Aplicaciones Tecnolgicas Contables y

Fiscales

L.C. MIRIAM LERMA CARBALLO

mlerma@uv.mx
miriam.lerma@yahoo.com.mx

Microsoft Excel
aplicado a la
contabilidad.

Contpaq I
contabilidad

SAT
DECLARASAT,
DEM, DIOT, DIMM

Sistema
Administrativo
Empresarial (SAE)
y Bancos.

IMSS-INFONAVIT
SUA, IDSE

Sistema de
Contabilidad
Integral (COI)

Contpaq I
Nominas

Puntualidad

(10%)

Examen final

(20%)

Participacin en
clase, y entrega
de tareas

(20 %)
Desarrollo de
casos prcticos

(50 %)

Introduccin. Conceptos Bsicos

Microsoft Excel. Es el nombre con el que se le conoce a una de las mas
poderosas hojas de calculo que ha colocado en el mercado del
software la empresa Microsoft.
Hoja de Calculo. Es un arreglo de columnas y filas en donde se introducen
datos de forma ordenada. Dichos datos pueden ser de tipo
numrico, de texto, de fecha/hora, formulas, as como otros
tipos mas permitidos por el programa.
Filas: Cada una de las disposiciones horizontales que se presentan en la hoja. Se
identifican por nmeros que van en forma consecutiva desde 1 hasta 1048575.
Columnas: Cada una de las disposiciones verticales que se presentan en la hoja. Se
identifican por letras del abecedario y combinaciones de las mismas. Por
ejemplo: A, B, C AA, AB, AC, as sucesivamente hasta llegar a 16384
columnas.

Celda. La interseccin entre una columna y una fila. Se identifican por medio de
la letra de la columna y el numero de la fina en donde se efecta la
interseccin. Ej. A1, C9, X25, DB85, etc.
Columna

Fila

Rango.

Conjunto de
celdas que se
seleccionan para
efectuar alguna
accin
sobre
ellas.

Rango de Celdas

FUNCIONES MS USADAS
Una funcin es una frmula predefinida por Excel o por el usuario que opera
sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente
en la celda introducida.

La sintxis de cualquier funcin es:

=nombre_funcin(argumento1,argumento2,...,argumentoN)
Y deben observarse las siguientes reglas:
1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes
espacios antes o despus de cada parntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ,".

FUNCIONES MS USADAS
A continuacin tenemos una lista de las funciones ms usadas.
SUMA : Suma las celdas seleccionadas, ya sea por columna, por rengln, por
rango o por hojas(suma en tres dimensiones).
sintxis :Suma(Celda1:Celda2,Celda3,Celda4:Celda5,.....)

Ejemplo: Si Queremos sumar las

celdas B2 a la B6 y el resultado en
la celda B7 deberamos escribir la
siguiente funcin: =SUMA(B2:B6)

FUNCIONES MS USADAS

Suma por rengln

Ejemplo: Si Queremos sumar las celdas A2
a la E2 y el resultado en la celda F2
deberamos escribir la siguiente funcin:
=SUMA(B2:D2)

Suma por rango

Ejemplo: Si Queremos sumar las celdas
A2 a la E4 y el resultado en la celda F5
deberamos escribir la siguiente funcin:

=SUMA(B2:D6)

FUNCIONES MS USADAS
Suma por hojas

Ejemplo: Si Queremos sumar las celdas A1 de las Hojas Enero a Marzo y

el resultado en la celda A1 de la hoja 1erTrimestre deberamos escribir la
siguiente funcin: =SUMA(Enero:Mar!A1)
Se pone el Signo Igual despus el parntesis despus se va hacia la
primera hoja se selecciona la celda y despus con shift presionado se
seleccionan las otras celdas a sumar y al final se pone el otro parntesis.

FUNCIONES MS USADAS

CONCATENAR : Une varios elementos de texto en uno solo. Estos elementos

pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "".
Sintxis :CONCATENAR(texto1,texto2; ...)

Ejemplo: Si en la celda B13 tenemos el texto ROSA", en la celda C13

DEL CAMPO" y queremos que en la celda D13 aparezca el nombre y
apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin:
=CONCATENAR(B13," ",C13)

FUNCIONES MS USADAS

EXTRAE: Nos devuelve una cantidad de caracteres especficos a partir de una

posicin inicial de una cadena de texto.
sintxis: EXTRAE(Texto, Posicin inicial, Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda B20 tenemos el texto: LEAL6002272A4" y en la celda
D20 queremos obtener 601220" deberamos escribir la funcin
=EXTRAE(B20,5,6)

FUNCIONES MS USADAS
REDONDEAR: Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
sintxis: REDONDEAR(nmero, nmero de decimales)
Nmero: Es el valor a redondear.
Nmero de decimales: Especifica el nmero de dgitos al que desea redondear el
argumento nmero.
Ejemplo: Si en la celda C1 tenemos
el Nmero 45.63455 y en la celda D1
Queremos obtener el redondeo hasta
el tercer decimal, deberemos escribir:
=REDONDEAR(C1,3)

FUNCIONES MS USADAS

PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

sintxis: PROMEDIO(nmero1,nmero2, ...)

Nmero1,nmero2, ... son de 1 a 30

argumentos numricos cuyo promedio
desea obtener.

Ejemplo: de la celda A1 a la A5 de
desea obtener el promedio de dichos
valores en la celda A6.

FUNCIONES MS USADAS
TRUNCAR :Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de
dicho nmero.
sintxis
TRUNCAR(nmero, Nm_de_decimales)
Nmero: Es el valor que se desea truncar.
Nm_de_decimales: Es un nmero que
especifica la precisin o posiciones hasta
donde se truncar o cortara el argumento.
El valor predeterminado del argumento
Nm_de_decimales es 0.
Ejemplo: el valor de la celda D1 se desea
truncar a 3 posiciones decimales y dejar
el resultado en la celda E1.

FUNCIONES DE TEXTO

MAYUSC : Convierte a maysculas el

texto.
sintxis :MAYUSC(texto)

MINUSC : Convierte a minsculas el texto.

sintxis :MINUSC(texto)

FUNCIONES DE TEXTO

NOMPROPIO : Convierte el texto a nombre

propio, es decir mayscula al principio y
despus de cada blanco.
sintxis :NOMPROPIO(texto)

LARGO : Nmero de caracteres.

sintxis :LARGO(celda)

FUNCIONES DE TEXTO

DERECHA: Nos devuelve una cantidad

de caracteres especficos a partir de la
derecha de una cadena de texto.
sintxis: DERECHA(Texto, Nmero de
caracteres a extraer)

IZQUIERDA: Nos devuelve una cantidad

de caracteres especficos a partir de la
izquierda de una cadena de texto.
sintxis: IZQUIERDA(Texto, Nmero de
caracteres a extraer)

FUNCIONES DE FECHA

HOY: Fecha actual de la computadora.

sintxis: HOY()

FECHA: Convierte la fecha dada en los

parmetros a fecha.

sintxis: FECHA(ao, mes, da)

FUNCIONES DE FECHA

DIA: Devuelve el da del mes ( un

nmero de 1 a 31), de una fecha
seleccionada.
sintxis: DIA(celda)

MES: Devuelve el mes un nmero

entero de 1 (enero) a 12
(diciembre), de una fecha
seleccionada.

sintxis: MES(celda)

FUNCIONES DE FECHA

AO: Devuelve el ao de una fecha

seleccionada.
sintxis: AO(celda)

DIASEM: Devuelve un nmero de 1 a 7

que identifica el da de la semana.
sintxis: DIASEM(Fecha,[Tipo])

Tipo=1 1 Domingo, 7 Sbado

Tipo=2 1 Lunes, 7 Domingo
Tipo=3 0 Lunes, 6 Domingo

FUNCIONES
SUMAR SI :Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento
criterio.
sintxis
SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar
Ejemplo: se desea sumar las filas que contengan el mismo contenido.

FUNCIN SI

Devuelve un valor si la prueba lgica especificada es

VERDADERO y otro valor si dicho argumento es

FALSO.
sintxis:

SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

FUNCIN SI
SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Prueba lgica: Es cualquier valor o expresin que

pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por

ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor

de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala
como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se

evala como FALSO

FUNCIN SI

SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es
la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra
el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco,
este argumento devuelve 0 (cero).

FUNCIN SI
SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto
excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI
muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es
FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no
hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es
FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero
hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra frmula.

FUNCIONES SI

Conectores lgicos:

TODAS LAS CONDICIONES TIENEN QUE SER VERDADERAS

AL MENOS UNA CONDICION TIENE QUE SER VERDADERA

NO

NIEGA LA CONDICION

>

MAYOR QUE

>=

MAYOR O IGUAL QUE

FUNCIN SI

Conectores lgicos:

<

MENOR QUE

>

MAYOR QUE

<=

MENOR O IGUAL QUE

<>

DIFERENTE DE

IGUAL QUE

FUNCIN SI
Ejemplo:

Frmula

=SI(A2<=100,"Dentro
presupuesto,"Presupuesto
excedido")

Descripcin (Resultado)

de

Si el nmero anterior es menor o igual que

100, la frmula muestra "Dentro de
presupuesto". De lo contrario, la funcin
mostrar "Presupuesto excedido" (Como 50
es <= 100 entonces el resultado es Dentro
de presupuesto)

CUANDO LOS VALORES FALSOS O VERDADEROS A DEVOLVER SON TEXTO SE

PONEN COMILLAS Y SI ES NUMERO NO SE APLICAN COMILLAS.

FUNCIN SI

Tambin se puede incluir entre

comillas ("") cualquier otro valor
ejemplo: "Si"

Caso prctico:

=SI(A22<=25,1,0)
=SI(O(A22<=7,A22>25),1,0) =SI(A22=30,1,0)

=SI(Y(A22>=20,A22<=25),1,0)

=SI(A22<>30,VERDADERO,FALSO)

=SI(NO(A22<=25),1,0)

FUNCIN BUSCARV

Busca un valor especfico en la primer columna de

una matriz y devuelve el valor en la misma fila de
una columna especificada en la tabla.

sintxis:

BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)

FUNCIN BUSCARV

BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)

Valor_buscado. Es el valor que se busca en la

primera columna de la matriz. Puede ser un valor,
una referencia o una cadena de texto.

FUNCIN BUSCARV

BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)

Matriz_buscar_en.

Es la tabla de informacin donde se

buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un

nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o
Lista.

FUNCIN BUSCARV
BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)
Indicador_columnas. Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la
cual

debe

devolverse

el

valor

coincidente.

Si

el

argumento

indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera

columna

del

argumento

matriz_buscar_en;

si

el

argumento

indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de

matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que
1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es
mayor que el nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve el valor de error #REF!.

FUNCIN BUSCARV
BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)

Ordenado.

Es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe

localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es

VERDADERO, devolver una coincidencia aproximada. En otras

palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el
siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO,

BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra

ninguna, devolver el valor de error # N/A.

FUNCIN BUSCARV
Ejemplo:
DATOS

FUNCIN BUSCARV

Ejemplo 1:
Frmula
=BUSCARV(1,A2:C10,2)

Descripcin (Resultado)
Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la
columna B en la misma fila (2.17).

=BUSCARV(1,A2:C10,3,VERDADERO Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la

)
columna C en la misma fila (100).

=BUSCARV(0.7,A2:C10,3,FALSO) Busca 0.7 en la columna A. Puesto que no hay

ninguna coincidencia exacta en la columna A, se
devuelve un error (#N/A).

FUNCIN BUSCARV

Ejemplo 1:
Frmula

Descripcin (Resultado)

Busca 0.1 en la columna A. Puesto que 0.1 es

=BUSCARV(0.1,A2:C10,2,VERDADERO) menor que el valor ms bajo de la columna A, se
devuelve un error (#N/A).
=BUSCARV(2,A2:C10,2,VERDADERO)

Busca 2 en la columna A y devuelve el valor de la

columna B en la misma fila (1.71).

FUNCIN BUSCARV
Caso prctico:
Bsqueda en tablas

FUNCIN BUSCARV
Caso prctico:
Bsqueda en tablas
Dato
Lmite inferior

Excedente
Porcentaje

sintxis
=BUSCARV(A2,$A$16:$D$20,1)
=A2-B2
=BUSCARV(A2,$A$16:$D$20,4)

EL SIGNO DE $ ES PARA FIJAR LAS CELDAS Y NO SE APLICA EL DATO SE

MUEVE AL MOVER LA CELDA DE LUGAR O AL ARRASTRARLO.

FUNCIN BUSCARV
Caso prctico:
Bsqueda en tablas

Impuesto Marginal

=C2*D2

Cuota fija

=BUSCARV(A2,$A$16:$D$20,3)

Impuesto segn tarifa

=E2+F2

VALIDACIN DE DATOS

En esta opcin se puede validar la captura de datos en Excel, tanto como de

Texto, nmeros , etc., dentro de esto se puede validar la longitud
mnima/mxima o valor en caso de ser numrico, adems permite el
despliegue de datos de una lista (por celda (s), se encuentra en la opcin
validacin del men datos .
Desde ah se validan la (s) celda (s) (previa seleccin), el tipo de dato, su
longitud o valores mnimos o mximos, y si es una lista se define ah el Rango
Fuente para que as se despliegue, se puede o no mostrar un mensaje de
error si as lo deseas en verdad es muy interesante.

VALIDACIN DE DATOS

Ejemplo 1
Se desea capturar en la celda B5, un nmero que sea menor a 10 pero
mayor a 1.
Solucin:
1.Seleccionar la celda B5.
2. Dar clic en la opcin Validacin del men Datos.

VALIDACIN DE DATOS

3. En la pestaa Configuracin seleccionar la opcin Nmero Entero, automticamente

desplegar los parmetros de funcionamiento Datos, Mnimo y Mximo.

4. En Datos seleccionar: entre, en Mnimo capturar el nmero 1 y en Mximo el 10.

VALIDACIN DE DATOS
5. En la pestaa Mensaje entrante capturar en el campo ttulo Capture un nmero entre
1 y 10.
6. En la pestaa Mensaje de error, capturar en el parmetro estilo Limite, en titulo Error
y en mensaje de error Nmero fuera del rango.

VALIDACIN DE DATOS
6. En la pestaa Mensaje de error, capturar en el parmetro estilo Limite, en ttulo Error
y en mensaje de error Nmero fuera del rango.
7. Oprimir el botn Aceptar.
8. Nos posicionamos en la celda B5 y capturamos el nmero 8 y despus el 15.

VALIDACIN DE DATOS
Ejemplo 2
Se requiere seleccionar de una lista los siguientes datos:
Motocicleta, Automvil, Camin, Tractor, Camioneta.
Solucin:
1. Capturar lo siguiente:

VALIDACIN DE DATOS
2. Dar clic en la opcin Validacin del men Datos.

3. En la pestaa Configuracin seleccionar la opcin lista.

4. En el parmetro origen selecciona el rango desde la celda A5 hasta la celda A9.

VALIDACIN DE DATOS

5. En la pestaa Mensaje Entrante capturar en el campo ttulo Seleccione un elemento.

VALIDACIN DE DATOS
6. En la pestaa Mensaje de error capturar en el parmetro estilo Lmite, en ttulo Error y
en mensaje de error Elemento fuera de la lista.
7. Oprimir el botn Aceptar.
8. Nos posicionamos en la celda A5 y seleccionamos el elemento Automvil, trata de escribir
un elemento fuera de la lista y observe que pasa.

FORMATO CONDICIONAL

Solucin:
Seleccionar la celda que contiene el nombre de la cuenta.
Seleccionar la opcin Formato condicional en el men Formato.
Seleccionar frmula en la caja de dilogo de la izquierda.
Capturar =c4<0 en la caja de dilogo de la derecha.
Presionar el botn Formato.

Nota: Si queremos aplicar varias condiciones a la misma

celda, pulsamos el botn Agregar y nos aparecer una nueva
lnea para la siguiente condicin, acepta solo 3 condiciones
por celda.

FORMATO CONDICIONAL
6.
7.
8.
9.

Seleccionar la pestaa fuente.

En la caja de dilogo color, seleccionar el color rojo.
Oprimir el botn aceptar.
Oprimir el botn aceptar.

FORMATO CONDICIONAL
10.Seleccionar la celda que contiene la cuenta.
11.Dar clic en el botn derecho del mouse.
12.Seleccionar copiar.

FORMATO CONDICIONAL
13. Seleccionar el rango a donde se desea copiar el formato condicional.
14. Dar clic en el botn derecho del Mouse.
15. Seleccionar pegado especial.
16. Marcar la opcin Formatos.
17. Oprimir el botn Aceptar.

FORMATO CONDICIONAL

Con esto terminamos de darle formato condicional a nuestro reporte.