INFORMATICA

COLEGIO DE BACHILLERES DEL
ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
INFORMTICA PARA
OFICINAS
MDULO: SOFTWARE PARA

OFICINAS
GUA DE APRENDIZAJE
PROGRAMA DE DESARROLLO EDUCATIVO
COLEGIO DE BACHILLERES
DEL ESTADO DE BAJA
CALIFORNIA
LIC. RAFAEL AYALA LPEZ

DIRECTOR GENERAL
ING. ANA LILIA MARTNEZ MUOZ

DIRECTORA DE PLANEACIN ACADMICA
Edicin, agosto de 2011
Diseado por:
Lic. Ricardo Lpez Navarro

Ing. Jess Arturo Gonzlez Hernndez
La presente edicin es propiedad del

Colegio de Bachilleres del Estado de
Baja California, prohibida la reproduccin
total o parcial de esta obra.
En la realizacin del presente material, participaron: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES

EDUCATIVAS, Teresa Lpez Prez; COORDINACIN DE EDICIN, Roque Juan Soriano Moreno; EDICIN,
Elvia Mungua Carrillo/Alfredo Snchez Orozco.
PRESENTACIN INSTITUCIONAL
Impartir educacin de calidad del nivel medio superior, con un enfoque

humanista, propedutico y de capacitacin para el trabajo, dentro de un ambiente que
fomente los valores universales, la creatividad y la efectividad de las actividades
acadmicas, deportivas, sociales y culturales; con el propsito de alcanzar la
excelencia, la formacin integral del educando y la consolidacin de nuestra
Institucin como un sistema educativo de vanguardia, es nuestra Misin.
Para lograrla son mltiples las acciones que da a da realiza el personal
docente, administrativo y tcnico del Colegio, quienes con el liderazgo y entrega de la
Direccin General suman esfuerzos para mantener la calidad del servicio educativo
que proporcionamos a los jvenes de Baja California, mejorndola continuamente.
Comprometidos as, conscientes de la dificultad que existe para que nuestros
alumnos tengan acceso a una bibliografa suficiente y pertinente al entorno
econmico y social que viven y les rodea, es que la Institucin, con el afn de que
todos los jvenes dispongan oportunamente de materiales didcticos y bibliogrficos
modernos y adecuados para el mejor desarrollo de los programas de las asignaturas
del Plan de Estudios y con el apoyo otorgado por el Gobierno Federal a travs de la
Secretara de Educacin Pblica y el Gobierno del Estado, ponemos a la disposicin
de los estudiantes, textos como el que presentamos en esta ocasin, aprovechando
as, la experiencia de sus docentes para fortalecer el proceso enseanza-aprendizaje y
lograr el acceso a la excelencia educativa que pretendemos.
Este material que desea fortalecer el componente de formacin para el trabajo,
tiene la intencin de brindar elementos para la prctica enseanza-aprendizaje y es
producto de un gran esfuerzo institucional que conjuga la participacin de los
docentes en el diseo, del personal de la Direccin de Planeacin Acadmica en la
revisin tcnica y edicin, y de la Direccin Administrativa a travs de la Unidad de
Diseo Grfico e Imprenta en su impresin, reproduccin y distribucin a todos los
planteles.
NDICE
Pgina
INTRODUCCIN
Submdulo 1: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA
ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO.
Cambiar las opciones del procesador de textos
Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido
cuando es seleccionado
Crear estilos que correspondan al formato requerido
Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin
de la fuente de datos en los campos de combinacin utilizados
Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas
Insertar referencias en los documentos
Insertar comentarios en los documentos
4
12
17
24
37
44
52
Submdulo 2: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA

ELABORAR HOJAS DE CLCULO.
Modificar las opciones de Excel
Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel
Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas
Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo
Crear temas que correspondan al formato requerido
Trabajar con listas de datos
Filtrar el contenido de un rango de datos
Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes
66
70
86
94
103
105
111
113
Submdulo 3: UTILIZAR SOFWARE DE APLICACIN EN LA

ELABORACIN DE BASES DE DATOS.
Modificar las opciones de Access
Crear base de datos para administrar informacin
Editar y modificar bases de datos
Disear formularios personalizados
Disear informes personalizados
Realizar consultas a la informacin de las bases de datos
Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas
Importar y exportar datos
129
134
141
146
151
164
174
179
BIBLIOGRAFA
189
Mdulo
Introduccin
En la dinmica laboral actual se presenta una creciente automatizacin de los procesos
de la informacin, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias
para resolver la problemtica que este contexto demanda.
La capacitacin en Informtica para Oficinas te proporciona las herramientas necesarias
para que adquieras conocimientos y desarrolles habilidades y destrezas, as como una actitud
responsable que te permita incursionar en los sitios de insercin laboral en el mbito de la
Informtica, de manera exitosa. As mismo, podrs desarrollar competencias relacionadas,
principalmente, con la participacin en los procesos de comunicacin en distintos contextos,
la integracin efectiva a los equipos de trabajo y la intervencin consciente, desde tu
comunidad en particular, en el pas y el mundo en general, todo con apego al cuidado del
medio ambiente.
La capacitacin se inicia en el tercer semestre, con el mdulo Software para Oficinas, que
te permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de clculo y
bases de datos, mediante el empleo de programas de cmputo.
En el mdulo de cuarto semestre, Configuracin y Mantenimiento de Computadoras,
desarrollars las competencias: Instalar y configurar componentes fsicos y lgicos de una
computadora, aplicar mantenimiento a los componentes lgicos y fsicos de una computadora,
instalar y configurar una red de rea local para compartir recursos de hardware y software y
administrar los recursos y detectar los problemas de una red de cmputo.
Con el mdulo de quinto semestre, Creacin y Edicin de Objetos, desarrollars las
competencias: Utilizar software de aplicacin para elaborar presentaciones electrnicas, para
editar imgenes y para elaborar animaciones de objetos y videos.
Con el mdulo denominado Pginas Web, que corresponde al sexto semestre,
desarrollars las competencias: Disear pginas Web en lenguaje HTML, utilizar software de
aplicacin para el diseo de pginas Web, publicar pginas Web y establecer comunicacin
va Internet.
Todas estas competencias te dan la posibilidad de que al egresar, te incorpores al mundo
laboral o desarrolles procesos productivos independientes, de acuerdo con tus intereses
profesionales o las necesidades en tu entorno social.
La capacitacin se compone de cuatro mdulos, el primer mdulo consta de tres
submdulos, el segundo consta de cuatro submdulos, el tercero tres submdulos y el ltimo
consta de tres submdulos. Todos los mdulos tienen una duracin de 112 horas, dando un
total de 448 horas para toda la capacitacin de Informtica para Oficinas.
El mapa de la capacitacin est compuesto por mdulos y submdulos, los cuales se
dividen de la siguiente manera:
3ER. SEMESTRE
4TO. SEMESTRE
5TO. SEMESTRE
6TO. SEMESTRE
MDULOS
Software para
oficinas (112 hrs.)
Configuracin y
mantenimiento de
computadoras (112
hrs.)
Creacin y edicin
de objetos (112 hrs.)
Pginas web (112

hrs.)
SUBMDULOS
Utilizar software de
aplicacin para
elaborar documentos
de texto.
(32 Hrs.)
aplicacin para
elaborar hojas de
clculo.
(40 Hrs.)
aplicacin para
elaborar bases de
datos.
(40 Hrs.)
Instalar y configurar
componentes fsicos y
lgicos de una
computadora.
(40 Hrs.)
Aplicar mantenimiento
a los componentes
lgicos y fsicos de
una computadora.
(40 Hrs.)
Instalar y configurar
una red de rea local
para compartir
recursos de hardware
y software.
(16 Hrs.)
Administrar los
recursos y detectar
los problemas de
una red de cmputo.
(16 Hrs.)
II
aplicacin para
elaborar
presentaciones
electrnicas.
(24 Hrs.)
Diseo de pginas
Web en HTML
(48 hrs.)
aplicacin para editar
imgenes.
(40 Hrs.)
aplicacin para el
diseo de pginas
Web.
(48 Hrs.)
aplicacin para
elaborar animaciones
de objetos y videos.
(48 Hrs.)
Publicar pginas Web

y establecer
comunicacin va
Internet
(16 Hrs.)
Submdulo
PROPSITO:
Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las

caractersticas de la aplicacin del procesador de textos a la forma de
trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas
en la elaboracin de documentos de texto.
COMPETENCIAS:
1. Adaptar las caractersticas de la aplicacin de la hoja de clculo a la

forma de trabajo del usuario.
2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de
documentos de texto.
CONTENIDOS:
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Cambiar las opciones del procesador de textos.

Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es
seleccionado.
Crear estilos que correspondan al formato requerido.
Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente de datos
en los campos de combinacin utilizados.
Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
Insertar referencias en los documentos.
Insertar comentarios en los documentos.
Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto
INTRODUCCIN
Un procesador de textos (tambin conocido como procesador de palabras), es una
aplicacin en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e
imprimirlos por medio de una computadora.
Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar
el tipo y tamao de letra, insertar objetos grficos, as como corregir la ortografa e incluso la
gramtica de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes
programas dedicados a esto.
Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que
instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro o
Corel Word Perfect, otros los encontramos en lnea, tal es el caso de Google Docs, Zoho
Writer, ThinkFree, y otros ms que podemos encontrar al navegar en Internet.
WORD 2007
Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos ms
utilizado, nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versin 2007, misma
que tiene muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versin 2003.
En los ltimos meses, se ha estado dando la transicin de la versin de Word 2003 a
Word 2007, la cual se est dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este
cambio ha generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la
actualizacin.
En realidad son pocas las diferencias:
Se sustituyen los mens y barras de herramientas por lo que conoceremos como

Cinta.
El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una nueva
forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las
anteriores es .doc).
A continuacin, la pantalla principal de Word 2007 con sus elementos marcados:
Botn
Office
Barra de
herramientas
de acceso
rpido
Cinta de
opciones
Barra de
ttulo
Barra de
estado
Barra de
desplazamiento
Vistas de
documento
Zoom
Las pantallas que te mostraremos a continuacin pueden no coincidir exactamente con

las que vers en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que
se vean en cada momento, tal y como se ver ms adelante.
Botn Office
Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el men
principal y contiene opciones que estn disponibles con todas las pestaas de la
cinta de opciones.
Cinta de opciones
Esta cinta, tambin llamada banda, agrupa las herramientas por tareas y muestra los
comandos que se usan ms a menudo.
Cuenta con tres elementos bsicos:
Las pestaas o fichas. Son las que estn visibles en la parte superior de la cinta.
Se forman por diversos grupos.
Los grupos. Estn en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de
comandos.
Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo.
En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle
clic se abrir un cuadro de dilogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo.
Pestaa Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior:
Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto,
separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.). No
como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban
una barra de herramientas aparte.
Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de dilogo
similar al de versiones anteriores de Word.
Cada una de las secciones, se ha

creado con botones de acceso rpido
para la tarea que se desea realizar. Una
forma ms fcil e intuitiva de utilizar las
herramientas. Ya no existe el men que
al hacer clic, abre una lista de
herramientas u opciones. Ahora todo
est diseado con iconos de acceso
rpido.
La barra de herramientas de
acceso rpido contiene iconos para
ejecutar de forma inmediata algunos de
los comandos ms habituales, como
Guardar, Deshacer, etc.
En la imagen ves la barra de
herramientas de acceso rpido y el
botn Office, lo que antes era el men
Archivo, en esta nueva versin de Word,
aparece como un botn redondo de color
naranja con el logo de office.
1.1
Podemos personalizar la manera como trabajamos con Word, al entrar en las opciones
de Word, que podrs encontrar al presionar el botn Office.
Te encontrars con las ventanas correspondientes a lo siguiente:

Ms frecuentes. Cambia las opciones ms populares de Word.
Mostrar. Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la
pantalla y al imprimirlo.
Revisin. Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto.
Guardar. Personaliza el respaldo de documentos.
Avanzadas. Cambia las opciones avanzadas para trabajar con Word.
Personalizar. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido y los mtodos
abreviados de teclado.
A continuacin, una descripcin de algunas de las opciones con las que cuenta Word,
tomando en cuenta el listado anterior.
Ms frecuentes
Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una
minibarra con opciones de formato, aqu puedes decidir si aparece o no.
Para cuando trabajes con Macros, ser necesario activar la ficha Programador. Es
en esta seccin donde lo podrs hacer.
En esta seccin puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus
colores en Combinacin de colores, est la tpica combinacin azul, o puedes elegir
entre plata o negro.
Puedes cambiar la configuracin del usuario as como el idioma de Word.
Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al

imprimirlo.
Mostrar
Puedes modificar las opciones de presentacin de la pgina, como mostrar el

espacio en blanco que se muestra en el diseo de impresin.
Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de prrafo y otras marcas de formato
en pantalla.
Puedes modificar lo que se imprimir, como fondos, texto oculto, imgenes de

fondo, etc.
Cambiar el modo como Word corrige y aplica formato al texto.
Revisin
Una de las caractersticas ms utilizadas en los procesadores de textos es el corrector

de ortografa, sin embargo; muchas veces nos confiamos en que no nos marca algunas
palabras que estn mal escritas porque Word las reconoce como correctas. Por ejemplo:
La Revolucin cambio al pas. Word no marcar la palabra cambio porque es una
palabra correctamente escrita en nuestro idioma, aunque en este caso debe llevar acento
grfico en la letra o para dar sentido a la frase: La Revolucin cambi al pas.
En esta seccin, puedes:
Cambiar las opciones de autocorreccin
Hacer que Word no marque las palabras en maysculas
Omitir la ortografa en palabras que contengan nmeros
Omitir las direcciones de Internet
Omitir las palabras repetidas
Cambiar otras opciones para ortografa y gramtica
Personalizar la forma de guardar documentos.

Guardar
Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en

formato *.doc para que los pueda leer cualquier computadora con versiones
anteriores de MS Office Word.
Puedes cambiar la ubicacin donde se guardan de forma predeterminada tus
documentos.
Se puede cambiar tambin el tiempo de retardo para guardar informacin para
autorrecuperar informacin en caso de que sea necesario.
Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Word.

Avanzadas
Son muchas las opciones que podemos modificar en esta seccin:
Las opciones de edicin

Al momento de cortar, copiar y pegar, podemos decidir si queremos mantener o no
el formato de origen
Es aqu donde podemos decidir cuntos archivos queremos que recuerde Word
Podemos hacer que aparezcan o no las barras de desplazamiento
Hay opciones para cuando necesitamos imprimir
Personalizar la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de

teclado.
Personalizar
En esta parte, podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso

rpido. Originalmente, Word contiene slo los elementos para Guardar, Rehacer y Deshacer;
pero hay algunas operaciones que realizamos con mayor frecuencia, por ejemplo: Vista
preliminar e Impresin se tienen que aadir por separado.
Observa que en el listado de la izquierda estn los comandos que puedes utilizar y a tu
derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar segn lo requieras.
Puedes incluir separadores.

Si no encuentras un comando, bscalo en Comandos disponibles, ah se encuentran
agrupados.
Puedes verificar y cambiar algunas combinaciones de teclas.
Ejercicio 1:
Identifica en el siguiente diagrama, los elementos que componen la

pantalla principal del Microsoft Word.
Coloca sobre cada una de las lneas en el diagrama de arriba, el nmero que le
corresponda al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a
continuacin:
1.2.3.4.5.6.-
Botn Office
Regla
Barra de estado
Botn minimizar
Cinta de opciones
Barra de desplazamiento
7.8.9.10.11.12.-
Botn maximizar o restaurar

Barra de herramientas de acceso rpido
Zoom
Barra de ttulo
Botn cerrar
Vistas de documento
10
Ejercicio 2: Elabora la siguiente prctica, apoyndote en esta gua de aprendizaje y tu profesor.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicacin.

Entra a Microsoft Word 2007.
Redacta 2 prrafos sobre el tema de tu eleccin.
Cambia mrgenes a 2.5 izquierdo y derecho.
Cambia el color de fondo de pantalla a gris.
Agrega tus datos como usuario.
Verifica que el idioma del programa sea Espaol de Mxico y de no ser as,
corrgelo.
8. Activa la opcin para que aparezcan las pginas del documento de manera
continua.
9. Resalta el ttulo del documento y activa la opcin para que aparezca resaltado.
10. Escribe algunas direcciones de Internet o correo electrnico y desactiva la opcin
para que no se pueda utilizar el vnculo.
11. Activa la opcin para que aparezcan las marcas de prrafo, guiones y espacios.
12. Activa las opciones para que se corrija la ortografa.
13. Guarda el archivo en la carpeta Software de aplicacin, creada en tu memoria
USB con el nombre OPCIONES POPULARES, en formato Word 2003.
14. Guarda nuevamente el archivo en tu memoria USB, en la misma carpeta que el
punto anterior con el nombre OPCIONES POPULARES 2, en formato Word 2007.
15. Explica brevemente, redactando en el cuaderno cul es la finalidad de guardar el
archivo en un formato diferente.
Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se
deber realizar desde las opciones de Word.
Ejercicio 3: Retomando la prctica anterior, realiza los siguientes pasos:

1.
2.
3.
4.
5.
Abrir el documento, trabajado anteriormente.

Agrega como encabezado el nombre y grupo del alumno.
Agrega como pie de pgina el nmero de pgina.
Copia y pega los prrafos anteriores en la parte inferior del documento.
Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido, agregando cinco botones (los
ms utilizados) y activa la opcin de mtodo abreviado.
11
1.2
Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es

seleccionado.
Hipervnculo
Un hipervnculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una
ubicacin de un archivo, a otro archivo, o a una pgina HTML del World Wide Web o de una
Intranet.
Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin en el documento actual

Para poder establecer un vnculo con un lugar del documento actual, se requiere la
utilizacin de Marcadores.
Qu es un marcador?
Un marcador es un elemento o una ubicacin de un documento que se identifica y se le
asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rpidamente
a una ubicacin especfica, en este caso, para que por medio de un hipervnculo podamos
llegar a un punto especfico de un documento slo con presionar un botn del mouse.
Cmo se agrega un marcador?

Para agregar un marcador, basta con seleccionar un elemento (el cual puede ser una
palabra o enunciado) o una ubicacin (que puede ser el inicio de una pgina) y asignarle un
nombre de marcador. Automticamente, Word sabr si seleccion texto o slo se posicion en
una ubicacin.
1.
Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde

deseas insertar un marcador.
2.
En la pestaa Insertar, busca el grupo Vnculos y haz clic en Marcador.
3.
En nombre del marcador: Escribe o selecciona un nombre.
4.
Haz clic en agregar.
12
Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y
pueden incluir nmeros; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar
el carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo:
"Primer_ttulo".
Mostrar los marcadores

Normalmente, los marcadores no son visibles en los documentos. No obstante, quiz
desees mostrar los marcadores mientras trabajas en un documento. Word utiliza corchetes
para representar marcadores alrededor de un elemento o un cursor en forma de I para
representar un marcador en una ubicacin. Los marcadores no se imprimen.
1.
Al presionar el botn Office, entra a las Opciones de Word, y en la categora

Avanzadas, busca la seccin Mostrar contenido de documento.
2.
Activa la casilla de verificacin Mostrar marcadores.
13
Insertar hipervnculos
Ya sabemos cmo manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervnculos.
1. En el documento actual, inserta un marcador en la ubicacin a la que deseas ir o el
nmero de marcadores que necesites.
2. Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el
hipervnculo.
3. Haz clic en Hipervnculo del grupo Vnculos en la pestaa Insertar (en el mismo
lugar de los Marcadores).
4. Abajo de Vincular a: haz clic en lugar de este documento.

5. En la lista, selecciona el marcador al que deseas vincular.
Nota: El texto que aparece en la parte superior, es el texto que se seleccion para
representar el hipervnculo. En caso de ser un objeto el seleccionado, no se apreciar
ningn texto activo.
Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin especfica en otro documento

1.
Abre el archivo al que deseas ir e inserta un marcador.
2.
Luego abre el archivo desde el que deseas establecer el vnculo y selecciona el

texto o el objeto que quieres convertir en hipervnculo.
3.
Abre el cuadro de dilogo Hipervnculo.
4.
Abajo de Vincular a: haz clic en Archivo o pgina Web existente.
5.
Busca y selecciona el documento con el que quieres establecer el vnculo.
6.
Haz clic en Marcador... y selecciona el marcador que desees.
14
Insertar un hipervnculo que vaya a una pgina Web

1.
Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de dilogo

Hipervnculo.
2.
Haz clic en Archivo o pgina Web existente, abajo de Vincular a:
3.
Selecciona el archivo al que deseas crearle el vnculo, o bien, puedes realizar

cualquiera de las siguientes opciones:
Si conoces la direccin de una pgina Web existente, puedes escribirla
directamente y Word crear automticamente el vnculo (por ejemplo, al escribir
http://www.cobachbc.edu.mx)
Puedes teclear la direccin de la pgina donde dice Escriba el nombre del
archivo o de la pgina Web.
Si cuentas con conexin a Internet, puedes hacer clic en Pgina Web, cambiarte
al navegador, abrir la pgina y regresar a Word.
Manipulacin de hipervnculos
Se puede acceder a las opciones que tiene cada
hipervnculo, posicionndote en l con el mouse, dando
clic derecho aparecer un cuadro de dilogo como el que
se observa a la derecha. Para modificar el hipervnculo,
slo
debers
seleccionar
la
opcin
Modificar
hipervnculo Es probable que no se quiera escribir la
pgina de Internet, por lo que se puede sustituir por otro
texto ms corto o ms entendible. En lugar de decir
http://www.cobachbc.edu.mx puede decir Pgina del
Colegio. Esto se puede hacer de la siguiente manera:
15
1.
Si ya tienes tu pgina escrita, entra a modificarla.
2.
En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la pgina
y da clic en Aceptar.
3.
O bien, sobrescribiendo el texto del hipervnculo con el nuevo texto.
16
Ejercicio 1: Disea un documento que sirva como catlogo musical donde establezcas los
siguientes gneros musicales:
1.
2.
3.
4.
5.
Balada
Pop
Rock
Ranchero
Reggaeton
En donde cada categora te traslade por medio de un hipervnculo a una lista de 3 intrpretes
correspondientes a su gnero, donde ste a su vez te proporcionar las alternativas para ver el
video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la cancin del video.
Ejemplo:
Catlogo Musical
1.
2.
3.
4.
5.
Intrpretes
Balada
Pop
Rock
Ranchero
Reggaeton
1. Cantante 1
2. Cantante 2
3. Cantante 3
Video
Video
Video
Letra
Letra
Letra
Volver
Verifica que los hipervnculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento
y espera a que el maestro lo revise.
Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar un hipervnculo que consistir en cambiar el
video de un cantante, de preferencia de la misma cancin. Finalmente, debers eliminar alguno
de tus hipervnculos que creaste.
1.3
Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que estn identificados por un nombre. La ventaja
de utilizar estilos es que con un solo clic se pueden aplicar varias caractersticas de formato al
mismo tiempo.
Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por
ejemplo: el estilo Ttulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente Arial,
negrita y prrafo alineado a la izquierda.
Adems, se pueden crear estilos personalizados con las caractersticas de formato que
necesitemos o deseemos.
17
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros
documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando
queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que
nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente.
Aplicar estilos
Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de
herramientas Estilo.
Desde all, tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilos, haciendo clic en el
botn
que aparece en la esquina inferior derecha.
En el grupo de herramientas, aparecen estilos

predeterminados que facilitan la tarea, simplemente
selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic
en el estilo deseado. Si haces clic en el botn
ver la totalidad de estilos predefinidos.
18
, puedes
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo

Estilos, slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran
en el panel Estilos.
Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir,
sin ningn tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al
texto que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se
puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en
el cuadro de verificacin Mostrar vista previa.
El botn Inspector de Estilos

abre un
cuadro de dilogo que permite observar el estilo
aplicado, haciendo clic sobre cualquier parte del texto.
Debajo puede observarse el botn Mostrar

Formato
En este panel se ven todos los elementos que componen

el estilo, como el tipo de alineacin, el tamao de la fuente, etc.
Tambin podemos ver los atributos referentes al Prrafo, como
la alineacin, nivel de esquema, etc.
Crear, modificar y borrar estilos

Crear un estilo
Para crear un estilo de una manera fcil lo mejor es
definir el estilo en una parte de nuestro documento. Para esto,
debemos hacer clic en el botn Nuevo Estilo
del panel
Estilos, se abrir el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir
del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.
El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las
caractersticas del formato que tenemos definido hasta ese
momento.
19
En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New
Roman, tamao 12 y alineacin a la izquierda. Si ahora quisiramos aadir el estilo negrita no
tendramos ms que hacer clic en el botn correspondiente.
Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo tienes
que seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el
cuadro de estilos y pulsar la tecla Enter.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres
modificar, al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin
Modificar estilo... Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen
siguiente.
20
Aqu puedes modificar las caractersticas del formato que desees, para lo cual existen
unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo de fuente, el
tamao, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado, sangras.
Propiedades de los estilos

Conocer estas opciones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos:
Tipo de estilo:
Estilo basado en:
Estilo del prrafo siguiente:
Agregar a la lista de estilos rpidos
Actualizar automticamente
Tipo de estilo
El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y
carcter), Tabla y Lista.
El tipo de estilo: Carcter afecta a caracteres y tiene definidas caractersticas como: el
tamao de los caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carcter no puede contener
caractersticas de formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto, esas
caractersticas estn deshabilitadas en el cuadro de dilogo. Cada tipo de estilo se distingue de
los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El tipo carcter tiene como smbolo
una "a" subrayada.
21
El tipo de estilo: Prrafo. Puede contener todas las caractersticas del estilo Carcter,
adems, caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El tipo Prrafo
tiene el siguiente smbolo que lo identifica:
El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener caractersticas como el
cuadro "Iniciar en" donde se indica el nmero o letra en el que empezar la lista, fuente, estilo,
sangras, etc. El tipo Lista tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de lista.
El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas
las caractersticas del estilo Carcter adems, caractersticas de las tablas como: tipo de
bordes, etc. El tipo Tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula.
Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l.
De esta forma, el estilo tomar las caractersticas definidas para el estilo en el que nos
basamos, ms las nuevas que aadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy til ya que facilita
definir varios estilos que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas
caractersticas. Segn el tipo de estilo sea Prrafo, Carcter o Tabla aparecern unos estilos u
otros en el cuadro despegable "Estilo basado en".
Estilo del prrafo siguiente
Este cuadro slo est disponible para el tipo de estilo Prrafo. Permite definir el estilo
que tendr el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos
aplicando el estilo y pulsemos la tecla Enter dejar de aplicarse el estilo que hemos definido y
se aplicar el que pongamos en "Estilo del prrafo siguiente". Esto se suele utilizar por ejemplo
en los ttulos en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal.
Agregar a la lista de estilos rpidos

Si no marcas esta casilla el nuevo estilo slo estar disponible en el documento actual,
si la marcas estar disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual.
Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estar disponible tambin en
los nuevos documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la
plantilla Normal. Los documentos que existan antes de agregar a la plantilla no tendrn
accesible el nuevo estilo, slo est accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un
documento tenga acceso a un estilo creado despus debemos hacerlo con el Organizador.
Actualizar automticamente
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifique
manualmente el estilo. Adems aplica la modificacin a todos los prrafos del documento
actual que tengan ese estilo.
22
Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar,
al seleccionar el tringulo que aparece en esa pantalla, se desplegar un men con la opcin
Eliminar. Al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente de los prrafos que
tuvieran aplicado ese estilo.
Ejercicio 1: Captura el siguiente texto:

Procesador de textos
Un procesador de textos es una aplicacin informtica que nos permite elaborar documentos
de texto y aplicar diferentes formatos de una manera profesional y con calidad. As mismo, nos
brinda la posibilidad de insertar diferentes objetos como tablas, imgenes, grficas, archivos,
sonidos, etc.
Utiliza los estilos predefinidos siguientes:
1. Al ttulo del texto le aplicars estilo ttulo.
2. Al cuerpo del texto le aplicars estilo nfasis.
Crea dos nuevos estilos personalizados:
1. Para el ttulo, en donde la fuente sea de tipo Arial, de color verde y tamao 16,
alineacin centrada, negrita, y mtodo abreviado Ctrl+PT.
2. Para el prrafo con tipo de fuente Comic Sans Ms, tamao 14, color azul, con letra
cursiva, alineacin justificada y que responda al mtodo abreviado con combinacin de
teclado Ctrl+PA.
Verifica que los estilos funcionen correctamente, guarda el documento y espera a que el
maestro la revise.
Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar o eliminar un estilo de los que creaste.
23
1.4
Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente

de datos en los campos de combinacin utilizados.
Combinar correspondencia
Esta opcin nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el
texto que se repetir en todas las cartas y Word se encargar de generar los datos variables
que cambian en cada carta, segn la persona. De esta forma, podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos.
La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones
como lo son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres para invitaciones, etc.
Conceptos previos
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla
de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos.
Un registro corresponde a una fila (rengln) y un campo corresponde a una columna.
Por ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila
correspondiente a un cliente y un campo ser por ejemplo, el nombre del cliente, otro sera la
direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un

documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men

Iniciar combinacin de correspondencia.
All haz clic en la opcin Paso a paso por el

Asistente para combinar correspondencia.
24
Se
abrir
la seccin
Combinar
correspondencia con el primer paso del
asistente, el cual nos va preguntando y nosotros
le contestamos, haciendo clic en la opcin
deseada.
Primero, tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.).
Seleccionamos Cartas y hacemos clic en
Siguiente, para que aparezca el segundo paso
del asistente.
En el paso 2, definimos el documento inicial que es

el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin
seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con
el asistente.
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos

(destinatarios).
Utilizar una lista existente. Aparece la opcin Examinar...,

hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de

Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contacto.
Escribir una lista nueva. Aparece la opcin Crear..., hacer

clic en ella para introducir los valores en la lista (sta es la que
utilizaremos en este ejemplo).
25
Al hacer clic en la opcin Crear..., se abre el cuadro de dilogo Nueva lista de

direcciones y aqu podremos comenzar a llenar nuestros registros. Tambin podemos
configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.
Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.
Observa cmo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,
puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrars una manera sencilla para modificar
estos elementos.
26
Damos Clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.
Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:
En este paso, redactamos en el documento abierto el texto

fijo de nuestra carta y aadimos los campos de combinacin.
Para ello, debemos posicionar el cursor en la posicin donde
queremos que aparezca el campo de combinacin y a
continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el
elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un
Bloque
de
direcciones..., una Lnea de
saludo..., Franqueo electrnico...
o Ms elementos.... En la opcin
Ms elementos... aparecer la
lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a
insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos
clic en Siguiente, para continuar con el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se
escribirn con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones
y
para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
27
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en

la opcin Imprimir....
Si queremos guardar las cartas en un nuevo
documento, por ejemplo, para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En
este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el
registro actual o un grupo de registros. El documento
creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones

anteriores, cerramos el panel de tareas.
La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambin
podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones, tal
como vimos con el asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como
vimos con el asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de

datos.
28
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es
ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos. Esta opcin la detallamos ms

adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opcin est disponible con
un documento de tipo etiquetas.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de
error por tu parte en la creacin de la carta.
Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono

de la pestaa
Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn
Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos.
El campo aparecer en el documento principal entre
y
, esto nos indica que
ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Ver datos combinados
29
Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacemos clic

en este botn, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o
bien, con los datos.
La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco
complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fcil de solucionar
este problema es hacer clic sobre el icono
resaltados.
, los campos del origen de datos aparecern
Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al
combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes
botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos
que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.

Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando as como, permite ir
directamente a un registro determinado, escribiendo el n del registro. Por ejemplo,
1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar
el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar
un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento. En
estos casos, se utiliza el botn
, el cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.
Aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos a continuacin:
30
En Buscar: escribimos el dato que queremos encontrar.

En Buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor.
Si elegimos Todos los campos, buscar el dato en toda la lista.
Hacer clic en el botn buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las
caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese
momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya
encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando
desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece
un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas
caractersticas, tal como se muestra en la imagen.
Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a
modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis
cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso, podemos introducir
condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de
todos.
Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.
31
En el cuadro que se observa arriba, aparece una rejilla con los datos de los
destinatarios (los que se combinarn con el documento principal). Cada fila corresponde a un
destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o lo que se haya diseado). La
segunda columna contiene casillas de verificacin que indican los destinatarios que se
combinarn, normalmente estarn
todas las casillas marcadas, si
queremos que un destinatario no
aparezca en el documento combinado
slo tenemos que desmarcar la
casilla. Si queremos modificar el valor
de algn dato almacenado hacemos
clic sobre el origen de datos en la
parte inferior y pulsamos Edicin. Se
abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar
los datos del destinatario o incluso
aadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con
el botn Buscando se abrir el cuadro
de dilogo Buscar entrada, donde
podemos introducir un valor y un campo, y se posicionar en el primer destinatario que tenga el
valor en ese campo.
32
Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos
en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono
, a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado
del campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos): se seleccionan todos los valores de poblacin.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen poblacin.
(Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos
valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este
caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos
uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los
destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no
se combinarn.
(Avanzado...): abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:
En la pestaa Filtrar registros se pone la condicin que debern cumplir los registros
del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o
varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos
de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).
33
Vaco: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y
Comparacin: No vaco, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando
la comparacin es Vaco o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan,
de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones, unindolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara
los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil
entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar
y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el
nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las
cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma
poblacin por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del
cuadro de dilogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos
ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de
dilogo Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
34
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar
los registros y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de
mayor a menor).
Para ordenar por ms campos, rellenar en Luego por:
Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la
combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo que se observa a la derecha.
Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los
filtros), el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde:
...Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en
blanco indica desde el primero.
En hasta: se pone el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por ejemplo, del segundo al
quinto (desde: 2 hasta: 5); a partir
del segundo (desde: 2 hasta: en
blanco); los tres primeros (desde: en
blanco hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el
cuadro de dilogo Imprimir que ya
conoces.
35
Combinar en correo electrnico

La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado
de la combinacin en un correo electrnico.
Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta
utilidad ahorra mucho trabajo. Al hacer clic en l aparece un cuadro de dilogo. En ste,
adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al
imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a enviar.
En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la direccin de email del destinatario.
En Asunto: Se escribe el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del
mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.
Ejercicio 1:
Origen de datos.
Debers generar el origen de los datos, con un mnimo de 5 registros, utilizando el comando
Correspondencia, Escribir nueva lista. Asignar los campos necesarios para generar todos
los formatos de correspondencia. Guardar con un nombre significativo.
Carta personalizada.
Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.
Guardar con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.
Sobre personalizado.
Elaborar un documento principal tipo sobre, para que automticamente ponga el nombre del
destinatario del sobre.
El remitente debe aparecer en todos los sobres.
Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos de
destinatario de un sobre.
Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.
Etiquetas postales.
Elaborar un documento principal tipo etiqueta, para que automticamente ponga los datos
requeridos en la etiqueta.
Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos en la
etiqueta.
Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.
36
1.5
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo
el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin
de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando
usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar
faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor,
la direccin, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de
documento es plantilla de documento (.dotx). La principal caracterstica de una plantilla es que
al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la
plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento
nuevo, est utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx
automticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin
del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se
deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados
cambios y no se recuerda cmo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla
original borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La prxima vez que
se abra Word con un documento nuevo se crear automticamente.
Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc.,
las cuales aprendern a utilizarlas y posteriormente, vern cmo poder modificarlas para
adaptarlas a sus necesidades, tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento
Word.
As mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos
con controles ms complejos que veremos en el tema Compartir documentos.
Utilizacin de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botn Office. Si se
hace de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que se puede ver en la siguiente
imagen:
37
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms habituales

cuando est creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir
un nuevo documento a partir de otro ya existente. Tambin permite crear un documento nuevo
a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuacin.
Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir una
plantilla:
Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio Web de
Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta pgina
Web se pueden descargar las plantillas que deseemos.
Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el

disco duro de la computadora.
La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas ms usadas en la computadora.
Mis plantillas, es donde aparecern las plantillas que hayan creado.

El cuadro de dilogo que se muestra en la pantalla siguiente, muestra las plantillas
disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla de su inters.
Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de
dilogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word, utilizando la plantilla y no
deseamos modificar la plantilla.
38
Se ver un documento como el que se observa en la imagen de arriba, en el que se

tendr que sustituir los nombres genricos de la plantilla como: Direccin por lo que se desee, y
escribir los datos adecuados en los lugares donde lo solicite.
CEI
[Escriba su nmero de telfono]
[Escriba su direccin]
[Escriba su direccin de correo electrnico]
[Escriba su sitio Web]
Objetivos
[Escriba los objetivos]
Formacin acadmica
[Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el grado]
[Escriba la lista de logros]
Experiencia
[Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el cargo]
[Escriba el nombre de la compaa] | [Direccin de la compaa]
[Escriba las funciones]
Cualificaciones
[Escriba la lista de aptitudes]
As, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora slo nos
restara guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara en su
estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se
desee sin tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.
39
Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar
tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de
documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla,
primero hay que abrirla, para ello desde el botn Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas
instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Se abrir un cuadro de dilogo como el que se muestra a continuacin:
Seleccionar la categora donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax

Profesional.
Si no se dispone de esa plantilla, se puede utilizar otra parecida. Ahora, en la parte
inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, as una vez
modificada la plantilla, la guardar como plantilla y no como documento Word.
Haremos clic en Crear y se abrir la plantilla Fax profesional (tendr el diseo que se
observ en el punto anterior).
Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que
queramos. Por ejemplo, sustituir Compaa por el nombre de nuestra organizacin, as ya no
tendremos que introducir cada vez. Tambin se puede cambiar el tamao y el tipo de letra de
"Fax", etc.
Al final, obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen. Ahora slo nos
queda guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un
cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.
40
Crear plantillas a partir de documentos Word 2007

Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear
una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos
que:
Disear el documento Word 2007
Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aqu,
podramos incluir campos del estilo "Haga clic aqu..." , aunque no es necesario que una
plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo
documento en blanco para disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de
documento. Como ya vimos en el punto anterior, automticamente Word 2007 nos colocar en
la carpeta Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese
momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.
Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva
plantilla junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.
41
Elementos que se guardan en una plantilla

Como hemos ido viendo en esta unidad, en una plantilla se guarda un documento base
con todas sus caractersticas de formato; pero hay otras cosas que tambin se guardan en la
plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarn con ella.
Si se modifican las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos, estas
modificaciones tambin se guardarn en la plantilla. Si se crean o modifican entradas de
Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla. Es decir, en una plantilla se guarda un
entorno de trabajo de Word 2007. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo
ms eficiente con Word 2007.
Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con
respecto al diseo y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creacin de documentos
profesionales bien diseados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrnico o en la
Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes
elementos: vnculos, colores o grficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas,
lneas horizontales, colores de hipervnculos y colores de los bordes de las tablas. Se
personalizan las listas de uno y varios niveles.
Para cambiar rpidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.
A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de
herramientas personalizadas, macros, configuraciones de men o teclas de mtodo abreviado.
Tambin se pueden seleccionar opciones para aplicar colores ms brillantes al texto y a
los grficos, animar determinados grficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para
ver la animacin de grficos del tema, muestra la pgina Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaa Diseo de
Pgina y hacer clic sobre el botn Temas:
42
A continuacin, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre
una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a
lo que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Ms temas
en Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre l y
ya podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imgenes de fondo, etc. del tema.
Ejercicio 1: Modificar una plantilla existente en el Microsoft Word, tomando en cuenta las
siguientes instrucciones:
1. Elige la plantilla Folletos.
2. Reemplaza la informacin que no variar, como el nombre de la empresa.
3. Elige Guardar como en el men Archivo. Seleccione Plantilla de documento en el
cuadro Guardar como tipo: (las extensiones de los nombres de archivo deben cambiar
de .doc a .dot). Guarda el archivo con otro nombre para proteger el original.
4. Abre el documento que guardaste en el punto anterior, que seguramente estar en la
pestaa General, o en los archivos guardados recientemente.
5. Ahora modifica la informacin por la que te indique tu maestro.
6. Grabar el documento pero ahora como un documento Word (.doc).
43
1.6
Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices

Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:
Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como ndice.

ndice, es un ndice alfabtico.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos (tal como esta gua). De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de
algn punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar
todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan
encontrarlos.
Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra
dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama ndice a
lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, por tal motivo, utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos
importantes de manera rpida y sencilla.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido

es un reflejo de la estructura de un documento y
contiene los ttulos de los temas y subtemas que
forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el nmero de pgina y puede
establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele
figurar al principio de un libro y es lo primero que
miramos cuando queremos saber de qu temas trata
el libro.
44
Insertar marcas de ndice

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
Podemos marcar las entradas del ndice de dos formas: Automtica y Manual:
De forma automtica
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.

En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser
exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es "Captulo 2. Tipos de
vehculos", en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si
escribiramos "capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que en la
primera palabra de la entrada, la "c" est en minscula y la "i" no est acentuada y
por tanto, la tomara como otra frase.
En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en
el ndice.
Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer
tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de motor" entonces
en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de
motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2.
Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
ndice.
Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro
podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automticamente.
Abrimos el documento a marcar.

Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice.
45
Aparece el dilogo de ndice.
Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el

archivo donde tenemos el listado.
Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas marcas en

nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice.
De forma manual
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
Comenzando desde el principio del

documento, selecciona las frases o
palabras que vayas a aadir al ndice o
sitate en el punto donde vayas a insertar
una marca.
Accede a la pestaa Referencias y haz
clic en el botn Marcar entrada o presiona
la combinacin de teclas Alt + Shift + X.
Aparece el dilogo Marcar entrada de
ndice, si habamos seleccionado el texto,
en el recuadro Entrada estar ya escrito
ese texto, en caso contrario debemos
introducir el texto ahora. Este recuadro
Entrada es el que posteriormente
aparecer en el ndice.
46
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo

de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una
entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en
el documento.
Por defecto, el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia
cruzada o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o
palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de
Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de
entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.
Insertar ndice
Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automticamente, podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos colocarnos en el
lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos.
Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice,
aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos
subentradas podemos elegir en Tipo: Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la
entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
47
En Formatos: podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar
el ndice.
Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice,
presionando sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos
modificar el formato de cada uno de ellos, seleccionndolo y presionando sobre Modificar...
Tablas de contenido
Habamos dicho al principio, que una tabla de contenidos est formada por los ttulos de
los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear
una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1.
2.
Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que
aparezcan en la tabla de contenidos.
Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Mtodos para preparar una tabla de contenidos

1.
Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.

Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en
nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos, recuerda que hay desde Ttulo 1 a
Ttulo 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir
de ellos.
2.
Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los
niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar
automticamente el estilo de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema
desde la pestaa Vista - Esquema.
3.
Crear estilos de ttulos personalizados.

Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente, hacer que Word los
tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados, una vez
que estemos en la pestaa Tabla de contenido, en el dilogo Tabla de contenido
debemos pulsar sobre el botn Opciones...
Nos aparece el dilogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos
creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si hemos creado los estilos Ttulo 1,
Ttulo 2, etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel
de TDC 2 y as sucesivamente.
48
Generar la tabla de contenidos
Cuando
tengamos
preparado
el
documento en niveles segn hemos visto
anteriormente y por tanto, ya estn definidos los
elementos que formarn la tabla de contenido,
slo nos queda generar dicha tabla. Debemos
colocarnos en el lugar donde queramos insertar la
tabla de contenidos (normalmente una tabla de
contenidos suele colocarse al inicio del
documento) e ir a la pestaa Referencias,
desplegar el men Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de tablas
automticas. Eligiendo uno de ellos, se generar
una tabla de contenidos de forma instantnea,
con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar

una tabla con datos de muestra que
deberemos sustituir; pero aprovechando la
estructura que nos ofrece. Si preferimos
crear la tabla a nuestro gusto, podemos
seleccionar la opcin Insertar tabla de
contenido..., donde aparecer el cuadro de
dilogo que se observa en la derecha.
En Formatos: podemos escoger
diversos estilos y en Vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo
seleccionado. Adems, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de
pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina
por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.
49
Si pulsamos sobre el botn Opciones...

nos aparece un dilogo como el que vemos en
la imagen donde podemos establecer la
relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los
valores por defecto son los que aparecen en la
imagen; pero podemos cambiarlos a nuestro
gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra
TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el
nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por
defecto y queremos dejarlo como estaba,
podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda
pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men
Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre lo indica, la
tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido...,
podremos guardar el estilo de nuestra tabla y se aadir al desplegable para que podamos
elegirla en ocasiones futuras.
Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, aadiendo o
eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera
fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
Desde la pestaa Referencias disponemos del botn.

Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men
emergente, donde tenemos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de

estas dos opciones, nos aparece el dilogo Actualizar la
tabla de contenido que vemos en la imagen de la
izquierda para seleccionar si deseamos actualizar slo los
nmeros de pgina o toda la tabla.
50
Notas al pie y notas al final

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una

nota.
Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie

la nota se insertar automticamente y no tendremos
que realizar ms acciones; pero si queremos configurar
las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo Notas al
pie y notas al final, haciendo clic en la flecha al pie del
grupo Notas al pie.
Aparece el dilogo que vemos en la imagen
anterior. Podemos seleccionar entre Notas al pie o
Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir
entre:
Incluir la nota al final de la pgina o Debajo

de la seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir

entre:
Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.
Adems, en el dilogo podemos seleccionar el formato del

nmero que deseamos que se muestre como subndice.
Podemos incluir una marca personal, pulsando en
Smbolo...
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia
en cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de
formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus, seleccionando Aplicar cambios a
Todo el documento.
51
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse
encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos
doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.
Ejercicio 1: Utilizando un archivo que te proporcionar el profesor, realiza las siguientes
actividades.
1. Entra a Microsoft Word 2007 y abre el archivo proporcionado por el profesor.
2. Revisa el archivo y determina los siguientes puntos:
a. Ttulo
b. Subttulos
c. Temas
3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel
correspondientes y al inicio del documento genera la tabla de contenido.
4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de ndice, y al
final del documento genera el ndice en tres columnas.
5. Localiza en el documento las imgenes o grficos e inserta el ttulo de ilustracin a cada
una de ellas, y en la hoja siguiente del ndice genera el ndice de ilustraciones.
6. Localiza en el documento algn tema en especfico, busca en Internet ms informacin
y en una cita, anota la pgina donde encontraste la informacin.
1.7
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con
varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres
resaltar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vea el resto de
personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento; pero no se
imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir.
Insertar un comentario
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo
comentario.
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento
unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos
introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos, se nos mostrar de una manera o de otra. Por
ejemplo, estando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del
52
comentario a la derecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto
comentado.
El comentario nos ofrece informacin del autor, por
ejemplo, en la imagen que se observa a la izquierda de un
comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un
comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (D
es la inicial del nombre de usuario) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor y
enseguida se muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder
ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin. Para ello, deberemos desplegar la
opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de
forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como podemos
observar en la siguiente imagen.
Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin, por ejemplo, en el centro nos
muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando
introdujo el comentario y un rengln ms abajo muestra el comentario.
Modificar el autor de los comentarios

Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la
vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar
Word o el paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa
identidad debemos acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Control de cambios, all
seleccionaremos Cambiar nombre de usuario.
53
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo, que es el que vimos al principio del curso:
En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que

deseemos. En el campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre. Para que
los cambios tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. El prximo comentario que
introduzcamos en el documento tendr la identidad que hayamos puesto en este dilogo.
Veamos el resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios.
Comentario anterior: Nos lleva al comentario que est antes del

punto donde nos encontremos.
Comentario siguiente: Nos lleva al siguiente comentario del
punto donde nos encontremos.
Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.
Buscar un comentario
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario
de una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa
Inicio, desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como
F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la
lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los
botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de
ese autor.
54
Modificar la apariencia de los comentarios

Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botn y
seleccionar Opciones... Aparece el dilogo Control de cambios, las modificaciones que
podemos hacer sobre los comentarios est dividida en dos secciones:
En la seccin de Marcas en la ltima opcin podemos modificar el color de los
comentarios. Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los
comentarios del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios
independientemente del autor.
Adems de modificar el color en la seccin Globos, podemos modificar el Ancho, el
Margen y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseo de impresin y Web
(Siempre, Nunca o Slo para formato o comentario).
Tambin existe un recuadro de seleccin donde podemos marcarlo o no para que

aparezca una lnea discontinua de conexin al texto al que se refiere el globo.
Mostrar/ocultar comentarios
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
55
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la

pestaa Revisar, podemos marcar o desmarcar la opcin que
inserta Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es
automtico, si la opcin est seleccionada los comentarios sern
visibles de lo contrario no se vern.
Imprimir comentarios
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse.
En el men Control de cambios, podemos
acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento,
abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin
donde pone Globos existe la opcin Orientacin del
papel donde podemos escoger entre las distintas
opciones que vemos en la imagen.
Automtico: Deja que Word oriente lo mejor posible

los comentarios en el papel.
Conservar: Deja el documento conforme est y lo
imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal: Fuerza a imprimir el documento
en formato horizontal para que quepan mejor los
globos.
Adems de esto, en el dilogo de Imprimir debemos

tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener
seleccionada la opcin Documento con marcas.
Ejercicio 1: Haciendo uso del ejercicio del tema anterior, compltalo insertando
comentarios.
Agrega tu opinin personal en un comentario.
56
INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN
NOMBRE DEL EVALUADOR:
FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Cdigo
Ttulo
Perfil de la NTCL que se evala

Utilizar
UNIDAD 1
Utilizar software de aplicacin para la
elaboracin
de
documentos.
software de aplicacin para

elaborar documentos de texto.
Utilizar software de aplicacin para elaborar

hojas de clculo.
bases de datos
Unidad:
Cdigo
Ttulo
Nivel
Elementos:
Referencia
Cdigo
Ttulo
Intento de evaluacin
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del Submdulo 1
No domina el contenido
Con letra
Con nmero
Juicio de evaluacin
Resultado de Aprendizaje
Con letra
R.1.1
R.1.2
R.1.3
R.1.4
R.1.5
R.1.6
R.1.7
57
Con nmero

CONTENIDO
1.- Cambia las opciones ms frecuentes.
2.- Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y
al imprimirlo.
NO
N/A
3.- Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto.

4.- Personaliza la forma de guardar documentos.
5.- Personaliza las opciones avanzadas para trabajar con Word.
6.-Personaliza la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de
teclado.
Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es seleccionado.
CONTENIDO
NO
N/A
1.- Establece marcadores.

2.- Crea hipervnculos dentro del mismo archivo.
3.- Crea hipervnculos a otros archivos.
4.- Crea hipervnculos a pginas Web.
5.- Modifica hipervnculos.
6.- Elimina hipervnculos.
7.- Confirma la ejecucin de los hipervnculos.
CONTENIDO
1.- Utiliza estilos predefinidos por el procesador de palabras.
2.- Crea estilos personalizados para ttulo.
3.- Asigna el estilo a una combinacin de teclas.
4.- Crea estilos de prrafos personalizados.
5.- Asigna el estilo de prrafo a una combinacin de teclas.
6.- Comprueba la aplicacin de las opciones anteriores.
NO
N/A
Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente de datos en los

campos de combinacin utilizados.
CONTENIDO
1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato requerido, para
combinar la correspondencia.
2.- Crea cartas modelo para la combinacin de correspondencia.
3.- Crea sobres para la combinacin de correspondencia.
4.- Crea etiquetas para la combinacin de correspondencia.
5.- Crea origen de datos.
6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la correspondencia).
7.- Genera documentos de correspondencia.
8.- Imprime los documentos de correspondencia.
NO
N/A
NO
N/A

CONTENIDO
1.- Elige la plantilla a modificar.
2.- Reemplaza la informacin correspondiente.
3.- Aplica formato a la plantilla.
4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo.
58
5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras.

6.- Guarda el documento como plantilla.
CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
NO
N/A
NO
N/A
Crea entradas de ndice.

Genera ndices para las entradas.
Muestra y oculta entradas de ndices.
Genera tablas de contenidos.
Modifica las opciones de ndice y tablas de contenido.
Da formato a los ndices, utilizando los diferentes estilos de ttulo.
Comprueba el funcionamiento de los ndices y tablas de contenido.
Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de palabras.

CONTENIDO
1.- Inserta comentarios en documentos de Word.
2.- Manipula las opciones para insertar comentarios.
59
Submdulo
PROPSITO:
Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las

caractersticas de la aplicacin de hoja de clculo a la forma de trabajo
del usuario y para implementar operaciones automatizadas en la
elaboracin de hojas de clculo.
COMPETENCIAS:
1. Adaptar las caractersticas de la aplicacin de hoja de clculo a la

forma de trabajo del usuario.
2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de hojas
de clculo.
CONTENIDOS:
2.1
Modificar las opciones de Excel.
2.2
Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel.
2.3
Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas.
2.4
Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo.
2.5
Crear temas que correspondan al formato requerido.
2.6
Trabajar con listas de datos.
2.7
Filtrar el contenido de un rango de datos.
2.8
Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes.
61
Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Hojas de Clculo
INTRODUCCIN
Qu es una hoja de clculo?

Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su
desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos
matemticos en distintas disciplinas.
Con una hoja de clculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer
referencias, etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las
caractersticas, ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando. Podemos
tambin, representar la informacin en forma de grficas.
Por tanto, la hoja de clculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para
actividades de oficina, que implican la organizacin de grandes cantidades de datos, como para
niveles estratgicos y de toma de decisiones al crear representaciones grficas de la
informacin sintetizada.
Las compaas de software han creado muchas hojas de clculo. Algunas de ellas
tienen mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos
e incluso, existen hojas de clculo disponibles en Internet:
Microsoft Excel: del paquete de oficina Microsoft Office.

Calc: incluida en OpenOffice.org.
IBM/Lotus 1-2-3: en el paquete Lotus SmartSuite.
Corel Quattro Pro: en el paquete Word Perfect Office de Corel.
KSpread: de KOffice, paquete gratuito de Linux.
Numbers: en el paquete iWork de Apple
Gnumeric: integrada en Gnome Office
Google Docs & Spreadsheets: disponible en Internet.
Un poco de historia de las hojas de clculo.

Desde hace tiempo, utilizamos programas que nos permiten crear de una manera fcil
planillas o cuadros estadsticos, estos programas fueron evolucionando hasta llegar a lo que
hoy conocemos como Excel.
Se lanzaron programas como Visicalc, Multicalc, Lotus 123, Quattro y as
sucesivamente, hasta que Microsoft incorpor poco a poco a su paquete de oficina que llam
Microsoft Office, que inclua a Excel. Con el tiempo, Excel fue ganando terreno poco a poco,
hasta que sobrepas la popularidad que gozaba Lotus 1-2-3, que ya tena varios aos
dominando el mercado. Hoy en da, Microsoft Excel domina dicho mercado, obteniendo una
cuota de alrededor de 90%. Actualmente, Excel cuenta con competidores fuertes entre los que
se encuentran Openoffice Calc y la hoja en lnea Google Docs & Spreadsheets.
62
Aunque hoy pueda parecer raro, a finales de los aos 80 y principios de los 90, hablar
de hojas de clculo, era hablar de Lotus 1-2-3. Los cursos para usuarios, las clases en las
escuelas, la realidad en las empresas, era este programa. Ya exista incluso cuando Windows
no era popular y las computadoras ni siquiera lo incluan.
Con la creciente popularidad de Windows como ambiente y sistema operativo, Excel
comenz a tomar fuerza.
La primera versin de Excel fue

introducida en 1985, aunque no fue la primera
hoja de clculo. Segn varios artculos, la
primera hoja de clculo se llamaba VisiCalc,
que ya introduca filas y columnas. Esta
versin funcionaba en Windows 3.1.
Excel 95
Durante la siguiente dcada, nuevas versiones de
Excel salieron a la luz, incorporando ms y ms funciones.
El prximo gran salto fue Excel 95, entregado en el ao
1995. Este fue la primera versin de 32 bits, y realmente
fue la que marc el paso para el Excel actual.
Excel 97
Excel 97 dio todava ms poder a programacin, y sta es muchas veces combinada
con Windows NT.
63
Excel 2000
Excel 2000 sali en el ao 1999, todava ms
orientada hacia la Web, y definitivamente tena una
apariencia ms moderna que la versin 97.
Excel 2002 (Excel XP)

Excel 2002 se introdujo en el ao 2001, y formaba
parte de la familia XP.
Excel 2003
Posiblemente la versin de Excel ms extendida.
Para la mayora de nosotros, Excel 2000 es ms que
suficiente, lo que se ha ido aadiendo a partir de Excel
2000 es en su mayora funciones de ayuda.
Excel 2007
El Office 2007 tiene un aspecto diferente, pues
incluye un sistema nuevo de los mens. Han mejorado
los grficos bastante. Sin embargo, la realidad es que
Excel lleva ya 10 aos sin cambios ni novedades
significativas. Es el que estudiaremos en esta parte del
curso.
Excel 2010
Desde 2010, llega la nueva versin, la cual
cuenta con una mejor presentacin visual.
64
La pantalla inicial y su cinta de opciones

Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuacin (y
en general todas las de este curso); puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada
momento, como veremos ms adelante.
La cinta cambia con respecto a la vista en Word, cuenta con pestaas como: Inicio,
Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista.
Algunas de ellas las iremos analizando poco a poco durante el curso.
65
2.1
Personalizar la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de

teclado.
Al igual que en Word, nos ayuda a incorporar elementos a la barra de herramientas de

acceso rpido.
Cambiar las opciones ms populares de Excel.
66
En esta parte podremos modificar las opciones ms comunes de Excel, como el color
que se mostrar como tema, la fuente y tamao de letra predeterminada, las hojas que se
abrirn o los datos de la copia de Office.
Cambiar las opciones relativas al clculo de frmulas, rendimiento y tratamiento de
errores.
Podremos modificar:
Opciones de clculo. Como cuando queremos que no se evalen las frmulas de forma
automtica, sino hasta que se indique.
Opciones al trabajar con frmulas. Cuando empezamos a escribir una frmula, Excel
nos puede ayudar, completando con una o varias funciones existentes.
Comprobacin de errores. Si queremos indicar los errores con un color en especial.
Reglas de verificacin de Excel. Verifica ciertos detalles, como cuando se quiere sumar
un nmero con un texto.
67
Cambiar el modo en que Excel corrige y aplica el formato a su texto.
Se refiere a la revisin de ortografa y sus excepciones al revisar.

Tambin podemos cambiar el idioma con el que trabaja Excel.
Personalizar la forma en que se guardan los libros.
Esta opcin permite modificar lo siguiente:

En qu formato quieres grabar?, cada cunto tiempo guarda informacin de
autorrecuperacin?, en qu directorio se guardarn tus archivos?
68
Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Excel.
Aqu encontraremos muchas opciones para modificar, en general son opciones de

edicin, de impresin.
Por ejemplo, en esta parte podemos indicarle a Excel cuntos libros recientes
deseamos guardar.
Ejercicio 1:
Establecer en la hoja electrnica de clculo, las opciones generales: archivos

usados recientemente, nmero de hojas en nuevo libro, fuente estndar,
ubicacin predeterminada del archivo, nombre de usuario y proteccin contra
virus en macros de acuerdo a lo que se indica a continuacin:
En archivos usados recientemente que nos muestre 5.

En nmero de hojas en nuevo libro, que aparezcan 4.
En ubicacin de archivos, modifcalo para que busque los archivos en una carpeta
que hayas creado previamente en la raz del disco C:\, con tu nombre o apellido o
ambos. Entonces cambia la posicin donde se buscarn los documentos: Nombre
de Carpeta: C:\Nombre de la carpeta que creaste.
En fuente estndar, establece Comic Sans MS, tamao 12.
En nombre de usuario, escribe tu nombre completo, tus iniciales y tu direccin.
Establece en la proteccin contra virus en macros un nivel de seguridad Alto.
69
2.2
FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las
celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las frmulas.
Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una
calculadora comn, en una hoja de clculo se tiene la ventaja que se dispone de todos los
datos al mismo tiempo y que la operacin se indica una sola vez, y despus se indica que lo
realice sobre los datos deseados.
Creacin de una frmula

Una frmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de
informacin en una celda. Por ejemplo, si tuviramos la siguiente tabla:
1
2
3
4
PRODUCTO
PRECIO
CANTIDAD
TOTAL
9.00
19.50
27.00
5
3
2
45.00
58.50
54.00
Teclados
Reguladores
Web cam
La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicacin de PRECIO por CANTIDAD.

Por tanto, es aqu donde se puede crear una frmula en lugar de hacer varias multiplicaciones.
Para este ejemplo, se escribe en la celda D2 porque es donde va a estar el resultado de
la operacin, es decir el total y se tiene que hacer la multiplicacin de la celda B2 por la celda
C2, porque son las celdas donde se encuentran los valores de PRECIO y CANTIDAD. La forma
de escribir esa frmula es =B2*C2. Se puede escribir directamente, pero Excel brinda la
facilidad de hacerlo de la siguiente forma:
1. Siempre para comenzar una frmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y con
esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuacin es el contenido de la
frmula. Tambin podemos iniciar con suma y resta (+,-).
2. Despus, se debe escribir el contenido de la frmula, es decir, sus referencias y

operaciones. Se puede escribir directamente la celda, pero con la ayuda del mouse se
le puede dar un clic a la celda deseada. La celda escogida tendr una lnea punteada,
si hubo un error y esa no era la celda, tan slo da un clic en la celda deseada.
70
3.
Despus de que la celda ya est escrita, se escribe el operador, que en este caso es *,
y se repite el paso 2 para la siguiente celda.
4.
La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla Enter, con el
botn
de la barra de frmulas.
En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin

embargo, sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la
frmula tal y como se escribi.
La frmula que se escribi en la celda D2 (la primera), puede servir para los siguientes
renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan slo tiene que copiarse
hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando rpidamente el contenido hacia abajo, o
con el mtodo de copiar celda y pegar.
Al copiar una frmula automticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia
arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha, por lo que en
cada rengln o columna se tendra la frmula correspondiente y sera equivalente a escribir la
frmula celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo.
De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y adems se tienen otras
ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD,
automticamente la operacin de la frmula se actualiza.
71
La otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como
referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por ejemplo, si agregramos
una columna ms de IVA 10% y SALDO, tendramos lo siguiente:
Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen simplemente introduciendo la

frmula adecuada. En el ejemplo anterior, primero se calcul 10% de IVA y luego se sumaron
las celdas, si hubiramos querido solamente el saldo se pudo haber escrito =D2+(D2*0.1), o de
una manera matemticamente ms sencilla =D2*1.1.
VARIABLES Y CONSTANTES
Celdas variables
Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier
celda de una hoja de clculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la
celda de entrada sea parte de la tabla de datos, las frmulas de las tablas de datos deben
hacer referencia a la celda de entrada.
Constantes
Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y
el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones o los valores resultantes de
ellas, no son constantes.
Por ejemplo, la operacin que se realiza para hacer una conversin cotidiana como
cambiar pesos por dlares, la cantidad de pesos que se quieran cambiar es lo que va a variar;
pero el tipo de cambio es fijo (al menos por un da), por tanto, sta es nuestra constante.
Entonces podemos hacer lo siguiente:
72
CONSTANTE
(FRMULA)
Resultado de la
frmula
Variable
La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra,
mientras que nuestra constante se encuentra incluida en la frmula y es el tipo de cambio
representado con el nmero 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una
celda; sin embargo, estar representado de la misma manera en la frmula.
Prioridades de los operadores

Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es:
1)
2)
Multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas
Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el
resultado deseado. Por ejemplo:
Frmula
=2+4*5
=(2+4)*5
=5+6/4+3*2
=(5+6)/(4+3)*2
=((5+6)/(4+3))*2
Resultado
22
30
12.5
3.14285714
3.14285714
Direccionamiento de celdas
Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o
izquierda, cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas.
Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener
algn dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucin a esto podra
ser que se hiciera una frmula por cada celda, pero no es una solucin eficiente, porque
mientras ms datos se tengan ms larga ser esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dlares:
73
La operacin es muy sencilla, una simple divisin.

Pero, qu sucede cuando esa frmula se copia hacia abajo?
Como se copi hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de frmulas
se puede ver que el contenido de la celda D11 es la frmula que divide a C11 entre C7, no es
el resultado esperado, la operacin adecuada debera ser C11 entre C3.
Sin embargo, podemos ver que la operacin realizada en la celda D7 est correcta, la
frmula en esta celda es C7 entre C3. Todos los valores en este caso, deben de dividirse entre
C3 que es el tipo de cambio del dlar, por tanto, la celda que no debe cambiar es la C3.
La frmula que est en la celda D7 est correcta, lo nico que debemos hacer es
indicarle que no cambie su columna o rengln al momento de copiarse y la forma de hacerlo es
anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda.
74
Celda
C2
$C$2
C$2
$C2
Copiando hacia los lados

B2/D2
$C$2/$C$2
B$2/D$2
$C2/$C2
Copiando hacia arriba y abajo

C1/C3
$C$2/$C$2
C$2/C$2
$C1/$C3
La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla <F4>.
Excel automticamente proporciona las combinaciones de smbolos $ segn se desee. Se
puede seguir presionando la tecla <F4> hasta obtener la combinacin deseada.
Ahora s, al copiar la frmula, el valor de C3 se mantendr:
Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila

(como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 C6) y
referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de
frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones
con los datos.
Referencias a otras hojas
75
Se aprovechan cuando queremos hacer referencia a datos que se encuentran en otras

hojas. Por ejemplo, si se requiere hacer un reporte con la lista de productos y su precio en
dlares, podemos hacerlo en otra hoja aprovechando el ejemplo anterior. La sintaxis sera el
nombre de la hoja y la celda separado por un signo de interrogacin:
La Hoja1 muestra el contenido de la lista de productos.
En la Hoja2 queremos hacer nuestro nuevo listado, entonces podemos escribir

=Hoja1!B7, con lo que hacemos referencia a la Hoja1 y al contenido de su celda B7.
Si no lo queremos escribir, podemos empezar con el signo = y enseguida, podemos
cambiarnos de hoja normalmente y una vez seleccionada la celda que queremos, presionamos
Enter.
El contenido de la celda B3 de la Hoja2 variar de acuerdo a los datos que tenga la

celda original (B7 en Hoja1).
El mismo procedimiento se realiza para cuando necesitamos obtener datos de otro
Libro.
La nica diferencia es la estructura de la direccin, que se le agrega el nombre del
archivo entre corchetes y que la direccin de la celda se hace con una referencia absoluta. La
estructura es la siguiente:
=[Boleta.xlsx]Hoja1!$A$2
[Nombre del archivo]Hoja!Celda
76
Funciones predefinidas
Excel es una hoja de clculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de
forma sencilla, mediante la identificacin de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes
herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar
operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en comn el nombre de la funcin, la cual la identifica con una serie
de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entre parntesis. Veremos que
puede haber alguna funcin que no tenga ningn tipo de argumento, pero siempre existirn los
parntesis despus del nombre de la funcin.
Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya
que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y
conociendo las funciones, es ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con las
que podemos encontrar el resultado deseado.
Excel agrupa las funciones en distintos grupos para su mejor localizacin. En el botn
aparece un cuadro donde tambin podemos ver una explicacin sobre la funcin
que requerimos.
A continuacin, se muestran algunas de ellas:

Funciones de fecha y hora: AO, DA, FECHA, HORA, HOY, MES, MINUTO.
Funciones de matemticas y trigonometra:
COS, EXP, GRADOS, LOG, PI, POTENCIA,

RAZ, SENO.
Funciones de estadstica: CONTAR, CONTAR.SI, FRECUENCIA, MAX, MIN, MODA,

PROMEDIO.
Funciones de texto:
CARACTER, CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC, SUSTITUIR.
Funciones lgicas:
FALSO, NO, O, SI, Y.
77
A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la funcin, una pequea explicacin
de para qu sirve, la explicacin de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qu sirve
cada una de ellas y un pequeo ejemplo de cmo utilizar esta funcin.
Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos
en las siguientes funciones:
Funciones estadsticas de uso comn

SUMA
Suma todos los nmeros de un rango de celdas.
SUMA (nmero1,nmero2, ...)
Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea
obtener.
Frmula
Descripcin
Resultado
=SUMA(3,2)
Suma 3 y 2
=SUMA(A1:A3)
Suma los tres primeros nmeros
26
=SUMA(A3:A5,2)
Suma los tres ltimos nmeros y 2
40
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales pueden ser
nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
PROMEDIO (nmero1,nmero2,)
Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea
obtener.
Frmula
Descripcin
Resultado
=PROMEDIO(3,2,5,10)
Promedio de 3, 2, 5 y 10.
=PROMEDIO(A2:A3)
=PROMEDIO(A2:A3,A5)
=PROMEDIO(A3:A5,10)
Promedio del segundo y tercer nmero.

Promedio del segundo, tercer y ltimo nmero.
Promedio de los tres ltimos nmeros y 10.
8
6
12
78
MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
MAX (nmero1,nmero2, ...)
Nmero1, nmero2, ...
valor mximo.
Frmula
son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el
Descripcin
Resultado
=MAX(A1:A5)
El mayor de los nmeros de la tabla
27
=MAX(A1:A5,30)
El mayor de los nmeros de la tabla y 30
30
MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
MIN (nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...
mnimo.
Frmula
son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor
Descripcin
Resultado
=MIN(A1:A5)
El menor de los nmeros de la tabla
=MIN(A1:A5,0)
El menor de los nmeros de la tabla y 0
CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro
de la lista de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo
numrico de un rango o de una matriz de nmeros.
CONTAR (ref1,ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a
distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Tomemos en cuenta la siguiente tabla:
79
Frmula
Descripcin
Resultado
=CONTAR(A1:A6)
Cuenta el nmero de celdas que contienen

nmeros en la lista.
2 (A2 y A4)
=CONTAR(A4:A6)

nmeros en las tres ltimas celdas de la lista.
1 (A4)
=CONTAR(A1:A6,2)

nmeros en la lista, adems del valor de 2.
Una vez estudiadas las funciones lgicas, podremos hacer uso de funciones
combinadas que se encuentran incluidas en Excel, como SUMAR.SI, CONTAR.SI, CONTARA,
CONTAR.BLANCO, entre muchas ms, las cuales son de mucha ayuda si las logramos utilizar
adecuadamente.
Funciones lgicas
Son las funciones que nos permiten preguntar sobre el valor de otras y actuar segn la
respuesta obtenida.
SI
La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.
SI (prueba_lgica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO
o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Lo que escribamos
dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la
respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los
nicos obligatorios para esta funcin.
Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparacin:
=
>
<
>=
<=
<>
Igual a
Mayor que
Menor que
Igual o mayor que
Igual o menor que
Diferente de
Ejemplo:
En la celda A2 escribiremos la edad de una persona
y en la celda B2 queremos que aparezca el texto
"Mayor de edad", en el caso que la edad sea igual o
superior a 18; en cambio, si la edad es menor de 18,
aparecer el mensaje "Menor de edad". La funcin que deberamos escribir sera:
=SI(A2>=18,"Mayor de edad","Menor de edad")
80
Observemos que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la
respuesta a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo argumento: "Mayor de edad", en
cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad". Otra forma
de escribirlo sera:
=SI(A2<18,"Menor de edad","Mayor de edad")
Los argumentos de la funcin tambin pueden ser frmulas o valores de celdas. Si te
fijas, el texto debe llevar comillas, por lo que si quieres mostrar una celda en blanco podemos
poner =SI(A2<18,Menor de edad,).
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO. Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin
SI.
Y (valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar
y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
En la celda A2, introduciremos la edad y en la B2 la estatura de una persona en metros.
La edad debe ser mayor a 16 aos y la estatura superior a 1.70, por lo que la funcin Y
devolver un FALSO en caso de que alguno de los datos no se cumpla y se escribira de la
siguiente forma en la celda C2:
=Y(A2>16,B2>1.7)
Edad
17
16
15
Estatura
1.80
1.70
1.90
Valor de la funcin Y
VERDADERO
FALSO
FALSO
Podemos utilizar la funcin SI, aprovechando el resultado que nos arroja la funcin Y
para enviar un sencillo mensaje, como Puede entrar o No puede entrar.
La funcin escrita en la celda C2, podra ser:
=SI(Y(A2>16,B2>1.7),"Puede pasar","No puede pasar")
81
Bien podra ser el proceso de

seleccin para un equipo de
bsquetbol o voleibol.
Observemos que toda la
funcin Y(...) se escribe dentro del
primer argumento de la funcin SI.
Tambin observemos la diferencia en los resultados si cambiamos los operadores, ya
que si en la estatura escribiramos B2>=1.7, se aceptaran personas que midan 1.70, tal vez
este ltimo operador sera el ms adecuado; pero eso va a depender de la finalidad de nuestra
frmula.
Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSOS. Esta funcin tambin se suele utilizar
conjuntamente con la funcin SI. Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro
del SI y la parte que est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera,
slo se realizar en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la
funcin O sea verdadera.
O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1, valor_lgico2,...
son entre 1 y 30 condiciones que deseamos
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar a la persona que sea
mayor de 16 aos o mida ms de 1.70. De esta manera con que se cumpla una de las dos
condiciones, la funcin devolver VERDADERO y enviar un FALSO slo cuando las dos
condiciones no se cumplan. Escribimos lo siguiente en C2:
=O(A2>16,B2>1.7)
Edad
17
13
15
20
Estatura
1.80
1.60
1.90
1.65
Valor de la funcin O
VERDADERO
FALSO
VERDADERO
VERDADERO
Utilizando de igual manera la

funcin SI, podramos escribir lo siguiente
en la celda C2:
=SI(O(A2>16,B2>150),"Puede pasar","No puede pasar")
82
Contesta correctamente las siguientes preguntas de repaso:

1. Qu diferencia existe entre una frmula y una funcin?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2. Qu caractersticas tienen las celdas que cuenta la funcin CONTAR?
__________________________________________________________________________
3. Explica a qu se refieren los tres parmetros que contiene la funcin SI.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4. Cul es la diferencia entre la funcin O y la funcin Y?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Realicemos el siguiente ejercicio de acuerdo a las instrucciones:

Ejercicio 1
Elabora tu boleta de calificaciones. Con la ayuda de tu maestro y conociendo la forma
de evaluar, podrs utilizar la combinacin de las frmulas vistas en esta parte del mdulo.
Debes capturar las calificaciones de cada corte conforme el semestre vaya
transcurriendo, validando las entradas de datos. La hoja de clculo podramos disearla as:
Recuerda que:
Puntos, es la suma de las calificaciones de los tres cortes. Debes sumar por lo menos 15
puntos y aprobar al menos un corte, pero esto te obliga a sacar un 10 en el semestral.
Promedio, est obtenido con los tres cortes.
80% se refiere al porcentaje que vale tu calificacin durante los cortes. Se obtiene directamente
del promedio.
Si escribimos las frmulas correspondientes nos daremos cuenta que si no tenemos
informacin, Promedio y 80% indican el error #DIV/0!, esto es debido a que al promediar se
efecta una divisin entre el total de cantidades, y como Corte1, Corte2 y Corte3 no tienen
valor, la funcin divide entre cero. Si ingresamos un dato el error se quita, pero podemos hacer
que al no tener escrito ningn dato Promedio no muestre valor alguno.
83
1.
Si en los cortes no hay valor, que Puntos se queden en blanco, pero en cuanto reciba
un dato que se presente el resultado. El valor numrico puede tener un decimal.
=SI(CONTAR(B2:D2)=0,"",SUMA(B2:D2))
2.
En cuanto al Promedio, ste slo se evaluar slo cuando las tres calificaciones estn
anotadas; si slo hay una, dos o ninguna, que no muestre resultado. El valor numrico
debe ser un nmero con UN DECIMAL.
=SI(CONTAR(B2:D2)=3,PROMEDIO(B2:D2),"")
3.
80% se mostrar en cuanto el promedio tenga valor, es decir, se puede hacer

exactamente igual que el promedio, pero podemos reducir la frmula. El valor numrico
debe ser un nmero con DOS DECIMALES.
=SI(F2="","",0.8*F2)
NOTA: Las comillas () significan un valor nulo, en este caso, que la celda est vaca.
Podemos utilizar el formato condicional para mostrar calificaciones reprobatorias de
color rojo. El resultado debe ser parecido a lo siguiente:
Observa cmo agregamos formato condicional a Puntos y 80%, pues si obtienes menos de 15
puntos, automticamente repruebas y debes presentar examen a ttulo de suficiencia, pues no
alcanzas los 4 puntos en 80%.
Ejercicio 2
En Matemticas I, aprendiste a utilizar la frmula general para la solucin de ecuaciones
de segundo grado.
b 2 b 2 4ac
x
2a
Recuerda que el discriminante (b2 4ac) es lo que est

dentro de la raz cuadrada, y nos puede proporcionar tres posibles
valores:
Un valor mayor que cero indica que la ecuacin tiene dos soluciones reales.
Si el resultado es cero, tiene una solucin.
Si obtenemos un valor negativo, la ecuacin no tiene solucin en nmeros reales (por la
raz de un nmero negativo).
84
Elabora una hoja de clculo donde mediante una frmula enves un mensaje que
informe si el discriminante result negativo, pero si el valor de ste es mayor o igual que cero,
calcular las soluciones de la ecuacin de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente
que sepas que Excel cuenta con la funcin =RAIZ(nmero), la cual obtiene la raz de un
nmero, en el parmetro nmero se le puede dar un valor numrico, frmula o el valor de una
celda. Este es un ejemplo de cmo puede quedar, pero podemos disearla a tu gusto y
conveniencia.
Observa la ubicacin de las variables a, b y c, estn en B5, E5 y H5 respectivamente, entonces

escribimos la frmula para obtener el discriminante en C7:
=(E5*E5)-(4*B5*H5)
Lo que equivale a la frmula b2 4ac
Luego escribiremos una frmula para emitir un mensaje en caso de tener un resultado positivo,
uno negativo o cero, para lo que en I7 podemos escribir:
=SI(C7=0,"T.C.P.",SI(C7>0,"Ecuacin de segundo grado","No hay soluciones"))
Si te fijas, hay una funcin SI dentro de otro SI, a esto se le conoce como funciones o ciclos
anidados, es decir, una funcin dentro de otra.
La funcin verifica que si el discriminante (C7) es cero, determina a un trinomio cuadrado
perfecto, si no lo es, contina la verificacin preguntando si C7 es positivo, lo cual nos dara
una ecuacin con dos soluciones y por ltimo, si no es ninguna de las dos, pues slo queda
que C7 sea negativo por lo que mandar el mensaje de que no hay soluciones.
Por ltimo, si quieres saber cules son las soluciones x1 y x2, puedes evaluarla con la frmula
general, aprovechando que ya tienes el valor del discriminante en C7.
Escribe en D9 lo siguiente: =SI(C7>=0,(-E5+RAIZ(C7))/(2*B5),"Raz negativa")
Ahora en I9 escribe:
=SI(C7>=0,(-E5-RAIZ(C7))/(2*B5),"Raz negativa")
Debes tener en cuenta la importancia de los parntesis, -b se suma y resta con la raz del
discriminante y despus se divide entre 2a, el uso de parntesis es forzoso.
Lo que la funcin hace es evaluar la frmula general slo para valores iguales o mayores que
cero, pues de lo contrario, directamente enva el mensaje de que se trata de una raz de un
nmero negativo. Observa que la nica diferencia en las dos frmulas es el signo que antecede
a RAIZ(C7), que es la raz del discriminante.
85
Ejercicio 3
Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dlares y dlares
a pesos. En una celda capturars el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una ms
para obtener tu resultado.
Se puede tambin, convertir litros a galones, libras a kilogramos, metros a pies, etc.
2.3
Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o ms

hojas de clculo. Hay que recordar que una hoja de clculo es el documento principal que se
utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en
filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro que puede utilizarse
para organizar distintos tipos de informacin relacionada entre s. Pueden introducirse y
modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los
clculos basndose en los datos de ms de una hoja de clculo. Si se crea un grfico, ste
puede colocarse en la misma hoja de clculo con sus datos correspondientes.
Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que
puede contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde estn ubicadas las etiquetas
que identifican a cada una de las hojas. Excel comienza a trabajar un nuevo archivo,
conteniendo tres hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente grfico.
86
Hojas
Podemos notar cul es la hoja activa slo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su
color y el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos
un clic en la hoja a la que queramos cambiar.
Insertar una nueva hoja
Para insertar una hoja:
1.
2.
3.
Hacer clic en el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja.
Seleccionar la opcin Insertar del men contextual.
Seleccionar el icono Hoja de clculo.
O presionar el icono a la derecha de Hoja3
87
o la combinacin Mays+F11.
Para insertar varias hojas:

1.
2.
3.
Mantener presionada la tecla MAYS (Shift) y, a continuacin, seleccionar tantas

etiquetas de hoja de clculo existentes como las que deseas agregar al libro con un clic
del mouse. Por ejemplo, si deseamos agregar tres hojas, simplemente seleccionarmos
tres hojas.
Con el botn secundario del mouse, seleccionar la opcin Insertar del men contextual.
Seleccionar el icono Hoja de clculo.
NOTA: Las nuevas hojas se insertarn a la izquierda de la hoja activa.
Eliminar hojas
Este proceso implica borrar hojas que puedan tener informacin y que sta se pueda
perder definitivamente, por lo que se debe tener cuidado al momento de realizar el proceso.
El procedimiento para eliminar hojas es muy parecido:

1.
2.
Seleccionar las hojas que deseemos eliminar.

En el men Edicin, haz clic en Eliminar hoja.
O
1.
2.
Seleccionar las hojas que queramos eliminar.

Con el botn secundario del mouse, seleccionar
la opcin Eliminar.
Cambiar el nombre a una hoja

Para cambiar el nombre a una hoja sigue cualquiera de los siguientes pasos:
1.
2.
3.
Seleccionar la hoja a la que deseemos cambiar de

nombre.
Con el botn secundario del mouse, seleccionar la
opcin Cambiar nombre, en el men contextual.
Escribir el nuevo nombre y presiona Enter.
O
1.
2.
Dar doble clic en la etiqueta de la hoja a la que

queramos renombrar.
Escribir el nuevo nombre y presionar Enter.
En ambos casos, podremos escribir el nuevo
88
nombre directamente en la pestaa de la hoja
Agregar color a etiquetas de hojas

Se puede cambiar la presentacin de las etiquetas, distinguindolas por algn color.
1.
Hacer clic en el botn secundario en la etiqueta de hoja y a continuacin, en Color de

etiqueta.
2. Elegir el color que se desee y hacer clic en Aceptar.
La hoja activa estar solamente subrayada por el color elegido, mientras que la
en hoja inactiva, su fondo ser del color seleccionado.
Hojas Inactivas
Hoja Activa
Establecer fondo a una hoja

Una hoja tambin puede tener una imagen de fondo, o un relleno slido, para el caso de
las hojas que contienen datos. Para establecer un fondo debemos realizar los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la hoja en la que quieras agregar una imagen de fondo o trama.
2.
En la pestaa Diseo de pgina, presionar el botn Fondo
3.
Seleccionar el archivo de grficos que vamos a utilizar como trama de fondo.
89
El grfico se repetir para rellenar una hoja.
Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, slo notars que el
men cambia, el lugar donde estaba Fondo, ahora lo ocupa Eliminar fondo.
Mover o copiar hojas

De la misma manera que existen varias formas de
insertar y eliminar hojas, existen diferentes maneras para
mover y copiar hojas. Se puede mover una o ms hojas en el
mismo libro e incluso en diferentes libros.
Para mover o copiar hojas:
1.
2.
Abrir el libro que recibir las hojas.

Cambiar al libro que contiene las hojas que deseamos
mover o copiar y, a continuacin, seleccionamos las
hojas.
3.
En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn
derecho del mouse y luego en Mover o copiar hoja.
4.
En el cuadro Al libro, haz clic en el libro que recibir las hojas.
NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en
un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro.
5.
6.
En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la

hoja delante de la que deseemos insertar las hojas
copiadas o movidas.
Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la
casilla de verificacin Crear una copia.
La forma ms fcil de mover hojas es dar clic y

mantener presionado para arrastrar la hoja a la
ubicacin deseada. Algo muy importante que se debe
tomar en cuenta es que si se mueve una hoja de clculo,
las operaciones o grficas que estn basados en datos de
90
la misma se pueden volver imprecisos o errneos, por lo que hay que tener cuidado con las
hojas que se movern o copiarn.
Ocultar y mostrar hojas
Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple
requerimiento personal. Al ocultar una hoja, sta simplemente no aparecer donde estn las
etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo estn en los mismos
mens anteriores.
Para ocultar hojas:
1.
2.
Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar.

En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn
derecho del mouse y da clic en Ocultar. Las etiquetas
desaparecern.
Para mostrar las hojas ocultas:

1.
2.
Hacer lo mismo, slo que ahora da clic en

Mostrar
Aparecer el cuadro Mostrar con las hojas
que actualmente estn ocultas, seleccionar
las que quieras mostrar y dar clic en
Aceptar.
Seleccin y edicin de hojas

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas.
Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Es
decir, lo que se vio anteriormente se puede aplicar no solamente a una hoja: sino a varias hojas
al mismo tiempo.
Para seleccionar:
Se debe:
Una sola hoja
Hacer clic en la etiqueta de la hoja.
Dos
o
ms
adyacentes
hojas
Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a

continuacin, mantener presionada la tecla MAYS
(Shift) y hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja.
91
Dos o ms hojas NO
adyacentes
Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a

continuacin, mantener presionada la tecla CTRL y
hacer clic en las etiquetas de las dems hojas
Todas las hojas de un

libro
Hacer clic con el botn secundario del mouse sobre

cualquier etiqueta y elegir la opcin Seleccionar
todas las hojas en el men contextual.
Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicar a todas por igual. Por
ejemplo, si estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que
escribamos lo estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estar aplicando
simultneamente en las otras dos hojas. As mismo, los formatos de celdas, tipos de letras,
fondos, etc., se estarn aplicando en las hojas seleccionadas.
1.
Cules son las formas de seleccionar varias hojas en un libro?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2.
Cul es el procedimiento para cambiar el color de fondo de una etiqueta?

______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
3.
Qu pasa si al seleccionar dos o ms hojas, escribimos algo en una celda?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
4.
Cmo le pones fondo a una hoja?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________-
Ejercicio 1
Elabora una hoja de clculo donde tengamos tres hojas:
1. Nombrar cada hoja, a una llammosle Msica, a la otra Videos y a la tercera
Messenger.
2. A cada una, asgnale un color diferente.
3. Agrega un mismo fondo para las tres hojas en un slo movimiento.
92
4. Marca los bordes de una tabla de 5 celdas y dale formato, recuerda, teniendo
seleccionadas las tres hojas, se tiene que hacer automticamente por lo que van a quedar
exactamente igual.
5. Escribe una lista con 5 grupos musicales, haz lo mismo para tus 5 mejores videos y 5
cuentas de Messenger, obviamente cada una en la hoja que le corresponde. Para esto, no
deben estar seleccionadas las tres hojas.
Ejercicio 2
Realiza una hoja de clculo donde podamos cambiar automticamente de hojas (haremos uso
de hipervnculos, que se trataron en el primer mdulo).
En la primer hoja, asgnale el nombre de INICIO e inserta cinco figuras geomtricas (Tringulo,
Cuadrado, Trapecio, Crculo, Pentgono regular).
Inserta igual nmero de hojas, una para cada figura.
Al hacer clic en la figura, nos debemos cambiar a la hoja correspondiente, usando
hipervnculos. En cada hoja escribe la frmula para encontrar el rea de la figura y agrega un
botn que nos lleve al Inicio.
Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuacin de la recta o las cnicas y su ecuacin
caracterstica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemticas III).
93
Observa cmo nos cambiamos a la hoja correspondiente

al crculo, en ella encontraremos la frmula y el botn que
nos llevar a la hoja Inicio.
2.4
Cuando se est utilizando un sistema de computadora es comn que cuando algn

proceso no est permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en
una tienda, si se intenta vender un producto que se termin en inventario, la computadora
podra arrojar un mensaje que diga No hay existencia del producto. Otro ejemplo sera al
intentar dar como fecha el 30 de febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar
un mensaje de advertencia diciendo algo como Fecha invlida.
94
Excel cuenta con la validacin de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de
datos que no estn permitidos en nuestra hoja de clculo. Qu pasara si intentas pasar tus
calificaciones a Excel? Si no realizas la validacin, podras ingresar calificaciones como un 11 o
un -3, pero si aprendes este tema, podremos restringir que la celda slo reciba valores de 0 a
10. Esto no slo es vlido con nmeros, podemos restringir el ingreso de texto, fechas,
nmeros o personalizar a tu conveniencia.
Designar entradas de celda vlidas
1.
Seleccionar las celdas que desees validar.
2.
En la pestaa Datos, haz clic en Validacin de datos
3.
Especifica el tipo de validacin que

desees:
Podremos darnos cuenta que en el

cuadro Permitir: podemos elegir entre
diferentes opciones, Nmero entero, Decimal,
Fecha, Hora y Longitud de texto mostrarn las
mismas opciones, mientras que Lista mostrar
opciones un poco diferentes y Personalizada
espera una validacin para alguna frmula en
especial.
En el caso de las primeras, se esperar
primero alguna restriccin que est en el
cuadro Datos, tal como se muestra en la figura
de la derecha, y dependiendo de la restriccin,
sern los valores que se esperarn. Por ejemplo, si quiero permitir
valores que estn en el rango de 6 a 10, pues en Datos se tiene que
poner entre, luego, como valor mnimo se debe dar el 6 y el 10 como
valor mximo. Si se quiere permitir un texto o nmero especfico, en
Datos se tendra que elegir igual a y en la nica opcin de valor, dar
el dato deseado.
En el ejemplo podemos ver que se est restringiendo a que slo se acepten valores
entre el cero y el diez.
95
Mensaje Entrante
En la misma pantalla
podemos modificar el mensaje de
entrada. Seleccionar la pestaa
Mensaje de entrada y enseguida
introduce los datos mostrados en el
cuadro Ttulo y Mensaje de
entrada.
Si dejas marcada la casilla
de verificacin Mostrar mensaje al
seleccionar celda, el mensaje
aparecer al seleccionar las celdas
validadas con el fin de dar aviso al
usuario que las celdas permiten
slo algunos valores.
Si no quieres que aparezca este mensaje, simplemente desactiva la casilla de

verificacin.
96
Mensaje de Error
Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrar cuando se intente ingresar un
dato que no est permitido.
Sin embargo, la ventaja de esta caracterstica es que podemos personalizar esta

ventana.
Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar.
Enseguida, abre la ventana de Validacin de datos, podremos ver que cuenta con un
cuadro donde se puede modificar el Ttulo y el Mensaje de error: pero tambin tiene las
opciones de Estilo, las cuales tienen sus propias caractersticas, aunque el mensaje sea
exactamente el mismo:
97
Grave
Los valores que se introduzcan NO se aceptarn hasta que se d un valor permitido o
cancelar el proceso.
Advertencia
En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo
requiere lo podr introducir contestando S.
Informacin
Aqu solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se est
permitiendo el dato.
Formatos condicionales
Cuando preparamos
resultados de ciertas cifras,
saber cuando la produccin
nuestros clientes. Por esto,
una hoja de clculo es comn que sea necesario controlar los

ya que estos han sido calculados. Por ejemplo, sera importante
de manzanas disminuye de tal manera que no podemos surtir a
Excel nos permite asignar un formato condicional. Este formato
98
considera el valor de la celda y asigna el formato en funcin de los resultados esperados. Para
asignar un formato condicional seleccione de la pestaa Inicio, la opcin Formato
condicional.
Vers varias opciones donde se condiciona el formato de la celda de acuerdo a

determinado valor. Por ejemplo, si queremos que Excel nos avise con un color cuando nuestras
ventas diarias no rebasen los 500 pesos, seleccionamos la opcin Es menor que Las cajas
de dilogo cambiarn dependiendo de la opcin que elijas.
Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto
formato. Pero nosotros tenemos la opcin para darle el formato que deseemos.
Para eso, en el botn Formato condicional, seleccionamos la opcin Nueva regla.
99
Aparece un cuadro de dilogo donde estn todas las

opciones donde, por ejemplo, si quieres resaltar tus buenas
calificaciones que estn entre 9 y 10, tienes que seleccionar
Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan,
Valor de la celda estar entre 9 y 10.
Presionamos el botn Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso
se abrir el cuadro de dilogo siguiente:
100

1.
Para qu sirve la validacin de datos?

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
2.
Da un breve ejemplo en el que pudieras utilizar la validacin de datos:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3.
Cul es la diferencia entre el Mensaje de error y el Mensaje entrante?

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
4.
Menciona los estilos de error en la validacin de datos:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
101
Ejercicio 1
Elabora tu boleta de calificaciones, validando la informacin que ingreses, es decir, slo
nmeros del cero al diez. Enviars un mensaje de error donde diga Slo calificaciones de 0 a
10. Escribe 5 materias con sus tres respectivas calificaciones, no importa que no promedies.
Puedes utilizar el Ejercicio 1 realizado en Frmulas y Funciones (Resultado 2.2).
102
2.5
Crear temas que correspondan al formato requerido.
Temas
Los temas son los que se muestran en la galera
Temas. Aunque un tema puede ser un tipo de archivo
independiente, cada documento que se cree en la
Versin de Office 2007 tiene un tema incorporado
(incluso los documentos nuevos en blanco tienen un
tema aplicado). Los temas integrados no contienen texto
ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema
o los efectos del tema se aplican a todas las partes del
documento, incluido el texto y los datos.
En Excel 2007, en la ficha Diseo de pgina, en
el grupo Temas, haz clic en Temas y podemos buscar
ms en Ms temas en Microsoft Office Online.
Colores del tema

Cambiar los colores del tema (colores del tema:
conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los
colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del
tema constituyen un tema) es el cambio ms drstico
que puede hacer en un documento de Office, salvo
cambiar el tema. Con un solo clic puede cambiar la
tonalidad de un documento de informal a formal, o viceversa, cambiando los colores del tema.
Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales
son para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre ser visible
sobre colores oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre ser visible sobre
colores claros. Los seis colores siguientes son colores de nfasis que siempre son visibles
sobre los cuatro colores de fondo posibles. Los dos ltimos colores, que no se muestran en la
imagen siguiente, estn reservados para los hipervnculos visitados (hipervnculo visitado:
hipervnculo de un destino que se ha visitado. Una vez que se visita un hipervnculo, cambia de
color).
Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a
menudo son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda
cambiar los colores en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la
apariencia adecuada.
Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre
del tema representan los colores de nfasis e hipervnculo de ese tema. Si cambia cualquiera
de estos colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el
botn Colores y junto al nombre Tema se actualizarn segn corresponda.
103
Los colores del tema se muestran en todas las galeras de

colores junto con un conjunto de tonos y matices que se basa en
dichos colores. Puede seleccionar colores de este juego ampliado
para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del
contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema,
tambin cambia la galera de colores y los colores aplicados a todo
el contenido del documento que utiliza los colores del tema.
En la galera Colores del tema se muestran todos los
conjuntos de colores de los temas integrados. Para crear sus
propios colores del tema, en el grupo Temas, haga clic en Colores
y luego en Crear nuevos colores del tema.
Estilos de celda de Excel

Un estilo de celda es un conjunto definido de caractersticas de formato, como
fuentes (fuente: diseo grfico aplicado a todos los nmeros, smbolos y caracteres alfabticos.
Tambin se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes
suelen venir en diferentes tamaos, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita), tamaos
de fuente, formatos de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para impedir que otras
personas realicen cambios en determinadas celdas, tambin puede utilizar un estilo de celda
que bloquee las celdas. Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede
aplicar o modificar. Tambin puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo
propio.
Los estilos de celda se basan en el tema (combinacin de colores de temas, fuentes de
temas y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una seleccin
nica de documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de
documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.
104
2.6
Tablas de datos (listas de datos)

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems
filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin
se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista, aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el

trmino Listas de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere
a las tablas como listas.
Cmo planear una lista?

Cuando planees una lista, considera la informacin que contendr la lista y cmo
trabajars con la informacin hoy y en un futuro, antes de empezar a introducir informacin en
la hoja de clculo haz las siguientes consideraciones:
Identifica el propsito de la lista.

Determina el tipo de informacin que debe contener la lista.
Planea la estructura de la lista.

Determina los campos que conforman un registro.
Anota los nombres de los campos.

Los nombres de los campos pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Los
nombres de campo aparecen en la primera fila de una lista.
Determina cualquier formato especial de nmero que requiera la lista.

Casi todas las listas contienen texto y nmeros. Se debe considerar que algunos
campos requieren prefijos o formato especial de nmeros. Como Excel elimina
cualquier cero al principio de un nmero, se debe introducir un apstrofo (), como en
el caso de tu matrcula de Cobach, por ejemplo, si escribes en Excel 00403343, se
105
eliminarn los primeros ceros, por lo que hay que escribir 00403343 para que se
conserven.
Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
Seleccionar Tabla en la pestaa Insertar.
Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificacin. La lista tiene encabezados.
Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la

pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
106
Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los
nuevos valores en la tabla, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda
opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar
con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario, el cual por default, no est en la cinta de opciones por lo
que habr que agregarla tal como lo vimos al inicio de este mdulo.
Cuando est listo, podremos ver este icono
Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:
107
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,
luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar
las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios
hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en
un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.
Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos
insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar
anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto, introduciendo un criterio de
bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el
criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones
aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Luna en el campo Apellidos,
escribimos Luna en Apellidos y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario
de datos y nos posiciona en el registro de apellido Luna.
Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango
de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma
posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos aadir una fila al final de
la tabla para continuar introduciendo datos, slo
108
tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos
posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin
correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la
tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos
Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el
men contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los
datos seleccionados; pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si
deseamos eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos
en la pestaa de Diseo de la tabla.
Estilo de la tabla
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como
que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado
especial en la primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo
condicional, etc., como a cualquier celda de la hoja de clculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y ltima
columna.
109
Ordenar una tabla de datos

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar
por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder
a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar
sobre uno de los botones
de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea
ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al
desplegar la lista que aparece, pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista
por grupo ms el primer apellido, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece
el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar (pulsando Agregar nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la
celda, o por su color o icono (en Ordenar segn), y Criterio de ordenacin, donde elegimos si el
orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro
podemos ver que la ordenacin se har del grupo con el nmero de menor nmero al mayor,
una vez hecho esto, se ordenarn por apellido. As tendremos todos los grupos ordenados y a
su vez, cada grupo estar ordenado alfabticamente.
110
Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de
la ordenacin.
2.7
Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la
lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las
filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona
dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios ms complejos
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para tener una idea de qu campos son mayores que otros, tomando en cuenta que
hay diferentes tipos de datos como: texto, fecha, numrico, moneda, etc., veremos la siguiente
tabla:
Lpez
6/5/2005
00405432
$15,000
es mayor que
es mayor que
es mayor que
es mayor que
Chvez
15 de diciembre, 2004
311264
$1,250
Ahora s, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que
los caracterizan:
111
Si presionas en la flecha de cualquiera de los campos, se

desplegar el siguiente men donde algunas de las opciones
mostradas son:
Ordenar de menor a mayor. Ordena la lista de acuerdo

al campo seleccionado en orden ascendente.
Ordenar de mayor a menor. Ordena la lista de acuerdo
al campo seleccionado en orden descendente.
Ordenar por color.
Filtros de nmero.
En la parte de abajo estn seleccionados los valores de los registros, si queremos filtrar
de acuerdo a un valor activamos o desactivamos la casilla. Si seleccionamos solamente el 6:
Por lo que mostrar slo los registros cuya calificacin

sea 6.
Si seleccionamos Filtros de nmero al momento de desplegar la informacin en

cualquiera de los campos, aparece una serie de opciones de donde elegiremos la que
necesitemos.
Diez mejores
112
Personalizar
2.8
Grfico
Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Excel ofrece 14
tipos de grficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un grfico hay que basarse en la
forma del rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas.
Un grfico se puede crear directamente en una hoja de clculo que se mostrar en
pantalla y se guardar como parte de la misma: a esto se le llama grfico incrustado. O bien, se
puede crear un grfico como un documento separado en su propia ventana. Los grficos se
vinculan a los datos de la hoja de clculo a partir de los que se generaron y se actualizarn
cuando se actualiza la hoja de clculo.
Insertar un grfico
Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada
grupo durante el semestre:
113
La seleccionamos y en la pestaa Insertar encontraremos el siguiente grupo:
Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botn de la esquina inferior

para que se muestre el siguiente cuadro:
Seleccionaremos, slo a manera de prctica, la grfica de Columnas 2-D.
114
Aparece la siguiente grfica y la cinta de opciones cambia:
Observemos que la grfica tom tambin los valores de los grupos, y lo que
necesitamos son slo los promedios. En la tabla podemos ver que est remarcada, basta con
elegir el rango y ajustarlo slo a los promedios y quedar listo.
115
Para modificar el diseo de nuestro grfico,

podemos ver el grupo Diseos de grfico de la pestaa
Diseo.
Ttulos
En este cuadro estn las opciones para agregarle un texto tanto al eje de categoras (X)
y (Y), as como al ttulo del grfico, obviamente las categoras (X) se presentarn en forma
horizontal en la parte inferior y superior (en caso de que exista segundo eje). El eje de
categoras (Y) se mostrarn en forma vertical a la izquierda, y en caso de que tenga un
segundo eje de valores, el texto aparecer a la derecha.
Rtulos de datos
Cada punto representado en la grfica, ya sea por una barra o una lnea se basa en un
dato que proviene de la hoja de clculo, este valor recibe el nombre de Rtulo. Al seleccionar la
pestaa Rtulo de datos las opciones que se ofrecen variarn de acuerdo a las casillas de
verificacin que se elijan.
116
Clave de leyenda, lo que har simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura

anterior correspondiente al punto Leyenda) en los rtulos de la grfica.
Leyenda
El cuadro que aparece abajo de la grfica es precisamente la leyenda a la que nos
referimos. Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla
de verificacin Mostrar leyenda. La ubicacin se puede modificar slo con un clic en
cualquiera de las diferentes opciones que hay en esta columna.
Eje
Las opciones en esta pestaa sirven
para mostrar u ocultar tanto el eje principal
como el secundario. Para hacerlo, slo activa
o desactiva las casillas de verificacin
correspondiente a los ejes.
Lneas de divisin
Simplemente son lneas que se marcan en el grfico para el eje de categoras (X) y (Y),
en el eje principal y secundario.
Si activamos las casillas de verificacin, irn apareciendo las lneas de divisin
correspondientes.
Si seleccionamos la casilla Valor, la grfica quedar, mostrando los valores de cada
dato de la siguiente manera.
Escala
Se refiere a la cantidad de divisiones que llevar la grfica, as como las dimensiones
de dichas divisiones, tal como lo haramos al trazar una grfica en matemticas, donde
nosotros podemos decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc.
Aqu podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imgenes.
117
Realiza el siguiente ejercicio de acuerdo a las instrucciones:

Ejercicio 1
Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrs este resultado. Modifica las

opciones del grfico para que la leyenda est abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos
de 25 unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un
tamao de letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los
rtulos de datos.
El resultado debe ser algo como la siguiente grfica:
118
150
125
110
10 5
98
100
10 7
10 1
112 10 9
10 2
97
89
97
10 5
10 2 10 4
96
93
10 4
10 0
94
88
75
50
25
0
Empleado 1
Empleado 2
Trimestre 1
Empleado 3
Trimestre 2
Empleado 4
Trimestre 3
Empleado 5
Trimestre 4
Ejercicio 2
Utilizando grficos de dispersin XY, obtn las graficas de las funciones y=x, y=x2, y
y=x3.
Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parmetros de la funcin y
observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un nmero o si le sumas o restas una
cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, o y=x+3.
Podemos hacer algo parecido a esto:
Y=x
10.00
8.00
6.00
4.00
2.00
0.00
-4
-3
-2
-1
119
Ejercicio 3
Traza la siguiente grfica. Observemos y lee detenidamente la explicacin que se
encuentra bajo la imagen.
Donde las entradas de los valores de x varan, en este caso, de 0 a 360. Los valores
de y estn dados por la funcin =SENO(nmero), la cual viene incluida en Excel, slo que esta
funcin evala radianes, por lo que una simple conversin que se vio en segundo semestre
(Bloque VI) basta para obtener los resultados correctos =SENO(nmero*PI()/180), donde =PI()
es el valor numrico de (3.14159).
120
FECHA DE APLICACIN:
IECL
Cdigo
Ttulo

UNIDAD 1
elaboracin
de
documentos.
Utilizar
software de aplicacin
elaborar hojas de clculo.
para

bases de datos
Unidad:
Cdigo
Ttulo
Elementos:
Referencia
Cdigo
Nivel
Ttulo
Domina el contenido
Con letra
Con nmero
Juicio de evaluacin
Con letra
R.2.1
R.2.2
R.2.3
R.2.4
R.2.5
R.2.6
R.2.7
R.2.8
121
Con nmero

CONTENIDO
1.- Establece las opciones para personalizar la barra de herramientas de acceso y
los mtodos abreviados del teclado.
2.- Manipula las opciones ms populares de Excel (opciones principales para
trabajar con Excel, opciones al crear nuevos libros y opciones para personalizar
la copia de Microsoft office).
3.- Manipula las opciones relativas al clculo de frmulas, rendimiento y tratamiento
de errores.
4.- Manipula y establece el modo en que Excel corrige y aplica el formato a su texto.
5.- Personaliza la forma como se guardan los libros de trabajo en Excel.
6.- Establece y modifica las opciones avanzadas para trabajar con Excel.
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A

CONTENIDO
1.- Elabora frmulas, utilizando variables y constantes.
2.- Elabora frmulas, utilizando referencias relativas, absolutas y mixtas.
3.- Elabora frmulas, utilizando referencias a otras hojas.
4.- Elabora frmulas, utilizando referencias a otros libros.
5.- Utiliza funciones de fecha y hora.
6.- Utiliza funciones de matemticas y trigonomtricas.
7.- Utiliza funciones de estadstica.
8.- Utiliza funciones de texto.
9.- Utiliza funciones lgicas.
CONTENIDO
1.- Inserta una hoja nueva al libro de trabajo.
2.- Cambia de nombre a las etiquetas de las hojas.
3.- Agrega color a las etiquetas de las hojas.
4.- Establece fondo a las hojas del libro.
5.- Mueve una hoja de lugar.
6.- Copia hojas del libro de trabajo.
7.- Oculta hojas del libro de trabajo.
8.- Muestra las hojas ocultas del libro.
9.- Eliminas hojas del libro.
10.- Selecciona y editas hojas adyacentes del libro.
11.- Selecciona y edita hojas no adyacentes del libro.
12.- Selecciona y edita todo el libro.
CONTENIDO
1.- Aplica las reglas de validacin para la introduccin de valores permitidos en las
celdas.
2.- Configura y establece mensajes entrantes en la validacin.
3.- Configura y establece mensajes de error en la validacin.
4.- Comprueba la aplicacin de las reglas de validacin.
Crear temas que correspondan al formato requerido
CONTENIDO
1.- Crea temas en los libros de la hoja electrnica de clculo.
122
2.- Aplica formato condicional para las celdas de acuerdo al valor dado.
3.- Comprueba la aplicacin de las actividades anteriores.
CONTENIDO
1.- Crea listas de datos en los libros de la hoja de clculo.
2.- Ordena listas de datos generadas en la hoja de clculo.
3.- Realiza el llenado de series.
4.- Aplica subtotales a un lista o rango especfico de celdas.
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A

CONTENIDO
1.- Utiliza el autofiltro para organizar una tabla de datos.
2.- Utiliza filtros avanzados para organizar un rango de datos.
3.- Ordena la informacin filtrada de acuerdo a los criterios establecidos.
4.- Elimina o borra filtros que ya no se ocupen.
CONTENIDO
1.- Crea grficas para representar los datos de una hoja de clculo.
2.- Selecciona el tipo adecuado de grfica de acuerdo con los datos proporcionados.
3.- Asigna ttulos a las grficas.
4.- Establece el eje secundario de las grficas.
5.- Configura las lneas de divisin de las grficas.
6.- Agrega leyendas y rtulos a las grficas.
7.- Modifica las escalas.
8.- Cambia el tipo de marco de las grficas.
9.- Modifica el aspecto de la grfica.
10.- Modifica el diseo de la grfica.
11.- Cambia la ubicacin de la grfica.
123
Submdulo
PROPSITO:
Al trmino del mdulo el alumno ser competente para utilizar

software de aplicacin en la elaboracin de bases de datos.
COMPETENCIA: Utilizar software de aplicacin en la elaboracin de bases de

datos.
CONTENIDO
3.1
Modificar las opciones de Access.
3.2
Crear base de datos para administrar informacin.
3.3
Editar y modificar bases de datos.
3.4
Disear formularios personalizados.
3.5
Disear informes personalizados.
3.6
Realizar consultas a la informacin de las bases de datos.
3.7
Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas.
3.8
Importar y exportar datos.
125
Utilizar Software de Aplicacin en la Elaboracin de Bases de Datos
INTRODUCCIN
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

contexto, es decir, estn relacionados entre s y almacenados de forma sistemtica
para su posterior uso.
Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos,
pues todos los libros estn ordenados para su fcil localizacin y consulta. De la misma
forma trabaja una base de datos digital.
Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas
gestores de bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan informacin y
permiten su posterior consulta.
Dnde se utilizan las bases de datos? Bsicamente en cualquier lugar donde
se trabaje con una computadora. La agenda telefnica que tiene tu telfono celular es
una base de datos, tu boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de
datos, el sistema de una compaa de vuelos tiene su base de datos en Internet en la
que puedes apartar y pagar tu boleto de avin. En fin, las aplicaciones actuales son
muchsimas.
De la misma manera que existen diversos programas para manejar
procesadores de textos y hojas de clculo, las bases de datos no son la excepcin.
Slo por mencionarlos, aqu te mostramos los nombres de algunos de ellos:
Oracle.
MySQL.
Foxpro.
Access.
Interbase.
Microsoft SQL Server.
Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft

Office, es ste el que estudiaremos en este mdulo.
126
Elementos Bsicos de Access 2007

Arrancar y cerrar Access 2007
La forma tpica es dar doble clic en el icono de Access si ste se encuentra en el
escritorio o en el men Inicio si ya se haba abierto recientemente.
Si no lo est, presionamos el botn Inicio, luego a Todos los programas y buscamos la

carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ah, encontraremos el icono de Microsoft
Access.
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta:
Si damos un clic en Base de datos en blanco, nos pedir con anticipacin el nombre de
nuestra base de datos.
127
Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y

accedemos a la pantalla principal.
128
La Cinta de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones
se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la
barra de acceso rpido.
En algunos momentos, algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers

porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando
segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para
mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
3.1
Modificar las opciones de Access
Opciones ms Frecuentes
129
Opciones principales para trabajar con Access.
Opciones para crear bases de datos.
Opciones para personalizar la copia de Microsoft Office.
Opciones para la base de datos actual
Opciones de aplicacin.
Opciones de exploracin.
130
Opciones para la hoja de datos
Colores predeterminados.
Efectos de cuadrcula y celda.
Fuente predeterminada.
131
Opciones para diseadores de objetos
Diseo de la tabla.
Diseo de la consulta.
Formularios e informes.
Comprobacin de errores.
132
Opciones de revisin
Opciones de Autocorreccin.
Opciones para corregir Ortografa.
Opciones avanzadas de Access
Opciones de edicin, mostrar, imprimir, general y avanzadas.
133
3.2
Conceptos bsicos de Access

Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados
para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es
lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la
informacin, utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional, donde los datos se
organizan en Tablas.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como
pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas, al igual que en Excel, se forman de columnas y renglones.
Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el
Nombre, otro sera la Direccin, otro la Fecha de Nacimiento.
Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los
campos agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).
Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le
podemos llamar Base de Datos.
Hay que tener en cuenta que aunque una tabla ya se considera base de datos, no
necesariamente debe tener una sola tabla, de hecho, la ventaja de las bases de datos radica
en la posibilidad de enlazar varias tablas a la vez, segn sean las necesidades.
En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES
podra ser:
CAMPOS
Cdigo
Nombre
Direccin
Fecha de Nac.
REGISTRO
100
Daniel Ayala
Av. Lomas del Ro
10 de octubre
REGISTRO
200
Toms Rentera
Calle Independencia
29 de enero
REGISTRO
300
Armando Rodrguez
Av. Puente Chico
12 de agosto
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems
objetos se crean a partir de stas.
134
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde

podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En
principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo, haciendo clic en el botn Ocultar.
Desplegando la cabecera del panel, puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu
forma.
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que
hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar
estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos,

consiste en introducir directamente los datos en la
tabla y segn el valor que introduzcamos en la
columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta seccin de la gua.
135
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una
tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendr y otras consideraciones como claves, etc.
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo,

es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de
datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo
en la barra de estado:
Al presionar vista diseo nos pide el

nombre de la tabla. Recuerda, la tabla es
solo una parte de la base de datos.
Y aparecer la siguiente pantalla:
136
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la

tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para
definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera
fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Clave principal
Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen
anterior puedes ver que por default viene nombrada como Id y est representada por una
llave (tal vez porque clave y llave se escriben igual en ingls: key). Este campo es importante
porque es como la tabla distinguir todos los registros de la tabla, asegurndose de que no se
repitan. Adems, es indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.
Si por algn motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con

que presionemos el botn Clave Principal ubicado en la pestaa Diseo en
el Grupo Herramientas.
El campo clave nunca tendr valores

repetidos.
Rellenaremos la rejilla, definiendo
cada una de las columnas que compondr
la tabla, disearemos una donde se
capturen las calificaciones de los alumnos
de un grupo del COBACH.
Observa que el campo clave es la
matrcula, ya que en una misma
institucin, cada alumno tiene su propia
matrcula y sta no se repite. En
COBACH, tu matrcula empieza con el
ao cuando ingresaste seguido de un
nmero consecutivo formado de cinco
dgitos. Por ejemplo, 009 12345. Entraste
en 2009, y eres el alumno 12345 que se
inscribi.
137
Cada campo debe tener un tipo de datos correspondientes, los diferentes tipos de datos
los puedes observar al presionar el tringulo en cada tipo de datos. Cada tipo de datos tiene
sus propias caractersticas, por ejemplo, puedes definir si el formato de nmero va a tener
varios decimales.
A continuacin, una breve descripcin de cada uno de ellos.
Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos
(nmeros) y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza
para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se
utilice en clculos, como nmeros de telfono, cdigos postales o claves de
empleado.
Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access
recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un
campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
Nmero: Para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo
nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen,
los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales;
los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza
para claves autonumricas en bases rplicas.
Fecha/Hora: Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos

matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal
y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a
una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
S/No: Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Puede utilizarse cuando se quiere saber
si alguien asisti a un evento o no.
Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y

utilizada como direccin de hipervnculo.
Guardar una tabla

Si al inicio no le asignaste nombre a tu tabla y qued como Tabla1, ser necesario
guardar tu tabla.
138
Para guardarla, podemos:
Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como nuestra
tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el cuadro de dilogo donde te pedir el nombre.
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos

aparece un cuadro de dilogo, avisndonos de ello y preguntndonos si
queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de
tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatoria
Prctica: Crear una base de datos
Comencemos abriendo el programa Access:
1.- Selecciona el men inicio y la opcin todos los programas
2.- Ir a la carpeta Microsoft Office y selecciona Microsoft Access
3.- Aparecer la siguiente pantalla, presiona el botn Base de datos en blanco
139
4.- Enseguida, escribes el nombre de la base de datos y da clic en el botn Crear.
5.- A continuacin se activar la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a
trabajar, pero se recomienda que se trabaje a partir de la vista diseo.
6.- Al cambiar a esta vista el programa te pide que asignes un nombre a la tabla.
7.- Escribe el nombre de la tabla y presiona el botn aceptar.
140
8.- Aparecer la siguiente pantalla, vamos a posicionarnos en cada columna y llenar la

estructura de la tabla.
9.- Despus de disear y definir las propiedades de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para
conformar los registros. Para realizar este procedimiento, regresaremos a la vista hoja de
datos.
10.- Captura en cada campo los datos correspondientes segn la indicacin de tu maestro.
3.3
Modificar tablas de datos

Modificar el diseo de una tabla
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (aadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar
una modificacin en su diseo.
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que

no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo
en el men contextual:
141
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada con anterioridad.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo:
Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn

de
la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que
estamos posicionados.
Para eliminar un campo:
Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn

Diseo. O bien
Seleccionar toda la fila correspondiente al campo, haciendo clic en su extremo

izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo
de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin
desaparecern.
de la pestaa
Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y

seleccionar la opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el

botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la
pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Escribir el valor del primer campo del registro.
142
Pulsar Enter para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Enter
para introducir los datos del segundo registro.
En el momento que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se
almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del

registro. El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla DELETE del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en
el panel Registros de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido, no tenemos ms que situarnos
sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla,
tenemos que pasar a la Vista Diseo, haciendo clic sobre el botn
de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla
vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados

y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es
tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones, realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:
Para ir al primer registro de la tabla.
Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
143
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro
actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las
teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del
teclado.
Buscar y reemplazar datos

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro, conociendo el valor
de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra
disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta
herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos,
a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y
finalmente, hacer clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque
en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con
el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo
pero no tiene por qu coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Despus podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

144
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta
el ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas difiere a la hora de buscar entre

maysculas y minsculas (si buscamos Jos no encontrar Jos).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se
posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la
bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los
valores que buscamos.
Prctica: Relacin de tablas

1. Abre la base de datos.
2. Selecciona la pestaa de Herramientas de base de datos.
3. Selecciona el botn de Relaciones del grupo Mostrar u ocultar, aparecern las tablas
relacionadas.
4. Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botn del mouse,
arrstralo hasta el campo principal de la tabla secundaria.
5. Suelta el botn del mouse. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones que
se observa abajo.
6. En el cuadro aparecer el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo
clave, los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad
referencial.
7. Haz clic en el botn Crear. Se crear la relacin y aparecer en la ventana de
relaciones.
145
8. Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas con el nombre RELACIONES MEN
9. Enseguida se lo entregas al maestro en el USB
10. Cierras tu base de datos y continuas con la siguiente prctica.
3.4
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta. En este apartado veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la
edicin de registros y cambiar su diseo.
Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaa
Crear:
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que
ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este
mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y
rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario
creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene

todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
146
Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de
grficos dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario,
utilizando el asistente.
Asistente para formularios
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde toma los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas
lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario, haciendo clic sobre
el campo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
lista de campos seleccionados.
y el campo se quita de la
Podemos seleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa, pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
147
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario.

Seleccionando un formato, aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
formulario con esa distribucin.
148
Access cuenta con varios estilos predefinidos para los formularios, al seleccionar uno de
ellos podemos ver la muestra a la izquierda. Hacemos clic en Siguiente y llegaremos a la ltima
pantalla donde asignaremos el nombre al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
149
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista

Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por
ejemplo:
Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario,
posicionndonos en ste, en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la
opcin
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario
(la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos
como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la
tabla, utilizando la barra de desplazamiento por los registros
que
ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
Prctica: Formulario
1. Abre tu base de datos desde la que se creara el formulario.
2. Das clic en Crear, enseguida en Formulario.
3. Automticamente, se creara el formulario con todos los campos que integran la tabla, adems
se activara la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar formato,
Fuente, Formato, Lneas de divisin, controles como logotipo, titulo, fecha y hora,
aspectos de lneas, as como una galera de Autoformato, la cual cuenta con combinaciones
de colores de fondo y bordes, (aqu debes darle el formato que quieres que tenga tu pantalla
cuando consultes tu tabla, utiliza tu creatividad).
150
4.
Despus de aplicar el diseo que desees selecciona el botn Ver del grupo Vistas para
que se genere el formulario, como lo muestra la imagen:
5.
Cuando termines de disear el formulario, grbalo, dando clic en el botn

, de la Barra
de herramientas de acceso rpido, si es la primera vez que la guardas debers asignarle
el nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo: FORMULARIO
TERIYAKIS.
Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.
Enseguida se lo entregas al maestro en el USB
Cierras tu base de datos y continuas con la siguiente prctica
6.
7.
8.
3.5
LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
151
En esta seccin veremos cmo crear un informe, utilizando el asistente y cmo cambiar
su diseo una vez creado.
Para crear un informe, podemos utilizar la seccin Informes que encontrars en la
pestaa Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco

en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en l. Este mtodo no
se suele utilizar ya que en la mayora de los
casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y
despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos

los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
El asistente para informes

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes
que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
152
En esta ventana vamos a introducir los campos que queremos en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarn los datos del cuadro
Tablas/Consultas, ste ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo
mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe
esa consulta.
A continuacin, seleccionamos los campos, haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

lista de campos seleccionados.
y el campo se quita de la
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn
.
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de
ese grupo.
Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las
calificaciones por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus
necesidades.
153
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
doble clic sobre el campo).
(o directamente hacer
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al

grupo para seleccionarlo y pulsar el botn
.
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los
botones, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha
hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento.
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en
el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente. Como el listado
lo queremos en orden alfabtico, vamos a poner el apellido en orden ascendente.
154
Luego elegimos la distribucin y podemos ver el aspecto que tendr nuestro informe.
En la siguiente pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe:
155
Aparece la ltima pantalla del Asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado
para la impresin, o bien,
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana

Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
156
La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del informe.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con
el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn
Nos aparece la ventana diseo:
El rea de diseo consta normalmente de las siguientes secciones:
Encabezado del informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al

principio del informe.
Encabezado de pgina. Aqu ponemos lo que queremos que aparezca al principio

de cada pgina.
Detalle. En ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o
uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros
en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a
un slo registro.
Pie de pgina. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
Pie de informe. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina
y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:
Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del rea de diseo.
157
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas
opciones.
La pestaa Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las
siguientes opciones:
Esta barra es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo

desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos
describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hbrido
entre la vista Informes y Diseo, y finalmente la Vista Informes que
muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la
impresin antes de mandar el informe a impresora.
Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes, hars
aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms
cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn
permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms
adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar
ciertas acciones, utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa
pgina de cdigo, haciendo clic sobre el botn
Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un
formulario.
158
La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden
utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para
formularios como por ejemplo los botones de comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismos controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control,
haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese
momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre
el botn
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
: sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo contamos con el botn
Grupo de opciones
: Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar
: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.
Casilla de verificacin
: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.
Cuadro de texto
: Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden
ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad
Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es
un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de
ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad (=).
159
Cuadro combinado
, Cuadro de lista
comando
y Control pestaa
repasar la unidad de formularios.
Control imagen
cambiar de registro.
, Grupo de opciones
, Botn de
: Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle
: Para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al
Marco de objeto independiente

: Para insertar controles como un documento Word,
un grfico, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
de un registro a otro.
Salto de pgina
de la pgina.
: Para insertar una imagen u otro objeto que cambia
: Produce un cambio de pgina, aunque no se haya llegado al final
Tambin podemos agregar un subinforme

,el cual es un informe que se inserta en
otro. El informe primario se denomina informe principal. Una combinacin informe/subinforme
se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario.
Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.
Lnea
: Para aadir una lnea en el informe.
Rectngulo
: Para aadir un rectngulo al informe.
Por ltimo, podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un

formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo,
cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la
unidad anterior.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos
dentro de Access.
Imprimir directamente:
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de
Exploracin para seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y coloca el ratn sobre
la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir
selecciona Impresin Rpida.
160
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar

las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de
dilogo Imprimir.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Y
seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office, se abrir el cuadro de dilogo
Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te
explicaremos a continuacin:
Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando

estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la
impresora a la que queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo
el informe o bien slo algunas pginas.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos
activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la
opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras
que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo
del disco en vez de mandarlo a la impresora.
161
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora,

esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo
de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel
que utilizamos, etc.
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes,
impresin a varias columnas, etc.
Por ltimo, pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana
sin aceptar no se imprime nada.
Abrir el informe en vista previa:

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista
previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin
definitiva.
Para abrir la vista previa tienes dos opciones:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el mouse

en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men
desplegable.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y

seleccionar la opcin
O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.
La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera
pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
162
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar)
con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:
El botn
pantalla,
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.
Enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro

tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.
podemos elegir
Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Prctica: Informes
1. Abre tu base de datos desde la que se crear el Informe.
2. Selecciona el grupo Informes de la pestaa Crear el botn Informe
3. Automticamente se crear el informe con todos los campos que integran la tabla en la
Vista presentacin. Se activar la cinta de opciones Formato donde, igual que en los
formularios, encontrars elementos para aplicar formato en Fuente, Formato, Lneas
de divisin, Controles y Autoformato.
4. Selecciona el botn Ver del grupo Vistas para que se genere el informe, como lo se ve
en la imagen:
163
5. Para dar formato al Informe debes accesar a Formato, Vista, Vista preliminar,
aparecer la siguiente imagen (puedes cambiar la orientacin de la hoja, mrgenes,
etc.):
6. Enseguida hacer modificaciones en la Vista presentacin para el formato, o en la Vista

de Diseo, para el diseo de los controles que integran el informe , como en la imagen:
7. Cuando termines de disear el formulario, grbalo, dando clic en el botn

, de la
Barra de herramientas de acceso rpido, si es la primera vez que la guardas debers
asignarle el nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo
FORMULARIO TERIYAKIS.
8. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.
9. Enseguida se lo entregas al maestro en el USB.
10. Cierras tu base de datos.
3.6
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
164
Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la

consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en

la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver
en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
El Asistente para consultas

sencillas crea una consulta de
seleccin. Los otros asistentes nos
permiten generar tipos especiales de
consulta. Nos enfocaremos en la
opcin Diseo de consulta que te
permitir crear cualquiera de las
anteriores.
Al entrar en la Vista Diseo de
consulta nos pide primero las tablas de
las que la consulta sacar los datos
con un cuadro de dilogo parecido al
siguiente:
165
Seleccionar la tabla de la que queremos obtener datos y hacer clic sobre el botn
Agregar. Si queremos obtener datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems
tablas.
Finalmente, hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de
consultas.
La vista Diseo
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen

las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrcula
donde definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla
para que se muestre en la consulta.
Cada fila tiene un propsito:
Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo
calculado.
Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos ser til cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero
no queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es
una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta.
166
Por tanto, est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los
operadores Y y O. En este ejemplo colocamos un <6, lo cual indica que queremos que se nos
muestre a los alumnos que en la primera calificacin obtuvieron menos de 6.
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este
se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar
el botn del mouse arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando
estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que
estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas
que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas
podemos reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la
lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de

una columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la

consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido, o bien
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office. Si es la primera vez que

guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin

hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn cerrar.
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta
o bien desde el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin, haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la Consulta, haciendo clic sobre el botn
Ejecutar de la pestaa Diseo:
167
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es

la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algn dato
de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas
consultas que no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostr los alumnos
que obtuvieron menos de 6.
Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la

consulta.
En el men contextual seleccionar Vista Diseo.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que
relacionamos tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unin de una de las
tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho, si aadimos a la zona de tablas
relacionadas, stas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la
ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo

nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas. En el ejemplo se
enlazan las dos tablas con un campo relacionado: Matrcula.
168
Aparece el recuadro donde podemos modificar las relaciones entre tablas.
Las tablas estn enlazadas por medio del campo matrcula.
169
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el
campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la
consulta es ms eficiente.
Consultas de Referencias Cruzadas
Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una
consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que
cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.
El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer
clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref. cruzadas:
170
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de

donde tomar los datos. En el cuadro Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las
Tablas, Consultas o Ambas. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de
todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario
tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o
para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas
y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas.
171
Prctica: Consulta
1. Abre tu base de datos desde la que se crear la consulta.
2. Elige el botn Diseo de Consulta, ste se encuentra en el mismo grupo Otros.
3. Se activa el cuadro de dilogo Mostrar tabla para elegir la tabla de la que deseas
obtener datos, selecciona la tabla y presiona el botn Agregar, y enseguida cerrar.
4. Se activa la Vista de Diseo de consulta, que en la parte superior, conocida como
Zona de tablas, muestra las tablas agregadas y en la parte inferior, conocida como
Cuadrcula QBE, definirs la consulta.
5. A cada columna de la cuadrcula QBE le corresponde un campo; por ejemplo:

a. Campo: CDIGO (CDIGO DE LA TABLA)
b. Tabla: BEBIDAS (EL NOMBRE DE LA TABLA)
c. Y as sucesivamente debes hacerlo en las otras columnas con los otros campos
de PLATILLO, DESCRIPCIN, PRECIO...
6. Aade los campos que integrarn la consulta, seleccionndolo de la tabla que se
encuentra en la Zona de tablas, y arrastrndolo hasta la cuadrcula en la fila
Campo, o bien, despliega el cuadro de lista que se encuentra en cada fila Campo
para seleccionarlo.
7. Cuando termines de disear la consulta, grbala, dando clic en el botn
, de la
Barra de herramientas de acceso rpido, si es la primera vez que la guardas
debers asignarle el nombre CONSULTA (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por
ejemplo: CONSULTA BEBIDAS.
172
8. Para ejecutar la consulta, seleccionas el botn

ficha Diseo, se genera la tabla de consulta:
del grupo Resultados de la
9. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de
datos.
10. Enseguida se lo entregas al profesor en el USB.
11. Cierras tu base de datos y continas con la siguiente prctica.
173
3.7
Las macros
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como
abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una
macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar
cualquier otro.
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos
antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuracin por defecto de Access, nos impedir ejecutar ciertas acciones de
macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones
malintencionadas.
Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que
automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar
automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario
haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio
de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la
pestaa Crear.
Se abrir la Vista de diseo de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la
misma dinmica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que
queremos que se ejecuten.
174
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin, Argumentos y

Comentario.
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una
accin de entre las existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre
el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas
una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones,
pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un
formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario,
por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas
insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.
para
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar

algunas de ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse
, ejecutarse
y cerrarse. Ms
tarde, podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde
la ventana de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic
directamente sobre ella.
175
Acciones ms utilizadas
En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes
recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no tratemos.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones:
Enseguida, un listado con las acciones ms comunes y su descripcin de sus

argumentos:
AbrirConsulta. Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base
de datos.
AbrirFormulario. Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario.
AbrirInforme. Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.
AbrirTabla. Esta accin permite abrir una tabla.
BuscarRegistro. Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el
primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta accin para
avanzar en las bsquedas que realices.
BuscarSiguiente. Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios
indicados en la accin BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
CancelarEvento. Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro.
No tiene argumentos.
176
Cerrar. Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
CuadroMsj. Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el
usuario.
DetenerMacro. Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin. No tiene
argumentos. Vers su utilidad ms adelante.
DetenerTodasMacros. Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando
en ese momento. No tiene argumentos.
EjecutarComando. Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en
cualquier barra de herramientas.
IrARegistro. Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto.
Maximizar. Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de
la ventana de Access.
Minimizar. Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana activa,
convirtindola en una barra de ttulo en la parte inferior de la ventana de Access.
Salir. Esta accin hace que Access se cierre.
Acciones Condicionadas
Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un
modo que nos ayudar a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello, utilizaremos las
condiciones.
Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones en la pestaa de
Diseo.
177
La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se ha
aadido una columna a la izquierda):
En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida en la

fila se ejecute o no segn el resultado de la concisin.
Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la columna.
Condicin, su accin slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmativa, es
decir, que el cdigo de curso sea igual a 4.
178
3.8
Importar datos
Access
te
permite
importar objetos de otra base de
datos a la tuya rpidamente.
Para ello, slo tendremos
que acudir a la pestaa Datos
externos, una vez all seleccionar
una opcin de la seccin
Importar.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en
el botn Access. Sin embargo, puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto,
como los de Word. Seleccionamos una tabla de Excel y se abrir el siguiente cuadro de
dilogo:
179
Con el botn examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access
nos da tres opciones:
Una es importar los datos a una nueva bases de datos.
La segunda anexar los datos a la tabla que deseemos.
La ltima har un vnculo de datos.
Elegimos la primera y aparecer lo siguiente:
Podemos ver que el contenido de la tabla proviene de la Hoja1 de Excel.

Presionamos siguiente y aparece el cuadro que se muestra a continuacin:
180
Access detecta la primera fila como los encabezados de la tabla. Si es as, les asignar
ese nombre a los campos en la nueva tabla de la base de datos.
Automticamente les asigna el tipo de datos a cada campo, aunque da la opcin a

cambiarlos, observa que no hay campo clave. Sin embargo, en la siguiente pantalla nos pide
ese dato. Si la tabla contara con la matrcula del alumno, podra ser la clave principal, de
cualquier modo, Access asigna dicha clave.
181
El ltimo paso consiste en asignarle un nombre a la tabla.
Listo, la tabla ya est en formato de Access, basta guardarla para terminar. Ya podemos
manipularla de acuerdo a nuestras necesidades.
Exportar datos
El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una
base de datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF.
Tomemos el ejemplo de la tabla Direcciones:
182
En el grupo Exportar,
seleccionamos la opcin Excel.
Esto har que la tabla de Access la
convirtamos a una tabla de Excel.
Llegaremos al siguiente cuadro de dilogo donde le diremos dnde queremos guardar,

el nombre que asignaremos y el formato (Excel 2007 o anteriores). Incluso, podemos exportar
con el formato original o al menos la mayor parte.
Es todo, slo aparecer una ventana de confirmacin.
183
El archivo ya est en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estar del siguiente modo:
184
FECHA DE APLICACIN:
IECL
Cdigo
Ttulo

UNIDAD 1
elaboracin
de
documentos.

hojas de clculo.
Utilizar
Unidad:
Cdigo
software de aplicacin
elaborar bases de datos.
Ttulo
para
Nivel
Elementos:
Referencia
Cdigo
Ttulo
Domina el contenido
Con letra
Con nmero
Juicio de evaluacin
Con letra
R.3.1
R.3.2
R.3.3
R.3.4
R.3.5
R.3.6
R.3.7
R.3.8
185
Con nmero
Modificar las opciones de Access.

CONTENIDO
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
1.- Manipula las opciones ms comunes de Access (opciones principales para

trabajar con Access, para crear bases de datos y para personalizar la copia de
Microsoft Office).
2.- Manipula y establece las opciones de la base de datos actual.
3.-Manipula las opciones para personalizar la apariencia de las hojas de datos
(colores predeterminados, efectos de cuadrcula y celda y fuente
predeterminada).
4.- Manipula las opciones para crear y modificar objetos de bases de datos en
Access (diseo de la tabla y diseo de la consulta).
5.-Manipula las opciones para cambiar la forma en que Access corrige el contenido
de las bases de datos (opciones de autocorreccin y para corregir ortografa).
6.- Manipula las opciones avanzadas de personalizacin de Access (opciones de
edicin, mostrar, imprimir, general y avanzadas).
CONTENIDO
1.- Crea una base de datos para administrar la informacin de un sistema.
2.- Disea las tablas necesarias para administrar la informacin de la base de datos.
3.- Define los campos necesarios para las tablas de la base de datos, especificando
los tipos de datos y propiedades de los campos.
4.- Define los campos clave o llave de las tablas de la base datos.
CONTENIDO
1.- Edita la base de datos para su modificacin.
2.- Modifica el diseo y estructura de las tablas.
3.- Modifica las consultas realizadas.
4.- Modifica los formularios de la base de datos.
5.- Modifica los informes de la base de datos.
CONTENIDO
1.- Disea formularios personalizados para los elementos de la base de datos.
2.- Disea formularios para la captura de datos de las tablas.
3.- Inserta imgenes o fotos en los formularios para la captura de datos de las
tablas.
4.- Disea formularios para las consultas de la base de datos.
5.- Modifica y aplica formato a los formularios de la base de datos.
CONTENIDO
1.- Disea informes personalizados para las tablas de la base de datos.
2.- Disea informes personalizados paras las consultas de las bases de datos.
3.- Inserta imgenes o fotos a los informes de la base de datos.
4.- Modifica y aplica formato a los informes de la base de datos.
5.- Imprime los informes diseados para la base de datos.
186

CONTENIDO
1.- Crea relaciones entre las tablas de la base de datos.
2.- Realiza consultas a la informacin de la base de datos.
3.- Disea consultas de accin y de resumen.
4.- Disea consultas de referencias cruzadas.
5.- Disea consultas para formar expresiones.
6.- Disea consultas para la combinacin de tablas.
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A

CONTENIDO
1.-Crea macros para la realizacin de acciones predefinidas por el administrador de
bases de datos.
2.- Comprueba la aplicacin de las macros en la base de datos.
3.- Elimina las macros que no son necesarias o que ya no se utilicen.
CONTENIDO
1.- Importa datos a la base de datos desde archivos o bases de datos creados en
otra aplicacin.
2.- Exporta datos de la base de datos hacia un archivo o base de datos de otra
aplicacin.
187
188
BIBLIOGRAFA
1.-
ANDERSON, Virginia. Access 2007 Paso a Paso.

Editorial Mac Graw Hill
2.-
HART-DAVIS, Guy. Excel 2007 Paso a Paso.

Editorial Mc Graw Hill.
3.-
HART-DAVIS, Guy. Word 2007 Paso a Paso.

Editorial Mc Graw Hill.
4.-
LEONHARD, Bott y Woody. La Biblia de Office 2007.

Editorial Anaya multimedia
189
PLANTELES
Baja California
Camal
Ciudad Morelos
Ejido Nayarit
Ensenada
Estacin Coahuila
Extensin Maneadero del Plantel Ensenada
Profr. Arturo David Velzquez Rivera
Extensin Mtro. Rubn Vizcano Valencia
Extensin Tecate
Guadalupe Victoria
La Mesa
Mtro. Jos Vasconcelos Caldern
Mtro. Rubn Vizcano Valencia
Mexicali
Miguel Hidalgo y Costilla
Nueva Tijuana
Nuevo Len
Primer Ayuntamiento Playas de Rosarito
Rosarito
San Felipe
San Quintn
Tecate
Tijuana Siglo XXI
Valle de Guadalupe
Centros EMSAD
El Hongo
El Rosario
Punta Colonet
Real del Castillo
San Vicente
Trabajadores No. 1
Trabajadores No. 2
Trabajadores No. 3
Valle de la Trinidad
Valle de las Palmas
ESTE MATERIAL FUE ELABORADO BAJO

LA COORDINACIN Y SUPERVISIN DE LA
DIRECCIN DE PLANEACIN ACADMICA Y
REPRODUCIDO POR LA UNIDAD DE DISEO GRFICO
E IMPRENTA DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL
ESTADO DE BAJA CALIFORNIA.
Blvd. Anhuac 936, C. Cvico, Mexicali, B. C.
AGOSTO DE 2011
Esperamos recibir de los usuarios, en especial de los maestros y

alumnos del Colegio, cualquier observacin que a su juicio sea
necesario hacernos llegar, ms an si se tratara de errores u
omisiones.
Dirigirse a la Direccin y domicilio arriba consignados.

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ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

MDULO: SOFTWARE PARA

PROGRAMA DE DESARROLLO EDUCATIVO

LIC. RAFAEL AYALA LPEZ

ING. ANA LILIA MARTNEZ MUOZ

Edicin, agosto de 2011

Lic. Ricardo Lpez Navarro

La presente edicin es propiedad del

En la realizacin del presente material, participaron: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES

Impartir educacin de calidad del nivel medio superior, con un enfoque

Submdulo 2: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA

Submdulo 3: UTILIZAR SOFWARE DE APLICACIN EN LA

Pginas web (112

Publicar pginas Web

Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las

1. Adaptar las caractersticas de la aplicacin de la hoja de clculo a la

Cambiar las opciones del procesador de textos.

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Se sustituyen los mens y barras de herramientas por lo que conoceremos como

A continuacin, la pantalla principal de Word 2007 con sus elementos marcados:

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Las pantallas que te mostraremos a continuacin pueden no coincidir exactamente con

Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo.

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Cada una de las secciones, se ha

Cambiar las opciones del procesador de textos.

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Te encontrars con las ventanas correspondientes a lo siguiente:

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Puedes cambiar la configuracin del usuario as como el idioma de Word.

Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al

Puedes modificar las opciones de presentacin de la pgina, como mostrar el

Puedes modificar lo que se imprimir, como fondos, texto oculto, imgenes de

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Cambiar el modo como Word corrige y aplica formato al texto.

Una de las caractersticas ms utilizadas en los procesadores de textos es el corrector

Cambiar las opciones de autocorreccin

Hacer que Word no marque las palabras en maysculas

Omitir la ortografa en palabras que contengan nmeros

Omitir las direcciones de Internet

Omitir las palabras repetidas

Cambiar otras opciones para ortografa y gramtica

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Personalizar la forma de guardar documentos.

Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en

Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Word.

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Son muchas las opciones que podemos modificar en esta seccin:

Las opciones de edicin

Personalizar la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de

En esta parte, podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Puedes incluir separadores.

Identifica en el siguiente diagrama, los elementos que componen la

Botn maximizar o restaurar

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Ejercicio 2: Elabora la siguiente prctica, apoyndote en esta gua de aprendizaje y tu profesor.

Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicacin.

Ejercicio 3: Retomando la prctica anterior, realiza los siguientes pasos:

Abrir el documento, trabajado anteriormente.

Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Documentos de Texto

Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es

Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin en el documento actual