Você está na página 1de 29

Lisboa, 2010

Manual do Mdulo de Administrao


2011 Mind, S.A.
1 verso, Julho de 2010

Todos os direitos reservados.

Editor
Mind, S.A.
Coordenao geral
Unidade de Gesto da Informao
Coordenao tcnica
Liliana Rodrigo
Lusa Azevedo Proena
Rita Cristina
Capa
Rita Cristina

Manual do Mdulo de Administrao

ndice
1 CONVENES

2 INCIO DA UTILIZAO

2.1 Seleccionar
...................................................................................................................................
a Base de Utilizadores
6
2.2 Identificao
...................................................................................................................................
do Operador
7
2.2.1

Alterar
uma Senha de Acesso
..............................................................................................................................
8

3 UTILIZADORES

3.1 Permisses
...................................................................................................................................
de Acesso
10
3.1.1

Lista..............................................................................................................................
das Permisses
11

3.2 Criar um
...................................................................................................................................
Utilizador
13
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4

Editar
um Utilizador
..............................................................................................................................
13
Activar/Desactivar
um Utilizador
..............................................................................................................................
14
Remover
um Utilizador
..............................................................................................................................
15
Associar/Alterar
Permisses
..............................................................................................................................
15

3.3 Boto...................................................................................................................................
Configurao
15
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4

Pontos
de Acesso
..............................................................................................................................
15
Base..............................................................................................................................
por Omisso
16
Visualizao
das Existncias
..............................................................................................................................
17
Opes
do Utilizador
..............................................................................................................................
18

3.4 Boto...................................................................................................................................
Opes Globais
19
3.5 Boto...................................................................................................................................
Converses
19
4 BASES DE DADOS

22

4.1 Registar
...................................................................................................................................
uma Base de Dados
23
4.1.1
4.1.2

Editar
uma Base de Dados
..............................................................................................................................
24
Desactivar
uma Base de Dados
..............................................................................................................................
24

4.1.3

Remover
uma Base de Dados
..............................................................................................................................
25

4.2 Manuteno
...................................................................................................................................
das Bases de Dados
26
4.2.1
4.2.2

Gerir..............................................................................................................................
Tarefas de Manuteno
26
Recuperar
uma Base de Dados
..............................................................................................................................
26

4.2.3

Activar
a Manuteno
..............................................................................................................................
27

4.3 Base de
...................................................................................................................................
Utilizadores
28
5 MANUAL DO UTILIZADOR

2011 Mind, S.A.

29

Manual do Mdulo de Administrao

1 CONVENES
Neste manual sero usados alguns preceitos de modo a facilitar a sua leitura e utilizao.
Sempre que possvel sero indicados exemplos de utilizao dos comandos/
funcionalidades; esses exemplos sero apresentados em caixas de texto identificados com
uma imagem, vide:

O que est nestas caixas destina-se a exemplificar determinados procedimentos do


mdulo.
De igual modo, e sempre que possvel sero indicados aspectos particulares e importantes
na utilizao das funcionalidades, em particular quando os seus efeitos no podem ser
facilmente desfeitos ou requerem requisitos especiais para a sua utilizao. Essas situaes
sero apresentadas em caixas de texto identificadas com uma imagem, vide:

O que est nestas caixas destina-se a chamar a ateno para notas importantes.
A descrio de teclas est a negrito ( bold).

Carregar no boto Abrir.


As descries de uma opo de um menu ou de uma sequncia de comandos tambm
esto a negrito, estando separados por uma seta os passos do caminho.

Seleccionar a opo do menu Configurao

Nvel de verificao

Com verificao.

As palavras no portuguesas esto em it lico.

Abra o brow ser.

2011 Mind, S.A.

Manual do Mdulo de Administrao

As novidades desta verso relativamente verso imediatamente anterior esto


identificadas pela imagem:

Essas novidades podem estar associadas a uma entrada completa ou a uma parte da sua
utilizao que entretanto foi alterada/acrescentada.

2011 Mind, S.A.

Manual do Mdulo de Administrao

2 INCIO DA UTILIZAO
Este mdulo destina-se a gerir os aspectos de administrao do sistema mindPrisma e
divide-se em duas componentes principais: a gesto dos utilizadores e a gesto das bases de
dados, incluindo a sua manuteno.
Na gesto de utilizadores definem-se as permisses dos diferentes utilizadores aos
diferentes mdulos e funcionalidades do sistema.
Na gesto das bases de dados registam-se as bases de dados existentes e define-se se
devero ser alvo de rotinas de indexao e compactao e/ou de criao de cpias de
segurana.
O mdulo ainda responsvel pela gesto de algumas configuraes globais ao sistema e/
ou especficas por utilizador, e ainda pela converso de bases de dados na verso
imediatamente anterior do sistema.

2.1 Seleccionar a Base de Utilizadores


Aps a instalao da aplicao, ao aceder pela primeira vez a um qualquer mdulo do
sistema pedida a identificao da base de utilizadores.
Para seleccionar a base de utilizadores, indique o caminho onde se localiza a base de
utilizadores da instituio, com a designao PB5Users.mdb.

2011 Mind, S.A.

Manual do Mdulo de Administrao

Seleccionar a base de dados de utilizadores


Seleccione a localizao do ficheiro e clique no boto Abrir.
Depois de declarada a base de utilizadores num computador este ecr no voltar a
aparecer.

A gesto de utilizadores centralizada pelo que todos os mdulos devem partilhar a


mesma base.
O mdulo de Administrao no sujeito a licenciamento pelo que no aparecer
nenhum ecr a solicitar a sua activao.

2.2 Identificao do Operador


O acesso aos mdulos apenas permitido a operadores registados com a respectiva
permisso de acesso.
Por omisso s existe um utilizador criado com permisso de acesso a este mdulo; tratase do utilizador Administrador com a senha de acesso 12345678.

2011 Mind, S.A.

Manual do Mdulo de Administrao

Log in no mdulo de Administrao

Por motivos de segurana aconselha-se a alterar a senha de acesso do utilizador


Administrador que segue por omisso.

2.2.1 Alterar uma Senha de Acesso


No acesso a qualquer um dos mdulos do sistema pode-se alterar a senha associada a um
determinado utilizador.
Aceda ao mdulo de Administrao (boto Iniciar --> Programas --> Prisma -->
Administrao). Na janela de log in clique no boto Mudar. Na nova janela confirme a
identificao do utilizador

escreva a senha antiga

escreva a nova senha

confirme a

alterao.

Alterar a senha de acesso


A nova senha ter sido assumida.

2011 Mind, S.A.

Manual do Mdulo de Administrao

3 UTILIZADORES
Para aceder gesto de utilizadores, seleccione a opo Utilizadores da janela principal, a
que aberta por omisso quando se entra no mdulo.
A interface de gesto de utilizadores divide-se em seis reas distintas:

Janela de gesto de utilizadores


Passamos a descrever quais as funes de cada uma das reas:
rea de controlos - Opes relativas aos utilizadores
Lista de utilizadores Listagem dos utilizadores registados (nome real e nome de
utilizador para efeitos de log in)
Permisses de acesso Discriminao das permisses de acesso; as que estiverem
seleccionadas esto activas, as que no esto seleccionadas esto inactivas
Boto Configurao - Parametrizar opes especficas por utilizador
Boto Opes Globais - Parametrizar opes que so globais ao sistema
Boto Converses - Efectuar a converso de bases de dados da verso imediatamente
anterior para a verso em causa.

2011 Mind, S.A.

Manual do Mdulo de Administrao

3.1 Permisses de Acesso


A permisso de acesso a mdulos define se um utilizador pode aceder a um determinado
mdulo.
As permisso de acesso a funcionalidades definem se, dentro do respectivo mdulo, um
utilizador pode executar determinadas tarefas.Trata-se de um segundo nvel de permisses.

Se um utilizador no tem permisso de acesso a um mdulo, mesmo que tenha a uma


funcionalidade desse mdulo, no a conseguir executar.
Por omisso, o sistema possui os utilizadores "Pblico" e "Administrador". As permisses
que lhes esto associadas so:
Pblico - Permisso de acesso aos mdulos de pesquisa (PACWEB/PACWIN) e dentro
deles a nenhuma das suas funcionalidades
Administrador - Permisso de acesso a todos os mdulos e funcionalidades
Quando se faz um upda te/upg ra de e esto envolvidas alteraes nas permisses
anteriormente existentes, os utilizadores j existentes, e as respectivas permisses, no so
alteradas.

Por questes de segurana, as permisses desenvolvidas entre verses esto com a


respectiva opo "no activa". necessrio rever, para cada um e todos os utilizadores
do sistema, o seu conjunto de permisses associadas.
O utilizador Pblico tem um comportamento especial uma vez que congrega todos os
utilizadores no credenciados que acedem aos mdulos de pesquisa (local ou via Internet).

O utilizador Pblico, pela sua natureza e implicaes na estrutura do sistema, no pode


ser editado, desactivado e/ou removido .
Em termos de permisses, possvel alterar o acesso s funcionalidades includas no
PACWIN (ver Lista das Permisses).
No mdulo de Estatsticas possvel aceder aos dados gerados por este utilizador nos
mdulos de pesquisa.

2011 Mind, S.A.

10

Manual do Mdulo de Administrao

3.1.1 Lista das Permisses


Lista das permisses de acesso aos mdulos e respectivas funcionalidades:
Pacwin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de pesquisa local
Configurao Permisso para aceder ao menu Configurao. No menu
Configurao possvel escolher os pontos de acesso disponveis e o formato de
visualizao por omisso dos resultados da pesquisa
Seleco Base de Dados Permisso para seleccionar outras bases de dados para
alm das registadas no mdulo de Administrao
Exportar Permisso para exportar os resultados de uma pesquisa/seleco, no
formato ISO 2709
Pesquisa Profissional Permisso para aceder pesquisa profissional do PACWIN
Catwin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de catalogao
Seleco Base de Dados - Permisso para seleccionar outras bases de dados para
alm das registadas no mdulo de Administrao
Reinicializar Base de Dados Permisso para remover todos e cada um dos
registos de uma base de dados de modo a ela ficar com zero registos, de uma s
vez e sem hiptese de desfazer esta opo
Indexar Base de Dados Permisso para indexar uma base de dados
Remover Apagados Permisso para eliminar definitivamente os registos
apagados de uma base de dados
Importar/Exportar Permisso para importar e/ou exportar registos no formato
ISO 2709
Apagar Registo Permisso para apagar logicamente registos.
Activar/Desactivar Estatsticas Permisso para activar ou desactivar a opo de
gerar estatsticas
Validao de Registos Permisso para activar ou desactivar a validao de
registos e consequentemente poder validar e/ou remover a validao de registos
j validados
Usewin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de circulao e emprstimos
Configurao Permisso de acesso s configuraes das regras de emprstimo
Sobreposio s regras - Permisso para o utilizador, no acto de um emprstimo,
se poder sobrepor s regras estabelecidas
Atribuio de penalizaes Permisso para o utilizador poder gerar as

2011 Mind, S.A.

11

Manual do Mdulo de Administrao

penalizaes
Cancelar reservas Permisso para o utilizador poder cancelar reservas
pendentes e/ou disponveis
Datas de emprstimo manuais Permisso para seleccionar outras datas para o
incio, fim e tolerncia de um emprstimo, diferentes das propostas pelas regras
Remover leitores Permisso para remover definitivamente do sistema as fichas
de leitores e o respectivo histrico.
Aquwin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de gesto de aquisies
Gesto de Aquisies Permisso para aceder componente das aquisies
Administrao Permisso para configurar o circuito de aquisio e gerir os
oramentos
Administrao - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de gesto de
utilizadores e bases de dados
Estatsticas - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de gesto das estatsticas
Usewin Permisso para aceder s estatsticas de circulao e emprstimo, bem
como de contar operaes realizadas neste mdulo
Pacwin - Permisso para aceder s estatsticas de pesquisa
Catwin Permisso para aceder s estatsticas de catalogao
Remover Logs Permisso para eliminar o histrico de uma base de dados
Aquwin Permisso para aceder s estatsticas de aquisio
Kardwin - Permisso para aceder s estatsticas de gesto cardex
ConfigMarc - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de configurao dos
formatos UNIMARC a uso. No se recomenda que se utilize esta funcionalidade sem
prvio contacto com o apoio tcnico do sistema uma vez que as alteraes podem ser
perdidas/incompatveis com futuros upda tes e upg ra des da aplicao
ConfigFRD - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de criao e configurao
das folhas de recolha de dados, tanto da componente bibliogrfica como da de
autoridades
Utilitrio de Configurao do Pacwin - Define se um utilizador pode configurar o
PACWIN
Utilitrio de Configurao do Usewin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo
de configurao de qual a base de dados bibliogrfica que dever ser usada para criar a
componente de emprstimos

2011 Mind, S.A.

12

Manual do Mdulo de Administrao

Utilitrio de Configurao do Aquwin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo


de configurao de qual a base de dados bibliogrfica que dever ser usada para criar a
componente de aquisies
Kardwin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de gesto de existncias das
publicaes em srie
Utilitrio de Configurao do Kardwin - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo
de configurao de qual a base de dados bibliogrfica que dever ser usada para criar a
componente de cardex
Difuso de Informao - Define se um utilizador pode aceder ao mdulo de difuso
selectiva da informao

3.2 Criar um Utilizador


Para criar um utilizador clique no boto Adicionar. No ecr Utilizador preencha os dados
solicitados tendo em ateno que todos os campos so de preenchimento obrigatrio.

Ecr de criao/edio de um utilizador


Clique em OK para confirmar ou em Cancelar para no guardar.

O campo Log in unvoco pelo que no ser possvel criar diferentes utilizadores com o
mesmo log in.

Os utilizadores acabados de criar no tm nenhuma permisso activa.

3.2.1 Editar um Utilizador


Para editar um utilizador seleccione-o da lista de utilizadores e clique no boto Editar.
No ecr Utilizador altere os dados que pretender tendo em ateno que todos os campos
so de preenchimento obrigatrio e no possvel existirem dois log ins iguais. No final clique

2011 Mind, S.A.

13

Manual do Mdulo de Administrao

em OK para confirmar ou em Cancelar para no guardar.

3.2.2 Activar/Desactivar um Utilizador


Esta funcionalidade serve para suspender temporariamente o acesso ao sistema por parte
de um utilizador.
Por omisso todos os utilizadores criados esto no estado Activo.
Um utilizador desactivado no consegue aceder aos mdulos para os quais tem
permisses.
Para desactivar um utilizador, seleccione-o da lista de utilizadores e clique no boto
Desactivar. O seu nome passar a aparecer entre asteriscos (*) e o boto Desactivar passa a
apresentar a designao Activar.

Lista com um utilizador desactivado


Para reactivar um utilizador seleccione-o da lista de utilizadores e clique no boto Activar.
As opes que estavam configuradas anteriormente sero retomadas.

No possvel editar utilizadores desactivados.

2011 Mind, S.A.

14

Manual do Mdulo de Administrao

3.2.3 Remover um Utilizador


Esta funcionalidade serve para eliminar definitivamente o acesso ao sistema por parte de
um utilizador.
Para eliminar um utilizador, seleccione-o da lista de utilizadores e clique no boto
Remover. Ser solicitada a confirmao dessa aco.

Janela de confirmao de remoo de um utilizador


O utilizador desaparecer da lista de utilizadores registados.

Esta operao irreversvel.

3.2.4 Associar/Alterar Permisses


Para editar as permisses de um utilizador seleccione-o da lista de utilizadores e, na
janela Mdulos e/ou na janela Funcionalidades, seleccione as permisses que quer validar.
No existe um boto de gravar estas alteraes pelo que seleccionar, ou des-seleccionar,
uma opo automaticamente assumi-la.

Sem permisso de acesso ao mdulo no ser possvel aceder s suas funcionalidades.

3.3 Boto Configurao


Nesta opo possvel configurar, para o utilizador seleccionado na lista de
utilizadores registados, algumas funcionalidades. Em alguns casos, as opes aqui
seleccionadas podem ser alteradas se o utilizador tiver permisses especficas que se
sobrepem.

3.3.1 Pontos de Acesso


Permite configurar, para o utilizador seleccionado, os pontos de acesso disponveis nas
interfaces de pesquisa (PACWEB/PACWIN).
Esta opo relevante quando:

2011 Mind, S.A.

15

Manual do Mdulo de Administrao

Se trata do utilizador Pblico


Se trata de um utilizador que no possui permisses de acesso ao menu Configurao
do mdulo PACWIN
Existem pontos de acesso disponveis que correspondem a campos que no so
preenchidos.
Seleccione o utilizador desejado e clique no boto Configurao

Pontos de Acesso.

Sero apresentadas as duas opes possveis que funcionam de forma equivalente:


Autoridades - Definio dos pontos de acesso disponveis na pesquisa sobre a base de
autoridades
Bibliografia - Definio dos pontos de acesso disponveis na pesquisa sobre a base
bibliogrfica.
De seguida ser aberta uma janela designada por Configurao dos Pontos de Acesso.
Nessa janela ser apresentada a lista de pontos de acesso existentes associados ao tipo de
base de dados seleccionada; seleccionar um ponto de acesso significa que ele estar
disponvel na pesquisa enquanto que no seleccionar significa que o ponto de acesso no
estar presente na pesquisa. Clique em Gravar para confirmar.

Os utilizadores quando so criados possuem todos os pontos de acesso, em ambas os


tipos de bases de dados, seleccionados.

Se o utilizador seleccionado tiver permisso de acesso ao menu Configurao do


PACWIN poder alterar nesse mdulo os pontos de acesso aqui definidos.

3.3.2 Base por Omisso


Permite configurar, para o utilizador seleccionado, a base a abrir por omisso no CATWIN
e no PACWIN.
Esta opo relevante quando:
Se trata do utilizador Pblico
Se trata de um utilizador que s possui permisso de acesso a uma base de dados
Seleccione o utilizador desejado e clique no boto Configurao

2011 Mind, S.A.

Base por Omisso.

16

Manual do Mdulo de Administrao

Seleccionar a base de dados por omisso


No ecr Seleccionar base por omisso indique a base de dados seguindo o caminho da sua
localizao. Clique no boto Open para confirmar ou no boto Cancel para no seleccionar.

Se o acesso base de dados se fizer via rede Windows ento necessrio que o
caminho aqui declarado seja um caminho de rede, do tipo \\<nome do servidor>\...

3.3.3 Visualizao das Existncias


Permite configurar, para o utilizador seleccionado, os campos a visualizar na pesquisa em
termos de dados de exemplar, bem como as designaes que esses campos/colunas devem
apresentar.
Esta opo relevante quando:
Se trata do utilizador Pblico.

No sero visualizadas as colunas dos campos que no possurem informao


registada.
Seleccione o utilizador desejado e clique no boto Configurao

Visualizao das

existncias. Ser aberta uma janela com a designao Visualizao das Existncias. Nessa

2011 Mind, S.A.

17

Manual do Mdulo de Administrao

janela ser apresentada a lista dos campos a listar por coluna, a designao por omisso que
essas colunas apresentam e a ordenao que devem ter.

Janela de configurao dos dados de existncias a visualizar na pesquisa


Seleccionar um campo significa que ele estar visvel na pesquisa enquanto que no
seleccionar significa que o campo no estar visvel na pesquisa, mesmo que preenchido. Os
ttulos que constarem do campo Ttulo da Coluna sero os que sero visualizados. Clique em
Gravar para confirmar.

3.3.4 Opes do Utilizador


Permite configurar, para o utilizador seleccionado, o modo de acessibilidade para
invisuais. Este modo funciona em interligao com um sistema de leitura de ecrs e est
disponvel para o CATWIN e PACWIN.
Seleccione o utilizador desejado e clique no boto Configurao

Opes do Utilizador.

Ser aberta uma janela com a designao Opes do Utilizador. Nessa janela ser apresentada
a opo de Modo de Acessibilidade.

Janela de configurao do modo de acessibilidade

2011 Mind, S.A.

18

Manual do Mdulo de Administrao

Seleccionar a opo significa que ela estar activa. Clique em Gravar para confirmar.

3.4 Boto Opes Globais


Permite configurar, para todo o sistema e para todos os utilizadores, a forma de pesquisa
na interface PACWIN e a interligao a um mdulo extra de criao e gesto de tesauros
(sistema THESAURUS).
A forma de pesquisa permite seleccionar entre as seguintes opes:
Automaticamente assim que o utilizador introduzir texto nas caixas de pesquisa - Isto
significa que conforme o utilizador for escrevendo caracteres nas caixas de pesquisa, no
PACWIN estaro a aparecer os ndices que correspondem a esses caracteres digitados
Explicitamente pelo utilizador - Isto significa que no se acede aos ndices que
correspondem aos caracteres digitados e os resultados da pesquisa s sero
visualizados quando se clicar no boto Pesquisar
Para seleccionar a forma de pesquisa clique no boto Opes Globais. Ser aberto um ecr
com o mesmo nome. Na entrada Pesquisa por termos seleccione uma das opes.

Janela de configurao da forma de pesquisa (via PACWIN) e interligao ao sistema


THESAURUS

Seleccionar uma opo significa que ser essa a opo que estar activa. Clique em OK
para confirmar ou Cancel para no guardar.
Para interligar ao sistema THESAURUS clique no boto Opes Globais. Ser aberto um
ecr com o mesmo nome. Na entrada URL Thesaurus digite o caminho de acesso ao respectivo

W eb service. Clique em OK para confirmar ou Cancel para no guardar.

3.5 Boto Converses


Esta opo disponibiliza as ferramentas para a converso automtica de bases de dados
em verses anteriores e estabelece as condies para essa converso.

2011 Mind, S.A.

19

Manual do Mdulo de Administrao

Nesta verso apenas ser possvel converter automaticamente as seguintes situaes:


Bases de dados da verso PORBASE 5 1.6 ISIS/Access para a verso mindPrisma ISIS/
Access
Bases de dados da verso PORBASE 5 1.6 SQL para a verso mindPrisma SQL

Nesta nova verso as componentes de emprstimo (.use) e de aquisies e


gesto cardex (.aqu) sero consolidadas com a componente de catalogao pelo que bastar
identificar a componente m a ster (.mst) que o sistema se encarregar do resto. Por este
motivo, todas as bases de dados que tiverem nmeros de registo duplicados vero esses
nmeros duplicados serem automaticamente alterados.
Para seleccionar a opo de converso clique no boto Converses

Converso de bases

de dados PORBASE 5 para PRISMA. Ser aberto um ecr com a designao Converter Base de
Dados.

Janela de converso de bases de dados entre verses especficas

Na entrada Base de Dados da parte do ecr Base a Converter identifique a base de dados
na verso imediatamente anterior. Na entrada Base de Dados referente parte do ecr Nova
Base de Dados identifique a localizao e designao da base de dados convertida.
Seguidamente ser aberta uma sequncia de janelas que vo descrevendo a progresso da
converso.

Janela de progresso da converso

2011 Mind, S.A.

20

Manual do Mdulo de Administrao

Se alguma das componentes no estiverem presentes, os respectivos passos associados


sero dispensados.
Se alguma das componentes no estiverem presentes, os respectivos passos associados
sero dispensados.

Dependendo da dimenso da base de dados o processo poder ser muito demorado.

Recomenda-se viva m ente a criao de uma cpia de segurana da base de dados antes
de se executarem estes procedimentos, bem como a leitura do manual de instalao do
sistema mindPrisma.

Na mesma pasta no podem existir diferentes bases de dados com a mesma


designao.

2011 Mind, S.A.

21

Manual do Mdulo de Administrao

4 BASES DE DADOS
Normalmente s um ou dois computadores devero ter o mdulo de Administrao
instalado. No entanto h situaes em que necessrio instalar este mdulo em mais do que
um computador; nesse caso necessrio indicar qual o computador/servidor que ser
responsvel pela gesto das cpias de segurana sob pena de todos os computadores/
nenhum dos computadores as realizarem.

Numa biblioteca de grandes dimenses poder ser o chefe da biblioteca que gere os
utilizadores e as suas permisses enquanto que o departamento informtico gere a
criao de cpias de segurana. Nessa situao haver dois computadores com o
mdulo de Administrao instalado sendo o da informtica o responsvel pelas cpias
de segurana e o do chefe da biblioteca sem responsabilidades nessa rea.
Para aceder gesto de bases de dados, seleccione a opo Bases de Dados da janela
principal.
A interface de gesto de base de dados divide-se em seis reas distintas:

Janela de gesto de bases de dados registadas

2011 Mind, S.A.

22

Manual do Mdulo de Administrao

Passamos a descrever quais as funes de cada uma das reas:


Controlos - Opes relativas s bases de dados
Lista das bases de dados Listagem das bases de dados registadas (nome, dados de
manuteno e se est disponvel ao utilizador Pblico)
O computador que ficou responsvel pela manuteno das bases de dados o: - Define
qual o computador que responsvel pela gesto da manuteno das bases de dados
Base de Utilizadores - Identificao da instncia SQL e o nome da base de utilizadores na
forma SERVIDOR;BASE
Boto Recuperar - dshfhdg
Boto Activar Servio de Manuteno e Sair - dfghjghfhjk

4.1 Registar uma Base de Dados


Para registar uma base de dados clique no boto Adicionar. No ecr Nova Configurao
preencha os dados solicitados.

Janela de registo de uma base de dados


Dados a preencher:
Localizao da base - Seleccionar a base de dados. Este campo de preenchimento
obrigatrio
Indexao e compactao - Executa tarefas de manuteno sobre a base de dados.
Embora no seja obrigatrio recomenda-se que seja seleccionada esta opo
Cpia de segurana - Cria 3 cpias de segurana da base de dados, nas datas e horas

2011 Mind, S.A.

23

Manual do Mdulo de Administrao

definidas e no local indicado. A quarta cpia de segurana ir sobrepor-se cpia mais


antiga e assim sucessivamente. No salvaguarda dados como a pasta das fotografias dos
leitores ou outras pastas criadas pelos utilizadores, tipo pasta das imagens digitalizadas
associadas s descries
Acessvel ao Pblico - Se esta opo estiver seleccionada a base estar disponvel ao
utilizador Pblico.

Clique em Gravar e sair para confirmar ou em Sair sem guardar.


Estes procedimentos so comuns tanto para bases bibliogrficas como para bases de
autoridades.

Se o acesso base de dados se fizer via rede Windows ento necessrio que o
caminho aqui declarado seja um caminho de rede, do tipo \\<nome do servidor>\...

Apenas as bases de dados registadas neste mdulo aparecero directamente listadas


no menu Base de Dados dos mdulos CATWIN e PACWIN; isto se os utilizadores
tiverem permisso de acesso ao dito menu.

4.1.1 Editar uma Base de Dados


Para editar uma base de dados clique no boto Editar. No ecr <nome da base de dados
seguido do local da base de dados> altere os dados. Clique em Gravar e sair para confirmar ou
em Sair sem guardar.
Estes procedimentos so comuns tanto para bases bibliogrficas como para bases de
autoridades.

4.1.2 Desactivar uma Base de Dados


Esta funcionalidade serve para suspender temporariamente o processo de manuteno de
uma base de dados.
Por omisso todas as bases de dados registadas esto no estado Activo.
Para desactivar uma base de dados seleccione-a da lista de bases de dados e clique no
boto Desactivar. Aparecer uma janela a solicitar a confirmao dessa opo.

2011 Mind, S.A.

24

Manual do Mdulo de Administrao

Lista com uma base de dados desactivada


A base de dados passar a exibir na coluna Quando o estado Desactivado e o boto
Desactivar passa a apresentar a designao Activar.
Para reactivar uma base de dados seleccione-a da lista das bases de dados e clique no
boto Activar. As opes que estavam configuradas anteriormente sero retomadas.

No possvel editar bases de dados desactivadas.


Estes procedimentos so comuns tanto para bases bibliogrficas como para bases de
autoridades.

4.1.3 Remover uma Base de Dados


Para remover uma base de dados clique no boto Remover.

2011 Mind, S.A.

25

Manual do Mdulo de Administrao

Janela de pedido de confirmao da remoo de uma base de dados


Clique em Sim para confirmar a remoo ou em No para cancelar a operao.
Estes procedimentos so comuns tanto para bases bibliogrficas como para bases de
autoridades.

A base de dados no eliminada da sua localizao, apenas deixa de estar registada.

4.2 Manuteno das Bases de Dados


As opes de manuteno das bases de dados passam por:
Gerir a criao das cpias de segurana
Recuperar as componentes em Access quando este corrompido (avaliao caso a caso)
Activar o servio de criao das cpias de segurana.

4.2.1 Gerir Tarefas de Manuteno


Para definir qual o computador responsvel pela cpia de segurana entre no respectivo
computador e clique no boto Transferir manuteno para este computador.

Janela de pedido de confirmao da alterao do computador responsvel pela


manuteno
Na entrada de texto no editvel O computador que ficou responsvel pela manuteno
das bases de dados o: passar a aparecer o nome do computador/servidor.

4.2.2 Recuperar uma Base de Dados


Em alguns casos possvel recuperar alguns erros de corrupo do Access (mdulo de
circulao e emprstimos).
Seleccione da lista de bases de dados registadas a base de dados que pretende recuperar
e clique no boto Recuperar. Na janela Recuperao existem duas opes:

2011 Mind, S.A.

26

Manual do Mdulo de Administrao

Reparao da base de dados - Recupera o Access de uma base de dados a uso


Recuperao de cpia de segurana - Repe sobre a base de dados o ltimo backup
guardado

Janela de recuperao de uma base de dados


Clique em Recuperar para confirmar a aco ou em Sair para cancelar a operao.

Esta opo no dever ser usada sem indicao expressa dos servios de apoio tcnico
do sistema.

4.2.3 Activar a Manuteno


Para activar um servio de manuteno, depois de o criar ou editar, dever clicar no boto
Activar Servio de Manuteno e Sair que est disponvel tanto na janela da gesto das bases
de dados como na janela de gesto dos utilizadores. Em seguida aparecer a janela Correr
usando o seguinte utilizador.

Janela para configurar o utilizador de rede


Nesta janela devero ser indicados os dados de um utilizador de rede Windows com
privilgios de administrador da rede. Clique em OK para confirmar ou em Cancelar para sair
sem guardar. Por ltimo verifique se no gestor de tarefas do computador responsvel pela

2011 Mind, S.A.

27

Manual do Mdulo de Administrao

gesto das cpias de segurana a tarefa ficou correctamente agendada.

4.3 Base de Utilizadores


A base de utilizadores a componente que regista os utilizadores do sistema e algumas
das suas caractersticas.

Os pontos de acesso a que os utilizadores podem aceder so guardados nesta


componente.
No canto inferior esquerdo aparece a referncia base de utilizadores que o sistema est
a usar. Esta base s configurada uma vez, aquando da instalao da aplicao, e
centralizada para todos os mdulos e utilizadores que utilizam o sistema mindPrisma. Esta
informao dever ser coincidente com a mesma informao que consta das opes <nome do
mdulo>

2011 Mind, S.A.

menu Ajuda

Sobre <nome do mdulo>.

28

Manual do Mdulo de Administrao

5 MANUAL DO UTILIZADOR
Uma verso do manual, em verso Adobe com a designao ManualAdminPri.pdf,
encontra-se

disponvel

em

<directoria

de

instalao>\Manuais

(C:

\Programas\Mind\Prisma\Admin\Manuais\, por omisso).

2011 Mind, S.A.

29