1. Importancia de la aplicacin de las Transferencias documentales.

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.

Evitan la produccin y acumulacin irracional de documentos.
Solucionan a nivel fsico y funcional el problema de la acumulacin de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la documentacin.
2. La necesidad e implementacin de las Transferencias en el archivo de
gestin, central e histrico.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FASE ACTIVA
INACTIVA

ARCHIVO DE
TRMITE

FASE SEMIACTIVA

VALORACIN
ARCHIVO DE
CONCENTRACI
PRIMARIA
N

FASE

ARCHIVO
VALORACIN
HISTORICO
SECUNDARIA

BAJA
DOCUMENTA
L

TRANSFERENCIA
PRIMARIA

VALORES PRIMARIOS
ADMINISTRACIN LEGAL
TESTIMONIAL
FISCAL
3. La preparacin fsica de los documentos.

TRANSFERENCIA
SECUNDARIA

VALORES SECUNDARIOS
EVIDENCIA
INFORMATIVA

1. LIMPIEZA DE DOCUMENTOS

2. ELIMINACIN DE MATERIAL METLICO

Eliminacin del material metlico:

Cambiar material metlico, por plstico

3. IDENTIFICACIN DE MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO

Con una aspiradora se le debe eliminar el polvo de la unidad de

conservacin, caja, carpeta, legajo, en su parte externa.
Se debe solicitar servicio de personal capacitado y especializado
para ejecutar esta labor.
4. REVISIN Y FOLIACIN
Los documentos se deben consecutivamente y cronolgicamente.
Con lpiz de mina negra
En la esquina superior derecha.
Sin enmendaduras.

MAPA CONCEPTUAL
ACUERDO 039 DE
2002
Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental en desarrollo del
Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

ETAPAS

Investigacin
preliminar
sobre la
institucin y
fuentes

Cumplir
la
informacin
institucional
contenida
en
disposiciones
legales
a la
creacin
y
cambios de la
estructura
organizacional,
organigrama
vigente, y actos
administrativos
de creacin de
grupos
de
trabajo,
funciones
y
manuales
de
procedimientos

Anlisis e
interpretacin de
la informacin
recolectada

1. Analizar
la
produccin
y
tramite
documental
3. conformar
las series y
subseries
con sus
respectivos
tipos
documentale
s

5. adelantar
la valoracin
de los
documentos

Elaboracin y
presentacin de la
tabla de Retencin
Documental para su
aprobacin

2. identificar
los valores
primarios de
la
documentaci
4. establecer los
tiempos de
retencin o
permanencia de
las series y
subseries en
cada fase del
archivo

6. determinar el
destino final de la
documentacin ya
sea para la
conservacin total,
seleccin o
eliminacin

El jefe de
archivo
preparara la
propuesta de
tablas de
Retencin
Documental
de la entidad
con las series
y subseries
documentales
que se
tramita y
administra
cada
dependencia

Aplicacin

Aprobadas las tablas

de Retencin
Documental por la
instancia
competente, el
representante legal
expedir el acto
administrativo
correspondiente, que
ordene su defuncin
ante servidores
pblicos de la
entidad, para
garantizar su
aplicacin

Seguimiento y
actualizacin de
Las tablas de
retencin
Documental

La unidad de archivo
de cada entidad
establecer un
cronograma de
seguimiento para la
verificacin de la
aplicacin de la tabla
de Retencin
Documental en las
dependencias de un
plan de mejoramiento
en el corto plazo, para
atender las
modificaciones
suscitadas por cambios
en los procedimientos,
reformas
organizacionales y
funciones.

Conclusiones:
Las Tablas de Retencin Documental son una herramienta para mejorar la
gestin documental de una entidad, sin embargo sino existe previamente una
buena organizacin de los documentos de cualquier entidad, como un archivo
real, ser muy difcil para la entidad el manejo de las tablas de Retencin
Documental de ah que sea importante tener un orden en los diferentes
archivos , ya que
existeun lugar para cada cosa

En conclusin se observo que las transferencias documentales son un proceso

por el cual debe pasar el documento para llegar al lugar donde sern
conservados durante ms tiempo.
Es importante que todas las entidades realicen las transferencias para
aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, e
importante recalcar que para este proceso tomamos como base las tablas de
retencin documental.