EL GERENTE DE PROYECTOS

RESPONSABILIDADES DEL GERENTE

El gerente de proyectos es el responsable de confirmar que el cliente quede satisfecho
porque el alcance del trabajo se ha realizado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.
PLANEACION
El gerente define con claridad el objetivo del proyecto y se pone de acuerdo con el cliente
para lograrlo. El gerente de proyectos encabeza la creacin de un plan para lograr el objetivo del
proyecto.
ORGANIZACIN
Organizar implica obtener los recursos adecuados para desempear el trabajo. El gerente
debe decidir qu tareas desempear el personal interno y cules sern encomendadas mediante
outsourcing a subcontratistas o consultores, adems el define con claridad el alcance del trabajo y
lo que entregar, y negocia un contrato con cada subcontratista. En el caso de proyectos grandes
que involucran a muchas personas, el gerente puede designar a lderes de paquetes de trabajo o
de grupos de tareas especficas.
CONTROLAR
El gerente instituye un sistema de administracin de la informacin del proyecto diseado
para rastrear el avance real y compararlo con el planeado. Este sistema ayuda al gerente a
distinguir entre estar muy atareado y obtener logros.

HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

El gerente es un ingrediente fundamental para el xito de un proyecto y debe
poseer un conjunto de habilidades y capacidades que inspiren al equipo para alcanzar
el xito y ganarse la confianza del cliente
Habilidades de liderazgo
Liderar significa encabezar a otros para que hagan las cosas. Liderar el proyecto implica
estimular a las personas para que, trabajando en equipo, implementen el plan y logren con xito el
objetivo. El liderazgo requiere que el gerente seale la direccin, pero no que gire instrucciones.
Para liderar un proyecto es necesario involucrar al equipo y atribuirle facultades de decisin, es
decir, otorgarle empowerment.
Para liderar un proyecto es necesario involucrar al equipo y atribuirle facultades de
decisin, es decir, otorgarle empowerment. Los miembros del equipo admitirn la responsabilidad
de planear su trabajo, decidir cmo desempean sus tareas, controlar el avance de su trabajo y
resolver los problemas que podran impedirlo. Para atribuir facultades a las personas de manera
que puedan tomar las decisiones que afectan su trabajo, el gerente debe establecer lineamientos
claros y, en su caso, los lmites necesarios.
Los gerentes de proyectos tienden a ser optimistas y piensan que los obstculos
aparentemente insuperables para realizar el proyecto a veces s pueden superarse. Sin embargo,
si el gerente no equilibra sus grandes expectativas y optimismo con la realidad, el equipo se podra
sentir frustrado. El gerente que es percibido como imprudente o insensato no conseguir la
confianza del equipo ni del cliente.

Los gerentes de proyectos tienen que disfrutar su trabajo y fomentar que los miembros del
equipo adopten esa misma actitud positiva. El equipo debe socializar para despus funcionar de
forma eficaz como equipo de alto desempeo. El gerente puede facilitar este proceso de
socializacin si crea un sentimiento de camaradera entre los integrantes y una tcnica consiste en
organizar reuniones sociales peridicas.
El gerente puede influir en el comportamiento del equipo para que logre el objetivo del
proyecto. El liderazgo requiere que el gerente est sumamente motivado y sea un ejemplo positivo
para el equipo; es decir, que predique con el ejemplo. Todo lo que diga y haga el gerente ser un
ejemplo para el equipo respecto al comportamiento que se espera. El gerente debe adoptar una
actitud positiva; no hacer comentarios negativos, quejarse, decir palabras altisonantes, echar
culpas ni hacer comentarios despectivos, y debe dejar claro que ese comportamiento no ser
aceptado mientras las personas trabajen en el equipo.
El gerente de proyectos lidera provocando que las cosas sucedan!

Capacidad para fomentar el desarrollo de las personas

El gerente efectivo tiene gran inters por capacitar y propiciar el desarrollo de las personas
que trabajan en el proyecto. Aprovecha el proyecto como una oportunidad para agregar valor a la
base de conocimiento de cada persona, de modo que todos los miembros del equipo tengan ms
conocimiento y sean ms competentes cuando termine el proyecto que cuando lo empezaron. Un
gerente de proyectos efectivo piensa que todas las personas son valiosas para la organizacin y
que pueden efectuar mejores aportaciones cuando hay un aprendizaje continuo. Un proyecto
ofrece muchas oportunidades para que las personas amplen su conocimiento tcnico y tambin
para que desarrollen ms sus habilidades de comunicacin, la solucin de problemas, el liderazgo,
la negociacin y la administracin del tiempo.

Habilidades para la comunicacin

Los gerentes de proyectos deben ser buenos comunicadores. Comunicarse de forma
regular con su equipo y tambin con los subcontratistas, cuando los hay, con el cliente y los
directores de su propia organizacin. Una comunicacin efectiva y frecuente es fundamental para
mantener el proyecto en movimiento, identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias para
mejorar el desempeo del proyecto, estar al tanto de la satisfaccin del cliente y evitar las
sorpresas.
Los gerentes de proyectos deben ser buenos comunicadores. Comunicarse de forma
regular con su equipo y tambin con los subcontratistas, cuando los hay, con el cliente y los
directores de su propia organizacin. Una comunicacin efectiva y frecuente es fundamental para
mantener el proyecto en movimiento, identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias para
mejorar el desempeo del proyecto, estar al tanto de la satisfaccin del cliente y evitar las
sorpresas.
El gerente establece comunicacin permanente con el cliente para mantenerlo informado y
determinar si han cambiado sus expectativas. El gerente debe mantenerse al tanto del nivel de
satisfaccin del cliente a lo largo del proyecto, y esto se logra al sostener charlas regulares con l.
La comunicacin de los gerentes debe ser oportuna, honesta y clara, pero tambin ser
discreta cuando se trata de informacin confidencial. La comunicacin efectiva genera credibilidad
y confianza; es la base para manejar las expectativas de los grupos de inters, como al
patrocinador o al cliente, los usuarios finales de los entregables del proyecto, los subcontratistas,
los proveedores, el equipo del proyecto y los directores de la organizacin del proyecto.

Es importante que el gerente proporcione retroalimentacin oportuna al equipo y al cliente.

Debe compartir a la brevedad las buenas y tambin las malas noticias. Para que el equipo del
proyecto sea efectivo, los miembros deben contar con informacin actualizada.

Habilidades interpersonales
Es importante que el gerente de proyectos desarrolle una relacin adecuada con cada una
de las personas del equipo. El gerente de proyectos debe darse tiempo para conversar de manera
informal con cada una de las personas del equipo y con cada persona clave de la organizacin del
cliente. Estas conversaciones brindan al gerente la ocasin de conocer mejor a las diversas
personas de equipo; de saber lo que las motiva, lo que piensan acerca de cmo estn marchando
las cosas, las preocupaciones que les inquietan y su opinin de los hechos.
El gerente de proyectos debe tratar de conocer cules son los intereses de cada
persona, pero sin ser entrometido.
En las conversaciones informales, el gerente debe hacer preguntas abiertas y
escuchar con suma atencin. La cantidad de informacin que se puede obtener de la
respuesta a una pregunta sencilla como: Qu tal va todo? es enorme.
Las habilidades interpersonales adecuadas permiten al gerente crear empata con las
personas cuando se presentan circunstancias especiales.
El gerente de proyectos debe tener relaciones interpersonales adecuadas cuando desea
influir en los pensamientos y las acciones de otros. Durante el proyecto tendr que persuadir y
negociar con el cliente, el equipo, los subcontratistas y los directores de su organizacin.
Un gerente de proyectos tambin necesita habilidades interpersonales para manejar las
disensiones o las divisiones entre los miembros del equipo. Estas situaciones requieren que el
gerente las maneje con delicadeza para poder ser el mediador en una solucin con la que nadie
quede mal, las relaciones no se deterioren y el trabajo del proyecto no se vea afectado.

Capacidad para manejar el estrs

Los gerentes de proyectos deben ser capaces de manejar el estrs que se presenta en
ciertas situaciones laborales. En ocasiones, la actividad del proyecto se puede tensar e intensificar.
Un gerente efectivo es capaz de lidiar con condiciones siempre cambiantes; incluso cuando los
planes estn muy bien diseados, los proyectos estn sujetos a hechos imprevistos que pueden
despertar inquietud de inmediato. El gerente debe mantener la calma y asegurarse de que el
pnico y la frustracin no invadan al equipo, al cliente o a los directores de la organizacin.
El gerente de proyectos puede mejorar su capacidad para manejar el estrs haciendo
ejercicio con regularidad y alimentndose bien para tener una buena condicin fsica.

Habilidades para resolver problemas

El gerente de proyectos debe ser capaz de resolver problemas. El gerente debe
animar a los miembros del equipo a que identifiquen los problemas pronto y a que los resuelvan
por su cuenta. El equipo se debe dirigir solo para resolver problemas y no depender ni esperar al
gerente para iniciar la solucin.
En caso de que el problema sea crtico y ponga en peligro el alcance del objetivo del
proyecto, los miembros del equipo deben comunicar enseguida esta informacin al gerente para
que l encabece la actividad para resolverlo.

Habilidades para negociar

Los gerentes de proyectos deben tener slidas habilidades para negociar. La meta de una
negociacin es que las partes lleguen a un acuerdo aceptable para ambas respecto a alguna
cuestin; es una forma de solucin de un problema. Para negociar con eficacia es preciso tener
habilidades para escuchar. Una parte debe sentir que la otra reconoce su posicin y que la ha
comprendido. El gerente de proyectos se debe tomar tiempo para escuchar y hacer preguntas
aclaratorias o para obtener ms informacin. Adems de escuchar de forma efectiva, el
gerente debe ser capaz de defender el caso de forma persuasiva y de articular con
claridad su posicin respecto a los temas.
Las negociaciones no se pueden plantear como un concurso de ganar o perder, tmalo o
djalo o todo o nada. Por el contrario, las negociaciones efectivas producen un resultado de
ganar, ganar para las dos partes. Esto requiere que el gerente sea flexible y que est dispuesto a
llegar a un compromiso.
Es importante que las dos partes queden conformes con la negociacin y que ninguna se
sienta molesta cuando se celebra el contrato. El gerente debe poner el ejemplo manteniendo la
compostura y el respeto por la otra parte durante el proceso de negociacin. Las negociaciones
efectivas refuerzan las relaciones, en lugar de erosionarlas.

Habilidades de administracin del tiempo

Los gerentes efectivos administran muy bien su tiempo. Para utilizar el tiempo disponible
de forma ptima, los gerentes deben tener disciplina personal, ser capaces de ordenar sus
prioridades y estar dispuestos a delegar.

DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL GERENTE DE PROYECTOS

Las personas no nacen con el conocimiento, las habilidades y las capacidades para ser
gerentes de proyectos efectivos, sino que las deben desarrollar. Existen varios caminos para
desarrollar la competencia que se requiere para ser un gerente efectivo.
Adquiera experiencia. Trabaje en la mayor cantidad posible de proyectos.
Aprenda de otros. Tambin debe observar la manera en que otros participantes emplean
sus habilidades.
Entreviste a gerentes de proyectos que posean las habilidades que desea desarrollar.
Evalese y aprenda de sus errores.
Consgase un mentor.
Participe en programas de estudio y capacitacin.
Afliese a organizaciones.
Lea. Suscrbase a publicaciones y busque artculos relacionados con las habilidades que
desea desarrollar.
Obtenga un diploma.
Ofrzcase de voluntario
El aprendizaje y el desarrollo son actividades que duran toda la vida, no tienen fin.

DELEGAR
Delegar implica atribuir facultades al equipo para que logre el objetivo del proyecto, y a
cada miembro del equipo para que obtenga los resultados esperados en su campo de
responsabilidad.

Delegar implica bastante ms que slo asignar tareas a miembros especficos del equipo
del proyecto. Incluye darles la responsabilidad por lograr los objetivos del trabajo y las facultades
para tomar decisiones y emprender acciones para alcanzar los resultados esperados, as como
asumir la responsabilidad por los resultados que se obtengan.
Es necesario que un gerente efectivo sepa delegar. La delegacin adecuada requiere de
habilidades efectivas para la comunicacin. Los miembros del equipo deben estar conscientes de
que les han delegado la tarea de implementar el proyecto.
Delegar implica elegir a los miembros del equipo que estn ms calificados para
desempear cada tarea y a continuacin otorgarles las atribuciones necesarias para
desempearla. Como el gerente es el encargado de estas elecciones y asignaciones basadas en
las capacidades, el potencial y la carga de trabajo de cada persona, debe conocer las capacidades
y las limitaciones de cada miembro del equipo.

ADMINISTRACIN DE LOS CAMBIOS

En un proyecto, lo nico que con toda seguridad ocurrir es el cambio. Algunos cambios
pueden ser:
Iniciados por el cliente o patrocinador.
Iniciados por el equipo de proyectos.
Ocasionados por hechos inesperados durante la ejecucin del proyecto.
Requeridos por los usuarios de los resultados del proyecto.
Un aspecto importante de la tarea del gerente de proyectos es administrar y controlar los
cambios y as reducir al mnimo el efecto negativo en el cumplimiento exitoso del objetivo del
proyecto.
El momento en el que se identifica el cambio dentro del transcurso del proyecto afecta las
repercusiones que podra tener en la consecucin de su objetivo. En general, cuanto ms
avanzado se encuentre el proyecto cuando se identifiquen los cambios, tanto mayores sern sus
efectos para poder lograr los objetivos del proyecto. Desde el inicio del proyecto se debe instituir un
sistema de control de los cambios que defina cmo sern documentados, autorizados y
comunicados. El gerente debe informar de este sistema a todas las partes que participan en el
proyecto.
Un gerente de proyectos puede hacer varias cosas para facilitar la implementacin y la
aceptacin de este cambio. Precisar de una comunicacin abierta y un clima de confianza para
introducir el cambio, reducir la resistencia al mismo y conseguir un compromiso por cambiar. Es
importante que consiga que los usuarios apoyen y se comprometan con el nuevo sistema y no slo
acepten que necesitan un sistema mejor. El gerente tiene que compartir informacin sobre el
cambio con los usuarios. Esta comunicacin debe ser oportuna, plena, honesta y regular.
Todos los proyectos sufren cambios. El gerente debe administrar y controlar los cambios para
no perder el control del proyecto.

CONCLUSION
El gerente de proyectos es la cabeza del equipo de un proyecto, el est encargado de
planear, organizar y controlar el proyecto.
El gerente del proyecto debe tener un conjuntos de habilidades para liderar un proyecto y
un de ellas es precisamente ser un buen lder, debe ser capaz de unificar al equipo, logrando
involucrar al equipo y atribuirle facultades de decisin, es decir, otorgarle empowerment.

Otra habilidad que debe tener un gerente de proyectos es la comunicacin, ya que con ella
puede crear relaciones interpersonales y detectar problemas o inconformidad en el equipo,
transmitir informacin o acciones a realizar y ser el intrprete entre el cliente o patrocinador y el
equipo de trabajo.
Saber delejar funciones o trabajo es otro aspecto importante ya que si esto no se hace de
la manera correcta puede quedarse solo con el proyecto, sobrecargado de actividades, con
personal inconforme por delegarle actividades que no le correspondan o delegar
responsabilidades a personas no aptas para realizar el trabajo.
Desde mi punto de vista esta son las cualidades ms importantes que debe tener un
gerente de proyecto para que logre el xito el objetivo. Adems como se dice en algn prrafo de la
lectura hay que predicar con el ejemplo.