BIKE HOUSE

TRABAJO

Integrantes:
JULIAN CASTRO
PAOLA CRUZ
CARLOS DELGADO

Presentado a:
DIANA OLIVEROS

Asignatura:
ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BUCARAMANGA

BUCARAMANGA
2015

INDICE
Introduccin..3
1. Bike House4
2. Diagramas de flujo5
2.1 Proceso uno.5
2.1.1 Anlisis del proceso..5
2.1.2 Indicadores del proceso...6
2.2 Proceso dos.7
2.2.1 Anlisis del proceso....8
2.2.2 Indicadores del proceso..9
2.3 Proceso tres10
2.3.1 Anlisis del proceso...11
2.3.2 Indicadores del proceso12
3. Conclusiones.13

INTRODUCCIN

El diseo organizacional es una estructura importante de una organizacin, ya que

en se construyen las reas con las que se va a trabajar y as mismo las
actividades que se deben realizar en cada una de ellas; En las empresas del siglo
XXl se da la necesidad de buscar estrategias para disminuir las diferentes
problemticas que se presenten en los diferentes roles, una de las herramientas
que se implement como medida de solucin son los diagramas de flujo que se
utilizan para analizar los procedimientos y permiten identificar problemas como
cuellos de botella, duplicidades, decisiones, adems que estandarizan los
procesos y facilitan capacitar a nuevo personal. En este trabajo se quiere hacer un
anlisis a los procesos que se manejan en Bike House distribuidora nacional de
TREK, y por este motivo se le van a incorporar los diagramas de flujo y a su vez
indicadores que permiten evaluar la eficiencia, estructura y otros factores.
El objetivo es analizar los resultados brindados por estas herramientas en BIKE
HOUSE y lograr identificar en los procedimientos los puntos crticos y generar
solucin alguna a los mismos.

1. BIKE HOUSE
BIKE HOUSE se consolida como la empresa lder del mercado, en la
comercializacin de gama media y alta de productos deportivos ciclsticos,
adems se convierte en una de las 5 empresas ms grandes del sector.
Hoy en da BIKE HOUSE cuenta con una cadena de franquicias con 15 puntos de
venta en las principales ciudades del pas, adems de tener ms de 100
distribuidores Premium por toda Colombia.
En Bucaramanga estn ubicados desde Diciembre, al ser una marca ya
reconocida por los ciclistas ha tenido la mejor acogida en el mercado.
Semanalmente tiene ciclo paseos donde se hacen rifas y esto ha fidelizado ms
los clientes.
Direccin: Calle 34 # 32- 69

2. DIAGRAMAS DE FLUJO
2.1PROCESO UNO
Empresa: Bike house
Ttulo: Armando una bicicleta TREK
Proceso: Armar una bicicleta nueva
Sector responsable:Taller de mecnica
Fecha de elaboracin: Diciembre 20 de 2014
Simbologa: ASME

2.1.1 ANALISIS DEL PROCESO UNO

El procedimiento para armar una bicicleta TREK es muy estandarizado, se hace

necesario cada uno de los pasos a seguir y sobre todo la revisin de las llantas
delantera y trasera, de los frenos y de los cambios, pues una falla en cualquiera de
estos componentes podra ocasionar un accidente cuando este en uso la
bicicleta.
No hallamos cuellos de botella, pues una sola persona realiza todo el proceso; Ya
que no se puede adelantar pasos por seguridad, no se hace necesario la
presencia de otro mecnico en la armada de una bicicleta.

2.1.2 INDICADORES DEL PROCESO UNO

INDICADORES
NOMBRE

1
Calidad del armado

OBJETIVO DEL INDICADOR

TIPO DE INDICADOR
ATRIBUTO A MEDIR

Evaluar la calidad del armado

de la Bicicleta
Estructura
Calidad

EXPRESIN NMERICA

Errores en el armado/total
bicicleta armadas=%

2
Eficiencia del mecnico
Identificar si el mecnico
cumple la meta diaria en
armadas de bicicletas
Resultado
Eficiencia
Bicicletas armadas al
da/mximo de bicicletas
armadas en un da= Propo

ESTANDAR
ORIGEN DEL INDICADOR

No aplica
Taller de mecnica

4 al da
Taller de mecnica

TRMINOS
FUENTE DE DATOS
INSTRUMENTO PARA LA
RECOLECCIN DE DATOS
TIPO MUESTRA
APLICACIN DEL INDICADOR
PRESENTACIN DE RESULTADOS

No aplica
Informes de calidad en el
armado
Retencin de documentos y
Anlisis de datos
Censo
Mensual
Grficos

CRITERIOS DE VALIDACIN

Informes reales diarios

DATOS DE IDENTIFICACIN

Fecha, firma.

No aplica
Registro diario de armadas
revisiones de bicicletas
Retencin de documentos
Anlisis de datos
Censo
Mensual
En cuadrilla
Registro diario de armadas
revisiones de bicicletas.
Bicicletas en exhibicin
Fecha, Firma de administr
firma mecnico

2.2 PROCESO DOS

Empresa: Bike house
Ttulo: Garanta de por vida
Proceso: Tramitar la garanta de una bicicleta o marco
Sector responsable: Departamento de garantas
Fecha de elaboracin: Diciembre 20 de 2014
Simbologa: ANSI

2.2.1 ANALISIS DEL PROCESO DOS

En el proceso de hacer uso de la garanta de una bicicleta o marco podemos
identificar que si esta no se presenta en la tienda central Medelln el cliente tiene
que esperar ms para hacerla efectiva ya que primero toca enviarla all, adems la
tienda tiene que hacer un gasto de ms enviando la bicicleta o marco hasta
Medelln para hacer la respectiva inspeccin y confirmar que si es garanta.

Como solucin consideramos que se debera capacitar a los administradores de

las tiendas a nivel nacional en cuanto a las condiciones de garanta, para de este
modo identificar en la misma tienda si se cubre la garanta y as el cliente no
tendra que esperar ms para una respuesta y no se pagaran fletes de ms.

2.2.2 INDICADORES DEL PROCESO DOS

INDICADORES

OBJETIVO DEL INDICADOR

TIPO DE INDICADOR
ATRIBUTO A MEDIR

1
Bicicletas piden Garanta
Conocer la cantidad de
bicicletas o marcos que piden
garanta
Resultado
Calidad

EXPRESIN NMERICA

# bicicletas que piden

garanta/Total bicicletas
vendidas= Porcentaje

ESTANDAR
ORIGEN DEL INDICADOR

2% al ao
Departamento de garantas

NOMBRE

TRMINOS

No aplica
Registro de garantas y
FUENTE DE DATOS
registro de ventas
INSTRUMENTO PARA LA
Retencin de documentos y
RECOLECCIN DE DATOS
Anlisis de datos
TIPO MUESTRA
Censo
APLICACIN DEL INDICADOR
Anual
PRESENTACIN DE RESULTADOS Grficos
Carta que explica
problemtica por parte del
CRITERIOS DE VALIDACIN
cliente
Fecha, firma del
DATOS DE IDENTIFICACIN
departamento.

2
Referencia de baja calidad
Identificar la referencia de bicicleta
o marco que ms pide garanta
Resultado
Calidad
#cantidad de bicicletas de 1
referencia que pide garanta/ Total
referencias de
bicicletas.=Proporcin
No aplica
Departamento de garantas
Referencia: Diseo, modelo y ao
de la bicicleta se identifican con un
nombre.
Registro de garantas
Retencin de documentos y
Anlisis de datos
Censo
Anual
En cuadrilla
Registro de garantas, fotocopia de
factura original.
Fecha, Firma de Dpto. de calidad,
Firma Dpto. garantas

2.3 PROCESO TRES

Empresa: Bike house
Ttulo: Factura de Bicicleta
Proceso: Facturacin de bicicleta
Sector responsable: Departamento Administrativo
Fecha de elaboracin: Diciembre 20 de 2014
Simbologa: ANSI
No ENCARGAD
.
O
Administra
1 dor
Administra
2 dor

DESCRIPCIN
Conectarse al VPN para estar
en lnea con Medelln
Ingresar al sistema Pos
Connected
El cliente ya est registrado?
Administra SI, digitar cdula y pasar al 5.
3 dor
NO, pasa al 4
Administra
4 dor
Registrar los datos del cliente
Administra
5 dor
Registrar serial de la bicicleta
Administra
6 dor
Pasar cdigo de barras
Administra
7 dor
Registrar medio pago
Administra
8 dor
Recibir pago
Administra
9 dor
Imprimir factura original
Administra
10 dor
Realizar tarjeta de propiedad
Administra Ingresar al link del seguro de la
11 dor
bicicleta
Administra Registrar datos del cliente y
12 dor
bicicleta
Administra
13 dor
Imprimir seguro de la bicicleta

DOCUMENTOS
VPN
Pos connected

Pos connected
Pos connected

Pos connected

Tarjeta de
propiedad
segurosbikehouse.
com
segurosbikehouse.
com

Administra Hacer firmar al Cliente copia

14 dor
de distribuidor del seguro
Administra
15 dor
Desactivar pin de seguridad

Copia de seguro

Administra Entregar factura original,

16 dor
seguro y tarjeta de propiedad

10

2.3.1 ANALISIS DEL PROCESO TRES

En el proceso de Facturacin de una bicicleta podemos analizar que es un
proceso muy completo y que esta estandarizado por un pos que permite hacer
todo con menos probabilidades de error. Cabe resaltar que el pos genera base
datos y cuando el cliente regresa no tiene que volver a dar sus datos.

2.3.2 INDICADORES DEL PROCESO TRES

INDICADORES

EXPRESIN NMERICA

1
2
Fidelizacin del cliente
Ventas de bicicletas
Identificar los clientes que
compran con frecuencia en la Conocer la variacin en la
tienda
cantidad de bicicletas vendidas
Resultado
Resultado
Satisfaccin
Eficiencia
# de facturas por
Total de ventas en bicicletas al
cliente/Total facturas
mes-Total bicicletas vendidas
registradas= Porcentaje
mes pasado

ESTANDAR
ORIGEN DEL INDICADOR
TRMINOS
FUENTE DE DATOS
INSTRUMENTO PARA LA
RECOLECCIN DE DATOS
TIPO MUESTRA
APLICACIN DEL INDICADOR
PRESENTACIN DE RESULTADOS

3 Facturas
Departamento administrativo
No aplica
Facturas
Retencin de documentos y
Anlisis de datos
Censo
Trimestral
Grficos

CRITERIOS DE VALIDACIN

Copia de las facturas

Fecha, firma del
departamento.

NOMBRE
OBJETIVO DEL INDICADOR
TIPO DE INDICADOR
ATRIBUTO A MEDIR

DATOS DE IDENTIFICACIN

Aumento 3%
Departamento administrativo
No aplica
Facturas
Retencin de documentos y
Anlisis de datos
Censo
Mensual
En cuadrilla
Copia de facturas, tarjetas de
propiedad realizadas
Fecha, Firma de Dpto.
administrativo

11

3. CONCLUSIONES
A travs del diseo de los diagramas de flujo, Bike House pudo entender
correctamente las diversas fases de sus procesos y funcionamientos y por tanto
permite comprenderlos y estudiarlos para intentar mejorar sus procedimientos. A
travs de la realizacin de los diagramas de flujo la empresa permite la
visualizacin de las actividades y verificar si la distribucin del trabajo esta
equilibrada y distribuida.

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