Planeación

Una filosofía de la planeación
La planeación es una parte esencial de la administración de proyectos. Sin un
plan efectivo, la posibilidad de fracaso aumenta mucho para cualquier proyecto.
Una de las sugerencias que hace él para mejorar los planes de proyectos, es
hacer participar íntimamente al equipo en el proceso de planeación al hacer
que los trabajadores estimen la duración de su propio trabajo, por que ellos
son los que lo conocen mejor. Otra sugerencia es aceptar que en ocasiones se
tienen que revisar los planes y que no deben ser "fijados en concreto", puesto
que eso no refleja el mundo real.
En conclusión, Mar afirma que los planes de los proyectos se deben estructurar
más bien como una lista de verificación de logros que como una acumulación
de gastos.
La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un
objetivo. El plan establece lo que se necesita lograr y cómo se de lograr. El plan
establece en un punto de referencia contra el cual se puede comparar el
avance real; después, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la
acción correctiva.
El primer paso en el proceso de planeación es definir el objetivo del proyecto
-el resultado esperado o el producto final.
Idealmente el objetivo del proyecto debe ser claro y conciso al inicio del
proyecto. Sin embargo, en ocasiones es necesario modificarlo según se
avanza.
El gerente del proyecto y el cliente tienen que estar de acuerdo con todos los
cambios al objetivo inicial. Cualquiera de estos cambios puede afectar el
alcance del trabajo, la fecha de terminación y el costo final.
Estructura en la división de trabajo (EDT)
Una vez que se ha decidido el objetivo del proyecto, el paso siguiente es
determinar qué elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar
para lograrlo. Esto requiere elaborar la relación de todas las actividades. La
EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a
asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para
completar el alcance del trabajo del proyecto.
Matriz de responsabilidades.
La matriz de responsabilidades es un método utilizado para mostrar, en un
formato tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las
partidas de trabajo en una EDT. Es una herramienta útil que además muestra
el papel de cada persona en respaldar el proyecto global.

que consiste en muchas actividades interrelacionadas. Llevar los puestos hasta la ubicación del festival y volver a montarlos. necesarias para realizar el proyecto global. mediante la tormenta de ideas del equipo se puede elaborar una relación de actividades específicas. Desmontar los puestos. detalladas. Éstas se usan sólo con el formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: para ayudar en la identificación única de actividades y para mostrar ciertas relaciones de precedencias. Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere de tiempo. Un sistema de información (SI) es un sistema basado en computadoras que . Debido al rápido aumento en el número de proyectos relacionados con la tecnología de la información que se están llevando a cabo. que de lo contrario no se podrían presentar. Pintar los puestos. para aquellos en los que se usa una estructura de división del trabajo.Definición de actividades. Desmontar los puestos y guardarlos en el almacén. Planeación para el desarrollo de sistemas de información. se pueden identificar las ocho siguientes actividades: Diseñar los puestos. con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en el diagrama de red. Desarrollo de la red del plan. Comprar los materiales. La planeación en redes es una técnica útil para la planeación. Sin embargo. es apropiado incluir una sección en cada uno de los próximos capítulos sobre las prácticas de desarrollo de sistemas de información para la administración de proyectos. En el formato de actividad en la flecha. En el caso del paquete de trabajo. Construir los puestos. Especificar los materiales. Como se observó antes. Actividades ficticias. hay un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia. la persona o el equipo responsable de cada tarea puede definir las actividades individuales. en particular en proyectos pequeños. programación y el control de proyectos.

Se elaboran varios diseños conceptuales alternativos que describen las entradas. denominada ciclo de vida para desarrollo de sitemas (CVDS) para ayudar a planear. Muchos contemplan el CVDS como un enfoque clásico a la solución de problemas. nóminas e inventarios. si el SI se puede desarrollar y utilizar con éxito. Se definen y estudian los factores técnicos. Una vez que se han desarrollado módulos individuales dentro del sistema se pueden comenzar las pruebas. las pantallas para captura de datos. Con frecuencia se usa una herramienta o metodología. E1 desarrollo de un SI es un proceso retador que requiere de amplia planeación y control para asegurar que el sistema cumpla con los requisitos del usuario y que se termine a tiempo y dentro del presupuesto. económicos. Consiste en los pasos siguientes: 1 . Para un estudio detallado de los programas Se puede comprar una amplia variedad de paquetes de programas de computación para la administración de proyectos a precios accesibles. el procesamiento. y se capacita a los usuarios. entrevista a los posibles usuarios. también se desarrollan las bases de datos. 4. Puesta en marcha del sistema. al menos inicialmente. los equipos. Programas de computación para la administración de proyectos. o se desarrollan. mejorado. ejecutar y controlar los proyectos de desarrollo de SI. se hacen a la medida. las salidas. Prueba del sistema. El sistema existente se reemplaza por nuevo. los programas se compran. Análisis del sistema. Desarrollo del sistema. El equipo de desarrollo define el alcance del sistema a desarrollar. de operación y otros de factibilidad para determinar. Estos paquetes le permiten al gerente del proyecto y al equipo planear y controlar los proyectos en una forma completamente interactiva. 5. Se compran equipos. 3. los programas y la base de datos a un nivel alto. 6. . El CVDS consiste en un grupo de fases o pasos que es necesario completar durante el transcurso de un proyecto de desarrollo. Se puede comprar una amplia variedad de paquetes de programas de computación para la administración de proyectos a precios accesibles. Diseño del sistema. Se lleva a la práctica el sistema real. estudia el sistema ya existente (que pudiera ser manual) y define las necesidades del usuario. Después se evalúa cada una de estas alternativas y se selecciona la mejor para un diseño y desarrollo adicional. máquinas de cajeros automáticos y sistemas de facturación. para la planeación de la administración del proyecto. Se recopila y analiza información y se definen con claridad los problemas y las oportunidades. Definición del problema.acepta datos como entrada. 2. procesa los datos y produce información útil para los usuarios. Los sistemas de información incluyen sistemas computarizados de entrada de pedidos.

incluyendo horas. otra tarea se tiene que iniciar para tal día. el presupuesto o el personal. Manejar múltiples proyectos. . Comparar los costos reales con los presupuestados. por proyectos. horas trabajadas hasta ahora en el proyecto y fechas próximas de vacaciones. los sindicatos no permiten que más de dos personas trabajen los fines de semana. Trabajar en línea y responder rápidamente a cambios en el programa. Establecer las interdependencias entre tareas. La interfase con otros paquetes de programas de computación. días. Detectar conflictos -por ejemplo. como hojas de cálculo y bases de datos. Trabajar con diversas escalas de tiempo. Manejar ciertas limitantes -por ejemplo. una tarea no se puede iniciar antes de una cierta fecha. Clasificar la información en varias formas -por ejemplo. fines de semana y días de vacaciones de los miembros en los sistemas de calendarios de la compañía. Manejar los turnos de los trabajadores (diurno. incluyendo sus tasas de remuneración. por miembros del equipo o por paquetes de trabajo. recursos asignados en exceso y conflictos de tiempo. semanas. vespertino y nocturno). Supervisar y pronosticar presupuestos.Las características comunes de los programas de computación para la administración de proyectos le permiten al usuario:                  Crear relaciones de tareas con sus duraciones estimadas. Elaborar una amplia variedad de informes. Mostrar la información en diversas formas incluyendo gráficas de Gantt y diagramas de red. meses y años. Dar seguimiznto a los miembros del equipo. Incluir los días de fiesta.