CHRISTIAN ALONSO DE LA MORA MUOZ

ING. DE SOFTWARE
Estndar IEEE Std 1063-2001, para documentacin de usuarios
Muchos de nosotros nos encontramos en el rea de la documentacin de sistemas
(al menos fue mi caso) por coincidencia. La primera vez que uno tiene un
acercamiento con el rea tiene una nocin de los documentos que deben ser parte
de un desarrollo o producto de software, pero sin embargo desconoce qu partes o
secciones debe contener esos documentos.
El estndar IEEE std 1063-2001 brinda ese marco de referencia para establecer qu
partes deben conformar cualquier documento que deba ser utilizado por un usuario
del sistema o programa en cuestin.
Este estndar solo se aplica a la documentacin de usuario, para la documentacin
de carcter tcnico se utilizan otras recomendaciones de las cuales hablaremos en
su momento. A grandes rasgos la recomendacin del IEEE establece las siguientes
partes para un documento que usarn los usuarios. Estas partes son:
1.- Identificacin de los datos (paquete, ttulo)
2.- Tabla de contenidos, en documentos con ms de 8 pginas
3.- Lista de ilustraciones (optativo)
4.- Introduccin
5.- Informacin para el uso de la documentacin
6.- Conceptos de las operaciones
7.- Procedimientos
8.- Informacin sobre los comandos de software
9.- Mensajes de error y resolucin de problemas
10.- Glosario
11.- Referencias
12.- Caractersticas de navegacin
13.- ndice o ndex
14.- Herramientas de bsqueda (en documentos electrnicos)
Estos son los componentes mnimos que debe incluir cualquier documento que use
el usuario de software.
Formas de capacitacion para el usuario
La capacitacin ser regularmente en horario de trabajo, esto se tiene que ver
como inversin y no gasto, ya que un par de horas utilizadas para capacitar al
personal puede y debe evitar una cantidad enorme de atascos en el desarrollo de
trabajo del usuario utilizando el nuevo sistema, por ende de afecta el rendimiento
de la empresa por falta de conocimiento y adaptacin al nuevo sistema.
Se debe definir el tipo de capacitacin que se debe realizar, que se ajuste segn el
tipo de personas que van a manipular el sistema, elaborando siempre un material
que puede incluir ciertos escenarios como ejercicios. Se debe planificar quienes van
a capacitar y a quienes van a capacitar, muchas veces es mejor separar en grupos
por departamentos, por ejemplo el departamento de desarrolladores, no
necesitaran la misma atencin para adaptarse al sistema a diferencia del
departamento de recursos humanos, ponerlos juntos o aburriran a un grupo o

decepcionaran a otro por no sentirse o no percibir con la misma facilidad las

explicaciones.
Es importante utilizar palabras tcnicas con las personas que conocen los trminos
y bajar a palabras sencillas y con analogas para personas que no tienen los
conceptos tcnicos de sistemas.
Se debe tomar en cuenta para capacitar tanto a los usuarios que vayan a
interactuar en el sistema directamente como los que indirectamente se vean
afectados para que comprendan el proceso que lleva al registrar, dar servicio
tcnico, recibir, clasificar y/o escalar una incidencia.

Ventajas y desventajas de los Instructores

Analistas: Conocen al personal de la organizacin, conocen el sistema, son
factores a favor para que ellos realicen la capacitacin, en cambio su falta de
tiempo por la saturacin en el proceso de implantacin del sistema o falta de
didctica para ensear pueden ser unos factores en contra.
Instructores Externos: Por su amplia experiencia en la rama de capacitar es un
gran apoyo, tienen mejor didctica ya que estn orientados a relaciones humanas,
en contra es que necesitan el tiempo para conocer el funcionamiento del sistema y
entender tambin el funcionamiento interno de la empresa. Y esto puede afectar en
que no sean suficientemente significativas las enseanzas para los usuarios.
Instructores internos: Estn a tiempo completo dedicados, se encuentran
familiarizados con el personal y entienden el funcionamiento y objetivos de
mercado de la empresa, puede desarrollar materiales especficos, las desventajas
de los instructores internos es que si bien poseen experiencia en otras reas, quiz
no sea as para los sistemas de informacin y, en consecuencia, pueden carecer de
la profundidad que los usuarios requieren.
Usuarios Piloto: Ya que uno o dos usuarios fueron, usuarios pilotos para las
pruebas antes de poner en marcha el sistema tuvieron adiestramiento directo de los
desarrolladores y/o analistas siendo estos usuarios piloto representantes de
diferentes reas funcionales que utilizaran el nuevo sistema, ellos a su vez pueden
capacitar a sus usuarios-compaeros.

Aspectos Necesarios a Tomar en cuenta

CAPACITACIN DE OPERADORES DEL SISTEMA

Conocer el equipo
Desperfectos ms comunes y como solucionarlos.
CAPACITACIN DE LOS USUARIOS
Identificacin de los problemas.
Mantenimiento de los sistemas.
MTODOS DE CAPACITACIN
Capacitacin por el proveedor.
Capacitacin de Expertos Internos.
Estrategias de implementacion
Existen varias formas para implanter mejoras administrativas, y cada una responde
al problema que se trate o al grado de complejidad del Sistema a implantar. Los
mtodos mas usados son:
a) El mtodo instantneo.
b) El proyecto piloto.
c) La implantacin en paralelo.

d) El mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas.

Mtodo instantneo: Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y
no involucra un gran volumen de operaciones o un nuevo excesivo de unidades
administrativas, el mtodo de implantacin instantneo es la mas aconsejable y el
mas aceptado en la practica.
Metodo del proyecto piloto: Consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en
solo una parte del total de la organizacin, con la finalidad de medir eficacia. Debe
entenderse que esto solo es posible cuando existe una relativa semejanza en las
condiciones que imperan en la organizacin como un todo.
Impantacion en paralelo: Cuando se trata de la implantacin de proyectos con
procesos complejos, es recomendable este mtodo. Consiste en la operacin
simultanea, por un periodo determinado, tanto del sistema tradicional como del que
se va a implantar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves
problemas, al tiempo que permite que el nuevo sistema este funcionando
normalmente antes de que se suspenda la operacin del anterior.