Ing.

CIP Enrique Eloy Chumacero Guzmn presenta:

Curso de formacin de

Microsoft Office

Excel 2007
Ponerse rpidamente al da

Contenido del curso

Descripcin general: Introduccin prctica
Leccin: Qu ha cambiado y por qu
Leccin 2: Empezar a trabajar en Excel
Leccin 3: Un nuevo formato de archivo

Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas

propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de
prueba.
Ponerse rpidamente al da

Descripcin general: Introduccin prctica

Excel 2007 tiene un nuevo aspecto.
Contiene las familiares hojas de clculo a
las que est acostumbrado, pero con
algunos cambios.
Concretamente, el antiguo aspecto de los
mens y comandos situados en la parte
superior de la ventana se ha reemplazado
por la cinta de opciones.
En este curso se explica cmo usar la
cinta de opciones y se describen los
dems cambios de Excel que le ayudarn
a crear mejores hojas de clculo ms
rpidamente.
Ponerse rpidamente al da

Objetivos del curso

Entender el nuevo aspecto de Excel.
Buscar comandos habituales en la cinta de opciones:
Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar
columnas de hoja y Suma.
Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de
Excel.

Ponerse rpidamente al da

Leccin 1
Qu es lo que ha cambiado y por
qu

Qu es lo que ha cambiado y por qu

Efectivamente hay
muchos cambios en
Excel 2007. El ms
evidente est en la
parte superior de la
ventana.
Pero son cambios
para mejor.
Los comandos que necesita ahora estn ms visibles y
accesibles en un centro de control denominado la cinta de
opciones.

Ponerse rpidamente al da

Qu hay en la cinta de opciones?

Las tres partes de la
cinta de opciones son
fichas, grupos y
comandos.

Fichas: las fichas representan las tareas principales que se

realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte
superior de la ventana de Excel.
Grupos: los grupos son conjuntos de comandos
relacionados, mostrados en fichas.
Comandos: un comando es un botn, un men o un
cuadro en el que se especifica informacin.
Ponerse rpidamente al da

Qu hay en la cinta de opciones?

Por dnde se
empieza a trabajar en
la cinta de opciones?
Por el principio.

Los comandos principales de Excel estn agrupados en

la primera ficha, la ficha Inicio .

Ponerse rpidamente al da

Qu hay en la cinta de opciones?

Los grupos aglutinan
todos los comandos
que se necesitan para
realizar una tarea
concreta.

Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen

a la vista y disponibles para su uso; ya no estn ocultos
en mens.
Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte
superior del rea de trabajo.

Ponerse rpidamente al da

Ms comandos pero slo cuando se necesitan

Los comandos de la
cinta de opciones son
los que ms utiliza.

En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento,

en Excel 2007 algunos comandos slo se muestran cuando
se necesitan, en respuesta a la accin que realice.
No debe preocuparse si no ve todos los comandos que
necesita en todo momento. D los primeros pasos y los
comandos necesarios estarn disponibles.

Ponerse rpidamente al da

Ms opciones si las necesita

Algunas veces aparece
una flecha, denominada
Iniciador de cuadros
de dilogo, en la
esquina inferior derecha
de un grupo.
Esta flecha indica que
hay ms opciones
disponibles para el
grupo.
Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogos y ver
un cuadro de dilogo o un panel de tareas. En la imagen se
muestra un ejemplo:
En la ficha Inicio , haga clic en la flecha
en el grupo
Fuente .
El cuadro de dilogo Formato de celdas se abre, con
opciones de superndices y otras opciones relacionadas
con las fuentes.
Ponerse rpidamente al da

Colocar comandos en su propia barra de herramientas

Suele utilizar
comandos que no
estn tan accesibles
como le gustara?
Puede agregarlos
fcilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rpido.
Animacin: haga clic con el botn secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.

Reproduzca la animacin para ver cmo se agrega un

botn a la barra de herramientas y despus se elimina
de all.

Ponerse rpidamente al da

Comandos en la barra de herramientas

Suele utilizar
comandos que no
estn tan accesibles
como le gustara?
Puede agregarlos
fcilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rpido.
La barra de herramientas de acceso rpido est situada
sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera
vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre
estn visibles y a mano.

Ponerse rpidamente al da

Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?

Si utiliza el teclado
ms que el ratn, le
agradar saber que el
diseo de la cinta de
opciones incluye
nuevos mtodos
abreviados.

Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las

versiones anteriores de Excel:
Hay mtodos abreviados para cada uno de los
botones de la cinta de opciones.
Estos mtodos abreviados a menudo requieren menor
combinacin de teclas.
Ponerse rpidamente al da

Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?

Los nuevos mtodos
abreviados tambin
tienen un nuevo
nombre: sugerencias
Presione
de teclas.ALT para
que aparezcan las
sugerencias de teclas.

Por ejemplo, as es como se utilizan las sugerencias de

teclas para centrar texto:
Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de
teclas.
Presione H para seleccionar la ficha Inicio .
Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.
Ponerse rpidamente al da

Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?

Dnde estn los antiguos mtodos abreviados?
Los antiguos mtodos abreviados de teclado que comienzan con
CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que
antes.
Por ejemplo, el mtodo abreviado CTRL+C sigue copiando contenido
en el Portapapeles y el mtodo abreviado CTRL+V sigue pegando el
contenido en el Portapapeles.

Ponerse rpidamente al da

Una vista nueva

La cinta de opciones
no es el nico cambio
de Excel 2007.
La vista Diseo de
pgina tambin es
nueva.

Si ha trabajado en la vista Diseo de pgina en

Microsoft Office Word, le alegrar ver que Excel ofrece
las mismas ventajas.

Ponerse rpidamente al da

Una vista nueva

Para ver la nueva
vista, haga clic en
Vista Diseo de
pgina en la barra de
herramientas
Vista
.

Esto es lo que ver en la hoja de clculo:

Ttulos de columna.
Ttulos de fila.
Reglas de margen.

Ponerse rpidamente al da

Una vista nueva

En la vista Diseo de
pgina hay mrgenes de
pgina en la parte superior,
los laterales y la parte
inferior de la hoja de
clculo, y un pequeo
espacio de color azul entre
las hojas de clculo.
Las reglas de la parte
superior y de los laterales
sirven para ajustar los
mrgenes.

Otras ventajas de la nueva vista:

No es necesario usar Vista preliminar para detectar
problemas de diseo antes de imprimir.
Ahora es ms fcil agregar encabezados y pies de
pgina.
Puede ver hojas de clculo diferentes en vistas distintas.
Ponerse rpidamente al da

Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla

Todo lo que se ha
descrito hasta ahora
es aplicable si la
pantalla est definida
en una resolucin alta
y la ventana de Excel
est maximizada.
Si no es as, la
apariencia cambia.
Cundo y cmo cambia la apariencia?
En baja resolucin. Si la pantalla est definida en
una resolucin baja, por ejemplo en 800 por 600
pxeles, algunos grupos de la cinta de opciones
mostrarn nicamente el nombre del grupo, no los
comandos del grupo.

Ponerse rpidamente al da

Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla

Todo lo que se ha
descrito hasta ahora
es aplicable si la
pantalla est definida
en una resolucin alta
y la ventana de Excel
est maximizada.
Si no es as, la
apariencia cambia.
Cundo y cmo cambia la apariencia?
Cuando la ventana de Excel no est maximizada.
Algunos grupos slo mostrarn el nombre del grupo.
Con equipos Tablet PC. En estos equipos con
pantallas pequeas, la cinta de opciones se ajusta
para mostrar versiones ms pequeas de las fichas y
grupos.
Ponerse rpidamente al da

Sugerencias para la prctica

1. Escribir texto.
2. Ajustar el ancho de las columnas.
3. Cambiar las vistas de documento.
4. Mostrar u ocultar el espacio en blanco.
5. Agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 1, pregunta 1
Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la
barra de herramientas de acceso rpido. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 1, pregunta 1: Respuesta

Verdadero.

Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de

herramientas de acceso rpido.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 1, pregunta 2
Algunos comandos aparecen slo cuando se necesitan. (Elija
una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 1, pregunta 2: Respuesta

Verdadero.

Despus de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los
comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un grfico o un
encabezado y pie de pgina, y aparecern ms comandos.

Ponerse rpidamente al da

Leccin 2
Empezar a trabajar en Excel

Empezar a trabajar en Excel

En la primera leccin
se ofreci una
introduccin al nuevo
aspecto de Excel
2007.
Ahora ha llegado el
momento de ponerse
a trabajar.
Suponga que dispone de media hora antes de la
siguiente reunin para realizar algunas revisiones en
una hoja de clculo que ha creado en una versin
anterior de Excel.
Podr hacer las tareas bsicas necesarias en Excel
2007 en slo 30 minutos? En esta leccin le
mostraremos cmo hacerlo.
Ponerse rpidamente al da

Abrir el archivo
Primero lo ms
importante. Desea
abrir un libro existente
creado en una versin
anterior de Excel.

Siga este procedimiento:

Haga clic en el botn de Microsoft Office

Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee.

Tenga en cuenta que tambin puede hacer clic en
Opciones de Excel, en la parte inferior del men, para
definir las opciones del programa.
Ponerse rpidamente al da

Insertar una columna

Ahora desea agregar
una columna a la hoja
de clculo para
identificar clases de
productos.
Desea incluirla entre
dos columnas de
datos que ya existen.
Animacin: haga clic con el botn secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.

Reproduzca la animacin para ver cmo se inserta una

columna en la hoja de clculo.

Ponerse rpidamente al da

Insertar una columna

Ahora desea agregar
una columna a la hoja de
clculo para identificar
clases de productos.
La columna debe
colocarse entre dos
columnas de datos
existentes, Cantidad y
Proveedor.
La hoja de clculo contiene filas de productos que se
han pedido a varios proveedores y desea agregar la
nueva columna para identificar los distintos productos,
como lcteos, cereales, fruta, etc.

Ponerse rpidamente al da

Insertar una columna

Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna
Cantidad y la columna Proveedor :
1. Haga clic en la columna Proveedor . A continuacin, en la ficha
Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de
Insertar.
2. En el men que aparece, haga clic en Insertar columnas de
hoja. Se insertar una nueva columna en blanco donde podr
escribir los datos nuevos.
3. Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los
datos, en el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En
la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de
columna.

Ponerse rpidamente al da

Modificar y dar formato a los datos

Las operaciones para
aplicar formato y
modificar los datos se
realizan con los
comandos de los
grupos incluidos en la
ficha Inicio .

Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si

estn en negrita.
Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a
continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo
Fuente , haga clic en Negrita.

Ponerse rpidamente al da

Modificar y dar formato a los datos

Con los ttulos an
seleccionados, decide
cambiar su color y su
tamao, para que
resalten todava ms.

En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de

fuente. Ver muchos ms colores que antes entre los
que elegir.
Si desea ver cmo quedar el ttulo con otros colores,
seleccione un color y espere unos segundos.

Ponerse rpidamente al da

Modificar y dar formato a los datos

Tambin puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones
de formato y edicin.

Para aumentar el tamao de fuente, haga clic en Aumentar

tamao de fuente .
Con los ttulos an seleccionados, decide centrarlos en las celdas.
En el grupo Alineacin , haga clic en Centrar .
Por ltimo, descubre que necesita especificar un pedido adicional
para Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre
del producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en
Copiar . A continuacin, haga clic en la ltima fila y, de nuevo,
en el grupo Portapapeles , haga clic en Pegar .

Ponerse rpidamente al da

Escribir una frmula

Antes de entregar el
informe, desea sumar
las cifras de la
columna Cantidad.
Es muy fcil. Haga clic
en el botn Suma
.

Coloque el cursor en la ltima celda de la columna

Cantidad y, a continuacin, haga clic en el botn Suma
en la ficha Inicio (est en el grupo Edicin ).
Presione ENTRAR para ver el resultado de la frmula.

Ponerse rpidamente al da

Agregar encabezados y pies de pgina

Como retoque final,
decide agregar
encabezados y pies
de pgina a la hoja de
clculo.
Esto permitir
clarificar el asunto de
los datos.
Esto es lo que tiene que hacer:
1. Cambie a la vista Diseo de pgina. Puede hacer clic
en la ficha Ver y, a continuacin, en Vista Diseo de
pgina en el grupo Vistas de libro . O puede hacer
clic en el botn central de la barra de herramientas
Vista
situada en la parte inferior de la
ventana.
Ponerse rpidamente al da

Agregar encabezados y pies de pgina

Como retoque final,
decide agregar
encabezados y pies
de pgina a la hoja de
clculo.
Esto permitir
clarificar el asunto de
los datos.
Esto es lo que tiene que hacer:
2. Haga clic en el rea situada en la parte superior de la
pgina donde se indica Haga clic para agregar
encabezado.
3. Cuando lo haga, aparecern las herramientas de
encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo en la
parte superior de la cinta de opciones.
Ponerse rpidamente al da

Imprimir
Es hora de imprimir el
informe.
En la vista Diseo de
pgina, puede realizar
los ajustes y ver los
cambios en la pantalla
antes de imprimir.

As es como se utiliza la vista Diseo de pgina:

1. Haga clic en la ficha Diseo de pgina .
2. En el grupo Configurar pgina , haga clic en
Orientacin y, despus, seleccione Vertical u
Horizontal. En la vista Diseo de pgina, ver el cambio
en la orientacin y cmo quedan los datos de ambas
formas.
Ponerse rpidamente al da

Imprimir
Es hora de imprimir el
informe.
En la vista Diseo de
pgina, puede realizar
los ajustes y ver los
cambios en la pantalla
antes de imprimir.

As es como se utiliza la vista Diseo de pgina:

3. An en el grupo Configurar pgina , haga clic en
Tamao para seleccionar el tamao de papel. Ver
los resultados de las opciones seleccionadas
conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se
imprimir).
Ponerse rpidamente al da

La ventana Nuevo libro

La ventana Nuevo
libro es el lugar
perfecto para empezar
a trabajar en Excel.

Cuando haga clic en el botn de Microsoft Office

luego en Nuevo, se abrir la ventana Nuevo libro.

En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un

nuevo libro en blanco o una plantilla.

Ponerse rpidamente al da

Sugerencias para la prctica

1. Insertar una columna.
2. Usar Autosuma.
3. Agregar un encabezado y un pie de pgina.
4. Dar los ltimos retoques.
5. Examinar las opciones de impresin.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 2, pregunta 1
Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos
del grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.
2. Falso.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 2, pregunta 1: Respuesta

Verdadero.

A continuacin, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en

Insertar columnas de hoja.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 2, pregunta 2
Dnde est el botn en el que se hace clic para buscar
comandos que abren y cierran los archivos? (Elija una
respuesta).
1. En la primera ficha.
2. En la esquina superior izquierda de la ventana.
3. Bajo la cinta de opciones.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 2, pregunta 2: Respuesta

En la esquina superior izquierda de la ventana.

Haga clic en el botn de Microsoft Office redondo grande situado en

la esquina superior izquierda.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 2, pregunta 3
En la vista Diseo de pgina, desea agregar un encabezado a
la hoja de clculo, pero no ve los comandos que necesita.
Para ver los comandos, debe hacer clic en el rea en la que
se indica Haga clic para agregar encabezado. (Elija una
respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 2, pregunta 3: Respuesta

Verdadero.

Cuando lo haga, aparecern las herramientas de encabezado y pie

de pgina y la ficha Diseo en la cinta de opciones. Contienen todos
los comandos para trabajar con encabezados y pies de pgina.

Ponerse rpidamente al da

Leccin 3
Un nuevo formato de archivo

Un nuevo formato de archivo

Excel tiene un nuevo
formato de archivo.
Pero puede seguir
abriendo y
modificando libros
antiguos, y compartir
archivos con personas
que no tienen Excel
2007.
El nuevo formato de archivo proporciona mayor
seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que
resulten daados, reduce el tamao de archivo y
ofrece nuevas caractersticas.

Ponerse rpidamente al da

Trabajar con archivos de versiones anteriores

En Excel 2007, puede
abrir archivos creados
en Excel 95 hasta
Excel 2003.

Pero y si usted es la primera persona de su oficina que

tiene Excel 2007? Y si necesita compartir los archivos
con departamentos que an no tienen Excel 2007?
Que no cunda el pnico. Podr compartir todos los
libros con estas personas.

Ponerse rpidamente al da

Trabajar con archivos de versiones anteriores

As es como se hace:
Los archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo contrario.
Excel guardar los archivos antiguos en sus formatos originales a
menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se cre
en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar en el formato de 2003 de
forma predeterminada.
Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como antiguo.
Cuando guarde un archivo en el formato de una versin anterior, un
comprobador de compatibilidad le indicar si alguna de las
caractersticas de la versin 2007 no son compatibles con la versin
anterior.

Ponerse rpidamente al da

Trabajar con archivos de versiones anteriores

As es como se hace:
Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo
formato.
Slo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx).
Esa copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel
2007.
Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor.
Los compaeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrn
abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.

Ponerse rpidamente al da

Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.

stas son sus principales ventajas:

Nuevas caractersticas
Archivos ms seguros
Menor riesgo de que los archivos resulten daados

Ponerse rpidamente al da

Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.

stas son sus principales ventajas:

Menor tamao de archivo
Datos ms tiles

Ponerse rpidamente al da

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podr
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.

Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni cdigo de
VBA.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
haya macros o cdigo de VBA.
Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.
Ponerse rpidamente al da

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podr
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.
Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente
grande.

Ponerse rpidamente al da

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podr
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.

Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el
libro con alguien que trabaja en una versin anterior de Excel.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite
compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 3, pregunta 1
Si guarda un archivo creado en una versin anterior de Excel
como un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar
todas las nuevas caractersticas de Excel. (Elija una
respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 3, pregunta 1: Respuesta

Verdadero.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 3, pregunta 2
Por qu se ha cambiado el formato de archivo de Excel 2007
a XML? (Elija una respuesta).

1. Permite agregar nuevas caractersticas a Excel.

2. Los archivos son ms seguros.
3. Hay menor riesgo de que los archivos resulten daados.
4. El tamao de archivo es menor.
5. Todas las anteriores.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 3, pregunta 2: Respuesta

Todas las anteriores.

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Prueba 3, pregunta 3
Alguien le enva un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en
Excel 2007. Cuando termina de trabajar con l en 2007, el
archivo se guardar automticamente como Excel 2007, a
menos que cambie la opcin. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.

Ponerse rpidamente al da

Prueba 3, pregunta 3: Respuesta

Falso.

Si lo cre en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar con formato 2003

salvo que especifique lo contrario.

Ponerse rpidamente al da

MUCHAS GRACIAS!