UNIN EUROPEA

CONVENIO DE SUBVENCIN PARA ORGANIZACIONES QUE HAN SIDO OBJETO DE UNA

EVALUACIN POR PILARES
(CONVENIO DE SUBVENCIN AP)
ACCIONES EXTERIORES DE LA UNIN EUROPEA
<Nmero de identificacin del convenio de subvencin AP>
(en lo sucesivo, el convenio)
Seleccione:
[La Unin Europea, representada por la Comisin Europea o [<nombre completo y direccin del rgano de
Contratacin>], (en lo sucesivo, el rgano de Contratacin) de una parte, y
<Nombre oficial completo, tal y como se menciona en la Ficha de Entidad Legal>
[<Personalidad jurdica (organizacin Internacional, etc.)>]
[<Nmero oficial de registro de la organizacin]
<Direccin oficial completa>
[Nmero de identificacin a efectos del IVA cuando los beneficiarios estn sujetos al IVA],
en lo sucesivo, la organizacin
[y
<Nombre oficial completo, tal y como se menciona en la Ficha de Entidad Legal de cada cobeneficiario>
[<Personalidad jurdica (organizacin)>] / [<ttulo (persona fsica)>]
[<Nmero oficial de registro de la organizacin] / [<Nmero del Documento de Identidad o Pasaporte>]
<Direccin oficial completa>
[Nmero de identificacin a efectos del IVA cuando los beneficiarios estn sujetos al IVA],
que han otorgado poderes de representacin a los efectos de la firma del presente del convenio a la organizacin 1,
denominados en lo sucesivo colectivamente los beneficiarios en los casos en que una disposicin se aplique sin
distincin al Coordinador y cobeneficiarios, ]
de otra parte, (individualmente, una parte y colectivamente las partes) han convenido lo siguiente:

CONDICIONES PARTICULARES
Clusula 1 - Objeto
1.1

El objeto del presente convenio es la concesin de una subvencin por el rgano de Contratacin para la
aplicacin de la accin denominada: <ttulo de la accin> (en lo sucesivo, la accin)] descrita en el anexo I.

1.2

Se concede la contribucin a [organizacin / beneficiarios] de conformidad con las condiciones estipuladas en el

presente convenio, constituido por las presentes Condiciones Particulares (en lo sucesivo, las Condiciones
Particulares) y sus anexos, que [la organizacin / los beneficiarios] declara[n] conocer y aceptar.

1.3

[La organizacin / Los beneficiarios] acepta[n] la subvencin y se compromete[n] a ejecutar la accin bajo su
plena responsabilidad.

1.4

En la realizacin de las actividades, la organizacin aplicar sus propios sistemas de contabilidad y control
interno, as como las normas y los procedimientos aplicables a una auditora externa independiente que hayan
sido validados en la evaluacin por pilares ex ante, as como cualesquiera otros reglamentos o normas, en la
medida en que estos no entren en conflicto con las disposiciones del presente convenio.

1.5

Esta accin [es / no es] una accin exterior de la UE 2. En el caso de una accin exterior de la UE aadir el
instrumento aplicable/FED: La accin est financiada por < instrumento con cargo al presupuesto de la UE o del
FED>.

Utilcese el modelo de Mandato que figura en el anexo A de la Gua para los solicitantes.
Las acciones externas de la UE son las llevadas a cabo en el marco de los siguientes instrumentos: FED, ICD, IEV, IAP II, ICSN, IEP, IA,
IFPDDH (y sus predecesores).
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Condiciones Particulares del convenio de subvencin EP
2

[1.6

El presente convenio est sujeto a la las disposiciones de <referencia a cualquier acuerdo marco pertinente entre
la Comisin y la organizacin o suprima>.]

Clusula 2 - Periodo de aplicacin de la accin

2.1
El presente convenio entrar en vigor en la fecha en que lo firme la Parte que lo haga en ltimo lugar.
2.2
La aplicacin de la accin comenzar el:
<seleccione uno de acuerdo con la organizacin>
- [el da siguiente a aquel en que firme el convenio la Parte que lo haga en ltimo lugar];
- [una fecha posterior];
- [el primer da del mes siguiente a la fecha del pago del primer tramo de la prefinanciacin por el rgano de
Contratacin]
- <excepcionalmente, y a reserva de las condiciones de elegibilidad retroactiva que se establecen en la Gua
Prctica, una fecha anterior a la firma del convenio (especifquese la fecha)3>.
2.3

El periodo de aplicacin <de la accin> es de <nmero de meses>.

2.4

El perodo de ejecucin del presente convenio terminar en la fecha de finalizacin, segn se establece en la
clusula 13.5 del anexo II.

Clusula 3 Financiacin de la accin

3.1

El coste total elegible se cifra en <.> tal y como se establece en el anexo III.

3.2

El rgano de Contratacin se compromete a financiar hasta un importe mximo de < EUR >. La subvencin
est adems limitada a <indique el porcentaje aplicable4> del total estimado de los costes elegibles
El importe final de la contribucin del rgano de Contratacin se establecer de acuerdo con las clusulas 24,
25, 27 y 28 del anexo II.

3.3

Conforme a la clusula 25 del anexo II, el <indique el porcentaje, que ser como mximo del 7 %> % del
importe final de los costes directos elegibles de la accin, establecidos de conformidad con lo dispuesto en las
clusulas 14 y 17 del anexo II, podr ser reclamado como costes indirectos.]

Inserte, en su caso:
3.4

Para las acciones exteriores de la UE, podr incluirse en el anexo III una reserva para imprevistos o posibles
fluctuaciones en los tipos de cambio no superiores al 5 % de los costes directos elegibles, a fin de tener en cuenta
el ajuste necesario a la luz de cambios imprevisibles en las circunstancias sobre el terreno. Esta reserva solo
podr utilizarse con la autorizacin previa por escrito del rgano de Contratacin, previa peticin debidamente
justificada de la organizacin.

Clusula 4 - Informes y formas de pago

4.1

El pago se efectuar de conformidad con lo dispuesto en la clusula 26 del anexo II

<Para las acciones exteriores de la UE inserte El porcentaje de prefinanciacin acordado es del <.... >%.5>
Pago de prefinanciacin inicial: <........EUR>
Tngase en cuenta que los pagos previstos deben indicarse como una cantidad global y no aparecer desglosados
por pago. Los pagos efectivos se basarn en el presupuesto estimativo actualizado para el prximo periodo de
notificacin. El importe total de los pagos de prefinanciacin no exceder del 95 % del importe al que se refiere
la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares, excluidos los imprevistos no autorizados; en caso de que el
perodo de aplicacin sea de 12 meses o menos, o en los casos en que la contribucin de la UE sea igual o
inferior a 100 000 EUR, no debern incluirse nuevos tramos de prefinanciacin.

3
4

Vase la Gua Prctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la UE, disponible en la siguiente direccin:
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/welcome.do?locale=es
En caso de adjudicacin directa, cuando la accin en el marco del presente convenio forma parte de un proyecto o programa ms amplio de
la organizacin cuyo presupuesto final total se desconoce en el momento de la firma del presente convenio, el porcentaje podr ser del 100 %
en los casos en que el rgano de Contratacin tenga la certeza de la existencia de cofinanciacin.

Las partes tendrn que ponerse de acuerdo sobre un porcentaje de prefinanciacin (X %). La determinacin del importe de los pagos de
prefinanciacin corresponder al X % de la parte del presupuesto previsto para el siguiente perodo de referencia de la accin financiada por
la UE (excluidos los imprevistos no autorizados).
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Condiciones Particulares del convenio de subvencin EP

Pago(s) de prefinanciacin siguiente(s): <........EUR > al trmino del <1, 2, etc. > periodo de notificacin <de
fecha a fecha>6
(a reserva de las disposiciones del anexo II)
Saldo previsto del importe final de la contribucin:
(a reserva de las disposiciones del anexo II): <........EUR >
4.2

Para las contribuciones de ms de 5 000 000 EUR

Para las acciones exteriores de la UE aada: [Un nuevo
pago de prefinanciacin solo podr hacerse cuando la parte financiada por el rgano de Contratacin de los
costes elegibles aprobados equivalga como mnimo al importe total de todos los pagos precedentes, excluido el
ltimo.] Para las polticas internas, en caso de que se abone una prefinanciacin y los periodos de notificacin
superen los dieciocho meses, aada: [adems de los requisitos de notificacin establecidos en la clusula 3 del
anexo II, la organizacin informar al rgano de Contratacin a ms tardar el <31 de diciembre> <30 de
noviembre> de cada ao sobre el gasto acumulado contrado por [la organizacin / los beneficiarios] a partir de
la fecha de inicio de la accin especificada en la clusula 2.2. El rgano de Contratacin precisa esta
informacin a efectos contables, y no podr utilizarla para determinar el importe definitivo de la contribucin.]

[4.x

En caso de requisitos de notificacin especficos: <Especifquense los requisitos de notificacin aplicables y los
calendarios de pago/duracin del periodo de notificacin>]

Clusula 5 Comunicaciones y direcciones de contacto

5.1

5.2
5.3

Todas las comunicaciones dirigidas al rgano de Contratacin con relacin al presente convenio, incluidos los
informes contemplados en la clusula 3 del anexo II, se redactarn en <especifique la lengua del presente
convenio7>. Si lo solicita el rgano de Contratacin, debern ir acompaadas de una traduccin o de un resumen
en ingls o francs, cuando la lengua del convenio no sea ni el ingls ni el francs.
Toda comunicacin relacionada con el presente convenio se realizar por escrito, precisndose en ella el nmero
y el ttulo de la accin, y deber enviarse a las siguientes direcciones:
Toda comunicacin relacionada con el presente convenio, incluidas las solicitudes de pago y los informes anejos,
as como las solicitudes de cambio de cuenta bancaria, debern enviarse a:
Para el rgano de Contratacin
[Opcin 1: Si el rgano de Contratacin es la Comisin Europea:
Comisin Europea
<Direccin General de inserte la DG responsable>
A la atencin de <direccin de la Unidad/Seccin Financiera>
Se deber enviar una copia de los citados documentos y de toda la correspondencia a:
Comisin Europea
<Direccin General de inserte la DG responsable>
A la atencin de <direccin de la Unidad/Seccin de Gestin del proyecto>]
[Opcin 2: Si el rgano de Contratacin no es la Comisin Europea:
<direccin del servicio de gestin en el rgano de Contratacin>
[Se enviar una copia de los informes mencionados en la clusula 4.1 al servicio competente de la Comisin
Europea, a la siguiente direccin: <direccin de la Direccin General de inserte la DG responsable>]
Para la organizacin
<direccin de la organizacin a la que se debe enviar la correspondencia>

5.4.

El correo ordinario se considerar recibido el da de su registro oficial en la direccin mencionada anteriormente.

5.5

El punto de contacto dentro de la organizacin, facultado para cooperar directamente con la Oficina Europea de
Lucha contra el Fraude (OLAF) a fin de facilitar las actividades operativas de esta ltima, ser: <indique el punto
de contacto de la OLAF dentro de la organizacin>

Para las acciones exteriores de la UE, el periodo de notificacin por defecto es cada periodo de 12 meses siguiente al inicio del periodo de
aplicacin.
7
EN, FR, ES o PT.
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Condiciones Particulares del convenio de subvencin EP

Clusula 6 - Anexos
6.1

Se adjuntan a las presentes Condiciones Particulares los siguientes documentos, que forman parte integrante del
presente convenio:

6.2

Anexo I:

<Descripcin de la accin (incluidos el marco lgico del proyecto8 y, en su caso, el Documento

de Sntesis)>

Anexo II:

Condiciones Generales aplicables a los convenios de subvencin o delegacin EP (la parte II,
relativa a los convenios de delegacin, no es de aplicacin)

Anexo III:

Presupuesto de la accin

Anexo IV:

Ficha de Identificacin Financiera9

Anexo V:

Modelo de solicitud de pago

Anexo VI:

Plan de comunicacin y visibilidad 10

En caso de conflicto entre las disposiciones de las presentes Condiciones Particulares y las disposiciones de
cualquiera de los anexos, prevalecern las de las Condiciones Particulares. En caso de conflicto entre las
disposiciones del anexo II y las disposiciones de los dems anexos, prevalecern las del anexo II.

[Clusula 7- Otras condiciones especficas aplicables a la accin 11

7.1

Las Condiciones Generales se completarn con las siguientes disposiciones:

Si hay alguna entidad afiliada con arreglo a la Gua para los solicitantes (cuando proceda) o por acuerdo del rgano de
Contratacin, en los casos de adjudicacin directa: 7.1.x
A los efectos del presente acuerdo, las siguientes
entidades legales se considerarn entidades afiliadas:
- <nombre de la entidad legal>, afiliada a <nombre de la organizacin o del Co-beneficiario>;
- <nombre de la entidad legal>, afiliada a < nombre de la organizacin o del Co-beneficiario >;
Si en la Gua para los solicitantes est previsto un apoyo financiero (cuando proceda) o por acuerdo del rgano de
Contratacin: [7.1.x
Solo podr concederse apoyo financiero a terceras partes de conformidad con las condiciones
establecidas en la Gua para los solicitantes y de acuerdo con los criterios y condiciones establecidos en la Descripcin
de la accin que figura en el anexo I.
Opcional] El apoyo financiero es el objetivo principal de la accin.
Si el IVA, los impuestos, derechos y gravmenes no son elegibles, es decir, en alguno de los siguientes casos:
1.

El acto de base/convenio de Financiacin excluye su elegibilidad

2.

La Convocatoria de Propuestas excluye su elegibilidad

3.

A efectos del IVA, las actividades subvencionadas son llevadas a cabo por la organizacin /el beneficiario en
calidad de autoridad pblica de un Estado miembro (polica, justicia y gestin de dominio pblico).

[7.1.x

<El IVA, los impuestos, derechos y gravmenes> no son elegibles [en el caso de las [siguientes] actividades,
segn se describe en el anexo I].

En caso de un sistema de costes aceptados (impuestos no elegibles, contribuciones en especie, etc.)

7.1.x

Los siguientes costes no elegibles podrn considerarse parte del total de los costes aceptados de la accin a
efectos de cofinanciacin, segn se indica a continuacin: <aclarar las condiciones y especificidades de los
costes elegibles, como las contribuciones en especie, los impuestos, incluido el IVA, costes indirectos
superiores al 7 %, etc.>
El coste correspondiente deber incluirse separadamente en el presupuesto y en los informes financieros.

En el anexo I del acuerdo, debern incluirse indicadores de resultados orientativos que midan los productos, resultados o repercusiones de
la accin, segn la naturaleza de esta. Estos indicadores los establecer la organizacin en consulta con el rgano de Contratacin y estarn
sujetos a cambios por acuerdo entre las Partes sin necesidad de modificar el respectivo convenio.
9
Cuando el pago deba ingresarse en una cuenta bancaria ya conocida por el rgano de Contratacin, la organizacin podr proporcionar
una copia de la correspondiente ficha de identificacin financiera:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm
En caso necesario, la organizacin proporcionar una copia de la ficha da entidad legal:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm
10
En el plan de comunicacin y visibilidad se describen las medidas que deben adoptarse para dar a conocer que la accin est financiada
por la UE.
11
Todas las disposiciones complementarias o excepcionales se consultarn con la DG BUDG D1 y D2 por lo que se refiere a las polticas
internas y con la DG DEVCO R 3 por lo que se refiere a las polticas exteriores..
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Condiciones Particulares del convenio de subvencin EP

Los costes totales aceptados de la accin se cifran en <inserte el total de los costes elegibles previstos ms los
costes no elegibles........EUR >, segn lo establecido en el anexo III.
A aadir en caso de un sistema de costes elegibles en que exista un porcentaje de cofinanciacin obligatorio (por
ejemplo, a raz de una convocatoria de propuestas, un % fijado en la decisin de financiacin, etc.):
La contribucin del rgano de Contratacin fijada en la clusula 3.2 est, adems, limitada a <indique el
porcentaje aplicable>% del total estimado de los costes aceptados. 12
Costes de la infraestructura local en el pas socio (oficina local)13
[7.1.x Cuando la ejecucin de la accin requiera la creacin o el uso de infraestructuras locales en el pas socio (oficina
local), la organizacin podr declarar como costes directos elegibles los costes capitalizados y de explotacin de
las infraestructuras locales, si se cumplen todas las siguientes condiciones:
a) Los costes se ajustan a los criterios de elegibilidad de los costes contemplados en la clusula 25.1 de las
Condiciones Generales;
b) Los costes entran dentro de una de las siguientes categoras:
i)
costes de personal, incluido el personal administrativo y de apoyo, directamente asignados a las
operaciones de infraestructura local;
ii) gastos de viaje y dietas del personal y otras personas directamente asignados a las operaciones de
infraestructura local;
iii) costes de depreciacin, gastos de alquiler o de arrendamiento financiero de equipos y activos que
componen la infraestructura local;
iv) gastos relacionados con los contratos de mantenimiento y reparacin adjudicados especficamente
para las operaciones de infraestructura local;
v) costes de bienes fungibles y suministros adquiridos especficamente para las operaciones de
infraestructura local;
vi) costes relacionados con los servicios informticos y telecomunicaciones adquiridos especficamente
para las operaciones de infraestructura local;
vii) costes de energa y agua especficamente suministrados para las operaciones de infraestructura local;
viii) gastos relacionados con los contratos de gestin de las instalaciones, incluidos los gastos de seguridad
y seguro adjudicados especficamente para las operaciones de infraestructura local;
c) La organizacin declara como costes directos elegibles solo la parte de los costes capitalizados y de
explotacin de las infraestructuras locales que corresponden a la duracin de la accin; y
i)
la tasa de utilizacin efectiva de la infraestructura local para los fines de la accin; o
ii)
la tasa de utilizacin de la infraestructura local para los fines de la accin, determinada por la
organizacin sobre la base de un mtodo de asignacin simplificado, siempre que el mtodo de
asignacin est:
- en consonancia con las prcticas habituales de contabilidad y gestin de la organizacin, y se apliquen
de una manera coherente con independencia de la fuente de financiacin, y
- basado en una clave de asignacin objetiva, justa y fiable.]
7.2

Se aplicarn las siguientes excepciones a lo dispuesto en el anexo II:

Si el objetivo de la accin es reforzar la capacidad financiera de la organizacin o un cobeneficiario o generar
una renta para garantizar su sostenibilidad ms all del final del presente Contrato

[7.2.x

La norma de no rentabilidad no se aplicar al presente convenio, de conformidad con lo dispuesto en la

clusula 17.7 del anexo II:
<elija>
a) acciones cuyo objetivo es reforzar la capacidad financiera de la organizacin o un cobeneficiario
b) acciones que generen una renta para garantizar su continuidad ms all del final del presente convenio

12

13

Los porcentajes fijados con relacin al total de los costes elegibles y al total de los costes aceptados se aplicar de forma acumulativa, de
manera que la contribucin del rgano de Contratacin se limite al importe ms bajo obtenido aplicando, respectivamente, los porcentajes al
total final de los costes elegibles y aceptados aprobado por la Comisin. En caso de que el total de los costes aceptados sea igual al total de
los costes elegibles, el porcentaje aplicable al total de los costes aceptados se aplicar al total de los costes elegibles para garantizar la
cofinanciacin solicitada.
Deber incluirse cuando la accin especfica as lo requiera. En funcin de las prcticas de clculo de costes habituales de la organizacin,
solo podr incluirse una parte de la lista de categoras de costes.

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[7.2.x <Si procede, indique aqu la moneda especfica escogida para la presentacin de informes y las
correspondientes normas de conversin que deben aplicarse cuando no se apliquen las normas generales establecidas en
las clusulas 3.14 y 3.15 del anexo II>]
En el caso del FED, nicamente cuando el contrato aplica un convenio de financiacin celebrado utilizando un modelo
de 2013 o anterior.
[7.2.x

El primer pago de prefinanciacin se har dentro de los 45 das siguientes a la recepcin de la solicitud de pago
por el rgano de Contratacin].
En el caso del FED, nicamente cuando el contrato aplica un convenio de financiacin celebrado utilizando un
modelo de 2014 o posterior.

[7.2.x

El primer pago de prefinanciacin se har dentro de los 60 das siguientes a la recepcin de la solicitud de pago
por el rgano de Contratacin.

Hecho en espaol, en <dos/tres> originales, <En el caso de los contratos en rgimen de gestin directa: <un/dos>
original(es) para la Comisin Europea / <En el caso de los contratos en rgimen de gestin indirecta:>: un original para
el rgano de Contratacin, un original para la Comisin Europea> y un original para la [organizacin / beneficiario].
Por la organizacin / beneficiarios 14

Por el rgano de Contratacin

Nombre y
apellidos

Nombre y apellidos

Ttulo

Ttulo

Firma

Firma

Fecha

Fecha

En caso de control ex ante si la Comisin Europea realiza el pago en el marco del contrato y si es necesario (vase
gestin indirecta con controles ex ante, seccin 6.5.8.6 de la Gua Prctica) ]:
Refrendado para la financiacin por la Unin Europea
Nombre y apellidos
Cargo
Firma
Fecha

14

Conforme al mandato otorgado al Coordinador, (vase la seccin 5 del formulario de solicitud), el Coordinador firma el presente Contrato en
nombre propio y de los otros beneficiarios, que, por lo tanto, no necesitan firmar a ttulo individual el presente Contrato para ser partes en l.
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