Hacia una cobertura con calidad en las Instituciones Educativas

SISTEMATIZACIN DEL PROCESO DE AUDITORA EXTERNA A LA

GESTIN DE MATRCULA Y COBERTURA 2013, EN 30 ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS DE MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL VALLE
(Versin 3.0)

Documento Elaborado por:

LUIS EDUARDO VALENCIA MOSQUERA

SANTIAGO DE CALI, ABRIL 7 DE 2014

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Departamento del Valle del Cauca

UBEIMAR DELGADO BLANDON
Gobernador
Secretara de Educacin Departamental
NELSON RAFAEL VARGAS MUOZ
Secretario de Educacin Departamental
JOS GUSTAVO PADILLA OROZCO
Subsecretario de Cobertura Educativa
Grupo Subsecretara de Cobertura ao 2014
SARA DIANA URBANO BURBANO
Lder proceso Permanencia
DIEGO JAVIER CASTRO DURN
Lder Proceso Acceso
IDA PATRICIA PRADO
Profesional Universitario
LUCINA MARN TORRES
Directora de Ncleo
CILIA MERCEDES GONZALEZ CANIZALES
Profesional Universitario
LUCIA GALEANO BECERRA
Profesional Universitario
ANDRES LPEZ ALARCN
Profesional Universitario
CARMEN ELISA LOZANO
Profesional Universitario
LUIS EDUARDO VALENCIA MOSQUERA (levam)
Instructor docente Apoyo a procesos de Cobertura
MARA LILIANA VALDERRAMA MESA
Auxiliar Administrativa
LUCA ESTEHR CADENA
Tcnico

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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1

Introduccin

Identificacin del proceso de auditora externa a la gestin de matrcula y de

cobertura del servicio educativo

2.1

Ubicacin geogrfica de los Municipios no certificados del Valle que se

focalizaron en la auditora externa. 6

2.2

Establecimientos Educativos seleccionados para la auditora

Alcance de la sistematizacin de la experiencia de auditora externa 2013

Resultados de la aplicacin de la lista de verificacin de cobertura

4.1

Establecimientos Educativos que presentaron total conformidad frente a la

7
lista de verificacin de cobertura.

4.2

Establecimientos Educativos que presentaron ms de una (1)

NC 8

4.3

Puntos de la lista de verificacin que resultaron sin ninguna NC, en la

auditora.. 9

4.4

Puntos de la lista de verificacin que observaron una Frecuencia superior a

una (1) NC, en la auditora .....

4.5

Puntos de la lista de verificacin que observaron mayor frecuencia de NC en

la auditora ....

10
10

Inconsistencias Halladas en documentos, empleados en la auditora externa

2013. 11

Conclusiones.

13

6.1

Recomendaciones

13

Anexos

15

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SISTEMATIZACIN DEL PROCESO DE AUDITORA EXTERNA A LA

GESTIN DE MATRCULA Y COBERTURA 2013, EN 30 ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS DE MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL VALLE

1. INTRODUCCIN

La Secretara de Educacin Departamental (SE) Entidad Territorial del Valle,

dando cumplimiento a las directrices establecidas en la Resolucin 1084 de mayo
30 de 2012, realiz el proceso de Auditora Externa entre el 1 y 30 de abril de
2013. La Auditora es parte de la Gestin de Matrcula y Cobertura del Servicio de
Educacin con el objetivo de analizar las inconsistencias y las oportunidades de
mejora en el interior de cada uno de los (EE) Establecimientos Educativos.

Este documento tiene como objetivo sistematizar el ejercicio de la auditora

externa a la Gestin de Matrcula y Cobertura en los establecimientos educativos
realizado en abril de 2013. En especial se busca reflexionar sobre los documentos:
Oportunidades de Mejora e Inconsistencias Detectadas; Informe de Auditora
Formato; Lista de Verificacin1 y Actas de inicio y de Cierre. Es decir, ir ms all
del anlisis documental de la auditora, conocer el nivel de las no conformidades
en los EE y generar algunas recomendaciones en las conclusiones, que podran
ser de utilidad para las auditorias futuras.

Se describe, en primera instancia, una identificacin del proceso de auditora y los

Municipios donde se efectu; luego un breve anlisis y reflexin estadstica a las
conformidades, no conformidades obtenidas; se listan los hallazgos en Registros
de 30 EE; y al final, las conclusiones y recomendaciones.

Se agradece a Roberto A. Manzano J. y Lucina Marn quienes fueron auditores del

proceso 2013, a los compaeros Diego J., Castro D., Sara Diana Urbano B., Ida
Patricia Prado B. y al Doctor Gustavo Padilla O., por sus valiosos aportes.
1

La Lista de Verificacin de Cobertura con 38 puntos, se presentan en el Anexo 1

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2. IDENTIFICACIN DEL PROCESO DE AUDITORA EXTERNA A LA GESTIN

DE MATRCULA Y DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO.
De acuerdo con lineamientos del Ministerio de Educacin Nacional MEN (2012)2,
el propsito de Realizar Auditora al Macroproceso de Gestin de la Matrcula y de
Cobertura del Servicio en los EE consiste en analizar tanto el comportamiento del
mismo como las conformidades y no conformidades, lo cual permite mantener un
enfoque de autocontrol y mejoramiento continuo.

Inicia con la planeacin y organizacin de las Auditorias al Macroproceso de

Gestin de la Cobertura en los EE, esto permite visualizar las inconsistencias y
oportunidades de mejora en la ejecucin de la gestin; y termina con la
actualizacin de los reportes consolidados de matrcula y su envo a la instancia
superior: GAGEM o Unidades desconcentradas, SE, MEN.

Los funcionarios designados de la SE analizan la informacin de novedades de

matrcula reportada por los EE y la confrontan con el Informe de Auditora Interna.
Algunos de los pasos a seguir en la auditora son:

Planear la auditora externa; seleccionar el equipo de auditora externa; programar

los EE; preparar el plan de auditora; comunicar a los auditados sobre el plan de
auditora; preparar documentos de trabajo: Formatos, normas, guas y registros;
realizar lista de verificacin para auditora; ejecutar auditora en sitio, realizar
informe de auditora; verificar el cumplimiento del informe de auditora; consolidar
los registros de las no conformidades, hacer informe y enviar al auditor lder;
entregar informes al lder del proceso; realizar cierre del plan de auditora;
comunicar al EE la autorizacin de correccin de no conformidades que puedan
ser solucionadas; actualizar registro de matrcula; identificar casos crticos y remitir
a asuntos disciplinarios; archivar documentos de gestin.
2

MEN, Diseo detallado del subproceso C05.01 auditora de matrcula perteneciente al Macroproceso C.
gestin de la cobertura del servicio educativo y proceso C05. Hacer seguimiento a la gestin de matrcula.
Bogot, Colombia. 2012

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2.1 Ubicacin geogrfica de los Municipios no certificados del Valle

que se focalizaron para la auditora externa.
En el mapa 1 puede observarse la ubicacin geogrfica de los municipios no
certificados del Valle del Cauca, en los cuales se encuentran los respectivos EE, a
los que se aplic la auditora externa.

Mapa 1. Municipios intervenidos en la auditora externa.

Fuente: http://www.valledelcauca.com/valle.php. Modificado por el autor del presente documento, por necesidad didctica.
* El nmero entre parntesis indica la cantidad de EE auditados en el Municipio.

2.2 Establecimientos Educativos seleccionados para la auditora.

Mediante Acta del Comit de Cobertura fechada febrero 28 de 2013 se acordaron,
entre otros los criterios, aplicar la auditora a 40 EE y se hizo la seleccin de ellos,
de acuerdo con los criterios establecidos. Sin embargo, por razones, que se
comentan, de estricta disponibilidad presupuestal, ste proceso se aplic a 30
EE3. Los 30 EE se distribuyen en 25 municipios no certificados, mapa 1.

El listado de los 30 EE se encuentran en el Anexo 2

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3. ALCANCE DE LA SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA DE AUDITORA

La sistematizacin de la auditora externa constituye, para la Secretara de

Educacin Departamental Entidad Territorial Valle, una experiencia de valor toda
vez que se traduce en un aporte que enriquece las auditoras externas futuras en
nuestros EE. Esta sistematizacin tiene como objetivo escudriar y reflexionar en
la relacin de los documentos y en las experiencias vividas, aquellos elementos
que articulan el proceso de matrcula y cobertura, que permiten una participacin
de control cada vez ms eficiente y enriquecedor de aprendizajes permanentes.
Definiendo el alcance de la sistematizacin, se trata no de hacerla sobre todas las
actividades del proceso de auditora como tal, sino que se concreta en especial a
la organizacin de resultados, al estudio de la lista de verificacin, formatos,
registros y seguimiento al proceso de apertura y de cierre de la auditora externa.

4. RESULTADOS DE LA APLICACIN DE LA LISTA DE VERIFICACIN DE

COBERTURA, EN LA AUDITORA EXTERNA.

Los resultados se clasifican en dos, los que se refieren a los obtenidos en los EE y
la reflexin sobre los puntos de la lista de verificacin de cobertura.
4.1 Establecimientos Educativos que presentaron total conformidad
frente a la lista de verificacin de cobertura.
Al aplicar la Lista de verificacin a los 30 EE, solo ocho (8) resultaron con total
conformidad. Es decir, algo ms de la cuarta parte de EE auditados (el 26,66%)
estn llevando adecuadamente el proceso de gestin de matrcula y de Cobertura
del Servicio Educativo, como lo precisa la Resolucin 1084 de mayo 30 de 2012.

En la tabla 1 se destacan los ocho (8) EE que registraron cero NC con relacin a
la lista de verificacin de cobertura.

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Tabla 1. EE de la SE Valle que presentaron total conformidad

GAGEM

MUNICIPIO

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO (EE)

NC

PRADERA

IE ATENEO

0*

RESTREPO

IE JORGE ELIECER GAITAN

SAN PEDRO

IE MIGUEL ANTONIO CARO

0*

LA UNIN

IE SAN JOSE

ANSERMANUEVO

IE SANTA ANA DE LOS CABALLEROS

ARGELIA

IE GILBERTO ALZATE AVENDAO

EL GUILA

IE EL AGUILA

ULLOA

IE LEOCADIO SALAZAR

Fuente: Creado por el autor del presente documento sobre la base de datos encontrados en archivo,
* Respondieron afirmativamente el punto No. 30 de la Lista de Verificacin

4.2 Establecimientos Educativos que presentaron ms de una (1) NC.

La grfica 1, muestra el nmero de no conformidades en cada uno de los 22 EE..
El 50% de estos establecimientos educativos auditados tuvieron entre 1 y 4 NC; el
otro 50% entre 5 y 17 inconformidades. La Institucin Educativa con mayor
nmero de no conformidades registr 17, es decir el 44,7% en relacin con los 38
puntos, de la lista de verificacin de cobertura.

18
16
14
12
10
8
6
4
2
0

IE ARTURO GOMEZ
IE LA CONSOLITA
IE SANTA MARTA
IE MAGDALENA ORTEGA
IE EFRAIN VARELA VACA
IE JORGE ISAACS
IE SEVILLA
IE FRAY JOSE JOAQUIN
IE LA INMACULADA
IE ESCUELA NORMAL
IE SAGRADO CORAZON
IE ELEAZAR LIBREROS
IE JULIAN TRUJILLO
IE ALFONSO ZAWADZKY
IE BORRERO AYERBE
IE MANUELA BELTRAN
IE MARIA AUXILIADORA
IE ANTONIO NARIO
IE CEAT GENERAL
IE EL PALMAR
IE ANTONIA SANTOS
IE SIMON BOLIVAR

Grfica1. Cantidad de NC por Establecimientos Educativos

NC

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Tabla 2. Distribucin de No-Conformidades (NC) encontradas en los Veintids (22) EE

CAICEDONIA IE LA CONSOLITA
LA UNIN
IE MAGDALENA ORTEGA
IE EFRAIN VARELA
ZARZAL
VACA
IE ARTURO GOMEZ
ALCAL
JARAMILLO
EL GUILA
IE SANTA MARTA
EL CERRITO IE JORGE ISAACS
SEVILLA
IE SEVILLA
IE FRAY JOSE JOAQUIN
TORO
ESCOBAR
VERSALLES IE LA INMACULADA
IE ESCUELA NORMAL
GUACAR
SUPERIOR MIGUEL DE
CERVANTES SAAVEDRA
IE SAGRADO CORAZON
TRUJILLO
DE JESUS

1
1

11
38

% de NC por
EE (Respecto
a los 38
puntos)
2,63%
2,63%

38

2,63%

35

2,63%

1
2
2

37
11, 13
11, 12

2,63%
5,26%
5,26%

8, 38

5,26%

32, 38

5,26%

8, 11, 24

7,89%

7, 21, 37, 38

10,53%

YOTOCO

8, 13, 15, 21, 24

13,16%

ANDALUCA

7, 13, 21, 31, 32

13,16%

TRUJILLO

IE ELEAZAR LIBREROS
SALAMANCA
IE JULIAN TRUJILLO

13,16%

DAGUA

IE BORRERO AYERBE

4, 7, 15, 21, 28
12, 14, 15,16, 20, 31,
32

LA CUMBRE

IE MARIA AUXILIADORA

1, 5, 8, 15, 25, 35, 37

18,42%

GINEBRA

IE MANUELA BELTRAN

BUGALAGRANDE

IE ANTONIO NARIO

YUMBO

IE CEAT GENERAL
PIERO MARIOTTI

DAGUA

IE EL PALMAR

11

7, 12, 15, 21, 22, 23,

24. 28, 31, 32, 37

28,95%

CAICEDONIA IE ANTONIA SANTOS

13

1, 2, 3, 16, 17, 18, 19,

22,23, 24, 25 37, 38

34,21%

CALIMA EL
DARIEN

17

4, 6, 8, 14, 16, 17, 18,

19, 20, 21, 22, 23, 24,
25, 30, 37, 38

44,74%

GAGE
M
5
6
6
8
8
2
5
6
6
3
4

Municipio

Frec.
de NC

Nombre EE

IE ALFONSO ZAWADZKY

IE SIMON BOLIVAR

Nmeros de la NC
(De la Lista de
Verificacin)

7. 12, 16, 21, 32, 34,

37
1, 5, 7, 15, 21, 25, 28,
37
1, 5, 15, 21, 23, 24,
25, 37, 38

Fuente: Creado por el autor del presente documento sobre la base de datos encontrados en archivo,

18,42%

18,42%
21,05%
23,68%

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En la tabla 2 se muestra la cantidad de las NC en el proceso de Matrcula y

Cobertura del Servicio Educativo hallada en los 22 EE restantes, de los 30
auditados, toda vez que stos tuvieron al menos una (1) no conformidad.

Es momento de recordar que las NC se convierten en oportunidades de mejora

para el EE y para el Sistema Educativo de la entidad territorial.

4.3 Puntos de la lista de verificacin que resultaron sin ninguna NC, en

la auditora.
De los 38 puntos de la lista de verificacin aplicada en la auditora resultaron
cuatro (4) sin ninguna NC, en los 30 EE, dichos puntos corresponden a los
numerales: 10, 27, 29 y 33, cuyo contenido se precisa en la tabla 3.

Tabla 3. Verificaciones con total conformidad

No. de la
Lista

Cuatro Verificaciones de Cobertura presentaron total conformidad en los EE, (cero NC)

10.

Verificar nmero de cupos disponibles segn la capacidad instalada.

27.

Verificar si hay aulas disponibles en la maana y en la tarde.

29.

Qu medios de transporte hay disponibles para el acceso a la Institucin Educativa?

33.

Identificar estrategias que se han implementado para la permanencia de los estudiantes con
recursos de gratuidad o de calidad.

Los restantes 34 puntos de la Lista de Verificacin presentaron al menos una (1)

No-Conformidad en los distintos EE auditados.

4.4 Puntos de la lista de verificacin que observaron una Frecuencia

superior a una (1) NC, en la auditora.
En la tabla 4 se muestra la frecuencia de NC obtenida en la auditora, teniendo en
cuento el total de 116 NC, (segn los registros de 38 puntos en la lista de
verificacin), aplicados en cada EE.

10

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Tabla 4. Frecuencia de NC, halladas segn puntos de la Lista de Verificacin.

No. De la

Frecuencia

No. De la

Frecuencia

No. De la

Frecuencia

Lista*

de NC

Lista*

de NC

Lista

de NC

14

27

15

28

16

29

17

30

18

31

19

32

20

33

21

34

22

35

10

23

36

11

24

37

12

25

38

13

26

Total de NC: 116

Fuente: Creado por el autor del presente documento sobre la base de datos encontrados en archivo,
* En el orden ascendente como aparece el Formato C05.01.F04

4.5 Puntos de la lista de verificacin que observaron mayor frecuencia

de NC en la auditora.
De los 38 puntos de la Lista de Verificacin, se presentaron en total 116 NC. La
tabla 5 muestra las tres verificaciones 21, 37 (moda) y 38 con mayor frecuencia
de no conformidades.

Cuadro 5. Verificaciones con mayor frecuencia de NC

Verificacin con mayor NC
21. Verificar el nmero de traslados segn los cupos asignados para stos.
37. Verificar la identificacin y caracterizacin de la poblacin en condicin de
vulnerabilidad.
38. Verificar que los estudiantes en el SIMAT, estn registrados en el Libro de
Matrcula y carpeta por estudiante

11

Cantidad de NC
9
9
8

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5. INCONSISTENCIAS HALLADAS EN LOS DOCUMENTOS EMPLEADOS EN

LA AUDITORA EXTERNA 2013.

Teniendo en cuenta las condiciones de los registros en formatos oficiales del

proceso de auditora archivados en la SE, se observan algunas inconsistencias,
que se presentan a continuacin:
* Algunos Formatos empleados en la auditora no tienen el cdigo distintivo. As
mismo, en algunos casos no aparece el nombre del formato. (Pg. 29, 34, 44 del
archivo que reposa el Cobertura de la SE)
* En algunos formatos no se registra el nombre del Establecimiento Educativo al
cual corresponde dichos datos, con excepcin de C05.01.F04.
* Ninguno de los formatos empleados en la auditora aparece el nombre del
municipio al cual pertenece el Establecimiento Educativo.
* Se observan hojas (independientes) con nombres y firmas que verifican un
determinado proceso, pero a pesar de estar compaginadas de manera ordenada
en la carpeta de archivo, pueden prestarse para confusiones, dudas, o erradas
interpretaciones. (Pg. 83, 113)4
* Al finalizar el proceso de verificacin, es necesario precisar los nombres, las
firmas del equipo auditor y explicitar sus cargos.
Lista de Verificacin de Cobertura.
En al menos un EE no se present el Libro de Matrcula; pero este hecho no fue
registrado como hallazgo, o No Conformidad. Toda vez que no existe un punto en
la Lista de Verificacin de Cobertura que pueda destacar este hecho. El punto 38
no es suficientemente explcito en este sentido.

Acta de apertura de la auditora.

De los 30 EE auditados se hallaron 27 Acta de inicio; 3 EE que no lo presentaron,
o no se encuentran en el respectivo archivo de la Subsecretara de Cobertura
Educativa.
4

Pginas relativas al archivo de la Auditora 2013 que reposa en Cobertura de la Secretara de Educacin Valle.

12

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La mayora de Actas estn firmadas por los participantes de la apertura de la

auditora. Algunas Actas no tienen firmas (Pg. 137, 187)
Algunas Actas tienen un anexo de Certificado de Asistencia oficial con las firmas
respectivas de los asistentes; Algunas Actas sencillamente no estn firmadas.
Registros de Oportunidades de Mejoramiento e Inconsistencias Detectadas
(Formato C05.01.F02).
En algunos de estos registros el nombre del proceso es incorrecto. (Pgina 23)
La constancia Firmas y Aprobaciones donde aparecen los Nombres, Cargos y
Firmas del equipo auditado, Rector y GAGEM - Unidad Desconcentrada, est
impresa en una hoja independiente. (Pagina 43, 58, 299)
Informe de Auditora (Formato C05.01.F03)
* Este documento aparece con solo una firma, la del auditor responsable de la
Secretara de Educacin Departamental.
Acta de Cierre de la Auditora.
* En ningn caso se emplea el formato recomendado por el MEN, como
documento finalizador o de cierre del proceso de Auditora Externa, Formato
B02.03.f01, Acta de Reunin5.
* En algunos de los cierres realizados, no se registran las firmas de los presentes
en la reunin, al menos las del Rector y del GAGEM o Unidades desconcentradas.
* En al menos un registro de Conformidades y No Conformidades se seal
Cerrado sin realizar el debido proceso. (Pg. 70 73)

MEN. Diseo Detallado del Subproceso C05.01 auditora de matrcula. Pg. 16

13

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6. CONCLUSIONES
Los documentos de la auditora 2013 se encontraron en muy buenas condiciones
de archivo para su estudio. Sin embargo es necesario que se coloque una ltima
hoja en las carpetas del archivo, con el listado de los EE, en su respectivo orden.

Estadsticamente, el 26,66% de los EE auditados tuvieron total conformidad con

respecto a la lista de verificacin. El 36,37% de los EE resultaron con menos de 4
NC; y el otro 36,37% de EE presentaron entre 5 y 17 NC.
De los 30 EE auditados, el 10% reporta al menos una Sede Educativa con
problemas, en su entorno, de conflicto armado.

No aparece Acta de Inicio de 3 EE; No aparece Registros de Oportunidades de

Mejoramiento de 3 EE no presentaron; No aparece Informe de Auditora de 4 EE.

De acuerdo con el estado de dichos registros encontrados, se hace una serie de

recomendaciones, con el fin de mejorar el proceso de auditora externa en el ao
2014, toda vez que contribuye al aprendizaje permanente y enriquecimiento del
macroproceso C de Cobertura del Servicio Educativo, en la Entidad Territorial
Valle.

6.1 Recomendaciones.
* Cdigo y Nombre de todos los Formatos. Todo formato empleado en
auditoras debe sealar explcitamente su cdigo y el nombre respectivo.
* Adicionar una casilla en los Formatos C05.01.F02 y C05.01.F03 precisando el
nombre del Establecimiento Educativo y el municipio al cual pertenece, ya que el
formato original empleado no lo explicita.
* Formato Informe de Auditora, C05.01.F03. Al menos deben aparecer dos
firmas, la del Auditor y la del Auditado.
* La constancia de Registro de Conformidades y No conformidades Detectadas
por parte de los auditores (nombres, cargos y firmas de auditores) debera estar
14

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impreso en el respaldo de la ltima pgina del Formato C05.01.F02. Se propone

lo siguiente:

Resultados del Plan de Accin

Establecimiento Educativo y Municipio:

Fecha:

DD/MM/AA

Proceso: 1. Cerrado

2. Vencido-pendiente
Cargo:

Nombre completo

Firma

________________

________________________________

_________________________

________________

________________________________

_________________________

________________

________________________________

_________________________

________________

________________________________

_________________________

________________

________________________________

_________________________

Rector:

Equipo Auditor:

_______________________________

_________________________

* As mismo, si no se emplea el formato adecuado, o Acta de Reunin para cerrar

la auditora, se recomienda otro cuadro igual al anterior, impreso en la misma
pgina del Formato C05.01.F02 (es decir, dos cuadros); el primero para el Cierre
de Auditora el mismo da de la aplicacin; y el segundo en caso de presentarse
Vencido-pendiente despus de seguimiento, cuando se verifique la correccin de
la deficiencia en el EE, acordada en la fecha del plan de accin.
* Adicionar en la Lista de Verificacin de Cobertura, 2014 Formato C05.01.F04
algunos puntos especficos en los que se pueda verificar la existencia de Libros de
Matrcula, carpetas por estudiante y dems documentacin propios de cobertura.
* Ampliar el contenido, en la Lista de Verificacin, de los puntos 21, 37 y 38 de la
que obtuvieron mayor frecuencia de NC en la auditora, a fin de escudriar
causales y consecuencias, relacionados con estos.
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7. ANEXOS.
ANEXO 1
LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORA EXTERNA, DE 38 PUNTOS,
APLICADOS A 30 ESTABLECIMIENTOS EUCATIVOS DE LA SEDVALLE- 2013
EN EL FORMATO C05-01-F04
1. Verificar la divulgacin ante la comunidad educativa del acto administrativo que
determina la organizacin del macroproceso gestin de la cobertura educativa del
servicio educativo en la EE.
2. Verificar si se realiz el proceso de proyeccin de cupos y de manera oportuna.
3. Verificar si se realiz el subproceso de prematrcula en el establecimiento
Educativo y si ste fue oportuno.
4. Verificar la realizacin del subproceso de gestin traslados en el
establecimiento Educativo y si se hizo de manera oportuna si se ha hecho el
seguimiento correspondiente.
5. Verificar la asignacin de cupos a nios procedentes del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar en el establecimiento Educativo y si se realiz de manera
oportuna.
6. Verificar la realizacin del subproceso de inscripcin de alumnos nuevos y si se
ejecut de manera oportuna.
7. Verificar la realizacin del subproceso de asignacin de cupos, teniendo en
cuenta los criterios establecidos y si ste se ejecut de manera oportuna
8. Verificar la realizacin del subproceso registrar matrcula y si ste se ejecut de
manera oportuna.
9. Verificar la realizacin del subproceso novedades de matrcula y si se hizo de
manera oportuna.
10. Verificar nmero de cupos disponibles segn la capacidad instalada.
11. Verificar el nmero de cupos proyectados con respecto al registro de matrcula
real encontrado.
12. Verificar si hay desfase entre los cupos ofrecidos y los alumnos inscritos.
13. Verificar si la asignacin de cupos nuevos cumpli con los criterios de
asignacin definidos.
14. Verificar el nmero de alumnos inscritos segn el nmero de cupos asignados.
15. Verificar el nmero de alumnos por saln y por grado.
16. Verificar el nmero de traslados desde y hacia la Institucin.
17. Verificar si se tramitaron todas las solicitudes de traslado.
18. Verificar la duracin del proceso de traslado.
19. Verificar cuntos estudiantes fueron efectivamente trasladados.
20. Verificar si los traslados provienen de establecimientos cercanos.
21. Verificar el nmero de traslados segn los cupos asignados para stos.
22. Verificar el porcentaje de retiros y porcentaje de desercin por grado ao
lectivo anterior.
23. Hay registro de los motivos de la desercin o retiro?
24. Hubo seguimiento a esos estudiantes?
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25. Rendimiento: tasa de aprobacin y tasa de repitencia, ao lectivo anterior.

26. Verificar y describir acciones de estmulo a la demanda, conjunto con Alcalda
y otros entes.
27. Verificar si hay aulas disponibles en la maana y en la tarde.
28. Vas de acceso a cada sede y distancia que la separa de los hogares de los
estudiantes.
29. Qu medios de transporte hay disponibles para el acceso a la Institucin
Educativa?
30. Hay alguna sede con problemas de conflicto armado? Cul?
31. Identificar estrategias que se han implementado para el acceso de la poblacin
que est por fuera del sistema con recursos de gratuidad o de calidad.
32. Cunto fue la inversin y cuntos los beneficiados?
33. Identificar estrategias que se han implementado para la permanencia de los
estudiantes con recursos de gratuidad o de calidad.
34. Cunto fue la inversin y cuntos los beneficiarios?
35. Verificar el estado de actualizacin de los estudiantes en el SIMAT.
36. Verificar el cumplimiento de la norma con relacin a la gratuidad de educacin.
37. Verificar la identificacin y caracterizacin de la poblacin en condicin de
vulnerabilidad.
38. Verificar que los estudiantes en el SIMAT, estn registrados en el Libro de
Matrcula y carpeta por estudiante

Notas:
1. El cuestionario se responde con una (X) en dos columnas. C (conforme) o NC
(no conforme)
2. Adicionalmente tiene una columna de Observaciones para anotar los datos
complementarios que permitan aclarar la respuesta en cuestin.
3. Las preguntas a los puntos 23, 24, 29, 30, 32 y 34 se debe ampliar en la casilla
de observaciones.
4. En la pgina final se registran los nombres y firmas tanto de Auditores como del
auditado.

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Anexo 2
Cuadro 2. Total de EE auditados en abril de 2013
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

GAGEM
1
1
1
1
2
2
2
3

MUNICIPIO
DAGUA
DAGUA
LA CUMBRE
YUMBO
EL CERRITO
GINEBRA
PRADERA
CALIMA EL DARIEN

GUACAR

3
3
3
4
4
4
4
5
5
5
6
6
6
6
6
8
8
8
8
8
8

RESTREPO
SAN PEDRO
YOTOCO
ANDALUCA
BUGALA-GRANDE
TRUJILLO
TRUJILLO
CAICEDONIA
CAICEDONIA
SEVILLA
LA UNIN
LA UNIN
TORO
VERSALLES
ZARZAL
ALCAL
ANSERMANUEVO
ARGELIA
EL GUILA
EL GUILA
ULLOA

EE
IE BORRERO AYERBE
IE EL PALMAR
IE MARIA AUXILIADORA
IE CEAT GENERAL PIERO MARIOTTI
IE JORGE ISAACS
IE MANUELA BELTRAN
IE ATENEO
IE SIMON BOLIVAR
IE ESCUELA NORMAL SUPERIOR
MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA
IE JORGE ELIECER GAITAN
IE MIGUEL ANTONIO CARO
IE ALFONSO ZAWADZKY
IE ELEAZAR LIBREROS SALAMANCA
IE ANTONIO NARIO
IE SAGRADO CORAZON DE JESUS
IE JULIAN TRUJILLO
IE LA CONSOLITA
IE ANTONIA SANTOS
IE SEVILLA
IE SAN JOSE
IE MAGDALENA ORTEGA
IE FRAY JOSE JOAQUIN ESCOBAR
IE LA INMACULADA
IE EFRAIN VARELA VACA
IE ARTURO GOMEZ JARAMILLO
IE SANTA ANA DE LOS CABALLEROS
IE GILBERTO ALZATE AVENDAO
IE EL AGUILA
IE SANTA MARTA
IE LEOCADIO SALAZAR

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