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04/10/2015

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ESTUDANDO: ARQUIVOLOGIA

Arquivospermanentes

Osarquivospermanentesconstituem­sedemateriaisselecionados,quesãoescolhidosdeumagrandemassade documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidos tomando­se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas devido ao seu significadonoconjuntodadocumentaçãodeumdeterminadoassuntoouatividade,ou,emtermosmaisamplos,na documentação de umórgão, de umgoverno, ou mesmo da sociedade emcerto estágio de desenvolvimento. O trabalhoderecolhimentodedocumentosaarquivospermanentestemumduploobjetivo:preservá­losetorná­los disponíveisparaseremusados.

Osdocumentospúblicosdevemserreconhecidosporleicomopropriedadepública.Odireitoataisdocumentosserá exclusivamentedogovernoqueoscrioueserãoconservadosparaaperpetuidade.Qualquerleiquedigarespeitoà administraçãodedocumentospúblicosdeveincluirnoseutextonormasparaasuareobtençãonocasodeterem

sidoindevidamentealienadosouretiradosdarepartição.Oprincípiobásicoénullumtempusoccurritregi(art.17,§

4º,Decreto4.073/2002),quefoitraduzidocomo“contraoreinãoháprescrição”(videart.15eseguintesdoDecreto

4.073/2002).

Alegislaçãosobreosdocumentospúblicos,alémdisso,devedefinirclaramenteasresponsabilidadesdecustódiado arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Os documentospúblicospoderãoserconservadossobacustódiadequalquerórgãodaadministração,sem,contudo, serdesuapropriedade.Quandoosdocumentospúblicossãotransferidosdacustódiadeumórgãoparaadeoutro nãohátransferênciadepropriedade,poisosdocumentoseramecontinuamaserpropriedadedoEstado.

Legalmente,então,oarquivistadeveteracustódiadosdocumentosqueestãosobasuaguardafísica,noquediz

respeitoaoseguinte:

Primeiro,deveoarquivistatersobreosdocumentososmesmosdireitoseprivilégiosquetinhaaentidadequeos

criou,relativamenteàreproduçãoeàautenticaçãodecópias.

Segundo,deveter,emrelaçãoaosdocumentos,certosdireitoseprivilégiosadicionaisquenãosãocomumente

exercidospelasentidadescriadoras.Referem­seestesaoarranjo,àdescriçãoeàpublicaçãoparafinsquenão

aquelesparaosquaisforamoriginariamentecriados–paraservirausossecundáriosdeoutrasrepartiçõesede

particulares.Essesdireitoseprivilégiossãonecessáriosaoarquivistaparaobomcumprimentodeseusdeveres.

Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa regulamentaçãoháqueproibiradestruiçãodequalquerdocumentopúblicoporqualquerfuncionáriosemadevida

aprovaçãodaautoridaderesponsávelpelosarquivos(videart.18,Decreto4.073/2002).

Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar­se novamente administrativos amanhã, por diversas circunstâncias,devidoàsuautilização.

Osprincípiosqueseaplicamaoarranjodedocumentospúblicosnumarquivodecustódiadevemserdistintosdos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. A administraçãodearquivospermanentesébemmaiscomplexaqueadosarquivoscorrenteeintermediário.

Classificam­seemquatrogruposdistintosasatividadesdoarquivopermanente:

arranjoàreuniãoeordenaçãoadequadadosdocumentos;

descriçãoepublicaçãoàacessoaosdocumentosparaconsultaedivulgação;

conservaçãoàmedidasdeproteçãoaosdocumentose,conseqüentementedolocaldesuaguarda,visandoa

impedirsuadestruição;

referênciaàpolíticadeacessoeusodosdocumentos.

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Atividadesdearranjo

Emarquivologiaentende­seporarranjoaordenaçãodosdocumentosemfundos,aordenaçãodasséries dentrodosfundose,senecessário,dositensdocumentaisdentrodasséries.Oarranjoéumadasfunções maisimportantesemumarquivo,e,porisso,deveserfeitoporpessoaqualificadaeespecializada.Asatividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. As intelectuais consistem na análise dos documentosquantoasuaforma,origemfuncionaleconteúdo.Asatividadesfísicassereferemàcolocaçãodos papéisnasgalerias,estantesoucaixas,seuempacotamento,fixaçãodeetiquetasetc.

consideráveldiferençaentreoarranjodoarquivocorrente eodo arquivo permanente. Quanto aos arquivosintermediários,nãoexistemmétodosouprincípiosespecíficosdearranjonosentidotécnicoda palavraaquiempregado.Nessesarquivos,deguardatransitória,aplicam­seapenascritériosracionaisdedisposição dosdocumentosemestantesearmários.

Princípiosdearranjodearquivos

Oconservadordearquivosnãoseocupaapenascomoarranjodosdocumentosdeumaúnicarepartição,comoéo casodoarquivistaencarregadodosdocumentosdeusocorrente.Ocupa­sedoarranjodetodososdocumentossob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Arranja seus documentos para uso não­corrente, emcontraposição ao uso corrente, e arranja­os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminadaouesquemadearquivamento.

Evoluçãodosprincípiosdearranjo

Oprimeirograndepassoteórico,quediferiadovelhométododearranjodearquivosdeacordocomesquemasde

classificaçãopredeterminados,ocorreuquandoGuizot(1787­1874),ministrodaInstruçãoPúblicade1832a1839e

primeiro­ministrode1840a1848,baixouregulamentosrelativosaoarranjodedocumentosdosdépartmentsque

haviamsidocolocadossobajurisdiçãodosArchivesNationales,pela leide 26 de outubro de 1796. Oprimeiro desses regulamentos foi publicado em8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do

Interior,condeDuchatel(1803­67),em24deabrilde1841.Essacircular,intituladaInstructionspourlamiseem

ordre et lê classement des archives départmentales et communales, estabeleceu um esquema lógico para o agrupamentodedocumentosdosdépartmentsque,emboramodificadopordoissuplementosposteriores,aindaestá emvigor.Osprincípiosgeraisestabelecidosparaaexecuçãodesseesquemaforamosseguintes:

a) os documentos deviamser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os documentos originários de uma

determinadainstituição,talcomoumaentidadeadministrativa,umacorporaçãoouumafamília,seriamagrupadose

consideradoscomoofondsdaqueladeterminadainstituição;

b)osdocumentosdeumfondsdeviamserarranjadosporgruposdeassuntos,eacadagruposeriaatribuído

umlugardefinitivoemrelaçãoaosoutrosgrupos;

c) asunidades, nosgruposde assuntos, seriamarranjadasconforme ascircunstâncias, emordemcronológica,

geográficaoualfabética.

Acircularde24deabrilde1841formulouoprincípiobásicoderespectdesfonds,peloqualtodososdocumentos

origináriosdeuma“autoridadeadministrativa,corporaçãooufamília” devemser agrupados,constituindofundos. Dentrodessesosdocumentosdevemserarranjadosporassuntos,eapós,emordemcronológica,geográficaou alfabética.Asrelaçõesentreosgruposdeassuntos,dentrodeumfundo,devemserdeterminadaspeloconteúdo dosmesmos.

Quandosetratar,porexemplo,deumacoleçãodedecretosouleis,oudedecisõesjudiciais,aspeçasdevemser arranjadasemordemcronológica,vistoqueumpesquisador,geralmente,indicaadatadetaisdocumentos.Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, é preferível o arranjo geográfico, visto que os pesquisadoreshabitualmenteindicamonomedamunicipalidade.Sesetratardedocumentosrelativosapessoas,é claroqueoarranjoalfabéticopelosnomesdosindivíduosfacilitaasbuscas.

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OeminentepaleógrafoNatalisdeWailly(1805­86)justificouoprincípiorespectdesfondsnosseguintestermos:

“Umaclassificaçãogeraldedocumentosporfundose(nosfundos)porassunto,éaúnicamaneiraadequadadese assegurararealizaçãoimediatadeumaordemregulareuniforme.Talclassificaçãoapresentaváriasvantagens. Emprimeirolugar,émaissimplesdeseporempráticadoquequalqueroutrosistema,poisconsistetão­somente emreunir peçasdasquaisapenas é necessário determinar a origem. Numgrande número de casos, essa classificaçãoéfeitacommaisfacilidade,porquantoconstasimplesmentedareproduçãodaordematribuídaporseus donosanteriores;essaordempode,talvez,serconseguidapormeiodeinventáriosexistentes,sendo,nestecaso, suficienteconfrontarosdocumentosinventariadosedar­lhesoutravezordemoriginal.Se,aoinvésdeseguiresse método,sepropõeumaordemteórica,baseadananaturezadascoisas,todasessasvantagensseperdem.”

Oantigosistemadearranjarosdocumentosdeacordocomalgumsistemaarbitráriodeclassificaçãode assuntosfoiabandonado,aomenosteoricamente,esubstituídoporumsistemabaseadoemprincípioaplicável de maneira geral. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo coma natureza das instituiçõespúblicasqueosacumulam.

OprincípiodorespectdesfondsevoluiuefoiampliadonaPrússia,ondesedecidiu,primeiro,queosdocumentos públicosdevemseragrupadosdeacordocomasunidadesadministrativasqueoscriaram(enãodeacordo comanaturezadasinstituiçõesqueoscriaram,comonaFrança)e,emsegundolugar,queoarranjodado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. Oprincípio de agrupar osdocumentosoficiaisde acordo coma origemnosorganismospúblicos administrativoséchamadoprincípiodaproveniência.

O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos, por assuntos, foi então reconhecido como ummétodo impraticável,especialmentedepoisdograndeaumentoquesofreuovolumedosdocumentostransferidos.Criou­se aindaumnovoprincípiochamadoRegistraturprinzip.Esteestabeleciaqueosdocumentosdecadaórgãodevem sermantidos,noarquivodecustódia,naordemdadapeloserviçoderegistrodoórgão,enãoreorganizadospor gruposdeassuntos.

Os arquivistas holandeses tambémconcluíramnão ser possível, tampouco desejável, que se destrua a ordem original do registro para substituí­la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhosdeassuntos.“Aordemoriginaldoregistro”,explicaram,“nãofoicriadaarbitrariamente,nãoresultado acaso,mas,aocontrário,éconseqüêncialógicadaorganizaçãodocorpoadministrativodecujofuncionamentoo registroéproduto”.

A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando­se mundialmente o princípiodaproveniênciaporváriasrazões:

a) oprincípioprotegeaintegridadedosdocumentosnosentidodequeassuasorigenseosprocessospelos quaisforamcriadosrefletem­senoseuarranjo.Amaioriadosdocumentosdogovernoseacumulaemconexãocom atosoficiaise,comoosatosdogovernoserelacionamentresi,atravésdafunçãoedaorganizaçãoadministrativa, assimosdocumentossãomaisinteligíveisquandoconservadosjuntos,sobaidentidadedoórgãooudasubdivisão doórgão,peloqualforamacumuladosenaordemgeralquelhesfoidadaporaqueleórgão;

b) oprincípioajudaarevelarosignificadodosdocumentos,poisosassuntosdedocumentosindividuaissomente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos são arbitrariamentetiradosdoseucontextoereunidosdeacordocomumsistemasubjetivoouarbitrárioqualquer,oreal significadodosmesmos,comoprovadocumentária,pode­setornarobscuroouatéseperder;

c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo, descrição e utilização dos

documentossobsuacustódia.Quebrarasunidadesexistentesesubstituí­lasarbitrariamentepornovasconsumiria,

inutilmente,grandepartedotempodoarquivista,eacomplexidadeediversidadedeassuntosqueosdocumentos

cobremtornariamirrealizáveisoacabamentodequalquertarefadessegênero.

Conclusõesfinaissobreosprincípiosdearranjodedocumentos

Naaplicaçãodoprincípiodaproveniência,aentidadeadministrativaqueosproduziunãoprecisatersidocompletae

independente,comonaInglaterra,masdeve,noentanto,tersidodetalordemqueosseusdocumentospossamser

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prontamentedistinguidosdeoutrosgruposdedocumentos,considerando­searelaçãodessesparacomafunçãoou

campodeassunto.

Alémdisso, os documentos preservados pelo testemunho que contêmda organização e da função devemser mantidosnaordemquelhesfoiatribuídapelosórgãosqueoscriaram,mantiveramouacumularam.Conquantoessa ordemnãoreúnaosdocumentosporassuntosqueatenderiamatodasasnecessidadesdospesquisadores,éa únicamaneiraviáveldecolocarem­seosdocumentosemordem,conservando­se,aomesmotempo,osvaloresde provaquantoaofuncionamentodogoverno.Darnovoarranjo,deacordocomalgumplanoarbitrário,adocumentos quejáestejamemordemouparcialmenteordenados,seriaumextravagantedesperdíciodetempo,eimpor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquerobjetivoconcebível.

Devefazer­seumaexceçãoàregradepreservarosdocumentosnaordemoriginal,quandoestesreceberamnovo arranjo nos órgãos governamentais, depois de servirema seus objetivos primários. O arranjo original deve ser preservadoserefleteousofeitodosdocumentosquandocorrentes,masnovosarranjosartificiaisquevisaramservir aoutrosfinsquenãooscorrentessódevemserpreservadosnoarquivodecustódiapermanenteseatenderemàs necessidadesarquivísticas.

Porfim,osdocumentosmodernosquesãoconservadospeloseuconteúdoinformativo–semreferênciaaoseu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidadesdospesquisadoresedosfuncionários.Umaboaproporçãodedocumentosmodernosépreservada unicamentepelainformaçãoquecontêmsobrepessoas,lugaresousobrematériasocial,econômica,científicaetc. Taisdocumentosdevemserarranjados,unicamente,tendo­seemvistafacilitarasuautilizaçãopelosestudiosos, cientistaseoutros,semobservarcomoestavamarranjadosnarepartição.

Aescolhadosfundosdeveráserestabelecidadeacordocomascircunstânciaseconveniências,obedecendoadois

critérios:

a) Estrutural,constituídodosdocumentosprovenientesdeumamesmafontegeradoradearquivos;

b) Funcional,constituídodosdocumentosprovenientesdemaisdeumafontegeradoradearquivo,reunidospela

semelhançadesuasatividades,mantido,porém,oprincípiodaproveniência.

Atividadesdedescriçãoepublicação

O trabalho de umarquivo só se completa coma elaboração de instrumentos de pesquisa, que consistemna descrição e na localização dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidadesdeabordagemaumacervodocumental.

Alémdetornaroacervoacessível,osinstrumentosdepesquisaobjetivamdivulgaroconteúdoeascaracterísticas

dosdocumentos.

Osdocumentos, quanto à substância, são descritosfazendo­se referência ao órgão administrativo que os criou,àsfunções,ouàsatividades.Osdocumentossãodescritosestruturalmente,dando­seinformaçãosobre anaturezafísicadosmesmosesobreossistemassegundoosquaissãoarquivadosouclassificados.

O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria, que é indicada mencionando­se o nome da unidadeadministrativa,dentrodoórgãogovernamental,queoscriou;osegundoelementoéotipofísicoaque pertencemosdocumentos–correspondência,relatórios,ordens,tabelaseoutros;oterceiroelementoéotítulo da unidade que está sendo descrita; o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificadodedocumentos,volumesencadernados,maçosdedocumentosoucaixas.

Tiposbásicosdeinstrumentosdepesquisa

Em1973,aAABformouumgrupodetrabalho,sobadireçãodeseupresidente,comafinalidadededefiniros

instrumentosdepesquisabásicos.Considerandoqueamaioriadosarquivosbrasileirosnãodispõedeinstrumentos

depesquisaenemmesmodeummínimodeorientação,ogruposelecionouedefiniuosquatroseguintestipos:

guia,inventário,catálogoerepertório.

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Guia

Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integramo acervodeumarquivospermanente.Éoinstrumentode pesquisamaisgenérico,poissepropõeainformar sobreatotalidadedosfundosexistentesnoarquivo.Suafinalidadeéinformarsobreohistórico,anatureza,a estrutura,operíododetempo,aquantidadedecadafundointegrantedoacervototaldoarquivo.

Inventáriosumário

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadasedescritassucintamente.Trata­sedeinstrumentodotipoarrolamento,cujaorganizaçãodeve refletiroarranjoadotadoparaadisposiçãodofundo,oupartedele,comoumasérie,porexemplo.

Suafinalidade édescreveracomposiçãodofundo–oupartedele,pelaenumeraçãodesuasunidadesde arquivamento,sumariamentedescritas–eaomesmotempoproveroarquivodeuminstrumentopreliminardebusca paracadafundo.

O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos:

modalidadedeincorporaçãodofundonoacervodoarquivo;brevenotíciahistóricasobreainstituição,a

pessoaouafamíliadaqualofundoéproveniente;explicaçãosobreomododeconsultadoinventário.

Oinventáriosumárioéfundamentaledeve seroprimeiroinstrumentode pesquisaaserelaboradotanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivosprivados.

Inventárioanalítico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de umfundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizadodasunidadesdearquivamento,atravésdadescriçãominuciosadeseuconteúdo.

Catálogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo umcritério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada.

Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidosnumdadoperíododetempo,ouquedigamrespeitoadeterminadapessoa,oualugaresespecíficos existentesnumoumaisfundos.

Repertório

Éo instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentesaumoumaisfundos,segundoumcritério temático,cronológico,onomástico ou geográfico. Nessetipodeinstrumentoestápresenteumjuízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. Sua elaboração só se justifica emcasos específicos, quando há intenção de ressaltar documentos individuaisrelevantes.Adisposiçãodasentradasedemaisinformaçõesseassemelhaàdocatálogo,sendoositens descritosminuciosamente,cabendomesmoatranscriçãodedocumentosnaíntegra.

Índice–instrumentodepesquisaauxiliar

Éumalistasistemáticaepormenorizadadoselementosdoconteúdodeumdocumentoougrupodedocumentos,

dispostaemdeterminadaordemparaindicarsualocalizaçãonotexto.

Tabeladeequivalênciaouconcordância

Éuminstrumentodepesquisaauxiliarquedáaequivalênciadeantigasnotaçõesparaasnovasquetenhamsido

adotadas,emdecorrênciadealteraçãonosistemadearranjo.

ISAD(G)–NormaGeralInternacionaldedescriçãoarquivística

Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em

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conjunçãocomasnormasnacionaisexistentesoucomobaseparaasuacriação.

Oobjetivodadescriçãoarquivísticaéidentificareexplicarocontextoeoconteúdodedocumentosdearquivoafim

depromoveroacessoaosmesmos.Processosrelacionadosàdescriçãopodemcomeçarnaouantesdaprodução

dosdocumentosecontinuamdurantesuavida.

Asregrascontidasnestanormanãodãoorientaçãoparaadescriçãodedocumentosespeciais,taiscomoselos,

registrossonorosoumapas.Manuaisexpondoregrasdedescriçãoparataisdocumentosjáexistem.Normasde

descriçãoarquivísticasãobaseadasemprincípiosteóricosaceitos.Porexemplo,oprincípiodequeadescrição

arquivísticaprocededogeralparaoparticularéumaconseqüênciapráticadoprincípiodorespeitoaosfundos.

Umfundopodeserdescritocomoumtodonumaúnicadescriçãoourepresentadocomoumtodoeemsuaspartes emvários níveis de descrição. O fundo constitui o nível mais geral de descrição; as partes constituemníveis subseqüentes,cujadescrição,comfreqüência,sóéplenamentesignificativaquandovistanocontextodatotalidade dofundo.Assim,podeexistirumadescriçãononíveldofundo,noníveldasérie,noníveldodossiê/processoe/ou umadescriçãononíveldoitem.Níveisintermediários,taiscomoseçõesousubséries,podemocorrer.Cadaum dessesníveispodesernovamentesubdividido,deacordocomacomplexidadedaestruturaadministrativae/ou funçõesdaentidadequegerouosdocumentoseasuaorganização.

No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou, quando tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentosdedocumentossimilares.Quandooorganismoprodutor temumaestruturahierárquicacomplexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias, de modo a refletir os níveis da estruturahierárquicadaunidadeadministrativasubordinadaprimária.”

Descriçãomultinível

Seofundocomoumtodoestiversendodescrito,eledeveráserrepresentadonumasódescrição,utilizando­seos elementosdescritivosapropriados.Seénecessáriaadescriçãodassuaspartes,estaspodemser descritasem separado,usando­seigualmenteoselementosapropriados.Asomatotaldetodasasdescriçõesassimobtidas, ligadasnumahierarquia,representaofundoeaspartesparaasquaisforamelaboradasasdescrições.Paraas finalidadesdestasregras,taltécnicadedescriçãoédenominadadescriçãomultinível.

Regrasparadescriçãomultinível

DESCRIÇÃODOGERALPARAOPARTICULAR

Objetivo:Representarocontextoeaestruturahierárquicadofundoesuaspartescomponentes.

Regra: No nível do fundo, dê informação sobre ele como um todo. Nos níveis seguintes e subseqüentes, dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquicaentreaparteeotodo,procedendodonívelmaisgeral(fundo)paraomaisparticular.

INFORMAÇÃORELEVANTEPARAONÍVELDEDESCRIÇÃO

Objetivo:Representarcomrigorocontextoeoconteúdodaunidadededescrição.

Regra:Forneçaapenasainformaçãoapropriadaparaonívelqueestásendodescrito.Porexemplo,nãoforneça

informaçõesdetalhadassobredossiês/processosseaunidadededescriçãoforumfundo;nãoforneçaahistória

administrativadeumdepartamentointeiroseoprodutordaunidadededescriçãoforumadivisãoouumaseção.

RELAÇÃOENTREDESCRIÇÕES

Objetivo:Tornarexplícitaaposiçãodaunidadededescriçãonahierarquia.

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Regra:Relacione,seaplicável,cadadescriçãoàsuamaispróximaesuperiorunidadededescrição,eidentifiqueo

níveldedescrição.

NÃOREPETIÇÃODEINFORMAÇÃO

Objetivo:Evitarredundânciadeinformaçãoemdescriçõeshierarquicamenterelacionadas.

Regra:Nomaisaltonívelapropriado,dêainformaçãoqueécomumàspartescomponentes.Nãorepitaemumnível

inferiorinformaçãoquejátenhasidodadanumnívelsuperior.

Elementosdedescrição

Esseselementossãodivididosemseteáreas:áreadeidentificação,áreadecontextualização,áreadeconteúdoe

estrutura,áreadecondiçõesdeacessoeuso,áreadefontesrelacionadas,áreadenotaseáreadecontroleda

descrição.

ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoasefamílias

EssesegundotrabalhotemumaspectocomplementaremrelaçãoaoISAD(G).Acriaçãoderegistrosdeautoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famílias, permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições, como tambémo próprio rastreamento de temas ligadosaessasentidadescoletivas,pessoasefamíliasemfundosdiversosdevariadosarquivos.

GlossáriodetermosassociadosaoISAAR(CPF)

Catálogodeautoridade(authorityfile)­conjuntoorganizadoderegistrosdeautoridade.

Controle de autoridade (authority control) ­ controle de termos normalizados, incluindo nomes próprios (de pessoasfísicasoujurídicasegeográficos),utilizadoscomopontosdeacesso.

Dadosdeautoridade(authoritydata)­informaçãoemumregistrodeautoridadeouemumarquivodeautoridade.

Entradade autoridade(authorityentry)­pontodeacessonormalizadoestabelecidopelainstituiçãoarquivística responsável.

Pontode acesso(accesspoint) ­ nome,palavra­chave,entradadeíndice,peloqualumadescriçãopossaser pesquisada,identificadaourecuperada.

Registro de autoridade (authority record) ­ uma entrada de autoridade combinada comoutros elementos de informaçãoquedescreveaentidade(entidadecoletiva,pessoaoufamília)equepoderemeteraoutrasentradasde autoridade.

Atividadesdeconservação

Aconservaçãocompreendeoscuidadosprestadosaosdocumentose,conseqüentemente, ao local de sua guarda.

Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de umarquivo: agentes externos e internos de deterioração. Os agentesexternosdecorremdascondiçõesdearmazenagemedeuso;osinternossãoinerentesàpróprianatureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver­se contra esses agentes destrutivos, provendo­se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservemosmateriaisperecíveis,sejanaformaoriginal,sejaemqualqueroutraforma.

Aluz,atemperatura,aumidade,apoluiçãoácidadoar easimpurezasnopapelsãoosprincipaisagentesde

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deterioração. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). A poluição ácida do ar, bem como outros fatores externos de deterioração, temperatura e umidade desfavoráveis, somente podemser tratadospelo uso de aparelhosde ar­ condicionado.Nasáreasondeseobservaelevadapoluiçãoatmosférica,osprédiosdestinadosaarquivosdevem ser equipados com aparelhos de ar­condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, como objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentosdenomina­seclimatização.

Asatividadesrelacionadascomoarranjo,descriçãoeconsultaficamemplanosecundário,emfacedoimportante

problemadapreservaçãodosdocumentos.

Aluz,oarseco,aumidade,omovo,atemperaturainadequada,apoeira,gaseseinúmeraspragas,amédioelongo

prazos,sãoaltamenteprejudiciaisàconservaçãodoacervodocumental.

Aluzdodiadeveserabolidanaáreadeamazenamento,porquenãosóaceleraodesaparecimentodastintas,

comoenfraqueceopapel.Apróprialuzartificialdeveserusadacomparcimônia.

Oarsecoéoutrofatordeenfraquecimentodopapel.

Aumidade,alémdeexerceromesmoefeitodoarseco,propiciaodesenvolvimentodemofo.Oíndicedeumidade

idealsitua­seentre45e48%.

Atemperaturanãodevesofreroscilações,mantendo­seentre20e22º.Ocalorconstantedestróiasfibrasdo

papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fimde climatizarasáreasdearmazenamentoefiltrarasimpurezasdoar.Nãosendoviáveltalprática,deve­seempregar sílica­gel,acondicionadaemrecipientesplásticos,nofundodasgavetasouestantesparacombateraumidade.

Apoeiraeosgasescontribuemparaoenvelhecimentoprematurodospapéis.Asemanaçõesdeletériasdos

gasestambémdestroemasfibrasdopapel.

Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou caseína, mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem.

São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação; b) limpeza; c) alisamento; d) restauraçãooureparo.

Desinfestação

O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. Asubstância química a ser empregada nesse processodevepassarportestesdegarantiadaintegridadedopapeledatintasobsuaação.Comafumigaçãoos insetos,emqualquerfasededesenvolvimento,sãocompletamentedestruídos.

Contudo, de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck, a fumigaçãodedocumentosnãoémaisrecomendadaemvirtudedosgasestóxicosecompostosoxidantesdanosos.

Limpeza

Éafaseposterioràfumigação.Nafaltadeinstalaçõesespeciaisparaessaoperação,utiliza­seumpanomacio,uma

escovaouumaspiradordepó.

Alisamento

Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo­os à ação do ar com forte

percentagemdeumidade,90a95%,duranteumahora,emumacâmaradeumidificação.Emseguida,sãopassados

aferro,folhaporfolha,emmáquinaselétricas.Casoexistamdocumentosemestadodefragilidade,recomenda­seo

empregodeprensamanualsobpressãomoderada.Nafaltadeequipamentoadequado,aconselha­seusarferrode

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engomarcaseiro.

Restauração

Osdocumentosdevemsertratadosemrelaçãoàacidez,antesdesetentararestauraçãoporqualquermétodo.

Arestauraçãoexigeumconhecimentoprofundodospapéisetintasempregados.Váriossãoosmétodosexistentes. Ométodoidealéaquelequeaumentaaresistênciadopapelaoenvelhecimentonaturale àsagressões externasdomeioambiente,semque advenhaprejuízoquantoàlegibilidade e flexibilidade,e semque aumenteovolumeeopeso.

Banhodegelatina

Consiste emmergulhar o documento embanho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.Osdocumentos,porém,tratadosporesteprocesso,queénatural,tornam­sesuscetíveisao ataquedosinsetosedosfungos,alémdeexigirhabilidadedoexecutor.

Tecido

Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidadeeaflexibilidade.

Silking

Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivoàbase de amido,afetasuasqualidadespermanentes.Tantoalegibilidadequantoaflexibilidade,a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processodedifícilexecução,cujamatériaprimaédealtocusto.

Laminação

Processoemqueseenvolve odocumento,nasduasfaces,comumafolhade papelde sedae outrade acetatodecelulose,colocando­onumaprensahidráulica.Oacetatodecelulose,porsertermoplástico,adereao documento,juntamentecomopapeldeseda,edispensaadesivo.Adurabilidadeeasqualidadespermanentesdo papel são asseguradas semperda da legibilidade e da flexibilidade, tornando­o imune à ação de fungos e pragas.Qualquermancharesultantedousopodeserremovidacomáguaesabão.

Ovolumedodocumentoéreduzido,masopesoduplica.Aaplicação,porsermecanizada,érápidaeamatéria­

prima,defácilobtenção.Omaterialempregadonarestauraçãonãoimpedeapassagemdosraiosultravioletas

einfravermelhos.Assim,ascaracterísticasdalaminaçãosãoasquemaisseaproximamdométodoideal.

Laminaçãomanual

Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria­prima básica da laminação mecanizada, embora não empreguecalornempressão,quesãosubstituídospelaacetona.Alaminaçãomanual,tambémchamadalaminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados.

Encapsulação

Utilizabasicamentepelículasdepoliésterefitaadesivadeduplorevestimento.Odocumentoécolocadoentreduas lâminasdepoliésterfixadasnasmargensexternasporfitaadesivanasduasfaces;entreodocumentoeafitadeve

haverumespaçode3mm,deixandoodocumentosoltodentrodasduaslâminas.

Aencapsulaçãoéconsideradaumdosmaismodernosprocessosderestauraçãodedocumentos.

04/10/2015

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Atividadesdereferência

Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos.Porpolíticade acessodevemosentenderosprocedimentosaseremadotadosemrelaçãoao que deve oupode serconsultado.Competeaoarquivodeterminaraliberaçãoourestriçãodeacesso,após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como os direitos de terceiros, ou determinaçãodeautoridadesuperior.

Quanto à política de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicandoascategoriasdeusuáriosqueterãoacessoaoacervo,bemcomoelaborandooregulamentodasalade consulta.