UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Acta de Constitucin del Proyecto

Nombre del
proyecto:
Preparado por:
Fecha:
Gerente de
proyecto:

Anlisis y diseo del sistema web de registro y reservas

de la ptica Zamora
BARDALES PERALTA, ALEXIS C.
21/08/10
DIEGO ESTRAVER ALVARADO
La empresa ptica Zamora es una ptica cajamarquina
comprometida a la prevencin y correccin de los diferentes
defectos refractivos de la vista. La empresa esa desea
implementar un sistema web que permita:
Backend (Interfaz del Sistema Interno)
Los cliente podrn a travs del sistema web realizar reservas de
citas previas con el oftalmlogo, dando como alcance, su
nombre, documento de identidad (DNI), si lo requiriera, fecha y
hora de la cita y preferencia esttica para sus anteojo o lentes de
contacto a travs de un catalogo.
Los clientes podrn obtener informacin sobre prevencin y
cuidado con respecto a deficiencias visuales.
La empresa podr publicitar productos referentes al giro de
negocio, entre ellos, monturas, anteojos de sol, lentes de
contacto, caractersticas particulares de los cristales, etc.
Frontend (Interfaz del Sistema Externo)

Resumen:

La empresa podr realizar registro de clientes pudiendo registrar

su nombre completo, citas con el oftalmlogo y el resultado del
examen por cada ojo y deficiencia social.
Los usuarios podrn realizar reportes de los clientes registrados,
citas realizadas y por realizar.
El cliente:
a.Realizar citas previas con el oftalmlogo
b.Previa eleccin de anteojos y caractersticas del catalogo.
c.Obtener informacin de prevencin y cuidado de la vista.
El usuario:
a. Registrar nuevos clientes, citas y resultados de exmenes
de vista.
b. Actualizar catalogo de producto y stock.
c. Realizar consultas de clientes frecuentes, citas, stock
d. Realizar reportes estadstico exportados en formato de
hojas de clculo Excel (clientes, stock de productos, etc).

Situacin
actual:

La ptica, en la actualidad lleva un control modesto de los

servicios que esta ofrece, el registro de los clientes se hace a
travs de hojas de clculo en Excel adems de resultado de los
exmenes oftalmolgicos.

BARDALES PERALTA, Alexis C.

GRACIANO OCAS, Nicanor

ESTRAVER ALVARADO, Diego

PESANTES ZEGARRA, Alan A.

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Los productos, al igual que los cliente, son registrados en las hojas
de clculo de Excel indicando su stock.
Solo se realizan reportes de la venta de los productos, para
actualizar el stock, y realizar peticiones al proveedor.

Propsito /
Necesidad de
negocio:

Descripcin del
producto y
entregables:

El proyecto se orienta a resolver las deficiencias encontradas en

los procesos de reservacin y registro de citas, registro de cliente,
registro de resultados de exmenes oftalmolgicos y preferencia
de la adquisicin de sus anteojos
Poder difundir a travs de internet los servicios ofrecidos por el
giro del negocio, automatizando algunos procesos que
normalmente son internos, dando la oportunidad al cliente de
anticipar sus actividades.
El producto a entregar ser un sistema web que podr concentrar
las necesidades del cliente as como para las necesidades de
negocio de la ptica. El software ser capaz de generar registro de
clientes, consultas ,registro de citas(agenda)tambin vera la parte
de publicidad, el cliente reservara una cita previa con el
oftalmlogo y contara con informacin relacionada con la ptica.
El costo estimado del proyecto ser de $ 2300 dlares americanos
o 6509 nuevos soles, teniendo como tasa de cambio (2.83) a la
fecha actual 25/08/2010.
La gestin del proyecto tendr una duracin de un mes a partir de
la fecha en que se firmar en contrato.
La ejecucin del proyecto tendr una duracin de 06 meses con
una holgura de 10 das hbiles para el cierre del proyecto
El aplicativo se entregar en 05 das hbiles despus de la fecha
del cierre del proyecto, dando oportunidad al equipo de organizar
los documentos a entregar.
Los principales entregables del Proyecto.
Gestin del Proyecto (segn prcticas especificadas en PMBOK
cuarta edicin)

Acta de Constitucin aprobada

WBS (Work Breakdown Structure/ Estructura desplegable

de Trabajo)

Cronograma de Proyecto.

Presupuesto.

Control de avance e informe quincenal.

Cierre del Proyecto

Entregables durante Ejecucin de Proyecto

Anlisis
definicin del problema
estudio de la situacin actual
requisitos a considerar

BARDALES PERALTA, Alexis C.

GRACIANO OCAS, Nicanor

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Supuestos,
restricciones:

Gestin de
proyectos:

estudio de factibilidad
Diseo lgico
anlisis funcional
definicin de datos y procesos
modelizacin
Diseo fsico
creacin de ficheros y tablas
elaboracin de programas
Implementacin y control
Formacin del usuario
implantacin del sistema
explotacin del sistema
Mantenimiento

Disponer siempre de internet

La alta direccin est comprometida con el xito del proyecto

ofreciendo informacin relevante para su desarrollo.

Renuencia al cambio por parte del personal

Riesgos:

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Realizar cambios en los requerimientos de la ptica en

cualquier etapa del proyecto tendr un impacto tanto en el
costo,como en el tiempo de entrega ampliando la fecha de
entrega del software.
Introduccin de hackers alterando la informacin de registros
Aseguramiento de un host de confianza.
Cancelacin intempestiva de contrato.
Corte del servicio de internet
Suspensin del proyecto a causas de desastres naturales y
similares.

Para la realizacin del proyecto se tomar en cuenta algunas de

las buenas practicas especificadas en los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge)cuarta edicin

Acta de constitucin del proyecto

Plan para la direccin de proyectos
Recopilar los requisitos.
Definir el alcance
Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
Desarrollar el cronograma.
Estimar los costos.
Determinar el presupuesto.
Realizar el control de calidad.

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GRACIANO OCAS, Nicanor

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Informa el desempeo.
Planificar la gestin de riesgos.
Realizar anlisis cuantitativos de riesgos
Planificar las adquisiciones
Efectuar las adquisidores.
Administrar las adquisiciones.
Los recursos necesarios para el inicio y culmino del proyecto son
los siguientes:

Documentacin general requerida de la ptica

Un analista

Un programador orientado a desarrollo web y manejo de

BD

Un diseador grafico con experiencia en corel draw

Una computadora Pentium IV 2gb memoria ram, 80 min

disco duro

Alojamiento de la web(host) con una capacidad de 500 mb

Recursos:

Enfoque:

El proyecto seguir un enfoque basado en procesos, pues se

tomarn en cuenta todos los procesos que se encuentran
relacionados con el anlisis y diseo del sistema web de registro y
ventas de la optica, de forma que se pueda planificar, verificar y
actuar en el momento oportuno y prevenir incidencias
disminuyendo riesgos que pudieran ocurrir, asignando
responsables de los procesos para un mejor control y mejora
continua.

Comunicacin
y estrategia de
reportes:

La comunicacin entre todos los integrantes y colaboradores del

proyecto, debe ser fluida y a un nivel horizontal, de forma tal que
permita una transmisin de informacin ms rpida y oportuna. En
los casos que lo amerite, se realizar una comunicacin formal
(cartas, solicitudes, memorandos, etc.) entre los integrantes; en
los otros casos, se utilizar una comunicacin verbal e informal.

Criterios de
aceptacin:

Para que el Promotor del Proyecto acepte los entregables, todos

ellos deben cumplir con los estndares y funcin asignados y para
lo cual fueron generados. Todos los entregables deben haber
pasado por una supervisin previa o periodo de prueba de acuerdo
al caso, para asegurar que no existan problemas posteriores;
todos los entregables deben cumplir las normas legales, de
trabajo, etc. de acuerdo al caso.

Gestin de
cambios:

El aplicativo debe de cumplir con estndares previamente

documentados ISO 9000,
El tiempo de respuesta de las consultas, registros,
reportes,etc variara de acuerdo a la velocidad de internet con
la que se cuente.
El aplicativo se entregar dentro de los 05 das hbiles
despus del cierre del proyecto.

Para realizar cualquier cambio en la gestin del proyecto, es

necesaria la previa verificacin de todas las posibles incidencias

BARDALES PERALTA, Alexis C.

GRACIANO OCAS, Nicanor

ESTRAVER ALVARADO, Diego

PESANTES ZEGARRA, Alan A.

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que el cambio originara, que se verifique la factibilidad del

cambio y que se entreguen posibles alternativas a la situacin a
cambiar, para despus ser aprobada por el gerente de proyecto y
el promotor de proyecto.

Otros:

Aprobacin

El promotor del proyecto debe Contar con informacin detallada y

explicita del producto que se desea realizar de manera tal que al
culmino no se presente cambios a nivel del software
Gerente de proyecto:

BARDALES PERALTA, Alexis C.

GRACIANO OCAS, Nicanor

Promotor del proyecto:

ESTRAVER ALVARADO, Diego

PESANTES ZEGARRA, Alan A.