Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

Lorena Andrea Alfonso Mongui

Email:

Lorena_mongui@hotmail.com

Fecha:

05/11/2015

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Empresa: Laboratorio Clnico SOS
Proceso a mejorar: Atencin al usuario
Fecha de inicio: 10/10/2015

Plan Kaizen
Fecha de planeacin: 01/10/2015
Fecha de finalizacin:10/12/2015

Planteamiento del problema:

En el Laboratorio Clnico SOS, el usuario llega con su orden para exmenes de laboratorio y toma un turno del
dispensador de turno, cuando llega su turno es atendido por un(a) recepcionista que revisara su documento de
identidad y su orden de exmenes, esta persona le har la factura, para que se remita a la caja y cancele el valor de
sus exmenes, en la caja una vez cancelado el servicio se le entregar un recibo con cdigo de barras, que
contendr sus datos personales y los cdigos correspondientes a los exmenes que se le practicaran, con este
proceder a ingresar a la sala de toma de muestras, donde ser atendido por un profesional que le realizara la toma
del examen, al finalizar dicho profesional le har entrega de un recibo para que pueda reclamar sus resultados, dicho
recibo contar con sus datos personales y la fecha y hora a partir de las cuales puede reclamar sus resultados.
Objetivo del plan Kaizen:

Reducir el nmero de quejas por razones de demora en la prestacin de servicios, aumentando la eficiencia en la
atencin de los usuarios, disminuyendo la probabilidad de errores en la emisin de resultados o toma de muestras
mejorando siempre la calidad de cada uno de los procesos.
Lder del equipo Kaizen: Lorena Andrea Alfonso Mongui
Lista de miembros del equipo Kaizen:
Recepcionista
Cajero
Enfermera(o)
Encargado de calidad y mejoramiento continuo

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

Actividad
Recursos necesarios
Responsable
Recepcin del usuario
$1`000.000
Recepcionista
Pago de exmenes
$4`000.000
Cajero
Toma de muestras y anlisis de la
$10`000.000
Enfermera(o)
muestra
Entrega de resultados
$2`000.000
Recepcionista

Fecha ejecucin
27/10/2015
27/10/2015
28/10/2015
30/10/2015

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Entre los beneficios de implementar el plan Kaizen se encuentra el de poder aumentar la productividad de la empresa
manteniendo altos estndares de calidad en la prestacin de cada uno de los servicio, disminuyendo procesos y
tiempos en la ejecucin de los mismos, evitando que se produzcan gastos adicionales y contribuyendo a la reduccin
de los gastos existentes. A su vez para mantener el orden de los usuarios y garantizar la seguridad y calidad de los
resultados obtenidos.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen:

Se cita a los encargados de la ejecucin del plan Kaizen a reuniones peridicas cada 15 das a partir de
implementado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar cada proceso buscando disminuir la probabilidad
de errores y buscando la mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad.
Fecha de presentacin final del plan:
La presentacin final de los resultados, anlisis y conclusiones finales del proceso sern presentadas a todo el
personal encarado el xx de noviembre de 2015

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso: Atencin al usuario
Lder del proceso: Director del laboratorio
Actividad
Recepcin del
usuario y proceso
de pago

Responsable
Meta
del reporte
Tiempo promedio de Encuestas
a
los Recepcionista Lograr promediar el tiempo
atencin al usuario
usuarios sobre la
normal de atencin al usuario.
atencin recibida
Encargado de
calidad y
Disminuir
tiempos
en
la
mejoramiento atencin
de
usuarios
continuo
identificando posibles fallas,
tiempos muertos o reproceso.
Indicador de gestin

Descripcin

Toma de muestras Tiempo promedio de Medir los tiempos de

atencin al usuario
atencin de acuerdo
al
procedimiento
aplicado
Entrega de
resultados

Tiempo promedio de Sern evaluados por

entrega de resultado parte del personal el
de
acuerdo
al tiempo que tardan los

Atencin oportuna y efectiva

brindando al usuario calidad y
satisfaccin por el servicio
prestado.
Enfermera(o) Mejorar tiempos de atencin
Encargado de oportuna sin desmejorar la
calidad y
calidad de la misma.
mejoramiento
continuo
Recepcionista Disminuir el tiempo en la
entrega
de
resultados
manteniendo los estndares de

procedimiento

responsables en la
calidad exigidos.
emisin
de
los Enfermera(o)
resultados, y evaluar
la conformidad por Encargado de
parte
de
los
calidad y
pacientes
de
la mejoramiento
calidad y claridad en
continuo
los resultados.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
El diseo estructurado y eficiente de un buen proceso mediante la aplicacin de la metodologa Kaizen, permite
evidenciar los errores en los procedimientos, procesos y actividades de una operacin. Con esta identificacin
podemos lograr corregir o rectificar los mismos alcanzando posteriormente celeridad en la ejecucin de todos ellos y
de igual forma disminuir los tiempos de operacin.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.