Manual DC F-64

CURSO BASICO DE CAPACITACION PARA SISTEMA
ADMINISTRATIVO FERRUM
ndice de contenido
TECLAS IMPORTANTES EN SISTEMA FERRUM..........................2
MENU PRINCIPAL DE FERRUM......................................................3
CONFIGURACION............................................................................11
PARA CAPTURAR UN DOCUMENTO...........................................12
ALTA DE ARTICULOS......................................................................13
DAR DE ALTA NUEVOS CLIENTES..............................................20
DAR DE ALTA NUEVOS PROVEEDORES.....................................24
PARA CAPTURAR UNA COMPRA.................................................25
CAPTURA DE VENTAS...................................................................27
MODULO DE CRDITO Y COBRANZA........................................29
PEDIDOS AUTOMTICOS..............................................................34
CREACIN Y EJECUCIN DE FILTROS Y REPORTES...............35
CAJA...................................................................................................41
INVENTARIO.....................................................................................43
CHEQUES POS-FECHADOS............................................................47
CAMBIO DE PRECIOS.....................................................................48
MENSAJES.........................................................................................49
RELOJ CHECADOR..........................................................................51
RESPALDOS Y REORGANIZACION DE DATOS..........................52
BANCOS.............................................................................................53
COMISIONES....................................................................................58
MERMAS............................................................................................59
SERVICIOS.........................................................................................63
NOTAS DE CREDITO.......................................................................65
ALTA DE USUARIOS Y/O PERMISOS...........................................69
DISEO Y COMPUTADORAS
TECLAS IMPORTANTES EN SISTEMA FERRUM

ENTER
ESC
SUPRIMIR
ejecuta o confirma realizar la accin en el sistema.

sale de la ventana actual
borra documentos, artculos, clientes, reportes etc.
INSERT
para crear documentos nuevos o dar de alta artculos, clientes etc.
TABULADOR
para consultar documentos, clientes proveedores etc.
BARRA ESPACIADORA
permite mostrar mas opciones en ferrum (mens auxiliares).
F1
al presionar esta tecla desde cualquier catalogo, el sistema lo enva a men

principal y solicita identificacin de usuario.
F2
muestra la calculadora de ferrum.
F9
desde cualquier catalogo muestra los reportes y filtros disponibles segn sea
el catalogo y tambin se pueden crear nuevos reportes.
F12
permite realizar filtro.
Alt + U
Cambia el usuario en la misma pantalla
Alt + I
Va al inicio o primer registro del catalogo
Alt + F
Va al final o ultimo registro del catalogo
F11
Columna de orden (donde este la barra negra el sistema buscara la

informacin)
F3
Sirve para buscar la informacin por (clave, descripcin, cdigo de barras o

cdigo de proveedor)
Alt + 6
Va al catalogo de artculos (estando en notas o facturas)
Alt + 7
Va al catalogo de clientes (estando en notas o facturas)
Muestra un men de ayuda en la parte inferior de cada catalogo y se activa con la tecla que este
tenue y al mismo tiempo pulsar la tecla Alt.
Tecla Alt y tecla D hace clonacion (copia de un documento, cliente o articulo)
MENU PRINCIPAL DE FERRUM
Se puede accesar a travs de las flechas de cursor o digitando el numero que aparece al inicio del
men
Ya que accesamos a un men principal, tenemos los sub mens, y tambin podemos accesar con las
teclas de cursor o con el numero que se muestra al inicio del sub men.
Nota: si estamos en men principal y deseamos salir (solo pulsar tecla 0) cero,
Si estamos en men principal y deseamos ingresa a cobranza solo se deber pulsar (3 2)

el tres para tener acceso a clientes y el dos para entrar a cobranza.
Men Inventarios
ARTICULOS (estn todos los artculos que se usan en el sistema)
Se puede dar de alta nuevos artculos
Se puede consultar existencias
Se puede consultar precios
Se puede buscar un articulo en especifico

MERMAS
(aumenta o disminuye el inventario (existencias) )
Se almacenan todos los documentos que se han creado como merma
Se crean nuevos documentos de merma

SERVICIOS (recibir artculos para realizar un servicio)
Se almacenan todos los documentos que se han creado como servicio
Se puede dar de alta nuevos servicios

TRASPASOS (enviar mercanca entre almacenes)
Se almacenan todos los documentos que se han creado como traspasos
Se puede dar de alta nuevos traspasos

PROVEEDOR POR ARTICULO (estn todas las partidas (renglones) de artculos que se
han comprado)
Estn todos los artculos que se compran y ordenados por proveedor

I. MER. TRASP. INV FISICO (estn todos los documentos de merma, inventario, traspaso)
Estan todos los documentos creados en mermas, inventario, traspaso.

PREC.ESPECIAL
(muestra el cliente y el articulo con el precio especial, diferente al que

esta establecido a la venta)
Muestra el nombre del cliente y los artculos que tengan asignado precios especial.
INV. FISICO (se utiliza para hacer inventario de los artculos, ajusta la existencia)
Se almacenan todos los documentos que se han creado por inventario
Se puede dar de alta nuevos documentos de inventario

COD.ALTERNO
(se utiliza para vender artculos con diferente cdigo y agrupados en uno)
estn todos los artculos que se venden con dos cdigos.
Men Ventas
VENTAS
Se capturan los artculos y las cantidades y despus se define que tipo de documento se
Va ha crear, puede ser (factura, remisin, cotizacin)
FACTURAS
Se almacenan todas las facturas que se han creado en el sistema

Se pueden crear nuevas facturas
REMISIONES
Se almacenan todas las remisiones que se han creado en el sistema
Se pueden crear nuevas remisiones

COTIZACIONES
Se almacenan todas las cotizaciones que se han creado en el sistema
Se pueden crear nuevas cotizaciones

INF. VENTA
Estn almacenadas las facturas y remisiones creadas en el sistema.

INF. TODOS
Estn almacenados los traspasos, mermas, inventario, remisiones,facturas, notas de

crdito, compras, cotizaciones, notas de crdito proveedor.
COMISIONES
Estn almacenadas las facturas y remisiones creadas en el sistema, para realizar el

proceso de pago de comisin por documento.
INF. N. CRED
Estn almacenadas las notas de crdito que se realizan en el sistema.

ENTREGAS
Modulo gil de entregas de partidas o documentos de ventase que realizan en el sistema.

Men Clientes
CLIENTES
Se almacenan todos los clientes que existen en el sistema.
Se puede ingresar un nuevo cliente

COBRANZA
Se almacenan todas las notas o facturas que estn a crdito (pendientes de cobro)
Se pueden realizar pagos
Se consulta toda la cobranza

DETALLES DE COBRO
Muestra la fecha en que se genero el movimiento.
Muestra la fecha en que se capturo el movimiento
Cada cobro lleva un folio de emisin
Cada que se genera un documento a crdito mostrara el monto del cargo
Cada que se realiza un pago mostrara el monto en abono.
Forma de pago en la que se realiza el pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta etc)
Referencia muestra el tipo de documento (not o fac), movimiento y folio del documento
Muestra el nombre del cliente

Muestra el emisor que capturo el documento.
NCR CLIENTE
Se almacenan todas las notas de crdito de clientes que se han creado en el sistema
Se pueden crear nuevas notas de crdito de cliente
Son para devoluciones de material de una venta o para descuentos por pronto pago o
diferencia en precio.
INFORMACION POR CLIENTE
Se almacenan todos los documentos creados por clientes y por proveedores en el sistema
Es muy practico para realizar reportes

Men Proveedores
PROVEEDORES
Se almacenan todos los proveedores que existen en el sistema.
Se puede ingresar un nuevo proveedor

PAGOS
Se almacenan todas las compras que estn a crdito (pendientes de pago)
Se pueden realizar pagos
Se consulta toda la cartera de cuentas por pagar

DETALLES DE PAGOS
Muestra la fecha en que se genero el movimiento.
Muestra la fecha en que se capturo el movimiento
Cada pago lleva un folio de emisin
Cada que se genera una compra a crdito mostrara el monto del cargo
Cada que se realiza un pago mostrara el monto en abono.
Forma de pago enla que se realiza el pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta etc)
Referencia muestra el tipo de documento (com), movimiento y folio del documento
Muestra el nombre del cliente
Muestra el emisor que capturo el documento.

NCR PROVEEDOR
Se almacenan todas las notas de crdito de proveedor que se han creado en el sistema
Se pueden crear nuevas notas de crdito de proveedor
Son para devoluciones de material de una compra o para descuentos por pronto pago o
diferencia en precio.
COMPRAS
Se almacenan todos los documentos creados de compra en el sistema
Se crean nuevas compras

INFORMACION COMPRAS
Aqu se almacenan todas las compras que se han creado en el sistema
Se pueden crear reportes de todos los documentos de compra
Men Banco, Caja

BANCOS
Es el acceso a las cuentas de bancos que se tienen creadas en el sistema
Se crean nuevos cheques
Se pueden reimprimir cheques
Muestra todos los detalles de cuentas de banco (saldo, saldo sbc. Etc)
Se pueden hacer retiros y/o depsitos de las cuentas de bancos

CAJA
Se almacenan todos los cobros o pagos que realicen en el sistema
Muestra los detalles de cobros, formas de pago,
Se pueden crear depsitos (abonos o fondo fijo de caja)
se pueden crear retiros (pago de gastos)

COBROS
Es un modulo gil de cobro de remisiones, facturas, o aplicacin de notas de crdito

Men INFORMACION DE PARTIDAS
P. DETALLES
Aqu se almacenan todas las partidas de todos los documentos creados en el sistema
(mermas, traspasos, remisiones, facturas, compras, notas de crdito cliente y proveedor)
Desglosa cada rengln o partida que contiene los documentos creados
Muy practico para creacin de reportes

P. VENTAS
Aqu se almacenan todas las partidas de remisiones o facturas creadas en el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contiene las remisiones o facturas

P. COMPRAS
Aqu se almacenan todas las partidas de compras creadas en el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contiene el documento de compra

P. ENTREGAR
Aqu se almacenan todas las partidas de remisiones o facturas que no han sido
entregadas en el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contiene el documento de venta (factura o remisin)

P. RECIBIR
Aqu se almacenan todas las partidas de compras pendientes por recibir en el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contiene el documento de compra

P.. NCR Y NCP
Aqu se almacenan todas las partidas de notas de crdito cliente o proveedor creadas en
el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contienen los documentos de notas de crdito
cliente o proveedor

P. COTIZACION
Aqu se almacenan todas las partidas de las cotizaciones creadas en el sistema
Desglosa cada rengln o partida que contiene el documento de las cotizaciones

P. TRANSITO
Aqu se almacenan todas las partidas de traspasos que estn en accin entregar
Desglosa cada rengln o partida que contiene el documento de traspaso

Men CONFIGURA
VALORES DEL SISTEMA
Aqu se cambian todas las configuraciones o parmetros de como deseamos que el

sistema nos indique o procese la informacin.
Por ejemplo (aqu se indica el cliente predeterminado, utilizacin de mximos para los
artculos, se asocian los formatos de impresin como facturas de crdito o de contado,
tickets etc)
PERSONAL
Aqu se almacenan todos los usuarios que se crearon en el sistema
Aqu se da de alta nuevos usuarios para el sistema ferrum
Modifica los permisos para los usuarios

TERMINOS
Aqu se modifican las descripciones o trminos del sistema

CORREO
Permite realizar la configuracin del equipo para el correo electrnico

EDITOR
Aqu se modifican configuraciones para archivos y buen funcionamiento del sistema
Se puede hacer conexiones para envo y recepcin de datos a travs de Ftp.

ACTUALIZAR
Aqu se actualiza el sistema ferrum a la versin mas reciente que se tiene, a travs de
internet.
LICENCIA
Permite introducir el cdigo de la licencia
Permite des-instalar la licencia (cuando se va ha formatear el equipo o cambiar algn

componente del equipo)
BLOQUEAR
Bloquea y Desbloquea el acceso de las terminales en el sistema (til cuando se desea

hacer algn proceso en el sistema y las dems maquinas deben estar fuera del sistema para
poder realizar los procesos.)
Men UTILERIAS
REORGANIZA
Aqu se ordenan los indices del sistema (base de datos)

REVISA
Permite que se valide la informacin de las bases de datos o catlogos

ARCHIVOS
Se puede inicial-izar algunos archivos de la base de datos.

REGISTROS
Permite visualizar en pantalla los archivos de registro del sistema (cambio de precios,
ventas con existencias negativas, cambios drsticos a costo)
RESPALDOS
Se puede realizar o recuperar un respaldo del sistema.

MENSAJES
Muestra los mensajes que se han recibido por usuario.

Men CAMBIA
USUARIO
Permite cambiar de usuario en el sistema.

EMPESA
Permite cambiar de empresa

ENTRA A HISTORICO
Crea este men para guardar la informacin que ya no deseamos que sea visible en los
catlogos del sistema.
Permite visualizar la informacin que ya esta en este men

RELOJ CHECADOR
Permite entrar al sistema para registrar la hora de entrada o salida del sistema.
Men SALIR
SALIR
Este men permite salir del sistema correctamente.
10
CONFIGURACION
Configuracin bsica del sistema, para hacer cambios es necesario que nadie este usando el
sistema. Si hay mas equipos todos deben estar fuera, excepto la maquina en la que realizara los
cambios. Una vez realizado los cambios es necesario salir del sistema y volver a ingresar para que
los cambios tengan efecto.
Men principal configura y V. sistema o 7 1
La estructura de este modulo es:
Categora: en las categoras estn todos los permisos que involucran a cada modulo (artculos,
clientes, documentos etc)
Nombre: es el nombre de cada configuracin
Valor: es el parmetro por el cual se esta basando el sistema para operar.
Alcance: Indica que el cambio que realicemos en este parmetro har afectacin a nivel (empresa,
global, local) local significa que solo sera para ese equipo, global significa que para todas
las empresas del sistema y empresa solo a la empresa que realiza el cambio)
Referencia: cada rengln de este modulo tiene un numero que lo identifica.
Para realizar cambio a las configuraciones por default del sistema, se puede buscar con tecla F3 y
escribir el nombre de la configuracin o el numero de la referencia y el sistema colocara rengln
en la referencia indicada, pulsar tabulador para modificar y escribir el valor o elegir la opcin
deseada pulsando barra espaciadora y confirmando el cambio con enter
Ejemplo: el sistema en configuracin bsica trae tres listas de precios si solo se usara una y
queremos modificar a que solo sea una.
Desde men principal 7 1, despus F3 escribir 417 y pulsar enter, escribir el dato y enter termina.
Otras referencias bsicas para cambiar son:
R219 : Asignar el cliente predeterminado (venta mostrador) para que cada venta por default se la
asigne a este cliente u si deseamos cambiarlo, se puede hacer.
R157 numero de almacenes
R158 nombre de almacenes
R186 Nombre de las clasificaciones de artculos
R037 Tasa de impuesto
R185 nombres de las clasificaciones
R020 Fondo de pantalla (puede ser el nombre de su negocio)
R500 Empresa a entrar predeterminada
R402 Direccin 1
R403 Direccin 2
R405 fax
R400 Nombre de la empresa
R406 R.f.c de la empresa
R404 Telfono
R018 Protector de pantalla (el tiempo esta establecido en segundos) valor 300 es para 5 minutos.
R144, R145, R147 Para asociar el reporte de impresin de tickets o remisiones
R137-R138-R140-R141 Para asociar el reporte de impresin de facturas
11
PARA CAPTURAR UN DOCUMENTO

La captura de un documento se restringe por los permisos del usuario, en el siguiente
ejemplo mostramos un usuario con todos los permisos.
Para capturar un documento al estar en la pantalla de captura existen dos formas de
realizar la captura colocar cursor en la clave y escribir la clave del articulo si es que la
sabemos, sino la sabemos con solo pulsar la inicial de la letra el sistema enviara el cursor
a catalogo de artculos para poder elegir ah la clave deseada, lo mismo sucede para la
descripcin escribir solo parte de la descripcin y el sistema mostrara en pantalla todos
los artculos que cumplen con la palabra escrita.
La columna unidad es para indicar la unidad en la cual se hace la venta (caja, pz) etc.
la columna cantidad es para indicar el numero de piezas o cajas que lleva el cliente
la columna precio (por default muestra el precio si al articulo se le indico previamente)
Si no muestra precio se le puede asignar el precio que se desee
Precio automtico
precio publico
precio medio mayoreo
precio mayorista
Precio especial
Precio costo mas utilidad
Smbolo
/A
/A
*S
-S
EE
UU
Nota 1: Si en el momento de la venta no se cambian los precios, todos los precios sern
automticos, y la venta se realizara el primer precio asignado al articulo, siempre y cuando el
cliente no tenga asignada lista de precios y se visualizan con smbolo /A.
Nota 2: Si en el momento de la venta no se cambian los precios, todos los precios sern
automticos, pero si el cliente tienen asignada lista de precios, entonces todos los precios se
recalculan al tipo de precio que tenga asignado el cliente y se visualizara con el smbolo que
corresponda por ejemplo *A o -A. (significa precios medio mayoreo o mayoreo)
Nota 3: Si en el momento de la venta se cambian los precios, ya sea que se edite (costo mas
utilidad o precio especial) o se asigne una lista de precios diferente a la partida de venta,
(precios menudeo, mayoreo o menudeo), invalidan a la lista de precios que tenga asignada el
cliente. Y se visualizara con el smbolo que corresponda y la letra S (*S o -S)
12
ALTA DE ARTICULOS
Estar en catalogo artculos
Pulsar tecla Insert
Pestaa 1 (general de articulos)
4 Tipos de CLAVES: (FORMATEADA: formato especial xxx xx xx (3-2-2)
Automtica: arma la clave con proveedor y tipo de producto
Libre: permite capturar la clave que se quiera
Foleada (asigna folio consecutivo)
DESCRIPCION (muestra el detalle de la clave)
CODIGO DE BARRAS (para leer los artculos por el cdigo de barras)
SIMILAR (para asociar otro articulo que sea similar)
5 TIPOS DE CLASIFICACIONES (para realizar distribuciones o clasificaciones de los artculos)
Opciones de uso: Marca-proveedor-familia-divisin-rotacin, linea de producto)
8 FORMAS DE VENTA (normal-kit-seriado-produccin-servicio-importados-caduca-blesexplosivo) kit es para armar paquetes y se vendan, el explosivo es similar
al kit la diferencia esta en que el explosivo detalla en la venta los artculos que integran el paquete y
el kit no detalla solo muestra la linea de venta como articulo kit. Artculos tipo servicio son aquellos
que no llevan control de inventario y sirven de auxiliar solo como concepto para que salga impreso,
por ejemplo si deseamos cobrar gastos de maniobra, este seria un articulo tipo servicio.
Importados, son para compras por lotes, pedimentos y aduanas, tener el control de cada pedimento
Produccin son para maquilar e indicar las cantidades de materia prima que lleva el armar un
articulo o que sea un producto terminado.
4 MODOS DE VENTA (enteros,decimales, pesado,mltiplo de lotes)
5 TIPOS DE CATALOGOS (separacin de artculos)
COLOR (Asociar valores numricos para definir colores (01-20) y se visualiza en el catalogo)
DIBUJO: (para asociar una imagen, colocar nombre del archivo (archivo jpg))
Pestaa 2 (Especial)
13
Pestaa 3 (costos)
$ Proveedor (aqu se digita el precio de lista del proveedor)
Desc. Proveedor (se indica el descuento que otorga el proveedor para el articulo)
Costo sin Iva (aqu el sistema hace el calculo de precio de lista de proveedor-descuento)
Moneda (si se maneja en pesos o m.n.)
Impuesto (impuesto 1, si el articulo causa Iva, 0 si el articulo es excento)se determina en
valores del sistema, el porcentaje de Iva.
El campo ultimo cambio de precio (es un campo informativo)
Pestaa 4 (unidades)
Familia de precios (agiliza el cambio de precios se define un articulo cabeza de familia y ese
es el que deber cambiarse para que en automtico se cambien todos los
artculos que pertenecen a la familia de precios.)
Unidad A (es la unidad de venta por default el articulo (mt=metro, rl=rollo, Cj=caja)
Unidad B (es la unidad de venta del articulo si existen dos presentaciones) para un solo
articulo
Unidad C (es la unidad de venta del articulo si existen tres presentaciones) para un solo
articulo
Pz X es el campo equivalencia (Si la unidad base es pz, y al segunda unidad caja (se deber
indicar cuantas piezas contiene la caja) para la segunda y tercera unidad.
Unidad de Compra (aqu se indica la unidad por default en la que se compra ese articulo)Cj
Unidad de venta (aqu se indica la unidad por default en la que se vende ese articulo)Pz
Oferta (aqu se indica el porcentaje de oferta que tendr el articulo si asi lo deseamos, y
aplica al precio establecido en pestaa precios) del precio de venta menos la oferta.
14
El tipo de Oferta (solo para inventario excedido, inventario antiguo, o por horario)
Fecha en la que inicia la oferta y fecha en la que terminara la oferta
** Si solo existe una unidad de venta, sera la misma para compra y para venta **
Pestaa 5 (precios)
Escala de precios mayoreo (indica cuantas piezas tendr que comprar el cliente para que
se le otorge el precio de venta de mayoreo)
Escala de precios Mayoreo ( indica cuantas piezas tendr que comprar el cliente para que
se le otorge el precio de venta de mayoreo)
Tipo de precio para el articulo
Precio Fijo=se cambia hasta que el usuario indique
Precio Porcentaje=se genera del costo del articulo mas el porcentaje de ganancia
que se quiera para el articulo (100+50%=150)
Margen de ganancia= es el porcentaje que se le quiere ganar pero al 100% del precio
de venta (ejemplo: costo 100 y deseo venderlo en 200, el margen de ganancia es el
50%).
Utilidad fija= 100+50=150, 100+100=200, 100+25=125 precio de lista mas
porcentaje= Etc.)
Pz Menudeo
(es el porcentaje que deseamos ganarle al articulo) si es precio fijo sera

el precio de venta sin I.va
Pz Menudeo final
(es el precio de venta real del articulo, en la presentacin base) sern los
mismos parmetros si hay mas de una presentacin del articulo
15
Pz Mayoreo final
Pz Mayoreo final
Pestaa 6 (existencias)
Esta pantalla muestra las existencias del articulo.
Aqu se puede editar la cantidad que se desea tener como mnimo o mximo, para el articulo
en el almacn que se desea.
Muestra la fecha del ultimo movimiento, promedio de venta diaria.
Pestaa 7 (pedidos)
En esta pestaa se indica el cdigo del proveedor o fabricante (el cdigo con el que el
proveedor conoce este articulo)
16
Almacn por defecto (es para cuando deseamos que los movimientos que se generen con el
articulo solo hagan referencia a un almacn, entonces todos los movimientos harn
afectacin a este almacn)
Lote (es la cantidad mnima que le podemos comprar a el fabricante o proveedor)
Tiempo de entrega (das en que el proveedor o fabricante tarda en surtir ese producto)
Peso en kg (sirve para saber el peso total de la venta, para saber a que tipo de vehculo se le
cargara esas ventas.)
Pantalla 8 (proveedores)
aqu se asigna el proveedor que deseamos quede de base para el articulo, y se irn
agregando los proveedores a los que se les compre el articulo, el costo al que se le compro y
la fecha en la que se le compro (nos da un comparativo de compras) para saber que
proveedor nos dio mejor precio de ese producto.
Pestaa 9 (kit)
Esta pestaa solo se habilita para ser editada cuando el articulo es tipo (kit, explosivo,
produccin) y es para indicar los artculos que integran el kit o producto terminado.
17
18
DAR DE ALTA NUEVOS CLIENTES

Estar en catalogo clientes
Pulsar tecla Insert
Pestaa 1 (general de Clientes)
Nombre (Para indicar el nombre comercial del negocio)

Nom. Fac (Datos de facturacin del cliente, datos fiscales, para impresin factura)
Direccin (calle y numero)
Colonia, Ciudad, C.p., R.f.c., Curp,
Contacto (Nombre de la persona con quien se trate en esa empresa o negocio)
Numero telefnico con todo y lada
Tipo (es para indicar si el telfono es un Celular, Nextel, Oficina, Casa)
El ultimo campo es para un comentario breve (por ejemplo ext-xxx)o clave de Nextel
Pestaa 2 (clasificacin de Clientes)
Muestra catalogo de clientes
Numero de cliente
Clasificacin 1 -2 -3- 4- 5)
Cuenta de Banco
E-Mail
19
Pestaa 3 (Direcciones de Clientes)
Permite dar de alta mas domicilios para el mismo cliente y/o otros datos de
facturacin.
Pestaa 4 (Crdito de Clientes)
Esta pestaa es muy importante para determinar las condiciones con las que se le
vendern a el cliente.
Tipo (es la forma en la que se le vender al cliente y puede ser crdito o contado)
Das de crdito ((si el tipo es Crdito)) (Tiempo para pagar ese documento de
venta)
Limite de crdito ((Si el tipo es Crdito)) (importe del crdito que se dar durante
los das de crdito)
Forma de pago ((Si el tipo es Crdito))

(contado, es la mas adecuada para crdito y pueden realizarse los pagos que se
20
requieran en el documento de crdito

(Crdito un pago)
(Pago a Plazos, ideal para los negocios de giro muebleria)
(Un pago con Descuento de pronto pago)
(Venta Suspendida, sirve para boletinar el cliente enva una alerta al momento
de realizar la venta al cliente)
Lista de Precios Contado (Es para asignar una lista de precios al cliente y cada
venta de contado que se realice sera con los precios establecidos)
Lista de precios Crdito (Es para asignar una lista de precios al cliente y cada
venta de crdito que se realice sera con los precios establecidos)
Descuento Contado (Este descuento es adicional al establecido en lista de precios

de contado y/o al establecido en la venta de contado) sera para todas las ventas
realizadas a nombre del cliente que se le establezca
Descuento Crdito( Este descuento es adicional al establecido en lista de precios

de crdito y/o al establecido en la venta de crdito) sera para todas las ventas realizadas a
nombre del cliente que se le establezca.
Da de Cobro (Sirve para hacer reporte de cobranza por da) da en que el cliente
pagara o se tendr que ir a cobrar.
Da de Presentacin (Sirve para hacer reporte de cobranza) Da en que se le

llevara a revisin la factura al cliente)
Cobrador (persona que se encarga de la cobranza del cliente)
Agente (persona que atiende o realiza la venta del cliente)
Saldo (es la cantidad que el cliente debe de crdito)
Saldo Salvo Buen Cobro (Es la cantidad que el cliente tiene pagada con cheques
pos-fechados)
Fecha de Ultima Compra, Fecha del prximo vencimiento y fecha de pago salvo
buen cobro, no son campos para editar solo son informativos)
Pestaa 5 (Precios Especiales de Clientes)
Sirve para indicar que a ese cliente se le vender con alguna poltica o con
precios diferentes a los establecidos en las listas de precios (por ejemplo vender todos
21
los productos a precio costo mas el porcentaje que se quiera, o ciertos productos a un
precio muy diferente al establecido en las lista de precios y puede tener una vigencia si
as se indica)
Pestaa 6 (Especial de Clientes) Para hacer alguna adaptacin en el catalogo
22
DAR DE ALTA NUEVOS PROVEEDORES

Para ingresar nuevos proveedores son las mismas pantallas de clientes, solo cambia el catalogo en el
que se hace y el enfoque de cobros a pagos.
Estar en catalogo de proveedores

Pulsar tecla Insert
Pestaa 1 General de Proveedores
23
PARA CAPTURAR UNA COMPRA

Entrar a men Compras (men principal 4-5, proveedores-compras)
Digitar la clave del producto o la clave del proveedor, si se conoce
sino se conoce la clave puede escribir parte de la descripcin y pulsar enter, para ir al
catalogo de los artculos y ah elegir el articulo deseado.
Digitar el numero de piezas que compra
El sistema dar la unidad de venta por defecto que tenga el articulo (Pz=piezas, Rl=rollo,
Mt=metro, Cj=caja, Bl=bolsa o PQ=paquete) si deseamos tambin se puede cambiar, con
solo pulsar la tecla de barra espaciadora y mostrara las presentaciones que tiene ese
producto.
Digitar el costo del articulo (pulsar tecla si el costo es sin iva, o tecla + si el costo a
digitar ya incluye el iva.
Verificar los descuentos que tenga el articulo, o se capturan si se desea y/o eliminar los
descuentos colocarse en el rengln del articulo y en la columna descuento, digitar 0 y pulsar
Ctrl + Y
Y asi se repiten los artculos que deseamos comprar
Para terminar el documento se coloca cursor abajo de la clave o de la descripcin del ultimo
articulo y pulsar enter
El sistema nos muestra la pantalla para ingresar el nombre o numero de proveedor
El campo descuento es para aplicar un descuento al importe total de la compra.
Muestra el almacn que va hacer afectado (en el que se aumentara la existencia)
Existen varios estatus de compras (segn se configure el sistema las mostrara)
Aprobar (Al estar el documento con esta accin, puede ser modificado, no afecta
inventario)
Pedir (El documento no puede ser modificado, porque ya es un pedido realizado a
nuestro proveedor, solo estamos en espera de ser surtido, tampoco afecta inventario)
Recibir (Al aceptar esta accin, ya hay afectacin de almacn, entrada de los artculos en
el inventario o nuestro backorder, lo que quedo pendiente de surtir de acuerdo al pedido
original,)
Rec. Falt (Esta accin es porque ya recibimos en el pedido los artculos y quedo algo
pendiente por recibir o que no surtieron de acuerdo al pedido original, ya hubo
afectacin de inventario)
Rec. Fact (Falta ingresar los datos de la factura del proveedor (folio), ya afecto el
inventario y se termina el proceso de compra, al cumplirse esta accin se convierte en
una cuenta por pagar
Pagar o Pag.Cred (Es una compra concluida, ya ingreso el material al inventario y solo
falta cubrir el pago, cuando muestra esta accin es porque ya esta vencida la compra,
pagar es documento de contado y Pag. Cred es documento de crdito)
24
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CAPTURA DE VENTAS
Entrar a men ventas
Digitar la clave si la conocemos se digita
sino se conoce la clave puede escribir parte de la descripcin y pulsar enter, para ir al
catalogo de los artculos y ahi elegir el articulo deseado.
Digitar el numero de piezas que compra
El sistema dar la unidad de venta por defecto que tenga el articulo (Pz=piezas, Rl=rollo,
Mt=metro, Cj=caja, Bl=bolsa o PQ=paquete) si deseamos tambin se puede cambiar.
Y as se repiten los artculos que deseamos vender
Para terminar el documento se coloca cursor abajo de la clave o de la descripcin del ultimo
articulo y pulsar enter
El sistema nos muestra la pantalla para ingresar el nombre o numero de cliente, por default
saldr el cliente que nosotros indiquemos como predeterminado (venta mostrador o publico
en general)
Men del sistema para rea de ventas.
Con la tecla F3 podemos buscar rpidamente un cliente o un articulo

Columna de Orden: es la barrita negra gruesa que esta por lo general del lado de clave o del lado de
descripcin. (para cambiarla colocar cursor sobre la columna a la que deseamos cambiar y con
tecla F11)
Podemos buscar un articulo por Clave, Descripcin, Cdigo de barras y Clave de proveedor.
Opciones para crear el documento de venta:
Que tipo de documentos pueden realizar (cotizaciones-remisiones-facturas)
Domicilio de facturacin (direccin Doc.)
Domicilio de envi
(direccin Env.)
Mercanca entregada o No entregada
Documento de venta de forma (contado o crdito)
Se puede escribir una observacin pequea al documento (opcional)
26
Preguntar al cliente si desea nota o factura.

Una cotizacin puede pasar hacer una remisin y una remisin puede pasar hacer una factura.
Para Remisionar o facturar una cotizacin colocar cursor sobre la cotizacin y pulsar tecla Supr.
Elegir la opcin Re misionar o facturar, pulsar enter y nos mostrara el documento creado, se indica
la impresin.
Para facturar una remisin es el mismo procedimiento, colocarse sobre la remisin, pulsar tecla supr
y elegir opcin facturar mostrara la factura y se indicara si se imprime.
Para capturar los pagos que realiza un cliente de crdito
1.- Puede hacerse desde el catalogo de Remisines o notas, o desde catalogo de facturas.
2.- Colocarse sobre el documento a pagar
3.- Pulsar F7 y muestra pantalla de cobro
4.- Identificar forma de pago (efectivo-cheque-tarjeta-deposito-transferencia etc.)
5.- Observacin del documento (si no se ocupa lo podemos usar para comentarios de pago)
27
MODULO DE CRDITO Y COBRANZA

El sistema ferrum puede llevar el control de:
Cuanto nos debe el cliente
Que folios de factura debe
Que importe tiene cada factura
En que fecha se emiti la factura
Si ha emitido pagos parciales a facturas en deuda.
Cuanto tiene de limite de crdito el cliente
Cuantos das de crdito
Cual es el importe que tiene ocupado de su crdito
Cual es el importe que tiene vencido
Cual es el importe que tiene por vencer.
Cobrador que realiza la cobranza
Detalle de pagos realizados en el sistema.
Alerta al vender cuando el cliente esta excediendo el limite de crdito establecido.
Alerta al vender cuando el cliente tiene saldos vencidos.
Solo para clientes que estn dados de alta como tipo crdito y los documentos de venta sean
creados a crdito
Para capturar los pagos que realiza un cliente de crdito
1.- Puede hacerse desde el catalogo de Remisiones o notas, o desde catalogo de facturas.
2.- Colocarse sobre el documento que va a pagar el cliente
3.- Pulsar F7 y muestra pantalla de cobro
4.- Identificar forma de pago (efectivo-cheque-tarjeta-deposito-transferencia etc.)
Otra forma de realizar pagos es si el cliente paga varias facturas con un solo cheque.
Entonces lo conveniente es entrar al catalogo de clientes
1.- Colocarse sobre el cliente que va ha pagar
2.- Pulsar tecla F5 (muestra todos los documentos de crdito que ya se emitieron)
3.- Pulsar tecla F7 y muestra pantalla de cobro (se captura importe del cheque o deposito)
Pulsamos enter y muestra este mensaje
Al pagar las facturas que adeudaba el cliente, el estado de cuenta del cliente reflejara de la
siguiente manera columna cargos son las facturas de compra y columna abono es el pago realizado.
28
En este momento el sistema muestra las facturas que el cliente debe y nosotros debemos de
seleccionar cuales son las facturas a las que se les va aplicar el pago, solo coloca cursor sobre la
factura que va ha pagar y pulsar enter y en la pantalla del lado derecho va mostrando la cantidad
que se va descontando del cheque y mostrando el saldo que queda del cheque.
el cursor esta colocado sobre la factura con un importe de $ 167.33 y pulso enter
muestra la cantidad a abonar, si deseamos abonar un importe menor solo lo digitamos y enter
29
aqu ya muestra la cantidad aplicada y el saldo del cheque
Y ya quedo aplicado ese cheque a las facturas que yo le indique.
El modulo de cobranza mostrara solo los documentos pendientes de pago de todos los clientes,
30
accin del documento, das de vencimientos (negativos-atraso de pago) (positivos-aun no se vence

ese documento) fecha de vencimiento, folio de la factura o de la nota, nombre del cliente, fecha de
emisin, saldo de pronto pago, la deuda y total por documento.
Detalles de pago, muestra la fecha en que se realiza el movimiento, fecha de captura, cada que se
emite un cobro se genera un numero de folio de pago, cada que se genera otra factura a crdito se
genera un cargo, cada que se realiza un pago o cancela se emite un abono, referencia de pago
31
PEDIDOS AUTOMTICOS
Los pedidos automticos agilizan el trabajo, genera el pedido del material que hace falta comprar
para tener bien surtido el almacn.
Mximos: sirven para no exceder y comprar mercanca de mas y tener un sobre inventario.
Mnimos: Sirven para nunca falta en nuestro almacn los productos que mas se venden.
1.- Se debe asignar el proveedor determinado al articulo
2.- Se debe establecer al articulo la cantidad que se desea tener como mximo o como mnimo
Seleccionar los artculos (por tipo de producto, por linea o por proveedor)
pulsar F7, opcin Pedidos, calcula mnimos, valor especificado si nosotros vamos a asignar
la cantidad que se desea y si queremos que el sistema lo calcule de acuerdo a lo que se tiene
en el historial de venta del sistema ferrum, entonces elegir el tiempo
Para hacer el pedido en el sistema
Seleccionar los artculos (por linea, por proveedor, por tipo de producto o todos)
Pulsar F7, opcin pedidos, elabora pedido a proveedor
Para Cubrir mnimos, mximos, uno de cada articulo, por tiempo de entrega)
Pedir en base a la existencia de que almacn.
Criterio del pedido (accin pedir, accin pedir en fecha especificada, los seleccionados
Descontar del nuevo pedido los artculos por recibir del almacn o de todos los almacenes o
no descontar ninguno.
Agregar artculos al pedido de las cotizaciones aprobadas o ninguno
El sistema genera el pedido de acuerdo a las opciones que se elijan y puede ser modificado, eliminar
o agregar partidas, cambiar cantidades del pedido.
El pedido que se genere automticamente el sistema lo guardara en men compras.
32
CREACIN Y EJECUCIN DE FILTROS Y REPORTES

Quiero hacer un reporte?
1.- Que informacin deseo obtener
Por ejemplo quiero un reporte que me indique todas las remisiones o facturas que se crearon
en el da
2.- Dentro del sistema ferrum donde esta esa informacin?
3.- Ubicarse en el catalogo que deseamos crear el reporte
Siguiendo con el ejemplo anterior en el men Inf. Venta ah estn todas las remisiones y
todas las facturas.
4.- Pulsar f9
En este momento esta ingresando a todos los reportes y filtros que estn creados en el
sistema.
5.- Pulsar tecla Insert
Es para crear un reporte nuevo
6.- Elegir el tipo de reporte a crear (columnas, texto, formato) son los mas utilizados
El reporte de columnas es muy practico porque en este tipo de reportes podemos obtener un
total en la columna deseada, podemos obtener subtotales, podemos ver la informacin
ordenada con la columna que nosotros elijamos.)
El reporte de texto es muy practico para imprimir documentos creados en el sistema, como
puede ser una cotizacin, un pedido a proveedor, una compra capturada, un traspaso,
recibos de dinero, comprobantes de pago etc) porque este tipo de reportes solo deseamos
imprimir en hojas en blanco.
El reporte de tipo formato es muy practico para documentos o formas pre-impresas (como lo
son las facturas, las notas de crdito, solicitud de crdito etc.) porque se requiere que la
informacin a imprimir quede en un rengln especifico o en una columna especifica.
7.- Muestra la pestaa
TITULO: Nombre del reporte (se recomiendo un nombre que identifique lo que hace el reporte)
CATEGORIA: (puede ser por ejemplo: caja, ventas, almacn, compras, cobranza) sirve para
agrupar los reportes e identificar mas fcilmente donde esta el reporte deseado
REPORTE PARA ENCABEZADO: se puede crear un reporte de texto para poner datos de empresa
REPORTE ANTERIOR: puede encadenarse otro reporte para que se ejecute antes de este.
FILTRO PARA EL REPORTE: si deseamos informacin especifica se debe crear un filtro y
asignarlo a este reporte.
FAMILIA: agrupa los reportes que pertenecen a la misma familia y cuando se ejecute alguno,
mostrara los que estn ligados a la misma familia
TIPO DE LIMITES: existen varias opciones, pero las mas utilizadas son:
Un registro (con esta opcin la informacin a mostrar en el reporte la leer solo del registro
donde este el cursor al momento de ejecutar el reporte)
Preguntar ambos (el sistema ferrum en cada catalogo tiene su propio tipo de limite por
ejemplo si creamos un reporte en catalogo de facturas y el tipo de limite es preguntar ambos
al ejecutar el reporte preguntara a partir de que folio mostrara la informacin y hasta que
folio termina el reporte, ademas de respetar las condiciones del filtro si es que el reporte
contiene un filtro asociado.
No limitado (con esta opcin se invalida el tipo de limites propio del reporte de acuerdo al
catalogo en el que se creo el reporte y solo tomara en cuenta las condiciones del filtro
asociado al reporte.
33
Y se puede elegir la opcin que se desee o necesite.

8.- Despus pulsamos tecla Av. Pag. y muestra la siguiente pantalla
Aqu debemos insertar todos los campos que deseamos que aparezcan en el reporte, Pulsar Insert
dos veces y mostrara los campos que podemos usar para el reporte (puede ser que desee ver la
fecha de creacin del documento, el folio del documento, el total del documento y el nombre del
cliente al que se le vendi) ubicar el campo deseado y con enter se elije el campo, se repite
nuevamente pulsar tecla insert elegir otro campo y as hasta terminar
9.- Ya que se terminaron de ingresar los campos en el reporte, debemos pulsar tecla enter y despus
tecla Av. Pag.
10.- En esta pantalla debemos colocar el destino del reporte

Pantalla (al ejecutar el reporte solo lo mostrara en pantalla
Pant-> Imp (al ejecutar el reporte primero lo mostrara en pantalla y despus lo manda a
impresora
Impresora (al ejecutar el reporte lo mandara directo a la impresora
Archivo (al ejecutar el reporte lo mande directo a impresora)
Correo electrnico (para ser enviado a una cuenta de correo) considerando las
configuraciones necesarias en el sistema para que esto se lleve a cabo.
Ancho de pagina 80 si es tamao carta y 40 si es para tickets.
Largo de pagina para imprimir el reporte, si es tamao carta 60, si es ticket puede ser 0
Numero de copias a imprimir cada que se ejecute el reporte, mandara a imprimir las copias
indicadas.
En reportes tipo columnas esta el men opciones y de ah se puede elegir la opcin A
34
exportacin dbf. (enviara la informacin del reporte a un archivo y podr ser visualizado
con excel.
Nivel y Grupos de reportes, es para tener un orden y restriccin hacia los usuarios, que ellos
solo puedan ver y ejecutar los reportes que pertenecen a su grupo o a su nivel.
Si creamos el reporte en los siguientes catlogos (inf. venta, inf. todos, inf. ncr, I. mer, tras. I. Inf.
compras, p. detalles, p. ventas, p. compras, p. entregar, p. recibir) al ejecutar el reporte del sistema
nos pregunta la fecha si en el tipo de limites del reporte le indicamos preguntar ambos.
Si creamos el reporte en los siguientes catlogos (facturas, notas, compras, cotizaciones) al ejecutar
el reporte el sistema preguntara desde que folio de documento, hasta que folio de documento.
Para crear un reporte tipo texto, seguimos las mismas instrucciones del numero 1 al 8, para
ingresar los campos sera con tecla F10, opcin campo, se elije el campo deseado, con enter
el sistema mostrara al insertar cada campo el ancho para la informacin que contenga ese
campo si se deja el valor por default 0, significa que nop tiene un ancho fijo, el dato que lea
es el dato que mostrara, si se le define un ancho, entonces estamos limitando la informacin
a que no exceda del ancho que ya se le especifico
Si se le define los anchos a los campos, nos da uniformidad a la visualizacin e impresin

del reporte
Una vez que terminamos de agregar los campos y mas o menos a la visualizacin que deseamos
pulsamos tecla ESC para grabar los campos en el reporte.
35
Para crear un reporte tipo formato, seguimos las mismas instrucciones del numero 1 al 8,
para ingresar los campos sera pulsar tecla insert, campo, muestra los campos a los que se
tiene acceso de acuerdo al catalogo, se elije el campo deseado, con enter y en este tipo de
reportes hay que indicar en que rengln empieza la impresin, en que rengln termina, en
que columna empieza y en que columna termina.
Para saber en que posicin se debe empezar a imprimir, se recomienda imprimir la hoja que
llamamos gua de impresin pulsar F5 y aparece una pantalla donde indica el numero de
lineas que deseamos imprimir por default indica 60 que es el equivalente a una hoja tamao
carta, se cambia de acuerdo al tamao del formato por ejemplo 30 seria media carta y en la
impresora se coloca el formato preimpreso para el que deseamos la gua y se manda a
imprimir la gua
Los nmeros que aparecen del lado izquierdo es el numero de rengln

Los nmeros de la derecha son las columnas el smbolo + indica un valor de 5 y los nmeros
enteros indican la decena el primer uno indica 10 y el + que esta despus indica el 15, el 2 indica 20
etc
36
Los filtro son registros que cumplen con una o mas condiciones (por ejemplo vamos a crear un
filtro desde el catalogo de artculos y que solo seleccione los artculos que tengan en su descripcin
la palabra cobre.
Entonces tenemos que hacer referencia al campo descripcin, el operador a utilizar puede ser
cumpla con, dato a comparar sera la palabra cobre y ah termina la creacin de un filtro
Para crear un filtro se puede hacer desde cualquier catalogo, se pulsa tecla F12, se elije el campo a
comparar, el operador y el dato a comparar, pulsar enter en terminar o si se desea un filtro con mas
de una condicin se da enter en operador y/o segn sea el filtro que desee.
Una vez que se termina el filtro el sistema muestra los registros que cumplen con la condicin
seleccionados o resaltados, para grabar ese filtro pulsar f9 insertar, filtro muestra pantalla de
nombre y categora de filtro, se le indica el nombre y la categora se puede crear una categora que
se llame filtros y ah se almacenaran todos los filtros creados en el sistema y se pulsa tecla av. Pag.
Hasta salir y este filtro ya quedo guardado y si se desea se puede asociar a un reporte como lo indica
el numero 7 de filtros y reportes.
37
CAJA
La caja se puede configurar en valores del sistema referencias:
R026 poner el valor Referencia
R027 poner CON %PR %TD %FL %FP
R028 poner COD %PR %TD %FL %FP
R029 poner COB %PR %TD %FL %FP
R225 poner NCR %PR %TD %FL %FP
R274 poner el valor E (forma de pago efectivo) Por default el sistema tiene C
(COD=
CREDITO A CERO
DIAS),
(COB=
COBRANZA DE
(CON=DOCUMENTOS DE CONTADO), (NCR-NOTA DE CREDITO).
CREDITO),
La referencia de cada documento en caja sera Tipo de documento (nota-ncr-factura), serie de

documento (sin serie, A o B), Forma de pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta), periodo del
documento (del da de hoy o das anteriores)
O tambin se puede quedar con la configuracin que el sistema trae por default
Los movimientos en la caja se identifican con una letra se recomienda sean diferentes y no se
repitan, ni como cargo, ni como abono o forma de pago.
Por ejemplo:
Formas de pago podemos identificarlas (E=efectivo, H=cheque, T=tarjeta de crdito,

Deposito)
Abonos (A=Dinero recibido a cuenta de ventas)
Cargos (P=pago a proveedores o Z=retiro final del da)
El sistema utiliza las letras (N=para notas de crdito creadas y aplicadas al da y O=para
notas de crdito creadas en das anteriores a la fecha de aplicacin, C=para los cobros en
efectivo de remisiones o facturas, sino se cambia la configuracin de valores del sistema en
la referencia antes mencionada (274).
En caja se reflejan todo los ingresos de dinero que hay al da en los movimientos del sistema por
ejemplo el cobro de las remisiones o facturas, abonos de clientes de crdito.) identificados con una
letra en caja.
Los cargos en caja pueden ser cancelaciones, remisiones ya cobradas y se facturan, se pueden hacer
los retiros de dinero (pago a proveedores, gastos o retiros de dinero parciales y totales del corte del
da) identificados con una letra en caja.
Tecla F8 hace el calculo del saldo al momento.
Catalogo de Caja
Fecha del movimiento
M= letra que identifica el tipo de movimiento
Cargo
Abono
Saldo o dinero en caja
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Numero (iniciales que identifican el tipo de movimiento (rem=remision, Cod=crdito a cero

das y Cob=Crdito)
Referencia (segn se configure en valores del sistema en las referencias antes mencionadas
o por default (tipo de documento y folio del documento)
Descripcin y nombre del cliente.
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INVENTARIO
El proceso de toma de inventarios es un proceso que involucra mas operaciones que el simple
conteo.
En Ferrum64 el proceso puede resumirse en:
1.-Marcar los artculos por inventariar
2,-Realizar el conteo
2.-Capturar los conteos
3.-Aplicar los conteos
4.-Poner en 0 los artculos no encontrados
5.-Terminar el proceso de inventario
Vamos a detallar estos procesos.
Marcar los artculos por inventariar

Es importante marcar los artculos por inventariar para asegurarnos de que los artculos sern
ajustados correctamente y poder detectar artculos que no se contaron.
Esto se puede hacer desde dos catlogos
En el catalogo de artculos
Desde aqu se hace cuando es un inventario total o cuando nosotros elegimos que inventariar
Se seleccionan los artculos que vamos a inventariar, ya sea con un filtro creado con F12 o un rango
seleccionado con INICIO-FIN
Se presiona F7->INVENTARIOS->MARCAR ARTICULOS PARA INVENTARIAR
En el catalogo de Inventarios Fsicos

Desde aqu se hace cuando realizamos inventarios selectivos.
Se presiona la tecla ALT+G
Definimos cuantos de los artculos mas caros queremos inventariar, para esto necesitamos definir
nuestro rango de los artculos mas caros, por ejemplo, si tenemos un inventario de 1000 artculos y
le ponemos 30 artculos de un 20%, quiere decir que va a inventariar los 30 artculos que tengan
mas tiempo de no haber sido inventariados de los 200 artculos mas caros de nuestro inventario.
Despus definimos cuantos de los artculos con mas movimientos queremos inventariar, funciona de
manera similar a los artculos mas caros, pero con los artculos que se desplazan mas.
Despus definimos cuantos artculos al azar queremos inventariar
Despus indicamos cuantos artculos con la toma de inventario mas antigua queremos inventariar.
Podemos indicar que inventare tambin todos los artculos con cantidades negativas
Le indicamos el numero de das mnimo de no haber sido contados los artculos que se
inventariaran, esto es para evitar que nos pida re inventariar constantemente un mismo articulo.
Realizar el conteo
Es recomendable crear un reporte con los artculos que se van a contar, si se tiene incluida la
ubicacin del articulo nos va a facilitar mucho nuestro proceso de toma de inventarios. El reporte
40
debe indicar la mayor cantidad de informacin del articulo como claves de fabricante o cdigos,
para evitar confundir el articulo por otro similar, debe incluir un espacio para poner la cantidad y
otro para poner la hora de conteo.
En caso de hacer un inventario a puertas abiertas (es decir, mientras se compra o se vende) es
necesario anotar en la hoja la hora exacta en que se realizo el conteo, para que el sistema pueda
aplicar los movimientos realizados entre la toma de inventario y el momento en que se aplica.
Algunos de los errores mas comunes en el proceso de conteo son:

Incluir en la hoja de conteo la cantidad que debiera haber, esto provoca que quien cuente, tienda a
escribir la misma cantidad que ley.
Contar artculos ya vendidos, es comn que en empresas con entrega a domicilio o con apartados
cuenten material que el cliente no se ha llevado, es decir, que consideren como de la empresa
material que es del cliente, luego cuando se entrega al cliente, va a haber un faltante en los
inventarios.
Contar artculos aun no capturados en compras, si llega mercanca del proveedor y se incluye en el
conteo, cuando se realice la compra incrementara el inventario y nuevamente habr faltantes.
Conteo nicamente por personal responsable de la mercanca, sin una supervisin facilita o incluso
fomenta malos hbitos o robo, ya que pueden reportar menos de lo que hay realmente y
posteriormente sacar la mercanca por otro medio (Ej. falsificacin de venta)
No realizar un segundo conteo, son comunes los errores en el conteo, por lo que es recomendable
que por lo menos haya un segundo conteo en los artculos que arrojaron diferencias con lo esperado.
Capturar los conteos

La mejor forma de capturar un conteo es hacerlo en documentos pequeos, en lugar de hacer un
documento grande, de esta forma es mas fcil corregir errores en un solo documento con pocas
partidas en lugar de tenerlo que hacerlo en un solo documento con todas las partidas, tambin
permite que se capture en mltiples terminales simultneamente y no tener que hacerlo en una sola.
As que una buena forma es crear un documento por cada hoja de inventario, o capturar los artculos
que estn contados en un lapso de tiempo pequeo. Tampoco es necesario sumar las existencias de
un articulo que se encuentre en dos o mas hojas, por ejemplo, los de mostrador y los de bodega,
Ferrum64 lo hace por usted.
Aplicar los conteos

Para aplicar un inventario se siguen son:
1.-Colocase sobre el documento con accin APLICAR y se presiona ENTER o ALT+B
2.-Se captura el rango de tiempo entre el cual se tomo el inventario, recuerde que es mejor capturar
conteos con un corto periodo de tiempo, a menos que no se haya usado el sistema mientras se
contaba, es decir, si se hizo a puertas cerradas, en cuyo caso la fecha y hora de inicio debe ser la
misma que la final.
3.-Se mostrara una tabla con la informacin de los artculos inventariados, si estn de color rojo
quiere decir que hubo algn cambio en la existencia del articulo en el momento en que se realizo el
41
conteo, por lo que es necesario que se escriba la fecha y hora en que fue inventariado para saber que
movimientos descontar despus del conteo.
Esta tabla tambin nos indica cuantos artculos estn pendientes por entregar, para asegurarse de
que no hubo un error en el conteo que los haya incluido.
La columna de SUM nos indica si este articulo ya haba sido inventariado (desde que comenzamos
en este inventario), en caso de ser SI, la existencia se sumara, no se reemplazara.
4.-Los pasos que el sistema sigue al aplicar un documento son:
a) Mueve cualquier documento retenido a una fecha posterior al rango de fechas del conteo, para
evitar que interfiera con el inventario.
b) Recalcula los inventarios hasta el momento en que se realizo el inventario para asegurarse de que
todos los movimientos se encuentran aplicados.
c) Si el articulo no haba sido inventariado (sin accin o en COM.INV), calcula la diferencia entre
lo que recalculo y lo que se capturo y lo pone en el documento, si el articulo ya haba sido
inventariado (con accin INVENTARIANDO), suma a la existencia lo capturado.
d) Marca el articulo como INVENTARIANDO para que las capturas posteriores de este articulo se
sumen, no se ajusten.
e) Aplica el resto de los movimientos
f) Pregunta si se desea terminar el inventario, debe responder SI si ya es el ultimo conteo de estos
artculos, para que en conteos posteriores se ajusten y no se sumen las cantidades.
Si hay documentos retenidos con el articulo inventariado, la cantidad capturada no es la que queda
finalmente en existencia, ya que un documento retenido APARTA la mercanca, por ejemplo,
supongamos que capturamos 100 de un articulo y tenemos un documento retenido con 10, entonces
la existencia del articulo quedara en 90, para que si eliminamos el documento retenido, la
existencia regrese a 100 o si se vende, la existencia quede en 90.
Poner en Cero los artculos no encontrados

Todos los artculos que se pensaba inventariar y que no fueron encontrados, hay que ponerlos en 0,
para eso:
1.-En el catalogo de artculos se seleccionan todos los artculos que tengan la accin COM.INV.
2.-Se presiona F7->INVENTARIOS->PONE EN 0 INVENTARIO NO ENCONTRADO
3.-Esto crea un documento en INV.FISICO con los artculos en 0
4.-Se aplica el documento como el resto de los inventarios
5.-Se termina el inventario de los artculos
Recuerde primero aplicar todos los inventarios capturados antes de hacer este paso, de lo contrario
el sistema pondr en cero incluso los que ya se inventariaron, pero aun no se aprobaron.
Es importante hacer este paso, ya que no basta borrar las existencias directamente, sino que debe
quedar constancia de que en ese momento no haba existencia, para que cualquier recalculo de
inventarios lo tome en cuenta.
Terminar el proceso de inventario

Todos los artculos ya inventariados hay que terminar su inventario para evitar errores en futuros
inventarios, (evitar que se sumen en lugar de ajustarse los nuevos documentos)
1.-En el catalogo de artculos, se seleccionan todos los artculos que tengan la accin TER.INV.
42
2.-Se presiona F7->INVENTARIOS->TERMINAR INVENTARIO
Ejemplos
Un articulo con conteo en bodega y en mostrador en 2 documentos separados
Movimient Accin
o
Cantidad Existenci
a
COM.INV.
100
Existencia inicial
100
Marcar por inventariar
INV
COM.INV.
90
100
Captura de inventario de bodega
INV
TER.INV.
-10
90
Aplicar inventario
INV
TER.INV.
90
Captura inventario de mostrador
INV
TER.INV.
-8
98
Aplica segundo inventario
98
Terminar inventario
Un articulo sin conteo

Movimient Accin
o
Cantidad Existenci
a
COM.INV.
100
Existencia inicial
100
INV
COM.INV.
100
Poner artculos no encontrados en cero
INV
TER.INV.
100
Aplica inventario
Terminar inventario
Un articulo con un conteo y con documento retenido

Movimient Accin
o
FAC
Cantidad Existenci
a
10
COM.INV.
INV
COM.INV.
100
TER.INV.
100
Existencia inicial
90
Factura retenida (sin imprimir)
90
90
Captura inventario
100
Mueve la factura retenida a una fecha posterior

al inventario
INV
TER.INV.
100
Aplica el inventario
FAC
TER.INV.
10
90
Aplica la factura retenida que movi
90
Terminar inventario
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CHEQUES POS-FECHADOS
Estar en men principal y pulsar 3 8
El men Principal de cheques pos-fechados almacena todos los cheques que se han recibido para
ser cobrados posteriormente y se puede crear el reporte para saber que cheques hay que depositar.
Cuando se realiza el pago (desde el documento, desde el cliente o desde la cobranza) ah se define
la fecha de pago si la fecha de pago es posterior a la actual enva a cheques pos-fechados.
Al consultar el cliente, pestaa 4 crdito, en el rengln saldo salvo buen cobro, muestra el importe
44
CAMBIO DE PRECIOS
Men principal 1 1
Existen varias formas de cambiar precios a los artculos
Una es seleccionar los artculos a los cuales deseamos cambiar los precios, pulsar f8 y
opcin cambiar precios, en esa pantalla podemos sumar una cantidad al precio actualmente
establecido, podemos aumentarle un porcentaje, poner un valor fijo o multiplicar.
Por ejemplo
10 porcentaje
55
Tipo de precio fijo
10 sumar
65
Precio del articulo
10 Multiplicar
650
50.00
10 Valor fijo
10
Otra forma es hacer un archivo de importacin para ferrum, si contamos con los precios en
un archivo de excel, lo que requerimos es tener (la clave o la descripcin, o el cdigo de
barras, o la clave de proveedor) igual en el archivo de excel y en el sistema ferrum, para
poder solo asociar los campos del archivo de excel con los campos de ferrum y contar con
los precios, guardarlo como archivo de excel y despus volver a guardarlo como tipo de
archivo dbf.
Pulsar F8, Importar precios, Archivo dbf, elegir el archivo y empezar hacer la asociacin de
los campos, por ejemplo la clave que el archivo de excel tiene, contra la clave de el sistema
ferrum y asociar que columna es la del precio que le corresponde.
Una forma mas es asignar familia de precios a los artculos, de esta manera de agiliza el
cambio de precios (si los precios son tipo porcentaje, se seleccionan los artculos que tienen
el mismo porcentaje de utilidad y se pulsa alt + p ) y se asigna un articulo que sea cabeza de
familia y cuando cambiemos el porcentaje de ganancia a ese precio cabeza de familia en
automtico aplicara el cambio del porcentaje a los dems artculos que pertenecen a la
familia.
45
MENSAJES
Desde men principal 8 9
Y pulsar tecla Insert
Para enviar mensajes desde ferrum a otro usuario, estando desde cualquier catalogo, pulsar tecla Alt
+ numero 8 y aparecer la siguiente pantalla.
Colocar los usuarios a los que se les enviara el mensaje, la fecha y la hora en la que se desea que
los usuarios reciban el mensaje.
El asunto del mensaje y el mensaje de una manera breve.
Si deseamos asociar algn dato al mensaje (por ejemplo una nueva cotizacin, una factura, una
compra o un cliente, articulo o proveedor) que este en el sistema lo primero sera colocarse en el
dato que deseamos asociar y pulsar tecla alt +8
Cuando el usuario entra al sistema le muestra el mensaje que indica que tiene un mensaje sin leer
Al pulsar enter sobre la accin leer, mostrara el siguiente men
46
Opcin Ir al dato asociado, el sistema colocara el cursor en el dato que hace referencia al mensaje,
si se indico asociar el dato (puede ser un cliente, proveedor o documentos)
47
RELOJ CHECADOR
Se debe dar de alta a los usuarios en el rea de personal, (ver indice 23 pag. xx)
Colocar cursor sobre usuario para asignar una contrasea para el reloj checador (puede ser igual o
diferente a la de entada al sistema)
Presionar Alt + T
Muestra la pantalla para asignar una contrasea con el teclado o para usar banda magntica.
Para registrar la entrada o la salida del sistema ferrum en el reloj checador Alt + A
Ingresa la contrasea asignada y muestra
En personal queda registrada cada da con su hora de entrada y salida del sistema, con esto podemos
crear un reporte para ver los retardos del personal o el tiempo extra que trabajo.
Para ver los accesos globales de todo el personal que registro su entrada
Men principal 7 2 pulsar tecla Alt + G y desde aqu se puede crear un reporte (ver indice men
Ejecucin y creacin de reportes xx)
Para ver los accesos de un solo usuario desde men principal 7 2 colocar cursor sobre el usuario a
consultar sus acceso y pulsar Alt + R
48
RESPALDOS Y REORGANIZACION DE DATOS.

Reorganizar los datos es un proceso en el que la informacin o datos se organizan
Para realizar este proceso deben estar todas las maquinas fuera del sistema y solo la maquina que va
ha realizar el proceso es la que debe estar dentro del sistema ferrum.(Men principal 8.- utilerias,
opcin reorganiza)
El sistema realiza el proceso y al terminar cierra la ventana de ferrum, solo se debe volver a ingresar
a ferrum en esa maquina y posteriormente entraran todos los equipos que se requieren.
Para respaldar debe de estar todos los equipos fuera de ferrum y solo la maquina que va ha realizar
el proceso es la que deber estar dentro de ferrum y (Men principal 8.-Utilerias, enter en opcin
respaldos en opcin respaldar ahora, el sistema muestra el nombre con el que se guardara ese
respaldo.
Para recuperar un respaldo ir a men respaldos, recuperar respaldo, elegir de una lista el
respaldo, el sistema muestra todos los catlogos a importar, se puede elegir el que queramos, por
default muestra la opcin si a todas las opciones
49
cuando el sistema muestra esta pantalla solo se da enter (ah esta confirmando el nombre el archivo
a descomprimir y del cual va a pegar la informacin a ferrum) solo pulsar enter.
BANCOS
Se deben de dar de alta en el sistema las cuentas de bancos que se van ha utilizar en el sistema
ferrum y se tendr que realizar los movimientos en el sistema (depsitos por ejemplo de inters
generado por la cuenta), los cargos que el banco nos haga por manejo de cuenta o cheques
expedidos etc.
Para crear las cuentas de banco se recomienda que sean letras a diferencia de crear las cajas, se
recomienda sean nmeros.
Al entrar a una cuenta de banco el sistema muestra el catalogo.
Accin= Modificar, aplicar, aplicar y cambiar fecha)
Fecha= fecha en la que se crea el movimiento
Numero= numero consecutivo de cheques
Si o No = esta en firme.(aplicado o sin aplicar)
Fecha de aplicacin del movimiento en el banco (cheques emitidos y pos-fechados)
Importe de cargo
Importe de Abono
Saldo en el banco (se calcula pulsando la tecla F8)
Tipo de Movimiento= letra con la cual se identifica el tipo de movimiento u operacin realizada.
Referencia= concepto por el cual describe el tipo de movimiento que se realizo
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Saldo al= es el saldo total que se tiene a la fecha (considerando lo que este por aplicar o sbc)
Saldo en bancos= Es el saldo real que se tiene, saldo en firme.
Saldos Proyectados=
Saldo anterior=Es el saldo en firme que se tuvo anteriormente
Cargo x aplicar= Retiro de dinero salvo buen cobro
Abono x aplicar=Deposito de dinero salvo buen cobro
Cuando se aplican un movimiento cambia el color del rengln del movimiento se pasa a negro y ya
no podr ser modificado.
Para visualizar con que cheques se le ha pagado a un proveedor (colocar cursor sobre el proveedor y
pulsar tecla Alt + B, indicamos el banco que deseamos ver y muestra listado de cheques que se le
han emitido a ese proveedor.
Queda sin accin, si en el campo clave se le asigna un dato al campo clave, queda con la accin sin
dato cuando no se asigna dato en el campo clave.
51
COMISIONES
El manejo de las comisiones en el sistema, puede ser tan complejo como se desee, en este caso
vamos a explicarlo de dos maneras muy sencillas:
1.- Pagar comisin por los artculos vendidos (puede ser un porcentaje diferente por articulo)
2.- Pagar comisin por documento (por el importe de venta) puede ser un porcentaje o un importe
fijo si llega al importe que el usuario tenga como poltica de empresa o negocio.
Para ambas maneras de define en valores del sistema referencias (R445 por articulo y R371 por
documento)
De ah pueden surgir las variantes que se requieran (por ejemplo no pagar comisin si la factura no
esta pagada, pagar comisin solo por el monto pagado y no por el facturado o excluir facturas de
venta de ciertos clientes, solo pagar comisin por lo remisionado, solo pagar comisin por lo
facturado etc.) esto se lleva a cabo con reportes y con filtros que cumplan la condicin deseada.
Para mas detalles ver (indice 9.- ejecucin y creacin de reportes)
Si la comisin es por documento se activa en el men principal de ferrum en ventas, comisiones.
En valores del sistema en la referencias R390, se define los documentos que no cumplan con el
pago de comisin
referencia R389 aqu podemos asociar el filtro con el se pueda identificar los documentos para
definir el pago de la comisin.
Referencia R388 en este modulo se asocia el filtro que cumpla las condiciones para pago de
comisin y en el men comisiones cada documento aparecer con la accin (pagar, definir, o
cancelar)
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MERMAS
Las mermas son documentos que se pueden crear en el sistema y que sirven para aumentar la
cantidad que hay de inventario de artculos o para disminuir el inventario, no genera deuda con
proveedores, solo afecta directamente las existencias y operan a costo, se indica el almacn a afectar
y el motivo de dicha merma.
Ejemplos de cuando utilizar una merma: (merma de salida)
1.- Si en el sistema tengo 10 piezas de existencia y se toma un articulo para uso interno, pues para
justificar que ahora en existencia o disponibles a la venta solo hay 9 se crea un documento de
merma se captura la clave y se indica la cantidad que va ha salir.
2.- Si un proveedor lleva de obsequio algn regalo en especie de los productos que vendemos por
motivo de premio de compra entonces ese material ingresa como una merma de entrada, no
podemos ingresarlo por compra porque nos llego a destiempo de la captura de una compra y ademas
nos genera una cuenta por pagar al proveedor y esto no es real, entonces se entra a mermas, insertar,
se captura la clave y la cantidad se deber indicar con el signo ( -) menos si vamos a ingresar 3
piezas se captura al cantidad como -3, esto para el modulo de merma significa entrada de material.
Y con esto aumentamos la existencia, sin afectar saldo o cuentas por pagar de proveedores.
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TRASPASOS
La utilizacin de los traspasos en el sistema es el envi de mercanca entre almacenes, los
movimientos operan a costo.
Para crear el traspaso estar en el men traspasos, insertar, muestra almacn origen (de donde sale el
material) y destino (a donde va el material), deben ser distintos los almacenes.
Hay dos formas de crear los traspasos:

Se captura el material (clave o descripcin) la cantidad a traspasar
Entrega de material (si entregado=al enviar a impresin el traspaso se descuenta la
mercanca del almacn origen y aumenta la existencia en el almacn destino) el no
entregado=al mandar a imprimir el traspaso, la existencia se descuenta del almacn origen y
queda en un accin entregar (estatus de pendiente por ingresar en el almacn destino.)
Sino se manda a imprimir el traspaso queda en accin aprobar y puede ser modificado
(agregar o eliminar partidas, cambiar cantidades)
El traspaso aparecer en el catalogo almacn origen y almacn destino el especificado.
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Una vez impreso el traspaso y no entregado el traspaso queda con accin recibir
Para que el almacn origen ingrese el material a su almacn pulsar enter en la accin del
traspaso a recibir
El sistema muestra la pantalla de entrada de material con la tecla :
Alt + P=acepta recibir la partida en donde este el cursor

Alt + T=acepta recibir todas la partidas
Alt + E=permite cambiar la cantidad a recibir del articulo en donde este el cursor
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Si el almacn origen recibe el traspaso completo, el sistema quita al documento la accin

entregar
Si el traspaso no se recibe completo, el documento queda con accin ent-falt, (entregar
faltante)
Para hacer la devolucin al almacn origen del material que almacn destino no recibi, solo
coloca cursor sobre documento con accin ent.falt y pulsar tecla ALT+V y el sistema
automticamente genera la devolucin al almacn origen (mostrara mensaje si desea crear la
devolucin a partir de los artculos recibidos y nuevamente el campo entregado puede ser si
entregado o no entregado, si indicamos no entregado ahora el traspaso de devolucin,
quedara con accin recibir y ahora los almacenes quedaran invertidos.
Cuando en el catalogo aparece como almacn destino multiple, indica que el traspaso
contiene partidas de material para mas de un almacn destino.
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SERVICIOS
Este modulo es para controlar los artculos que recibimos para algn servicio y tener el control de
los artculos y saber a que proveedor se le entrego, o que proceso se va ha realizar con el articulo.
Pestaa 1 (Articulo)
Numero de servicio: Este folio lo da el sistema automticamente,
Cliente: asignar el nombre de quien recibimos el articulo
Descripcin: Asignar el articulo que estamos asignando
Serie: Numero de serie del articulo que se lleva o recibe en garanta.
Pestaa 2 (Condicin)
Fecha de ingreso: Fecha en la que se recibe o entrega el producto para servicio
Fecha esperada de entrega: Fecha estimada de entrega
Estado actual: (En espera, reparacin, garanta, diagnostico, entregado)
Prioridad (Baja, normal, importante)
ubicacin: Nombre del proveedor al que se le entrega el producto.
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Pestaa 3 (Motivo)
Costo del servicio en mano de obra
Costo del servicio: puede utilizarse como costo en refacciones
Motivo del servicio o de la garanta.
Pestaa 4 (Especial)
Es para hacer alguna adecuacin en el sistema y solo para su negocio
Tambin se pueden crear los reportes necesarios.
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NOTAS DE CREDITO
Hay tres tipos de notas de crdito (por devolucin de material, por diferencia en precio y por
descuento de pronto pago)
Uso de las notas de crdito:
PRIMER CASO:
Cuando se genera una factura o remisin, el cliente paga el importe del
documento y despus devuelve algn articulo de los que ya se le haban
vendido.
Se le genera una nota de crdito por concepto devolucin de material
Colocar cursor sobre el folio de la remisin o la factura que dar origen a la devolucin.
Pulsar tecla suprimir y elegir la opcin devolver con nota de crdito
En el sistema muestra las partidas de los artculos que se remisionaron o facturaron, solo de indica
la cantidad que se va ha devolver al articulo o partida que corresponde.
Se termina el documento y se genera la nota de crdito.
ALTERNATIVA 1:
Seria devolver el dinero al cliente, entonces se tiene que colocar sobre la nota de
crdito que se le creo, la accin del documento dir aplicar, al pulsar enter
elegimos la opcin cancelacin por reembolso.
El efecto en caja sera, el importe de la nota de crdito aparecer en columna
cargo y en columna abono y en tipo de movimiento N, columna numero dir
NCR.
ALTERNATIVA 2:
Seria si el cliente compra algo de mayor valor al importe de la nota de crdito, entonces se coloca
sobre la nota de crdito que se le creo, y tendr la accin aplicar, despus pulsa enter y elige la
opcin aplicar importe y el sistema mostrara los documentos que tiene pendientes de pago el
cliente, y solo seleccionara el documento al que se le har la aplicacin de la nota de crdito.
En caja la nota de crdito aparecer como forma de pago y el importe estar en la
59
columna abono y como tipo de movimiento N (nota de crdito),

SEGUNDO CASO:
Cuando se genera una factura o remisin y no se recibe pago y despus realiza
una devolucin de los materiales que ya haba comprado.
Se le genera una nota de crdito por concepto devolucin de material
al momento de imprimir la nota de crdito se aplicara como forma de pago del documento que dio
origen (remisin o factura)
En caja la nota de crdito aparece como forma de pago (N) y estar en la
columna abono el importe de la nota de crdito..
NOTA: si se genera una nota de crdito y no se aplica (accin del documento este en aplicar, ese
tipo de movimiento no se vera reflejado en caja, por lo tanto no habr afectacin a la caja)
Las notas de crdito por diferencia en precio o descuento de pronto pago se aplican de la misma
manera que las de devolucin, pero se generan de distinta forma.
Cuando se Reembolsa la nota de crdito se crea un movimiento de cargo y abono (2 abonos y un
cargo) Cuando abona como pago, y cuando cancela el movimiento, es recomendable no tomar las
notas de crdito como dinero en efectivo.
Para crear una nota de crdito por diferencia en precio, colocar cursor sobre el documento remisin
o factura que va dar origen a la diferencia en precio o descuento de pronto pago y pulsar teclas Alt +
Q y elegir la opcin deseada (monto) se refiere a digitar la cantidad a bonificar. Ejemplo: 20 pesos.
Para las notas de crdito por descuento de pronto son por porcentaje osea que se basan a una
cantidad en porcentaje si ponemos 20 como en el caso anterior aqu el sistema creara una nota de
crdito por un importe del 20% del total del documento, que esta dando origen a la nota.
60
Nota: cuando se genera una nota de crdito de una factura o remisin de das anteriores a la
fecha de aplicacin de la nota de crdito en caja el tipo de movimiento que identifica no es
N sino una O.
61
ALTA DE USUARIOS Y/O PERMISOS

Para el alta de usuarios, se debe ingresar en el men 7 (configura) opcin personal para
crear un usuario nuevo pulsar tecla Insert, se utiliza la opcin sin accesos, esto significa que
nosotros le vamos a dar los permisos.
Pestaa 1 (general de personal)
El sistema muestra la pantalla de alta de usuario, se define la iniciales con la que desea
entrar al sistema pueden ser letras o nmeros o combinado pero solo son 2 dgitos.
Nombre: es el nombre completo del usuario o empleado. Forma de acceso Definida en
Grupo de trabajo: se identifica por dos iniciales, si se le asocia tomara los permisos de ese
grupo de trabajo
Sucursal: Son las iniciales de la tienda para identificar a que sucursal pertenece ese usuario
Forma de acceso: Definida en sistema (es la mas comn, significa que ingresara al sistema
con una contrasea y que caducara de acuerdo al valor que se haya definido en (V.S.
Ref. 017) y se basa en das, por default el sistema trae la configuracin a 30 das.
(significa que hay que cambiar contrasea cada 30 das)
Si se le asigna la opcin nunca caduca, significa que la contrasea que se defina no
caducara
% comisin: se le asigna el porcentaje de comisin, segn las polticas del negocio o
empresa.
Limite de descuento, aqu el usuario puede tener un limite de descuento para los
documentos de venta que genere.
Los valores generales (almacn afectar, caja que afecta, catalogo de clientes, catalogo de
inventario, serie de facturas, remisiones, notas de crdito, cotizaciones, traspasos etc.) la
series por lo general es para empresas o negocios que utilizan dos folios de facturas (por
poner un ejemplo) etc. as para los dems documentos.
Tambin podemos definir si deseamos que imprima o no imprima facturas o remisiones.
Nivel y grupo de reportes es para hacer una separacin de los reportes y que cada usuario
solo pueda visualizar los reportes que son de grupo o de su nivel.
Configura es para hacer mencin a cuales referencias de valores del sistema este usuario
puede entrar.
Das no laborados se refiere a poder des-habilitar la clave para que los das domingos nadie
use esa clave o este usuario en el sistema.
62
Terminales permitidas es para asignar en que maquinas puede accesar al sistema o usar su
clave de usuario, solo hay que colocar el numero de la terminal..
Esta pestaa es para personalizar los detalles que vera en cada catalogo el usuario deseado
63
Estos son los detalles de los catlogos
Pestaa 3 (Especiales)
Es para hacer una adecuacin exclusivamente a su negocio
Pestaa 4 (Horario)
Primer horario: Es para indicar el horario de entrada del empleado
Segundo horario: Es para indicar el horario de salida del empleado
Das : aqu se indican los das de la semana (lun-1, mar-2 etc)
Tolerancia: Expresa el tiempo en minutos que tiene de tolerancia de la hora establecida
Entrada y salida:es para indicar el horario de entrada y de salida del empleado.
Pestaa 5 (Correo)
Se configura el correo de respuesta, estas configuraciones son para el envo de reportes a
correo electrnico. Esta muy relacionado con la configuracin en valores del sistema
64
Pestaa 6 (Generales)
Direccin: Datos personales del empleado, colonia, ciudad, cp. etc:
Al llevar a cabo este proceso el usuario quedo registrado en el sistema, ahora falta indicar en
el usuario los permisos que tendr dentro del sistema,para realizar las actividades que
corresponde.
65
Permisos de usuarios
Colocar cursor sobre usuario, pulsar F4 (nuestra todas las referencias) y para buscar una referencia
en especifico pulsar F3
Habilitando en S las referencias (2155-2157-2022)
Da acceso al siguiente Men y estos se conocen como men principal
Mens por default en los usuarios (mensajes-reloj checador-usuario)
66
Las referencias (2001-2032-2093-2145-2153-2082-2052-2016-2109-2118-2047-2142-2040-20672128-2191)

dan acceso a los siguientes menus
ref. 2145 activa men (reorganiza, revisa, archivos, registros, actualizar, licencia (solo si es el
servidor), bloquear, entra hist.)
Ref. 2118 activa men (ncr cliente y ncr proveedor)
Ref 2142 activa menu (I.mer,tras.inv,inf todos, comisiones,inf.n.nota de crdito,inf.venta,inf. Por
cliente, inf.compras,p.detalles, p.ventas,p.compras, p.entregar,p.recibir,p.ncr y ncp, p.cotizacion,
p.transito).
67
F3 Y escribir consultar listado (estos permisos activan los mens principales)

ref. 2146 activa men 7,- V. sistema (trminos-correo-editor)
Ref. 2034 activa men (Cobros)
Ref. 2048 activa men (det.pago) detalles de pagos
Ref. 2033 activa men (det.cobro y ch.posfech) detalles de cobro y cheques posfechados.
Ref. 2209 activa men (ver el listado de acceso de personal)
Ref. 2200 activa men (respaldos)
Ref. 2192 activa men (cambia empresa)
Ref. 2228 activa men (inv.fisico)
Ref. 2015 activa men (prov. X articulo, prec-especia, cod.alterno)
Nota:
Si se desea ingresar a eliminar una factura, primero se tendr que dar este permiso ref. 2052 y con
esto tendr acceso al men facturas, despus si se desea eliminar una factura deber tener el
permiso de eliminar factura ref.2060 (recordando que solo se pueden eliminar documentos no
impresos) y si el documento fue creado por el mismo usuario que lo quiere eliminar, al pulsar tecla
suprimir quedara eliminado el documento.
Pero si el documento fue creado por otra persona necesita agregar el permiso 2151.
El permiso 2151 es muy importante porque no se podr modificar ningn documento que haya sido
creado con un usuario diferente al que desea hacer la modificacin,
Nota:
Algo similar a lo anterior ocurre con los artculos, si se desea modificar un articulo requiere
68
siguientes permisos 2001 (da acceso a men artculos), ref. 2003 (permite modificar artculos ya
existentes y crear nuevos) con esto ya podra modificar el articulo, si es que ese articulo fue creado
por el mismo usuario.
Pero si el articulo fue creado por otro usuario, entonces requiere agregar el permiso de ref. 2207.
Para buscar un permiso tambin se puede hacer, con tecla f3 y escribir la palabra o referencia a
buscar, por ejemplo Imprimir, el sistema mostrara todos los permisos que en su descripcin tenga la
palabra imprimir y as ya podemos habilitar o des-habilitar el permiso.
Nota: Cuando un usuario ya existe y vamos a crear otro usuario con los mismos permisos de un
usuario existente, colocar cursor sobre el usuario que contiene los permisos, pulsar F6 y el sistema
nos pregunta a que usuario se los vamos a copiar.
Ejemplo: usuario que existe (A1) y usuario nuevo (MM)
El cursor debe estar sobre A1 despus pulsar F6 y despus escribir MM
69

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CURSO BASICO DE CAPACITACION PARA SISTEMA

TECLAS IMPORTANTES EN SISTEMA FERRUM

ejecuta o confirma realizar la accin en el sistema.

para crear documentos nuevos o dar de alta artculos, clientes etc.

para consultar documentos, clientes proveedores etc.

permite mostrar mas opciones en ferrum (mens auxiliares).

al presionar esta tecla desde cualquier catalogo, el sistema lo enva a men

muestra la calculadora de ferrum.

permite realizar filtro.

Cambia el usuario en la misma pantalla

Va al inicio o primer registro del catalogo

Va al final o ultimo registro del catalogo

Columna de orden (donde este la barra negra el sistema buscara la

Sirve para buscar la informacin por (clave, descripcin, cdigo de barras o

Va al catalogo de artculos (estando en notas o facturas)

Va al catalogo de clientes (estando en notas o facturas)

MENU PRINCIPAL DE FERRUM

Si estamos en men principal y deseamos ingresa a cobranza solo se deber pulsar (3 2)

Se puede dar de alta nuevos artculos

Se puede consultar existencias

Se puede consultar precios

Se puede buscar un articulo en especifico

Se almacenan todos los documentos que se han creado como merma

Se crean nuevos documentos de merma

Se almacenan todos los documentos que se han creado como servicio

Se puede dar de alta nuevos servicios

Se almacenan todos los documentos que se han creado como traspasos

Se puede dar de alta nuevos traspasos

Estn todos los artculos que se compran y ordenados por proveedor

Estan todos los documentos creados en mermas, inventario, traspaso.

(muestra el cliente y el articulo con el precio especial, diferente al que

Se almacenan todos los documentos que se han creado por inventario

Se puede dar de alta nuevos documentos de inventario

Se almacenan todas las facturas que se han creado en el sistema

Se almacenan todas las remisiones que se han creado en el sistema

Se pueden crear nuevas remisiones

Se almacenan todas las cotizaciones que se han creado en el sistema

Se pueden crear nuevas cotizaciones

Estn almacenadas las facturas y remisiones creadas en el sistema.

Estn almacenados los traspasos, mermas, inventario, remisiones,facturas, notas de

Estn almacenadas las facturas y remisiones creadas en el sistema, para realizar el

Estn almacenadas las notas de crdito que se realizan en el sistema.

Modulo gil de entregas de partidas o documentos de ventase que realizan en el sistema.

Se almacenan todos los clientes que existen en el sistema.

Se puede ingresar un nuevo cliente

Se pueden realizar pagos

Se consulta toda la cobranza

Muestra la fecha en que se genero el movimiento.

Muestra la fecha en que se capturo el movimiento

Cada cobro lleva un folio de emisin

Cada que se genera un documento a crdito mostrara el monto del cargo

Cada que se realiza un pago mostrara el monto en abono.

Forma de pago en la que se realiza el pago (E=efectivo, C=cheque, T=tarjeta etc)

Muestra el nombre del cliente

Se pueden crear nuevas notas de crdito de cliente

Es muy practico para realizar reportes

Se almacenan todos los proveedores que existen en el sistema.

Se puede ingresar un nuevo proveedor

Se almacenan todas las compras que estn a crdito (pendientes de pago)

Se pueden realizar pagos

Se consulta toda la cartera de cuentas por pagar

Muestra la fecha en que se genero el movimiento.

Muestra la fecha en que se capturo el movimiento