Administracin de inventarios

La administracin de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes al momento de

requerir su uso o venta, basada en mtodos y tcnicas que permiten conocer las necesidades de
reabastecimiento ptimas. El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tienen las
empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricacin antes de su venta, en
un periodo econmico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos
circulantes de toda organizacin.
Administracin de Inventarios
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La
administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de
requerir su uso o venta, basados en polticas que permitan decidir cundo y en cunto
reabastecer el inventario.
La administracin de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos bsicos:
Nmero de unidades que debern producirse en un momento dado.
En qu momento debe producirse el inventario.
Qu artculos del inventario merecen atencin especial? y
Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en inventario?
La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para
mantener la operacin al costo ms bajo posible.
El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una
parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se
destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se
podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
produccin y venta funcionen sin obstculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la
inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la
empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no
poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero
tambin se aumenta la inversin.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea,
se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que
la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja
principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y
como desventajas se pueden mencionar:
Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
Peligro de obsolescencia.
La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes
objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin, y
Minimizar la inversin en inventarios.
Anlisis del Inventario
Nivel ptimo de Inventario

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo
adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una poltica para el manejo de los
inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.
Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la inversin en
inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles ptimos si se cumplen.
Nivel ptimo de Inventario:
Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mnima
inversin.

Existen diferentes reas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en cuanto al
nivel de inventarios:

Al momento de fijar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, la empresa tendr
que tener en cuenta diversos factores:
1. Ritmo de los consumos: a travs de la experiencia determinar cmo es el consumo de materia
prima durante el ao:

Lineales: la produccin se comporta siempre de la misma manera.

Estacionales: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es alta.
Combinados: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de manera lineal,
pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacionales.
Impredecibles: la produccin no se puede planear, pues depende de factores externos no
controlables.
2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.
3. Carcter perecedero de los artculos: La duracin de los productos es fundamental para
determinar el tiempo mximo que puede permanecer el inventario en bodega.
4. Tiempo de respuesta del proveedor:
Abastecimiento instantneo: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos
5. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se podr
mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas:

Alquiler de bodegas.
Pactos con proveedores para suministros peridicos.

6. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.

Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.
7. Costos asociados a mantener el inventario:
Manejo
Seguros
Depreciacin
Arriendos
8. Proteccin:
Contra posible escasez del producto.
Contra demanda intempestiva.
Contra aumentos de precios.
9. Riesgos incluidos en los inventarios:

Disminucin de precios.
Deterioro de los productos.
Prdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.
Tcnicas de Administracin del Inventario

Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin de inventarios, es

tratar de equilibrar la inversin en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado,
de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como
de los clientes. Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas
de control de inventarios. A continuacin se explican diversos mtodos de control de los
inventarios:
EL MTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:
Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o
categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su
nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente.
El anlisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el A, B y
C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el
80% del valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los
artculos representan el 20% de la inversin.
Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los
artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un
nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C,
que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversin en tres categoras o grupos para poner atencin al
manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a
travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la
inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente.
DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN:

Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas
debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el nmero de
das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que
los artculos estarn en transito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la
existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las
existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un
nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal, papel, tarjeta,
o una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas
indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas ms sofisticadas como lo es llevar
las existencias del inventario a travs de programas de computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisicin viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de
antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por este medio se finquen nuevos
pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artculos de los inventarios en las
empresas.
Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las existencias,
stos son:
rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia
es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber durante el tiempo
que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn.
Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando se tiene
establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las
existencias.
EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:
La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente
a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o
situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados para
balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o departamentos de que
consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener
la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si
no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofa de
servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del mercado que se atiende.
CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:
En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se
inserten en la produccin en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy
eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Una compaa puede reducir su produccin en proceso mediante una administracin ms

eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias
gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con
un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de
materias primas, respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se reabastecen con
rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los
inventarios de ste tipo.
Costos del Inventario. Mtodos de Costeo
Artculos idnticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En consecuencia, el
problema a encarar, es el determinar qu costos son aplicables a los artculos que se han
vendido y qu costos deben asignarse a los artculos que quedan en el inventario. La mayora de
los mtodos aceptables para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al
inventario se basan en hiptesis relativas a:
La corriente de las mercancas, por ejemplo, la hiptesis de que las mercancas se venden en el
orden en que se compran o producen;
La corriente de los costos, por ejemplo, la hiptesis de que a las mercancas vendidas les son
aplicables los costos ms recientes, y que los costos ms antiguos son aplicables a las
mercancas en existencia.
A continuacin se hace una breve resea de los mtodos para seleccionar los costos que han de
considerarse aplicables al inventario:
1. Mtodo de Identificacin Especfica
Premisa: Si los artculos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a compras u
rdenes de produccin especficas, pueden inventariarse a los costos que muestran las facturas
o los registros de costos.
Este mtodo exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los
artculos con toda precisin y determinarse sus costos con exactitud. Si bien este mtodo parece
tener excelente fundamento lgico, a menudo su aplicacin es imposible o impracticable.
2. Mtodo Precio de la ltima factura
Con este mtodo se usa el costo aplicable a la ltima operacin de compra para valorar toda la
cantidad del artculo que hay en el inventario.
Si hay una rpida rotacin fsica de las existencias en la operacin normal del negocio y los
artculos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se adquieren, el precio de la
ltima factura puede producir resultados bastante aproximados a los que se logran por el
mtodo de identificacin especfica, con mucho menos trabajo de oficina.
3. Mtodo del Promedio Simple
Premisa: El promedio aritmtico simple de los precios por unidad se determina sumando los
precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras, y dividiendo el total as obtenido
entre el nmero de compras ms 1 (por el inventario inicial).
4. Mtodo del Promedio Ponderado
Premisa: El costo de las compras ms el inventario inicial se divide entre el total de las unidades
compradas ms las del inventario inicial, determinndose un costo unitario medio ponderado.
Este mtodo es tericamente ilgico porque se basa en la hiptesis de que todas las ventas se
efectan proporcionalmente de todas las adquisiciones y que de los inventarios contendrn

siempre algunas unidades de las compras ms antiguas supuestos que son contrarios al
procedimiento ordinario de la compra venta.
Como los costos determinados por este mtodo son afectados tanto por las primeras compras
como por las ltimas compras del ejercicio, puede mediar un retraso considerable entre los
costos de compra y las valuaciones del inventario. As, en un mercado en alza, los costos medios
ponderados por unidad sern inferiores a los costos corrientes, y en un mercado en baja, los
costos medios ponderados excedern de los costos corrientes.
5. Mtodo del Promedio Mvil o Movible
Puede usarse este mtodo cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo y se calculan
nuevos costos unitarios medios despus de cada compra. El costo de cada venta se determina
con el promedio obtenido despus de la ltima compra, y la valuacin del inventario resultante
es a base del costo unitario del promedio mvil.
Este mtodo est sujeto a la misma objecin terica aplicada al promedio ponderado. Hay
implcito en este mtodo el supuesto de que cada venta consiste en parte en mercancas de
todas las compras precedentes, lo que es contrario al procedimiento general de la compra venta.
6. Mtodo Primero en entrar, primero en salir (PEPS)
Este mtodo se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artculos: se considera que la
existencia de stos corresponde a las ltimas compras.
La hiptesis de que las existencias ms antiguas son las que salen primero, concuerda
generalmente con la poltica adecuada de manejas las mercancas. Aunque existen sus
excepciones, por ejemplo: el primer carbn vaciado en la pila de una carbonera ser el ltimo
que se venda.
Este mtodo tambin se ha considerado conveniente porque produce una valuacin del
inventario ms en concordancia con la tendencia de los precios; como el inventario se valora a
los costos ms recientes, los precios siguen la tendencia del mercado.
El mtodo PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se lleven inventarios
perpetuos; nicamente es necesario determinar los precios que muestran las facturas ms
recientes por cantidades suficientes para igualar el nmero de unidades del inventario.
7. Mtodo ltimo en entrar, primero en salir (UEPS)
El mtodo ltimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras de un
inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los
primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms
antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.
Al usar la expresin ltimo en entrar, primero en salir no se hace referencia al supuesto
concerniente al movimiento de los artculos, sino ms bien al supuesto del movimiento de los
costos.
Los defensores del mtodo sostienen que durante los perodos o ejercicios de costos y precios
cambiantes se producen estados de resultados ms expresivos si se aplican los costos corrientes
a las ventas, logrndose una mejor asociacin de gastosa e ingresos.
Control Interno de los Inventarios
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida
que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.

Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y
pronsticos de ventas y produccin, hasta la operacin de un sistema de costo por el
departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el
sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales de este sistema son:
Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y
contabilidad.
Seguidamente se define cada una de estas funciones:
PLANEAMIENTO:
La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la
constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.
Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y
mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas.
Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los
resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de produccin,
niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
COMPRA U OBTENCIN:
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades
separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren y Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la
vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
RECEPCIN: Es responsable de las siguientes acciones:
La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de
compra.
La elaboracin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin de
los materiales.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares
determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.
ALMACENAJE:
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as como los
productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes.
La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correctas.
Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las
extracciones no autorizadas.
Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o
embarque.
PRODUCCIN:
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, el control interno de
los inventarios, incluye en esta rea lo siguiente:
La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.

Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de modo que las
cantidades y costos correspondientes de los inventarios, puedan ser debidamente ajustados en
los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de control de produccin.
EMBARQUES:
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios,
deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y
preparadas independientemente.
CONTABILIDAD:
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios,
a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y
venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de
inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la
cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las
ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios
incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se
utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a
prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artculos innecesarios.
CONCLUSIONES
En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cul es la cantidad
ms ptima para invertir en un inventario, para el gerente de produccin su inters ser el que
se cubra la materia prima necesaria para la produccin en el momento que esta va a ser
procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para
cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y
para sta conocer de qu manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran
todas estas caractersticas.
La administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribucin importante a las
utilidades mostradas por la firma. Con l la empresa puede realizar sus tareas de produccin y
de compra economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez,
optimizando todas las actividades de la empresa.
La eficiencia del proceso de administracin de un sistema de inventarios, es el resultado de la
buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa, teniendo como premisas sus
objetivos generales.