Sistematizando Tu Negocio

Los sistemas efectivos pueden ahorrarles tiempo y dinero a ti y a tu equipo. La regla

bsica para sistematizar es Sistematiza la rutina, humaniza la excepcin. Cualquier
cosa que no pueda ser sistematizado necesita ser realizado por personas. Siempre
busca implantar un sistema antes que emplear ms personal. Un sistema significa
que las cosas se hacen consistentemente, independientemente del miembro del
equipo que las realice.
Recuerda
Los sistemas hacen funcionar tu negocio
La gente hace funcionar tus sistemas
T lidereas a tu gente
Hay cuatro pasos bsicos para la sistematizacin
1. Elabora diagramas de flujo de tus procesos. Esto te mostrar cmo se relacionan
todos juntos.
2. Documenta cmo se realizan los procesos. Haz que el miembro del equipo que
est haciendo actualmente el trabajo escriba cada paso para realizar una tarea.
Luego trae a otra nueva persona para que realice la tarea con el procedimiento
escrito. Si la persona que actualmente hace la tarea tiene que intervenir y
explicar cualquier cosa a la persona nueva entonces agrega el paso, etc. Una vez
completada inicia nuevamente con otra persona nueva hasta que cualquier
persona pueda realizar esa tarea sin intervencin de l.
3. Mide utilizando indicadores clave de desempeo. Tpicamente, ellos sern las
cinco principales mediciones que mostrarn el desempeo del sistema. Obtenlos
de la persona que hace el trabajo. Por ejemplo en ventas puedes usar # de
prospectos, % de conversin, monto de venta promedio, etc.
4. Permite crecer/cambiar al sistema. Asegura que el sistema se auto-corrija y
pueda evolucionar por s mismo.
Cuando pienses cundo empezar a sistematizar, pregntate a ti mismo
1. Qu ests haciendo regularmente que pudiera estar haciendo un miembro con
menor sueldo de tu equipo si estuviera sistematizado? Sistematzalo, delgalo a
un miembro con menor sueldo de tu equipo y dedica tu tiempo a actividades de
ms alto nivel.
2. Hay algo que odies hacer que pudiera estar haciendo una persona de menor
sueldo si estuviera sistematizado? Sistematzalo y delgalo.
Algunas ideas finales

1. No compliques los sistemas o la gente no los seguir.

2. Usa muchas fotos, videos, cintas, etc. Esto puede ser tan simple como imprimir
una pantalla de computadora o videograbar a alguien haciendo la tarea a mano.
Esto har los sistemas mucho ms fciles de seguir.
3. Documenta tus sistemas en un manual de polticas y procedimientos o de
operaciones, en un formato fcil de leer. Y asegrate que todos saben dnde
est!

Lista de verificacin de tus sistemas

Sistemas de operacin diaria de oficina
Contestando el telfono
Recibiendo y abriendo el correo
Comprando y manteniendo papelera y artculos de oficina
Enviando Faxes y Correos electrnicos
Atendiendo necesidades entrantes/salientes
Guardando y archivando datos
Sistemas de desarrollo de productos
Desarrollando productos y protegindolos legalmente
Desarrollando empaques y material colateral (ej. Catlogos)
Desarrollando mtodos y procesos de manufactura
Desarrollando procesos de costeo y seguimiento de manufactura
Sistemas de inventario y manufactura
Seleccin de vendedores
Determinacin de garantas ofrecidas del producto o servicio
Establecimiento del precio del producto o servicio (mayoreo y menudeo)
Establecimiento del proceso de re-orden para la produccin de inventario
Recepcin y almacenamiento de producto como inventario
Reconciliacin fsica del inventario con los libros contables
Sistemas de procesamiento y seguimiento de rdenes o pedidos
Tomar y registrar las rdenes por correo, fax, telfono o en lnea
Llenado y empacado de rdenes o pedidos
Confirmacin de detalles antes de enviar el producto o servicio
Envo de las rdenes o pedidos
Sistema administrativo para fletes, envos y vehculos
Sistemas de seguimiento a las rdenes o pedidos

Sistemas de facturacin y cuentas por cobrar

Facturacin a clientes por las rdenes o pedidos
Recepcin de pagos por las rdenes y crditos a los clientes (sea en efectivo,
cheque o tarjeta de crdito)
Monitoreo y control del crdito y plazos de las cuentas
Iniciar el proceso de cobranza de cuentas vencidas importantes
Sistemas de Servicio al cliente
Procedimiento de recibo en inventario y devolucin del pago al cliente
Respuesta a quejas de clientes
Remplazando producto defectuoso o realizando otro servicio de garanta
Medicin de calidad y profesionalismo del servicio
Sistemas de Cuentas por pagar
Sistemas de compras y autorizaciones requeridas
Procesos de pago por suministros e inventario
Caja chica
Sistemas de Ventas y Mercadotecnia
Crea un plan de mercadotecnia global
Diseando y produciendo materiales promocionales
Desarrollando prospectos generales
Creando un plan de publicidad
Creando un plan de relaciones pblicas
Creando un plan de correo directo
Desarrollando y manteniendo una base de datos
Desarrollando y manteniendo una pgina en internet
Analizando y monitoreando estadsticas de ventas
Midiendo continuamente el nmero y origen de todos los prospectos
Midiendo la razn de conversin para cada vendedor
Midiendo tu monto de venta promedio para cada miembro del equipo
Mantener registro de tus mrgenes de utilidad
Sistemas de Personal y Educacin
Procedimientos de Reclutamiento
Entrenamiento de empleados
Proceso de Nmina
Programa de Induccin
Descripciones de puesto de los miembros del equipo
Planeacin de carrera

 Reglas del juego de la Compaa

Visin y misin de la Compaa
Indicadores de desempeo y metas de la Compaa y de sus miembros
individuales
Resolucin de conflictos
Planes de contingencia de personal
Sistemas redundantes
Sistemas de Contabilidad General
Administracin del proceso contable con reportes diarios, semanales,
mensuales, trimestrales y anuales
Presupuestos anuales y mensuales completos y actualizados
Balance general mensual, Estado de Resultados, Estado del Flujo de
Efectivo
Administracin del efectivo con las necesidades futuras disponibles y
aseguradas
Presupuestos y Pronsticos
Reportes de pagos de retenciones, jubilaciones e impuestos sobre nminas
Reconciliacin bancaria semanal
Tener un sistema bancario diario
Mantener registro de activos incluyendo depreciacin
Sistemas Corporativos Generales
Negociar, redactar y ejecutar contratos
Desarrollo y proteccin de propiedad intelectual
Administracin de necesidades de seguros y coberturas
Reporte y pago de impuestos federales, estatales y otros
Planeacin para impuestos federales, estatales y otros
Administracin y almacenaje de registros
Mantenimiento del equipo
Mantener relaciones con inversionistas/accionistas
Procesos de flujo de informacin
Asegurar seguridad legal
Desarrollo de un Plan de Negocio para planear y administrar el crecimiento
Sistemas de Administracin de Espacio Fsico
Diseo y mantenimiento de sistemas telefnicos y elctricos
Actualizacin de equipo de oficina
Planeacin de permisos y tarifas
Licencias/permisos
Asegurar seguridad fsica