PAPELES DE TRABAJO

Papeles de trabajo
Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos
de juicio especficos que se emplean paras acumular las
evidencias necesaria, que sea la base para fundamentar la
opinin

dictamen

que

emita

el

auditor.

Tambin podemos decir que los papeles de trabajo son el

conjunto de cedulas en las que el auditor registra los datos
y

la

informacin obtenida

de la empresa que est

examinando y de esta manera acumula las pruebas

encontradas y la descripcin de las mismas.
Son los documentos que contienen la evidencia que
respaldan

los

funcionarios

hallazgos,

responsables

observaciones,
de

la

opiniones

entidad

de

examinada,

conclusiones y recomendaciones del auditor. Deben incluir

toda la evidencia que se haya obtenido durante la auditoria.
Segn la NAGU. 3.50 papeles de trabajo y la seccin 280
papeles de trabajo del MAGU, el auditor gubernamental
debe organizar un registro completo y detallado de la labor
efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de
papeles de trabajo.
Los asuntos que ocurren durante una auditoria deben
documentarse en papeles de trabajo puesto que ayuda el
auditor a cumplir con su labor. Los siguientes aspectos de la
auditoria deben ser debidamente documentados en papeles
de trabajo:
- Planeamiento
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-

Comprensin del sistema de control interno y de

evaluacin e riesgos.
- Procedimientos de auditoria realizados y evidencias
obtenidas.
- Conclusiones obtenidas.
Los papeles de trabajo deben ser completos y exactos con
el objeto de que permitan sustentar debidamente los
hallazgos, opiniones y conclusiones, a fin de demostrar la
naturaleza y alcance del trabajo realizado. La concisin es
importante pero no debe sacrificarse la calidad y la
integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel. Los
papeles

de

comprensibles,

trabajo

igualmente

detallados,

deben

legibles

ser

claros,

ordenados.

Los

papeles de trabajo no deben incluir asuntos ajenos al

examen o irrelevantes.
Los papeles de trabajo tienen como objetivos:
- Proveer un registro adecuado de que los auditores
gubernamentales
auditoria

han

cumplido

generalmente

las

normas

aceptadas,

de

normas

internacionales de auditoria y normas de auditoria

gubernamental.
- Proveer un registro de los principales aspectos de la
auditoria y de la evidencia obtenida para formar la
opinin del auditor.
- Asistir en el proceso de planeacin y supervisin de la
auditoria.
- Asistir a la supervisin en la comprensin del trabajo
realizado.
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Los requisitos bsicos que deban reunir los papeles de
trabajo son:
-

Nombre de la entidad auditada.

Descripcin del tipo de examen practicado.
Codificacin de papel de trabajo.
Iniciales del personal que los preparo.
Fecha de elaboracin del papel de trabajo.

Archivo permanente
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar,
organizar y mantener actualizado el archivo permanente.
Los archivos de papeles de trabajo en auditoria financiera
son los siguientes:
Reef.

Archivo

Archivo permanente.

Archivo de planeamiento.

Archivo corriente auditora financiera.

Archivo corriente examen especial.

CO

Archivo de comunicaciones de hallazgos de

auditora.

Archivo resumen de auditoria.

Archivo de correspondencia.

Archivo opcional.
Archivo varios.

Archivos permanentes.- Los archivos permanentes tienen

por objetivo mantener la disponibilidad de la informacin de
importancia, sin necesidad de reproducirla cada ao. Este
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archivo implementarse por cada entidad comprendida en el
mbito de competencia de Sistemas Nacional de Control, el
cual

est

conformado

documentos

que

por

un

contienen

conjunto

copias

y/o

orgnico

de

extractos

de

informacin de inters. El contenido de los archivos debe

revisarse anualmente para asegurarse que estn completos
y contengan la informacin actual. Estos archivos deben
arreglarse en forma ordenada con ndices apropiados y
mantener la informacin siguiente:
Codigo

Contenido del archivo permanente

P1

Informacin sobre los antecedentes y

organizacin de la entidad auditada.
- Estructura orgnica de la entidad.
- Reglamento de organizacin y
funciones.
- Manuales

P2

de

organizacin

funciones de las reas clave.

- Manual de promedios aprobados.
Extracto

importantes

copias
de

otros

de

acuerdo

documentos

legales importantes.
- Leyes de creacin, modificatorias y

P3

otros documento relaciones.

Estatuto social.
Plan operativo institucional.
Presupeuesto autorizado.
Memoria institucional.
Acuerdos
de
directorio

decisiones importantes adoptadas

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por la alta direccin.
- Resoluciones y directivas emitidas
por la entidad.
- Donaciones.
Extractos
P4

sobre

sistemas

de

contabilidad.
- Registros,

quien

mantiene

procesa los asientos contables.

- Empleados clave, autorizados para
firmar y aprobar las operaciones.
- Polticas portables vigentes en la
entidad.
- Flujogramas

de

las

principales

actividades de la entidad.
- Estatus financieros.
Documentos de auditoria externa
- Informe de auditora.
- Plan anual de auditoria.
- Informe de evaluacin del plan de
auditoria.
- Denuncias.
Archivo

de

planeamiento.-

plantemiento incluye

El

archivo

de

la documentacin relacionada

con el proceso de planeamiento de la auditoria

financiera, sobre la cual se sustenta dicha etapa y el
plan general de auditoria. Este archivo debe contener
criterios y herramientas tcnicas utilizadas para el
planeamiento de la auditoria, asi como informacin
sobre la comprensin de las actividades y operaciones
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de

le

entidad

por

examinar.

El

archivo

de

planeamiento se codificara con la letra L. Aviendose

establecido la codificacin alfa numrica secuencial
para las diversas cedulas indicadas en el reverso de la
tapa de cada archivo. El siguiente ndice puede
utilizarse y adaptarse segn las circunstancias:

cdigo
L1

Contenido del archivo de planeamiento

Memorndum
de
planeamiento(
plan

L2
L3

general de auditoria)
Programa de auditoria.
Decisiones sobre el planeamiento: enfoque

L4

y anlisis.
Registros de

L5
L6
L7

informacin sobre la entidad por examinar.

Evaluacin del riesgo de auditoria.
Criterios de materialidad.
Comprensin
de
las
actividades
y

actividades

para

obtener

operaciones de la entidad.
Los archivos corrientes.- Dan respaldo a la opinin
del auditor. Generalmente, influye la documentacin
sobre la manera como el auditor comprende el sistema
de control interno de entidad, los procedimientos de
auditoria realizados y las evidencias que se han
obtenido durante la fase del planteamiento y trabajo
de campo.
Este archivo contiende a cedula matrices y su guion
matrices elaboradas por el auditor en base al balance
de comprobacin y los estados financieros a la fecha
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del periodo examinado. Ese archivo se codifica con la
letra F, aviendose establecido la codificacin alfa
numrica

secuencial

para

las

diversas

cedulas

indicadas en el reverso de la tapa del correspondiente

archivo. Tales archivos estn conformados por el
archivo del planteamiento, archivo corriente, archivo
resumen, archivo de comunicacin de hallazgos de
auditoria y archivo de correspondencia.
Archivo

de

auditoria.-

comunicaciones

de

hallazgos

de

En este archivo se incluyen los papeles de

trabajo documentos relacionados con la ejecucin de la

auditoria. Adems, se incluyen los oficios remitidos por el
equipo de auditoria, respectos a los hallazgos de auditoria
resultantes

del

trabajo

realizado.

Se

codifica

este

documento con las siglas. OC. Igualmente, este archivo

contiene los comentarios y aclaraciones presentadas por los
funcionarios y servidores comprendidos en los hallazgos de
auditoria. Estos documentos se codifican con la sigla: DR.
Archivo resumen de auditoria.- Este archivo incluye los
papeles de trabajo y documentos referidos a los temas
caves o aspectos importantes ocurridos durante el curso de
auditoria. Este archivo se codifica con la letra R, habindose
establecido la codificacin alfanumrica correlativa para los
diversos documentos, indicados en el reverso de la tapa de
cada archivo.
Codigo

Contenido de archivo resumen de auditoria

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R1

Puntos pendientes- superados.

Copia de informe de auditora.
Memorndum de control interno.
Resumen de acontecimientos significativos.
Comentarios de las modificaciones sobre el
alcance y objetivos de la auditoria posteriores
a la aprobacin del plan general de auditoria.
Carta de representacin.
Carta de abogados.
Puntos de atencin.
Comentarios sobre eventos subsecuentes.
Memorndum

de

conclusiones.

Lista

de

verificacin de conclusin de auditoria.

Control de tiempo.
Relacin total de archivos utilizados.
Archivo de correspondencia.- Este archivo incluye todos
los documentos administrativos requeridos o recibidos por
el equipo de auditoria durante el curso de la auditoria. El
archivo de correspondencia se codifica con la letra C,
habindose establecido la codificacin alfanumrica para
los diversos documentos. C.1 correspondencia remitida y,
C2 correspondencia recibida. Es conveniente preparar un
ndice de toda la documentacin remitida y recibida,
consiguindose la referencia y el contenido en forma breve.
Archivo Opcional.

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PAPELES DE TRABAJO
Incluir

informacin

documentacin

de

la

entidad

auditada la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se

halla relacionada con los objetivos del examen; cuya
implementacin se basa en un manejo prctico y eficiente
para revisin y supervisin por parte de los responsables de
la auditoria.
Archivo Varios.
Incluir papeles de trabajo y evidencia de las diversas
actividades de control no comprendidas en ninguno de los
tipos de auditoria gubernamental, (visitas a las Sociedades
de Auditoria, visitas a las Oficinas de Auditoria Interna,
presupuestos adicionales de obras, etc.).
Cedulas de trabajo.- Los papeles de trabajo incluyen las
siguientes cedulas:
- Cedula de matriz: presenta en forma global los
montos que son objetos de examen, a partir de la cual
se generan las cedulas sumarias. Se referencian el
documento fuente, que puede ser el balance general.
- Cedula sumaria: son papeles de trabajo que
desagregan la informacin proveniente de la cedula
matriz.
- Cedulas analticas: son aquellas que desagregan
cada cedula sumaria.
Consideraciones sobre la elaboracin de los papeles
de trabajo:

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En la elaboracin de los papeles de trabajo se debe tener
presente las siguientes consideraciones:
1 Cada cdula debe incluir en el encabezamiento.
a) El nombre y siglas de le entidad auditada.
b) Tipo de examen
c) Periodo del examen
d) Titulo de la cdula de trabajo
2 En la parte inferior de cada cdula de trabajo se debe
incluir dos recuadros para anotar :
a En el lado derecho el cdigo de acuerdo al ndice
que corresponda
b En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la
persona que la prepar y de quien la revis as
como las fechas de preparacin y de revisin
3 Las cdulas de trabajo deben prepararse a lpiz o
lapicero de color o tinta negra.
4 Su contenido debe ser conciso mostrando relacin
directa con el trabajo realmente ejecutado.
5 Se deben indicar especficamente las fuentes de
informacin que respalden la propiedad de los
registros y operaciones efectuadas.
6 Las aseveraciones que contienen deben estar
correctas y suficientemente respaldadas y
sustentadas.
7 La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atributos.
8 Las cdulas de trabajo deben tener una referencia
cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con
el programa de auditoria. Una efectiva referencia
cruzada disminuye la necesidad de copiar los datos.
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9 Para evitar confusin y complicaciones al archivar los
papeles de trabajo, se debe utilizar una cdula de
trabajo para un solo asunto.
10Debe ser llenado solo por el anverso.
11Respecto a la informacin y documentacin obtenida
como listados informticos (autorizados y visados por
los niveles correspondientes ) o fotocopias
debidamente autenticadas sobre las operaciones
examinadas en la entidad, as como las confirmaciones
de terceros, para ser considerados como papeles de
trabajo debern contar con: marcas de auditoria,
leyenda de las mismas. Comentarios y conclusiones
del auditor.

Marcas de auditoria.-

Son signos elaborados para

identificar y explicar los procedimientos de auditoria

ejecutados. Toda cedula de trabajo debe servir a un
propsito; por lo tanto, debe contar con marcas del trabajo
realizado. Las marcas de auditoria son de dos tipos:
- Con significado uniforme: se emplean frecuentemente
en la auditoria; y,
- Con leyenda a criterio del auditor; se emplean
describiendo

su

significado

en

la

cedula

correspondiente.
Las reglas que deben observarse para la aplicacin de las
marcas de auditoria son:

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- Se escriben con lpiz o lapicero rojo.
- El supervisor debe emplear un color distinto de lpiz o
lapicero.
- Se incluyen en la ltima cedula de cada rubro,
indicando al lado derecho, la leyenda y marcas
utilizadas.
Desarrollo y comunicacin de hallazgos de auditoria.
DESARROLLO DE OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES DE AUDITORIA.
Las observaciones de auditoria se derivan de los hallazgos
de

auditoria

establecidos

por

el

auditor

de

las

evaluaciones sobre las aclaraciones de los auditados, previa

determinacin de su validez, suficiencia, pertinencia y
relevancia, por lo tanto estas se componen de la condicin
observada, criterios, causas, efectos o riesgos, comentarios
y aclaraciones de los auditados, evaluacin y opinin del
auditor sobre dichos comentarios

HALLAZGOS DE AUDITORIA

CONDICION

CRITERIO
Evidencia 2

Evidencia 1
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12
Evidencia 4

COMPARACION

HALLAZGO
RECOMENDACION
CONCLUSION

Evidencia 3
Evidencia 5