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Administrao Financeira HP Eventos

Viabilidade Financeira de um Evento

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Introduo
Seja bem-vindo ao curso de Administrao Financeira de Eventos!
Por meio de quatro unidades que tratam do assunto, voc vai acompanhar:

a viabilidade financeira do evento;

a remunerao em eventos;
os controles financeiros de eventos;

a avaliao do evento.
Organizao de um casamento

Participao em feira de exposies

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Encontro de final de ano da empresa

Seminrio

O que todos esses momentos tm em comum?


o planejamento financeiro, que est presente tanto na nossa vida pessoal quanto na profissional.
Como profissionais da rea de eventos, temos que tomar todos os cuidados possveis para que qualquer tipo de
evento atenda s expectativas e alcance os resultados que o nosso cliente espera.

Refletindo!
Seja qual for o evento, para realizar o planejamento financeiro voc dever responder s seguintes
perguntas:

O que dever ser feito?

Como dever ser feito?

Para quem dever ser feito?

Com qual objetivo ser feito?


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Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Aes de administrao financeira


Nesta primeira unidade, vamos iniciar os estudos sobre a administrao financeira de eventos. Administrar um
evento significa planejar, organizar, coordenar e controlar os recursos. Abaixo, conhea suas primeiras aes
necessrias.

Passo 1
Pense nos eventos
como se fossem
empresas que tm
um tempo de vida
predeterminado,
porque voc sabe
quando eles comeam,
quando terminam e
que precisam atender
os objetivos e as metas
estabelecidas.

Passo 2
Se voc realizar
diversos eventos ao
mesmo tempo, cada
um deles deve ser
administrado como se
fosse nico. Para isso,
devem ter sua prpria
conta bancria,
funcionar como
unidades de negcio
(subdiviso dos
negcios de uma
empresa) e com centro
de custo prprio (seo
de uma empresa ,
segundo o aspecto de
localizao dos custos
verificados).

Passo 3
Seja um profissional
eficaz e eficiente: saiba
se o evento vivel,
como cobrar pelos
servios em cada
evento e que
ferramentas de
controle e anlise so
necessrias para
alcanarmos o
resultado esperado.

A seguir voc ver informaes sobre como realizar esses passos.

Estudo de viabilidade financeira


Cabe ao organizador de evento realizar o que denominamos estudo de
viabilidade financeira. O sucesso total de qualquer evento depender da
sua habilidade em compreender quais as propores do negcio que voc
pretende colocar de p, ou seja, saber se ele vivel ou no. Voc
identificar a viabilidade de um evento quando concluir que ele poder
cobrir todas as despesas geradas e, em alguns casos, gerar mais
rendimentos. Continue seu curso, e saiba como fazer isso!

Ateno!
Rute trabalha com administrao de eventos h 15 anos.
Durante toda sua carreira, j realizou desde aniversrios de crianas at megaeventos esportivos,
que custaram de R$1.000,00 a R$1.000.000,00. Ela afirma que o sucesso de sua carreira depende
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do estudo da viabilidade financeira do evento, que pode ser mais ou menos complexo dependendo
das dimenses, do montante de recursos e investimentos possveis, mas sempre deve ser feito.

A caracterstica principal desse estudo no apenas realizar a previso de entradas e sadas dos recursos
financeiros, mas tambm a anlise de uma srie de variveis determinantes para o sucesso do seu evento.
Esse estudo envolve um detalhado levantamento de dados e informaes sobre a rea correspondente ao evento
em que voc ir trabalhar, por meio dos seguintes itens:

caractersticas principais;
tendncias;

ciclos de produo envolvidos;


compradores;

fornecedores;
pblico interessado.

O evento vivel ou no?


Para acompanhar o processo de administrao financeira de um evento, voc vai avaliar a viabilidade de uma
conveno de vendas de produtos de beleza. Para isso, temos de saber como o mercado de cosmticos funciona,
quais so seus principais agentes intermedirios e revendedores, qual o perfil do pblico-alvo e consumidor final,
o que existe de novidades em termos das mais recentes pesquisas cientficas, qual o posicionamento da
concorrncia etc. Essa anlise nos traz as respostas sobre quem convidar,
como propor atividades motivadoras para encantar os participantes, qual a
melhor poca de realizao do evento e em qual espao.
Precisamos detalhar todos os recursos necessrios para a realizao do
evento. Devemos analisar oramentos, elaborar planilhas e um cronograma
que nos permita acompanhar, controlar e tomar decises para atingir
valores possveis que esto dentro de nossas possibilidades. Observe,
abaixo, os dados que j temos sobre esse evento.

Nome do evento

Conveno de Vendas Merlin


Apresentao
Ser a companhia de cosmticos que melhor entende e satisfaz as necessidades de produtos, servios e
autorrealizao das mulheres no pas e no mundo um trabalho feito por muitas mos.
Na Merlin, isso concretizado pelas Gerentes de Setor, mulheres com talento que renem qualidades individuais
num grande grupo que precisa ser incentivado a viver um dia a dia de grandes desafios, mas sem deixar de lado
a graa, a alegria e a beleza de viver a vida.
Na Conveno de Vendas Merlin, as Gerentes de Setor vivero momentos inesquecveis e de grande entusiasmo,
em que as palavras de ordem so: superao e inovao.

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Slogan: A beleza e a graa de cada dia...


Formato: Espao multimdia e diferenciado em que todos os produtos sejam lanados com um evento de dois
dias para 400 mulheres, contendo:

coquetel de abertura;
palestras motivacionais;

entrega de prmios.

Celebridades
Os apresentadores Lucio Hunck, Ana Marcia e a banda de forr Canta Mais.

Palestrantes
Representantes de empresas de cosmticos famosas e no concorrentes com a Merlin.

Fechamento
Jantar e show de encerramento.

Ficha Tcnica
Local: Hotel Regional Tamba Tropical Joo Pessoa.
Data: 12 e 13 de abril de 2012.
Horrio: das 09h00 s 22h30.

Objetivos
Fazer crescer as vendas de produtos da marca, e, em consequncia, reafirmar a imagem institucional da Merlin
junto ao mercado de cosmticos.

Objetivos especficos

Estreitar laos entre revendedoras e a empresa Merlin;

Apresentar novos lanamentos para as comemoraes do Dia das Mes;


Celebrar a evoluo da empresa no mercado.

Pblico-alvo
Gerentes de Setor e revendedoras da empresa Merlin.

Estratgia de comunicao

Comunicao visual interativa;


Transmisso das noites ao vivo pela internet;

Peas e elementos comunicacionais: teaser (estratgia de marketing para provocar o interesse do


pblico-alvo), convites, espelhos;

Painel de assinaturas, longe (salo de lazer e descanso);


Gifts (presentes/lembranas) personalizados.

Anexos: Plantas, modelos de teasers, convite, camisetas, gifts etc.

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Estudo de
financeira

viabilidade

Na Conveno de Vendas Merlin, que durar dois dias, a


empresa
disponibilizou
um
investimento
de
aproximadamente R$ 900.000,00 para 400 participantes,
portanto, R$ 2.250,00 por participante.
Investimento

R$ 900.000,00
= R$ 2.250,00

Participantes

400

Refletindo!
primeira vista, R$ 900.000,00 pode
parecer um gasto muito elevado, mas, se
analisarmos que cada participante comanda
equipes de 20 vendedoras, atingiramos ao
todo 8.000 pessoas, o que reduziria o valor
investido para R$ 112,50 por vendedor da
empresa em campo.

Aps a Conveno de Vendas Merlin, o esperado que o volume de vendas de cada vendedor aumente em 75%
por ocasio do Dia das Mes, no ms de maio. Assim, nosso estudo de viabilidade financeira fornecer elementos
importantes tambm para nosso cliente decidir se a conveno de vendas um bom investimento, se lhe trar
retornos positivos em termos financeiros a curto ou mdio prazo, e no apenas de imagem.
O cliente que solicitou a Conveno de Vendas Merlin j tem prevista e aprovada a verba a ser gasta para a
realizao do evento. Nesse caso, precisamos elaborar os oramentos de acordo com esse valor.
Estipular a verba, ou parte dela, algo que as empresas fazem frequentemente, seja qual for o tipo de evento
contratado. Por isso, inmeras vezes voc precisar ser criativo para equacionar recursos limitados e fazer do
evento um sucesso que v alm das expectativas do cliente.

Voc Sabia?
Qualquer item que entrar no projeto obrigatoriamente:

despende (gasta) recursos financeiros, monetrios especificamente, ou

gera permutas (trocas) e doaes de servios tcnicos, equipamentos e materiais.

Observe que as duas formas exigem gerenciamento cuidadoso e, ao mesmo tempo, criativo.

Se for necessrio ter recepcionistas em nosso evento e no dispusermos de dinheiro para contratlas, teremos de achar um jeito de convencer essas profissionais a trabalhar conosco. Talvez um
convnio com estagirias em uma instituio de ensino seja um caminho possvel.
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Ateno!
Para realizar a anlise financeira, procure saber se o evento deve dar lucro monetrio ou apenas
retorno institucional, quer dizer, a exposio do nome da empresa (marca). Esse fator interferir no
seu planejamento financeiro.

Como elaborar essas estimativas de custos e receitas? Como conseguir esses dados e coloc-los em planilhas
para poder apresentar ao nosso cliente, obter a aprovao e dar incio ao nosso evento?
Acompanhe os procedimentos necessrios para realizao dessas aes.

Levantamento de custos, negociao e oramento


Antes de estruturar a planilha, iniciamos o levantamento de custo por meio do briefing, que o resumo de
informaes fornecidas pelo cliente ou pelo idealizador do evento. Confira na lista abaixo como esse
levantamento foi realizado.

Sabemos que cada evento possui caractersticas


prprias de acordo com sua classificao e tipologia e,
portanto, a configurao do projeto ter inmeras
variveis muito prprias de cada evento, segundo os
elementos de que desejamos dispor.

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Por

meio

de

uma

reunio

com

nosso

cliente,

descobrimos que o pblico da Conveno de Vendas


Merlin aprecia muito msica popular e comida regional.
Por isso, sabemos que precisamos ter o cuidado de
considerar esses itens no oramento.

Iniciamos a contratao de uma rede de pessoas


(profissionais autnomos) e empresas que
auxiliaro a organizar e produzir nosso evento.

nos

Realizamos uma reunio algumas virtualmente com


cada profissional envolvido, para nos certificarmos de
que todos entenderam o que se pretende no evento, e
encaminhamos mais adequadamente as negociaes.

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Realizamos uma VT (visita tcnica) para dimensionar e


ajustar o projeto ao local predeterminado.

A ideia do nosso cliente realizar uma conveno de vendas que seja capaz de motivar sua equipe (400
participantes), lanar novos produtos para as comemoraes do Dia das Mes e celebrar conjuntamente
(diretores, gerentes e revendedoras) a evoluo da empresa no mercado. So dois dias de eventos, e o local
escolhido foi o Hotel Regional Tamba Tropical, em Joo Pessoa PB.

Aps o briefing, temos de elencar os principais itens necessrios para execuo do evento. Saiba o que o
organizador e a rede de profissionais definiram para cada um deles:

ITEM
ESPAO FSICO

BUFFET
PRODUO DE
MATERIAIS
TRANSPORTE AREO E
TERRESTRE
HOSPEDAGEM
ATRAES
INFRAESTRUTURA
RECURSOS HUMANOS
(CAST)

DESCRITIVO

QUANT.

Auditrio, salas para reunies, salo para


jantares, lounges etc.
Comida regional para almoo e jantar, welcome
drink (Drink de boas-vindas), coffee break
(pequeno lanche servido no intervalo dos
eventos).
Convites, credenciais, welcome kit, sinalizao
no aeroporto e no hotel.
Reserva de voos, locao de vans.

400

2 dirias, apartamento duplo com caf da


manh.

200

Shows

regionais, msica ambiente DJ,


celebridade como Mestre de Cerimnias.
Sonorizao, iluminao, montagem cenogrfica,
teles, geradores.
Recepcionistas,
supervisores,
palestrantes, animadores.

OBS.

400

400

Agncia/
Operadora

Celebridades

produtores,

Com todos os elementos considerados at agora, podemos dimensionar as propores do nosso evento e, com
isso, evitar erros.
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Para cada um dos itens escolhidos, precisamos, literalmente, visualizar como seria efetivada cada situao. Voc
consegue identificar quais erros no podem ocorrer? Fique atento aos nossos exemplos.

Alugar um auditrio ou salo que no comporte


todos os participantes.
No nosso caso, um auditrio para 350 pessoas no
comportar os 400 participantes.
Alugue um salo que tenha espao para que todos
circulem confortavelmente.

Contratar um buffet que demore muito tempo


para servir os convidados.
Os empratados (quando os convidados so servidos na
mesa pelos garons) so mais indicados nas
convenes de mdio e grande pblicos, pois
permitem maior controle do tempo.

Se assustar com a quantidade de providncias,


compras ou contrataes que esse evento exige.
Todos os dados do evento precisam ser visualizados,
para que voc tenha maior controle sobre eles e possa
se sentir mais seguro de suas decises.
Note que todos esses problemas podem ser evitados
por meio do planejamento prvio.

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Contrato de fornecedores
Por vezes, essa tarefa fcil, mas pode se tornar mais complexa se for a primeira vez que voc vai realizar um
determinado tipo de evento. De qualquer forma, essa experincia se constri com o tempo e com um bom
mtodo de organizao das informaes.

Ateno!
Alguns servios e materiais definidos para a Conveno de Vendas Merlin que precisaro de
fornecedores so: sonorizao, almoo e jantar, convites e iluminao.

Para contratar os fornecedores, voc precisa:

encontrar as empresas no mercado;


levantar os custos;

fazer um cadastro;
efetivar a contratao.

Refletindo!
Quais empresas devemos buscar? Existem muitas ou poucas empresas nesse ramo na cidade
escolhida para o evento? Qual a melhor pessoa para fazer nosso pedido na empresa que
contatamos? Que informaes tcnicas necessitamos passar para que o prestador de servio possa
nos atender adequadamente? A pessoa com quem falamos inicialmente ser a mesma que fixar e
enviar o oramento?

Sempre que fechar um contrato, documente o processo de escolha, bem como a qualidade de todos os servios
prestados durante o evento. Com o Cadastro de Fornecedor, voc poder ilustrar a sua listagem de
fornecedores mais usuais de cada ramo e, assim, elaborar uma agenda qualificada. Conhea-o a seguir e utilize-o
para fazer os registros de seus fornecedores.

CADASTRO DE FORNECEDOR
RAMO DE ATIVIDADE
Razo social:
Endereo:
Complemento:
CEP:
CNPJ :
SCIOS: (NOME/CPF)
123Capital Social
REFERNCIAS BANCRIAS:
BANCO:
BANCO:

Tel.:

e-mail:
INSCRIO ESTADUAL:

N de Funcionrios Registrados
AGNCIA:
AGNCIA:
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REFERNCIAS COMERCIAIS

RESPONSVEIS PELA EMPRESA/DIRETOR:


RESPONSVEL TCNICO:

PRINCIPAIS CLIENTES
1.
2.
3.
N CONSELHO REGIONAL:

CONSULTA AO SPC:
OBSERVAES:

Assinatura do Responsvel, com carimbo da empresa


RG:
Registro no Conselho de Classe:
(favor anexar as cpias dos documentos)
______________________________________________

No Cadastro de Fornecedor, voc registra dados importantes sobre os prestadores de servios medida que for
empreendendo eventos. Alm dos dados cadastrais costumeiros, anote tambm se o fornecedor pontual, se
houve algum imprevisto, se ele foi parceiro na soluo de problemas, se lhe concedeu descontos etc.

Prestadores de servios
Aqui, apresentaremos dois dos principais detalhes que envolvem a contratao de servios, e voc, como
administrador financeiro do evento, precisa pensar em todos.
Conhea cada um deles.

Levantar custos
A rigor, a forma mais correta para iniciar o levantamento de custos junto aos prestadores de servios
selecionar trs empresas do ramo para verificar o preo mdio de mercado e poder decidir pela melhor relao
custo/benefcio. Voc pesquisa trs oramentos, pois:

uma exigncia das concorrncias pblicas e editais;


no caso da empresa privada, voc faz uso do dinheiro alheio (cliente ou patrocinador).

Atualmente, com a internet, mais fcil realizar esse processo, pois o elenco de possibilidades enorme. Por
outro lado, a concorrncia maior, o que torna os prestadores mais competitivos entre si. A agilidade um
atributo diferencial entre os bons prestadores de servio, pois os que se destacam rapidamente vo enviar as
propostas oramentrias para seu e-mail.

Detalhes das informaes tcnicas


No devemos nos preocupar se desconhecemos a linguagem tcnica de cada prestador. As empresas existem
justamente para vender seus servios e nos auxiliar a entender suas especificidades. Tais procedimentos so
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corriqueiros para eles.

No caso de nossa Conveno de Vendas Merlin:


Basta dizer que teremos um salo e um auditrio com capacidade para 400 pessoas e mencionar as atividades
programadas para os dois dias. Cada empresa far sua orientao, por exemplo, com relao ao nmero de
microfones, caixas acsticas, equipamentos.
O que importante nessa primeira etapa de negociao com o fornecedor/prestador de servio dar o maior
nmero de informaes sobre o evento e alguma particularidade; por exemplo, informar empresa de buffet que
temos pessoas diabticas no grupo e que necessitam de opes dietticas.

Escolha de fornecedores
funo do organizador de eventos saber identificar a melhor empresa ou fornecedor. Para isso, voc pode
estabelecer alguns critrios de acordo com os objetivos do evento e a verba de que dispe. Clique nos cartes de
identificao.
Analise o porte da empresa e seu histrico de existncia no mercado:

cheque seu portflio de cheques;

compare os preos com os praticados pelas suas concorrentes no mercado;


pea referncias de algum profissional de eventos sobre a empresa prestadora de servio.

No oramento, adicione no apenas o preo unitrio e global do que solicitou, mas principalmente o descritivo
do que ser fornecido ou o melhor fornecedor, o prazo de entrega e as condies de pagamento.
bom lembrar que a escolha das empresas pautada no apenas no menor preo e na forma de pagamento,
mas tambm na qualificao tcnica, ou seja, se a empresa apresenta infraestrutura compatvel, pessoal
especializado para execuo do servio e atendimento gil (prazos de entrega) na exata medida da solicitao.
Fique atento a todos os aspectos, pois de nada adianta, por exemplo, ter uma empresa que pode oferecer um
brinde especialmente gravado com nome do seu cliente se ela no consegue fazer a entrega no dia previsto
para realizao do evento.

No caso de nossa Conveno de Vendas Merlin:


Um dos objetivos motivar e surpreender as participantes. Ento, podemos ter como critrio eleger atividades e
profissionais que promovam essa integrao. O mestre de cerimnia escolhido foi uma celebridade da TV, que
uma apresentadora reconhecida e admirada por aquele pblico. Embora ela tenha um cach alto, poderemos
negociar valores ou economizar em outros itens.

A seguir, apresentamos um caso para que voc tente identificar a melhor empresa.

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Faa um comparativo dos trs oramentos propostos por cada representante das empresas de servios de
limpeza, previamente selecionadas, por meio das informaes abaixo. Conhea a proposta de cada
representante!

Agora com voc!


Observe as formas de pagamento, as condies e os prazos. Verifique tambm o arquivo do
oramento mais detalhado. Avalie empresa por empresa.

Descritivo

Valor total

Entrega

Condio de
pagamento

4 profissionais de limpeza

R$ 4.000,00

nos

dias

do

evento

vista aps o
evento

Higiene e Arte Ltda.


(11) 2061.8665 - E-mail: atendimento higieneartel.com.br

ORAMENTO 034302
EMPRESA: HIGIENE E ARTE LTDA.
C.N.P.J.: 0000000000/9800
ENDEREO: Av. Mutinga, n 9
BAIRRO: Jardim dos Milagres
TELEFONE: 9876 4321
COMPRADOR: Maria Vilar Evento Exposio de Selos
VENDEDOR: JESSICA 11 2747-2337

HIGIENE E ARTE LTDA.


DATA ORAMENTO: 9/2/2013
ENTREGA: segundo solicitao
CONDIES DE PAGAMENTO: vista, aps a prestao de servios
VALIDADE: 15 DIAS
EM ATENO SUA CONSULTA, APRESENTAMOS NOSSAS CONDIES PARA PRESTAO DE SERVIOS DE LIMPEZA:
4 FUNCIONRIOS EM PERODO INTEGRAL

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Valor: 4.000,00
Aguardamos sua aprovao.

ATENCIOSAMENTE
JULIANA MORTON

Descritivo

Valor total

Entrega

Condio de
pagamento

4 profissionais de limpeza

R$ 4.500,00

nos

dias

evento

do

50% sinal
50% final

Limpeza e Perfume Ltda.


Rio de Janeiro, 09 de Janeiro de 2013
PROP010/12-A

SAPEMA CONSULTORIA
So Paulo/SP
Att.: Sr Mabel
Gerente de Produo-Administrao
REF.: SERVIO NO EVENTO EXPOSIO DE SELOS ANTIGOS
Prezada Senhora,
LIMPEZA E PERFUME LTDA., sediada na Rua Sampaio Meneses, n 365, Rio Comprido, Telefax: (21) 2273-3541,
inscrita no CNPJ/M.F. sob o nmero 000000000/0001-40, Inscrio Municipal n 9999999999999-5, vem
apresentar proposta para execuo dos servios na forma e nas condies abaixo discriminadas:
DOS SERVIOS:
Os servios ora propostos sero prestados nas dependncias do EVENTO EXPOSIO DE SELOS ANTIGOS.

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EFETIVO/PREO
Do dia 30/11/2013 ao dia 17/12/2013
04 (quatro) Auxiliares de Servios Gerais, com material de limpeza.
Preo: R$ 4.500,00 (quatro mil e quinhentos reais)
DA VALIDADE
A presente proposta tem validade de 60 (sessenta) dias.
DOS ENCARGOS
Nos preos ora ofertados j esto includos os salrios, encargos sociais, transportes, alimentao, vesturio e
impostos necessrios boa execuo dos nossos servios, inclusive os 5% (cinco por cento) de ISS, no
havendo nenhum vnculo trabalhista por parte da Contratante.
DO PRAZO DE PAGAMENTO
Nossa cobrana ser efetuada atravs da emisso de Nota Fiscal/Fatura, com 50% no aceite da proposta e 50%
no trmino do servio.
DO REAJUSTE
Os preos pactuados sero revisados quando ocorrerem acordos, dissdios coletivos do sindicato de classe a que
pertencem os empregados da CONTRATADA, devidamente homologados, ou quando ocorrerem alteraes
salariais oriundas de leis ou decretos que afetem o custo da mo de obra empregada no objeto deste contrato.
Esta reviso ser aplicada na mesma proporo do aumento sofrido pela CONTRATADA.
DA SELEO E TREINAMENTO
Todo pessoal envolvido na prestao do servio selecionado e treinado por nosso Departamento de Recursos
Humanos, que faz uma Investigao Social de cada candidato.
DA RESPONSABILIDADE
A Limpeza e Perfume Ltda. se responsabiliza por qualquer dano causado ao patrimnio dessa Empresa por seus
funcionrios, desde que seja devidamente comprovada a responsabilidade dos mesmos.
Mantemos aberta uma Aplice de Seguro de Responsabilidade Civil para casos de ao/omisso culposa
eventualmente comprovados por falhas de nossos profissionais.
DA OPERAO
Mantemos em nossa empresa quadro de reservas para as coberturas eventuais que se fizerem necessrias.
Para os esclarecimentos adicionais necessrios, aproveitamos para colocar nosso DEPARTAMENTO COMERCIAL
disposio de V.Sas.
Agradecendo a preferncia e a confiana, colocamo-nos ao inteiro dispor para quaisquer esclarecimentos que se
fizerem necessrios, e subscrevemo-nos,
Atenciosamente,

CABRAL
GERENTE COMERCIAL

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Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Descritivo

Valor total

Entrega

Condio de
pagamento

5 profissionais de limpeza

RS 4.800,00

nos

dias

evento

do

20%

sinal

80% final

ENGENHARIA DE LIMPEZA E MANUTENO Ltda.


Rio de Janeiro, 8 de janeiro de 2013
PROP033/12-A

SAPEMA CONSULTORIA
So Paulo/SP
Att.: Sr Mabel
Gerente de Produo-Administrao
REF.: SERVIO NO EVENTO EXPOSIO DE SELOS ANTIGOS

Prezada Senhora,
ENGENHARIA DE LIMPEZA E MANUTENO LTDA., sediada Rua Sampaio Viana n 365, Rio Comprido,
Telefax: (21) 2273-3541, inscrita no CNPJ/M.F sob o nmero 000000000000000000000 Inscrio Municipal n
11111111111, vem apresentar proposta para execuo dos servios na forma e na condio abaixo
discriminadas:
DOS SERVIOS:
Os servios ora propostos sero prestados nas dependncias do EVENTO EXPOSIO DE SELOS ANTIGOS;
EFETIVO/PREO

Do dia 30/11/2013 ao dia 17/12/2013


05 (cinco) Auxiliares de Servios Gerais, com material de limpeza.
Preo Total: R$ 4.800,00 (quatro mil e oitocentos reais)

DA VALIDADE
A presente proposta tem validade de 60 (sessenta) dias.
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Administrao Financeira Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

DOS ENCARGOS
Nos preos ora ofertados j esto includos salrios, encargos sociais, transportes, alimentao, vesturio e
impostos necessrios boa execuo dos nossos servios, inclusive os 5% (cinco por cento) de ISS, no
havendo nenhum vnculo trabalhista por parte da Contratante.
DO PRAZO DE PAGAMENTO
Nossa cobrana ser efetuada atravs da emisso de Nota Fiscal/Fatura, com 20% no aceite da proposta e o
restante no trmino do servio.
DO REAJUSTE
Os preos pactuados sero revisados quando ocorrerem acordos, dissdios coletivos do sindicato de classe a que
pertencem os empregados da CONTRATADA, devidamente homologados, ou quando ocorrerem alteraes
salariais oriundas de leis ou decretos que afetem o custo da mo de obra empregada no objeto deste contrato.
Esta reviso ser aplicada na mesma proporo do aumento sofrido pela CONTRATADA.
DA SELEO E DO TREINAMENTO
Todo pessoal envolvido na prestao do servio selecionado e treinado por nosso Departamento de Recursos
Humanos, que faz uma Investigao Social de cada candidato.
DA RESPONSABILIDADE
A Engenharia de Limpeza e Manuteno se responsabiliza por qualquer dano causado ao patrimnio dessa
Empresa por seus funcionrios, desde que seja devidamente comprovada a responsabilidade dos mesmos.
Mantemos aberta uma Aplice de Seguro de Responsabilidade Civil para casos de ao/omisso culposa,
eventualmente comprovados, por falhas de nossos Profissionais.
DA OPERAO
Mantemos em nossa Empresa quadro de reservas para as coberturas eventuais que se fizerem necessrias.
Para os esclarecimentos adicionais necessrios, aproveitamos para colocar nosso DEPARTAMENTO COMERCIAL
disposio de V.Sas.
Agradecendo a preferncia e a confiana, colocamo-nos ao inteiro dispor para quaisquer esclarecimentos que se
fizerem necessrios, e subscrevemo-nos,
Atenciosamente,

MARIA BERNADETE
GERENTE COMERCIAL

Qual das trs empresas voc contrataria?

Importante!
Considere que, alm da dedicao integral da equipe de limpeza no dia em que ocorrer a
exposio de selos antigos, sero necessrios mais dias de trabalho, devido s preparaes
anteriores e posteriores ao evento.

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Analisando as trs empresas consultadas, optamos pela Engenharia Limpeza e Manuteno Ltda., porque, apesar
de oferecer um preo maior, a condio de pagamento melhor e ela dispe de maior nmero de recursos
humanos.
A partir da proposta em mos, j temos condies de analisar o que cada prestador de servio oferece e
comparar com o que, de fato, necessitamos para compor nosso oramento. Iniciamos, ento, as negociaes,
que vo desde os menores detalhes at significativas redues de valores no oramento.

Importante!
Negocie os preos! Assim, voc poder obter alguma margem de desconto junto ao prestador de
servio consultado. Para isso, voc precisa ter:
a.

um bom argumento de compra por j ter trabalhado com esse fornecedor anteriormente;

b.

conhecimento sobre os preos praticados no mercado dentro


daquele setor, caso seja a primeira vez que solicita um
oramento.

Em outros casos, podemos garantir o faturamento se cadastrarmos nossa empresa


antecipadamente. Isso significa passar os dados completos e os documentos de
nossa empresa para averiguao da idoneidade entre as partes. Ter alguns dias
para pagamento aps o evento ou a prestao de servio (faturamento) muito
bom para o fluxo de caixa.

Ateno!
Fique atento no momento de concretizar todos os nossos acertos para que, ao serem aprovados,
no haja divergncias entre o previamente combinado e aquilo que for realizado ou entregue. A
melhor forma de garantir isso sempre a comunicao por escrito, para evitar qualquer malentendido.

Formas de contratao de terceiros


Toda contratao de prestadores de servios, de fornecedores e/ou de empresas juridicamente consolidadas deve
considerar uma carta-acordo ou contrato.
A contratao de qualquer empresa leva em conta alguns critrios, como idoneidade da empresa, situao
econmica, histrico de atuao, qualificao de seus profissionais e recursos tcnicos e tecnolgicos. Esses
elementos foram j identificados quando iniciamos as tratativas com nosso fornecedor e quando pedimos o seu
cadastro e os documentos.
Conhea mais sobre como lidar com acordos verbais.

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Formalize todos os contratos por escrito


Se a anlise desses elementos for positiva, conveniente que imediatamente seja expresso por escrito tudo o
que foi tratado verbalmente. Isso ajudar voc em quaisquer problemas futuros.
No contrato, sempre haver a especificao das partes envolvidas, o descritivo dos servios, um valor econmico
e o consentimento mtuo de direitos e deveres firmados entre as partes interessadas.

Concluso
Voc est finalizando a primeira unidade do seu curso, mas seus estudos no param por aqui.

Agora com voc!


Como administrador financeiro de um evento, muito importante que voc conhea os itens que
compem diferentes tipos de contrato, sua organizao e especificaes.
Faa um estudo desses itens nos modelos de contratos que disponibilizamos.

Verifique, mais abaixo, em Anexos, os trs tipos diferentes de modelos de contrato.


Lembre-se que, aps a finalizao do contrato e uma vez concluda a prestao do servio, o fornecedor, ou seja,
a empresa contratada emitir a Nota Fiscal Eletrnica.

Voc Sabia?
A Nota Fiscal Eletrnica definida como:
...um documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o
intuito de documentar, para fins fiscais, uma operao de circulao de mercadorias ou uma
prestao de servios, ocorrida entre as partes. Sua validade jurdica garantida pela assinatura
digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepo, pelo Fisco, do
documento eletrnico, antes da ocorrncia do fato gerador. A Nota Fiscal Eletrnica tem validade
em todos os Estados da Federao e j uma realidade na legislao brasileira desde outubro de
2005, com a aprovao do Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal
Eletrnica.
Fonte: http://www.fazenda.mg.gov.br/

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Resumindo
Nesta unidade, voc iniciou o curso de Administrao Financeira de Eventos. Procuramos desenvolver sua
reflexo por meio de casos de levantamento de custos, negociaes de contratos, oramentos e escolhas de
fornecedores e prestadores de servios.

Abordamos, nesta unidade, os seguintes assuntos:

aes de administrao financeira;


estudo de viabilidade financeira;

levantamento de custos, negociao e oramento;


contrato de fornecedores;

prestadores de servios;
escolha de fornecedores;

formas de contratao de terceiros.

Anexos
Anexo 1
MODELO DE CONTRATO SINDUSCON
FONTE: http://www.sinduscon-pr.com.br/principal/home

CONTRATO PARTICULAR DE PRESTAO DE SERVIOS


Pelo presente instrumento particular, de um lado_________________________, pessoa jurdica de direito
privado inscrita no CGC/MF sob o n__________________, com sede na Rua__________________ Curitiba,
Paran, neste ato representada pelo seu Diretor,_______________________, doravante denominada
contratante e, de outro lado____________________, pessoa jurdica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o
n________________, com sede na Rua ___________________, neste ato representada na forma prevista em
seu Contrato Social, doravante denominada simplesmente contratada, tm entre si justo e contratado o presente,
que se reger pelas seguintes Clusulas e Condies:
CLUSULA PRIMEIRA - OBJETO
A contratada empresa de prestao de servios de _____________________, e pelo presente instrumento e
na melhor forma de direito obriga-se a executar para o contratante servios __________________________,
tudo conforme solicitao.
PARGRAFO PRIMEIRO
A contratada prestar os servios constantes do caput desta clusula sem qualquer exclusividade,
desempenhando atividades para terceiros em geral, desde que no haja conflito de interesses com o pactuado
no presente contrato.

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PARGRAFO SEGUNDO
Os servios sero prestados com total autonomia, liberdade de horrio, sem pessoalidade e sem qualquer
subordinao ao contratante.
PARGRAFO TERCEIRO
Da mesma forma, o contratante poder contratar outros profissionais ou empresas para prestar os servios
constantes do caput desta clusula sem qualquer exclusividade da contratada, e sem que haja conflito de
interesses com o pactuado no presente contrato.
CLUSULA SEGUNDA - SERVIOS
Os servios acima mencionados sero prestados pela contratada, atravs de seus empregados/prepostos, sob
sua nica e exclusiva responsabilidade, em________________, podendo, se assim entender a contratada,
eventualmente ser realizados tambm na sede do contratante.
CLUSULA TERCEIRA - PRAZO
Os servios ora contratados sero prestados pelo prazo de_______________, sendo que, findo o prazo, e sem
necessidade de aviso prvio por escrito, considerar-se- o contrato rescindido.

CLUSULA QUARTA - REMUNERAO


Como remunerao pelos servios a serem prestados, o contratante pagar contratada da seguinte forma:
_______________________
PARGRAFO PRIMEIRO
A remunerao pelos servios contratados inclui todos os encargos trabalhistas, sociais, previdencirios,
securitrios e outros no nominados, gastos e despesas relativos ao exerccio dos servios contratados, por
mais especiais que sejam, nada mais sendo devido pelo contratante contratada, a qualquer ttulo.
PARGRAFO SEGUNDO
Os pagamentos sero efetuados at o dia 05 (cinco) de cada ms, contra apresentao da competente Nota
Fiscal de prestao de servio.
PARGRAFO TERCEIRO
O presente contrato no implica qualquer vnculo empregatcio da contratada pelos servios prestados ao
contratante.
CLUSULA QUINTA - OBRIGAES
Fica estabelecido que o relacionamento entre contratante e contratada, visando resguardar responsabilidades,
ser normalmente pela forma escrita, atravs de consultas e respostas.
- So obrigaes exclusivas da contratada:
a) Prestar os servios contratados na forma e no modo ajustados, dentro das normas e especificaes tcnicas
aplicveis espcie, dando plena e total garantia dos mesmos;
b) Executar os servios contratados utilizando a melhor tcnica e visando sempre atingir o melhor resultado, sob
sua exclusiva responsabilidade, sendo-lhe vedada a transferncia dos mesmos a terceiros sem prvia e
expressa concordncia do contratante;
c) A total responsabilidade pelos atos e/ou omisses praticados por seus empregados/prepostos, bem como
pelos danos de qualquer natureza que os mesmos venham a sofrer ou causar para o contratante, e seus clientes
ou terceiros em geral, em decorrncia da prestao dos servios prestados neste contrato;
d) O pagamento da remunerao de seus empregados/prepostos, sendo responsvel por todos e quaisquer
nus e encargos decorrentes da legislao trabalhista, fiscal e previdenciria, alm dos impostos, taxas,
obrigaes, despesas e afins que venham a ser reclamados ou tornados obrigatrios em decorrncia das
obrigaes assumidas neste contrato;
e) A responsabilidade nica e exclusiva por qualquer espcie de indenizao pleiteada por seus
empregados/prepostos, principalmente no tocante a reclamaes trabalhistas e acidentes do trabalho;
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f) O cumprimento de todas as determinaes impostas pelas autoridades pblicas competentes, relativas aos
servios aqui contratos, bem como o pagamento de todos os tributos federais, estaduais e municipais que
incidam ou venham a incidir sobre os mesmos;
g) A total responsabilidade pelas despesas decorrentes dos servios ora contratados, seja por exigncia legal ou
em decorrncia da necessidade dos servios, nada podendo ser cobrado ou exigido do contratante, desde que
no haja qualquer outra expressa previso contratual em contrrio.
- So obrigaes exclusivas do contratante:
a) Efetuar o pagamento na forma e no modo aprazados.
b) Comunicar contratada as reclamaes feitas contra seus empregados/prepostos, bem como com relao a
danos por eles causados.
c) Fornecer contratada a documentao solicitada, colocar disposio da contratada as necessrias verbas
pecunirias para desenvolver o trabalho, contratar por indicao da contratada os servios complementares
indicados.
CLUSULA SEXTA - DISPOSIES GERAIS
a) os servios estabelecidos por este instrumento no possuem qualquer vinculao trabalhista com o
contratante, sendo de exclusiva responsabilidade da contratada quaisquer relaes legais com o pessoal
necessrio execuo dos servios, possuindo este contrato um cunho independente e devendo a contratada
manter em ordem as obrigaes previdencirias decorrentes da vinculao, assumindo responsabilidade integral
e exclusiva quanto aos salrios e demais encargos trabalhistas e previdencirios de seus
empregados/prepostos, principalmente com relao a possveis reclamatrias trabalhistas, no existindo
solidariedade entre o contratante e a contratada.
b) A responsabilidade trabalhista, individual ou solidria, eventualmente estabelecida entre contratante e o
pessoal do quadro de empregados da contratada, imputvel nica e exclusivamente a esta ltima, que desse
modo se obriga a ressarcir civilmente o contratante nos valores que porventura forem despendidos na verificao
de vnculo laboral, judicialmente declarado como existente, inclusive no que concerne a possveis danos morais.
c) As alteraes de valores que venham a ser discutidos e aprovados pelas partes devero necessariamente ser
objeto de Termo Aditivo.
d) Fica expressamente vedada, no todo ou em parte, a transferncia ou cesso dos servios de que trata o
presente instrumento.
e) expressamente vedada Contratada a utilizao de trabalhadores menores, pberes ou impberes, para a
prestao dos servios.

CLUSULA STIMA - RESCISO


Qualquer das partes poder rescindir unilateralmente, de pleno direito, o presente contrato, a qualquer tempo,
independentemente de notificao ou interpelao judicial ou extrajudicial, sem que assista outra parte
qualquer direito a reclamao ou indenizao, desde que comunicada por escrito com 30 (trinta) dias de
antecedncia, ressalvando o pagamento de servios j prestados.
PARGRAFO PRIMEIRO
O presente contrato tambm ser rescindido de pleno direito nos seguintes casos, sem que assista contratada
direito a qualquer tipo de indenizao, ressarcimento ou multa, por mais especial que seja:
a) Por insolvncia, impetrao ou solicitao de concordata ou falncia da contratada;
b) Por no cumprimento de qualquer obrigao da contratada para com o contratante, sejam obrigaes
originadas no presente instrumento ou em outras relaes comerciais;
c) Por inadimplemento contratual.
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CLUSULA OITAVA - PREJUZOS


A contratada responder por qualquer prejuzo que direta ou indiretamente cause ao contratante, seja por ao
ou omisso, sua ou de seus prepostos.
CLUSULA NONA - FORO
Elegem as partes o foro da Comarca de___________________, para nele serem dirimidas todas e quaisquer
dvidas ou questes oriundas do presente contrato, renunciando as partes a qualquer outro, por mais especial e
privilegiado que seja.
E por estarem assim justos e contratados, assinam o presente em trs (03) vias de igual teor e forma, na
presena de duas testemunhas instrumentrias, obrigando-se por si e seus sucessores, para que produzam
todos os efeitos de direito.
Curitiba,____________________________
CONTRATANTE
CONTRATADA
TESTEMUNHAS:
1. Nome
2. CPF:
2. Nome
CPF:

Anexo 2

CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS


COMUNICAO TRAVIS LTDA./ ASSOCIAO DE CLASSE MDICA
Pelo presente instrumento, de um lado COMUNICAAO TRAVIS LTDA., com sede na Rua Paulistnia,
351, municpio de So Paulo, Estado de So Paulo, inscrita no CNPJ sob nmero 00000000000/000155, por seu representante legal infra-assinado, doravante denominada simplesmente CONTRATADA,
e de outro lado ASSOCIAO MDICA MARKETING PROMOCIONAL, com sede na rua Padre
Nogueira, 745, 11 andar, municpio de So Paulo, Estado de So Paulo, inscrita no CNPJ sob nmero
000000000/0001-03, por seu representante legal infra-assinado, doravante denominada
CONTRATANTE, tm ajustado o presente CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS, que se reger
pelas clusulas e condies a seguir:

CLUSULA I - DO OBJETO
1.1. A CONTRATADA prestar CONTRATANTE, por uma quantia fixa mensal, os servios de criao
de material grfico impresso, como papelaria, convites, banners, anncios e layout de materiais
eletrnicos, como hotsites, e-mails Marketing, popups, logomarcas, templates, teasers e
anncios, dentre outros.
1.1.1. Por prestao de servios de criao compreende-se, independentemente das atividades,
as reunies de briefing, desenvolvimento e finalizao dos materiais grficos e criao de
layout para os arquivos eletrnicos descritos acima.
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1.2. As aes da CONTRATADA devero ser discutidas em reunies semanais e formalmente


aprovadas pela diretoria ou pelo Ncleo de Comunicao da CONTRATANTE.
CLUSULA II - OBRIGAES DA CONTRATADA
2.1. Constituem obrigaes da CONTRATADA as atribuies abaixo relacionadas, dentre outras
constantes deste Contrato ou oriundas da Lei:
a) Prestar servios de criao de material grfico impresso, como papelaria, convites,
banners, anncios e layout para materiais eletrnicos, como hotsite, e-mails
Marketing e popup e demais materiais mencionados nos itens 1.1 e 1.1.1 deste
contrato.
b) Recolher os tributos incidentes sobre a prestao dos servios;
c) Responder pelos nus trabalhistas e recolher os encargos sociais e previdencirios
relativamente ao pessoal que contratar, isentando a CONTRATANTE de quaisquer
nus nesse sentido;
d) Fornecer, quando solicitado com ao menos 05 (cinco) dias teis de antecedncia,
todas as guias de pagamento e notas fiscais de servio que comprovem a quitao
quanto aos encargos sociais e previdencirios de todos os profissionais contratados
para prestar servios para a CONTRATANTE;
e) Abster-se de realizar trabalho similar para entidade concorrente da CONTRATANTE
enquanto durar o presente contrato; e
f) Submeter ao crivo da CONTRATANTE todo e qualquer trabalho de criao elaborado
em favor desta.
CLUSULA III - OBRIGAES DA CONTRATANTE
3.1. Constituem obrigaes da CONTRATANTE as atribuies abaixo relacionadas, alm das demais
constantes deste Contrato ou oriundas da Lei:

a) Fornecer todas as informaes necessrias para a execuo deste Contrato,


conforme solicitadas pela CONTRATADA, em tempo hbil e compatvel com os
cronogramas estabelecidos em conjunto entre as Partes;
b) Pagar CONTRATADA a remunerao pelos servios prestados, segundo o preo e o
prazo ajustados.
c) Cumprir a legislao relativamente s retenes de tributos e contribuies.
CLUSULA IV DO PAGAMENTO
4.1 A CONTRATANTE compromete-se a pagar CONTRATADA a importncia mensal de R$ 5.000,00
(cinco mil reais) como contraprestao da execuo dos servios previstos neste Contrato, com
vencimento previsto para o dia 12 (doze) de cada ms.

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4.1.1

Os valores mencionados nesta Clusula incluem os impostos, taxas e contribuies (de

melhoria e parafiscais) incidentes sobre os servios.

4.2

Os valores de que trata a Clusula 4.1 devero ser pagos CONTRATADA, atravs de

transferncia bancria, observados os dados bancrios da CONTRATADA, abaixo indicados, valendo o


comprovante de depsito como quitao do pagamento:

Banco: [_]
Agncia: [_]
Conta corrente n. [_]
Titular: [_]
.

4.3 Na hiptese de inadimplemento ou atraso no pagamento estipulado, fica estabelecida multa de


2% (dois por cento) e acrscimo mensal de juros de 1% (um por cento).

CLUSULA V DO PRAZO E DA RESCISO


5.1. O presente Contrato vigorar pelo prazo de 12 (doze) meses, de 07 de fevereiro de 2012 a 07 de
fevereiro de 2013, podendo ser renovado automaticamente por igual perodo de 12 (doze) meses,
exceto por manifestao contrria de qualquer uma das partes com ao menos 30 (trinta) dias de
antecedncia do trmino de cada perodo. Na hiptese de renovao automtica do presente
contrato, o valor da remunerao mensal estipulada na clusula 4.1 acima ser reajustado por
escrito e de comum acordo entre as Partes, conforme a variao do IPCA/IBGE acumulado nos 12
meses anteriores renovao.

5.2. O presente contrato poder ser rescindido unilateralmente, sem a necessria motivao, a
qualquer momento, por qualquer das Partes, sem nus e mediante aviso prvio, por escrito, com
antecedncia mnima de 30 (trinta) dias.

5.3

No caso de descumprimento de qualquer obrigao por qualquer uma das Partes, a Parte

inocente notificar a Parte infratora, que dever sanar o problema no prazo mximo e improrrogvel
de 10 (dez) dias, contados do recebimento da comunicao pela parte infratora.

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5.4

Caso a Parte infratora no sane o problema no prazo determinado, a Parte inocente poder

rescindir o Contrato, alm de exigir da Parte infratora a indenizao pelas perdas e danos
decorrentes do inadimplemento contratual e multa no valor de uma parcela mensal do preo
previsto na clusula 4.1 deste Contrato. Esta multa no se aplica aos casos de atraso de pagamento,
hipteses em que se aplicaro as penalidades especficas previstas neste instrumento.

5.5 O presente Contrato ser considerado automaticamente rescindido, por qualquer das Partes,
independentemente de notificao judicial ou extrajudicial, na ocorrncia de qualquer das seguintes
hipteses:

a) falncia decretada, concordata deferida, insolvncia ou extino de qualquer das


Partes;
b) ocorrncia de caso fortuito ou de fora maior, regularmente comprovada, impeditiva
da execuo deste Contrato;
c) suspenso, pelas autoridades competentes, da execuo do objeto do Contrato, em
decorrncia de violao de dispositivos legais vigentes;
d) cesso ou transferncia dos direitos e obrigaes do presente Contrato a terceiros,
no todo ou em parte, sem a prvia e expressa autorizao da CONTRATANTE;
e) paralisao dos servios, sem justa causa e prvia comunicao CONTRATANTE.

5.6 parte que optar pela resciso antecipada do contrato, salvo se pelos motivos especificados nos
itens (a), (b) ou (c) do pargrafo anterior, cabe o pagamento de multa correspondente a uma parcela
mensal do preo ora ajustado na Clusula 4.1 deste Contrato, no valor vigente poca da resciso.

5.7 Rescindido o instrumento contratual, poder a CONTRATANTE entregar a prestao dos servios
a quem ela bem entender, independentemente de consulta, interferncia ou autorizao da
CONTRATADA.

CLUSULA VI DA CONFIDENCIALIDADE
6.1. Para todos os fins deste instrumento, Informaes Confidenciais so aquelas a serem mantidas
em sigilo e confidencialidade, sendo todas e quaisquer informaes, dados, documentos, projetos,
arquivos e quaisquer outros materiais, inclusive informaes verbais de titularidade das Partes, a que
venham a ter acesso. Apenas a ttulo exemplificativo, entendem-se como informaes que carecem
do grau de sigilo pretendido pelas Partes no presente instrumento as seguintes: documentos
relativos estratgia de marketing, lista de clientes e dados cadastrais de clientes das Partes e as
respectivas informaes, armazenadas sob qualquer forma; metodologia e ferramentas de
desenvolvimento e servios, desenvolvidas pelas Partes e outros; nmeros e valores financeiros da
empresa, tais como faturamento e trfego de informaes relativas ao volume de venda de
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contedos, contratos e relaes afins, armazenados em meio magntico e repassados verbalmente


ou por escrito.
6.2. As Partes concordam em:

a) No divulgar a qualquer terceiro, ou utilizar qualquer Informao Confidencial a ela


revelada pela outra Parte, exceto se expressamente autorizado; e
b) Tomar todas as medidas razoveis para a manuteno da confidencialidade das
Informaes Confidenciais da outra Parte que estejam em seu poder ou sob seu
controle, sendo que referidas medidas em nenhum momento sero inferiores s
medidas tomadas na manuteno da confidencialidade de informaes de sua
propriedade e da mesma importncia.

6.3. As Informaes Confidenciais no incluiro as informaes que:

a) So, ou possam se tornar, sem que para isso ocorra a violao do Contrato, de
conhecimento pblico ou disponveis ao pblico;

b) Foram licitamente reveladas Parte receptora por terceiros sem obrigao de


confidencialidade ou violao de uma obrigao de confidencialidade; ou

c) J eram de conhecimento da Parte receptora, quando da revelao ou divulgao a


ela destas mesmas informaes, ou foram independentemente desenvolvidas pela
Parte receptora.
6.4. Qualquer uma das Partes poder revelar Informaes Confidenciais da outra Parte:

a) Quando a divulgao tenha sido legalmente exigida por rgo judicirio competente
ou por qualquer outro rgo pblico administrativo ou normativo, desde que a outra
Parte seja previamente notificada, de forma a assegurar a contestao de tal ordem
ou requerimento pela Parte interessada; e
b) Em carter confidencial, para seus consultores legais ou financeiros, para os fins de
execuo do presente Contrato.
6.4.1. No caso de necessidade de envio de Informao Confidencial legalmente exigida, as Partes
desde j concordam em envidar seus melhores esforos para evitar a quebra do sigilo da
Informao Confidencial, inclusive propondo-se a contratar advogados e firmas de
advogados para resguardar o sigilo das Informaes Confidenciais. Caso as medidas
competentes no surtam efeito para o resguardo das Informaes Confidenciais, as Partes
concordam e se obrigam a fornecer apenas aquilo que estiver sendo exatamente requerido e
no todas as Informaes Confidenciais de que dispuserem.
6.5. As obrigaes de que trata esta Clusula continuaro em vigor por 03 (trs) anos aps a
extino e/ou resciso do presente Contrato, por quaisquer motivos.

CLUSULA VII - RESPONSABILIDADES DAS PARTES


7.1

Cada uma das Partes responsvel diretamente, nos termos deste Contrato e da legislao

aplicvel, pelo pagamento de todos os tributos e taxas incidentes, bem como pelos encargos de
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natureza previdenciria, trabalhista e civil porventura incidentes na contratao de prepostos,


funcionrios e/ou terceiros. Ser ainda responsabilidade de cada uma das Partes, isoladamente,
todos os danos cveis e penais causados por seus representantes e prepostos a quaisquer terceiros.
7.2

Fica facultado CONTRATANTE designar prepostos para acompanhamento e fiscalizao da

prestao de servios pela CONTRATADA, que devero ser credenciados por esta, o que no
implicar a solidariedade nem tampouco isentar a mesma de quaisquer responsabilidades por ela
assumidas por fora deste instrumento e/ou por fora de lei.
7.3

As Partes no podero ser responsabilizadas pelo no cumprimento de quaisquer obrigaes

deste Contrato em razo de caso fortuito e de fora maior, especificamente impeditivas, de decises
judiciais e de leis ou regulamentos expressamente proibitivos. Em tais hipteses, o no cumprimento
das obrigaes aqui assumidas no ser considerado inadimplemento contratual, no constituindo,
portanto, motivo para a resciso do presente Instrumento, na medida em que o evento impeditivo
seja temporrio, consoante com o disposto no art. 393 do Cdigo Civil.
7.4

Se uma Parte causar prejuzo outra, por ao ou omisso no desempenho de suas funes,

ou por no observar as condies previstas neste Contrato, ficar obrigada a pagar outra uma
indenizao correspondente ao dano e/ou prejuzo causado e comprovado, na forma prevista nos
arts. 186 e 927 do Cdigo Civil.
7.5

As Partes se responsabilizam integralmente por ressarcir a Parte prejudicada por quaisquer

danos ou prejuzos causados por aes ou omisses de seus empregados, prepostos e/ou
subcontratados na execuo dos servios ora contratados ou por ocasio deles, nos termos do art.
932, inciso III, do Cdigo Civil.
CLUSULA VIII - PROPRIEDADE INTELECTUAL

8.1.

Todos os direitos sobre as marcas ou em conexo a elas so de exclusiva propriedade da

Parte que as detm. Exceto dentro dos exatos termos deste Contrato, as Partes no tero nenhum
direito, ttulo ou interesse, expresso ou tcito, em relao s marcas e sua utilizao, e no devero,
em nenhum momento, aps a vigncia deste Contrato, assumir ou pleitear nenhum direito de
explorar, vender ou pr venda os produtos e/ou servios sob as marcas.
8.2

Todos os direitos sobre as peas de marketing criadas pela CONTRATADA para a

CONTRATANTE na execuo dos servios previstos neste Contrato, no que se refere ao trabalho de
formatao, desenvolvimento e criao, sero de exclusiva propriedade da CONTRATANTE.

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8.3

As Partes isentar-se-o mutuamente de eventual responsabilizao por violao de direito de

propriedade intelectual caso fique em algum momento comprovado que a Parte contrria tenha, por
culpa ou dolo, violado direitos de tal natureza pertencentes a terceiros para a criao e o
desenvolvimento dos produtos, servios e/ou peas a eles relacionadas, e arcar com eventual
indenizao que seja imposta Parte inocente pela reproduo, comercializao e/ou distribuio
produtos, servios e/ou as peas a eles relacionadas, sem prejuzo das sanes contratuais deste
instrumento.
8.4

As Partes concordam desde j que cada uma delas titular de seus respectivos direitos de

propriedade intelectual e assim desejam permanecer, sendo que a prestao dos servios deste
Contrato e sua execuo no implicar cesso ou transferncia dos direitos de propriedade
intelectual de uma parte a outra, por quaisquer motivos, sem que haja um instrumento especfico
firmado a esse respeito.

CLUSULA IX DAS DISPOSIES GERAIS


9.1. O presente Contrato no poder ser cedido ou de qualquer forma transferido sem o
consentimento, por escrito, da outra parte. O presente instrumento obriga as Partes e seus
sucessores, a qualquer ttulo que seja. Para fins do presente Contrato ser considerada sucessora,
entre outras, a sociedade que resultar da fuso, aquisio ou incorporao de qualquer uma das
Partes, independentemente de esta possuir a mesma designao e/ou registros societrios que as
Partes originalmente contratantes.
9.2. O presente Contrato estabelece o pleno e completo acordo entre as Partes, superando e
revogando todos e quaisquer entendimentos havidos anteriormente entre as Partes.
9.3. A natureza jurdica da prestao de servios aqui acordada autnoma, no habitual e

sem subordinao de jornada, e sem pessoalidade, no se confundindo com os preceitos do


art. 3 da C.L.T.
9.4. O presente Contrato no cria entre os funcionrios, prepostos, empregados e prestadores de
servios das Partes qualquer vnculo empregatcio, permanecendo cada Parte responsvel pelo
recolhimento dos encargos fiscais, trabalhistas e previdencirios.
9.5. Fica expressa e irrevogavelmente estabelecido que a tolerncia com o atraso ou
descumprimento de obrigaes de uma parte a outra, bem como o no exerccio, pelas mesmas, de
quaisquer direitos assegurados neste Contrato ou na lei em geral, no importar em novao
contratual ou renncia a qualquer desses direitos, podendo as Partes exercit-los a qualquer tempo.
9.6. As clusulas deste Contrato que por sua natureza tenham carter perene, especialmente, mas
no limitado s relativas responsabilidade civil, trabalhista, tributria e previdenciria, entre outras,
permanecero vlidas mesmo aps a resciso do presente Contrato, observados os prazos
prescricionais da lei em vigor.

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9.7. As Notificaes e comunicaes entre as Partes devero ser feitas por escrito e enviadas por
carta e/ou e-mail, com aviso de recebimento e confirmao de leitura.
9.8. Quaisquer alteraes das obrigaes contratuais somente sero vlidas mediante celebrao de
termos aditivos, por escrito, firmados pelos representantes legais das Partes.
9.9. Qualquer antecipao de uma das Partes no obrigar a outra Parte a realizar suas obrigaes
antes das datas previstas neste Contrato.
9.10. Na hiptese em que qualquer clusula, termo ou disposio deste Contrato vier a ser declarada
nula ou no aplicvel, tal nulidade ou inexequibilidade no afetar quaisquer outras clusulas,
termos ou disposies aqui contidos, os quais permanecero em pleno vigor e efeito.
CLUSULA X FORO
10.1 Fica eleito o Foro da Comarca de So Paulo Capital, com excluso de qualquer outro, por mais
privilegiado que seja, para nele serem dirimidas quaisquer dvidas ou controvrsias que se
originarem deste contrato.
E, por estarem assim justas e contratadas, as partes assinam o presente em 2 (duas) vias de igual
teor.

So Paulo, 09 de janeiro de 2012.

MILENA DA SILVA
ASSOCIAAO MDICA
__________________________________________
PAULO DA SILVA
TRAVIS COMUNICAO LTDA.

TESTEMUNHAS:
______________________________
Nome:
CPF:

31

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

_________________________________
Nome:
CPF:

Anexo 3

CONTRATO DE LOCAO DE ESPAO


EXCLUSIVAMENTE PARA EVENTOS

As partes integrantes deste instrumento particular, a seguir identificadas e qualificadas, tm entre si


ajustada a presente locao, a qual reger-se- pelas clusulas e condies que se seguem, a saber.

CLUSULA PRIMEIRA - DAS PARTES

1.1 LOCADORA: CASA DAS TORRES EVENTOS S/C LTDA., empresa com sede na Avenida
Francisco Matar, 5000 gua Branca CEP. 05001-400, So Paulo, inscrita no CNPJ
66666666666/0001-43; neste ato representada por sua scia, MESLY VIANA.

1.2 LOCATRIA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, inscrita no CNPJ/MF sob nmero


XXXXXXXXXXXXXXXXXX, inscrio estadual sob nmero XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, com sede
social na XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, n. XXXX Bairro XXXXXXXXXXXXXXXX Cep.
XXXXXXXXXXXXXXX,

Cidade

XXXXXXXXXXXX;

neste

ato

representada

pela

senhora

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, brasileira, portadora do RG n. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX e


do CPF/MF n. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

CLUSULA SEGUNDA - DO OBJETO

2.1 Constitui-se objeto global e indiviso deste contrato a locao das instalaes (SALO
PRINCIPAL, TRREO, SALO DOS TANQUES, COZINHA E BANHEIROS), parte integrante do
espao conhecido por CASA DAS TORRES, situado Avenida Francisco Matar, n. 5000, bairro da
gua Branca, Municpio de So Paulo.

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CLUSULA TERCEIRA - DA DESTINAO E PRAZO

3.1 A locao destina-se, exclusivamente, para realizao do evento da LOCATRIA.

3.2 O prazo da locao ser de 24 horas e ter carter absolutamente temporrio, com incio
exatamente s 08:00 horas do dia 31 de julho de 2012, quando o espao ser liberado para o
uso alvo, e trmino, impreterivelmente, s 08:00 horas do dia 01 de agosto de 2012, observado
o disposto na Clusula Sexta Das Sanes e Penalidades deste instrumento, mediante sua
desocupao e devoluo, nas exatas condies em que fora entregue, resguardado o direito da
LOCADORA de pronta retomada do exerccio da posse fsica do espao locado.

3.3 O espao ora locado tem capacidade, aprovada pelo CONTRU, para 1.200 (mil e duzentas)
pessoas, sendo que a LOCATRIA se compromete e se obriga a no ultrapassar este limite mximo
de entrada de pessoas, a qual ser controlada por funcionrio da LOCADORA.

3.4 Caso a LOCADORA observe que est sendo permitido o acesso de pessoas em nmero superior
ao limite ora estabelecido, poder imediatamente fechar a portaria de entrada do espao locado e
exigir que a LOCATRIA retire o excesso verificado.

CLUSULA QUARTA - DO PREO

4.1 O preo da locao negociado para o perodo de ocupao estabelecido na clusula 3.2 fixado
no valor certo de R$ 12.000,00 (doze mil reais), que dever ser integralmente pago at o dia ____
de abril de 2012, mediante boleto bancrio.
CLUSULA QUINTA - DA UTILIZAO DO ESPAO LOCADO

5.1 Conforme detalhado no anexo memorial descritivo/fotogrfico, que segue rubricado pelas partes
contratantes, o espao denominado "CASA DAS TORRES" dispe e mantm em absoluta ordem e
funcionamento as seguintes benfeitorias: elevador hidrulico e rampa de acesso para deficientes,
iluminao padro, pontos estratgicos de hidrulica e eltrica, local apropriado para acomodao de
cozinha industrial mvel, vestirios para funcionrios, sanitrios masculino e feminino, local especfico
para instalao de gerador mvel e extintores de incndio estrategicamente colocados.

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5.2 A LOCADORA garantir, ainda, o fornecimento de 20.000 litros de gua, sendo certo que a falta
dever ser suprida pela LOCATRIA de acordo com o nmero de convidados e durao do evento a
ser realizado.

5.3 A LOCATRIA assume total e irrestrita responsabilidade pela devoluo de todo mobilirio
descrito na clusula 5.1 nas mesmas condies em que foram entregues, respondendo pela reparao
de eventuais danos existentes, bem como pela restituio do espao perfeitamente limpo, nas
mesmas condies em que lhe foi entregue.

5.3.1 A LOCATRIA autoriza expressamente a entrada da equipe de limpeza da LOCADORA, a


partir da 20 hora, contada do incio prazo locatcio estabelecido na clusula 3.2, para auxiliar na
limpeza dos espaos que naquele momento estiverem desocupados de pessoas.

5.4 A LOCATRIA declara ter conhecimento que a CASA DAS TORRES inclui-se entre as
propriedades tombadas pelo Patrimnio Histrico do Estado e do Municpio de So Paulo, sendo,
portanto, expressamente vedada qualquer alterao em suas caractersticas externas e/ou internas,
motivo pelo qual assume total e irrestrita responsabilidade em manter absolutamente intactas todas
as paredes, janelas, pisos, fachadas, instalaes e acessrios do espao locado, respeitando as
normas de instalao e capacidade de uso estabelecida para a realizao do evento, controle de
acesso de funcionrios (crachs) e de convidados (check-list) e correspondente responsabilidade civil.

5.5 Nos procedimentos de montagem e desmontagem das instalaes mveis utilizadas no evento
devero ser observadas as normas de segurana e medicina no trabalho, editadas pelo Ministrio do
Trabalho, cabendo LOCATRIA a fiscalizao.

5.6 No que se refere aos projetos de decorao, disposio de bens mveis, objetos e layout do
espao locado por ocasio do evento, a CASA DAS TORRES poder vet-los, para garantir que
estejam de acordo com as normas de segurana das instalaes, tais como rotas de sadas de
emergncia livres, reas de extintores de incndio, escadas, passagens e demais orientaes previstas
em lei e de acordo com a determinao dos rgos pblicos.

5.7 Neste ato a LOCATRIA declara estar ciente da legislao referente emisso de rudos,
poluio sonora e controles de sons emitidos para realizao do evento, durante o prazo estabelecido
neste instrumento.

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5.8 Caso seja apurado por equipamento idneo da LOCADORA que a LOCATRIA ultrapassou os
limites de rudos previstos na legislao vigente durante o prazo estabelecido na clusula 3.2 deste
instrumento, o evento ser imediatamente interrompido pela LOCADORA ou seus prepostos.

5.9 Caso a LOCADORA venha a sofrer qualquer ao de carter indenizatrio, ou seja, interpelada
civil, administrativa ou criminalmente, fundamentada nos fatos previstos nas clusulas 5.7 e 5.8 deste
instrumento, a LOCATRIA ser responsabilizada e dever ressarcir os prejuzos sofridos pela CASA
DAS TORRES e seus representantes legais, se comprometendo, inclusive, a assumir o plo passivo
das demandas, requerendo a excluso da LOCADORA.

5.10 Fica certo e ajustado que a LOCATRIA se compromete e se obriga a cumprir todas as normas
de segurana contra incndio do espao ocupado, devendo remover ou deslocar quaisquer mesas que
se encontrem colocadas no salo que possam vir a obstruir as passagens e sadas de segurana.

5.10.1 Se durante o evento a fiscalizao da LOCADORA verificar que a LOCATRIA vem


obstruindo as portas de sada, como tambm dos equipamentos de incndio e proteo, poder
imediatamente dar por encerrado o evento que estiver sendo realizado, sem ser responsabilizado por
quaisquer perdas e danos da LOCATRIA ou das pessoas que se encontrarem no estabelecimento.

5.10.2 O evento somente ter continuidade se for restituda ao status quo anterior a situao dos
bens que guarnecem o espao para que no venham a prejudicar quaisquer das sadas de incndio do
salo.

5.10.3 A LOCADORA manter brigada de incndio durante a realizao do evento, as suas expensas,
composta de um bombeiro civil e um segurana para cada 400 (quatrocentas) pessoas.

5.11 Em caso da falta de energia eltrica na sede da LOCADORA motivada por fatores externos que
independam de sua vontade, fica a LOCADORA, desde j, eximida de toda e qualquer
responsabilidade por eventuais danos de qualquer natureza causados ao evento objeto deste
Contrato.

5.11.1 Caso a LOCADORA verifique antes do evento que a LOCATRIA fez instalaes de
equipamentos e/ou instrumentos que ultrapassem o limite de carga de energia disponvel nas
instalaes, poder impedir o ingresso de pessoas no estabelecimento para que se d incio ao evento
at que se faam as regularizaes necessrias.

5.12 Os servios de bar e restaurante sero desenvolvidos exclusivamente pela LOCATRIA durante
a realizao do evento e, conforme legislao federal, fica expressamente vedada a venda e/ou a
distribuio de bebidas alcolicas a menores de 18 anos de idade durante o evento, ficando de
exclusiva responsabilidade da LOCATRIA o fiel cumprimento desta lei.

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5.13 A LOCATRIA se responsabiliza por manter, durante a realizao do evento, s suas expensas,
servio mdico com UTI mvel, dotada de mdico, enfermeiro e todos os equipamentos para
atendimento mdico de urgncia, inclusive desfibrilador.

CLUSULA SEXTA DAS SANES E PENALIDADES

6.1. Sem prejuzo das demais penalidades previstas neste instrumento e na legislao aplicvel, caso
a LOCATRIA no venha a desocupar o espao fsico locado no prazo estabelecido na clusula 3.2
deste instrumento, e nas condies definidas nas clusulas anteriores, o que impreterivelmente inclui
a retirada de todos e quaisquer materiais, equipamentos, objetos e pertences de sua propriedade ou
da propriedade de terceiros, incidir automaticamente, sem necessidade de notificao premonitria,
multa no valor de R$ 1.000,00 (mil reais) por hora de atraso, contando-se a primeira hora a partir
dos sessenta minutos subsequentes ao estipulado para trmino da locao.

6.1.1 A multa estipulada na clusula 6.1 ser cobrada tanto pela hora cheia como pelo clculo de sua
frao, at que se d a devoluo integral do imvel LOCADORA.

6.2. A retirada de todos e quaisquer materiais, equipamentos, objetos e pertences da propriedade da


LOCATRIA ou de terceiros, os quais no se encontravam no espao fsico quando do incio da
locao, aps o vencimento do prazo de estipulado na clusula 3.2 deste instrumento, somente
poder ser realizada mediante o pagamento dos valores devidos nos termos estabelecidos nas
clusulas 6.1 e 6.1.1.

6.3. Sem prejuzo do disposto nas clusulas 6.1, 6.1.1 e 6.2, na hiptese de no se cumprir com a
obrigao de retirar, no prazo estabelecido na clusula 3.2 deste instrumento, a totalidade dos
materiais, equipamentos, objetos e pertences de sua propriedade ou da propriedade de terceiros, a
LOCATRIA autoriza que a LOCADORA os retire, assumindo a responsabilidade pelo pagamento de
todas as despesas pela remoo e dos custos relativos guarda dos objetos, demonstrados atravs
de simples recibos.

CLUSULA STIMA DISPOSIES GERAIS

7.1 Em funo das caractersticas especiais que diferenciam a CASA DAS TORRES, sua locao
temporria para servir ao evento objetivado dever ser precedida de providncias especficas, as quais
sero de responsabilidade exclusiva da LOCATRIA que as assume, arcando com os respectivos
nus financeiros, independentemente do valor da locao, quais sejam:

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7.1.1 Locao de gerador mvel de energia, o qual dever estar disponvel para uso local, durante o
evento.

7.1.2 Responsabilidade perante aos rgos municipais, estaduais e federais que controlam os servios
contratados, tais como o ECAD, os rgos de vigilncia sanitria entre outros, exclusivamente no que
concerne s suas atividades na CASA DAS TORRES durante o perodo da locao.

7.1.3 Fica vetado anexar coberturas e construes ao espao locado para realizao do evento.

7.2 Este contrato celebrado em carter irrevogvel e irretratvel, sem direito arrependimento ou
desistncia por qualquer das partes. Em caso de desistncia ou falta de cumprimento de quaisquer
das obrigaes aqui assumidas, a LOCATRIA perder a integralidade da importncia at ento
desembolsada.

7.2.1 Alm das disposies estipuladas neste instrumento, a parte que vier a desistir da locao
dever pagar outra multa fixada em 10% do valor total da locao. Entretanto, se a locao no
puder realizar-se por motivos alheios a ao ou omisso das partes, motivo de fora maior ou normal
previsibilidade de qualquer das partes, no ser devida qualquer indenizao, de parte a parte.

7.3 A LOCATRIA se responsabiliza pelo pagamento de eventuais danos causados por seus
convidados, por sua equipe ou por terceiros. Se responsabiliza, tambm, por eventuais danos
causados pelos servios terceirizados contratados diretamente por ela, tais como buffet, valet
service entre outros.

7.4 A LOCADORA no arcar com qualquer prejuzo, seja qual for a origem. Fica estabelecido que a
segurana dos bens agregados durante o perodo de montagem, realizao do evento e
desmontagem de obrigao da LOCATRIA. A LOCADORA, por sua vez, se responsabiliza pelo
bom funcionamento dos equipamentos de que dispe e oferece juntamente com a locao.

7.5 A LOCATRIA obriga-se a firmar termo, anteriormente ao incio do perodo da locao,


declarando ter promovido minuciosa vistoria do conjunto imobilirio objeto desta locao, recebendoo no estado em que se encontra e comprometendo-se a devolv-lo exatamente no mesmo estado de
conservao e limpeza e no pleno funcionamento de seus pertences, sem qualquer direito de
reteno, indenizao ou compensao, pelos gastos que tenha de efetuar para dar cumprimento a
estas obrigaes e, assim, restituir os bens, na conformidade de suas caractersticas originais.

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7.6 O tempo que a LOCADORA puder vir a consumir para reparao de eventuais estragos e
alteraes nas instalaes eltricas, hidrulicas e de telefonia, comprovadamente atribudos
LOCATRIA e o prazo para repor o conjunto imobilirio no estado anterior sero considerados como
sendo locao, respondendo, portanto, ela LOCATRIA, pelos aluguis e demais encargos da
locao durante esse perodo, sem prejuzo de poder a LOCADORA exigir perdas e danos na esfera
judicial.

7.7 A LOCATRIA, provada sua culpa, assume integral e isolada responsabilidade por quaisquer
penalidades porventura aplicadas LOCADORA em virtude do evento realizado.

7.8 Obriga-se a LOCATRIA a manter no imvel atividade lcita, condizente com os bons costumes e
devidamente autorizada pelo poder pblico.

7.9 vedada a sublocao, emprstimo ou cesso de direitos da coisa locada, seja no todo ou em
parte.

7.10 Fica desde j pactuado que as sanes, atos e medidas pactuadas com base neste contrato
produziro seus efeitos desde logo, independentemente de quaisquer avisos, notificaes e
interpelaes prvias.

7.11 A LOCATRIA s poder divulgar o nome ou parte do nome da CASA DAS CALDEIRAS em sua
comunicao externa mediante autorizao prvia a ser fornecida por escrito pela LOCADORA. A
LOCATRIA poder mencionar o nome da CASA DAS CALDEIRAS a ttulo de endereo e indicao do
local da festa. Na divulgao e comunicao externa do evento, dever constar um nmero de
telefone especifico para o fornecimento de informaes sobre o evento em questo, diferente do
nmero utilizado pelo escritrio da CASA DAS CALDEIRAS.

7.11.1 A LOCADORA fica autorizada a divulgar em material promocional, impresso ou eletrnico, o


nome comercial da LOCATRIA, apenas e to somente para fins de divulgao do evento realizado
em suas dependncias.

7.12 A presente locao rege-se pela lei 8245/91, pelo Cdigo Civil, e demais normas de Direito.

7.13 Para julgar quaisquer demandas eventualmente decorrentes deste contrato, as partes elegem o
Foro Central da capital de So Paulo, com renncia de qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

As partes declaram terem lido atentamente todas as clusulas e disposies do presente instrumento,
e, por assim estarem justos e contratados, assinam o presente, em trs vias de igual teor, para um s
efeito, diante de duas testemunhas.
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So Paulo, 10 de abril de 2012.

LOCADORA:

_________________________________________________
Mesly Viana
CASA DAS TORRES EVENTOS S/C LTDA.

LOCATRIA:

_________________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TESTEMUNHA:

_____________________________
NOME:
RG n.

_____________________________
NOME:
RG n.

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Planilhas Financeiras de Eventos


Introduo
Bem-vindo novamente! Esta a unidade II do curso de Administrao Financeira de Eventos.
Na unidade anterior, voc pde entender o quanto seu evento custar, a partir da busca dos prestadores de
servios e da solicitao de propostas oramentrias para trs empresas. Ao receber tais propostas, voc viu que
deve analisar e negociar todos os pontos importantes para viabilizar a produo e, finalmente, decidir qual a
melhor empresa para atender suas demandas.

Lembre-se!
Alguns servios e materiais definidos para a Conveno de Vendas Merlin que precisaro de
fornecedores so: sonorizao, almoo e jantar, convites e iluminao.

Aps essa etapa, tem incio a estruturao da planilha oramentria, na qual inserida cada especificao de
servio com o custo correspondente. Com o fim do evento, se tudo correu bem com tais empresas, elas devem
entrar no rol de nosso cadastro de fornecedores ativos e qualificados, que podero ser solicitados para prestar os
mesmos servios em outra ocasio.
Verifique o anexo 1 Planilha de Custos da Conveno Merlin. Sua misso conferir se o evento est
vivel da forma como foi planejado.

Agora com voc!


Acompanhe as prximas pginas com a Planilha de Custos Conveno de Vendas Merlin. Isso
auxiliar sua compreenso dos contedos.

Entendendo a planilha financeira


Vamos analisar a Planilha de Custos da Conveno de Vendas Merlin que voc salvou em seu computador. O
formato da planilha de custos varia de empresa para empresa. No h regra fixa para sua elaborao, mas, alm
das normas contbeis de praxe, importante manter o bom senso para demonstrar com transparncia para o
cliente como foi estruturada a previso oramentria.

Agora com voc!


Localize, na sua Planilha de Custos Conveno Merlin, os itens que compem os custos:

criao e editorao;

produo de materiais;

logstica e A&B;

cenografia e equipamentos;
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atraes;

despesas gerais;

equipe de produo;

planejamento.

Confira!
Todos esses itens esto localizados na coluna C.

Agora, vamos diferenciar os custos de terceiros dos custos internos.


Os custos de terceiros so dos prestadores de servios a serem contratados por perodo determinado para
execuo do evento. Emitimos a nota fiscal diretamente ao cliente, caracterizando o repasse de verba e evitando
a bitributao.

Voc sabia?
A bitributao acontece quando diferentes empresas cobram da mesma pessoa o mesmo tributo
sobre o mesmo servio ou produto com a mesma base de clculo.

Vamos analisar a planilha novamente?

Agora com voc!


Localize, na sua Planilha de Custos Conveno Merlin, os itens que compem os custos de
terceiros.

Confira!
Os itens que compem os custos de terceiros so:

buffet, sonorizao, transporte, hospedagem, cenografia, entre outros, totalizando R$ 922.957,00.

Custos
Os custos internos correspondem aos custos passveis de tributao (alimentao de equipe, verba de
produo, entre outros). Esses custos tero notas emitidas contra o cliente. Neles esto tambm as receitas
internas da agncia: criao, editorao, planejamento etc.
Voc j est mais familiarizado com a planilha? Siga as orientaes abaixo para fazer mais uma localizao de um
item importante.
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Agora com voc!


Localize, na sua Planilha de Custos Conveno Merlin, os itens que compem os custos
internos.

Confira!
Os itens que compem os custos internos so: planejamento, criao e editorao, save the date, convite, dicas,
camarins, ECAD, verba de produo e logstica de equipe, totalizando R$ 42.800,00. Na Conveno de Vendas
Merlin, criao e editorao foram trabalhos realizados pela equipe da agncia e, por isso, so considerados
receitas internas ou custos internos, j que no contratamos terceiros para realiz-los.

Honorrios
Devemos considerar os dois custos (cursos de terceiros e custos internos) e colocar nossos honorrios, que
compem a taxa de agenciamento, variando entre 8% e 15%. Nesse caso especfico, estamos calculando sobre
15%.
Confira o clculo.
Custos de Terceiros

R$ 922.957,00

Custos de produo do evento

R$ 8.800,00

Custos de Terceiros mais Custos de produo do evento

R$ 922.957,00 + R$ 8.800,00

Soma dos custos =

R$ 931.757,00

Soma dos custos multiplicada por 15% =


Honorrios =

R$ 931.757,00 * 15% =
R$ 139.763,55
R$ 139.763,55

Encargos
Outro ponto a ser calculado so os encargos. Ou seja, os tributos que devem incidir sobre o valor a ser faturado
(na nossa planilha sero calculados sobre os custos internos mais honorrios), variando conforme o regime
tributrio da sua empresa.
Aqui, utilizamos a alquota de 21,7% para estimar os tributos a serem includos no oramento.

Agora com voc!


Localize, na sua Planilha de Custos Conveno Merlin, o local onde esto expostos os encargos
de evento. Aps isso, pense sobre como este clculo foi feito.

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Conhea, a seguir, como elaborar o clculo dos encargos do seu evento.

O clculo detalhado dos encargos da Conveno Merlin :


21,7% dos Custos Internos (R$ 42.800,00)

= R$ 9.287,60

21,7% dos Honorrios (R$ 139.763,55)

= R$ 30.328,69

Custos de Terceiros mais Custos de produo do evento

= R$ 39.616,29

Encargos

= R$ 39.616,29

Outra forma de fazer o mesmo clculo :


Encargos

= 21,7% de Soma Custos Internos + Honorrios

Encargos

R$ 42.800,00 + R$139.763,55 = R$ 182.563,55

Encargos

= 21,7% de R$ 182.563,55 = R$ 39.616,29

Encargos

= R$ 39.616,29

Com esses valores, podemos calcular o custo final a ser


apresentado ao cliente:
Verifique na tabela que voc recebeu que, na soma dos Custos Internos e Externos, temos o Custo do Evento
(R$ 965.757,00).
Mas, para termos o Custo Total desse evento, necessrio acrescentar a esse ltimo valor os honorrios e
encargos:
R$ 965.757,00 (Custo do Evento) + R$ 139.763,55 (Honorrios) + R$ 39.616,29 (Encargos) = R$ 1.145.136,84
Custo total = R$ 1.145.136,84

Dessa forma, quando a Nota fiscal do evento for emitida, o clculo ser realizado para o valor da cobrana cobrir
exatamente o custo total do evento. Realizar o clculo dos encargos e impostos do seu evento exige muita
ateno, j que existem no Brasil tipos de empresas com cargas tributrias diferenciadas. Portanto, seu
planejamento financeiro deve levar em considerao tais regras para que voc possa analisar as melhores
possibilidades de remunerao.

Ponto de Equilbrio
Ao chegarmos a uma planilha efetiva de custos, temos condio de calcular nosso Ponto de Equilbrio com
respeito ao nosso evento, no caso de termos de cobrar alguma inscrio ou ingresso. Se tivermos um cliente que
bancar tudo, como no caso de nossa Conveno de Vendas Merlin, ou se houver um patrocinador que arque
com todas as despesas, nem necessitamos desse clculo, embora os profissionais de marketing possam avaliar
volumes de vendas posteriores ou outros tipos de retorno positivo como exposio de marca.

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Voc sabia?
Ponto de Equilbrio ou break even um dos indicadores que nos informa o volume necessrio de
vendas, no perodo considerado, para cobrir todas as despesas, fixas e variveis, incluindo-se o
custo do servio prestado. Em outras palavras, a quantidade de unidades a ser vendida para
comearmos a ter lucro, pois neste ponto o lucro zero.

Voc sabe como calcular o Ponto de Equilbrio dos seus eventos? Uma forma eficiente para fazer isso seguindo
a frmula abaixo.

Frmula do Ponto de Equilbrio


PE = Custos Fixos Totais
Preo Unitrio
O Ponto de Equilbrio igual ao total de custos fixos, dividido pelo preo unitrio cobrado por cada participante.

Conhea alguns casos de Ponto de Equilbrio.

Caso 1 Se temos um workshop com capacidade mxima para atender 40


pessoas e nossos custos totais so R$ 2.800,00, teramos de imaginar o
preo ideal unitrio que nossos participantes poderiam pagar. Isso tem de
estar consoante com preos do mercado e varia tambm de acordo com as
caractersticas do nosso evento. Imaginemos R$ 450,00 de inscrio.
Segundo nossa frmula:
2.800,00
PE =

= 6,2
450,00

Nosso Ponto de Equilbrio so 7 inscritos.


Se desejarmos que nosso evento, alm de cobrir seus custos, gere lucro,
necessrio colocar um percentual acima do break even (ponto de equilbrio),
e a cobrana ao participante deve levar em conta tambm o preo de
mercado.

Caso 2 Realizamos um Seminrio Internacional de dois dias de durao, em um auditrio com capacidade
mxima para 200 pessoas, e nossos gastos sero, ao todo, R$ 50.000. Acreditamos que R$ 600,00 a inscrio
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por participante seja um preo de mercado compatvel.
Segundo nossa frmula, temos:
50.000,00
PE =

= 83,3
600,00

Nesse caso, nosso Ponto de Equilbrio seriam 84 pessoas. Se desejo 35% de lucro, tenho de ter em meu
auditrio, no mnimo, 109 pessoas.

Com todos os dados que analisamos, possvel concluir que a Conveno de Vendas Merlin, ocorrendo da forma
como foi planejada, possui viabilidade financeira.

Proposta comercial
Em sntese, a proposta comercial o instrumento ideal para expressar as ideias que foram cuidadosamente
desenhadas e dimensionadas para atender os objetivos e metas no evento. Ela expressa, basicamente, por um
descritivo e por valores numricos correspondentes nossa estratgia de execuo desse evento.

Agora com voc!


Veja esses valores na Planilha Aprovada de Custos da Conveno de Vendas Merlin.

Verifique o anexo 2 - Planilha de Custos da Conveno Merlin Aprovada e salve-a em seu computador.
A planilha de custos pode ser apresentada de forma genrica ou absolutamente detalhada.
Nesse caso, a planilha mais completa para que todos vejam os detalhes dos custos. Nela, h um espao para
a aprovao e a assinatura do cliente. Isso ocorre devido s exigncias cada vez mais frequentes dos
clientes, em que a transparncia relacionada s questes financeiras deve predominar.
Ressalta-se que, em determinados casos, aps a aprovao da planilha final, o cliente solicita itens adicionais que
no estavam previstos no planejamento inicial e, portanto, no constavam da planilha de custos. Nesse caso,
feita uma planilha extra para sua aprovao.
A seguir, veja como foi a reunio com o cliente solicitante da Conveno de Vendas Merlin.

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Normas da proposta comercial


Como possvel fazer uma proposta comercial que tambm atenda e
supere as expectativas de seus clientes?
Para superar as expectativas de seus clientes, importante que a
proposta seja elaborada de forma cuidadosa, observando algumas
normas prprias de uma estratgia de vendas eficaz.
Confira essas normas:

Tenha uma boa ideia e a estruture de forma adequada, com custos viveis operacionalmente, alm de
bem articulados junto aos diversos pblicos interessados;

a parte descritiva no deve ultrapassar duas pginas, ou seja, deve ser bastante objetiva, como vimos
no modelo da Conveno de Vendas Merlin;

a planilha de custos parte integrante da proposta. Por meio dela, voc solicitar o aceite inicial
assinado pelo cliente, que ser a base de contrato entre as partes;

anexe proposta comercial todas as ilustraes, plantas, imagens (em CD) e grficos que julgue
necessrios para a melhor compreenso do projeto do evento;

mantenha uma linguagem clara e objetiva e revise todo o texto antecipadamente;


47

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

a planilha de custos deve ser conferida e expressar os valores atualizados junto ao mercado. Previses
apressadas e mal fundamentadas podem comprometer as metas e a realizao do evento.

Roteiro da proposta comercial


Apresentamos, agora, um roteiro de proposta comercial, j que o
exemplo no mostra nenhuma simulao de obteno de recursos
por meio de cotas de patrocnio.
Nesse caso, o cliente nos props um concurso infantil.
Veja atentamente os dados sobre esse evento.
1.

Abertura
Nome do evento: Concurso Charme e Talento infantil

2.

Apresentao

So frequentes os concursos para escolha de representantes da sociedade que servem como referncia
para as demais pessoas. No entanto, os concursos de beleza infantil acabam por fantasiar as crianas como
adultos, sem nenhum trao da idade e da identidade que elas realmente possuem.
O Concurso Charme e Talento Infantil pretende eleger crianas que renam simpatia, desenvoltura e graa
prprias da infncia, em sua forma ldica, exploradora e criativa.
3.

Slogan
"Valorizando a infncia que existe em cada criana"

4.

Formato

O evento compreende um perodo de inscrio e atendimento dos quesitos de um regulamento prefixado


caracterstico de um concurso. Em seguida, h um dia de apresentao dos candidatos selecionados em
local decorado e com som ambiente. Essa apresentao envolve atividades, como:

5.

coquetel de abertura para pais e convidados;


apresentaes e desfiles dos candidatos;

entrega de prmios para os vencedores do ano.

Mestre de Cerimnia
Apresentadora infantil Tati.

6.

Ficha Tcnica

Local: Centro de Convenes Culturais Atibaia.


Data: 21 de setembro de 2011.
Horrio: 18h00 s 21h30.
7.

Objetivos

Realizar um concurso de charme e talento infantil com a finalidade de valorizar caractersticas da infncia
por meio da divulgao da desenvoltura, da ludicidade e da criatividade.
48

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

8.

Objetivos Especficos

Descoberta de talentos infantis;

9.

Promoo de um espao de integrao e valorizao genunas da criana;


Resgate do ldico e da originalidade do concurso infantil.

Pblico-alvo

Meninas entre 05 e 10 anos de idade de qualquer estado brasileiro.


10. Estratgias de Comunicao

Regulamento do Concurso;
Folheto informativo a ser divulgado nas escolas pblicas e particulares dos ensinos infantil e

fundamental;
Hot site (instrumento elaborado para uma ao de comunicao ou marketing);

Peas e elementos comunicacionais: save the date (informa antecipadamente aos convidados a
data em que precisam se programar para participar do evento), convites, jornal/foto;

Assessoria de imprensa;
Banners, cartazes;

Lembranas aos participantes.

A previso oramentria do Concurso Charme e Talento Infantil de R$ 122.466,54.


Verifique o anexo 3- Tabela de custos concurso charme e talento infantil e salve-a em seu computador.
Este documento a planilha de custos desse concurso.
Por meio do estudo dos custos para a realizao desse evento, foi elaborada uma proposta comercial. Conhea as
cotas de patrocnio:

Proposta Comercial Poltica de Captao de Recursos


COTAS DE PATROCNIO
BOLO DE ANIVERSRIO _________________________________________________R$ 70.000,00
Duas cotas disponveis no valor de R$ 35.000,00
OLHO DE SOGRA _______________________________________________________R$ 45.000,00
Duas cotas disponveis no valor de R$ 22.500,00
BALA DE COCO__________________________________________________________R$ 35.000,00
Duas cotas disponveis no valor de R$ 17.500,00

Agora, voc vai acompanhar o raciocnio para a criao da tabela financeira desse evento.

49

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Agora com voc!


Acompanhe as prximas pginas com a Tabela de Custos Concurso Charme e Talento Infantil.
Isso ajudar voc a entender as explicaes seguintes.

Vamos fazer as contas? Veja agora como fazer o clculo dos honorrios desse evento.

Subtotal do evento

R$ 110.940,00

Subtotal do evento menos Receitas Internas de Planejamento e Criao

R$ 110.940,00 R$ 7.600,00

Resultado = Custos de Terceiros

R$ 103.340,00

Honorrios

15%

Honorrios = 15% sobre custos de terceiros

15% de R$ 103.340,00

Resultado = Honorrios

R$ 15.501,00

Ateno!
Voc pode aplicar a mesma estrutura e porcentagens desses exemplos quando for realizar os
clculos do seu evento. Acompanhe a seguir o clculo dos encargos.

Clculo dos honorrios na proposta comercial


Faa conosco o clculo dos honorrios do seu evento.

Agora com voc!


No se esquea de acompanhar na Tabela de Custo Concurso Charme e Talento Infantil.

Encargos
Receitas internas

R$ 7.600,00

Honorrios

R$ 15.501,00

Encargos = 27.7% sobre internos mais honorrios

21.7% sobre R$ 7.600,00 + R$ 15.501,00

Resultado = Encargos

R$ 5.012,92

O custo total do Concurso Charme e Talento Infantil de R$ 131.453,91. Como temos entradas de valores
referentes a patrocnio e inscrio (R$ 150.250,00), a nossa receita ser de R$ 18.796,09.
Patrocnio e Inscrio

R$ 150.250,00

Patrocnio e Inscrio menos Custo do evento

R$ 150.250,00 - R$ 131.453,92

Resultado = Receita

R$ 18.796,09
50

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Em sntese, a configurao de uma proposta comercial tem como premissa o entendimento do volume de gastos
e a verificao de quais so as fontes de recursos existentes ou possveis para o tipo de evento que estamos
propondo.
Trataremos, a seguir, da anlise das propostas comerciais.

Anlise de estratgias comerciais


Agora com voc!
Voc acompanhou, at agora, dois tipos de eventos.
Leia a descrio de cada um deles e tente identificar qual se refere Conveno de Vendas Merlin
e qual se refere ao Concurso Charme e Talento Infantil. Depois, verifique a resposta.

Caso 1
Para alcanar sucesso nesse caso, conveniente fazer uma meno sobre captao de recursos e verificar onde
poderamos encontr-los. Afinal, captao de recursos , na verdade, o meio pelo qual buscamos a entrada de
recursos financeiros para a viabilizao do projeto, assim como os resultados de lucro decorrentes do mesmo. De
qual evento estamos falando?
Resposta

Concurso Charme e Talento Infantil


Para realizao desse evento, foi necessria a entrada de verba
por meio de patrocinadores.

Caso 2
Um evento pode ter todos os seus custos bancados por um nico cliente. Quando h um bom budget
(documento de planejamento em que so definidas as receitas e despesas de uma empresa ou pessoa fsica, por
um determinado perodo de tempo), no temos muitos problemas de viabilizar nossa proposta de evento. Essa
descrio se refere a qual evento?

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Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Resposta

Conveno de Vendas Merlin


Nesse evento, o cliente solicitante entrou com toda a verba
necessria para sua realizao.

Voc, organizador de eventos, deve saber identificar todas as possibilidades de fontes de receita como garantia
de financiamento, bem como criar estratgias comerciais inteligentes para que investidores possam de fato se
interessar pelo seu trabalho.

Concluso
Gerar Receitas
A gerao de receitas varia de acordo com a configurao de cada projeto de evento.

Refletindo!
Como ter acesso s diferentes fontes de recursos? Quais escolher? Como atrair as fontes em favor
de nosso evento, seja ele qual for?

Fontes de receitas
Venda de ingressos/tickets, taxas de inscrio, venda de
estandes, venda de espaos publicitrios nos ambientes do
evento (painis, outdoors, blimps), anncios (revistas, e-news,
sites), venda de subprodutos do evento (bonecos, canetas,
camisetas, porta-trecos etc.), doaes e contribuies (de
entidades, empresas ou profissionais parceiros), licenciamentos
(barracas de Alimentao & Bebidas), verbas advindas de
programaes paralelas (show de lanamento do evento).

Alm de saber da existncia de fontes de renda, necessrio saber quando e como aplic-las. A gerao de
receita exige tempo, empenho e energia, mas sem dvida muito compensador obter os resultados no
desenvolvimento de sua estratgia comercial.

52

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Resumindo
A melhor maneira de resolver os problemas financeiros de um evento recorrer ao nosso estudo inicial, pois,
com um planejamento adequado, poderemos tambm fazer correes de rotas e obter sucesso em nosso evento.
A parte descritiva no deve ultrapassar duas pginas, ou seja, deve ser bastante objetiva, como vimos nos
modelos anteriores.
Esperamos que este curso esteja contribuindo para sua formao profissional como administrador financeiro de
eventos!
Veja os tpicos que abordamos nesta unidade:

compreenso da planilha financeira;

definio de custos honorrios, encargos e impostos;


clculo do Ponto de Equilbrio;

importncia da proposta e das normas comerciais;


clculo dos honorrios e patrocnio da proposta comercial;

anlise de estratgias comerciais.

Parabns por finalizar a segunda unidade deste curso! Continue seus estudos na unidade 3.

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Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

Administrao Financeira de Eventos


Remunerao e Controles Financeiros em Eventos

54

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Introduo
Ol! Estamos agora na unidade III do curso Administrao Financeira de Eventos.

Lembre-se!
Na unidade anterior, voc pde aprender sobre itens da planilha financeira, proposta comercial,
clculo de pagamentos e cobranas e gerao de renda.

Nesta unidade, vamos tratar das diferentes formas de remunerao e de controles financeiros em eventos.
Bons estudos!

Modalidades de Remunerao
H diferentes formas de sermos remunerados pelo trabalho de organizao de eventos. A forma e o valor a
serem pagos devero ter como base um parmetro de mercado atual, a complexidade do negcio envolvido, as
formas legais, nossa experincia de contrataes feitas anteriormente e, sem dvida alguma, tambm
dependero de nosso poder de negociao frente ao cliente.

Bases para remunerao


Conhea um caso comum entre os organizadores financeiros de eventos.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Agora com voc!


Quanto Mauro pode cobrar pela realizao do trabalho, com o nvel de complexidade que voc viu
na tela anterior? Reflita sobre a questo tentando se colocar no lugar de Mauro.

Agora, veja nas anotaes de Mauro como ele resolveu essa questo.

A mdia para produtores de eventos dessa natureza est entre R$ 5.000,00 e R$ 7.000,00.
Clculo simples:
2 meses de trabalho X R$ 5.000,00 = R$ 10.000,00
No esquecer!
Despesas com nota fiscal.
Descontos de aproximadamente 10% com:
- tributos;
- taxas, considerando o Simples Nacional (Sigla de Sistema Integrado de
Pagamento de Impostos e Contribuies das Microempresas e Empresas de

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Pequeno Porte).
Como fao parte do grupo MEI (Microempreendedor Individual com teto de R$60 mil a cada 12 meses),
para receber de fato R$ 5.000,00 ao ms, terei que cobrar aproximadamente:
R$ 5.600,00 por ms.
Devo cobrar pelo servio:
2 meses x R$ 5.600,00 = R$ 11.200,00

Mauro um empreendedor individual. Veja as implicaes de suas atividades a seguir:

Empreendedor individual
Voc Sabia?
O empreendedor individual a pessoa que trabalha por conta prpria e que se legaliza como
pequeno empresrio, devendo preencher alguns pr-requisitos, dentre eles, no ter participao
em outra empresa como scio ou titular.
A Lei Complementar n 128, de 19/12/2008, criou condies especiais para que o trabalhador
conhecido como informal possa se tornar um empreendedor individual legalizado. Entre as
vantagens oferecidas por essa lei est o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas (CNPJ),
que facilita a abertura de conta bancria, o pedido de emprstimos e a emisso de notas fiscais.

O empreendedor individual enquadrado no Simples Nacional...


Ficar isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL). Pagar apenas o valor fixo
mensal de R$ 32,10 (comrcio ou indstria) ou R$ 36,10 (prestao de servios), que ser destinado
Previdncia Social e ao ICMS ou ao ISS. Essas quantias sero atualizadas anualmente, de acordo com o salriomnimo.
Com essas contribuies, o empreendedor individual ter acesso a benefcios como auxlio-maternidade, auxliodoena e aposentadoria, entre outros.
O projeto comeou a valer em 1 de julho de 2009, em mbito nacional, porm, a princpio, com receita bruta
anual de at R$ 36.000,00.
Fonte: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/modulos/entenda/oque.php

Cada profissional pode estabelecer seu preo, e ningum deve subestimar seu trabalho. Para isso, preciso
conhecer os valores praticados no mercado para no inviabilizar suas negociaes com a empresa de interesse.
Agora que voc j tem ideias sobre como realizar cobranas, bom saber sobre as modalidades de remunerao.
Continue seu curso!

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Formas de remunerao
Existem diversas formas de remunerao. Conhea as modalidades e analise qual a mais adequada para voc,
seus eventos e clientes.

Pr-labore
Significado: Pr-labore uma palavra de origem latina e significa pelo trabalho.
Na prtica...
Essa modalidade utilizada nos casos em que o profissional organizador de
evento possuir um CNPJ, ou seja, for scio da empresa organizadora de eventos
ou agncia em questo, e aplicada para o pagamento desses scios.
O menor valor de retirada do pr-labore o salrio mnimo com os encargos
correspondentes (20% INSS), Art. 214, III e 3, I, do Decreto n
3.048/1999.
Fonte: http://www.adicao.com.br
A estipulao desse valor deve ser definida com base nos salrios de mercado
conforme o tipo de atividade que o scio presta.
O pr-labore mais utilizado para empresas de mdio e grande portes. O
Microempreendedor Individual/Simples tambm
entretanto, est isento dos respectivos tributos.

pago

por

pr-labore;

Fee
Significado: uma palavra de origem inglesa traduzida como taxa; pagamento; taxa de entrada; comisso;
salrio; honorrios.
Na prtica...
usada, geralmente, em agncias de propaganda e marketing promocional.
H certa confuso sobre o uso desse termo, justamente pelo seu amplo
significado. O fee pode ser considerado um honorrio quando define uma
forma de cobrana e remunerao a uma prestao de servio efetivamente
concluda por uma agncia ou empresa. Alm disso, o mesmo pode ser uma
verba de contingncia para remunerar uma equipe que trabalha em um projeto
do incio ao fim (job especfico) dentro da prpria agncia, durante o perodo
em que durar aquela ao.
importante tambm no confundir a taxa denominada fee com encargos,
que seria sua Taxa Administrativa, na qual so considerados seus gastos fixos e
variveis, bem como a carga tributria que varia de empresa a empresa.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Honorrios
So os valores de remunerao correspondentes ao agenciamento sobre todo e qualquer servio de terceiros e
sobre os custos internos dos eventos, quer sejam
empresas ou profissionais autnomos.
O valor percentual dessa taxa varia entre 8% e 15% e, a
rigor, no deve ser cobrado sobre as receitas internas da
agncia em questo (planejamento, criao e editorao),
especialmente se j for estabelecido o ganho do fee
mensal.
Durante o desenvolvimento de projetos de eventos de
pequeno, mdio ou grande porte , existe um trabalho
conjunto entre cliente e organizador que envolve negociaes, anlises e flexibilidade entre as duas partes.
Geralmente, os clientes (mercado) tentam pagar uma taxa menor que 15% ao organizador. Se isso acontecer, e
voc tiver pouca experincia no desenvolvimento de eventos, correr o risco de ter pouco lucro. Por esse motivo,
as empresas e agncias de eventos criam outros mecanismos para atingir suas metas financeiras dentro da
planilha de custos, a fim de suprir a baixa porcentagem que o cliente solicitou.
importante refletir sobre como negociar esses valores.

Refletindo
O administrador financeiro do evento prope a taxa de honorrios, mas o cliente pode solicitar uma
reduo. Cabe a voc analisar se vale a pena ou no ir adiante com um projeto nesse patamar.

Pensando em alternativas para os nossos ganhos, selecionamos trs opes que se referem a receitas
provenientes da produo/execuo do evento.

Over price
Significado: Pela traduo, sobre o preo. quando conseguimos abatimentos e descontos em determinado
item j estipulado pelo cliente como um valor mximo.
Na prtica...
Por exemplo, se houver uma verba aprovada para camisetas pelo cliente no valor de R$ 10,00 e voc conseguir
compr-las por R$ 8,00, essa diferena o over price de R$ 2,00, que pode ou no ser devolvido ao cliente.
BV
Significado: Criada pelos americanos, a bonificao por volume, que corresponde a uma remunerao que o
fornecedor nos paga quando vendemos seu produto ou servio em grande quantidade ou com muita frequncia.
Na prtica...
Se voc revende o produto do mesmo fornecedor aos seus clientes, em termos de prticas comerciais, isso deve
ser comissionado como em qualquer venda. Essa uma prtica lcita, feita de acordo com as regras contbeis,
inclusive com emisso de nota fiscal por parte da empresa/agncia.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Extras
Significado: a cobrana realizada quando o cliente solicita servios extras aps aprovar a planilha de custos.
Na prtica...
nesse momento dos pedidos extras que voc poder aumentar seus ganhos, inserindo uma taxa de urgncia,
pois uma produo no prevista se torna mais onerosa em muitos sentidos. Por exemplo, se durante uma
conveno o cliente decidir que quer uma chuva de bexigas brancas no final de um jantar previamente
programado, voc poder atend-lo, mas ter de cobrar um valor separadamente. Nesse caso, voc teria de
comprar bexigas, rede, mquinas para ench-las e gerenciar um profissional responsvel pela execuo.

A escolha entre essas opes vai depender de cada situao


e do contexto do seu evento.
Conhea, a seguir, a ltima modalidade de remunerao que
destacamos!

Por trabalho realizado (Job a Job)


Para contratos de clientes por job, recomendamos a
definio de um volume mnimo de jobs/ms, para garantir
a longevidade do relacionamento e, principalmente, o
acompanhamento dos resultados obtidos em cada ao.

Conhea mais sobre essa forma de remunerao.

Refletindo
Nessa modalidade, o cliente por vezes j determina um valor fechado possvel para o job, o que
dar a voc pouca margem de negociao. De toda forma, sempre convm estudar bem os pontos
positivos e negativos antes do aceite da proposta comercial.

A remunerao por trabalho realizado pode ocorrer:

Por controle de hora despendidas (time sheet)


O cliente remunera a empresa/agncia com base no nmero de horas despendido por cada rea e profissional
alocado. Para tal, preciso se estabelecer um rgido controle de horas dedicadas por colaborador. O valor/hora
recomendado para cada profissional da agncia dever ser devidamente pr-acordado. Dever tambm ser
adicionada remunerao da empresa/agncia a comisso sobre servios de terceiros (agenciamento).
Fonte: http://www.freelancenow.com.br/dicas

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Por resultados
Pode complementar as outras modalidades que j vimos. Se voc tem um fee mensal pago pelo seu cliente, mas
em um dado projeto de eventos haver uma feira comercial com venda de stands, possvel ser remunerado
com um percentual por metas atingidas de vendas preestabelecidas em contrato. Voc tambm poder ganhar
um percentual por clientes e marcas agregados ao seu projeto. Nesse caso, existem empresas especializadas em
captao de patrocnio que cobram entre 8% e 10%.

Antes de definir a melhor forma de remunerao em seu evento, considere a importante dica abaixo.

Lembre-se!
Em sntese, as formas de remunerao so mltiplas e esto muito relacionadas com o tipo de
servio prestado e a expectativa de volume de trabalho a ser contratado. Alm disso,
recomendvel sempre conhecer os preos da concorrncia antes de fechar o seu preo.

Controles financeiros
Nesta etapa, vamos elaborar um sistema de controle que nos permita gerenciar o evento da forma mais eficiente
possvel. Aqui voc poder aprender sobre controles financeiros por meio dos eventos e planilhas que
apresentaremos!

Lembre-se!
At agora, j abordamos o estudo para aprovao da viabilidade financeira dos eventos, a
contratao de prestadores de servios e as formas de remunerao.

Com a informatizao, o mercado j oferece sistemas de planilhas para controles financeiros


que facilitam o nosso trabalho.

O objetivo principal do seu sistema de controle financeiro fornecer as informaes


necessrias gesto do dia a dia dos seus eventos.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Se voc trabalha com eventos de pequeno porte ou simples, nem sempre h realmente
a necessidade de fazer investimento em recursos informatizados complexos.

No basta fazer ou ter as planilhas de controle financeiro. necessrio adequ-las ao


seu evento, atualiz-las e mant-las em ordem.

Ateno!
Fique atento a todos os detalhes que abordamos. Agora iniciamos a fase mais importante para o
sucesso do nosso evento: o desenvolvimento e a adaptao de controles financeiros
bsicos, como cronogramas de contas a pagar e a receber, controle dirio do caixa e controle
bancrio.

Gesto financeira
A gesto financeira deve ser flexvel, permitir ajustes e correes sem que voc perca o controle dos fluxos, para
possibilitar a identificao dos desvios e o fornecimento de dados para a sua correo.
Veja nos exemplos o que pode acontecer quando a gesto financeira de eventos no segue esses pr-requisitos.

Casos na gesto financeira

Caso 1

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Caso 2

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

J deu para perceber qual a importncia da gesto financeira? Entenda um pouco mais.

Voc Sabia?
De acordo com o conceito clssico de Henri Fayol (1841-1925 engenheiro francs fundador da
Teoria Clssica da Administrao), compete gesto atuar atravs de atividades de planejamento,
organizao, liderana e controle, de forma a atingir os objetivos organizacionais predeterminados.

Gesto financeira
A gesto financeira acontece quando a administrao do evento envolve estudos, anlises, decises e atuaes
relacionadas com os meios financeiros necessrios para a execuo do projeto proposto. Integra as tarefas de
obteno e controle de recursos financeiros de forma a garantir a estabilidade das operaes decorrentes de um
evento e a rentabilidade dos recursos nele aplicados.
Fonte: http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/gestaofinanceira.htm
Traduo: Susana Saraiva

Controles financeiros
Os controles financeiros so ferramentas indispensveis para o planejamento dos negcios. So os instrumentos
que permitem ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua
empresa em determinado perodo.
Fonte: http://www.sebrae.com.br

A seguir, voc vai conferir um exemplo de cronograma que foi elaborado com o objetivo de no deixar dvidas
quanto ao perodo em que devero ser pagas as despesas previstas.

Cronogramas

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Um cronograma elaborado com o objetivo de demonstrar a viso geral da previso de pagamentos.


Vamos ver alguns exemplos com base no evento Primavera, Parque e Msica.
Pronto para realizar uma atividade?

Agora com voc!


Tente localizar no cronograma a seguir em quais datas esto previstos os pagamentos.

Cronograma simples de contas a pagar


Evento: Primavera, Parque e Msica
Data: 30/09/2010
Cdigo oramentrio: 00310

ITENS/MESES

MAI

JUN

JUL

AGO

SET

Transporte
Alimentao
Som
Iluminao
Cenografia
Coral
Produtor
Palco

Cronogramas de contas a pagar


Como voc pde observar, os meses de pagamentos do evento Primavera,
Parque e Msica estavam preenchidos pela cor vermelha, para facilitar a
compreenso de qualquer pessoa.
J identificou as datas de pagamento? Precisa rever o cronograma? Ento confira suas respostas.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Confira!

O transporte e a
alimentao sero
pagos nos dias de ensaio
e da apresentao.

produtor

ser

pago durante todos


os meses.

A cenografia ser
paga nos dois ltimos
meses.

As demais
despesas sero
pagas no dia do
evento

O cronograma foi elaborado de maneira clara: podemos compreender e usar as informaes sobre pagamentos
do evento, pois os dados esto atualizados, so confiveis e podem ser acessados a qualquer momento, o que
nos possibilita tomar decises importantes no gerenciamento do nosso evento.

Ressaltamos que os cronogramas de contas a pagar e de recebimentos so ferramentas que auxiliam na anlise
macro do seu evento e, quando necessrio, permitem fazer ajustes.

Refletindo!
O evento Primavera, Parque e Msica ser realizado em cinco meses. A planilha tambm nos
permite ter a viso geral dos pagamentos previstos e fazer correes, se necessrio. Exemplo:
renegociar prazos com fornecedores, caso acontea algum imprevisto no cronograma de receitas
(contas a receber).
No dia a dia, talvez voc precise elaborar cronogramas e planilhas de controle mais detalhados e
especficos. Por isso, leia com ateno nossas orientaes.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Cronograma e o fluxo burocrtico


importante conhecer e respeitar o organograma e o fluxo burocrtico de pagamentos da empresa do nosso
cliente,

quando

ele

pessoa

jurdica.

quem aprova as despesas?

quem assina os cheques?


para quem enviamos a nota fiscal?

quanto tempo para receber?

Isso

significa

procurar

responder

seguintes

questes:

Essas informaes so bsicas para nosso controle de contas a receber e devem ser do conhecimento de todos
os envolvidos no sistema de controle financeiro.
Vamos fazer mais uma anlise!

Agora com voc!


Localize no cronograma abaixo os perodos previstos para recebimentos.

Cronograma simples de recebimento


Evento: Primavera, Parque e Msica
Data: 30/09/2010
Cdigo oramentrio: 00310

ITENS/MESES

MAI

JUN

JUL

AGO

SET

Cliente
Patrocinador

Como voc pde observar, os meses de pagamentos do evento Primavera, Parque e Msica estavam preenchidos
pela cor vermelha, para facilitar a compreenso de qualquer pessoa.
Voc j consegue trabalhar com cronogramas de pagamentos? Confira novamente a resposta da sua anlise!

Confira!

O cliente pagar o evento Primavera, Parque e Msica em 3 parcelas, sendo a primeira na assinatura do
contrato, a segunda em agosto e a ltima no ms de realizao do evento, em setembro.

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

O patrocinador entra com 5 parcelas, ou seja, haver entradas mensais.

Esse mesmo tipo de cronograma pode ser elaborado para os recebimentos e, ao examinarmos os dois,
poderemos fazer a anlise e projetar o fluxo de caixa do nosso evento.

Ressaltamos que os cronogramas de contas a pagar e de recebimentos so ferramentas que auxiliam na anlise
macro do seu evento e, quando necessrio, permitem fazer ajustes.

Voc sabia?
No caso de nosso cliente ser pessoa fsica, controlar o fluxo burocrtico mais simples porque as
informaes necessrias j constam no contrato ou na carta-acordo.

Anlise e negociao do cronograma de recebimento

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Carlos, organizador do evento Primavera, Parque e Msica, est verificando as propostas de recebimento do seu
cliente, fazendo uma comparao com as despesas que dever cobrir. Ele acabou de encontrar uma falha no
planejamento financeiro.

Agora com voc!


Tente encontrar, nas planilhas abaixo, qual foi o problema que Carlos detectou.

Cronograma simples de recebimentos


Evento: Primavera, Parque e Msica
Data: 30/09/2010
Cdigo oramentrio: 00310

ITENS/MESES

MAI

JUN

JUL

Cliente

R$ 4.000,00

Patrocnio

R$ 5.000,00

R$ 5.000,00

Total por ms

R$ 9.000,00

R$ 5.000,00

Total de
recebimentos

AGO

SET

R$ 4.000,00

R$ 4.000

R$ 5.000,00

R$ 5.000,00

R$ 5.000,00

R$ 5.000,00

R$ 9.000,00

R$ 9.000,00

R$ 37.000,00

Cronograma simples de contas a pagar


Evento: Primavera, Parque e Msica
Data: 30/09/2010
Cdigo oramentrio: 00310

ITENS/MESES

MAI

JUN

JUL

AGO

Transporte

R$ 250,00

R$ 250,00

R$ 250,00

R$ 250,00

A&B

R$ 300,00

R$ 300,00

R$ 300,00

R$ 300,00

Som

R$ 250,00
R$ 500,00
R$ 3.300,00

Iluminao
Cenografia

SET

R$ 950,00
R$ 800,00

R$
1.300,00

Coral

R$ 6.000,00

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Produtor

R$ 3.000,00

R$ 3.000,00

R$ 3.000,00

R$ 3.000,00

Palco

R$ 4.000,00
R$ 7.000,00

Total por ms

R$ 3.550,00

R$3.550,00

Total de

R$3.550,00

R$4.350,00

R$ 23.300,00

R$38.300,00

contas a
pagar

J descobriu onde est o erro do planejamento financeiro do evento Primavera, Parque e Msica?

Confira!
Total de recebimentos = R$ 37.000,00

O total de contas a pagar do evento Primavera, Parque e

Total de contas a pagar = R$ 38.300,00

Msica est superior ao de recebimentos.

Clculo
R$37.000,00 - R$38.300,00 = -R$1.300,00

Agora Carlos ter tempo hbil para renegociar


valores com seus prestadores de servios,
cliente e patrocinador.
cronograma:

dar

Essa a funo do

uma

viso

geral

da

contabilidade do nosso evento e nos ajudar no


gerenciamento do nosso caixa.

Fluxo de caixa
O fluxo de caixa uma poderosa ferramenta de controle porque permite a visualizao do seu evento hoje e a
projeo de realidades futuras. O fluxo de caixa deve conter o movimento de entradas e sadas financeiras em
determinado perodo de tempo, visando sempre melhor soluo para o bom andamento financeiro do seu
evento.
Por meio dele, voc poder realizar os pagamentos nas datas combinadas, evitar multas e juros, movimentar
dinheiro que poderia estar parado e fazer aplicaes. Confira o fluxo de caixa coletado no dia 15 de dezembro.

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Saldo inicial.................R$ 3.000,00


Entradas......................R$ 43.000,00
Pagamentos.................R$ 41.500,00
Saldo operacional.........R$ 1.500,00 (entradas sadas)
Saldo final.....................R$ 4.500,00 (saldo inicial + saldo operacional)

Composio do fluxo de caixa


Entenda mais sobre os itens que compem o fluxo de caixa:

Confira!
Saldo inicial
o valor existente no caixa no incio do perodo determinado para a elaborao do fluxo de caixa (saldo em
conta).
Entradas de caixa
Correspondem a todas as entradas previstas, sejam cotas de patrocnio, venda de ingressos, remuneraes por
eventos etc.
Sadas de caixa
Correspondem a pagamentos de fornecedores, pr-labore (retiradas dos scios), impostos, folha de pagamento
de gua, luz, telefone, fornecedores etc.
Saldo operacional
o resultado do valor das entradas deduzindo o valor das sadas naquela data.
Saldo final de caixa
o valor obtido atravs da soma do saldo inicial com o saldo operacional. Assim, possvel saber se faltou ou se
sobrou dinheiro, e esse valor passa a ser o saldo inicial no prximo controle.

Voc Sabia?
Fluxo de caixa um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentaes
financeiras (entradas e sadas de valores monetrios) de um dado perodo pode ser dirio,
semanal, mensal etc. O fluxo de caixa composto dos dados obtidos dos controles de contas a

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pagar, contas a receber, de despesas, de saldos de


aplicaes e todos os demais que representem as
movimentaes de recursos financeiros disponveis da
empresa.
Fonte:http://www.efetividade.net/2008/01/09/fluxo-decaixa-instrumento-essencial-para-profissionaisindependentes

Com a realizao constante do fluxo de caixa, aliado aos cronogramas de contas a receber e de contas a pagar
abordados anteriormente, voc poder fazer adequaes no seu planejamento financeiro e renegociar com os
fornecedores, caso acontea algum imprevisto nos recebimentos. Na tela seguinte, vamos demonstrar outro
exemplo de controle de fluxo de caixa.

Fluxo de caixa na prtica


A Feira de Antiguidades do Lar acontecer aos sbados. Portanto, o controle de caixa desse evento ser semanal.

Para manter esse controle, Rute, organizadora do evento, combinou com os fornecedores que o pagamento seria
realizado no sbado (dia do evento) e os expositores pagariam na segunda-feira anterior ao evento, ou seja, na
semana de 21 a 26 de maio. Dessa forma, ela recebeu dos expositores no dia 21/05 e pagou os fornecedores no
dia 26/05.

Confira as contas que Rute fez para controlar o fluxo de caixa:

Controle semanal do caixa


Evento: Feira de Antiguidades
Centro de custo: 0025

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Contas a receber
Controle Dirio de contas a receber 21/05 a 26/06

Tipos

Saldo

(+) Cota de

(+)

Anterior

patrocnio

Recebimento

Dinheiro

Atual

R$3.000,00

Cheques
Total

(=)Saldo

R$00,00

R$2.000,00

R$5.000,00

R$2.000,00

R$8.000,00

R$10,000,00

__________________
Visto do Responsvel

Contas a pagar
Controle semanal de contas a pagar 21/05 a 26/05

Tipos

Saldo
Anterior

(+)
Entradas

(-)
Sadas

(=)
aldo Atual

Fornecedores

R$2.000,00

Impostos (21%)

R$434,00

Outros (correio + txi)

R$80,00

Total

__________________
Visto do Responsvel

R$00,00

R$10.000,00

R$2.514,00

R$7.486,00

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O controle de caixa no nada complicado, concorda?


Basicamente, a soma de tudo que voc recebeu menos tudo que voc pagou. Dessa forma, fica exposto se seu
saldo est positivo, como no caso de Rute, ou negativo, como no caixa seguinte, onde o total de sadas foi maior
que o de entradas.

Saldo inicial: R$00,00


Pagamentos: R$18.000,00
Recebimentos: R$10.000,00
Saldo

final:

R$8.000,00

(negativo)

Esses formulrios, simples ou complexos, vo ajud-lo a ver mais


claramente a especificidade das entradas e sadas financeiras dos seus
eventos.

Controle bancrio
Para realizar a gesto financeira de seu evento, converse com seu gerente, ou melhor, com o gerente da conta
bancria do evento e solicite todas as informaes necessrias sobre os sistemas de controle que eles
disponibilizam e sobre a forma como eles procedem conciliao bancria. Para isso, existem extratos eletrnicos
e softwares financeiros que facilitam a conciliao bancria e reduzem a chance de erros. A informao atualizada
sobre o saldo bancrio to importante para voc saber se tem saldo suficiente para pagar todas as despesas
previstas para aquele dia quanto para tomar uma deciso sobre como solucionar dvidas se o seu caixa estiver
vazio.

Voc sabia?
A conciliao bancria um comparativo entre as movimentaes existentes na conta bancria
do evento e as existentes no seu controle financeiro. Por exemplo, sabemos que existe um atraso
natural entre a emisso de um cheque e sua efetiva compensao. Esse atraso causa um saldo
temporariamente incorreto, que a conciliao bancria deve demonstrar e ajudar a corrigir. Nesse
caso, uma nova movimentao deve ser feita se o lanamento presente no banco no estiver no
controle financeiro.
Em outro caso, muito comum, se um lanamento no for
compensado pelo banco, ele deve ser de alguma forma
destacado no controle financeiro.

O fluxo de caixa, realizado a partir do controle bancrio, lhe permite

Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

elaborar relatrios peridicos. Ao comparar as contas a receber com as contas a pagar, voc ter a projeo
dessas movimentaes, ou seja, os elementos necessrios gesto financeira do seu evento e o controle dos
valores depositados no banco. Essa projeo chamada de Fluxo de Caixa ou Cash flow.

Lembre-se!
O controle bancrio um registro dirio da movimentao monetria. muito importante porque
permite comparar os nossos registros com os registros do banco e, se houver diferena, podemos
verificar onde e porque ocorreu, assim como fazer ou solicitar as correes imediatamente.

Resumindo
Voc chegou ao fim da unidade 3. Parabns! Nesta unidade, abordamos os seguintes tpicos:

bases para remunerao;

formas de remunerao;
controles financeiros;

gesto financeira;
cronogramas de recebimento e o fluxo burocrtico;

anlise e negociao do cronograma de recebimento;


fluxo de caixa;

controle bancrio.

Voc vai finalizar seu curso na prxima unidade. Bons estudos!

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Avaliao Financeira do Evento


Introduo
Bem-vindo unidade IV, a ltima do seu curso de Administrao Financeira de Eventos.

Lembre-se!
Nas unidades anteriores, voc pde identificar a viabilidade financeira, o uso apropriado de
planilhas e as diferentes formas de remunerao e controles financeiros em eventos.

Para finalizar o curso, abordaremos, nesta unidade, o fechamento financeiro interno, a prestao de contas ao
cliente e a avaliao financeira final do evento.

O evento ocorreu dentro do prazo.


Os participantes ficaram surpresos com a tima organizao.

Os prestadores de servios realizaram as atividades especificadas nos contratos.


Todos os itens previstos foram entregues.

O cliente solicitante, muito satisfeito, parabenizou o trabalho dos organizadores do evento.

Tudo foi completo?


Confira!
Para o administrador financeiro do evento, o trabalho ainda no acabou. Aps a realizao do evento,
necessrio fazer o fechamento financeiro interno, que consiste em concluir os pagamentos e recebimentos e
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Administrao Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

avaliar se, de fato, o evento correspondeu ao que foi previsto no incio.

Fechamento financeiro interno


Agora com voc!
Se achar necessrio, localize os prximos itens na sua Planilha de Controle Financeiro Merlin ou em
outra planilha que tenha elaborado para seu evento.

Para realizar o fechamento financeiro interno, voc precisar observar a planilha financeira elaborada para seu
evento.
Nessa planilha, importante localizar os itens que o cliente dever pagar. Quais so esses itens?

Itens que documentam as cobranas para o cliente:

a data em que a planilha foi aprovada pelo cliente;


custos internos;

custos de terceiros;
honorrios;

encargos.

Conferida a planilha, voc precisar verificar se os valores recebidos batem com os comprovantes arquivados.
Assim, fechar o centro de custos, ou seja, os itens de cobrana do evento.

Rentabilidade
Aps o fechamento da planilha, ser preciso localizar nessa ferramenta os itens que, somados, apresentam os
resultados para finalizar o controle interno do evento.
Esses itens so:

Itens de controle interno:

receitas provenientes do faturamento (honorrios + receitas internas);


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receitas operacionais (produo e execuo);

receita total.

Se o evento acontecer conforme previsto, seu cliente pagar nas datas acordadas e voc pagar seus fornecedores
conforme o combinado, arquive todas as notas fiscais e recibos que comprovam as quitaes realizadas. No se
esquea, tambm, de calcular a rentabilidade do evento. Para isso, siga a frmula da tabela abaixo:
Valor Total das Receitas

R$ 221.106,05

Valor Total da Planilha

R$ 965.757,00

Valor Total das Receitas dividido pelo Valor Total da Planilha

R$ 221.106,05
/ R$ 965.757,00 = 0,2287

Resultado da diviso multiplicado por 100

0,2287 * 100 = 22,87%

Rentabilidade =

22,87%

Ateno!
Os dados sobre o valor total das receitas e planilhas apresentados nessa frmula devem ser
substitudos pelos respectivos dados do seu evento. A rentabilidade pode tambm ser calculada
item a item.

Percentual de rentabilidade
importante destacar que o fechamento interno e o percentual de rentabilidade dizem respeito apenas
empresa, e jamais devem ser comentados ou apresentados aos clientes. Esses dados esto no relatrio interno e
na planilha consolidada do evento. Apesar do seu compromisso de ser transparente com o cliente em tudo que se
refere ao evento, o fechamento interno de seu uso exclusivo. No momento oportuno, voc dever fazer toda a
prestao de contas a ele de maneira clara, como veremos a seguir.

Prestao de contas ao cliente


Agora, vamos para a prestao de contas com o nosso cliente.

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Na prestao de contas, voc comprova todas as


despesas aprovadas pelo cliente previstas na planilha
financeira. Nesse momento, estabelea uma relao de
transparncia total com seus clientes, sob todos os
aspectos, em especial nas questes financeiras.

A avaliao financeira, ou seja, a planilha de gastos e de


verbas recebidas, assim como o demonstrativo final do
fluxo de caixa do evento, faro parte do relatrio final.

Lembre-se!
Nas unidades anteriores, abordamos o incio do planejamento financeiro do evento, no mesmo?
possvel notar agora a relevncia de se estruturar uma boa planilha financeira, esclarecer
possveis dvidas e acordar a forma de pagamento com o cliente e os fornecedores.
Dessa maneira, fica mais garantido um gerenciamento de caixa relativamente tranquilo, a
elaborao do cronograma de contas a pagar e a projeo do fluxo de caixa para cerca de trs
meses seguinte. Tudo isso resulta em administrar o centro de custos de forma que o caixa do seu
evento no fique no negativo.

Com esses procedimentos, voc demonstrar ter tica nas negociaes e certamente conquistar credibilidade
diante de seus prestadores de servios e clientes.

Importante!
Para conquistar a confiana e o respeito de seu cliente, realize todas as reunies com uma planilha
de custos detalhada, sane qualquer possvel dvida e, ao final, comprove todas as despesas
efetuadas.

Modelo de avaliao financeira de um evento


Um modelo da avaliao financeira do seu evento pode ser obtido por meio:

de uma planilha de avaliao interna;


de uma ata da reunio de avaliao com o cliente e a respectiva planilha;

do anexo de um item Avaliao Financeira, todos devidamente arquivados.

Atualmente, as empresas dispem de sistema informatizado especfico para realizar a avaliao financeira do
evento. Entretanto, para voc ter uma noo dessa avaliao, vamos estudar um instrumento simplificado muito
similar nossa planilha financeira inicial. No entanto, agora, registraremos no apenas o valor estimado, mas o
valor real.
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Voc Sabia?
O valor real o que foi realmente pago e que, s vezes, pode ser diferente daquilo que foi
estimado durante a elaborao da planilha de custos.

Veja a avaliao financeira de um concurso de dana para 200 participantes.

Quais itens financeiros foram mantidos nessa avaliao?

Concurso Cultural
Concurso de
Dana
ITENS

VALOR ESTIMADO

VALOR REAL

Total Custos Internos


R$20.000,00 planejamento + R$16.600,00 produo interna

R$36.600,00

R$36.600,00

Total Custos Terceiros

R$113.400,00

R$113.400,00

HONORRIOS (15%)

R$150.000,00
R$19.500,00

R$150.000,00
R$19.500,00

ENCARGOS (21,7%)

R$12.173,70

R$12.173,70

SUBTOTAL

R$150.000,00

R$150.000,00

HONORRIOS (15%)

R$19.500,00

R$19.500,00

ENCARGOS (21,7%)

R$12.173,70

R$12.173,70

TOTAL GERAL

R$181.673,70

R$181.673,70

SUBTOTAL

Confira!
Como voc pde notar, nesse tipo de avaliao,
recomendvel manter os itens:

custos de terceiros;
receita interna/planejamento, criao e

editorao;
custos de produo internos;

percentuais dos honorrios e encargos.


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Tambm possvel observar, nessa tabela, que o valor


estimado para o evento concurso cultural foi igual ao valor
real. Ou seja, foi gasto exatamente tudo o que foi previsto
no planejamento financeiro.

Lembre-se
A anlise financeira de um evento pode ser expressa de inmeras maneiras e por diferentes
documentos e planilhas, mas resultados positivos s sero obtidos enquanto voc jamais deixar de
realizar um acompanhamento dirio das finanas. Para isso, mantenha um controle rgido das
despesas e receitas, prepare relatrios financeiros regulares e nunca perca de vista a sade
financeira e/ou a esperada lucratividade do evento!

Concluso
Agora, voc dispe das ferramentas necessrias para otimizar todo o processo de administrao financeira de
seus eventos!
importante, em todas essas aes, que voc seja capaz de estabelecer relaes corretas e ticas com todos os
envolvidos, ou seja, fornecedores, clientes, funcionrios e parceiros.

Ateno!
O sucesso total do evento depender de sua capacidade de gerenciamento financeiro, ou seja, de
identificar os recursos necessrios, analisar oramentos, elaborar planilhas e um cronograma que
lhe permita acompanhar, controlar e tomar decises. Mesmo que o seu evento no vise lucro, o
planejamento financeiro sempre ter de ser feito, porque todo evento tem um custo.

Elabore, acompanhe e mantenha atualizadas as ferramentas mais adequadas ao formato do seu evento, porque
so elas que lhe permitiro realizar uma administrao eficaz, responsvel e transparente.
Bom trabalho!

Resumindo
Esse curso nos possibilitou conhecer as principais etapas e instrumentos referentes ao planejamento financeiro de
um evento. Vamos revisar o que foi abordado?

Tratamos do tema viabilidade financeira de um evento, verificando os procedimentos de


levantamento de custos junto s potenciais empresas fornecedoras capazes de participar de
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sua operacionalizao.

Analisamos quais as possveis formas de negociao e a importncia de voc dispor sempre


de um cadastro interno atualizado, bem como cruzar tais informaes com o objetivo de
decidir pela melhor proposta.

Conhecemos vrias modalidades de remunerao, usuais no mercado de eventos, seja voc


pessoa fsica ou pessoa jurdica, assim como os respectivos encargos. Isso poder lhe dar
parmetros de anlise para negociar de forma mais condizente os valores para prestao de
servios na qualidade de profissional de eventos.

Abordamos a importncia da realizao da gesto financeira e de manter seus controles


organizados da melhor forma, segundo seu projeto de evento, por meio de cronogramas de
despesas e de receitas, fluxo de caixa, planilhas de contas a pagar e planilhas de contas a
receber.

Acompanhamos as etapas que envolvem o fechamento interno e a prestao de contas ao


cliente.

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