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NDICE
APRESENTAO............................................................................................04
PREFCIO......................................................................................................05
RECOMENDAES........................................................................................07
OS AJUSTES ESPECFICOS...........................................................................11
USANDO O ADOBE ACROBAT PROFESSIONAL VERSO 9...............................15
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..................................................................20
GRUPO ELABORADOR...................................................................................21
ANEXO-SEGURANA NO PDF/A-1.................................................................22

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APRESENTAO
Fruto de um trabalho coletivo, esta cartilha foi discutida e elaborada com total
imparcialidade por um grupo de especialistas, membros da Comisso de Estudo
Especial de Segurana em Documentao Eletrnica da Associao Brasileira de
Normas Tcnicas (ABNT).
A ABNT a representante oficial do Brasil na Organizao Internacional de
Normalizao (ISO), cuja misso promover o estabelecimento de normas e padres
globalmente aceitos, facilitando a troca internacional de bens e servios e auxiliando
no intercmbio intelectual, cientfico, tecnolgico e econmico entre as naes.
A Comisso de Estudo Especial de Segurana em Documentao Eletrnica tem como
objetivo elaborar normas no campo de gerenciamento de documentos eletrnicos no
que concerne terminologia e requisitos de segurana e preservao. A secretaria
tcnica desta Comisso foi delegada ao Organismo de Normalizao Setorial de
Tecnologia Grfica (ONS-27).
Sediado no centro tcnico da Associao Brasileira de Tecnologia Grfica (ABTG),
o ONS-27 o organismo credenciado pela ABNT para coordenar as atividades de
normalizao do mercado grfico brasileiro e participar das discusses internacionais
das normas pertinentes ao setor.
As normas tcnicas, sejam elas internacionais ou nacionais, contm especificaes,
critrios, regras e definies de caractersticas com a finalidade de garantir que
materiais, produtos, processos e servios atendam aos objetivos a que se propem.
Na rea grfica, essas normas definem desde especificaes para insumos at
critrios de qualidade para produtos finalizados.

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PREFCIO
O grande desafio da atualidade, a era da informao, conviver com uma enormidade
de informaes e delas extrair significados. Para dar acepo s informaes que
atingem o cidado comum, as empresas e os governos em grande nmero, so
estabelecidos mecanismos tecnolgicos para busca, hierarquizao e catalogao
desses dados. Alm disso, cada vez mais comum que as pessoas compartilhem
suas experincias na Internet, criando grupos segmentados em torno de preferncias
de sites, msicas e vdeos, ou temas como gastronomia, automveis, esportes,
programas de TV e muitas outras categorias.
O desenvolvimento das tecnologias digitais de comunicao permitiu ao homem criar
e disseminar informaes de maneiras inditas e em volumes nunca antes vistos.
Essas inovaes trouxeram numerosas facilidades, como a possibilidade de qualquer
cidado se tornar um autor de livros ou manifestar sua opinio em revistas, blogs e
sites de prpria autoria.
Estas atividades, antes de alto custo e restritas aos profissionais da informao
(jornalistas, publicitrios e escritores), agora est nas mos de pessoas comuns.
Isso provocou um aumento expressivo no volume de contedos informativos e
de entretenimento criados, seja nos meios tradicionais, como livros, vdeos e
revistas, ou nos novos, como os sites na Web, celulares e demais sistemas de
comunicao digital.
Alm de dar significao s informaes teis, separando-as do lixo informtico,
o cidado de hoje tem o desafio de escolher a maneira de armazen-las de forma
que possam ser recuperadas em um futuro de prazo indefinido. Em poucos anos de
avano da informtica, assistimos a evoluo de diversas geraes de programas
geradores de arquivos proprietrios que, se gerados em verses mais recentes
destes mesmos softwares, no podem ser lidos. Outro desafio est nas mdias de
armazenamento de documentos digitais, que passam por constantes renovaes.
Este manual destina-se a divulgar solues para boa parte destes desafios, por meio
da adoo de um padro internacional para arquivos digitais, o PDF/A.
A presente norma tem dois nveis de conformidade, delimitando as caractersticas
da especificao PDF que podem ser utilizadas em arquivos PDF/A. O primeiro, mais
restrito, conhecido como nvel a; o segundo, menos restrito, est convencionado
como nvel b.
O nvel de conformidade PDF/A-1b vem ao encontro da necessidade das empresas,
dos governos e das instituies que esto passando por um processo acentuado
de desmaterializao de documentos fsicos. Este processo se d por meio da
digitalizao, reconhecimento tico de caracteres, anexao de metadados,
classificao, indexao e arquivamento destes documentos. Os dados gerados no
formato PDF/A-1b so recomendados para conservao de longo prazo.

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Assim como os documentos em papel, os documentos digitais, tais como emails,


arquivos de Word, Excel, Power Point, entre outros, tambm podem ser conservados
por longo prazo. Isso porque, o nvel de conformidade PDF/A-1a atende esta
necessidade, produzindo arquivos que mantm a estrutura semntica interna dos
originais.
Todo documento tem um ciclo de vida que se inicia na sua criao. Aps sofrer
alteraes, ser aprovado e, ento, torna-se o documento final. Este documento
final, dependendo das normas vigentes e do interesse da organizao, poder
ser conservado em meio eletrnico durante certo tempo. O perodo pelo qual ser
mantido definido por uma tabela de temporalidade e, tambm, depende das normas
vigentes e do interesse da organizao.
Durante a fase de criao, edio e aprovao de documentos, o formato prefervel
para estes documentos o das ferramentas mais comuns ou mais usadas nos
ambientes de sua gerao. Entre essas ferramentas encontram-se o MS Office e as
aplicaes similares de cdigo aberto como Open Office e Neo Office. Nesta fase,
o documento sofre constantes alteraes at atingir seu formato definitivo. A partir
desse momento, quando for o caso, o arquivo dever ser convertido para PDF/A, a fim
de ser conservado por um longo perodo de tempo.
O PDF/A um PDF, formato de arquivo criado pela Adobe Systems atualmente na
verso 1.7 e adotado pela ISO, como Norma Internacional ISO 32000. O PDF um
formato que pode ser entendido como um continer de informaes diversas, todas
digitais: sons, imagens, vdeo, texto, anotaes e smbolos. Em 2005, em resposta
vasta adoo do PDF por parte das organizaes e na Internet a ISO, International
Standards Organization o escolheu para ser a base do formato de arquivamento de
longo prazo, o PDF/A ou ISO 19005-1.
O PDF/A foco de enorme interesse em todo o mundo e, no Brasil, a ABNT realizou a
traduo e a adoo do formato, como a norma ABNT NBR ISO 19005-1.
Este manual se prope a ser uma ferramenta de auxlio inicial para que cidados,
governos e instituies tenham subsdios para iniciar a adoo da norma ABNT NBR
ISO 19005-1 na criao de acervos digitais de documentos, com vistas conservao
de longo prazo.
A Norma PDF/A-1 ou ISO 19005-1, na qual este manual se baseia, tem dois nveis de
conformidade: o PDF/A-1a e o PDF/A-1b. recomendvel que os documentos PDF
assim gerados sejam arquivos digitais conformes, ao menos, ao padro PDF/A-1b.
O Adobe Acrobat Professional, na sua verso mais recente 9.X, suporta o nvel
de conformidade PDF/A-1b, fornecendo dois ajustes de configurao: PDF/A1b:2005(RGB) e PDF/A-1b:2005(CMYK). Ao se utilizar a ferramenta Adobe Acrobat
Professional para converter documentos para o formato PDF, recomendvel que se
use um destes dois ajustes padro sem modific-lo.

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RECOMENDAES
Os usurios do MS Office Word, Excel e Power Point, na plataforma Windows, devem
usar o plug-in PDF Maker do pacote Office para criar arquivos PDF a partir de originais
dos aplicativos mencionados, e no atravs do Adobe Acrobat (fluxo PostScript,
Distiller e Adobe Acrobat). Nos arquivos PDF/A-1b convertidos de Word pelo Adobe
Acrobat Profissional, falta o campo requerido de ID no dicionrio Trailer e assim
sendo, os mesmos no passaro pelo teste de validao do PDF/A.
Independentemente da maneira que seja criado o arquivo PDF/A, os usurios devem
usar o preflight disponvel no Adobe Acrobat Professional para validar o PDF conforme
o padro PDF/A-1b e remover todas as no conformidades antes da submisso.

Ferramentas

Suporte a Converso

Ajustes de PDF
Recomendados

Adobe Acrobat
Professional
(via PDF Maker)

MS Office, MS Project,
MS Visio, MS Publisher e
Postscript para PDF/A-1b

PDF/A-1b:2005(RGB) ou
PDF/A-1b:2005(CMYK)

Adobe Acrobat Distiller

Postscript para PDF/A - 1b PDF/A-1b:2005(RGB) ou


PDF/A-1b:2005(CMYK)

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Na plataforma Macintosh, a regulagem do plug-in se d atravs da abertura do Adobe


Acrobat Distiller e seleo do perfil desejado ou PDF/A-1b:2005 (RGB) ou PDF/A1b:2005 (CMYK). Na plataforma Windows, o plug-in PDF Maker do pacote Office
ajustado abrindo-se no painel de controle Impressoras e selecionando-se a impressora
Adobe PDF. Clicando com o boto direito do mouse, selecione Propriedades na lista
que aparece. Na caixa de dilogo exibida, selecione Preferncias de Impresso e na
aba Adobe PDF Settings, selecione uma das duas alternativas de PDF/A-1b.

Ajuste no Mac: Distiller

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Ajuste no PC 1: Selecionar as propriedades do PDF Writer

Ajuste no PC 2: Selecionar o ajuste adequado do PDF Writer

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OS AJUSTES ESPECFICOS
Os ajustes padro podem ser customizados para cada caso especfico, porm
preciso que se tome cuidado para no se criar um arquivo no conforme ou com
perda de contedo, o que comprometeria sua leitura no futuro. Portanto preciso
estar dentro dos requerimentos do PDF/A durante o processo da criao de PDF/A.
Espao de Cor
Os originais submetidos devem usar somente espaos de cor device-independent, tais
como CalGray, CalRGB, Lab e ICCBased. Todo o espao de cor ICCBased deve ser
embutido e ser conforme especificao do ICC. Alternativamente, a independncia
de dispositivo de sada pode ser conseguida usando um espao de cor uncalibrated
(como DeviceRGB ou DeviceCMYK) que contenha tambm um OuputIntent para
especificar as caractersticas da cor do dispositivo para qual se pretende dar sada.
Dica: para assegurar que todas as cores definidas de maneira dependente do
dispositivo de sada estejam convertidas usando o espao de cor independente do
dispositivo de sada, recomenda-se que os ajustes de colorspace do Distiller para o
padro de PDF/A-1b, no sejam alterados. Entretanto, se for necessrio alterar o ajuste
de colorspace para a preparao do PDF/A-1b, selecione um dos seguintes ajustes
presentes no Adobe Acrobat: Tag Everything for Color Management ou Convert All
Colors to RGB, ou Convert Everything to CMYK. No ajuste o espao de trabalho para
a poltica de gerncia de cor selecionada (color management policy) para none.
Compresso
Os documentos convertidos devem usar somente os algoritmos de compresso
lossless (sem perda) que no estejam sujeitos a limitaes de propriedade intelectual.
O uso da compresso LZW proibido.
Dica: para a compresso em imagens monocromticas, escolha no Adobe Adobe
Acrobat uma das opes a seguir: Run Length, CCITT Group 3 ou CCITT Group 4. Para
imagens de Cor ou Grayscale, escolha nos ajustes de compresso qualquer uma das
seguintes opes: Zip, JPEG ou automatic (JPEG). Neste caso recomendvel
a compresso automatic (JPEG) com a qualidade high.
Referncias Externas
Para a finalidade da preservao a longo prazo imperativo que o original submetido
seja autocontido (completo) sem dependncias externas (links ou vnculos).
Consequentemente, aquelas caractersticas do PDF que permitem referncias
externas no devem ser usadas. Estas caractersticas incluem:
Actions para lanar aes externas
Actions para executar Java scripts.
NOTA: o uso de Java scripts pode criar dependncias externas e interferir na aparncia
do documento.

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Actions para importar dados de formulrio de arquivos externos (ImportData action)


Actions que contm referncias a arquivos externos (FileAttachment annotation)
Dica: para a preparao do PDF/A-1b, no acionar as opes Add bookmarks and
links to Adobe PDF file presentes no Adobe Acrobat, Distiller ou PDF Maker. Isso pode
incluir links a arquivos externos.
Fontes
Todas as fontes usadas em um documento, inclusive as fontes padro, devem ser
legalmente embutidas para permitir uma reproduo ilimitada e universal do arquivo.
Ao embutir as fontes, assegure-se que o original submetido seja visualizado no futuro
com a mesma aparncia que foi originalmente criado. Para reduzir o tamanho do arquivo
PDF, as fontes embutidas podem tambm ser subsetted, contendo assim somente os
caracteres utilizados no arquivo necessrios para visualiz-lo adequadamente.
Dica: para a preparao do PDF/A-1b, selecione ambas as opes the Embedd all
fonts e Subset embedded font when percent of characters used is less than 100%.
Formulrios (Forms)
Para assegurar a aparncia consistente do arquivo PDF nos campos de formulrio,
proibida qualquer ao que possa potencialmente mudar a aparncia visual do
arquivo.
Dica: remova todas as form actions do documento antes de convert-lo para o formato
PDF.
Imagens
Imagens alternativas (Alternate Images), que permitam representaes variveis
de uma imagem, no devem ser usadas. O uso de transparncia em uma imagem
tambm proibido. Deve-se achatar arquivos com mltiplas camadas antes de
convert-lo para PDF. Deve ser evitado fazer o down-sampling das imagens durante
o processo de criao do PDF (esta no uma exigncia formal do PDF/A), porque
pode resultar na perda da qualidade.
Metadados
Para descrever de maneira uniforme os metadados descritivos, administrativos
e tcnicos, o arquivo PDF deve conter um stream Metadata que seja conforme a
especificao XMP. As seguintes propriedades de metadados XMP devem ser
fornecidas no arquivo PDF:

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Metadata

XMP Property

Document Title

dc:title

Subject

dc:subject

Keywords

pdf:keywords

Creator Program

Xmp:CreatorToll

Producer

pdf:Producer

Creation Date

Xmp:CreateDate

Modification Date

Xmp:ModifyDate

File Identifier

ou atravs do uso de xmp:Identifier,


xmpMM:DocumentID, mpMM:VersionID, ou
xmpMM:ReditionClass

File Provenance Information

xmpMM:History

Cada property de Metadados XMP que tiver uma entrada correspondente no dicionrio
document information dictionary deve ser definida com o mesmo valor que tem neste
dicionrio. O stream de Metadados XMP deve tambm conter um property para indicar
o nvel da verso e da conformidade do documento PDF/A. Estas propriedades devem
ser especificadas usando-se o esquema de extenso da Identificao do PDF/A.
A descrio de todos os esquemas da extenso usados no original deve ser embutida.
As descries devem ser especificadas utilizando-se o extension schema description
schema do PDF/A.
Alm disso, o stream de Metadados XMP no deve ser filtrado.
Dica: usando-se um gravador conforme PDF/A, com certeza este embutir um stream
de Metadados XMP de acordo com o padro de PDF/A.
No use gravador de PDF/A no conforme.
Multimdia
A Norma ABNT NBR ISO 19005-1 probe que sejam embutidos quaisquer contedos
multimdia, ou seja, Action, Sound Annotation, Sound Action, Movie Annotation e Movie
Action.
Dica: remova todos os contedos multimdia de um documento antes de convert-lo
para o formato PDF/A.
Segurana
O documento no deve ser protegido com senhas ou criptografado. A proteo com
criptografia ou senha impede a acessibilidade dos arquivos, comprometendo sua
futura leitura ou processamento.

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Sugesto: ao configurar ajustes de PDF para criar originais do PDF no Adobe Acrobat,
Distiller ou PDF Maker, selecionam None no item Adobe PDF Security, a fim de evitar a
proteo com senha no arquivo a ser criado ou convertido.
A Norma ABNT NBR ISO 19005-1 permite que se assine arquivos PDF/A. Quando a
assinatura for acompanhada de componente visvel, este deve estar em conformidade
com todos os requerimentos de espao de cores e com suas fontes embutidas.
Conformidade com o PDF/A-1a
A conformidade com o padro PDF/A-1a inclui todas as caractersticas possveis da
norma PDF/A. Um documento PDF/A-1a, alm das caractersticas do PDF/A-1b, deve
ter as seguintes caractersticas ou restries:
o uso de Tags para especicar a estrutura lgica do documento (o uso de Tags pode
aumentar significativamente o tamanho do documento PDF);
o uso do mapa de caracteres Unicode (Unicode Character Map), a m de mapear a
relao entre os caracteres e seus valores Unicode.

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USANDO O ADOBE ACROBAT PROFESSIONAL VERSO 9


Em meados de 2008, a Adobe lanou o Adobe Acrobat Professional verso 9. Esta
verso traz uma srie de novos recursos para lidar com a gerao e controle de
arquivos PDF/A. Vamos analisar os recursos existentes na nova verso, a partir de um
exemplo de gerao de arquivo PDF/A, iniciando o processo com um documento em
papel.
1 Escaneamento ou digitalizao do original:
Dentro do Adobe Acrobat, iniciamos o processo com um escner conectado ao
computador.
Selecionamos o menu Document > Scan to PDF...

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Antes de o Adobe Acrobat passar o controle para o software do escner so solicitados


alguns ajustes. O mais importante o Make PDF/A compliant e o Make Searchable
(RUN OCR). A combinao destes ajustes permitir que o arquivo resultante seja um
PDF/A-1a conforme.

2 OCR ou reconhecimento de caracteres:


Ao apertar-se o boto Options... deve-se selecionar o idioma do documento a ser
reconhecido. Observe que as demais opes esto desabilitadas devido a seleo
prvia da opo Make PDF/A compliant.

Somos apresentados, ento, caixa de dilogo de controle do escner onde temos


que fazer alguns ajustes importantes. O primeiro em relao ao tipo de original que,
no nosso caso, preto e branco e, para isso, utilizaremos o ajuste 8 bit GrayScale. O
segundo ajuste a resoluo de digitalizao e, para isso, escolheremos, como regra
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geral, 300 dpi. Observe que o livro est rotacionado em relao mesa do escner,
porm o Adobe Acrobat ajustar automaticamente isso. Selecione a rea desejada e
solicite a digitalizao.

3 Metadados - informao para acesso futuro:


Terminada a digitalizao, o Adobe Acrobat apresenta-nos a caixa de dilogo para
que possamos inserir os metadados. muito importante uma padronizao de
palavras-chave (taxonomia) para sistematizar a busca de informaes nos arquivos
digitalizados. A Adobe aconselha que se utilizem os campos default, no obstante
seja possvel, em Additional Metadata., inserir pares de chaves/valores particulares.
No mercado existem outras ferramentas que possibilitam a criao de painis XMP
personalizados.
4 Converso e verificao do PDF/A-1a
Em seguida executamos o Preflight do Adobe Acrobat, com o uso do menu Advanced
e o perfil selecionado ser Convert to PDF/A-1a (sRGB).
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E o resultado vem como positivo.

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E o Adobe Acrobat gera um novo arquivo, um PDF/A-1a.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ADOBE SYSTEMS INCORPORATED. XMP Specification: adding intelligence to media.
San Jose: Adobe Systems Incorporated:2004. Disponvel em <http://www.aiim.org/
documents/standards/xmpspecification.PDF> Acesso em 13 set 2009
BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Padres de Interoperabilidade
de Governo Eletrnico. Disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/acoes e
projetos/e ping padroes de interoperalidade> Acesso em 13 set 2009.
______.e-Ping: Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico. [S.l.], 2009.
Disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/anexos/e-ping-versao-2010 >
Acesso em 13 set 2009
CREATE Adobe PDF Online.[S.l.:s.n, 20 - - ?]. Disponvel em <http://createpdf.adobe.
com/cgi-feeder.pl/help_color?BP=&LOC=en_US> Acesso em 24 maio 2009.
CREATION of Documents according the PDF/A Standart. Lbeck:Groupware, 2006.
ETSI TS 102 778 Technical Specification: PDF Advanced Electronic Signature Profiles.
Sophia Antipolis: ETSI, 2009
FREQUENTLY Asked Questions: ISO 19005-1:2005: PDF/A-1. Disponvel em <http://
aiim.org/documents/standards/1905-1_FAQ.PDF> Acesso em 06 jun 2009
INTERNATIONAL COLOR CONSORTIUM. ICC.1: 1998-09: file format for color crofiles.
Cupertino: ICC, 1998. Disponvel em <http://www.color.org/ICC-1_1998-09.PDF>
Acesso em 06 jun 2009.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ISO 19005-1:document
management:electronic document file format for long-term preservation: use of PDF
1.4 (PDF/A-1). Geneva, 2004.
PDF Tools AG. White Paper PDF/A The Basics. [S.l.]: PDF Tools AG, 2006. Disponvel
em
<http://www.PDF-tools.com/public/downloads/whitepapers/whitepaper-pdfa.
PDF.>
PORTAL do Instituto Nacional de Tecnologia da informao . Disponvel em <http://
www.iti.gov.br >. Acesso em 24 maio 2009.

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GRUPO ELABORADOR
Coordenador
Bruno Arruda Mortara |Prata da Casa
bmortara@pratadacasa.com.br
Secretria
Mara da Costa Pedro Nogueira da Luz| ABTG
ons27@abtg.org.br
Gisele Ambrsio dos Santos|ABTG
gsantos@abtg.org.br
Joo Amrico Neves de Souza | Xerox
joo.souza@xerox.com
Paulo Catunda | Apoio Documentos
pcatunda@terra.com.br
Diego Francisco da Silva | E-val Tecnologia
diego@evaltec.com.br
Valeriano Silva | Ilumini
vespucio2000@hotmail.com

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ANEXO
Segurana no PDF/A-1
Na criao de documentos no formato PDF/A, no permitido o uso de criptografia
ou configuraes de segurana como restrio de impresso, restrio de cpia ou
proteo por senha , pois fica comprometida a acessibilidade do documento.
No entanto permitido o uso da assinatura digital para garantir a autenticidade e
integridade. Como a assinatura digital pode incluir tambm uma aparncia visual no
documento, necessrio que essa aparncia esteja de acordo com os requisitos de
criao de documentos no padro PDF/A-1, incluindo fontes embutidas e cores.
Assinatura Digital
Uma assinatura digital, assim como uma assinatura manuscrita, identifica aquele que
endossa o documento. Diferentemente de uma assinatura manuscrita, difcil falsificar
uma assinatura digital porque h informaes criptografadas exclusivas do assinante
que podem ser conferidas facilmente, atravs da cadeia de certificao digital.
Para aplicaes em PDF/A, as assinaturas digitais em geral utilizadas so chamadas
de assinaturas de certificao. Apenas a primeira pessoa que assina um PDF/A (na
maioria das vezes, o autor) pode adicionar uma assinatura de certificao. Uma
assinatura de certificao atesta o contedo do documento. Ela tambm permite que
o signatrio especifique os tipos de alteraes permitidos para que o documento
permanea certificado, no entanto, nenhuma das alteraes permitidas pela norma ISO
19005-1 pode mudar a aparncia visual do documento. As alteraes no documento,
anotaes ou assinaturas, so mostradas no painel Certificao de Documento. Uma
das alteraes que o usurio certificador pode permitir a assinatura de terceiros, e
estas no tm o poder de alterar o documento.
Para assinar um documento necessrio obter um certificado digital (ICP-Brasil) ou
criar uma ID digital auto-assinada no Adobe Acrobat. A principal diferena entre uma
chave particular e uma chave reconhecida publicamente (ICP-Brasil) que qualquer
pessoa em posse de um documento assinado por uma chave pblica, quando online,
pode valid-la atravs da cadeia de certificao ICP-Brasil. A ID digital contm uma
chave particular e um certificado (ou chave pblica). A chave particular usada para
adicionar a assinatura digital e o certificado compartilhado com as pessoas que o
usam para validar sua assinatura.
A Norma ISO 19005-1 no permite criptografia de objetos internos do PDF. Ao certificar
um PDF/A, o Acrobat cria um nmero hash para cada objeto interno, sem modific-los.
Se este PDF/A certificado for modificado, isto ser denunciado quando for aberto pelo
Acrobat mostrando a verso original certificada e o contedo modificado.
Ao aplicar um certificado digital, o Acrobat, ou ferramenta similar, usa um algoritmo
de comprovao para gerar uma compilao de mensagens, que criptografada
pelo aplicativo usando a sua chave pessoal. O Acrobat incorpora a compilao de
mensagens criptografada no PDF, junto com detalhes do seu certificado, uma imagem
da sua assinatura e uma verso do documento no momento em que foi assinado.
Ao certificar um PDF, voc indica que aprovou o contedo
As assinaturas de certificao podem ser visveis ou invisveis. Um cone de fita azul
no painel Assinaturas indica uma assinatura de certificao vlida. Um ID digital
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exigido para adicionar a assinatura de certificao digital. O ID digital pode ser criado
isoladamente, na mquina do assinante, ou obtido de instituies pblicas, como o
SERASA, OAB ou Certsign. Quando o ID obtido de instituies pblicas, uma cadeia
de referncias capaz de autenticar este ID em qualquer lugar do planeta, enquanto
o ID criado isoladamente no pode ter sua autenticidade publicamente comprovada.
O ID digital composto por um arquivo digital e normalmente distribudo sob a forma
de smartcards ou tokens USB.
Assinaturas digitais podem ser usadas para assinar um PDF mais de uma vez e por
mais de uma pessoa.
Ao assinar um documento, a assinatura digital pode ser visvel ou no. Quando visvel,
exibida no campo da assinatura. A apresentao da assinatura depende das opes
escolhidas. As informaes reais da assinatura digital esto incorporadas no PDF.
Procedimento de insero de assinatura digital em arquivos de PDF/A-1
Passo a Passo
Para que um arquivo em formato PDF/A-1 possa ser assinado digitalmente necessrio
possuir licena concedida por rgo competente, que disponibilizar, atravs de um
dispositivo eletrnico, a chave contendo as informaes necessrias; este dispositivo
protegido por senha.
Para iniciar o processo de insero de assinatura digital, em um arquivo de PDF/A-1,
necessrio, primeiramente, conectar o dispositivo eletrnico ao seu computador
atravs de entrada USB ou do smartcard.

Em seguida abrir o arquivo do PDF/A-1 no Acrobat 9.0.


NOTA: a barra azul destacada pela seta vermelha na figura abaixo trata-se de um
recurso do Acrobat que sinaliza se o arquivo nele aberto ou no um PDF/A-1b. Este
recurso uma opo de configurao das preferncias do Acrobat e pode ou no
estar habilitada.

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Com o PDF/A-1b aberto, na barra de ferramentas do Acrobat 9.0, clicar no cone Sign
conforme indicado na figura abaixo.
Entre as opes de assinaturas existentes do menu Sign, esta cartilha aborda o
procedimento para a aplicao de uma assinatura visvel, que a opo Certify With
Visible Signature.
Cilcar em Certify With Visible Signature

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Importante: a escolha pela aplicao de uma assinatura visvel, neste caso, se faz
necessria para assegurar que, ao final das edies, o PDF/A-1b conserve suas
propriedades, pois foi verificado que, do contrrio, a escolha pela aplicao de uma
assinatura invisvel, em geral, resulta em um arquivo de PDF no compatvel com o
modo PDF/A-1b.
Ao clicar em Certify With Visible Signature, a seguinte caixa de dilogo se abre;
clicar em OK.

A segunda caixa de dilogo que se abre, informa que uma rea no documento deve
ser indicada para que a assinatura seja inserida.

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Verificar que o cursor do mouse ganhou a aparncia de cruz. Para determinar a rea
do documento em que a assinatura deve ser posicionada, basta, por exemplo, clicar
na parte superior esquerda da pgina e arrastar o mouse, delimitando a rea onde
ser inserida a assinatura.

Depois de determinar a rea para a aplicao da assinatura, a tela Certify Document


se abre. Nela possvel verificar se as informaes do dispositivo foram reconhecidas.

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Nesta tela tambm possvel definir a aparncia da assinatura que pode ser
Standard Text, esta opo traz uma aparncia padro do Acrobat conforme
indicado na figura baixo.
Importante: alm de definir o campo Appearence, nesta tela necessrio definir o
campo Permitted Actions After Certifying, ele determinar quais aes podero
ser realizadas aps a aplicao da assinatura.
Escolher a opo Annotation, form fill-in and digital signatures, em seguida
clicar em Sign.

A tela abaixo mostra o arquivo assinado digitalmente pelo modo de aparncia


padro do Acrobat.

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Observar que, alm da opo padro Standard Text, existem outras formas de
apresentao pr-definidas e, ainda, a possibilidade de se criar uma nova aparncia.
Para criar, basta escolher a opo Create New Appearance como indicado na
figura abaixo.

Na tela Configure Signature Apparence preciso:


Primeiramente, nomear a nova configurao; em seguida ir para o campo Configure
Text e escolher as opes desejadas.
Para inserir uma imagem especfica, ir ao campo Configure Graphic, escolher a
opo Imported Graphic e por clicar em File para selecionar a imagem desejada.

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Para escolher a nova imagem, a tela Select Picture se abre, nela preciso clicar em
Browse para localizar a imagem.

Na tela Abrir basta localizar o arquivo e em seguida clicar em Select.

Ao voltar para a tela do Select Picture, observar que, no campo File, o arquivo da
imagem foi devidamente indicado, portanto basta clicar em OK.
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Ao voltar para a tela do Configure Signature Appearance, clicar em OK.

Na tela Certify Document, observar que a nova configurao criada foi gravada com
sucesso e se torna assim disponvel para o uso contnuo no menu Apparence.
J no campo Permithed Actions After Certifyng, no esquecer de selecionar a
opo Annotations, form fill-in, and digital signatures, em seguida clicar em Sign
para aplicar a assinatura com a nova aparncia.
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Ao inserir a assinatura digital no PDF, possvel fazer a verificao dos dados desta
assinatura atravs do cone Signatures: Verify added to this document, conforme
indicado na figura abaixo.

Tela com os dados da assinatura.

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Ao concluir o procedimento de aplicao da assinatura digital, importante certificarse de que o PDF assinado continue a ter as caractersticas de um PDF/A-1b. Para isso
preciso submeter o PDF a verificao do Acrobat.
O caminho para essa verificao : Menu Advanced, opo Preflight.

Na tela do Preflight, selecionar a opo Verify compliance with PDF/A-1b e


clicar em Analyze.

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A tela abaixo indica que o arquivo passou pela verificao e que se trata efetivamente
de um PDF/A-1b.

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ANOTAES

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