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Informamos, ainda, que o material baseia-se na obra MARTINS,


Petrnio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de
Materiais e Recursos Patrimoniais. So Paulo: Saraiva, 2006, e,
ainda, POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e
Patrimoniais Editora Atlas 4 Edio, que voc pode adquirir em
qualquer livraria caso deseje aprofundar-se no assunto.

Aula 04 Noes de administrao de material

1. Introduo

As empresas precisam e tm a sua disposio cinco tipos de


recursos: materiais, patrimoniais, de capital ou financeiros, humanos
e tecnolgicos. Entretanto, nosso objetivo ser apenas analisar os
recursos materiais e patrimoniais.

RECURSOS
Materiai

Patrimoniais

Capital

Humanos

Tecnolgic

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Figura 1 Recursos Disposio das empresas. MARTINS, Petrnio Garcia & ALT,
Paulo Renato Campos. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais.

A administrao dos recursos materiais engloba a seqncia de


operaes que tem seu incio na identificao do fornecedor, na
compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e
acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo,
em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, sem sua
distribuio ao consumidor final.
Clientes

Transporte

Sinal de
demanda

Expedio

Identificado
r

Armazenagem
do produto

Comprar
materiais

Movimenta
o interna
Transportar

Recebimento
de

Figura 2: Ciclo da Administrao de Materiais. Recursos Disposio das


empresas. MARTINS, Petrnio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administrao
de
Materiais
e
Recursos
Patrimoniais.

A administrao de recursos patrimoniais trata da seqncia de


operaes que, assim como a administrao dos recursos materiais,
tem inicio na identificao do fornecedor, passando pela compra e
recebimento do bem, para depois lidar com sua conservao,
manuteno
ou,
quando
for
o
caso,
alienao.
A administrao de recursos patrimoniais cuida de uma parte dos
materiais, ou seja, dos recursos patrimoniais (os bens necessrios
para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfao ao
cliente). Os recursos materiais e patrimoniais so geridos
separadamente por causa de sua complexidade. Por exemplo:
Administrar os materiais de limpeza no poderiam exigir a mesma
complexidade de administrar as mquinas utilizadas na produo.

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Recurso tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar
riqueza, no sentido econmico do termo. Assim, um item de estoque
um recurso, pois, agregado a um produto em processo, ir
constituir-se em um produto acabado, que dever ser vendido por um
preo superior ao somatrio de todos os custos incorridos em sua
fabricao. De modo anlogo, um edifcio que abriga as instalaes
de uma empresa um recurso, j que essencial a seu
funcionamento.
Bens x recursos:
Por transmitirem a idia de que so capazes de gerar
produtos e servios, e, portanto, produzir riquezas, os
bens so muitas vezes considerados como sinnimos
de recursos. Assim, um automvel, considerado como
um bem mvel, pode ser utilizado na prestao de um
servio com valor econmico, e como tal um recurso.
Conceituao de material e patrimnio :
O conceito de "material" e de "patrimnio" pode ser entendido como
conjunto e subconjunto, ou seja, material o todo e o patrimnio a
parte que preenche determinadas caractersticas, ou seja,os bens
necessrios para a empresa operar, criar valor e proporcionar
satisfao ao cliente. Exemplo: uma madeira um material. Uma
mquina da produo um patrimnio.

Vamos ver algumas definies:


designao
genrica
de
mveis,
equipamentos,
Material:
componentes sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em
geral, matrias-primas e outros bens utilizados ou passveis de
utilizao nas atividades da entidade;
Material Permanente: de durao superior a dois anos, levando-se
em considerao os aspectos de durabilidade, fragilidade,
perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade;

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Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a
responsabilidade do titular de uma unidade administrativa;
Em outras palavras: quando o departamento de patrimnio transfere
um patrimnio (ex: uma mesa) para voc, a mesa passa a ter "carga
patrimonial" no seu nome, ou seja, est sob sua guarda, sua
responsabilidade.

Tombamento: ato de inscrever o bem no registro


patrimonial, com a concomitante afixao do respectivo
cdigo numrico mediante plaqueta, gravao, etiqueta
ou qualquer outro mtodo adequado s suas
caractersticas.
Registro Patrimonial: descrio analtica do material permanente,
ao qual se atribui um cdigo numrico seqencial, contendo as
informaes necessrias sua identificao, localizao e carga
patrimonial.
Conseguiu visualizar a diferena entre Registro e Tombamento?
Registrar como se fosse cadastrar o bem em algum tipo de planilha
ou programa especfico descrevendo suas caractersticas e todas as
informaes sobre o bem. O tombamento inclui registrar no "controle
de patrimnio" da entidade colando a etiqueta com o cdigo do bem.
Todo e qualquer material permanente, quando da sua aquisio, sob
qualquer modalidade, ser recebido pelo Almoxarifado de Material
Permanente da Coordenao de Material, e, se aceito, imediatamente
tombado ou, quando for o caso, relacionado.1.
Normalmente o material recebe uma plaqueta de patrimnio
(tombamento), mas em alguns tipos de material no possvel
colocar a plaqueta em face de suas caractersticas (por exemplo
um tecido). Neste caso, o material dever ser relacionado, ou
melhor, registrado por arrolamento1.
Assim, os tens que no puderem ser tombados sero relacionados.
Entretanto, todos os que puderem ser tombados, devero ser.

Assim vemos que o principal objetivo do tombamento dos bens no


substitu-lo, no inviabilizar a existncia de controles fsicos e
analticos (pelo contrrio, o tombamento auxilia a existncia de
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controles), no promover a inadequao ao sistema contbil (uma
vez que a numerao auxilia a contabilidade a identificar o bem) e
muito menos preservar a inexistncia de uma poltica de
administrao do ativo imobilizado, considerando que o tombamento
facilita a identificao dos bens instalados na instituio, fazendo uso
de chapas numricas ou de codificao de barras, preservando,
assim, a existncia de uma poltica de administrao do ativo
imobilizado.

Patrimnio das empresas e rgos pblicos:

A gesto patrimonial dever obedecer s normas gerais de Direito


Financeiro e sobre licitaes e contratos administrativos, em vigor
para os trs Poderes, e legislao interna aplicvel.

O material permanente ter a seguinte classificao:


a) regular - quando estiver em perfeitas condies de uso,
funcionamento e aproveitamento pela unidade detentora da carga;
b) ocioso - quando, embora em perfeitas condies de uso, no
estiver sendo aproveitado;
c) recupervel - quando o custo de sua recuperao no ultrapassar
cinqenta por cento de seu valor de mercado;
d) antieconmico - quando sua manuteno for onerosa, ou seu
rendimento precrio, no justificando sua utilizao;
e) irrecupervel - quando economicamente inconveniente sua
recuperao ou no mais puder ser utilizado para o fim a que se
destina.

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O material permanente, qualquer que seja a forma de aquisio, ser


obrigatoriamente incorporado ao Patrimnio da entidade.
Responsabilidade:
Todos os bens mveis permanentes sero confiados a agentes
responsveis. dever do servidor zelar pela conservao, guarda e
uso do material que lhe for confiado, sendo responsabilizado por
desaparecimento, bem como por dano que causar ao mesmo, esteja
ou no sob sua guarda.
Os prejuzos causados entidade, resultantes de extravio, perda ou
dano, sero indenizados por quem os tiver dado causa, aps processo
regular de apurao de responsabilidade.
Isso no quer dizer que o servidor ser responsabilizado tendo culpa
ou no. Ele ser responsabilizado por desaparecimento, bem como
por dano que causar ao patrimnio que estiver sob sua
responsabilidade, esteja ou no sob sua guarda.
Ao mesmo tempo, aps processo regular de apurao de
responsabilidade, ou seja, aps a apurao de quem realmente
causou o prejuzo, este prejuzo ser indenizado pelo culpado.
Fique de olho!: Cabe exclusivamente ao Departamento de Material e
Patrimnio a guarda do material permanente ocioso, recupervel,
irrecupervel ou antieconmico.

2. Atividades da Administrao de materiais

A administrao do material corresponde no seu todo, ao


planejamento, organizao, direo, coordenao e controle de toda
as tarefas necessrias definio de qualidade, aquisio, guarda,
controle e aplicao dos materiais destinados s atividades
operacionais de uma organizao.

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Estas atividades so: compras, cadastramento, recebimento,
armazenagem, transporte e gesto de estoque.
2.1. Compras

Segundo Hamilton Pozo, o termo compras freqentemente lembra o


processo de compras da administrao de materiais. Nesse processo
de compras, existem as seguintes atividades centrais:
assegurar descrio completa das necessidades;

selecionar fontes de suprimentos;


conseguir informaes de preo;
colocar os pedidos (ordens de compra);
acompanhar (follow up) os pedidos;
verificar notas fiscais;
manter registros e arquivos;
manter relacionamento com vendedores.

A questo que o processo de compras externo e


envolve bem mais atividades do que aquelas
diretamente relacionadas com movimentao e
armazenagem de mercadorias. Entretanto, duas
dessas atividades influenciam significantemente a
eficincia do fluxo de bens.
A primeira delas a seleo de fornecedores. Sua escolha
depende do preo, qualidade, continuidade de fornecimento e
localizao. A localizao dos fornecedores interessa ao pessoal de
logstica, porque representa o ponto de partida geogrfico do qual os
bens devem ser entregues. No importa se o transporte contratado
pelo fornecedor ou comprador: a distncia entre fontes de
suprimento e comprador influencia o tempo necessrio para obter as
mercadorias, alm de afetar a confiabilidade dos prazos de entrega.
Quando existem mltiplos pontos de carregamento, a proximidade
geogrfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de
consolidao de fretes e na diminuio dos custos de transporte.
Em segundo lugar, a colocao de pedidos em determinado
fornecedor tambm afeta a eficincia da logstica. A ordem de compra
especifica as quantidades e possivelmente as instrues de entrega.
o documento primordial para iniciar o fluxo de produtos no canal de
fornecimento. O processo de compras e as ordens resultantes
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estabelecem o volume de produtos a serem movidos e estocados no
sistema logstico em dado instante. Coordenao falha entre os
processos de compra e de movimentao de produtos pode levar a
custos logsticos desnecessrios.
Seria demais estender o conceito de Logstica para incluir todas as
atividades associadas com a funo de compras de materiais. Por
isso, o termo obteno utilizado para referir-se aos aspectos de
compras que tm algum impacto nas atividades de movimentao e
armazenagem. Dessa forma, assume-se aqui que o termo compras,
usado tradicionalmente em muitas empresas, envolve tanto compras
como funes de movimentao de materiais.
Sinal de demanda:
O sinal de demanda a forma sob a qual a informao chega
rea de compras para desencadear o processo de aquisio de bem
material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal pode
vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade
de expanso. J no caso de obras pblicas, ele pode ser resultado,
entre outros, de um estudo de mercado ou de necessidades sociais.
No caso de recursos materiais, as formas mais comum so solicitao
de compras (ou requisio de compras), MRP (materials requirement
planning ou planejamento das necessidades de materiais), just-intime, reposio peridica, ponto de pedido, caixeiro-viajante e
contratos de fornecimento.

Estudos
Solicitao de compras
MRP
Just-in-time
Reposio peridica
PP
Caixeiro-viajante
Contratos de fornecimento

Por meio da solicitao de compras ou requisio de compras,


qualquer unidade organizacional ou mesmo um colaborador qualquer
manifesta sua necessidade de comprar um item para uso em
benefcio da empresa.

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O materials
necessidades
necessidades
fabricao de

requirement planning (MRP) ou planejamento das


de materiais uma tcnica que permite determinar as
de compras dos materiais que sero utilizadas na
um certo produto.

Com base na lista de materiais, obtida por meio da estrutura analtica


do produto, tambm conhecida como rvore do produto ou exploso
do produto e, em funo de uma demanda dada, o computador
calcula as necessidades de materiais que sero utilizados e verifica se
h estoques disponveis para o atendimento. Se no h material em
estoque na quantidade necessria, ele emite uma solicitao de
compra.
O sistema just-in-time um mtodo de produo com o objetivo de
disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando
forem necessrios para que o custo de estoque seja menor.
A idia do just-in-time suprir produtos para linha de produo,
depsito ou cliente apenas quando eles so necessrios. Se as
necessidades de material ou produtos e os tempos de ressuprimento
so conhecidos com certeza, pode-se evitar o uso de estoques. Os
lotes so pedidos apenas nas quantidades suficientes para atender o
consumo com antecedncia de apenas um tempo de ressuprimento.
O enfoque do just-in-time nem sempre leva ao "estoque zero". Caso
as necessidades ou os tempos de reposio no sejam conhecidos
com certeza, ento quantidades ou tempos maiores devero ser
usados, o que acaba colocando estoque extra no sistema. Alm disso,
pode-se manter estoques maiores do que o necessrio para conseguir
vantagens e descontos associados a maiores lotes de compra ou
transporte. Quando essas situaes acontecem, o mtodo do just-intime leva a resultados similares aos das outras tcnicas de controle
de estoques. Portanto, a tcnica vantajosa quando os produtos tem
alto valor unitrio e necessitam de alto nvel de controle; as
necessidades ou demanda so conhecidas com alto grau de certeza;
os tempos de reposio so pequenos e conhecidos, e, no h
benefcio econmico em suprir-se com quantidades maiores que as
requeridas.
No sistema de reposio peridica ou intervalo padro, depois de
decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, por exemplo, trs
meses, um novo pedido de compra para um certo item de estoque
emitido.
Para determinar quanto deve ser comprado no dia da emisso do
pedido, verifica-se a quantidade ainda disponvel no estoque,
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comprando-se o que falta para atingir um estoque mximo tambm
previamente determinado.
Exemplo: O intervalo de reposio do item de estoque de cdigo "x"
de dois meses (por exemplo, todos os dias 15 dos meses mpares). O
estoque fsico existente no dia 15 de maio (data do pedido) era de
280 unidades e o estoque do "x" no pode ultrapassar 600 unidades.
A quantidade a ser pedida ser:
estoque mximo - estoque atual, ou seja, 600 - 280 = 320 unidades.
o sistema de reposio contnua ou sistema do ponto de pedido ou
lote padro o mais popular mtodo utilizado nas fbricas e consiste
em disparar o processo de compra quando o estoque de um certo
item atinge um nvel previamente determinado.
No sistema da reposio contnua, o ponto de pedido calculado em
funo do consumo mdio e do prazo de atendimento.
Exemplo: o componente de estoque "y", que reposto pelo sistema
de lote padro, tem um consumo mdio de 120 unidades por dia e
um tempo de atendimento de 10 dias teis. O ponto de pedido ser:
consumo mdio x tempo de atendimento = 120 x 10 = 1.200
unidades. Assim, sempre que o item do estoque atingir o nvel de
1.200 unidades, emite-se um novo pedido de compras, na quantidade
previamente estabelecida, geralmente o lote econmico. Isso pode
ocorrer a intervalos variveis, j que o consumo geralmente no
constante, situao em que h necessidade de estoque de segurana.
O sistema de caixeiro viajante consiste em um
vendedor visitar os clientes e verificar in loco se est
faltando mercadoria no estoque para que ele, em
comum acordo com o cliente, tire o pedido. O sinal
de demanda, no caso, a falta de mercadoria,
identificado pelo caixeiro-viajante. Com a revoluo
das
comunicaes,
este
sistema
est
desaparecendo.
Nos contratos de fornecimento o processo de compra iniciado em
funo de uma necessidade de produo.
No Contrato de fornecimento, quando o material se faz necessrio, o
prprio computador emite e envia uma ordem de compra.

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Dica: Compras a atividade que visa suprir as necessidades da
empresa mediante a aquisio de materiais ou servios, emanadas
das solicitaes dos usurios, objetivando identificar no mercado as
melhores condies comerciais e tcnicas.
Gesto de compras:
A gesto de aquisio a conhecida funo de compras assume
papel verdadeiramente estratgico de negcios de hoje em face de
volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando
cada vez mais para trs a viso preconceituosa de que era uma
atividade burocrtica e repetitiva, um centro de despesas e no um
centro de lucros.
O posicionamento atual da funo aquisio bem diferente do modo
tradicional como era tratada antigamente. Antes da Primeira Guerra
Mundial, tinha papel essencialmente burocrtico. Depois, j na
dcada de 1970, devido principalmente crise do petrleo, a oferta
de vrias matrias-primas comeou a diminuir enquanto o preo
aumentava vertiginosamente. Nesse cenrio, saber o que, quanto,
quando e como comprar comea a assumir condio de sobrevivncia
e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro
da organizao.
Hoje, a funo compras vista como parte do processo de logstica
das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de
suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a
usar a denominao gerenciamento da cadeia de suprimentos ou
simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado
para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as
transaes em si, e no para o todo.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou supply chain, ou


cadeia logstica integrada, nada mais do que administrar o sistema
de logstica integrado da empresa, ou seja, o uso de tecnologias
avanadas, entre elas gerenciamento de informaes e pesquisa
operacional, para planejar e controlar uma complexa rede de fatores
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visando produzir e distribuir produtos e servios para satisfazer o
cliente.
So redes de empresas que se sucedem desde a extrao de recursos
naturais, sua transformao em materiais primrios, fabricao de
componentes,
subconjuntos,
conjuntos,
montagens
finais,
armazenagem e distribuio at a chegada do produto nas mos do
consumidor final e que, aps o seu ciclo de vida til se ocupam da
sua reciclagem. So responsveis pelo fluxo inverso de materiais e
informaes e pela reduo dos custos de transao a um mnimo
indispensvel.

Os componentes da cadeia de suprimentos devem ser preparados


para
juntos
maximizarem
seu
desempenho,
adaptando-se
naturalmente a mudanas externas e em outros componentes. Para
isso necessrio um alto grau de integrao entre fornecedor e
cliente que, como parceiros, diminuem custos ao longo da cadeia
(entre 10% e 30%) e tempo mdio de estocagem (cerca de 50%).
rea de compras tambm compete o cuidado com os nveis de
estoque da empresa, pois embora altos nveis de estoque possam
significar poucos problemas com a produo, acarretam um custo
exagerado para uma manuteno. Esses altos custos para mant-los
so resultantes de despesas com o espao ocupado, custo de capital,
pessoas de almoxarifado e controles.
Baixos nveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a
empresa trabalhe num limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por
menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produo. A
empresa poder enfrentar, por exemplo, reclamaes de clientes,
altos nveis de estoque intermedirios gerados por interrupes no
processo produtivo.
A necessidade de adequao aos sistemas just-in-time (JIT) de
muitas das empresas levou a modificaes importantes, entre elas a
criao da nova funo de suprimentos. O procurement surge para
que o JIT seja possvel. A nova funo exatamente o procurement.
O chamado procurement2 envolve, alm do relacionamento
puramente comercial com os fornecedores, tambm a pesquisa e o
desenvolvimento desses relacionamentos, sua qualificao e o
suporte tcnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva
necessidade de um aperfeioamento dos sistemas de informao.
Hoje, h uma integrao total entre todos os setores internos da
empresa, clientes e fornecedores.
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Alem de tudo o que j foi visto, o departamento de compras tambm
pode assumir vrios outros papis. Um deles est relacionado com a
negociao de preos com os fornecedores. Essa negociao
determinar o preo final dos produtos e, portanto, a competitividade
da empresa. Mas ela pode ir mais longe, j que o comportamento do
comprador pode mexer com vrios aspectos da economia, como o
nvel de preos, o poder de compras do consumidor e o
relacionamento entre os setores.
Estratgias
de
Patrimoniais:

Aquisio

de

Recursos

Materiais

A definio de uma estratgia correta de compras pode dar


empresa uma grande vantagem competitiva. Se por um lado ela
decidir produzir mais internamente, ganha independncia, mas perde
flexibilidade. Por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros em
detrimento da fabricao prpria, pode tornar-se dependente. Nesse
caso, deve decidir tambm o grau de relacionamento que deseja com
seus parceiros.
Componentes que so vitais para o produto final eram sempre
fabricados internamente. Essa concepo est mudando com o
desenvolvimento de parcerias estrangeiras nos negcios. Outra
situao praticamente determinante aquela em que a fabricao de
um componente exige altos investimentos, fora do alcance de
eventuais fornecedores. Mesmo assim, so usuais as situaes em
que um grande fabricante financia as instalaes de um futuro
fornecedor, pois no interessa a ele produzir o referido componente.
Quando se tem uma demanda simultaneamente alta e estvel, a
fabricao dos materiais necessrios internamente pode ser uma
boa opo.

Basicamente podemos ter duas estratgias operacionais que iro


definir as estratgias de aquisio dos bens materiais, a
verticalizao e a horizontalizao. Ambas tm vantagens e
desvantagens e, de um modo geral, o que vantagem em uma passa
a
ser
desvantagem
na
outra
e
vice-versa.

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Verticalizao
A verticalizao a estratgia que prev que a empresa produzira
internamente tudo o que puder, ou pelo menos tentar produzir. Foi
predominante no inicio do Sculo XX, quando as grandes empresas
praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais ou
detinham o controle acionrio de outras empresas que produziam os
seus insumos. O exemplo clssico o da Ford, que produzia o ao, o
vidro, centenas de componentes, pneus e at a borracha para a
fabricao dos seus automveis.
As principais vantagens da verticalizao so as independncias de
terceiros - a empresa tem maior liberdade na alterao de suas
polticas, prazos e padro de qualidade, alm de poder priorizar um
produto em detrimento de outro que naquele momento menos
importante, ficando com ela os lucros que seriam repassados aos
fornecedores e mantendo o domnio sobre tecnologia prpria; assim,
a tecnologia que o fornecedor desenvolveu, muitas vezes com a
ajuda da empresa, no ser utilizada tambm para os concorrentes.
A estratgia da verticalizao apresenta tambm desvantagem. Ela
exige maior investimentos em instalaes e equipamentos. Assim, j
que a empresa est envolvendo mais recursos e imobilizando-os, ela
acaba tendo menor flexibilidade para alteraes nos processos
produtivos, seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar
volumes de produo decorrentes de variaes no mercado quando
se produz internamente, difcil e custosa a deciso de parar a
produo em demanda baixa e comprar novos equipamentos e
contratar mais funcionrios para um perodo incerto de alta procura.

Vantagens e Desvantagens da Verticalizao

Vantagens

Desvantagens

Independncias de terceiros

Maior investimento

Maiores lucros

Menos flexibilidade (perda de


foco)

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Maior autonomia

Aumento da estrutura da empresa

Domnio sobre a tecnologia


prpria

Horizontalizao
A horizontalizao consiste na estratgia de comprar de terceiros o
mximo possvel dos itens que compem o produto final ou os
servios de que necessita. to grande a preferncia da empresa
moderna por ela que, hoje em dia, um dos setores de maior
expanso o horizontalizao e parcerias. De um modo geral no se
terceiriza os processos fundamentais, ou tambm, denominados core
process, por questes de deteno tecnolgica, qualidade do produto
e responsabilidade final sobre ele.
Entre as principais vantagens da horizontalizao esto a reduo de
custos a empresa no necessita de novos investimentos em
instalaes industriais -, maior flexibilidade para alterar volumes de
produo decorrentes de variaes no mercado a empresa compra
do fornecedor a quantidade que achar necessria, pode at no
comprar nada num determinado ms -, e uso do know how dos
fornecedores no desenvolvimento de novos produtos por meio da
engenharia simultnea.
A estratgia de horizontalizao apresenta desvantagens como a
possvel perda do controle tecnolgico e deixar de auferir o lucro
decorrente do servio, ou fabricao que est sendo repassada.

Vantagens e Desvantagens da Horizotalizao

Vantagens

Desvantagens

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Reduo de custos

Menor controle tecnolgicos

Maior flexibilidade e eficincia

Deixa de auferir o lucro do


fornecedor

Incorporao de novas tecnologias Maior exposio


Foco no negcio principal da
empresa

Estrutura Organizacional de Compras:

Para que haja sucesso no processo de aquisio, necessrio que a


empresa tenha uma eficaz conduo do setor de compras, que
dever estar subordinado do departamento de logstica, devendo
estar composto por pessoal tcnico e administrativo competente e
altamente motivado.
Essa ligao direta com a logstica, produo e vendas proporciona
rapidez na tomada de decises, fluxos contnuos, custos reduzidos e,
principalmente, satisfao do cliente. Logicamente, a operao
eficiente e eficaz depende da habilidade e da capacidade de organizar
e de relacionar-se do pessoal envolvido.
A organizao do setor de compras ou suprimentos visa no s a seu
desempenho como um sistema, mas tambm, principalmente, a sua
interao com os demais setores da empresa e com o mercado;
fornecedores, entidades governamentais, pblicas, privadas e classes
sociais.
O setor de compras dever estar estruturado em conformidade com o
tamanho da empresa, ou com o volume de atividades desenvolvidas e
requeridas pela empresa.

O responsvel pelo setor de compras tem como funes primordiais


deveres administrativos e executivos, estabelecendo as diretrizes
gerais do setor, bem como gerenci-lo eficazmente. o responsvel
pelo perfeito relacionamento com as empresas fornecedoras e com as
exigncias operacionais dos demais departamentos da organizao,
primando por uma administrao eficiente voltada para o bom

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desempenho e motivao de seus comandados na obteno dos
resultados esperados pelos acionistas.
O volume de operaes de compras pode alcanar quantidades
apreciveis e peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se
todas as compras devam ser feitas em um ponto centralizado, ou
estabelecer-se em sees de compras separadas para cada unidade
de negcios.
Existem vrias razes para que as empresas decidam por centralizar
ou descentralizar as compras, e, certamente, essas decises
apresentam vantagens e desvantagens. Vejamos algumas delas.
Vantagens da centralizao em Compras
permite manter um melhor controle global de materiais e de

estoques e coerncia das transaes financeiras;


comprar em quantidades maiores, o que pode significar
condies e preos melhores;
reduo dos custos de transporte ao combinar pedidos e
despachar quantidade maior;
homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos;
combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicao de
pedidos, o que pode reduzir os custos;
evita a concorrncia danosa ente os compradores regionais e as
disparidades de preos de aquisio de um mesmo material
por compradores diversos.

Vantagens da descentralizao
exerce um melhor gerenciamento de suas funes e de suas

necessidades, alm de permitir um melhor controle das


funes e necessidades;
maior autonomia funcional das unidades regionais;
permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na soluo de
problemas regionais, pelo conhecimento abrangente do
problema pela regional interessada, assim como melhor
conhecimento das fontes de suprimento, meios de transporte e
armazenamento mais prximo da regio.
permite responder mais rapidamente s necessidades de
aquisio emergencial.

Exemplo de um processo tpico de compras:


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Toda empresa tem seu procedimento de compras. Vamos descrever
um processo tpico.
Primeiramente, a unidade organizacional que necessita o material
envia ao setor ou departamento de compras um documento interno
solicitando a compra (solicitao de compras).
O setor de compras analisa a solicitao quanto aos limites de
autoridade do solicitante que so normalmente estabelecidos pela
empresa para o valor das compras.
Depois disso, o setor de compras efetua as cotaes com pelo menos
trs fornecedores ( a prtica usual). O setor de compras, ento,
recebe as propostas, analisa-as, julga qual(is) a(s) melhor(es), busca
em seu banco de dados fornecedores disponveis e negocia os
fornecedores preos e condies de pagamentos, para, ento,
selecionar o fornecedor que apresenta melhores condies de suprir
aquela necessidade. Assim, o departamento de compras age como
intermedirio entre a empresa e seus fornecedores, sempre buscando
melhores condies que tragam vantagem para a empresa.
Passadas todas essas etapas, ele emite o pedido de compras e faz o
acompanhamento (follow-up) do fornecimento.
Para o caso da grande maioria das empresas, o setor ou
departamento de compras utiliza-se dos tradicionais sistemas de
informaes. Seus funcionrios identificam fornecedores, fazem
cotaes de preos ou condies de fornecimento, escolhem o
fornecedor, emitem pedidos de compras e acompanham prazos de
entrega.
Para muitas outras empresas, entretanto, essa metodologia tem
mudado substancialmente nos ltimos tempos, com o surgimento das
parcerias. Nesse tipo de atuao, muda completamente a forma de
relacionamento entre clientes e fornecedor. Da desconfiana e
antagonismo passa-se a uma relao de confiana recproca,
estabelecendo-se meios mais rpidos e eficazes de troca de dados e
informaes sobre, por exemplo, prazos, quantidades a serem
fornecidas, formas de pagamentos e preos.
Outra caracterstica comum a quase todas as empresas a
disponibilidade de software de planejamento e controle de compras,
que automaticamente emitem pedidos de reposio de materiais.
Muitos desses softwares se comunicam diretamente com o cliente (ou
fornecedor) por formas eletrnicas, como e-mails, EDI e outros que
surgem a cada dia.
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Vale lembrar que as obras, servios, compras, alienaes,
concesses, permisses e locaes da Administrao Pblica,
quando contratadas com terceiros, sero necessariamente precedidas
de licitao, ressalvadas as hipteses previstas na Lei de Licitaes e
Contratos (Lei n 8.666/93)
2.2. Cadastramento

Cadastramento a atividade que implica o reconhecimento perfeito


da classificao de materiais, estabelecimento de codificao e
determinao da especificao, objetivando a emisso de catlogos
para utilizao dos envolvidos nos procedimentos de administrao
de materiais.
Uma tcnica bsica da poltica de materiais a padronizao dos
materiais em uso na organizao. Esta padronizao se d pela
aplicao de especificaes tcnicas e pela existncia de um
programa de classificao e catalogao de materiais.

Para cadastrar, voc deve classificar os materiais (ou seja, organizlos por caractersticas semelhantes), dar a eles um cdigo e
determinar sua especificao.
Fazer a especificao significa fazer a descrio pormenorizada de
suas caractersticas com a finalidade de identific-lo de seus
similares. A especificao correta facilita a compra do tem, o
entendimento do fornecedor e a inspeo por ocasio do
recebimento. Deve ter, no mnimo, nome e caractersticas fsicas.
A padronizao a anlise dos materiais a fim de permitir seu
intercmbio, possibilitando, assim, reduo de variedade e
consequente economia. O objetivo uniformizar. A padronizao
reduz o risco de falta de material no estoque, permite a compra em
grandes lotes e reduz a quantidade de tens no estoque.

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Dica: Classificao o processo de aglutinao de materiais por


caractersticas semelhantes.
Tipos de Classificao:
Existem vrios tipos de classificao, cada um com um objetivo
diferente, que possuem vantagens e desvantagens, conforme quadro
abaixo.

Classificao
Valor de consumo

Importncia
operacional

Perecibilidade

Objetivo

Vantagem

Desvantagem

Aplicaes

Materiais de maior
consumo (valor)
Mtodo ABC.

Demonstra os materiais de grande investimento no


estoque.

No fornece anlise
da importncia operacional do material.

Fundamental.Deve
ser utilizada em comjunto com importncia operacional.

Importncia dos
materiais para o
funcionamento da
empresa

Demonstra os materiais vitais para a


empresa.

No fornece anlise
econmica dos
estoques.

Fundamental. Deve
ser utilizada em conjunto com valor de
consumo.
Bsica. Deve ser utilizada
com a classificao de
periculosidade.

Se o material
perecvel ou no

Identifica os materiais
sujeitos perda por
perecimento, facilitando
armazenamento e
movimentao

Grau de periculosidade
do material.

Determina incompatibilidade
com outros
materiais, facilitando
armazenamento e
movimentao

Bsica. Deve ser utilizada


com a classificao de
perecibilidade.

Possibilidade de
Fazer ou comprar

Se o material deve ser


comprado, fabricado
internamente ou
recondicionado.

Facilita a organizao da
programao e planejamento
de compras.

Complementar para os
procedimentos de compra.

Dificuldade de aquisio

Materiais de fcil e
difcil aquisio.

Periculosidade

Mercado fornecedor

Origem dos materiais


(nacional ou importado)

Agiliza a reposio
dos estoques
Auxilia a elaborao
dos programas de
importao.

Complementar para os
procedimentos de compra.
Complementar para os
procedimentos de compra.

Quadro dos tipos de classificao. Fonte: Prof. Ionara Rech

Cada organizao deve utilizar o tipo de classificao que lhe for mais
conveniente e trouxer maus vantagens ao seu tipo de negcio, ao seu
dia-a-dia.
1. Perecibilidade:
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O critrio de classificao pelo perecimento
(obsolescncia) significa evitar o desaparecimento
das propriedades fsico-qumicas do material.
Muitas vezes, o fator tempo influencia na
classificao,
assim,
a
empresa
adquire
determinado material para ser utilizado em data
oportuna, e, se porventura no houver consumo, sua utilizao
poder no ser mais necessria, o que inviabiliza a estocagem por
longos perodos.
Existem recomendaes quanto a preservao dos materiais e sua
adequada embalagem para proteo umidade, oxidao, poeira,
choques
mecnicos,
presso
etc.

2. Periculosidade
A adoo dessa classificao visa a identificao de materiais, como,
por exemplo, produtos qumicos e gases, que, por suas
caractersticas fsico-qumicas, possuam incompatibilidade com
outros, oferecendo riscos segurana.
A adoo dessa classificao de muita utilidade
quando do manuseio, transporte e armazenagem de
materiais.

3. Possibilidade de Fazer ou comprar

Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou


recondicionado. Facilita a organizao da programao e
planejamento de compras.
a) Fazer internamente: fabricados na empresa;
b) Comprar: adquiridos no mercado;
c) Deciso de comprar ou fazer: sujeito anlise;
d) Recondicionar: materiais passveis de recuperao
4. Dificuldade de aquisio

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As dificuldades na obteno de materiais podem provir de:


a)
Fabricao
especial:
acompanhamentos;

envolve

encomendas

especiais

b) Escassez: h pouca oferta no mercado;


c) Sazonalidade: h alterao em determinada perodo do ano
d) Monoplio: h um nico fornecedor;
e) Logstica sofisticada: transporte especial, ou difcil acesso;
f)

Importaes:

impreciso

e/ou

longo

lead

time;

5. Mercado Fornecedor

a) Mercado nacional: materiais fabricados no prprio pas;


b) Mercado internacional: materiais fabricados fora do pas;
c) Materiais em processo de nacionalizao: materiais aos quais esto
desenvolvendo
fornecedores
nacionais,
ou
similares.

Outro tipo de classificao utilizado pelas organizaes por tipo de


demanda.
- produtivos
- de manuteno
- improdutivos
- de consumo geral

A) Quanto a aplicao:

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1. Materiais produtivos: Compreendem todo e qualquer material
ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricao. Exemplos:
matrias-primas, produtos em fabricao, produtos acabados.
1.1 Matrias-primas: materiais bsicos e insumos3
que constituem os itens iniciais e fazem parte do
processo produtivo da empresa.
1.2 Produtos em fabricao (ou em processamento):
so os que esto sendo processados ao longo do
processo produtivo. No se encontram no almoxarifado
porque j no so matrias-primas, nem podem estar na
expedio porque ainda no so produtos acabados.
1.3 Produtos acabados: so os produtos constituintes
do estgio final do processo produtivo, portanto; j
prontos.
1.4. Materiais auxiliares, ou materiais indiretos, ou
materiais no-produtivos, ou improdutivos: so os itens
que no se incorporam ao produto final.

2.Materiais de manuteno: materiais de consumo, com


utilizao repetitiva, aplicados em manuteno.
Materiais de manuteno so, por exemplo, leos e filtros
das mquinas, que voc precisa trocar independentememte
da mquina dar defeito ou no.

3.Materiais improdutivos : compreende todo e qualquer


material no incorporado s caractersticas do produto
fabricado. Exemplos: materiais para limpeza, de escritrio,
etc.
4.Materiais de consumo geral: materiais de consumo, com
utilizao repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para
fins que no sejam de manuteno.
Materiais de consumo geral so os improdutivos, excluindo os
utilizados na manuteno.
B) Quanto ao valor de consumo anual:

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fundamental para o sucesso do processo de gerenciamento de
estoques que se separe o essencial do acessrio, voltando nossas
atenes para o que realmente importante quanto a valor de
consumo.
Para tanto, conta-se com a ferramenta Curva ABC ou Curva Pareto
(ou ainda curva 80-20), mtodo pelo qual se determina a importncia
dos materiais em funo do valor expresso pelo prprio consumo
em determinado perodo.
Assim os materiais so classificados em A, B ou C de acordo com a
curva ABC de consumo anual;
Materiais A : Materiais de grande valor de consumo;
Materiais B: Materiais de mdio valor de consumo;
Materiais C: Materiais de baixo valor de consumo.
OBS.: No recomendado analisar a curva ABC isoladamente,
devendo-se estabelecer uma interface com a importncia
operacional.
C) Quanto a importncia operacional:
A maioria dos rgos de gesto baseiam suas anlises de
ressuprimento e definem as quantidades de reposio por meio de
resultados de consumos histricos e tempos necessrios para
recompor os nveis de estoque. Esse tratamento matemtico no
diferencia os diversos materiais de estoque e no considera sua
individualidade.
Todavia, existem materiais que, independentemente de fraco
consumo, podero, caso venham a faltar, prejudicar seriamente a
continuidade de produo de uma empresa ou ainda, trazer srios
riscos de poluio ambiental e segurana industrial, tornando o custo
da falta mais oneroso do que o custo do investimento em estoque.
Adota-se a classificao da importncia operacional, visando
identificar materiais imprescindveis ao funcionamento da empresa.
Materiais X: materiais de aplicao no importante,
possibilidade de uso similar existente na empresa;

com

Materiais Y: materiais de importncia mdia, com ou sem similar na


empresa;

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Materiais Z: materiais de importncia vital, sem similar na empresa,
cuja falta acarreta a paralisao de uma ou mais fases operativas.
2.3. Recebimento.

O recebimento de uma empresa mais bem


compreendido com uma combinao de cinco
elementos principais: espao fsico, recursos de
informtica, equipamentos de carga e descarga,
pessoa e procedimentos normalizados.
O correto dimensionamento do espao fsico envolve espao para fila
de veculo, plataformas compensadoras de altura, espao para
separao e conferncia, acesso livre para o estoque inicial e para a
fabrica.
A disponibilidade de recursos de informtica pede, por exemplo,
terminal EDI e de leitura tica de cdigo de barras, programas de
comunicao com fornecedores e planejamento, e controle da
produo (PCP).
Para a carga e descarga, podem ser usados
apropriados, como, paletes, empilhadeiras e esteiras
de distribuio.

equipamentos

Pessoal qualificado imprescindvel; no se aceitam


mais elementos que s exeram uma funo, e sim
colaboradores polivalentes, com nvel de instruo
adequado e treinados. O homem que confere uma
carga deve estar habilitado a inserir dados no
sistema, determinar o destino da carga recebida e,
em muitos casos, transport-la para o local destinado.
Na normalizao de procedimentos, d-se nfase ao que deve ser
feito em caso de exceo, principalmente dispondo at que ponto o
colaborador tem autonomia de deciso.
O recebimento a atividade que visa garantir o rpido
desembarao dos materiais adquiridos pela empresa, zelando
para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na
poca certa, ao preo contratado e na qualidade especificada nas
encomendas.

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A estocagem inicial deve se limitar aos itens que a anlise econmica
prvia determinar, e os tipos de instalaes variam de acordo com o
tipo e escala da empresa. A forma mais comum de armazenagem
por meio de estruturas porta-paletes, simples ou de dupla
profundidade, convenientemente dispostas a facilitar o acesso de
equipamentos de elevao e transporte, a proteo do produto contra
contaminantes internos ou externos, a fcil localizao na hora de
armazenagem e da coleta, segurana contra incndios e iluminao
conveniente.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material
na entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques. A funo de
recebimento de materiais mdulo de um sistema global integrado
com as reas de contabilidade, compras e transportes e
caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo
fornecedor e os estoques fsico e contbil.
Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e
pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a
conferncia dos materiais destinados empresa.
As atribuies bsicas do Recebimento so :
1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo
de materiais;
2. analisar a documentao recebida, verificando se a compra est
autorizada;
3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto
de Transporte com os volumes a serem efetivamente
recebidos;
4. proceder a conferncia visual, verificando as condies de
embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada
e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos
respectivos documentos;
5. proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais
recebidos;
6. decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso;
7. providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da
liberao de pagamento ao fornecedor;
8. liberar
o
material
desembaraado
para
estoque
no
almoxarifado;

A anlise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a


funo em quatro fases:
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1a fase - entrada de materiais ;
2a fase - conferncia quantitativa;
3a fase - conferncia qualitativa;
4a fase - regularizao;
a

1 fase - Entrada de Materiais :

A recepo dos veculos transportadores efetuada na portaria da


empresa representa o incio do processo de Recebimento e tem os
seguintes objetivos :
a recepo dos veculos transportadores;
a triagem da documentao suporte do recebimento;
constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est

autorizada pela empresa;


constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega
contratual;
constatao se o nmero do documento de compra consta na
Nota Fiscal;
cadastramento no sistema das informaes referentes a
compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de
recebimento;
o encaminhamento desses veculos para a descarga;

As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de


entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso
da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de
anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de
Transporte Rodovirio de Carga", que emitido quando do
recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao
s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento,
anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstncias que
motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O
exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da
disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a
evidncias de quebras, umidade e amassados.
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser
encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material
no Almoxarifado, a recepo voltada para a conferncia de
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volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros
e controles de compra. Para a descarga do veculo transportador
necessria a utilizao de equipamentos especiais, quais sejam :
paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.
O cadastramento dos dados necessrios ao registro do recebimento
do material compreende a atualizao dos seguintes sistemas :
Sistema de Administrao de Materiais e gesto de estoques:

dados necessrios entrada dos materiais em estoque,


visando ao seu controle;
Sistema de Contas a pagar : dados referentes liberao de
pendncias com fornecedores, dados necessrios atualizao
da posio de fornecedores;
Sistema de Compras : dados necessrios atualizao de
saldos e baixa dos processos de compras;

2 fase - Conferncia Quantitativa;

a atividade que verifica se a quantidade declarada


pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde
efetivamente
recebida. A conferncia por
acusao tambm conhecida como "contagem
cega" aquela no qual o conferente aponta a
quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo
fornecedor. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a
posteriori por meio do Regularizador que analisa as distores e
providencia a recontagem.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser
contados utilizando os seguintes mtodos :
Manual : para o caso de pequenas quantidades;
Por meio de clculos : para o caso que envolvem embalagens

padronizadas com grandes quantidades;


Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que
envolvem grande quantidade de pequenas peas como
parafusos , porcas, arruelas;
Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem
pode ser feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias;
Medio : em geral as medies so feitas por meio de trenas;

3 Fase Conferncia qualitativa

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Visa garantir a adequao do material ao fim que se destina. A


anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da
confrontao das condies contratadas na Autorizao de
Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor,
visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo
exame dos seguintes itens:
a. Caractersticas dimensionais;
b. Caractersticas especficas;
c. Restries de especificao;

4 Fase: Regularizao

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela


confirmao
da
conferncia
qualitativa
e
quantitativa,
respectivamente por meio do laudo de inspeo tcnica e pela
confrontao das quantidades conferidas versus faturadas.
O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes
situaes:
a. liberao de pagamento ao fornecedor (material recebido sem
ressalvas);
b. liberao parcial de pagamento ao fornecedor;
c. devoluo de material ao fornecedor;
d. reclamao de falta ao fornecedor;
e. entrada do material no estoque;

O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao Fornecedor


acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa
compradora.
2.4. Armazenagem

A armazenagem de materiais tambm uma


preocupao
constante
do
administrador.
A
armazenagem, embora no se aperceba disso
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facilmente tm um custo (posse e conservao da rea, conservao
dos prprios materiais, custo de pessoal, etc), alm do prprio custo
do estoque imobilizado.
Assim pela padronizao e pelo planejamento deve-se procurar
reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a
velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem.
Deve-se tambm estar atento s modernas tcnicas e equipamentos
de armazenagem e embalagem, para aumento da eficincia e
reduo de custos.
Almoxarifado a atividade que visa
garantir a fiel guarda dos materiais
confiados pela empresa, objetivando sua
preservao e integridade at o consumo
final.

Antigamente o almoxarifado se constitua em um depsito, quase


sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais
eram acumulados de qualquer forma, utilizando mo-de-obra
desqualificada.
Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem
bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade,
maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno
das informaes.
O termo Almoxarifado derivado de um vocbulo rabe que significa
"depositar".

Almoxarifado o local destinado guarda e conservao de


materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza,
tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item
aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao,

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equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de
estoques da empresa.
O almoxarifado dever:
1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade
devida, no local certo, quando necessrio;
2. impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de
qualquer natureza;
3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;
4. possuir instalaes adequadas e recursos de movimentao e
distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente;

Em outras palavras, a funo do administrador de almoxarifado


consiste em planejar esses setores (localizar, preservar e assegurar),
de modo a oper-lo (receber, guardar, entregar e controlar)
preservando os materiais de deterioraes e desvios.
A eficincia de um almoxarifado depende fundamentalmente :
1. da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do
conseqente aumento do nmero das viagens de ida e volta;
2. do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas;
3. da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica;

Os objetivos do almoxarifado, assim como de todo e qualquer


sistema de administrao de materiais, prendem-se aos seguintes
tpicos:
ter o material certo;
na quantidade certa;
na hora certa;
no lugar certo;
na especificao certa;
ao custo e preo econmicos.
O controle de custos unitrios de produo feito pelo departamento
de custos. A venda de forma eficiente dos produtos da empresa
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feita pelo departamento de marketing, e o controle do horrio da
jornada de trabalho dos colaboradores, pelo departamento de
pessoal, ou recursos humanos.
O Almoxarife:
Almoxarife o funcionrio responsvel pelo depsito e
distribuio de materiais e matrias-primas (fiel de
armazm).
Os Almoxarifes programam e coordenam as atividades
de recebimento, conferncia, controle, guarda,
distribuio, registro e inventrio de materiais
permanentes e de consumo, para uso das unidades e rgos da
Instituio.
Asseguram o bom andamento de processos de entrada e sada de
materiais, verificando, executando os registros especficos, visando
facilitar consultas e a elaborao de inventrios.
Classificam, controlam o uso e disposio fsica dos espaos onde os
materiais so estocados, dispensando ateno especial a materiais
perecveis ou de certo grau de periculosidade, conforme
especificaes dos mesmos e normas tcnicas vigentes.
Asseguram o controle rgido do estoque, bem como consumo mdio
e ponto de compra, calculando demandas futuras, evitando falta de
materiais.
Auxiliam na organizao de arquivo, envio e recebimento de
documentos, pertinentes a sua rea de atuao para assegurar a
pronta localizao de dados.
Zelam pela segurana individual e coletiva, utilizando equipamentos
de proteo apropriado, quando da execuo dos servios.
Zelam pela guarda, conservao, manuteno e limpeza dos
equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do
local
de
trabalho.

Equipamentos para armazenamento:


Tambm chamados de unidades de estocagem, esses equipamentos
compreendem:
armaes;
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estrados do tipo pallets;
engradados;
contenedores.
Armaes
So prateleiras fabricadas com estruturas de ao ou de madeira em
unidades padronizadas, segundo as necessidades do armazm e da
estocagem. Na construo das prateleiras, h que se levar em conta,
alm dos objetivos a que se destinam, as propores e
posicionamentos estudados no lay-out.
A maioria dos almoxarifados de pequeno porte usa estantes de
madeira fabricadas na prpria oficina da organizao, pois os
contingentes estocados so constitudos de materiais leves, de
pequeno volume, como os materiais de escritrio, de limpeza, etc.
Entretanto, nos ltimos anos, tem-se observado uma gradual
substituio das armaes de madeira por estruturas metlicas,
mesmo nos pequenos almoxarifados.
As estruturas metlicas possuem uma srie de vantagens adicionais
em relao madeira: so imunes ao de insetos e roedores,
suportam maior peso, so mais fceis de ser montadas ou
desmontadas e tm grande durabilidade.
Estrados ou Pallets
Como unidade de estocagem, os estrados ou pallets
revolucionaram os mtodos e tcnicas de armazenamento,
modificando radicalmente a concepo de transporte e
movimentao de material vigente at pouco tempo atrs.
Consistem em estrados feitos principalmente de madeira, com
medidas padronizadas, sobre os quais se montam cargas unitrias,
possibilitando eficiente guarda e/ou movimentao de materiais, por
meio de equipamentos de transporte interno.

E o que um palete?
Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para
carregamento, constituda de vigas, blocos ou uma simples face sobre
os apoios, cuja altura compatvel com a introduo dos garfos da
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emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais,
possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentao e o
transporte num nico carregamento.
A paletizao vem sendo utilizada em empresas que demandam
manipulao rpida e armazenagem racional, envolvendo grandes
quantidades. A paletizao tem como objetivo realizar, de uma s
vez, a movimentao de um nmero maior de unidades. Ao pallet
atribudo o aumento da capacidade de estocagem, economia de mode-obra, tempo e reduo de custos. O emprego de empilhadeiras e
pallets j proporcionou a muitas empresas economia de at 80% do
capital despendido com o sistema de transporte interno.
Esse sistema de armazenamento denomina-se tambm sistema de
blocagem. Ele permitiu a melhor utilizao do espao vertical com a
ajuda de prateleiras de ao chamadas porta- pallets, com a vantagem
dos benefcios proporcionados pela movimentao das cargas
unitrias.
Casos h em que se pode dispensar as estruturas de ao portapallets, como, por exemplo, nas cargas uniformes que formam uma
superfcie de sustentao, que possibilitam a superposio de vrios
blocos paletizados. Verifica-se a tambm a otimizao do
aproveitamento do espao vertical do armazm apenas com blocos
superpostos.
Existem vrios tipos e tamanhos de pallets que atendem s
especificaes de uso, porm com aberturas laterais para entrada e
sustentao dos garfos de empilhadeiras e carrinhos de transporte.
Os pallets so plataformas, nas quais as mercadorias so empilhadas,
servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa nica
unidade de movimentao.
VANTAGENS DA UTILIZAO DE PALETES
1. Melhor
aproveitamento
do
espao
disponvel
para
armazenamento, utilizando-se totalmente do espao vertical
disponvel, por meio do empilhamento mximo;
2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da
reduo do custo da mo-de-obra e do tempo necessrio para
as operaes braais;
3. Possibilidade de utilizao de embalagens plsticas ou
amarrao por meio de fitas de ao da carga unitria,
formando uma s embalagem individual;
4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (martimo,
terrestre, areo);
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5. Facilita a carga, descarga e distribuio nos locais acessveis
aos equipamentos de manuseio de materiais;
6. Permite a disposio uniforme de materiais, o que concorre
para a desobstruo dos corredores do armazm e dos ptios
de descarga;
7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade
de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores,
elevadores de carga e at sistemas automticos de
armazenagem.

Engradados
So estrados providos de proteo lateral. Prestam-se guarda e
transporte de materiais que, devido fragilidade de sua embalagem
e/ou irregularidade de seu formato, no admitem o uso de
estrados.
Contenedores
Mais conhecidos como containers (caixas de
carga), apresenta-se sob a forma de uma caixa
metlica retangular, revestida de chapa de ao,
alumnio ou fibra de vidro, hermeticamente
fechada
e
selada,
destinada
ao
acondicionamento (no confundir com embalagem) e ao transporte
intermodal de mercadorias consolidadas (desde o fabricante at o
consignatrio ou importador).
Entretanto, o termo contenedor vem se estendendo a outras formas
de construo, aplicao e finalidade, e j existe no mercado uma
variedade para uso industrial, comercial e com mltiplas finalidades,
como as caixas de plstico para armazenar e transportar leite, carne,
bebidas, pescado, etc., que, alm de tudo, so fabricadas de maneira
a possibilitar um eficiente empilhamento.
Finalizando, uma das grandes vantagens da paletizao que os
paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de
equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de
carga e at sistemas automticos de armazenagem. Assim, salvo
situaes especiais, no h necessidade de investimentos em
equipamentos adequados a seu manuseio. Por esse motivo, a
resposta a a alternativa errada.
Critrios de Armazenagem

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A armazenagem pode ser simples ou complexa.
O que determina a complexidade da armazenagem so
caractersticas intrnsecas do material, que variam quanto a:

as

a. fragilidade;
b) combustibilidade;
c) volatilizao;
d) oxidao;
e) explosividade;
f. intoxicao;
g. radiao;
h. corroso;
i. inflamabilidade;
j. volume;
k. peso;
l. forma;.

Os materiais de armazenagem complexa demandam as seguintes


necessidades:

Conservao adequada (explosivos);


Equipamentos especiais de combate a incndio (magnsio);
Equipamentos especiais para movimentao (geladeiras);
Manuseio especial (cristais);
Estrutura de armazenagem especial (carnes), etc.

Tcnicas de armazenagem:
Para se realizar uma estocagem correta, h que se observar um
conjunto de regras formuladas segundo critrios definidos. Cada
almoxarifado ter, segundo as suas peculiaridades de organizao e
funcionamento, as suas normas de funcionamento, cujos preceitos
devem ser observados rigorosamente pelos operadores e usurios do
armazm.
Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem a regras
taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser
dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, deve-se selecionar a

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alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais de cada
organizao.
Independentemente do critrio ou mtodo de armazenamento
adotado oportuno observar as indicaes contidas nas embalagens
em geral.
Mesmo que haja variao de um almoxarifado para outro em
organizaes diferentes, tais regras buscam os mesmo objetivos,
quais sejam:
reduo das perdas por quebra;
diminuio de acidentes no trabalho, por dispensar o elemento
humano da movimentao de cargas pesadas;
menor tempo gasto nas movimentaes e expedio;
ampliao, com
armazenamento.

melhor

aproveitamento

de

rea

til

de

Armazenagem em rea externa: devido sua natureza, muitos


materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui
os custos e amplia o espao interno para materiais que necessitam de
proteo em rea coberta. Podem ser colocados nos ptios externos
os materiais a granel, tambores e containers , peas fundidas e
chapas metlicas.
Coberturas alternativas: no sendo possvel a expanso do
almoxarifado, a soluo a utilizao de galpes plsticos, que
dispensam fundaes, permitindo a armazenagem a um menor
custo.
Em sntese, o que se procura por meio das normas de
armazenamento aumento da eficincia do processo de estocagem,
traduzindo, em expresses mximas, o seu rendimento e, em
expresses mnimas, os seus custos.
Critrios de armazenamento
Entre os critrios mais comuns que orientam a elaborao de normas
de armazenamento, podem ser enumerados os seguintes:
rotatividade de materiais;
volume e peso;

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ordem de entrada/sada;
similaridade;
valor;
carga unitria;
acondicionamento e embalagem;
Rotatividade de materiais
Dentre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles
que tm maior movimentao em relao a outros, em virtude de sua
utilizao por maior nmero de usurios, ou por outro motivo
qualquer. A esses materiais que entram e saem com maior freqncia
deve ser dado um tratamento especfico em relao localizao no
armazm, ou seja, armazen-los nas proximidades das portas
(setores de expedio e embalagem).
Esse procedimento oferece as seguintes vantagens:
minimizao de nmero de viagens entre as reas de estocagem e
de expedio;
descongestionamento do trnsito interno do almoxarifado;
melhor aproveitamento da mo-de-obra interna, com menor
desgaste fsico dos operadores;
maximizao do tempo despendido na expedio do material, etc.
Volume e peso do material
Da mesma forma, os itens mais volumosos e pesados devem ficar
perto das portas para facilitar no s a sua conservao, como
tambm a sua movimentao, e ser colocados sobre estrados ou
pallets (tipo especial de estrado).
Ordem de entrada/sada
Armazenar, observando esse critrio, significa obedecer ordem
cronolgica de sada levando em conta a sua poca de entrada. Isso
quer dizer: as unidades estocadas h mais tempo devem sair
primeiro, a fim de que no venham a ocorrer situaes de
esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidaes,
deteriorao,
obsoletismo,
perda
de
propriedades
fsicas,
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endurecimentos, ressecamentos e outras situaes que impliquem
em perda de material.
Similaridade
Sempre que possvel, os materiais devem ser armazenados
considerando a sua similaridade com outros itens, o que pode ser
feito mais facilmente com o auxlio do catlogo de materiais.
O agrupamento de materiais que apresentam caractersticas fsicas,
aplicaes ou naturezas semelhantes em locais adjacentes facilita a
sua localizao, a movimentao e at a contagem.
Valor do material
O valor financeiro que um determinado material representa para o
estoque define a sua forma de armazenamento. As regras no
diferem muito daquelas adotadas para os demais itens, porm devese destacar que o local deve ser apropriado e proporcionar maior
condio de segurana.
Para os controles de estoque que utilizam o mtodo denominado
ABC, ou curva ABC, podemos adiantar que os itens de material
aqui tratados integram a letra A.
Carga unitria
O critrio de carga unitria baseia-se na constante necessidade de
racionalizao do espao til de armazenamento, com o mximo
aproveitamento do conceito de cubagem. Porm, aliada
racionalizao do espao, a carga unitria favorece sobremaneira a
boa movimentao do material, a rapidez de carga e descarga e,
conseqentemente, a reduo dos custos.
Esse mtodo consiste na arrumao ou composio de pequenos
itens pacotes ou unidades menores em volumes dimensionados
em peso, cubagem e quantidade maiores. Pode-se dizer tambm que
o critrio de carga unitria significa transformar as unidades simples
em unidades mltiplas.
Acondicionamento e embalagem
A abertura das caixas ou embalagens recebidas do
fornecedor para conferncia dos materiais adquiridos
uma praxe. Porm, depois disso, deve-se lacrlas
novamente, com o aproveitamento da prpria
embalagem. Evidentemente, s se deve deixar
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desembalado o contingente de unidades necessrias entrega do
perodo.
Tal procedimento traz os mesmos benefcios apontados no critrio da
carga unitria, pois guarda com ele uma grande similitude.
Podemos verificar que a nica alternativa errada a letra c, uma
vez que, a inteno evitar a obsolescncia. Uma forma de evitar
adotar a tcnica de armazenagem de ordem de entrada/sada, pois,
assim, as unidades estocadas h mais tempo sairo primeiro, a fim
de que no venham a ocorrer situaes de esquecimento de itens em
estoque, o que pode causar oxidaes, deteriorao, obsoletismo,
perda de propriedades fsicas, endurecimentos, ressecamentos e
outras situaes que impliquem em perda de material.
2.5. Transporte

O transporte faz parte das preocupaes


bsicas do administrador de materiais. Seja
ele
interno
ou
externo,
um
baixo
desempenho
na
sua
execuo
pode
comprometer a atividade fim da organizao.
Deve-se estar sempre atento s modernas
tcnicas e equipamentos de transporte, alm da evoluo das
relaes comerciais com aquelas empresas prestadoras de servio
nesta rea, que podem vir a ser empregadas como uma importante
maneira de economia de tempo e recursos.
Essa funo compreende todas as tarefas, responsabilidades e
relacionamentos utilizados na movimentao/deslocamento de
materiais demandados pelo processo de criao de bens e servios.
Devido sua natureza, pode-se dizer que realizado dentro do
sistema de produo a fim de deslocar materiais:
do recebimento para o almoxarifado;
do almoxarifado para a unidade de produo;
de uma unidade de produo para outra;
de uma unidade de produo para o almoxarifado;
do almoxarifado de produtos acabados para o despacho.

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Qual o melhor modal? Transporte rodovirio, areo, martimo,
ferrovirio? Para cada rota h uma possibilidade de escolha, que deve
ser feita mediante uma anlise profunda de custos, muito alm de
uma simples anlise do custo baseada em peso por quilometragem
(Kg/Km). Para cada ligao no canal logstico, cada modo apresenta
vantagens particulares. A anlise custo/benefcio pode determinar
que para itens de baixo volume e alto custo unitrio o transporte
areo pode ser, a longo prazo, mais econmico do que o martimo:
caso dos computadores.
Um dos fatores determinantes o custo do frete e do seguro, ligado
ao custo de manipulao em terminais (aeroportos, portos) e de
armazenamento durante o transporte.
Multimodal todo transporte efetuado por mais de um modal
(martimo, terrestre ou areo).
Escolha de equipamentos de transporte
Antes de mais nada, deve-se ter em conta que a escolha do
equipamento de transporte de material deve ser precedida de um
estudo baseado no critrio do custobenefcio, mediante o qual se
procura adotar a melhor soluo entre as alternativas viveis, o que
implica escolher a alternativa de menor custo dentre as que atendem
aos requisitos mnimos de transporte.
Os principais fatores que influenciam o custo so:
Quanto natureza do material
estado fsico: slido (unitrio ou granel), lquido, gasoso;
forma, dimenses, peso e perecibilidade;
tipo de embalagem.
Quanto demanda do material
quantidade de unidades movimentadas em cada intervalo.
Quanto aos locais de armazenagem e utilizao
pontos de origem e destino dos materiais;
rea livre para circulao;
altura e p-direito do armazm ou galpo;
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obstculos existentes nos armazns ou galpes, como vigas,
colunas, etc.
dimenses das portas de acesso e sada.
O mercado brasileiro dispe de grande nmero de opes e modelos
de equipamentos, j padronizados segundo detalhes de segurana,
economia, utilizao, etc. Entretanto, no se deve descartar o critrio
do menor custo.
Exemplos de equipamentos:
carros de trao manual;
empilhadeiras manuais e motorizadas;
guindastes manuais e automotores;
carros-prtico;
tratores de armazm;
talhas;
pontes rolantes;
elevadores;
correias transportadoras;
dutos de suco e conduo de gros, etc.
2.6. Gesto de estoques

Uma das mais importantes funes da


administrao de materiais est relacionada com o
controle dos nveis de estoques. Lgica e
racionalidade podem ser aplicadas com sucesso
nas aes de resoluo de problemas que afetam
os estoques. notrio que todas as organizaes
de transformao devem preocupar-se com o controle de estoques,
visto que desempenham e afetam de maneira bem definida o
resultado da empresa.

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A palavra estoque pode ser definida genericamente
como a quantidade de mercadorias que se dispe.

O termo controle de estoques dentro da logstica, em funo


da necessidade de estipular os diversos nveis de materiais e
produtos que a organizao deve manter, dentro de parmetros
econmicos. E a razo pela que preciso tomar uma deciso acerca
das quantidades dos materiais a serem mantidos em estoques est
relacionada com os custos associados tanto ao processo como aos
custos de estocar. Devemo-nos preocupar e determinar quais so os
nveis para cada item que poderemos manter economicamente.
Portanto, a funo principal da administrao de estoques
maximizar o uso de recursos envolvidos na rea logstica da empresa,
e com grande efeito dentro dos estoques.
O administrador, porm, ir deparar-se com um terrvel dilema,
que o causador da inadequada gesto de materiais, percebida em
inmeras empresas, e que cria terrveis problemas quanto
necessidade de capital de giro da empresa, bem como seu custo.
Por um lado, procura-se manter um volume de materiais e
produtos em estoque para atender demanda de mercado, bem
como suas variaes, servindo o estoque como um pulmo e, por
outro lado, buscar a minimizao dos investimentos nos vrios tipos
de estoques, reduzindo assim os investimentos nesse setor. Sabemos
que quando temos estoques elevados, para atender plenamente
demanda, ela acarreta a necessidade de elevado capital de giro e,
que produzem elevados custos. No entanto, baixos estoques podem
acarretar, se no forem adequadamente administrados, custos
difceis de serem contabilizados em face de atrasos de entrega,
replanejamento do processo produtivo, insatisfao do cliente e,
principalmente, a perda do cliente.

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Uma das razes porque muitas empresas mantm estoques
elevados, aos padres modernos, que essa atitude permite a firma
comprar e produzir em lotes econmicos, que a viso ultrapassada
da produtividade. No entanto, qualquer que sejam os nveis de
estoques, eles incorrem na anlise de vrios custos que esto
correlacionados.
A boa administrao de materiais significa coordenar a movimentao
de suprimentos com as exigncias de produo. objetivo maior da
administrao de materiais prover o material certo, no local de
produo certo, no momento e em condio utilizvel ao custo
mnimo para a plena satisfao do cliente e dos acionistas.

Razes para manter estoques:

A armazenagem de mercadorias prevendo seu uso


futuro exige investimento por parte da organizao. O
ideal seria a perfeita sincronizao entre oferta e
demanda, de maneira a tornar a manuteno de
estoques
desnecessria.
Entretanto,
como

impossvel conhecer exatamente a demanda futura e


como nem sempre os suprimentos esto disponveis a
qualquer momento, deve-se acumular estoque para
assegurar a disponibilidade de mercadorias e
minimizar os custos totais de produo e distribuio.
Na verdade, estoques servem para uma srie de
finalidades:
Melhoram o nvel de servio:

Estoques auxiliam a funo de marketing a vender os produtos


da empresa. Estes podem ser localizados mais prximos aos
pontos de venda e com qualidades mais adequadas. Isto
vantajoso para clientes que precisam de disponibilidade
imediata ou tempos de ressuprimento pequenos.
Incentivam economias na produo:

O mnimo custo unitrio de produo geralmente ocorre para


grandes lotes de fabricao com o mesmo tamanho. Estoques
agem como amortecedores entre oferta e demanda,
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possibilitando uma produo mais constante, que no oscila
com as flutuaes de vendas. A fora de trabalho pode ser
mantida em nveis estveis e os custos de preparao de lotes
podem ser diminudos.
Permitem

economias
transporte:

de

escala

nas

compras

no

Muitas vezes, pequenos lotes de compra so gerados para


satisfazer necessidades de produo ou para abastecer
diretamente clientes a partir da manufatura. Isto implica
maiores custos de frete, pois no h volume suficiente para
obter os descontos oferecidos aos lotes maiores. Entretanto,
uma das finalidades do estoque possibilitar desconto no
transporte pelo emprego de grandes lotes equivalentes
capacidade dos veculos e gerar, portanto, fretes unitrios
menores. De modo similar, menores preos podem ser obtidos
na compra de mercadorias com o uso de lotes maiores que as
demandas imediatas.
Agem como proteo contra aumentos de preos:

Bens comprados em mercados abertos tem seus preos


ditados pelas curvas de oferta e demanda. Minrios, produtos
agrcolas e petrleo so bons exemplos. Compras podem ser
antecipadas em funo de aumentos previstos nos preos. Isto
acabaria criando estoques que, de alguma forma, deve ser
administrado.
Protegem a empresa de incerteza na demanda e no

tempo de ressuprimento:
Na maioria das ocasies, no possvel conhecer com certeza
as demandas de produtos ou os tempos de ressuprimento no
sistema logstico. Para garantir disponibilidade do produto,
deve-se manter um estoque adicional (estoque de segurana).
Estoques de segurana so adicionais aos estoques regulares
para atender as necessidades de produo ou do mercado.
Servem como segurana contra contingncias:

Greves, incndios e inundaes so apenas algumas das


contingncias que podem atingir uma empresa. Manter
estoques de reserva uma maneira de garantir o
fornecimento normal nessas ocasies.

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Importante: A manuteno de estoque traz vantagens e
desvantagens s empresas. Vantagens no que se refere ao pronto
atendimento aos clientes, e desvantagens no que se refere aos custos
decorrentes de sua manuteno. Compete ao administrador de
materiais encontrar o ponto de equilbrio adequado empresa em
certo momento, embora os benefcios do pronto atendimento sejam
mais difceis de ser avaliados do que os custos decorrentes.
Custo de estoque:
usual ouvirmos estoque custa dinheiro. A afirmativa bem
verdadeira. A necessidade de manter estoques acarreta uma srie de
custos s empresas. Os japoneses, pioneiros do estudo do just-intime, consideram os estoques uma forma de desperdcio.
Podemos classificar os custos de manter estoques em trs
grandes categorias: custos diretamente proporcionais quantidade
estocada; inversamente proporcionais quantidade estocada e
independente da quantidade estocada.
Os custos diretamente proporcionais ocorrem quando os
custos crescem com o aumento da quantidade mdia estocada. Do
mesmo modo, quanto maior a quantidade de itens armazenados,
maior a rea necessria e maior o custo
de
aluguel.

Outros exemplos:
Manuseio
quanto mais estoque
mais pessoas e equipamentos
necessrios para manusear os estoques
mais custo de mo-deobra e de equipamentos.
Perdas quanto mais estoque
custo decorrente de perdas.

maiores as chances de perdas mais

Obsolescncia
quanto mais estoque maiores as chances dos
matrias se tornarem obsoletos
mais custo decorrentes de
materiais que no mais sero utilizados.

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Furtos e roubos
quanto mais estoques maiores as chances de
materiais serem furtados e/ou roubados mais custos decorrentes.
Por todos esses fatores de custos serem decorrentes da necessidade
de manter ou carregar os estoques, eles tambm so chamados de
custos de carregamento dos estoques. Assim, os custos de
carregamento incluem os custos de oportunidade, estocagem e
manuseio do material, taxas e seguros, perdas e furtos,
obsolescncia e o mais importante, o custo do capital investido.

Os custos inversamente proporcionais so os custos que


diminuem com o aumento do estoque mdio, isto , quanto mais
elevados os estoques mdios, menores sero tais custos (ou viceversa). So os denominados custos de obteno, no caso dos itens
comprados, e custos de preparao, no caso de itens fabricados
internamente.

Quanto mais vezes se comprar ou se preparar a fabricao, menores


sero os estoques mdios e maiores sero os custos decorrentes do
processo tanto de compras como de preparao.
Assim, os custos de compras e preparao so inversamente
proporcionais aos estoques mdios.
Os custos independentes so aqueles que independem do estoque
mdio mantido pela empresa, como, por exemplo, o custo de aluguel
de um galpo. Ele geralmente um valor fixo, independente da
quantidade
estocada.

A gesto de estoques constitui uma srie de aes que permitem ao


administrador verificar se os estoques esto sendo bem utilizados,
bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem
manuseados e bem controlados.

Verificao

Utilizao

Manuseio

Localizao

Controle

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Como os estoques representam parcela substancial dos ativos da
empresa, devem ser encarados como um fator potencial de gerao
de negcios e de lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se
esto tendo a utilidade adequada ou sendo um peso morto, no
apresentando o retorno sobre o capital neles investidos.
Em pocas de alta inflao, manter estoques elevados poderia ser a
forma mais adequada de obter grandes lucros, pois a reposio davase sempre a preos bem maiores. Numa economia mais estvel e de
baixa inflao, isso no verdadeiro, e uma boa gesto dos estoques
poder ser a responsvel pelo lucro.
Dica: A gesto de estoques constitui uma srie de aes que
permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem
utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se
utilizam,
bem
manuseados
e
bem
controlados.

Existem vrios indicadores de produtividade na anlise e controle dos


estoques, sendo os mais usuais: inventrio fsico, acurcia dos
controles, nvel de servio, giro de estoque e cobertura dos estoques.
O Giro de estoque o ndice que mede quantas vezes, por unidade
de tempo, o estoque se renovou ou girou. O Giro de Estoque
representado pela frmula:

Giro de estoque =

Valor consumido no perodo .


Valor do estoque mdio no perodo

O inventrio fsico consiste na contagem fsica dos itens de


estoque. Caso haja diferenas entre o inventrio fsico e os registros
do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme
recomendaes contbeis e tributrias.
a atividade que visa o estabelecimento de auditoria permanente de
estoques em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena
confiabilidade e exatido dos registros contbeis e fsicos, essencial
para que o sistema funcione com a eficincia requerida.
O inventrio fsico geralmente efetuado de dois modos: peridico ou
rotativo. chamado de peridico quando em determinados perodos

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normalmente no encerramento dos exerccios fiscais, ou duas vezes
por ano faz-se a contagem fsica de todos os itens de estoque.
O inventrio rotativo quando permanentemente se contam os itens
em estoque. Neste caso faz-se um programa de trabalho de tal forma
que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do
perodo fiscal (normalmente de um ano). Uma de suas principais
caractersticas o aprimoramento contnuo da confiabilidade.
Peridico
Inventrio Fsico
Rotativo

O peridico (tambm chamado por alguns autores de "geral")


elaborado normalmente no fim de cada exerccio, e abrange a
contagem fsica de todos os tens de uma s vez. Por exemplo: A
empresa "x" determina a parada de todo o processo operacional da
empresa (recebimento, produo e despacho) por dois dias e rene
toda sua equipe para contagem fsica de todos os tens do estoque,
sem sofrer qualquer interferncia e sem erros.
J o inventrio rotativo no precisa que seja feita nenhuma parada
no processo operacional, pois ele concentra-se em cada grupo de
itens em determinados perodos. Este procedimento mais vantajoso
e mais econmico em razo de no haver necessidade de
paralizao da fbrica, de permitir melhores condies e tempo para
anlise de problemas ou causas de ajustes, bem como por
aperfeioar o sistema de controle. Por exemplo: A empresa "y" possui
50 tipos de materiais diferentes em estoque. Adotando o inventrio
rotativo, ela conta em janeiro a quantidade existente de um grupo de
20 de seus tens, em maio conta um grupo de mais 10, em setembro
mais 15 e em novembro mais 5. Essa diviso de meses e quantidades
feita de acordo com o que seja mais conveniente para cada
empresa, que realizar seu planejamento conforme suas
necessidades.
Se essa mesma empresa "Y" adotasse o modelo de inventrio
peridico, esses 50 tens seriam todos contados nos ltimos dias de
dezembro, de uma s vez.

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Uma vez terminado o inventrio, pode-se calcular a acurcia dos
controles, que mede a porcentagem dos itens corretos, tanto em
quantidade quanto em valor.

Acurcia =

Nmero (ou valor) de itens com registros corretos


Nmero (ou valor) total de itens

Nvel de servio ou nvel de atendimento o indicador de quo


eficaz foi o estoque para atender s solicitaes dos usurios. Assim,
quanto mais requisies forem atendidas, nas quantidades e
especificaes solicitadas, tanto maior ser o nvel de servio.

Nvel de servio =

Nmero de requisies atendidas


Nmero de requisies efetuadas

Cobertura de estoques indica o nmero de unidades de tempo; por


exemplo, dias que o estoque mdio ser suficiente para cobrir a
demanda mdia.

Cobertura em dias = N de dias do perodo em estudo


Giro

A anlise ABC uma das formas mais usuais de examinar estoques.


Essa anlise consiste na verificao, em certo espao de tempo, do
consumo, em valor monetrio ou quantidade, dos itens de estoque,
para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de
importncia. Aos itens mais importantes de todos, segundo a tica do
valor ou da quantidade, d-se a denominao itens classe A, aos

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intermedirios, itens classe B, e aos menos importantes, itens classe
C.
A anlise ABC uma das formas mais usuais de examinar estoques.
Essa anlise consiste na verificao, em certo espao de tempo
(normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo, em valor monetrio
ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser
classificados em ordem decrescente de importncia. Aos itens mais
importantes de todos, segundo a tica do valor ou da quantidade, dse a denominao de itens classe A, aos intermedirios, itens classe B
e aos menos importantes, classe C.
No existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total
dos itens que pertencem classe A, B ou C. Os itens A so os mais
significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor
movimentado dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os
itens C representam o restante.
A experincia demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total
so da classe A, enquanyo uma grande quantidade, em torno de
50%, so da classe C e 30% a 40% so da classe B
Determinao de nveis de estoque:

A determinao do nvel de estoque mais econmico possvel para a


empresa um problema muito importante. Sabemos que os custos
de estoques so influenciados por diversos fatores, tais como volume,
disponibilidade, movimentao, mo-de-obra e o prprio recurso
financeiro envolvido e, dependendo da situao, cada varivel tem
pesos que podem ter diversas magnitudes em razo da situao
especfica.
Uma das tcnicas utilizadas o enfoque da dimenso do lote
econmico para manuteno de nveis de estoques satisfatrios e que
denominamos de sistema mximo mnimo.
O funcionamento do sistema mximo-mnimo tem a seguinte
ao: cada produto ou material receber quatro informes bsicos
estoque mnimo que se deseja manter (Emin), o momento em que
novas quantidades da pea devem ser compradas (PP), tempo
necessrio para repor a pea (TR), e quando este lote comprado
chega fbrica, temos o estoque mximo (Emax). E isto nos
possibilita a manuteno dos nveis de estoques estabelecidos e que
configurem um sistema automtico de suprimentos da manuteno
de estoques onde novas ordens so emitidas, em funo das
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Emim

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variaes do prprio nvel de estoque. Assim, toda vez que o estoque
fique abaixo do nvel de ponto de pedido emitida uma requisio de
compras para a pea em especfico.

Para podermos trabalhar e administrar adequadamente o sistema


mximo mnimo, necessrio calcularmos o tempo de reposio, o
ponto de pedido, o lote de compra e o estoque de segurana.
Tempo de Reposio (TR)

Quando emitimos um pedido de compra, decorre um espao de


tempo que vai desde o momento de sua solicitao no almoxarifado,
colocao do pedido de compra e passando pelo processo de
fabricao em nosso fornecedor at o momento em que o recebemos
e o lote estiver liberado para produo em nossa fbrica. Portanto, o
TR composto de trs elementos, conforme a seguir:
1. tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao
fornecedor;
2. tempo que o fornecedor leva para processar e entregarnos o pedido;
3. tempo para processar a liberao do pedido em nossa
fbrica.
TR = 1 + 2 + 3

Como podemos perceber, duas variveis do TR (1 e 3) so


dependentes de aes de nossa empresa, e que poderemos reduzi-lo
ao mximo possvel , tendendo-a a zero. Quanto ao item 2, varivel
de nosso fornecedor, dependente de uma boa negociao que
devemos manter com ele para, tambm, reduzi-lo ao menor tempo
possvel.
Ponto de Pedido (PP)

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a quantidade de peas que temos em estoque e que garante o
processo produtivo para que no sofra problemas de continuidade,
enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo
de reposio. Isso quer dizer que quando um determinado item de
estoque atinge seu ponto de pedido deveremos fazer o ressuprimento
de seu estoque, colocando-se um pedido de compra.

Para calcular o Ponto de Pedido utiliza-se a frmula abaixo:


O Modelo do Ponto de Pedido tambm conhecido como modelo do
Ponto de Reposio ou modelo de reposio contnua.

PP = (C x TR) + ES
Ou
PP = (D x TA) + ES

Onde: PP = Ponto de Pedido


C = Consumo normal da pea (ou demanda)
TR = Tempo de Reposio (ou tempo de atendimento do
fornecedor)
ES = Estoque de segurana
Para melhor compreender o clculo, veja esse exemplo:
Exemplo: Determinada pea consumida em 2.500 unidades
mensalmente e sabemos que seu tempo de reposio de 45 dias.
Ento, qual seu Ponto de Pedido (PP), uma vez que seu estoque de
segurana de 400 unidades?
PP = (2.500 x 1,5 ms) + 400
PP = 4.150 unidades
Lote de compra
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a quantidade de peas especificadas no pedido de compra, que
estar sujeita poltica de estoque de cada empresa.
Estoque Mximo
o resultado da soma do estoque de segurana mais o lote de
compra. O nvel mximo de estoque normalmente determinado de
forma que seu volume ultrapasse a somatria da quantidade do
estoque de segurana com o lote em um valor que seja suficiente
para suportar variaes normais de estoque em face da dinmica de
mercado, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o
nvel mximo de estoque no cresa e onere os custos de
manuteno de estoque.

O modelo de estoque mximo tambm conhecido como modelo do


intervalo padro ou modelo de reposio peridica.
Emax = ES + LC

Exemplo: Qual o estoque mximo de uma pea cujo lote de compra


de 1.000 unidades e o estoque de segurana igual metade do
lote de compra?
Emax = (1.000 : 2) + 1.000
Emax = 500 + 1.000 = 1.500 unidades

Estoque de segurana:
O Estoques de Segurana, tambm conhecido por
estoque mnimo ou estoque reserva, uma quantidade
mnima de peas que tem que existir no estoque com
a funo de cobrir as possveis variaes do sistema,
que podem ser: eventuais atrasos no tempo de
fornecimento (TR) por nosso fornecedor, rejeio do
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lote de compra ou aumento na demanda do produto.
Sua finalidade no afetar o processo produtivo e,
principalmente, no acarretar transtornos aos clientes por falta de
material e, conseqentemente, atrasar a entrega de nosso produto
ao mercado.

Um fato importante a ser explanado referente ao valor do


estoque de segurana, visto que o ideal termos esse estoque igual
a zero, porm, sabemos que dentro de uma organizao, os materiais
no so utilizados em uma taxa uniforme, e que, tambm, o tempo
de reposio para qualquer produto no fixo e garantido por nossos
fornecedores em razo das variveis de mercado. Sob esses
aspectos, fica muito difcil estabelecer como zero o estoque de
segurana, porm no impossvel.
Ento, como estamos envolvidos com a realidade das
organizaes e as variveis ambientais, necessitamos estabelecer um
estoque de segurana que garanta a continuidade do processo
produtivo em razo dos fatos anteriormente enumerados.
Por exemplo, uma empresa que tem em determinado produto o
consumo mensal de 3.000 unidades e o tempo de reposio de sua
matria-prima seja de 20 dias e seu estoque de segurana igual a
zero, e, se esse processo fosse sempre constante, a empresa
colocaria um pedido de 3.000 unidades quando seu estoque estivesse
com saldo de 2.000 unidades, e o novo pedido chegaria no momento
exato em que o estoque chegasse a zero, que seria, nesse caso
especfico, o estoque de segurana, que o ideal.
Na realidade, porm, o que ocorre bem diferente. Pode
acontecer de determinado pedido atrasar 10 dias, e a empresa ficaria
1/3 do ms sem material para produzir seu produto e atrasaria sua
entrega ao cliente. Tambm pode ocorrer o aumento da demanda,
por exemplo, em 20% e novamente teramos atrasos na entrega do
produto; em ambos os casos, teramos aumento dos custos,
prejudicando assim nossa imagem no mercado.
A situao mais cmoda adotar um estoque de segurana que supra
toda e qualquer variao do sistema; porm, isso implicar custos
elevadssimos e que talvez a empresa poder no suportar. Ento, a
soluo determinar um estoque de segurana que possa otimizar os
recursos disponveis e minimizar os custos envolvidos. Assim, teremos
um estoque de segurana
que ir atender a fatos previsveis dentro de
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seu plano global de produo e sua poltica de grau de atendimento.

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Os estoques tm a funo de agir como reguladores do fluxo de


negcios. Como a velocidade com que as mercadorias so recebidas
unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas
usualmente diferente da velocidade com que sero utilizadas
unidades consumidas por unidade de tempo ou sadas -, h a
necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor
(buffer).
Quando a velocidade de entrada dos itens maior que a de sada, ou
quando o nmero de unidades recebidas maior do que o nmero de
unidades expedidas, o nvel de estoque aumenta. Se ao contrrio,
mais itens saem (so consumidos), do que entram, o estoque
diminui. E se a quantidade que recebida igual a que
despachada, o estoque mantm-se constante. Conseguir essa
igualdade o grande objetivo da filosofia just-in-time aplicada
gesto dos estoques, em que os estoques podem ser nulos.
3. Questes de Concursos Anteriores:
(UnB / CESPE TRT 16 Regio Analista Judicirio 2005) De
acordo com Marco Aurlio P. Dias (Administrao de Materiais,
Atlas, 1995, p. 12), a administrao de materiais compreende o
agrupamento de materiais de vrias origens e a coordenao dessa
atividade com a demanda de produtos ou servios da empresa.
Considerando essa assertiva, julgue os seguintes itens, acerca dos
conceitos e dimensionamento relativos ao controle de estoque.
104 Matria-prima toda quantidade de produtos estocados em cada
uma das fases produtivas.
105 Estoque toda poro armazenada de mercadoria, ou seja,
aquilo que reservado para ser utilizado em tempo oportuno.
106 Com relao aos custos, o controle de estoque deve focar-se nos
custos de pedido e de armazenagem, pois duas variveis influenciam
no aumento do custo: o custo de pedido e o custo de capital.
107 O depsito pode ser conceituado como o setor que tem por
misso receber, conferir, armazenar, conservar e distribuir tudo o
que adquirido pelo setor de compras.

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108 Suprimento refere-se ao amplo conjunto de procedimentos que
envolvem a solicitao de fornecimento de determinados produtos
por uma organizao.
109 Tempo de ressuprimento o tempo gasto desde a verificao de
que o estoque precisa ser reposto at a chegada efetiva do material
no almoxarifado da organizao. Esse tempo composto por:
emisso do pedido, preparao do pedido e transporte.
110 O estoque mnimo uma quantidade de estoque que, em nvel
ideal, no deve ser consumido. No entanto, causas como oscilao no
consumo e variao na qualidade quando o controle de qualidade
rejeita um lote podem impor a utilizao desse estoque de segurana.
111 Quanto ao dimensionamento da estocagem de produtos, uma
carga constituda de embalagens de transporte e armazenagem por
meios mecnicos considerada uma unidade.
112 Os custos de movimentao de materiais influem sobremaneira
no custo final do produto e(ou) servio, mas contribuem para agregar
benefcios para o cliente.
113 Considere que uma empresa, ao codificar seu material de
expediente, o define utilizando uma codificao numrica de dois
dgitos. O item lpis preto n. 1 foi identificado como 04, pois a
borracha j havia sido identificada como 01. Nesse caso, correto
afirmar que esse sistema de codificao apresenta desvantagem
quanto s caractersticas de expansividade e significncia, no sentido
de impossibilitar a incluso, na seqncia natural da srie numrica,
caso ocorra a necessidade de insero de novos itens.
114 O giro de estoque refere-se quantidade ideal cujos custos so
os menores possveis.

4. Gabarito:
104 E: Segundo Dias,os estoques podem ser tanto de matria-prima, produtos em
fabricao como de produtos acabados. As matrias-primas so os materiais bsicos e
necessrios para a produo do produto acabado, ou seja, matria-prima no todo
produto estocado. (p.16 e 26)
105 C: Estoque a composio de materiais que vai desde a matria-prima at o
produto acabado que no utilizada em determinado momento na empresa, mas que
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precisa existir em funo de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o
sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produo de seus
produtos/servios. (Chiavenato, p. 67)
106 E: O controle de estoque refere-se necessidade de estipular os diversos nveis
de materiais e produtos que a organizao deve manter (apostila, item 2.6). Assim, os
custos de estoque so obtidos atravs do somatrio dos custos de armazenagem e do
custo do pedido. Existem duas variveis que aumentam esses custos, que so a
quantidade em estoque e o tempo de permanncia em estoque. No entanto, vrias outras
variveis influenciam no aumento do custo, como: custos de capital (juros e
depreciaes); custos com pessoal (salrios, encargos sociais); custos com edificaes
(aluguis, impostos, luz, conservao) e custos de manuteno (deteriorao,
obsolescncia, equipamento) (Dias, p. 43).
107 E: O Depsito o rgo que guarda e armazena os produtos acabados da
empresa. O depsito recebe os produtos acabados aps todo o seu processamento pelas
sees produtivas da empresa e sua liberao pelo rgo de Controle de Qualidade.
medida que os Produtos acabados chegam ao depsito, vo sendo imediatamente
armazenados e estocados para futura entrega (Chiavenato, p. 118). Assim, o depsito
cuida dos produtos acabados e no de tudo que adquirido pelo setor de compras.
108 E: Algumas empresas adotam o termo Suprimento ou Logstica para sua rea de
materiais, envolvendo as reas de Planejamento e Controle da Produo (PCP),
Compras e Transporte e Distribuio (Dias, p. 18). A denominao gerenciamento de
suprimentos um conceito voltado para o processo, para o todo.
109 C: Tambm chamado de Tempo de Reposio, uma das informaes bsicas de
que se necessita para calcular o estoque mnimo (Dias, p. 56)
110 C: De fato, o estoque mnimo, tambm chamado de estoque de segurana, por
definio, a quantidade mnima que deve existir em estoque, que se destina a cobrir
eventuais atrasos no ressuprimento, objetivando a garantia do funcionamento
ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. Entre as causas que
ocasionam essas faltas, cita-se: oscilao no consumo; oscilao nas pocas de
aquisio (atraso no tempo de reposio); variao na qualidade, quando o Controle de
Qualidade rejeita um lote; remessas por parte do fornecedor, divergentes do solicitado;
diferenas de inventrio (Dias, p. 61).
111 C: A dimenso e as caractersticas de materiais e produtos podem exigir desde a
instalao de uma simples prateleira at complexos sistemas de armaes, caixas e
gavetas (Dias, p. 203). Tambm conhecidos por unidades de estocagem, os
equipamentos para armazenamento so: armaes; estrados do tipo pallets; engradados;
contenedores.
112 E: Os custos de movimentao de materiais influem sobremaneira no produto,
afetando diretamente o custo final. O acrscimo no custo do produto proporciona-lhe
maior valor, mas, no caso da movimentao, esta no contribui em nada, podendo
somente barate-la com uma seleo adequada do mtodo mais compatvel natureza e
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ao regime da produo (Dias, p. 214). Assim, no h o que se falar em benefcio para o
cliente, no caso de aumento no custo.
113 C: O objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao,
simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os
materiais componentes do estoque da empresa. Em funo de uma boa classificao do
material, poderemos partir para a codificao do mesmo, ou seja, representar todas as
informaes necessrias, suficientes e desejadas por meio de nmeros e/ou letras com
base em toda a classificao obtida do material. A classificao numrica de dois dgitos
no permite, de fato, uma descrio precisa do material e dificulta a insero de novos
itens. Sugere-se que a codificao numrica traga um nmero de classificao geral, um
nmero de classificao individualizadora e um nmero de classificao definidora
(Dias, p. 178 e 181).
114 E: Giro de estoque, ou Rotatividade de estoque, a relao entre o consumo e o
estoque mdio, dentro de um perodo de tempo. Refere-se apurao de quantas vezes o
estoque se renovou ou girou, ou seja, mede a velocidade na venda dos estoques de
produto acabado ou no consumo de matrias-primas (Dias, p. 307).

5. Bibliografia:

CHIAVENATO, Idalberto. Administrao Geral e Pblica. Rio de


Janeiro: Elsevier, 2006.
Decreto 3.931/2001 que trata sobre o Sistema de Registro de Preos,
Decreto
2.271/1997
sobre
contratao
de
servios
Administrao Pblica Federal direta, autrquica e fundacional,

pela

DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais. So Paulo: Atlas,


1995.
MOREIRA, Daniel A. Administrao da Produo e Operaes. So
Paulo: Pioneira Thomson Learning. 2004.
MARTINS, Petrnio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos.
Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. So Paulo:
Saraiva, 2006
PISCITELLI, Roberto Bocaccio, TIMB, Maria Zuleide Farias & ROSA,
Maria Berenice. Contabilidade Pblica. So Paulo: Editora Atlas, 2004
8 Edio.
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Manual de Orientao do Gestor Pblico do Governo do Estado do Rio
de Janeiro
www.esao.ensino.eb.br
UFRGS
Lei de Licitaes e Contratos Lei n 8.666/93.
POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais.
So Paulo Editora Atlas: 2007 4 Edio
BALLOU, Ronald H. Logstica Empresarial. So Paulo Editora Atlas
1993 17 Tiragem.
Andr Moraes - Cefet-RJ - Curso: Administrao Industrial
Gesto de Recursos Materiais e de Medicamentos: bases.bireme.br
Noes bsicas de almoxarifado GN 2004
Professor Gilberto: Fundamentos em Gesto da Qualidade - - 2005/1

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