1 - Manual de Procedimientos Administrativos

Alianza por la nutricin en Cajamarca PREDECI
Coordinacin de Administracin y Finanzas
ASOCIACION LOS ANDES DE

CAJAMARCA - ALAC
PROGRAMA ALIANZA POR LA NUTRICION EN CAJAMARCA - PREDECI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTO DE TRABAJO
Equipo de trabajo
Cajamarca - 2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCION
ANTEDECEDENTES
a. La Administracin de los Recursos del proyecto, de acuerdo a los
convenios suscritos y acordados por el CDT, lo realiza la Asociacin Los
Andes de Cajamarca, por lo tanto es obligatoria el cumplimiento de las
polticas.
b. Los procedimientos administrativos que no incluya dentro de las polticas
de ALAC, la Coordinacin de Administracin y Finanzas del ALIANZA
PREDECI, propondr como consideraciones adicionales a las polticas de
ALAC.
c. Identificar y buscar permanentemente indicadores de eficiencia, que
permita ser una propuesta tcnica y econmicamente viable para la
intervencin del proyecto.
I. OBJETIVOS
1.- Brindar los lineamientos generales en la aplicacin de los procesos
administrativos en el programa Alianza por la nutricin en Cajamarca
PREDECI.
2.- Promover el cumplimiento de las polticas de ALAC ALIANZA PREDECI.
3.- Asegurar de forma oportuna, con calidad y precios razonables los bienes y
servicios.
4.- Involucramiento en los procesos de la ejecucin de proyectos, a travs del
seguimiento de la ejecucin de los presupuestos y su uso.
5.- Promover un uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros
en la ejecucin del programa.
II. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1.2.3.4.5.-
Recursos Humanos
Finanzas y pagos
Logstica
Servicios generales
Presupuestos
III DESARROLLO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

3.1.- RECURSOS HUMANOS.- Administrar adecuadamente los procesos de
seleccin, identificacin, contratacin, gestin, clima laboral y evaluacin del
personal en el Programa, cuyo recurso es considerado uno de los ms
importantes dentro de la organizacin.

Organigrama Institucional del ALIANZA DECI

Poltica No ALAC-003
ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCA

Poltica de Control de Personal
Autorizado:
_______________
________________
VIOLETA VIGO VARGAS
Fecha de Aprobacin:
Noviembre 2009
Preparado por:
_________________________________
ALEJANDRO JUSTINIANO L.V.
Control de personal
I. OBJETIVO
Cumplir con las normas legales vigentes en cuanto a derecho laboral, para a
travs de ello conseguir:
a) Proporcionar a los trabajadores todos los beneficios y facilidades que la ley
determine.
b) Llevar un control de los tipos de contrato con los trabajadores de ALAC
c) Cumplir con la ley.
II. ALCANCE
Se aplica a todos los trabajadores de ALAC, independientemente del tipo de

contrato que mantengan con ALAC
PROCEDIMIENTOS
A) DEL PERSONAL ESTABLE
1) Todo el personal de planilla que labora en la Asociacin Los Andes de Cajamarca,
deber contar con un Contrato de Trabajo a plazo determinado (Formato ).
2) Los Contratos de Trabajo debern ser registrados y comunicados al Ministerio de
Trabajo, en los plazos establecidos de acuerdo a Ley.
3) La Asociacin Los Andes de Cajamarca, en lo relacionado al personal de planilla,
cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Deber afiliar al trabajador a una Administradora de Fondo de Pensiones (AFP),

de eleccin del trabajador.
b) Deber registrar al trabajador en ESSALUD.
c) Se aperturar al trabajador una cuenta de CTS (Compensacin por Tiempo de
Servicio) en la institucin Financiera que el trabajador elija.
d) Se contratar una pliza de seguro de vida. El pago de la prima de este seguro,
correr por cuenta del trabajador (Opcional-Alianza Predeci)
e) Se afiliar al trabajador a un sistema de seguro privado de salud, cuyo pago
ser efectuado por el trabajador (Opcional no considera el presupuesto).
f)
Se entregar al trabajador una Boleta de Pago, de acuerdo a especificaciones

legales vigentes, en la que deber figurar el detalle de sus Ingresos, sus
Deducciones y las Aportaciones de su empleador. La Boleta de Pago se emitir
mensualmente.
g) Se entregar al trabajador un Certificado de Depsito de CTS, el mismo que se

emitir de acuerdo a los plazos establecidos por ley para efectuar los
depsitos.
El plazo para dar cumplimiento a los procedimientos de los puntos a,b,c,d, y e no
puede ser mayor de 04 das hbiles de haber integrado al trabajador a la planilla
de Asociacin Los Andes. En caso que el trabajador ya est afiliado a estas
instituciones, deber comunicar a la Coordinacin Administrativa y de Finanzas de
Asociacin Los Andes sus cdigos de afiliacin y cuenta bancaria, en un plazo no
mayor de 24 horas.
Para el caso del seguro de vida el trabajador dejar en custodia (Opcional), en
sobre lacrado, al rea de Coordinacin y Finanzas, los nombres de los
beneficiarios de su seguro de vida. Este sobre slo podr ser abierto en caso de
fallecimiento del trabajador, bajo responsabilidad de la CAF.
4) Todo el personal de planilla que labore para la Asociacin Los Andes (ALIANZA
PREDECI), deber contar con un file personal, en el que se llevar y controlar el
record de desempeo laboral. Entre los documentos bsicos que debe incluir este
file, tenemos:
Ficha Personal del Trabajador (Form.E).

Copia del Documento Nacional de Identidad.
Certificado Domiciliario.
Copia Fotosttica legalizada de Ttulo Profesional.
Copia Fotosttica de Constancia (s) Estudios realizados previos a su ingreso a
la planilla de ALAC.
Copia Fotosttica de Constancia (s) de trabajos anteriores a su ingreso a la
planilla de ALAC.
Copia de Credencial de ESSALUD o N de Autogenerado.
Copia de Contrato de Afiliacin a la AFP o N de CUSPP.

Copia de Certificado de Retenciones de 5ta Categora del presente ao (para

el caso de trabajadores emigrados de planillas anteriores).
Copia de Licencia de conducir, si la posee.
Documentacin requerida por ESSALUD para asegurar a los hijos, a cnyuge
o concubina (o).
Estos files debern ser actualizados, semestralmente, perodos en los que se irn
incluyendo documentos adicionales como exmenes mdicos, cursos de
actualizacin, cursos complementarios de capacitacin, permisos, licencias, record
de vacaciones y otros de aplicacin en este rubro.
5) Al trmino de cada ao de contratacin se deber elaborar un Cronograma
Vacacional, de cada trabajador, para el ao siguiente, debindose cumplir antes
del vencimiento de un nuevo ao de contrato. Cualquier modificacin al perodo
consignado en el Rol Vacacional deber ser comunicado a la Coordinacin
Administrativa y de Finanzas, al menos con 30 das de anticipacin.
6) En el rol vacacional, las vacaciones deben de solicitarse por periodos no menores
a una semana y debe de considerarse que podrn ser de acuerdo a los siguientes
plazos:
Por 07 das
Por 15 das
Por 21 das
Por 30 das
7) Todas las ausencias del personal debern ser justificadas, cualquiera sea su
naturaleza. En el caso de ausencias por enfermedad que superen los tres das,
stas debern justificarse con Certificado Mdico emitido en formato oficial. Dicho
formato deber ser alcanzado a la Coordinacin Administrativa y de Finanzas, en
un plazo mximo de 24 horas. En caso de ausencias por motivos personales y/o
familiares, stos debern ser solicitados a travs de documento o va email, a la
Direccin Ejecutiva (Gerencia o Jefe inmediato), la misma que si considera la
procedencia de la solicitud, dar su autorizacin indicando si el permiso se
compensar, se descontar o ser a cuenta de vacaciones. La solicitud deber ser
tramitada por lo menos con 72 horas de anticipacin y una vez aprobada, ser
tramitada a la Coordinacin Administrativa y de Finanzas para procesar su
tratamiento administrativo y contable y su archivo en el File Personal del
trabajador.
En caso de ausencias por enfermedad que se prolonguen por ms de 21 das,
stas debern ser justificadas por un Certificado de Incapacidad Temporal para el
Trabajo (CITT), emitido por ESSALUD, de forma que pueda subsidiarse el pago de
trabajador y efectuar el reclamo posterior a dicha Institucin.
De igual forma, se proceder para el caso de ausencias de pre y post natal.
8) El personal que haya laborado en das feriados o domingos, deber comunicarlo al
rea de Coordinacin Administrativa y de Finanzas, con el propsito de mantener
el record de estos das, y previa coordinacin con la Direccin Ejecutiva
(Gerencia), se establezcan fechas de compensacin.

9) La asistencia al centro de labores quedar registrada en el formato de Ingresos y

Salidas del personal, el cual deber de llevar la firma del trabajador. Considerando
las disposiciones del Ministerio de Trabajo, referidas a las horas a trabajar por
semana.
B) DEL PERSONAL DE APOYO
1) Se considera personal de apoyo a todo aquel que realice labores que por su
naturaleza sean de soporte o complemento a las del personal estable de
Asociacin Los Andes, tales como: personal de vigilancia, personal de limpieza,
entre otros.
2) Este personal no figurar en la planilla de Asociacin Los Andes y sus servicios
sern proporcionados a travs de empresas de servicios, contratistas o
cooperativas, que se encuentren de acuerdo a las normas laborales vigentes,
dentro de la clasificacin de empresas de intermediacin laboral.
3) Las empresas de servicios, contratistas o cooperativas asumirn la
responsabilidad del pago de la Planilla de este personal y todas las que de ella se
deriven, tales como: Elaboracin de Contrato de Trabajo, inscripcin en el
Ministerio de Trabajo, afiliacin de AFP y ESSALUD, apertura de cuenta de CTS y
los pagos que corresponden por las cargas sociales e impuestos que la planilla
genere.
4) La empresa de servicios, contratista o cooperativa, proceder a facturar a
Asociacin Los Andes por el costo de la planilla mensual del personal requerido,
adjuntando a la Factura el detalle de los pagos efectuados por ESSALUD, CTS y
AFP de los trabajadores, del mes anterior al que se est facturando.
5) Asociacin Los Andes de Cajamarca, mantendr un archivo especial para la
documentacin sustentatoria del manejo del personal que trabaja para ella, a
travs de estas empresas, de forma que se tenga un seguimiento actualizado del
servicio.
6) Todos los trabajadores que laboren para Asociacin Los Andes de Cajamarca a
travs de las empresas de servicio, contratistas o cooperativas, debern llenar las
Fichas Personales que son de aplicacin para el personal estable y archivadas en
el file de cada una de las empresas establecidas.
C) DE LOS CONSULTORES
1) Los consultores debern tener un Contrato de Locacin de Servicios (Formato).
2) La CAF deber verificar con la SUNAT si el RUC de cada consultor figura como
activo y si se encuentra como contribuyente habido o no habido.

Consideraciones adicionales en Recursos Humanos

1.- Los requerimientos de personal se solicitarn a travs de la Coordinacin de
Administracin, con copia a Recursos Humanos, debidamente autorizado y los
mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el presupuesto
correspondiente.
2.- Las Modalidades con que se cuenta en el proyecto son: Quinta Categora
(Planilla), Cuarta Categora (Consultoras) y Tercera Categora (Empresas).
2.1 Quinta categora o en Planilla.- Para la contratacin de personal nuevo,
se presentar el requerimiento debidamente autorizado (Formato), tomando en
cuenta lo siguiente:
- Proceso de seleccin (se incluir un acta con los puntajes y plazas a cubrir)
- Curriculum documentado,
- Formatos establecidos para el registro
- Contrato debidamente firmado
- Seguro ESSALUD o privado contra accidentes.
Para Renovaciones.- Se constituir un comit de evaluacin para proceder,
integrado por:
- Gerente
- Jefe de Equipo Tcnico
- Coordinadores del componente, segn corresponda.
- Supervisores
- Administracin y/o Recursos Humanos.
Para lo cual existir un formato
Para Inasistencias.- Todo el personal deber comunicar a su jefe inmediato
para contar con el permiso sea cual fuere el motivo, con una anticipacin de 72
horas y por escrito, caso contrario se proceder al descuento correspondiente
en el mes de ocurrido en hecho.
Para Renuncias.- Todo el personal deber comunicar a su jefe inmediato, con
una anticipacin de 30 das calendarios para solicitarlo, por escrito, y el Jefe
Inmediato comunicar a las instancias correspondientes, para darle el trmite.
2.2. Cuarta Categora o consultoras.- La necesidad debe de estar en el
POA y contar con presupuesto, y es necesario:
- Termino de referencia (Formato nico), las diferencias en una consultora,
sern: Rigurosidad tcnica, Producto especfico (Propuesta Tcnica), Monto, los
mismos que se explicarn en la poltica de consultoras con ms detalle.
- Proceso de seleccin dependiendo de los montos
- Curriculum Vitae no documentado
- Contrato firmado
2.3. Tercera Categora o empresas.- La necesidad debe de estar en el POA
y contar con presupuesto, y es necesario:

- Termino de referencia (Formato nico), las diferencias en una consultora,

sern: Rigurosidad tcnica, Producto especfico (Propuesta Tcnica), Montos, los
mismos que se explicarn en la poltica de consultoras con ms detalle.
- Proceso de seleccin
- Curriculum Vitae no documentado
- Contrato firmado
3.- El horario de trabajo establecido por ALAC, es de conocimiento de todo el
personal:
- Los das de trabajo son de Lunes a viernes
- El horario de la maana es: Ingreso 8:00 am Hasta la 1:00pm
- El horario de la tarde es: Ingreso 2:30 am Hasta la 6:00pm
A excepcin del da Viernes la salida es las 5:00pm.
Los trabajadores tendrn el deber de firmar su registro de asistencia de
acuerdo al tipo de contrato pactado entre el empleador y el trabajador, sea
este fiscalizado o no fiscalizado.
4.- Por medidas de seguridad las Oficinas se cerraran a las 9:00 pm, ningn
personal podr quedarse pasada esta hora por medidas de seguridad.
Asimismo, el personal es conocedor del horario de trabajo, cualquier trabajo
fuera de las horas sealadas, tendr una autorizacin por escrito por la
gerencia con copia a la Administracin
5.- Para los das sbados y feriados, para lo cual ser necesaria una
autorizacin de los coordinadores correspondientes con visto bueno de
Gerencia y Jefe de Equipo Tcnico, con copia a Administracin, los mismos que
sern solicitados con anticipacin de 24 horas, como sigue:
- Correo solicitando el personal que laborar
- Describir las actividades especficas a desarrollar
- Mencionar la modalidad, compensacin u otro concepto.
6.- Los cronogramas de trabajo, sern entregados en magntico va correo, a la
siguiente
direccin:
hugo.guerra@predeci.org.pe,
con
copia
de:
Deysi.sanchez@predeci.org.pe el mismo que debe de estar aprobado por las
instancias correspondientes (Coordinadores y Jefe de Equipo Tcnico). Para
conocimiento del Recursos Humanos y la Gerencia.7. Los procesos de induccin ser programados por el rea de R.R.H.H, los
participantes tienen el compromiso de participar en este, en caso no poder
debern designar a otra persona (Especialista, Supervisor o persona idnea
para reemplazarlo).
8. Los supervisores brindarn un espacio de 30 minutos durante las reuniones
mensuales para tratar temas administrativos con los facilitadores, pudiendo de
esta manera regularizar los pendientes como sus seguros, entrega de boletas,
firma de contratos, comunicaciones institucionales, entre otros. Si el caso fuera
necesario ms tiempo, la CAF coordinar con cada Supervisor
anticipadamente.

9. Los supervisores, coordinadores, o jefe de equipo, solicitarn apoyo a RR.HH.

para programar visitas domiciliarias al personal que tenga alguna dificultad
relacionado al trabajo.
10. Se deber gestionar de manera obligatoria para los trabajadores que no
cuenten como centro asistencias de ESSALUD a la ciudad de Cajamarca su
adscripcin en el H.II. Cajamarca, este trmite se realizar en bloque cada 4
meses para cada trabajador.
11. Se dictarn charlas de seguridad y otros temas de inters para el personal
para optimizar su trabajo en campo y oficina, esto se coordinar en las
reuniones mensuales.
12. El supervisor apoyar a Recursos Humanos en la vigilancia de la seguridad,
asistencia, incidentes del trabajador y entre otros, el mismo que se reportar
oportunamente.
13. Es responsabilidad del trabajador el informar al rea de administracin su
cambio de AFP o banco (en su cuenta de CTS), dicha comunicacin deber
realizarla dentro de las 24 horas de realizarla mediante un documento o e-mail,
que deber ser recepcionada y confirmada.
14. Es responsabilidad del trabajador la activacin de los seguros de sus
derechohabientes, el canje de sus certificados mdicos particulares por CITTs y
lactancias, el empleador los guiar y apoyar en dichos trmites brindndoles
todos los documentos necesarios.

3.2.- FINANZAS.- Este proceso est referido a la administracin de los

recursos financieros con que cuenta el programa, para el cumplimiento de los
objetivos, as como los procesos de anticipo, entrega, rendiciones, pagos de los
usuarios y proveedores.
Polticas No ALAC-001 : Administracin y manejo de fondos
Procedimientos Manejo y Administracin de
Fondos
Autorizado:
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VIOLETA VIGO VARGAS
Fecha de Aprobacin:
Noviembre 2009
Preparado por:
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Manejo y Administracin de Fondos

I. OBJETIVO
Establecer de manera clara, informacin sobre el manejo y control de las cuentas

bancarias de ALAC; esto permitir
a) Una mejor administracin de los fondos asignados.
b) Poder presentar informacin clara y oportuna
II. ALCANCE
Se aplica a todas las actividades relacionadas a pagos y desembolsos de

ALAC.
PROCEDIMIENTOS
1.- Asociacin Los Andes de Cajamarca administrar y controlar el uso de sus fondos a
travs de una entidad financiera. Para ello aperturar dos (02) cuentas corrientes, en la
institucin bancaria que, por su servicio personalizado y manejo de operaciones, sea
ms adecuada para la administracin de los mismos.
2.-. Las cuentas corrientes aperturadas debern ser: una en moneda nacional y la otra en
dlares americanos. Se registrarn como firmas autorizadas para estas cuentas, las
siguientes:
Firma A
Firma A
Firma B
: Violeta Vigo Vargas.

: Javier Velarde
: Carlos Santa Cruz.

3.- Todas las transacciones financieras y comerciales que efecte la Asociacin Los
Andes se canalizarn a travs de la Institucin Bancaria elegida para este fin, girando
para ello los correspondientes cheques u rdenes de transferencia de fondos a las
cuentas corrientes o de ahorro, de sus acreedores. En ningn caso los pagos que son de
cargo de la Asociacin Los Andes, se efectuarn con fondos personales de su Director
Ejecutivo, o de sus trabajadores.
Tanto los cheques como las transferencias,
pueden ser:
debern realizarse con dos firmas,
que
02 firmas A.
01 firma A y una B.
4.- El Fondo Intangible con el que la Asociacin garantizar su sostenibilidad en el largo

plazo, se operar a travs de la modalidad de Fideicomiso, en la Institucin Financiera
que proporcione la mejor garanta de un manejo rentable y adecuado para este FONDO.
Tanto los cheques como las transferencias de este Fideicomiso se manejar con firmas
mancomunadas, que pueden ser dos (02) de las siguientes firmas:
Violeta Vigo Vargas

Guido Castillo Olazbal
Javier Velarde
Carlos Santa Cruz
Ral Benavides
Las cuentas corrientes establecidas en el punto 2, tambin podrn ser manejadas bajo
esta modalidad, si as lo dispone el Directorio.
5.- Asociacin Los Andes de Cajamarca, efectuar el pago de sus obligaciones con
terceros, una sola vez por semana, estableciendo para ello como da de pago el Viernes
Los pagos se realizarn con cheque o con transferencia a cuentas corrientes o de ahorro
de los mismos.
6.- Asociacin Los Andes de Cajamarca, tendr acceso va Internet o Tarjeta Empresarial,
al movimiento y consulta de saldos de las cuentas corrientes aperturadas, lo que permitir
tener informacin actualizada sobre la disponibilidad de fondos, diariamente.
7.- Se efectuarn Conciliaciones Bancarias mensuales por cada cuenta corriente
aperturada para la administracin y control de los Fondos de la Asociacin Los Andes de
Cajamarca.

Polticas No ALAC-002 : Caja Chica

Poltica de Control de Caja chica
Autorizado:
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VIOLETA VIGO VARGAS
Fecha de Aprobacin:
Noviembre 2009
Preparado por:
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Control de Caja chica

I. OBJETIVO
Establecer las pautas para el manejo, rendiciones y reembolsos a travs de la caja chica
de ALAC, con ello se lograr:
a) Dinamizar los procesos inherentes de caja chica
b) Hacer de conocimiento de todo el personal, el proceso de reembolso y gastos de
caja chica.
c) Conocer los niveles de autorizacin.
II. ALCANCE
Caja Chica constituye un fondo fijo suficiente para cubrir las necesidades menores y
recurrentes de la Asociacin Los Andes de Cajamarca (ALIANZA PREDECI), en cuyo
manejo deber seguirse los procedimientos y controles de ALAC para asegurar que los
fondos de Caja Chica se usen de acuerdo a la poltica de autorizacin y de aprobacin de
la Asociacin.
PROCEDIMIENTOS
1) La Direccin Ejecutiva de la Asociacin Los Andes, designar, a travs de
documento, a la persona responsable del manejo de La Caja Chica.
2) El importe total de Caja Chica asciende a S/. 2,000 (Dos Mil y 00/100 Nuevos
Soles).
3) Se pagarn por Caja Chica, nicamente:
Todo pago igual o menor a S/. 200.00 (10% del importe total de Caja Chica)
es decir, pagos de menor cuanta que necesitan realizarse de manera
inmediata o para los cuales resulta ineficiente procesar una transaccin a
travs del procedimiento normal de cuentas por pagar.

4) Ninguna obligacin mayor a S/. 200.00, podr pagarse con fondos de Caja Chica,
salvo excepciones debidamente justificadas y con la autorizacin por anticipado de
la Direccin Ejecutiva y/o la Coordinacin de Administracin y Finanzas.
5) Los Comprobantes de Pago deben ser emitidos correctamente a nombre de
ASOCIACION LOS ANDES DE CAJAMARCA, RUC 20495602223, direccin Jr.
LOS SAUCES 470 Urb. El Ingenio; no se aceptar ningn comprobante que no
est bien emitido. Los fondos de Caja Chica no debern usarse para pagos en los
que haya retencin de impuestos.
6) Los Fondos de Caja Chica pueden usarse solamente en Nuevos Soles.
7) No se permite que el responsable de Caja Chica cambie cualquier moneda
extranjera, incluyendo Dlares Americanos, con los fondos de La Caja Chica.
8) No se aceptarn gastos personales como comprobantes para reembolsos de Caja
Chica.
9) Todos los gastos efectuados por Caja Chica, debern sustentarse
con
Comprobantes de Pago vlidos de acuerdo a la normatividad vigente: Boletas de
Venta, Facturas, Recibos por Honorarios y Declaraciones Juradas , los mismos
que deben tener la aprobacin de la Direccin Ejecutiva de ALAC (Gerencia) o de
la Coordinacin de Administracin y Finanzas, previo a su rendicin para
reposicin.
10) En caso que fuera necesario solicitar fondos para efectuar compras menores, de
las que se alcanzar comprobante de pago vlido posteriormente, los fondos
sern entregados al solicitante como un anticipo y el documento sustentatorio de
este egreso ser el Formato denominado PROVISIONAL (Formato), el mismo
que deber ser regularizado en un plazo no mayor de 48 horas y deber tener la
firma de autorizacin de la CAF. En caso que el provisional sea solicitado por la
CAF, ste deber ser autorizado por la Direccin Ejecutiva (Gerencia).
11) La reposicin de Caja Chica deber efectuarse como mnimo una vez al mes, con
el propsito que los desembolsos efectuados por Caja Chica, sean registrados
oportunamente, dentro de la Contabilidad de la Asociacin Los Andes y para
confirmar que los fondos de Caja Chica estn conciliados de manera rutinaria y
con frecuencia.
12) En todo momento, el monto de efectivo del fondo de Caja Chica ms los
comprobantes de pago por desembolsos deber ser igual al monto autorizado del
fondo de Caja Chica.
13) Los documentos que sustenten los gastos de Caja Chica debern ser presentados
a travs de la HOJA RESUMEN DE RENDICION DE GASTOS DE CAJA CHICA
en la que se ordenar de manera correlativa, de acuerdo a la fecha de emisin,
todos los comprobantes sustentatorios (Form. B). Esta Hoja Resumen deber
tener la firma de la persona responsable del manejo de la Caja Chica, con la firma
de revisin de la CAF y la aprobacin de la Direccin Ejecutiva (Gerencia), para
posteriormente, pasar a Contabilidad.

14) Cada uno de los Comprobantes de Pago contenidos en la Hoja Resumen de

Rendicin de Gastos de Caja Chica debern tener un sello que indique PAGADO
consignando la firma, nombre y DNI de la persona que realiz el gasto; as mismo
debe indicar el motivo del gasto, cdigo de afectacin presupuestal y firma
autorizada, la misma que ser la de la Direccin Ejecutiva (Gerencia) y/o de la
CAF.
15) La reposicin de Caja Chica por el importe rendido, se efectuar a travs del giro
de un cheque o transferencia a nombre del responsable de la Caja Chica.
16) En caso que el Fondo de Caja Chica sufra un incremento en el importe
establecido, ste deber ser solicitado por el rea de Coordinacin de
Administracin y Finanzas (del ALIANZA PREDECI), a la Direccin Ejecutiva de la
Asociacin, a travs de documento, estableciendo las razones de tal solicitud. Si la
solicitud es procedente y la Direccin Ejecutiva aprueba lo requerido, el
documento regresar al rea de Coordinacin Administrativa y de Finanzas
(ALAC), para la coordinacin de los registros contables pertinentes.
17) La CAF tiene la responsabilidad de efectuar arqueos de Caja sorpresivos, dejando
a su potestad decidir el da y la hora en que se realizarn. Estos arqueos debern
realizarse como mnimo una vez cada 03 meses, registrando los resultados en los
formatos establecidos para este fin (Formato). Una vez finalizado el arqueo de
Caja Chica, todo ajuste deber ser informado a la Direccin Ejecutiva (Gerencia ) y
a Contabilidad.
18) La CAF deber asegurarse que el reembolso de Caja Chica se efecte como
mximo dentro de los 05 das posteriores a su solicitud.
19) El fondo de Caja Chica es un fondo de anticipo el Balance General, en el Libro
Mayor en Nuevos Soles de la Asociacin, para esos fondos, no debe cambiar
excepto cuando los montos autorizados de los fondos de Caja Chica sean
modificados.

Poltica No ALAC-005 : Anticipos para gastos de viaje

Poltica Anticipos para gastos de viaje
Autorizado:
_______________
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VIOLETA VIGO VARGAS
Fecha de Aprobacin:
Noviembre 2009
Preparado por:
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Anticipos para gastos de viaje

I. OBJETIVO
Proporcionar las pautas para poder rendir los gastos oportunamente y de

acuerdo lo establecido por ALAC y la normatividad vigente. Con ello se lograr:
d) Hacer gil y eficiente el proceso
e) Evidenciar un proceso claro y transparente
f) Conocer los niveles de autorizacin.
II. ALCANCE
Se aplica a todos los trabajadores de ALAC (ALIANZA PREDECI), que por la

naturaleza de sus funciones, deben de efectuar gastos de viaje y sustentarlos
con los comprobantes respectivos.
PROCEDIMIENTOS
1) Los anticipos a rendir se solicitarn a travs de email o carta dirigida a la Direccin
Ejecutiva (Gerencia). Una vez aprobada la solicitud, pasa al rea de Coordinacin
Administrativa y de Finanzas y se procede al giro del Cheque o transferencia bancaria.
2) Los anticipos debern ser rendidos en un plazo no mayor de 03 das hbiles luego de
realizado el viaje o evento para el que fueron solicitados los fondos. La rendicin se
realizar en el formato de Rendicin de Gastos (Formato), en el cual se deber
detallar los gastos efectuados ordenando los comprobantes de pago de acuerdo a la
fecha de su emisin. La rendicin de gastos ser revisada por el rea de
Administracin y Finanzas y pasar a la Direccin Ejecutiva/Gerencia para su
aprobacin.
3) En caso que la persona a la que se le otorg el anticipo, tuviera un saldo a devolver,
ste deber ser depositado en las cuentas corrientes de la Asociacin, de acuerdo a la
moneda (dlares o soles). Los nmeros de estas cuentas debern ser proporcionadas
por la CAF.

4) En caso de solicitar un reembolso, ste se efectuar con cheque o transferencia

bancaria, si el importe supera los S/ 200.00, o por Caja Chica, si el importe de
reembolso es igual o menor a S/. 200.00.
5) Los gastos debern ser sustentados con comprobantes de pago vlido para efectos
contables y tributarios.
6) En caso de rendir gastos con Declaracin Jurada (Formato), el importe total de los
mismos no podrn exceder el 10% del importe rendido, salvo casos excepcionales
como aquellos en el que los gastos fueron efectuados en lugares aislados y que los
proveedores no cuenten con el debido comprobante.
7) Los siguientes son gastos que SI son reembolsables por la Asociacin:
Alquiler de vehculos si la naturaleza del viaje por reunin de trabajo, evento o

capacitacin-actualizacin y la ubicacin del lugar de su realizacin es tal, que
otro medio de transporte no est disponible, no es prctico o producira un gasto
mayor.
Peajes, gastos de estacionamiento y combustible del automvil de uso personal de
los colaboradores de la Asociacin, siempre y cuando el viaje por reunin de
trabajo, evento o capacitacin-actualizacin, redunde en beneficio de las
actividades o en el cumplimiento de los objetivos y metas de la Asociacin.
Gastos de Taxi, buses u otro medio de transporte pblico local usados hacia o
desde lugares de la reunin de trabajo, evento o capacitacin-actualizacin al
hotel, aeropuerto o estacin de tren, efectuados durante la realizacin de los
mismos.
Gastos de alojamiento en lugares de la reunin de trabajo, evento o capacitacinactualizacin, efectuados durante la realizacin de los mismos, siempre que el
evento lo amerite y que hayan sido coordinados con la Asociacin).
Gastos por adquisicin de pasajes terrestres, siempre y cuando hayan sido
coordinados previamente con la Asociacin.
Costo real por comidas o bebidas (no alcohlicas), incluyendo propinas con un
mximo de 10%, el cual deber ser razonable teniendo en consideracin la
condicin de la reunin de trabajo, evento o capacitacin-actualizacin. Los
comprobantes de pago que sustenten este tipo de gasto, debern presentar en
forma detallada, el consumo.
Gastos de personas no empleadas por la Asociacin pero que por las funciones
que realizan o por su representatividad dentro de la comunidad, tienen influencia
en sus actividades.
Impuestos aeroportuarios.
Gastos necesarios y razonables para obtener visa por viaje para acudir a
reuniones de trabajo, eventos o capacitacin-actualizacin.
Gastos de llamadas telefnicas, efectuadas durante el viaje para acudir a
reuniones de trabajo, eventos o capacitacin-actualizacin.
8) Los siguientes son gastos que NO son reembolsables por la Asociacin:
Programas de millas de viajero frecuente.

Costo de alquiler paquete promocional o programa de promocin similar en lneas

areas.
Alojamiento por das extra no laborables.
Entretenimiento personal del empleado como: cines, juegos, casinos, green fees,
que se realicen durante el viaje para reunin, evento o capacitacin-actualizacin.
Dao o robo de bienes o efectos personales del empleado. Se pide a los
empleados no traer bienes personales a la oficina y no dejar bienes personales en
sus automviles durante su permanencia en la misma.
Alojamiento, transporte, comidas, etc. que estn incluidos dentro de un paquete
de entrenamiento, taller, conferencia, seminario cargado y pagado por la
Asociacin.
Compra de materiales como tiles de oficina, accesorios para computadora,
suscripciones, etc., la cual debe manejarse a travs de la CAF.
Gastos como por ejemplo compra de revistas, peridicos, cigarrillos,
medicamentos, recuerdos, etc.
9) Todos los documentos y comprobantes de pago que respalden la rendicin de gastos,

deben estar a nombre de la Asociacin Los Andes y no de sus colaboradores. Los
comprobantes y documentos que no cumplan con este requisito no sern aceptados
como gasto.
Consideraciones adicionales en Finanzas
1.- Los requerimientos de fondos se solicitarn a travs de la Coordinacin de
Administracin, con copia a la Asistencia Administrativa, debidamente
autorizado y los mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el
presupuesto correspondiente.
2.- La CAF enviar un cronograma mensual de actividades, para identificar
algunos plazos, como: Fecha de Pago, Recepcin de documentos para pago,
entre otros, el mismo que se adjunta.
3.- Todos los documentos contarn con una autorizacin y/o aprobacin, estos
niveles son:
- Los supervisores darn el visto bueno a los gastos de actividades y viticos en
campo, Los Coordinadores de cada componente aprobaran de acuerdo a los
montos establecidos, El Jefe de equipo tcnico, la Gerencia en caso que no
estn ninguno de los antes mencionados, Administracin har sus veces.
4.- Para solicitar anticipos, ser necesario:
- Formato de requerimiento o correo, debidamente autorizado por las
siguientes fuentes: FF370 USAID, FF380 CLINTON y Otros como una sola cuenta
PREDECI.
- Un Plan de actividades o formato, sustentando el motivo de los fondos.
- Todos los fondos se rendirn dentro del mes para ser considerado en el cierre
del mes, el mismo que tendr las siguientes formas:
a.- Adelanto de fondos para viticos o actividades, se solicitar en forma
separada, la ltima semana o la primera semana de cada mes, si hubiera
alguna necesidad dentro del mes, se podra solicitar la quincena como una
alternativa.

b.- Las rendiciones se efectuarn mensualmente excepcionalmente cada 15 de

cada mes. Los mismos que sern por las siguientes fuentes: FF370 USAID,
FF380 CLINTON y Otros como una sola cuenta PREDECI.
c.- Es importante que las rendiciones no pasen del mes de cierre, si por A o B,
no se ha culminado alguna actividades, se proceder a la devolucin, o
informar a Administracin del motivo porque no se rendir.
5.- Todo gasto se decepcionar con los siguientes cuidados para el pago:
a.- Factura, Boleta de Venta, Tkt, u otro comprobante autorizado por la SUNAT,
debidamente llenado a:
Nombre de: Asociacin Los Andes de Cajamarca
RUC No 20495602223, Direccin: Jr. Los Sauces No 470 Cajamarca.
b.- En el caso de las declaraciones juradas se recibirn solamente en lugares
donde no existan comprobantes y estos deben de estar debidamente firmados
por quien recibe el efectivo, firmado nombres y apellidos completos, DNI, y si
es posible una huella digital.
c.- Todo los gastos deben de estn debidamente sustentados, ya sea para las
rendiciones de actividades, rendiciones de viaje, caja chica (Formatos), entre
otros, as como la justificacin o el motivo del gasto, lugar o ubicacin para
donde se hace el gasto, el cdigo de la sub actividad a donde corresponde de
acuerdo al POA y este debe de contar con un presupuesto.
6.- En el caso del pago de consultoras, se efectuarn de la siguiente forma:
a.- Para pagos parciales, envo del formato de conformidad debidamente
aprobado, Informe en magntico va correo o CDROOM, En tanto el informe de
avance en fsico y en magntico se archivar en la coordinacin
correspondiente o la instancia que amerite su ubicacin.
b.- Para pagos totales, envo del formato de conformidad debidamente
aprobado, Informe en magntico va correo o CDROOM, En tanto el informe
final en fsico y en magntico se archivar en la coordinacin correspondiente o
la instancia que amerite su ubicacin, adems est tendr que contener
necesariamente toda las evidencias o medios de verificacin que respalden los
resultados alcanzados como productos de la consultora.
c.- Para el caso de contratos de locacin de servicios por menor cuanta ser
necesario el formato debidamente autorizado, especificando los productos
alcanzados.
7.- Los das de trmite para el caso de pagos ser de la siguiente forma:
Da Lunes: Se recibe documentos para pago en horas de Oficina (Asistencia
Administrativa)
Da Martes: Revisin de los documentos y procesamiento de los documentos
(Administracin)
Da Mircoles: Entrega de documentos a ALAC (Administracin)
Da Jueves: Procesamiento documentos de pago en ALAC
Da Viernes: Pago (Ya sea va tele crdito o Cheque) ALAC
8.- Para el caso de viticos se tendr una modificacin la misma que se
adicionar un informe para:
a. Cuando se trate de viaje a eventos especficos con invitacin, se presentar
el informe resumido, donde se detalla: Objetivo del viaje, Acciones, Resultados
logrados y la firma correspondiente.

b. Para el caso de rendiciones de viticos por el desarrollo de actividades de

campo, se presentar con un detalle de: Da por da, hora de salida, Hora de
retorno, mbito, Actividades realizadas.
9.- Para el caso de la gerencia, los adelantos de fondos para viticos se
solicitar con anticipacin, indicando el motivo de acuerdo al formato FN_02a,
y en la rendicin se aplicar el mismo formato para todo concepto,
adicionalmente presentar el informe resumido segn formato FN_02c. La
autorizacin para viajes de la gerencia tendr el visto bueno del presidente del
CDT con conocimiento de la Directora Ejecutiva de ALAC.
3.3.- LOGISTICA.- Este punto est referido a los procesos de la adquisicin de
bienes y servicios, para el normal desarrollo de las actividades (Compras,
Cotizaciones, rdenes de compra, Recojo de materiales, distribucin de
materiales, seguimiento en campo), entre otros.
Poltica No ALAC-004 : Procedimiento para adquisiciones

Procedimientos de Adquisiciones
Autorizado:
_______________
________________
VIOLETA VIGO VARGAS
Fecha de Aprobacin:
Noviembre 2009
Preparado por:
_________________________________
Procedimientos de Adquisiciones
I. OBJETIVO
Proporcionar a todo el personal informacin precisa y clara sobre el
procedimiento a seguir cuando se hacen requerimientos de bienes y/o servicios,
lo que permitir:
g) Hacer gil y eficiente el proceso
h) Evidenciar un proceso claro y transparente
i) Conocer los niveles de autorizacin.
II. ALCANCE
Se aplica a todas las actividades de compras que realiza ALAC.
PROCEDIMIENTOS
1) Asociacin Los Andes elaborar un registro de proveedores, de acuerdo a las
necesidades de materiales y servicios, que por su naturaleza se requiera. El

registro se ir implementando a travs de cartas de invitacin o correos

electrnicos dirigidos a los proveedores de la ciudad de Cajamarca o de otras
ciudades del territorio nacional, se considera tambin las cartas de presentacin
que directamente hacen llegar los proveedores, todos deben cumplir con los
requisitos formales necesarios para la atencin de los requerimientos de
Asociacin Los Andes, as como de disposicin y aceptacin de los trminos,
perodos y formas de pago establecidos por ALAC. La Coordinacin de
Administracin y Finanzas (CAF), tiene la responsabilidad de verificar con la
SUNAT (Superintendencia de Administracin Tributaria) si el nmero de RUC
(Registro nico del Contribuyente) del proveedor se encuentra activo y si figura
como proveedor habido, antes de incorporarlo al registro de proveedores.
2) El proceso de adquisicin de Bienes y Servicios, se iniciar con la solicitud de
compra que los clientes internos ingresen al sistema o a travs de un correo
electrnico dirigido a la CAF, indicando motivo de la compra, el detalle y
caractersticas del requerimiento, y partidas presupuestales a donde se afectar la
compra. Una vez aprobada la solicitud, la CAF proceder a iniciar el proceso de
adquisicin.
3) Las adquisiciones de bienes y servicios menores a S/ 1,650.00 (mil seiscientos
cincuenta y 00/100 nuevos soles), tendrn carcter de adquisicin directa y no
requerirn de cotizacin, ni de orden de compra, pero s de la solicitud de compra
de materiales/servicios y/o correo electrnico, debidamente revisado y aprobado
por la CAF
4) Las compras y/o adquisicin de servicios entre S/ 1,651.00 a S/.4,950, requerirn
de:
Solicitud de compra /(Servicio)

De dos (02) cotizaciones/(Propuestas) como mnimo, o ayuda memoria si no
las hubiera
Orden de compra. /(Contrato).
5) Las compras y/o adquisicin de bienes o servicios,

requerirn de:
superiores a S/. 4,951
Solicitud de compra /(Servicio).

Tres (03) cotizaciones (Propuestas) como mnimo, o ayuda memoria si no las
hubiera
Cuadro comparativo de cotizaciones.
Orden de compra /(Contrato).
6) Los niveles de autorizacin en el proceso de compras son:

Tipo de
documento
Montos S/.
Hasta 1,650
Ordenes
Compra
Firmas revisin
Comprador
de De
1,651 Comprador, CAF
hasta 4,950
Firmas
autorizacin
CAF
(Coordinadores)
CAF
(Jefe
de
Equipo)

A partir de Comprador, CAF

4,951
A partir de Solicitante,
de 4,951
comprador
Cuadro
comparativo
cotizaciones
Ayudas memorias A partir de Solicitante,
(Comit)
4,951.00
comprador
Direccin Ejecutiva
(Gerencia)
CAF (ALAC) y/o,
Direccin Ejecutiva
(Gerencia)
CAF,
Direccin
Ejecutiva (Gerencia)
7) Las adquisiciones se efectuarn a crdito hasta de 15 das, a excepcin de los

pagos de servicios de luz, agua, telfono, as como impuestos de SUNAT y pago
de cargas sociales y planillas, que se efectuarn en las fechas de sus
correspondientes vencimientos.
8) Los comprobantes de pagos generados por la adquisicin de bienes y servicios
debern ser presentados y/o tramitados por los proveedores en las oficinas de
ALAC, en el rea de Administracin, para que estos sean pagados los viernes de
cada semana.
Al momento de su presentacin los comprobantes de pago deben de llevar adjunto
lo siguiente:
Si es adquisicin de bienes, se adjuntar una copia de la Solicitud de
Materiales y/o de la Orden de Compra, segn el caso.
Si es adquisicin de Servicios, se adjuntar una copia del Contrato de
Locacin de Servicios.
Consideraciones adicionales en Logstica

1.- Los requerimientos de bienes y servicios se solicitarn a travs de la
Coordinacin de Administracin, con copia a la Asistencia Administrativa y/o
Logstica/Servicios Generales, debidamente autorizado y los mismos deben de
estar en el Plan Operativo y con el presupuesto correspondiente.
2.- Las fechas y formas para los requerimientos, sern:
a). Los pedidos de menor cuanta hasta S/.1,650 podr atenderse fuera del
plan de compras, debiendo hacer su pedido con anticipacin de 7 a 15 das
para ser atendido despus en la primera semana de cada Mes, siempre y
cuando el producto exista en el mercado local, caso contrario podra durar ms
tiempo.
b). Los pedidos que estn entre S/.1,651 hasta S/.4,950 se solicitar a
travs del plan de compras, el mismo que se realizar cada trimestre, para ser
atendido de acuerdo a las fechas de entrega de los usuarios, dependiendo de
la naturaleza del bien, en algunos casos los bienes a comprar pueden demorar
hasta 30 das, dependiendo de cada tipo de bien.
c). Montos mayores a 4,950 se desarrollar en el formato de Plan de
compras, los mismos que se desarrollarn en forma trimestral, y tendrn una
duracin de 30 das de plazo.
d). Los dems niveles de autorizacin se aplicar de acuerdo al cuadro de
aprobaciones de documentos de pago y compra de bienes y servicios.
e). Para casos que requiera un proceso de concurso en sobre cerrado podras
durar ms de 30 das, por la naturaleza del bien.

3.- Las compras efectuadas se harn entrega al solicitante con una gua de
remisin o Nota de Salida, porque para sustentar en parte administrativa
(Archivo en Administracin), despus el responsable de la solicitud sustentar
programticamente las entregas mediante una acta de entrega y/o Planilla
ya sea a las familias beneficiarias, Centros de Salud, puestos de salud, entre
otros, y estos deben de archivarse en cada coordinacin.
Nota importante.- en el caso que se entregue un bien a los establecimientos de
salud se cuidar que se registren patrimonialmente dentro de sus activos.
3.4.- SERVICIOS GENERALES.- Esta parte se refiere a los procesos de la

seguridad, mantenimiento de locales (Oficinas), mantenimiento de vehculos y
resguardo de equipos.
Poltica No ALAC-006 : Uso de vehculos y equipos
Poltica uso de Vehculos y Equipos
Autorizado:
_______________
________________
VIOLETA VIGO VARGAS
Fecha de Aprobacin:
Noviembre 2009
Preparado por:
_________________________________
Uso de Vehculos y Equipos

I. OBJETIVO
Informar al personal sobre los deberes y responsabilidades referidos al uso de
los vehculos y equipos asignados por ALAC, para poder:
j) Optimizar el uso de los equipos asignados.
k) Establecer responsabilidades para el uso adecuado.
II. ALCANCE
Se aplica a todos los trabajadores de ALAC que hagan usos de equipos y/o
vehculos, de acuerdo a las funciones desempeadas.
VEHICULOS

1. Asociacin Los Andes cuenta, para el normal desarrollo de sus actividades, con una
lista de unidades vehiculares, las mismas que estn a disposicin de los trabajadores
de ALAC de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y disponibilidad de estas
unidades.
2. El mantenimiento e inspeccin tcnica de las unidades vehiculares de ALAC estn a
cargo de la Asociacin.
3. Los vehculos de la Asociacin slo podrn ser manejados por personal de la
empresa, que cuenten con brevete. En caso que los consultores, contratados por los
Andes, requieran utilizar la camioneta, podrn hacerlo slo si tienen la autorizacin
expresa de la Direccin Ejecutiva y/o de la CAF y cuenten tambin con el brevete
correspondiente.
4. Los vehculos de los Andes debern ser utilizados nicamente para realizar
actividades relacionadas con el cumplimiento de planes y objetivos de la institucin y
bajo ningn caso podrn usarse para fines personales.
5. Todas las salidas de la camioneta, en das laborables, debern ser autorizadas por la
Direccin Ejecutiva y/o por la Coordinacin de Administracin y Finanzas. La
autorizacin de salida deber ser tramitada con el formato de Autorizacin de Salida
de Vehculo (Formato). Este formato se entregar al personal de vigilancia quienes
entregarn la llave al usuario y procedern al chequeo y verificacin de los tems
indicados, tanto a la salida como al regreso de la camioneta.
6. No se puede conducir en estado etlico, constituyendo esta falta causal de despido.
7. Las personas autorizadas a conducir estos vehculos sern los responsables de su
mantenimiento y conservacin, debiendo reportar cualquier desperfecto,
inmediatamente sea detectado, para realizar la reparacin respectiva. Este reporte
deber realizarse al personal de vigilancia quienes los registrarn en el formato de
Autorizacin del Salida de Vehculo, el mismo que ser entregado a la CAF al trmino
del servicio. La CAF deber tomar las acciones necesarias a fin de corregir el
desperfecto y garantizar el ptimo funcionamiento de los vehculos.
En caso que el desperfecto se debe a un mal uso o manejo del vehculo por parte del
conductor, ste se har responsable de su arreglo debiendo correr con los gastos en
que se incurra.
8. La CAF llevar un registro del kilometraje y del consumo de la gasolina de los
vehculos de Los Andes. Asimismo se llevar un registro individual de cada vehculo
en el que se consignarn todas las reparaciones, arreglos y mantenimientos
realizados.
9. El uso de la camioneta en fines de semana, deber contar con la autorizacin expresa
de la Direccin Ejecutiva. La autorizacin se solicitar utilizando el mismo formato que
para las salidas establecidas en el numeral 5 (Formato).
10. La salida de la camioneta a una zona diferente a la considerada como su mbito de
influencia de la Asociacin, deber contar con la autorizacin expresa de la Direccin

Ejecutiva. Para estas salidas se utilizarn los formatos establecidos en los tems
anteriores, segn el caso.
11. El personal que hace uso de los vehculos deber conducirlos respetando, cumpliendo
y tomando en cuenta todas las disposiciones establecidas en el reglamento de trnsito
y en el reglamento de seguridad de Minera Yanacocha. Si por alguna circunstancia los
vehculos sufren un choque o son infraccionados, el personal responsable de los
vehculos en el momento del percance, deber informar inmediatamente a la CAF.
Posteriormente, la CAF proceder a hacer las averiguaciones del caso y si el choque
o infraccin ha sido de responsabilidad del conductor, ste asumir el pago de los
desperfectos y de las multas.
12. Est totalmente prohibido transportar personas y/o carga en exceso en la tolva de la
camioneta.
13. La camioneta deber guardarse en la cochera de las oficinas de ALAC. Evitar el uso
de cocheras pblicas.
14. Los vehculos de Los Andes no podrn efectuar salidas por viaje a otras ciudades del
pas o al campo despus de las 6.00 p.m.
15. El uso de la camioneta deber ser solicitado con la debida anticipacin a la CAF a
travs de documento o correo electrnico para que sta pueda elaborar la
programacin semanal y tome las medidas del caso para las visitas al campo. La CAF
coordinar lo necesario para que el da previo a la salida, la camioneta rena las
condiciones tcnicas que garantice su buen funcionamiento.
EQUIPOS.
1. Los equipos de los Andes debern ser utilizados nicamente en actividades y eventos
relacionados con la Asociacin.
2. Los equipos slo podrn ser prestados a Minera Yanacocha u otras instituciones que
tengan vinculacin con la Asociacin, siempre que haya autorizacin expresa de la
Direccin Ejecutiva.
3. En caso que un evento o actividad se realice fuera de las instalaciones de los Andes,
los equipos podrn ser trasladados al lugar del evento, siempre y cuando exista
autorizacin expresa de la Direccin Ejecutiva y/o de la CAF, la misma que deber ser
tramitada con el formato adjunto a la presente (Formato).
4. La persona que figura en la autorizacin como responsable del equipo trasladado
deber encargarse de la conservacin y correcta manipulacin del mismo. Al trmino
del evento o actividad el responsable deber cerciorarse que el equipo se encuentre
en perfectas condiciones, que sea guardado y devuelto al local de ALAC. Cualquier
desperfecto que puedan haber sufrido los equipos deber ser informado a la CAF
inmediatamente que se hayan producido para tomar las medidas correctivas. En caso
que los equipos sufran dao debido a una mal manipulacin o descuido de la persona
responsable de su cuidado, el arreglo de los mismos correr por su cuenta.

5. Los equipos de Los Andes no deben permanecer ms de 24 horas despus de la

culminacin del evento o actividad sin ser devueltos a las instalaciones de la
Asociacin, bajo responsabilidad de la persona que gestion su salida.
6. El formato de autorizacin de salida de equipos, una vez aprobado, ser entregado en
vigilancia para el debido control.
Consideraciones adicionales en Servicios generales

1.- Los requerimientos de vehculos y servicios de mantenimiento se solicitarn
a travs de la Coordinacin de Administracin, con copia a Asistencia
Administrativa y/o Logstica/Servicios Generales, debidamente firmado y los
mismos deben de estar en el Plan Operativo y con el presupuesto
correspondiente.
Manejo de los vehculos en el proyecto
2.- Los cronogramas de uso de vehculos, se presentarn el ltimo viernes
laborable de cada fin de mes hasta las 5:00pm, vlido para el siguiente mes, el
mismo que excepcionalmente se podrn realizar ajustes los das viernes de
cada semana hasta las 17:00pm, vlido para la siguiente semana, estos sern
solicitados va correo o en formato, a la CAF con copia a la Asistencia
Administrativa y/o Servicios Generales, los mismos que debern contar con:
Lugar/Destino, Motivo/Justificacin, Acompaantes, SSGG ser quien consolida,
para pasarlo a las coordinaciones y al Jefe de Equipo Tcnico para su revisin y
aprobacin, quienes enviarn a la CAF con copia a los usuarios para su
aplicacin.
La distribucin de las movilidades se proceder, considerando los criterios de:
a. Rutas de recorrido,
b. Prioridad en las actividades
c. Costo beneficio en el uso
En resumen, las solicitudes se presentarn como sigue:
a. Presentacin a la CAF con copia a SSGG de acuerdo a las fechas
establecidas
b. Servicios Generales har el consolidado
c. Se remite a los coordinadores y Jefe de Equipo
d. Se revisa y se aprueba
e. Aprobacin de los cronogramas, para su devolucin a los interesados a
las 6:00pm

3.- Los conductores estn obligados a cumplir la poltica de vehculos,

asimismo est relacionado directamente con la disponibilidad presupuestal.
Tambin, es importante aclarar que contamos con un nmero de camionetas
para el uso, sin embargo se tiene un nmero de usuarios, estos hace que sea
necesario la programacin anticipada.
De acuerdo al presupuesto estimado para cada ao, existen promedios en
nmero de das y las rutas para salidas efectivas a campo, pasado este nmero
de das o rutas estarn sujetas a evaluacin con los Coordinadores, Jefe de
equipo tcnico y Gerencia.
4.- Todos los bienes del proyecto, sern debidamente registrados para su uso,
cualquier movimiento de Oficina u componente, sern comunicado a
Administracin, cada persona es responsable de los bienes entregados con los
cargos correspondientes.
5.- Por razones de distribucin se est implementando Oficinas zonales, los
mismos que se coordinar con cada Supervisor y Equipo Tcnico, para una
mejor distribucin, tanto de vehculos y mobiliario para cada oficina.

3.5.- Presupuestos.- Trata de la Formulacin, ejecucin, seguimiento, y

anlisis del presupuesto en el programa.
- Apoyar en la elaboracin de presupuestos en la formulacin de proyectos.
- Apoyar oportunamente en el proceso de consultas de codificaciones
presupuestal.
- Realizar el seguimiento de presupuestos, acompaado de anlisis detallado.
- Seguimiento a la codificacin de las actividades de todos los gastos
- Emitir reportes de la ejecucin presupuestal por cada fondo
- Revisin de los niveles de autorizacin y aprobacin
Consideraciones a tomar en cuenta
1.- Todos los pagos sern debidamente codificados presupuestalmente, por la
persona que hace uso de los fondos, los mismos que deben de contar con la
aprobacin correspondiente.
2.- Cada Coordinador es responsable de coordinar la adecuada ejecucin
presupuestal de cada componente, respetando los saldos presupuestal, que
Administracin enva en forma mensual, con los datos enviados por
Contabilidad.
3.- Los supervisores, Facilitadores, debern de contar con una autorizacin
para comprometer algn gastos por cada componente, caso contrario no sern
reconocidos para los reembolsos.
4.- Los gastos ejecutados y que se identifiquen con algn error de codificacin,
se solicitaran el ajuste o reclasificacin, dentro del mes del cierre, antes de la
fecha indicada.
5.- La adecuada codificacin presupuestal, es:
Rubro (RU) : 230 (Para el caso del proyecto no se modifica)
Sub Anlisis (SA): 400 (Para el caso del proyecto no se modifica)
Fuente (FF): (A nivel de 3 dgitos, Ejemplo 280 (CONGA), 380
(CLINTON), Etc.)
Cdigo Ptal. (CP): (A nivel de 3 dgitos, Ejemplo 1.2.3, 5.3.1 u 2.3.4)
Cdigo de gastos (CG): (A nivel de 2 dgitos, Ejemplo 201 (Consultoras),
425 (Fotocopias)
Para este caso, es indispensable la Fuente y el cdigo presupuestal, el mismo
que en el POA esta como la sub actividades, en el caso del cdigo del gasto, en
administracin se efectuar la codificacin.

1 - Manual de Procedimientos Administrativos

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