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FACET
Resumo:
A Tecnologia da Informao (TI) tem se consolidado como recurso estratgico em muitas
organizaes, mesmo no sendo atividade fim. A ITIL tem colaborado com a governana de TI
reforando a estratgia na rea de infraestrutura de servios. Embora muitos estudos discutam a
aplicao dos processos recomendados pela ITIL, so raros os que discutem sobre o gerenciamento de
estratgia. Este trabalho visa fomentar discusses sobre a implantao do processo de Gerenciamento
de Estratgia para Servios de TI na Cmara Municipal de Curitiba (CMC). Apresenta-se todas as
atividades desse processo, glossrio de termos importantes, e alguns desafios e riscos para o sucesso
de sua implantao, detalhados no livro ITIL Service Strategy. Com base nisso e utilizando alguns
dados recolhidos em questionrios e entrevistas, estima-se que a CMC enquadra-se no nvel inicial de
maturidade para esse processo. Sendo assim, sugere-se que Administrao Executiva (AE) em parceria
com a Diretoria de Informtica (DIF) liderem a iniciativa de desenvolvimento de uma implantao
piloto do processo, com alguma Unidade de Servios (US), de relevada importncia ao cidado, que
tenha interesse em assumir esse compromisso.
Palavras chave: ITIL, Gerenciamento de Estratgia para Servios de TI, Cmara Municipal.
1.
INTRODUO
Quanto aos procedimentos da pesquisa, trata-se de um estudo de campo, pois este, segundo
GIL (2002, p. 53), procura muito mais o aprofundamento das questes propostas do que a
distribuio das caractersticas da populao segundo determinadas variveis. O estudo de
campo tende a utilizar muito mais tcnicas de observao do que de interrogao.
Esta pesquisa no detalhar como fazer, ou quanto recurso ser necessrio. destaque
somente alcanar conhecimento sobre o qu e por qu, e quando conveniente, quem,
quando ou onde.
2.
REFERENCIAL TERICO
Segundo Marion, Dias e Traldi (2002, p.38), O referencial terico deve conter um apanhado
do que existe, de mais atual na abordagem do tema escolhido, mesmo que as teorias atuais
no faam parte de suas escolhas.
2.1. Governana
O termo governana comeou a ser difundido a partir do documento do Banco Mundial,
escrito em 1992, onde sua definio geral era o exerccio da autoridade, controle, gesto,
poder de governo. (Banco Mundial, 1992, p. 3) Esse mesmo documento fazia referncia para
o significado de governana do dicionrio Webster, onde o termo poderia ser entendido como,
os processos pelos quais a autoridade exercida na administrao dos recursos econmicos e
sociais de um pas (BANCO MUNDIAL, 1992, p. 3 apud Websters Unabridged
Dictionary), ou ainda como, a capacidade da estrutura governante projetar, formular, e
implementar polticas, e em geral, cumprir as funes que lhe so atribudas. (BANCO
MUNDIAL, 1992, p. 3 apud Websters Unabridged Dictionary).
2.1.2. Governana de TI
Para o Information Technology Governance Group, Instituto de Governana de Tecnologia da
Informao, A governana de TI de responsabilidade da alta administrao (incluindo
diretores e executivos), na liderana, nas estruturas organizacionais e nos processos que
garantem que a TI da empresa sustente e estenda as estratgias e objetivos da organizao
(TCU, 2010 apud ITGI).
Uma viso do que a governana de TI, no setor pblico, pode ser encontrada no site do
Tribunal de Contas da Unio:
para o Ministro Aroldo Cedraz, Governana de TI o conjunto estruturado de
polticas, normas, mtodos e procedimentos destinados a permitir alta
administrao e aos executivos o planejamento, a direo e o controle da utilizao
atual e futura de tecnologia da informao, de modo a assegurar, a um nvel
aceitvel de risco, eficiente utilizao de recursos, apoio aos processos da
organizao e alinhamento estratgico com objetivos desta ltima. Seu objetivo,
pois, garantir que o uso da TI agregue valor ao negcio da organizao. (Voto do
Ministro Relator Acrdo 2.308/2010 Plenrio) (TCU, 2010).
2.2. ITIL
ITIL acrnimo para Information Technology Infrastructure Library, ou Biblioteca de
Infraestrutura de Tecnologia da Informao. uma publicao, dividida em 5 livros, ou 5
reas (Estratgia de Servio, Projeto de Servio, Transio de Servio, Operao de Servio e
Melhoria Contnua de Servio), que prope uma estrutura de trabalho para ambientes de TI,
mapeada, em sua ltima reviso, de 2011, em 26 processos. Foi compilada em 1999 pela
Agncia Central de Computador e Telecomunicaes do Reino Unido, e na primeira verso
era composta por 40 livros. No uma estrutura mandatria, um guia, da decorre seu
sucesso mundial nos ltimos 10 anos, pois cada empresa adapta os processos de acordo com
sua realidade.
2.2.1. Definies Importantes
A definio de alguns termos muito utilizados pela ITIL importante para o correto
entendimento de sua proposta.
- Servio: uma forma de entregar valor ao cliente, facilitando o alcance de resultados que
ele deseja obter, sem que ele tenha que assumir alguns custos e riscos.
- Resultados: O resultado da execuo de uma atividade, da sequncia de um processo, ou a
entrega de um servio de TI. O termo refere-se tanto a resultado pretendido quanto atual.
- Processos: um conjunto estruturado de atividades, projetado para alcanar um objetivo
especfico. Um processo pega uma ou mais entradas definidas e as transforma em sadas
definidas.
Descrio
O servio para realizar que atividade ou tarefa? Que trabalho o cliente est
procurando executar?
Que resultado o cliente est tentando alcanar? Qual o resultado desejado?
Que restries podem impedir o cliente de alcanar os resultados desejados? Como
o provedor pode remover essas restries?
Tabela 1 - Informaes do cliente para criao de objetivos
Padres de limite
Padres de prioridade
Padres de momento
Descrio
Define o estilo de operao da organizao. A ordem em que as atividades so
executadas, por exemplo:
- A equipe de P&D precisa rotacionar atravs das operaes.
- Todas as questes de clientes devem ser respondidas no primeiro email ou ligao.
- A equipe de operaes precisa ter o mnimo de treinamento ou certificao.
Define o ponto focal da organizao. O conjunto de oportunidades que deveriam, ou
no, ser perseguidas, por exemplo:
- Aquisies de hardware devem ser feitas atravs de fornecedores estratgicos.
- Novas tecnologias devem estar em conformidade com certos padres.
- Novos projetos devem seguir uma metodologia padro.
Define a alocao de recursos. A ordem de novas oportunidades, por exemplo:
- Estabilidade do servio vale mais que velocidade na implantao.
- Qualidade do servio vale mais que economia de custo.
Define o ritmo da organizao. As equipes so sincronizadas com o cliente e ciclos
de negcio, por exemplo:
- Fim de quadrimestre e fim de ano requerem nveis de servio elevados.
- No permitido mudanas quando algum assunto legal relevante est em pauta
para ser mudado.
Tabela 2 Exemplos de padres de gerenciamento de servio
PROPOSTA DE IMPLANTAO
A CMC no apresenta declaraes de perspectiva, tais como misso, viso, valores, dentre
outros, o que poderia ser reconsiderado para melhorar o alinhamento estratgico das unidades
de servios (US). Para entender melhor o nvel de maturidade da instituio com relao aos
processos de gesto recomenda-se avaliar seu enquadramento utilizando o Instrumento para
avaliao da gesto pblica (GESPBLICA, 2014). Uma boa referncia ao se desejar
aprimorar a gesto pode ser encontrada em Governana para Resultados (GESPBLICA,
2010). Considerando a importncia da transparncia no setor pblico, uma anlise do ndice
de transparncia tambm recomendado (INDICETRANSPARNCIA, 2014). Para
avaliao do estilo de gesto, alinhamento aos objetivos da instituio e reconhecimento das
boas prticas utilizadas pela DIF, embora seja um referencial da esfera federal, recomenda-se
como base o levantamento de governana 2012 (TCU, 2012), bem como o questionrio
Desenvolvimento
Econmico
Restruturao do
Governo e Transparncia
Governo Participativo
Recursos Humanos
PERSPECTIVAS
Sociedade
Parcerias
Processos Internos
Organizao por
processos orientada a
resultados
Promoo da integrao
com rgos do executivo
municipal
Criao de mecanismos
para efetiva participao
popular
Gesto do conhecimento
Disseminar
a cultura de
melhoria
contnua
Manter o
trabalho
alinhado ao
planejamento
estratgico
Aperfeioar
constantemente
conhecimento e
habilidades de
recursos humanos
Desenvolver a
atratividade de
se trabalhar na
instituio
Promover
e valorizar
recursos
humanos
Para se ter uma idia da viso dos usurios sobre a TI na CMC foi aplicado um questionrio
(Anexo 1). O nmero de participantes atingiu 120 dos cerca de 560 colaboradores da CMC.
Segundo a afinidade de suas funes, dos 120, 54% responderam colaborar mais no apoio ao
processo legislativo, enquanto 32% so mais participantes nas atividades administrativas.
Responderam depender totalmente da informtica 66%, afirmando que sem ela seu trabalho
para. Outros 24% afirmaram que no dependem totalmente, mas sem ela seria muito
trabalhoso prosseguir. Satisfeitos com o conjunto de ferramentas disponibilizadas atualmente
dizem-se 53%, insatisfeitos 41%. Mesmo aps reformulao do portal da transparncia, 35%
afirmam que ele pode ser melhorado, 51% diz poder ser melhorado o portal internet, 48% o
portal de servios ao servidor (intranet), 52% a integrao entre sistemas, 47% a integrao
com rgos do executivo, 40% o sistema de processo legislativo, 46% o email (capacidade e
interface).
Deve-se considerar que 90% dos que responderam o questionrio dependem fortemente da TI.
Embora 53% destes estejam satisfeitos, importante procurar melhorar a satisfao dos 41%
que se posicionaram no lado oposto. Atravs de entrevistas pde-se conhecer que grande parte
da insatisfao est na interface grfica do linux, e no correio eletrnico e seu limite de quota,
o que tem forado muitos usurios a usar seus email privados para dar conta das necessidades
do trabalho.
Uma proposta de perspectiva e um mapa estratgico tambm apresentado Diretoria de
Informtica.
DIRETORIA DE INFORMTICA
Integrao e Colaborao
Mtodos e Ferramentas
de Trabalho
Parceria e Transparncia
Recursos Humanos
PERSPECTIVAS
Sociedade
Parcerias com a
comunidade de software
livre do Interlegis
Integrao entre as
unidades de servios da
Cmara
Gesto do conhecimento
Disseminar a
cultura de
melhoria
contnua
Alinhamento
ao
planejamento
estratgico
Aperfeioamento
constante do
conhecimento e
habilidades dos
analistas e tcnicos
Valorizar e
flexibilizar o trabalho
de analistas e
tcnicos, priorizando
resultados
Sendo assim, abaixo so propostas 3 metas, consideradas mais importantes neste momento.
So metas estratgicas alinhadas s perspectivas e mapas estratgicos propostos acima. So
importantes para que, futuramente, diante de desafios maiores, a DIF tenha fora e apoio para
super-los.
META
OBJETIVO
A CMC o Poder Legislativo na cidade de Curitiba, ento sugere-se um stio no Portal Internet que
agrupe leis, informaes e procedimentos a serem seguidos pelos empreendedores interessados em
iniciar atividade no ramo de servios, na cidade. Segundo o censo 2010, a atividade de servios
representa 83% do PIB de Curitiba (IBGE, 2015-2).
Conhecer as atividades do ramo de servios mais procuradas. Organizar informaes de maneira
Fator
Crtico de
que efetivamente ajudem os cidados interessados, e agilizem a habilitao dos negcios, e
Sucesso
reduzam o custo dessa habilitao.
Indicador Chave de Nmero de consultas ao servio. (bom aumentar com o tempo - mensal)
Desempenho
OBJETIVO
Fator
Crtico de
Sucesso
Nmero de curti para as informaes consultadas (bom aumentar com o tempo - mensal)
1.2 Melhorar transparncia.
A CMC est sempre incrementando e melhorando a disponibilidade de informaes no portal da
transparncia, mas ainda exige cadastro de cpf e email para o cidado que quiser consultar os
valores da folha de pagamentos, indo em sentido contrrio aos portais de rgos federais, que
exibem a informao sem qualquer barreira. A Constituio Federal, em seu artigo 37, pronuncia a
publicidade como um dos princpios da administrao pblica. A Lei 12527/2011 em seu Art. 3
prega a publicidade como preceito geral, a divulgao independente de solicitaes, a utilizao de
meios viabilizados pela TI, o fomento ao desenvolvimento da cultura de transparncia na
administrao pblica, e finalmente, o desenvolvimento do controle social da administrao
pblica.
Conhecer os princpios da Administrao Pblica e a Lei de Acesso Informao. Disponibilizar
informaes de interesse pblico, em formatos adequados, e sem barreiras.
Nmero de cliques necessrios para obter cada informao. (bom prximo a 1)
Nmero de downloads de arquivo para cada informao. (bom aumentar com o tempo mensal)
1.3 Adoo de assinatura por certificado digital.
Indicador Chave de
Desempenho
OBJETIVO
O entendimento e apoio, principalmente dos agentes polticos, sobre a importncia desse avano
nas perspectivas econmica e operacional para a instituio. O esclarecimento quanto a segurana
do processo.
Nmero de vereadores que apoiam a evoluo. (bom prximo a 38)
Indicador Chave de
Quantidade de resma de papel e toner de impressora solicitados no almoxarifado (bom
Desempenho
diminuir com o tempo)
1.4 Colaborao com algum software livre.
Fator
Crtico de
Sucesso
OBJETIVO
Fator
Crtico de
Sucesso
O programa Interlegis executado pelo Instituto Legislativo Brasileiro, rgo do Senado Federal,
com o objetivo de modernizar e integrar o Poder Legislativo. Ao se adotar o Portal Modelo do
Interlegis, pode ser interessante comear a colaborao com este produto. Identificando alguma
necessidade especfica para a CMC, a customizao necessria pode ser inserida devidamente no
cdigo fonte do produto. Esta seria a forma de colaborao efetiva, e a partir de ento, estaria
disponvel a todos os legislativos que a desejassem usar, retribuindo o trabalho comunidade.
O bom entendimento do sistema e da linguagem de programao utilizada para sua customizao.
Indicador Chave de
Desempenho
META
OBJETIVO
Conhecer ferramentas de software livre que possam ajudar a tornar o ambiente de desenvolvimento
mais gil e integrado, permitindo evoluo da complexidade dos sistemas desenvolvidos, sem
aumento dos riscos de bugs, ou quebra de fluxos.
Nmero de atividade inerentes ao desenvolvimento de software que so automatizadas.
Indicador Chave de (bom aumentar com o tempo)
Desempenho
Tempo entre a aceitao de proposta do cliente e a demonstrao do resultado desenvolvido.
(bom valor baixo)
2.2 Aproximar analistas e clientes buscando alcanar nvel de proatividade em solues.
Fator
Crtico de
Sucesso
OBJETIVO
Fator
Crtico de
Sucesso
Indicador Chave de
Desempenho
META
OBJETIVO
Fator
Crtico de
Sucesso
OBJETIVO
Fator
Crtico de
Sucesso
Portal Intranet atualmente quase uma cpia do Portal Internet. Novo Portal deve ser orientado aos
servidores. Facilitar acesso aos servios e notcias de interesse dos servidores
Conhecer os assuntos de interesse dos servidores. Conhecer as dvidas mais frequentes dos
servidores, que podem ser esclarecidas no portal.
Indicador Chave de
Desempenho
OBJETIVO
Fator
Crtico de Certificar compatibilidade com os programas e servios atualmente usados
Sucesso
Indicador Chave de nmero de itens a fazer da checklist. (bom valor diminuir com o
Desempenho
tempo)
Atualmente utilizado o correio eletrnico ExpressoMail 1.2. A verso mais antiga disponvel para
download 2.0 de 2011, e a estvel mais nova 2.5.2 de Out/2014. Essa nova verso integra correio
eletrnico, agenda, catlogo de endereos e mensagem instantnea. A instalao da nova verso em
outro servidor permitir o aumento da quota dos usurios, que poderia passar dos 100Mb atuais para
1Gb, tranquilamente. A inteno fazer com que os usurios usem o email corporativo, trazendo
integrao e agilidade aos trabalhos.
Fator
Conhecer os itens necessrios de configurao para o correto funcionamento integrado
Crtico de ferramentas.
Sucesso
Indicador Chave de Nmero de itens a fazer da checklist. (bom valor diminuir com o tempo)
Desempenho
4.
das
CONCLUSO
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2011.
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ANEXO 1 - Questionrio
RESPONDA MARCANDO [ X ]
H quantos anos trabalha na Cmara
Menos de 5
Entre 5 e 10
Entre 10 e 20
Mais de 20
servios administrativos
O que voc entende por Tecnologia de Informtica na Cmara? (pode marcar vrios)
Email e acesso a internet
Computadores, redes e impressoras
Sistemas (ex. BrOffice, Intranet, Folha, Infu, etc)
Todos citados acima
Outros:
Qual sua opinio quanto a Tecnologia de Informtica da Cmara
timo
Bom
Regular
Ruim
Pssimo
Sim
No
Que peso atribui ao quanto voc depende da Informtica para exercer ATUALMENTE sua
funo
[_1_] dependo totalmente, sem informtica meu servio para.
[_2_] dependo bastante, sem informtica seria muito trabalhoso dar conta do trabalho.
[_3_] dependo bastante, mas sem informtica ainda conseguiria dar conta do trabalho.
[_4_] dependo pouco, uso mais email e internet.
[_5_] no dependo da informtica, meu servio todo manual.
Que nota voc d para todo o conjunto de ferramentas que a Tecnologia de Informtica te
disponibiliza ATUALMENTE para exercer sua funo
muito satisfeito
satisfeito
no sei dizer
insatisfeito
muito insatisfeito
Em
muito
Em
pouco
Em
nada
No
Sim
Resumidamente o que voc diria que pode ser melhorado? (pode marcar vrios)
Computadores
Folha
Espao email
INFU
Transparncia
SAAP
Outros:
Velocidade Internet
Integrao entre
sistemas
Integrao com
rgos do Executivo
SPL
Portal Internet
Portal Informaes e
Servios ao Servidor