Você está na página 1de 8

Organizao de Eventos

1. Planeamento Organizacional
- Introduo

Para Refletir:
Sempre se ouviro vozes em discordncia, expressando
oposio sem alternativa, descobrindo o errado e nunca o
certo, encontrando a escurido em toda parte e procurando
exercer influncia, sem aceitar responsabilidade.
(John F. Kennedy)

Quanto ao universo de
participantes
Fechados (Quando todos os participantes devem fazer parte
de um determinado grupo especfico -funcionrios de uma
mesma empresa ou grupo empresarial, profissionais de um
mesmo segmento, scios de uma determinada entidade...)
Abertos, (quando os participantes no precisam preencher
nenhum pr-requisito para participar, a no ser fazer a
inscrio).
Quanto ao custo de inscrio (para o participante)

Quanto ao universo de
participantes
Participao gratuita e compulsria (quando o
participante no tem escolha. Ele obrigado pelas
circunstncias, a participar do evento.).
Participao gratuita e livre -neste caso, existe, quase
sempre, algum interesse por parte do promotor ou dos
patrocinadores.

08/08/2013

Objectivos, dimenso e requisitos


especficos do evento
Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o
objectivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de
produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade,
visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua
imagem;
Realizao de um ato comemorativo, com finalidade de
mercado ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar
o seu pblico-alvo;
Soma de aes previamente planeadas com o objectivo de
alcanar resultados definidos perante o pblico-alvo;

Quanto ao universo de
participantes
As pessoas que participam de um evento fazem-no por
interesse prprio, por oportunidade ou por preciso.
Haver sempre um custo (de tempo, de energia ou de
dinheiro) envolvido na inscrio para o evento.
A participao de uma pessoa pode, dessa maneira, ser
classificada em:

Elaborar um plano de estruturas


Um projecto pode definir-se como um conjunto de actividades,
implicando a utilizao de recursos diversos, e executadas para
levar a cabo um determinado objectivo.
Um projecto est normalmente associado a uma produo unitria,
de custo relativo e com um desenvolvimento limitado no tempo

Participao paga e livre - quando a inscrio para o


evento tem um custo para o participante que far o
desembolso por conta prpria.

Organizao de Eventos

08/08/2013

Elaborar um plano de
estruturas
O objectivo associado a um projecto tem tipicamente
trs vertentes:
Um conjunto de especificaes de natureza tcnica ou legal que
o projecto tem que cumprir na sua execuo e no seu resultado
final: a qualidade do projecto
o respeito por um conjunto de datas-chave em que parte ou a
totalidade das actividades devem estar executadas: os prazos do
projecto
o cumprimento de critrios econmicos quanto execuo do
projecto ou operao do seu resultado final: os custos do
projecto

reas
o conjunto de actividades de Planeamento, Coordenao da
execuo e controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do
projecto e o complemento dos objectivos do projecto
(qualidade, prazos, custos

As actividades de gesto do projecto podem ainda implicar, em


qualquer fase, a tomada de decises sobre a reviso ou a alterao
dos objectivos

Objectivos

Q+

Planeamento

Coordenao

A equipa de projecto
Gestor de Projecto

Responsvel Tcnico

Responsvel de Contratos

Responsvel pelo Controlo


do Projecto

Responsvel pelo Contacto


com Autoridades

Responsvel Financeiro

Responsvel AQS

Responsvel pela Operao

O responsvel de contratos
A boa gesto contractual talvez o activo mais fundamental
da gesto de projecto
A gesto de contractos inclui:
A definio da estratgia de contratao
O desenho de documentos para consultas de contratao e
contratos
A gesto contratual corrente
A gesto e negociao de reclamaes
O fecho de contratos

Controlo

O responsvel tcnico
O responsvel tcnico no vai fazer engenharia, mas sim
gesto de engenharia, isto gerir recursos muito especializados,
internos ou externos, e lev-los a certos resultados.
Ser normalmente um tcnico com uma slida experincia num
domnio especfico, mas tambm com boas capacidades de
anlise pluridisciplinar, de planeamento de trabalho e de gesto
de pessoas.
Os projectos tm normalmente uma primeira fase em que
predomina o projecto de engenharia e uma segunda em que
predominam as questes construtivas: o responsvel tcnico
poder atender a ambas, mas a estrutura que ele superitende ser
em princpio adaptada a cada fase.

Planeamento Organizacional
Previso e proviso de recursos financeiros:
Ponto essencial, na economia de toda administrao previdente,
que sua existncia no dependa de produtos eventuais que
possam fazer falta, mas de recursos certos, regulares, de
maneira que sua marcha, acontea o que acontecer, no seja
embaraada.

O responsvel de contratos no um jurista, embora


necessite de suporte jurdico. um especialista que tem que
possuir grande capacidade organizativa.

Organizao de Eventos

Cooperao e sinergias
Quanto abrangncia geogrfica
Local (quando os participantes so da mesma cidade)

08/08/2013

Cooperao e sinergias
Quanto ao tamanho
O tamanho de um evento definido

Regional (quando os participantes so da mesma cidade ou de


cidades prximas).

pela quantidade de pessoas

Nacional (quando os participantes so provenientes de varias


cidades de outros estados do pas).

pela sua abrangncia geogrfica e;

Internacional (quando os participantes so provenientes de vrios


outros pases do mundo)

pela quantidade de recursos envolvidos.

Cooperao e sinergias
Pequeno evento - nmero de participantes inferiores a 250
pessoas.
Mdio Evento - nmero de participantes entre 250 e 1000
pessoas.
Grande evento nmero de participantes entre 1000 e
10.000 pessoas.

Cooperao e sinergias
O que se pode tirar de um evento?
Alguns exemplos de coisas que podem ser feitas para extrair
algo mais dos eventos:
Vendas de livros
Lanamento ou divulgao de outros produtos
Merchandising de mercadorias ou servios
Uso do espao fsico para fixao de material de divulgao
(cartazes, faixas).
Utilizao do pblico presente para execuo de uma pesquisa
de marketing

Cooperao e sinergias

Super Evento - nmero de participantes entre 10.000


100.000 pessoas.Abrangncia nacional ou internacional.

Mega evento -nmero de participantes acima de 100.000


pessoas. Abrangncia internacional,recursos envolvidos na
ordem de milhes de euros.

Cooperao e sinergias
O que afinal um evento empresarial?
todo evento que envolve profissionais, com objectivos de
aprefeioamento tcnico ou de gerncia.
Um evento empresarial caracteriza-se pelo pblico alvo
(empresrios ou seus convidados, profissionais liberais ou
autnomos, estudantes de reas profissionalizantes) e pelos
temas centrais (desenvolvimento profissional, aquisio de
informaes...).

Organizao de Eventos

08/08/2013

Plano de estruturas
- Programa -

Cooperao e sinergias
Alguns objetivo possveis em um evento empresarial:
Obter resultado financeiro com a venda das inscries, cotas de
patrocnios, produtos direta ou indiretamente ligados ao evento
(livros, roupas, alimentao e bebidas e at mesmo, ingressos para
outros eventos).
Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado;
Divulgar a marca da organizao promotora;
Revelar novos talentos;
Divulgar um conhecimento, estimular a prtica de uma
determinada atividade.

Programa

Importncia do Tema
Data/ Horrio
Local
Reputao do protagonista (ou dos protagonistas)
Preo final para o participante
Diferena do preo final e preo com desconto
Facilidade/ Dificuldade para inscrio

Representao
Quem Quem na promoo de um Evento?

Tempo para inscrio antecipada

A ficha tcnica de um evento pode ser resumida numa nica

Reputao do Promotor, do Patrocinador e de outros

linha, quando uma nica pessoa faz tudo acontecer.

colaboradores.
Qualidade e quantidade do material de divulgao

Essa condio, no entanto, no a mais comum. A organizao

Comunicao Social escolhida para a divulgao

de qualquer evento, mesmo os menores, conta com a

Cronograma da divulgao

participao e o trabalho de mais do que uma pessoa.

Qualidade e quantidade de eventos paralelos

Algumas funes importantes que


podemos relacionar:
Gestor de Projecto
A conceo do evento e o seu planeamento inicial caracterizam o
Gestor de Projecto. De uma forma simplificada, podemos dizer
que o gestor aquele que apresenta o PROJECTO do evento.
No apenas quem tem a ideia, mas a pessoa ou a entidade que
formata a ideia, descrevendo o pblico alvo, objectivos, previso
de custos, previso de resultados, benefcios para os promotores,
para os patrocinadores e para os participantes;

Algumas funes importantes


que podemos relacionar:
Promotor
O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a ideia do
gestor. Assume, da para frente, todos os riscos e todos os benefcios. O
promotor pode, e at comum que acontea, dividir esses riscos e
benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco todo
dele.
O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que toma as
decises fundamentais. a pessoa ou entidade que responde, financeira
e juridicamente pelos resultados ou consequncias do evento.

Organizao de Eventos

Algumas funes importantes


que podemos relacionar:

08/08/2013

Algumas funes importantes


que podemos relacionar:
Produtor

Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos
acontecimentos. Fazer uma definio no que diz respeito ao
quanto, como e por quem devem as etapas ser feitas.

A produo do evento responsvel pela execuo daquilo que


ficou definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade
responsvel pela produo) que toma as providncias, faz
compras, contrata servios, enfim, materializa o evento, naquilo
que diz respeito estrutura fsica.

Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhes ao


projeto do evento.

O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela


materializao do evento.

Algumas funes importantes


que podemos relacionar:

Algumas funes importantes


que podemos relacionar:
Colaborador

Patrocinador
O patrocnio caracteriza-se pela compra do direito de
veiculao de um produto, de uma marca ou de uma ideia,
associado realizao de um determinado grupo.

O colaborador todo aquele que contribui com produtos


(mercadorias e servios) que sejam utilizados no e para o
evento.

O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da


maneira que achar conveniente.

Organizao
Servios de Secretaria
As principais atividades desenvolvidas so:

Preparao da correspondncia preliminar;


Expedio da correspondncia preliminar para as entidades
governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de
alguma forma com o evento;
Tomada de preo e confeo de material administrativo (papel de
carta , envelopes, impressos em geral e outros) necessrios ao
evento;
Controlo e arquivo da correspondncia recebida e expedida;
Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes
potenciais e outros;

Organizao
Servios de Secretaria
As principais atividades desenvolvidas so:
Recebimento, controlo e classificao (sob superviso da comisso tcnica) dos
trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados;
Recebimento, controlo e confirmao das inscries e adeses (participantes e
convidados);
Obteno da lista de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing
list);
Criao e execuo do fluxograma de informaes;
Identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios para a
organizao do evento. aconselhvel utilizar servios de empresas especializadas

Organizao de Eventos

08/08/2013

Receo

Organizao
Servios de Secretaria
As principais atividades desenvolvidas so:
estratgia de comunicao e marketing;
infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;
servio de transportes para participantes e convidados;
programao social, cultural e turstica;
agncia de viagem e turismo;
recursos financeiros;
cronograma bsico.

Receo
Requisitos bsicos para rececionistas

Profissionalismo:
Competncia no trabalho
Experincia
Conhecimento do programa do evento
Conhecimento do local e dos seus acessos

Mestre de cerimnia
O mestre de cerimnias deve preencher certos requisitos
para falar melhor e apresentar-se bem.
Ele deve possuir:
ritmo
boa voz
vocabulrio
expresso corporal
naturalidade
conhecimento sobre o assunto
traje adequado
jogo de cintura
um bom programa

Requisitos bsicos para rececionistas

Aparncia pessoal:
Uniformizadas
Maquilhagem sbria
Cabelos presos

Postura:
Educao, cordialidade, simpatia
Postura corporal adequada e correta

Mestre de cerimnia
O mestre de cerimnias deve preencher certos requisitos
para falar melhor e apresentar-se bem.
Ele deve possuir:
boa memria
habilidade e agilidade com as palavras
criatividade
entusiasmo
observao
sntese

Organizao
Providncias e apoios para um evento de sucesso
Parte mais complexa do processo de preparao e montagem
de um evento, exigindo condies de comando do
profissional responsvel para coordenar e controlar todas
etapas.
A organizao de um evento depende de: apoio operacional,
logstico, de pessoal, e externo.

Organizao de Eventos

08/08/2013

Organizao

Organizao

Sala de imprensa
Local montado e equipado para responder imprensa e fornecer
informaes sobre o evento, onde so feitos as entrevistas e
encontros com os jornalistas. Dever estar equipada com mesa de
reunio e cadeiras, computadores com impressora, fotocopiadoras,
telefone e fax, material de apoio e folhetos sobre o evento e servios
de apoio.

Sala de segurana
Local para servir de apoio aos elementos e servios de
segurana do evento. Poder ser utilizado como posto policial
destacado para cobrir o acontecimento. Deve conter mesas e
cadeiras, armrios para guarda de armamento, telefone,
servios de rdio e apoio.

Cabine de luz, som e traduo


Local para servios de sonorizao, iluminao e traduo do
evento. Pela sua abrangncia recomenda-se a contratao de
empresas especializadas em cada ramo.
O apoio logstico formado pelos equipamentos necessrios
operacionalizao do evento.

Pausas em eventos
Brunch Um caf da manh-almoo, servido em estilo buffet,
realizado das 10 s 14 horas. um tipo de encontro muito indicado
para reunies empresarias no perodo da manh.
Happy hour Evento caracterizado por uma bebida ao fim da
tarde 17:30 s 19:00 - em bares, galerias, restaurantes.
Caf da manh Trata-se do tradicional caf da manh oferecido
em encontros profissionais. Deve ser servido em buffet, durando 45
minutos, no atrapalhando a dinmica dos trabalhos.

Pausas em eventos
Coffee-break o tradicional lanche que tanto pode ocorrer
pela manh como tarde no intervalo dos eventos. Serve-se numa
mesa decorada e estrategicamente colocada.
Cocktail- uma reunio de pessoas para confraternizao.
Salgadinhos e bebidas diversas so o cardpio do coktail party;
acrescentando um prato quente temos o cocktail souper e no
estilo americano, o cocktail buffet.
O vin dhonneur (Vinho de Honra) o cocktail servido por
diplomatas em comemorao data nacional do seu pas.

Dress Code

Pausas em eventos
Traje
Almoo network Almoo reunio onde se discute a agenda
durante o aperitivo e utiliza-se do restante do tempo para
encerramento do assunto.

Aps a definio do estilo do evento formal ou informal estabelece-se o traje que ser sugerido aos convidados.
Os trajes so divididos em:
Gala e rigor Usado em ocasies especiais.

Jantar O jantar mais formal que o almoo, com planeamento e


cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no
Portugal so o servio francesa, o servio inglesa.

Homens- casaca, fraque ou smoking.


Mulheres- vestidos longos, sedas e tecidos nobres, brilhos, jias,
bolsas pequenas e sapatos altos. Cabelos presos ou semi-presos.

Organizao de Eventos

08/08/2013

Dress Code

Dress Code
Traje

Traje
Social Usado em ocasies especiais mas no to solenes
quanto as em que usam trajes de gala e rigor.
Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem ser substitudos por
jias. Os sapatos de salto altos e bolsas finas.
Homens - terno escuro azul marinho, cinza chumbo, preto - , liso
ou risca de giz. Camisa social clara, gravata discreta, sapatos de
cromo ou pelica.

Dress Code
Traje
Passeio Menos formal que o passeio completo
Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e blusa, vestidos,
menos formais que o tailleur.
Homens- Mais informal que o passeio completo, no se usa
gravata.

Desporto Utilizado em ocasies descontradas.


Tanto para homens e mulheres o momento de usar calas de
ganga, bermudas e sapatilhas.

Passeio completo aquele que se usa a toda hora, para


vrias ocasies.
Mulheres - tailleur, bolsas e sapatos de qualidade.
Homens - ternos de cor clara cinza, bege e azul durante o
dia; durante a noite, roupas de cor escura. Tambm se
recomenda o blazer desportivo, sempre usados com gravata.

Trabalho de Imprensa/relaes
pblicas
Divulgao

A divulgao tem duas funes bsicas:


Informar sobre o evento como um todo;
Criar uma expectativa junto dos diversos pblicos.

Para que isso ocorra o organizador poder dispor dos


seguintes materiais:

Trabalho de Imprensa/relaes
pblicas
Estratgia de comunicao e marketing
Meios de comunicao
Jornais, revistas, rdios e TV
Cartazes
Folhetos
Dilogo
Briefing sobre o evento, programa e regulamento, material publicitrio,
promocional do evento.
Painis, outdoors
Press release
Internet
Etc.