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Gerenciamento de Aquisies em Projetos

Esta rea inclui os processos necessrios para comprar ou adquirir produtos,


servios ou resultados externos sua equipe do projeto. Veja que em um
projeto, nem sempre ser possvel desenvolver seus produtos, ferramentas e
servios, sendo necessria a compra ou aquisio dos mesmos.
Os objetivos desta rea so:

Aumentar a eficincia em compras/aquisies.


Fazer o melhor uso dos recursos internos e externos.
Acelerar o cronograma Podemos utiliz-los para terceirizar um servio
ou comprar algo pronto do que desenvolver internamente no projeto.
Gerenciar/melhorar os custos Procurar a melhor forma de obter um
melhor ROI.
Reduzir os riscos relacionados, j que so grandes fonte de riscos.

Existem apenas 4 processos nesta rea:

12.1 Planejar o Gerenciamento das Aquisies O processo de


documentao das decises de compras do projeto, especificando a
abordagem e identificando fornecedores em potencial.
12.2 Conduzir as Aquisies O processo de obteno de respostas de
fornecedores, seleo de um fornecedor e adjudicao de um contrato.
12.3 Controlar as Aquisies O processo de gerenciamento das relaes de
aquisies, monitoramento do desempenho do contrato e realizaes de
mudanas e correes nos contratos, conforme necessrio.
12.4 Encerrar as Aquisies O processo de finalizar cada uma das
aquisies do projeto.
Conceitos bsicos
Acordos Documento para tratar relacionamentos internos (equipes da
mesma organizao) e externos (contratos com fornecedores externos).
Contrato um documento que estabelece um vnculo jurdico entre duas
entidades. Representa um acordo mtuo que obriga o fornecedor a oferecer os
produtos, servios ou resultados especificados e obriga o comprador a fornecer
uma contraprestao monetria ou de outro tipo. Convm ser formal e escrita

para evitar mal-entendidos. Normalmente o gerente de projetos no tem


autoridade para assinar contratos.
Contratao centralizada Quando uma organizao possui um
departamento de compras, por exemplo, que fica responsvel por fazer todas
as compras e contrataes de todos os projetos da empresa, sendo o gerente
do departamento o responsvel por decidir qual ir comprar.

Vantagens mais econmica; Permite mais fcil controle dos esforos


de contratao; Existe maior grau de especializao em aquisies;
Possibilidade de carreira para o profissional da rea de contratao;
Podem ser aplicados procedimentos padronizados para todas as ordens
de compras, permitindo aumento de eficincia;
Desvantagens O departamento de contratao pode ser um gargalo;
Menor ateno s necessidades individuais dos projetos.

Contratao descentralizada Quando em cada projeto, tem uma pessoa


especializada para realizar o processo de compras, sendo o gerente de
projetos como responsvel pela deciso final do que comprar.

Vantagens O gerente de projetos tem mais controle/autoridade sobre o


processo de compras; O pessoal de contratao fica mais familiarizado
com os requisitos do projeto por fazerem parte da equipe do projeto;
Existe mais flexibilidade para atender prontamente s necessidades do
projeto;
Desvantagens Duplicao dos esforos de contratao entre os
projetos e consequentemente aumento de custos; Falta de processos
padronizados entre projetos; Dificuldade de manter um alto nvel de
especializao em aquisies na organizao.

Comprador (buyer) a entidade ou parte que est adquirindo (comprando)


um produto, servio ou resultado. Pode ser chamado de cliente, contratante
principal, organizao compradora, rgo governamental, solicitante do
servio.
Fornecedor (seller) a organizao ou parte que est fornecendo ou
entregando os bens ou servios ao comprador. tido como externo
organizao executora do projeto. Pode ser chamado de contratado,
subcontratado, vendedor, prestador de servios.
Gerenciamento dos pacotes terceirizados Quando uma parte do projeto do
comprador terceirizada, esta pode ser tratada como um subprojeto no plano
de gerenciamento do projeto do comprador enquanto o fornecedor (ou
subcontratado) ir desenvolver um plano de gerenciamento do projeto
detalhado para lidar com o trabalho que foi contratado.

Contratos unilaterais Somente uma parte o credor, sendo a outra o


devedor. No h negociao. Normalmente aplica-se para a compra de
produtos commodities ou padro. Um pedido de compras, por exemplo.
Contratos bilaterais resultado de uma negociao (acordo mtuo). Cada
parte tem obrigaes. H a assinatura de cada parte.
Contratos sem concorrncia Quando o comprador fechar um contrato com
uma nica fonte sem concorrncia. Aplica-se geralmente quando: No existem
outros fornecedores no mercado para aquele produto ou servio; Existe
urgncia para contratao; H um interesse do comprador em beneficiar
determinado fornecedor.
Tipos de Contratos Preo fixo

Preo Fixo Garantido (PFG) O preo das mercadorias/servios definido no


incio e no est sujeito a alteraes a menos que o escopo do trabalho seja
modificado. Exemplo: Para se construir uma casa, o fornecedor do material de
construo fixou um valor de R$ 60.000,00 durante toda a construo da casa,
assim como a entrega do material. Independente dos custos para o fornecedor
aumentar, o comprador no ser afetado por esta variao de custos.
Preo Fixo com Remunerao de Incentivo (PFRI) O fornecedor fixa um
valor para entregar o produto ou servio e ainda o comprador concorda em
pagar um bnus (incentivo) se o fornecedor conseguir atender a certas metas
de custos, prazo ou qualidade. Exemplo: A cada ms que o fornecedor
conseguir antecipar a sua entrega ele ganhar 5% sobre o valor total do
contrato, do mesmo jeito que ele atrasar poder ser um desconto do valor fixo
com o mesmo percentual.
PFRI com Ponto de Premissa Total (PPT) Serve para compartilhar os riscos
de aumento de custos entre as partes, sendo este aplicado em particular aos
contratos PFRI. o ponto de custos no contrato no qual o fornecedor assume
todos os custos excedidos.
Exemplo:

Uma empresa X contrata outra Y para realizar a construo de um


edifcio por um valor de R$ 800.000,00;
A empresa X opta pelo contrato PFRI e determina um teto de preo para
se proteger de excessos de custos;
Neste contrato elaborado estabelecido um custo alvo de R$
700.000,00 e um preo alvo de R$ 800.000,00 e um teto de preo de R
$1.000.000,00;
Acima do custo alvo, cada real a mais gasto ser compartilhado a uma
taxa de 70/30. Isto significa que a empresa X (cliente) ir pagar R$ 0,70
enquanto o fornecedor Y ir pagar R$ 0,30 por cada real gasto a mais
que o previsto.

Preo Fixo com Ajuste Econmico do Preo (PFAEP) um contrato com


preo fixo com uma proviso para ajuste se existir uma mudana significativa
no custo da mo de obra ou de materiais. Normalmente utilizado para
contratos de longo prazo, de muitos anos. Utilizam-se de ajustes feitos para
mais ou para menos atravs de ndices que forem acordados no contrato (IGPM, INPC, IPCA, INCC, CUB, etc).
Exemplo: Um contrato com valor de R$ 250.000,00 anual que ter um prazo de
5 anos. Se por um acaso houver um aumento na inflao que afeta diretamente
a compra de matria-prima, o valor ser reajustado de acordo com esse ndice.
Custo Mais Remunerao Fixa (CMRF) O fornecedor reembolsado por
todos os custos permitidos para realizar o trabalho do contrato e recebe o
pagamento de uma remunerao fixa calculada como um percentual dos
custos iniciais estimados para o projeto. pago somente ao trabalho realizado,
no importando o desempenho. O risco total do comprador. Este tipo de
contrato mais utilizado em projetos de pesquisa e desenvolvimento, no se
sabe detalhes do escopo do projeto, pois ele desenvolvido durante o projeto,
onde o esforo requerido permanece incerto at que o projeto esteja em
andamento.
Exemplo: Supondo que nas estimativas iniciais seja de R$ 50.000,00 com uma
remunerao fixa de R$ 5.000,00. Logo o valor do contrato de R$ 55.000,00.
Aps a realizao do trabalho, o custo real do fornecedor foi de R$ 60.000,00 e
a remunerao permanece com o valor de R$ 5.000,00, sendo um valor total a
ser pago ao fornecedor de R$ 65.000,00.
Custo Mais Remunerao de Incentivo (CMRI) O fornecedor
reembolsado por todos os custos permitidos para a realizao do trabalho e
recebe uma remunerao de incentivo predeterminado se alcanar certos
objetivos de desempenho estabelecidos no contrato.
Custo Mais Remunerao Concedida (CMRC) O fornecedor reembolsado
por todos os custos legtimos, mas a maior parte da remunerao s recebida

se forem cumpridos determinados critrios de desempenho amplos e


subjetivos, definidos e incorporados ao contrato. Normalmente, estabelece-se
um comit para avaliar o desempenho. Exemplo: Se o fornecedor completar o
desenvolvimento do software sem atrasos e dentro do que foi especificado, o
cliente ir pagar uma bonificao.
Tempo e Material (T&M) uma mistura dos tipos de contratos de preo fixo
e de custos reembolsveis. Estes contratos so estabelecidos por hors ou por
itens que foram utilizados. Normalmente so utilizados para consultoria,
suporte, mo de obra ou semelhantes.
Resumo dos contratos:

o
o
o

o
o
o

Preo Fixo:
PFG: Preo Fixo Garantido
PFRI: Preo Fixo + Incentivo
PFAEP: Preo Fixo com ajuste econmico de preo
Custo Reembolsvel:
CMRF: Custo + Remunerao Fixa
CMRI: Custo + Remunerao de Incentivo
CMRC: Custo + Remunerao Concedida
Tempo & Material

Processos
12.1 Planejar o gerenciamento das aquisies
o processo de documentao das decises de compra do projeto,
especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
Basicamente iremos analisar junto a equipe do projeto se melhor desenvolver
internamente ou contar com um apoio externo (terceirizar) algum servio ou
produto. Caso seja feita a escolha de comprar, ser necessrio emitir
declaraes de trabalho e documentos de aquisio, caso contrrio, ou seja,
decidir fazer, documenta-se a deciso e prossegue com o plano de
gerenciamento do projeto.
Entradas

Plano de gerenciamento do projeto


Documentao dos requisitos
Registro dos riscos
Requisitos de recursos das atividades
Cronograma do projeto
Estimativas de custos das atividades
Registro das partes interessadas
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Tcnicas

Anlise de fazer ou comprar


Opinio especializada
Reunies

Sadas

Plano de gerenciamento das aquisies


Declaraes (ou especificaes) do trabalho das aquisies
Documentos de aquisio
Critrios para seleo de fontes (fornecedores)
Decises de fazer ou comprar
Solicitaes de mudana
Atualizaes dos documentos do projeto

Documentos de aquisio
So os mais comuns:
Solicitao de informao (RFI Request for Information) Usada para
solicitar informao sobre a empresa que poderia fornecer um servio ou
produto.
Solicitao de cotao (RFQ Request for Quote) Usada para solicitar
oramento para compra de produtos padro que no requerem personalizao.
Solicitao de Proposta (RFP Request for Proposal) Quando a compra
requer algum tipo de pesquisa, desenvolvimento ou engenharia por parte do
fornecedor.
Convite para concorrncia/licitao (IFB Invitation For Bid) Usado
pelos rgos pblicos para o processo de licitao.
12.2 Conduzir as aquisies
o processo de obteno de respostas de fornecedores, seleo de um
fornecedor e adjudicao (firmar) de um contrato.
Entradas

Plano de gerenciamento das aquisies


Documentos de aquisio
Critrios para seleo de fontes Propostas dos fornecedores
Documentos do projeto
Decises de fazer ou comprar
Declarao de trabalho das aquisies

Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Tcnicas

Reunies com licitantes


Tcnicas de avaliao de propostas
Estimativas independentes
Opinio especializada
Publicidade
Tcnicas analticas
Negociaes das aquisies

Sadas

Fornecedores selecionados
Acordos Calendrios dos recursos
Solicitaes de mudana
Atualizaes do plano de gerenciamento de projeto
Atualizaes dos documentos do projeto

12.3 Controlar as aquisies


o processo de gerenciar as relaes de aquisio, monitorar o desempenho
do contrato e fazer mudanas e correes conforme necessrio.
Basicamente ser feito um acompanhamento se o comprador e fornecedor
esto cumprindo o contrato, assim como seus devidos pagamentos, fazer
aes corretivas quando necessrias, monitorar as mudanas nos contratos e
gerenciar o cancelamento do contrato.
Entradas

Plano de gerenciamento do projeto


Documentos de aquisies
Acordos Solicitaes de mudana aprovadas
Relatrios de desempenho do trabalho
Dados sobre o desempenho do trabalho

Ferramentas & Tcnicas

Sistema de controle de mudanas no contrato


Anlise de desempenho das aquisies
Inspees e auditorias
Relatrios de desempenho
Sistemas de pagamento
Administrao de reinvindicaes
Sistema de gerenciamento de registros

Sadas

Informaes sobre o desempenho do trabalho


Solicitaes de mudanas
Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto
Atualizaes nos documentos do projeto
Atualizaes dos ativos de processos organizacionais

12.4 Encerrar as aquisies


o processo de finalizao de cada aquisio do projeto.
Este processo ir alimentar o processo 4.6 Encerrar o projeto ou fase, fazendo
a verificao do trabalho e entregas que foram contratados esto completos e
dentro do que foi acordado.
Basicamente ir:

Resolver qualquer problema ou disputa pendente;


Pagar tudo o que falta;
Documentar os resultados;
Conduzir uma auditoria final dos contratos;
Organizar e compilar os registros da aquisio;
Atualizar as lies aprendidas;
Arquivar todos os registros de contrato;
Acompanhar os procedimentos de encerramento de contrato;

As aquisies so encerradas nas seguintes situaes:


1. Fornecedor completou o trabalho
2. Trmino antecipado Quando o fornecedor no cumpre a sua parte do
contrato OU o comprador no precisa mais do trabalho contratado;
Entradas

Plano de gerenciamento do projeto


Documentos de aquisio

Ferramentas & Tcnicas

Auditorias de aquisies
Negociaes das aquisies
Sistema de gerenciamento de registros

Sadas

Aquisies encerradas

Atualizaes dos ativos de processos organizacionais.

REFERENCIA
PMBOK 4 edio PMI 2008
http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-das-aquisicoes-do-projetopmbok-5a-ed/