Catalogacion y Codificacion

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA
CURSO:
LOGSTICA EMPRESARIAL
PROFESOR
BENITO ZRATE OTAROLA
INTEGRANTES
OMAR AQUINO AQUINO

MILAGROS CALAPUJA QUISPE
MICHAEL LOAYZA BALDOCEDA
LUIS ALEJANDRO MEDRANO MALAVER
RAUL DANIEL RIVERO ARANDA
GESENIA VASQUEZ VICUA
CARLOS VICENTE CUADROS
ERICK GARCA HERRERA
2015 II
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS
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CONTENIDO
1. CAPTULO I................................................................................................ 3
1.
CATALOGACIN DE MATERIALES...........................................................3
1.1.
CONCEPTO:..................................................................................... 3
1.2.
DEFINICIN:.................................................................................... 4
1.3.
VENTAJAS:....................................................................................... 4
1.5.
PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:..........................9
1.6.
FINALIDAD DE LA CATALOGACIN:...............................................12
1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA

CATALOGACIN:..................................................................................... 12
1.8.
RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIN:.....................13
1.9.
IMPORTANCIA DE UN CATLOGO EN LA ACTUALIDAD:..................13
2. CAPTULO II............................................................................................. 13
2.
CODIFICACIN DE MATERIALES...........................................................13
2.1.
CONCEPTO:................................................................................... 14
2.2.
SISTEMAS DE CODIFICACIN:.......................................................14
2.3.
CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:................14
2.4.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:..............................15
2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CDIGO DE

MATERIALES:.......................................................................................... 15
2.6.
CODIFICACIN DE UBICACIONES:.................................................18
2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIN. CDIGOS DE BARRAS Y SISTEMAS

RFID/EPC................................................................................................ 19
CONCLUSIONES
ANEXO
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CAPTULO I
1. CATALOGACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de catalogacin, sin antes conocer el
significado de catalogar; se conoce como catalogar al
proceso, actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto
segn normas de ordenacin.
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1.1. CONCEPTO:
Consiste en asignar a cada material un nico nombre de
manera que sea imposible la existencia de diferentes
denominaciones para un mismo producto o elemento. En el
proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos
tcnicos de dimensin, calidad, estructura, etc., que definen
las caractersticas de los materiales considerados y se
realiza la normalizacin de dichos, o sea se establece un
estndar que define cada uno de ellos. Para catalogar se
clasifican
todas
las
existencias
similares
identificadas
plenamente, de esta manera agrupando por caractersticas

comunes u homogneas, permitiendo clasificar en clases y
subclases. Como todo proceso, la catalogacin consume
recursos; por lo tanto, estos deben
ser cuidadosamente
utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una

organizacin
compra,
repetitivamente,
como
sino
aquello
materias
que
primas,
se
compra
repuestos
materiales de oficina, entre otros; aquello que se compra

una sola vez como terrenos, edificios o maquinarias
grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran
activos fijos.La catalogacin es sumamente importante en
las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a las
empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los
futuros cambios en la organizacin y en el entorno; se dice
que sin catalogacin no hay organizacin logstica.
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1.2. DEFINICIN:
Proceso y/o actividad del rea de logstica que consiste en la
descripcin, catalogacin, nominacin y numeracin de cada
artculo con el fin de ser identificado mediante un solo
nombre, un solo nmero y una sola descripcin. La
catalogacin es la base de la identificacin de los artculos y
facilita de mejor manera su adquisicin. Con la catalogacin
se pretende en s, crear un lenguaje nico que facilite todo
el control administrativo de los materiales y/o productos.
1.3. VENTAJAS:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un
catlogo de materiales, obtiene una serie de ventajas en
relacin con los inventarios y su administracin, entre las
cuales se citan a continuacin las ms importantes:
Prevenir
la
materiales
emisin
de
innecesarios
rdenes
de
compra
de
sobre todo cuando estos
existan en el almacn con otras denominaciones, lo

que evitara el consiguiente gasto financiero que ello
representa.
Optimizar el uso del espacio fsico en el almacn, El
tener el mismo material con varios nombres obliga a
almacenarlos separados de unos de otros, impidiendo
su consolidacin y aumentando los esfuerzos para el
control de stocks.
Reducir la inversin en inventarios, si en promedio un
material tiene dos nombres entonces el sistema
logstico se multiplicara por dos; del mismo modo, el
listado de inventarios y, con ello, la necesidad de
capital de trabajo para mantener este nivel de
inventarios.
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Captar las relaciones de intercambialidad que existen
entre
los
materiales,
evitando
as
compras
innecesarias de material, ya que pueden existir en el

almacn otros que pueden cumplir la misma funcin.
Mejorar los ciclos de rotacin en los almacenes,
evitando obsolescencias, materiales sin uso o sin
movimiento. Ello ser posible al tener los materiales
plenamente identificados.
Agilizar la gestin de
compras
mediante
el
establecimiento de estndares y normas para los

materiales. El no tener estandarizado los materiales
obliga a definir sus especificaciones cada vez que se
realiza la compra de estos.
Enfocar al personal del rea de compras y almacenes
en una variedad menor de inventarios, aumento as su
eficiencia.
Hacer posible
artculos.
Crear un
la
identificacin
lenguaje
nico
en
control
el
de
los
mbito
de
abastecimiento.
Facilitar la adquisicin y controlarla.
Facilita la gestin y administracin de los almacenes.
Simplificar los inventarios, reduciendo el nmero de
artculos y su variedad.
Obtener un mejor resultado
resultado
en
la
administracin de los inventarios por la reduccin de la

influencia del costo de posesin (costo mantenimiento
de inventarios)
Hay que tener en cuenta
que todas
las
ventajas
que
proporciona una buena catalogacin de materiales inciden

sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus
resultados, lo cual hace que se le considere como muy
necesario.
1.4. ETAPAS DE LA CATALOGACIN:
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Para que la catalogacin represente un beneficio para la
empresa, se recomienda su realizacin a travs de las
siguientes
cuatro
etapas,
las
cuales
se
describen
continuacin:
1.4.1 Normalizacin: Consiste en la seleccin de aquellas
caractersticas fisicoqumicas, tales como tamao, peso,
densidad, textura, entre otras; que van a regir las
compras y la gestin de los mismos en el interior de la
empresa., y que se adapten a esta; para constituir con
ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben
ceirse
las
existencias
de
los
almacenes
las
adquisiciones que se hagan, as como todas las

personas que requieren y soliciten materiales en la
empresa. Se define a norma como el modelo que se ha
establecido y con el cual, cualquier objeto puede ser
comprado, el objetivo o finalidad de la norma es
proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir
variaciones innecesarias en las especificaciones de los
materiales necesarios para el funcionamiento de la
empresa. Por ejemplo, en la gestin de un almacn se
pueden
normalizar
los
pallets
(estructuras
de
transporte) utilizados para el acomodo de los productos.

Entre las caractersticas a normalizar pueden estar sus
dimensiones externas, su resistencia y el tipo de
madera utilizado para su fabricacin, de manera que
cada vez que se solicite la compra de pallets no se
deban
redefinir
sus
caractersticas.La
tarea
de
normalizar o establecer estndares requiere del uso de

recursos de la organizacin, del personal de compras,
de los almacenes, de los usuarios de los productos e
inclusive
del
apoyo
de
los
proveedores
en
el
establecimiento de la norma o estndar. Por ello se

recomienda realizar la estandarizacin de aquellos
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materiales que representen el mayor gasto en compras
o de compra repetitiva. No es necesario establecer
normas
para
todos
los
materiales.Consiste
en
establecer la descripcin o denominacin del artculo

que se va a utilizar en la empresa, permitiendo precisar
las caractersticas particulares de cada artculo, en
relacin con las generales, de manera de estar seguro
de su naturaleza especfica y de sus diferencias con
otros artculos del mismo grupo. Muchas veces una
mala
identificacin
de
un
material
ocasiona
la
existencia de distinto nombres para el mismo artculo.

La identificacin debe concluir con la elaboracin de la
ficha de identificacin de los materiales. En esta ficha
se registra la informacin relacionada con el producto.
Los
elementos
que
conforman
una
ficha
de
identificacin son los siguientes:
Descripcin del material.

Descripcin corta o abreviada.
Cdigo del producto.
Unidad de despacho.
Productos intercambiables.
Cdigo de la norma tcnica,rige el material, si es que la
tuviera.
Dimensiones del material.
Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
Embalajes y formas de almacenamiento.
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1.4.2. Clasificacin:
Consiste
en
la
agrupacin
de
las
existencias en base a sus caractersticas comunes, uso,

naturaleza u origen. Los diferentes grupos que ya estn
clasificados deben contener artculos lo suficientemente
distintos
para
evitar
que
un
artculo
pueda
ser
considerado en ms de dos grupos diferentes, evitando

as la multiplicidad de denominaciones para un mismo
artculo. La agrupacin que se haga puede fraccionarse
en clases, subclases y secciones segn la variedad que
pueda presentarse en cada agrupacin que se haya
efectuado; el nmero de grupos definidos, as como las
divisiones dentro de un mismo grupo depender de la
variedad de artculos que se tenga en la empresa.
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1.4.3. Codificacin: Llamada tambin simbolizacin, es la
etapa final de la catalogacin de artculos y consiste en
la asignacin de un cdigo formado por nmeros o
letras o un smbolo que identificara al producto,
distinguindolo
por
las
caractersticas
que
le
pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar

esfuerzo, mental, tiempo y gastos; e evitando errores y
equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboracin de un cdigo
permite un mayor nmero de combinaciones posibles
que los nmeros. En cada espacio o posicin del cdigo
se
pueden
utilizar
hasta
26
letras
distintas,
en
comparacin de los 10 nmeros posibles, pero debido a

que los equipos de cmputo manejan los cdigos
numricos con mayor facilidad, el uso de los nmeros
es ms frecuente que el de las letras. Entre los tipos de
cdigo ms usados estn:
Cdigos
estructurados:
Son
aquellos
cdigos
formados por letras o nmeros, agrupados por

familias o clases segn la etapa de clasificacin.
Cada grupo de dgitos tiene un significado con
respecto a su posicin en el cdigo; por ejemplo:

El cdigo 13-139-6328 las dos primeras posiciones
(13) suelen representar la familias de artculos, las
siguientes tres (139) a una clase dentro de la familia
13 y las ltimas cuatro posiciones (6328) al
producto. El nmero de elementos o posiciones en
un cdigo estructurado debe estar planificado de
manera
tal
que
se
pueda
incorporar
futuros
cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos
formados, sean estos familias y/o clases.

Cdigos Secuenciales: Son cdigos
utilizados
en
las
facturas,
guas
de
relativos
remisin,
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formularios, etc. Este tipo de cdigo facilita el
conteo del total de documentos emitidos y por tanto
su control.
1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:

1.5.1. Determinacin de las normas
Se
considerara
el
establecimiento
de
normas
estndares, como necesidad primordial en la confeccin

del catlogo, a fin de unificar los criterios de los usuarios y
lograr reducciones apreciables en los stocks en a base a la
simplificacin de las existencias (catalogacin). Esto es
muy importante, en razn del criterio personal de cada
usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la
mayora
de
los
casos
marcas,
caractersticas,
dimensiones, etc., que considera indispensables para el

funcionamiento
de
su
dependencia
por
lo
tanto
negndose a cambiarlas. En estos casos, mediante el

dialogo con los usuarios, el encargado o jefe de la
catalogacin hacia la normalizacin debe convencer de
las ventajas que con ella obtiene la empresa.
1.5.2 Identificacin de cada material
Establecido las normas y seleccionado el personal que
debe realizar la catalogacin, se iniciara la identificacin
de los artculos en stock, teniendo presente que debe
comenzarse por lo ms fcil, dejando los artculos difciles
de identificar para lo ltimo. En esta forma se van
obteniendo avances en la catalogacin, que permite
apreciar
resultados
rpidamente.Preparacin
de
la
clasificacin a efectuar. Al efectuar la clasificacin de

materiales, se han seleccionado prcticamente de 2 a 4
dgitos del cdigo que se quiere utilizar, segn abarque
dicha clasificacin solo clases o tambin subclases,
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quedando nicamente lo relacionado con la identificacin
del articulo y el nmero de dgitos necesarios para
completar el cdigo. Para establecer cuantos dgitos la
identificaran plenamente el artculo, hay que analizar la
mxima cantidad de artculos que corresponden a una
seccin dentro de las existencias de almacn y determinar
entonces
cuantos
elementos
se
emplearan
para
completar el cdigo, teniendo presente, en estos casos,

que
la
mxima
flexibilidad
posible
para
un
buen
mantenimiento del catlogo se obtiene con 4 elementos,

ya que es improbable que dentro de una seccin puedan
existir ms de diez mil artculos diferentes.
1.5.3. Ordenamiento
El ordenamiento de los artculos, dentro de cada seccin
del catlogo, puede hacerse con 3 formas:

Orden Alfabtico.
Orden Numrico o por Dimensiones.
Segn el Catalogo del Productor.
Y al emitir las instrucciones, se deber establecer que
ordenamiento se empleara en cada clase de materiales y
muchas veces en cada subclase. Para ello deber
considerar lo siguiente:
1) El orden alfabtico es conveniente utilizarlo con
artculos que carecen de caractersticas dimensionales
y en los que la descripcin prima sobre cualquier otra
caracterstica para su identificacin.
A fin de dar flexibilidad al mantenimiento del catlogo
con este tipo de ordenamiento, es muy conveniente
considerar en el cdigo el equivalente numrico de las
letras con que se inicia la descripcin, de acuerdo a la
tabla de equivalencias, que se muestra en el ANEXO I
de esta monografa.
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2) El orden numrico o por dimensiones, se utiliza
generalmente
con
aquellos
artculos
cuya
caracterstica principal en su dimensin, lo cual

permite diferenciarlo de otros artculos similares. Es
necesario tener en cuenta la existencia de artculos
que tienen una sola dimensin, otros que tienen dos,
tres, cuatro o ms dimensiones y en consecuencia
establecer tablas de equivalencia similares a las que
se muestran en el ANEXO I de esta monografa y elegir
una
de
las
dimensiones
que
primara
en
el
ordenamiento para todos los artculos.

3) El ordenamiento segn el catlogo del productor, se
emplea en las clases correspondientes a maquinarias
y equipos, sus repuestos, accesorios y consiste en
ordenar las secciones de acuerdo a como el producto
de dicho material ha ordenado su catlogo. En esta
forma se facilita la codificacin y el mantenimiento del
catlogo de la empresa, sin utilizar el cdigo del
productor, salvo que sea factible hacerlo, lo cual se
determinara mediante el anlisis correspondiente.
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1.5.4 Distribucin de los materiales:
Otro aspecto que normalmente se encontrara en la
empresa, es lo concerniente a materiales que se piden
para
entrega
directa
al
solicitante.
Es
conveniente
establecer una clase para materiales que se denominaran

Material solicitado para entrega directa al solicitante, sin
detencin ni stock en el almacn y cuyas secciones
correspondan a las dependencias que forman la empresa.
1.5.5. Eleccin de un sistema de catalogacin:
La preocupacin principal para la dependencia de logstica
es que disponga de una biblioteca de catlogos de
productores de equipos, maquinaria y materiales en uso,
con la finalidad de que el personal que realice la
identificacin tenga elementos de consulta para llevarla a
cabo.
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1.5.6. Asignacin de cdigos:
Se recomienda que la codificacin de artculos nuevos se
efectu
sobre
(especificacin
la
de
requisicin
los
por
materiales
materiales
necesitados
comprarse), enviada al Departamento de Compras a

iniciar la adquisicin de estos materiales. En esta forma se
evita utilizar clasificaciones provisionales, porque a la
llegada de los artculos nuevos, ya estos disponen de su
respectivo cdigo. Sin embargo, siempre es conveniente
disponer de una clase para Clasificacin provisional, en
razn de que nunca faltan compran urgentes que eluden
el tramite o procedimiento de compras. Procesamiento de
los materiales identificados.
Una vez realizada la asignacin a cada artculo, se
recomienda que al finalizar cada mes se revise, a fin de
trasladar a su clasificacin definitiva.
1.6. FINALIDAD DE LA CATALOGACIN:
Establecer una pauta o esquema general que facilite la
clasificacin de materiales, en la empresa.
1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA

CATALOGACIN:
Se analizaran los diferentes tipos de materiales y equipos
que tenga la entidad seleccionndose aquellas clases de la
clasificacin general de materiales (C.G.M) que puedan
utilizarse.
Para los materiales o equipos, tpicos o propios de la
empresa
se
emplearan
las
40
ltimas
clases
que
normalmente estarn disponibles. (ANEXO II)

Al preparar el Manual de Catalogacin, con las instrucciones
que deben tener en cuenta los que confeccionen el catlogo
de la empresa, hay que indicar:
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1)
2)
3)
4)
Finalidad del Manual.

Objetivos.
Instrucciones para catalogar materiales.
Clasificacin de Materiales, estableciendo las clases a
utilizar y si es posible sub-clases.

El personal que lleve a cabo la catalogacin no debe ser
muy numeroso, para evitar en lo posible que la variedad de
criterios puedan entorpecer y alargar la confeccin del
catlogo.
Un clsico error es asignar cdigos a los materiales y tener
listados de los materiales codificados y creer que es
disponer de un catlogo.
1.8. RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIN:

Una vez efectuado se pueden observar los resultados a
travs del ahorro de costos, debido a que se simplifica los
grupos de materiales, para evitar gastos innecesarios de
materiales ya existentes, pero quizs con otro nombre o
misma funcin.
1.9. IMPORTANCIA DE UN CATLOGO EN LA ACTUALIDAD:

Se puede apreciar imgenes en los ANEXOS III Y IV, en los
que respecta a lo que se hace hoy en las organizaciones.
Depuracin, estructuracin o Administracin o mejora?
CAPTULO II
2.
CODIFICACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de codificacin, sin antes conocer el
significado de codificar; se conoce como codificar al proceso,
actividad de representar cada artculo por medio de un cdigo
que contienen las informaciones necesarias y suficientes por
medio de nmeros y letras.
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2.1. CONCEPTO:
Debido a la gran variedad de productos con los que se

trabaja en empresas, es fundamental tener una codificacin
apropiada para la mercadera que se maneja, esto permite
obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de
compra, almacenamiento y control de stocks (Ferrin, 2003).
Para un sistema de control de almacenes, una codificacin
completamente
numeral
correlativa
es
la
ms
recomendable, sobre todo para efectos de su bsqueda en

el catlogo y su ubicacin en los archivos del sistema.
2.2. SISTEMAS DE CODIFICACIN:
Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:

a) Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un
conjunto de letras, cada uno de las cuales identifica
determinadas caractersticas y especificacin. Este limita
el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn
por la cuales es un sistema poco utilizado.
b) Sistema Alfanumrico: Es una combinacin de letras y
nmeros, que abarca un mayor nmero de artculos. Las
letras representan la clase de material y su grupo en esta
clase, mientras que los nmeros representan el cdigo
indicador del artculo, por ejemplo: CGR 785
c) Sistema Numrico: Es el ms utilizado en las empresas
por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado
nmero de artculos que abarca.
Se puede apreciar una tabla de un sistema de codificacin
bsico, en el ANEXO V
2.3. CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:
Segn Sols (2005), un sistema de codificacin debe cumplir

ciertas caractersticas, para que se garantice su trabajo de
manera eficiente, estas son:
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Uniforme: La apariencia debe ser la misma en todos los
casos.
Conciso: Esto se refiere a reducir el cdigo al menor de
nmero de dgitos posibles.
Estructurado: Los dgitos del cdigo deben poseer un
cierto significado para el usuario, de manera que, as sea
un poco ms fcil de recordarlo o relacionarlos.
nico: Cada producto debe tener un cdigo nico y
viceversa, estos es muy importante ya que de no
cumplirse, las consecuencias podran ser muy graves y
generara desorden en el almacn.
Universal: Los cdigos deben poder ser aplicables a la
totalidad de productos que se encuentran en el almacn.
Permanente: Los cdigos asignados, a cada producto, no
deben de ser cambiados, en ningn momento, mientras
est
vigente
el
sistema
utilizado
por
el
almacn.
Amigable: Esto se refiere a que se puedan usar y recordar

fcilmente.
2.4. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:
Permite acelerar las operaciones en caja disminuyendo la
posibilidad de error.
Permite extraer rpidamente el precio correspondiente a
cada artculo desde una base de datos.

Los comerciantes y distribuidores
cuentan
con
la
posibilidad de introducir un sistema de gestin de stocks

para controlar, producto a producto, el movimiento de sus
mercaderas, facilitando la preparacin de los pedidos sin
fallas.
2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CDIGO DE

MATERIALES:
Uno de los aspectos que es necesario insistir es en el

significado del cdigo, cuando se han dado las instrucciones
para que el personal haga la catalogacin. Por ello es
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conveniente adoptar una forma de presentacin de dicho
significado, que facilite la comprensin por parte del personal
de la empresa.
Una manera de hacerlo sera la siguiente:
a) Qu es un cdigo de materiales?
Un cdigo de materiales dentro de la empresa es el
requisito indispensable para que el personal que requiere
retirar el artculo del almacn, pueda hacerlo sin tropiezos
y con la seguridad de que le van a entregar lo que l
desea. Pedirlo por su descripcin y caractersticas sera
demasiado engorroso y causara prdida de tiempo y es
por ello que cada artculo recibe un cdigo, compuesto
generalmente por nmeros.
Dichos nmeros se fijan de acuerdo con determinada
clave, que por su estructura haga posible determinar en el
acto a qu clase de material corresponde, dentro de la
clase a que sub-clase; que ordenamiento se ha seguido y
en muchos casos algunas de sus caractersticas.
El conocimiento de la construccin de la clave para
asignar los cdigos nos es ningn secreto destinado a un
reducido grupo de personas, sino que debe ser ominado
por todos aquellos que tengan que utilizar materiales.
Esto permite que los nmeros que forman el cdigo no
sean grupos de cifras sin vida, sino elementos que
permiten
conocer
la
razn
de
su
existencia
su
significado.
b) Elementos que forman el cdigo
El cdigo de materiales se compone de 9 cifras que se
agrupa en el siguiente orden:
Por qu cifras y porque agrupados en esa forma?

1. Los nmeros de cdigo se componen todos de 9 dgitos,
para facilitar la contabilizacin mecanizada. Adems se
simplifica con ello, considerablemente, la confeccin y
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manipulacin de los documento relacionados con los
materiales.
2. La manera como se agrupan estos nueros hace posible
determinar a primera vista de que material se trata, con
bastante exactitud en lo relacionado a su naturaleza y
uso.
Tambin
puede
establecerse
como
se
han
agrupado los artculos en cada sub-clase.

c) Significado de los grupos
1. Este primer grupo formado por dos dgitos representa la

Clase de Material a la cual pertenece el artculo
codificado.
Se utilizan dos dgitos a fin de dar al catlogo suficiente
flexibilidad para el mantenimiento futuro, dando la
posibilidad de disponer de cien clases de diferentes
materiales:
2. Este grupo formado tambin por dos dgitos, significa la

sub-clase que dentro de la clase contiene el artculo
codificado.
Como en el caso 1 al asignar dos dgitos a la sub-clase,
se est posibilitando el disponer de cien sub-clases
dentro de cada clase, facilitando as el mantenimiento
futuro del catlogo.
3. Este grupo compuesto de un solo digito significa el

ordenamiento que tienen los artculos dentro de cada
sub-clase, pudiendo ser este alfabtico, numrico o de
acuerdo al catlogo del productor.
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4. El cuarto grupo se compone de cuatro dgitos y es el

nmero del artculo, que se fija segn las caractersticas
propias que este tenga o presente.
Puede utilizarse tablas de equivalencias
dimensiones,
caractersticas
de
de
colores,
las
orden
correlativo, caractersticas propias, del artculo, etc., lo

que facilita la identificacin plena del artculo por el
personal que usa o maneja el material.
2.6. CODIFICACIN DE UBICACIONES:
Segn Sols (2005), de la misma manera que los productos son

codificados en un moderno sistema de almacenes tambin se
debe codificar las ubicaciones. En estos casos si se recomienda
usar cdigos alfanumricos, los cuales sirven para identificar la
zona (rea) a la cual pertenecen, luego les siguen las filas en
las que se encuentran la columna dentro de esa fila y el nivel o
altura al que esta la ubicacin, como se puede ilustrar en la
siguiente figura.
Debido que, por lo general se trabaja con productos muy

distintos entre s, no es conveniente asignar a los productos
ubicaciones de manera aleatoria sin seguir algunas normas
bsicas previas para un buen almacenaje. Al respecto, Clamo
(2004) hace mencin de los siguientes aspectos a tener en
cuenta:
Valor del Producto: Cuando se trabaja con productos de gran
valor. Por ejemplo aretes, pulseras de oro, o elementos muy
pequeos y de gran costo, cuya prdida podra volverse
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significativa para el almacn de la empresa, en este caso se
requiere ubicaciones altas, uso de montacargas para acceder a
la mercadera.
Demanda: Si se est trabajando con un producto de gran
demanda, lo ms recomendable es que se ubique una buena
parte del stock disponible en los niveles ms bajos y accesibles
del almacn, para evitar perder tiempo buscndolo.
Configuracin: Cada almacn est dividido por reas, las
cuales han sido sealadas pensando en los riesgos que origina
mantener cerca un producto de otro. El uno ubicar un producto
en el rea sealada, para el mismo, no solo podra ocasionar
un desorden, sino podra daarlo y en lo peor de los casos a
los que estn cerca de l.
2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIN. CDIGOS DE BARRAS Y

SISTEMAS RFID/EPC
Los sistemas de codificacin tienen por objetivo asignar un

cdigo, ya sea formado por letras, nmeros, barras u otros
caracteres, para identificar inequvocamente un producto. De
entre las distintas alternativas de codificacin vamos a revisar
los sistemas basados en barras, debido a su uso extendido, y
los sistemas basados en radio frecuencia (RFID/EPC), debido a
las grandes ventajas que proporcionara su utilizacin masiva.
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CONCLUSIONES
La catalogacin es sumamente importante en las empresas,
esta debe ser flexible y adaptable a los cambios constantes
de toda organizacin y de su entorno; es difcil concebir a una
empresa competitiva, en el rea logstica, sin el uso de la
catalogacin.
La catalogacin permite la identificacin de los artculos y
facilita su adquisicin. Con la catalogacin se logra crear un
lenguaje nico que facilita el control administrativo de los
materiales y/o productos.
La catalogacin represente un beneficio para la empresa, su
realizacin se debe implementar a travs de las siguientes
cuatro etapas: normalizacin, identificacin, clasificacin y
codificacin
(simbolizacin),
cdigos
estructurados
secuenciales.
Una vez efectuado la catalogacin se pueden observar los
resultados
en
la
reduccin
de
costos,
debido
la
simplificacin de los grupos de materiales, evitando gastos

innecesarios de materiales ya existentes.
El proceso de codificacin de un artculo por medio de un
cdigo, que contienen la informacin necesaria del artculo,
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es importante porque permite obtener ventajas en lo que se
refiere a las gestiones de compra, almacenamiento y control
de stocks.
Un
sistema
de
codificacin
debe
cumplir
ciertas
caractersticas, para que se garantice su trabajo de manera

eficiente, estas son: uniforme, conciso, estructurado, nico,
universal, permanente, amigable.
La implantacin de la codificacin permite a las empresas
acelerar las operaciones en caja, calcular de forma rpida el
precio de cada artculo.
La codificacin permite a los
distribuidores introducir un
sistema de gestin de stocks para controlar el movimiento de

sus mercaderas, para que la preparacin de los pedidos sea
ms dinmica.
Los
sistemas
de
codificacin
permite
identificar
inequvocamente un producto. La codificacin de los sistemas

basados en barras y los sistemas basados en radiofrecuencia
(RFID/EPC), proporcionan grandes ventajas en su utilizacin.
ANEXOS
ANEXO 1
TABLA DE EQUIVALENCIAS (Tabla Ejemplo)
Finalidad: Facilitar la codificacin de los artculos ordenados
alfabticamente y dar flexibilidad al catlogo, posibilitando su
mejoramiento.
Letras
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Nmeros
01
02
03
04
05
03
07
08
09
Letras
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
Nmeros
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Letras
S
T
U
V
W
X
Y
Z
Nmeros
19
20
21
22
23
24
25
26
Pgina 24

Empleo: Dentro de cada sub-clase, cuando el ordenamiento es
alfabtico se utilizara esta tabla para codificar los 2 primeros dgitos
del artculo e indicar que la descripcin del artculo comienza por la
letra equivalente al nmero utilizado. Se obtiene as la seguridad de
que no se mezclaran las palabras que designa el o los artculos, ni se
producirn confusiones durante la utilizacin y mantenimiento del
catlogo.
Ordenamiento segn dimensiones (Ejemplo)
Finalidad: Codificar los artculos, representando la dimensin por su
equivalencia.
Dimen Equiv. Dimen Equiv. Dimen Equiv. Dimen Equiv.
s.
s.
s.
s.
1/64
01
17/64
17
33/64
33
49/64
49
1/32
02
9/32
18
17/32
34
25/32
50
3/64
03
19/64
19
35/64
35
51/64
51
1/16
04
5/16
20
9/16
36
13/16
52
5/64
05
21/64
21
37/64
37
53/64
53
Empleo: Dentro de las subclases cuando se ordenan artculos que
tienen una dimensin y esta es menor de una pulgada, se empleara
esta tabla para codificarlos. En esta forma se est reemplazando la
dimensin del artculo por su equivalencia, empleando generalmente
para ello los dos ltimos dgitos del cdigo que se establezca.
ANEXO 2
CLASIFICACIN GENERAL DE MATERIALES (Tabla Ejemplo)
Cdigo
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
20
21
30
Descripcin de la Clase
Material considerado fuera de uso
Material solicitado para entrega directa al solicitante
Material de ferretera en general
Herramienta de Mano y Porttiles Repuestos y Accesorios
Maquinas Herramientas y sus repuestos. Accesorios
Productos bsicos de Metal
Soldaduras, equipos para soldar
Material para Empaquetaduras
Artculos para Trasmisin
Rodamientos, sus repuestos y accesorios
Vehculos automviles repuestos y accesorios
Equipos de transporte y manipulacin de materiales
Medicinas
Pgina 25

31
32
33
34
35
36
37
38
39
Productos Qumicos
Material y equipo fotogrfico, repuestos y accesorios
Material y equipo para oficina
tiles de aseo y limpieza, equipos para limpieza
Material y equipo para envasar y embalar
Alimentos y bebidas
Material para servicio de comedor y cocina, equipos y accesorios
Ropa
Instrumentos de precisin, repuestos y accesorios
ANEXO 3
DEPURACIN
ANEXO 4
Pgina 26

ANEXO 5
SISTEMA BSICO DE CODIFICACIN
ARTCULO
REFERENCIA
CUADERNO 50 HOJAS CUADRICULADO
123
CUADERNO 100 HOJAS CUADRICULADO
125
CUADERNO 50 HOJAS FERROCARRIL
127
PRODUCTO
CLASIFICACIN
CODIFICACIN
CUADERNO
GRUPO
CUADRICULADO
SUBGRUPO
101
50 HOJAS
REFERENCIA
101123
Pgina 27

Catalogacion y Codificacion

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OMAR AQUINO AQUINO

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PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:..........................9

1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA

RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIN:.....................13

IMPORTANCIA DE UN CATLOGO EN LA ACTUALIDAD:..................13

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:................14

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:..............................15

2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CDIGO DE

2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIN. CDIGOS DE BARRAS Y SISTEMAS

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plenamente, de esta manera agrupando por caractersticas

utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una

materiales de oficina, entre otros; aquello que se compra

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sobre todo cuando estos

existan en el almacn con otras denominaciones, lo

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innecesarias de material, ya que pueden existir en el

establecimiento de estndares y normas para los

administracin de los inventarios por la reduccin de la

proporciona una buena catalogacin de materiales inciden

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adquisiciones que se hagan, as como todas las

transporte) utilizados para el acomodo de los productos.

normalizar o establecer estndares requiere del uso de

establecimiento de la norma o estndar. Por ello se

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establecer la descripcin o denominacin del artculo

existencia de distinto nombres para el mismo artculo.

identificacin son los siguientes:

Descripcin del material.

Dimensiones del material.

Conjunto o subconjunto del cual forma parte.

Embalajes y formas de almacenamiento.

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existencias en base a sus caractersticas comunes, uso,

considerado en ms de dos grupos diferentes, evitando

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pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar

comparacin de los 10 nmeros posibles, pero debido a

formados por letras o nmeros, agrupados por

respecto a su posicin en el cdigo; por ejemplo:

cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos

formados, sean estos familias y/o clases.

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1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:

estndares, como necesidad primordial en la confeccin

dimensiones, etc., que considera indispensables para el

negndose a cambiarlas. En estos casos, mediante el

clasificacin a efectuar. Al efectuar la clasificacin de

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completar el cdigo, teniendo presente, en estos casos,