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SERVIO PBLICO FEDERAL

MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DA PARABA
CAMPUS JOO PESSOA
COORDENAO DE ARQUIVO CENTRAL

DIAGNSTICO DO ARQUIVO CARTOGRFICO DO


CAMPUS JOO PESSOA PARA INTERVENES DE
TRTAMENTO TCNICO NO ACERVO

JOO PESSOA- PB
JANEIRO/2014

APRESENTAO

O arquivo da Coordenao de Obras e Engenharia do Campus Joo Pessoa possui


uma significativa massa documental. Neste sentido, seu acervo integra a documentao
produzida ao longo do tempo pelas atividades de engenharia, arquitetura e projetos estruturais
do campus, pois, caracteriza os planos de execuo e construo das obras e reformas.
Neste aspecto, os documentos mais antigos encontrados nesta massa documental
acumulada da respectiva Coordenao correspondem as datas limites entre os anos de 1961 a
atual data. Assim, retribuem ao corte temporal do perodo da Escola Industrial Coriolano de
Medeiros e Escola Tcnica Federal da Paraba. Neste sentindo, exatamente naquele momento
que d inicio a edificao e construo do atual prdio do Campus Joo Pessoa.
Consequentemente este perodo assinalar-se a centralizao administrativa da instituio,
nesta conjuntura, encontramos plantas de engenharia, projetos estruturais hidrulicos,
sanitrios, eltricos e telefnico do atuais campi de Cajazeiras, Joo Pessoa e Sousa e
atualmente com a configurao da descentralizao administra com a criao de uma gesto
sistmica envolvendo Reitoria e campi podemos ainda encontra documento referente a estas
unidades.
Desse modo, o arquivo da Coordenao de Obras e Engenharia demanda de
organizao, identificao do acervo, classificao, tabulao dos dados na primeira fase de
tratamento tcnico, na segunda fase a ps este procedimentos de tratamento documental
segue a perspectiva de uma digitalizao para acesso deste projeto cartogrficos com a
finalidades de preserva seus originais, em terceira fase a projeo de constituio de uma
arquivo especializado com equipamentos de qualidade arquivistica. Logo, a execuo das trs
fases proporcionaram mais eficincia nas buscas informacionais para as tomadas de decises
dos servidores da respectiva Coordenao como tambm servir como fonte de pesquisa para
docentes e dicentes contribuindo assim para gerenciamento informacional na unidade de
arquivo.
Nesta perspectiva, propomos:

DIAGNSTICO
Entre os dias 05 e 19 de Janeiro deste ano foi realizado um diagnstico no Instituto
Federal de Educao, Cincia e Tecnologia da Paraba (IFPB), Campus Joo Pessoa que se
enquadra como pessoa jurdica de Autarquia Federal, localizado na Avenida Primeiro de
Maio, 720, Jaguaribe, Joo Pessoa, Paraba, CEP: 58.015-430. De tal modo, este diagnstico
tem como objetivo a anlise completa do Arquivo da Coordenao de Obras e Engenharia,
com o propsito de identificar as condies atuais do arquivo e propor alternativas de
mudanas, mtodos de interveno e adequao s normas e requisitos arquivsticos mnimos
para a preservao e acesso deste arquivo.
O ARQUIVO
Estas plantas assistes a formidveis fonte de pesquisa para engenheiro e arquitetos
analisarem antes de intervirem em qualquer edificao do campus e tambm convm como
valor probatrio perante a histria e ao judicirio, neste aspecto, particularizam inveno de
obras, especializaes da construo civil, paisagismo e mobilirios que foram construdos no
perodo da dcada 60 ao nossos dias. Porm, ainda haver um levantamento minucioso da
documentao para descobrir lacunas existe em sua organicidade documental na unidade de
arquivamento da coordenao. Sendo assim, consiste a mdio prazo a elaborao de um
projeto aps o levantamento de dados da mensurao acervo, quais tipos de plantas existem, o
que se trata cada uma e qual a sua provenincia. Lamentavelmente, o estado atual do acervo
encontrava-se em um pssimo estado de conservao preventiva contribuindo assim para
acelerao da degradao documental.
Diante do exposto, a Instituio no possui sistemas ou rede de arquivo, Entretanto,
possumos uma Comisso Permanente de Avaliao Documental (CPAD) que responsvel
pela avaliao e eliminao de documento. Neste aspecto, contribuir para somar foras
tcnica no arquivo a Tabela de Temporalidade de Documentos de arquivos (TTD) relativas s
atividades fins das Instituies Federais de Ensino, esta Tabela regida pelo Sistema de
Gesto de documentos de arquivos da Administrao Pblica e Federal (SIGA), alm, da
Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s

atividades-meio da

Administrao Pblica Federal, prontamente, desempenhamos a funo definir os prazos de

guarda durante todo ciclo vital de documentos bem como para identificao do cdigo de
classificao para o descarte ou recolhido para guarda permanente. Portanto, nossa Comisso
Permanente de Avaliao Documental ainda no est sendo executada a eliminao de
documentos pela Instituio.
A localizao do arquivo encontrava-se no complexo do bloco do curso de Design do
campus Joo Pessoa exatamente no fundo da sala de ateli I. O terreno onde fica a construo
do arquivo localiza-se num ambiente seco e livre de risco de Inundao, deslizamentos,
entretanto, este ambiente de arquivo possui abertura na parede que proporciona a proliferao
de agentes biolgicos no interior do arquivo e a aproximao de uma reserva de mata atlntica
que colabora para a infestao de agente biolgicos ( cupins).
A construo do prdio do bloco de desing recente e o ambiente do deposito de
arquivo foi transitrio para armazenagem. Desse modo, a rea total destinada corresponde a
18 m, J a rea destinada armazenagem da documentao no h definies, pois, a
documento encontrava-se espalhada por todo o ambiente.

Foto 1-Entrada do deposito do arquivo


Fonte: Dados do diagnstico janeiro de 2014.
A infraestrutura das condies fsicas internas do arquivo apresenta alguma problemtica
relativa a

preservao e conservao na massa documental. Diante do exposto, o teto

encontra-se impermevel com o fogo de gesso, porm, o deposito no possui iluminao


interna e sua fiao eltrica encontra-se exposta, assim, as paredes do deposito exibe a

tubulao

externa de ar condicionado Split acarretando infiltrao e consequentemente

manchas na parede e no teto, alm da presena da parte aberta da parede com cobogs que
fornece a documentao armazenada a infestao de agentes biolgicos e a poluio atravs
da poeira externa. Desse modo, o piso de concreto achasse em um bom estado de qualidade.
Prontamente, o deposito no possui equipamento de combate a incndio proporcionando um
grande risco no arquivo.

Foto 2- Teto e fiao eltrica


Fonte: Dados da diagnstico janeiro de 2014.

Foto 3- Tubo de climatizador infiltrao teto e parede


Fonte: Dados do diagnstico janeiro de 2014

Foto 4- Deposito com abertura com cobogo na parede


Fonte: Dados do diagnstico janeiro de 2014.

Foto 5- Piso sujo com a incidncia de insetos


Fonte: Dados do diagnstico janeiro de 2014.

As condies ambientais da rea de guarda do deposito no proporciona controle de


temperatura e umidade relativa do ar. Prontamente, h elevados temperaturas e altos ndices
de umidade relativa do acervo, proporcionando a acelerao da deteorizao e a proliferao
de agentes biolgicos. Deste modo, a luminosidade do ambiente pode destacar que acervo
recebe incidncia direta de raios solares na documentao no horrio da tarde atravs da
abertura na parede. Contribuindo para oxidao do papel tornando frgil, quebradio,
amarelecido, escurecido, mudando de cor, alterando a legibilidade dos documentos
cartogrficos. No h programa de preveno e combate contra insetos, roedores e
microrganismos, bem como filtragem de poluentes. Logo, no existe limpeza peridica no
interior da sala.
Diante do exposto, o acervo da Coordenao de Obras e Engenharia no possui
armazenamento em mobilirio adequado, a documentao fica armazenada no piso em caixas
de papelo e em caixas de madeiras confeccionadas. De tal modo, que provocar danos na
integridade dos documentos, uma vez que, plantas cartogrficas armazenadas no cho
colaboram para a incidncia de alta umidade do piso e infiltraes encontrada no ambiente, as
caixas de madeira colaboram para a proliferao de agentes biolgicos e a deteorizao do
suporte. Do mesmo modo, o acondicionamento est inserido em materiais de pouca qualidade
arquivistica, as plantas mais antigas datada dos anos de 60, 70 e 80 esto em caixa de
papelo sem invlucro, as plantas mais recentes dos anos 90 a 2000 esto acondicionado em
cano pvc em mais diversas espessuras. Alm da existncia de clipes e grampos metlicos e
enferrujam a documentao acondicionada.

Foto 6 - Foto armazenagem no piso


Fonte: Dados do diagnstico de 2014.

Foto 7

Armazenamento no piso e caixa de madeira


Fonte: Dados do diagnstico 2014.

Foto 8 Acondicionamento em cano PVC


Fonte: Dados do diagnstico 2014.

Foto 9 Documentos sem acondicionamento


Fonte: Dados do diagnstico 2014.

O Arquivo no possui nenhum recurso tecnolgico para criar sistema de automao


de busca e localizao das unidades documentais do acervo, porm, d inicio com a
administrao do Campus junto com a Coordenao de Obras e Engenharia o processo de
articulao para possibilidade de digitalizar as plantas com a finalidade de uma politica de
acesso e preservao dos originais. No existe atendimento ao usurio e atualmente o as
plantas da Coordenao de Obras est sob responsabilidade da Coordenao de Arquivo
Central para execuo do tratamento tcnico,

levantamento do que consta no arquivo,

classificao, filtragem do dados e futura criao de uma arquivo especializado.

PROPOSTA DE INTERVENES INICIAIS DE TRATAMENTO


TCNICO DOS DOCUMENTOS CARTOGRGICO DO CAMPUS
JOO PESSOA
Os dados coletados atravs do diagnstico do arquivo cartogrfico evidenciaram um
conjunto de aes para serem executados com finalidade de melhorias na unidade de arquivo,
pois, diante da realidade que encontramos a massa documental identificamos a urgncia das
necessidades de melhorias, tanto quanto, relativas estrutura fsica do arquivo, como tambm,
o processamento tcnico para organizao da documentao, gerenciamento das informaes
contidas neste acervo com a finalidade de disseminao e preservao. Nestas perspectivas,
propomos:
Separao dos gneros cartogrfico dos
Separao das plantas dos Campi

campi Cajazeiras, Joo Pessoa, Sousa e


Reitoria.

Higienizao dos documentos

A higienizao de documentos com a retirada


de poeira, material metlico, clipes, grampos
Dar inicio com as plantas que
encontrasse acondicionadas nos tubos

Processo de organizao

PVC e em rolo, pois, estas unidades


de

plantas

contm

um

inter-

relacionamento com o projeto com o

todo;
Identificao dos projetos;
Quantificar o numero de prancha que
possui cada projeto;
Identificar plantas de engenharia
(construo e reforma) e plantas
estruturais

(hidrulicas,

telefnica

eltricas,

instalao

de

equipamento);
Classificao do documento com a
Criao de um nmero de referncia
de busca pelo qual constar na
filtragem da planilha todos os dados

individuais de cada planta;


Criao de uma etiqueta

de

referencia;
Tabular os dados na planilha;
Mensurao da quantidade de plantas.
Ser utilizada a planilha do access pelo qual
Criao da planilha

ter o armazenamento no dropbox constando


os seguintes itens de filtragem Construtora,
proprietrio,

local,

projeto,

CREA,

construo, desenho, data, bloco, escala,


prancha, rea e desenho.

Ao imediata ser a Confeco de 2


caixa de madeira com 2 metros de
cumprimento, 70 cm de largura, 1
Armazenamento

metro de altura com divises interna


linear e com 10 cm de p;
Ao a mdio prazo ser a elaborao
de um plano aps a mensurao dos
suportes fsicos

para aquisio e

adaptao de um espao fsico,

aquisio de estantes que contenha


qualidade

arquivstica

para

armazenamento

Aquisio de material de consumo


para acondicionamento das plantas
Acondicionamento

mais antigas;
Os suportes que esto acondicionado
nos tubos PCV permaneceram at a
especificao do seu suporte e os que
esto solto tambm continuaram at
que

seja

adquirido

invlucros

especficos.
Instalao de extintores no arquivo perto das
Preveno contra incndio

proximidades de sada.

Propor iniciativas para controle ambiental,


atravs de equipamentos que monitorem a
temperatura e a umidade relativo, como
Temperatura e umidade relativa

termohigrometro,

Umidificador

permanncia do ar condicionado ligado na


temperatura pr-estabelecida pelas diretrizes
do CONARQ.

QUADRO 1: plano de ao para a proposta do arquivo cartogrfico primeira fase


FONTE: Dados do diagnstico janeiro de 2014.

REFERNCIAS
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