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FASE ARCHIVSTICA
Si se digitalizan los documentos sin una preparacin adecuada, es decir, sin orden,
mtodo y sin una descripcin precisa para recuperar la informacin, lo que se obtendr
como resultado es un caos electrnico costoso y peligroso, siendo ms difcil acceder a
una informacin almacenada.
FASE TECNOLOGICA
En materia informtica se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La seleccin del sistema adecuado
- Los objetivos del sistema
- Los estndares tecnolgicos
- El acceso a las imgenes y a los ndices de datos
- La calidad de las imgenes
- La funcionalidad del sistema
- La proteccin de la informacin digitalizada
- El control del acceso
- La evolucin de las tecnologas de la informacin
- Las auditoras
Los responsables de elegir un sistema para digitalizar deben visualizar los objetivos
siguientes:
- El acceso a largo plazo de la informacin digitalizada
- La calidad de las imgenes digitalizadas
- La seguridad y la confidencialidad de la informacin
- La funcionalidad contina del equipo y de los programas
- El control del deterioro de los soportes de almacenamiento de la informacin
- La anticipacin y la planificacin del desarrollo tecnolgico
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PROCESO
Proceso de
Preparacin
Digitalizacin
TAREAS
CONTROL CALIDAD
Preparacin y
depuracin (Prepping)
de los documentos a ser
escaneados
1. Limpiar los
documentos (quitar las
grapas, ponerlos en
orden, alinearlos, entre
otros)
2. Fotocopiar aquellos
que estn deteriorados
3. Establecer niveles de
clasificacin de los datos
4. Ajustar los papeles y
prepararlos para ser
escaneados
5. Preparar los grupos
de documentos a ser
escaneados
Establecer la metodologa
para la captura de los
documentos (captura)
Establecer controles para
medir la calidad del producto
(imgenes)
Establecer los mecanismos
para la clasificacin de los datos
(metadatos)
Establecer un mtodo de
indexacin para la bsqueda
efectiva de los documentos y que
se puedan presentar como
unidades documentales.
Establecer los mecanismos
para mantener un registro de
auditora para los documentos a
travs de su ciclo vital.
Establecer la creacin de
las carpetas para el
almacenamiento de los
documentos digitalizados.
Establecer el resguardo
(tiempo que se van a guardar los
documentos)
o Conservacin de la informacin
a travs de su ciclo vital.
o Resguardo (backup) / archivo
(corto / mediano / largo plazo)
o Plan de Migracin de Datos
para evitar obsolescencia en los
equipos
Determinar la forma de
disponer los documentos