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DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

ADMINISTRACIN PBLICA

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
MDULO EN REVISIN

CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR


FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y
ADMINISTRATIVAS

MDULO

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
COMPILADO POR:

EDGAR JOSE ANAYA VELEZ


CARLOS OLARTE CARAZO
CONTADORES PBLICOS ESPECIALIZADOS

PROGRAMA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS


2014

TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INFORMACIN DE LOS COMPILADORES

INTRODUCCIN

JUSTIFICACIN

INSTRUCCIONES DE MANEJO

11

REFERENTES TEORICOS

12

ESTRUCTURA DEL MODULO

14

UNIDAD 1. CONCEPCIN BSICA DE LA CONTABILIDAD Y


NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE
INFORMACIN
PRESENTACIN

15

PROBLEMA

16

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

16

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

17

EVALUACIN INICIAL

18

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

20

1.1.1. Concepto

20

1.1.2. Importancia

22

1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD

24

1.3 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD

25

1.3.1. Segn el origen de capital

25

1.3.2 Segn la clase de actividad y relacin con otras reas del


conocimiento
1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD

25

1.4.1. Contabilidad Financiera

27

1.4.2. Contabilidad Administrativa

28

1.4.2.1 Comparacin de la contabilidad financiera y la contabilidad


administrativa
1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA

28

1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE

33

1.6.1 Usuarios Internos

33

1.6.2 Usuarios externos

33

1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS

33

16

27

31

1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE

34

1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE


ACEPTADOS.
1.9.1 Entidad o Ente econmico

34

1.9.2 Equidad

35

1.9.3 Continuidad o negocio en marcha

35

1.9.4 Periodo Contable

35

1.9.5 Unidad de medida

35

1.9.6 Valuacin o medicin

36

1.9.7

Realizacin

36

1.9.8

Prudencia

36

1.9.9

34

Importancia relativa o materialidad

36

1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES

37

1.10.1 Informes internos

37

1.10.2 Informes especiales

37

1.10.3 Informes Externos

38

1.11 LA EMPRESA

38

1.11.1 Clasificacin

38

1.11.1.1 Segn su procedencia de capital

39

1.11.1.2. Segn la actividad o giro

39

1.12.1.3. Segn la forma jurdica

41

1.12.1.4 Segn su tamao

44

1.12.1.5. Segn su mbito de actuacin

46

1.12.1.6. Segn la cuota de mercado que poseen las empresas

46

1.12.2 Contrato de Sociedad

47

1.12.3 Marco Jurdico

47

RESUMEN

48

AUTOEVALUACIN

49

UNIDAD 2 LA CUENTA Y EL PLAN UNICO DE CUENTA

52

PRESENTACIN

53

PROBLEMA

53

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

53

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

54

EVALUACIN INICIAL

55

2.1 La cuenta

56

2.1.1 Concepto

56

2.2 Elementos de la Cuenta

57

2.2.1 Cuenta T

58

2.2.2 Partes de la cuenta

59

2.3. Como se determinan los saldos en una cuenta

59

2.3.1 Saldo Debito

59

2.3.2 Saldo Crdito

60

2.4 Clasificacin de las cuentas

60

2.4.1 Cuentas Reales o de Balance

61

2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales

61

2.4.3 Cuentas principales

62

2.4.4 Cuentas auxiliares

62

2.4.5 Cuentas de Valuacin

63

2.4.6 Cuentas de Orden

63

2.5 EL PLAN NICO DE CUENTAS (PUC)

64

2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

64

2.5.2 APLICACIN

65

2.5.3 CONTENIDO

66

2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATLOGO DE CUENTAS

67

RESUMEN

72

AUTOEVALUACIN

73

UNIDAD 3 LA ECUACION CONTABLE

76

PRESENTACIN

77

PROBLEMA

77

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

77

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

78

EVALUACIN INICIAL

79

3.1 Concepto e importancia

82

3.2 Elementos: Activo, Pasivo y Patrimonio

85

3.3 Efectos de las transacciones econmicas en la ecuacin contable

87

3.4 Ilustracin

88

3.5 Principio de partida doble

92

3.5.1 Concepto e importancia

93

3.6 Las transacciones

95

3.7 Concepto de dbito y crdito

95

3.8 Modalidades de registros

97

3.8.1. Registros simples

97

3.8.2 Registros Compuestos

97

3.9 Taller de aplicacin

98

3.10 Balance de prueba

104

RESUMEN

104

AUTOEVALUACIN

105

NIDAD 4 SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE

107

CONTABILIDAD
PRESENTACIN

108

PROBLEMA

108

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

108

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

109

EVALUACIN INICIAL

110

4.2 Clases de soportes

112

4.2.1 Soportes internos

112

4.2.1.1 Recibo de caja o comprobante de ingreso

112

4.2.1.2. Comprobante de banco o egreso

113

4.2.1.3 Salida de almacn o remisin

113

4.2.1.4 Notas de contabilidad

113

4.2.2 Factura de Venta

114

4.2.3 Nota Crdito

116

4.2.4 Comprobante de diario o resumen

116

4.3 Comprobantes externos

117

4.3.1 Cheque

117

4.3.2 Pagar

118

4.3.3 Letra de Cambio

119

4.3.4 Consignaciones bancarias

119

4.3.5 Soportes de compras efectuadas

120

4.3.6 Entrada de almacn o informe de recepcin de mercancas

121

4.3.7 Notas bancarias dbito y crdito

121

4.4 Libros de contabilidad

122

4.4.1 Importancia de los libros de contabilidad

122

4.4.2 Registro de los Libros

123

4.4.3 Lugar Donde se Exhiben y Forma de Llevar los Libros de


Contabilidad
4.4.4 Prohibiciones

124

4.4.5 Correccin de Errores

125

4.4.6 Conservacin y Destruccin de Libros

126

4.4.7 Clases

127

125

4.4.7.1 Libros Principales

127

4.4.7.2 Libros Auxiliares

127

4.4.8 Caractersticas

128

4.4.9 Libros Principales

128

4.4.9.1 Diario Columnario

128

4.4.9.2 Mayor y Balances

129

4.4.9.3 Inventarios y Balances

129

4.4.9.4 Libros Auxiliares

130

4.4.10 Diligenciamiento

132

4.4.11 Libro de actas

133

4.4.12 Libro de actas de la asamblea general

133

RESUMEN

134

AUTOEVALUACIN

136

BIBLIOGRAFA

141

INFORMACIN DE LOS COMPILADORES


Los compiladores del mdulo son Edgar Jos Anaya Vlez y Carlos Olarte
Carazo, contadores pblicos especializados, con amplia experiencia en
docencia universitaria y desempeo profesional en el rea contable.

Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad


de Ciencias Econmicas y Administrativas

y de los programas de

Administracin de Empresas y Administracin Publica de la Divisin de


Educacin Abierta y a Distancia de CECAR.

INTRODUCCIN

La Contabilidad desde sus orgenes, cuando se dieron las primeras


manifestaciones comerciales, ha demostrado su versatilidad en el control de las
operaciones mercantiles que se celebran en cualquier tipo de organizacin.
Con el paso de los aos y el advenimiento del gran auge econmico como
consecuencia de la apertura econmica, globalizacin y planetarizacin
vigentes, la Contabilidad sigue manteniendo, an, su innegable importancia.
Histricamente, la Contabilidad ha demostrado su gran dinmica y capacidad
de innovacin frente a cada uno de los retos que le impone el contexto social y
econmico, as como en la poca feudal se dio paso de la partida simple a la
partida doble ante los nuevos cambios econmicos y a las imposiciones
exigidas por la Iglesia de aquel entonces, al prohibir el agio en las
operaciones de crdito celebradas; de igual manera, sigue hoy desarrollando
importantes cambios de fondo y forma: de los registros en arcilla hace ms de
6.000 aos a. de C. se ha pasado al procesamiento electrnico de la
informacin y a la comunicacin satelital en tiempo real; de la partida doble
difundida por Benedetto Cotrugli Rangeo y Lucas Pacioli, a la contabilidad
matricial y vectorial; de los registros en el Codex y la Adversaria a la usanza
romana, a las formas ms avanzadas de grabacin y reproduccin digital; de la
genialidad de Cicern por su famosa ley Paetelia Papiria para imponer en
Roma

la obligacin de llevar contabilidad, se cuenta hoy con los ms

novedosos instrumentos legales y de normatizacin contable: Estndares


Internacionales de la Contabilidad (IAS).

JUSTIFICACIN

En el proceso de formacin de los futuros Administradores de Empresas,


resulta de vital importancia el acceso al conocimiento contable, en sus
componentes tcnico, cientfico y humanstico, ya que de plano descartamos su
mero carcter de herramienta instrumental, superada con creces en la
actualidad. Para quienes han de tener la encomiable labor de administrar y
dirigir el destino de las organizaciones modernas, el control, anlisis e
interpretacin de la informacin contable deber trascender por una gran dosis
de creatividad e imaginacin para lograr el manejo estratgico de los recursos
encomendados por sus propietarios, socios y accionistas. Tomando en cuenta
el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de mucho agrado
colocar en sus manos el mdulo de Fundamentos de Contabilidad
rigurosamente actualizado y profusamente ilustrado con suficientes ejercicios y
talleres. De igual manera, y en un esfuerzo por extraer la esencia misma de
cada uno de los contenidos temticos propuestos, encontrara a su inicio un
anlisis esquemtico de sus aspectos ms relevantes. El orden a la hora de
abordar las diferentes unidades y temas se ha dispuesto en una secuencia
lgica para lograr los resultados ms efectivos en el aprendizaje:

En la primera unidad, se ha considerado el estudio del

concepto de

contabilidad desde diferentes puntos de vista, la importancia y su relacin con


otras disciplinas, el estudio de las organizaciones, como tambin las diferencias
y similitudes entre la contabilidad financiera y administrativa, se le propone al
estudiante superar con la prctica los aspectos tericoconceptuales de los
principios fundamentales de la Contabilidad: la Ecuacin patrimonial y el
sistema de registro de partida doble.

En la Segunda unidad, conscientes de la importancia que reviste la cuenta


como unidad de control de la informacin contable, se presenta en forma
ordenada y lgica su aspecto conceptual, clasificacin y elementos que la
integran, hasta abordar su aplicacin mediante el uso del catlogo de cuentas
vigente (D.R. 2650/93).

En la tercera unidad, se estudia la ecuacin patrimonial y su relacin en forma


detallada con las cuentas, activo, pasivo, patrimonio.

En la Cuarta Unidad, Se le da la importancia que el administrador de empresas


(privado o pblico) adquiera las competencias necesarias

para el

diligenciamiento de todos y cada uno de los comprobantes, soportes contables


y libros de contabilidad

La bibliografa sugerida y recomendada en cada una de las temticas descritas,


ha sido cuidadosamente seleccionada tomando en cuenta dos aspectos
bsicos: su actualidad y pertinencia.

Con el fin de darle profundidad y

continuidad a lo aprendido, se recomienda adquirir y mantener el hbito del


permanente estudio a travs de la consulta y la investigacin, nica forma
posible de superar nuestras propias limitaciones intelectuales.

Gracias y

muchos xitos amigo estudiante

10

INSTRUCCIONES DE MANEJO

Amigo(a) Estudiante:
Para facilitar el buen manejo del mdulo, es recomendable que sigas las
siguientes instrucciones de manejo:
La temtica ha sido previamente organizada en orden lgico; por lo tanto
inicie su lectura y estudio en el orden en que aparecen las secciones y
contenidos aunque ya tenga algunas nociones de que tratan.
Es conveniente que usted realice una lectura de forma analtica de cada
Unidad, trate de comprender los contenidos, reflexione sobre los alcances e
interrelaciones de las temticas tratadas.
Desarrolle las diferentes pruebas, ejercicios, actividades, y consultas,
participe en los conversatorios, discusiones y exposiciones que le ayudarn
a adquirir experiencia y a saber expresar sus ideas en pblico.
No intente seguir adelante con las actividades propuestas en el mdulo si
antes no tiene claro los conceptos claves que se enumeran en la seccin de
autoevaluacin. Pregunte, disctalos con sus compaeros o profesor y,
despus de su perfecta comprensin, siga adelante.
Complemente sus actividades con la consulta de documentos, revistas
afines, pginas Web, etc., que fortalezcan su estudio de los temas
propuestos en el mdulo.
No olvide que el aprendizaje se puede lograr en forma individual y colectiva;
si usted logra una buena integracin con sus compaeros de equipo, si
logra aclarar las dudas, si estudia de manera cuidadosa el presente mdulo,
alcanzar el xito deseado por el diseador del presente mdulo de
Fundamentos de Contabilidad.

11

REFERENTES TEORICOS

El presente mdulo, es un texto especializado dentro del pensum acadmico


de todo administrador de empresas, y llega en el momento correcto, cuando el
estudiante tiene las bases suficientes para comprenderlo y para profundizar en
esta rama de la Contabilidad.

Est apoyado en una diversa bibliografa de autores y diferentes especialistas


que

han tratando siempre de dar a conocer lo ms relevante de la

Contabilidad, destacndose en especial al doctor Jorge Snchez Noguera,


quien desarrollo en su momento los mdulos de Contabilidad I y II, los que
constituyen importantes referentes desde el punto metodolgico y didctico.

LVAREZ R., Nstor. Curso Bsico de Contabilidad, Bogot, McGraw-Hill,


1986. 88 p.
BOLAOS A., Csar A. y LVAREZ NIO Jorge. Contabilidad Comercial,
Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogot, Norma, 1993. 368 p.
CODIGO DE COMERCIO, Bogot, Legis, 2013
CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA.
Contadura Pblica, Bogot, Ecoe, 2013. 162 p.

Doctrinas Sobre

CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIO DAVILA, Emma Lucia.


Contabilidad Universitaria, Bogot, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996.
311 p.
FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO, Gonzalo. Contabilidad
al Alcance de Todos, Bogot, Norma, 1976. 175 p.
GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolucin de la Contabilidad, Ensayo
histrico, Mxico, Trillas, 1982.
MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogot, Legis, 2013. 252p.
MANUAL DE RETENCIN EN LA FUENTE, Bogot, Legis, 2013. 225 p.
MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones
Comerciales, Bogot, McGraw-Hill, 1982. 540 p.
NIO LVAREZ, Ral. Contabilidad Intermedia I, Mxico, Trillas, 1989. 373
p.

12

OSORIO MARIN, Ivn. Elementos Bsicos de la Contabilidad General,


Medelln, Ediciones Previas, 1988. 294 p.
OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Anlisis, Diagnstico y
Pronstico, Bogot, USTA, 1989. 593 p.
PLAN NICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogot, Legis, 2013.
345 p.
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogot, Legis, 2013. 852 p.
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS,
Bogot, Legis. 2013.
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogot, Legis. 2013
RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medelln, Bedout, 1984. 317 p.
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad I. Corporacin
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo Colombia 2003
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad II. Corporacin
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo Colombia 2003
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Informacin para las
Organizaciones, Bogot, McGraw-Hill, 1992. 338 p.

13

ESTRUCTURA DEL MODULO

14

CONCEPCIN

BSICA

DE

LA

CONTABILIDAD Y NATURALEZA DE
LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA
DE INFORMACIN

UNIDAD 1

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

PRESENTACIN
Al iniciar el estudio de la contabilidad, es pertinente comenzar por los
conceptos generales, tales como concepto de contabilidad, importancia,
divisin de la contabilidad, relacin con otras reas del conocimiento, los las
organizaciones y los tipos existentes en la actualidad, los usuarios de la
contabilidad, diferencias y similitudes existente entre la contabilidad
financiera con la administrativa, como tambin los principios y fundamentos
que en la actualidad se siguen para el registro de todas las transacciones
comerciales relacionndolos con los soportes contables que soportan
dndole la debida legitimidad a las mismas usados por las empresas
diariamente en el desarrollo del objeto social, por ltimo se desarrolla el tema
de la importancia de la informacin financiera, como tambin se explica de
una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que el alumno
no se confunda y asimile ms rpido el conocimiento.

PROBLEMA
Comprender el desarrollo histrico de la contabilidad como sistema de
informacin financiera, precisar su campo de conocimiento y su relacin con
otras disciplinas.

COMPETENCIAS ESPECFICAS

Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:


Conceptuar sobre el concepto de contabilidad.
Conceptuar sobre la relacin de la contabilidad con otras
disciplinas.
Explicar la importancia de la contabilidad en el proceso de toma
de decisiones empresariales
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

16

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Conocer y clasificar la contabilidad segn origen de capital y su


actividad.
Conceptuar y conocer sobre la informacin contable, los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Informarse y conocer sobre los usuarios de la informacin
contable. Cuales son y en qu reas se aplican.
Conceptuar sobre empresa y los criterios que existen para
clasificarlas.

DINMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

UNIDAD 1.

Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:


ACTIVIDADES.
Lea detenidamente la Unidad N 1.
Resuelva los cuestionarios que aparecen en la evaluacin.
Desarrolle los cuestionarios que aparecen como Autoevaluacin.
Realice un resumen de toda la unidad 1 el cual ser debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 1 y socialice
los cuestionarios correspondientes a la Autoevaluacin

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

17

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

EVALUACIN INICIAL

1.

Qu entiendes por Contabilidad?


________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

2.

Qu relacin tiene la contabilidad con la administracin?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

3.

Por que la contabilidad sirve para el proceso de toma de


decisiones en las empresas en materia financiera?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

18

CECAR

4.

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Cules son los principios de contabilidad generalmente


aceptados?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

5.

Qu es un informe contable?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

6.

Cules son los usuarios de la informacin contable?


________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

19

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

LA CONTABILIDAD

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA


1.1.1. Concepto
El concepto de contabilidad ha venido evolucionando en forma paralela al
desarrollo econmico y social. Son variados, y tradicionalmente se han dado
varios de ellos, sobre la Contabilidad y que, de alguna manera, responden a
propsitos y criterios particulares de sus diferentes autores. En si la
contabilidad es un sistema de informacin que permite recopilar, clasificar y
registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes, que analizados e
interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la
actividad de la empresa. A continuacin se relacionan algunas definiciones
de contabilidad que hacen relacin al avance que ha tenido esta rea del
conocimiento y a su carcter cientfico.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

20

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Como ciencia:
Segn el diccionario de contabilidad de Jos Mara Codera Martn: La
Contabilidad es la ciencia del control de los negocios, que consiste en
registrar las variaciones que experimenta el patrimonio de un comerciante y
la cantidad y clase de ganancias o prdidas que obtiene.1
Como mtodo:
La Contabilidad como mtodo que brinda informacin financiera ms
detallada, muy valiosa para los negocios, el gobierno y las personas, porque
permite evaluar situaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el
futuro por medio de los cuales pueden alcanzar sus metas financieras. 2

Como arte:
La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir sistemtica y
ordenadamente las transacciones u operaciones comerciales, en trminos
monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios y
leyes comerciales propios de cada pas.3
Al igual que: La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e
interpretar datos financieros, para obtener as las informaciones necesarias
de los varios intereses que se afectan por las operaciones de una empresa. 4

Como proceso:
Es el proceso de identificar, medir y comunicar la informacin econmica
que permite formular juicios basados en informacin y la toma de decisiones,
por aquellos que se sirven de la informacin.5

CODERA MARTN, Jos Mara. Diccionario de Contabilidad. 3. Ed. Madrid, Pirmide.


P.53
2
KESTER, Roy B. Contabilidad. Espaa, Labor, 1982. p.18
3
ROJAS, Demstenes. Bogot, McGraw-Hill, 1983.p.2
4
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Bogot, Norma. p.11
5
MARTINEZ, Enrique. Teora contable bsica. Mxico, Uteha.p.2
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

21

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Como sistema:
La Contabilidad es un sistema de informacin integrado a la empresa cuyas
funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la
informacin financiera de las organizaciones.6 O tambin se puede decir
que es un sistema de control, anlisis e interpretacin de los flujos de
recursos financieros de los entes econmicos, provenientes de fuente interna
(patrimonio), externas (pasivo) y otras fuentes de recursos 7

Modernamente, la Contabilidad, acorde con su proceso evolutivo, ha tomado


una connotacin ms significativa y en tal sentido se dice que La
Contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia emprica, de
naturaleza econmica, cuyo objeto es la descripcin y prediccin, cualitativa
y cuantitativa, del estado y la evolucin econmica de una entidad especfica,
realizada a travs de mtodos propios de captacin, medida, valoracin,
representacin e interpretacin, con el fin de poder comunicar a sus usuarios
informacin, econmica y social, objetiva, relevante y vlida para la toma de
decisiones.8

1.1.2. Importancia

Los ltimos y ms recientes fenmenos y concepciones de reorganizacin de


la economa a nivel nacional y mundial: internacionalizacin, globalizacin
planetarizacin, entre otros, aunado a los sistemas de comunicacin ms
modernos y verstiles, han desarrollado las formas ms variadas y complejas
de organizacin: hipermercados; banca virtual; negocios y edificios
inteligentes; televentas y ventas por Internet, entre otras formas; las cuales
independientemente del tipo de organizacin, tamao de empresa o actividad
6

SINISTERRA, Gonzalo y otros. Contabilidad. Bogot, McGraw-Hill, 1992.p.2


SNCHEZ NOGUERA, Jorge. La contabilidad: Flujo de recursos, Sincelejo, s.e., 2003.
p.1
8
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogot, Legis, 2003. p. 3
7

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

22

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

econmica, requieren de la contabilidad como columna vertebral para un


eficiente control de sus operaciones comerciales.

Sin embargo, a pesar de su complejidad y diversidad de negocios y


actividades econmicas, la Contabilidad adquiere su mayor importancia en el
cumplimiento de los siguientes objetivos:

Registra sistemticamente las operaciones comerciales.

Permite determinar y presentar en cualquier momento la situacin


financiera.

Controla en forma efectiva los bienes, recursos, derechos y


obligaciones.

Analiza e interpreta cada uno de los hechos econmicos, lo que facilita


reconocer el xito financiero de las empresas o negocios.

Permite proyectar las actividades econmicas.

Determina los resultados obtenidos en cada periodo.

Posibilita la proteccin de los recursos y obligaciones de manera


confiable ante terceros: Estado, banca, socios, etc.

Sirve de fundamento para:

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a la administracin en la planeacin, organizacin y


direccin de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.

Evaluar la gestin de los administradores.

Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y


tarifas.

Ayuda a la conformacin de la informacin estadstica nacional.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

23

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Contribuye a la evaluacin del beneficio o impacto social que la


actividad econmica de una empresa o negocio representa
para la comunidad.

1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD


Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y
sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la
empresa.
Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas
y el patrimonio que posee la empresa.
Llevar un control de los ingresos y egresos.
Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.
Ayudar a la conformacin de la estadstica nacional.
Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social.
Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y
tarifas.
Facilitar la planeacin, organizacin y direccin de los negocios; ya
que no solo da a conocer los efectos de una operacin mercantil,
sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo
contable.
Servir

de

fuente

fidedigna

de

informacin

ante

terceros

(proveedores, bancos, u Estados financieros).


Ejercer control sobre operaciones del ente econmico y fundamentar
la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.

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1.3 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD

1.3.1. Segn el origen de capital

Segn el campo o sector de la economa donde se aplique, la Contabilidad


se divide:
Contabilidad Privada o Particular: Hace referencia a las operaciones
comerciales celebradas por las empresas cuyo propietario o
propietarios son particulares.
Contabilidad Oficial o Gubernamental: Tiene su mbito de aplicacin
en aquellas instituciones u organismos estatales. A diferencia de las
entidades del sector privado, las empresas del Estado no tienen como
objetivo la generacin de utilidades.

1.3.2 Segn la clase de actividad y relacin con otras reas del


conocimiento

La Contabilidad como parte que es de la actividad econmica, se relaciona


con otras disciplinas:
Contabilidad Comercial: Se aplica en aquellas empresas o negocios
cuya actividad econmica esta orientada a la compra y venta de toda
clase de mercancas.
Contabilidad de Costos: Tiene su aplicacin en el sector industrial,
manufacturera o empresas extractivas, entre otras.

Permite

determinar el costo de los productos terminados o extrados.


Contabilidad Bancaria o Financiera: Est relacionada con aquellas
entidades cuyos servicios se orientan a captar dinero por depsitos en

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cuentas corrientes y/o de ahorros, crditos, giros y otras actividades


propias del sector financiero.
Economa Solidaria: Entidades tales como cooperativas, fondos de
empleados, entre otras, que buscan satisfacer las necesidades de sus
asociados a travs de variadas actividades, tales como: vivienda,
transporte, produccin, distribucin, consumo, ahorro y crdito, salud,
educacin, recreacin, etc.
Contabilidad Hotelera y Turstica: Registra todas las operaciones que
realizan las entidades propias de este sector de la economa.
Contabilidad Agropecuaria: Tiene que ver bsicamente con las
actividades de la agricultura y ganadera.
Contabilidad de Servicios: Contempla todas las actividades que tienen
que ver con la venta de bienes intangibles (Servicios): Transporte,
educacin, salud, asesoras profesionales, lavautos,

teatros, entre

otras.
Con la Economa:

La economa tiene sus propios principios y

postulados sobre la riqueza, las actividades humanas y la satisfaccin


de las necesidades de toda la sociedad en su conjunto, pero estos
postulados quedaran en el vaco sin el auxilio de la contabilidad, que
recopila, resume, clasifica,

registra, analiza e interpreta la riqueza

tanto en el sector pblico como privado.


Con la Estadstica: Es una auxiliar importante en la presentacin de
los informes financieros para la toma de decisiones a nivel de la
Administracin, por cuanto le facilita, la tabulacin, representacin,
anlisis, interpretacin, comparacin y proyeccin de la informacin
que procesa la Contabilidad.

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Con el Derecho en general: Especialmente con el Derecho Laboral,


Comercial y Tributario. Toma atenta nota de los derechos que afectan
a las distintas partes que intervienen en las distintas fases de la
produccin, intercambio y consumo.
Con la Matemtica: En especial con la Matemtica Financiera, para
el clculo, procesamiento e interpretacin de las operaciones
financieras que surgen de las transacciones comerciales de cualquier
empresa.
Con la Administracin: Las funciones administrativas de planeacin,
organizacin, direccin, coordinacin y control, se ejecutan mediante
un proceso cclico de accin humana, que consiste en tomar
decisiones, programarlas, comunicarlas, controlarlas y evaluarlas.

La funcin principal de la Contabilidad en este campo es la de


suministrar informacin financiera para facilitar la planeacin y el
control.

1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD

1.4.1. Contabilidad Financiera

Se dirige a personas ajenas al negocio interesadas en la situacin financiera,


y tiene en cuenta los principios bsicos de la contabilidad. Esta informacin
proviene de la gerencia y con base en ella se producen los informes
financieros de propsito general que ayudan a la empresa a cumplir sus
obligaciones fiscales, que son de carcter obligatorio.

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1.4.2. Contabilidad Administrativa

Sistema de informacin en cualquier tipo de organizacin con el propsito de


presentar informes para uso interno, que contribuyan a facilitar algunas de
las funciones propias de la administracin, en los aspectos relacionados con:
La plantacin, el control, y la toma de decisiones por parte de los
responsables de la gestin administrativa.
1.4.2.1 Comparacin de la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa

a. Discrepancias
Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan
de un mismo sistema de informacin, destinado a facilitar la toma de
decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y
similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisin.
Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades:
1. La

contabilidad

administrativa

est

organizada

para

producir

informacin de uso interno de la administracin. Por ejemplo:


Formular, mejorar y evaluar polticas.
Conocer dentro de la empresa las reas que son eficientes y aqullas que
no lo son.
Planear y controlar las operaciones diarias.
Conocer los costos de los diferentes productos o procesos.
Otros usos.

La labor de administrar una organizacin requiere, por parte de su


responsable, una serie de datos que no son los mismos que se presentan a

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los interesados externos relacionados con la organizacin,, como los


accionistas, las instituciones de crdito, etc. Ello obliga a que exista un
sistema de informacin especializado para ayudar a tomar decisiones de
todo tipo. La diferencia bsica radica en la forma como se presenta la
informacin hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos.
La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato
especfico, como es el caso en la contabilidad financiera.

2. La contabilidad administrativa est enfocada hacia el futuro, a diferencia


de la contabilidad financiera, que genera informacin sobre el pasado o
hechos histricos de la organizacin; obviamente, esta ltima informacin
se utiliza como punto de referencia para planificar con vistas al futuro. La
contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de
las funciones esenciales del ejecutivo es la planeacin, dirigida al diseo
de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir. Para realizar
dicho diseo de acciones es necesario contar con informacin histrica
que diagnostique la situacin actual de la empresa e indique sus
carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y estrategias a
seguir.
3. La contabilidad administrativa no est regulada por principios de
contabilidad, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la
informacin que se genera con fines externos tiene que ser producida con
determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario est
plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas
empresas existe uniformidad en lo relativo a su presentacin y, por tanto,
puede haber comparabilidad; por esto es necesario que la informacin
est plenamente regulada. En cambio, la informacin requerida por los
administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por
ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o
ignorar la depreciacin para fijar precios, etctera.
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4. La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre


con la contabilidad administrativa, que es un sistema de informacin
opcional.

De

acuerdo

con

nuestra

legislacin

mercantil,

deben

presentarse a la consideracin de la asamblea de accionistas los


resultados del ejercicio tres meses despus del cierre de ste, obligando
de esta forma a que exista la contabilidad financiera. La misma
informacin es requerida por las instituciones de crdito para llevar a cabo
sus anlisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la
contabilidad administrativa: no existe obligatoriedad.

Prueba de ello es que slo un pequeo porcentaje de las empresas


mexicanas se han dado a la tarea de disear un sistema interno de
informacin para toma de decisiones.

5. La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la


precisin de la contabilidad financiera. La contabilidad administrativa
otorga ms relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el
anlisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o
estimaciones que se efectan para predecir el futuro de la empresa, no
siendo necesario preocuparse por la exactitud y precisin que regula a la
contabilidad financiera para determinar correctamente la utilidad.

6. La contabilidad administrativa hace hincapi en las reas de la empresa


como clulas o centros de informacin (como divisiones, lneas de
producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la
componen, ms que de toda la empresa vista globalmente, tarea que
tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos
ocurridos en la empresa.

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7. La

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contabilidad

administrativa,

corno

sistema

de

informacin

administrativo, recurre a disciplinas como la estadstica, la economa, la


investigacin de operaciones, las finanzas, etctera, para completar los
datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la
organizacin; de ah que exista gran relacin con otras disciplinas,
circunstancia que no sucede en la contabilidad financiera.

b. Similitudes
Entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera Como se ha
comentado al hablar de las diferentes ramas o reas de la contabilidad,
existe tambin gran similitud entre ellas:
1. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de informacin:) las
dos parten del mismo banco de datos (sera ilgico e incosteable
mantener un sistema de captacin de datos diferentes para cada
rea). Cabe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos,
segn las necesidades especficas que se quieran cubrir.

2. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la


administracin

de

los

recursos

puestos

en

manos

de

los

administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor


a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por
reas o segmentos.
1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA

En su calidad de herramienta de la administracin, la informacin financiera


seguir siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la
administracin logra mantener intacta la inversin de los accionistas y
obtener adicionalmente un rendimiento justo.

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La informacin financiera seguir siendo el mejor apoyo para la toma de


decisiones de los negocios; recordemos que a mejor calidad en la
informacin, corresponde mejor probabilidad de xito en las decisiones. Pero
para lograr la calidad en la informacin, sta deber incorporar a su
contenido datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios.

En la actualidad, los parmetros o subsistemas que ms interesan a


cualquier usuario son liquidez, rentabilidad, crecimiento, apalancamiento y
productividad. La variable de ms importancia en la informacin financiera es
la utilidad, concepto esencial para la evaluacin de la actuacin de los
administradores. Recordemos que la mejor definicin de utilidad es la
diferencia, en trminos reales, entre el patrimonio final de un periodo y el que
se tena al inicio.

Definicin de los conceptos bsicos integrantes de los estados financieros.


Lo mnimo que se pide a un administrador es mantener el capital y generar
en forma adicional un rendimiento justo.

A raz de los cambios econmicos que hemos sufrido en la dcada de los


ochenta, el gobierno en conjunto con la Junta Central del Contadores hsn
elaborado y promulgaron muchas normatividad, documentos de gran valor,
debido a que en ellos se plasmaron definiciones esenciales de tal forma, que
los usuarios de los estados financieros dispongan de informacin de mayor
calidad y por lo tanto ms til en la toma de decisiones.

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1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE

1.6.1 Usuarios Internos


Quienes tienen un inters directo en la empresa y posibilidad de determinar,
por tener autoridad jerrquica o poder legal, la forma y contenido de la
informacin financiera que satisfaga sus necesidades.

1.6.2 Usuarios externos


Se distinguen por tener un inters indirecto, relacionado no tanto con la
empresa sino con su influencia en el entorno socioeconmico.

1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS

Forma parte de la contabilidad gerencial y se ocupa de proporcionar informes


sobre la utilizacin de los recursos en la relacin de todo tipo de actividad,
ocupndose fundamentalmente de la acumulacin, anlisis e interpretacin
de los costos de adquisicin, produccin distribucin, administracin, y
funcionamiento para uso interno, sirviendo a la vez de base para la
produccin de los informes externos.

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1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE

La informacin contable debe ser:

COMPRENSIBLE: Es decir, clara, y fcil de entender.

UTIL: Cundo es confiable y oportuna.

CONFIABLE: Cuando representa fielmente los hechos econmicos.

COMPARABLE: Cuando se prepara sobre bases uniformes.

1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

La contabilidad debe llevarse conforme a principios y normas de carcter


general y tcnico, acorde con las necesidades que debe satisfacer la
informacin. La legislacin colombiana es enftica en ordenar, que los
comerciantes ajusten su contabilidad a los principios y tcnicas segn los
artculos 208. Ordinales 3 y 3; 277, ordinales 2; 450 del Cdigo de Comercio.

De conformidad con el artculo 6 de la Ley 43 de 1990, se entiende por


principio o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el
conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de
personas naturales o jurdicas. Los principios contables mas importantes son:

1.9.1 Entidad o Ente econmico

Establece que la actividad econmica, la realizan entidades independientes,


las cuales tienen personalidad jurdica propia y distinta de los dueos. Cada
empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas
dueas de la misa.

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1.9.2 Equidad

La contabilidad y la informacin contable deben basarse en la equidad; es


decir el registro de los hechos econmicos y la informacin sobre los mismos
han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin
favorecer a ninguno en particular.

1.9.3 Continuidad o negocio en marcha

Este principio supone que todo negocio opera sin interrupcin desde su
inicio, salvo especificacin en contrario, pensando que los dueos invierten
su capital con el convencimiento de que la empresa tendr una vida
suficientemente larga, que les permita recuperar su inversin y generar
utilidades.

1.9.4 Periodo Contable

Ante

la

necesidad

de

toma

de

decisiones,

debe

hacerse

cortes

convencionales que nos permitan enfrentar los ingresos de un periodo con


sus costos, y gastos correspondientes. El tiempo transcurrido entre la
emisin de una informacin y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden
tener cortes de informacin mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

1.9.5 Unidad de medida

Los recursos de la empresa y los hechos econmicos deben manejarse con


la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional
el signo monetario del medio econmico en el cual la empresa recibe efectivo
y lo usa.

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1.9.6

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Valuacin o medicin

Los hechos econmicos que es el proceso contable cuantifica se registran al


costo; es decir, la adquisicin de activos esta conformada por su precio mas
todos los costos y gastos incurridos en su adquisicin. Cuando ocurran
eventos econmicos que hagan perder el significado de estas cifras por
ejemplo, es necesario efectuar los ajustes correspondientes para que la
informacin financiera sea til en la toma de decisiones por sus usuarios.

1.9.7

Realizacin

Un hecho econmico se considera realizado cuando:


Las operaciones y hechos econmicos que la contabilidad registra
deben haberse realizado.
Se ha perfeccionado una transaccin con terceros al adquirir derechos
y asumir obligaciones.
Se han llevado a cabo transacciones internas en la entidad.

1.9.8

Prudencia

Los hechos econmicos deben medirse de manera confiable y verificable. En


su medicin deben considerarse la probabilidad

de que los ingresos y

ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobreestimar ni subestimar.,


Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al periodo contable y
las perdidas, incluso las probables, deben contabilizarse, cuando sean
susceptibles de cuantificacin.

1.9.9

Importancia relativa o materialidad

La informacin contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad,


susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.
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1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES

Definicin: Constituyen informes Contables todos los documentos


emanados del sistema contable de un ente y que por lo tanto se refieren a su
patrimonio y lo que respecta a su composicin total o parcial en determinado
momento y su evolucin en el tiempo. Si bien estos informes contables
pueden designarse naturalmente como Estado Contable; los estados
financieros que suministra la contabilidad varan segn su usuario final.
Bsicamente hay tres tipos de informes: Internos, especiales y externos.

1.10.1 Informes internos

La gran responsabilidad de los administradores esta en la toma de


decisiones. Por eso necesitan informacin contable oportuna y veraz, para
cumplir sus funciones de control, planeacin y toma de decisiones en materia
de inversiones y crdito. La gerencia obtiene de la contabilidad informacin
sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, mrgenes de utilidad
para cada producto, costo de produccin, disponibilidad de recursos, etc.,
datos que le permitan orientar acciones como establecer precios de venta,
para proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva, establecer
polticas de recursos entre otras.

1.10.2 Informes especiales

Son utilizados por los dueos para evaluar el rendimiento y la seguridad de


su inversin y conocer el valor total de sus inversiones.

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1.10.3 Informes Externos

Los utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y
las entidades financieras.
Al Estado le interesa conocer si los impuestos han sido bien determinados; a
los proveedores les interesa conocer el riesgo financiero para conceder
plazos o crditos; a las entidades financieras les interesa conocer la
capacidad de endeudamiento, los mrgenes de utilidades, etc. Todos estos
informes tienen como fin primordial servir de herramienta para la toma de
decisiones por sus usuarios.

1.11 LA EMPRESA
Se entiende por empresa toda actividad econmica organizada para la
produccin, transformacin, circulacin, administracin, custodia de bienes o
para la prestacin de servicios.

Es una organizacin o institucin dedicada a actividades o persecucin de


fines econmicos o comerciales Es un sistema que interacciona con su
entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfaccin a
unas demandas y deseo de clientes, a travs de una actividad econmica.
Requiere de una razn de ser, de una misin, una estrategia, unos objetivos,
unas tcticas y unas polticas de actuacin. Se necesita de una visin previa
y de una formulacin y desarrollo estratgico de la empresa.

Es el conjunto de capital, administracin y trabajo dedicados a satisfacer una


necesidad en el mercado.

1.11.1 Clasificacin
Las empresas se pueden clasificar con base en:

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1.11.1.1 Segn su procedencia de capital

PRIVADA: Si el capital est en manos de accionistas particulares. Ejemplos:


centros educativos privados, supermercados, etc

OFICIAL O PUBLICA: Si el capital y el control est en manos del estado.


Ejemplos: hospitales departamentales, colegios, etc.

ECONOMIA MIXTA: Si el capital o el control son de origen tanto estatal


como Privado o comunitario.

Empresa de autogestin: Si los propietarios son los trabajadores, etc.

1.11.1.2. Segn la actividad o giro


Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo a la actividad que desarrollen,
en:
Empresas del sector primario
Empresas del sector secundario
Empresas del sector terciario.

LA EMPRESA INDUSTRIAL: la actividad principal es la produccin de


bienes mediante la transformacin de la materia prima o extraccin de
materias primas, y de productos semielaborados en productos terminados.
Se clasifican en:

Extractivas: cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya


sean renovables o no renovables. Ejemplo pesqueras, madereras, mineras,
petroleras, etc.

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Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en


Productos terminados, y pueden ser:

PRIVADA OFICIAL
ECONOMIA
MIXTA
COMERCIAL
AGROPECUARIA
SERVICIOS INDUSTRIAL
MINERA

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las


necesidades del consumidor. Por ejemplo prendas de vestir, muebles,
alimentos, aparatos elctricos, etc.

De produccin. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:


Maquinaria ligera, productos qumicos, etc.

LA EMPRESA COMERCIAL: son intermediarias entre el productor y


consumidor; su funcin principal es la compra/venta de productos
terminados. Pueden clasificarse en:

Mayoristas: venden a gran escala o a grandes rasgos.


Minoristas (detallistas): venden al por menor.
Comisionistas: venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.

LA EMPRESA DE SERVICIOS: son aquellas que brindan servicio a la


comunidad que a su vez se clasifican en: transporte, turismo, instituciones
financieras, servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones), servicios
privados (asesoras, ventas, publicidad, contable, administrativo), educacin,
finanzas, salud. Etc.

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1.12.1.3. Segn la forma jurdica


Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
Propietarios. Podemos distinguir:

EMPRESAS LIMITADAS: Se constituye mediante escritura pblica entre


mnimo dos socios y mximo veinticinco, quienes responden con sus
respectivos aportes, y en algunos casos segn el Cdigo de Comercio
artculos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y
solidaria, para alguno de los socios.

Los socios deben definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la


empresa y podrn delegar la representacin legal y administracin en un
gerente, quien se guiar por las funciones establecidas en los estatutos.

El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesin, se


pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los
respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deber
estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda" que de no
aclararse en los estatutos har responsable a los asociados solidaria e
ilimitadamente

EMPRESAS UNIPERSONALES: Es el individuo, una y solo una persona que


se constituye como empresario mediante escritura o documento privado ante
Cmara de Comercio o ante notario con el debido reconocimiento de firma y
contenido del documento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una
persona jurdica, quien responder limitadamente con los activos, cuotas de
igual valor nominal, descritos en el documento constitutivo. Corresponde al
constituyente, administrar la empresa o delegar a un tercero, caso en el cual,
el empresario inicial no podr realizar actos ni contratos a nombre de la
empresa unipersonal. Esta podr tener razn social seguida de la frase
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"Empresa Unipersonal" o su abreviatura "E.U" so pena de que el empresario


responda ilimitadamente con su patrimonio.
EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO: Se constituye mediante
escritura, acta de constitucin o estatuto ante notario o juez con el debido
reconocimiento de firma y contenido del documento. Sus miembros sern
mnimo tres y mximo diez si es para producciones de bienes, pues si es una
empresa de servicios sus socios sern 20 mximo. Todos ellos estarn
representados por su aporte laboral y adicionalmente en especie o bienes y
respondern de acuerdo a la norma del Cdigo de Comercio. Particularmente
sta empresa constituida con su persona jurdica debe registrarse ante el
Ministerio de Proteccin Social. El tiempo de duracin debe estar claramente
determinado y su capital esta expresado en aportes laborales, de tecnologa,
propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en activos y dinero.
Ser un director ejecutivo el representante legal de este tipo de empresa y
har lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados, a su
vez la razn social debe acompaarse con la denominacin "Empresa
Asociativa de Trabajo".

SOCIEDAD ANONIMAS: Se constituye mediante escritura pblica entre


mnimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de
capital respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en
la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa y que lo hayan
expresado en su documento de fundacin o estatutos. La administracin de
sta sociedad se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes
definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a su vez define al gerente,
quien es la persona que asume la representacin legal de la sociedad. El
capital se representa en acciones de igual valor que son ttulos negociables,
todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cunto de esto es capital
suscrito y cunto capital pagado. Su razn social ser la denominacin que

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definan sus accionistas pero seguido de las palabras "Sociedad Annima" o


su abreviatura "S.A."

SOCIEDAD COLECTIVAS: Se constituye mediante escritura pblica entre


dos o ms socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente
por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la
empresa, el que deseen sus socios, quienes a su vez podrn delegar la
administracin de la sociedad en otras personas extraas, pero perdiendo as
la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios. Cada socio deber entregar
sus aportes en capital, especie o con trabajo, definiendo de sta manera el
capital social de la empresa, el cual no tiene ni un mnimo ni un mximo
segn la ley comercial. Es importante saber que la razn social de estas
sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de uno de los
socios, seguido de la palabra "y compaa", "hermanos" o "e hijos". Esto
quiere decir que no podr ir un nombre de un extrao en la razn social.

SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE: Se constituye mediante escritura pblica


entre uno o ms socios gestores y uno o ms socios comanditarios o
capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente
por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden
por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo de sociedad, se
debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa. Solo
los socios gestores podrn administrar la sociedad o delegar esta
administracin en terceros, cosa que no podrn hacer los socios capitalistas.
Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los gestores
aportan la administracin de los capitales y el desarrollo de los negocios. Se
debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la cual se forma
exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o ms socios

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colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra "y compaa" o su


abreviatura "& Cia" y seguido de la abreviacin "S. en C".
SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES: Se constituye mediante
escritura pblica entre uno o ms socios gestores y por lo menos 5 socios
capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria,
ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo
responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la
empresa, solo los socios gestores podrn administrar la sociedad o delegar
esta administracin en terceros, cosa que no podrn hacer los socios
capitalistas. El capital se representa en acciones de igual valor, que son
ttulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios
gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del
capital. Se debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la cual
se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o
ms socios colectivos, seguido de la palabra "y compaa" o su abreviatura
"& Cia" seguido en todo caso por las palabras "Sociedad en Comandita por
Acciones" o su abreviatura "SCA".

1.12.1.4 Segn su tamao


En Colombia, y mientras se reglamenta el artculo 43 de la Ley 1450 de
2011, los parmetros vigentes para clasificar las empresas por su tamao
son las siguientes ( artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el
artculo 2 de la Ley 905 de 2004). Disposicin que exige el cumplimiento de
las dos condiciones de cada uno de los tipos de empresa.

Adicional a ello no hay unanimidad entre los economistas a la hora de


establecer qu es una empresa grande o pequea, puesto que si existe un

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

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criterio nico para medir el tamao de la empresa. Los principales


indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, el nmero de
trabajadores, beneficios, etc. El ms utilizado suele ser segn el nmero de
trabajadores:

MICROEMPRESA:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)
salarios mnimos mensuales legales vigentes.

PEQUEA EMPRESA: Si tiene un nmero entre 11 y 50 trabajadores.


a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores.
b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil
(5.000) salarios mnimos mensuales legales vigentes.

MEDIANA EMPRESA: Si tiene un nmero entre 51 y 250 trabajadores.


a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200)
trabajadores.
b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000)
salarios mnimos mensuales legales vigentes.

GRAN EMPRESA: Si posee ms de 250 trabajadores.

MULTINACIONAL: Si posee ventas internacionales

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

45

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

1.12.1.5. Segn su mbito de actuacin

En funcin del mbito geogrfico en el que las empresas realizan su


actividad, se pueden distinguir:

EMPRESAS LOCALES: Son aquellas empresas que venden sus productos


o servicios dentro de una localidad determinada.

REGIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o


servicios a varias localidades o provincias de un pas.

NACIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o


servicios dentro de los lmites de un pas. Pueden tener sus instalaciones en
varias partes del pas.

MULTINACIONALES, TRANSNACIONALES Y MUNDIAL

1.12.1.6. Segn la cuota de mercado que poseen las empresas

LA EMPRESA ASPIRANTE: Aquella cuya estrategia va dirigida a ampliar su


cuota frente al lder y dems empresas competidoras, y dependiendo de los
Objetivos que se plantee, actuar de una forma u otra en su planificacin
estratgica.

EMPRESA ESPECIALISTA: Aqulla que responde a necesidades muy


concretas, dentro de un segmento de mercado, fcilmente defendible frente a
los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio.
Este segmento debe tener un tamao lo suficientemente grande como para
que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas lderes.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

46

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EMPRESA LIDER: Aqulla que marca la pauta en cuanto a precio,


innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de las
actuantes en el mercado.

EMPRESA

SEGUIDORA:

Aqulla

que

no

dispone

de

una

cuota

suficientemente grande como para inquietar a la empresa lder.

1.12.2 Contrato de Sociedad

Es un negocio jurdico (contrato) por el que una o varias personas fsicas y


jurdicas acuerdan realizar sendas aportaciones para conseguir un fin comn.
Por el contrato de sociedad dos o ms personas se obligan a hacer un aporte
en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de
repartirse entre s las utilidades obtenidas por la actividad social.

Los estatutos de la sociedad, aprobados por el contrato de sociedad, ser la


norma que regir el funcionamiento de la sociedad, siendo nulos aquellos
preceptos que contravengan las normas imperativas contenidas en leyes y
reglamentos. Para todo aquello que no quede regulado en los estatutos
societarios (si es que estos existen).

1.12.3 Marco Jurdico.


Cdigo de Comercio Colombiano, Libro Segundo, articulo 98 y
subsiguientes.
Ley 80 de 1993 articulo 7 pargrafo 3.
Ley 222 de 1995.
Ley 1014 del 26 de enero de 2006.
Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006
Estatuto Tributario articulo 79

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

47

CECAR

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RESUMEN
Se

manejaron conceptos bsicos de contabilidad bajo diferentes criterios

tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la

importancia de la

contabilidad frente a los procesos de internacionalizacin y globalizacin de


la economa, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de
organizacin, tamao de empresa o actividad econmica, requieren de la
contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus
operaciones comerciales.

Se estudia la relacin de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en


especial con la administracin y su articulacin con la planeacin,
organizacin, direccin y control y su importancia en el proceso de toma de
decisiones en el rea financiera.

Se estudia la comparacin entre la contabilidad financiera y la contabilidad


administrativa desde el punto de vista de las similitudes y las diferencias.

Se trabaja el concepto de empresa y se hace una clasificacin considerando


diferentes aspectos, tales como tamao, actividad econmica, tipo de
actividad, origen del capital, entre otros.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

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AUTOEVALUACION
A. TEMAS DE REFLEXION:
1. Comente los siguientes enunciados:
Considera que las funciones ms importantes de la contabilidad son
recolectar, ordenar, registrar, clasificar y resumir?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

Cmo se puede financiar una empresa?


_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

Segn el esquema de los usuarios internos y externos de la informacin


contable, analice el inters particular que cada uno de ellos tiene por la
contabilidad.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

B. DESARROLLA TUS HABILIDADES


1. Segn la actividad econmica indique al frente de cada enunciado la clase
de empresa.
Bavaria

_________________

Ecopetrol

_________________

Banco de Bogot

_________________

Colegio

_________________

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

49

CECAR

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Seguros Bolvar

_________________

Almacn El Vaquero

_________________

Fbrica de muebles Ivn Botero

_________________

Carbocol S.A.

_________________

Finca el Porvenir

_________________

2. Relacione la columna A con la columna B, coloque el numeral


correspondiente en el espacio adecuado.

a. Carvajal S.A.

_____Sociedades de capital

b. Monroy Hermanos

_____ Sociedad annima

c. Elaborar la minuta de constitucin

_____ Responsabilidad Limitada

d. Ente econmico

_____ Operaciones comerciales

e. Comanditarios

_____ Responsabilidad ilimitada

f. Gestores

_____ Empresa unipersonal

g. Capital autorizado, suscrito y pagado

_____ Sociedad Colectiva

h. Jaramillo Jaime E.U.

_____ Cmara de comercio

i. Hecho econmico

_____ Notaria

j. Registro mercantil

_____ Empresa

k. atributos que permiten que la informacin


Satisfaga las necesidades de los usuarios.

_____Cualidades

de

la

informacin contable

3. Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexin y


anlisis.

Por qu la Contabilidad tradicionalmente se ha definido como el


lenguaje de los negocios?

De qu manera contribuye la contabilidad en el proceso de toma


de decisiones para la administracin?

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

50

CECAR

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4. Desarrolle un concepto personal de contabilidad.

5. Cuales son las cualidades de la informacin contable.

6. Defina tres principios de contabilidad generalmente aceptados.

7. Para que le sirve la informacin contable a los administradores, al


Estado, y a los proveedores?

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

51

LA CUENTA Y EL PLAN NICO DE


CUENTAS (PUC)

UNIDAD 2

CECAR

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PRESENTACIN
En la contabilidad se puede afirmar que la cuenta es el paradigma central de
registro y en el que se fundamenta todo el proceso contable, por lo tanto, es
fundamental que el administrador de empresas (privado o Publico) tenga un
conocimiento claro de lo que es una cuenta, cual es su clasificacin, los
elementos que la conforman y la dinmica que se utiliza en los procesos de
registros.

Con el objeto de sistematizar y normalizar los procesos de registros, al igual


de establecer mecanismos que permitan obtener las estadsticas nacionales
sectoriales y de comparacin, el gobierno nacional ha expedido planes nicos
de cuenta para las diferentes actividades econmicas, que es necesario su
comprensin, utilizacin y anlisis en la prctica contable. Aunque para los
efectos de este modulo nos centraremos en el estudio del plan nico de
cuentas para comerciantes establecido mediante el decreto 2650 de 1993.

PROBLEMA
Comprender la importancia que tiene la cuenta y su correcta codificacin en el
proceso de registro de la informacin contable.

COMPETENCIAS ESPECFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
Conceptuar sobre el concepto de cuenta, clasificacin y dinmica
contable.
Disear planes de cuentas de acuerdo a las necesidades de las
empresas.
Explicar la importancia de los planes de cuenta en la contabilidad.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

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DINMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

UNIDAD 2.

Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:


ACTIVIDADES.
Lea detenidamente la Unidad N 2
Resuelva los cuestionarios que aparecen en la evaluacin.
Desarrolle

los

cuestionarios

ejercicios

que

aparecen

como

Autoevaluacin.
Realice un resumen de toda la unidad 2 el cual ser debatido Reunidos
en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad

y socialice los

cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

54

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EVALUACIN INICIAL

1.

Qu entiendes por Cuenta?


________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

2.

Cul son los elementos de una cuenta y como se


clasifican?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

3.

Qu es un plan nico de cuentas y cual es su utilidad?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

55

CECAR

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2. LA CUENTA Y EL PLAN NICO DE CUENTAS


2.1 LA CUENTA

LA CUENTA

Concepto

Clasificacin

Elementos de una
Cuenta

Reales o de balance
De resultado
Principales

Cdigo y ttulo de la cuenta


F

Detalle

Auxiliares
S

De valuacin
De orden

Cuenta T

2.1.1 Concepto
De manera general una cuenta puede definirse como un registro que se lleva
en los libros de Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o
entidades, cosas o conceptos. Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor
Nacional: Distribuidora del Caribe S.A.; Construcciones y Edificaciones;
Arrendamientos, entre otras.

Tambin se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se
registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean
principales o auxiliares.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

56

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Para los propsitos de la contabilidad, las cuentas representan conjuntos


homogneos de valores, bienes, derechos, obligaciones, etc. que se expresan
en trminos monetarios y que responden bajo un nombre o ttulo y un cdigo
de cuenta. En atencin al sistema de partida doble, las cuentas son unidades
de

registro

de

las

variaciones

aumentos

disminuciones-

como

consecuencia de las mltiples operaciones realizadas por la empresa.


Dependiendo de la naturaleza o clase de la cuenta: activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, gasto, costo..., los flujos monetarios son registrados en el Debe o en
Haber (Revisar normas para debitar y acreditar una cuenta).
La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:

a. Es un control sistemtico de cada una de las operaciones comerciales


que celebra la empresa.

b. Representa la unidad de control para la elaboracin de los


comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de
contabilidad: Principales y auxiliares.

c. Es la unidad de informacin y de anlisis de los estados financieros


bsicos y dems reportes contables emitidos por el ente econmico.

2.2 Elementos de la Cuenta

Bsicamente una cuenta requiere de los siguientes elementos:


a. Cdigo: Segn PUC. (D.R. 2650/93)
b. Nombre o ttulo: Segn PUC. (D.R. 2650/93)
c. Fecha de la transaccin: da, mes, ao
d. Detalle: Explicacin sucinta de la operacin

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

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e. Referencia o No. de Cte.: Para establecer un control entre los libros de


contabilidad.
f. Debe
g. Haber
h. Saldo: Diferencia entre los aumentos y disminuciones.
Ejemplo:

11100501 BANCO DE BOGOT


FECHA

DETALLE

Ref.:

DEBE

HABER

SALDO

2003
Abr.

3 Consignacin

015

Abr.

5 Ch. No. 09081 Distr. Norte

022

500.000

2.000.000

Abr.

8 Ch. No. 09082 Sueldos

030

200.000

1.800.000

100.000

1.700.000

Abr.

14 N.D. Chequera

035

Abr.

21 Consignacin

040

Abr.

25 Ch. No. 09083 Prov. Nacional

042

Abr.

27 N.C. Prstamo

051

2.500.000

2.500.000

5.400.000

7.100.000
1.400.000

6.000.000

5.700.000
11.700.000

2.2.1 Cuenta T
Es una forma simple de representar la cuenta.

Como una herramienta

didctica y por lo dispendioso de preparar una cuenta con todos los elementos
ya indicados, se prefiere una forma ms esquemtica de registrar cada una de
las operaciones comerciales que se celebran en un periodo determinado. Se
llama as, por su parecido a una T mayscula, veamos:

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

58

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2.2.2 PARTES DE LA CUENTA


TITULO O NOMBRE: En el Plan nico de Cuentas (PUC) se encuentran los
nombres de las cuentas del sector real de la economa. (Decreto 2650 de
1993)

DESCRIPCION: Corresponde al detalle o concepto por el cual se esta


registrando.

DEBE: Columna donde se anotan los valores que se debitan o se cargan. Por
convencin esta ubicada a la izquierda.

HABER: Columna donde se anotan los valores que se acreditan o se abonan.


Es la columna de la derecha.

SALDO: Constituye la diferencia entre DEBE y HABER, segn lo la naturaleza


de las cuentas
NOMBRE DE LA CUENTA

Debe

Haber

Saldo
2.3. COMO SE DETERMINAN LOS SALDOS EN UNA CUENTA

Es la diferencia entre los valores registrados en la columna del


debe y los registros en la columna del haber.
2.3.1 Saldo Debito

Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento debito es


mayor que el movimiento crdito
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

59

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CUENTA

Debe
80.000
30.000

Haber
50.000

Saldo debito

2.3.2 Saldo Crdito

Una cuenta tiene saldo crdito cuando el movimiento crdito es


mayor que el movimiento debito.
CUENTA

Debe

Haber

50.000

80.000
30.000

Saldo crdito
2.4 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Caja,
Activo

Bancos,

Acciones,

cuentas

clientes,

de

ahorro,

mercancas

no

fabricadas por la empresa, equipo de


oficina...
Reales o de Balance

Obligaciones
Pasivo

financieras,

proveedores

nacionales, costos y gastos por pagar,


acreedores varios...
Capital

Patrimonio

suscrito

pagado,

aportes

sociales, capital de personas naturales,


reservas obligatorias...
Agricultura, ganadera, caza y silvicultura;

Ingreso

Comercio al por mayor y al por menor;


Hoteles y restaurantes; Otras actividades
de servicios comunitarios, sociales y

Nominales o de

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

personales.

60

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resultado

Gastos
Gasto

La cuenta

de

impuestos,

personal,

honorarios,

arrendamientos,

seguros,

servicios, gastos legales, mantenimiento


y reparaciones...
Agricultura, ganadera, caza y silvicultura;
Costo

Comercio al por mayor y al por menor;


Hoteles y restaurantes; Otras actividades
de servicios comunitarios, sociales y
personales.

Deudoras

Derechos

contingentes,

fiscales,

de

control, derechos contingentes por contra


(Cr.), deudoras fiscales por contra (Cr.)
De orden

Acreedoras

Responsabilidades contingentes, fiscales,


de

control,

responsabilidades

contingentes por contra (Db.), acreedoras


fiscales por contra (Db.), acreedoras de
control por contra (Db.)

2.4.1 Cuentas Reales o de Balance


Son cuentas de carcter permanente y se clasifican en activo, pasivo y
patrimonio. Estas cuentas permiten determinan la situacin financiera de una
empresa a una fecha especfica a travs del Balance General.

2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales


Tambin se conocen con el nombre de cuentas de ganancias y prdidas.
Estas cuentas registran las variaciones (aumentos y disminuciones) del
patrimonio. Son temporales o transitorias ya que se deben cancelar al finalizar
cada periodo contable con el fin de determinar la utilidad o prdida del
ejercicio. Estas cuentas se clasifican en cuentas de ingresos, gastos y costos
y se presentan en el estado de resultados.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

61

CECAR

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2.4.3 Cuentas principales


Este tipo de cuenta deriva su nombre por el simple hecho de ser registradas
en los libros principales de contabilidad (Diario, mayor y balances e inventarios
y balances).

Estas cuentas sirven de control ya que aglutinan las dems

cuentas auxiliares.

2.4.4 Cuentas auxiliares


Segn el Art. 7 del D.R. 2650/93 (Plan nico de cuentas PUC.),
adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catlogo sealado, se podrn
utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del
ente econmico, para lo cual bastar con que se incorporen a partir del
sptimo dgito.

Estas cuentas son creadas a juicio del contador para el

completo entendimiento de las cuentas y subcuentas.


Ejemplo:
CUENTA PRINCIPAL

CUENTA AUXILIAR
Banco de Bogot

BANCOS

Banco de Occidente
Banco Davivienda
Bancolombia
Pedro Acosta

CLIENTES

Ricardo Puentes
Almacn xito
Distribuidora de la Costa Ltda.
Industrias Unidas S.A.

PROVEEDORES NACIONALES

Depsito el surtidor Ltda.


Comercializadora Caribe S. en C.

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2.4.5 Cuentas de Valuacin


La finalidad principal de este tipo de cuentas es la de ajustar el saldo de la
cuenta a su valor ms real. Por ejemplo: La empresa posee equipo de oficina
por un valor de $8.300.000 y ha calculado para el mes de marzo de 2003 su
depreciacin en $69.167.
Al presentar la cuenta Equipo de oficina en el Balance General a 31 de marzo
de 2003, se procede de la siguiente manera:
Equipos de Oficina.. $8.300.000.oo
Depreciacin Acumulada (Crdito)$ -69.167.oo
Valor en Libros$8.230.833.oo

2.4.6 Cuentas de Orden


Estas cuentas se registran en el balance general a una fecha determinada,
despus de activo, pasivo y patrimonio, con el fin de informar compromisos y
contingencias de la empresa o negocio que a futuro pueden generar un efecto
para la estructura financiera del ente econmico.

Igualmente, se incluyen

aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de


activos, informacin gerencial o control de futuras situaciones financieras, as
como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos
y las declaraciones tributarias.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

63

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2.5 EL PLAN NICO DE CUENTAS (PUC)

PLAN NICO DE CUENTAS


PUC.

Concepto e Importancia

Busca:

Contenido

Catlogo de Cuentas

a. La uniformidad en los registros,


b. Mejorar la calidad, transparencia

Descripcin

y comparabilidad de la informacin
contable,
c.

Dinmica

Un solo criterio y una sola

codificacin,

Estructura

Clase:
El primer dgito
Grupo:
Los dos primeros
dgitos
Cuenta:
Los cuatro
primeros dgitos
Subcuenta:
Los seis primeros
dgitos

APLICACIN:
Todas las personas naturales o jurdicas (entes econmicos) que estn obligadas a llevar
contabilidad

2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

Mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre de 1993, el


Gobierno Nacional derog el plan de cuentas sealado por el Decreto 2195,
del 30 de diciembre de 1992, y present un nuevo plan de cuentas.
El Plan nico de Cuentas PUC., es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la
economa colombiana,...1.
1

PLAN NICO DE CUENTAS. Bogot, Legis, 2013. p. 119.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

64

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Segn lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:


La uniformidad en los registros,
Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin
contable,
Un solo criterio y una sola codificacin,

2.5.2 APLICACIN
Todas las personas naturales o jurdicas (entes econmicos) que estn
obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Cdigo de
Comercio, deben aplicar el plan nico de cuentas.

Para otros sectores de la economa diferentes al de los comerciantes, por


ejemplo: financiero, asegurador, cooperativo, entre otros, se han expedido
planes de cuentas especiales en virtud de legislacin especial.

A continuacin y a manera de ilustracin se transcribe una sntesis de los


planes de cuentas vigentes en Colombia:

PUC

Reglamentacin inicial
NORMA

Entidad que lo expide


A

Para comerciantes

D.R. 2195

30

12

92

Ministerio de Desarrollo Econmico

Para el sector financiero, Fogacoop y

Res. 3600

14

10

88

Superintendencia Bancaria

Res. 2300

28

06

90

Superintendencia Bancaria

fogafin

Para el sector asegurador

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Para sociedades administradoras de

Res. 5070

26

12

91

Superintendencia Bancaria

Res. 1720

17

08

94

Superintendencia Bancaria

Res. 2200

10

10

94

Superintendencia Bancaria

Res. 2656

09

11

95

Superintendencia Bancaria

Para el Banco de la Repblica

Res. 534

29

05

97

Superintendencia Bancaria

Para entidades vigiladas por la

Res. 1530

06

12

93

Superintendencia de Valores

Para sociedades titularizadoras

Res. 234

30

04

2002 Superintendencia de Valores

Para entidades vigiladas por

Res. 1515

27

11

2001 Dancoop (hoy Dansocial)

fondos de pensiones y de cesantas

Para sociedades administradoras de


fondos de pensiones

Para fondos de reservas para


pensiones del rgimen solidario de
prima media con prestacin definida
Fondos de pensiones administrados
por la Caja de Auxilios y de
Prestaciones de la Asociacin
Colombiana de Aviadores Civiles,
caxdac

Superintendencia de Valores,
distintas de las sociedades
titularizadoras

Dancoop (hoy Dansocial)

Superintendencia de la Economa
solidaria

Para instituciones prestadoras del

Res. 106

22

01

98

Superintendencia Nacional de Salud

Documento

03

02

93

Superintendencia del Subsidio Familiar

Para entidades pblicas

Res. 4444

21

11

95

Contadura General de la Nacin

Para entes prestadores de servicios

Res. 1416

18

04

97

Superintendencia de servicios Pblicos

servicio de salud privadas


Para las cajas de compensacin
familiar

pblicos domiciliarios

2.5.3 CONTENIDO
El plan nico de cuentas est compuesto por:
Un catlogo de cuentas,
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La descripcin de cada cuenta,


Dinmica de las cuentas.

Todo lo anterior deber tenerse en cuenta para el registro contable de todas


las operaciones o transacciones econmicas.

Catlogo de Cuentas: Es la relacin ordenada y clasificada de las clases,


grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos, costo de ventas, costos de produccin o de operacin y cuentas
de orden identificadas con un cdigo numrico y su respectiva
denominacin.

Descripciones: Expresan o detallan los conceptos de las diferentes


clases, grupos y cuentas incluidas en el catlogo e indican las
operaciones a registrar en cada una de las cuentas.

Las Dinmicas: indican la forma en que se deben utilizar las cuentas y


realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATLOGO DE CUENTAS


Para una perfecta comprensin y manejo de cada uno de los elementos que lo
componen, el catlogo de cuentas est estructurado en un sistema de
codificacin que considera los siguientes niveles:

Clase: El primer dgito


Grupo:

Los dos primeros dgitos

Cuenta:

Los cuatro primeros dgitos

Subcuenta: Los seis primeros dgitos

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

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Las clases que identifica el primer dgito son:


Clase 1:

Activo

Clase 2:

Pasivo

Clase 3:

Patrimonio

Clase 4:

Ingresos

Clase 5:

Gastos

Clase 6:

Costos de ventas

Clase 7:

Costos de produccin o de operacin

Clase 8:

Cuentas de orden deudoras

Clase 9:

Cuentas de orden acreedoras

A manera de ejemplo veamos la siguiente ilustracin para interpretar el cdigo


de una cuenta:
1

Clase: Activo
Grupo: Disponible
Cuenta: Bancos
Subcuenta: Moneda nacional
Cuenta auxiliar: Bancolombia

Interpretacin: El cdigo 11100501, pertenece a la clase Activo, grupo


disponible, cuenta principal Bancos, subcuenta Moneda Nacional y a la
cuenta auxiliar Bancolombia: Recuerde que se podrn utilizar las
cuentas auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

68

CECAR

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ente econmico, bastar con que se incorporen a partir del sptimo


dgito.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

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RESUMEN

Una cuenta puede definirse como un registro que se lleva en los libros de
Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o entidades, cosas o
conceptos.
Distribuidora

Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor Nacional:


del

Caribe

S.A.;

Construcciones

Edificaciones;

Arrendamientos, entre otras.

Tambin se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se
registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean
principales o auxiliares.

La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:

Es un control sistemtico de cada una de las operaciones


comerciales que celebra la empresa.

Representa la unidad de control para la elaboracin de los


comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de
contabilidad: Principales y auxiliares.

Es la unidad de informacin y de anlisis de los estados financieros


bsicos y dems reportes contables emitidos por el ente
econmico.

Por otro lado, mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre


de 1993, el Gobierno Nacional derog el plan de cuentas sealado por el
Decreto 2195, del 30 de diciembre de 1992, y present un nuevo plan de
cuentas.
El Plan nico de Cuentas PUC., es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la
economa colombiana,...2.
2

PLAN NICO DE CUENTAS. Bogot, Legis, 2013. p. 119.

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

72

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Segn lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:


La uniformidad en los registros,
Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin
contable,
Un solo criterio y una sola codificacin,
AUTOEVALUACIN
1. Ejercicio de Clasificacin de cuentas

En el siguiente cuadro usted


encontrar un listado de
cuentas, las cuales deber
clasificar segn su naturaleza.

CLASIFICACIN DE CUENTAS

CUENTAS

Caja
Banco de Bogot
Arrendamientos
Provisin clientes
Bienes y valores entregados en
custodia.
Cuentas de ahorro
Aportes sociales
Gasto: Servicios
Cliente: Carlos Lpez

REALES O
DE BLANCE
A
P
P
C
A
A
T
S
T
I
I
R
V
V
I
O O M
O
N
I
O

RESULT.
I
N
G
R
E
S
O
S

G
A
S
T
O
S

C
O
S
T
O
S

X
X

PRINCIP.

AUX.

DE
VALUAC.

DE
ORDEN

X
X
X

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

X
X
X

73

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Comercio al por mayor y al por


menor (Ingr.)
Terrenos
Gastos legales
Compras de mercancas
Comisiones (Ingr.)
Bonos
Provisiones (Clientes)
Equipo de comp.. y comunicacin
Capital suscrito y pagado
Salarios por pagar
Certificados
Contratos de arrendamiento
financiero.
Depreciaciones (gasto)
Distribuidora El comercio Ltda.
(Prov.)
Crdito mercantil
Cajas menores
Marcas
Construcciones y edificaciones
Gastos de personal
Devoluciones en compras (Cr.)
Cuentas en participacin
Pesca (Ingr.)
Anticipos y avances
Reservas ocasionales
Utilidad del ejercicio

2. Interpreta los siguientes cdigos de cuenta


Con la ayuda del Catlogo de Cuentas,
interpreta los siguientes cdigos de
cuentas.

CDIGO
CLASE
110515
Activo
130505
1435
154005
159205
171004
2205
236505
2408
26
311505
3605
4105

GRUPO
Disponible

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

CUENTA
Caja

SUBCUENTA
Moneda extranjera

74

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

413536
421040
510506
522010
613536
6205
72
Nota: Socializa los resultados obtenidos en el CIPA de trabajo

MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

74

LA ECUACIN CONTABLE
76

UNIDAD 3

PRESENTACIN
En esta unidad se pretende que usted como estudiante

y como futuro

administrador de empresas comprenda la necesidad del estudio del activo,


pasivo, patrimonio y cuentas de resultados como elementos fundamentales para
la correcta clasificacin de las cuentas y tratamientos especiales de cada una de
las cuentas que conforman estos grupos en la contabilidad.
Se hace necesario conocer y saber que todos los registros contables se basan
en una ecuacin matemtica, tambin denominada ecuacin patrimonial, que
representa la posicin financiera del negocio o ente econmico
Como es la partida doble y la ecuacin de situacin financiera o ecuacin
patrimonial, se realizaran ejercicios prcticos que le permitirn entender con
claridad sus aplicaciones.

Se explica de una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que
el alumno no se confunda y asimile ms rpido el conocimiento.

PROBLEMA
Qu se entiende por ecuacin contable, como se relaciona con el principio de
partida doble y cul es su importancia para la contabilidad?

COMPETENCIAS ESPECFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
Conceptuar sobre activo, pasivo, patrimonio y cuentas de resultado.
Conceptuar sobre el fundamento contable establecido en la
ecuacin patrimonial y su concordancia con el principio de partida
doble.
FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

77

Describir como afectan las transacciones comerciales la ecuacin


patrimonial y por lo tanto la situacin financiera de las empresas.
Conceptuar sobre el principio de partida doble.
Realizar registros contables en cuentas T
Clasificar y explicar la dinmica de las cuentas

DINMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO


UNIDAD 3

Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:


ACTIVIDADES.
Lea detenidamente la Unidad N 3
Resuelva los cuestionarios que aparecen en la evaluacin.
Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como
Autoevaluacin.
Realice un resumen de toda la unidad 3 el cual ser debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

78

EVALUACION INICIAL

1.

Qu entiendes por activo?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

2.

Que entiendes por principio de partida doble?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

3.

Qu entiendes por pasivo?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

79

4.

Cmo se clasifican los pasivos?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

5.

Qu entiendes por patrimonio?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

Qu es un crdito?

6.

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

80

7.

Qu se entiende por ecuacin contable?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

8.

Qu es una transaccin econmica?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

Qu es un debito?

9.

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

81

3. LA ECUACIN CONTABLE

ACTIVO

Aplicacin de los
recursos

PASIVO

Fuente externa

PATRIMONIO

Fuente interna

Fuentes de recursos

3.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA


Para entender el concepto mismo de la ecuacin patrimonial y reconocer su
importancia, es necesario recordar su origen y evolucin: La constitucin de
empresas en la poca feudal con el fin de llevar y traer mercancas de un
puerto a otro, poda demorar uno, dos o tres meses, y eran, en principio, de
un solo comerciante (propietario). Para entonces, la contabilidad era por el
sistema de partida simple, o sea, por el sistema de listados de los recursos lo
que era suficiente para informar al comerciante respecto de su patrimonio o
capital, ya que los bienes del activo (A) eran iguales a su patrimonio (C), (A
= C). Despus, cuando la empresa fue creciendo, el comerciante solo ya no
poda financiarla y deba ser financiada por parte de otras personas. Pero
exista un inconveniente para ese financiamiento: el agio (beneficio abusivo
obtenido en las actividades de crdito) era prohibido por la iglesia y no
aceptaba este tipo de financiamiento.

Eso oblig a los comerciantes a

asociarse. De ah surge la sociedad como forma de financiamiento de las


empresas. La primera forma de sociedad por aquel entonces fue la sociedad
comandita. Ahora bien, cuando se asocian los seores D y B y forman la
sociedad X, ya no se le puede informar con un simple listado (partida simple),
una parte de los bienes son del seor D y otra parte del seor B, de tal

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

82

manera que los bienes que llamamos activos (A) deben ahora hacerse igual
a C, pero donde C es igual a (D + B), adoptando la forma: A = (D + B), es
decir ahora el activo era igual a la suma de bienes de propiedad del seor D
con los bienes de propiedad del seor B.

Posteriormente, cuando la sociedad fue financiada por recursos externos, es


decir, distinto del de los socios, los activos (A) ya no eran nicamente igual al
capital (C), o sea (D + B), sino que una parte era financiada por los socios y
otra

la constituan los pasivos (P), es decir la parte de los recursos

financiados por terceras personas que no eran propietarias de la empresa.


Como consecuencia de ello surge la partida doble, o sea, el hecho de igualar
el total

de recursos de la empresa (ACTIVO) a sus fuentes de

financiamiento, por una parte la fuente externa (PASIVO) y por otra, la fuente
interna (PATRIMONIO). En sntesis, la ecuacin patrimonial, representa el
equilibrio existente entre los recursos de una empresa y sus fuentes de
financiamiento.

La ecuacin patrimonial se conoce tambin, con los nombres de: ecuacin


contable, ecuacin fundamental, principio del equilibrio, principio de la
lgica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razn a que la
Contabilidad basa sus registros en una ecuacin matemtica que representa
la relacin financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuacin se
sitan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el
lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y
acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,
debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos
y los derechos de los propietarios y terceros. Dicha relacin de equilibrio se
expresa de la siguiente manera:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO


FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

83

O tambin:

PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO


PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
Ilustracin:
A la fecha, el seor Ricardo Blanco organiza un negocio cuyo objeto
social se orienta a la compra y venta de confecciones. Cuenta con los
siguientes recursos:

En efectivo

: $ 6.000.000

En mercancas

: $ 8.000.000

TOTAL DE RECURSOS (Activo) : $14.000.000


Adems, un Banco de la ciudad le ha concedido un prstamo por valor de
$3.000.000

La anterior informacin comercial, representada a travs de la ecuacin


patrimonial, sera:

PASIVO

ACTIVO

Obligacin con el Banco:

Efectivo
Mercancas

: $6.000.000
: 8.000.000

TOTAL ACTIVO

: $14.000.000

3.000.000

PATRIMONIO
Recursos del propietario:

$ 11.000.000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $14.000.000

O simplemente:

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

84

ACTIVO =

PASIVO +

$14.000.000

$3.000.000

PATRIMONIO
$11.000.000

3.2 ELEMENTOS: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO


Como ya se dej en claro el concepto de ecuacin patrimonial, es
conveniente ahora que analicemos cada uno de los elementos que la
componen. Veamos:

Activo: De manera general, se podra decir que el activo esta formado


por el conjunto de recursos o propiedades que forman parte de la
empresa y que sirven para cumplir con el objeto social para la cual fue
constituida. Sin embargo, en un sentido ms estricto, Un activo es la
representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico
como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan
a la empresa beneficios econmicos futuros.1

Pasivo: Representa las obligaciones que por diferentes conceptos ha


contrado la empresa o negocio en el desarrollo de su actividad
econmica. O tambin, Un pasivo es la representacin financiera de una
obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en
virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o
proveer servicios a otros entes.2

1
2

PLAN NICO DE CUENTAS. Bogot, Legis, 2013. p.81


Ibid.,p.81

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

85

Patrimonio: En forma simple se puede decir que representa el derecho


real de los propietarios o ...es el valor residual de los activos del ente
econmico, despus de deducir todos sus pasivos.3

En el siguiente cuadro se indicarn algunos ejemplos constitutivos de


la ecuacin patrimonial:
ACTIVO
Caja

PASIVO
PATRIMONIO
Obligaciones financieras Capital
suscrito

Bancos

Proveedores nacionales pagado

Cuentas de ahorro

Costos

Acciones

pagar

Capital

Mercancas...

Retencin en la fuente

naturales

Maquinaria y equipo

Acreedores varios

Donaciones

Terrenos

Imp. Sobre las ventas Reservas obligatorias

gastos

por Aportes sociales


de

personas

Construcciones y edific. por pagar

Utilidad del ejercicio

Equipo de oficina

Cesantas consolidadas

Prdida del ejercicio

Marcas

Ingresos recibidos por Utilidades acumuladas

Patentes

anticipado

Prdidas acumuladas

Aplicacin
Recuerda que la ecuacin patrimonial se puede representar por una balanza,
en el lado izquierdo se indica el activo y en el lado derecho el pasivo y el
patrimonio.

Ibid.,p.81

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

86

Activo

P + Pt

ECUACIN PATRIMONIAL

3.3 EFECTOS DE LAS TRANSACCIONES ECONOMICAS EN LA


ECUACIN CONTABLE

Al aplicar la ecuacin patrimonial, se debe tener en cuenta que en toda


transaccin comercial que celebre la empresa o negocio, siempre se
afectarn uno o ms elementos de la ecuacin. Las variaciones positivas o
negativas que ocurran se pueden generalizar de la siguiente manera:
Aumento en el Activo y Disminucin en el Activo.

Ejemplo: Se

consigna dinero en el Banco.


Aumento en el Activo y Aumento en el Pasivo: Ejemplo: Se compra
a crdito equipo de computacin.
Aumento en el Activo y Aumento en el Patrimonio: Ejemplo: Se
reciben aportes de capital, en efectivo y en especie.
Disminucin en el Activo y Disminucin en el Pasivo: Ejemplo: Se
cancela factura a un proveedor nacional.

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

87

Disminucin en el Activo y Disminucin en el Patrimonio: Ejemplo:


Se retira un socio de la compaa y se le devuelven sus aportes
sociales.

3.4 ILUSTRACIN
Para una mayor comprensin, a continuacin se propone un interesante
juego.

Analiza cada una de las siguientes transacciones comerciales, e

indica frente a ellas si hay aumento (+), disminucin (-) o ninguna variacin
(0).

A manera de ejemplo encontrar resuelto las primeras dos (2)

situaciones, continua con las siguientes e indaga y reflexiona para determinar


la explicacin correcta para cada caso.

No.
TRANSACCIN
1. Se compra de contado equipo de oficina.
2. Se recibe un prstamo del Banco Nacional.
3. Se adquiere un vehculo. 60% se cancela con cheque y el
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10

A.
0
+

P.
0
+

PT.
0
0

saldo a crdito.
Se cancela un 25% de obligacin financiera.
Se consigna dinero en el Banco Nacional.
Se cancela en efectivo arrendamiento de un local comercial.
Se adquiere mercanca. Un 40% se cancela con cheque y el
saldo a crdito.
Se cancela con cheque servicios pblicos del mes.
Se reciben aportes de capital representados en un lote de
terreno.
Se cancelan en efectivo intereses por obligacin financiera.

Demostracin: Cada una de las anteriores situaciones planteadas, pueden


fcilmente ser demostradas a travs de la construccin de un sencillo modelo
matemtico, acorde con la ecuacin patrimonial. Observe:
Para el primer caso: Se compra de contado un equipo de oficina. Al respecto
la solucin indica que no hay ninguna variacin en el activo, en el pasivo y en
el patrimonio. Por qu?

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

88

Pasos:

1. A falta de informacin adicional, hay que construir una situacin inicial


hipottica:

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

Bancos

Aportes sociales

$5.000.000

$5.000.000

De la representacin anterior, se puede deducir que la empresa a una fecha


determinada posea recursos por valor de $5.000.000 depositados en una
entidad bancaria y proveniente de aportes de capital por el mismo valor.

2. Ahora bien, si la empresa compr de contado un equipo de oficina por


x valor, tendramos la siguiente representacin (Valor supuesto del
equipo $1.000.000):
ACTIVO

Bancos

Equipo de oficina

1) $5.000.000

PASIVO

PATRIMONIO
Aportes sociales

$5.000.000

2) -1.000.000 + 1.000.000
Saldo: $4.000.000 $1.000.000

=======
Recuerde:

=======

$5.000.000

=========

La empresa en su situacin inicial tiene un activo por valor de

$5.000.000, un pasivo $ 0 y un patrimonio por valor de $5.000.000. Ahora


bien, al comprar el equipo por valor de $1.000.000 y pagarlo de contado con
cheque, tiene en Bancos (menos) -$1.000.000 y en equipo de oficina ahora
tiene (ms) +$1.000.000. En conclusin, si bien es cierto que tiene ms
equipos de oficina, tambin es cierto que el disponible en bancos se ha
disminuido en la misma proporcin.

Por tanto, su activo en trminos

generales no ha aumentado con relacin a su situacin inicial, tena

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

89

$5.000.000 en Bancos y ahora posee los mismos $5.000.000, pero


representados as: $4.000.000 en Bancos ms $1.000.000 en Equipos de
oficina.

El pasivo y patrimonio, como se puede observar, no presentan

ninguna variacin por efecto de la transaccin celebrada.

Ahora veamos algunos casos de aplicacin:


El 31 de diciembre de 2001, la compaa xito Ltda. Tena un activo por valor
de $150.000.000 y su patrimonio equivala al 60% de dicho activo.

A 31 de diciembre de 2002, la empresa presentaba la siguiente variacin en


su situacin financiera:
Su pasivo se haba aumentado en un 5% con relacin al ao inmediatamente
anterior por la compra de maquinaria y equipo.

Calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de 2001 y


2002, respectivamente:

Solucin: Para su anlisis y explicacin te invito a construir un modelo como


el siguiente, claro tu puedes mejorarlo, utiliza tu capacidad creativa e
imaginacin:
ACTIVO

31-12-2001

$150.000.000

PASIVO

PATRIMONIO

$90.000 000

Recuerda que el 60% de $150.000.000 es $90.000.000. Ahora, cmo


encontrar el valor del pasivo? No olvides, que la ecuacin patrimonial,
tambin se puede expresar, como ya se indic anteriormente, as:
PASIVO = ACTIVO PATRIMONIO. Claro es la formula perfecta para
hallar el valor del pasivo!

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

90

PASIVO = $150.000.000 - $90.000.000


PASIVO = $60.000.000

Volvamos al modelo anterior:

ACTIVO

31-12-2001

$150.000.000

PASIVO

$60.000.000

PATRIMONIO

$90.000 000

Que interesante!, observa: al sumar el pasivo ms el patrimonio


($60.000.000 + $90.000.000 nos da igual a $150.000.000).
Continuemos:

Para calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de


2002, tenemos que identificar las variaciones que se han originado por el
pasivo se haba aumentado en un 5% con relacin al ao inmediatamente
anterior por la compra de maquinaria y equipo.

ACTIVO

31-12-2001

$150.000.000

Variacin:

+3.000.000

PASIVO

$60.000.000

PATRIMONIO

$90.000.000

+3.000.000

Por qu +$3.000.000 en el activo y en el pasivo? Primero calculamos el


5% de $60.000.000 que era el valor del pasivo del ao inmediatamente
anterior y nos da igual a $3.000.000.

Luego analizamos la informacin

suministrada: El pasivo haba aumentado en un 5% por la compra de


maquinara y equipo. Es decir, al comprar maquinaria y equipo por valor de

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

91

$3.000.000 es lgico suponer que ahora la empresa tiene ms activos, pero


tambin tiene ms obligaciones y en la misma proporcin.

Finalmente, podemos calcular el activo, pasivo y patrimonio a 31 de


diciembre de 2002. Para ello bastar con realizar las operaciones indicadas,
as:

ACTIVO

PASIVO

$60.000.000

PATRIMONIO

31-12-2001

$150.000.000

$90.000.000

Variacin:

+3.000.000

31-12-2002

$153.000.000

$63.000.000

$90.000.000

==========

==========

==========

+3.000.000

Observa que al sumar el pasivo y el patrimonio ($63.000.000 + $90.000.000),


se obtiene un total de $153.000.000 que corresponde al valor del activo, es
decir la ecuacin est equilibrada. Esa es la razn por la cual al final se
cierra el activo, pasivo y patrimonio con el smbolo igual (=).

3.5 PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE


SISTEMA DE PARTIDA
DOBLE

Benedetto Cotrugli
Rangeo

Representantes

Lucca Paciolo

Personificacin de las
Cuentas

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

92

Equilibrio aritmtico en cada registro .


Personalidad propia de cada empresa.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman su
patrimonio.
Las cuentas abiertas a nombre de personas sern deudoras o
acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores tambin sern
deudoras o acreedoras.
Homogeneidad contable de cada cuenta.
No hay deudor sin acreedor y viceversa

Normas para Debitar y Acreditar una Cuenta

Activos, costos y gastos aumentan en el


debe y disminuyen en el haber

Pasivos, patrimonio e ingresos


aumentan en el haber y disminuyen en
el debe

3.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA


Para comprender el concepto y reconocer la importancia del sistema de
partida doble o tambin llamado sistema digrfico (doble registro), es
necesario hacer una revisin de sus aspectos histricos ms sobresalientes.
Este importante sistema de registro, fue conocido con el nombre de Alla
Veneciana, o sistema a la veneciana.

Fue pionero Benedetto Cotrugli

Rangeo, nativo de Dalmacia (Italia), quien en su obra De la mercanca al


mercado perfecto, terminada el 25 de agosto de 1458, estableci la
identidad de la partida doble, sealando adems, el uso de tres libros:
Giornale (Diario), cuaderno (Mayor) y memoriale (borrador o recordatorio).

De igual manera el monje matemtico Lucas Pacioli, difusor principal de este


sistema, mediante la publicacin de su obra el 10 de noviembre de 1494

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

93

titulado Summa aritmtica, geometra, proporcin y proporcionalidad,


en el cual dedic una seccin para dar a conocer los principios y aplicaciones
de la partida doble.
Pero... en qu consiste
dicho sistema?

El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificacin de


las cuentas que se sustenta en los siguientes principios bsicos:

Debe existir equilibrio aritmtico en cada registro: El valor anotado en la


columna de una cuenta, deber ser tambin indicado en la columna contrara
y por el mismo valor.

La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez


constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente
considerados.

El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y


representados por su capital.

Segn la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de


personas sern deudoras o acreedoras.

Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como


personas y por tanto tambin sern deudoras o acreedoras.

Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre s homogeneidad


contable.

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

94

En toda operacin o transaccin no hay deudor sin acreedor y viceversa.

3.6 LAS TRANSACCIONES


Son toda operacin con valor monetario que da lugar a cambios en la
ecuacin contable, ya sea por aumento o disminucin en uno o varios de sus
componentes, activo, pasivo o patrimonio.

Las transacciones comerciales, siempre se trasladan primero en el libro caja


diario, luego los montos acumulados de este libro se trasladan al mayor y
balances.

El libro caja diario: en donde se anota lo que ocurre diariamente en un


negocio.

El libro mayor y balance: muestra los saldos acumulados de las cuentas, que
han ido movindose en el libro diario; se identifica como una simple cuenta T.

3.7 CONCEPTO DE DBITO Y CRDITO


De acuerdo con la naturaleza de la cuenta y segn sistema de partida doble,
toda cuenta tendr para su registro dos columnas Debe y Haber. Sus
aumentos o disminuciones podrn ser indicados simplemente anotando su
valor en una de las dos columnas, teniendo en cuenta las siguientes normas:
Debito: Es el registro de una disminucin en una cuenta de naturaleza
pasiva, o de patrimonio. Es adems, el registro de un aumento en la
cuenta de egresos o gastos.

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

95

Crdito: Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza


pasiva o de patrimonio, y una disminucin de una cuenta de naturaleza
activa. Es, adems, el registro de un aumento en una cuenta de
ingresos.
Cuentas del activo: Toda cuenta del activo aumenta en el debe y
disminuye en el haber.
ACTIVO
Debe
Haber
Aumentos

Disminuciones

Cuentas del pasivo: Toda cuenta del pasivo aumenta en el haber y


disminuye en el debe
PASIVO
Debe
Haber
Disminuciones

Aumentos

Cuentas del patrimonio: Toda cuenta del patrimonio aumenta en el haber


y disminuye en el debe.
PATRIMONIO
Debe
Haber
Disminuciones

Aumentos

Cuentas de gastos: Toda cuenta de gastos aumenta en el debe y


disminuye en el haber
GASTOS
Debe
Haber
Aumentos

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

Disminuciones

96

Cuentas de ingresos: Toda cuenta de ingresos aumenta en el haber y


disminuye en el debe.
INGRESOS
Debe
Haber
Disminuciones

Aumentos

3.8 MODALIDADES DE REGISTROS


Se pueden clasificar de dos formas:
3.8.1. REGISTROS SIMPLES
Son aquellos en los cuales las columnas del debe, es afectada por un solo
registro, contra otro registro nico en la columna del haber. Es decir, se
afecta una sola cuenta en el debe y una en el haber.

Ejemplo: El 12 de marzo, se consigna en el Banco de Bogot $1.500.000

Las cuentas que se afectan son Bancos y Caja (Ambas cuentas pertenecen
al activo)
BANCOS
Debe
Haber

1.500.000

CAJA
Debe
Haber

1.500.000

3.8.2 REGISTROS COMPUESTOS


Son aquellos en los que las columnas del debe y el haber son afectadas por
ms de un registro monetario. Es decir, en una misma transaccin se
efectan una o varias cuentas en el debe y uno o varias cuentas en el haber.

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

97

Ejemplo: La compaa Madeflex Ltda. Adquiere mercancas para la venta por


valor de $2.000.000, cancela de contado

$1.000.000, y el resto a cancelar

en 20 das.
Codigo
1435

Cuenta
Mercancias

Debito
2.000.000

1110

Bancos

1.000.000

2205

C x pagar a proveedores

1.000.000

Sumas iguales -------------------------------------- 2.000.000

Crdito

2.000.000

3.9 TALLER DE APLICACIN


Cmo hago para
llevar mis cuentas en
mi pequeo
negocio?

Si su negocio es pequeo, mediano o grande, sea cual fuere su actividad


econmica, llevar su contabilidad aplicando el principio de Ecuacin
Patrimonial y el sistema de partida doble, resulta muy prctico y sencillo,
Observe!

El 1 de junio, se organiza la empresa Lavautos del Caribe Ltda.. Sus


socios realizan el siguiente aporte de capital: $32.000.000 en efectivo y
$1.500.000 representados en equipos de oficina.

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

98

El 4 de junio, se consigna en el Banco de Occidente (Cuenta corriente)


un 60% del disponible. En la misma fecha, se deposita en cuenta de
ahorros del Banco Davivienda, el 40% del disponible.

El 7 de junio, se adquieren escritorios y archivadores por un valor total


de $4.200.000. Un 40% se cancela con cheque del Banco de Occidente
y el saldo a crdito (60 das de plazo).

El 10 de junio, se adquiere papelera y dems tiles de oficina por valor


de $150.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.

El 14 de junio, se adquieren equipos y herramientas por valor de


$5.000.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.

El 17 de junio, se compra un computador por valor de $2.000.000. Un


30% se cancela con cheque del Banco de Occidente y el saldo a 90
das de plazo.

El 20 de junio, se cancela arrendamiento de un local comercial


correspondiente a los meses de junio y julio por valor de $300.000 cada
mes.

El 23 de junio, se prestan servicios de lavado y mantenimiento de


vehculos por valor de $8.000.000. Nos cancelan en efectivo.

El 26 de junio, se consigna en el Banco de Occidente un 55% del


efectivo disponible. El restante 45% se deposita en cuenta de ahorros
del Banco Davivienda.

El 28 de junio, se prestan servicios de mantenimiento de vehculos por


valor de $12.000.000. Un 70% nos cancelan en efectivo y el saldo a
crdito (30 das de plazo).

El 30 de junio, con cheque del Banco de Occidente se cancelan los


siguientes gastos:

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

99

Sueldos

$3.000.000

Servicios pblicos:

$ 200.000
No quiero perderme ni
un detalle de la
solucin!

SOLUCIN:

ASIENTOS DE DIARIO:
Se registran en forma cronolgica cada una de las cuentas afectadas por las
transacciones comerciales

1 DE JUNIO:
CAJA
Debe

EQ. DE OFICINA
Haber

32.000.000

Debe

Haber

APORTES SOCIALES
Debe

1.500.000

Haber

33.500.000

4 DE JUNIO:
BANCOS
Debe

CTAS. DE AHORRO

Haber

19.200.000

FUNDAMENTOS

Debe

12.800.000

DE

CONTABILIDAD

Haber

CAJA
Debe

Haber

32.000.000

100

7 DE JUNIO:
EQ. DE OFICINA
Debe

Haber

BANCOS
Debe

4.200.000

Haber

ACREEDORES VRS.
Debe

1.680.000

Haber

2.520.000

10 DE JUNIO:
DIVERSOS (Papelera...)
Debe

Haber

BANCOS
Debe

150.000

Haber

150.000

14 DE JUNIO:
MAQ. Y EQUIPO
Debe

Haber

BANCOS
Debe

5.000.000

Haber

5.000.000

17 DE JUNIO:
EQ. DE COMP. Y COM
Debe

Haber

BANCOS
Debe

2.000.000

Haber

600.000

ACREEDORES VRS.
Debe

Haber

1.400.000

20 DE JUNIO:
GASTOS PAG. POR ANT.
BANCOS

(Arrendamientos)

Debe

Haber

Debe

600.000

Haber

600.000

23 DE JUNIO:

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

101

COM. AL POR MAY. Y M.


CAJA
Debe

(Mantenimiento, reparacin y...)

Haber

Debe

Haber

8.000.000

8.000.000

26 DE JUNIO:
BANCOS
Debe

CUENTAS DE AHORRO

Haber

4.400.000

Debe

Haber

CAJA
Debe

3.600.000

Haber

8.000.000

28 DE JUNIO:
COM. AL POR MAY. Y M.
CAJA
Debe

INGR. POR COBRAR

Haber

8.400.000

Debe

Haber

(Mantenimiento, reparacin y...)

Debe

3.600.000

Haber

12.000.000

30 JUNIO:
GASTOS DE PERSONAL
SERVICIOS

(Sueldos)

Debe

Haber

3.000.000

FUNDAMENTOS

Debe

200.000

DE

CONTABILIDAD

Haber

BANCOS
Debe

Haber

3.200.000

102

MAYORIZACIN
Resumir, totalizar y determinar el saldo de cada una de las cuentas afectas
CAJA
Debe
32.000.000
8.000.000
8.400.000

BANCOS
Debe
Haber

Haber
32.000.000
8.000.000

19.200.000
4.400.000

48.400.000 40.000.000
8.400.000

1.680.000
150.000
5.000.000
600.000
600.000
3.200.000

CUENTAS DE AHORRO
Debe
Haber
12.800.000
3.600.000
16.400.000

23.600.000 11.230.000
12.370.000
EQ. DE OFICINA
Debe
Haber
1.500.000
4.200.000
5.700.000

EQ. DE COMP. Y COM


Debe
Haber
2.000.000

GASTOS PAG. POR ANT.


(Arrendamientos)

Debe

5.000.000

GASTOS DE PERSONAL

INGR. POR COBRAR

(Sueldos)

Haber

Debe

3.600.000

Haber

600.000

SERVICIOS
Debe
Haber
200.000

FUNDAMENTOS

MAQUIN. Y EQUIP.
Debe
Haber

DIVERSOS (Papelera,...)
Debe
Haber
150.000

DE

CONTABILIDAD

Debe

Haber

3.000.000

ACREEDORES VARIOS
Debe
Haber
2.520.000
1.400.000
3.920.000

103

COM. AL POR MAY. Y M.


APORTES SOCIALES
Debe
Haber

(Mantenimiento, reparacin y...)

Debe

Haber
8.000.000
12.000.000
20.000.000

33.500.000

3.10 BALANCE DE PRUEBA


O Balance de comprobacin, es un borrador que prepara el contador con el fin de
verificar que el total de las cuentas con saldo dbito sea igual al total de las cuentas
con saldo crdito. Es una etapa previa a la preparacin de los Estados financieros.

LAVAUTOS DEL CARIBE LTDA.


BALANCE DE PRUEBA
30 de junio de xxxx
No.

CUENTAS

1.
Caja
2.
Bancos
3.
Cuentas de ahorro
4.
Ingresos por cobrar
5.
Gastos pagados por anticipado
6.
Maquinar y equipo
7.
Equipo de oficina
8.
Equipo de computacin y comunicacin
9.
Gastos de personal (Sueldos)
10. Servicios
11. Diversos (tiles, papelera y fotocopias)
12. Acreedores varios
13.. Aportes sociales
14. Comercio al por mayo y al por menor
SUMAS IGUALES:

Dbito

Crdito

$8.400.000
12.370.000
16.400.000
3.600.000
600.000
5.000.000
5.700.000
2.000.000
3.000.000
200.000
150.000

57.420.000

$3.920.000
33.500.000
20.000.000
57.420.000

RESUMEN

Se

manejaron conceptos bsicos de contabilidad bajo diferentes criterios

tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la

importancia de la

contabilidad frente a los procesos de internacionalizacin y globalizacin de


la economa, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de
organizacin, tamao de empresa o actividad econmica, requieren de la

FUNDAMENTOS

DE

CONTABILIDAD

104

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus


operaciones comerciales.

Se estudia la relacin de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en


especial con la administracin y su articulacin con la planeacin,
organizacin, direccin y control y su importancia en el proceso de toma de
decisiones en el rea financiera.

La ecuacin patrimonial se conoce tambin, con los nombres de: ecuacin


contable, ecuacin fundamental, principio del equilibrio, principio de la
lgica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razn a que la
Contabilidad basa sus registros en una ecuacin matemtica que representa
la relacin financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuacin se
sitan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el
lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y
acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,
debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos
y los derechos de los propietarios y terceros.

El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificacin de


las cuentas que se sustenta en los siguientes principios bsicos:
Debe existir equilibrio aritmtico en cada registro: El valor anotado en la
columna de una cuenta, deber ser tambin indicado en la columna contrara
y por el mismo valor.
La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez
constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente
considerados.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y
representados por su capital.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

105

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Segn la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de


personas sern deudoras o acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como
personas y por tanto tambin sern deudoras o acreedoras.
Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre s homogeneidad
contable.
En toda operacin o transaccin no hay deudor sin acreedor y viceversa.

AUTOEVALUACIN
Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexin y anlisis.
.
1. Con qu nombre tambin se conoce o conoces La Partida Doble?
2. Cules son los elementos de la Ecuacin Patrimonial?
3. Qu es para Ti un Pasivo y un Activo? Como lo aplicas, en las
diferentes transacciones dadas?
4. Cules efectos suelen surgir de las Transacciones de la Ecuacin
Patrimonial?
5. Que debe existir en cada registro para que halla, o se de la Partida
Doble?
6. Cuantas modalidades de registros contables hay y como se
clasifican?

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

105

SOPORTES Y
CONTABILIDAD

LIBROS

UNIDAD 4

DE

PRESENTACIN
En la contabilidad para poder registrar una transaccin es importante contar
con un documento soporte que sustente la ocurrencia del hecho econmico,
de igual forma estos documentos soportes constituyen el punto de partida
para la elaboracin de los comprobantes de contabilidad que constituyen la
base para el registro en los libros de contabilidad principales y auxiliares,
todo registro contable debe estar amparado con un soporte contable.

Es importante que el administrador de empresas (privado o pblico) adquiera


las competencias necesarias para el diligenciamiento de todos y cada uno
de los comprobantes, soportes contables y libros de contabilidad.

PROBLEMA
En el proceso de registro de la informacin contable, cules son los
principales libros de contabilidad y como se soportan las transacciones
realizadas por la empresa.

COMPETENCIAS ESPECFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
Disear y elaborar los comprobantes de contabilidad.
Disear y elaborar los diferentes soportes contables.
Registrar la informacin en los comprobantes de contabilidad
basndose en los documentos soportes.
Conceptuar sobre los aspectos normativos y contables de los
libros de contabilidad
Aplicar las tcnicas de registros de acuerdo a los principios
normativos vigentes.
MODULO DE CONTABILIDAD

108

DINMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO


UNIDAD 4

Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:


ACTIVIDADES.
Lea detenidamente la Unidad N 4
Resuelva los cuestionarios que aparecen en la evaluacin.
Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como
Autoevaluacin.
Realice un resumen de toda la unidad 4 el cual ser debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin

MODULO DE CONTABILIDAD

109

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

EVALUACIN INICIAL

1.

Qu es un comprobante de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

2.

Qu se entiende por documento fuente o soportes de


contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

3.

Cules son los Principales soportes utilizados en la


contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

110

CECAR

4.

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Cules son los libros de contabilidad?


________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

5.

Qu aspectos normativos hay que tener en cuenta en el


diligenciamiento de los libros de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

6.

Qu es un libro de actas?

________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

111

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

4. SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

4.1 CONCEPTO DE SOPORTES CONTABLES


Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de
contabilidad respectivos o dejar constancia de estos de tal circunstancia. Se
archivan en orden cronolgico, de tal manera que sea posible su
verificacin. Los soportes contables, son los medios escritos con los cuales
pueden justificarse una transaccin u operacin comercial realizada por el
ente econmico o empresa
4.2 CLASES DE SOPORTES
Los soportes son de orden interno o externo

4.2.1 SOPORTES INTERNOS


Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la
empresa para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su
gran mayora se disea de acuerdo con la necesidad de informacin o los
parmetros o los parmetros especficos de control.

4.2.1.1 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO


Este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan
dineros a la empresa y tambin se conoce como comprobante de ingreso.
Contiene la siguiente informacin.
Nmero: Consecutivo para control.
Persona o entidad de quien recibe: Natural o jurdica, nmero de cdula o
NIT.
Fecha: Da, mes y ao de ingreso.
Concepto y valor: Motivo y monto del ingreso en nmeros y letras.
Forma de pago: Cheque, tarjeta de crdito, efectivo.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

112

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Imputacin contable: Cdigo auxiliar de las cuentas

que se debitan y

acreditan y valores.
Firma y sello: Funcionario responsable que recibe el dinero.
Membrete. Indicar en forma preimpresa apellidos y nombre o razn social,
cdula o NIT, direccin de la empresa.

4.2.1.2. COMPROBANTE DE BANCO O EGRESO


Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a
favor

de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es

aconsejable que todos los desembolsos se efecten con cheque. Se


recomienda que en ningn caso se efecten desembolsos en efectivo, con
excepcin de los pagos de menor cuanta, para los cuales se utilizara la caja
menor.. Por lo general se elabora en original y dos copias, original para
contabilidad, una copia para consecutivo y la otra para el beneficiario del
pago.

4.2.1.3 SALIDA DE ALMACEN O REMISION


En las operaciones de venta de mercanca para efectos de control de
inventarios, se generan documentos que se registran contablemente pero
que sirven de soporte de esas facturas. Estos documentos son la remisin
de salida de almacn.
Se elaboran en original y copia; original para el cliente y copia para el
consecutivo y registro de kardex.

4.2.1.4 NOTAS DE CONTABILIDAD


Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable especfico, como es el caso de los asientos
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

113

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

de correccin, depreciaciones, amortizaciones, ajustes, y sierre adems de


las compras al rgimen simplificado.

4.2.2 FACTURA DE VENTA


Una vez despachada

la mercanca y recibida la copia de la remisin

debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla recibido a


satisfaccin, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente.

El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de


la mercanca despachada o servicio prestado al cliente.

Una factura contiene bsicamente los siguientes datos:


Denominacin: Indicar expresamente factura de venta preimpreso a travs
de medios litogrficos, tipogrficos o similar.

Identificacin del vendedor o de quien presta el servicio: Apellidos y nombre


o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente
impresos.

Identificacin del adquiriente de los bienes y servicios: Apellido y nombre o


razn social del adquiriente, cuando este exija la discriminacin del
impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las
ventas con derecho al correspondiente descuento.

Numeracin consecutiva: Debe estar preimpreso

a travs de medios

litogrficos, tipogrficos o similares.

Fecha de la expedicin: Da, mes y ao de facturacin. Debe corresponder


a la realizacin de la operacin de venta y/o prestacin del servicio.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

114

CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios


prestados: Descripcin, cantidad, precio unitario, valor de la mercanca o
servicio, descuentos recargos.

Cuando la operacin comprenda venta y

prestacin de servicios, la descripcin comprender

igualmente unos y

otros.

Valor total de la operacin: Debe incluirse el monto total de la operacin,


independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la
factura en varias hojas, el valor de la operacin deber constar en la
ltima, y podr subtotalizarse en cada una de ellas.

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transaccin


efectuada, tambin debern constar en nueva factura, sin perjuicio de los
comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los
correspondientes libros.
Identificacin del impresor. La factura debe contener el nombre o razn
social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar
previamente impresos.

Calidad de agente retenedor del IVA: Indicarse mediante cualquier medio


mecnico, manual o sello.

En todo caso deber constar cuando quien

expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre


las ventas 5por operaciones con responsables del rgimen comn.

Discriminacin del impuesto sobre las ventas: La discriminacin del


impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la
factura sea expedida por un responsable del rgimen comn. Sin perjuicio
de lo anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos
deber incluirse en el precio de venta al pblico.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

115

CECAR

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4.2.3 NOTA CRDITO


Este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente
que su deuda se ha visto disminuida por algn concepto.
El objetivo fundamental de la nota crdito es informar sobre la disminucin o
cancelacin de una deuda.
Contiene bsicamente los siguientes datos:
Nmero: Consecutivo para control.
Persona a quien se le notifica: Natural o jurdica.
Identificacin: Cdula o NIT.
Direccin: De la persona a quien se notifica.
Fecha: Da, mes y ao de la notificacin.
Concepto: Motivo especfico de la informacin.
Valor: Monto total acreditado.
Imputacin

contable: Cdigo auxiliar de las cuentas que se debitan o

acreditan y valores.
Firma responsables: Quien elabora, aprueba y contabiliza.

4.2.4 COMPROBANTE DE DIARIO O RESUMEN


Cuando la empresa no tiene sistematizada su contabilidad, es decir que no
se apoya en programas de computado, el registro de las operaciones en los
libros tanto auxiliares como oficiales debe hacerse en forma manual. Como
en los libros oficiales se hara dispendioso y poco practico el registro de
cada documento, se acostumbra a resumir en un solo comprobante cada
transaccin realizada en un periodo determinado que puede ser semana,
quincenal o mensual; por ejemplo: los comprobantes de egreso o de banco,
los ingresos o recibos de caja, las facturas de venta o facturas de compra.
En este documento de diario o de resumen, se abrevian todas las
transacciones para cada una de las cuentas.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

116

CECAR

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4.3 COMPROBANTES EXTERNOS


Son todos aquellos documentos que sirven de soporte a las transacciones,
pero son elaborados por terceros, como consignaciones bancarias, notas
bancarias debito y crdito, pagares, letras de cambio, remisiones, facturas
de compras entre otras.

4.3.1 CHEQUE
Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta
corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de
dinero a una persona natural o jurdica, previa la presentacin del mismo.

Contiene bsicamente los siguientes datos:

Nombre del banco girado: Donde se tiene la cuenta corriente. (preimpreso).

Serie y nmero del cheque: Consecutivo para control. (preimpreso).

Ciudad y fecha de expedicin: Lugar, da, mes y ao de la orden de pago.

Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurdica autorizada para cobrar


el cheque.

Valor: En nmeros y letras del monto que se ordena pagar.

Girador: Firma del titular de la cuenta corriente.

Nmero de la cuenta corriente: Identificacin de la cuenta. (preimpreso).

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

117

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4.3.2 PAGAR
Es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete
con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo
determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en
papel de seguridad. Es de circulacin privada y lo utilizan principalmente las
entidades de crdito.

Contiene bsicamente los siguientes datos:

Nmero: Consecutivo de control.

Valor: Monto de la obligacin en nmeros y letras.

Fecha de vencimiento: Da, mes y ao cuando se cancelar la obligacin.

Identificacin del suscriptor: Nombre de quien se compromete con su firma a


cancelar el pagar.

Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelar el


pagar.

Inters pactado. Tanto por ciento.

Estipulaciones: Condiciones pactadas para garantizar el pago.

Firmas: Deudor y codeudor.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

118

CECAR

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4.3.3 LETRA DE CAMBIO


Es un documento negociable, mediante el cual una persona ordena a otra
que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar
determinado y en un tiempo estipulado.

Contiene los siguientes datos.

Nmero: Consecutivo de control.

Fecha: Da, mes y ao de expedicin.

Valor: En nmeros y letras.

Girado: Nombre de la persona que deber efectuar el pago.

Lugar: Sitio donde se har efectivo el pago.

Fecha de vencimiento: Da, mes y ao cuando se efectuar el pago.

Beneficiario: Persona a la orden de quien se har el pago.

Inters pactado: Tanto por ciento mensual acordado por mora.

Girador o librador: Persona que autoriza el pago.

Aceptada: Firma del girado.

4.3.4 CONSIGNACIONES BANCARIAS


Este comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada
cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas de crdito
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

119

CECAR

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en la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignacin


tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del banco.

El objetivo fundamental del

comprobante de consignacin es servir de

constancia del valor depositado en una cuenta corriente bancaria.

Un comprobante de consignacin

contiene bsicamente, los siguientes

datos:
Fecha: Da, mes y ao de la consignacin; ciudad y oficina bancaria.
Nmero de la cuenta corriente: La que se beneficiar con la consignacin.
Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o cdigo del banco
emisor de los cheques y valor girado.
Nombre del titular de la cuenta: Persona natural o jurdica
Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en
cheques de otros bancos y recibos de tarjetas de crdito.
Total consignacin: La suma de los valores consignados en efectivo y en
cheques.
Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la
consignacin.
Firma del depositante: Persona encargada de hacer la consignacin.

4.3.5 SOPORTES DE COMPRAS EFECTUADAS


Como soporte de las compras de mercancas se recibirn facturas
expedidas por los proveedores. Este comprobante, como se sabe, es
utilizado para acreditar la transferencia de dominio de los bienes o servicios
con su precio unitario, cantidad y valor total. Por disposiciones legales, en
cada pas se establecen los requisitos mnimos que deben cumplir las
facturas para que sean aceptadas como deduccin. Cuando se compra
deben tenerse en cuenta los requisitos mnimos como: control de
numeracin consecutiva, razn social e identificacin del vendedor,
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

120

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direccin, registro y rgimen del impuesto a las ventas al cual pertenece,


entre otros.

4.3.6 ENTRADA DE ALMACN O INFORME DE RECEPCIN DE MERCANCAS


Cuando se efecta una compra de mercanca, para efectos de control
interno del almacn y de contabilidad, se hace necesario soportar cada
compra con una entrada de almacn o informe de recepcin. Este
documento elaborado internamente por la empresa, permitir en caso de
utilizar el sistema de inventario permanente, el control por articulo o
simplemente verificar el ingreso a la empresa de esas mercancas,
independientemente del sistema de inventario que se utilice.
Este documento se diligencia generalmente en original y una copia, original
para contabilidad, anexo al original de la factura del proveedor.
La copia para control del consecutivo o para su registro en el kardex.

4.3.7 NOTAS BANCARIAS DBITO Y CREDITO


Estos documentos recibidos de las entidades bancarias nos permiten
soportar y registrar todas las transacciones diferentes de consignaciones;
por ejemplo: el cargo por intereses sobre obligaciones, suministros de
chequeras con cargo a cuenta corriente, comisiones u omisiones etc.

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4.4 LIBROS DE CONTABILIDAD


ASPECTOS NORMATIVOS

LIBROS DE
CONTABILIDAD

REGISTRO

EXHIBICIN

PROHIBICIONES

CORRECCIN DE ERRORES

CONSERVACIN Y DESTRUCCIN

4.4.1 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboracin de lo estados


financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que
garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a
que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y
tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Los libros de Contabilidad son necesarios para:

1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones: diariamente,


semanalmente, etc. o por resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta.

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3. Determinar el valor de los activos del ente econmico, el movimiento de


los aportes de capital, entre otros.
Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar
libros auxiliares necesarios para:
a) Identificar las transacciones en forma individual.
b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.
c) Conocer cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as
como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones.
d) Controlar las mercancas.
e) Conciliar estados financieros bsicos cuando han sido preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.

4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la


direccin, administracin y control del ente econmico.
NOTA: La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y
nmero de libros obligatorios, pero si han sealado que se deben llevar los
libros necesarios o indispensables para conocer la situacin econmica y
financiera del ente. Es as que de la lectura de los artculos 50, 52 y 53 del
Cdigo de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y
balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.

4.4.2 REGISTRO DE LOS LIBROS


Para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades
competentes en el lugar de su domicilio principal. Los libros auxiliares no
requieren ser registrados. Para registrar los libros deben estar blanco y
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adems que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o que deba ser
sustituido por causas ajenas a la empresa o negocio.
Cuando la falta de un libro de contabilidad se deba a prdida, extravo o
destruccin,

se

debe

presentar

la

copia

autntica

del

denuncio

correspondiente.
Los libros pueden ser llevados en formas continuas, hojas removibles, 0
series continuas de tarjetas; en todo caso deben ser autenticadas mediante
un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

NOTA: Aunque la ley no fija expresamente un plazo o trmino especial para


la inscripcin de los libros ante el registro mercantil, se entendera que
inscrita la sociedad en este registro, en forma inmediata debe presentar al
mismo sus libros de comercio con el fin de que sean registrados; adems,
los efectos ante terceros solo se producen a partir de la fecha de tal
inscripcin.

4.4.3

LUGAR DONDE

SE

EXHIBEN

FORMA

DE

LLEVAR

LOS

LIBROS

DE

CONTABILIDAD
Se deben exhibir o presentar en el domicilio principal de la empresa o
negocio.
Su diligenciamiento puede hacerse mediante procedimientos de reconocido
valor tcnico contable, en forma manual, mecanizada o electrnica, en todo
caso la empresa debe asegurar los medios necesarios para consultar y
reproducir los asientos contables.
Al registrar en los libros los comprobantes de contabilidad que respalden las
diferentes transacciones comerciales, se debe anotar el nmero y fecha de
los mismos.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben
totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

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4.4.4 PROHIBICIONES
En los libros de contabilidad se prohbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los


asientos o a continuacin de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado


si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

4.4.5 CORRECCIN DE ERRORES

Cuando los errores se deban a trascripcin, se corregir mediante una


anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de
reconocido valor tcnico. Si para corregir un error se debe anular folios, se
sealar sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, indicando el
nombre completo del responsable de la anotacin. Adems, tal como lo
manifiesta El Cdigo de Comercio en su artculo 57 numeral 3, los errores u
omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento
en la fecha en que ellos se advirtieren.

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4.4.6 CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE LIBROS


Las empresas o negocios deben conservar debidamente ordenados los
libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de
las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones, salvo lo dispuesto en normas especiales, los
documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte
(20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos
diez (10) aos.

De igual manera, cuando ocurra prdida, extravo o

destruccin de los libros o papeles, la empresa debe denunciar ante las


autoridades competentes, tal situacin. En tal caso, los registros en los
libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su
prdida, extravo o destruccin, tomando como base los comprobantes de
contabilidad,

las

declaraciones

tributarias,

los

estados

financieros

certificados, informes de terceros y los dems documentos que se


consideren pertinentes o se pueden remplazar los papeles extraviados,
perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en
poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando
el motivo de la reposicin.

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4.4.7 CLASES
LIBROS DEL COMERCIANTE

Obligatorios para
sociedades

De contabilidad
Indispensables

DE ACTAS

Diario Columnario

DE SOCIOS O
ACCIONISTAS

Mayor y Balances

Inventarios y
Balances
Auxiliares

4.4.7.1 LIBROS PRINCIPALES

Aunque la ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y


nmero de libros obligatorios, sin embargo si han sealado que se deben
llevar los libros necesarios o indispensables para conocer la situacin
econmica y financiera del ente. Es as que de la lectura de los artculos 50,
52 y 53 del Cdigo de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro
mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario,
respectivamente.

4.4.7.2 LIBROS AUXILIARES

Son aquellos donde se registran en forma analtica y detallada, los valores e


informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el
nmero de auxiliares necesarios, de acuerdo con su tamao y catlogo de
cuentas que maneje. Esto permite dividir las funciones de registro entre
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varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas
removibles, donde a cada cuenta y subcuenta de le asigna un folio.

4.4.8 CARACTERSTICAS

PRINCIPALES

LIBROS DE
CONTABILIDAD

Diario columnario
Mayor y Balances
Inventarios y
Balances

AUXILIARES

Caja
Bancos
Clientes
Proveedores
nacionales
Gastos, etc.

4.4.9 LIBROS PRINCIPALES

4.4.9.1 DIARIO COLUMNARIO

En este libro registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego


trasladar los movimientos dbitos y crditos de las cuentas al libro mayor y
balances, cuando el proceso contable se hace manualmente.
Una de las principales caractersticas de este libro es el del diseo en
columnas dobles, para registrar en ellas los valores debito y crdito que
resultan del resumen de las transacciones.
Diseo:
. Primera columna: corresponde al ao de las operaciones.
. Segunda columna: corresponde a descripcin o detalle.
. Tercera columna: para el nmero de comprobantes.
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. Cuarta columna: a partir de esta, en columnas dobles para registro de los


movimientos debitos y crditos de cada cuenta.
4.4.9.2. MAYOR Y BALANCES
En este libro se registra la informacin contable proveniente del libro diario
columnario.
Las caractersticas de su diseo son las siguientes:
. Primera columna: para anotar el cdigo de la cuenta.
. Segunda columna: debe ser amplia para anotar el nombre de la cuenta.
. Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, tanto dbitos
como crditos.
. Cuarta columna: debe ser doble para anotar el movimiento de las
operaciones dbitos y crditos del mes, traslados del libro diario columnario.
. Quinta columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos
dbitos o crditos de las cuentas, teniendo en cuenta su naturaleza.
4.4.9.3 INVENTARIOS Y BALANCES
Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciacin y los balances
generales de cada uno de los ejercicios siguientes:
Su manejo ser de una sola vez por ao. En el se resume el balance
general en una fecha determinada, final del ejercicio, es decir diciembre 31 y
presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma
global. En la mayora de las cuentas se hace necesario discriminar como
estn conformados esos saldos.
Consta de cinco columnas con las caractersticas siguientes:

. Primera columna: codigo de la cuenta y subcuenta.


. Segunda columna: para el nombre de las cuentas
. Tercera columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.
. Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas deudoras.
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. Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas acreedoras.

Para su manejo, en el caso de llevar la contabilidad en forma manual, se


toman los saldos del cierre del ejercicio.
4.4.9.4 LIBROS AUXILIARES
Auxiliares de Control: Las empresas que realizan operaciones
comerciales con numerosas personas, necesitan detallar y
ampliar la informacin de una cuenta en varias subcuentas; para
evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de
muchos registros individuales de una cuenta se abre una cuenta
control, donde de registran los valores totales del movimiento
dbito o crdito de cada cuenta, tomados de las columnas
parciales del comprobante de contabilidad.

De Cuentas Auxiliares: Cada vez que en los libros Diario y Mayor


se registre un valor en unas cuentas principal o grupo, se deben
registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a
las subcuentas y auxiliares.

La informacin se toma de las

columnas parciales del comprobante de contabilidad. La suma


de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del
control, y la suma de los saldos de los auxiliares debe coincidir
con el saldo de la respectiva subcuenta.

El Krdex: Es una forma de auxiliar para el control de las


mercancas.

Ofrece informacin inmediata acerca de las

existencias y costo de un producto.


El objeto fundamental del krdex es el de disponer de un control
permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artculos,
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con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la


venta.

Contiene los siguientes datos:

Fecha: Da, mes y ao de entrada o salida de la mercanca.

Descripcin: Detalle de la transaccin que afecta el saldo.


Valor unitario: Precio de compra de las existencias segn mtodo aplicado
(promedio ponderado, Ueps, Peps).

Entradas: Cantidad y valor de las mercancas recibidas.


Salidas: Cantidad y valor (costo) de las mercancas despachadas.
Saldo: Cantidad y valor de las mercancas disponibles para la venta.
Proveedor: Persona o entidad que surten las mercancas.
Ubicacin: Lugar exacto donde se encuentra la mercanca en bodega.
Unidad: Forma de contarse (unidades, docenas, metros, litros, etc.).
Mnimo y mximo: Lmites de existencia disponibles en bodega.
Artculo: Nombre y referencia de la mercanca objeto de control
Modelo:

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4.4.10 DILIGENCIAMIENTO

PROCESO DE REGISTRO DE LA
INFORMACIN CONTABLE

COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
CD.

DETALLE

P.

Notas D. y C.

D.
$

H.

Facturas

$
$

Recibos de caja
$
$
$
$

Sumas iguales

Auxiliares
FECHA

DETALLE

D.

H.

S.

DIARIO COLUMNARIO
Fecha

Detalle
D

Compr. Cont. 1
Totales:

D
$
$

H
$

Totales:

MAYOR Y BALANCES
CD.

CUENTAS

SALDOS
ANTERIORES
D.
C.

Del:
Al:
MOVIMIENTO
D.
H.

De:
SALDOS
D.
C.

Sumas Iguales:

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4.4.11 LIBRO DE ACTAS

La Sociedad llevara un libro, debidamente registrado en el que se anotaran


por orden cronolgico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios. Estas sern firmadas por el presidente o quien haga sus
veces y el secretario de la asamblea o junta de Socios.

As mismo, las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente


registrado para inscribir las acciones. En el se anotaran tambin los ttulos
expedidos con indicacin de sus nmeros y fechas de inscripcin. La
enajenacin y traspaso de acciones embargos y demandas judiciales que se
realicen con ellas, las prendas y dems gravmenes o limitaciones de
dominio si fueren nominativas.

4.4.12 LIBRO DE ACTAS DE LA ASAMBLEA GENERAL

De acuerdo con lo establecido en el Cdigo de Comercio, todos los


comerciantes, personas naturales o jurdicas deben realizar por lo menos
una vez al ao antes de terminar el primer trimestre una asamblea general
ordinaria de accionistas, en el caso de las sociedades de capital o una junta
directiva de socios en las sociedades de personas, con el fin de aprobar los
estados financieros, nombrar junta directiva, revisor fiscal, etc. y elaborar la
correspondiente acta.
Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas
tratados, decisiones y mandatos del mximo rgano social en sus reuniones
ordinarias o extraordinarias.
4.3.8.5 Libro de actas de junta directiva:
En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas,
decisiones y mandatos de las juntas directivas.
Cada reunin ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, a cual debe ser
firmada por presidente y secretario de dicha junta.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

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Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad que


corresponda segn el tipo de empresa, sea privada o de orden publico o
estatal.

RESUMEN
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operacin y en cual se indicar el
nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarn los
documentos que lo justifiquen.

Cada hecho econmico debe estar respaldado por un documento fuente,


soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y
adems punto de partida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de
pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas
dbito y notas crdito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de
contabilidad, los cuales deben recopilarse

para dar paso al registro

descriptivo y cronolgico de las operaciones comerciales de los entes


econmicos.
Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboracin de lo estados
financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que
garantice su autenticidad e integridad.

Los libros de Contabilidad son necesarios para:

1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones: diariamente,


semanalmente, etc. o por resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta.

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3. Determinar el valor de los activos del ente econmico, el movimiento de


los aportes de capital, entre otros.
4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la
direccin, administracin y control del ente econmico.
La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y nmero de
libros obligatorios, pero si han sealado que se deben llevar los libros
necesarios o indispensables para conocer la situacin econmica y
financiera del ente. Es as que de la lectura de los artculos 50, 52 y 53 del
Cdigo de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y
balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.
Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar
libros auxiliares necesarios para:
a) Identificar las transacciones en forma individual.
b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.
c) Conocer cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as
como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones.
d) Controlar las mercancas.
e) Conciliar estados financieros bsicos cuando han sido preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

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AUTOEVALUACIN

Te invito a realizar la
siguiente prctica.
Somete a prueba tus
habilidades.

1. TALLER DE APLICACIN
El 1 de junio, se constituye la empresa Cosmoequipos Ltda.
(Rgimen comn). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital:

Madeleine lvarez, aporta:

$75.000.000 representados en efectivo.


$22.000.000 representado en una camioneta
Guillermo Zapata, aporta:

$27.030.000 representados en mercancas, discriminadas as:

12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno


15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno
12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno
18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una.
14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una

1 lote de terreno urbano por valor de $18.500.000

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El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un


70%

del disponible.

En la misma fecha se deposita en cuenta de

ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible.


El 9 de junio, segn factura No. D-300 se adquiere para uso del
negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A.
(Gran contribuyente y autorretenedor):

Escritorios a $320.000 cada uno

Maquinas de escribir a $270.000 cada una

Computadores a $1.250.000 cada uno

Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a
crdito (60 das de plazo).
El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local
comercial con Arrendamos Ltda. (Rgimen comn), se cancela por
anticipado los meses de junio y julio a razn de $600.000 por mes,
segn cheque No. 78902 del Banco Anglo..
El 14 de junio, segn factura No. A-707 compra mercanca a
Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Rgimen comn):

7 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $550.000 cada uno


5 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno
6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno
9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una
5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $600.000 cada uno

Se cancela de contado con cheque No. 78903 del Banco Anglo. Le


conceden un descuento comercial del 12%.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

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El 17 de junio, segn factura No. 001 se vende mercanca a Almacn


Hogar Ltda. (Rgimen comn):

3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una


2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno
1 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $935.000 cada uno

Un 60% de contado y el saldo a crdito (30 das de plazo).


El 21 de junio, segn factura No. 002 se vende mercanca a Pedro
Blanco (persona natural, rgimen simplificado):

2 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $595.000 cada uno


1 Televisores, Ref. TH-1.000 a $799.000

De contado. Se concede un descuento comercial del 8%.


El 23 de junio, por desperfectos Almacn Hogar Ltda., devuelve 1
nevera, Ref.: WQ-2.000 vendida el pasado 17 de junio.
El 26 de junio, segn factura No. 003 se vende mercanca a Equipos
& Muebles de la Costa S.A. (Gran contribuyente, autorretenedor):

3 Lavadoras, Ref. TW-700 a $731.000 cada una.


4 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $255.000 cada una
5 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $884.000 cada uno
3 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $595.000 cada uno

Un 65% de contado segn cheque No. 4562 del Banco Superior y el saldo a
crdito (60 das de plazo).
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El 26 de junio, segn factura No. G-1010 se compra mercanca a


Almacn el Palacio del Mueble (Persona natural, rgimen simplificado):

Mesas en madera, Ref.: TY-250 a $175.000 cada una

Sillas en madera, Ref.: S-300 a $75.000 cada una

Camarotes, Ref.: SF-500 a $670.000 cada uno

Un 75% de contado segn cheque No. 78904 del Banco Anglo y el


saldo a crdito (30 das de plazo).
El 28 de junio, segn cheque No. 78905 del Banco Anglo, se cancela
servicio de energa por valor de $170.000.

En la misma fecha y segn cheque No. 78906 del Banco Anglo, se


cancela servicio telefnico por valor de $350.000.
El 30 de junio, segn cheque No. 78907 del Banco Anglo, se
cancelan sueldos por valor de $3.200.000 correspondientes al mes de
junio.

SE PIDE:

1. preparar en grupos de trabajo los correspondientes documentos


fuente y comprobantes de contabilidad.

2. Consultar

examinar

criterios

tcnicos

de

organizacin,

numeracin y archivo de la documentacin.

3. Socializar resultados a nivel de plenaria.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

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4. Toma cada uno de los comprobantes de contabilidad y documentos


preparados en la actividad propuesta en la unidad anterior para la
empresa Cosmoequipos Ltda. Y realiza los correspondientes registros
en el libro de Inventarios y Balances, Diario Columnario, Mayor y
Balances y auxiliares necesarios.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

140

BIBLIOGRAFA
LVAREZ R., Nstor. Curso Bsico de Contabilidad, Bogot, McGraw-Hill,
1986. 88 p.
BOLAOS A., Csar A. y LVAREZ NIO Jorge. Contabilidad Comercial,
Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogot, Norma, 1993. 368 p.
CODIGO DE COMERCIO, Bogot, Legis, 2013
CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA.
Contadura Pblica, Bogot, Ecoe, 2013. 162 p.

Doctrinas Sobre

CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIO DAVILA, Emma Lucia.


Contabilidad Universitaria, Bogot, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996.
311 p.
FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO,
Contabilidad al Alcance de Todos, Bogot, Norma, 1976. 175 p.

Gonzalo.

GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolucin de la Contabilidad, Ensayo


histrico, Mxico, Trillas, 1982.
MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogot, Legis, 2013. 252p.
MANUAL DE RETENCIN EN LA FUENTE, Bogot, Legis, 2013. 225 p.
MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones
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NIO LVAREZ, Ral. Contabilidad Intermedia I, Mxico, Trillas, 1989.
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OSORIO MARIN, Ivn. Elementos Bsicos de la Contabilidad General,
Medelln, Ediciones Previas, 1988. 294 p.
OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Anlisis, Diagnstico
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PLAN NICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogot, Legis, 2013.
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RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS,


Bogot, Legis. 2013.
RGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogot, Legis. 2013
RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medelln, Bedout, 1984. 317 p.
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad I. Corporacin
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo Colombia 2003
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Mdulo de Contabilidad II. Corporacin
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo Colombia 2003
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Informacin para las
Organizaciones, Bogot, McGraw-Hill, 1992. 338 p.

142

DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

Carretera Troncal de Occidente - Va Corozal - Sincelejo (Sucre)


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