3.

Planeacin de compras
Para un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visin
estratgico de las adquisiciones:
1-Un anlisis de los bienes o servicios "esenciales" de la organizacin.
2-Una estimacin de la demanda proyectada.
3-Una evaluacin de cmo se realizar la adquisicin y desempeo de
proveedores.
La planeacin de las compras ayudar a conseguir los objetivos estratgicos
de la empresa, conseguir precios ms competitivos, menores costos de
inventario y administrativos, efectuar compras oportunas y aumentar la
productividad de la organizacin adems, para guiar, controlar y transparentar
los gastos ,permite la generacin de contratos de suministro en la medida que
se van requiriendo productos o servicios, resolver situaciones de crisis,
disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras urgentes.
La planeacin de compras slo es posible si se dispone de informacin sobre
las necesidades futuras y de los recursos que se tendr disponibles para
enfrentarlas.
Planeacin de compras consiste en:
1. Levantamiento de requerimientos
Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qu se
va a necesitar durante el prximo perodo. Es muy probable que muchos
de sus requerimientos se repitan ao a ao. Por ejemplo, las
necesidades de papel, artculos de escritorio, combustibles, servicios de
limpieza, mantencin de vehculos, etc. se mantendrn relativamente
constantes perodo tras perodo.
2. Programacin de las compras
Con la informacin recogida y sistematizada en la etapa de
levantamiento de requerimientos se deber definir el mecanismo que se
utilizar para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qu modo se comprarn o contratarn los
bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su
provisin en las fechas que se requerirn. Para esto es fundamental
tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de
los procesos de compra y contratacin.
3. Control y seguimiento de la ejecucin del plan
El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su
elaboracin. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y
los gastos mientras se est ejecutando, lo que nos permite tomar

medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con

una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados,
identificando:

Compras realizadas de acuerdo al plan.

Compras no realizadas de acuerdo al plan.

Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor

presupuesto o plazo que lo estimado).

Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que

originan las desviaciones respecto al plan.

Al analizar la informacin que se recoge de este proceso ser necesario

poner atencin en las causas que pueden explicar las desviaciones ocurridas
entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que algunas
de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la
planificacin de las compras, por lo que el seguimiento del Plan permitir.
Implementar mejoras en este proceso que permitirn evitar la ocurrencia de
este tipo de errores en el futuro.
Finalmente, es preciso destacar que la realizacin del seguimiento permitir
detectar a tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecucin del plan, como
atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.

6. Proceso de compras
El proceso de compras sera la secuencia de fases y actividades que
transforman, por medio de los recursos disponibles de la organizacin, una
solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisin del
bien o la prestacin del servicio solicitado por parte del proveedor.
La gestin eficaz del proceso de compras sera aquella capaz de incorporar en
cada fase un valor aadido como las mejores condiciones de calidad y precio,
rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo,
adems por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente
establecido.
Entre las caractersticas del proceso de gestin de compras cabe destacar que:
1. Es un proceso universal. Todas las entidades pblicas de cualquier
mbito territorial (local, regional, estatal o supraestatal) deben satisfacer
sus necesidades internas de bienes y servicios.

2. Es un proceso complejo. En el proceso de gestin de compras participan

casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad. De ah la
necesidad

de

poner

en

marcha

mecanismos

de

organizacin,

coordinacin, anlisis y simplificacin del proceso de compras.

3. Es un proceso dinmico. Las entidades pblicas deben satisfacer
nuevas demandas y expectativas sociales. Para ello y cada vez en ms
casos, se acude a la contratacin de bienes y servicios en el mercado.
El proceso de compras es un rea dinmica debido a que de su
capacidad de adaptacin depende el control del gasto pblico, la calidad
y los plazos de la prestacin de los servicios, los resultados de la
organizacin y, en definitiva, la satisfaccin de las necesidades y las
expectativas de los clientes de la Administracin en cada momento.
Funcin del proceso de compras
El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o
unidad interesada en la provisin de un bien o un servicio. Este departamento
es quin conoce las necesidades y/o las expectativas de los ciudadanos o de la
propia organizacin y quin debe satisfacerlas.
La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento responsable de las
compras. Esta unidad es quin desarrolla una solucin para satisfacer esa
necesidad de un bien o un servicio, busca potenciales proveedores y
contribuye a la seleccin de la mejor oferta.
El proceso de compras concluye con la entrega del bien o el servicio por el
proveedor y la satisfaccin de la necesidad del departamento que inici el
proceso. En lgica correspondencia, la Administracin efecta el pago del
precio convenido al proveedor.