PROPUESTA DE MEJORA DE LA GESTIN DOCUMENTAL PARA EL

PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN POR COMPETENCIAS

LABORALES EN EL CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA
CONSTRUCCIN SENA PEDREGAL.

WILMER PATERNINA ZULUAGA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN INDUSTRIAL
PROGRAMA TECNOLOGA EN PRODUCCIN INDUSTRIAL
MEDELLN - ANTIOQUIA
2015

PROPUESTA DE MEJORA DE LA GESTIN DOCUMENTAL PARA EL

PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN POR COMPETENCIAS
LABORALES EN EL CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA
CONSTRUCCIN SENA PEDREGAL.

WILMER PATERNINA ZULUAGA

Anteproyecto de grado para optar al ttulo de:

Tecnlogo en Produccin Industrial.

ASESORA
BANESSA OSORIO CASTAO
Docente Metodologa de la Investigacin

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN INDUSTRIAL
PROGRAMA TECNOLOGA EN PRODUCCIN INDUSTRIAL
MEDELLN - ANTIOQUIA
2015

Nota de aceptacin
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------Firma del presidente de jurado

--------------------------------------------------Firma del jurado

--------------------------------------------------Firma del jurado

Medellin Noviembre 18 2015

CONTENIDO
Pg.
1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIN..........................................................12
2. OBJETIVOS.................................................................................................... 13
2.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................. 13
2.2 Objetivos Especficos................................................................................. 13
3. JUSTIFICACIN.............................................................................................. 14
4. MARCO REFERENCIAL................................................................................... 15
4.1 Marco Contextual....................................................................................... 15
4.1.1 Antecedentes Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)........................15
4.1.2 Misin................................................................................................. 15
4.1.3 Visin.................................................................................................. 16
4.2 MARCO TERICO...................................................................................... 17
4.2.1 Gestin Documental............................................................................. 17
4.2.2 Las Normas ISO De Gestin Documental...............................................17
4.2.3 Qu es la Competencia Laboral?........................................................18
4.2.4 Qu son las Normas de Competencia Laboral?....................................18
4.2.5 Qu es la certificacin de la Competencia Laboral?.............................18
4.2.6 Ejecucin del PECCL- SENA.................................................................19
4.2.6.1 Realizar sensibilizacin del proceso................................................19
4.2.6.2 Realizar induccin a la norma de competencia laboral......................20
4.2.6.3 Formalizar la inscripcin.................................................................20
4.2.6.4 Elaborar plan de evaluacin y ejecucin de evidencias de ECCL.............21
4.2.6.5 Valoracin de evidencias................................................................21
4.2.6.6 Emitir juicio y notificar al candidato.....................................................22
4.2.7 Titulaciones y Normas de Competencia Laboral.........................................23
4.2.8 Beneficios............................................................................................ 23
Al trabajador, en cuanto le permite:...................................................................23
Al sector productivo, en cuanto le permite:.....................................................23
A los oferentes de formacin, en cuanto les permite:........................................24
4.3 Marco legal para la gestin documental.......................................................24

5. DISEO METODOLOGICO............................................................................... 26
5.1 Enfoque de la investigacin........................................................................26
5.2 TIPO DE INVESTIGACION...........................................................................27
5.3 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION.. . . .28
5.3.1 Cuestionario........................................................................................ 28
5.3.2 Entrevista semiestructurada.................................................................28
5.4 Seleccin de la muestra.............................................................................. 29
5.4.1 Poblacin............................................................................................. 29
5.5 CALCULO DE LA MUESTRA:......................................................................29
5.6 Etapas para el desarrollo del proyecto........................................................30
6. RECURSOS.................................................................................................... 31
7. CRONOGRAMA............................................................................................... 32
BIBLIOGRAFA................................................................................................... 33

LISTA ESPECIAL

Tabla N 1: Recursos--------------------------------------------------------------------31
Tabla N 2: Cronograma----------------------------------------------------------------32

GLOSARIO

APTITUDES: Destrezas o habilidades, innatas o adquiridas que tiene una persona

para realizar una tarea o cumplir una funcin determinada como ejemplo: se
puede citar la aptitud musical, la aptitud del lenguaje, la numrica y la espacial.
ASPIRANTE: Persona que ha manifestado formalmente (solicitud registrada) su
inters en participar en proyecto de certificacin por competencia laboral.
AUDITORIA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluar de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en la que se cumplen los criterios de la auditoria.
AUDITORIA EXTERNA: Es realizada a los procesos de evaluacin y certificacin
de competencias laborales como requisito para la certificacin con el fin de
verificar su conformidad. La realizan auditores de otros centros y est sujeta al
cumplimiento de los lineamientos establecidos es esta gua.
CANDIDATO: Persona que ha cumplido los requisitos de ingreso especificados y
ha oficializado su ingreso al proceso, mediante el registro de inscripcin.
CDHC: Centro para el desarrollo del hbitat y la construccin.
CAPACIDADES: Es el conjunto de recursos, aptitudes, conocimientos, destrezas
y habilidades que tiene un individuo para desempear una determinada tarea.
CENTRO DE EVALUACION: Centro del SENA que adelanta proyecto de
evaluacin y certificacin de competencia laborales.
CERTIFICACIN DE LA COMPETENCIA LABORAL: Reconocimiento por escrito
que hace un organismo certificador de una persona que cumple con los requisitos
establecidos, de conocimiento, desempeo y producto establecidos en una norma
de competencia laboral.
CERTIFICADO DE LA COMPETENCIA LABORAL: Documento otorgado por el
organismo certificador investido de autoridad jurdica, donde se reconoce la
competencia de una persona para desempear una funcin productiva. El
certificado se otorga, teniendo como referencia de evaluacin, una norma de
competencia laboral y su caracterstica particular es que tiene un periodo
establecido de vigencia.
COMPETENCIA LABORAL: La competencia laboral es la capacidad real que
tiene una persona para aplicar conocimientos, habilidades y destrezas, valores
Comportamientos, en el desempeo laboral, en diferentes contextos.

CONSTANCIA LABORAL: Es la que un aspirante de forma independiente elabora

sustentando su experiencia relacionada en la actividad a evaluar y las referencias
fsicas que puedan dar testimonio de ello.
CUALIFICACION: Es el conjunto de competencia con significado para el
desempeo de actividades de trabajo previamente definidas segn los criterios de
calidad que pueden ser adquiridas a travs de la experiencia laboral o mediante
formacin modular el conocimiento del candidato.
CUESTIONARIO: Es un instrumento de evaluacin conformado por un conjunto
intencionado y articulado de tems que responden a los propsitos planteados en
la estructura de la norma de competencia laboral y cuya aplicacin permite evaluar
el conocimiento del candidato.
EVALUACION DE LA COMPETENCIA LABORAL: Proceso por medio del cual un
evaluador recoge evidencias de desempeo, producto y conocimiento de una
persona con el fin de determinar si es competente o aun no competente, para
desempear una funcin productividad. Tal proceso se centra en el desempeo
real de las personas, soportado en evidencias vlidas y confiables con base en la
NCL como referente, no en potencialidades.
EVALUACION: Proceso que valora el cumplimiento de los requisitos del esquema
por parte de un candidato.
EVALUADORES: Personas expertas en el area a evaluar y formadas en la
metodologa para evaluar competencias laborales, reconocidas por el SENA como
organismo certificador para adelantar procesos de Evaluacin y Certificacin de la
Competencia Laboral.
EVIDENCIAS: Pruebas tangibles del desempeo, conocimiento y producto que
determinan la competencia laboral de un candidato.
INDEPENDIENTES: Se entiende como trabajador independiente a toda persona
natural que realice una actividad econmica o preste sus servicios de manera
personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carcter civil, comercial o
administrativo, distintos al laboral.
INSTRUMENTOS DE EVALUACION: Son herramientas con caractersticas
particulares destinadas a evidenciar el desempeo, verificar los conocimientos y
evaluar los productos de acuerdo con un estndar de competencia laboral en el
que se establecen los criterios que un candidato debe demostrar para determinar
las competencias y habilidades en el ejercicio de una funcin productiva.
JUICIO DE COMPETENCIA LABORAL: Es el resultado obtenido por el candidato
despus de haber presentado las evidencias establecidas en la norma de
competencia laboral que sirvi como referente para la evaluacin.

LISTA DE CHEQUEO DE DESEMPEO: Es un instrumento que permite al

evaluador recolectar datos observables del candidato en un ejercicio laboral,
verificando de una manera estructurada y procesual el cumplimiento de los
requisitos establecidos en la norma de competencia laboral.
LISTA DE CHEQUEO DE PRODUCTO: Es un instrumento que permite al
evaluador recolectar informacin de los resultados de producto del candidato en
una prctica laboral, verificando de una manera estructurada y procesual el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma de competencia laboral.
NORMA DE COMPETENCIA LABORAL: Estndar referido a una funcin
productiva que en conjunto, puede conformar un perfil tcnico o titulacin.
NCL: Norma de competencia laboral.
NSCL: Norma Sectorial de competencia laboral.
OPORTUNIDAD: nica opcin que se le da al candidato para presentar las
competencias faltantes cuando el porcentaje de aprobacin de la evaluacin inicial
es mayor o igual al 80% en cualquiera de las evidencias requeridas por la NCL.
PECCL: Proceso de Evaluacin por Competencia Laboral.
PROCESO DE EVALUACION: Es la evaluacin que adelanta un evaluador a un
grupo de candidatos en una NCL dentro de un PECCL.
PROCESO DE CERTIFICACIN: Todas las actividades mediante las que un
organismo de certificacin establece que una persona cumple con los requisitos
de competencia especificados, que incluyen la solicitud, la evaluacin, la decisin
sobre la certificacin, la vigencia de la certificacin, el uso de la certificacin y
logotipos/marcas.
SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.
TITULACIN: Perfil tcnico de competencia laboral que describe los desempeos
competentes en campo ocupacional o en una ocupacin.

INTRODUCCIN

A travs de este ejercicio de investigacin se pretende aportar en la cualificacin

del proceso de mejora de la gestin documental para la evaluacin y certificacin
por competencias laborales en el centro para el hbitat y la construccin SENA
pedregal 2015.
Es importante resaltar

el valor institucional que genera la implementacin de

buenas prcticas de gestin documental, para garantizar la mejora continua de los

procesos; el buen ejercicio de la gestin documental tanto en instituciones
pblicas como privadas aporta al desarrollo estratgico de los objetivos trazados
por la misma, ya que permite una ejecucin ordenada y planificada del proceso.
En este ejercicio de investigacin se pretende identificar posibles falencias en el
proceso de gestin documental, y a partir de estas, desarrollar una propuesta
para la cualificacin del proceso de certificacin por competencias laborales, el
cual implica la recepcin, almacenamiento, consulta, el flujo y la destruccin de
documentos fsicos y electrnicos que estn en constante movimiento, con el
objetivo de implementar procesos planeados y ejecutados estratgicamente
acorde con la norma,

para as generar eficiencia y eficacia que permita la

optimizacin de los tiempos, los procesos y un mejor servicio a los usuarios del
centro para el desarrollo del hbitat y la construccin SENA pedregal.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Colombia adelanta la evaluacin y certificacin de las competencias labores

(ECCL) del talento humano del pas, a partir de las normas de competencia laboral
definidas por el sector productivo, mediante las mesas sectoriales. El SENA y
otros organismos certificadores acreditados por el Organismo Nacional de
Acreditacin ONAC, prestan en la actualidad el servicio de certificacin de
personas. Estos parmetros nacionales son una herramienta para la valoracin de
las competencias de los trabajadores, que incluyen la demostracin de evidencias
de conocimiento, producto y desempeo por parte de los candidatos sin importar
como ni cuando estos se hayan adquiridos, as mismo, facilitan la medicin,
mejoramiento de la calidad, productividad de las empresas y de conglomerados de
empresas, cadenas productivas, sectores y regiones. (Tomado Gua de ECCLSENA Pg. 7)
El escenario donde se pretende analizar las practicas del ejercicio en la gestin
documental, es el SENA entidad pblica reconocida a nivel nacional por su
fortaleza en la formacin para el trabajo; especficamente analizaremos los
procesos de gestin documental el rea de evaluacin y certificacin por
competencias laborales del centro para el desarrollo del hbitat y la construccin
SENA pedregal de la ciudad de Medelln.
En el ltimo tiempo rea de certificacin por competencias laborales del centro
para el desarrollo del hbitat y la construccin, ha experimentado un incremento
muy significativo de usuarios, lo cual se ve reflejado en la gran demanda de
empresas e independientes de diferentes regiones del pas interesados en
desarrollar dicho proceso con el SENA.
Este proceso donde se evala y se certifica la labor emprica de empleados de la
construccin, gas y maquinaria pesada, para la ejecucin de obras civiles y de
infraestructura no solo es importante en la medida que se cualifica esta poblacin
sino que adems se ampla su campo de accin y aporta en el mejoramiento de
11

los procesos de las entidades contratantes dadas las actuales exigencias del
mercado.
Una de las situaciones problemticas que se encuentran al interior del CDHC
especficamente en la area de gestin documental para el proceso de evaluacin
y certificacin por competencia laboral (PECCL), es que sus tablas de retencin
documental (TRD), se encuentran desactualizadas, lo cual no permite que dicho
proceso sea eficiente y acorde con los documentos que requiere la CCL.

1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIN

De qu manera, se puede mejorar la gestin documental para el proceso de
evaluacin y certificacin por competencias

laborales en el centro para el

desarrollo del hbitat y la construccin SENA pedregal 2015?

12

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una propuesta de mejoramiento de la gestin documental para el
proceso de evaluacin y certificacin por competencias laborales en el centro
para el desarrollo del hbitat y la construccin SENA pedregal 2015.

2.2 Objetivos Especficos.

Realizar un diagnstico para identificar el manejo actual que se ejerce en

relacin a la gestin documental del proceso de evaluacin y certificacin por
competencias laborales en el centro para el desarrollo del hbitat y la
construccin.

Analizar las prcticas de gestin documental en el proceso de evaluacin y

certificacin por competencias laborales en el centro para el desarrollo del
hbitat y la construccin.

Desarrolla una propuesta prctica de cualificacin de la gestin documental

para el proceso de evaluacin y certificacin por competencias laborales en el
centro para el desarrollo del hbitat y la construccin.

13

3. JUSTIFICACIN

Este proyecto de investigacin es importante en la medida que busca satisfacer la

necesidad de mejora de la gestin documental para el proceso de evaluacin y
certificacin por competencias laborales en el centro para el desarrollo del hbitat
y la construccin, este centro en crecimiento que atiende ms de 300 usuarios por
mes, ya sean independientes o por alianza, los cuales van a obtener el mayor
beneficio, en la medida que el proceso sea ms sencillo gil y ordenado, se vern
reflejados en menos tiempo invertido para realizar los trmites y adems los
empleados podrn tramitar el proceso de forma ms gil, dando oportuna
respuesta a la solicitudes, lo cual beneficia al usuario y al SENA como institucin.
La mejora del proceso de la gestin documental es relevante en el proceso de
formacin ya que permite aplicar conceptos y teoras propias del rea de estudio
y desarrollarlos en la prctica, lo cual permite avanzar en el conocimiento y
realizar un aporte desde la produccin Industrial.

14

4. MARCO REFERENCIAL

4.1 Marco Contextual

4.1.1 Antecedentes Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

El SENA naci durante el gobierno de la Junta Militar, posterior a la

renuncia del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118,
del 21 de junio de 1957. Su funcin, definida en el Decreto 164 del 6 de
agosto de 1957, fue brindar formacin profesional a trabajadores, jvenes y
adultos de la industria, el comercio, el campo, la minera y la ganadera. Su
creador fue Rodolfo Martnez Tono.
As mismo, siempre busc proporcionar instruccin tcnica al empleado,
formacin complementaria para adultos y ayudarles a los empleadores y
trabajadores a establecer un sistema nacional de aprendizaje. La Entidad
tiene una estructura tripartita, en la cual participaran trabajadores,
empleadores y Gobierno, se llam Servicio Nacional de Aprendizaje
(SENA), que se conserva en la actualidad y que muchos aos despus,
busca seguir conquistando nuevos mercados, suplir a las empresas de
mano calificada utilizando para ello mtodos modernos y lograr un cambio
de paradigma en cada uno de los procesos de la productividad. 1

4.1.2 Misin.

El SENA est encargado de cumplir la funcin que le corresponde al Estado de

invertir en el desarrollo social y tcnico de los trabajadores colombianos,
1 SENA 2015. http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienessomos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx
15

ofreciendo y ejecutando la formacin profesional integral, para la incorporacin y el

desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al
desarrollo social, econmico y tecnolgico del pas.2

4.1.3 Visin
En el 2020, el SENA ser una Entidad de clase mundial en formacin profesional
integral y en el uso y apropiacin de tecnologa e innovacin al servicio de
personas y empresas; habr contribuido decisivamente a incrementar la
competitividad de Colombia a travs de: 3

Aportes relevantes a la productividad de las empresas.

Contribucin a la efectiva generacin de empleo y la superacin de la

pobreza.

Aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y las regiones.

Integralidad de sus egresados y su vocacin de servicio.

Calidad y estndares internacionales de su formacin profesional integral.

Incorporacin de las ltimas tecnologas en las empresas y en la

formacin profesional integral.

Estrecha relacin con el sector educativo (media y superior).

Excelencia en la gestin de sus recursos (humanos, fsicos, tecnolgicos y

financieros).
2 Ibd. http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-VisionMision-Valores-y-Simbolos.aspx

3 Ibd. http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/HistoriaVision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx
16

4.2 MARCO TERICO.

4.2.1 Gestin Documental.
Se entiende por gestin documental todos los procesos, desde la creacin de los
documentos hasta su conservacin definitiva o eliminacin. La gestin documental
comienza cuando se crean los documentos e interviene en las decisiones de
cmo, cundo y dnde se crean documentos que reflejan las actividades llevadas
a cabo. (Bustelo Ruesta, Pg. 23)

4.2.2 Las Normas ISO De Gestin Documental.

La gestin documental dentro de ISO se encuadra dentro del Comit Tcnico
46(TC46-Information and Documentation), que fue creado en 1947 en los primeros
meses de la organizacin, y que mantiene 43 normas que tratan diversos aspectos
como los cdigos de pases y lenguas, los distintos nmeros de publicaciones
como el ISBN, ISSN, ISAN, etc., las estadsticas para bibliotecas, los formatos de
intercambio y todo lo relacionado con la gestin de documentos. Dentro de este
comit tcnico existe un subcomit especializado, el TC46/ SC11. Archives /
Records Management, creado en 1998, que se encarga de redactar las normas en
este campo. Hay otro comit tcnico, cercano al TC46/SC11, el TC171-Document
management aplications, que trabaja especficamente el campo de las
aplicaciones informticas relacionadas con la gestin documental y de la
informacin. (BUSTELO RUESTA Pg. 9)
En la normalizacin ISO la orientacin seguida por el TC46/SC11, definida en su
norma fundacional ISO 15489- Gestin de documentos, es incluir en la gestin
17

documental todos los procesos y controles documentales desde la creacin del

documento o incluso antes. El objetivo mximo es la integracin de la gestin
documental en los procesos de trabajo. Esta visin se aleja de la concepcin de la
gestin documental desde el punto de vista del archivo ms tradicional, en el que
los procesos y controles se aplican una vez que la documentacin ha sido
incorporada al archivo. 4 (BUSTELO RUESTA Pg. 9)
La norma ISO 15489 tiene dos partes. La primera (la ISO 15489-1) provee un
marco para gestionar documentos describiendo las buenas prcticas y los
procesos y controles documentales que deberan implementarse. La segunda (la
ISO 15489-2) es un informe tcnico que profundiza en detalles adicionales que
ayudan a explicar la primera parte. (BUSTELO RUESTA Pg. 14)

4.2.3 Qu es la Competencia Laboral?

La competencia laboral es la capacidad real que tiene una persona para aplicar
conocimientos, habilidades y destrezas, valores y comportamientos, en el
desempeo laboral, en diferentes contextos. (SENA 2015)

4.2.4 Qu son las Normas de Competencia Laboral?

Son estndares reconocidos por el sector productivo, que describen los resultados
que un trabajador debe lograr en su desempeo; los contextos en que ste ocurre,
los conocimientos que debe aplicar y las evidencias que debe presentar para
demostrar su competencia. Las normas son la base fundamental para la
modernizacin de la oferta educativa y para el desarrollo de los correspondientes
programas de certificacin. (SENA 2015)
4 BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas tcnicas y estndares relacionados con la
gestin documental Pg. 9 disponible en URL:
http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA
%C3%91A.%20UOC.CARLOTA%20BUSTELO.%20NORMAS%20T%C3%89CNICAS
%20REACIONADAS%20CON%20LA%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf
18

4.2.5 Qu es la certificacin de la Competencia Laboral?

La certificacin de la Competencia Laboral de las personas es el reconocimiento

que hace un organismo certificador acreditado, a un trabajador porque hace bien
su trabajo al cumplir con los requisitos establecidos por los expertos en una norma
de competencia laboral, confirmando con ello la capacidad que tiene para
desempearse

en

diferentes

funciones

contexto

laborales.

La certificacin de la Competencia Laboral de una persona tiene como nico

referente una norma de competencia laboral, unidad mnima de certificacin, y su
logro debe guardar correspondencia con las demandas del sector productivo.
(SENA 2015)
4.2.6 Ejecucin del PECCL- SENA5
4.2.6.1 Realizar sensibilizacin del proceso
Se

presenta al grupo de aspirantes la informacin necesaria sobre el

procedimiento, utilizado la presentacin oficial establecida por la DSNFT, esta

debe contener los siguientes temas:
Contexto general del sistema nacional de capital humano y de formacin para el
trabajo, conceptos de competencia laboral, norma de competencia laboral, tipos
de evidencias, perfil tcnico, titulacin, principios, caractersticas, generalidades,
fases del procedimiento de evaluacin, momento oportunidad e intento, beneficios
requisitos, expedientes del proceso, peticiones y novedades, auditoria del
procedimiento, vigencia y otorgamiento del certificado.

5 SENA 2014. Proceso de gestin por competencias para las cualificaciones,

Gua para evaluar y certificar competencias laborales. Versin 2 Bogot D.C
19

La evidencia de participacin, asistencia y firma queda registrada en el formato

GCC-F-029 asistencia a la sensibilizacin e induccin de ECCL.

4.2.6.2 Realizar induccin a la norma de competencia laboral.

Se debe garantizar por parte del evaluador proporcionar informacin clara, precisa
y concreta acerca de la norma de competencia laboral y sus componentes, as
como acompaar al aspirante para reconocer las fortalezas y oportunidades de
mejora frente a la funcin productiva asociada a la norma de competencia en la
que se va a evaluar y aspira certificarse.
La evidencia de participacin, asistencia y firma queda registrada en el formato
GCC-F-029 asistencia a la sensibilizacin e induccin de ECCL.

4.2.6.3 Formalizar la inscripcin.

El evaluador toma como soporte el formato de inscripcin (Ver SECCL) registro de
aspirantes a una NCL ofertada y con el inicia la inscripcin del aspirante ante el
SENA organismo certificador de personas, formaliza el inicio de la ECCL, para
ello el aspirante debe diligenciar el formulario en su totalidad el cual contiene los
datos personales y laborales.
Para poder formalizar la inscripcin, el aspirante debe cumplir los siguientes
requisitos y presentar fsicamente los siguientes documentos:

Tiempo de experiencia mnimo 1 ao (certificados laborales).

Documento de identidad.
Recibiendo de servicios pblicos original, preferiblemente telfono.

20

4.2.6.4 Elaborar plan de evaluacin y ejecucin de evidencias de ECCL.

Tiene como fin acordar y definir entre el evaluador y candidato las fechas, lugares
y horas de la valoracin de las evidencias que se derivan de la NCL de acuerdo
con el esquema de evaluacin y certificacin (EECCL), lo cual se plasma en el
formato plan de evaluacin y ejecucin de evidencias de ECCL. El formato debe
ser salvaguardado por el evaluador durante la ejecucin de la evaluacin,
finalizada esta, se archiva en forma fsica o electrnica en el expediente que
reposa en el organismo certificador.
4.2.6.5 Valoracin de evidencias.
La evaluacin se hace tomando como referencia la NCL; teniendo en cuenta que
esta incluye el saber. El saber hacer y el contexto en el que se desarrolla la
funcin productiva. Siempre y sin excepcin alguna, el contenido de la norma se
valora de manera individual, utilizando los instrumentos oficiales del Banco
nacional de Instrumentos y es responsabilidad del evaluador de competencias
laborales.
Las evidencias de conocimiento se toman a travs de un cuestionario (Formato
GCC-F-030 cuestionario ECCL).
Los resultados de la valoracin de evidencias de conocimientos (GCC-F-031 Hoja
de respuesta), son custodiados por el evaluador y una vez finalizada la valoracin
hace parte del expediente del proyecto.
Cualquier situacin irregular que interfiera en el proceso de aplicacin debe ser
registrada en el acta de apertura y cierre de la prueba. Esta acta debe ser firmada
por el evaluador y cuidador de la prueba al trmino de la aplicacin. (Plantilla acta
del procedimiento P001-GD control de registros).

21

En los casos que se requiera la oportunidad en la evidencia de conocimiento, se

aplica una nueva prueba y solo se valoran las competencias faltantes, las cuales
han sido notificadas al candidato con los resultados de la prueba inicial. En ningn
caso se puede aplicar el cuestionario inicial. La oportunidad solo aplica cuando
existe un resultado de la prueba de valoracin de la evidencia de conocimiento y
se ha notificado al candidato, de lo contrario no puede ser programada.
Evidencias de desempeo: se valora a travs de un conjunto de indicadores de
desempeo, expresados en una lista de chequeo (formato GCC-F-032 lista de
chequeo de evidencia desempeo/producto de ECCL). Estos se deben presentar y
valorar en el sitio real de trabajo o en el ambiente definido en el ECCL.
Evidencia de Producto: se valora a travs de un conjunto de indicadores de
desempeo, expresados en una lista de chequeo (formato GCC-F-032 lista de
chequeo de evidencia desempeo/producto de ECCL). Corresponde al resultado
tangible del desempeo observando y valorado o descrito en la NCL. Cuando las
caractersticas de los productos lo permiten se deben incluir en el expediente del
proceso; luego de la etapa de auditoria dichas evidencias son regresadas a los
candidatos.
4.2.6.6 Emitir juicio y notificar al candidato.
La emisin de juicio de competencia laboral, es el resultado obtenido despus de
la valoracin de las evidencias que determinan si un candidato es competente o
aun no competente para el desempeo de una funcin productiva frente a una
NCL. Este de ser registrado en el formato plan de evaluacin y ejecucin de
evidencias de ECCL en el SECCL. El candidato tiene derecho a impugnar su
resultad.
En caso de ser aun no competente, es obligatorio identificar las competencias
faltantes, en el formato plan de evaluacin y ejecucin de evidencias de ECCL del
SECCL. Se debe evidenciar la notificacin al candidato del resultado cuantitativo o
cualitativo de su evaluacin a travs de medio electrnico o fsico.

22

Considerando que el procedimiento tiene un carcter interactivo, el candidato tiene

la opcin de hacer nuevos intentos, teniendo en cuenta la fecha de oferta del
servicio de certificacin del SENA en la misma norma de competencia con una
vigencia de un ao para que pueda utilizar las evidencias en las que ha logrado el
100%.
4.2.7 Titulaciones y Normas de Competencia Laboral
La Mesa Sectorial respectiva y el SENA elaboran un documento propuesto de
norma de competencia laboral que se publica para someterlo a un proceso de
consulta pblica por el trmino de un mes.
Consulta de normas y titulaciones6 (SENA 2015)
4.2.8 Beneficios.
Al trabajador, en cuanto le permite:
Ser reconocida socialmente la competencia que ha adquirida en el ejercicio
laboral.
Adquirir y desarrollar habilidades que le permiten adaptarse a los cambios
tecnolgicos y organizacionales para desempearse en su trabajo con la
competencia esperada.
Transferir su competencia laboral, dentro de un mismo proceso productivo,
entre empresas, subsectores y actividades laborales.
Identificar su situacin frente al mercado laboral y orientar as la bsqueda de
empleo.
Identificar qu competencia debe adquirir y desarrollar y generar oportunidades
de aprendizaje permanente a lo largo de su vida.
Mayores posibilidades de vinculacin laboral y/o de promociones. (SENA 2015)

Al sector productivo, en cuanto le permite:

6 SENA 2015. Disponible en URL: http://centrodeconstruccion.blogspot.com/p/certificacion-porcompetencias.html

23

Armonizar en las organizaciones, la certificacin del sistema de calidad, del

producto y de la competencia laboral de los recursos humanos, variables de un
sistema integral de calidad.

Proporcionar elementos fundamentales para la gestin del recurso humano,

la optimizacin de los procesos de contratacin, concentracin de recursos
financieros para el desarrollo personal y tcnico, y para el desarrollo de polticas
laborales y salariales.

Identificar necesidades de capacitacin al interior de las empresas,

optimizacin de inversin puesto que la respuesta de mejoramiento, son planes
reales ante necesidades reales.

Reducir en las empresas, los costos y oportunidad de los procesos para la

formulacin del plan personal de competencias.

Armonizar

las

necesidades

del

empleador

con

las

competencias

certificadas en una persona.

Promover el incremento de la productividad y competitividad de las

empresas mediante el mejoramiento permanente y continuo de la competencia de
los recursos humanos. (SENA 2015)
A los oferentes de formacin, en cuanto les permite:

Estructurar y regular la oferta e inferir en su calidad, pertinencia y

oportunidad, para responder a las necesidades del trabajador y del sector
productivo. (SENA 2015)
4.3 Marco legal para la gestin documental.

Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

24

 Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imgenes pticas no
modificables.
Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de
trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o que presten servicios
pblicos.
Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrnica.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de
2000.
Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de
la estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan
parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas.
25

 Acuerdo 039 de 2002: Por la cual se regula el procedimiento para la elaboracin

y aplicacin de las tablas de retencin documental.
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organizacin
de los archivos de gestin en las entidades pblicas.
Acuerdo 04 de 2013, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin,
evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental
y las Tablas de Valoracin Documental
Acuerdo 05 de 2013, Por el cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas y se dictas otras disposiciones.

5. DISEO METODOLOGICO

5.1 Enfoque de la investigacin.

Esta investigacin se desarrollara bajo el enfoque mixto, para este ejercicio es
importante contar con los aportes que brinda tanto el enfoque cualitativo como el
cuantitativo; debido a que para este caso, donde se pretende diagnosticar para
proponer acciones de mejora, es tan importante analizar los procesos tcnicos,
como las percepciones y las sugerencias de los sujetos implicados en el rea a
intervenir.
En este escenario podemos resaltar del enfoque cuantitativo, que este permite una
aproximacin sistemtica a los hechos a travs de anlisis estadsticos.
Segn Hernndez Sampieri: la investigacin cuantitativa nos ofrece la
posibilidad de generalizar los resultados ms ampliamente, nos otorga
26

control sobre los fenmenos as como un punto de vista de conteo y las

magnitudes de estos. Asimismo nos brinda una gran posibilidad de rplica y
un enfoque sobre puntos especficos de tales fenmenos, adems de que
facilita la comparacin entre estudios similares 7. (Hernndez Sampieri,
2010, p. 16).
Mientras que el enfoque cualitativo se refiere a la investigacin que produce datos
descriptivos:
Las propias palabras de las personas, habladas o escritas, y la conducta
observable (Rodrguez, Gil, Garca, 2004 citado en Ramalho y Dupotey
2008, p 764).
En este sentido estos dos enfoques aportan elementos importantes en la
consecucin de los objetivos propuestas para esta investigacin.

5.2 TIPO DE INVESTIGACION

La presente investigacin ser de tipo descriptivo, esta pone su nfasis en
observar y describir los sujetos y los fenmenos. Estableciendo frecuencias o las
caractersticas ms importantes.

Para Bickman y Rog (1998) Un estudio descriptivo es normalmente el mejor

mtodo de recoleccin de informacin que demuestra las relaciones y describe el
mundo tal cual es. Este tipo de estudio a menudo se realiza antes de llevar a cabo
un experimento, para saber especficamente qu cosas manipular e incluir en el
experimento. Bickman y Rog, sugieren que los estudios descriptivos pueden
responder a preguntas como qu es o qu era. 8.(Bickman y Rog. 1998 parr 3 )

7 HERNNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodologa de la investigacin. Mxico, D.F: Grupo Infagn,

2010. p. 16.

27

5.3 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION.

5.3.1 Cuestionario.
Segn Garca Muoz, el cuestionario es un procedimiento considerado clsico en
las ciencias sociales para la obtencin y registro de datos. Su versatilidad permite
utilizarlo como instrumento de investigacin y como instrumento de evaluacin de
personas, procesos y programas de formacin. Es una tcnica de evaluacin que
puede abarcar aspectos cuantitativos y cualitativos. Al mismo tiempo, permite
consultar a una poblacin amplia de una manera rpida y econmica 9.
5.3.2 Entrevista semiestructurada.
Esta herramienta se convierte en un elemento que nos permite recoger
ampliamente la experiencia, percepciones, en general el sentir y lo que tengan que
decir los sujetos frente al proceso de gestin documental. Este tipo de entrevistas
como no lo propone Ezequie Ander:
Estn basadas en un guion que el entrevistador utilizar con flexibilidad,
tanto en el orden en que han de ser formuladas las preguntas, como en el
modo de hacerlo. En cuanto al orden, el entrevistador utilizar la 'secuencia
que estime oportuna; y, en cuanto al modo de formularlas, en cada caso
puede adaptarlas utilizando un lenguaje familiar con cada entrevistado. 10
(ANDER-EGG, 2004, p. 14)
8 Bickman y Rog. 1998. Citados en: Estudios descriptivos. [En lnea]. s.f. [Citado el 12/01/2015].
Disponible en: http://ori.hhs.gov/education/products/sdsu/espanol/res_des1.htm. prr. 3.

9 GARCA MUOZ, Toms. Etapas del Proceso Investigador: instrumentacin. El cuestionario

como instrumento de investigacin/evaluacin. [En lnea]. Marzo de 2003. [Citado en 15/01/2015].
Disponible en: http://www.univsantana.com/sociologia/El_Cuestionario.pdf. p. 2.

28

5.4 Seleccin de la muestra.

La recoleccin de la informacin para la construccin de propuesta practica de
cualificacin de la gestin documenta para el proceso de

evaluacin y

certificacin por competencias laborales en el centro para el desarrollo del habitat

y la construccin, se realizara a travs de la aplicacin de encuestas y entrevista
semiestructurada, a evaluadores de certificacin por competencias laborales y
administrativos del rea a intervenir
5.4.1 Poblacin.
Evaluadores

candidatos

de

certificacin

por

competencias

laborales,

administrativos del centro para el desarrollo del hbitat y la construccin SENA,

sede pedregal Antioquia.
5.5 CALCULO DE LA MUESTRA:
Para la definicin del tamao de esta muestra se tomar una poblacin infinita,
probabilidad de ocurrencia p=0.5, un margen de error del 8,66% y un nivel de
confianza del 95% (z=1,96), con esto datos se obtiene un tamao de muestra (n)
de 128 personas del centro para el desarrollo del hbitat y la construccin SENA,
sede Pedregal Antioquia.
A continuacin se describe:
La frmula empleada para este caso es:

10 ANDER-EGG, Ezequiel. Repensando la Investigacin-Accin Participativa, Grupo editorial

Lumen Hvmanitas. cuarta edicin 2003. Pg. 14

29

n= z *p* (1-p)
e
Con los datos descritos anteriormente se obtiene:
n= 1.96 *0.5* (1 0.5)
0.0866

De lo cual resulta: n=128,06

128 personas.

5.6 Etapas para el desarrollo del proyecto.

ETAPA 1. La primera etapa comprende el diagnstico situacional de la operacin
tcnica de la gestin documental, para esta etapa, es necesario disear los
instrumentos; encuesta y gua de entrevista semiestructurada, aplicarlos a los
evaluadores de certificacin por competencias laborales y administrativos del
rea a intervenir.
ETAPA 2. Proceso de tabulacin, sistematizacin y anlisis de los resultados.
ETAPA 3. Aplicacin de mejora del proceso de gestin documental, Construccin
de propuesta practica de cualificacin de la gestin documenta para el proceso de
evaluacin y certificacin por competencias
desarrollo del habitad y la construccin.

30

laborales en el centro para el

6. RECURSOS

Humanos

RECURSOS

Tcnicos (equipos,
implemento,
software,
materiales, etc)
Costos
operativos
(salidas de campo,
desplazamientos,
etc)

Encuestador

DESCRIPCI
N
Fotocopias,
impresiones,
tabulaciones y
digitacion

Transporte

Tabla # 1

31

$100.000=

PRESUPUEST
O($)
$250.000=

$150.000=

7. CRONOGRAMA.
Etapas

Actividades

1. diagnstico
situacional de
la operacin
tcnica en la
gestin
documental.

Disear

Producto

Febrero

1 2 3 4 1 2

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

de

Formato de
encuesta.
Formato de
entrevista
semiestructura
da.

1 2 3 4 1 2

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

de

Documento
diagnostico
situacional de
la operacin
tcnica en la
gestin
documental
Documento

1 2 3 4 1 2

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

los

instrumentos: encuesta
y gua de entrevista
semiestructurada,
Aplicacin

2.

instrumentos.
Anlisis de los

Tabulacin y

resultados.

sistematizaci
n de la
informacin.
3.

Aplicacin

Construccin

de mejora del

propuesta practica de

propuesta

proceso

cualificacin

la

mejora para la

gestin documenta para

cualificacin de

gestin

de

de

32

de

Marzo

Abril

Mayo

documental.

el

proceso

evaluacin
certificacin

de
y
por

la

gestin

documenta

en

el proceso de

competencias laborales

evaluacin

en el centro para el

certificacin por

desarrollo del habitad y

competencias

la construccin.

laborales en el
centro para el
desarrollo
habitad

del
y

la

construccin.

Tabla # 2
BIBLIOGRAFA

BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas tcnicas y estndares relacionados con la

gestin

documental

Pg.

disponible

en

URL:

http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA
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SENA

2015.

http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-

somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx
SENA

2015.

Disponible

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URL:

http://centrodeconstruccion.blogspot.com/p/certificacion-por-competencias.html
HERNNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodologa de la investigacin. Mxico, D.F:
Grupo Infagn, 2010. p. 16.
Bickman y Rog. 1998. Citados en: Estudios descriptivos. [En lnea]. s.f. [Citado el
12/01/2015].
Disponible
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http://ori.hhs.gov/education/products/sdsu/espanol/res_des1.htm. Prr. 3.
GARCA MUOZ, Toms. Etapas del Proceso Investigador: instrumentacin. El
cuestionario como instrumento de investigacin/evaluacin. [En lnea]. Marzo de
2003.
[Citado
en
15/01/2015].
Disponible
en:
http://www.univsantana.com/sociologia/El_Cuestionario.pdf. p. 2.
33

ANDER-EGG, Ezequiel. Repensando la Investigacin-Accin Participativa, Grupo

editorial Lumen Humanitas. Cuarta edicin 2003. Pg. 14
SENA 2014. Proceso de gestin por competencias para las cualificaciones, Gua
para evaluar y certificar competencias laborales. Versin 2, Bogot D.C.

34