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CARACTERSTICAS E FUNES
RESUMO:
O artigo aborda as definies de
arquivo e museu e a partir de seus
objetivos, explora as caractersticas
dos arquivos de museu apontadas
pela literatura e traa as duas funes bsicas do arquivo de museu,
que so a de recolher e colecionar
documentos.
ABSTRACT:
The article discusses the definitions of archival and Museum and
from your goals, explores the characteristics of the proposed literature Museum archives and traces
the two basic functions of the Museum, which are to collect and collect documents.
PALAVRAS-CHAVE:
Arquivo de Museu. Coleo. Funo do Arquivo. Arquivo Institucional. Caractersticas do Arquivo.
KEY-WORDS:
Museum Archives. Collection. Archives Function. Institutional Archives. Archives Features.
Introduo
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Com este entendimento, a legislao brasileira chancela que os documentos oriundos da prtica institucional ou de uma empresa, desde que produzidos
no mbito do exerccio de suas funes e atividades, so considerados arquivo,
qualquer que seja a instituio.
J a definio de museu elaborada pelo Estatuto dos Museus, por meio da
Lei 11.904, diz que:
Consideram-se museus, para os efeitos desta Lei, as instituies sem
fins lucrativos que conservam, investigam, comunicam, interpretam e
expem, para fins de preservao, estudo, pesquisa, educao, contemplao e turismo, conjuntos e colees de valor histrico, artstico, cientfico, tcnico ou de qualquer outra natureza cultural, abertas ao pblico,
a servio da sociedade e de seu desenvolvimento (BRASIL, 2009).
II a presena de acervos e exposies colocados a servio da sociedade com o objetivo de propiciar a ampliao do campo de possibilidades de construo identitria, a percepo crtica da realidade, a
produo de conhecimentos e oportunidades de lazer;
III a utilizao do patrimnio cultural como recurso educacional, turstico e de incluso social;
IV a vocao para a comunicao, a exposio, a documentao, a
investigao, a interpretao e a preservao de bens culturais em suas
diversas manifestaes;
V a democratizao do acesso, uso e produo de bens culturais para
a promoo da dignidade da pessoa humana;
VI a constituio de espaos democrticos e diversificados de relao e mediao cultural, sejam eles fsicos ou virtuais.
Sendo assim, so considerados museus, independentemente de sua denominao, as instituies ou processos museolgicos que apresentem
as caractersticas acima indicadas e cumpram as funes museolgicas.
O arquivo o reflexo das atividades e da funcionalidade de uma instituio, pois criado justamente para preservar os documentos que registram as
atividades, servindo de testemunho e de prova das mesmas. Os documentos
no so colecionados, eles so produto da instituio e so utilizados, em um
primeiro momento, pela prpria instituio, que necessita dos registros de sua
trajetria por vrios motivos, inclusive para a tomada de decises, no mbito
administrativo. Em um segundo momento, os documentos passam a assumir um
outro valor, diferente daquele que gerou sua produo, como, por exemplo, o
valor histrico. nesta fase que frequentemente pode ocorrer distores de
procedimentos. O desmembramento de documentos de seu contexto original
por serem considerados importantes para receber destaque fora do arquivo
mais comum do que se possa imaginar.
Camargo enfatiza a descaracterizao dos documentos de arquivo e o
prprio desmembramento do arquivo institucional, retirando alguns documentos do arquivo para compor centros de memria ou de documentao
Independentemente do uso que se faa deles no futuro, os documentos de arquivo continuaro a refletir as atividades de que se originaram
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Os arquivos de museus exercem o papel de arquivo permanente (ou histrico) da instituio, recolhendo os documentos produzidos e acumulados
pelo museu no exerccio de suas atividades.Tambm deve ser da responsabilidade do arquivo a implementao e o gerenciamento de um programa de gesto
de documentos, que regule a produo documental do museu.
Em geral, as instituies museolgicas entendem o arquivo institucional
como responsvel pelos documentos produzidos pelas atividades administrativas ligadas s reas-meio, no contemplando a documentao produzida pelas
atividades das reas finalsticas, como as de exposio ou pesquisa, por exemplo. Como consequncia, documentos dessas atividades permanecem nos setores onde foram criados, ou mesmo podem ser descartados com o tempo. Por
exemplo, a documentao de uma exposio, como projeto, plantas, cartas e
convites, arte grfica, relatrio para os apoiadores, dentre outros, podem nunca
chegar ao arquivo institucional. Essa documentao, oriunda das exposies que
os museus promovem como atividades decorrentes da sua funo social, leva a
questionamentos sobre seu destino. Para Bevilacqua, que levanta a questo para
os arquivos de museus de arte, este:
[...] material que no documento de arquivo (pois no constitudo por registros documentais e processuais de atividades, mas pelo
produto final em si de uma atividade), mas pode aparecer no arquivo
(BEVILACQUA, 2010, p. 158).
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A poltica de aquisio deve regular a entrada de documentos arquivsticos ou colees de documentos, prevendo a rea de interesse, a identificao da
provenincia, as datas ou perodo pertinente, alm da responsabilidade interna
pela guarda e preservao fsica dos mesmos. A poltica um instrumento fundamental para a profissionalizao das atividades, determinando os procedimentos, delimitando aes e traando limites. A poltica de aquisio d respaldo e
transparncia ao processo decisrio.
No caso de museus que adquirem arquivos pessoais, estes podem vir
acompanhados de artefatos e objetos em geral. A aquisio desse material
pertinente e deve estar contemplada na poltica de aquisio. Normalmente, arquivistas no recebem objetos em arquivos e a questo controversa na literatura. Alguns arquivistas consideram que os objetos podem ter sido produzidos
ou adquiridos no mbito do desenvolvimento de uma atividade, institucional ou
pessoal, e que, portanto, podem ser considerados documentos de arquivo. O
importante que, antes da aquisio, o objeto ou artefato deve ser avaliado pela
equipe responsvel pelo acervo museolgico e seguir os mesmos critrios de
anlise utilizados para o acervo museolgico, tais como procedncia, tipologia e
estado de conservao, dentre outros (SILVA, 2012).
A interao entre o trabalho da equipe de museologia e da equipe do
arquivo fundamental para a contextualizao do acervo. Mesmo que objetos
sejam adquiridos pelo arquivo, seu processamento e preservao devem ser
da responsabilidade da equipe de museologia, capacitada para lidar com este
material. Ressalta-se, porm, que a provenincia nunca seja perdida, e esteja registrada nos instrumentos de pesquisa.Tal situao ser possvel pela integrao
entre os trabalhos das equipes e pelo amadurecimento institucional sobre os
aspectos que envolvem a preservao de acervos.
O papel do arquivista do museu
O arquivista que exerce suas atividades em museus tem como funes,
alm das tradicionais de avaliar os documentos institucionais de valor perma-
nente e fornecer diretrizes para o recolhimento de documentos, as de servir como uma fonte de informao sobre a histria do museu. Assim, segundo
Morris (2003), o arquivista acaba por exercer funes de historiador, curador
de colees especiais e gestor de documentos. Para o autor, as funes dos arquivistas de museus seguem sendo: avaliar, arranjar, descrever e tornar acessveis
documentos de valor permanente. Para tal, precisa proteger e acondicionar documentos institucionais, organiz-los de acordo com as normativas arquivsticas,
criar instrumentos para o acesso, fornecer servios de referncia equipe e ao
pblico, bem como conduzir trabalhos de histria oral. O arquivista de museu
busca, ainda, identificar todos os documentos do museu e determinar quais so
correntes e quais iro para o arquivo, e preserv-los para o uso futuro.
O arquivista do museu no deve atuar sozinho, sem o apoio de outros
profissionais. Flecker (1990) lamentou que muitos arquivistas e muselogos
trabalhem na mesma instituio quase que isolados um do outro, tendo sua
prpria literatura profissional, suporte institucional e metodologia, mesmo que
para tocar funes similares. Um dos resultados deste longo tempo de no
relacionamento tem sido que at relativamente recente profissionais de
museus, embora colecionadores vidos por natureza e necessidade, geralmente
no reconhecem a importncia de documentar suas prprias atividades, coletando, mantendo e tornando acessveis os documentos de suas instituies
(MORRIS, 2003, p. 3).
Uma responsabilidade bsica para os arquivistas e muselogos o desenvolvimento e implementao de normas para as prticas profissionais de ambos,
onde so definidos limites, competncias e responsabilidades mtuas. A interao de ambos permitir que um aprenda com o outro (FLECKER, 1990, p. 69).
Arquivo versus Coleo
Uma questo importante de se abordar a diferena entre arquivo e coleo, ou entre fundo e coleo. Museus adquirem seus acervos que comumente
so chamados de colees. E isto tem sido aplicado inclusive para os acervos
arquivsticos. A identificao de um acervo como arquivo ou coleo muitas
vezes equivocada.
O ICOM, em seu cdigo de Deontologia, alerta para a diferena entre
coleo e fundo, o que se torna realmente necessrio, j que muselogos no
costumam lidar com esta questo em seu ofcio:
Para constituir una verdadera coleccin es necesario que el agrupamiento de objetos forme un conjunto relativamente coherente y
significativo. Es importante no confundir coleccin con fondos. Estos
ltimos designan un acervo de documentos de todo tipo reunidos automticamente, creados y/o acumulados y utilizados por una persona
fsica o por una familia en el ejercicio de sus actividades o de sus funciones (Oficina Canadiense de Archivistas, 1992). En el caso de los fondos, contrariamente a una coleccin, no hay seleccin y pocas veces la
intencin de constituir un conjunto coherente.Ya sea material o inmaterial, la coleccin figura en el corazn de las actividades del museo. La
misin de un museo es adquirir, valorizar y preservar sus colecciones
con el fin de contribuir a la salvaguarda del patrimonio natural, cultural
y cientfico (INTERNATIONAL, 2006).
Tessitore tambm alerta para esta questo, quando trata de sua experincia na organizao do arquivo permanente do Museu Paulista. A autora per-
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cebeu que os dois equvocos no que diz respeito a arquivos de museus so: a
confuso da coleo como parte do arquivo e o tratamento do prprio arquivo
como coleo do museu como sendo seu arquivo (TESSITORE apud BEVILACQUA, 2010, p. 161).
Para dirimir tais enganos, precisamos entender o conceito de coleo e
fundo. Na verso espanhola dos Conceitos chave da Museologia, produzido
pelo ICOM, coleo est explicada como:
De manera general, una coleccin se puede definir como un conjunto
de objetos materiales e inmateriales (obras, artefactos, mentefactos,
especimenes, documentos, archivos, testimonios, etc.) que un individuo
o un establecimiento, estatal o privado, se han ocupado de reunir, clasificar, seleccionar y conservar en un contexto de seguridad para comunicarlo, por lo general, a un pblico ms o menos amplio (DESVALLES;
MAIRESSE, 2010).
O ICOM entende que a diferena precisa ser esclarecida, pois as atividades dos arquivos e dos museus se complementam, e preciso que cada um atue
de acordo com seus princpios e normativas, sob pena de no executarem um
trabalho eficiente de recuperao da informao.
Para o Dicionrio Terminologia Arquivstica, coleo a reunio artificial
de documentos que, no mantendo relao orgnica entre si, apresentam alguma caracterstica em comum (CAMARGO; BELLOTTO, 1996). O termo artificial empregado pelo Dicionrio faz o contraponto com o termo orgnico,
caracterstica tpica dos documentos de arquivos.
Para a Sociedade dos Arquivistas Americanos (Society of American Archivists - SAA), coleo um grupo de material com alguma caracterstica que
os une; mas tambm pode ser o acervo de um depsito3, j que em lngua
inglesa comum o uso do termo collections ou holdings, para o conjunto
de documentos de um arquivo.
Para os arquivos, um fundo significa um conjunto de documentos de uma
mesma provenincia, que mantm relao orgnica entre si, j que um documento mais bem compreendido dentro de seu contexto. O desmembramento
de documentos de seu contexto original tambm pode ser um problema para a
descrio e contextualizao.
Os museus trabalham com colees. O que vimos at agora que os
documentos de arquivo no so colecionados, eles so produzidos pela
instituio e existe legislao respaldando as atividades. Mas os museus
colecionam documentos que, muitas vezes, foram retirados de seu con3 O glossrio da SAA, na verso em ingls, est disponvel em Collection ([2006?]).
texto por diversas razes, e foram vendidos ou doados a museus, arquivos e bibliotecas. Assim, eles acabam sendo considerados como peas
isoladas, recebendo tratamento individualizado (SILVA, 2008, p. 65-66).
Os arquivistas de museus devem estar atentos para os documentos adquiridos, examinando seu contexto de produo para identificar se fruto de um
fundo ou de uma coleo.
Consideraes finais
Os museus so instituies vivas onde muitas atividades so planejadas e
executadas anualmente. Tambm esto constantemente produzindo novos programas e atividades. Por consequncias, os arquivos de museus devem acompanhar essa dinmica no seu planejamento.
O programa de gesto de documentos deve ter flexibilidade para abranger novas atividades e programas, de tal forma que no fique nem engessado,
nem ultrapassado. As atividades tpicas de museus, como exposies e atividades educacionais devero estar contempladas no programa de gesto de documentos do museu, de tal forma que os registros sejam recolhidos ao arquivo. A
deciso sobre quais documentos devero ser encaminhados ao arquivo e quais
podero ser eliminados dever ser conjunta com a equipe de muselogos, aps
a definio de critrios para a avaliao.
Os arquivistas e muselogos devem trabalhar em parceria para o planejamento das atividades e a definio dos limites de atuao de cada um. Alm disso, tambm devem definir e criar procedimentos para o tratamento tcnico dos
acervos, bem como os espaos de guarda e as responsabilidades. Esta parceria
proporcionar um melhor desempenho no processamento e na preservao do
acervo sob a guarda do museu.
A reflexo que se pretendeu desenvolver fruto de uma realidade cada
vez mais emergente nos museus brasileiros, da criao de arquivos nas instituies museolgicas, visando ao tratamento dos registros documentais sob
a guarda do museu. H o reconhecimento crescente de que os documentos
com caractersticas arquivsticas devem ser tratados como tal, aproveitando-se
da experincia de ambos os profissionais, arquivistas e muselogos, para que a
informao possa ser tratada e recuperada de forma mais rpida e eficiente. E a
parceria entre o conhecimento do arquivista com o do muselogo parece ser o
caminho mais efetivo para a eficincia.
Referncias
BEVILACQUA, Gabriel Moore. Arquivos em museus: apontamentos a partir da
experincia do Centro de Documentao e Memria da Pinacoteca do Estado
de So Paulo. In: SEMINRIO INTERNACIONAL ARQUIVOS DE MUSEUS E
PESQUISA, 1., So Paulo, 2010. Anais... So Paulo: MAC/USP, 2010. p. 155-166.
BRASIL. Lei 11.904, de 14 jan. 2009. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do
Brasil, Poder Executivo, Braslia, DF, 15 jan. 2009. Seo 1, p. 1. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2009/Lei/L11904.htm>.
Acesso em 06 mar. 2013.
BRASIL. Lei 8. 159, de 8 de janeiro de 1991. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Poder Executivo, Braslia, DF, 09 jan. 1991. Seo 1, p. 455. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.
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