
financieras que surgen de las transacciones comerciales de cualquier
empresa.
Con la Administracin: Las funciones administrativas de planeacin,
organizacin, direccin, coordinacin y control, se ejecutan mediante
un proceso cclico de accin humana, que consiste en tomar
decisiones, programarlas, comunicarlas, controlarlas y evaluarlas.
La funcin principal de la Contabilidad en este campo es la de

suministrar informacin financiera para facilitar la planeacin y el
control.
1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD
1.4.1. Contabilidad Financiera
Se dirige a personas ajenas al negocio interesadas en la situacin financiera,

y tiene en cuenta los principios bsicos de la contabilidad. Esta informacin
proviene de la gerencia y con base en ella se producen los informes
financieros de propsito general que ayudan a la empresa a cumplir sus
obligaciones fiscales, que son de carcter obligatorio.
27
CECAR
1.4.2. Contabilidad Administrativa
Sistema de informacin en cualquier tipo de organizacin con el propsito de

presentar informes para uso interno, que contribuyan a facilitar algunas de
las funciones propias de la administracin, en los aspectos relacionados con:
La plantacin, el control, y la toma de decisiones por parte de los
responsables de la gestin administrativa.
1.4.2.1 Comparacin de la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa
a. Discrepancias
Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan
de un mismo sistema de informacin, destinado a facilitar la toma de
decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y
similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisin.
Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades:
1. La
contabilidad
administrativa
est
organizada
para
producir
informacin de uso interno de la administracin. Por ejemplo:

Formular, mejorar y evaluar polticas.
Conocer dentro de la empresa las reas que son eficientes y aqullas que
no lo son.
Planear y controlar las operaciones diarias.
Conocer los costos de los diferentes productos o procesos.
Otros usos.
La labor de administrar una organizacin requiere, por parte de su

responsable, una serie de datos que no son los mismos que se presentan a
28
CECAR
los interesados externos relacionados con la organizacin,, como los

accionistas, las instituciones de crdito, etc. Ello obliga a que exista un
sistema de informacin especializado para ayudar a tomar decisiones de
todo tipo. La diferencia bsica radica en la forma como se presenta la
informacin hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos.
La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato
especfico, como es el caso en la contabilidad financiera.
2. La contabilidad administrativa est enfocada hacia el futuro, a diferencia

de la contabilidad financiera, que genera informacin sobre el pasado o
hechos histricos de la organizacin; obviamente, esta ltima informacin
se utiliza como punto de referencia para planificar con vistas al futuro. La
contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de
las funciones esenciales del ejecutivo es la planeacin, dirigida al diseo
de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir. Para realizar
dicho diseo de acciones es necesario contar con informacin histrica
que diagnostique la situacin actual de la empresa e indique sus
carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y estrategias a
seguir.
3. La contabilidad administrativa no est regulada por principios de
contabilidad, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la
informacin que se genera con fines externos tiene que ser producida con
determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario est
plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas
empresas existe uniformidad en lo relativo a su presentacin y, por tanto,
puede haber comparabilidad; por esto es necesario que la informacin
est plenamente regulada. En cambio, la informacin requerida por los
administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por
ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o
ignorar la depreciacin para fijar precios, etctera.
29
CECAR
4. La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre

con la contabilidad administrativa, que es un sistema de informacin
opcional.
De
acuerdo
con
nuestra
legislacin
mercantil,
deben
presentarse a la consideracin de la asamblea de accionistas los

resultados del ejercicio tres meses despus del cierre de ste, obligando
de esta forma a que exista la contabilidad financiera. La misma
informacin es requerida por las instituciones de crdito para llevar a cabo
sus anlisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la
contabilidad administrativa: no existe obligatoriedad.
Prueba de ello es que slo un pequeo porcentaje de las empresas

mexicanas se han dado a la tarea de disear un sistema interno de
informacin para toma de decisiones.
5. La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la

precisin de la contabilidad financiera. La contabilidad administrativa
otorga ms relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el
anlisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o
estimaciones que se efectan para predecir el futuro de la empresa, no
siendo necesario preocuparse por la exactitud y precisin que regula a la
contabilidad financiera para determinar correctamente la utilidad.
6. La contabilidad administrativa hace hincapi en las reas de la empresa

como clulas o centros de informacin (como divisiones, lneas de
producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la
componen, ms que de toda la empresa vista globalmente, tarea que
tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos
ocurridos en la empresa.
30
CECAR
7. La
contabilidad
administrativa,
corno
sistema
de
informacin
administrativo, recurre a disciplinas como la estadstica, la economa, la

investigacin de operaciones, las finanzas, etctera, para completar los
datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la
organizacin; de ah que exista gran relacin con otras disciplinas,
circunstancia que no sucede en la contabilidad financiera.
b. Similitudes
Entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera Como se ha
comentado al hablar de las diferentes ramas o reas de la contabilidad,
existe tambin gran similitud entre ellas:
1. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de informacin:) las
dos parten del mismo banco de datos (sera ilgico e incosteable
mantener un sistema de captacin de datos diferentes para cada
rea). Cabe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos,
segn las necesidades especficas que se quieran cubrir.
2. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la

administracin
de
los
recursos
puestos
en
manos
de
los
administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor

a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por
reas o segmentos.
1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA
En su calidad de herramienta de la administracin, la informacin financiera

seguir siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la
administracin logra mantener intacta la inversin de los accionistas y
obtener adicionalmente un rendimiento justo.
31
CECAR
La informacin financiera seguir siendo el mejor apoyo para la toma de

decisiones de los negocios; recordemos que a mejor calidad en la
informacin, corresponde mejor probabilidad de xito en las decisiones. Pero
para lograr la calidad en la informacin, sta deber incorporar a su
contenido datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios.
En la actualidad, los parmetros o subsistemas que ms interesan a

cualquier usuario son liquidez, rentabilidad, crecimiento, apalancamiento y
productividad. La variable de ms importancia en la informacin financiera es
la utilidad, concepto esencial para la evaluacin de la actuacin de los
administradores. Recordemos que la mejor definicin de utilidad es la
diferencia, en trminos reales, entre el patrimonio final de un periodo y el que
se tena al inicio.
Definicin de los conceptos bsicos integrantes de los estados financieros.

Lo mnimo que se pide a un administrador es mantener el capital y generar
en forma adicional un rendimiento justo.
A raz de los cambios econmicos que hemos sufrido en la dcada de los

ochenta, el gobierno en conjunto con la Junta Central del Contadores hsn
elaborado y promulgaron muchas normatividad, documentos de gran valor,
debido a que en ellos se plasmaron definiciones esenciales de tal forma, que
los usuarios de los estados financieros dispongan de informacin de mayor
calidad y por lo tanto ms til en la toma de decisiones.
32
CECAR
1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE
1.6.1 Usuarios Internos

Quienes tienen un inters directo en la empresa y posibilidad de determinar,
por tener autoridad jerrquica o poder legal, la forma y contenido de la
informacin financiera que satisfaga sus necesidades.
1.6.2 Usuarios externos

Se distinguen por tener un inters indirecto, relacionado no tanto con la
empresa sino con su influencia en el entorno socioeconmico.
1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS
Forma parte de la contabilidad gerencial y se ocupa de proporcionar informes

sobre la utilizacin de los recursos en la relacin de todo tipo de actividad,
ocupndose fundamentalmente de la acumulacin, anlisis e interpretacin
de los costos de adquisicin, produccin distribucin, administracin, y
funcionamiento para uso interno, sirviendo a la vez de base para la
produccin de los informes externos.
33
CECAR
1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE
La informacin contable debe ser:
COMPRENSIBLE: Es decir, clara, y fcil de entender.
UTIL: Cundo es confiable y oportuna.
CONFIABLE: Cuando representa fielmente los hechos econmicos.
COMPARABLE: Cuando se prepara sobre bases uniformes.
1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.
La contabilidad debe llevarse conforme a principios y normas de carcter

general y tcnico, acorde con las necesidades que debe satisfacer la
informacin. La legislacin colombiana es enftica en ordenar, que los
comerciantes ajusten su contabilidad a los principios y tcnicas segn los
artculos 208. Ordinales 3 y 3; 277, ordinales 2; 450 del Cdigo de Comercio.
De conformidad con el artculo 6 de la Ley 43 de 1990, se entiende por

principio o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el
conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de
personas naturales o jurdicas. Los principios contables mas importantes son:
1.9.1 Entidad o Ente econmico
Establece que la actividad econmica, la realizan entidades independientes,

las cuales tienen personalidad jurdica propia y distinta de los dueos. Cada
empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas
dueas de la misa.
34
CECAR
1.9.2 Equidad
La contabilidad y la informacin contable deben basarse en la equidad; es

decir el registro de los hechos econmicos y la informacin sobre los mismos
han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin
favorecer a ninguno en particular.
1.9.3 Continuidad o negocio en marcha
Este principio supone que todo negocio opera sin interrupcin desde su
inicio, salvo especificacin en contrario, pensando que los dueos invierten
su capital con el convencimiento de que la empresa tendr una vida
suficientemente larga, que les permita recuperar su inversin y generar
utilidades.
1.9.4 Periodo Contable
Ante
la
necesidad
de
toma
de
decisiones,
debe
hacerse
cortes
convencionales que nos permitan enfrentar los ingresos de un periodo con

sus costos, y gastos correspondientes. El tiempo transcurrido entre la
emisin de una informacin y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden
tener cortes de informacin mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
1.9.5 Unidad de medida
Los recursos de la empresa y los hechos econmicos deben manejarse con

la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional
el signo monetario del medio econmico en el cual la empresa recibe efectivo
y lo usa.
35
CECAR
1.9.6
Valuacin o medicin
Los hechos econmicos que es el proceso contable cuantifica se registran al

costo; es decir, la adquisicin de activos esta conformada por su precio mas
todos los costos y gastos incurridos en su adquisicin. Cuando ocurran
eventos econmicos que hagan perder el significado de estas cifras por
ejemplo, es necesario efectuar los ajustes correspondientes para que la
informacin financiera sea til en la toma de decisiones por sus usuarios.
1.9.7
Realizacin
Un hecho econmico se considera realizado cuando:

Las operaciones y hechos econmicos que la contabilidad registra
deben haberse realizado.
Se ha perfeccionado una transaccin con terceros al adquirir derechos
y asumir obligaciones.
Se han llevado a cabo transacciones internas en la entidad.
1.9.8
Prudencia
Los hechos econmicos deben medirse de manera confiable y verificable. En

su medicin deben considerarse la probabilidad
de que los ingresos y
ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobreestimar ni subestimar.,

Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al periodo contable y
las perdidas, incluso las probables, deben contabilizarse, cuando sean
susceptibles de cuantificacin.
1.9.9
Importancia relativa o materialidad
La informacin contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad,

susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.
36
CECAR
1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES
Definicin: Constituyen informes Contables todos los documentos

emanados del sistema contable de un ente y que por lo tanto se refieren a su
patrimonio y lo que respecta a su composicin total o parcial en determinado
momento y su evolucin en el tiempo. Si bien estos informes contables
pueden designarse naturalmente como Estado Contable; los estados
financieros que suministra la contabilidad varan segn su usuario final.
Bsicamente hay tres tipos de informes: Internos, especiales y externos.
1.10.1 Informes internos
La gran responsabilidad de los administradores esta en la toma de

decisiones. Por eso necesitan informacin contable oportuna y veraz, para
cumplir sus funciones de control, planeacin y toma de decisiones en materia
de inversiones y crdito. La gerencia obtiene de la contabilidad informacin
sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, mrgenes de utilidad
para cada producto, costo de produccin, disponibilidad de recursos, etc.,
datos que le permitan orientar acciones como establecer precios de venta,
para proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva, establecer
polticas de recursos entre otras.
1.10.2 Informes especiales
Son utilizados por los dueos para evaluar el rendimiento y la seguridad de

su inversin y conocer el valor total de sus inversiones.
37
CECAR
1.10.3 Informes Externos
Los utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y
las entidades financieras.
Al Estado le interesa conocer si los impuestos han sido bien determinados; a
los proveedores les interesa conocer el riesgo financiero para conceder
plazos o crditos; a las entidades financieras les interesa conocer la
capacidad de endeudamiento, los mrgenes de utilidades, etc. Todos estos
informes tienen como fin primordial servir de herramienta para la toma de
decisiones por sus usuarios.
1.11 LA EMPRESA
Se entiende por empresa toda actividad econmica organizada para la
produccin, transformacin, circulacin, administracin, custodia de bienes o
para la prestacin de servicios.
Es una organizacin o institucin dedicada a actividades o persecucin de

fines econmicos o comerciales Es un sistema que interacciona con su
entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfaccin a
unas demandas y deseo de clientes, a travs de una actividad econmica.
Requiere de una razn de ser, de una misin, una estrategia, unos objetivos,
unas tcticas y unas polticas de actuacin. Se necesita de una visin previa
y de una formulacin y desarrollo estratgico de la empresa.
Es el conjunto de capital, administracin y trabajo dedicados a satisfacer una

necesidad en el mercado.
1.11.1 Clasificacin
Las empresas se pueden clasificar con base en:
38
CECAR
1.11.1.1 Segn su procedencia de capital
PRIVADA: Si el capital est en manos de accionistas particulares. Ejemplos:

centros educativos privados, supermercados, etc
OFICIAL O PUBLICA: Si el capital y el control est en manos del estado.

Ejemplos: hospitales departamentales, colegios, etc.
ECONOMIA MIXTA: Si el capital o el control son de origen tanto estatal

como Privado o comunitario.
Empresa de autogestin: Si los propietarios son los trabajadores, etc.
1.11.1.2. Segn la actividad o giro

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo a la actividad que desarrollen,
en:
Empresas del sector primario
Empresas del sector secundario
Empresas del sector terciario.
LA EMPRESA INDUSTRIAL: la actividad principal es la produccin de

bienes mediante la transformacin de la materia prima o extraccin de
materias primas, y de productos semielaborados en productos terminados.
Se clasifican en:
Extractivas: cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya

sean renovables o no renovables. Ejemplo pesqueras, madereras, mineras,
petroleras, etc.
39
CECAR
Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en

Productos terminados, y pueden ser:
PRIVADA OFICIAL
ECONOMIA
MIXTA
COMERCIAL
AGROPECUARIA
SERVICIOS INDUSTRIAL
MINERA
De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las

necesidades del consumidor. Por ejemplo prendas de vestir, muebles,
alimentos, aparatos elctricos, etc.
De produccin. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:

Maquinaria ligera, productos qumicos, etc.
LA EMPRESA COMERCIAL: son intermediarias entre el productor y

consumidor; su funcin principal es la compra/venta de productos
terminados. Pueden clasificarse en:
Mayoristas: venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): venden al por menor.
Comisionistas: venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.
LA EMPRESA DE SERVICIOS: son aquellas que brindan servicio a la

comunidad que a su vez se clasifican en: transporte, turismo, instituciones
financieras, servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones), servicios
privados (asesoras, ventas, publicidad, contable, administrativo), educacin,
finanzas, salud. Etc.
40
CECAR
1.12.1.3. Segn la forma jurdica

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
Propietarios. Podemos distinguir:
EMPRESAS LIMITADAS: Se constituye mediante escritura pblica entre

mnimo dos socios y mximo veinticinco, quienes responden con sus
respectivos aportes, y en algunos casos segn el Cdigo de Comercio
artculos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y
solidaria, para alguno de los socios.
Los socios deben definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la

empresa y podrn delegar la representacin legal y administracin en un
gerente, quien se guiar por las funciones establecidas en los estatutos.
El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesin, se

pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los
respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deber
estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda" que de no
aclararse en los estatutos har responsable a los asociados solidaria e
ilimitadamente
EMPRESAS UNIPERSONALES: Es el individuo, una y solo una persona que

se constituye como empresario mediante escritura o documento privado ante
Cmara de Comercio o ante notario con el debido reconocimiento de firma y
contenido del documento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una
persona jurdica, quien responder limitadamente con los activos, cuotas de
igual valor nominal, descritos en el documento constitutivo. Corresponde al
constituyente, administrar la empresa o delegar a un tercero, caso en el cual,
el empresario inicial no podr realizar actos ni contratos a nombre de la
empresa unipersonal. Esta podr tener razn social seguida de la frase
41
CECAR
"Empresa Unipersonal" o su abreviatura "E.U" so pena de que el empresario

responda ilimitadamente con su patrimonio.
EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO: Se constituye mediante
escritura, acta de constitucin o estatuto ante notario o juez con el debido
reconocimiento de firma y contenido del documento. Sus miembros sern
mnimo tres y mximo diez si es para producciones de bienes, pues si es una
empresa de servicios sus socios sern 20 mximo. Todos ellos estarn
representados por su aporte laboral y adicionalmente en especie o bienes y
respondern de acuerdo a la norma del Cdigo de Comercio. Particularmente
sta empresa constituida con su persona jurdica debe registrarse ante el
Ministerio de Proteccin Social. El tiempo de duracin debe estar claramente
determinado y su capital esta expresado en aportes laborales, de tecnologa,
propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en activos y dinero.
Ser un director ejecutivo el representante legal de este tipo de empresa y
har lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados, a su
vez la razn social debe acompaarse con la denominacin "Empresa
Asociativa de Trabajo".
SOCIEDAD ANONIMAS: Se constituye mediante escritura pblica entre

mnimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de
capital respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en
la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa y que lo hayan
expresado en su documento de fundacin o estatutos. La administracin de
sta sociedad se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes
definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a su vez define al gerente,
quien es la persona que asume la representacin legal de la sociedad. El
capital se representa en acciones de igual valor que son ttulos negociables,
todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cunto de esto es capital
suscrito y cunto capital pagado. Su razn social ser la denominacin que
42
CECAR
definan sus accionistas pero seguido de las palabras "Sociedad Annima" o

su abreviatura "S.A."
SOCIEDAD COLECTIVAS: Se constituye mediante escritura pblica entre

dos o ms socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente
por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la
empresa, el que deseen sus socios, quienes a su vez podrn delegar la
administracin de la sociedad en otras personas extraas, pero perdiendo as
la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios. Cada socio deber entregar
sus aportes en capital, especie o con trabajo, definiendo de sta manera el
capital social de la empresa, el cual no tiene ni un mnimo ni un mximo
segn la ley comercial. Es importante saber que la razn social de estas
sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de uno de los
socios, seguido de la palabra "y compaa", "hermanos" o "e hijos". Esto
quiere decir que no podr ir un nombre de un extrao en la razn social.
SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE: Se constituye mediante escritura pblica

entre uno o ms socios gestores y uno o ms socios comanditarios o
capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente
por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden
por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo de sociedad, se
debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa. Solo
los socios gestores podrn administrar la sociedad o delegar esta
administracin en terceros, cosa que no podrn hacer los socios capitalistas.
Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los gestores
aportan la administracin de los capitales y el desarrollo de los negocios. Se
debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la cual se forma
exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o ms socios
43
CECAR
colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra "y compaa" o su

abreviatura "& Cia" y seguido de la abreviacin "S. en C".
SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES: Se constituye mediante
escritura pblica entre uno o ms socios gestores y por lo menos 5 socios
capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria,
ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo
responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la
empresa, solo los socios gestores podrn administrar la sociedad o delegar
esta administracin en terceros, cosa que no podrn hacer los socios
capitalistas. El capital se representa en acciones de igual valor, que son
ttulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios
gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del
capital. Se debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la cual
se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o
ms socios colectivos, seguido de la palabra "y compaa" o su abreviatura
"& Cia" seguido en todo caso por las palabras "Sociedad en Comandita por
Acciones" o su abreviatura "SCA".
1.12.1.4 Segn su tamao

En Colombia, y mientras se reglamenta el artculo 43 de la Ley 1450 de
2011, los parmetros vigentes para clasificar las empresas por su tamao
son las siguientes ( artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el
artculo 2 de la Ley 905 de 2004). Disposicin que exige el cumplimiento de
las dos condiciones de cada uno de los tipos de empresa.
Adicional a ello no hay unanimidad entre los economistas a la hora de

establecer qu es una empresa grande o pequea, puesto que si existe un
44
CECAR
criterio nico para medir el tamao de la empresa. Los principales

indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, el nmero de
trabajadores, beneficios, etc. El ms utilizado suele ser segn el nmero de
trabajadores:
MICROEMPRESA:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)
salarios mnimos mensuales legales vigentes.
PEQUEA EMPRESA: Si tiene un nmero entre 11 y 50 trabajadores.

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores.
b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil
(5.000) salarios mnimos mensuales legales vigentes.
MEDIANA EMPRESA: Si tiene un nmero entre 51 y 250 trabajadores.

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200)
trabajadores.
b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000)
salarios mnimos mensuales legales vigentes.
GRAN EMPRESA: Si posee ms de 250 trabajadores.
MULTINACIONAL: Si posee ventas internacionales
45
CECAR
1.12.1.5. Segn su mbito de actuacin
En funcin del mbito geogrfico en el que las empresas realizan su

actividad, se pueden distinguir:
EMPRESAS LOCALES: Son aquellas empresas que venden sus productos

o servicios dentro de una localidad determinada.
REGIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o

servicios a varias localidades o provincias de un pas.
NACIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o

servicios dentro de los lmites de un pas. Pueden tener sus instalaciones en
varias partes del pas.
MULTINACIONALES, TRANSNACIONALES Y MUNDIAL
1.12.1.6. Segn la cuota de mercado que poseen las empresas
LA EMPRESA ASPIRANTE: Aquella cuya estrategia va dirigida a ampliar su

cuota frente al lder y dems empresas competidoras, y dependiendo de los
Objetivos que se plantee, actuar de una forma u otra en su planificacin
estratgica.
EMPRESA ESPECIALISTA: Aqulla que responde a necesidades muy

concretas, dentro de un segmento de mercado, fcilmente defendible frente a
los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio.
Este segmento debe tener un tamao lo suficientemente grande como para
que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas lderes.
46
CECAR
EMPRESA LIDER: Aqulla que marca la pauta en cuanto a precio,

innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de las
actuantes en el mercado.
EMPRESA
SEGUIDORA:
Aqulla
que
no
dispone
de
una
cuota
suficientemente grande como para inquietar a la empresa lder.
1.12.2 Contrato de Sociedad
Es un negocio jurdico (contrato) por el que una o varias personas fsicas y

jurdicas acuerdan realizar sendas aportaciones para conseguir un fin comn.
Por el contrato de sociedad dos o ms personas se obligan a hacer un aporte
en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de
repartirse entre s las utilidades obtenidas por la actividad social.
Los estatutos de la sociedad, aprobados por el contrato de sociedad, ser la

norma que regir el funcionamiento de la sociedad, siendo nulos aquellos
preceptos que contravengan las normas imperativas contenidas en leyes y
reglamentos. Para todo aquello que no quede regulado en los estatutos
societarios (si es que estos existen).
1.12.3 Marco Jurdico.

Cdigo de Comercio Colombiano, Libro Segundo, articulo 98 y
subsiguientes.
Ley 80 de 1993 articulo 7 pargrafo 3.
Ley 222 de 1995.
Ley 1014 del 26 de enero de 2006.
Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006
Estatuto Tributario articulo 79
47
CECAR
RESUMEN
Se
manejaron conceptos bsicos de contabilidad bajo diferentes criterios
tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la
importancia de la
contabilidad frente a los procesos de internacionalizacin y globalizacin de

la economa, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de
organizacin, tamao de empresa o actividad econmica, requieren de la
contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus
operaciones comerciales.
Se estudia la relacin de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en

especial con la administracin y su articulacin con la planeacin,
organizacin, direccin y control y su importancia en el proceso de toma de
decisiones en el rea financiera.
Se estudia la comparacin entre la contabilidad financiera y la contabilidad

administrativa desde el punto de vista de las similitudes y las diferencias.
Se trabaja el concepto de empresa y se hace una clasificacin considerando

diferentes aspectos, tales como tamao, actividad econmica, tipo de
actividad, origen del capital, entre otros.
48
CECAR
AUTOEVALUACION
A. TEMAS DE REFLEXION:
1. Comente los siguientes enunciados:
Considera que las funciones ms importantes de la contabilidad son
recolectar, ordenar, registrar, clasificar y resumir?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Cmo se puede financiar una empresa?

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Segn el esquema de los usuarios internos y externos de la informacin

contable, analice el inters particular que cada uno de ellos tiene por la
contabilidad.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
B. DESARROLLA TUS HABILIDADES

1. Segn la actividad econmica indique al frente de cada enunciado la clase
de empresa.
Bavaria
_________________
Ecopetrol
_________________
Banco de Bogot
_________________
Colegio
_________________
49
CECAR
Seguros Bolvar
_________________
Almacn El Vaquero
_________________
Fbrica de muebles Ivn Botero
_________________
Carbocol S.A.
_________________
Finca el Porvenir
_________________
2. Relacione la columna A con la columna B, coloque el numeral

correspondiente en el espacio adecuado.
a. Carvajal S.A.
_____Sociedades de capital
b. Monroy Hermanos
_____ Sociedad annima
c. Elaborar la minuta de constitucin
_____ Responsabilidad Limitada
d. Ente econmico
_____ Operaciones comerciales
e. Comanditarios
_____ Responsabilidad ilimitada
f. Gestores
_____ Empresa unipersonal
g. Capital autorizado, suscrito y pagado
_____ Sociedad Colectiva
h. Jaramillo Jaime E.U.
_____ Cmara de comercio
i. Hecho econmico
_____ Notaria
j. Registro mercantil
_____ Empresa
k. atributos que permiten que la informacin

Satisfaga las necesidades de los usuarios.
_____Cualidades
de
la
informacin contable
3. Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexin y

anlisis.
Por qu la Contabilidad tradicionalmente se ha definido como el

lenguaje de los negocios?
De qu manera contribuye la contabilidad en el proceso de toma

de decisiones para la administracin?
50
CECAR
4. Desarrolle un concepto personal de contabilidad.
5. Cuales son las cualidades de la informacin contable.
6. Defina tres principios de contabilidad generalmente aceptados.
7. Para que le sirve la informacin contable a los administradores, al

Estado, y a los proveedores?
51
LA CUENTA Y EL PLAN NICO DE

CUENTAS (PUC)
UNIDAD 2
CECAR
PRESENTACIN
En la contabilidad se puede afirmar que la cuenta es el paradigma central de
registro y en el que se fundamenta todo el proceso contable, por lo tanto, es
fundamental que el administrador de empresas (privado o Publico) tenga un
conocimiento claro de lo que es una cuenta, cual es su clasificacin, los
elementos que la conforman y la dinmica que se utiliza en los procesos de
registros.
Con el objeto de sistematizar y normalizar los procesos de registros, al igual

de establecer mecanismos que permitan obtener las estadsticas nacionales
sectoriales y de comparacin, el gobierno nacional ha expedido planes nicos
de cuenta para las diferentes actividades econmicas, que es necesario su
comprensin, utilizacin y anlisis en la prctica contable. Aunque para los
efectos de este modulo nos centraremos en el estudio del plan nico de
cuentas para comerciantes establecido mediante el decreto 2650 de 1993.
PROBLEMA
Comprender la importancia que tiene la cuenta y su correcta codificacin en el
proceso de registro de la informacin contable.
Conceptuar sobre el concepto de cuenta, clasificacin y dinmica
contable.
Disear planes de cuentas de acuerdo a las necesidades de las
empresas.
Explicar la importancia de los planes de cuenta en la contabilidad.
53
CECAR
UNIDAD 2.

ACTIVIDADES.
Lea detenidamente la Unidad N 2
Desarrolle
los
cuestionarios
ejercicios
que
aparecen
como
Autoevaluacin.
Realice un resumen de toda la unidad 2 el cual ser debatido Reunidos
en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad
y socialice los
cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin
54
CECAR
EVALUACIN INICIAL
1.
Qu entiendes por Cuenta?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
Cul son los elementos de una cuenta y como se

clasifican?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
Qu es un plan nico de cuentas y cual es su utilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
55
CECAR
2. LA CUENTA Y EL PLAN NICO DE CUENTAS

2.1 LA CUENTA
LA CUENTA
Concepto
Clasificacin
Elementos de una
Cuenta
Reales o de balance
De resultado
Principales
Cdigo y ttulo de la cuenta

F
Detalle
Auxiliares
S
De valuacin
De orden
Cuenta T
2.1.1 Concepto
De manera general una cuenta puede definirse como un registro que se lleva
en los libros de Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o
entidades, cosas o conceptos. Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor
Nacional: Distribuidora del Caribe S.A.; Construcciones y Edificaciones;
Arrendamientos, entre otras.
Tambin se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se
registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean
principales o auxiliares.
56
CECAR
Para los propsitos de la contabilidad, las cuentas representan conjuntos

homogneos de valores, bienes, derechos, obligaciones, etc. que se expresan
en trminos monetarios y que responden bajo un nombre o ttulo y un cdigo
de cuenta. En atencin al sistema de partida doble, las cuentas son unidades
de
registro
de
las
variaciones
aumentos
disminuciones-
como
consecuencia de las mltiples operaciones realizadas por la empresa.

Dependiendo de la naturaleza o clase de la cuenta: activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, gasto, costo..., los flujos monetarios son registrados en el Debe o en
Haber (Revisar normas para debitar y acreditar una cuenta).
La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:
a. Es un control sistemtico de cada una de las operaciones comerciales

que celebra la empresa.
b. Representa la unidad de control para la elaboracin de los

comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de
contabilidad: Principales y auxiliares.
c. Es la unidad de informacin y de anlisis de los estados financieros

bsicos y dems reportes contables emitidos por el ente econmico.
2.2 Elementos de la Cuenta
Bsicamente una cuenta requiere de los siguientes elementos:

a. Cdigo: Segn PUC. (D.R. 2650/93)
b. Nombre o ttulo: Segn PUC. (D.R. 2650/93)
c. Fecha de la transaccin: da, mes, ao
d. Detalle: Explicacin sucinta de la operacin
57
CECAR
e. Referencia o No. de Cte.: Para establecer un control entre los libros de

contabilidad.
f. Debe
g. Haber
h. Saldo: Diferencia entre los aumentos y disminuciones.
Ejemplo:
11100501 BANCO DE BOGOT

FECHA
DETALLE
Ref.:
DEBE
HABER
SALDO
2003
Abr.
3 Consignacin
015
Abr.
5 Ch. No. 09081 Distr. Norte
022
500.000
2.000.000
Abr.
8 Ch. No. 09082 Sueldos
030
200.000
1.800.000
100.000
1.700.000
Abr.
14 N.D. Chequera
035
Abr.
21 Consignacin
040
Abr.
25 Ch. No. 09083 Prov. Nacional
042
Abr.
27 N.C. Prstamo
051
2.500.000
2.500.000
5.400.000
7.100.000
1.400.000
6.000.000
5.700.000
11.700.000
2.2.1 Cuenta T
Es una forma simple de representar la cuenta.
Como una herramienta
didctica y por lo dispendioso de preparar una cuenta con todos los elementos
ya indicados, se prefiere una forma ms esquemtica de registrar cada una de
las operaciones comerciales que se celebran en un periodo determinado. Se
llama as, por su parecido a una T mayscula, veamos:
58
CECAR
2.2.2 PARTES DE LA CUENTA

TITULO O NOMBRE: En el Plan nico de Cuentas (PUC) se encuentran los
nombres de las cuentas del sector real de la economa. (Decreto 2650 de
1993)
DESCRIPCION: Corresponde al detalle o concepto por el cual se esta

registrando.
DEBE: Columna donde se anotan los valores que se debitan o se cargan. Por
convencin esta ubicada a la izquierda.
HABER: Columna donde se anotan los valores que se acreditan o se abonan.

Es la columna de la derecha.
SALDO: Constituye la diferencia entre DEBE y HABER, segn lo la naturaleza

de las cuentas
NOMBRE DE LA CUENTA
Debe
Haber
Saldo
2.3. COMO SE DETERMINAN LOS SALDOS EN UNA CUENTA
Es la diferencia entre los valores registrados en la columna del

debe y los registros en la columna del haber.
2.3.1 Saldo Debito
Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento debito es

mayor que el movimiento crdito
59
CECAR
CUENTA
Debe
80.000
30.000
Haber
50.000
Saldo debito
2.3.2 Saldo Crdito
Una cuenta tiene saldo crdito cuando el movimiento crdito es

mayor que el movimiento debito.
CUENTA
Debe
Haber
50.000
80.000
30.000
Saldo crdito
2.4 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Caja,
Activo
Bancos,
Acciones,
cuentas
clientes,
de
ahorro,
mercancas
no
fabricadas por la empresa, equipo de

oficina...
Reales o de Balance
Obligaciones
Pasivo
financieras,
proveedores
nacionales, costos y gastos por pagar,

acreedores varios...
Capital
Patrimonio
suscrito
pagado,
aportes
sociales, capital de personas naturales,

reservas obligatorias...
Agricultura, ganadera, caza y silvicultura;
Ingreso
Comercio al por mayor y al por menor;

Hoteles y restaurantes; Otras actividades
de servicios comunitarios, sociales y
Nominales o de
personales.
60
CECAR
resultado
Gastos
Gasto
La cuenta
de
impuestos,
personal,
honorarios,
arrendamientos,
seguros,
servicios, gastos legales, mantenimiento

y reparaciones...
Agricultura, ganadera, caza y silvicultura;
Costo
Comercio al por mayor y al por menor;

Hoteles y restaurantes; Otras actividades
de servicios comunitarios, sociales y
personales.
Deudoras
Derechos
contingentes,
fiscales,
de
control, derechos contingentes por contra

(Cr.), deudoras fiscales por contra (Cr.)
De orden
Acreedoras
Responsabilidades contingentes, fiscales,

de
control,
responsabilidades
contingentes por contra (Db.), acreedoras

fiscales por contra (Db.), acreedoras de
control por contra (Db.)
2.4.1 Cuentas Reales o de Balance

Son cuentas de carcter permanente y se clasifican en activo, pasivo y
patrimonio. Estas cuentas permiten determinan la situacin financiera de una
empresa a una fecha especfica a travs del Balance General.
2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales

Tambin se conocen con el nombre de cuentas de ganancias y prdidas.
Estas cuentas registran las variaciones (aumentos y disminuciones) del
patrimonio. Son temporales o transitorias ya que se deben cancelar al finalizar
cada periodo contable con el fin de determinar la utilidad o prdida del
ejercicio. Estas cuentas se clasifican en cuentas de ingresos, gastos y costos
y se presentan en el estado de resultados.
61
CECAR
2.4.3 Cuentas principales

Este tipo de cuenta deriva su nombre por el simple hecho de ser registradas
en los libros principales de contabilidad (Diario, mayor y balances e inventarios
y balances).
Estas cuentas sirven de control ya que aglutinan las dems
cuentas auxiliares.
2.4.4 Cuentas auxiliares

Segn el Art. 7 del D.R. 2650/93 (Plan nico de cuentas PUC.),
adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catlogo sealado, se podrn
utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del
ente econmico, para lo cual bastar con que se incorporen a partir del
sptimo dgito.
Estas cuentas son creadas a juicio del contador para el
completo entendimiento de las cuentas y subcuentas.

Ejemplo:
CUENTA PRINCIPAL
CUENTA AUXILIAR
Banco de Bogot
BANCOS
Banco de Occidente
Banco Davivienda
Bancolombia
Pedro Acosta
CLIENTES
Ricardo Puentes
Almacn xito
Distribuidora de la Costa Ltda.
Industrias Unidas S.A.
PROVEEDORES NACIONALES
Depsito el surtidor Ltda.

Comercializadora Caribe S. en C.
62
CECAR
2.4.5 Cuentas de Valuacin

La finalidad principal de este tipo de cuentas es la de ajustar el saldo de la
cuenta a su valor ms real. Por ejemplo: La empresa posee equipo de oficina
por un valor de $8.300.000 y ha calculado para el mes de marzo de 2003 su
depreciacin en $69.167.
Al presentar la cuenta Equipo de oficina en el Balance General a 31 de marzo
de 2003, se procede de la siguiente manera:
Equipos de Oficina.. $8.300.000.oo
Depreciacin Acumulada (Crdito)$ -69.167.oo
Valor en Libros$8.230.833.oo
2.4.6 Cuentas de Orden

Estas cuentas se registran en el balance general a una fecha determinada,
despus de activo, pasivo y patrimonio, con el fin de informar compromisos y
contingencias de la empresa o negocio que a futuro pueden generar un efecto
para la estructura financiera del ente econmico.
Igualmente, se incluyen
aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de

activos, informacin gerencial o control de futuras situaciones financieras, as
como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos
y las declaraciones tributarias.
63
CECAR
2.5 EL PLAN NICO DE CUENTAS (PUC)
PLAN NICO DE CUENTAS

PUC.
Concepto e Importancia
Busca:
Contenido
Catlogo de Cuentas
a. La uniformidad en los registros,

b. Mejorar la calidad, transparencia
Descripcin
y comparabilidad de la informacin
contable,
c.
Dinmica
Un solo criterio y una sola
codificacin,
Estructura
Clase:
El primer dgito
Grupo:
Los dos primeros
dgitos
Cuenta:
Los cuatro
primeros dgitos
Subcuenta:
Los seis primeros
dgitos
APLICACIN:
Todas las personas naturales o jurdicas (entes econmicos) que estn obligadas a llevar
contabilidad
Mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre de 1993, el

Gobierno Nacional derog el plan de cuentas sealado por el Decreto 2195,
del 30 de diciembre de 1992, y present un nuevo plan de cuentas.
El Plan nico de Cuentas PUC., es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la
economa colombiana,...1.
1
PLAN NICO DE CUENTAS. Bogot, Legis, 2013. p. 119.
64
CECAR
Segn lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:

La uniformidad en los registros,
Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin
contable,
Un solo criterio y una sola codificacin,
2.5.2 APLICACIN
Todas las personas naturales o jurdicas (entes econmicos) que estn
obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Cdigo de
Comercio, deben aplicar el plan nico de cuentas.
Para otros sectores de la economa diferentes al de los comerciantes, por

ejemplo: financiero, asegurador, cooperativo, entre otros, se han expedido
planes de cuentas especiales en virtud de legislacin especial.
A continuacin y a manera de ilustracin se transcribe una sntesis de los

planes de cuentas vigentes en Colombia:
PUC
Reglamentacin inicial
NORMA
Entidad que lo expide

A
Para comerciantes
D.R. 2195
30
12
92
Ministerio de Desarrollo Econmico
Para el sector financiero, Fogacoop y
Res. 3600
14
10
88
Superintendencia Bancaria
Res. 2300
28
06
90
fogafin
Para el sector asegurador
65
CECAR
Para sociedades administradoras de
Res. 5070
26
12
91
Res. 1720
17
08
94
Res. 2200
10
10
94
Res. 2656
09
11
95
Para el Banco de la Repblica
Res. 534
29
05
97
Para entidades vigiladas por la
Res. 1530
06
12
93
Superintendencia de Valores
Para sociedades titularizadoras
Res. 234
30
04
2002 Superintendencia de Valores
Para entidades vigiladas por
Res. 1515
27
11
2001 Dancoop (hoy Dansocial)
fondos de pensiones y de cesantas
Para sociedades administradoras de

fondos de pensiones
Para fondos de reservas para

pensiones del rgimen solidario de
prima media con prestacin definida
Fondos de pensiones administrados
por la Caja de Auxilios y de
Prestaciones de la Asociacin
Colombiana de Aviadores Civiles,
caxdac
Superintendencia de Valores,
distintas de las sociedades
titularizadoras
Dancoop (hoy Dansocial)
Superintendencia de la Economa
solidaria
Para instituciones prestadoras del
Res. 106
22
01
98
Superintendencia Nacional de Salud
Documento
03
02
93
Superintendencia del Subsidio Familiar
Para entidades pblicas
Res. 4444
21
11
95
Contadura General de la Nacin
Para entes prestadores de servicios
Res. 1416
18
04
97
Superintendencia de servicios Pblicos
servicio de salud privadas

Para las cajas de compensacin
familiar
pblicos domiciliarios
2.5.3 CONTENIDO
El plan nico de cuentas est compuesto por:
Un catlogo de cuentas,
66
CECAR
La descripcin de cada cuenta,

Dinmica de las cuentas.
Todo lo anterior deber tenerse en cuenta para el registro contable de todas

las operaciones o transacciones econmicas.
Catlogo de Cuentas: Es la relacin ordenada y clasificada de las clases,

grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos, costo de ventas, costos de produccin o de operacin y cuentas
de orden identificadas con un cdigo numrico y su respectiva
denominacin.
Descripciones: Expresan o detallan los conceptos de las diferentes

clases, grupos y cuentas incluidas en el catlogo e indican las
operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
Las Dinmicas: indican la forma en que se deben utilizar las cuentas y

realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.
2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATLOGO DE CUENTAS

Para una perfecta comprensin y manejo de cada uno de los elementos que lo
componen, el catlogo de cuentas est estructurado en un sistema de
codificacin que considera los siguientes niveles:
Clase: El primer dgito

Grupo:
Los dos primeros dgitos
Cuenta:
Los cuatro primeros dgitos
Subcuenta: Los seis primeros dgitos
67
CECAR
Las clases que identifica el primer dgito son:

Clase 1:
Activo
Clase 2:
Pasivo
Clase 3:
Patrimonio
Clase 4:
Ingresos
Clase 5:
Gastos
Clase 6:
Costos de ventas
Clase 7:
Costos de produccin o de operacin
Clase 8:
Cuentas de orden deudoras
Clase 9:
Cuentas de orden acreedoras
A manera de ejemplo veamos la siguiente ilustracin para interpretar el cdigo

de una cuenta:
1
Clase: Activo
Grupo: Disponible
Cuenta: Bancos
Subcuenta: Moneda nacional
Cuenta auxiliar: Bancolombia
Interpretacin: El cdigo 11100501, pertenece a la clase Activo, grupo

disponible, cuenta principal Bancos, subcuenta Moneda Nacional y a la
cuenta auxiliar Bancolombia: Recuerde que se podrn utilizar las
cuentas auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del
68
CECAR
ente econmico, bastar con que se incorporen a partir del sptimo

dgito.
69
CECAR
RESUMEN
Una cuenta puede definirse como un registro que se lleva en los libros de
Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o entidades, cosas o
conceptos.
Distribuidora
Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor Nacional:

del
Caribe
S.A.;
Construcciones
Edificaciones;
Arrendamientos, entre otras.
Tambin se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se
registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean
principales o auxiliares.
La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:
Es un control sistemtico de cada una de las operaciones

comerciales que celebra la empresa.
Representa la unidad de control para la elaboracin de los

comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de
contabilidad: Principales y auxiliares.
Es la unidad de informacin y de anlisis de los estados financieros

bsicos y dems reportes contables emitidos por el ente
econmico.
Por otro lado, mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre

de 1993, el Gobierno Nacional derog el plan de cuentas sealado por el
Decreto 2195, del 30 de diciembre de 1992, y present un nuevo plan de
cuentas.
El Plan nico de Cuentas PUC., es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la
economa colombiana,...2.
2
PLAN NICO DE CUENTAS. Bogot, Legis, 2013. p. 119.
72
CECAR
Segn lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:

La uniformidad en los registros,
Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin
contable,
Un solo criterio y una sola codificacin,
AUTOEVALUACIN
1. Ejercicio de Clasificacin de cuentas
En el siguiente cuadro usted

encontrar un listado de
cuentas, las cuales deber
clasificar segn su naturaleza.
CLASIFICACIN DE CUENTAS
CUENTAS
Caja
Banco de Bogot
Arrendamientos
Provisin clientes
Bienes y valores entregados en
custodia.
Cuentas de ahorro
Aportes sociales
Gasto: Servicios
Cliente: Carlos Lpez
REALES O
DE BLANCE
A
P
P
C
A
A
T
S
T
I
I
R
V
V
I
O O M
O
N
I
O
RESULT.
I
N
G
R
E
S
O
S
G
A
S
T
O
S
C
O
S
T
O
S
X
X
PRINCIP.
AUX.
DE
VALUAC.
DE
ORDEN
X
X
X
X
X
X
73
CECAR
Comercio al por mayor y al por

menor (Ingr.)
Terrenos
Gastos legales
Compras de mercancas
Comisiones (Ingr.)
Bonos
Provisiones (Clientes)
Equipo de comp.. y comunicacin
Capital suscrito y pagado
Salarios por pagar
Certificados
Contratos de arrendamiento
financiero.
Depreciaciones (gasto)
Distribuidora El comercio Ltda.
(Prov.)
Crdito mercantil
Cajas menores
Marcas
Construcciones y edificaciones
Gastos de personal
Devoluciones en compras (Cr.)
Cuentas en participacin
Pesca (Ingr.)
Anticipos y avances
Reservas ocasionales
Utilidad del ejercicio
2. Interpreta los siguientes cdigos de cuenta

Con la ayuda del Catlogo de Cuentas,
interpreta los siguientes cdigos de
cuentas.
CDIGO
CLASE
110515
Activo
130505
1435
154005
159205
171004
2205
236505
2408
26
311505
3605
4105
GRUPO
Disponible
CUENTA
Caja
SUBCUENTA
Moneda extranjera
74
CECAR
413536
421040
510506
522010
613536
6205
72
Nota: Socializa los resultados obtenidos en el CIPA de trabajo
74
LA ECUACIN CONTABLE
76
UNIDAD 3
PRESENTACIN
En esta unidad se pretende que usted como estudiante
y como futuro
administrador de empresas comprenda la necesidad del estudio del activo,

pasivo, patrimonio y cuentas de resultados como elementos fundamentales para
la correcta clasificacin de las cuentas y tratamientos especiales de cada una de
las cuentas que conforman estos grupos en la contabilidad.
Se hace necesario conocer y saber que todos los registros contables se basan
en una ecuacin matemtica, tambin denominada ecuacin patrimonial, que
representa la posicin financiera del negocio o ente econmico
Como es la partida doble y la ecuacin de situacin financiera o ecuacin
patrimonial, se realizaran ejercicios prcticos que le permitirn entender con
claridad sus aplicaciones.
Se explica de una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que
el alumno no se confunda y asimile ms rpido el conocimiento.
PROBLEMA
Qu se entiende por ecuacin contable, como se relaciona con el principio de
partida doble y cul es su importancia para la contabilidad?
Conceptuar sobre activo, pasivo, patrimonio y cuentas de resultado.
Conceptuar sobre el fundamento contable establecido en la
ecuacin patrimonial y su concordancia con el principio de partida
doble.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
77
Describir como afectan las transacciones comerciales la ecuacin

patrimonial y por lo tanto la situacin financiera de las empresas.
Conceptuar sobre el principio de partida doble.
Realizar registros contables en cuentas T
Clasificar y explicar la dinmica de las cuentas

UNIDAD 3

ACTIVIDADES.
Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como
Autoevaluacin.
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
78
EVALUACION INICIAL
1.
Qu entiendes por activo?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
Que entiendes por principio de partida doble?
________________________________________________
________________________________________________
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________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
Qu entiendes por pasivo?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
79
4.
Cmo se clasifican los pasivos?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
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________________________________________________
5.
Qu entiendes por patrimonio?
________________________________________________
________________________________________________
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________________________________________________
________________________________________________
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________________________________________________
Qu es un crdito?
6.
________________________________________________
________________________________________________
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________________________________________________
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
80
7.
Qu se entiende por ecuacin contable?
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8.
Qu es una transaccin econmica?
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________________________________________________
Qu es un debito?
9.
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________________________________________________
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
81
3. LA ECUACIN CONTABLE
ACTIVO
Aplicacin de los
recursos
PASIVO
Fuente externa
PATRIMONIO
Fuente interna
Fuentes de recursos

Para entender el concepto mismo de la ecuacin patrimonial y reconocer su
importancia, es necesario recordar su origen y evolucin: La constitucin de
empresas en la poca feudal con el fin de llevar y traer mercancas de un
puerto a otro, poda demorar uno, dos o tres meses, y eran, en principio, de
un solo comerciante (propietario). Para entonces, la contabilidad era por el
sistema de partida simple, o sea, por el sistema de listados de los recursos lo
que era suficiente para informar al comerciante respecto de su patrimonio o
capital, ya que los bienes del activo (A) eran iguales a su patrimonio (C), (A
= C). Despus, cuando la empresa fue creciendo, el comerciante solo ya no
poda financiarla y deba ser financiada por parte de otras personas. Pero
exista un inconveniente para ese financiamiento: el agio (beneficio abusivo
obtenido en las actividades de crdito) era prohibido por la iglesia y no
aceptaba este tipo de financiamiento.
Eso oblig a los comerciantes a
asociarse. De ah surge la sociedad como forma de financiamiento de las

empresas. La primera forma de sociedad por aquel entonces fue la sociedad
comandita. Ahora bien, cuando se asocian los seores D y B y forman la
sociedad X, ya no se le puede informar con un simple listado (partida simple),
una parte de los bienes son del seor D y otra parte del seor B, de tal
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
82
manera que los bienes que llamamos activos (A) deben ahora hacerse igual
a C, pero donde C es igual a (D + B), adoptando la forma: A = (D + B), es
decir ahora el activo era igual a la suma de bienes de propiedad del seor D
con los bienes de propiedad del seor B.
Posteriormente, cuando la sociedad fue financiada por recursos externos, es

decir, distinto del de los socios, los activos (A) ya no eran nicamente igual al
capital (C), o sea (D + B), sino que una parte era financiada por los socios y
otra
la constituan los pasivos (P), es decir la parte de los recursos
financiados por terceras personas que no eran propietarias de la empresa.

Como consecuencia de ello surge la partida doble, o sea, el hecho de igualar
el total
de recursos de la empresa (ACTIVO) a sus fuentes de
financiamiento, por una parte la fuente externa (PASIVO) y por otra, la fuente
interna (PATRIMONIO). En sntesis, la ecuacin patrimonial, representa el
equilibrio existente entre los recursos de una empresa y sus fuentes de
financiamiento.
La ecuacin patrimonial se conoce tambin, con los nombres de: ecuacin

contable, ecuacin fundamental, principio del equilibrio, principio de la
lgica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razn a que la
Contabilidad basa sus registros en una ecuacin matemtica que representa
la relacin financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuacin se
sitan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el
lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y
acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,
debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos
y los derechos de los propietarios y terceros. Dicha relacin de equilibrio se
expresa de la siguiente manera:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
83
O tambin:
PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
Ilustracin:
A la fecha, el seor Ricardo Blanco organiza un negocio cuyo objeto
social se orienta a la compra y venta de confecciones. Cuenta con los
siguientes recursos:
En efectivo
: $ 6.000.000
En mercancas
: $ 8.000.000
TOTAL DE RECURSOS (Activo) : $14.000.000

Adems, un Banco de la ciudad le ha concedido un prstamo por valor de
$3.000.000
La anterior informacin comercial, representada a travs de la ecuacin

patrimonial, sera:
PASIVO
ACTIVO
Obligacin con el Banco:
Efectivo
Mercancas
: $6.000.000
: 8.000.000
TOTAL ACTIVO
: $14.000.000
3.000.000
PATRIMONIO
Recursos del propietario:
$ 11.000.000
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $14.000.000
O simplemente:
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
84
ACTIVO =
PASIVO +
$14.000.000
$3.000.000
PATRIMONIO
$11.000.000
3.2 ELEMENTOS: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO

Como ya se dej en claro el concepto de ecuacin patrimonial, es
conveniente ahora que analicemos cada uno de los elementos que la
componen. Veamos:
Activo: De manera general, se podra decir que el activo esta formado

por el conjunto de recursos o propiedades que forman parte de la
empresa y que sirven para cumplir con el objeto social para la cual fue
constituida. Sin embargo, en un sentido ms estricto, Un activo es la
representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico
como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan
a la empresa beneficios econmicos futuros.1
Pasivo: Representa las obligaciones que por diferentes conceptos ha

contrado la empresa o negocio en el desarrollo de su actividad
econmica. O tambin, Un pasivo es la representacin financiera de una
obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en
virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o
proveer servicios a otros entes.2
1
2
PLAN NICO DE CUENTAS. Bogot, Legis, 2013. p.81

Ibid.,p.81
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
85
Patrimonio: En forma simple se puede decir que representa el derecho

real de los propietarios o ...es el valor residual de los activos del ente
econmico, despus de deducir todos sus pasivos.3
En el siguiente cuadro se indicarn algunos ejemplos constitutivos de

la ecuacin patrimonial:
ACTIVO
Caja
PASIVO
PATRIMONIO
Obligaciones financieras Capital
suscrito
Bancos
Proveedores nacionales pagado
Cuentas de ahorro
Costos
Acciones
pagar
Capital
Mercancas...
Retencin en la fuente
naturales
Maquinaria y equipo
Acreedores varios
Donaciones
Terrenos
Imp. Sobre las ventas Reservas obligatorias
gastos
por Aportes sociales

de
personas
Construcciones y edific. por pagar
Utilidad del ejercicio
Equipo de oficina
Cesantas consolidadas
Prdida del ejercicio
Marcas
Ingresos recibidos por Utilidades acumuladas
Patentes
anticipado
Prdidas acumuladas
Aplicacin
Recuerda que la ecuacin patrimonial se puede representar por una balanza,
en el lado izquierdo se indica el activo y en el lado derecho el pasivo y el
patrimonio.
Ibid.,p.81
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
86
Activo
P + Pt
ECUACIN PATRIMONIAL
3.3 EFECTOS DE LAS TRANSACCIONES ECONOMICAS EN LA

ECUACIN CONTABLE
Al aplicar la ecuacin patrimonial, se debe tener en cuenta que en toda

transaccin comercial que celebre la empresa o negocio, siempre se
afectarn uno o ms elementos de la ecuacin. Las variaciones positivas o
negativas que ocurran se pueden generalizar de la siguiente manera:
Aumento en el Activo y Disminucin en el Activo.
Ejemplo: Se
consigna dinero en el Banco.

Aumento en el Activo y Aumento en el Pasivo: Ejemplo: Se compra
a crdito equipo de computacin.
Aumento en el Activo y Aumento en el Patrimonio: Ejemplo: Se
reciben aportes de capital, en efectivo y en especie.
Disminucin en el Activo y Disminucin en el Pasivo: Ejemplo: Se
cancela factura a un proveedor nacional.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
87
Disminucin en el Activo y Disminucin en el Patrimonio: Ejemplo:

Se retira un socio de la compaa y se le devuelven sus aportes
sociales.
3.4 ILUSTRACIN
Para una mayor comprensin, a continuacin se propone un interesante
juego.
Analiza cada una de las siguientes transacciones comerciales, e
indica frente a ellas si hay aumento (+), disminucin (-) o ninguna variacin
(0).
A manera de ejemplo encontrar resuelto las primeras dos (2)
situaciones, continua con las siguientes e indaga y reflexiona para determinar

la explicacin correcta para cada caso.
No.
TRANSACCIN
1. Se compra de contado equipo de oficina.
2. Se recibe un prstamo del Banco Nacional.
3. Se adquiere un vehculo. 60% se cancela con cheque y el
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
A.
0
+
P.
0
+
PT.
0
0
saldo a crdito.
Se cancela un 25% de obligacin financiera.
Se consigna dinero en el Banco Nacional.
Se cancela en efectivo arrendamiento de un local comercial.
Se adquiere mercanca. Un 40% se cancela con cheque y el
saldo a crdito.
Se cancela con cheque servicios pblicos del mes.
Se reciben aportes de capital representados en un lote de
terreno.
Se cancelan en efectivo intereses por obligacin financiera.
Demostracin: Cada una de las anteriores situaciones planteadas, pueden

fcilmente ser demostradas a travs de la construccin de un sencillo modelo
matemtico, acorde con la ecuacin patrimonial. Observe:
Para el primer caso: Se compra de contado un equipo de oficina. Al respecto
la solucin indica que no hay ninguna variacin en el activo, en el pasivo y en
el patrimonio. Por qu?
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
88
Pasos:
1. A falta de informacin adicional, hay que construir una situacin inicial

hipottica:
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
Bancos
Aportes sociales
$5.000.000
$5.000.000
De la representacin anterior, se puede deducir que la empresa a una fecha

determinada posea recursos por valor de $5.000.000 depositados en una
entidad bancaria y proveniente de aportes de capital por el mismo valor.
2. Ahora bien, si la empresa compr de contado un equipo de oficina por

x valor, tendramos la siguiente representacin (Valor supuesto del
equipo $1.000.000):
ACTIVO
Bancos
Equipo de oficina
1) $5.000.000
PASIVO
PATRIMONIO
Aportes sociales
$5.000.000
2) -1.000.000 + 1.000.000
Saldo: $4.000.000 $1.000.000
=======
Recuerde:
=======
$5.000.000
=========
La empresa en su situacin inicial tiene un activo por valor de
$5.000.000, un pasivo $ 0 y un patrimonio por valor de $5.000.000. Ahora

bien, al comprar el equipo por valor de $1.000.000 y pagarlo de contado con
cheque, tiene en Bancos (menos) -$1.000.000 y en equipo de oficina ahora
tiene (ms) +$1.000.000. En conclusin, si bien es cierto que tiene ms
equipos de oficina, tambin es cierto que el disponible en bancos se ha
disminuido en la misma proporcin.
Por tanto, su activo en trminos
generales no ha aumentado con relacin a su situacin inicial, tena
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
89
$5.000.000 en Bancos y ahora posee los mismos $5.000.000, pero

representados as: $4.000.000 en Bancos ms $1.000.000 en Equipos de
oficina.
El pasivo y patrimonio, como se puede observar, no presentan
ninguna variacin por efecto de la transaccin celebrada.
Ahora veamos algunos casos de aplicacin:

El 31 de diciembre de 2001, la compaa xito Ltda. Tena un activo por valor
de $150.000.000 y su patrimonio equivala al 60% de dicho activo.
A 31 de diciembre de 2002, la empresa presentaba la siguiente variacin en

su situacin financiera:
Su pasivo se haba aumentado en un 5% con relacin al ao inmediatamente
anterior por la compra de maquinaria y equipo.
Calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de 2001 y

2002, respectivamente:
Solucin: Para su anlisis y explicacin te invito a construir un modelo como

el siguiente, claro tu puedes mejorarlo, utiliza tu capacidad creativa e
imaginacin:
ACTIVO
31-12-2001
$150.000.000
PASIVO
PATRIMONIO
$90.000 000
Recuerda que el 60% de $150.000.000 es $90.000.000. Ahora, cmo

encontrar el valor del pasivo? No olvides, que la ecuacin patrimonial,
tambin se puede expresar, como ya se indic anteriormente, as:
PASIVO = ACTIVO PATRIMONIO. Claro es la formula perfecta para
hallar el valor del pasivo!
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
90
PASIVO = $150.000.000 - $90.000.000

PASIVO = $60.000.000
Volvamos al modelo anterior:
ACTIVO
31-12-2001
$150.000.000
PASIVO
$60.000.000
PATRIMONIO
$90.000 000
Que interesante!, observa: al sumar el pasivo ms el patrimonio

($60.000.000 + $90.000.000 nos da igual a $150.000.000).
Continuemos:
Para calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de

2002, tenemos que identificar las variaciones que se han originado por el
pasivo se haba aumentado en un 5% con relacin al ao inmediatamente
anterior por la compra de maquinaria y equipo.
ACTIVO
31-12-2001
$150.000.000
Variacin:
+3.000.000
PASIVO
$60.000.000
PATRIMONIO
$90.000.000
+3.000.000
Por qu +$3.000.000 en el activo y en el pasivo? Primero calculamos el

5% de $60.000.000 que era el valor del pasivo del ao inmediatamente
anterior y nos da igual a $3.000.000.
Luego analizamos la informacin
suministrada: El pasivo haba aumentado en un 5% por la compra de

maquinara y equipo. Es decir, al comprar maquinaria y equipo por valor de
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
91
$3.000.000 es lgico suponer que ahora la empresa tiene ms activos, pero

tambin tiene ms obligaciones y en la misma proporcin.
Finalmente, podemos calcular el activo, pasivo y patrimonio a 31 de

diciembre de 2002. Para ello bastar con realizar las operaciones indicadas,
as:
ACTIVO
PASIVO
$60.000.000
PATRIMONIO
31-12-2001
$150.000.000
$90.000.000
Variacin:
+3.000.000
31-12-2002
$153.000.000
$63.000.000
$90.000.000
==========
==========
==========
+3.000.000
Observa que al sumar el pasivo y el patrimonio ($63.000.000 + $90.000.000),

se obtiene un total de $153.000.000 que corresponde al valor del activo, es
decir la ecuacin est equilibrada. Esa es la razn por la cual al final se
cierra el activo, pasivo y patrimonio con el smbolo igual (=).
3.5 PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE

SISTEMA DE PARTIDA
DOBLE
Benedetto Cotrugli
Rangeo
Representantes
Lucca Paciolo
Personificacin de las
Cuentas
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
92
Equilibrio aritmtico en cada registro .

Personalidad propia de cada empresa.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman su
patrimonio.
Las cuentas abiertas a nombre de personas sern deudoras o
acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores tambin sern
deudoras o acreedoras.
Homogeneidad contable de cada cuenta.
No hay deudor sin acreedor y viceversa
Normas para Debitar y Acreditar una Cuenta
Activos, costos y gastos aumentan en el

debe y disminuyen en el haber
Pasivos, patrimonio e ingresos

aumentan en el haber y disminuyen en
el debe

Para comprender el concepto y reconocer la importancia del sistema de
partida doble o tambin llamado sistema digrfico (doble registro), es
necesario hacer una revisin de sus aspectos histricos ms sobresalientes.
Este importante sistema de registro, fue conocido con el nombre de Alla
Veneciana, o sistema a la veneciana.
Fue pionero Benedetto Cotrugli
Rangeo, nativo de Dalmacia (Italia), quien en su obra De la mercanca al

mercado perfecto, terminada el 25 de agosto de 1458, estableci la
identidad de la partida doble, sealando adems, el uso de tres libros:
Giornale (Diario), cuaderno (Mayor) y memoriale (borrador o recordatorio).
De igual manera el monje matemtico Lucas Pacioli, difusor principal de este

sistema, mediante la publicacin de su obra el 10 de noviembre de 1494
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
93
titulado Summa aritmtica, geometra, proporcin y proporcionalidad,

en el cual dedic una seccin para dar a conocer los principios y aplicaciones
de la partida doble.
Pero... en qu consiste
dicho sistema?
El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificacin de

las cuentas que se sustenta en los siguientes principios bsicos:
Debe existir equilibrio aritmtico en cada registro: El valor anotado en la

columna de una cuenta, deber ser tambin indicado en la columna contrara
y por el mismo valor.
La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez

constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente
considerados.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y

representados por su capital.
Segn la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de

personas sern deudoras o acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como

personas y por tanto tambin sern deudoras o acreedoras.
Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre s homogeneidad

contable.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
94
En toda operacin o transaccin no hay deudor sin acreedor y viceversa.
3.6 LAS TRANSACCIONES

Son toda operacin con valor monetario que da lugar a cambios en la
ecuacin contable, ya sea por aumento o disminucin en uno o varios de sus
componentes, activo, pasivo o patrimonio.
Las transacciones comerciales, siempre se trasladan primero en el libro caja

diario, luego los montos acumulados de este libro se trasladan al mayor y
balances.
El libro caja diario: en donde se anota lo que ocurre diariamente en un

negocio.
El libro mayor y balance: muestra los saldos acumulados de las cuentas, que
han ido movindose en el libro diario; se identifica como una simple cuenta T.
3.7 CONCEPTO DE DBITO Y CRDITO

De acuerdo con la naturaleza de la cuenta y segn sistema de partida doble,
toda cuenta tendr para su registro dos columnas Debe y Haber. Sus
aumentos o disminuciones podrn ser indicados simplemente anotando su
valor en una de las dos columnas, teniendo en cuenta las siguientes normas:
Debito: Es el registro de una disminucin en una cuenta de naturaleza
pasiva, o de patrimonio. Es adems, el registro de un aumento en la
cuenta de egresos o gastos.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
95
Crdito: Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza

pasiva o de patrimonio, y una disminucin de una cuenta de naturaleza
activa. Es, adems, el registro de un aumento en una cuenta de
ingresos.
Cuentas del activo: Toda cuenta del activo aumenta en el debe y
disminuye en el haber.
ACTIVO
Debe
Haber
Aumentos
Disminuciones
Cuentas del pasivo: Toda cuenta del pasivo aumenta en el haber y

disminuye en el debe
PASIVO
Debe
Haber
Disminuciones
Aumentos
Cuentas del patrimonio: Toda cuenta del patrimonio aumenta en el haber

y disminuye en el debe.
PATRIMONIO
Debe
Haber
Disminuciones
Aumentos
Cuentas de gastos: Toda cuenta de gastos aumenta en el debe y

disminuye en el haber
GASTOS
Debe
Haber
Aumentos
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
Disminuciones
96
Cuentas de ingresos: Toda cuenta de ingresos aumenta en el haber y

disminuye en el debe.
INGRESOS
Debe
Haber
Disminuciones
Aumentos
3.8 MODALIDADES DE REGISTROS

Se pueden clasificar de dos formas:
3.8.1. REGISTROS SIMPLES
Son aquellos en los cuales las columnas del debe, es afectada por un solo
registro, contra otro registro nico en la columna del haber. Es decir, se
afecta una sola cuenta en el debe y una en el haber.
Ejemplo: El 12 de marzo, se consigna en el Banco de Bogot $1.500.000
Las cuentas que se afectan son Bancos y Caja (Ambas cuentas pertenecen
al activo)
BANCOS
Debe
Haber
1.500.000
CAJA
Debe
Haber
1.500.000
3.8.2 REGISTROS COMPUESTOS

Son aquellos en los que las columnas del debe y el haber son afectadas por
ms de un registro monetario. Es decir, en una misma transaccin se
efectan una o varias cuentas en el debe y uno o varias cuentas en el haber.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
97
Ejemplo: La compaa Madeflex Ltda. Adquiere mercancas para la venta por

valor de $2.000.000, cancela de contado
$1.000.000, y el resto a cancelar
en 20 das.
Codigo
1435
Cuenta
Mercancias
Debito
2.000.000
1110
Bancos
1.000.000
2205
C x pagar a proveedores
1.000.000
Sumas iguales -------------------------------------- 2.000.000
Crdito
2.000.000
3.9 TALLER DE APLICACIN

Cmo hago para
llevar mis cuentas en
mi pequeo
negocio?
Si su negocio es pequeo, mediano o grande, sea cual fuere su actividad

econmica, llevar su contabilidad aplicando el principio de Ecuacin
Patrimonial y el sistema de partida doble, resulta muy prctico y sencillo,
Observe!
El 1 de junio, se organiza la empresa Lavautos del Caribe Ltda.. Sus

socios realizan el siguiente aporte de capital: $32.000.000 en efectivo y
$1.500.000 representados en equipos de oficina.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
98
El 4 de junio, se consigna en el Banco de Occidente (Cuenta corriente)

un 60% del disponible. En la misma fecha, se deposita en cuenta de
ahorros del Banco Davivienda, el 40% del disponible.
El 7 de junio, se adquieren escritorios y archivadores por un valor total

de $4.200.000. Un 40% se cancela con cheque del Banco de Occidente
y el saldo a crdito (60 das de plazo).
El 10 de junio, se adquiere papelera y dems tiles de oficina por valor

de $150.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.
El 14 de junio, se adquieren equipos y herramientas por valor de

$5.000.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.
El 17 de junio, se compra un computador por valor de $2.000.000. Un

30% se cancela con cheque del Banco de Occidente y el saldo a 90
das de plazo.
El 20 de junio, se cancela arrendamiento de un local comercial

correspondiente a los meses de junio y julio por valor de $300.000 cada
mes.
El 23 de junio, se prestan servicios de lavado y mantenimiento de

vehculos por valor de $8.000.000. Nos cancelan en efectivo.
El 26 de junio, se consigna en el Banco de Occidente un 55% del

efectivo disponible. El restante 45% se deposita en cuenta de ahorros
del Banco Davivienda.
El 28 de junio, se prestan servicios de mantenimiento de vehculos por

valor de $12.000.000. Un 70% nos cancelan en efectivo y el saldo a
crdito (30 das de plazo).
El 30 de junio, con cheque del Banco de Occidente se cancelan los

siguientes gastos:
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
99
Sueldos
$3.000.000
Servicios pblicos:
$ 200.000
No quiero perderme ni
un detalle de la
solucin!
SOLUCIN:
ASIENTOS DE DIARIO:
Se registran en forma cronolgica cada una de las cuentas afectadas por las
transacciones comerciales
1 DE JUNIO:
CAJA
Debe
EQ. DE OFICINA
Haber
32.000.000
Debe
Haber
APORTES SOCIALES
Debe
1.500.000
Haber
33.500.000
4 DE JUNIO:
BANCOS
Debe
CTAS. DE AHORRO
Haber
19.200.000
FUNDAMENTOS
Debe
12.800.000
DE
CONTABILIDAD
Haber
CAJA
Debe
Haber
32.000.000
100
7 DE JUNIO:
EQ. DE OFICINA
Debe
Haber
BANCOS
Debe
4.200.000
Haber
ACREEDORES VRS.
Debe
1.680.000
Haber
2.520.000
10 DE JUNIO:
DIVERSOS (Papelera...)
Debe
Haber
BANCOS
Debe
150.000
Haber
150.000
14 DE JUNIO:
MAQ. Y EQUIPO
Debe
Haber
BANCOS
Debe
5.000.000
Haber
5.000.000
17 DE JUNIO:
EQ. DE COMP. Y COM
Debe
Haber
BANCOS
Debe
2.000.000
Haber
600.000
ACREEDORES VRS.
Debe
Haber
1.400.000
20 DE JUNIO:
GASTOS PAG. POR ANT.
BANCOS
(Arrendamientos)
Debe
Haber
Debe
600.000
Haber
600.000
23 DE JUNIO:
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
101
COM. AL POR MAY. Y M.

CAJA
Debe
(Mantenimiento, reparacin y...)
Haber
Debe
Haber
8.000.000
8.000.000
26 DE JUNIO:
BANCOS
Debe
CUENTAS DE AHORRO
Haber
4.400.000
Debe
Haber
CAJA
Debe
3.600.000
Haber
8.000.000
28 DE JUNIO:
CAJA
Debe
INGR. POR COBRAR
Haber
8.400.000
Debe
Haber
Debe
3.600.000
Haber
12.000.000
30 JUNIO:
GASTOS DE PERSONAL
SERVICIOS
(Sueldos)
Debe
Haber
3.000.000
FUNDAMENTOS
Debe
200.000
DE
CONTABILIDAD
Haber
BANCOS
Debe
Haber
3.200.000
102
MAYORIZACIN
Resumir, totalizar y determinar el saldo de cada una de las cuentas afectas
CAJA
Debe
32.000.000
8.000.000
8.400.000
BANCOS
Debe
Haber
Haber
32.000.000
8.000.000
19.200.000
4.400.000
48.400.000 40.000.000
8.400.000
1.680.000
150.000
5.000.000
600.000
600.000
3.200.000
CUENTAS DE AHORRO
Debe
Haber
12.800.000
3.600.000
16.400.000
23.600.000 11.230.000
12.370.000
EQ. DE OFICINA
Debe
Haber
1.500.000
4.200.000
5.700.000
EQ. DE COMP. Y COM

Debe
Haber
2.000.000
GASTOS PAG. POR ANT.

(Arrendamientos)
Debe
5.000.000
GASTOS DE PERSONAL
INGR. POR COBRAR
(Sueldos)
Haber
Debe
3.600.000
Haber
600.000
SERVICIOS
Debe
Haber
200.000
FUNDAMENTOS
MAQUIN. Y EQUIP.
Debe
Haber
DIVERSOS (Papelera,...)
Debe
Haber
150.000
DE
CONTABILIDAD
Debe
Haber
3.000.000
ACREEDORES VARIOS
Debe
Haber
2.520.000
1.400.000
3.920.000
103

APORTES SOCIALES
Debe
Haber
Debe
Haber
8.000.000
12.000.000
20.000.000
33.500.000
3.10 BALANCE DE PRUEBA

O Balance de comprobacin, es un borrador que prepara el contador con el fin de
verificar que el total de las cuentas con saldo dbito sea igual al total de las cuentas
con saldo crdito. Es una etapa previa a la preparacin de los Estados financieros.
LAVAUTOS DEL CARIBE LTDA.

BALANCE DE PRUEBA
30 de junio de xxxx
No.
CUENTAS
1.
Caja
2.
Bancos
3.
Cuentas de ahorro
4.
Ingresos por cobrar
5.
Gastos pagados por anticipado
6.
Maquinar y equipo
7.
Equipo de oficina
8.
Equipo de computacin y comunicacin
9.
Gastos de personal (Sueldos)
10. Servicios
11. Diversos (tiles, papelera y fotocopias)
12. Acreedores varios
13.. Aportes sociales
14. Comercio al por mayo y al por menor
SUMAS IGUALES:
Dbito
Crdito
$8.400.000
12.370.000
16.400.000
3.600.000
600.000
5.000.000
5.700.000
2.000.000
3.000.000
200.000
150.000
57.420.000
$3.920.000
33.500.000
20.000.000
57.420.000
RESUMEN
Se
manejaron conceptos bsicos de contabilidad bajo diferentes criterios
tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la
importancia de la
contabilidad frente a los procesos de internacionalizacin y globalizacin de

la economa, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de
organizacin, tamao de empresa o actividad econmica, requieren de la
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
104
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus

operaciones comerciales.
Se estudia la relacin de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en

especial con la administracin y su articulacin con la planeacin,
organizacin, direccin y control y su importancia en el proceso de toma de
decisiones en el rea financiera.
La ecuacin patrimonial se conoce tambin, con los nombres de: ecuacin

contable, ecuacin fundamental, principio del equilibrio, principio de la
lgica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razn a que la
Contabilidad basa sus registros en una ecuacin matemtica que representa
la relacin financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuacin se
sitan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el
lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y
acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,
debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos
y los derechos de los propietarios y terceros.
El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificacin de

las cuentas que se sustenta en los siguientes principios bsicos:
Debe existir equilibrio aritmtico en cada registro: El valor anotado en la
columna de una cuenta, deber ser tambin indicado en la columna contrara
y por el mismo valor.
La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez
constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente
considerados.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y
representados por su capital.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
105
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
Segn la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de

personas sern deudoras o acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como
personas y por tanto tambin sern deudoras o acreedoras.
Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre s homogeneidad
contable.
En toda operacin o transaccin no hay deudor sin acreedor y viceversa.
AUTOEVALUACIN
Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexin y anlisis.
.
1. Con qu nombre tambin se conoce o conoces La Partida Doble?
2. Cules son los elementos de la Ecuacin Patrimonial?
3. Qu es para Ti un Pasivo y un Activo? Como lo aplicas, en las
diferentes transacciones dadas?
4. Cules efectos suelen surgir de las Transacciones de la Ecuacin
Patrimonial?
5. Que debe existir en cada registro para que halla, o se de la Partida
Doble?
6. Cuantas modalidades de registros contables hay y como se
clasifican?
105
SOPORTES Y
CONTABILIDAD
LIBROS
UNIDAD 4
DE
PRESENTACIN
En la contabilidad para poder registrar una transaccin es importante contar
con un documento soporte que sustente la ocurrencia del hecho econmico,
de igual forma estos documentos soportes constituyen el punto de partida
para la elaboracin de los comprobantes de contabilidad que constituyen la
base para el registro en los libros de contabilidad principales y auxiliares,
todo registro contable debe estar amparado con un soporte contable.
Es importante que el administrador de empresas (privado o pblico) adquiera

las competencias necesarias para el diligenciamiento de todos y cada uno
de los comprobantes, soportes contables y libros de contabilidad.
PROBLEMA
En el proceso de registro de la informacin contable, cules son los
principales libros de contabilidad y como se soportan las transacciones
realizadas por la empresa.
Disear y elaborar los comprobantes de contabilidad.
Disear y elaborar los diferentes soportes contables.
Registrar la informacin en los comprobantes de contabilidad
basndose en los documentos soportes.
Conceptuar sobre los aspectos normativos y contables de los
libros de contabilidad
Aplicar las tcnicas de registros de acuerdo a los principios
normativos vigentes.
MODULO DE CONTABILIDAD
108

UNIDAD 4

ACTIVIDADES.
Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como
Autoevaluacin.
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin
MODULO DE CONTABILIDAD
109
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
EVALUACIN INICIAL
1.
Qu es un comprobante de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
Qu se entiende por documento fuente o soportes de

contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
Cules son los Principales soportes utilizados en la

contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
110
CECAR
4.
Cules son los libros de contabilidad?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
5.
Qu aspectos normativos hay que tener en cuenta en el

diligenciamiento de los libros de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
6.
Qu es un libro de actas?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
111
CECAR
4. SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
4.1 CONCEPTO DE SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de
contabilidad respectivos o dejar constancia de estos de tal circunstancia. Se
archivan en orden cronolgico, de tal manera que sea posible su
verificacin. Los soportes contables, son los medios escritos con los cuales
pueden justificarse una transaccin u operacin comercial realizada por el
ente econmico o empresa
4.2 CLASES DE SOPORTES
Los soportes son de orden interno o externo
4.2.1 SOPORTES INTERNOS

Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la
empresa para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su
gran mayora se disea de acuerdo con la necesidad de informacin o los
parmetros o los parmetros especficos de control.
4.2.1.1 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO

Este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan
dineros a la empresa y tambin se conoce como comprobante de ingreso.
Contiene la siguiente informacin.
Nmero: Consecutivo para control.
Persona o entidad de quien recibe: Natural o jurdica, nmero de cdula o
NIT.
Fecha: Da, mes y ao de ingreso.
Concepto y valor: Motivo y monto del ingreso en nmeros y letras.
Forma de pago: Cheque, tarjeta de crdito, efectivo.
112
CECAR
Imputacin contable: Cdigo auxiliar de las cuentas
que se debitan y
acreditan y valores.
Firma y sello: Funcionario responsable que recibe el dinero.
Membrete. Indicar en forma preimpresa apellidos y nombre o razn social,
cdula o NIT, direccin de la empresa.
4.2.1.2. COMPROBANTE DE BANCO O EGRESO

Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a
favor
de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es
aconsejable que todos los desembolsos se efecten con cheque. Se

recomienda que en ningn caso se efecten desembolsos en efectivo, con
excepcin de los pagos de menor cuanta, para los cuales se utilizara la caja
menor.. Por lo general se elabora en original y dos copias, original para
contabilidad, una copia para consecutivo y la otra para el beneficiario del
pago.
4.2.1.3 SALIDA DE ALMACEN O REMISION

En las operaciones de venta de mercanca para efectos de control de
inventarios, se generan documentos que se registran contablemente pero
que sirven de soporte de esas facturas. Estos documentos son la remisin
de salida de almacn.
Se elaboran en original y copia; original para el cliente y copia para el
consecutivo y registro de kardex.
4.2.1.4 NOTAS DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable especfico, como es el caso de los asientos
113
CECAR
de correccin, depreciaciones, amortizaciones, ajustes, y sierre adems de

las compras al rgimen simplificado.
4.2.2 FACTURA DE VENTA

Una vez despachada
la mercanca y recibida la copia de la remisin
debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla recibido a

satisfaccin, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente.
El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de

la mercanca despachada o servicio prestado al cliente.
Una factura contiene bsicamente los siguientes datos:

Denominacin: Indicar expresamente factura de venta preimpreso a travs
de medios litogrficos, tipogrficos o similar.
Identificacin del vendedor o de quien presta el servicio: Apellidos y nombre

o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente
impresos.
Identificacin del adquiriente de los bienes y servicios: Apellido y nombre o

razn social del adquiriente, cuando este exija la discriminacin del
impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las
ventas con derecho al correspondiente descuento.
Numeracin consecutiva: Debe estar preimpreso
a travs de medios
litogrficos, tipogrficos o similares.
Fecha de la expedicin: Da, mes y ao de facturacin. Debe corresponder

a la realizacin de la operacin de venta y/o prestacin del servicio.
114
CECAR
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios

prestados: Descripcin, cantidad, precio unitario, valor de la mercanca o
servicio, descuentos recargos.
Cuando la operacin comprenda venta y
prestacin de servicios, la descripcin comprender
igualmente unos y
otros.
Valor total de la operacin: Debe incluirse el monto total de la operacin,

independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la
factura en varias hojas, el valor de la operacin deber constar en la
ltima, y podr subtotalizarse en cada una de ellas.
Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transaccin

efectuada, tambin debern constar en nueva factura, sin perjuicio de los
comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los
correspondientes libros.
Identificacin del impresor. La factura debe contener el nombre o razn
social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar
previamente impresos.
Calidad de agente retenedor del IVA: Indicarse mediante cualquier medio

mecnico, manual o sello.
En todo caso deber constar cuando quien
expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre

las ventas 5por operaciones con responsables del rgimen comn.
Discriminacin del impuesto sobre las ventas: La discriminacin del

impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la
factura sea expedida por un responsable del rgimen comn. Sin perjuicio
de lo anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos
deber incluirse en el precio de venta al pblico.
115
CECAR
4.2.3 NOTA CRDITO

Este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente
que su deuda se ha visto disminuida por algn concepto.
El objetivo fundamental de la nota crdito es informar sobre la disminucin o
cancelacin de una deuda.
Contiene bsicamente los siguientes datos:
Nmero: Consecutivo para control.
Persona a quien se le notifica: Natural o jurdica.
Identificacin: Cdula o NIT.
Direccin: De la persona a quien se notifica.
Fecha: Da, mes y ao de la notificacin.
Concepto: Motivo especfico de la informacin.
Valor: Monto total acreditado.
Imputacin
contable: Cdigo auxiliar de las cuentas que se debitan o
acreditan y valores.
Firma responsables: Quien elabora, aprueba y contabiliza.
4.2.4 COMPROBANTE DE DIARIO O RESUMEN

Cuando la empresa no tiene sistematizada su contabilidad, es decir que no
se apoya en programas de computado, el registro de las operaciones en los
libros tanto auxiliares como oficiales debe hacerse en forma manual. Como
en los libros oficiales se hara dispendioso y poco practico el registro de
cada documento, se acostumbra a resumir en un solo comprobante cada
transaccin realizada en un periodo determinado que puede ser semana,
quincenal o mensual; por ejemplo: los comprobantes de egreso o de banco,
los ingresos o recibos de caja, las facturas de venta o facturas de compra.
En este documento de diario o de resumen, se abrevian todas las
transacciones para cada una de las cuentas.
116
CECAR
4.3 COMPROBANTES EXTERNOS

Son todos aquellos documentos que sirven de soporte a las transacciones,
pero son elaborados por terceros, como consignaciones bancarias, notas
bancarias debito y crdito, pagares, letras de cambio, remisiones, facturas
de compras entre otras.
4.3.1 CHEQUE
Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta
corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de
dinero a una persona natural o jurdica, previa la presentacin del mismo.
Nombre del banco girado: Donde se tiene la cuenta corriente. (preimpreso).
Serie y nmero del cheque: Consecutivo para control. (preimpreso).
Ciudad y fecha de expedicin: Lugar, da, mes y ao de la orden de pago.
Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurdica autorizada para cobrar

el cheque.
Valor: En nmeros y letras del monto que se ordena pagar.
Girador: Firma del titular de la cuenta corriente.
Nmero de la cuenta corriente: Identificacin de la cuenta. (preimpreso).
117
CECAR
4.3.2 PAGAR
Es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete
con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo
determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en
papel de seguridad. Es de circulacin privada y lo utilizan principalmente las
entidades de crdito.
Nmero: Consecutivo de control.
Valor: Monto de la obligacin en nmeros y letras.
Fecha de vencimiento: Da, mes y ao cuando se cancelar la obligacin.
Identificacin del suscriptor: Nombre de quien se compromete con su firma a

cancelar el pagar.
Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelar el

pagar.
Inters pactado. Tanto por ciento.
Estipulaciones: Condiciones pactadas para garantizar el pago.
Firmas: Deudor y codeudor.
118
CECAR
4.3.3 LETRA DE CAMBIO

Es un documento negociable, mediante el cual una persona ordena a otra
que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar
determinado y en un tiempo estipulado.
Contiene los siguientes datos.
Nmero: Consecutivo de control.
Fecha: Da, mes y ao de expedicin.
Valor: En nmeros y letras.
Girado: Nombre de la persona que deber efectuar el pago.
Lugar: Sitio donde se har efectivo el pago.
Fecha de vencimiento: Da, mes y ao cuando se efectuar el pago.
Beneficiario: Persona a la orden de quien se har el pago.
Inters pactado: Tanto por ciento mensual acordado por mora.
Girador o librador: Persona que autoriza el pago.
Aceptada: Firma del girado.
4.3.4 CONSIGNACIONES BANCARIAS

Este comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada
cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas de crdito
119
CECAR
en la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignacin

tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del banco.
El objetivo fundamental del
comprobante de consignacin es servir de
constancia del valor depositado en una cuenta corriente bancaria.
Un comprobante de consignacin
contiene bsicamente, los siguientes
datos:
Fecha: Da, mes y ao de la consignacin; ciudad y oficina bancaria.
Nmero de la cuenta corriente: La que se beneficiar con la consignacin.
Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o cdigo del banco
emisor de los cheques y valor girado.
Nombre del titular de la cuenta: Persona natural o jurdica
Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en
cheques de otros bancos y recibos de tarjetas de crdito.
Total consignacin: La suma de los valores consignados en efectivo y en
cheques.
Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la
consignacin.
Firma del depositante: Persona encargada de hacer la consignacin.
4.3.5 SOPORTES DE COMPRAS EFECTUADAS

Como soporte de las compras de mercancas se recibirn facturas
expedidas por los proveedores. Este comprobante, como se sabe, es
utilizado para acreditar la transferencia de dominio de los bienes o servicios
con su precio unitario, cantidad y valor total. Por disposiciones legales, en
cada pas se establecen los requisitos mnimos que deben cumplir las
facturas para que sean aceptadas como deduccin. Cuando se compra
deben tenerse en cuenta los requisitos mnimos como: control de
numeracin consecutiva, razn social e identificacin del vendedor,
120
CECAR
direccin, registro y rgimen del impuesto a las ventas al cual pertenece,

entre otros.
4.3.6 ENTRADA DE ALMACN O INFORME DE RECEPCIN DE MERCANCAS

Cuando se efecta una compra de mercanca, para efectos de control
interno del almacn y de contabilidad, se hace necesario soportar cada
compra con una entrada de almacn o informe de recepcin. Este
documento elaborado internamente por la empresa, permitir en caso de
utilizar el sistema de inventario permanente, el control por articulo o
simplemente verificar el ingreso a la empresa de esas mercancas,
independientemente del sistema de inventario que se utilice.
Este documento se diligencia generalmente en original y una copia, original
para contabilidad, anexo al original de la factura del proveedor.
La copia para control del consecutivo o para su registro en el kardex.
4.3.7 NOTAS BANCARIAS DBITO Y CREDITO

Estos documentos recibidos de las entidades bancarias nos permiten
soportar y registrar todas las transacciones diferentes de consignaciones;
por ejemplo: el cargo por intereses sobre obligaciones, suministros de
chequeras con cargo a cuenta corriente, comisiones u omisiones etc.
121
CECAR
4.4 LIBROS DE CONTABILIDAD

ASPECTOS NORMATIVOS
LIBROS DE
CONTABILIDAD
REGISTRO
EXHIBICIN
PROHIBICIONES
CORRECCIN DE ERRORES
CONSERVACIN Y DESTRUCCIN
4.4.1 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboracin de lo estados

financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que
garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a
que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y
tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Los libros de Contabilidad son necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones: diariamente,

semanalmente, etc. o por resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta.
122
CECAR
3. Determinar el valor de los activos del ente econmico, el movimiento de

los aportes de capital, entre otros.
Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar
libros auxiliares necesarios para:
a) Identificar las transacciones en forma individual.
b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.
c) Conocer cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as
como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones.
d) Controlar las mercancas.
e) Conciliar estados financieros bsicos cuando han sido preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.
4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la

direccin, administracin y control del ente econmico.
NOTA: La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y
nmero de libros obligatorios, pero si han sealado que se deben llevar los
libros necesarios o indispensables para conocer la situacin econmica y
financiera del ente. Es as que de la lectura de los artculos 50, 52 y 53 del
Cdigo de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y
balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.
4.4.2 REGISTRO DE LOS LIBROS

Para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades
competentes en el lugar de su domicilio principal. Los libros auxiliares no
requieren ser registrados. Para registrar los libros deben estar blanco y
123
CECAR
adems que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o que deba ser
sustituido por causas ajenas a la empresa o negocio.
Cuando la falta de un libro de contabilidad se deba a prdida, extravo o
destruccin,
se
debe
presentar
la
copia
autntica
del
denuncio
correspondiente.
Los libros pueden ser llevados en formas continuas, hojas removibles, 0
series continuas de tarjetas; en todo caso deben ser autenticadas mediante
un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
NOTA: Aunque la ley no fija expresamente un plazo o trmino especial para

la inscripcin de los libros ante el registro mercantil, se entendera que
inscrita la sociedad en este registro, en forma inmediata debe presentar al
mismo sus libros de comercio con el fin de que sean registrados; adems,
los efectos ante terceros solo se producen a partir de la fecha de tal
inscripcin.
4.4.3
LUGAR DONDE
SE
EXHIBEN
FORMA
DE
LLEVAR
LOS
LIBROS
DE
CONTABILIDAD
Se deben exhibir o presentar en el domicilio principal de la empresa o
negocio.
Su diligenciamiento puede hacerse mediante procedimientos de reconocido
valor tcnico contable, en forma manual, mecanizada o electrnica, en todo
caso la empresa debe asegurar los medios necesarios para consultar y
reproducir los asientos contables.
Al registrar en los libros los comprobantes de contabilidad que respalden las
diferentes transacciones comerciales, se debe anotar el nmero y fecha de
los mismos.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben
totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
124
CECAR
4.4.4 PROHIBICIONES
En los libros de contabilidad se prohbe:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los

asientos o a continuacin de los mismos.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado

si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
4.4.5 CORRECCIN DE ERRORES
Cuando los errores se deban a trascripcin, se corregir mediante una

anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de
reconocido valor tcnico. Si para corregir un error se debe anular folios, se
sealar sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, indicando el
nombre completo del responsable de la anotacin. Adems, tal como lo
manifiesta El Cdigo de Comercio en su artculo 57 numeral 3, los errores u
omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento
en la fecha en que ellos se advirtieren.
125
CECAR
4.4.6 CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE LIBROS

Las empresas o negocios deben conservar debidamente ordenados los
libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de
las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones, salvo lo dispuesto en normas especiales, los
documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte
(20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos
diez (10) aos.
De igual manera, cuando ocurra prdida, extravo o
destruccin de los libros o papeles, la empresa debe denunciar ante las

autoridades competentes, tal situacin. En tal caso, los registros en los
libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su
prdida, extravo o destruccin, tomando como base los comprobantes de
contabilidad,
las
declaraciones
tributarias,
los
estados
financieros
certificados, informes de terceros y los dems documentos que se

consideren pertinentes o se pueden remplazar los papeles extraviados,
perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en
poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando
el motivo de la reposicin.
126
CECAR
4.4.7 CLASES
LIBROS DEL COMERCIANTE
Obligatorios para
sociedades
De contabilidad
Indispensables
DE ACTAS
Diario Columnario
DE SOCIOS O
ACCIONISTAS
Mayor y Balances
Inventarios y
Balances
Auxiliares
4.4.7.1 LIBROS PRINCIPALES
Aunque la ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y

nmero de libros obligatorios, sin embargo si han sealado que se deben
llevar los libros necesarios o indispensables para conocer la situacin
econmica y financiera del ente. Es as que de la lectura de los artculos 50,
52 y 53 del Cdigo de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro
mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario,
respectivamente.
4.4.7.2 LIBROS AUXILIARES
Son aquellos donde se registran en forma analtica y detallada, los valores e

informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el
nmero de auxiliares necesarios, de acuerdo con su tamao y catlogo de
cuentas que maneje. Esto permite dividir las funciones de registro entre
127
CECAR
varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas
removibles, donde a cada cuenta y subcuenta de le asigna un folio.
4.4.8 CARACTERSTICAS
PRINCIPALES
LIBROS DE
CONTABILIDAD
Diario columnario
Mayor y Balances
Inventarios y
Balances
AUXILIARES
Caja
Bancos
Clientes
Proveedores
nacionales
Gastos, etc.
4.4.9 LIBROS PRINCIPALES
4.4.9.1 DIARIO COLUMNARIO
En este libro registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego

trasladar los movimientos dbitos y crditos de las cuentas al libro mayor y
balances, cuando el proceso contable se hace manualmente.
Una de las principales caractersticas de este libro es el del diseo en
columnas dobles, para registrar en ellas los valores debito y crdito que
resultan del resumen de las transacciones.
Diseo:
. Primera columna: corresponde al ao de las operaciones.
. Segunda columna: corresponde a descripcin o detalle.
. Tercera columna: para el nmero de comprobantes.
128
CECAR
. Cuarta columna: a partir de esta, en columnas dobles para registro de los

movimientos debitos y crditos de cada cuenta.
4.4.9.2. MAYOR Y BALANCES
En este libro se registra la informacin contable proveniente del libro diario
columnario.
Las caractersticas de su diseo son las siguientes:
. Primera columna: para anotar el cdigo de la cuenta.
. Segunda columna: debe ser amplia para anotar el nombre de la cuenta.
. Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, tanto dbitos
como crditos.
. Cuarta columna: debe ser doble para anotar el movimiento de las
operaciones dbitos y crditos del mes, traslados del libro diario columnario.
. Quinta columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos
dbitos o crditos de las cuentas, teniendo en cuenta su naturaleza.
4.4.9.3 INVENTARIOS Y BALANCES
Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciacin y los balances
generales de cada uno de los ejercicios siguientes:
Su manejo ser de una sola vez por ao. En el se resume el balance
general en una fecha determinada, final del ejercicio, es decir diciembre 31 y
presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma
global. En la mayora de las cuentas se hace necesario discriminar como
estn conformados esos saldos.
Consta de cinco columnas con las caractersticas siguientes:
. Primera columna: codigo de la cuenta y subcuenta.

. Segunda columna: para el nombre de las cuentas
. Tercera columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.
. Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas deudoras.
129
CECAR
. Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas acreedoras.
Para su manejo, en el caso de llevar la contabilidad en forma manual, se

toman los saldos del cierre del ejercicio.
4.4.9.4 LIBROS AUXILIARES
Auxiliares de Control: Las empresas que realizan operaciones
comerciales con numerosas personas, necesitan detallar y
ampliar la informacin de una cuenta en varias subcuentas; para
evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de
muchos registros individuales de una cuenta se abre una cuenta
control, donde de registran los valores totales del movimiento
dbito o crdito de cada cuenta, tomados de las columnas
parciales del comprobante de contabilidad.
De Cuentas Auxiliares: Cada vez que en los libros Diario y Mayor

se registre un valor en unas cuentas principal o grupo, se deben
registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a
las subcuentas y auxiliares.
La informacin se toma de las
columnas parciales del comprobante de contabilidad. La suma

de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del
control, y la suma de los saldos de los auxiliares debe coincidir
con el saldo de la respectiva subcuenta.
El Krdex: Es una forma de auxiliar para el control de las

mercancas.
Ofrece informacin inmediata acerca de las
existencias y costo de un producto.

El objeto fundamental del krdex es el de disponer de un control
permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artculos,
130
CECAR
con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la

venta.
Contiene los siguientes datos:
Fecha: Da, mes y ao de entrada o salida de la mercanca.
Descripcin: Detalle de la transaccin que afecta el saldo.

Valor unitario: Precio de compra de las existencias segn mtodo aplicado
(promedio ponderado, Ueps, Peps).
Entradas: Cantidad y valor de las mercancas recibidas.

Salidas: Cantidad y valor (costo) de las mercancas despachadas.
Saldo: Cantidad y valor de las mercancas disponibles para la venta.
Proveedor: Persona o entidad que surten las mercancas.
Ubicacin: Lugar exacto donde se encuentra la mercanca en bodega.
Unidad: Forma de contarse (unidades, docenas, metros, litros, etc.).
Mnimo y mximo: Lmites de existencia disponibles en bodega.
Artculo: Nombre y referencia de la mercanca objeto de control
Modelo:
131
CECAR
4.4.10 DILIGENCIAMIENTO
PROCESO DE REGISTRO DE LA
INFORMACIN CONTABLE
COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
CD.
DETALLE
P.
Notas D. y C.
D.
$
H.
Facturas
$
$
Recibos de caja
$
$
$
$
Sumas iguales
Auxiliares
FECHA
DETALLE
D.
H.
S.
DIARIO COLUMNARIO
Fecha
Detalle
D
Compr. Cont. 1
Totales:
D
$
$
H
$
Totales:
MAYOR Y BALANCES
CD.
CUENTAS
SALDOS
ANTERIORES
D.
C.
Del:
Al:
MOVIMIENTO
D.
H.
De:
SALDOS
D.
C.
Sumas Iguales:
132
CECAR
4.4.11 LIBRO DE ACTAS
La Sociedad llevara un libro, debidamente registrado en el que se anotaran

por orden cronolgico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios. Estas sern firmadas por el presidente o quien haga sus
veces y el secretario de la asamblea o junta de Socios.
As mismo, las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente

registrado para inscribir las acciones. En el se anotaran tambin los ttulos
expedidos con indicacin de sus nmeros y fechas de inscripcin. La
enajenacin y traspaso de acciones embargos y demandas judiciales que se
realicen con ellas, las prendas y dems gravmenes o limitaciones de
dominio si fueren nominativas.
4.4.12 LIBRO DE ACTAS DE LA ASAMBLEA GENERAL
De acuerdo con lo establecido en el Cdigo de Comercio, todos los

comerciantes, personas naturales o jurdicas deben realizar por lo menos
una vez al ao antes de terminar el primer trimestre una asamblea general
ordinaria de accionistas, en el caso de las sociedades de capital o una junta
directiva de socios en las sociedades de personas, con el fin de aprobar los
estados financieros, nombrar junta directiva, revisor fiscal, etc. y elaborar la
correspondiente acta.
Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas
tratados, decisiones y mandatos del mximo rgano social en sus reuniones
ordinarias o extraordinarias.
4.3.8.5 Libro de actas de junta directiva:
En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas,
decisiones y mandatos de las juntas directivas.
Cada reunin ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, a cual debe ser
firmada por presidente y secretario de dicha junta.
133
CECAR
Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad que

corresponda segn el tipo de empresa, sea privada o de orden publico o
estatal.
RESUMEN
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operacin y en cual se indicar el
nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarn los
documentos que lo justifiquen.
Cada hecho econmico debe estar respaldado por un documento fuente,

soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y
adems punto de partida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de
pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas
dbito y notas crdito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de
contabilidad, los cuales deben recopilarse
para dar paso al registro
descriptivo y cronolgico de las operaciones comerciales de los entes

econmicos.
Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboracin de lo estados
financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que
garantice su autenticidad e integridad.
Los libros de Contabilidad son necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones: diariamente,

semanalmente, etc. o por resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta.
134
CECAR
3. Determinar el valor de los activos del ente econmico, el movimiento de

los aportes de capital, entre otros.
4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la
direccin, administracin y control del ente econmico.
La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y nmero de
libros obligatorios, pero si han sealado que se deben llevar los libros
necesarios o indispensables para conocer la situacin econmica y
financiera del ente. Es as que de la lectura de los artculos 50, 52 y 53 del
Cdigo de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y
balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.
Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar
libros auxiliares necesarios para:
a) Identificar las transacciones en forma individual.
b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.
c) Conocer cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as
como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones.
d) Controlar las mercancas.
e) Conciliar estados financieros bsicos cuando han sido preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.
135
CECAR
AUTOEVALUACIN
Te invito a realizar la
siguiente prctica.
Somete a prueba tus
habilidades.
1. TALLER DE APLICACIN
El 1 de junio, se constituye la empresa Cosmoequipos Ltda.
(Rgimen comn). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital:
Madeleine lvarez, aporta:
$75.000.000 representados en efectivo.

$22.000.000 representado en una camioneta
Guillermo Zapata, aporta:
$27.030.000 representados en mercancas, discriminadas as:
12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno

15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno
12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno
18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una.
14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una
1 lote de terreno urbano por valor de $18.500.000
136
CECAR
El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un

70%
del disponible.
En la misma fecha se deposita en cuenta de
ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible.

El 9 de junio, segn factura No. D-300 se adquiere para uso del
negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A.
(Gran contribuyente y autorretenedor):
Escritorios a $320.000 cada uno
Maquinas de escribir a $270.000 cada una
Computadores a $1.250.000 cada uno
Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a
El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local
comercial con Arrendamos Ltda. (Rgimen comn), se cancela por
anticipado los meses de junio y julio a razn de $600.000 por mes,
segn cheque No. 78902 del Banco Anglo..
El 14 de junio, segn factura No. A-707 compra mercanca a
Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Rgimen comn):

6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno
9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una
5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $600.000 cada uno
Se cancela de contado con cheque No. 78903 del Banco Anglo. Le

conceden un descuento comercial del 12%.
137
CECAR
El 17 de junio, segn factura No. 001 se vende mercanca a Almacn

Hogar Ltda. (Rgimen comn):
3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una

2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno
Un 60% de contado y el saldo a crdito (30 das de plazo).

El 21 de junio, segn factura No. 002 se vende mercanca a Pedro
Blanco (persona natural, rgimen simplificado):

1 Televisores, Ref. TH-1.000 a $799.000
De contado. Se concede un descuento comercial del 8%.

El 23 de junio, por desperfectos Almacn Hogar Ltda., devuelve 1
nevera, Ref.: WQ-2.000 vendida el pasado 17 de junio.
El 26 de junio, segn factura No. 003 se vende mercanca a Equipos
& Muebles de la Costa S.A. (Gran contribuyente, autorretenedor):
3 Lavadoras, Ref. TW-700 a $731.000 cada una.

4 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $255.000 cada una
Un 65% de contado segn cheque No. 4562 del Banco Superior y el saldo a
138
CECAR
El 26 de junio, segn factura No. G-1010 se compra mercanca a

Almacn el Palacio del Mueble (Persona natural, rgimen simplificado):
Mesas en madera, Ref.: TY-250 a $175.000 cada una
Sillas en madera, Ref.: S-300 a $75.000 cada una
Camarotes, Ref.: SF-500 a $670.000 cada uno
Un 75% de contado segn cheque No. 78904 del Banco Anglo y el

saldo a crdito (30 das de plazo).
El 28 de junio, segn cheque No. 78905 del Banco Anglo, se cancela
servicio de energa por valor de $170.000.
En la misma fecha y segn cheque No. 78906 del Banco Anglo, se

cancela servicio telefnico por valor de $350.000.
El 30 de junio, segn cheque No. 78907 del Banco Anglo, se
cancelan sueldos por valor de $3.200.000 correspondientes al mes de
junio.
SE PIDE:
1. preparar en grupos de trabajo los correspondientes documentos

fuente y comprobantes de contabilidad.
2. Consultar
examinar
criterios
tcnicos
de
organizacin,
numeracin y archivo de la documentacin.
3. Socializar resultados a nivel de plenaria.
139
CECAR
4. Toma cada uno de los comprobantes de contabilidad y documentos

preparados en la actividad propuesta en la unidad anterior para la
empresa Cosmoequipos Ltda. Y realiza los correspondientes registros
en el libro de Inventarios y Balances, Diario Columnario, Mayor y
Balances y auxiliares necesarios.
140
BIBLIOGRAFA
LVAREZ R., Nstor. Curso Bsico de Contabilidad, Bogot, McGraw-Hill,
1986. 88 p.
BOLAOS A., Csar A. y LVAREZ NIO Jorge. Contabilidad Comercial,
Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogot, Norma, 1993. 368 p.
CODIGO DE COMERCIO, Bogot, Legis, 2013
CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA.
Contadura Pblica, Bogot, Ecoe, 2013. 162 p.
Doctrinas Sobre
CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIO DAVILA, Emma Lucia.

Contabilidad Universitaria, Bogot, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996.
311 p.
FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO,
Contabilidad al Alcance de Todos, Bogot, Norma, 1976. 175 p.
Gonzalo.
GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolucin de la Contabilidad, Ensayo

histrico, Mxico, Trillas, 1982.
MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogot, Legis, 2013. 252p.
MANUAL DE RETENCIN EN LA FUENTE, Bogot, Legis, 2013. 225 p.
MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones
Comerciales, Bogot, McGraw-Hill, 1982. 540 p.
NIO LVAREZ, Ral. Contabilidad Intermedia I, Mxico, Trillas, 1989.
373 p.
OSORIO MARIN, Ivn. Elementos Bsicos de la Contabilidad General,
Medelln, Ediciones Previas, 1988. 294 p.
OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Anlisis, Diagnstico
y Pronstico, Bogot, USTA, 1989. 593 p.
PLAN NICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogot, Legis, 2013.
345 p.
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogot, Legis, 2013. 852 p.
141
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS,

Bogot, Legis. 2013.
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogot, Legis. 2013
RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medelln, Bedout, 1984. 317 p.
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad I. Corporacin
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad II. Corporacin
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Informacin para las
Organizaciones, Bogot, McGraw-Hill, 1992. 338 p.
142
DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
Carretera Troncal de Occidente - Va Corozal - Sincelejo (Sucre)

Telfonos: 2804017 - 2804018 - 2804032, Ext. 126, 122 y 123
Mercadeo: 2806665 Celular: (314) 524 88 16
E- Mail: facultadeducacion@cecar.edu.co

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DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR

EDGAR JOSE ANAYA VELEZ

PROGRAMA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ESTRUCTURA DEL MODULO

UNIDAD 1. CONCEPCIN BSICA DE LA CONTABILIDAD Y

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD

1.3 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD

1.3.1. Segn el origen de capital

1.3.2 Segn la clase de actividad y relacin con otras reas del

1.4.1. Contabilidad Financiera

1.4.2. Contabilidad Administrativa

1.4.2.1 Comparacin de la contabilidad financiera y la contabilidad

1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE

1.6.1 Usuarios Internos

1.6.2 Usuarios externos

1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS

1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE

1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE

1.9.3 Continuidad o negocio en marcha

1.9.4 Periodo Contable

1.9.5 Unidad de medida

1.9.6 Valuacin o medicin

Importancia relativa o materialidad

1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES

1.10.1 Informes internos

1.10.2 Informes especiales

1.10.3 Informes Externos

1.11.1.1 Segn su procedencia de capital

1.11.1.2. Segn la actividad o giro

1.12.1.3. Segn la forma jurdica

1.12.1.4 Segn su tamao

1.12.1.5. Segn su mbito de actuacin

1.12.1.6. Segn la cuota de mercado que poseen las empresas

1.12.2 Contrato de Sociedad

1.12.3 Marco Jurdico

UNIDAD 2 LA CUENTA Y EL PLAN UNICO DE CUENTA

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

2.2 Elementos de la Cuenta

2.2.2 Partes de la cuenta

2.3. Como se determinan los saldos en una cuenta

2.3.1 Saldo Debito

2.3.2 Saldo Crdito

2.4 Clasificacin de las cuentas

2.4.1 Cuentas Reales o de Balance

2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales

2.4.3 Cuentas principales

2.4.4 Cuentas auxiliares

2.4.5 Cuentas de Valuacin

2.4.6 Cuentas de Orden

2.5 EL PLAN NICO DE CUENTAS (PUC)

2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATLOGO DE CUENTAS

UNIDAD 3 LA ECUACION CONTABLE

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

3.1 Concepto e importancia

3.2 Elementos: Activo, Pasivo y Patrimonio

3.3 Efectos de las transacciones econmicas en la ecuacin contable

3.5 Principio de partida doble

3.5.1 Concepto e importancia

3.6 Las transacciones