.

,
r'

ALc:A1-OfA M,AVOR.
DE BOGoTo..t:.
G",,,,,JD

Doctora:
VIVIANA

MENESES

Gerente
HOSPITAL SIMON SOLlVAR
REF:

ESTUDIOS
PREVIOS
PARA
CONTRATAR
ADQUIS1CION DE
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACiON
Y CONSULTA EXTERNA

En el presente es~rft'o expongo para su conocimiento

ef estudie

refereneiadc as:

1. DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACIN:
.
El Hospital Sim6n Bolvar !JI Nivel ES'E requiere contratar a adquisicin de
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACION y CONSULTA EXTERNA, que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de Medicamentos', Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad 'de medicamentos para la
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir con lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 1403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en. aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad.
.'
.
Disponer de MEDICAMENTOS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor' seguridad al usuario,
por mantener' la satlsfaccln de las
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro d 'garantizar una mejor'
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial impactar en
la seguridad del paciente como pilar fundamental para .el logro de calidad propuestos
por la organizacin a travs del prooeeso de mejoramiento continuo emprendido para
los estndares de
Acredttacton dentro del Sistema Obligatorio de

implementar

Garanta de Calidad.
.

2.

DEFINICION
TECNICA
DE LA
SATISFACER SU NECESIDAD

FORMA,

.'

EN

QUE .LA

ENTIDAD

PUEDE

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de

proveedores para la adquisicin de medicamentos para El Hospital como parte del
cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estndares de habllltacin y acreditacin que garanticen las .condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo

>

J...~
MA.YOR.
PE ElOG01'O.c.
:~h\!f~
. 'O

en cuenta la importancia

de la seguridad

de los medicameritos

usados en la

teraputica implementada a los pacientes ..

Desde el Servicio Farmacutico se ha realizado la verificacin y evalLiacin del las
necesidades de recurso humano, sanearnlento,
higiene y salud ocupacional,
infraestructura fsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, auditorfas internas, sistema de informacin y
farmacovigilancia, . sistema de tratamiento de aguas, requisitos especficos para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraclones de. dosis de medicamentos
oncolgicos, distribucin
embalaje y transporte, para' el cumplimiento de la- Resolucin 0444-D8 y dems
normas relacionadas.
3. CONDICINESESPECIALES DE LA CONTRATACION

A CELEB~RSE

3.1. OBJETO El HOSPITAL SIMON SOllVAR III NIVEL E.S.E., est iteresado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin .de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospitalizacin y consulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para' e suministro de los
medicamentos para el rea del Servicio Farmacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo.
3.1.1

ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS

a. En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos

segn la programacin o requerimientos establecidos' por el Hospital, [os cuales
para todos los casos constituir' parte integral del contrato. Esta pro'gramacin que
es nterna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso, la entrega de medicamentos. requeridos por el
Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro: de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.
b.

debern efectuarse en [as instalaciones del Hospital Simn BolfvarEmpresa Socialdel Estado, en la Bodega Principal del Servicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrate.re cual ser .de lunesa sbados de
8am a 12m y de 1pm a 6pm, domingos y festivos de Bam a 3pm. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en el rea de
dispensacin previa autorizacin de laSubgerencia Administrativa y/o delegado.

c.

El proveedor se compromete
a realizar la reposicin de productos yJo
medicamentos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta y dos (72) h::..",~ssiguientes a la recepcin
del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.

Las entregas

:~.,.'_''''''''._'''.'~''''r~':.-'"": .

. [

..

"O

ALClU..OA. JIjlA.YOR..
DE ElOGontD.C.
2E..t.\tJ

d.

El proveedor no podr negarse a ~ntregar

los insumes aduciendo motivos de
empaque o presentacin
de los. mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccln,
baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin,
llcenclas, vacaciones colectivas o
variaciones en. el precia de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
. impida la entrega del medicamento;
el' Proveedor
deber .realizar todas has
gestiones necesarias para la consecucin y entrega del medlcamentc al Hospital.

e.

El medicamento
y/o producto entregado
por el Proveedor deber tener como
mlnmo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en el.Reqlstro
Invima sea inferior a dieciocho (1 B) meses, el cotzante
debe notificar "por escrito de ello al Hospital:'
mediante
una comunicacin
denominada CARTA DE COMPROMISO
DE CAMBIO Y se obligar a realizar el
cambio del medicamento
y/o producto
cuando est cercano a [a fecha de
vencimiento.
Los elementos entregados
al hospItal, la fecha de expiracin NO
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida tIl aprobada por el lNVlMA en registro

sanltarlo.
f.

Par polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin ala fecha de
vencimiento del medicamento
y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin y cambio del medicamento
y/o producto reportado,
incluyendo los de cadena de frio y control especial.
En caso de distribuidores no
se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

g. El proveedor deber certificar Carta de compromiso

de cambio de medicamentos
de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato,
incluyendo los de cadena de fro y de control especial.

h.

El oferente deber contar con una experiencia

mnima de tres (3) aos en ei
suministro de medicamentos,
para tal efecto deber aportar certtcacin y relacin
de contratos suscritos durante los tres (3) ltimos aos, expedidas por las
empresas que hayan celebrado con el proponente,
con ndlcacn
del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.

i.

El eventual proveedor deber garantizar que 105 productos y/o medicamentos

entregados estn marcados con el respectivo resistro sanitero, lote, .recna de
vencimiento, va de administracin,
concentracin
y nombre del principio activo en
el empaque primario y secundario de acuerdo a lo. estipulado en el decreto fj377 de
abril de 1995.

j.

Considerando que las cantidades del medicamento,

aqu previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de
variacin,
de manera que podrn
disminuir
o aumentar,
con la respectiva
deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los items contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces. obligado
el PROVEEDOR
como lo acepta en el momento
de suscribir el contrato,
a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqui
contemplados.

. ;-.~._,_
"_.'::,~ -r. __
,")' '.~..'-,'

I'~'

.,

_"

~,.

.00' .':- ... --- . ' ... _

k.

Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas
durante la ejecucin
del contrato, Siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuesta!.

l.

Todo producto

debe facturarse

por unidad.

m. El Hospitl se reserva la facultad de contratar en bloque total o por producto, en

forma parcial,
segn
las negociaciones
y precios
ofrecidos
y. evaluacin
adelantada .
. n.

El Hospital Simn Bolvar E.S.E, realizar

en primer trmino .una evaluacin
tcnica sobre Ids productos farmacuticos
cotlzadosy sern objeto de .evaluacin
econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables y que no
hayan sido reportados ante el INVIMA por posibles fallos teraputicos
efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
del programa Nacional de Farmacovigilancla.

o.

Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma

integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn
sea el caso, con el Hospital.

p.

El oferente deber cotizar todos y cada uno de los ftems sollcltados

so pena de rechazo de la oferta

q.

El proveedor
deber entregar
al Hospital
Simn Bolvar siempre que sean
necesario durante la recepcin tcnica y administrativa
del CERTIFICADO
DE
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin
de la cotizacin,
En caso de depsitos
y/o distribuidores
mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretaria
Distrital de Salud o secretaria de
salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber autorlzarcspara
la venta y distribucin mayorista de medicamentos
y/o productos farmacuticos,
adems anexar copia de BPM (Buenas Prcticas' de Manufactura) del laboratorio
fabricante en medio magntico.
.

r,

en la presente

tcnlcae de los elementos. urudad de

si est gravado por el Impuesto de
valor agregada (lVA) , % del IVA o si son exentos de IVA y los dems datos
estipulados por la institucin,
Se deben

especificar

!;as caracterstioae

medida. marca. pas de origen, valor untario,

s.

SOPORTE TECNICO-CIENTFICO:
El Proveedor (tanto como para el Laboratorio
fabricante
como para los Distribuldores)
suministrar
apoyo tcnico- cientffico
sobre el tem ofrecido, cuando asl lo requiera el Hospital. .Con cada producto
contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al
Hospital Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados.

t.

Experiencia
o similares.

u.

REGISTROS

mnima de dos (2) aos en 'la distribucin

SANITARIOS

de los elementos

DE INVIMA y FICHAS TCNICAS:

requeridos

"

t...!...CA1.!:liA. MA.Y:"?
OE BOGOTn.e.
Q;I\,Wc.

El Proveedor deber relacionar el registro sanitario dellnvima

por cada uno de
los items ofrecidos,garantizando
su vigencia en ,la fecha de la presentacin de
la cotizacin. Los proveedores deben certlearque
sus registros sanitarios se
encuentran vigel'ltes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la informacin
relacionada
con la vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento .de encontrar la falta de expedicin o de vlgehcia del
mismo re-gistro para alguno de los items ofrecidos, este no ser tenido en
cuenta.

"

El Proveedor.deber presentar con la oferta copia. legible del registro sanitario,

adems deber presentar en CD-ROM, documentos
escaneados o' en formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada, REGISTROS y de
las fichas tcnicas en una carpeta denominada
FICHAS de cada uno de los
medicamentos cotizados.

"

El Proveedor
deber
presentar
los, correspondlentes
registros sanitarios
vig.entesy las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los ltems ofrecidos,
dentro del trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrativas,
contractuales
y efectividad de las plizas constituidas y el tem
se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.

DEPSITOS
Y/O DISTRIBUIDORES:
En caso de queef
proveedor sea'
Depsito y/o Distribuidor,
deben presentar
la misma documentacin
que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a un? carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distrIbuidor la comercializacin.
de los medicamentos
ofrecidos. En caso de no presentarla nose realizar el
estudio sobre los productos que carezcan de esta dccurnentacn,
i

de

v .. El proveedor
deber entregar
al hospital' .earta expresa
aceptacin' de:
condiciones
de recepcin',
aceptacin
y reposicin
de productos
y/o
medicamentos deteriorados o rechazados.
(El Hospital har una re~9pcin tcnica
y ecrnlntstrattva
'de los medicamentos
suministra.dos segn manual de normas
tcnicas de calidad - gura tcnica de anlisis INVIMA).
v, El proveedor deber entregar al hospital' carta expresa aceptando la 'evaluacin de
proveedores.
Dicha evaluacin se tendr cuenta para posteriores invitaciones y/o
para la continuidad o no de eventual contrato.
x.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de

entrega de los productos
solicitados
LEAD TIME (Tiempo entre la sollcitud y
recepcin
del producto
en nuestras
instalaciones),
donde, el oferente se
comprometa
a la entrega de productos
y/o medicamentos
solicltados en un
mximo de 48 horas.

.,-, -:."~~~.

~"-.'

~.

-~' .. "'.".-',

,-.: --o.

"
AI:..CA:IfA. I\>lA.YOR'
DE .eOGOTAD.C.
,.,,;..uD

y.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte Itern por
tem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente p'nego
en las condiciones comerciales.

Z.

Verificacin de [as polfticas y procedimientos

para el manejo de devoluciones.

aa, CDIGO NICO DE MED[CAMENTOS:

'"

El cotizante deber relacionar, el Cdigo nico de Medicamento (CUM)

asignado por el lnvma por cada uno de los tems ofrecIdos, garantizanqo el
respectivo
expediente
y consecutivo.
.
v-

se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la

Vigencia de dicho. Cdigo nico de Medicamento. En el evento de encontrar la falta
de expedicin O de vIgencia del mismo cdigo para alguno de los tems ofrecidos,
este no ser tenldo en cuenta en la evaluacin.
.

bb. El Hospital

3.2 DESCRlPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR

3.3 PLAZO DE EJECUCIN'

El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la
Subgerencia Administrativa, Comit de compras y adicionales.
3.4.

LUGAR DE EJECUCION

En las sedes del hospital ubicadas en la:

o

"
3.5.

Carrera 7 No 165-00
Sede ubicada en la calle 104 No 47 -51
PRESUPUESTO

OFICIAL

ESTIMADO

Los recursos .conque

cuenta el HOSPITAL SIMON BOt,.IVAR, para respaldar
econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de (os
recursos asignados al presupuesto de -la Entidad para la vigencia

3.6.

FORMA DE PAGO

La forma de pago y los requisitos

Administrativa y Financiera.

Inherentes.
.

sern los definidos

por las Subgerencias

.
'

Al:..CJI.l.PiA 1\IIA.~
PE BOGOT p.e.
$:(.JD

Previa presentacin de la factura

correspondiente,
certificado de cumplimiento
suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin de pagos parascales de.Ley,
4. GARANTIA UNICA
En cumplimiento de la normatvidad vigente se exigir al contratista la constitucin a
favor del HOSPITAL SIMON SOllVAR de una garantla nica expedida por una
Compaa de Seguros legalmerite establecida en Colombia "y cuya pliza matriz est
debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera y que ampare 105
siguientes riesqos:':,
Definidos por el rea de contratacin y relacionados.

1>

En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento

en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantas.
Iguatmente, se pactaran en el contrata las clusulas de multas y penal pecuniaria del
derecho comn y las excepcionales de terminacin interpretacin y modificacin
unilateral, as como la de caducidad.
5. .

SUPERVISOR DEL CONTRATO

La supervisin en la. ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIONAL

ESPECIALIZADO QUIMICO FARMACEUTICO del HOSPITAL SlMON BOLIVAR quien
velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, y certificar el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.
.

Por la atencin y colaboracin, gracia.

fntamente.

J.kN~~M

~R~

PI'OfMionaJ

Es~~~z:adO

Qumico Farmacutico
HOSPITAL SIMON SaLIVAR

Proyect: Q.F Jean Cario MJ;lchuca Ortiz- Profesional Especializado

.. '~'.' r-' ~-.-.' .

!"~....... _.