http://www.aplicaciones-mcit.gov.co/guiapymes/c6i11.

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1. Qu oportunidades representa acceder a las Compras Pblicas?

1.1 Qu compra el Estado y cmo lo hace?
Tanto para la organizacin interna como para el desarrollo de sus funciones, cada
entidad estatal tanto a nivel nacional como local, requiere del suministro permanente
de una amplia gama de bienes y servicios que el propio Estado no est en la capacidad
de procurarse, o al menos no en forma eficiente. De ah que, se tenga que acudir a
proveedores de ndole privada para lograr la satisfaccin de las necesidades
particulares y el logro de los fines impuestos por la Constitucin Poltica.
As las cosas, cuando el Estado requiere que un bien o un servicio le sea suministrado
por un particular, deber celebrar un negocio denominado contrato estatal 3.
La Ley 80 de 1993 4 y Ley 1150 de 2007 5 son las normas marco que orientan la
contratacin pblica. Estas disposiciones definen las reglas relacionadas con los tipos
de contratos estatales, dentro de los cuales se encuentran desde los contratos de
suministro de bienes y servicios, hasta los grandes contratos de obra pblica, al tiempo
que contienen de forma general las reglas y principios que rigen la contratacin de las
entidades sometidas a sus disposiciones.
Tambin existen regmenes especiales que permiten a las entidades celebrar contratos
con unas reglas distintas de publicidad, seleccin del contratista, entre otras. Dentro de
stos, se encuentran, por ejemplo, desde el contrato suscrito por el Hotel Tequendama
hasta el que lleva a cabo la Previsora como compaa de seguros estatal, as como los
que se financien con fondos de organismos multilaterales de crdito como el Banco
Mundial o el Banco Interamericano de Desarrollo; los cuales, en atencin a su
naturaleza podrn someterse a los reglamentos de dichas entidades y no aplicar las
reglas del Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica. EGCAP.
Siendo as, no se puede olvidar que el presente manual se refiere nica y
exclusivamente a la contratacin sometida a dicho Estatuto.
1.2 Por qu puede ser una muy buena oportunidad contratar con el Estado?
Cules son las ventajas?
En la medida en que el sector pblico colombiano se involucra activamente en la
prestacin de una amplia gama de servicios que incluyen desde educacin hasta
defensa nacional, y que nuestras entidades estatales cumplen funciones que van
desde el ejercicio de la autoridad (polica) hasta las medidas de inclusin social
(comedores comunitarios), el Estado requiere de todo tipo de productos y servicios que
incluyen desde insumos de papelera y alimentos, hasta elementos de limpieza para
vehculos de las fuerzas militares.
Para hacernos una idea acerca de lo que significan las compras que en cada vigencia
hacen las entidades estatales, en el ao 2010 se publicaron en el Sistema Electrnico
para la Contratacin Pblica SECOP con cargo al presupuesto pblico, contratos por
26 billones de pesos. A 30 de noviembre de 2011 dicho Sistema Electrnico reporta
contratos que superan los 30 billones de pesos6.
Esos bienes y servicios fueron adquiridos a grandes, medianas y pequeas empresas
proveedoras que ubicaron la oportunidad y la aprovecharon.
Estas cifras demuestran la importancia del Estado como actor econmico y la
oportunidad que representa para los empresarios colombianos como fuente de ingresos
y crecimiento empresarial.
Figura
1.
Cifras relacionadas con la inversin de presupuesto en adquisicin de bienes y servicios

1.3 Qu es un contrato estatal?

De forma general, un contrato estatal es un acto jurdico generador de obligaciones,
celebrado por las entidades pblicas que contiene las reglas y principios que rigen las
relaciones entre la respectiva entidad y el contratista.
Dichos contratos se encuentran regulados por el Estatuto General de Contratacin de
la Administracin Pblica EGCAP, contenido especialmente en la Ley 80 de 1993 7; la
Ley 1150 de 2007 8; as como la reglamentacin expedida por el Gobierno Nacional
para
el
efectivo
cumplimiento
de
la
Ley 9.
Estas normas contienen los principios y reglas para la contratacin, establecen los
parmetros generales para el desarrollo de la actividad contractual y contemplan las
modalidades de seleccin del contratista, entre otros.
1.4 Que el Estado sea parte en el contrato, tiene consecuencias sobre el
mismo?
S, al tener el Estado el deber de satisfacer el inters general; cumplir con las funciones
que la Constitucin y la Ley le asigna; as como utilizar recursos pblicos, la
contratacin pblica se encuentra sometida a unos controles ms exigentes que la
contratacin privada.
Por estas mismas razones, el Estado tiene la posibilidad de tomar las medidas
necesarias para satisfacer el inters general.
Dentro estas medidas se encuentra la interpretacin, modificacin y terminacin
unilateral de los contratos o declarar su caducidad, las cuales en todo caso se
presentan en situaciones excepcionales y se ejercen de acuerdo con precisas
instrucciones determinadas por la ley.
En adicin, es necesario tener en cuenta que los contratistas del Estado, al celebrar y
ejecutar contratos con las distintas entidades estatales, "colaboran con ellas en el logro
de sus fines y cumplen una funcin social" 10.
Figura
2.
Fines de la contratacin estatal

1.5 Un contrato de venta o de suministro al Estado se asimila a un contrato

entre particulares?

Los contratos estatales son figuras asimilables a los contratos entre particulares.
Ambos son actos en los cuales dos partes se ponen de acuerdo de manera libre y
espontnea para regular sus intereses y satisfacer sus necesidades dentro del marco
legal.
Teniendo en cuenta su similitud, adems de las normas especiales del EGCAP, a los
contratos estatales le son aplicables las normas comerciales y civiles11, as como los
principios generales del derecho privado 12.
1.1 Qu compra el Estado y cmo lo hace?
De forma general, la Administracin Pblica se encuentra "al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad" 14.
En materia contractual, en la medida en que el Estado contrata con recursos que nos
pertenecen a todos los colombianos, es de inters general que se respeten ciertas
condiciones en todo el proceso contractual, las cuales se garantizan a travs de los
principios que rigen la contratacin pblica.
En este sentido, la contratacin pblica se encuentra sometida a los principios de la
Administracin Pblica, a los principios propios de la contratacin pblica y a los
principios del control fiscal.
Figura
3.
Principios que orientan la contratacin del Estado

En la medida en que la actividad del Estado debe estar inspirada en la satisfaccin del
inters general y que las autoridades estatales cumplen mandatos de la ciudadana, en
Colombia a los funcionarios slo les est permitido hacer aquello que la ley
expresamente les autorice. En la prctica, esto se traduce en que los procesos de
seleccin deban seguir un procedimiento establecido por normas conocidas por todos,
generales y claras.
Sin que haya posibilidad de modificarlas de manera discrecional. As, las reglas de cada
proceso contractual deben ser claras y previas, cerrando todos los espacios a la
subjetividad y a la arbitrariedad.
A continuacin expondremos en trminos generales los principios fundamentales que
guan la actuacin de las entidades estatales en la contratacin.
2.1. Principio de Legalidad
A la luz de este principio, a la entidad contratante slo le est permitido hacer aquello
que la ley expresamente le autorice. En la prctica, esto se traduce en que los procesos
de seleccin deban seguir un procedimiento establecido por las normas conocidas por
todos, sin que la entidad cuente con la posibilidad de modificar estas reglas de manera
discrecional. As, las bases de cada proceso contractual deben ser claras y previas,
cerrando todos los espacios a la subjetividad y a la arbitrariedad.
2.2 Principio de economa 15
Al emplearse recursos pblicos en la contratacin estatal, hay una obligacin en
trminos sociales de garantizar que stos se utilicen de la mejor forma posible y se

evite el despilfarro. Interesa a todos proteger el patrimonio estatal y que por ende,
cuando se adquieran bienes y servicios, se busque la mejor relacin costo/beneficio.
De la misma forma, en virtud de este principio, se pretende que la entidad estatal
imponga las menores cargas posibles a los particulares interesados en ofrecer bienes o
servicios en los procesos contractuales.
As, "se tendr en cuenta que las normas que fijan los procedimientos de seleccin
contractual se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten
en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos,
que no se exijan ms documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni
autenticaciones ni notas de presentacin personal sino cuando la ley lo ordene en
forma expresa" 16.
2.3 Principio de planeacin
Figura
4.
Principio de planeacin

Es del inters de todos que cuando las entidades estatales vayan a comprometer
recursos pblicos, haya un previo proceso de planificacin y la decisin de contratar se
justifique plenamente. En esa medida, con base en el principio de planeacin, con
anterioridad al inicio del proceso de seleccin la entidad debe identificar claramente
qu requiere y para qu lo requiere. En toda contratacin debe haber estudios previos,
se debe contar con la disponibilidad de recursos y se debe definir con claridad el
mecanismo y las condiciones para escoger el contratista.
2.4 Principio de seleccin objetiva 17
En la contratacin estatal es imperante que la escogencia de la mejor oferta para la
entidad se haga dndole primaca al inters general sobre el particular. As, las
diferentes propuestas u opciones que ofrecen los particulares deben ser evaluadas de
acuerdo con parmetros que sean objetivos y adecuados para los fines que persigue el
Estado en su contratacin. Bajo las normas colombianas no hay cabida al capricho o al
favoritismo en la seleccin del contratista 18.
2.5 Principio de transparencia 19
La transparencia se refiere a la necesidad de que todo el proceso de seleccin del
contratista se haga de manera pblica, y que cualquier persona interesada pueda
obtener informacin sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso.
Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisin que sea adoptada en el proceso
debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de
verificar y cuestionar esa motivacin. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los
fundamentos que tiene la administracin en su actuacin 20, desde que decide
comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los
bienes o servicios contratados.
2.6 Principio de responsabilidad 21

El principio de responsabilidad se refiere a que los servidores pblicos estn obligados

a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin, a vigilar la correcta ejecucin
del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los
terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del contrato. As, las entidades y
los servidores pblicos responden cuando hubieren abierto procesos contractuales sin
haber elaborado previamente los estudios necesarios, los diseos, los planos y las
evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido
elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa y obstaculicen lograr una
contratacin adecuada. 22
Por otro lado, se debe advertir que el principio de responsabilidad tambin aplica para
los contratistas en el sentido que por cualquier acto que vaya en contra de la adecuada
ejecucin del contrato (tanto en la etapa precontractual, contractual o post
contractual), pueden sufrir consecuencias no slo econmicas sino tambin penales en
caso de actuar de mala f en contra del inters pblico.
3. Por qu son importantes las MIPYME dentro de la agenda estatal?
Figura 5.
Tamao empresarial

De la anterior clasificacin se desprende que estas empresas se definen en razn a su

limitado nmero de personal (especialmente las micro y pequeas), y su nivel de
activos, de donde se deduce fcilmente que se trata de empresas de tamao relativo,
sin especiales economas de escala en sus procesos productivos o su comercializacin.
En el ao 2005 y segn las cifras del Departamento Administrativo Nacional de
Estadstica DANE24 dichas empresas representan ms del 95% de los
establecimientos de comercio, aproximadamente el 63% del empleo, el 45% de la
produccin manufacturera y el 40% de los salarios.
3.2. Porqu interesa al Estado hablar de una MIPYME?
El tema del crecimiento y progreso de las micro y pequeas empresas ha suscitado en
todos los pases un inters particular, pues an en pases con un alto ndice de
desarrollo, se ha reconocido en este sector una fuerza de trabajo de gran tamao y una
posibilidad
de
desarrollo.
Estudios como el realizado por Andrs Solimano, Molly Pollack, Uri Wainer y Jose
Wurgaft 25 han establecido que, en gran parte de los pases desarrollados y con
ndices de ingresos altos, se implementan polticas de apoyo a MIPYME, aunque la
estructura
institucional
de
apoyo
vara
de
un
pas
a
otro.
En razn de su relativo tamao, se ha detectado que las MIPYME encuentran
dificultades relacionadas, principalmente, con acceso a informacin sobre el mercado,
la financiacin, la implementacin de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones (TIC) y el acceso al mercado de las compras pblicas, entre otros.
Teniendo en cuenta lo anterior, cobra una enorme relevancia el reconocimiento de esta
categora por parte del Estado a efectos de tomar medidas a todo nivel para fomentar
su formalizacin, crecimiento y participacin en el mercado en igualdad de
condiciones.Todo esto dentro del necesario reconocimiento de su potencial.
Es importante destacar que, en atencin a su tamao, las MIPYME tienen algunas
particulares ventajas naturales frente a las grandes empresas. Dentro de stas se
encuentran por ejemplo su flexibilidad y sensibilidad hacia las necesidades de sus

clientes, su facilidad de transformacin para cambiar sus modelos de negocio y

aprovechar nuevas oportunidades, su potencial respecto de la creacin de redes de
negocios con socios estratgicos, entre otros26.
Por su parte, y en atencin a "sus aptitudes para la generacin de empleo, el desarrollo
regional, la integracin entre sectores econmicos, la ampliacin y diversificacin de la
oferta exportable, el aprovechamiento productivo de pequeos capitales y de la
capacidad empresarial de los colombianos"27, dentro de la contratacin pblica,
existen actualmente disposiciones que les otorgan beneficios que el Gobierno Nacional
se ha propuesto fomentar y aplicar.
4. Qu ventajas particulares tienen las MIPYME en la contratacin pblica?
Dentro de las normas que regulan la contratacin pblica, se han incluido algunas
medidas para promover el acceso de las MIPYME a las compras pblicas, as como otras
que
buscan
promover
de
forma
general
la
industria
nacional.
En este sentido, existen disposiciones precisas dentro de las Leyes 590 de 200028, 816
de 200329, 1150 de 200730 y el Decreto 734 de 2012 31que promueven acciones
especficas
a
favor
de
las
MIPYME.
El Congreso de la Repblica, con el fin de "promover el desarrollo integral de las micro
y pequeas empresas en consideracin a sus aptitudes para la generacin de empleo,
el desarrollo regional, la integracin entre sectores econmicos, el aprovechamiento
productivo de pequeos capitales y teniendo en cuenta la capacidad empresarial de los
colombianos"32 aprob en primera medida la Ley 590 de 2000, modificada por la Ley
905 de 2004.
Esta ley prev dentro de los mecanismos para la promocin de la concurrencia de las
MIPYME a los mercados de bienes y servicios que crea el funcionamiento del Estado, el
desarrollo de programas de aplicacin de las normas sobre contratacin pblica; la
promocin e incremento de la participacin de micro y pequeas empresas en los
procesos de contratacin que adelanten las entidades pblicas; el establecimiento de
procedimientos administrativos que faciliten a las micro y pequeas empresas el
cumplimiento de requisitos y trmites involucrados en la Contratacin Pblica, tales
como condiciones de pago, acceso a informacin y recepcin de bienes; as como, la
preferencia en condiciones de igualdad de precio y calidad a las MIPYME nacionales33.
Por su parte, y con el fin de apoyar la industria nacional a travs de la contratacin
pblica, el Congreso de la Repblica expidi la Ley 816 de 2003. En dicha norma
estableci la obligacin de incluir puntajes adicionales para estimular la industria
colombiana y/o la incorporacin de componentes colombianos cuando se trate de
bienes o servicios extranjeros34.
De igual forma, y con el objetivo de "garantizar el mayor beneficio socioeconmico
posible de los recursos fiscales involucrados en la contratacin", dispuso que "() se
[adoptarn] medidas que tengan por objeto beneficiar el desarrollo de la pequea y
mediana empresa"35 , incluyendo dentro de la Ley 1150 de 2007 la posibilidad de
limitar la participacin en algunos procesos nica y exclusivamente a MIPYME.
Se ha configurado as un marco normativo en el que se encuentran como medidas que
benefician a las MIPYME, el otorgamiento de puntajes adicionales a la industria
nacional; la preferencia en condiciones de empate; y, la posibilidad de concursar nica
y exclusivamente con MIPYME en desarrollo de lo previsto en las exclusiones de
aplicabilidad de los Acuerdos Comerciales negociados por Colombia.
Figura
6.
Fomento al ingreso de las MIPYME en la contratacin pblica

4.1 Puntajes adicionales a la industria nacional

En desarrollo de la Ley 590 de 2000 36 y la Ley 816 de 200337, las entidades pblicas
deben promover e incrementar la participacin de MIPYME en los procesos de
contratacin que adelanten. Para tal efecto, el Gobierno Nacional expidi el Decreto
734 de 201238, por medio del cual se compila gran parte de la reglamentacin
existente en materia de compras pblicas, dentro del cual se encuentra la forma de
hacer efectivos los incentivos previstos en la Ley.
De esta forma, el artculo 4.2.4. del Decreto 734 seala que en los procesos de
licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos se debe incluir el puntaje
adicional de que trata el artculo 2 de la Ley 816 de 2003, referido a:
Un puntaje adicional entre el 10 y el 20% para estimular la industria colombiana
cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.
Un puntaje adicional entre el 5 y el 15% para incentivar la incorporacin de
componente colombiano de bienes y servicios profesionales, tcnicos y operativos
cuando se trate de bienes o servicios extranjeros.
Adicionalmente, los factores de evaluacin de las ofertas incluidos en los pliegos de
condiciones debern incluir puntos adicionales en los porcentajes previstos en la Ley
para que al momento de puntuar y evaluar las distintas ofertas, se otorguen puntos a
la oferta de bienes y servicios nacionales y de sta forma, se les privilegie al momento
de adjudicar el contrato.
As por ejemplo, dentro de la Seleccin Abreviada de Menor Cuanta nmero SAF-002
de 2011 del Ministerio de Transporte39, para el mantenimiento y adecuacin de
oficinas varias de la sede principal del Ministerio de Transporte en Bogot, se incluy
como factor de evaluacin de la oferta, un componente para apoyar la industria
nacional discriminados de la siguiente forma:

En ese sentido, el proponente que ofertara bienes y servicios con el 100% de

componentes nacionales, en la evaluacin de su oferta le seran asignados 10 puntos
de 100 posibles. Los otros puntos se asignaban en funcin del precio (80 puntos) y la
calidad (10 puntos).
4.2 Factores de desempate
Con ocasin de la obligacin legal de preferir en condiciones de precio, calidad y
capacidad de suministros a las MIPYME nacionales, el mismo Decreto 734 de 2012
establece el mecanismo que indica cmo se debe realizar dicha preferencia.
De esta forma, el artculo 4.2.5. establece que los pliegos de condiciones de los
respectivos procesos deben incluir los criterios que consideren necesarios para
desempatar la calificacin de las ofertas de los diferentes proponentes en el caso en
que despus de ser evaluadas queden empatadas.
Posteriormente, y si an contina el empate, el mismo decreto establece los dems
criterios de la siguiente forma:
Preferencia de oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de
bienes o servicios extranjeros.
En caso de continuar el empate entre ofertas, se preferir a la MIPYME nacional
o el consorcio, unin temporal o promesa de sociedad futura conformadas nicamente
por MIPYME nacionales.
En caso de que el empate persista, se preferir al consorcio, unin temporal o promesa
de sociedad futura en el que tenga participacin por lo menos una MIPYME.
Si an as, la evaluacin contina empatada se preferir al proponente singular
que acredite tener por lo menos el 10% de sus empleados en las condiciones de
discapacidad de que trata la Ley 361 de 1997.
4.3 Convocatorias limitadas a MIPYME
Colombia, conforme a la estrategia que ha venido adelantando el Gobierno Nacional
desde el ao 2002, ha negociado y suscrito varios Acuerdos Comerciales
Internacionales los cuales, contienen obligaciones precisas en materia de contratacin
pblica. A la fecha, se encuentran vigentes Acuerdos (comnmente denominados TLC),
con Chile, Mxico, los pases del tringulo norte (Honduras, El Salvador, Guatemala),
Canad, Suiza y Liechtenstein. Asimismo, existe la obligacin de trato nacional 40con
los pases de la Comunidad Andina 41.
En muchos de estos acuerdos, el Estado colombiano ha incorporado medidas
relacionadas con la proteccin a las MIPYME locales, segn lo previsto en las
exclusiones de aplicabilidad de dichos Acuerdos Comerciales Internacionales, una de
las cuales establece que "los contratos hasta por US$125.000 que se encuentran para
beneficio de las Micro, Pequeas y Medianas Empresas [] se encuentran excluidas del
captulo de compras y sobre las mismas no son predicables las obligaciones del
acuerdo"42.
En desarrollo de lo anterior, el hoy modificado artculo 12 de la Ley 1150 de 2007
estableca originalmente, la posibilidad de realizar procesos con convocatorias
limitadas a MIPYME departamentales, locales o regionales en los procesos de seleccin
cuyo valor se encontrara por debajo de los 750 salarios mnimos legales mensuales
vigentes.

Esta norma, fue modificada por el Plan Nacional de Desarrollo 2010 2014 con el
objetivo de "promover el cumplimiento de los requisitos que en materia internacional
se encuentran en los Captulos de Contratacin Pblica de los acuerdos comerciales
negociados por Colombia; continuar con los incentivos a las MIPYME, por medio de las
convocatorias limitadas, incluyendo adicionalmente, la posibilidad de incluir incentivos
a la oferta de bienes y servicios producidos por stas; [y]'Permitir que la poblacin de
la Red Para la superacin de la pobreza extrema Juntos pueda acceder a una fuente de
empleo alternativa [...] de forma tal que en los pliegos de condiciones las entidades
sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica dispongan
de mecanismos que fomenten, en la ejecucin de los contratos estatales, la
contratacin de dicha poblacin'43 "44.
Actualmente, este artculo prev la posibilidad de abrir procesos contractuales en los
cuales se puedan presentar nica y exclusivamente MIPYME de conformidad con los
compromisos internacionales vigentes (refirindose a la exclusin de aplicabilidad en
contratos de valor inferior a US$125.000); as como tambin la posibilidad de otorgar
condiciones preferenciales en favor de la oferta de bienes y servicios producidos por
ellas. Encargando en ambos casos al Gobierno Nacional, la reglamentacin de la
materia, es decir, el establecimiento de las reglas y condiciones por medio de Decretos
Reglamentarios para su inclusin en los procesos de contratacin pblica.
Dicha reglamentacin se encuentra en el Ttulo IV del Decreto 734 de 2012, el cual
reglamenta tambin las convocatorias limitadas a Mypes y Mipyme, en desarrollo de lo
previsto en el artculo 32 de la Ley 1450 de 2011.
Este decreto, en atencin a la distincin entre micro y pequeas empresas dise dos
procedimientos distintos en atencin a la cuanta de los procesos para privilegiar en
unos casos a las Mype; y en otros, las Mipyme segn la cuanta de los procesos.
Indicando en cada caso los requisitos que se deben cumplir para limitar la presentacin
de ofertas nica y exclusivamente a aquellos proponentes que sean parte de este
sector empresarial.
Se prev tambin en el decreto la posibilidad de que las entidades pblicas
contratantes adems de limitar la participacin en sus procesos a empresas que
tengan la calidad de micro y pequeas empresas restrinjan la invitacin a Mipyme del
municipio o departamento de ejecucin del contrato; decisin que, adems de estar
justificada por la entidad pblica, deber tener en cuenta las condiciones del mercado
municipal o departamental, segn sea el caso, para evitar la declaratoria de desierto
del respectivo proceso.
De igual forma, es necesario indicar que a pesar de que se restringe la participacin
nica y exclusivamente a Mypes o Mipyme segn sea el caso, los dems elementos de
procedimiento, continan siendo los mismos segn la modalidad de seleccin utilizada.
Por ltimo, se debe tener en cuenta que en caso de cumplirse los requisitos para limitar
las convocatorias a Mipes o Mipyme y de haberse recibido nicamente una oferta al
momento del cierre (entendido este como el momento hasta el cual la entidad pblica
recibe las ofertas), la entidad deber ampliar el plazo para la recepcin de ofertas por
un trmino igual al previsto inicialmente, permitiendo la participacin de Mipyme o
cualquier interesado, segn sea el caso.
A continuacin, se explicarn algunos detalles para la limitacin de las convocatorias a
Mypes y a Mipyme.
4.3.1. Convocatorias limitadas a Mypes
El artculo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012 establece los requisitos para limitar la
participacin nica y exclusivamente a Mypes en los procesos que se adelanten
mediante licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos si se cumplen
los siguientes requisitos:
1.
La cuanta del proceso se encuentra por debajo de US$ 75.000;
2.
Se reciben por lo menos tres manifestaciones de inters solicitando limitar la
convocatoria nica y exclusivamente a Mypes en el trmino comprendido entre la

convocatoria pblica y el da hbil anterior a la fecha prevista para la apertura del

proceso de seleccin; y,
Las Mypes que presentan las respectivas manifestaciones de inters acreditan como
mnimo un ao de existencia por medio de un certificado expedido por la cmara de
comercio o la autoridad respectiva; y, una certificacin expedida por el contador
pblico o revisor fiscal respectivo, que indique su tamao empresarial (micro o
pequea empresa).
As, en el caso en que la cuanta de un proceso contractual sea inferior a US$ 75.000 y
se presenten las respectivas manifestaciones de inters indicadas anteriormente
cumpliendo todos los requisitos, la entidad recibir nica y exclusivamente las ofertas
de los proponentes que tengan la calidad de micro o pequeas empresas.
Por ltimo, en caso en que habindose limitado la convocatoria nica y exclusivamente
a Mypes y al momento de cierre solo se haya recibido una oferta, la entidad ampliar el
plazo para la recepcin de las mismas, indicando que recibir ofertas tambin por parte
de medianas empresas.
4.3.2. Convocatorias limitadas a Mipyme
La limitacin de las convocatorias a Mipyme comparte varios elementos previstos para
la convocatoria limitada a Mypes.
En este sentido, las Mipyme podrn presentar manifestaciones de inters incluso en los
procesos de cuanta inferior a los US$ 75.000, pudindose limitar la convocatoria a
Mipyme si, no se logra limitar a Mypes, pero existen por lo menos tres manifestaciones
de inters de Mipyme.
De igual forma, los procesos entre US$ 75.000 y US$ 125.000 podrn limitarse nica y
exclusivamente a Mipyme si se presentan tres manifestaciones de inters solicitando
su limitacin, en los mismos plazos y trminos previstos para las convocatorias
limitadas a Mypes.
Por ltimo, debe tenerse en cuenta que para el ao 2012, el Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo fijo el valor del dlar en 1.884,46 pesos. Razn por la cual podrn
limitarse a Mypes los procesos cuya cuanta sea inferior a $141'335.000 y a Mipyme
aquellos cuya cuanta sea inferior a $ 235'558.000.
1.

Quin compra en el Estado?

Las funciones que desde la Constitucin se asignan al Estado, se encuentran
distribuidas entre las entidades nacionales y territoriales. A ellas se asignan de manera
detallada una serie de competencias y deberes. Para el cumplimiento de estas tareas,
las entidades se deben organizar internamente de tal forma que sus servicios sean
prestados de la manera ms eficaz.
Tanto para la organizacin interna como para el desarrollo de sus funciones, cada
entidad estatal requiere del suministro permanente de una amplia gama de bienes y
servicios que el propio Estado no est en la capacidad de producir y/o suministrar, de
ah que se tenga que acudir a proveedores de ndole privada para lograr la satisfaccin
de las necesidades particulares y el logro de los fines impuestos por la Constitucin
Poltica.
En materia de contratacin pblica por regla general, todas las entidades del Estado se
encuentran sometidas al EGCAP 45.
De esta forma, dentro del universo de entidades sometidas a sus disposiciones se
encuentran la Nacin, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital
y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los
territorios indgenas y los municipios; los establecimientos pblicos, las empresas
industriales y comerciales del Estado, as como las entidades descentralizadas
indirectas y las dems personas jurdicas en las que exista dicha participacin pblica
mayoritaria, cualquiera sea la denominacin que ellas adopten, en todos los rdenes y
niveles.

Asi mismo, el Senado de la Repblica, la Cmara de Representantes, el Consejo

Superior de la Judicatura, la Fiscala General de la Nacin, la Contralora General de la
Repblica, las contraloras departamentales, distritales y municipales, la Procuradura
General de la Nacin, la Registradura Nacional del Estado Civil, los ministerios, los
departamentos administrativos, las superintendencias y las unidades administrativas
especiales.
De igual forma, las cooperativas y asociaciones de entidades territoriales, a las
Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economa Mixta,
sus filiales y empresas con participacin mayoritaria del Estado en el mayor de los
casos, y a las Corporaciones Autnomas Regionales, y, en general, los organismos o
dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
Todas las referidas entidades deben adelantar sus procedimientos contractuales segn
lo previsto en el EGCAP.
De esta forma, cuando cualquiera de estas entidades requiera adquirir un bien o
servicio determinado, deber iniciar un proceso de seleccin pblico y abierto para tal
efecto, siendo sta la oportunidad para los empresarios de participar para ofrecer los
bienes que produce o los servicios que presta.

Ejemplos de entidades sometidas al Estatuto General de Contratacin de la

Administracin Pblica

As, abren procesos y celebran contratos estatales por ejemplo, la Casa Municipal de la
Cultura del municipio Caldas 46; el Instituto de Vivienda de Inters Social y Reforma
Urbana del municipio de Bucaramanga 47; la Alcalda Municipal de Luruaco 48; el
Instituto Departamental de Transportes y Trnsito del Atlntico 49; la Gobernacin de
Cundinamarca 50; el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 51; el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Repblica 52 y aproximadamente otras dos mil
entidades ms.
6. Dnde encuentro informacin sobre contratos estatales?
Al leer el listado de entidades estatales sometidas al EGCAP podra pensarse que ubicar
los procesos de contratacin en donde se puedan ofrecer sus productos, es una labor

dispendiosa y difcil. Sin embargo, a pesar de lo que se pueda pensar, actualmente

existen mecanismos de informacin fcilmente manejables que les permitirn a los
empresarios identificar con facilidad los procesos de contratacin que sean de su
inters.
As, el Estado, aprovechando las TIC, ha dispuesto algunas herramientas por medio de
las cuales suministra informacin relacionada con los procesos contractuales.
Dentro de stos, encontramos alternativas como el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica SECOP y las pginas Web de las entidades pblicas
contratantes.
Atendiendo los principios anteriormente aludidos en esta gua, (Captulo 3) se debe
resaltar que la publicidad de los actos de las entidades pblicas es determinante para
poder garantizar la participacin de los ciudadanos y el control de todos lo interesados.
As, aprovechando las tecnologas disponibles, la ley le exige a todas las entidades
estatales que hagan pblica toda la informacin relativa a los procesos.
6.1 Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP
El SECOP, como mecanismo de promocin de la eficiencia y la transparencia en la
contratacin pblica, es un sistema electrnico de informacin que permite dar
publicidad a la actividad contractual de las distintas entidades del Estado. Constituye el
punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades
estatales y la ciudadana. As mismo, cuenta con la informacin oficial de la
contratacin realizada con dineros pblicos e integra el Registro nico Empresarial y
Social -RUES- de las Cmaras de Comercio, y los dems sistemas que involucren la
gestin contractual pblica.
Este sistema se desarrolla con la finalidad de integrar y centralizar los diferentes
medios de informacin sobre contratacin de las entidades con capacidad para
celebrar contratos. Esto contrasta con lo que se vena presentando en el pasado,
cuando cada entidad estatal tena su propio portal de contratacin, haciendo que por
cada una, existiera una pgina web en donde se le informaba al interesado acerca de
los diferentes procesos de contratacin que all se adelantaban.
Con la implementacin del SECOP, el interesado en contratar con el Estado puede
obtener informacin acerca de la totalidad de procesos de contratacin que adelantan
las entidades estatales, ingresando a este portal nico 53. All se le informar de
manera detallada cules son los contratos que se pretende celebrar con cargo al
presupuesto pblico, el tipo de contrato mediante el cual se va a ejecutar la actividad,
la forma como se puede vincular al proceso de contratacin y la manera como podr
hacer un seguimiento pormenorizado del proceso contractual, entre otros aspectos.
De esta forma, las entidades pblicas deben publicar los documentos generados con
ocasin de la actividad contractual, desde el aviso de la convocatoria pblica hasta la
liquidacin del contrato, cuando sta proceda. As, una vez identificado un proceso en
el SECOP, es posible conocer en lnea toda la documentacin necesaria para la
presentacin de las ofertas y las particularidades propias del proceso contractual, as
como la evolucin del trmite precontractual y contractual.
Figura
El Estado adquiere bienes a todo nivel

8.

Para hacerse una idea de la magnitud de lo que contrata el Estado anualmente baste
decir que durante el ao 2010, este sistema report la apertura de 41.776 procesos por
un valor de $7'926.968'728.398 de pesos, mediante la modalidad de Seleccin
Abreviada; es decir, un procedimiento por naturaleza adecuado para la participacin de
MIPYME.
6.1.1 Fase informativa del SECOP
La fase informativa del SECOP se desarrolla mediante el Portal nico de Contratacin
(PUC).
Esta fase "permite la consulta de informacin sobre los procesos contractuales que
gestionan, las entidades del Estado sujetas al Rgimen de Contratacin establecido en
la Ley 80 de 1993. El principal objetivo del PUC es promover la transparencia, eficiencia
y uso de tecnologas para la publicacin de las adquisiciones pblicas de manera que
se beneficien los empresarios, las entidades pblicas y la ciudadana en general. As
mismo, el SECOP busca mejorar las formas de acceso a la informacin relacionada con
aquello que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto econmico que
ello genera en la pequea, mediana y grande empresa, en los niveles nacional, local e
internacional"54.
Se trata de un mecanismo de transparencia que reduce al mximo espacios para la
subjetividad y la improvisacin por parte de la entidad estatal. Resulta ser, sin duda, un
mecanismo objetivo, eficiente, eficaz y que ante todo facilita el acceso de los
interesados a los procesos de compras pblicas.
El ingreso al PUC, se puede realizar desde cualquier lugar donde exista acceso a
internet, a travs de la pgina web www.contratos.gov.co/, en la cual el empresario
tiene a disposicin diferentes filtros de bsqueda que facilitan la recaudacin de
informacin acerca de aquellos procesos que sean de su inters, bien sea ingresando el
nmero de proceso o nmero de constancia o simplemente ingresando los datos de la
entidad estatal o la denominacin del bien o servicio a ofertar. Es mediante este
sistema que cualquier empresario puede identificar en todo el pas, qu oportunidades
se estn abriendo da a da para contratar con el Estado.
A travs del PUC, el empresario que se encuentre interesado en contratar con el Estado
podr identificar los diferentes procesos de contratacin, as como el tipo y naturaleza
de contrato se va a celebrar, la modalidad de seleccin del proponente y la
oportunidad en trminos de tiempos para intervenir, entre otros.
SECOP paso a paso Paso 1

Para buscar oportunidades para contratar con el Estado se debe acudir a la pgina de
internetwww.contratos.gov.co/. En la barra de bsqueda se debe poner la palabra clave
del bien o servicio que se quiere ofrecer. Para ilustrar la forma en que opera la pgina,
se propone a continuacin una bsqueda concreta y real que podria hacer un
empresario que fabrica escobas.
Para tal efecto, en el buscador, se escribir la palabra "escobas" y se dar click en el
botn "Buscar".
SECOP paso a paso Paso 3
Se debe hacer click en los resultados de bsqueda que aparezcan y en esos
documentos se podr encontrar informacin sobre los procesos en los cuales
aparezcan los bienes o servicios que se quieren adquirir.
SECOP paso a paso Paso 4
Se pueden tambin buscar oportunidades usando la herramienta de criterios
de bsqueda.
Para tal efecto, se debe hacer clic en el hipervnculo "Buscador de
informacin por diferentes criterios de bsqueda".
SECOP paso a paso Paso 5
En los diferentes criterios se pueden seleccionar filtros diferentes, de tal forma que se
precisen los procesos cuyas caractersticas se acercan en mayor medida a lo
que se est buscando
6.2 Publicidad de las convocatorias a licitaciones pblicas
Dentro de las medidas relacionadas con la Contratacin Pblica incluidas en el Decreto
Ley 19 de 2012 "por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica"55 se
incluye la publicacin de las convocatorias a las licitaciones pblicas en la pgina Web
de la entidad pblica contratante y en el SECOP.
Estos avisos, a realizar nica y exclusivamente cuando se utilice la Licitacin Pblica
como modalidad de seleccin del contratista, se debern publicar entre los 10 a 20
das calendario anteriores al inicio del trmino para presentar ofertas y deben contener
informacin precisa sobre el objeto y las caractersticas esenciales de la respectiva
licitacin.
El propsito de esta medida es que se reemplacen las publicaciones en diarios de
amplia circulacin o medios de comunicacin social que estaban contemplados en el
numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993.
6.3 Publicidad de las convocatorias pblicas en los procesos de seleccin
Segn lo dispuesto por el artculo 2.2.1. del Decreto 734 de 2012, en los procesos de
licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos se har convocatoria
pblica, estos avisos deben publicarse en las pgina web de las entidades sometidas al
EGCAP.
Los avisos de convocatoria pblica deben contener informacin relacionada con el
objeto a contratar, modalidad de seleccin, si la contratacin est cobijada por un
Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado
Colombiano, presupuesto oficial, el lugar fsico y electrnico donde puede consultarse
el proyecto de pliego de condicioness, estudios y documentos previos, adems incluir
expresamente, si la convocatoria del proceso est limitado a Mypes o a Mipymes.
Dicho lo anterior, a partir del 2012, los planes de compra se encontrarn disponibles en
internet de forma autnoma en cada entidad. Asimismo, segn lo dispuesto en el
artculo 8.1.19 del Decreto 734 de 2012, los planes de compra se debern publicar en
el Secop a ms tardar el 31 de enero de cada ao.

En estos planes de compra, se encontrar la programacin estimada de

procesos contractuales que abrir la entidad, as como la identificacin
particular de qu se adquirir por cada proceso. Informacin que
actualmente se encuentra disponible en algunas entidades del
Estado 56
Figura
Informacin sobre contratos estatales

6.4 Publicidad de los Planes de Compra (principio de planeacin)

Por medio de la Ley 1474 de 2011, "por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la Gestin Pblica", y con la idea de incrementar los niveles
de participacin ciudadana en la gestin pblica y la transparencia, se cre la
obligacin para todas las entidades del Estado de publicar en su respectiva pgina web
el "Plan de Accin". De esta forma desde el mes de enero ser posible conocer la
planeacin que en materia de compras pblicas tienen prevista las entidades estatales,
abriendo la puerta para que el interesado en ofertar tambin pueda programar su
estrategia con anticipacin y hacer una adecuada vigilancia del SECOP para anticipar
las oportunidades.
Esta publicacin, que debe efectuarse a ms tardar el 31 de enero de cada
ao, debe contener los objetivos, las estrategias, los proyectos, las
metas, los responsables, y la distribucin presupuestal de sus
proyectos de inversin junto a los indicadores de gestin; as como los
planes generales de compra.
7. Quines pueden contratar con el Estado?
7.1. Quin tiene capacidad para contratar?
Puede contratar con el Estado cualquier persona que conforme a la ley, pueda
obligarse.
En este sentido, pueden ser contratistas, las personas naturales 58 nacionales o
extranjeras, al igual que las personas jurdicas 59 siempre y cuando acrediten su
carcter formal y los requisitos que en cada caso la contratacin exija.
Por su parte, tambien en materia de contratacin estatal se abre la posibilidad de que
dos o ms personas se asocien, con el fin de hacer factible una finalidad (prestacin de
un servicio, ejecucin de una obra, etc.), brindando cada uno mayor calidad y eficiencia
en razn de su especialidad, y evitando mayores costos.

En este sentido, la legislacin permite que las ofertas sean presentadas por medio de
asociaciones previstas para contratos especficos. As las cosas, se habla, entre otros,
de consorcios y uniones temporales.
Estas formas asociativas, son acuerdos de colaboracin por medio del cual dos o ms
empresas para lograr un determinado objetivo se renen sin que se establezca una
sociedad entre ellos. La existencia de la unin temporal y del consorcio se supedita al
proceso en que se pretende participar y permite en esa medida, sumar esfuerzos para
lograr la adjudicacin de un contrato y ejecutar en forma eficiente el mismo 60.
El consorcio y la unin temporal, son figuras similares cuya diferencia fundamental la
determina la responsabilidad de los miembros. As, mientras en el consorcio los
asociados responden solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas
de la propuesta y del contrato, tambin asumen todas las consecuencias
sancionatorias derivadas de un incumplimiento. En la unin temporal los asociados
limitan esta solidaridad al cumplimiento total de la propuesta y el objeto contratado y
frente a las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones, stas se imponen de
acuerdo con el porcentaje de participacin en la unin temporal.
La importancia de estas formas asociativas radica principalmente en la
posibilidad de acumular condiciones de experiencia y de capacidad
financiera de los diferentes miembros del Consorcio o de la Unin
Temporal para cumplir con los requisitos mnimos previstos como
condiciones para participar en los diferentes procesos contractuales.
Sobre estas figuras vale la pena resaltar que slo requieren de un documento privado
para su conformacin, no tienen costo alguno, y simplemente estn sujetas a
obligaciones sencillas como llevar contabilidad.
En este sentido, si los pliegos de condiciones sealan como "requisito habilitante",
acumular 2 aos de experiencia en el desarrollo de una actividad comercial, o
requieren un patrimonio mnimo, y esto no se puede cumplir en forma individual 61, se
puede contemplar la posibilidad de ofertar en forma asociativa 62. De esa forma, si un
empresario no cumple con la totalidad de requisitos pueda unir esfuerzos con otros
candidatos para participar con posibilidades de xito en procesos de seleccin como
consorcio o unin temporal 63.
Teniendo en cuenta, en todo caso, lo previsto en los pliegos de condiciones
para la presentacin de ofertas por medio de estas formas asociativas
7.2 Inhabilidades e incompatibilidades
Las inhabilidades e incompatibilidades son el nico lmite que tienen las
personas capaces interesadas en contratar con el Estado para
hacerlo. Constituyen una manifestacin ms del principio de seleccin
objetiva.
Se han previsto en la medida en que el legislador reconoce que el inters pblico
prevalece sobre el inters particular, y en que el inters general debe ser el propsito y
conducta dominante para el ejercicio de la funcin administrativa. En este sentido, y
con objeto de evitar la existencia de influencias indebidas en los procesos de
contratacin, y asegurar en ellos la imparcialidad y la moralidad administrativa, se
excluyen algunas personas de la posibilidad de contratar con el Estado.
Las inhabilidades constituyen una limitacin para contratar con las entidades estatales
que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurdicas, y obedecen a la
falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto que lo
incapacita para poder ser parte en una relacin contractual con dichas entidades. As
por ejemplo, no podra ser contratista del Estado una persona a quin se le haya
declarado la caducidad de un contrato estatal.

Las incompatibilidades son aquellas que se predican por regla general para
aquellos que desempearon un cargo pblico, para contratar con el
Estado, esto con el fin prevenir la posible configuracin de un
conflicto de inters.
De esta forma, no podra contratar con una entidad pblica, el cnyuge, compaero o
compaera permanente de un servidor pblico que se desempee en el nivel directivo,
asesor, ejecutivo, o sea miembro de la junta o consejo directivo, o ejerza funciones de
control interno o de control fiscal.
Las causales o las razones por las cuales una persona natural o jurdica se encuentra
inhabilitada o tiene una incompatibilidad que le impide celebrar contratos con el Estado
se encuentran nica y exclusivamente en la Constitucin o en la Ley 64.
Figura
Algunas inhabilidades e incompatibilidades

10.

8. Qu requiero para poder acceder a los procesos de compras pblicas?

8.1 Formalizacin y contratacin pblica
Formalizar un proyecto empresarial implica hacerlo visible, reconocido por el
Estado, que acte dentro del marco de la legalidad, que pueda
beneficiarse de las polticas estatales de apoyo a la empresa y que
pueda celebrar contratos con las entidades estatales. Cumplir con esto
es una tarea muy sencilla.
Para ello, quienes no lo han hecho deben surtir el proceso de formalizacin de la
actividad econmica, que inicia con la eleccin del tipo de empresa, seguida por el
registro de dicha actividad ante la respectiva Cmara de Comercio, informando en ese
momento quines sern los socios o propietarios, la actividad especfica a realizar, el
lugar
de
funcionamiento,
entre
otros
datos.
El Gobierno ha venido trabajando para hacer el proceso de formalizacin cada vez

ms sencillo y expedito. Hoy en da, adems de los pasos anteriormente enunciados,

ese proceso se agota previo cumplimiento de los siguientes pasos:
Inscripcin en los registros de impuestos nacionales, distritales y
municipales. As, se obtiene el Nmero de Identificacin Tributaria
NIT y se ingresa al Registro nico Tributario RUT.

Registro de la empresa ante una administradora de riesgos profesionales ARP,

para garantizar la seguridad tanto del empresario como de sus trabajadores en el lugar
de trabajo.
Registro de la empresa ante el Sena, el ICBF y la respectiva caja de
compensacin.
Afiliacin de los trabajadores ante las entidades correspondientes del Sistema
General de Seguridad Social Integral.
Cumplimiento de normas relacionadas con la apertura y funcionamiento de
establecimientos de comercio, cuando sea el caso.
Adicionalmente, puede conocer las experiencias de otros empresarios colombianos que
ya han empezado exitosamente este proceso 68.
Figura
11.
Camino a la formalizacin

8.2 Registro nico de Proponentes -RUP

La verificacin de los requisitos habilitantes del proponente, dentro de los
cuales se incluye la capacidad jurdica, las condiciones de experiencia,
capacidad financiera y de organizacin de los proponentes, se realiza
de forma general a travs del Registro nico de Proponentes RUP.
Este registro contiene y suministra a las entidades estatales dicha informacin siendo
ste el nico documento idneo para tal efecto. De esta forma, los interesados en
participar en un proceso de seleccin, tienen que inscribirse en el mismo, agotando en
un solo trmite el requisito para todos los procesos en que pretenda participar. Por su
parte, la Cmara de Comercio respectiva debe verificar y certificar la documentacin
suministrada por el proponente. Por el trmite de verificacin y certificacin de la
informacin del registro la Cmara de Comercio cobra una suma de dinero.
Con la inscripcin en el RUP los proponentes logran racionalizar sus costos asociados a
la presentacin de propuestas, pues no tienen que presentar la documentacin que
acredita dichas condiciones en cada proceso contractual en el que pretendan
participar.
Para el ao 2012 segn lo previsto en el Decreto 1690 de 2009 la inscripcin
y renovacin tiene un costo de $379.000; y, la actualizacin o
modificacin del mismo, tiene un costo de $203.000.

8.2.1 Qu es el RUP?
El RUP es un registro que suministra la informacin de un proponente en relacin con
su experiencia, capacidad organizacional, tcnica y financiera. En este, reposa la
informacin relacionada con la experiencia probable, capacidad jurdica, financiera y de
organizacin del proponente, de forma tal que los proponentes estn clasificados de
acuerdo con los contratos que aspiren a celebrar con el Estado.
8.2.2 Para qu sirve el RUP?
La inscripcin en el RUP permite que el oferente acredite ante la entidad estatal
contratante sus requisitos habilitantes sin necesidad de tener que presentar toda la
documentacin en cada propuesta que se presente, como en efecto se haca antes de
la expedicin de la Ley 1150 de 2007. En este sentido, los oferentes no tienen que
presentar la documentacin que acredita dichas condiciones, toda vez que el
Certificado emitido por la Cmara de Comercio las acredita ante la respectiva entidad.
Lo anterior representa para los oferentes un beneficio prctico innegable, en la medida
en que agotada la gestin ante la Cmara de Comercio respectiva, no tienen que
mantener disponibles los documentos que acreditan experiencia o capacidad para
presentarlos en cada proceso en el que tengan inters. Esto se traduce a su vez, en la
reduccin de costos de participacin y tramites (pues stos se entregan una sola vez
ante la Cmara de Comercio y, en la medida en que pierdan vigencia, podrn ser
actualizados y presentarse cada ao con la solicitud de renovacin).
Resulta fundamental destacar que uno de los propsitos de este registro, consiste en
facilitar la verificacin de las condiciones de cada proponente (capacidad financiera,
tcnica, jurdica, organizacional y la experiencia), requisitos que son previos al inicio
del proceso, garantizando que los oferentes participen en igualdad de condiciones e
impidiendo que los pliegos de condiciones se ajusten para que determinado oferentes
resulte favorecido, garantizando as, el principio de seleccin objetiva antes explicado.
A este sistema se le conoce como el principio "pasa no pasa".
8.2.3 Se requiere la inscripcin en el RUP para participar en todos los
procesos de contratacin?
No. La ley contempla algunos casos en los cuales no se requiere esta inscripcin 69. Se
trata de los casos de contratacin directa, los contratos para la prestacin de servicios
de salud, los contratos de mnima cuanta de la entidad respectiva, los contratos por
medio de los cuales la entidad pretenda adquirir productos agropecuarios que se
ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas, entre otros.
8.2.4 Cmo se tramita el RUP? Paso a paso
El Decreto 734 de 2012 modifica algunos elementos del RUP contenidos en el derogado
Decreto 1464 de 2010. Al respecto, debe tenerse presente el rgimen de transicin
contenido en el artculo 6.4.6. del Decreto 734 de 2012 el cual establece que "los
certificados RUP expedidos por las cmaras de comercio en atencin a la informacin
verificada con los requisitos del decreto 1464 de 2010 sern aceptados por las
entidades estatales, hasta tanto el respectivo proponente actualice o ajuste la
informacin requerida por el presente decreto."
En virtud de lo dispuesto en la norma mencionada, los proponentes que requieran
actualizar la informacin contenida en el RUP, a partir del primero de septiembre,
deben ajustarse a las disposiciones del Decreto 734 de 2012.
De igual forma, estn obligados a inscribirse en el RUP, cumpliendo los requisitos
establecidos en el Ttulo VI del Decreto 734 de 2012: a) Los proponentes que durante el
ao 2012 no se hayan inscrito en el RUP y b) Los proponentes inscritos que durante el
ao 2012 dejaron cesar los efectos de la inscripcin.
Obtenga y diligencie el "Formulario nico para Inscripcin, Actualizacin y
Renovacin". ste puede descargarse de la pgina web de cualquier Cmara de
Comercio del pas, 70 o puede solicitarse en cualquier sucursal de la misma. En el
formulario se debe incluir informacin relacionada con las condiciones de experiencia,

capacidad jurdica, financiera y de organizacin de su empresa, como se detallar ms

adelante.

Este formulario se adopta mediante una resolucin expedida por la Superintendencia

de Industria y Comercio. El formulario actual se encuentra disponible para descarga en
el
siguiente
vinculo:http://camara.ccb.org.co/documentos/10816
_nuevoformulariorupinstrucciones2012.pdf
Una vez diligenciado el formulario, deber reunir la documentacin establecida
en los artculos 6.2.1.3 a 6.2.1.6. del Decreto 734 de 2012, a efectos de demostrar su
capacidad jurdica 71 (artculo 6.2.1.3), experiencia 72 (artculo 6.2.1.4), capacidad
financiera 73 (artculo 6.2.1.5) y capacidad de organizacin, (6.2.1.6)74 con el fin de
que la Cmara de Comercio pueda verificar la informacin suministrada en el
formulario.
Cumplidos todos los requisitos, la Cmara de Comercio proceder a la inscripcin del
proponente en el RUP.
Como resultado de lo anterior, la Cmara de Comercio emitir una certificacin con la
informacin relativa a las caractersticas econmicas, jurdicas y tcnicas del
proponente, conforme al artculo 6.1.3.2 del Decreto 734 de 2012 75. La expedicin de
la certificacin por la Cmara de Comercio acredita que el proponente goza de
determinadas caractersticas econmicas, jurdicas y tcnicas.
Es importante saber que la certificacin entregada por la Cmara constituye plena
prueba de la calificacin y clasificacin del proponente y de los requisitos habilitantes
que en ella constan. Lo anterior implica que ninguna entidad estatal puede solicitar
informacin que se haya verificado en el RUP; nicamente pueden verificar la
informacin que no conste en ste, siempre y cuando se considere necesaria por la
naturaleza del objeto a contratar76.
8.2.5 Clasificacin de los proponentes
Surge ante la necesidad de identificar las actividades econmicas de los particulares
que quieren prestar sus servicios al Estado. La clasificacin corresponde a la ubicacin
del proponente que este mismo hace, dentro de las clasificaciones contenidas en el
Sistema de Clasificacin Industrial Uniforme (CIIU)77.
La clasificacin que haga el proponente en el RUP debe coincidir con la informacin
reportada en el Registro nico Tributario - RUT y en el Registro Mercantil que llevan las
cmaras de comercio78.
Se

resalta que el proponente podr clasificarse en una o varias

clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificacin Industrial
Internacional Uniforme (CIIU) en los lmites establecidos para el RUT
que permite una actividad principal y tres secundarias79

Anteriormente el Registro nico de Proponentes inclua la calificacin de los

proponentes y la capacidad mxima de los mismos. En atencin a las modificaciones
relacionadas con la contratacin pblica por medio del Decreto Ley 19 de 2012, las
mismas fueron eliminadas con el fin de facilitar la inscripcin y la utilizacin de este
registro 80
8.2.6 Qu es la Experiencia Probable?
Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la
actividad en la cual se inscribe 81.
Para el caso de personas jurdicas como las sociedades comerciales se cuenta
a partir de la fecha de adquisicin de la personera jurdica, en el caso
de personas naturales a partir de la fecha de terminacin y
aprobacin del pnsum acadmico de educacin superior o en su

defecto, de la fecha de grado que figure en el acta de grado o en el

ttulo profesional o en la tarjeta o matrcula profesional.
8.2.7 Qu es la Capacidad Financiera?
Es la posibilidad de una empresa para realizar pagos e inversiones para su crecimiento
y desarrollo. Esta capacidad se establece con base en el balance general del
proponente con fecha de corte a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior a la
inscripcin82.
8.2.8 Qu es la Capacidad de Organizacin?
Est conformada por la organizacin operacional y la organizacin tcnica.
La organizacin tcnica est relacionada con el personal vinculado al proponente
mediante una relacin contractual en la cual desarrollen actividades referentes a cada
una de las actividades en que se ha clasificado (construccin, consultora o
proveedura)83.
La organizacin operacional se determina por los ingresos brutos operacionales
relacionados exclusivamente con la actividad de construccin y
proveedura, en trminos de SMLMV, calculadas con base en el
SMLMV al momento de causacin84
La organizacin operacional slo es aplicable a las actividades de construccin y
proveedura, no para la de consultores85.
8.2.9 Cul es la vigencia del RUP y cmo lo renuevo?
La inscripcin en el registro tiene una vigencia de un ao, y se deber renovar dentro
del mes anterior al vencimiento de la misma86.
La omisin de la renovacin conlleva el cese de los efectos de verificacin documental
y certificacin de las condiciones de experiencia, capacidad jurdica, financiera y de
organizacin del proponente por parte de la Cmara de Comercio. En este sentido, en
la medida en que el registro no se renueve, la Cmara de Comercio no expedir los
certificados acreditando la informacin anterior.
As, para evitar ser excluido de los procesos en los que se requiera RUP, se
debe diligenciar oportunamente el Formulario nico sealando en el
Anexo 1 que se trata de una "Renovacin". Se deben aportar los
mismos documentos exigidos para la inscripcin, salvo aquellos que
al momento de realizar la solicitud de renovacin an se encuentren
vigentes.
De igual forma, no es necesario aportar de nuevo la informacin que se haya
actualizado en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin nimo de Lucro;
en cuyo caso, su actualizacin la har directamente la Cmara de Comercio respectiva.
Sin embargo, por disposicin de la normativa aplicable al Registro, es necesario aportar
de nuevo los soportes de la informacin financiera, para lo cual, deber adjuntar su
balance general con corte a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior al de la
inscripcin, o el balance de apertura si es una sociedad nueva o una persona natural
que haya iniciado operaciones en el mismo ao. Estos deben estar certificados por un
contador pblico o revisor fiscal segn corresponda, quienes deben adjuntar adems
una copia de la tarjeta profesional y la respectiva certificacin expedida por la Junta
Central de Contadores sobre su vigencia.

Requisitos formales
Formulario nico para el RUP debidamente diligenciado

Registro nico Tributario RUT

Prueba del cumplimiento de las obligaciones parafiscales (artculo
50 de la Ley 789 de 2002) y certificacin sobre el tamao
empresarial, expedida el Revisor Fiscal o el Contador
Calificacin
Si se trata de persona natural consultor o constructor: certificacin
de la institucin de educacin donde se acredite la terminacin y
aprobacin del pnsum acadmico o, copia del acta de grado o del
ttulo profesional o, matrcula o tarjeta profesional, dependiendo de
la actividad
Experiencia
Probable

Si se trata de persona natural proveedor: certificacin del contrato

ms antiguo o copia del contrato acompaado de una declaracin
firmada por el proponente.
Persona Jurdica: documento que acredite el reconocimiento de la
personera jurdica, en los casos en que no se encuentre
matriculado en la Cmara de Comercio o inscrito como Entidad sin
nimo de Lucro

Capacidad
Tcnica

Certificacin del representante legal en la que se indique el nmero

de socios y personal vinculado mediante relacin contractual.

Capacidad
Financiera

Balance general o balance de apertura certificados por el Revisor

Fiscal o el Contador, tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal
y Certificacin de la Junta de Contadores

Capacidad
de
organizacin

Certificacin de ingresos brutos operaciones suscrita por el Revisor

Fiscal o el Contador, tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal
y Certificacin de la Junta de Contadores

8.2.10 La Cmara de Comercio puede rechazar mi solicitud?

S. En general, el hecho de no diligenciar el formulario nico debidamente, presentarlo
con enmendaduras o tachones, adjuntar algn documento o presentar informacin
inconsistente y cuando los datos del formulario no coincidan con con el Registro
Mercantil o el Registro de entidades sin nimo de lucro, impide que la Cmara de
Comercio realice la inscripcin 88. Sin embargo, si esto le ocurre, una vez la Cmara de
Comercio le informe que su solicitud no pudo ser tramitada, sta tiene la obligacin de
devolverle el formulario y todos los documentos aportados, indicndole la causa de la
devolucin con el fin de que pueda subsanar los errores.
Una vez efectuadas las correcciones, el interesado podr presentar nuevamente los
documentos para continuar con el trmite sin ningn tipo de sancin.
8.2.11 Puedo controvertir o recurrir el acto de inscripcin de un registro?
S. Una vez la Cmara de Comercio haya realizado la verificacin documental de la
informacin aportada por el proponente, la misma expedir y publicar un "acto de
inscripcin" contra el cual cualquier persona podr presentar un recurso de reposicin
para que ste se aclare, modifique o revoque.

As, si usted est en desacuerdo con la inscripcin de un determinado registro de un

competidor, podr controvertirlo de la misma manera que podr hacerlo un tercero
respecto de su registro.
Para el trmite de esta impugnacin deber allegarse a la Cmara de Comercio
correspondiente, dentro de los 10 das siguientes a la publicacin del acto de
inscripcin, actualizacin o renovacin,89 un escrito en el cual exponga las razones de
inconformidad con el registro 90 as como las pruebas documentales con las que se
demuestren las inexactitudes que se alegan91.
La Cmara de Comercio deber notificar del recurso al inscrito para que ste pueda
ejercer su derecho de defensa mediante una comunicacin que contenga las razones
por las cuales considera que la inscripcin del registro est ajustada a la ley 92.
8.2.12 Cmo se modifica el RUP?
Cuando se presente algn cambio en los datos contenidos en el RUP (cambio de
domicilio, direccin, representante legal, etc.), el interesado deber obtener
nuevamente el "Formulario nico" diligenciando nicamente los datos que fueron
modificados especificando en el Anexo 1 que se trata de una "Actualizacin o
Modificacin". Este formulario deber ir acompaado nicamente de los documentos
que acrediten las modificaciones solicitadas.
8.2.13 Formulario nico
Dentro del Formulario nico se deben relacionar los datos de identificacin, el
domicilio, la experiencia probable, la capacidad tcnica y la clasificacin; as mismo, se
debe indicar la cantidad de folios que se aportan como soportes documentales de la
informacin relacionada y la firma del representante legal.
9. Cmo compra el Estado?
La Ley 1150 de 2007 modific la forma en la cual las entidades pblicas seleccionan la
mejor oferta haciendo el proceso ms eficiente y patrocinando que la entidad privilegie
las condiciones de lo ofrecido y no de quin lo ofrece.
En este sentido, por medio de dicha ley se ajustaron las modalidades de seleccin a la
naturaleza de los bienes y servicios a contratar y se separaron los requisitos del
proponente de los requisitos de la oferta.
As, una vez identificada la modalidad de seleccin a utilizar, las entidades pblicas
deben establecer unos requisitos mnimos que deben cumplir todos los oferentes para
determinar si son aptos o no para ejecutar el objeto contractual93.
Figura 13.
Requisitos para llegar a una seleccin objetiva

Estos requisitos mnimos deben ser en todo caso, proporcionales al objeto contractual y
de esta forma permitir que se puedan presentar el mayor nmero de oferentes. Hacerlo
de otra forma, supondra privilegiar al contratista "ms grande" y desconocer la
posibilidad que tienen los contratistas "pequeos" de ejecutar satisfactoriamente
algunos contratos.
As, una vez preseleccionados los proponentes considerados como aptos para ejecutar
el contrato respectivo (en atencin a su capacidad jurdica, capacidad financiera,
condiciones de experiencia, entre otros) por medio del ejercicio denominado

comnmente "Pasa - No Pasa", la entidad define la mejor oferta segn las reglas
previstas en la normativa y en el pliego de condiciones.
Conforme a la ley Colombiana, se contemplan como modalidades de seleccin de
contratistas la licitacin pblica, la seleccin abreviada, el concurso de mritos, la
contratacin directa y la contratacin de mnima cuanta, cuyos supuestos para la
aplicacin se encuentran en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, y 1474 de 2011.
9.1 Cmo se determina el procedimiento que debe agotar el Estado para
escoger al contratista conforme cada modalidad de seleccin?
El Estado, para poder cumplir con sus funciones necesita contratar con particulares. En
este sentido, y sobre el hecho que los actos de las entidades del Estado slo pueden
darse bajo el cumplimiento de unas reglas preestablecidas y pblicas y no pueden ser
objeto de actuaciones improvisadas, es importante exponer claramente la mecnica de
una de las modalidades de seleccin.
Estas son un conjunto de procedimientos reglados que debe llevar a cabo cada entidad
estatal para escoger a un contratista. Se podran visualizar como las diferentes rutas
que puede escoger el Estado para llegar a un destino final, que es la adquisicin de un
bien o servicio. La determinacin de la modalidad de seleccin a utilizar, la cual
determina las particularidades del procedimiento a utilizar a lo largo del proceso, debe
hacerse teniendo en cuenta la naturaleza del objeto a contratar y su cuanta, segn lo
previsto en la Ley 1150 de 2007 y el 734 de 2012. En este sentido, no existe libertad
para que los funcionarios de una entidad pblica contraten bienes o servicios a travs
de la modalidad que se les antoje, pues estos requisitos estn expresamente
contemplados en la ley, garantizando as un marco general para cada proceso dentro
del cual se prevern en forma anticipada las reglas a las que se someter cualquier
interesado y la entidad misma.
9.2 Cules son las particularidades de cada modalidad de seleccin?
Las modalidades de seleccin, constituyen la forma mediante la cual el Estado
selecciona a sus contratistas, ajustando sus requerimientos a lo establecido en la ley.
En este sentido, es importante poner de presente que los criterios utilizados por el
legislador para enmarcar determinada actividad o bien dentro de una modalidad u otra,
dependen principalmente de un criterio econmico y del anlisis del tipo de bien o
servicio a contratar.

Figura 14.
Modalidades de seleccin

A continuacin, se presentar cada modalidad de seleccin indicando de forma

general, algunos elementos a tener en cuenta.
9.2.1. Licitacin pblica
Segn lo establecido por la Ley 1150 de 2007, la licitacin pblica es la modalidad de
seleccin que, por regla general, deben emplear las entidades pblicas en materia de
contratacin estatal, por ser la que garantiza la mayor participacin de oferentes.
As, cuando surge para el Estado la necesidad de adquirir bienes o servicios que no se
encuentren contenidos en otras modalidades de seleccin, la ley 94 obliga a las
entidades estatales a invitar pblicamente a los particulares a presentar ofertas con el
fin de escoger la que satisfaga en mejor medida los intereses del Estado, de acuerdo a
criterios objetivos de seleccin.
A modo de ejemplo, citamos algunos procesos de seleccin que se abrieron en el
municipio de Rionegro, Antioquia, durante el 2011:
Del anterior cuadro podemos ver cmo, a travs de esta modalidad de seleccin, se
contrata una diversa cantidad de bienes y servicios que, como dijimos, no se
encuentran enmarcados dentro de las otras modalidades que analizaremos ms
adelante.

Figura 15.

Diferentes licitaciones en el municipio de Rionegro en 2011

El procedimiento a seguir se encuentra enunciado de forma general en el artculo 30 de

la Ley 80 de 1993. En este, se enuncian los pasos que deben adelantar las entidades
pblicas cuando utilicen la modalidad de licitacin pblica95.
Como primera actividad, se debe publicar el aviso de convocatoria pblica. ste, segn
lo previsto en el artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012 "contendr la informacin
necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de seleccin que se
utilizar, si est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio
vigente para el Estado colombiano, el presupuesto oficial del contrato, as como el
lugar fsico o electrnico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones
y los estudios y documentos previos. Adicional a lo anterior, se deber incluir
expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes
conforme lo sealado en el Ttulo IV del presente decreto".
De esta forma, los interesados debern consultar el proyecto de pliego de condiciones
a travs del SECOP. En el trmino establecido en el proyecto de pliego de condiciones
(mnimo 10 das), se podrn formular las observaciones que se consideren necesarias y
procedentes96.
Dentro de los 10 a 20 das calendario anteriores a la apertura de la licitacin se
publicarn hasta 3 avisos, con intervalos entre 2 a 5 das calendario, en la pgina web
de la entidad contratante y el Secop. (Numeral 3 de la Ley 80 de 1993, modificado por
el artculo 224 del Decreto 019 de 2012.)
Posteriormente, la entidad pblica expedir un acto administrativo de apertura y
publicar en el SECOP el pliego definitivo, el cual deber contener los requisitos
indicados en el artculo 2.2.2. del Decreto 734 de 201297.
Paso seguido, segn lo previsto en el numeral 4 de la Ley 80 de 1993, modificado por
el artculo 220 del Decreto 019 de 2012, la entidad contratante deber programar una
audiencia de aclaraciones en la cual se precisar el contenido y alcance del pliego de
condiciones y se revisar la asignacin de riesgos previsibles segn lo dispuesto en el
artculo 4 de la Ley 1150 de 2007
Agrega la norma que como resultado de lo discutido en la audiencia de aclaraciones, la
entidad contratante de considerarlo conveniente, expedir las modificaciones hechas a
los pliegos y prorrogar, si resulta necesario, el plazo de la licitacin.
Es importante recordar que el hecho de que se surta una audiencia de aclaraciones, no
impide que dentro del plazo de la licitacin, cualquier interesado pueda solicitar
aclaraciones adicionales a los pliegos.

Estudiado el pliego de condiciones, verificado el cumplimiento de las exigencias en l

descritos y agotada la audiencia de aclaraciones, quien est interesado en competir
respecto del contrato a celebrar deber elaborar de la manera que se le solicite, una
oferta de sus bienes o servicios o propuesta, en donde adems de tener en cuenta su
beneficio econmico, deber observar que su ofrecimiento adems de ser congruente
con las variables solicitadas en el pliego, genere las condiciones ms ventajosas o
convenientes para la entidad contratante.
Dicha oferta deber presentarse dentro del plazo contemplado en el pliego de
condiciones y en el lugar indicado para ello, pues de lo contrario no ser tenida en
cuenta.
Una vez la entidad cuente con todas las ofertas, realizar dentro del plazo establecido
en los pliegos de condiciones una verificacin del cumplimiento de los requisitos y
condiciones de cada proponente, y del contenido de la oferta.
Es importante tener en cuenta que las entidades estatales en los procesos
contractuales no pueden rechazar las ofertas por la ausencia de requisitos o la falta de
documentos que soporten las condiciones del proponente o el contenido de la oferta.
En caso de identificar la ausencia de alguno de stos, dar la oportunidad al
proponente de adjuntar los mismos.
Verificados los requisitos habilitantes y el contenido de la oferta, se publicar un
informe en el SECOP en el que se indicar el orden de elegibilidad de las ofertas
propuesto por la entidad 98. Los oferentes contarn con un trmino de cinco (5) das
hbiles para presentar todas las observaciones que estimen pertinentes.
En esa oportunidad, los interesados cuentan con un espacio para exigir a la entidad
que corrija eventuales errores que vayan en contra de lo previsto en la ley o en el
mismo pliego de condiciones, requiriendo incluso, que se revise la habilitacin que se
haya podido dar a otros oferentes.
Una vez los proponentes hayan presentado las observaciones al informe de evaluacin
de las propuestas, la entidad contratante dentro del trmino que se haya establecido
en el pliego de condiciones realizar la audiencia pblica de adjudicacin, en la cual se
divulgar el nombre de la oferta adjudicataria del contrato.
En esta audiencia la ley permite que los oferentes se pronuncien respecto de las
respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas a los informes de
evaluacin, as como en relacin con las observaciones de otros oferentes 99. En
ningn caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la
oferta.
En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad contratante
requieran de anlisis y cuya solucin podra incidir en el sentido de la decisin a
adoptar, la audiencia podr ser suspendida por el trmino necesario para la verificacin
de los asuntos debatidos y la comprobacin de lo alegado por los oferentes.
Si la audiencia no se suspende, en sta se determina el oferente favorecido con la
adjudicacin del contrato, quien deber suscribirlo y ejecutarlo de conformidad con lo
establecido en los pliegos de condiciones, en el contrato mismo y en la ley, de
conformidad con los postulados de buena fe y colaboracin con la Administracin.
9.2.2 Seleccin abreviada
Esta modalidad est prevista para aquellos casos en los que, por las caractersticas del
objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta del bien, obra o
servicio, se puede adelantar un proceso sencillo y simplificado, que promueve la
eficiencia de la gestin contractual.
Esta modalidad se utiliza en los siguientes eventos100:
a) La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades.Estos

bienes y servicios son aquellos que tienen las mismas especificaciones tcnicas, con
independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten
patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos101.
La adquisicin de estos bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin por parte de las entidades se realiza a travs de procedimientos de
subasta inversa o adquisicin a travs de bolsas de productos 102, como lo
analizaremos a continuacin:
Subasta inversa: es el mecanismo por el cual los interesados en ofrecer sus bienes
y servicios realizan una puja dinmica, mediante la reduccin sucesiva de sus precios
durante un tiempo determinado.
El reglamento contempla dos modalidades de subasta inversa: la subasta inversa
electrnica, caso en el cual la misma tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos
tecnolgicos 103 y la subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de
presentacin de las propuestas durante sta, se harn con la presencia fsica de los
proponentes y por escrito 104.
Figura 16.
Cmo se adelanta una subasta inversa

En este sentido, el nico criterio a tener en cuenta para la seleccin del contratista es
el menor precio ofrecido; pues sea cual sea el oferente seleccionado, los bienes o
servicios que ofrece deben cumplir con las especificaciones tcnicas previamente
identificadas.
Esto permite, por medio de la utilizacin de este mecanismo de conformacin dinmica
de la oferta, hacer un uso ms eficiente de los recursos pblicos.
As, el oferente deber desde un principio y antes de iniciarse la subasta, establecer
cul es el precio mnimo que puede ofrecerle a la entidad estatal por un determinado
bien, con el fin de evitar llevarlo a punto de prdida econmica en caso de resultar
favorecido con la subasta inversa.
Las subastas pueden realizarse por tems individuales o por lotes, es decir, como un
conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo y cuya
naturaleza individual corresponde a unas caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin.
En relacin con los estudios previos necesarios para esta modalidad, cada bien o
servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin contar con una
ficha tcnica que incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de
desempeo y calidad. Su elaboracin ser responsabilidad de cada entidad.
Las fichas tcnicas deben contener, como mnimo la denominacin de bien o servicio,
la unidad de medida y una descripcin general 105.

En el momento que lo determine el pliego de condiciones, los proponentes debern

presentar una propuesta completa, incluyendo la informacin sobre la capacidad
jurdica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organizacin, as
como una propuesta inicial de precio (en sobre separado y sellado), la cual slo ser
abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas
posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerar su
propuesta final106.
Lo ideal en este tipo de procesos es que el interesado tenga claridad sobre los costos
reales en que incurrira de ser adjudicatario y tenga claro el umbral hasta el cual podra
ofertar en la puja.
El resultado de la verificacin de los requisitos habilitantes se publicar en el SECOP. En
este informe se sealarn los proponentes que no se consideran habilitados a los
cuales se les conceder un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta
de documentos habilitantes.
Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, la entidad llevar a cabo
la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones.

En caso de slo haber un proponente habilitado para participar en la subasta, la

entidad adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no
exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a
un descuento mnimo.
En todo caso, la realizacin de ste descuento no es obligatorio para el proponente,
quien en caso de no hacerlo, provocar que el respectivo proceso de seleccin sea
declarado desierto.
La entidad se reserva la posibilidad de requerir al oferente que haya postulado el
menor precio para determinar si el mismo es un precio artificialmente bajo.
Como ejemplos de procesos realizados por subasta inversa, podemos citar el caso de la
Superintendencia de Industria y Comercio, que abri un proceso de seleccin abreviada
en la modalidad de subasta inversas presencial para la adquisicin de "quinientas (500)
sombrillas publicitarias para la Superintendencia de Industria y Comercio". As mismo,
COLDEPORTES abri proceso de seleccin abreviada para "adquisicin de 770 kits
uniformes deportivos que incluyen:
Bolsas de Productos: Las bolsas de productos pueden definirse como aquellos
espacios en los cuales vendedores y compradores se renen a efectos de negociar
respecto de determinado producto, por intermedio de comisionistas; en este caso,
respecto de bienes y servicios de caractersticas uniformes y de comn utilizacin.
Las bolsas de productos deben estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado
de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin
susceptibles de adquisicin por cuenta de entidades estatales, de tal forma que slo
aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrn ser adquiridos a travs de la
bolsa de que se trate.
Este listado actualizado de bienes y servicios debe mantenerse a disposicin de las
entidades estatales y del pblico en general en las oficinas de las bolsas y permanecer
publicado en la correspondiente pgina web107.
Adems de los requisitos mnimos para todos los estudios previos, los que elabore la
entidad estatal que desee adquirir bienes o servicios de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos, contendrn lo
siguiente:

1.

El precio mximo de la comisin que la entidad estatal pagar al comisionista

que por cuenta de ella adquirir los bienes y/o servicios a travs de bolsa.
2.
El precio mximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a travs de la
bolsa.
En la negociacin por cuenta de entidades estatales en bolsas de productos, el postor
ganador ser aquel que ofrezca el menor precio. Esta negociacin podr hacerse de
manera presencial o electrnica. Como ejemplo de esta modalidad, podemos citar la
apertura del proceso iniciado en 2011 por COLDEPORTES para la "adquisicin de
hardware para las dependencias de Coldeportes, compuesto por: (pc de escritorio,
equipos porttiles, impresoras, escner, video beam e implementos de los servidores)
de conformidad con los estudios previos las fichas tcnicas y la propuesta presenta por
el comisionista."
b) La contratacin de menor cuanta108. sta se determina teniendo en cuenta los
presupuestos anuales de las entidades pblicas, expresados en salarios mnimos
legales mensuales, segn los criterios previstos en la Ley 1150 de 2007 109
As, atendiendo la capacidad de gestin de las entidades contratantes, el
procedimiento previsto para esta causal dentro de la seleccin abreviada, ha sido
entendida como una "mini-licitacin", segn criterios de razonabilidad y en desarrollo
de los principios de economa y eficiencia; con lo cual, es un procedimiento expedito
cuando los montos a comprometer no son tan altos. Asimismo, es necesario tener en
cuenta las cuantas sealadas para la "menor cuanta", para determinar la cuanta
aplicable a la "mnima cuanta", modalidad de seleccin independiente que se detalla
en el numeral 9.2.5.
Figura 17.
Menor cuanta en cada entidad

Como ejemplo de esta modalidad, podemos citar la contratacin de menor cuanta

iniciada por el Departamento del Casanare para la "prestacin de servicios de
transporte y movilizacin de elementos, equipos, personal tcnico y profesional de la
gobernacin de Casanare y de la oficina asesora jurdica" por un valor de $42.999.088.
c) La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud 110 .
d) La contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado
desierto.
e) La enajenacin de bienes del Estado, con excepcin de aquellos a que se
refiere la Ley 226 de 1995.
f) Productos de origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las
bolsas de productos legalmente constituidas111.
g) Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y
Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economa Mixta, con excepcin
de los contratos que a ttulo enunciativo identifica el artculo 32 de la Ley 80
de 1993 112.

h) Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de

los programas de proteccin de personas amenazadas, programas de
desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al
margen de la ley 113.
i) La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y
seguridad nacional 114.
9.2.3. Concurso de mritos
As por ejemplo, durante el 2011 el INVIMA inici un concurso de mritos para
seleccionar un contratista que pudiera "prestar el servicio para el diseo, desarrollo,
aplicacin, anlisis comparativo y anlisis del estudio de percepcin y satisfaccin del
INVIMA entre agentes (sectoriales), vigilados (usuarios) y consumidores"; as mismo, el
Instituto Nacional de Concesiones INCO abri un concurso de mritos para "Prestar
servicios profesionales de asesora tcnica, administrativa, social, predial, ambiental,
financiera, contable y jurdica para la supervisin, seguimiento, control, revisin,
anlisis, verificacin, evaluacin y aprobacin de todos los productos elaborados por
ISA en la fase de cooperacin, incluidos los estudios y diseos etapa de evaluacin, del
contrato interadministrativo INCOISA de enero 28 de 2010 - Proyecto Autopistas de la
Montaa". As, a nivel nacional, las entidades inician peridicamente concursos de
mritos con el fin de celebrar contratos con aquellas personas que cumplan
determinadas condiciones relacionadas con sus conocimientos tcnicos o cientficos,
como se desprende de los ejemplos anteriores.
Las particularidades del concurso de mritos, as como de la seleccin abreviada y la
contratacin directa, se encuentran de forma general en el Decreto 734 de 2012.

En el concurso de mritos116 se puede utilizar el sistema de concurso abierto117 o de

precalificacin118.
a. Concurso con precalificacin. Consiste en un proceso que inicia por la
elaboracin de una lista limitada de oferentes que puede servir para uno o varios
procesos en la modalidad de concurso de mritos. Es importante destacar en este
punto que el procedimiento de precalificacin es anterior e independiente de los
concursos de mritos para los que se aplique.
El procedimiento de precalificacin se efectuar de la siguiente forma119:
La entidad contratante deber realizar una convocatoria pblica a travs del
SECOP.
Esta convocatoria debe incluir la informacin relativa a: (i) la fecha lmite para
que los interesados manifiesten la disposicin de participar, (ii) los criterios que se
tendrn en cuenta para conformar las listas, (iii) la indicacin de si se trata de lista
corta o multiusos y (iv) los requisitos habilitantes mnimos y proporcionales que se
exigirn a los integrantes que conformarn las listas.
Los interesados en hacer parte de la lista debern manifestar su inters por
escrito, dentro del trmino sealado en la convocatoria. Quien manifieste inters,
deber presentar la documentacin que soporte el cumplimiento de los requisitos
habilitantes120.
El concurso con precalificacin se subdivide, entonces, en dos grupos:
Lista corta: La lista corta es la que est conformada por varios oferentes para
un proceso de seleccin determinado.
Para conformar esta lista, el comit asesor121 con que debe contar la entidad que
prepara el concurso, verificar que cada interesado cumpla con los requisitos
habilitantes y, posteriormente, valorar los documentos allegados por stos. Con esta
informacin, se elaborar una lista corta con varios oferentes precalificados122.
Si la lista no queda conformada por al menos dos interesados, la entidad podr revisar
las condiciones establecidas y har los ajustes necesarios en los criterios para su
conformacin y dar paso a una nueva convocatoria.

Para garantizar la transparencia en la calificacin, en el aviso de convocatoria se

deber especificar de forma clara la manera cmo se valorar la informacin allegada
por los interesados, relacionada con:
La experiencia general relacionada con el objeto a contratar que asegure la
idoneidad del futuro proponente para su ejecucin.
La estructura y organizacin del interesado en cuanto a los recursos tcnicos,
humanos y fsicos con que cuenta.
Los criterios que deben tener en consideracin son los siguientes:
Experiencia general que resulte relevante para el objeto a contratar, que en
adicin asegure la idoneidad del futuro proponente para la ejecucin del contrato.
Estructura y organizacin del interesado en cuanto a los recursos tcnicos,
humanos y fsicos con que cuenta.
En adicin a lo anterior, la entidad estatal podr tener en cuenta otros criterios
objetivos que se dirijan especficamente a identificar precalificados que puedan
ejecutar exitosamente los servicios de consultora de que se trate.
b. Concurso abierto. El concurso de mritos abierto es aquel en el cual la entidad
permite que todos aquellos interesados en el proceso puedan presentar su propuesta,
conforme a las reglas que se sealan en el pliego de condiciones sin que se les haga
una precalificacin previa. En la seleccin de proyectos de arquitectura siempre se
utilizar el sistema de concurso abierto por medio de jurados.
Cmo se lleva a cabo el concurso?
Una vez conformadas las listas anteriormente descritas o establecida la modalidad de
concurso de mritos, se surtir el siguiente procedimiento123:
Figura 18.
Cmo se adelanta un concurso de mritos

9.2.4. Contratacin directa

De forma excepcional, la ley contempla la posibilidad de seleccionar al contratista sin
la necesidad de solicitar y evaluar varias ofertas por medio de la Contratacin Directa.
Esta modalidad de seleccin, al ser excepcional, queda limitada a los casos especiales
en que por circunstancias tales como las caractersticas excepcionales y nicas del
contratista, o la apremiante necesidad, no se justifica o no se puede adelantar un
proceso abierto de seleccin y en consecuencia, se justifica una restriccin a la abierta
competencia por la proveedura de bienes y servicios estatales.
A diferencia de las anteriores modalidades, la contratacin directa est excluida de la
obligacin de solicitar a los interesados el RUP, de acuerdo con lo previsto en la el

artculo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artculo 221 del Decreto 019 de
2012124.
Las causales especficas que permiten a las entidades estatales acudir a la
contratacin directa, se encuentran en el numeral 4 del artculo 2 de la citada Ley
1150:
a) Urgencia manifiesta. Este supuesto se identifica, por ejemplo, con situaciones por
causa del invierno, en donde los municipios se ven en la obligacin de proveer bienes
(salud, alimentos etc.) a los damnificados por la ola invernal, y se requiere mayor
celeridad en la contratacin.
b) Contratacin de emprstitos.
c) Contratos interadministrativos 125.
d) La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento
Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisicin 126.
e) Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando
inician el Acuerdo de Reestructuracin de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de
1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los
celebren con entidades financieras del sector pblico.
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
h) Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la
ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales.
i) El arrendamiento o adquisicin de inmuebles.

Debe tenerse en cuenta que la contratacin directa jams puede ser utilizada por la
entidad para evadir un proceso abierto de seleccin, tipo licitacin o seleccin
abreviada. Permitir que las entidades estatales acudan a la contratacin directa sin
justificarlo adecuadamente, implica un riesgo mayor para la asignacin eficiente del
presupuesto pblico y un espacio para la corrupcin; de ah que corresponda a los
ciudadanos verificar y denunciar desviaciones en este sentido.
Cuando la entidad estatal estime que procede el uso de la modalidad de seleccin de
contratacin directa, deber expedir un acto administrativo que necesariamente
contendr127:
El sealamiento de la causal que se invoca.
La determinacin del objeto a contratar.
El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigirn a los
proponentes o al contratista.
La indicacin del lugar en donde se podrn consultar los estudios y documentos
previos, salvo en caso de contratacin por urgencia manifiesta (pues en este caso no
se necesitan).
Figura 19.
Cmo se adelanta una contratacin directa

9.2.5. Contratacin de mnima cuanta.

Por medio del artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 conocido generalmente como
"Estatuto Anticorrupcin", el Congreso cre una nueva modalidad de seleccin
denominada mnima cuanta la cual procede en todos los casos en los que, con
independencia del objeto particular, se adquieran bienes, servicios y obras cuyo valor
no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad contratante128.
Esta modalidad fue motivada en el debate legislativo sobre la base de que se trata de
un procedimiento que resulta "bastante gil y garantiza la pluralidad de oferentes, con
innovaciones tan importantes como que la entidad pblica pueda realizar adquisiciones
en grandes almacenes, lo que garantiza que el precio al que compre la entidad sea el
precio de mercado ms conveniente"129.
La contratacin de mnima cuanta se encuentra reglamentada en el Captulo V del
Ttulo III del Decreto 734 de 2012, donde se establece que:
1) Las adquisiciones de bienes, servicios y obras del 10% de la menor
cuanta130debern tener un estudio previo simplificado nicamente con los elementos
descritos en el artculo 3.5.2. del decreto131.
2) Esta modalidad de seleccin no aplica cuando se deba utilizar otra como la
contratacin directa, caso en el cual debern observarse las reglas previstas para dicha
modalidad independientemente de la cuanta y del objeto132.
3) Se establecen unos elementos nicos que debe contener la invitacin pblica a
ofertar y su medio de publicidad a travs del SECOP 133.
4) As, esta invitacin se publicar en el SECOP por un trmino no inferior a un (1) da
hbil, sealando el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, y las
condiciones tcnicas exigidas.
5) El trmino previsto en la invitacin para que los diferentes oferentes presenten su
oferta no podr ser inferior a un da hbil.
6) La entidad seleccionar la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla
con las condiciones exigidas. Esta decisin se comunicar a travs de una aceptacin
de la oferta.
7) La comunicacin de aceptacin junto con la oferta, constituyen para todos los
efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro
presupuestal.
Figura 20.
Cmo se adelanta un proceso de mnima cuanta

De conformidad con lo establecido en los artculos 6 y 7 de la Ley 1150 de 2007, para

esta modalidad de seleccin NO son exigibles los requisitos de RUP ni de garantas
contractuales134.
9.3 Preparacin comn a los procesos contractuales
Una vez sealadas las modalidades de seleccin, las cuales tienen un procedimiento
preciso para su desarrollo en atencin a los objetos que se deseen contratar,
procederemos a explicar algunos elementos que, en desarrollo de los principios de
publicidad y transparencia, son transversales a la Contratacin Pblica y deben tenerse
en cuenta en cualquier modalidad de seleccin.
9.3.1 Por dnde debo empezar si quiero venderle bienes y servicios al
Estado?
La entidad que requiere iniciar un proceso de seleccin para adquirir un bien o servicio
debe elaborar unos estudios previos y un proyecto de pliegos de condiciones, respecto
de los cuales los interesados podrn formular observaciones. En este documento debe
estar claramente identificada la necesidad de la entidad para abrir un determinado
proceso, la modalidad de seleccin escogida, su justificacin, y una primera
aproximacin a las caractersticas que est buscando en el bien o servicio que va a
adquirir. Tambin en este documento debe indicar el presupuesto que tiene previsto
para el contrato.
Aqu la entidad, en desarrollo del principio de planeacin, indica qu requiere y cmo lo
requiere, informando al pblico en general su necesidad, con un doble objetivo: invitar
a varios proponentes al proceso; y, que dichos proponentes en atencin al
conocimiento del mercado y de su negocio, presenten las observaciones que
consideren pertinentes, pudiendo incluso mostrarle a la entidad pblica que los bienes
que dice necesitar, no los necesita, o que, existen otros bienes que satisfacen de una
mejor forma su necesidad.
Es importante destacar que en los casos en que los cuales la modalidad escogida sea la
contratacin directa, no es indispensable que se elaboren pliegos de condiciones, pues
dadas las especiales caractersticas de esta modalidad, se requiere un proceso ms
expedito. Adicionalmente, para el caso de la modalidad de seleccin de mnima
cuanta, es importante destacar que los pliegos de condiciones, se denominan
"invitacin pblica". En ellos no se exige el nivel de detalle y la cantidad de informacin
que s se requiere, por ejemplo para las licitaciones pblicas.
La informacin de los proyectos de pliegos puede ser objeto de modificaciones, bien
sea porque tras un mayor estudio la entidad hace ajustes a los requisitos del objeto del
contrato, o porque a travs de comentarios y observaciones de personas interesadas
en el proceso tiene acceso a mayor informacin y considera otros aspectos a tener en
cuenta a la hora de definir las caractersticas definitivas de lo que va a contratar.

Dada la importancia de que los interesados en el proceso de seleccin contribuyan a la

formulacin final de los pliegos de condiciones, la entidad debe publicar los pre-pliegos,
junto con las observaciones formuladas dentro del proceso y las respuestas dadas por
la entidad.
Una vez se cierra la etapa de pre-pliegos, se debe publicar un documento final
denominado pliegos de condiciones, en los cuales los interesados encuentran toda la
informacin completa de lo que requieren para participar.
El pliego de condiciones es la hoja de ruta definitiva de todo el proceso contractual. All
se indicar, adems del procedimiento a seguir por medio de un cronograma, las
especificaciones tcnicas de los bienes y servicios que requiere la entidad.
9.3.2 Revisin de las condiciones generales del proceso
El pliego de condiciones, regula todas las etapas del proceso de seleccin, desde el
momento de su apertura hasta la fecha de su liquidacin; establece los requisitos de
participacin que deben cumplir los interesados, identifica de manera precisa y
concreta el objeto del futuro contrato, determina los criterios de valoracin y factores
de calificacin de las ofertas, as como los sistemas de ponderacin de los mismos. En
fin, indica la forma en que se debe producir la adjudicacin del respectivo contrato y
los trminos y condiciones en que ste deber celebrarse y ejecutarse135.
El pliego de condiciones en las modalidades de licitacin pblica, seleccin abreviada y
concurso de mritos, deber determinar con carcter definitivo lo dispuesto en los prepliegos y deber contener lo siguiente:
Requisitos habilitantes o requisitos verificables

1.

Ley 80 de 1993, artculo 24, numeral

Requisitos objetivos necesarios para 5
participar en el correspondiente Ley 1150 de 2007, artculo 5,
proceso de seleccin
modificado por el artculo 88 de la Ley
1474 de 2011.

Criterios de seleccin

2.

Reglas objetivas, justas, claras y

completas que permitan la confeccin
de
ofrecimientos
de
la
misma
ndole,
aseguren
una
escogencia objetiva y eviten la
declaratoria de desierta de la
licitacin

Ley 80 de 1993, artculo 24, numeral

5
Ley 1150 de 2007, artculo 5,
modificado por el artculo 88 de la Ley
1474 de 2011.

3.

Puntajes a industria nacional

Ley 816 de 2003

Decreto 734 de 2012, artculo 4.2.4.

Especificaciones tcnicas

4.

5.

Condiciones de costo y calidad de los

bienes, obras o servicios necesarios Ley 80 de 1993, artculo 24, numeral
para la ejecucin del objeto del 5
contrato
Descripcin
tcnica
detallada
y Decreto 734 de 2012, artculo 2.1.1.
completa del objeto a contratar; la
ficha tcnica del bien o servicio de

caractersticas tcnicas uniformes y

de
comn
utilizacin;
o
los
requerimientos tcnicos
6.

Contenido de Pliego de Condiciones y

requerimientos tcnicos en Concurso Decreto 734 de 2012, artculo 3.3.1.3.
de Mritos

Asignacin de riesgos
7.
8.

Estimacin,
tipificacin,
y
asignacin de riesgos previsibles Ley 1150 de 2007, artculo 4
Decreto 734 de 2012, artculo 2.1.2.
En Licitacin Pblica, el momento de
la audiencia de asignacin de riesgos

Procedimientos
9.

Plazo para la liquidacin del contrato

10.

Reglas de adjudicacin del contrato

11.

Cronograma.

12.

Procedimientos para
seleccin objetiva

13.

Trminos

14.

Procedimientos

15.

Reglas de presentacin de las ofertas

16.

Reglas de evaluacin y ponderacin

de las ofertas

17.

Reglas para
contrato

la

adjudicacin

del

18.

Causas para
propuestas

el

rechazo

de

las

19.

Causas para la declaratoria

desierta del proceso

de

20.

Modificacin
convocatoria
condiciones

de
de Decreto 734 de 2012, artculo 2.2.4.

21.

Margenes mnimos de mejoras de Decreto 734

ofertas
3.2.1.1.7

del
del

asegurar

aviso
pliego

Ley 80 de 1993, artculo 24, numeral

5

Ley 80 de 1993, artculo 25, numeral

la 1

Decreto 734 de 2012, artculo 2.2.3.

de

2012,

artculo

22.

Procedimiento de menor cuanta

Mecanismo para manifestaciones de

inters en menor cuanta - Decreto
734 de 2012, artculo 3.2.2.1

23.

Sorteo de onsolidacin de oferentes

Decreto 734 de 2012, artculo 3.2.2.2.

25.

Factores de desempate

Decreto 734 de 2012, artculo 4.2.5

Condiciones contractuales
26.

Condiciones
contrato

de

celebracin

27.

Forma de pago

28.

Garantas

29.

Proyecto de Minuta del Contrato

del

Decreto 734 de 2012, artculo 2.2.3.

Otros
30.

Fundamentos
seleccin

del

31.

Modalidad de Seleccin

32.

Presupuesto

proceso

de
Decreto 734 de 2012, artculo 2.2.3.

No obstante el carcter definitivo que tiene la informacin de los pliegos de

condiciones, stos pueden ser modificados ms adelante, en el curso del proceso,
mediante adendas.
Las adendas pueden cambiar aspectos de los pliegos que no sean determinantes, por
ejemplo pueden cambiar la hora de entrega de las propuestas finales, o pueden abrir la
posibilidad de que un material no previsto inicialmente, sea utilizado en la elaboracin
de lo que la entidad requiere. Debe tenerse en cuenta que mediante adendas que no
se pueden cambiar asuntos sustanciales como son el objeto del contrato, el mecanismo
de seleccin y el presupuesto. Las adendas deben ser objeto de publicidad, las reglas
de juego del proceso contractual no pueden variar a espaldas de los eventuales
interesados.
Las modificaciones que se hagan por medio de la adenda slo se podrn llevar a cabo
hasta mximo tres (3) das hbiles antes a la fecha de cierre prevista para el caso de la
licitacin y hasta un (1) da antes del cierre en las dems modalidades de seleccin en
los que se requiera la utilizacin de pliegos de condiciones. En el evento en el que se
modifiquen los plazos y trminos del proceso de seleccin, la adenda deber incluir el
nuevo cronograma de tiempo.
Lo anterior teniendo en cuenta que, se busca lograr una contratacin ms expedita y
menos costosa para el Estado.
9.3.3 Qu debo hacer cuando ya he ledo todos los documentos que
componen el pliego de condiciones o invitacin pblica y decido que
quiero participar en el proceso?

Habiendo verificado los requisitos y contenidos del pliego de condiciones o de la

invitacin a presentar oferta, se debe proceder de acuerdo con las instrucciones all
contenidas para elaborar la propuesta.
De hecho, se debe confeccionar la oferta conforme a lo establecido en los pliegos de
condiciones, pues en caso contrario, la entidad pblica podr rechazar la misma y no
tenerla en cuenta dentro del respectivo proceso.
En esta etapa resulta de enorme importancia revisar los documentos que la entidad
solicita y la forma de presentacin. Si hay formatos, es necesario preguntarse cules
son, cmo se deben diligenciar y cuntas copias hay que llevar.
No obstante la importancia de que en todo proceso de seleccin el proponente conozca
el contenido de los pliegos de condiciones, la ley dispone que debe primar el contenido
de la propuesta sobre el formato. As, en caso de que por error se diligencie un formato
de manera equivocada pero se encuentre incluida la informacin necesaria, la entidad
que adelanta el proceso no podr rechazar la oferta.
En caso de que haga falta un documento o especificacin, la entidad le dar una
oportunidad al proponente para que subsane dicho error. Sin embargo, si en dicho
lapso el proponente no corrige lo que se le ha solicitado, la oferta del proponente le
ser rechazada.
9.3.4 Qu sucede despus de haber presentado mi oferta?
Una vez los proponentes interesados presentan sus ofertas, la entidad estatal inicia un
proceso de evaluacin, en trminos de "Pasa -No pasa" en cuanto a los requisitos
habilitantes relativos a experiencia, capacidad jurdica y organizacional.
Debindose en todo caso dar la oportunidad para subsanar la ausencia de documentos
que verifiquen estas condiciones, en los trminos otorgados por la entidad pblica.
Para el caso de la seleccin abreviada para la adquisicin de bienes o servicios de
caractersticas tcnicas uniformes, una vez se presenten las ofertas, la entidad estatal
proceder a verificar que todos los proponentes cumplan con unos requisitos mnimos
habilitantes y publicar el resultado de dicha verificacin. Una vez publicada en el
trmino indicado en el cronograma del pliego de condiciones se dar inicio a la subasta
como tal.
En la modalidad de mnima cuanta, una vez presentadas las ofertas, se proceder a
verificar los requisitos mnimos, y habindose verificado stos, se proceder a escoger
la mejor oferta presentada desde el punto de vista econmico.
Agotadas las anteriores etapas, la entidad proceder a adjudicar el contrato. La
adjudicacin es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario.
En caso en que ninguna de las ofertas que se le presentan a la entidad cumpla con los
requisitos de los pliegos de condiciones, el proceso se declarar desierto. Dependiendo
de la modalidad que se haya utilizado, la declaratoria de desierta tiene unas
consecuencias diferentes. A manera de ejemplo, puede ocurrir que el proceso se haga
con una modalidad ms sencilla de la que se utiliz inicialmente.
9.4 Cmo concluye el proceso de seleccin?
9.4.1 Adjudicacin
La adjudicacin de un contrato se produce cuando, habindose cumplido todo el
proceso de seleccin, y habindose evaluado objetivamente todas las ofertas, la
entidad estatal selecciona al proponente que present la oferta ms favorable para
dicha entidad.
La decisin de adjudicar un contrato debe fundarse en el respeto a los principios de
legalidad, igualdad, economa, transparencia y seleccin objetiva.
El plazo para adjudicar un contrato ser el contenido en el pliego de condiciones.
El acto mediante el cual se adjudica el contrato (resolucin de adjudicacin) deber ser
motivado, es decir, deber explicar las razones que llevaron a la entidad a adjudicar el
contrato a determinado oferente. La adjudicacin del contrato puede realizarse en
audiencia pblica cuando la ley as lo disponga (la licitacin pblica siempre se

adjudicar as) o cuando los proponentes o cualquier organismo de control fiscal as lo

solicite por motivos de inters general.
En principio, el acto de adjudicacin es irrevocable y obliga tanto a la entidad como al
adjudicatario, sin perjuicio de los eventos que analizaremos ms adelante.
9.4.2 Declaratoria de desierta
Si bien la apertura de un proceso de seleccin busca esencialmente contratar con una
persona o entidad que ofrezca algn o bien o servicio requerido por el Estado de la
manera ms favorable para la entidad, se presentan casos en los cuales (i) no se
presentan oferentes al proceso, (ii) an presentndose, sus ofertas no cumplen con
los requisitos exigidos en los pliegos o en la ley.
Las anteriores circunstancias imposibilitan a la Administracin la seleccin objetiva del
bien o servicio a contratar, para lo cual la ley admite la posibilidad de declarar desierta
la licitacin o, en otras palabras, reconocer que la entidad contratante no encontr un
proponente que reuniera las caractersticas requeridas en el pliego para adjudicar un
contrato determinado (lo que, finalmente, garantiza el adecuado manejo de recursos
pblicos).
La declaratoria de desierta se expresar en acto administrativo motivado, es decir,
sealando en forma precisa y detallada las razones que han conducido a tal decisin.
En este punto, destacamos que la Ley 1150 de 2007 establece, dependiendo de la
modalidad de contratacin, el procedimiento a ejecutar en caso de que se declare
desierto un proceso determinado de contratacin, as:
Figura 21.
Qu hacer despus de declarar desierto un proceso?

Una vez adjudicado el contrato, se deben tener en cuenta algunos elementos para que
en su ejecucin, no se presente ningn inconveniente y de esta forma, se satisfaga la
necesidad que la entidad contratante quiso suplir por medio del proceso contractual.
10.1 Rgimen de garantas de la contratacin estatal 136
Uno de los requisitos137, es la constitucin de garantas, las cuales segn lo previsto
en el Decreto 734 de 2012,"garantizan el cumplimiento de las obligaciones surgidas en
favor de las entidades pblicas con ocasin de (i) la presentacin de los ofrecimientos,
y (ii) los contratos y de su liquidacin; (iii) as como los riesgos a los que se encuentran
expuestas las entidades pblicas contratantes derivados de la responsabilidad
extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones
de sus contratistas y subcontratistas"138.
Las garantas permiten que, en el evento de un incumplimiento por parte del
contratista antes o despus de la celebracin del contrato, la entidad pblica no sufrir
ningn detrimento patrimonial.
Estas pueden consistir en plizas de seguros, fiducias mercantiles en garanta,
garantas bancarias a primer requerimiento, endoso de garanta de ttulos valores y
depsitos de dinero en garanta; as como tambin, aquellos otros que dispongan las
normas reglamentarias.
Se exige, por una parte, una garanta de seriedad de la oferta a todos los oferentes,
con el fin de asegurar que el proponente seleccionado celebre el contrato y cumpla con
los requisitos legales posteriores al acto de adjudicacin (constitucin de garantas,
pago de publicacin en el Diario nico de Contratacin, etc.). As mismo, la ley seala

que los contratistas deben prestar garanta nica para el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del contrato.
A este respecto, es importante que los oferentes absuelvan todas las dudas relativas a
estos costos durante el proceso contractual, pues es necesario que se cuente con la
provisin econmica necesaria para solventarlos, los cuales varan dependiendo de la
modalidad de seleccin y de la cuanta del contrato.
As, si los mismos no fueron previstos inicialmente dentro del valor de la oferta, por ser
requisitos necesarios para la ejecucin de los contratos, se podran generar prdidas
econmicas tanto para su empresa como para la entidad.
Cumplidos estos requisitos, podr iniciarse la ejecucin del contrato; es decir, si el
compromiso fue prestar unos servicios, stos se empezarn a prestar. En caso de que
haya sido la proveedura de bienes, estos se entregaran de acuerdo a lo pactado.
10.2 Anticipos
Los anticipos y pagos anticipados son una herramienta vital para sufragar los gastos
que supone el inicio de la ejecucin contractual, los cuales se podrn pactar en los
contratos que celebren las entidades estatales. Los mismos no podrn exceder el
cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato139.
En este sentido, se hace necesario analizar previamente su inclusin (en caso de
considerarse necesario) dentro de las condiciones contractuales, estudios y
documentos previos, pliegos de condiciones y posteriormente en el contrato que se
vaya a suscribir con la Administracin; as como tambin, las condiciones y requisitos
para el pago de los mismos.
En todo caso, no debe olvidarse que la administracin de los recursos entregados al
contratista a ttulo de anticipo puede generar un sobrecosto que debe tenerse en
cuenta al momento de elaborar la oferta.
As, si el contrato es de obra, concesin, salud o la modalidad de seleccin fue la
licitacin pblica, el contratista deber constituir una fiducia o un patrimonio autnomo
irrevocable para el manejo de dichos dineros, segn lo previsto en el artculo 91 de la
Ley 1474 de 2011.
Por su parte, en los dems contratos, incluidos aquellos de menor y mnima cuanta, el
manejo de los recursos entregados al contratista se deben realizar en una cuenta
bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato firmado entre el contratista y la
entidad pblica, segn lo previsto en el artculo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012.
10.3 Modificaciones y adiciones
Durante la ejecucin del contrato es posible que la entidad contratante identifique la
necesidad de modificar las condiciones contractuales, para lo cual se deber realizar
un otros o un contrato adicional en el cual se relacionen las nuevas condiciones.
Estas, las cuales pueden incluir la modificacin del objeto contractual, deben atender a
razones del servicio o a causas imprevisibles en la etapa de planeacin del respectivo
contrato.
Se debe tener en cuenta que los contratos pueden ser adicionados nicamente hasta
por el 50% de su valor inicial, expresado en SMLMV.
As mismo, la entidad estatal podr efectuar las modificaciones que estime necesarias
a efectos de logar el objeto del contrato. Sin embargo, destacamos que estas
modificaciones tienen que considerar lo inicialmente pactado, a efectos de mantener el
equilibrio econmico del contrato, es decir, de forma tal que no se perjudique al
contratista desde el punto de vista econmico.
10.4 Informes a cargo del contratista
En los contratos cuyo objeto es la prestacin de servicios, las entidades por lo general
determinan como obligacin a cargo del contratista, la presentacin de informes donde
se relacionen detalladamente las actividades ejecutadas. Estos informes, dependiendo
de la duracin del contrato, pueden tener una periodicidad determinada, como por
ejemplo semanal, mensual, bimestral, etc.
10.5 Terminacin y liquidacin del contrato

Una vez se cumple el plazo establecido para la ejecucin del contrato se debe proceder
a su liquidacin. Sin embargo, la liquidacin no es obligatoria en todos los contratos,
para lo cual, debe tenerse en cuenta si fue prevista o no, en los pliegos de condiciones
o en el contrato.
El objeto de liquidar un contrato radica en la necesidad de que las partes contratantes,
haciendo una evaluacin minuciosa de la ejecucin del mismo, establezcan un corte de
cuentas al finalizar la etapa de ejecucin contractual.
En la liquidacin, tanto la entidad estatal como el contratista, hacen un balance
cualitativo y cuantitativo respecto de la ejecucin de las prestaciones del contrato
celebrado. De igual forma, se pronuncian respecto de las eventualidades presentadas
durante su ejecucin. Efectuado este balance entre las partes, stas acordarn los
ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. As mismo, establecern los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar entre ellas. De lo anterior se
dejar constancia en el acta de liquidacin con el fin de poder declarase a paz y salvo
entre ellas.
Debe tenerse en cuenta que los acuerdos, conciliaciones y transacciones que se
realicen, son de carcter obligatorio y tienen como finalidad resolver directamente las
diferencias existentes entre el contratista y la entidad contratante, las cuales no
podrn debatirse posteriormente ante el Juez del Contrato.
Por esta misma razn, tanto la entidad contratante como el contratista, deben plasmar
en el Acta de Liquidacin o en los acuerdos, conciliaciones o transacciones que
realicen, todas aquellas constancias en relacin con las acreencias que consideren a su
favor, o cualquier aspecto respecto del cual no se consideren a paz y salvo, pues a
efectos de presentar una posterior demanda, resultan indispensables.
El artculo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece como plazo para proceder a liquidar el
contrato de mutuo acuerdo (salvo estipulacin en contrario) el trmino de cuatro (4)
meses contados a partir del momento en que finalice la etapa de ejecucin del
contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin. Si no se
logra la liquidacin bilateral, la entidad puede liquidar unilateralmente dentro de los
dos (2) meses siguientes al cumplimiento del plazo establecido en el contrato140.
11. Quin y cmo se garantiza la vigencia de los principios en el proceso contractual?
Adems de la participacin ciudadana y de la diligencia de los participantes en los
procesos de seleccin, nuestro sistema legal contempla diversos mecanismos de
vigilancia y control que buscan que los recursos del Estado sean administrados
adecuadamente. Estos mecanismos garantizan que los procesos contractuales se
lleven a cabo dentro de lo lmites legales y observando los principios propios de la
funcin administrativa, la gestin fiscal y los previstos en el EGCAP
Figura 22.
Mecanismos de vigilancia

11.2 Control disciplinario

El Cdigo Disciplinario nico (Ley 734 de 2002) establece una serie de obligaciones en
cabeza de los funcionarios de la entidad contratante cuyo incumplimiento da lugar al
ejercicio de la accin disciplinaria, y a la imposicin de sanciones a los funcionarios que
incumplan sus deberes.
En esta medida, a travs del Control Disciplinario se ejerce una vigilancia respecto de
las actuaciones de sus funcionarios, a efectos de garantizar que el proceso de
contratacin de desarrolle cumpliendo con los requisitos impuestos por la Constitucin
y la ley, as como por el pliego de condiciones.
As mismo, tanto la Constitucin Poltica como la Ley 80 de 1993 le confieren una
importante funcin al Ministerio Pblico Procuradura General de la Nacin,
procuraduras delegadas, Defensora del Pueblo y Personeras en relacin con la
proteccin del inters pblico y la vigilancia de la conducta oficial de quienes
desempean funciones pblicas.
En el caso de la contratacin estatal, este control garantiza que las entidades estatales,
a travs de sus funcionarios, acten conforme a la ley, aseguren que los recursos
pblicos sean utilizados adecuadamente y que los contratos estatales se desarrollen
con absoluta transparencia y objetividad.
Esta funcin ejercida por el Ministerio Pblico opera de manera conjunta con las
actividades desarrolladas por las Oficinas de Control Interno de cada entidad
11.3 Contralora General de la Repblica - Contraloras territoriales
El artculo 267 de la Constitucin Poltica142establece que la Contralora General de la
Repblica y las contraloras territoriales ejercern un control financiero, de gestin y de
resultados sobre todas las entidades que manejan fondos o bienes de la Nacin. Este
control est encaminado a determinar si los recursos del Estado fueron ejecutados con
eficiencia, economa y equidad y a supervisar el manejo presupuestal y la correcta
inversin de estos recursos.
As, las contraloras ejercen auditoras en relacin las siguientes reas: Contratacin
estatal, ejecucin presupuestal, manejo contable y financiero, verificacin de trmites
internos, etc.
11.4 Veedura ciudadana
La Ley 850 de 2003 en desarrollo del artculo 270 de la Constitucin Poltica consagra
las Veeduras Ciudadanas como un mecanismo democrtico de representacin a favor

de los ciudadanos o las organizaciones comunitarias, que permiten vigilar la gestin

pblica de autoridades y entidades estatales o privadas, o de organizaciones no
gubernamentales, en aquellos mbitos, aspectos y niveles en los que total o
parcialmente se empleen los recursos pblicos.
As, la Ley 850 de 2003 establece la manera como se debern conformar, las
facultades que les son conferidas una vez constituidas, los instrumentos de accin de
que gozan, as como sus derechos y obligaciones, entre otros143.
11.5 Derecho de Peticin
El derecho de peticin es la herramienta que se tiene para presentarle peticiones a la
entidad estatal a la que se le estn ofreciendo los bienes o servicios en un proceso de
contratacin estatal y solicitarle informacin de carcter general o particular sobre su
actuacin, e incluso solicitarle que expida copia de los documentos que ha producido
en el curso de todo proceso de seleccin.
La peticin que se hace a la entidad, puede ser de carcter particular o de carcter
general. Es de carcter particular, cuando se solicita informacin sobre un caso
especfico que slo interesa a quien la solicita, como por ejemplo el avance del proceso
de seleccin, la explicacin del contenido de los anexos tcnicos, entre otros temas. La
peticin es carcter general cuando se solicita informacin sobre las normas vigentes
que se deben tener en cuenta; las oficinas adnde se deben dirigir las consultas,
entregar y recibir documentos y dnde se dan a conocer las decisiones; los mtodos,
procedimientos, formularios y sistemas para el trmite de los diversos asuntos y los
organigramas y manuales de funciones de determinada entidad, entre otros.
En caso de presentarse peticiones de informacin de carcter particular o general, las
autoridades tendrn un plazo mximo de diez (10) das para dar respuesta. En caso de
peticiones no relacionadas con solicitudes de informacin, la entidad cuenta con un
plazo mximo de quince (15) das para dar respuesta.
Sobre el particular, es necesario indicar que segn lo previsto en el numeral 16 del
artculo 25 de la Ley 80 de 1993, "en las solicitudes que se presenten en el curso de la
ejecucin del contrato, si la entidad estatal no se pronuncia dentro del trmino de tres
(3) meses siguientes, se entender que la decisin es favorable a las pretensiones del
solicitante en virtud del silencio administrativo positivo"
11.6. Solicitud de Revocatoria Directa
En los procesos de seleccin de contratistas, el funcionario pblico a cargo, por
iniciativa propia o por peticin de un ciudadano, puede tomar la decisin de revocar y
dejar sin efectos cualquier acto administrativo proferido con ocasin del proceso144,
salvo el acto de adjudicacin el cual por regla general, no puede revocar directamente,
cuando ste no se ajuste a cualquiera de los siguientes casos:
1.
Cuando sea contraria a la Constitucin Poltica o a la ley.
2.
Cuando no est conformes con el inters pblico o social, o atente contra l.
3.
Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.
En el caso en que se revoque una decisin, la entidad proceder a expedir un nuevo
documento declarando lo que haba dicho en el acto administrativo revocado, no
producir consecuencia alguna.
11.7 Control judicial
La Constitucin Poltica establece que los jueces de la Repblica deben verificar el
cumplimiento de las normas y, en el evento en que dichas normas se incumplan, se
generarn una serie de sanciones a los particulares o entidades pblicas que las
transgredan. En este sentido, el poder judicial145 se constituye como un mecanismo
ms de vigilancia de los principios que rigen la contratacin pblica, toda vez que a
travs de las acciones de nulidad, nulidad y restablecimiento del derecho o
controversias contractuales los particulares pueden someter al conocimiento de un juez
alguna controversia derivada en la etapa precontractual, contractual o post contractual
que no haya podido resolverse directamente con la entidad. La Ley 1437 de 2011

regula los eventos en los cuales se podr activar este mecanismo y seala los
requisitos y procedimiento para cada una de las acciones.
Todos los actos y decisiones del proceso pueden ser impugnados ante la justicia
mediante la accin contractual, segn lo indicado en el artculo 77 de la Ley 80 de
1993 y el artculo 141 de la Ley 1437 de 2011146.
Es importante resaltar, que sin importar el tipo de accin presentada, los ciudadanos
tienen la posibilidad de solicitar los daos econmicos sufridos por las actuaciones de
la entidad contratante, no slo con relacin a los recursos que se perdieron con ocasin
de ellas, sino tambin de aquellos que se dejaron de recibir.
De igual forma, y en atencin a que nuestra Constitucin Poltica es "Norma de
Normas", es decir, el referente normativo principal al cual se debe adaptar toda la
normativa y las actuaciones del Estado, se debe en todo momento respetar los
derechos fundamentales; econmicos, sociales y culturales; y, colectivos y del
ambiente, pudiendo acudir a los Jueces va accin de tutela, accin popular, accin de
cumplimiento, accin de grupo y dems acciones constitucionales para el
restablecimiento o proteccin de cualquiera de los derechos previstos en la
Constitucin siempre y cuando se renan en cada caso las condiciones de
procedibilidad de la respectiva actuacin jurisdiccional.