GUIA DE OPERACION

MODULO DE STOCK/COSTO
PLATAFORMA AP11

Empresa
: Acrus-CCL
Fecha
: Octubre, 2012
Mauricio Lara G.

Gua de Operacin Mdulo Facturacin P11

Temario
Mantencin Tablas
Productos
Grupo Productos
Tipo Movimiento
Bodegas
Operaciones
Saldo Inicial
Trazabilidad
Movimientos internos
Gua de Despacho
Transferencia Sucursales (Mod.2)
Internos (Mod. 2)
Informes
Kardex por da
Saldos en Stock
Situacin de Stock
Cierre Mensual
Ajuste - Saldo Actual
Recalculo Costo Medio
Cierre de Saldos

Gua de Operacin Mdulo Facturacin P11

FLUJO OPERACIONAL

Gua de Operacin Mdulo Facturacin P11

Gua de Operacin Mdulo Facturacin P11

MANTENCION TABLAS___________________________________________________________
En todos los mens de Mantencin de Tablas (Actualizacin->Archivos), al momento de elegir
una opcin La primera pantalla que ver corresponde a la pantalla de browser o vista, esta dispone
de un men ubicado en el ngulo superior izquierdo, en donde estarn las funciones que podr
realizar con respecto a la tabla que esta visualizando en la grilla. Algunas de las opciones del men
son: Incluir, Visualizar, Buscar, Modificar, Eliminar.
Al elegir la opcin Incluir/Modificar, se presentara una pantalla de ingreso de datos, donde podr
encontrar lo siguiente:
Datos Obligatorios : Son aquellos cuyo nombre de Campo estn en azul, con asterisco
Datos Bloqueados : Son aquellos cuya rea de ingreso esta en plomo
Lupita
: Datos que tienen asociada una tabla de opciones, de los cuales debe elegir
un valor para completar el dato.
Mantencin de Producto.
Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia:
Actualizaciones->archivos->productos.

Al Seleccionar Incluir/Modificar, se mostrara la siguiente pantalla

Explicacin de datos solicitados

Tipo

: Agrupador de productos

Grupo : Sirve para clasificar el nuevo cdigo que estamos generando, esta clasificacin es
utilizada por los informes de suma de piezas, por lo tanto se pide hacer una buena
clasificacin del producto a incluir.
Unidad : Unidad de Medida del producto, por ejemplo Kg, Mts., Lts., Etc.
Deposito Estndar: Ubicacin o bodega donde generalmente se encontrara disponible dicho
producto.

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Seguimiento : Es importante que definamos este campo, ya que de l depende el control para
lotes, sublotes y stock por proveedor, este campo deber ser llenado con la letra L para
poder realizar el control de los Lotes y proveedores, S para control de Sublotes, y con N
para todos aquellos productos no afectos a este control. Ej. Cdigos de servicios, gastos,
etc.
Punto pedido : Ubicado en la carpeta MRP/PCP este campo debe ser informado, la cantidad
mnima a mantener en stock, es utilizado para la generacin de solicitudes de compra
automticas por punto de pedido, este campo puede ser calculado por el sistema y se
calcula en base al consumo promedio de los ltimos N meses.

Informes Relacionados: Productos (Informes->Archivos->Productos)

Mantencin de Grupo Producto
El concepto de Grupo de producto nos permite asociar a un cdigo una serie de datos
relacionados, estableciendo una consistencia en la definicin y gestin de los productos.
Debemos ingresar al
siguiente secuencia:

mdulo de Compras, Facturacin o Stock/Costos,

Actualizaciones->archivos->Grupo de productos.

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hacer clic sobre la

Al Seleccionar Incluir/Modificar, se mostrara la siguiente pantalla

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Tipos de Movimientos

El archivo de Tipos de Movimiento es muy importante porque identifica las reglas

de los movimientos internos de materiales (solicitud, devolucin y produccin). Su
importancia se compara a la del archivo de TES (Tipos de Entrada y Salida), que
controla el movimiento externo de los productos.
El tipo de movimiento tambin define si deben actualizarse los saldos de reserva.
Los cdigos de 0 a 500 son para las entradas:
Tipo D
Devolucin
Tipo P

Produccin
Los cdigos de 501 a 999 son para las salidas:

Tipo R
Solicitudes
Los cdigos 499 y 999 son exclusivamente reservados para uso interno del
sistema y representan consecutivamente, la entrada y salida automtica.

Bodegas
Esta opcin permite crear las bodegas que utilizara la empresa. Debemos ingresar al mdulo de
Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->archivos->Maestro de
Bodegas

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Para crear una nueva Bodega, seleccionar INCLUIR; luego aparecer la siguiente pantalla

Donde debe ingresar el Cdigo y Descripcin de la Bodega.

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OPERACIONES__________________________________________________________________
Saldos Iniciales
Por medio de los saldos iniciales se podr controlar cada tem del stock, la cantidad y el valor. Para
cada tem en stock, el sistema mantiene tres saldos, la cantidad y el valor:
Saldo Inicial : Es el saldo al inicio del periodo (a menudo, el mes), se utiliza para reprocesar el
clculo del costo medio y para ajustar el saldo actual. El cierre se actualiza por el
saldo final, desde que se haga la limpieza de los movimientos, pues el saldo inicial
debe estar coherente con el movimiento ms antiguo.
Saldo Final

: Es el saldo final del perodo (a menudo el mes), se utiliza para emitir los informes
de cierre. Se actualiza por el Recalculo del Costo Medio o en tiempo real (on-line).

Saldo Actual : Es el saldo on-line que tambin se puede calcular por el programa de Saldo Actual,
basado en el saldo inicial y en el movimiento existente en los archivos
Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos,
Actualizaciones->Stock->Saldos iniciales

hacer clic sobre la siguiente secuencia:

Se mostrara una pantalla con los saldos por producto; para un nuevo saldo, seleccione INCLUIR,
donde se desplegara la siguiente pantalla

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Donde deber indicar el producto, la Bodega y la cantidad a ingresar. Para grabar seleccione OK
Trazabilidad
Por medio del Control de trazabilidad es posible trazar todo el camino recorrido por el producto en
la empresa, adicionalmente tambin puede restringirse el uso de productos con fecha de validez
vencida.
El control de trazabilidad se basa en la utilizacin de lotes, que se atribuyen a un grupo de
productos en el momento de su entrada al sistema. Este nmero de lote acompaar al producto
por medio de los diversos procesos en el sistema, permitiendo, por ejemplo, saber qu lotes de
materia prima se utilizan en la produccin de determinado producto terminado. Imagine el caso en
el que se detecten problemas en la materia prima de este producto terminado. Con el control de
trazabilidad activado podr saberse con ms exactitud qu materias primas se emplearon en su
produccin, pues la bsqueda se restringir a determinados lotes y no a toda la cantidad del
producto en el stock.
Ejemplos prcticos del uso del control de trazabilidad pueden observarse en industrias
automovilsticas e industrias farmacuticas, que necesitan saber exactamente qu lotes se
utilizaron en la produccin de sus productos, porque en caso de que ocurran problemas, deben
informar a los consumidores qu lotes de productos deben revisarse o retirar de circulacin.

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Mantencin de Lotes
Esta rutina permite buscar y visualizar lotes ya existentes e incluir/borrar lotes nuevos (podrn
borrarse solamente lotes incluidos manualmente). La inclusin de lotes debe utilizarse cuando
un producto con saldo en stock y sin control de trazabilidad pasa a utilizar este control.
En este caso, se debe incluir un lote con la cantidad en stock para el producto, a travs del
archivo de productos, con su contenido igual a S (Sublote). Si desea utilizar control tipo L =
Lote, se debe modificar el campo manualmente.
Otra funcin de esta rutina es la modificacin de la fecha de validez del Lote/Sublote.
Bloqueo de Lotes
El sistema permite bloquear Lotes y Sublotes para impedir que se utilice un determinado lote.
Cuando se utiliza la rutina Bloqueo de Lote, se genera un registro de bloqueo de lote/sublote y
se reservar la cantidad informada.
A travs de esta rutina, tambin se puede aprobar un lote/sublote de forma total o parcial

MOVIMIENTOS INTERNOS________________________________________________________
Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos,
Actualizaciones->Movimientos Internos

hacer clic sobre la siguiente secuencia:

Al ingresar se desplegara la siguiente pantalla, donde podr seleccionar los siguientes

movimientos internos:
-

Gua de Despacho
Transferencia (mod.2)
Internos (Mod.2)

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Gua de despacho.
Para realizar la recepcin de mercadera va Gua de Despacho del proveedor, debemos hacerlo
desde el modulo de stock y hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones>Movim.Internos->Gua de Despacho.
La primera pantalla nos solicitar ingresar el tipo de la gua, debemos tener claro el concepto bajo
el cual ingresaremos la gua. Y la segunda pantalla nos mostrara los parmetros relacionados a la
contabilizacin del documento.

Luego, hacemos clic sobre la opcin Incluir del men,

Aqu deberemos ingresar los datos del proveedor, de la gua y el detalle de productos
recepcionados.

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Movimientos internos (Mod.2)

Los movimientos internos los utilizaremos para generar vales de consumo manuales y hacer
devoluciones.
A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia:
Actualizaciones->Movim. Internos->Internos (mod 2).
Mod2 muestra la pantalla en forma de documento con un encabezado y un detalle, y sobre este
detalle podemos generar movimientos de varios productos aglutinados en un solo documento.

Al ingresar un movimiento debemos tomar especial atencin al campo TM, ya que de este dato
depende si generaremos:
- Una devolucin: Los TM menores a 500 son entradas o devoluciones ,
- Un consumo manual : los TM mayores a 500 son salidas,
Por ejemplo, si queremos generar una devolucin tendremos que poner el cdigo 002 que
corresponde a una devolucin, y si queremos generar un consumo manual debemos indicar el
cdigo 501.
Luego informamos el cdigo del producto, la cantidad, y la bodega a la cual se le asignar el
movimiento, para asignar un lote nos posicionamos sobre el campo lote, presionamos F4 y
seleccionamos el lote, si estamos haciendo una devolucin y no hay lotes para asignar, en el
mismo momento debemos asignar manualmente un cdigo de lote para el producto, y su
correspondiente fecha de vencimiento.
Un dato importante es ingresar el Centro de Costo, tambin podemos asignar un numero de
documento.
Otra de las funcionalidades de esta opcin es la posibilidad de cargar un movimiento en una orden
de produccin, de esta forma el costo que estamos moviendo se reflejar en el costo total de la
orden de produccin. Confirmamos para grabar.
Informes Relacionados:
- Movimien. Internos (Informes->Analis. Movimiento->Internos)
- Kardex x Da (Informes->Anlis. Movimientos->Kardex x Da).

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Transferencias Sucursales
Esta opcin nos permite mover stock entre depsitos de la empresa; cuando dicho movimiento solo
constituye traslado Interno, No hacia el cliente o proveedor.
A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia:
Actualizaciones->Movim. Internos->Transferencia (mod 2)

En esta pantalla, deber indicar el producto de origen, cantidad, depsito de DESTINO (quien
recibir la mercadera).

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Informes Relacionados:
- Movimien. Internos (Informes->Analis. Movimiento->Internos)
- Kardex x Da (Informes->Anlis. Movimientos->Kardex x Da).
INFORMES_____________________________________________________________________
Cada vez que ingrese a una opcin de impresin, se encontrara con una pantalla que tiene varias
reas de configuracin:

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1.- Impresin

: Define el formato de Salida del informe, esto es si lo quiere en un Archivo, a

impresora (spool), enviar por correo, planilla tipo Excel, etc.
En el caso que elija Archivo, se mostrara el nombre del ARCHIVO a generar; y
para el caso de Spool, se mostraran las impresoras disponibles. Adems,
debe indicar si quiere que sea grabado o impresora en el Servidor de
aplicacin o en el PC del usuario.

2.- Papel

: Indica el tamao y orientacin de la hoja.

3.- Configuracin : Define criterio de ordenamiento de los datos y formato de los informes. El
botn PREVIEW indica si se imprime directamente a la impresora o muestra
primero en pantalla.
4.- Parmetros

: Al ingresar a Acciones Vinculadas (parmetros) encontrara los criterios de

filtrado y seleccin de los datos que sern considerados en el informe.
Estos parmetros son IMPORTANTES para el resultado entregado por el
informe

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Saldos Stock
Este informe permite visualizar los saldos en stock, por almacenes, de todos los productos
registrados, segn la parametrizacin adoptada por el usuario.
A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes>Situacin de Stock->Saldos en Stock
Parmetros del informe
Agrupa por?
De Sucursal? - A Sucursal?
De Deposito? - A Deposito?
De Producto? - A Producto?
De Tipo? - A Tipo?
De Grupo? - A Grupo?
De Descripcin? - A Descripcin?
Listar Prod.c/Saldo Nulo?
Saldo del Prod. a Considerar
Listar Solo Prod. Neg. ?
Tipo de Descripcin Producto
CTD. en 2a. U.M. ?
Imprime descripcin Deposito?

Situacin Stock
Este informe contiene la informacin de la situacin del stock, por almacn, de cada producto,
incluso de costos, segn la parametrizacin del usuario.
A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes>Situacin de Stock->Situacin Stock
Parmetros del Informe:
Agrupa por?
De Sucursal? - A Sucursal?
De Deposito? - A Deposito?
De Producto? - A Producto?
De Tipo? - A Tipo?
De Grupo? - A Grupo?
De Descripcin? - A Descripcin?
Cuales Productos Listar?
Saldo de Prod. A Considerar?
Que Moneda?
Agrupa por UM?
Listar Prod.c/Saldo Nulo?
Imprimir el Valor?
Fecha de Referencia?
Listar Prods C/ Valor Cero?
CTD. En la 2a. U.M.?
Imprime descripcin depsito

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Imprime que costo?

Kardex por da
Este informe permite visualizar la impresin del kardex de cada producto en la situacin diaria,
listando sus movimientos secuencialmente, de acuerdo con la parametrizacin del usuario.
A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes>Anal.movimientos->Kardex por da.
Parmetros del Informe
De Producto? - A Producto ?
De Tipo ? - A Tipo ?
De Periodo? - A Periodo?
Lista Prod.sin Mov ?
Que Deposito?
(D)oc/(S)ecuencia ?
Saldo a considerar ?
Que Moneda?
De Pagina?
Cantidad Paginas?
Numero del Libro?
Imprime?
Secuenc. Impresin?

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CIERRE MENSUAL_______________________________________________________________
El proceso de cierre mensual, bsicamente busca hacer consistentes los saldos y costos de
existencias. Para la realizacin de dicha actividad se deben ejecutar las siguientes acciones:
Ajuste Saldo Actual: Se deben recalcular los saldo de producto; esto valida el kardex v/s saldo
actual. A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia:
Miscelnea->Ajustes->Saldo Actual
Recalculo Costo Medio: Se debe recalcular el costo; esta operacin es la que genera el asiento
contable. A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente
secuencia: Miscelneas->Recalculo->Costo Medio
Cierre de Saldos: Este proceso ejecuta el Cierre de mes; adems cierra los mdulos de:
- STOCK
- FACTURACION
- COMPRA
A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia:
Miscelneas->Cierre->Cierre de Saldos.

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