Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
de MPrSft
Este artculo describe mis experiencias y puntos de vista ante el intento de
certificacin de Moprosoft de una empresa en la que particip. El proyecto se
gestion desde la direccin general y fue presentado en una reunin en conjunto
con representantes de la compaa consultora que nos apoyara para la
implantacin. Como toda reunin de mejora, el proyecto se present con los
honores merecidos. Siendo honestos, el posicionamiento en esos momentos era
bueno y las perspectivas de crecimiento bien valan la pena invertir el tiempo
necesario para lograr esta certificacin, afianzando as el prestigio de la empresa.
El proyecto tena un ao para consolidarse y todos con el nimo hasta el cielo
comentbamos que lo lograramos en seis meses.
Aproximadamente despus de un mes de reuniones con el director y personal de
la consultora, tiempo en el que nosotros desconocamos en realidad de qu se
trataba el proceso de certificacin, nos preguntbamos en qu momento
iniciaramos realmente, a la vez que el trabajo continuaba con su habitual rutina.
La siguiente reunin relacionada con la certificacin, fue para presentar el
calendario de capacitacin que impartiran los consultores, programando sesiones
diarias por 15 das. Una vez completada la capacitacin y asignados los roles que
tendramos, la empresa consultora nos dej a nuestra suerte. Fue as que el
proyecto fue archivado sin seguimiento alguno por ms de tres meses.
Llegamos a los seis meses que habamos proyectado sin contar con un centmetro
de avance real. Hasta ese momento comenzamos a retomarlo, realizando
reuniones extraordinarias de trabajo, minutas y documentos a diestra y siniestra.
El pnico y la desesperacin comenz a envolvernos, por una parte las asesoras
eran cada da ms espordicas y como en toda empresa pequea existan
personas que deban cubrir tres y cuatro roles ya que no exista ms personal.
Hasta este punto fue cuando pudimos dimensionar las implicaciones que tendra el
lograr implantar cada uno de los procesos que dicta la norma as como la
dependencia entre los diferentes departamentos existentes. Es decir,
necesitbamos comenzar a trabajar en equipo y despus de casi siete meses
perdidos en planes, capacitacin y asignaciones, nos dimos cuenta que no exista
esa cultura de trabajo, as que necesitbamos cambiarla con tan solo cinco meses
restantes.
Y la base de conocimientos?
Para este tiempo nos percatamos de un elemento esencial para la evaluacin y
ms importante para la implantacin: haca falta la herramienta que servira como
base de conocimientos. Ante esta necesidad y con el tiempo ya consumido era
necesario buscar una herramienta ya elaborada para tal fin, con una caracterstica
importante: sin costo. La empresa consultora (como mago que saca un conejo de
la chistera), promovi su herramienta ya probada y certificada para tal fin con la
gran desventaja de que implicaba un costo. Al final decidimos utilizar un software
open source llamado Owl Intranet Knowledgebase. La puesta a punto fue rpida
as como la capacitacin para su uso, sin embargo el uso adecuado y la
generacin de documentos an no quedaba clara, as que se comenz a ingresar
todos los documentos que ya habamos elaborado previamente.
Pre-evaluacin y resultado
Con una pre-evaluacin programada por la empresa consultora, el trabajo
aument. Cada quien comenz a subir sus documentos correspondientes; no
importaba que proyecto presentaramos ni la correspondencia entre unos y otros.
Como era de esperarse, el resultado de la pre-evaluacin fue un rotundo fracaso:
una pila de documentos aislados, ninguna correspondencia entre el plan de
negocio y el plan de trabajo, proyectos fuera de tiempo, correos y documentos
donde no coincidan las fechas de su elaboracin y ninguna evidencia real
correspondiente a la realizacin de los procesos ni evidencia de que la cultura
organizacional haba cambiado.
Despus de ms de un ao de trabajo, el resultado se tradujo en un personal
desgastado ante la presin del proyecto, problemas ante una empresa de
consultora que gener gastos de asesora y capacitacin, una base de
conocimientos desechada y otra en proceso de fabricacin, dos socios
disgustados, dos gerentes despedidos y una empresa que contina funcionando
como negocio de pueblo: mientras haya dinero en la caja y producto en los
estantes, vamos bien.
Lecciones aprendidas.
Despus de este breve relato y de haber pasado por este proceso, me encuentro
en condiciones de puntualizar las decisiones y acciones que a mi parecer fueron
un error y al mismo tiempo sealar acciones que podamos haber realizado para
lograr un mejor resultado.
La Gestin. Como punto inicial puedo mencionar que el proyecto se gestion
desde la direccin general, pero creo que no se inici con el deseo de un cambio