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CARTA PARA A PRESERVAO D O PATRIMNIO ARQIVSTICO DIGITAL

Conarq - Conselho Nacional de Arquivos


Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Ana Maria Cascardo Varella


Ana Pavani
Anna Amlia de Castro Ferreira
Carlos Augusto Silva Ditadi
Carmen Tereza Moreno
Claudia Lacombe Rocha
Eugnio Pacelli
Humberto Innarelli
Lus Fernando Sayo
Maria Izabel de Oliveira
Marcos Oliveira Matos
Margareth da Silva
Neire do Rossio Martins
Paulo Passos
Ricardo Sigaud
Rosely Cury Rondinelli
Sergio Dagnino Falco
Vanderlei Batista dos Santos

Publicao no Brasil com apoio da UNESCO


Publication au Brsil avec le soutien de l'UNESCO
Publicacin en Brasil con el apoyo de la UNESCO
Publication in Brazil with UNESCO support
2005

CARTA PARA A PRESERVAO DO PATRIMNIO ARQUIVSTICO DIGITAL


PRESERVAR PARA GARANTIR O ACESSO

Considerando que a informao arquivstica produzida, recebida, utilizada econservada em


sistemas informatizados vem constituindo um novo tipo de legado: o patrimnio arquivstico
digital;
Considerando que esse patrimnio arquivstico digital se encontra em perigo de desaparecimento
e de falta de confiabilidade, e que sua preservao em benefcio das geraes atuais e futuras
uma preocupao urgente no mundo inteiro;
Considerando que a Carta para a Preservao do Patrimnio Digital da UNESCO manifesta a
necessidade de os Estados-membros, incluindo o Brasil, estabelecerem polticas e aes para
proteger o patrimnio digital;
Considerando que o Conselho Internacional de Arquivos estabeleceu entre seus princpios que os
arquivos devem facilitar o estabelecimento de polticas, procedimentos, sistemas, normas e
prticas que levem os produtores de documentos a criar e manter documentos arquivsticos
fidedignos, autnticos, preservveis e acessveis;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo, independente do suporte em que a informao est
registrada;
O Conselho Nacional de Arquivos, em sua 34 reunio plenria, realizada em 6 de julho de 2004, no
Rio de Janeiro, aprova a presente Carta.
As organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais transformando ou
produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de
dados, planilhas, mensagens eletrnicas, imagens fixas ou em movimento, gravaes sonoras,
material grfico, stios da internet, dentre muitos outros formatos e apresentaes possveis de um
vasto repertrio de diversidade crescente.
As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento, transmisso e
armazenamento de informaes reduziram custos e aumentaram a eficcia dos processos de
criao, troca e difuso da informao arquivstica.
O incio do sculo XXI apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivstico
digital como um meio para registrar as funes e atividades deindivduos, organizaes e governos.
Os documentos arquivsticos so gerados e mantidos por organizaes e pessoas para registrar
suas atividades e servirem como fontes de prova e informao. Eles precisam ser fidedignos e
autnticos para fornecer evidncia das suas aes e devem contribuir para a ampliao da
memria de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informaes
culturais, histricas, cientficas, tcnicas, econmicas e administrativas.
"A eficcia de um documento arquivstico depende da qualidade e do rigor dos procedimentos de
produo e manuteno realizados pelas organizaes produtoras de documentos. Entretanto,
como a informao em formato digital extremamente suscetvel degradao fsica e
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos -, essas novas facilidades trazem
conseqncias e desafios percucientes para assegurar sua integridade e acessibilidade. A
preservao dos documentos digitais requer aes arquivsticas, a serem incorporadas em todo o
seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e
concepo de sistemas eletrnicos, a fim de que no haja perda nem adulterao dos registros.
Somente desta forma se garantira' que esses documentos permaneam disponveis, recuperveis e
compreensveis pelo tempo que se fizer necessrio.
A preservao de documentos arquivsticos tem por objetivo garantir a autenticidade e a
integridade da informao, enquanto o acesso depende de os documentos estarem em condies
de serem utilizados e compreendidos. O desafio da preservao dos documentos arquivsticos
digitais esta' em garantir o acesso contnuo a seus contedos e funcionalidades, por meio de
recursos tecnolgicos disponveis poca em que ocorrer a sua utilizao.
Assim, importante alertar os governos, as organizaes pblicas e privadas, as instituies de
ensino e pesquisa e todos os setores da sociedade brasileira comprometidos com a incluso
informacional para os seguintes problemas:
Dependncia social da informao digital O governo, a administrao pblica e privada, a pesquisa
cientfica e tecnolgica e a expresso cultural dependem cada vez mais de documentos digitais,
no disponveis em outra forma, para o exerccio de suas atividades.
Rpida obsolescncia da tecnologia digital. A preservao de longo prazo das informaes digitais
est seriamente ameaada pela vida curta das mdias, pelo ciclo cada vez mais rpido de
obsolescncia dos equipamentos de informtica, dos softwares e dos formatos.
Incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a preservaco de longo
prazo. Atualmente, no obstante os pesados investimentos em tecnologia da informao, h uma
crescente debilidade estrutural dos sistemas eletrnicos de informao, que os incapacitam de

assegurar a preservao de longo prazo e o acesso contnuo s informaes geradas num contexto
de rpido avano tecnolgico.
Fragilidade intrnseca do armazenamento digital. A tecnologia digital comprovadamente um meio
mais frgil e mais instvel de armazenamento, comparado com os meios convencionais de registrar
informaes, tendo um impacto profundo sobre a gesto dos documentos digitais no presente
para que se tenha garantia de acesso no futuro.
Complexidade e custos da preservao digital. A preservao de documentos digitais pressupe
uma constante atualizao de suporte e de formato, alm de estratgias para possibilitar a
recuperao das informaes, que passam pela preservao da plataforma de hardware e software
em que foram criados, pela migrao ou pela emulao. Estas so algumas iniciativas que vm
sendo tomadas, mas que no so ainda respostas definitivas para o problema da preservao de
longo prazo. No h solues nicas e todas elas exigem investimento financeiro elevado e
contnuo em infra-estrutura tecnolgica, pesquisa cientfica aplicada e capacitao de recursos
humanos.
Multiplicidade de atores envolvidos. A preservao da informao em formato digital no se limita
ao domnio tecnolgico, envolve tambm questes administrativas, legais, polticas, econmicofinanceiras e, sobretudo, de descrio dessa informao atravs de estruturas de metadados que
viabilizem o gerenciamento da preservao digital e o acesso no futuro. Desta forma, preservar
exige compromissos de longo prazo entre os vrios segmentos da sociedade: poderes pblicos,
indstria de tecnologia da informao, instituies de ensino e pesquisa, arquivos e bibliotecas
nacionais e demais organizaes pblicas e privadas. Reconhecida a instabilidade da informao
arquivstica digital, necessrio o estabelecimento de polticas pblicas, diretrizes, programas e
projetos especficos, legislao, metodologias, normas, padres e protocolos que minimizem os
efeitos da fragilidade e da obsolescncia de hardware, software e formatos e que assegurem, ao
longo do tempo, a autenticidade, a integridade, o acesso contnuo e o uso pleno da informao a
todos os segmentos da sociedade brasileira. Isto s ser possvel se houver uma ampla articulao
entre os diversos setores comprometidos com a preservao do patrimnio arquivstico digital, e
em cooperao com os organismos nacionais e internacionais.
Desta forma, manifestamos a importncia das instituies arquivsticas, do poder pblico, da
indstria de tecnologia da informao e comunicao e das instituies de ensino e pesquisa,
implementarem aes, especialmente no que concerne a:
1 - ELABORAO DE ESTRATGIAS E POLTICAS
Gesto arquivstica de documentos. Definir procedimentos e estratgias de gesto arquivstica de
documentos quando da criao, transmisso e preservao de documentos em formatos digitais,
com o objetivo de garantir a produo e manuteno de documentos fidedignos, autnticos,
acessveis, compreensveis e preservveis.
Instrumentalizao dos arquivos. Orientar quanto criao de infra-estrutura nas instituies
arquivsticas e nas organizaes produtoras e acumuladoras de documentos, no que concerne a
equipamentos, sistemas, metodologias e recursos humanos capacitados, para que possam
desempenhar um papel ativo na gesto da preservao dos documentos digitais.
Governo eletrnico. Promover a participao de representantes das instituies arquivsticas nos
projetos de governo eletrnico, para a definio de estratgias, padres e normas de gesto,
preservao e acesso a documentos e informaes, conforme orientao do Conselho
Internacional de Arquivos e da UNESCO.
Aes cooperativas. Incentivar programas cooperativos de preservao de documentos digitais
para aplicao e compartilhamento de recursos sob a forma de acordos, consrcios, convnios e
parcerias.
2 - ESTABELECIMENTO DE NORMAS
Padres e protocolos. Definir e/ou recomendar a utilizao de padres e protocolos abertos e de
aceitao ampla na criao, uso, transmisso e armazenamento de documentos digitais; e
desenvolver solues em cooperao com organizaes de pesquisa e a indstria de tecnologia da
informao e comunicao.
Requisitos funcionais. Definir os requisitos funcionais e estimular sua adoo para orientar o
desenvolvimento e a aquisio de sistemas eletrnicos de gesto arquivstica, que sejam
adequados s especificidades da legislao e das praticas arquivsticas brasileiras.
Metadados. Definir estruturas padronizadas de metadados e determinar a sua utilizao nos
sistemas eletrnicos de gesto arquivstica, com o propsito de gerir a preservao e a
acessibilidade dos documentos digitais.
Segurana da informao digital. Definir poltica de segurana da informao, que considere os
aspectos legais, organizacionais, humanos e tecnolgicos, de modo a garantir a autenticidade dos
documentos digitais e o sigilo da informao, bem como a proteo contra perdas, acidentes e
intervenes no autorizadas.
3 - PROMOO DO CONHECIMENTO
Agenda de pesquisa. Desenvolver uma agenda nacional de pesquisa para a preservao e
longevidade dos documentos digitais, alinhada com as principais iniciativas nacionais e

internacionais, com a participao das agncias governamentais de fomento e de amparo


pesquisa, universidades e outras entidades dos setores pblico e privado.
Ensino e formao de recursos humanos. Estimular a insero do tema Preservao do Patrimnio
Arquivstico Digital na formao dos profissionais de informao, especialmente dos arquivistas,
nos cursos de graduao e ps-graduao.
Disseminao do conhecimento. Estabelecer aes de identificao, disseminao e
compartilhamento do conhecimento e a utilizao de metodologias e tcnicas para a gesto e a
preservao de documentos arquivsticos digitais.
O Conarq reafirma o seu compromisso com a aplicao de polticas pblicas voltadas para a
preservao do patrimnio arquivstico digital, e convoca os setores pblicos e privados,
envolvidos com a produo e proteo especial dos documentos em formato digital, a envidarem
esforos para garantir sua preservao e acesso contnuo, condio fundamental para a
democratizao da informao arquivstica em nosso pas e a preservao da memria nacional.

CHARTE BRSILIENNE SUR LA PRSERVATION DU PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE SOUS FORME


NUMRIQUE
PRSERVER POUR ASSURER SON ACCESSIBILIT UNIVERSELLE

Considrant que l'information archivistique produite, reue, utilise et conserve sous des
systmes informatiques, devient de plus en plus un nouveau type d'hritage: le patrimoine
archivistique sous forme numrique;
Considrant que ce patrimoine risque de disparatre et manque de fiabilit, et que sa prservation
dans l'intrt des gnrations prsentes et futures est une proccupation urgente qui intresse le
monde entier;
Considrant que la "Charte de l'UNESCO sur la conservation du patrimoine numrique" met en
garde les Etats membres, y compris le, Brsil, pour qu'ils laborent des politiques et des actions
visant sauvegarder ce patrimoine;
Considrant que le "Conseil international des archives" a tabli parmi ss principes que les archives
doivent pouvoir favoriser la mise en oeuvre des politiques, des procdures, des systmes, des
normes et des pratiques entranant ls producteurs crer et veiller l'entretien des documents
archivistiques qui soient dignes de foi, authentiques, susceptibles d'tre conservs et accessibles;
Considrant que le "Conseil national des archives" du Brsil a pour but de dfinir la politique
nationale des archives publiques et prives, ainsi que de fournir les normes visant la gestion de
l'ensemble du fonds documentaire et la protection spciale des documents d'archiv, quel que
soit le support o l'information ait t enregistre;
Le "Conseil national des archives" du Brsil, lors de sa 34 assembleira plnire tenue le 6 juillet
2004 Rio de Janeiro, adopte la prsente Charte.
Les organismes publics et privs ainsi que les citoyens transforment ou produisent un nombre
croissant de documents d'archiv uniquement sous forme numrique comprennant, parmi un
large ventail de formats qui ne cesse de se diversifier, des textes, des bases de donnes
interactives, des formulaires, des messages letroniques, des images fixes ou animes, des
enregistrements sonores, du matriel graphique et des pages Web.
Les facilits procures par les supports et les technologies letroniques concernant le traitement,
la transmission et le stockage d'informations, tout eh ayant rduit considrablement leur cot
oprationnel, ont fait augmenter l'efficacit des procdures de cration, d'change et de diffusion
de l'information archivistique. En ce dbut de sicle, notre monde reste fortement tributaire des
documents archivistiques sous forme numrique en tant que moyen d'enregistrement des
fonctions et des activits fournies par les individus, les organisations et les gouvernements, en
conservant leur valeur de preuve et de source de renseignements.
Dans ce cas, il faudra qu'ils soient dignes de foi et authentiques pour tablir le bien-fond de leurs
actions et ils doivent contribuer l'largissement de la mmoire d'une communaut ou de la
socit dans son ensemble, du fait qu'ils enregistrent des informations d'ordre culturel, historique,
scientifique, technique, conomique et administratif.
Inefficacit de la documentation archivistique relve de la qualit et de la, rigeur des procdures
de production et de maintenance mises en oeuvre par ls organismes qui la produisent.
Cependant, tant donn que l'information sous forme numrique reste extrmement vulnrable
la dgradation physique et l'obsolescence technologique - aussi bien du matriel et des logiciels
que des formats -, toutes ces nouvelles facilits entranent des consquences et des obstacles
majeurs pour assurer leur intgrit et leur accessibilit. La prservation des documents
numriques exige des actions archivistiques qu'il faudra incorporer l'ensemble de leur cycle de
vie, avant mme de leur cration, y compris tout au long des tapes de planification et de
conception des systmes lectroniques, pour qu'il n'y ait pas des pertes ni aucune altration des
enregistrements. C'est la seule faon d'assurer que ces documents restent disponibes,
rcuprables et comprhensibles pour la dure qu'il faudra.
La conservation de documents archivistiques a pour but de garantir l'authenticit et l'intgrit de
l'information, tandis que leur accessibilit releve des conditions qui rendent possibles leur usage et
leur comprhension. Le dfi concernant la prservation de ces documents numriques c'est celui
d'assurer l'accs en permanence leurs contenus et leurs fonctionnalits, par le truchement de
supports technologiques disponibles au moment o ils seront utiliss.
Cela tant, il est important de mettre en garde les gouvernements, ls organismes publics et
privs, les institutions d'enseignement et de recherche, ainsi que tous les secteurs de la socit
brsilienne engags dans le processus de l'inclusion informationnelle, l'gard des problmes
suivants:
Dpendance sociale vis--uis de l'information numrique le gouvernement, les administrations
publique et prive, la recherche scientifique et technologique, ainsi que l'expression culturelle sont
de plus en plus tributaires des documents numriques, disponibles uniquement sous cette forme,
pour l'accomplissement de leurs activits.
Obsolescence rapide de la technologie numrique la conservation long terme des informations
numriques se trouve srieusement menace par la vie phmre des mdia, et par le cycle de
plus em plus rapide de l'obsolescence des systmes informatiques, des logiciels et des formats.

Incapacit des systmes letroniques de l'information actuels assurer la prservation long


terme. Actuellement, malgr les investissements assez considrables placs dans ; la technologie
de l'information, il y a une faiblesse structurelle accrue des systmes letroniques de l'information,
laquelle les rend incapables d'assurer la conservation long terme et l'accs en permanence au
fonds documentaire gnr dans un cadre de progrs technologique de plus en plus rapide.
Fragilit intrinsque du stockage de l'information numrique la technologie letronique est
incontestablement un support plus fragile et plus instable de stockage, si l'on compare avec les
moyens conventionnels d'enregistrement d'informations; prsent, elle ne cesse d'exercer un
impact profond sur la gestion des documents numriques pour que l'on ait l'assurance d'y avoir
accs dans l'avenir.
Complexit et cots de la prservation des documents numriques la conservation des documents
numriques implique une mise jour en permanence du support et du format, outre les stratgies
pour rendre possible la rcupration des informations, qui passent par la prservation de la plateforme du matriel et des logiciels o ils avaient t crs, par la migration ou par l'mulation.
Ce sont quelques-unes des dmarches ayant dj t prises mais qui ne sont ps encore des
rponses dfinitives pour rsoudre le problme de la conservation long terme.
Il n'y a pas qu'une seule solution d'autant plus que chacune de celles qui ont t adoptes exigent
un investissement financier, assez considrable et permanent, concernant le support
technologique, la recherche scientifique applique et le renforcement des capacits du personnel.
Multiplicit des acteurs concernes la conservation de l'information numrique ne se tient pas au
domaine technologique, mais elle implique aussi des questions administratives, juridiques,
politiques, conomiques et financires et, surtout, celles concernant la description de cette
information par le moyen des structures de mtadonnes qui rendent viable la gestion de la
prservation du fonds documentaire numrique et leur accs dans l'avenir. De cette faon,
prserver exige des engagements long terme entre ls diffrentes couches sociales, tels que les
pouvoirs publics, les industries de technologie de l'information, les institutions d'enseignement et
de recherche, les archives et les bibliothques nationales et encore d'autres organismes publics et
privs.
Une fois reconnue l'instabilit de l'information archivistique sous forme numrique, il faut tablir
une lgislation adquate, ainsi que des politiques publiques, des principes directeurs, des
programmes et des projets spcifiques, des mthodologies, des normes, des modles et des
protocoles afin de minimiser ls effets de la fragilit et de l'obsolescence touchant le matriel, les
logiciels et ls formats; en outre, il faut assurer, au fil du temps, l'authenticit, l'intgrit, l'accs en
permanence et l'usage sans aucune limite de l'information toutes les couches de la socit
brsilienne. Tout cela ne sera possible que moyennant une articulation assez large entre les divers
secteurs engags dans la conservation du patrimoine archivistique sous forme numrique, et en
coopration avec les organisations nationales et internationales.
De cette faon, nous soulignous l'importance des institutions archivistiques, des pouvoirs publics,
des industries de technologie de l'information et de la communication, ainsi que des institutions
d'enseignement et de recherche, en vue de la mise en oeuvre d'actions, en particulier concernant
les trois aspects suivants:
I - LABORATION DE STRATGIES ET DE POLITIQUES
Gestion archivistique des documents. Dfinir des procdures et des stratgies de gestion
archivistique en matire de documents numriques au moment de leur cration, de leur
transmission et de leur prservation, ayant le but d'assurer la production et la maintenance de
documents qui soient dignes de foi, authentiques, accessibles, comprhensibles et susceptibles
d'tre conservs.
Support technique des archives. Orienter la cration d'un support technique dans les institutions
archivistiques et dans les organismes producteurs et dpositaires de documents, en ce qui
concerne les priphriques, les systmes, les mthodologies et le personnel dment qualifi, pour
qu'ils soient mme de jouer un rle actif dans la gestion de la conservation des documents
numriques.
Intendance letronique. Promouvoir la participation de reprsentants des institutions
archivistiques dans les projets d'intendance letronique, en vue de la dfinition des stratgies, des
modles et des normes de gestion, de conservation et d'accs aux documents et aux informations,
en accord avec les principes directeurs du "Conseil international des archives" et de l'UNESCO.
Agir en coopration. Encourager la mise en oeuvre de programmes en coopration visant la
conservation des documents numriques moyennant l'application et le partage des financements
sous forme d'accords, de consortiums, de conventions et en partenariat.
2 - TABLISSEMENT DE NORMES
Modles et protocoles. Dfinir et/ou prconiser l'utilisation de modles et de protocoles ouverts
qui favorisent la cration, l'usage, la transmission et le stockage des documents numriques; et
dvelopper des solutions en coopration avec les organismes de recherche et avec les industries
de technologie de l'information et de la communication.
Conditions fonctionnelles. Dfinir les conditions fonctionnelles et stimuler leur mise en place pour
orienter le dveloppement et l'acquisition de systmes letroniques de gestion archivistique, qui

soient adquats aux spcificits de la lgislation et des pratiques archivistiques appliques au


Brsil.
Mtadonnes. Dfinir des cadres standardiss de mtadonnes et dterminer leur utilisation dans
les systmes letroniques de gestion archivistique, ayant pour but de grer la conservation et
l'accessibilit en permanence des documents numriques.
Sret de l'information numrique. Dfinir une politique de sret concernant l'information, qui
prenne en compte les aspects juridiques, organisationnels, humains et technologiques, de faon
assurer l'authenticit des documents numriques et la privacit de l'information, ainsi que la
protection contre les pertes, les accidents et toute tentative d'intrusion.
3 - PROMOTION DU SAVOIR
Agenda de recherche. Dvelopper un agenda national de recherche visant la conservation et la
longvit des documents numriques, en accord avec les principales initiatives au plan national et
international, et en comptant sur la participation des agences gouvernamentales de
dveloppement et d'appui la recherche, des universits et d'autres entits des secteurs public et
priv.
Enseignement et formation du personnel. Stimuler l'insertion du sujet "Prservation du patrimoine
archivistique sous forme numrique" dans la formation des professionnels de l'information, en
particulier celle des archivistes, au niveau du 3me cycle et de la spcialisation.
Diffusion des connaissances. tablir des actions de reprage, de diffusion et de partage des
connaissances, ainsi que l'usage des mthodologies et des techniques en matire de gestion et de
conservation des documents archivistiques sous forme numrique.
Le CONARQ [Conselho Nacional de Arquivos/Conseil national des, archives du Brsil] raffirme son
engagement vis--vis de l'application des politiques publiques touchant la prservation du
patrimoine archivistique sous forme
numrique, et appelle les secteurs public et priv, engags dans la production et la protection
spciale des documents numriques, dployer des efforts pour assurer leur conservation et leur
accessibilit en permanence, en tant que condition fondamentale pour la dmocratisation de
l'information archivistique dans notre pays et pour la prservation de la mmoire nationale.

CARTA PARA LA PRESERVACIN DEL PATRIMNIO ARCHIVSTICO DIGITAL BRASILEO


PRESERVAR PARA GARANTIZAR EL ACCESO

Considerando que la informacin archivstica, producida, recibida, utilizada y conservada en


sistemas informatizados, esta' constituyendo un nuevo tipo de legado: el patrimonio archivstico
digital;
Considerando que este patrimonio archivstico digital se encuentra en gro de desaparicin y falta
de confiabilidad, y que su preservacin, en benefcio de las generaciones actuales y futuras, es una
preocupacin urgente en mundo entero;
Considerando que la Carta para la Preservacin del Patrimonio Digital de la UNESCO manifiesta la
necesidad de que los Estados Miembros, incluyendo Brasil, establezcan polticas y acciones para
proteger el patrimonio digital;
Considerando que el Consejo Internacional de Archivos estableci, entre sus principios, que los
archivos deben facilitar el establecimiento de polticas, procedimientos, sistemas, normas y
prcticas para asistir a los productores de documentos en la creacin y el mantenimiento de
documentos archivsticos fidedignos, autnticos, preservados y accesibles;
Considerando que el Consejo Nacional de Archivos tiene por finalidad definir la poltica nacional de
archivos pblicos y privados y ejercer orientacin normativa observando la gestin documental y la
proteccin especial a los documentos de archivo, independiente del soporte en que la informacin
esta' registrada;
El Consejo Nacional de Archivos, en su 34 reunin plenaria, realizada el 6 de julio de 2004, en Rio
de Janeiro, aprueba la presente Carta.
Las organizaciones pblicas y privadas y los ciudadanos estn, cada vez ms, transformando o
produciendo documentos archivsticos exclusivamente en formato digital, como textos, bases de
datos, planillas, correos electrnicos, imgenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras,
material grafico, pginas de la web, dentro de muchos otros formatos y presentaciones posibles de
un vasto repertorio de diversidad creciente.
Las facilidades proporcionadas por los medios y tecnologas digitales de procesamiento,
transmisin y almacenamiento de informaciones redujeron costos y aumentaron la eficacia de los
procesos de creacin, cambio y difusin de la informacin archivstica. El inicio del siglo XXI
presenta un mundo fuertemente dependiente del documento archivstico digital como un medio
para registrar las funciones y actividades de individuos, organizaciones y gobiernos.
Los documentos archivsticos se generan y se mantienen por organizaciones y personas para
registrar sus actividades y para servir como fuente de prueba e informacin. Ellos necesitan ser
fidedignos y autnticos para proporcionar evidencia de sus acciones y deben contribuir para la
ampliacin de la memoria de una comunidad o de la sociedad como un todo, una vez que registran
informaciones culturales, histricas, cientficas, tcnicas, econmicas y administrativas.
La eficacia de un documento archivstico depende de la cualidad y del rigor de los procedimientos
de produccin y mantenimiento realizados por las organizaciones productoras del mismo. Sin
embargo, como la informacin en formato digital es extremamente susceptible a la degradacin
fsica y a la obsolescencia tecnolgica de hardware, software y formatos - estas nuevas
facilidades traen consecuencias y desafos importantes para asegurar su integridad y accesibilidad.
La preservacin de los documentos archivsticos digitales requiere acciones archivsticas que se
deben incorporar en todo su ciclo de vida, antes de que estos documentos hayan sido creados,
incluyendo las etapas de planeamiento y la concepcin de sistemas electrnicos a fin de que no
ocurran prdidas ni adulteraciones de los registros. Slo de esta forma se garantizar que esos
documentos permanezcan disponibles, recuperables y comprensibles por el tiempo que sea
necesario.
La preservacin de los documentos archivsticos tiene por objetivo garantizar la autenticidad y la
integridad de la informacin, ya que su acceso depende de las condiciones de utilizacin y
comprensin. El desafo de la preservacin de los documentos archivsticos digitales esta' en
garantizar el acceso continuo a sus contenidos y funcionalidades, por medio de recursos
tecnolgicos disponibles en la poca de su utilizacin.
As, es importante alertar a los gobiernos, a las organizaciones pblicas y privadas, a las
instituciones de enseanza e investigacin y a todos los sectores de la sociedad brasilea
comprometidos con el acceso a la informacin, sobre los siguientes problemas:
Dependencia social de la informacin digital. El gobierno, la administracin pblica y la
administracin privada, la investigacin cientfica y tecnolgica y la expresin cultural dependen
cada vez ms de documentos digitales, no disponibles en otro formato, para el ejercicio de sus
actividades.
Rpida obsolescencia de la tecnologa digital. La preservacin a largo plazo de las informaciones
digitales est seriamente amenazada por la corta vida de los medios de comunicacin, por el ciclo
cada vez ms rpido de obsolescencia de los equipos de informtica, del software y de los
formatos.

Incapacidad de los actuales sistemas electrnicos de informacin para asegurar la preservacin a


largo plazo Actualmente, no obstante las elevadas inversiones en la tecnologa de la informacin,
hay una creciente debilidad estructural de los sistemas electrnicos de informacin, que los
incapacitan, para asegurar la preservacin a largo plazo y el acceso continuo a las informaciones
generadas en un contexto de rpido avance.
Fragilidad intrnseca del almacenamiento digital. La tecnologa digital es comprobadamente el
medio ms frgil e inestable de almacenamiento, comparado con los medios convencionales
anlogos de registrar informaciones, teniendo un impacto profundo sobre la gestin de los
documentos digitales en el presente para que se tenga garanta de acceso en el futuro.
Complejidad y costes de la preservacin digital. La preservacin de los documentos digitales
presupone una constante actualizacin del soporte y del formato, adems de estrategias para
posibilitar la recuperacin de las informaciones, que pasan por la preservacin de la plataforma de
hardware y software en la que fueron creados, por la migracin o por la emulacin. Estas son
algunas de las iniciativas que se estn tomando, pero que no son las respuestas definitivas al
problema de preservacin a largo plazo. No hay soluciones nicas y todas ellas exigen una
inversin financiera elevada y continua en infraestructura tecnolgica, investigacin cientfica
aplicada y capacitacin de recursos humanos.
Multiplicidad de actores involucrados. La preservacin de la informacin en formato digital no se
limita al dominio tecnolgico, pues involucra, tambin, cuestiones administrativas, lgales,
polticas, econmicas-financieras y, sobretodo, de descripcin de las informaciones a travs de
estructuras de metadatos que posibiliten la gestin de la preservacin digital y el acceso en el
futuro. De esta forma, preservar exige compromisos a largo plazo entre los varios segmentos de la
sociedad: poderes pblicos, industria de tecnologa de la informacin, instituciones de enseanza e
investigacin, archivos y bibliotecas nacionales y dems organizaciones pblicas y privadas.
Reconocida la inestabilidad de la informacin archivstica digital, es necesario el establecimiento de
polticas, directrices, programas y proyectos especficos, legislacin, metodologas, normas,
patrones y protocolos que minimicen la fragilidad y la obsolescencia de hardware, software y
formatos y que aseguren, a lo largo del tiempo, la autenticidad, la integridad, el acceso continuo y
el uso pleno de la informacin a todos los segmentos de la sociedad brasilea. Esto slo ser
posible si existiera una amplia articulacin entre los diversos sectores comprometidos con la
preservacin del patrimonio archivstico digital, y en cooperacin con los organismos nacionales e
internacionales.
De esta forma, manifestamos la importancia de que las instituciones archivsticas, del poder
pblico, de la industria de la tecnologa de la informacin y la comunicacin y de las instituciones
de enseanza e investigacin, implementen acciones, especialmente en lo que concierne a:
1 - ELABORACIN DE ESTRATEGIAS Y POLTICAS
Gestin archivstica de documentos. Definir procedimientos y estrategias de gestin archivstica de
documentos desde el momento de la creacin, transmisin y preservacin de documentos en
formatos digitales, con el objetivo de garantizar la produccin y mantenimiento de documentos
fidedignos, autnticos, accesibles, comprensibles y preservados.
Instrumentacin de los archivos. Orientar la creacin de infraestructura en las instituciones
archivsticas y en Ias organizaciones productoras y acumuladoras de documentos, en lo que
concierne a equipos, sistemas, metodologas y recursos humanos capacitados, para que puedan
desempear un papel activo en la gestin de la preservacin de los documentos digitales.
Gobierno electrnico. Promover la participacin de representantes de las instituciones archivsticas
en proyectos de gobierno electrnico para la definicin de estrategias, patrones y normas de
gestin, preservacin y acceso a los documentos y a la informacin de acuerdo a orientaciones del
Consejo Internacional de Archivos y de la UNESCO.
Acciones cooperativas. Incentivar programas cooperativos de preservacin de documentos
digitales para la aplicacin y para compartir los recursos en forma de acuerdos, consorcios,
convenios y sociedades.
2 - ESTABLECIMIENTO DE NORMAS
Patrones y protocolos. Definir y/o recomendar la utilizacin de patrones y protocolos abiertos y de
aceptacin amplia en la creacin, almacenamiento, uso y transmisin de documentos digitales; as
como a desarrollar soluciones en cooperacin con organizaciones de investigacin y de la industria
de tecnologa de la informacin y comunicaciones.
Requisitos funcionales. Definir los requisitos funcionales y estimular su adopcin para orientar el
desarrollo y la adquisicin de sistemas electrnicos de gestin archivstica, que se adecuen a las
especificidades de la legislacin y de las prcticas archivsticas brasileas.
Metadatos. Definir estructuras normalizadas de metadatos y determinar su utilizacin en los
sistemas electrnicos de gestin archivstica, con el propsito de administrar la preservacin y la
accesibilidad de los documentos digitales.
Seguridad de la informacin digital. Definir polticas de seguridad de la informacin, que considere
los aspectos legales, organizacionales, humanos y tecnolgicos, de modo que se garantice la
autenticidad de los documentos digitales, el secreto de la informacin, as como la proteccin
contra perdidas, accidentes e intervenciones no autorizadas.

3 - PROMOCIN DEL CONOCIMIENTO


Agenda de investigacin. Desarrollar una agenda nacional de investigacin para la preservacin y
longevidad de k>s documentos digitales, alineada con las principales iniciativas nacionales e
internacionales, con la participacin de las agencias gubernamentales de fomento y de amparo a la
investigacin, universidades y otras entidades del sector pblico y privado.
Enseanza y formacin de recursos humanos. Estimular la insercin del tema Preservacin del
Patrimonio Archivstico Digital en la formacin de los profesionales de informacin, especialmente
de los archivlogos, en los cursos de graduacin y de especializacin universitaria.
Diseminacin del conocimiento. Establecer acciones de identificacin, diseminacin y
coparticipacin del conocimiento y la utilizacin de metodologas y tcnicas para la gestin y la
preservacin de documentos archivsticos digitales.
El CONARQ reafirma su compromiso con la aplicacin de polticas pblicas dirigidas a la
preservacin del PATRIMNIO archivstico digital, y convoca a los sectores pblicos o privados,
involucrados en la produccin y proteccin especial de los documentos en formato digital, a
redoblar esfuerzos para garantizar su preservacin y acceso continuo, condicin fundamental para
la democratizacin de la informacin archivstica en nuestro pas y la preservacin de la memoria
nacional.

CHARTER FOR THE PRESERVATION OF DIGITAL ARCHIVISTIC HERITAGE


PRESERVE TO GUARANTEE THE ACCESS

Considering that the information being produced, received, used and kept in computerized
systems constitutes a new type of legacy: digital archivistic heritage;
Considering that this digital archivistic heritage is at risk of disappearing and becoming unreliable,
and that its, preservation for current and, future generations is an urgent concern all over the
world:
Considering that UNESCO's Charter for the Preservation of Digital Heritage presents the need for all
member states, including Brazil, to establish policies and actions to protect digital heritage;
Considering that the International Council on Archives established, among its principles, that
archives must facilitate the establishment of policies, procedures, systems, regulations and
practices that lead document producers to create and maintain accurate, authentic, preservable
and accessible archivistic documents;
Considering that the objective of the National Council of Archives to define the national policy for
public and private and to offer normative regulatory guidance related to document management
and for the special protection of archive documents regardless of the support in which the
information is registered;
The National Council on Archives, during its 34th plenary meeting held on July 6, 2004 in Rio de
Janeiro, approved this Charter.
Public and private organizations as well as citizens have increasing transformed or produced
archivistic documents such as texts, databases, spreadsheets, electronic messages, still or moving
images, sound recordings, graphic materials, internet sites and several other possible formats and
presentations of a vast and growingly diversity repertoire.
The increased ease musing technological means for processing, broadcasting and storing data
reduced costs and increased the efficacy of the processes related to the creation, exchange and
distribution of archivistic information. The beginning of the 21st century presents a world that is
highly dependent on digital archivistic documents for registering the functions and acuities of
individuals, organizations and governments.
Archivistic documents are generated and maintained by organizations and individuals to register
their activities and serve as sources of evidence and information. They must be accurate and
authentic to provide evidence of their actions and contribute to the community's or a society's
memory expansion as a whole since they register cultural, historical, scientific, technical, economic
and administrative information.
The efficacy of an archivistic document depends on the quality and rigor of production and
maintenance procedures on the part of the organizations that produce documents. However,
because information in digital form is extremely susceptible to physical degradation and
technological obsoleteness - of hardware, software and format - this new ease brings along
significant consequences and challenges in terms of ensuring integrity and accessibility. The
preservation of archivistic documents requires archivistic action, which should be incorporated into
their entire life cycle, including the time before their creation - the stages involving the planning
and creation of electronic systems - so loss and adulteration of records does not occur. This is the
only way to guarantee that these documents will remain accessible, recoverable and
understandable for as long as they are necessary.
The objective of the preservation of archivistic documents is to guarantee the authenticity and
integrity of information. Access, on the other hand, depends on whether or not the documents are
in a condition that makes it possible for them to be used and understood. The challenge in terms of
the preservation of digital archivistic documents lies in ensuring continuous access to their content
and functionalities through technological resources available at the time of use.
Thus, it is important to call the attention of governments, public and private organizations,
education and research institutions and all sectors of Brazilian society committed to informational
inclusion to the following issues:
Social dependence on digital information. The government, public and private administrations,
scientific and technological research and cultural expression increasingly depend on digital
documents, not available in other formats, for the performance of their activities.
Fast obsolescence of digital technology. Long-term preservation of digital information is seriously
threatened by the short life of media and by the increasingly fast cycle of obsoleteness of
computer equipment, software and formats.
Lack of capacity of currently available electronic information systems to ensure long-term
preservation. Currently, despite considerable investment in information technology, there is a
growing structural debility in electronic information systems, which prevents these systems from
ensuring long-term preservation and continuous access to information generated in a context of
fast technological progress.
Intrinsic frailty of digital storage. Digital technology has been proven to be a more fragile and
unstable form of storage in comparison to conventional methods used to register information. This

has a considerable impact on the management and future access guarantee of present digital
documents.
Complexity and costs related to digital preservation. The preservation of digital documents
requires constant updating in terms of support and format. It also requires strategies that enable
the recovery of information, including the preservation of the hardware/software platform on
which information was created through migration or emulation. These are some of the initiatives
in progress, but they are not definite responses to the issue of long-term preservation. There is no
single solution, and all solutions require a great deal of continuous investment in technological
infrastructure, scientific research and human resource training.
Great number of actors involved. The preservation of information in digital format is not limited to
the technological field. It also involves administrative, legal, political, economic and financial issues
and especially issues related to the description of this information through metadata structures
that enable the management of digital preservation and future access. Preservation requires longterm commitments involving several segments of society: public authorities, information
technology industries, research and education institutions, archives and national libraries and
other public and private organizations. Once the instability of digital archivistic information has
been recognized, it is necessary to establish public policies, guidelines, specific programs and
projects, legislation, methodologies, regulations, standards and protocols that minimize the effects
of the frailty and obsoleteness of hardware, software and formats, as well as ensure the
authenticity, integrity, continuous access and full use of information by all segments of Brazilian
society over time. This will only be possible if there is great coordination among all sectors
committed to the preservation of digital archivistic heritage in cooperation with national and
international organizations.
Thus, we manifest the importance of the implementation of actions by archivistic institutions, the
public authority, the information and communication technology industry and educational and
research institutions, especially in regards to the following areas:

I - ELABORATION OF STRATEGIES AND POLICIES


Archivistic management of documents. Defining procedures and strategies for the archivistic
management of documents at the time of their creation, broadcasting and preservation in digital
format in order to guarantee the production and maintenance of accurate, authentic, accessible,
comprehensible and preservable documents.
Instrumentalization of Archives. Guiding the development of archive infrastructure regarding
equipment, systems, methodologies and trained human resources at institutions and organizations
so that these institutions and organizations can play an active role in the preservation of digital
documents.
Electronic government. Promoting the participation of representatives of archivist institutions in
electronic government projects for the definition of management strategies, standards, regulations
and for the preservation and access of documents and information according to guidelines set by
the International Council on Archives and UNESCO.
Cooperative actions. Fostering cooperative programs for the preservation of digital documents in
order to use and share resources in the form of agreements, consortiums, pacts and partnerships.
2 ESTABLISHMENT OF REGULATIONS
Standards and protocols. Defining and/or recommending the use of standards and open, widely
accepted protocols for the creation, use, broadcasting and storage of digital documents;
developing solutions in cooperation with research organizations and with the communication and
information industry.
Functional requisites. Defining functional requirements and fostering their adoption to guide the
development and acquisition of electronic systems for archive management. These systems should
be adequate to meet the specificities of Brazilian legislation and archiving practices.
Metadata. Defining standard metadata structures and determining their use in electronic systems
for archive management with the purpose of administrating the preservation of and access to
digital documents.
Digital information security. Defining a security policy that takes into account legal, organizational,
human and technological aspects in order to ensure the authenticity of digital documents and
information secrecy and to protect digital documents from loss, accidents and unauthorized
interventions.
3 - PROMOTION OF KNOWLEDGE
Research agenda. Developing a national research agenda for the preservation and longevity of
digital documents in synch with the main national and international initiatives, with the
participation of universities and government agencies that foster and support research, and other
agencies in the public and in the private sector.
Educating and training human resources. Fostering the inclusion of the theme Digital Archivistic
Heritage Preservation in the training of information professionals, especially archivists, in
undergraduate and graduate courses.

Knowledge distribution. Establishing actions to identify, distribute and use methodologies and
techniques for the management and preservation of digital archive documents.
CONARQ reaffirms its commitment to the enforcement of public policies for the preservation of
digital archivistic heritage and calls on the areas within the public and the private sector involved in
the production and special protection of digital documents to join efforts to guarantee their
preservation and continuous access - a condition which is fundamental for the democratization of
archives in our country and for the preservation of national memory.

Casa Civil da Presidncia da Repblica


Conarq
Conselho Nacional do Arquivos
GOVERNO FEDERAL