TUGAS MAKALAH

SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

TEKNIK INDUSTRI

PENGARUH IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

(ERP) TERHADAP PERBAIKAN PROSES BISNIS DAN
PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN

DISUSUN OLEH:

DWI HANDAYANI

(10/308834/PTK/07016)

BUDI WIBOWO

(09/292458/PTK/------)

ALINA HASNA R

(08/268754/TK/34041)

THEOFILUS B.D

(11/323236/PTK/7574)

PROGRAM PASCASARJANA TEKNIK INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK MESIN DAN INDUSTRI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2011

BAB I
PENDAHULUAN

Komputer telah digunakan di kalangan bisnis sejak pertengahan tahun

1950-an. Sejak saat itu, teknologi piranti keras maupun piranti lunak mendapatkan
kemajuan yang dramatis. Komputer dan bagaimana teknologi tersebut diterapkan
untuk berbagai masalah bisnis telah mengalami perubahan yang dramatis.
Perubahan terbesar dalam piranti keras adalah adanya tren ke arah sistem yang
lebih kecil sedangkan perubahan piranti lunak (software) ke arah yang lebih
mudah (McLeod dan Schell, 2009).
Begitu pula dengan perkembangan ERP ke arah perluasan integrasi yang
dimulai dari EOQ (Economic Order Quantity) pada awal tahun 1950-an,
Kemudian berkembang menjadi MRP (Materials Requirements Planning),
selanjutnya menjadi MRP II yang kemudian menjadi ERP. Kemudian sejak tahun
2000-an

ERP

mulai

berkembang

menjadi

ERM

(Enterprise

Resource

Management) (Indrajit dan Permono, 2005).

Menurut Tarigan (2010), teknologi informasi dapat mengatasi keterbatasan
dari para manajer untuk mengelola sumber daya yang dimiliki dengan lebih cepat.
Dalam melakukan proses implementasi teknologi informasi maka diperlukan
peranan semua komponen yang ada pada perusahaan yakni manajemen puncak,
para manajer sebagai manajemen menengah dan seluruh karyawan.
Implementasi ERP tidak hanya dapat membuahkan keberhasilan bagi
manajemen, implementasi ERP yang tidak tepat dapat menimbulkan kegagalan
yang menyebabkan kerugian perusahaan. Apabila terjadi kegagalan, perusahaan
akan mengalami dampak signifikan terhadap keuangannya. Selain itu, kegagalan
implementasi ERP dapat memberikan pengaruh yang mengganggu kegiatan atau
budaya operasional sehari-hari (Tarigan , 2010).
Penulisan makalah ini bertujuan untuk menguraikan pengaruh implementasi
ERP bagi perbaikan proses bisnis dan perubahan budaya perusahaan. Uraian

dilengkapi dengan studi kasus tentang kegagalan dan keberhasilan implementasi

ERP pada sebuah industri , terkait dengan proses bisnis dan budaya perusahaan.

BAB II
PENGERTIAN ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan
(Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi
yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan
kinerja perusahaan.ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem
perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut OLeary, ERP systems are computer based systems designed to
process an organizations transactions and facilitate integrated and real-time
planning ,production, and customer response. In particular ERP systems will be
assumed to have certain characteristic (Indrajit dan Permono, 2005).

ERP
MRP II
CLOSEDLOOP MRP

MRP

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Berdasarkan

gambar.1,

ERP

(Enterprise

resource

Planning)

adalah

perkembangan lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya
dapat disimpulkan bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya
menyangkut perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari
pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan
perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan
produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu
Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang
langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce
Planning) juga masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas
lagi tidak hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup
seluruh perusahaan.

BAB III
PENGARUH ERP TERHADAP PERBAIKAN PROSES BISNIS

Terdapat dua kemungkinan di dalam penerapan ERP yaitu keberhasilan

dan kegagalan yang

berdampak bagi perusahaan. Tidak dipungkiri bahwa

penerapan ERP membutuhkan biaya yang sangat mahal. Namun semuanya dapat
terbayar dengan hasil yang sangat memuaskan. Keberhasilan ERP dapat dicapai
dengan komitmen untuk berubah, dalam hal ini manajemen yang harus
menyesuaikan ERP, bukan ERP yang menyesuaikan manajemen.
Dengan diaplikasikannya ERP tentunya dapat membawa perubahan
perbaikan proses bisnis, karena perkembangan teknologi informasi bertujuan
untuk memperbaiki sistem. Dari waktu ke waktu perkembangan teknologi tumbuh
sesuai dengan kebutuhan manusia. MIS (Management Information System)
berkembang dari yang sifatnya sistem informasi tiap unit kerja misalnya
accounting information system, marketing information system, HRD information
system dan production information system dimana di dalamnya belum adanya
hubungan antar fungsi kerja sampai pada akhirnya diperkenalkan ERP (Enterprise
Resource Planning). Contohnya ada pada perbaikan proses bisnis yang dialami
para pengguna software SAP, dengan adanya SAP yang merupakan salah satu
contoh perangkat lunak sistem ERP, sistem informasi menjadi terintegrasi, tiaptiap bagian dalam suatu perusahaan dapat saling bertukar informasi, tidak hanya
itu, dengan SAP memungkinkan antar perusahaan yang tergabung dalam
pengguna SAP dapat bertukar informasi. Dengan adanya modul (SCM) Supply
Chain Management, memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya
penyimpanan, seorang pelanggan SAP yang sedang memerlukan pasokan material
tertentu maka, melalui modul SAP dapat melakukan pencarian di database melalui
internet daftar perusahaan penyedianya.Dari daftar tersebut dapat diperoleh
informasi lengkap dan rinci mengenai harga, spesifikasi dan waktu pengiriman
jika Anda memesannya langsung dari pabrik/perusahaan penyedianya.Pelanggan

tinggal memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan secara real-time
dan on-line.
Contoh lainnya dapat dilihat dalam pengaplikasian e-commerce. ECommerce telah tumbuh sebagai aspek yang sangat penting dalam aktivitas bisnis
dewasa ini. Untuk banyak perusahaan tidak ada pemisahan lagi antara ecommerce dan perdagangan reguler dapat dirasakan bahwa perkembangan ecommerce hampir bersamaan dengan perkembangan ERP, keduanya saling
bergantung dan mendukung. ERP mendapatkan perannya dalam kegiatan utama ecommerce seperti pelacakan pesanan, penempatan pesanan, pengendalian
persediaan, hubungan dengan anggota, supply chain, angkutan bersama dan
sebagainya. Pengimplementasian ERP dan e-commerce dapat dilihat dimana satu
perusahaan satu dengan beberapa perusahaan lainnya dapat bertukar informasi
tentang barang yang akan dipesan baik ketersediaan barang tiap perusahaan
maupun spesifikasi dari barang yang akan dibeli, hal ini tentunya dapat membantu
perbaikan proses bisnis perusahaan.
Dengan mengimplemantasikan ERP sangat besar penghematan waktu,
biaya dan sumber daya lainnya, dengan dukungan SCM tersebut, Perusahaan
tidak perlu repot mengelola gudang yang besar, penghematan arus uang yang
mengendap, karena tersimpan dalam bentuk cadangan pasokan material, dan
sebagainya.

BAB IV
PENGARUH ERP TERHADAP PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN

Selain berpengaruh terhadap perbaikan proses bisnis, ERP juga

berpengaruh terhadap budaya perusahaan. Dalam sistem lama, contohnya dalam
menanggapi pesanan pelanggan, cara biasa yang dilakukan adalah setelah
pelanggan melakukan pesanan yang umumnya masih menggunakan formulir
kertas, formulir tersebut berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan
dimasukkan ke dalam komputer bagian satu kemudian dimasukkan lagi ke
komputer bagian lain dan seterusnya. Proses ini dapat mengakibatkan kelambatan,
kehilangan atau kekacauan data. Dengan penerapan ERP budaya seperti itu
menjadi hilang, terganti dengan budaya baru yang lebih moderen dan terintegrasi.
Secara umum, Teknologi Informasi memerlukan kesadaran, perbedaan
budaya dan kebutuhan perkembangan Teknologi Informasi ditujukan untuk
menghadapi homogenitas lingkungan sekitar. ERP dikonsepkan sebagai sistem
teknologi yang terkonstruksi secara sosial yang tercermin dari perilaku, nilai,
kepercayaan dan norma pengguna ERP (Molla dan Loukis, 2005).
Molla dan Loukis (2005) menjelaskan dalam makalahnya mengenai
kesesuaian budaya dalam sistem perusahaan dan budaya karyawan yang dapat
mempengaruhi proses dan hasil implementasi ERP. Petunjuk persiapan
implementasi penting dalam kesejajaran budaya antara sistem ERP dan organisasi
perusahaan. Kesadaran untuk menerima budaya ERP dan mengenalkan
mekanisme untuk meredakan budaya yang tidak sesuai mungkin dapat
meningkatkan kesuksesan proses dan hasil ERP.

BAB V
STUDI KASUS

ERP (Enterprise Resource Planninng) mulai diaplikasikan di industri

semen PT.Semen Gresik pada bulan juni tahun 2001. PT. Semen Gresik yang
didirikan pada tahun 1957 menyadari bahwa walaupun bergerak hanya di industri
semen perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang kompleks untuk
meningkatkan kinerja perusahaannya.
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam
implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :
1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy
menjadi model display. Penggunaan ERP menuntut terminologi istilah
yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain
yang digunakan di PT. Semen Gresik harus diubah sesuai istilah-istilah
dalam ERP yang berbahasa Inggris.
2. Budaya, implementasi ERP menuntut perubahan-perubahan yang harus
dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan
software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3.

Karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh

sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP,
bagian IT yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi
sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen.

Dan selama penerapan ERP, ada beberapa perbaikan yang diperoleh, diantaranya :
1. Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu
meningkatkan penjualan semen.
2. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per
tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
3. Meningkatkan keakuratan informasi

4. Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien.

Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara
cepat dan tepat.
5. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada
survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live,
umumnya user mengaku puas. (Thamrin, 2010).

BAB VI
KESIMPULAN

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh
oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk
mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Tidak semua perusahaan berhasil dalam menerapkan ERP hal ini perlu
dimengerti bahwasanya penerapan aplikasi sistem baru yang didukung perangkat
lunak, selalu menghadapi kesulitan dalam implementasi, khususnya dalam bentuk
kelambatan, melampaui anggaran, dan masalah kinerja. Namun pada umumnya
kegagalan penerapan ERP pada umumnya disebabkan karena faktor manusia
misalnya kebiasaan para key user (manajer) yang tidak terbiasa menggunakan
perangkat lunak, mereka yang kurang komit dan kurang menyisihkan waktu
dalam melakukan analisis dan para manajer yang kurang memperhatikan
pendidikan dan pelatihan karyawan dapat menyebabkan gagalnya ERP.
Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh
secara signifikan pada perubahan budaya perusahaan. Perubahan budaya
perusahaan lebih terfokus pada berubahnya perilaku, komunikasi dan penambahan
beban kerja karyawan. Siap tidaknya karyawan menerima sistem baru
memberikan beban kerja yang lebih kepada karyawan terutama berhubungan
dengan job description dan kesadaran untuk lebih terkomputerisasi.

10

DAFTAR PUSTAKA

Indrajit, Eko., dan Permono, Ajar., 2005, Manajemen Manufaktur, Pustaka

Fahima, 295-349.
Mc.Leod, Jr, dan Schell. P, George., 2009, Sistem Informasi Manajemen, Edisi
10, Salemba Empat, 4-6, 59-63.
Molla, A., dan Loukis, I, 2005, Success and Failure of ERP Technology Transfer :
A Framework For Analysing Congruence of Host and System
Cultures,Development Informatics Group, No. 24.
Setiabudi, Sebenarnya Apasih ERP Itu?Plus Apa Manfaatnya, [Online accesed 10
Oktober 2010], URL : http://www.setiabudi.name/archieves/389.
Setiabudi, Tinjauan Beberapa Pemimpin Produk ERP, [Online accesed 10
Oktober 2010], URL : http://www.setiabudi.name/archieves/389.
Thamrin, Afryan., 2010, Implementasi ERP Pada PT.Semen Gresik, [Online
accesed 28 Oktober 2010], URL : http://www.semengresik.com.
Tarigan, Z. J. H., 2010, Pengaruh Key User Terhadap Kinerja Perusahaan dalam
Implementasi ERP, Penelitian Ilmu Manajemen Universitas Brawijaya Malang.
Tarigan, Z. J. H., Teknologi ERP, Data ERP, 2008, Desain Proses Implementasi
ERP, Proses Manajemen Organisasi Perusahaan terhadap Kinerja Perusahaan
Melalui Para Manajer Departemen (Key User ERP)., Grand DIKTI Penelitian
Dosen Muda, Ilmu Manajemen Unibraw.
Wallace, T. F., dan Kremzar, M. H., 2001, ERP: Making It Happen, The
Implementers Guide To Success with Enterprise Resource Planning,
www.willey.com.
Wikipedia, Perencanaan Sumber daya Perusahaan, [ Online accesed 10 Oktober
2010], URL : http://id, wikipedia. Org. html.

11