PROCEDIMIENTO

DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
SVRT-PR-SGC-01
Revisin: 00
24-06-2015

Direccin: Urbanizacin Los Bohos de Capelo, calle Los Pinos No. 38 y Los Cedros
Telfonos: (593-2)3-880118 / (593-2)3-880091 Cdigo Postal 171101
E-mail: severteec@outlook.com / f.chavez@live.com
LOS CHILLOS - ECUADOR
1. PROPOSITO
Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y externos
que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad, garantizando su adecuacin,

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DOCUMENTOS

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Fecha: 24 jun
2015

revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad e identificacin y prevencin de

obsolescencia o caducidad.

2.

ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos, como tambin
los de procedencia externa que estn relacionados con el Sistema de Gestin de la
Calidad de SEVERTEEC CIA. LTDA., incluidos en la Lista Maestra de Documentos
LMD
3. REFERENCIAS
Norma NTE INEN ISO/IEC 17020:2013
Evaluacin de la conformidad Requisitos para el funcionamiento de
diferentes tipos de organismos que realizan inspeccin.
4. DEFINICIONES

Lista Maestra de Documentos (LMD): Es un listado de los documentos del

Manual de Calidad, Procedimientos Administrativos y Operativos del Sistema
de Gestin de la Calidad con su respectiva revisin y distribucin.
Documento: informacin y su medio de soporte.
Tipos de Documentos:

Documento Interno: documentos generados en la Organizacin, tales

como:
Diagramas, procedimientos, instructivos, caracterizaciones de procesos,
manuales, etc.

Documento Externo: originado en fuentes externas a la organizacin

como: reglamentos estatutarios, normas, cdigos, especificaciones, etc.

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Documentos Controlados: distribuidos segn lista de distribucin.

Se

consideran

documentos

controlados

a:

El

Manual

de

Calidad,

Procedimientos, Instructivos de Trabajo, los documentos de origen interno

relacionados con los anteriores,

especificaciones y otros documentos de

origen externo que afecten a la calidad del bien o servicio.

Tipo de Archivo: Es el medio donde se almacenan los documentos. Puede
ser fsico o electrnico

Fsico: carpetas, cartones o cualquier medio fsico.

Electrnico: medios magnticos.

Manual De Calidad (MC): documento que especifica el Sistema de Gestin

de Calidad de una Organizacin.
Procedimiento (PR): mtodo documentado que describe las actividades de
los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo, qu se hace, quin lo
hace, por qu lo hace, cundo, dnde. Puede establecer controles de las
actividades, los recursos y los documentos vigentes.
Instructivo De Trabajo (IN): mtodo documentado que describe en detalle,
cmo se hacen las actividades descritas en los procedimientos.
5. RESPONSABILIDADES

GERENTE GENERAL: Responsable de la revisin previa, final y aprobacin de

los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Empresa
LIDER DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD: Responsable de la
codificacin, identificacin de inconsistencias y protocolizacin, Manejo de la
Lista Maestra de Documentos. Responsable de los documentos que presenten
cambios

en

el

Manual

de

Calidad

Escrito

Responsable

de

que

este

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procedimiento sea implantado y ejecutado. Entrega y custodia de los

documentos del Sistema de Gestin de la Calidad controlados-aprobados.
LIDER DEL DEPARTAMENTO TCNICO: Responsable de elaborar, modificar y
difundir los documentos tcnicos.
PERSONAL INVOLUCRADO: Responsable de la elaboracin y anlisis, adems
del uso apropiado de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
El propietario de una copia controlada de un documento es responsable de
mantener accesible y en condiciones que aseguren su adecuado estado y
correcto uso.
6. PROCEDIMIENTO
Elaboracin: El Personal del departamento involucrado o el Lder del
Departamento Tcnico detectan la necesidad de emitir un nuevo documento,
propone el nombre con el que se dar a conocer el documento. El nombre
deber hacer referencia a la actividad propia a realizar, adems de elaborar el
documento.
Revisin del Documento: El Gerente General Revisa que el documento
cumpla con las especificaciones aplicables.SI es correcto el Gerente sumillar el
documento borrador en el campo correspondiente a REVISADO y si NO es
correcto regresa a el proceso de elaboracin.
Codificacin, identificacin de inconsistencias: El Lder del departamento
de Control de Calidad, asignara cdigo, nmero y fecha de revisin del
documento, En caso de identificar algunas inconsistencias en los documentos en
cuanto a cdigos, nmero de revisin, denominaciones, fechas de elaboracin,
revisin y autorizaciones debe notificar al Gerente General para su aclaracin.
Protocolizacin del documento e ingreso al Sistema de Gestin de
Calidad: Se aprueba el documento por Gerencia General y firman: el Lder del
departamento Tcnico y/o el Lder del departamento involucrado (Elaborado), el

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Lder del departamento de Control de Calidad (Revisado) y el Gerente General

(Aprobado) en los campos correspondientes.
Luego de protocolizar el documento el Lder del departamento de Control de
Calidad ingresa al Sistema de Gestin de Calidad mediante la actualizacin de la
Lista Maestra de Documentos.
Entrega y distribucin oficial del documento: El Lder del departamento de
Control de Calidad, entregar el documento final mediante la Lista Maestra de
Documentos.
Las responsabilidades del personal involucrado a la entrega del documento son:

No
No
No
No
No
No

perder
manipular
prestar
reproducir
modificar
romper la cadena de Registro de Entrega de Copias Controladas.

La distribucin de los documentos es controlada mediante la Lista Maestra de

Documentos y se identifican como tales por el sello original de "COPIA
CONTROLADA". Sera distribuida mediante el Registro de Entrega de copias
controladas SVRT-FORM-SGC-01.
Control de cambios: Cuando se requiere realizar cambios o modificaciones a
los documentos, el responsable del documento realiza tales cambios y enva el
borrador a Gerencia, el Gerente General revisa y sumilla dicho borrador y lo
enva al departamento de Control de Calidad.
Si el documento requiere cambios el Lder responsable proceder a ejecutarlos
y si no pasar al Lder del Departamento de Control de Calidad, quien realizar
la emisin,

distribucin controlada y actualizar la Lista Maestra de

Documentos.
Los cambios sern registrados al final del documento en el cuadro Historial de
Modificaciones en el cual constaran los siguientes datos: revisin, fecha y

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cambio. Cabe anotar que solo se identificar el ltimo cambio en el

documento.
Archivo de documentos: Los documentos fsicos y digitales estarn bajo el
resguardo del Lder del Departamento de Control de Calidad quin los
mantendr en su archivo protegido.

En el caso de archivos fsicos: Se mantendr en una carpeta para

asegurar su conservacin, legibilidad e identificacin, en el caso de que
algn colaborador de la empresa necesite el documento para consulta se
solicitar al Lder de Calidad, el documento que ser revisado dentro de

las instalaciones de la empresa.

En caso de archivos digitales: Se mantendr una copia de documentos
originales en PDF contra escrituras, cambios, impresin, descarga y
reproduccin.

Documentos Externos: El Lder del Departamento de Control de Calidad

identificara los documentos externos del Sistema de Gestin de Calidad y
sern controlados en la Lista Maestra de Documentos en la cual se identificara
la distribucin al (los) proceso (s) que aplica.
Documentos Obsoletos: Los documentos obsoletos debern ser eliminados
en proceso de trituracin por el Lder del Departamento de Control de Calidad
el momento en que el Gerente General entregue la nueva versin.
En caso que por cualquier razn se guarde el documento obsoleto, el nico
autorizado para hacerlo, es el Lder del Departamento de Control de Calidad el
mismo que debe colocar un sello de OBSOLETO con estricto conocimiento y
supervisin de Gerencia General
7. REGISTROS
Nombre del
Registro de
Calidad
Lista maestra de
documentos
Registro de entrega
de
copias

Cdigo
del
Registro
LMD
SVRTFORM-

Responsabl
e del
archivo
Lder
de
Calidad
Lder
de
Calidad

Tiempo
Retencin
Indefinido
3 aos

Forma de
Archivo
La
ltima
ejecutada
Cronolgica

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CONTROL DE
DOCUMENTOS
controladas

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2015

SGC-01

8. HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Revisin
00

Fecha
24-06-2015

Cambios
Primera edicin

ELABORADO POR:
Mishell Carrillo
LIDER DE CALIDAD

REVISADO POR:
Fabin Chvez
GERENTE GENERAL

AUTORIZADO POR:
Fabin Chvez
GERENTE GENERAL

Firma:

Firma:

Firma: