LEGISLACION FARMACEUTICA

TRABAJO COLABORATIVO 2

PRESENTADO POR:
ANA LUCIA ESPADA SALAZAR CDIGO 59.313.242
ANA MILENA RODRIGUEZ CARVAJAL CODIGO: 1094243092
YOLIMAR PEALOZA VELANDIA CODIGO: 1092350289
YURANY SOFIA PEAFIEL CODIGO: 1082657577

PRESENTADO AL TUTOR
FREDDY ENRIQUE BARRETO
GRUPO: 301504_7

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA
PROGRAMA DE REGENCIA DE FARMACIA
2015
TABLA DE CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2

FORMULACIN DEL PROB LEMA

1.3

DELIMITACIN

1.3.1 Unidad de anlisis

1.3.2 Cronologa

1.3.3 Geografa espacial

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIN

OBJETIVOS

3.1

OBJETIVO GENERAL

3.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS

MARCO REFERENCIAL

4.1

MARCO CONTEXTUAL

ENFOQUE METODOLOGICO DE LA INVESTIGACIN

28

5.1

TIPO Y DISEO DE INVESTIGACIN

28

5.2

INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIO DE SALUD

SELECCIONADAS

28

SITEMATIZACIN DE LA INFORMACIN Y RESULTADOS

29

6.1

ANALISIS DE LOS RESULTADOS

29

6.2

OBSTCULOS METODOLOGICOS Y ADMINISTRATIVOS

45

6.3

DISCUSIN

45

CONCLUSIONES

47

RECOMENDACIONES

48

BIBLIOGRAFIA

51
INTRODUCCIN

La seguridad del paciente es un componente de la atencin en salud que ha

venido tomando fuerza en las ultimas dcadas, la seguridad del paciente
enmarcada dentro del concepto de calidad para un buen manejo de servicio de
salud.

En el siguiente trabajo se desarrollo una investigacin de tipo cualitativo, donde se

parta de un problema presentado en la IPS del Municipio de Ayapel Crdoba de
tercer y cuarto nivel de atencin y complejidad Hospitalaria llamado Hospital
Regional San Jernimo de Ayapel, donde se quieren crear estrategias para
mejorar la situacin all presentada. En donde hay fuga de insumos quirrgicos y
medicamentos, una facturacin inadecuada y muchas no conformidades con la
poltica de seguridad del paciente adems de otros inconvenientes como entrega
inoportuna de medicamentos, inadecuado sistema de inventarios y faltantes, e
inadecuado sistema de Frmacovigilancia.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la IPS Hospital Regional San Jernimo de Ayapel se viene presentando una

serie de inconvenientes con la dispensacin de los medicamentos, debido al
sistema inadecuado de inventarios y control interno que se ha venido manejando
dentro de la institucin, lo cual atenta contra la seguridad el paciente.

1.2.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Qu sistema de inventarios e insumos

medico quirrgicos se ha venido

manejando en la IPS y que fallas ha presentado este que ha ocasionado los

diferentes problemas e inconvenientes presentados?

1.3.

DELIMITACIN

La solucin que se presenta frente al problema antes planteado es la

implementacin de un sistema de inventarios e insumos medico quirrgicos
acorde a las polticas de seguridad del paciente. Se dispondr de un sistema de
control de movimientos y existencias para cada producto. Los medicamentos y
dispositivos mdicos almacenados requieren un control frecuente de existencias,
con el objetivo primordial de comparar las existencias fsicas contra el movimiento
(entradas y salidas), para de esta forma determinar la eficiencia en el manejo de
los mismos.

1.3.1. Unidad de anlisis

Sistema de inventarios e insumos medico quirrgicos manejados en la IPS de

Ayapel.

1.3.2. Cronologa

Fase

Actividad

Fase Identificacin de variables procesos

I
operativos
Definicin de condiciones de almacenamiento
asegurando la calidad
Determinacin de criterios tcnicos y
administrativos
Diseo y adopcin manual de condiciones
esenciales y procedimientos
Fase Implementacin de sistema de gestin,
II
procesos generales y registro de soportes
Elaboracin de procedimientos para cada uno
de los procesos
Capacitacin en el desempeo de protocolos,
procesos y procedimientos
Fase Establecer e implementar el sistemas de
III
inventarios dentro de los lineamientos de
gestin de calidad
Ejecutar procesos, procedimientos y registros

Mes
11
x

Calendario
Mes Mes Mes
12
1
2

x
x

Mes
3

x
x
x

1.3.3. Geografa espacial

El espacio en el cual se desarrollar la investigacin es el Municipio de Ayapel,

departamento de Crdoba de Colombia.

2. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIN

Dentro de una institucin prestadora de servicios de salud, se debe trabajar

principalmente por la seguridad y el bienestar del paciente, por ello se hace
sumamente importante dar solucin a cualquier falla que atente contra este
principio.
Para un correcto uso y manejo de los medicamentos es indispensable contar con
un excelente sistema de inventarios de medicamentos e insumos medico
quirrgicos, ya que este nos va a permitir tomar decisiones administrativas en
cuanto a la programacin de necesidades, compras, rotacin de inventarios,
devolucin a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros,
obsolescencias, vencimientos, hurto, averas. Tambin es necesario para llevar un
control de existencias de medicamentos e insumos.
Lo anterior evitar y reducir los problemas que se estn presentando en el
Hospital Regional San Jernimo de Ayapel.

3. OBJETIVOS

3.1.

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema de inventarios de medicamentos e insumos medico

quirrgicos que permita solucionar los problemas que se presentan en la IPS de
Ayapel.

3.2.
-

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Estudiar y analizar la problemtica presentada en el Hospital Regional San
Jernimo de Ayapel.

Identificar y determinar

porque se han dado cada una de las

inconformidades presentadas en la IPS.

-

Implementar un sistema de control de inventarios y medicamentos mdicoquirrgicos que ayuden a superar cada uno de los diferentes problemas
presentados en la IPS.

4. MARCO REFERENCIAL

4.1.

MARCO CONTEXTUAL

El almacn es el rea de la farmacia dedicada a la recepcin, almacenamiento y

conservacin de los medicamentos, materias primas, efectos mdicos y similares
as como otros materiales e insumos que sern destinados tanto al expendio a la
poblacin como a la utilizacin interna de la unidad. La existencia del almacn en
la farmacia constituye una premisa fundamental para el desarrollo de sus
funciones.

Cuando no se disponga de un local estructuralmente delimitado para almacn se

habilitar un rea de Almacenamiento explcitamente sealizada y diferenciada
organizacionalmente donde se cumplirn las normativas establecidas para el rea
de Almacn.

Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para

cada producto. Los medicamentos y dispositivos mdicos almacenados requieren
un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las
existencias fsicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite
determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, as como tambin alimentar
el sistema de informacin que va a permitir tomar decisiones administrativas en
cuanto a la programacin de necesidades, compras, rotacin de inventarios,
devolucin a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros,
obsolescencia, vencimientos, hurto, averas.

El servicio farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que

permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y
dispositivos mdicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha

de vigencia o se solicite con la debida antelacin la devolucin o cambio al

proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociacin.

Se debe tomar como factor de anlisis bsico el mtodo FEFO (primeros en

vencer primeros en salir) y el respectivo control peridico de los productos
prximos a vencerse (mnimo con tres meses de antelacin) identificando nmero
de lote, fecha de vencimiento y proveedor.

Es importante conocer que dice la norma sobre lo que es un Sistema de

informacin institucional sobre medicamentos y dispositivos mdicos, segn la
Resolucin 1403 (2007)

Las instituciones prestadoras de servicios de salud,

construirn e implementarn el Sistema Institucional de Informacin, en lo

posible computarizado, sobre medicamentos y dispositivos mdicos, integrado
al

Sistema

Institucional

de

Salud,

Sistema

Integral

de

Informacin en Salud y Sistema General de Informacin Administrativa, indicando

que estar bajo la responsabilidad del director de servicio de la entidad, y la
informacin debe ser oportuna, veraz, de calidad, sustentada, y en el caso del
servicio farmacutico debe ofrecer informacin general por escrito y con la firma
del responsable.

En cuanto a dispositivos Medicos para uso humano, se entiende cualquier

instrumento, aparato, maquina, software, equipo biomedico u otro articulo similar
relacionado, utilizando solo o en combinacin, incluyendo sus componentes,
partes, accesorios y programas informticos que se intervengan en su correcta
aplicacin, propuesta por el fabricante para uso en diagnostico, prevencin,
supervicion, tratamiento, alivio de una enfermedad o lesion, soporte de una

10

estructura anatomica, diagnostico de embarazo, nacimientos, cudidado de recien

nacidos, desinfeccion y/o esterilizacion de dispositivos medicos.
Para el caso de inventarios, segn el diccionario de medicina Oceano Mosby
(2007), citado por Bayter (2008), Los inventarios son acumulaciones de materias
primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que
parecen en numerosos puntos a lo largo del canal de produccion y de logistica de
una empresa.

Modelos de gestin de inventario: De acuerdo a Bayter (2008), Los modelos en

los cuales basar la planificacin de aprovisionamiento se agrupan en dos ramas
principales segn la demanda dependiente o independiente que son Modelos para
aprovisionamiento programado respondiendo a peticiones de reaprovisionamiento
basado

en

tencicas

de

optimizacion

simulacin,

Modelos

para

reaprovisionamiento no programado, cuya demanda es independiente generada

como consecuencia de las decisiones de muchos actores agenos a la cadena
logistica (clintes o consumidores)

A su vez, los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras:

Modelos de reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de

pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de
pedido. La cantidad a pedir es el lote econmico de compra.

Modelos de reaprovisionamiento peridico, en los que se lanza una orden de

pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir ser la
que restablece un cierto nivel mximo de existencias del nivel objetivo.
11

Es necesario dejar definido en esta marco teroico la Clasificacin segn ABC.

El clasificar los artculos que forman parte del inventario es una prctica usual que
tiene por objetivo limitar las actividades de planificacin y control a un cierto
nmero de referencias, las ms importantes. Cuando en un inventario existen
millares de referencias es muy difcil que se puedan extender dichas actividades a
todas ellas, y es necesario asignar de forma ptima la capacidad real de gestin
(Lopez, 20011).

El mismo autor en este documento manifieta que la clasificacin de los productos

terminados se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios.
Salidas (en unidades monetarias)
Rotacin (veces por unidad de tiempo en que se mueve el producto) La
clasificacin "ABC" se basa en la conocida ley de Pareto, y diferencia los artculos
entre los importantes y escasos (categora A), y los numerosos y triviales
(categora C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas
denominaciones (categora B). Es clsico considerar las siguientes agrupaciones
de los artculos.
TIPO A: 20% de los referencias, 80% del valor monetario del inventario.
TIPO B: 30% de las referencias, 15% del valor monetario del inventario.
TIPO C: 50% de las referencias, 5% del valor monetario del inventario.
CONCEPTOS A TENER EN CUENTA:

12

Almacn. Seccin dedicada a la conservacin ordenada y protegida de productos

farmacuticos y materiales relacionados, en espera de ser distribuidos.
Condiciones esenciales. Es el conjunto de recursos indispensables con que
obligatoriamente debe contar el servicio farmacutico en el cumplimiento de sus
actividades y/o procesos. Su ausencia condiciona directamente la presencia de
riesgos sobre la salud y la vida de los pacientes, no pudiendo ser sustituibles por
otro(s) requisito(s).
Establecimiento farmacutico. Es el establecimiento dedicado a la produccin,
almacenamiento,

distribucin,

comercializacin,

dispensacin,

control

aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos mdicos o de las

materias primas necesarias para su elaboracin y dems productos autorizados
por ley para su comercializacin en dicho establecimiento.

PROBLEMAS RELACIONADOS CON LA UTILIZACIN DE MEDICAMENTOS

(PRUM)
Corresponden

causas

prevenibles

de

Problemas

Relacionados

con

Medicamentos, asociados a errores de medicacin (prescripcin, dispensacin,

administracin o uso por parte del paciente o cuidador), incluyendo los fallos en el
Sistema de Suministro de Medicamentos, relacionados principalmente con la
ausencia en los servicios de procesos administrativos y tcnicos que garanticen la
existencia de medicamentos que realmente se necesiten, acompaados de las
caractersticas de efectividad, seguridad, calidad de la informacin y educacin
necesaria para su uso correcto.
Estos problemas se pueden clasificar de la manera siguiente:

13

a) Relativos a la disponibilidad.
b) Relativos a la calidad.
c) Relativos a la prescripcin.
d) Relativos a la dispensacin.
e) Relativos a la administracin.
f) Relativos al uso.

El servicio farmacutico contar con una estructura que permita el cumplimiento

efectivo de sus objetivos, desarrollando los criterios de responsabilidad por los
resultados de los procesos y colaboracin entre sus miembros.
Todo servicio farmacutico deber cumplir, como mnimo, con los siguientes
requisitos:
a) Disponer de una infraestructura fsica de acuerdo con su grado de complejidad,
nmero de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren.
b) Contar con una dotacin, constituida por equipos, instrumentos, bibliografa y
materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o
procesos que se realizan en cada una de sus reas.
c) Disponer de un recurso humano idneo y suficiente para el cumplimiento de las
actividades y/o procesos que realice.
En las polticas y programas de mejoramiento continuo se incluirn mecanismos
que

promuevan

fomenten

la

continua

actualizacin,

capacitacin,

adiestramiento, motivacin y comunicacin efectiva del recurso humano del

servicio farmacutico. Los contenidos de los programas tendrn en cuenta el
desarrollo de los mtodos pedaggicos y el avance tecnolgico de los
medicamentos y las ciencias farmacuticas dedicadas a los servicios de salud y

14

capacitarn al recurso humano para la solucin efectiva de los problemas del

servicio farmacutico. Los hospitales universitarios debern propiciar la formacin
y disponibilidad de rotacin de los estudiantes de aquellos programas que forman
el recurso humano del servicio farmacutico.

El servicio farmacutico hospitalario deber cumplir con las siguientes condiciones

esenciales de infraestructura, dotacin y recurso humano:
1. INFRAESTRUCTURA FSICA
El servicio farmacutico hospitalario estar ubicado en un rea de la Institucin
Prestadora de Servicios de Salud de fcil acceso y dimensiones determinadas por
el volumen de las actividades, el nmero y tipo de procesos propios del servicio
farmacutico que se adelanten en la institucin y el nmero de servidores pblicos
o trabajadores que laboren en el servicio farmacutico. Deben estar alejados de
fuentes de contaminacin o ruido excesivo.
Esta rea tendr bsicamente las siguientes caractersticas:
1.1. Condiciones locativas
Los locales deben contar con rea fsica exclusiva, independiente, de circulacin
restringida, segura y permanecer limpios y ordenados. El servicio farmacutico
hospitalario deber cumplir con las siguientes condiciones esenciales de
infraestructura, dotacin y recurso humano:
2. INFRAESTRUCTURA FSICA
El servicio farmacutico hospitalario estar ubicado en un rea de la Institucin
Prestadora de Servicios de Salud de fcil acceso y dimensiones determinadas por
el volumen de las actividades, el nmero y tipo de procesos propios del servicio
farmacutico que se adelanten en la institucin y el nmero de servidores pblicos

15

o trabajadores que laboren en el servicio farmacutico. Deben estar alejados de

fuentes de contaminacin o ruido excesivo.
Esta rea tendr bsicamente las siguientes caractersticas:
2.1. Condiciones locativas
Los locales deben contar con rea fsica exclusiva, independiente, de circulacin
restringida, segura y permanecer limpios y ordenados.

Iluminacin. Debe poseer un sistema de iluminacin natural y/o artificial que

permita la conservacin adecuada e identificacin de los medicamentos y

dispositivos mdicos y un buen manejo de la documentacin.

Instalaciones elctricas. Plafones en buen estado, tomas, interruptores y

cableado protegido.
Ventilacin. Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que
garantice la conservacin adecuada de los medicamentos y dispositivos
mdicos. No debe entenderse por ventilacin natural las ventanas y/o
puertas

abiertas

que

podran

permitir

la

contaminacin

de

los

medicamentos y dispositivos mdicos con polvo y suciedad del exterior.

Condiciones de temperatura y humedad. Los sitios donde se almacenen
medicamentos deben contar con mecanismos que garanticen las
condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el
fabricante y los registros permanentes de estas variables, utilizando para
ello termmetros, higrmetros u otros instrumentos que cumplan con dichas

funciones.
Criterios de almacenamiento. Los dispositivos mdicos y los medicamentos
se

almacenarn

de

acuerdo

con

la

clasificacin

farmacolgica

(medicamentos) en orden alfabtico o cualquier otro mtodo de

clasificacin, siempre y cuando se garantice el orden, se minimicen los
eventos de confusin, prdida y vencimiento durante su almacenamiento. El
sistema de segregacin de los dispositivos mdicos y medicamentos debe

16

garantizar que el lote ms prximo a vencerse sea lo primero en

dispensarse.
2.2 reas
1.2.1 Servicio farmacutico hospitalario de baja complejidad
a) rea administrativa, debidamente delimitada.
b) rea de recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos.
c) rea de cuarentena de medicamentos.
d) rea adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de
productos que se van a distribuir y/o dispensar.
e) rea independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de
control especial.
f) rea para la dispensacin de medicamentos y entrega de dispositivos mdicos.
g) rea debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que
deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.
h) rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y
retirados del mercado.
i) rea para manejo y disposicin de residuos, de acuerdo con la reglamentacin
vigente.

2.2.2 Servicio farmacutico hospitalario de mediana y alta complejidad

Adems de las reas determinadas para el servicio farmacutico hospitalario de
baja complejidad, el servicio farmacutico hospitalario de mediana y alta
complejidad contar bsicamente con las siguientes reas adicionales:
a) rea independiente y diferenciada para la elaboracin de una o varias de las
preparaciones magistrales siguientes: mezcla de nutricin parenteral mezcla y/o

17

adecuacin

y ajuste de concentraciones de medicamentos oncolgicos

preparaciones estriles adecuacin y ajuste de concentraciones de otros

medicamentos para cumplir con la dosis prescrita y radiofrmacos.
Varias preparaciones magistrales pueden elaborarse en una misma rea, siempre
que tengan similar naturaleza y se cuente con la dotacin necesaria. La
elaboracin y/o adecuacin de productos estriles requiere de rea exclusiva. Sin
embargo, la elaboracin, mezcla y manipulacin de productos oncolgicos
debern realizarse en rea separada de los dems productos estriles. En todo
caso, las reas garantizarn la aplicacin de las buenas prcticas del o los
respectivo(s) proceso(s).
b) rea de reempaque y reenvase.
c) rea para la segregacin, disposicin en cajetines y distribucin de
medicamentos en Dosis Unitaria.
d) rea para la realizacin de una o varias de las siguientes actividades:
Asesora a los usuarios Actividades relacionadas con los programas de
Farmacovigilancia

Problemas

Relacionados

con

Medicamentos

(PRM)

Problemas Relacionados con la Utilizacin de Medicamentos (PRUM) Atencin

farmacutica, cuando se ofrezca a los pacientes o grupos de pacientes que la
requieran.

La direccin del servicio farmacutico hospitalario se ejercer de la siguiente

manera:
a) Alta y mediana complejidad El servicio farmacutico hospitalario de alta y
mediana complejidad estar dirigido por un Qumico Farmacutico.
b) Baja complejidad El servicio farmacutico de baja complejidad estar dirigido
por un Qumico Farmacutico o un Tecnlogo en Regencia de Farmacia.

18

Condiciones de las reas de almacenamiento

El procedimiento para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos
se adelantar bsicamente de conformidad con las siguientes disposiciones:
Las reas de almacenamiento deben cumplir bsicamente con las siguientes
especificaciones:
a) Estar alejadas de sitios de alta contaminacin. Estar alejadas de sitios de alta
contaminacin, para conservar adecuadamente los dispositivos mdicos y la
estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados.
b) Facilitar la circulacin de personas y objetos. Estar situadas preferiblemente en
el primer piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse
de tal manera que se facilite la circulacin de personas y de objetos.
c) Pisos. Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema
de drenaje que permita la fcil limpieza y sanitizacin.
d) Paredes. Tener paredes o muros impermeables, slidos, de fcil limpieza y
sanitizacin y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
e) Techos y cielo rasos. Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y
de fcil limpieza y sanitizacin.
f) Iluminacin. Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin
adecuada e identificacin de los medicamentos y dispositivos mdicos y el buen
manejo de la documentacin.
g) Ventilacin. Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que
garantice la conservacin adecuada de los medicamentos y dispositivos mdicos.
No debe entenderse por ventilacin natural las ventanas y/o puertas abiertas que
podran permitir la contaminacin de los medicamentos y dispositivos mdicos con
polvo y suciedad del exterior.

19

h) Rayos solares. Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los
medicamentos y dispositivos mdicos.
i) Condiciones de temperatura y humedad. Contar con mecanismos que
garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por
el fabricante. Se llevarn registros de control de estas variables con un termmetro
adecuado y un higrmetro calibrado.
j) No contacto con el piso. Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben
estar en contacto directo con el piso. Se ubicarn en estibas o estanteras de
material sanitario, impermeable y fcil de limpiar.
k) Mantenimiento de la cadena de fro. Los medicamentos que requieran
refrigeracin sern almacenados en cuartos fros, refrigeradores o congeladores.
Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de la
cadena de fro, en caso de interrupciones de la energa elctrica. Adicionalmente,
deber disponerse de mecanismos que registren la temperatura. La cantidad de
medios de refrigeracin ser determinada por las necesidades de almacenamiento
y verificada por la entidad territorial de salud, quien podr disponer el aumento del
nmero de los mismos.
l) Medidas de seguridad. En las reas de almacenamiento de medicamentos y
dispositivos mdicos se contar con alarmas sensibles al humo y extintores de
incendios. En stas no se podrn acumular residuos.

3.3 Recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos.

El director o la persona que este delegue del servicio farmacutico de las
Instituciones

Prestadoras

de

Servicios

de

Salud

del

establecimiento

farmacutico, recibirn los medicamentos y dispositivos mdicos adquiridos.

20

La recepcin se adelantar bsicamente conforme al siguiente procedimiento:

a) Estudio de la documentacin que contiene el negocio Se estudiar previamente
la documentacin que permita establecer las condiciones del negocio.
b) Recepcin y estudio de la documentacin de entrega Se estudiar la
documentacin que presenta el encargado de hacer la entrega.
c) Comparacin de los contenidos de las documentaciones Se comparar el
contenido de la documentacin que contiene el negocio con el contenido de la
documentacin de entrega, para establecer la correspondencia entre los productos
entregados y los productos especificados en el negocio, respecto de fecha de
entrega, cantidades, condiciones tcnicas, etc.
d) Inspeccin de los productos recibidos Se proceder a realizar una inspeccin
de los medicamentos y dispositivos mdicos para verificar la cantidad de
unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulacin,
embalaje, material de empaque y envase y las condiciones administrativas y
tcnicas establecidas en la negociacin.
Se comunicar a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente, cuando no cumplan con las especificaciones tcnicas de
calidad en la diligencia de recibo.
e) Muestreo
Se definir el plan de muestreo a utilizar y calcular el tamao de la muestra. La
muestra se extraer del total del lote y se proceder de conformidad con lo
estipulado en la Resolucin del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos INVIMA 2004008172 de 2004 y dems normas que lo complementen,
modifiquen o sustituyan. Este requisito es de aplicacin opcional por parte de los
establecimientos farmacuticos minoristas.
f) Acta de Recepcin
Se elaborar un acta que recoja detalladamente la informacin que arroje el
procedimiento de recepcin, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad

21

de unidades, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento,

condiciones de trasporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase,
condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin y la que
permita identificar en todo momento la muestra tomada. El acta ser firmada por la
persona que recibe y la que entrega y ser archivada en el sitio previamente
designado y en orden sucesivo.
g) Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdicas
Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en los servicios
farmacuticos de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacuticos.
h) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico registrar en los medios
existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor
unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos mdicos recibidos.

Distribucin intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos mdicos

Es el proceso que comprende la prescripcin de un medicamento a un paciente en
una Institucin Prestadora de Servicios de Salud por parte del profesional
legalmente autorizado, la dispensacin por parte del servicio farmacutico, la
administracin correcta en la dosis y va prescrita y en el momento oportuno por el
profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin y el registro de los
medicamentos administrados y/o la devolucin debidamente sustentada de los no
administrados con el fin de contribuir al xito de la farmacoterapia. El servicio
farmacutico deber determinar el sistema o los sistemas de distribucin
intrahospitalaria

de

medicamentos

dispositivos

mdicos

que

deban

implementarse en la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, para garantizar

la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos
mdicos que deban suministrarse a los pacientes. Son elementos esenciales de

22

este sistema de distribucin los siguientes: envases unitarios, cantidad disponible

y perfil farmacoteraputico.

Entrega de medicamentos
El dispensador entregar la totalidad de los medicamentos y dispositivos mdicos
prescritos por el facultativo, al momento de la primera comparecencia del
interesado o de recibo de la solicitud del respectivo servicio hospitalario, sin que
se presenten retrasos que pongan en riesgo la salud y/o la vida del paciente. Los
productos sern guardados en bolsas resistentes, cajas o cualquier otro medio
que permita ser transportados adecuadamente y asegurar la conservacin de su
calidad.

FARMACOVIGILANCIA
5.1. Definicin y alcance de la Frmacovigilancia
Es la ciencia y actividades relacionadas con la deteccin, evaluacin,
entendimiento y prevencin de los eventos adversos o cualquier otro Problema
Relacionado con Medicamentos (PRM). La Frmacovigilancia tiene los siguientes
objetivos: establecer el perfil de seguridad de los medicamentos y promocionar el
uso adecuado de los mismos y ser responsabilidad del fabricante, de los
integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, establecimientos
farmacuticos, profesionales de la salud, personal tcnico que maneje
medicamentos, pacientes, autoridades de control y del sector y la comunidad en
general.
Se deber reportar a la autoridad correspondiente toda sospecha de eventos
adversos relacionados con los medicamentos, medios de contraste, vacunas,
pruebas diagnsticas o productos fitoteraputicos. Programa institucional de
Frmacovigilancia. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y las

23

Empresas Administradoras de Planes de Beneficios, debern contar con un

programa institucional de Frmacovigilancia, con una perspectiva especialmente
clnica/individual que permita establecer y prevenir problemas relacionados con la
indicacin, efectividad y seguridad de los medicamentos.

El almacn y servicio farmacutico contarn con criterios, procedimientos y

recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este control se har
especialmente mediante la evaluacin de la rotacin de inventario y del conteo
fsico comparado con el registro de existencias. Se deber realizar inventario
general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.
Toma de inventarios
Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para
cada producto. Los medicamentos y dispositivos mdicos almacenados requieren
un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las
existencias fsicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite
determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, as como tambin alimentar
el sistema de informacin que va a permitir tomar decisiones administrativas en
cuanto a la programacin de necesidades, compras, rotacin de inventarios,
devolucin a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros,
obsolescencia, vencimientos, hurto, averas.
Planeacin del inventario
Se efecta la programacin de los inventarios fijando fechas y hora de realizacin
del inventario.
Se programar la fecha y la hora de corte del inventario.

24

El responsable de almacn o servicio farmacutico alista el material requerido,

coordina la elaboracin de los listados o tarjetas con el cdigo, nombre del
medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar los conteos.
Los auxiliares asignados por el responsable de almacn o servicio farmacutico
identifican
Todos los suministros y dems elementos a inventariar en cada uno de los
estantes.
El responsable de almacn o servicio farmacutico emitir los listados de
medicamentos valorizados el da de la fecha de corte del inventario.
El responsable de almacn o servicio farmacutico revisa uno a uno los productos
a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.
El responsable de almacn o servicio farmacutico verifica que se hayan realizado
la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el
inventario.

Realizacin del inventario fsico

El responsable de almacn o servicio farmacutico provee de los elementos
necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las ltimas
instrucciones.
El inventario comienza a la hora fijada.

25

El programa para registrar el inventario debe incluir la informacin del saldo a la

fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en
el inventario.
Los encargados de la veedura efectuarn los controles correspondientes.
Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y
comienza el conteo.
El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en
la casilla correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el
listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el diligenciamiento.
El responsable de almacn o servicio farmacutico y veedor revisan las
diferencias existentes:

Cantidades arrojadas del inventario fsico contra el sistema.

Se determinan faltantes y sobrantes.
Valores arrojados del total por tem de los elementos contados contra los

registrados por el sistema o krdex.

anlisis de los productos de nula, baja y alta rotacin.
Se realizarn los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
Se elaborar el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar

los sobrantes y faltantes hallados en el conteo.

El responsable del almacn o servicio farmacutico elabora los informes
correspondientes y definirn la toma de decisiones para las diferencias

encontradas y los productos de nula, baja o alta rotacin.

Control fechas de vencimiento

El servicio farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que

permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y
dispositivos mdicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha

26

de vigencia o se solicite con la debida antelacin la devolucin o cambio al

proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociacin.
Se debe tomar como factor de anlisis bsico el mtodo FEFO (primeros en
vencer primeros en salir) y el respectivo control peridico de los productos
prximos a vencerse (mnimo con tres meses de antelacin) identificando nmero
de lote, fecha de vencimiento y proveedor.
Establecer las diferencias en los grados de complejidad de los servicios
farmacuticos de acuerdo a lo establecido en la resolucin 1403 del 2007 y de las
Instituciones prestadoras de Salud de acuerdo a lo establecido en la resolucin
1441 del 2013.

5. ENFOQUE METODOLOGICO

27

5.1.

TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN

En la siguiente investigacin se desarroll una investigacin de tipo cualitativo, es

una investigacin de accin, ya que se va a evaluar una situacin en curso y se le
va a dar una soluciona, donde se revisa, se identifica, se disea y finalmente se
evalan los resultados obtenidos. Es un estudio exploratorio donde se va analizar
una situacin con Mtodo inductivo. Se analizan solo casos particulares, cuyos
resultados son tomados para extraer conclusiones de carcter general. A partir de
las observaciones sistemticas de la realidad se descubre la generalizacin de un
hecho y una teora. Se emplea la observacin y la experimentacin para llegar a
las generalidades de hechos que se repiten una y otra vez.
La implementacin de un Sistema de control de inventarios y existentes en
insumos medico quirrgicos para la IPS Hospital Regional San Gernimo del
municipio de Ayapel Crdoba.

5.2.

INSTITUCIONES

PRESTADORAS

DE

SERVICIOS

DE

SALUD

SELECCIONADAS
IPS Hospital Regional San Gernimo

6. SISTEMATIZACIN DE LA INFORMACIN Y RESULTADOS

28

6.1.

ANLISIS DEL PROBLEMA.

En la IPS Hospital Regional San Gernimo presenta las siguientes variables

problematizadoras a las cuales se pretende dar solucin mediante un sistema de
control de inventarios con el objetivo de mejorar el servicio farmacutico de
acuerdo a lo que determina el Modelo de Gestin del Servicio Farmacutico y
Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos, definidos en la Resolucin
1403 de 2007 por el Ministerio de Proteccin Social.
Descripcin y Diagnostico.
Fuga de insumos quirrgicos y medicamentos
Facturacin inadecuada
No conformidades con la poltica de seguridad del paciente
Inconvenientes en la entrega inoportuna de medicamentos
Inadecuado sistema de inventarios y faltantes
Inadecuado sistema de farmacovigilancia.
Ubicacin de insumos en diferentes lugares por crecimiento del
establecimiento.
Malos despachos en el momento de la dispensacin ya sea porque se
entrega un medicamento por otro o porque se niegan los medicamentos.
Para el procedimiento de recepcin el Regente de Farmacia tiene asignado
al auxiliar de farmacia pero ha encontrado que durante el ltimo mes el
auxiliar no ha elaborado el acta de recepcin, por lo que se vio en la
necesidad de llamarle la atencin

En mrito de lo anterior, para dar solucin a la problemtica, se adoptara el

Manual de Requisitos de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento de
Dispositivos Mdicos, el cual esta descrito en la Resolucin 4002 de 2007 as:

29

Requisitos generales para el almacenamiento y/o acondicionamiento de los

dispositivos mdicos:
Los requisitos generales para el almacenamiento y/o acondicionamiento que
deben cumplir la IPS Hospital Regional San Gernimo del municipio de Ayapel
crdoba como entidad que administra, suministra, importa y comercializa
dispositivos mdicos, son los siguientes:
Poltica de calidad: La IPS Hospital Regional San Gernimo del municipio de
Ayapel crdoba debe contar con una poltica documentada de calidad en la cual
se establezcan claramente los objetivos y propsitos de calidad. Esta debe
mostrar su propsito de manera visible y activa a los integrantes del
establecimiento.
Organizacin: La IPS Hospital Regional San Gernimo del municipio de Ayapel
crdoba debe establecer y mantener una adecuada estructura organizacional que
permita asegurar que estos sean almacenados y distribuidos de acuerdo con las
condiciones establecidas por los fabricantes.
Todos los integrantes de la organizacin deben conocer el alcance y
responsabilidad de sus funciones y su impacto en la calidad de los dispositivos
mdicos o servicios. La IPS Hospital Regional San Gernimo del municipio de
Ayapel crdoba, deben conocer los objetivos de calidad y deben asumir la
responsabilidad para lograrlos. Las responsabilidades gerenciales y las del
personal involucrado deben estar claramente definidas en el manual de funciones.
Se debe examinar los conflictos de inters para asegurar que la efectividad del
sistema de calidad no se deteriore. La IPS Hospital Regional San Gernimo del
municipio de Ayapel crdoba, debe asegurar que cuenta con los recursos fsicos,
tecnolgicos y humanos necesarios para garantizar que en estos se mantienen las
condiciones de calidad establecidas por el fabricante.

30

Realizaremos la habilitacin de almacn con los siguientes requisitos

generales:

Ubicarse en un local independiente, delimitado fsica y estructuralmente del resto

de las reas de forma que garantice la preservacin fsica de las existencias, la
separacin en zonas de los productos segn sus caractersticas adems de las
condiciones mnimas para la recepcin y entrega de los productos
Las instalaciones de La IPS Hospital Regional San Gernimo del Municipio de
Ayapel Crdoba deben estar ubicadas, diseadas, construidas, adaptadas,
demarcadas, identificadas y mantenidas de forma tal, que sean apropiadas para
las operaciones que se realizan en ellas, garantizando la minimizacin de los
riesgos, permitiendo la adecuada limpieza, mantenimiento, orden, evitando la
acumulacin de agentes contaminantes en general y toda condicin que pueda
influir negativamente en la calidad de los dispositivos mdicos. Cuando los
procesos y el tipo de dispositivo mdico lo ameriten, las reas deben estar
separadas, delimitadas fsicamente y se debe disponer en cada una,
exclusivamente de los elementos destinados para desarrollar las labores propias
de las mismas. Su ubicacin y funcionamiento no debe generar riesgo para la
salud de las personas que habitan en edificaciones circundantes o aledaas.
Condiciones Externas: Las edificaciones de La IPS Hospital Regional San
Gernimo del municipio de Ayapel crdoba deben encontrarse en condiciones que
no evidencien deterioro que puedan afectar la calidad de los dispositivos mdicos.
Las instalaciones deben protegerse de la contaminacin proveniente del exterior y
se debe garantizar el control de plagas.
Condiciones Internas: La IPS Hospital Regional San Gernimo del municipio de
Ayapel crdoba, deben tener un diseo apropiado y tener suficiente espacio para
permitir la limpieza y el mantenimiento, as como la realizacin de operaciones
propias del rea adems se deben considerar y controlar, cuando sea necesario,

31

aspectos como: iluminacin, temperatura, humedad y ventilacin. Las paredes,

pisos y techos de las reas donde se realicen actividades de acondicionamiento
deben permanecer en buen estado, sin grietas ni humedad, ser de material no
poroso y fcilmente lavable. Las dems reas deben tener caractersticas de
diseo y construccin que no afecten la calidad del dispositivo mdico mientras
este permanezca en ellas. Se debe contar con equipos de seguridad para
combatir incendios, en cantidad suficiente y dispuesta de tal forma que sean de
fcil acceso. Se deben definir y sealizar las rutas de evacuacin en caso de
fuego o emergencia. Los sistemas de desage deben permanecer en buen
estado, realizar mantenimiento y darse proteccin a los sifones. Para la
Implementacin de Un Sistema de Control de Inventarios y Existentes en Insumos
Mdicos Quirrgicos, para la IPS Hospital Regional San Jernimo del Municipio de
Ayapel Crdoba debe contar con las siguientes zonas y reas especficas.

La Organizacin Dentro Del Almacn De Las reas

Para lograr un servicio eficiente, un almacn debe contar con las siguientes reas:
rea de recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos.
rea de cuarentena de medicamentos.
rea adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos
que se van a distribuir y/o dispensar.
rea independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de
control especial.
rea para el despacho de medicamentos y dispositivos y mdicos.
rea debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que
deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.

32

rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y

retirados del mercado.
rea para el manejo y disposicin de residuos, de acuerdo con la reglamentacin
vigente.
Adicionalmente, se debe contar con espacios para el rea administrativa, servicios
pblicos, vestir, gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus
condiciones especiales, sitio para material de riesgo (lquidos inflamables, txicos,
corrosivos, etc.)
Para una adecuada sealizacin de las reas estn deben ser demarcadas con
los siguientes colores.
REA

COLOR

rea de recepcin

Verde

rea de revisin

Rojo

rea de almacenamiento

Amarillo

rea de cuarentena No. 1

Naranja

rea de cuarentena No. 2

Negra

rea de medicamentos de control

Violeta

rea de reciclaje

Rojo Rayado

rea de cadena de frio

Azul

rea de preparados magistrales

Azul Rayado

Pisos: Deben ser impermeables, slidos, resistentes, antideslizantes, de fcil

limpieza y uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y
accidentes. Deben ser de material que no trasmita ruido ni vibracin.
Paredes: Deben ser impermeables, slidas, resistentes a factores ambientales, de
superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no
deben contener sustancias txicas, irritantes o inflamables.

33

Techos y Cielo Raso: Deben ser impermeables, slidos, resistentes a factores

ambientales, de superficie lisa, e incombustibles.
Iluminacin: Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin
adecuada e identificacin de los medicamentos y dispositivos mdicos y el buen
manejo de la documentacin.
Ventilacin: Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que garantice
la conservacin adecuada de los medicamentos y dispositivos mdicos. No debe
entenderse por ventilacin natural las ventanas y/o puertas abiertas que podran
permitir la contaminacin de los medicamentos y dispositivos mdicos con polvo y
suciedad del exterior.

CONDICIONES AMBIENTALES
Rayos Solares: Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los
medicamentos y dispositivos mdicos dentro de las reas de almacenamiento,
porque la radiacin ultravioleta de la luz solar, adems de aumentar la temperatura
ambiental, inestabilidad gran parte de los medicamentos y otro tipo de productos.
Condiciones de temperatura y humedad: En las reas de almacenamiento se
debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y
humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarn registros diarios de
control de estas variables con un termmetro adecuado y un higrmetro calibrado.
La siguiente tabla corresponde a los rangos de temperatura de almacenamiento,
de acuerdo con lo especificado por los fabricantes de medicamentos y dispositivos
mdicos.
CONDICIN

TEMPERATURA

Temperatura ambiente controlada

15 a 25 C

Guardar en refrigerador

2 a 8 C
34

Guardar en congelador

-20 a 0 C

Consrvese en lugar fresco

8 a 15 C
Si la temperatura ambiente del lugar de
almacenamiento es muy alta y la etiqueta
recomienda que se deba almacenar en
lugar fresco, el producto puede
guardarse en un refrigerador, ajustando
el rango mediante un termostato.

Sin indicacin

Si no especifica una temperatura de

almacenamiento o en la etiqueta no
aparece ninguna de las
recomendaciones anteriores, la
temperatura del lugar debe mantenerse
hasta un mximo de
25 C. Temperaturas superiores
deterioran los medicamentos pues
alteran la estabilidad y, por ende, la
calidad de los mismos.

Si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento es muy alta y la etiqueta

recomienda que se deba almacenar en lugar fresco, el producto puede guardarse
en un refrigerador, ajustando el rango mediante un termostato.
Sin indicacin Si no especifica una temperatura de almacenamiento o en la
etiqueta no aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la temperatura
del lugar debe mantenerse hasta un mximo de
25 C. Temperaturas superiores deterioran los medicamentos pues alteran la
estabilidad y, por ende, la calidad de los mismos.
Mantenimiento de cadena de fro Los medicamentos que requieran refrigeracin
sern almacenados en cuartos fros, neveras, refrigeradores o congeladores. Se
debe contar con un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de cadena

35

de fro, en caso de interrupciones de la energa elctrica. Adicionalmente, deber

disponerse de un termmetro que registre la temperatura y llevar un registro diario
varias veces al da. La cantidad de medios de refrigeracin ser determinada por
las necesidades de almacenamiento.
reas Accesorias.
Baos: Deben estar ubicados fuera de las reas de almacenamiento y en cantidad
suficiente, de acuerdo con el nmero de operarios, teniendo en cuenta las normas
que para tal efecto se hayan expedido.
Vestuario: Las instalaciones destinadas al cambio de ropas y su guarda, as como
las de limpieza y arreglo personal, deben ser accesibles y adecuadas al nmero
de operarios deben ubicarse de acuerdo con el flujo del personal y estar dotadas
con casilleros independientes para la ropa de calle y dotacin de trabajo.
Zona de basuras: El establecimiento debe disponer de una zona para el depsito
de las basuras, la cual debe estar aislada de las reas de almacenamiento y/o
acondicionamiento de dispositivos mdicos, demarcada e identificada y dotada de
canecas protegidas e identificadas de acuerdo con el tipo de desecho.
Zona de lavado de implementos de aseo: El establecimiento debe disponer de
reas separadas para el lavado de implementos de aseo, las cuales estarn
diseadas de tal forma que los procesos que se desarrollan en las mismas no
generen humedad ni contaminacin a las reas aledaas.

Planos

36

El personal que se necesitara

Se debe identificar las necesidades de recursos humanos y garantizar la provisin

de personal suficiente y competente para la realizacin de las actividades de cada
rea. El personal debe tener conocimiento de las normas y disposiciones de
trabajo existentes, entrenamiento permanente en el sistema de calidad. Se debe
tener en cuenta que las funciones y responsabilidades individuales estn
claramente definidas, documentadas y difundidas de manera que se eviten vacos
y superposiciones.
Se debe contar con un plan de capacitacin permanente sobre la normatividad
vigente, procesos y procedimientos de gestin de calidad.
Dadas las exigencias del trabajo de Farmacias (econmicas, tcnicas, cientficas,
docentes y legales) el personal que labora en ellas ha de ser capacitado y
adiestrado en las funciones que asumir as como aprobado oficialmente por los
responsables pertinentes. Las principales categoras del personal que labora en
las farmacias de la IPS de 3 y 4 nivel de atencin son:
- Licenciado en Ciencias Farmacuticas
- Licenciado en Tecnologa de la Salud especialidad de servicios farmacuticos.
- Tcnico Medio en farmacia dispensarial.

37

- Tcnico Medio en farmacia industrial

- Tecnlogo de la salud, especialidad servicios farmacuticos
- Tcnico bsico en Servicios farmacuticos
- Administrador
- Dependientes de Farmacia
- Personal Auxiliar (Oficinista, Cajero-Chequeador, Envasador, Auxiliar de
limpieza).

La documentacin necesaria

Todos los documentos deben ser diseados, revisados, aprobados, modificados,

firmados, fechados y distribuidos por las personas autorizadas, libres de
expresiones ambiguas y expresar claramente su ttulo, naturaleza y propsito.
Sern redactados en forma ordenada y fcil de verificar. Las copias de los mismos
deben ser claras y legibles.
Para una buena administracin del almacn se requiere en lo posible sistematizar
la informacin, para lo cual se debe disponer de los siguientes elementos:
Kardex o software: En la actualidad el krdex se maneja mediante diversos
programas o software.
Formatos: Los formatos diseados para el manejo del almacn deben ayudar a
manejar la informacin y consolidarla (pedidos, despachos, recepcin tcnica por
tipo de producto y recepcin administrativa).
Informes contables: La elaboracin de los informes contables a los organismos de
control o a los departamentos internos que los requieran.

38

Dotacin y equipos

El rea debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio

de excelente calidad, algunos de estos elementos y equipos son: estantes,
estibas, neveras, termmetros e higrmetros, gabinetes de seguridad para
medicamentos de control especial, escritorios, sillas, extinguidores, computadores,
software, carretillas para traslado de embalajes, calculadora, papelera, utensilios
de escritorio, lnea telefnica, papeleras, canecas, y textos de consulta, entre
otros.
Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en
un plan de mantenimiento.

Se levara a cabo

la organizacin de los medicamentos e insumos

siguiendo los siguientes parmetros.

El almacn se estructurar en tres secciones fundamentales, los medicamentos y
dems productos se agruparn atendiendo a las diversas categoras procurando
su almacenamiento en zonas diferenciadas e identificadas

39

Adems se crearn reas o zonas para productos que precisan condiciones

especiales de seguridad y almacenamiento dispuestas en las normativas y
regulaciones vigentes como:
Estupefacientes

Sicotrpicos,

Medicamentos

Vencidos,

Medicamentos

Retenidos
Explosivos-Inflamables, Donaciones, Productos Txicos
Estas reas estarn bien delimitadas, sealizadas y controladas.

Ubicacin y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos

Deben ubicarse en la estantera atendiendo al movimiento (rotacin), al tamao, a

las fechas de vencimiento y al mtodo FEFO (sigla en ingls), cuyo significado en
espaol es: primero en expirar, primero en salir. Que adems permite el control de
inventarios y es requisito obligatorio en toda la cadena de almacenamiento de
medicamento y dispositivo mdico.

40

Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto

del mismo lote y fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se
consigna inmediatamente su ubicacin en una base de datos (lo ideal es que sea
automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga su cdigo, nombre del
producto, concentracin, forma farmacutica.

-NORMAS GENERALES DE ALMACENAMIENTO

El responsable de Almacn debe cumplir y velar porque se cumplan los
procedimientos y controles establecidos para esta rea.
Mantener una adecuada higiene y organizacin del rea de almacenamiento.
El almacn es un rea de acceso limitado por lo que el personal autorizado debe
estar nominalmente designado.
El personal que labora en el almacn o tenga acceso a l deber estar
adecuadamente uniformado.
Para facilitar la localizacin de los productos, los estantes, gavetas y pallets
estarn correctamente identificados y sealizados (Los estantes con nmeros y
las gavetas o anaqueles con letras ajustndose al orden alfabtico de los
productos almacenados).
Cada tipo de medicamento ha de estar claramente identificado y separado del
resto de los productos, adems estar organizado segn los procedimientos de
Rotacin de Lotes y Fecha de Vencimiento.
Se desarrollara el siguiente control del inventario

41

Las existencias fsicas de productos en el almacn se controlarn a nivel

desurtido mediante la implantacin del modelo SC-2-14 Tarjeta de Estiba.
Estas tarjetas recogern los movimientos de entradas y salidas de cada
producto, as como los ajustes cuando los hubiere, mostrando el saldo
resultante que deber coincidir con las existencias fsicas de los productos
que se encuentran en el almacn. Es obligatorio mantenerlas actualizadas
permanentemente .Se archivarn en la estiba

La habilitacin de las Tarjetas de Estiba modelo SC 2-14, ser autorizada

por el administrador de la farmacia mediante su media firma y cuo en el
margen superior derecho. Toda anotacin que se realice en las mismas
deber estar referenciada con el documento que la origina (Recepcin,
Transferencia, Ajuste de Inventario, etc.)

recepcin de medicamentos

La recepcin preliminar es la que se realiza en el momento de recibir los productos

de los suministradores en presencia del transportista o persona que realiza la
entrega, durante la cual se verificarn:

Identificacin y documentacin recibida del suministrador

Correspondencia entre la cantidad de bultos o paquetes recibidos y la

reflejada en la Factura, conduce o nota de envo, proveniente del
suministrador.

Integridad fsica del envo. Se comprobar que los bultos o paquetes que se
reciben estn en buen estado, correctamente sellados y no presente
seales de haber sido abiertos o daados.

En caso de detectarse alguna anomala o deficiencia durante esta etapa se

dejar constancia escrita de la misma por ambas partes (Farmacia y
porteador). De existir irregularidades de ndole mayor, la farmacia no est

42

obligada a admitir los productos enviados dejando constancia de su

inconformidad al distribuidor.

Una vez realizadas todas las comprobaciones necesarias se firmarn los

documentos presentados por el porteador culminando con ello esta etapa
de la recepcin

Presentacin:

Si el envase no presenta quebraduras

Si no hay seales de derrame del producto

S i la identificacin es la normada y posee con claridad todos los datos

requeridos como el nombre, dosificacin, presentacin, forma farmacutica,
precio, nmero del Registro, nmero de lote, fecha de fabricacin (da,
mes, ao) y fecha de vencimiento (da, mes , ao)

Caractersticas organolpticas de presentacin:

Si no presenta precipitacin, cambio de coloracin, evaporacin, existencia

de contaminantes, alteracin en su masa o volumen , modificaciones en la
consistencia, viscosidad, etc.

En

caso

de

organolpticas

detectarse
o

de

alguna

presentacin

modificacin
de

un

en

las

producto

propiedades
se

verificar

minuciosamente el lote al que pertenece, de verificarse la alteracin en el

lote se proceder a retener dicho lote y notificar a la Empresa y al
Departamento Provincial de Farmacia, procediendo a la devolucin o
reclamacin segn las instrucciones que reciba

Fecha de vencimiento y nmero de lote:

43

Se comprobar que los productos no estn vencidos y dispongan del

tiempo establecido para su aceptacin y dispensacin as como que no
pertenezcan a lotes retenidos a retirados de la circulacin por los Servicios
Farmacuticos

La Recepcin Detallada se completar con:

La confeccin del modelo SC-2-04 Informe de Recepcin, de acuerdo con

las instrucciones del mismo.

La anotacin de las cantidades recepcionadas en el espacio Entrada del

modelo SC-2-14 Tarjeta de Estiba, referenciando el modelo SC-2-04,
Informe de Recepcin con la fecha y nmero que corresponda.

Una vez cumplimentada la recepcin detallada, dichos productos forman

parte del inventario de la farmacia procediendo a la ubicacin en el almacn
segn los procedimientos establecidos para el Almacenamiento.

Costos.
RECURSO HUMANO, FSICO Y TECNICO
Consultor Analista
Desarrollador
Profesional del rea de la salud
Administrador
Recursos tcnicos y fsicos
Total

COSTO
9.000.000
11.000.000
11.000.000
9.000.000
25.000.000
65.000.000

44

6.2.

OBSTCULOS METODOLGICOS Y ADMINISTRATIVOS

En los obstculos debemos empezar por nombrar el econmico, como no se han

realizado los ajustes necesarios a tiempo cuando se quieren empezar a arreglar
las cosas ya es muy costoso, debido a que toca hacer muchas modificaciones.
En el obstculo administrativo, encontramos que en el hospital hay mucha
sobrefacturacin, razn por la cual no se ha facilitado la revisin de los procesos
actuales.
Como es un almacn donde cada da se mueven productos, es muy complicado y
poco acertado tener un anlisis exacto de la situacin.

6.3.

DISCUSIN

Cambios en el sector farmacutico aplicados a la solucin de la situacin

problema.
Es de gran importancia la implementacin de un sistema de control de inventarios
y existencias de insumos mdicos como quirrgicos de la IPS del Municipio de
Ayapel Crdoba.
Por Ser los medicamentos el activo ms importante en dicha Institucin prestadora
de servicio en salud es necesario hacer el control con la mejor eficacia y de una
manera estricta con el fin de obtener los mejores resultados posibles dicho control
estar centrado en el control de las existencias y el control de las averas o
deterioros.
Vemos de una manera en general que el que el principal problema que presenta la
IPS del Municipio de Ayapel Crdoba es que no se cuenta con la implementacin
45

de un sistema de control, de inventarios de una manera adecuada lo cual no les

permite desarrollar las actividades de una manera gil, ordenada y eficaz porque
segn leemos nos damos cuenta de que todo se maneja de una forma anti tcnica
Lo que ha ocasionado inconvenientes en la IPS como la prdida o fuga de
insumos quirrgicos y mdicos adems de una facturacin inadecuada y muchas
inconformidades con la poltica del paciente como tambin entrega inoportuna de
medicamentos, un manejo inoportuno de inventarios y faltantes e inadecuado
sistema de Frmacovigilancia
Entre los problemas ms notorios de La IPS es que no posee una informacin
verdica, ni tampoco un asesoramiento contable adecuado, para poder solucionar
los problemas en este momento
Es muy oportuno que se elabore una evaluacin de los principios de
implementacin de un sistema de control de inventarios ya que con ello mejorara
notablemente el control de las entradas y salidas de medicamentos e insumos
quirrgicos que se tendrn en la IPS as se puede reducir significativamente el
nivel de trabajo y prdida de medicamentos e insumos.

46

7. CONCLUSIONES

Con la anterior sistema de gestin e inventarios se logra el mejoramiento en la

gestin de almacenamiento farmacutico, la definicin de una poltica de compras
de medicamentos y dispositivos mdicos, con la determinacin de una poltica
clara de inventarios y dispositivos mdicos dentro de los procesos de gestin de
calidad regulados y definidos mediante la resolucin 4002 de 2007 y la resolucin
1441 de 2007 para dar respuesta a la problemtica que se viene presentando en
la IPS Hospital Regional de San Gernimo del Municipio de Ayapel Crdoba,
basados en el principio de la eficiencia, en la disponibilidad de recursos y el
tamao de la institucin.

47

8. RECOMENDACIONES

En respuesta de la situacin problema presentada en el Hospital Regional San

Jernimo de Ayapel, debemos aclarar varios puntos. Primero que todo el hospital
por tener un nivel de complejidad tan alto 3 y 4, debe estar ms pendiente de
cmo funciona sus instalaciones y dependencias. Se est presentando un mal
manejo en la farmacia de la IPS y esto puede deberse porque el administrador que
dirige esta dependencia no lo est haciendo de la manera adecuada, ya que sea
porque el hospital no le da las garantas para hacerlo o porque simplemente no
sabe llevar una buena administracin.
Para esto se recomienda lo siguiente:
En la dispensacin deben empacarse adecuadamente los medicamentos y
dispositivos mdicos que van a ser transportados por los pacientes hasta el lugar
de almacenamiento final. El servicio farmacutico de las instituciones prestadoras
de servicios de salud y el establecimiento farmacutico minorista ofrecern la
informacin para el uso adecuado de medicamentos y dispositivos mdicos y
mantendrn vnculos con el usuario y los establecimientos farmacuticos
mayoristas.
El Sistema de Distribucin de Medicamentos en Dosis Unitaria es de obligatorio
cumplimiento para las instituciones prestadoras de servicios de salud de mediana
y alta complejidad, sea cual fuere su naturaleza. En los dems aspectos, se
sometern a lo establecido en el inciso 2 del artculo 18 del Decreto 2200 de 2005
o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Todo servicio farmacutico, establecimiento farmacutico o persona autorizada,
tendr la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y

48

perfeccionar el Sistema de Gestin de la Calidad de conformidad con los Decretos

2200 de 2005 y 1011 de 2006 o las normas que los adicionen, modifiquen o
sustituyan, la presente resolucin y el manual que adopta y dems normas
vigentes sobre la materia, en el que se deber identificar como mnimo:
1. Estructura interna y las principales funciones.
2. Usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta y el nivel de
satisfaccin acerca de las funciones a cargo del servicio y la calidad del mismo.
3. Proveedores de materias primas, medicamentos y dispositivos mdicos.
4. Procesos propios del servicio farmacutico que se efecten de acuerdo con los
procedimientos documentados, realizando el seguimiento, anlisis y la medicin
de estos procesos.
5. Procesos estratgicos y crticos del servicio que resulten determinantes de la
calidad, su secuencia e interaccin, con base en criterios tcnicos previamente
definidos.
6. Criterios y mtodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces
tanto en su operacin como en su control.
7. Puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que
generen un impacto considerable en la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de calidad de los usuarios, beneficiarios o destinatarios, con la
participacin de las personas y/o responsables de cada una de las actividades y/o
procesos del servicio.
8. Acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de estos procesos.
Las actividades y/o procesos identificados en los numerales anteriores, incluyendo
todos los puntos de control, deben ser documentados en forma clara, completa y
operativa.

49

El Sistema de Gestin de la Calidad se desarrollar de manera integral, confiable,

econmica, tcnica e individual y ser de obligatorio cumplimiento por parte de
todas las personas responsables de la prestacin del servicio farmacutico.

50

9. BIBLIOGRAFIA

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