Grupo empresarial Verde

UNIVERSIDAD DE LOS
ANDES

Pensamiento Sistmico de las Organizaciones

Entrega Final

Integrantes del grupo:

Sebastin Reyes Palacio 201315286

Mario Hernndez 201312862
Juan David Arredondo 200923401
Daniel Saavedra 201414747
Brandon Barrera 201313212

Grupo empresarial Verde

GRUPOEMPRESARIALVERDE ha sido conformado con la firme intencin

de prestar servicios de alta calidad en el sector de minera y
construccin, a travs del fortalecimiento tecnolgico y de la
conformacin de un alto equipo tcnico capacitado para todos los
servicios.
El grupo empresarial verde se encarga bsicamente de obras civiles y
licitaciones las cuales se ven reflejadas principalmente en obras y
explotaciones mineras a cielo abierto, movimiento de tierras, obras
geotcnicas, obras hidrulicas, construccin de vivienda, obras de
estabilizacin de taludes y mitigacin de riesgos, construccin y
mantenimiento de vas, alquiler de maquinaria de construccin, entre
otras actividades vinculadas a la ingeniera civil. Principalmente extiende
su trabajo en Colombia, acudiendo a municipios y ciudades del pas.
El grupo empresarial est formado por tres organizaciones que se
complementan, Verde diseo y construccin S.A., Maquinas amarillas
S.A.S. e Ingening S.A.S. Las presentes empresas trabajan en conjunto
segn requiera el proyecto con socios estratgicos como, Alcalda mayor
de Bogot, Acueducto, Holcim, Ecopetrol, Conalvas, Corporacin
autnoma regional de Cundinamarca, Grupo empresarial Oikos, Sibelco y
Emgesa entre otros. Las tres empresas pertenecientes al grupo
empresarial poseen el mismo centro de operaciones, en una oficina de
dos pisos con las respectivas divisiones organizacionales, cada empresa
posee un respectivo gerente, los cuales estn dirigidos por el gerente
general del grupo empresarial donde a su vez existe un encargado de
negociaciones, el cual permite la comunicacin con los proveedores y
clientes.
La organizacin participa activamente en licitaciones emitidas por varios
de sus socios estratgicos. El gerente general de la organizacin
despus se encarga de conformar las partes necesarias de cada
empresa para llevar a cabo el proyecto. El servicio final es entregado al
cliente con todos los parmetros preestablecidos.
Dado que el grupo empresarial cuenta con una alta gama de servicios,
entre sus ventajas est la disponibilidad de equipo propio para asegurar
el desarrollo del proyecto en los tiempos establecidos por los clientes.
Asimismo su personal tiene una slida experiencia en movimiento de
rocas, explotacin minera y en la recuperacin ambiental de las reas
intervenidas. De igual forma, poseen una alta capacidad financiera para
la intervencin de los proyectos, lo cual permite al grupo empresarial
tener una gran amplitud monetaria para el desarrollo de proyectos
teniendo en cuenta su solidez en la capacidad operativa que exige altos
estndares de calidad para el desarrollo de cada proyecto. Estas

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caractersticas denotan la alta resiliencia de la organizacin, que se

asegura una permanencia en el mercado. El carcter descentralizado de
la organizacin tambin le permite tener un alto nivel de autoorganizacin, ya que se observa que cada empresa tiene la habilidad de
organizarse de forma independiente teniendo en cuenta los parmetros
del proyecto. Al mismo tiempo se puede observar el carcter jerrquico
de la organizacin, en el que las tres empresas, se encuentran en el
mismo nivel y deben responder a la gerencia. La organizacin cuenta
con todos los elementos principales para funcionar correctamente, sin
embargo se evidencia que la falta de coordinacin y manejo de la
informacin interna es el factor limitante. Al mejorar este aspecto, se
podra aprovechar al mximo las ventajas que tiene la organizacin
dentro del mercado de construccin en Colombia.
En la empresa podemos encontrar el arquetipo de resistencia poltica
debido a que existen distintos objetivos entre los subsistemas de la
empresa. Aunque cada sub-empresa vinculada al grupo empresarial
posee distintos objetivos, en algunos proyectos debe existir una alianza
entre cada una de estas con el fin de realizar determinado proyecto.
Existe una interdependencia entre cada uno de los actores de la
empresa, produciendo demoras por fallos de flujo de informacin dentro
de la empresa.
Teniendo en cuenta los problemas que pueden surgir dentro de la
organizacin, se puede observar que los principales puntos de
apalancamiento estn relacionados con los flujos de informacin. Es
necesario que la empresa tenga cierto nivel de centralizacin, por lo
menos a la hora de organizarse para realizar un proyecto y tambin para
reportar el avance del mismo. De esta manera se pueden atacar varios
de los problemas de informacin ineficiente, y sus demoras recurrentes.
Problemas principales vinculados a la empresa:
En primera instancia, se presenta un flujo de informacin ineficiente
entre las diferentes empresas pertenecientes al grupo. Esto se debe a
que se requiere proveer permisos y documentos a los encargados de las
obras para que estos ejecuten sus respectivas labores. Adems, es
necesaria la aprobacin de ciertos documentos desde el centro de
operaciones d hacia otros lugares del pas, hecho que dificulta an ms
el flujo de informacin, en otras palabras, el problema radica en el
manejo de informacin.
En segunda instancia, se tiene un sistema ineficiente de comunicacin
entre la empresa y los clientes. Hay falta de flujos de informacin, los
cuales son por va telefnica o correo electrnico. A esto se agrega la

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escasez de recursos debido a que solo hay un telfono y un computador,

asimismo, una sola persona atiende tanto las llamadas como los correos
electrnicos, la secretaria del encargado de negociaciones. Los flujos de
informacin tienen un uso constante pero al existir tan pocos, una gran
cantidad de informacin, oportunidades y recursos son perdidos, ya que
gran parte de los stakeholders fuera de la organizacin no son
escuchados.
Caracterizacin Sistemtica de los Problemas:
En el primer problema se identificaron como entradas, los nuevos
documentos y permisos que necesitan autorizacin desde diferentes
lugares as como aquellos que ya cuentan con su respectiva revisin y
actualizacin. En las salidas se encuentra la informacin que ha sido re
aceptada o denegada segn sea el caso, y que es enviada a sus
respectivos lugares de origen. El nivel es representado a travs de la
cantidad de informacin que necesita de aprobacin, que se encuentra
acumulada en el centro de operacin.
En el segundo problema las entradas fueron llamadas y correos
electrnicos de los clientes buscando contactar econmicamente al
grupo empresarial o alguna de las empresas que la conforman. Como
salidas se encontraron comunicaciones que han tenido respuesta por
parte del grupo empresarial y que han sido recibidas por los distintos
clientes. Respecto al nivel se define como las solicitudes de los clientes
intentando contactar las empresas, mediante llamadas y correos
electrnicos.

Entradas: nuevos empleados, nuevos documentos, actualizacin

informacin.

Salidas: empleados despedidos

documentacin no necesaria o incorrecta.

borrado

desecho

de

Proceso: Cada empresa opera de manera independiente, los

gerentes proveen permisos y documentos necesarios a los encargados
de las obras para que stos ejecuten sus tareas. Sin embargo siempre
hay documentos que firman en el centro de operaciones y las tareas en
otros lugares del pas se estancan hasta que ste documento llegue al
lugar
requerido.
Falta de un sistema eficiente para atender a todos los clientes:

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Entradas: Llamadas, correos, pedidos.

Salidas: Ejecucin de pedidos, respuesta de correos y llamadas.

Proceso: La nica secretaria encargada de atender a los clientes

recibe muchas llamadas, correos, y pedidos diarios. Sin embargo por
estar sola en esta labor, se pierden muchas llamadas diarias que llegan
al mismo tiempo, tambin hay problemas para contestar todos los
correos entrantes a tiempo y por consiguiente se pierden muchos
clientes potenciales.
La organizacin posee un manejo inadecuado de la informacin, a la
hora de realizar un proyecto, el gerente maneja mucha variedad ya que
toma la mayora de decisiones que despus van a hacer parte de los
elementos operacionales del sistema 1. Se ha decidido usar la
ciberntica organizacional con la intencin de balancear las variedades
de flujos de informacin dentro de la empresa. Al aplicar los distintos
sistemas del Modelo de Sistema Viable, se puede tener un manejo
equitativo de toda la informacin relevante de la empresa, as como una
buena coordinacin interna de toda la organizacin.
Para empezar a definir los distintos sistemas del MSV a implementar, es
necesario tener establecido el Sistema 5, que es el encargado de dirigir
la organizacin hacia una meta la cual es proporcionar un servicio de
alta calidad con respecto a puntualidad, calidad y eficacia. Encargarse
de implementar un modelo viable para mejorar la eficiencia y
coordinacin en la organizacin teniendo como consecuencia el
cubrimiento de los estndares con respecto al cliente a su vez
maximizando los tiempos que existen en cada proyecto con el fin de
aumentar la realizacin de estos.
Organizacin del Centro Empresarial
Sistema 1
Caracterizacin: La actividad principal de la empresa es llevar a cabo
proyectos de minera, movimiento de tierras y construccin por medio
de licitaciones en un nivel de recursin amplio donde los elementos de
este sistema son las empresas participantes.
Identificacin de problemas: No hay conexin entre los
requerimientos y las habilidades operacionales de la empresa. Existe un
desbalance de variedades, teniendo en cuenta que el gerente general se
encarga de buscar dentro de la empresa las personas adecuadas para
realizar los proyectos.

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Posibles soluciones: Se deben centralizar las licitaciones de tal

manera que al haber obtenido una de ellas, esta llegue al centro de
operaciones para su respectivo anlisis donde tras una revisin se da
inicio a su elaboracin. Adems, incluir dentro de este anlisis las
capacidades tanto tecnolgicas como humanas que posee cada
empresa. Para la parte de contratacin se debe establecer una solucin
especfica para cada empresa donde se mejoren las tcnicas de
contratacin, esta solucin es especfica debido a que cada empresa
tiene un enfoque diferente de aplicacin a los proyectos.
Sistema 2
Caracterizacin: Este sistema no se identifica especficamente en la
empresa, debido a que todas las decisiones parten del gerente general y
dueo del grupo empresarial. Para cada proyecto, se establecen unas
reglas especficas para la ejecucin del proyecto. Todas las reglas son
establecidas por el gerente general.
Identificacin de problemas: No hay paso a paso especfico que se
debe seguir con cada proyecto, este sistema se rige bajo las
consideraciones del gerente las cuales cambian con el tiempo lo que
genera fallas de coordinacin y demoras en el cumplimiento de los
proyectos.
Planteamiento de soluciones: la implementacin un mecanismo de
intervencin para cada licitacin .Este se basa en que una vez adquirida
la licitacin se escoge un project manager que represente a cada
empresa, para formar un comit del que tambin har parte el gerente
general del grupo empresarial. Una vez terminado este proceso, se
procede a la implementacin del proyecto adems cada empresa, debe
formar unos estatutos de tal manera que se tenga un procedimiento de
uso de sus capacidades.
Sistema 3
Caracterizacin: Este sistema est representado por el gerente
general del grupo empresarial debido a que l asigna los recursos a las
empresas para la realizacin de cada proyecto. Tambin est
representado por el gerente de cada una de las 3 empresas
pertenecientes a VERDE que son los encargados de administrar los
recursos destinados al desarrollo de proyectos.
Identificacin de problemas: Se identific que dentro de la
informacin destinada a la rendicin de cuentas no se utiliza ningn tipo

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de indicador de desempeo. Tambin se observ la falta de rigidez en el

manejo financiero debido a que los gerentes de cada empresa son
familiares del dueo por lo cual mezclan sus ganancias con el
presupuesto destinado a los proyectos.
Planteamiento de soluciones: Se propone estructurar un sistema
rgido de rendicin de cuentas en el cual no se mezcle el dinero del
grupo empresarial con el dinero que hace parte de las arcas familiares,
este incluye el hecho de que peridicamente se d informe detallado de
cada proyecto por parte de cada empresa hacia el gerente general, de
tal manera que l pueda identificar claramente el progreso de la
inversin realizada.
Sistema 4
Caracterizacin: En el grupo empresarial no se puede identificar este
tipo de sistema debido a que no existe un departamento encargado de
cambios que puedan impactar la viabilidad organizacional. En esta
misma instancia el gerente tiene la capacidad y poder para determinar
un cambio para la viabilidad organizacional.
Identificacin de problemas: Al no existir un departamento que se
encargue de las tendencias del entorno, la empresa no se encuentra
preparada para afrontar algn tipo de cambio, dejndola vulnerable
debido a su poco resiliencia.
Planteamiento
de
soluciones:
Se
debe
implementar
un
departamento con personal capacitado para que est permanentemente
en alerta frente a las tendencias del entorno el cual este a la vanguardia
en tecnologa e innovacin.

Sistema 5
Caracterizacin: Este sistema es el ms fuerte y slido que tiene el
grupo empresarial. Se basa en el gerente general que facilita la
interaccin entre los dems sistemas.
Identificacin de problemas: A pesar de la fortaleza de este sistema
se presenta excepciones a un radio de control muy bajo al gerente
general. Esto se identifica en un nivel de recursin ms bajo donde se
observa que existe mucha independencia en las metas de la empresa
con respecto al grupo empresarial.

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Planteamiento de soluciones: Designar a un especialista que lleve el

control de las tareas que lleva a cabo el gerente de tal manera que la
carga del gerente disminuya y se tenga un mayor enfoque a las
decisiones.
Conclusin
Para el desarrollo del trabajo, ejecutaremos las distintas soluciones que
fueron planteadas y se modelar la organizacin objetivo en el software
VS MOD, el cual se encarga de facilitar la aplicacin de la ciberntica
organizacional y concretamente el Modelo de Sistemas Viables. De esta
manera ser posible plasmarle al gerente general del Grupo empresarial
VERDE que la solucin propuesta genera una organizacin dinmica,
efectiva y con gran potencial de crecimiento para el futuro. Dentro del
anexo presentado a continuacin, mostraremos el manejo de VS MOD y
como este simula la propuesta planteada.
Bibliografa:
La informacin de la empresa fue facilitada por el gerente general,
dndonos el resumen ejecutivo de la empresa.
http://www.maquiamarillas.com/ revisado el 11 de mayo de 2015.
Anexo
Para cada nivel de recursin, existen unos problemas asociados de cada
empresa. A continuacin presentamos como anexos los problemas
identificados para cada empresa. Estos problemas son en s asociados
a la complicacin principal, la cual es flujos de informacin.
El nivel de recursin 0 se conoce como el gerente general, en donde se
delega en su totalidad cada licitacin presentada en la empresa. Luego
de esto, se conoce los siguientes niveles de recursin los cuales son las
empresas asociadas al grupo empresarial.
Sistema 1
Mquinas Amarillas: La empresa posee la capacidad tecnolgica en
cuanto a la maquinaria (esta empresa se encarga de administrar el total
de mquinas de construccin de la empresa) y a recursos humanos ya
que se tienen los trabajadores capacitados para manejar la maquinaria y
administrarla. Sus actividades principales son movimientos de tierra,
explotacin minera y alquiler de maquinaria.
Verde DC: La empresa posee la capacidad tecnolgica en cuanto al
software para disear planos, modelos de construccin en 3D y
simulaciones fsicas de entorno. Tambin posee la capacidad humana en
cuanto a los trabajadores capacitados para usar el software
especializado, comprar materiales de construccin y ejecutar las obras

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(obreros). Sus actividades principales son las obras inmobiliarias y

civiles.
Ingening: La empresa posee la capacidad tecnolgica en cuanto al
software de simulacin de riesgos y de planeacin de mapas de ruta.
Tambin posee la capacidad humana en cuanto a los trabajadores que
saben utilizar este software y los encargados de realizar consultora a las
empresas.
Sistema 2
Mquinas amarillas: Falta de reglas para el uso de la maquinaria,
como no dejar que se sobrecaliente ya que el motor se va desgastando,
no dejarlas prendidas cuando no se estn usando, dejarlas aseguradas
(un empleado muri aplastado por una retroexcavadora por esta razn
hace unos meses).
Verde DC: Falta de lmites de tiempo apropiados para la finalizacin de
planos y modelos en 3D.
Ingening: Falta de reglas acerca de la apta contratacin del personal, y
la apta asignacin de consultores para cada proyecto.
Sistema 3
Mquinas amarillas: Poseen indicadores para nmero de mquinas
utilizadas por mes y consumo de combustible. Sin embargo hacen falta
indicadores de desempeo de las mismas y tiempo de utilizacin de
estas mquinas.
Verde DC: Poseen indicadores de nmero de planos necesarios por
proyecto y nmero de modelos 3D por proyecto. Sin embargo hacen
falta indicadores de tiempos para finalizacin de planos y modelos 3D.
Ingening: Poseen indicadores de nmero de gerentes proyecto
satisfechos por consulta. Sin embargo hacen falta indicadores de
proyectos beneficiados por consulta por parte de cada consultor.
Sistema 4
Mquinas amarillas: Falta de un departamento que evale el tiempo
de vida til de la maquinaria y las reemplace sin alterar en gran medida
el flujo de caja de la empresa
Verde DC: Falta de un departamento que evale constantemente la
posibilidad de integrar herramientas de diseo actualizadas.
Ingening: Falta de un departamento que evale constantemente la
posibilidad de integrar software ms til para la operacin de la empresa
y le permita actualizarse con los ltimos mtodos de consultora
Sistema 5
Maquinas Amarillas: Esta empresa puede estar alquilando la
maquinaria sin consentimiento del resto del grupo empresarial y cortar
el inventario necesario para otros proyectos
Verde DC: Esta empresa puede estar realizando planos y modelos para
empresas externas, lo que puede aumentar los tiempos de ejecucin de
los proyectos del grupo empresarial

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Ingening: Esta empresa puede estar contratando consultores que

prestan servicios externos sin consentimiento del grupo empresarial, lo
que causa una baja disponibilidad de stos consultores para los
proyectos del mismo.

Presentaremos a continuacin los distintos diagramas utilizados para la

entrega final:
Flujo del grupo empresarial

Flujo de problema de informacin

Flujo de problema de informacin

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