MEMORANDO

El memorndum es la manera de comunicar

en forma breve asuntos de carcter
administrativo a personas de una empresa,
institucin o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora
en hojas de papel media carta. Tambin hay
formatos que llevan impreso el nombre de
MEMORANDUM. (El plural de la palabra es
variable y todos son correctos Memoranda,
Memorndums, Memorandos o
Memorndumes).
Otra definicin de sera: Un memorndum (memo como se le conoce en el
ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se
utiliza para el intercambio de informacin entre reas de una empresa con el
objetivo de dar a conocer informacin diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y ms.

Caractersticas de un memorndum:

Se redacta en tercera persona.

Se refiere por completo al tema planteado (es especfico-exacto).
Utiliza la construccin positiva.
No usa rodeos de palabras.
Las oraciones son directas y claras y cortas

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)

Su redaccin debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de
comunicacin no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe
utilizar para darle un toque personal y corts al mensaje.
PARTES BSICAS

Membrete: Contiene los datos de identificacin de la empresa: Logotipo,

razn social, nit, direccin, telfono, fax, e-mail, apartado areo, ciudad
y pas si se requiere.
Denominacin del documento: Se escribe de dos a tres interlneas del
margen superior la palabra MEMORANDO, en mayscula sostenida y
centrada.
Nmero: Es consecutivo y puede antecederle el cdigo de la
dependencia. Se escribe de dos a tres interlneas de la palabra
MEMORANDO.
Fecha: En orden de da, mes y ao, se escribe de dos a tres interlneas
del nmero.
Encabezamiento:
o La preposicin PARA se escribe a tres interlneas de la fecha en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan
los datos del destinatario con mayscula inicial... La preposicin
DE se escribe a dos interlneas de la palabra PARA, en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan
los datos del remitente, con mayscula inicial.
o

El vocablo ASUNTO se escribe a dos interlneas de la

preposicin DE, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos.
Al frente se anota la sntesis del documento, sin exceder de
cuatro palabras y con mayscula inicial.

NOTA: La informacin correspondiente a los vocablos anteriormente

descritos, se inicia a dos espacios de la palabra ASUNTO.
Texto
Despedida
Remitente
El Memorando deben firmarlo la o las personas autorizadas por la
empresa. Si quien firma NO ES EL TITULAR

Lneas especiales
Anexos: Se emplea cuando junto a la carta se envan otros documentos
(cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catlogos, etc.). La lnea de
anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envo y recibo de
ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos
interlineas del firmante contra el margen izquierdo la palabra Anexo o
Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la
cantidad; de preferencia se clarifican el nmero de hojas o el tipo de
anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (cinco hojas)
Anexos: tres (dos hojas y un cheque)
Anexos: tres (nueve hojas)
Copias:
Se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los hay,
contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos
puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, as: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa
se omite la empresa. Se utiliza interlineacin sencilla. Se puede escribir de
dos formas:
En lnea separada.
Copia: Sr. Andrs Pez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A:
Dr. Fabio Pedraza Daz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
En lnea seguida.
Copia: Seores Andrs Pez Rueda, Gerente Financiero, Camacol
S:A.; Dr. Fabio Pedraza Daz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
Identificacin del transcriptor
A dos interlineas del firmante o del ltimo rengln escrito, se anota el
nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona
responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra
ms pequea; en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir
uno de los dos. Ejemplo:
Andrea P.
R. Celis.

Para mujer
Para hombre

Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no

se necesita identificacin del transcriptor.

CLASES DE MEMORANDO
Existen dos clases:
1) Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir
documentos; dar a conocer la realizacin de actividades y la
ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos
de trabajo a un solo destinatario. Se usan dentro de una
dependencia y entre dependencias.
Caractersticas:
Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero
con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando"
como nombre del documento.

2) Memorando mltiple
Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra
informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios.
Caractersticas:

Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con

la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del
documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de
"memorando circular".

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TIPOS DE MEMORANDOS DE EMPLEADOS

La mayora de los empleados reciben memorandos de vez en cuando y, en

algunos casos, tienen que escribirlos, sobre todo si trabajan en un entorno
corporativo. Las corporaciones son famosas por el envo de notas en un intento de
comunicarse efectivamente con varias personas a la vez. En general, los
memorandos son concisos y se dirigen a muchos a la vez. No es probable que un
empleado reciba una nota sobre una suba de sueldo o solicitud de tiempo libre.
Adems, un memorando de entendimiento no es tpico de un entorno de trabajo.

Informativo

Los memorandos a los empleados suelen tener como objetivo informar a

las masas. Por lo tanto, si un nuevo empleado entra en la empresa, la gestin
enviar una nota para introducir a esta persona y explicar su funcin. Los
memorandos pueden informar a los empleados acerca de una nueva poltica o
un cambio en la estructura de informes para la empresa tambin. Las notas
informativas proporcionan datos generales y detalles sobre el personal, las
polticas y los acontecimientos.

Directiva
Algunas notas son directamente para que los empleados hagan algo o
cambien un comportamiento. La nota podra explicar una cuota no satisfecha o

un aumento de los gastos. El Departamento de Recursos Humanos puede

enviar un cdigo de vestuario revisado o especfico. Por lo general, el propsito
de estas notas es alertar a los empleados de un posible problema o desafo del
que tienen que ser conscientes o superar. Hay una accin esperada o implcita.

Aclaracin

Una nota aclarando podra empezar diciendo que "Ha llegado a nuestra
atencin que... ". El objetivo es ofrecer una explicacin ms detallada sobre la
poltica o incluso discutir un rumor que est circulando. Las notas aclaratorias
ofrecer ms explicaciones o aaden informacin sobre una anterior nota. En
algunos casos, la administracin enviar una nota de aclaracin sobre la
actualizacin o modificacin de la poltica de empleados o regulacin.
Alternativamente, un grupo de empleados puede crear una nota para aclarar
algo dicho por un supervisor o para aclarar expectativas.

Responder

Un memorando de respuesta responde a una solicitud de otro departamento o

un grupo de empleados, como un comit. Esto puede corresponder a un
cambio de hora de reunin o reordenacin de oficinas. Documenta la solicitud y
lo que ocurrir o no ocurrir como resultado de la respuesta. Los empleados de
todos los niveles pueden escribir y enviar este tipo de nota.

Social

Los memorandos sociales avisan de comidas de trabajo en los prximos das,

das voluntarios o comidas informales programadas en los diferentes
departamentos. Si la empresa es grande, tiene ms probabilidades de recibir
una nota acerca de una oportunidad social para toda la empresa. Las
organizaciones ms pequeas pueden no tener el tiempo para poner este tipo
de informacin en una nota.