INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACION PBLICA

ICAP

ESTUDIOS DEL CENDEISSS

ESPECIALIDAD EN ADMINISTRACIN DE SERVICIOS DE SALUD
PROGRAMA DE GERENCIA MODERNA Y
GESTIN DEL CAMBIO EN SALUD

Propuesta de Diseo de Implementacin del Sistema de Cdigo de Barras en

el Departamento de Registros Mdicos y Servicios de Apoyo al Diagnstico
en el Hospital San Juan de Dios

Adela Sandoval Snchez

San Jos, Costa Rica

Junio, 2008

Esta Tesina fue aprobada por el Tribunal Examinador del Programa de Postgrado
en Gerencia de la Salud del ICAP, como requisito para obtener el ttulo de
Especialista en Administracin de Servicios de Salud.

-----------------------------------------------------------------MBA. Leonidas Martnez Vargas

Presidente del tribunal

----------------------------------------

----------------------------------------------

MBA Rodrigo Paniagua Pez

Ing. Ernesto Mndez Rivera

Director de Tesina

Examinador Designado

--------------------------------------------Adela Sandoval Snchez

Sustentante

ii

Agradecimientos
Mi ms sincero agradecimiento a DIOS y a la Virgen Santsima por haberme
permitido llevar a cabo este trabajo. Adems deseo dejar patente mi ms
sincero agradecimiento a la Ing. Dinorah Garro Herrera Gerente
Administrativa Financiera y al Ing. Ernesto Mndez Rivera Jefe Centro de
Gestin Informtico, por el apoyo brindado durante la direccin de esta
tesina y a todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron con
su paciencia, conocimiento, profesionalidad y que me brindaron no solo su
apoyo sino su amistad incondicional, en los momentos en que ms lo
necesit. A todos ellos (ellas), muchas gracias.

iii

Dedicatoria
Mi eterno agradecimiento al Todopoderoso y a la Virgen Santsima por hacer
realidad mi sueo de concluir esta etapa de mis estudios y escalar un
peldao ms en mi vida. A mis hijos Alejandro y Erick, a mis nietas Nicole y
Ashley y a mi mejor amiga Joanna a quienes les dedico este trabajo. No es
fcil llegar, se necesita ahnco, lucha y deseo, pero sobre todo apoyo como
el que he recibido durante este tiempo. Ahora ms que nunca se acredita mi
cario, admiracin y respeto.
GRACIAS POR LO QUE HEMOS LOGRADO.

iv

Resumen Ejecutivo
El hospital San Juan de Dios, es un hospital Nacional que maneja una
poblacin por rea de atraccin directa de 646.707 habitantes.
Cuenta con un Departamento de Registros Mdicos conformado por las
secciones: Admisin, Archivo, Citas, Estadstica y Microfilm y dentro de los
diferentes servicios de apoyo se encuentran los servicios de: Farmacia,
Laboratorio, Medicina Nuclear, Patologa y Radiologa.
En la actualidad, la forma de identificar al paciente que demanda una
atencin en salud es en forma manual, a pesar de que existe toda una plataforma
tecnolgica automatizada, carece de un sistema de cdigo de barras, que pueda
en una forma pronta y oportuna seguir la trazabilidad del Expediente Mdico, as
como los exmenes de Laboratorio Clnico y de gabinete que el mdico enva al
paciente, posterior a una consulta para darle el seguimiento requerido.
Es por este motivo que en este trabajo se propone un diseo de
implementacin del sistema cdigo de barras en el Departamento de Registros
Mdicos y servicios de Apoyo al Diagnstico.

Con la finalidad de identificar

correctamente mediante el cdigo de barras el Expediente Mdico, controlar la

trazabilidad del mismo, garantizar la disminucin de errores en la identificacin de
los pacientes en cada examen, as como la disponibilidad de estos en el
Expediente Mdico de forma pronta y oportuna y a la vez evaluar el costo de los
exmenes que se repiten por una identificacin deficiente.
Para realizar este trabajo, se procedi a hacer una observacin de campo,
una entrevista no estructurada a los coordinadores de las secciones que
conforman el Departamento de Registros Mdicos, as como a las Jefaturas de
Servicios de Apoyo al Diagnstico y se realiz una encuesta estructura con
preguntas abiertas y cerradas a los funcionarios del Archivo Clnico, por ser esta
seccin la que da a da sufre el impacto de un expediente perdido o un examen
que no est en el lugar que le corresponde.

Como resultado de estas entrevistas, es evidente que tanto el personal del

Archivo Clnico, como los coordinadores y los Jefes de Servicio, estn muy
conscientes de los distintos problemas con que cuentan por falta de una
identificacin clara y precisa del paciente, que los lleva a no ofrecer el expediente
en una forma pronta y oportuna cuando se requiere, en donde de contar con un
Sistema de Cdigo de Barras no solo mejoraran la identificacin del Expediente
Mdico, sino entre otras cosas: localizacin del mismo, disminucin en los tiempos
de recepcin de estudios, reduccin en la prdida de exmenes as como en la
solicitud de copias y sobre todo mejorara la eficiencia, calidad y oportunidad en la
atencin.
Se analiza el costo de los exmenes devueltos en el primer cuatrimestre del
ao 2008 y se realiza una proyeccin para este ao 2008 que asciende a 206
195 423 millones de colones anual.
Se presenta la propuesta de diseo de implementacin del Sistema de
Cdigo de Barras cuyo costo es de $396.000, lo que equivale a 206.712.000
millones de colones, calculando el dlar a 522, al da 26 de mayo de 2008.
Con lo anterior queda demostrado que en trmino de un ao el hospital
paga esta herramienta, sin tomar en cuenta que existen otros servicios de apoyo
el cual no se ha contemplado en este estudio, de donde tambin se devuelven los
exmenes por falta de una identificacin bien clara y definida.

vi

Tabla de Contenido

INTRODUCCIN.................................................................................................................. 9
CAPITULO I ........................................................................................................................ 11
1. Identificacin del Hospital San Juan de Dios........................................................... 11
1.1
Misin, Visin y Cdigo tico......................................................................... 11
1.2
Antecedentes Histricos del Hospital San Juan de Dios .................................. 13
1.3
Ubicacin Geogrfica del Hospital San Juan de Dios...................................... 14
1.4
Grupo Poblacional ............................................................................................ 14
1.5
Produccin........................................................................................................ 15
1.7
Servicios que brinda el Hospital San Juan de Dios ......................................... 18
1.8
Justificacin ...................................................................................................... 19
1.9
Antecedentes del problema............................................................................... 20
1.10 Definicin del problema ................................................................................... 21
1.11 Objetivos del Estudio ....................................................................................... 22
1.11.1
Objetivo General ......................................................................................22
1.11.2 Objetivos Especficos ....................................................................................22
1.12.
Alcances y Limitaciones............................................................................... 22
1.12.1
Alcances ...................................................................................................22
1.12.2
Limitaciones .............................................................................................23
CAPITULO II....................................................................................................................... 25
2. Marco Terico .......................................................................................................... 25
2.1
Automatizacin de la Caja Costarricense de Seguro Social de acuerdo con las
Reformas del Sector Salud ........................................................................................... 25
2.2
Aspectos Generales de la Reforma del Sector Salud........................................ 25
2.3
Registros Mdicos ............................................................................................ 27
2.3.1
Antecedentes.............................................................................................28
2.3.2
Resea Histrica .......................................................................................29
2.3.3
Importancia del Servicio de Registros Mdicos en los Servicios de Salud.29
2.3.4
Organizacin del Servicio de Registros Mdicos y Estadsticas de Salud30
2.3.4.1 Admisin ..................................................................................................31
2.3.4.2 Archivo Clnico ........................................................................................33
2.3.4.3 Expediente Mdico ...................................................................................35
2.3.4.3.1 Utilidades..................................................................................................36
2.3.4.3.2 Confidencialidad.......................................................................................37
2.3.4.3.3 Disposiciones Legales ..............................................................................38
2.3.4.4 Citas ..........................................................................................................39
2.3.4.5 Estadstica.................................................................................................40
2.3.4.6 Microfilm..................................................................................................42
2.4
Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento............................................... 43
2.4.1
Laboratorio Clnico ...................................................................................... 43
2.4.2
Radiologa..................................................................................................... 43
2.4.3
Farmacia ....................................................................................................... 44
2.4.4
Medicina Nuclear ......................................................................................... 45
2.4.5
Patologa ....................................................................................................... 46
2.5
Cdigo de barras................................................................................................... 47
vii

2.5.1
El cdigo de barras en la prctica diaria....................................................... 50
2.5.2
Aplicaciones del Cdigo de Barras .............................................................. 52
CAPITULO III ..................................................................................................................... 57
3. Aspectos Metodolgicos .......................................................................................... 57
3.1
Tipo de Estudio................................................................................................. 57
3.2
Poblacin .......................................................................................................... 57
3.3
Variables........................................................................................................... 58
3.3.1. Variables Sociodemogrficas y Laborales.........................................58
3.3.2 Variables sobre Opinin del Conocimiento ............................................59
3.3.3. Variable sobre el Costo de los Exmenes Devueltos......................61
3.4
Tcnicas o Instrumentos de Recoleccin ......................................................... 62
3.4.1. La Observacin ......................................................................................62
3.4.2. Entrevista no Estructurada ...................................................................64
3.4.3. Entrevista Estructurada.........................................................................64
3.5
Recoleccin de Exmenes Devueltos ............................................................... 65
3.5.
Procesamiento de Datos ................................................................................... 65
3.6.
Presentacin y Anlisis de la Informacin ....................................................... 66
CAPITULO IV ..................................................................................................................... 68
4. Presentacin y Anlisis de Resultados ..................................................................... 68
4.1. Anlisis de la Observacin ............................................................................... 69
4.2
Anlisis de la Entrevista no Estructurada ......................................................... 76
4.3 Anlisis de la Entrevista Estructurada .................................................................... 80
4.3.1 Variables Sociodemogrficas y Laborales ......................................................80
4.3.2 Variables sobre Opinin del Conocimiento ....................................................84
4.4
Anlisis de los Costos de los Exmenes Devueltos a los Servicios de Apoyo. 92
4.5
Propuesta de Diseo Cdigo de Barras .......................................................... 102
4.5.1
Interaccin de la herramienta Cdigo de Barras con la plataforma
informtica que se encuentra implementada en el Hospital San Juan de Dios.......104
Servicios que conforman el Departamento de Registros Mdicos: Admisin, Archivo
Clnico, Citas, Estadstica, Microfilm. ...................................................................105
Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento: Farmacia, Laboratorio Clnico,
Medicina Nuclear, Patologa, Radiologa...............................................................114
4.5.4
Software y Hardware a utilizar...............................................................117
4.5.4.1 SOFTWARE...........................................................................................118
CAPITULO V .................................................................................................................... 121
5
Conclusiones y Recomendaciones ......................................................................... 121
5.1
Conclusiones................................................................................................... 121
5.2
Recomendaciones ........................................................................................... 123
APENDICE 1 ..................................................................................................................... 125
APENDICE 2 ..................................................................................................................... 127
APENDICE 3 ..................................................................................................................... 130
APENDICE 4 ..................................................................................................................... 131

viii

INTRODUCCIN

La transformacin ocurrida en la sociedad mundial en las ltimas dcadas dado el

avance tecnolgico en el campo informtico, ha venido cambiando radicalmente
las formas de organizaciones y los procesos de trabajo, alcanzando todas las
esferas.
La tecnologa y el equipamiento para la utilizacin de cdigos de barras en los
diferentes procesos hospitalarios, ya ha alcanzado el desarrollo suficiente para
demostrar los beneficios y aplicaciones en el uso de la identificacin de los
pacientes, el etiquetado de exmenes, de envases unitarios de medicamentos;
siendo lo suficientemente flexibles como para manejar todo tipo de simbologas,
donde no hay riesgo de que este sistema implementado se torne obsoleto en un
futuro inmediato.
Las aplicaciones limitadas que pueden ser desarrolladas rpidamente pueden
proporcionar beneficios sustanciales de seguridad y ahorro de tiempo. Al entender
las capacidades, las opciones y las ventajas que proporciona la codificacin de
barras, las organizaciones pueden comenzar a planificar sistemas que generen la
fundacin para mejoramientos mltiples y beneficios a largo plazo.
El trabajo que se realiza en el sector salud siempre ha sido una tarea que implica
reflexin sobre casos y situaciones particulares: diagnsticos y decisin,
ponderacin de fenmenos complejos que incluyen dimensiones tanto sociales,
personales como profesionales.
Una vez que el sector salud pueda identificar al paciente correcto de manera
consistente y exacta, habr muchos mejoramientos que seguirn.

CAPITULO I
INTRODUCCIN

10

CAPITULO I

1. Identificacin del Hospital San Juan de Dios

1.1

Misin, Visin y Cdigo tico

El Hospital San Juan de Dios es una institucin centenaria lder en la

atencin de la salud, benemrita de la patria, y catalogado como Hospital Nacional

General del tercer nivel de atencin. Fundado en 1845.
Su Misin es ofrecer y brindar servicios integrales de salud que aseguren la
calidad y satisfaccin de las necesidades del usuario externo e interno mediante
una ptima, gil y eficiente utilizacin de los recursos en interrelacin con los
hospitales, clnicas y entidades pblicas y privadas de la comunidad.
Posee una Visin amplia de ser una empresa de servicios de salud
altamente competitiva que brinde atencin integral, humanizada, oportuna y de
calidad en aras de satisfacer las expectativas de los usuarios y usuarias, quienes
son nuestra nica razn de ser.
El Hospital San Juan de Dios es uno de los pocos hospitales a nivel mundial
que posee su propio Cdigo tico, el cul est conformado por los siguientes
tems:
I.

Se debe dedicar a proveer un servicio competente, con compasin y

respeto por la dignidad humana.

II.

El quehacer hospitalario procurar dar el ms alto nivel de bienestar

posible.

III.

Las relaciones entre los trabajadores de la institucin tendrn la calidad

humana para repercutir en forma positiva en el diario quehacer.

IV.

El paciente deber tener derecho al cuidado considerado y respetuoso.

11

V.

Se debe respetar la confidencialidad al trasmitir la informacin cientfica,

hacerlo en base de la ciencia y mejora de la salud en todos sus aspectos.

VI.

Se debe respetar la opinin del paciente, particularmente en cuanto a las

decisiones sobre el o los tratamientos propuestos, particularmente al darle
la informacin adecuada y sobre las consecuencias del mismo.

VII.

Procurar que la calidad de vida durante la estancia en el hospital sea lo

mejor posible, de acuerdo a su padecimiento.

VIII.
IX.

Evitar procedimientos y actuaciones innecesarias.

El personal hospitalario deber conocer y respetar la estructura jerrquica
de acuerdo a los principios establecidos.

X.

Deber contar con un ambiente adecuado de trabajo, as como las

facilidades tcnicas y cientficas que le permitan dar el mejor servicio al
paciente.

XI.

Deber procurar, como deber, mantener un nivel de conocimiento adecuado

y permanente.

XII.

Con la sociedad, el hospital deber contar con los recursos apropiados y

hacer el mejor uso de stos para cumplir con su cometido.

XIII.

Tener como objetivo prioritario el bienestar del paciente en todo momento y

circunstancia.

XIV.

Cumplir con las normativas vigentes y proponer modificaciones para

mejorar su cometido, y participar en actividades que contribuyan a mejorar
la comunidad.

12

1.2

Antecedentes Histricos del Hospital San Juan de Dios

Fue fundado en 1845 y se abrieron sus puertas por primera vez en 1855,
cuando se termin la construccin de su planta fsica. En esa poca atendi gran
cantidad de heridos provenientes de la guerra contra los filibusteros.
En 1861 se cerr debido al marcado deterioro en sus instalaciones. El 8 de
marzo de 1864 se abre nuevamente al pblico. Esta institucin siempre ha sido
considerada como el hospital del pueblo (desde su fundacin), pues muchos de
los vecinos colaboraron con donaciones y materiales para que se terminara la
obra.
Ya para fines del siglo XIX empezaron a crearse nuevos salones y se inici
un cambio en el orden cientfico y administrativo. De hecho, al periodo de 1898 a
1935 se le conoce como la poca de transformacin, por la cantidad de avances a
nivel cientfico que se llevaron a cabo.
La modernizacin se inici a partir de 1910 con la llegada a la
superintendencia del Dr. Jos Mara Soto Alfaro.
En 1956 el hospital sufre un gran cambio a nivel administrativo con la
llegada del seor Alfonso Figueroa Gmez a la oficina de administracin.
Anteriormente las actividades administrativas recaan en la direccin del hospital.
En esta poca se empezaron a dar importantes cambios, sobretodo en los
servicios de apoyo.
Para 1977, el hospital es trasladado de la Junta de Proteccin Social a la
Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y con ello se incorpora al sistema de
seguridad social.
Fue declarado INSTITUCIN BENEMERITA, por el Congreso de la
Repblica el 24 de octubre de 1989 segn ley Nmero 7136, por ser una
Institucin centenaria, por sus grandes logros en la medicina y por el prestigio que
ha ganado a travs de los aos, dentro y fuera del pas.

13

Al ao 2007 posee un liderazgo en la atencin integral de la salud y es

catalogado como Hospital Nacional General de Tercer Nivel de Atencin, con un
rea aproximada de atraccin de 824.010 habitantes mayores de 12 aos y un
total de 2.841 plazas para una planilla de 3.412 empleados de los cules 571 son
interinos sin plaza.

1.3

Ubicacin Geogrfica del Hospital San Juan de Dios

El Hospital San Juan de Dios se localiza en el Cantn Central, distrito

Hospital, de la provincia de San Jos. Limita al norte con la Avenida Central

(Paseo Coln), al sur con el Ministerio de Salud y el Hospital Ral Blanco
Cervantes, al este con la calle 14 y al oeste con el Hospital Nacional de Nios y la
Junta de Proteccin Social de San Jos.
Se ubica en un terreno de 53 171.69 metros cuadrados con un rea de
construccin de 53 773 metros cuadrados. 1

1.4

Grupo Poblacional
El Hospital San Juan de Dios posee una poblacin total del rea de

atraccin de 904 558 habitantes mayores de 13 aos distribuidos segn rea de

atraccin directa o indirecta de la siguiente manera:
rea de Atraccin Directa 646 707 Habitantes = 71.5 %
rea de Atraccin Indirecta 257 851 Habitantes = 28.5 %
La poblacin adscrita al rea directa est conformada por los cantones:
Guilln, Julio, Calidad y utilizacin de los indicadores de gestin generados en el Hospital San
Juan de Dios, 1997, p.71

14

Central, Alajuelita, Escaz, Santa Ana, Desamparados, Aserr, Puriscal,

Turrubares, Mora, Acosta, Len Corts, La Unin (Ro Azul).

1.5

Produccin
Durante el ao 2007, el Hospital San Juan de Dios dispuso de un total de

717 camas, con lo que se atendieron 28 419 egresos, con un total de 222 409 das
de estancia, para un promedio 7.8 das de estancia por paciente egresado. El
ndice ocupacional fue de 83.8% y el censo promedio diario alcanz los 602
pacientes internados. Adems se brindaron 231 650 consultas de Medicina
Especializada y 116 700 atenciones en el Servicio de Urgencias, todo lo cual nos
indica la importancia que cumple este centro asistencial para el pueblo de Costa
Rica y de preferencia para el rea de Atraccin que se representa a continuacin:

15

6
11
10
10

Mora, Turrubares
Pavas
Puriscal, C. Colon
Sta. Ana

Escaz
Mata Redonda

Acosta

14

Aserr

11

Desamparados 1

15

Desamparados 2

13

Desamparados 3

Cantidad
de

Cl Moreno Caas

Cl Marcial Fallas

Ebais

Hospital San Juan de Dios

San Sebastin
2

Zapote

- Sn. Francisco

Cl Carlos Durn
Hospitales Nacionales

3
13

Hatillo

Especializados

Alajuelita
Cl Soln Nez

Corredores
H. Ciudad Neily

Remiten directamente aquellas

especialidades con que no cuenta
el Hosp. Escalante Pradilla

11

Coto Brus
H. Coto Brus

10
19

Buenos Aires
Prez Zeledn

H. Escalante Pradilla

Golfito
H. Golfito

10

Osa

H. Toms Casas

1.6 Estructura Organizativa

1.7

Servicios que brinda el Hospital San Juan de Dios

El Hospital San Juan de Dios otorga servicios de atencin ambulatoria

y hospitalizacin distribuidos de la siguiente manera:
Seccin de Medicina: Medicina Interna, Cardiologa, Dermatologa,
Endocrinologa,

Gastroenterologa,

Hematologa,

Inmunologa,

Infectologa, Nefrologa, Reumatologa, Neurologa, Psiquiatra y

Neumologa.
Seccin de Ciruga: Ciruga General, Ciruga de Trax, Ciruga
Plstica, Ciruga Vascular, Neurociruga, Oftalmologa, Oncologa,
Otorrinolaringologa, Anestesia, Ciruga Maxilo Facial, Ortopedia,
Proctologa, Rehabilitacin, Urologa, Radioterapia, Unidad Nacional
de Quemados.
Seccin de Gineco-Obstetricia y Neonatologa:

Ginecologa,

Obstetricia, Perinatologa, Neonatologa.

Servicios de Apoyo al

Diagnstico y Tratamiento: Anatoma

Patolgica, Cuidados Intensivos, Medicina Nuclear, Radiologa,

Enfermera, Farmacia, Laboratorio Clnico, Nutricin y Trabajo
Social.
Otros Servicios: Clnica del Dolor y Cuidados Paliativos, Soporte
Nutricional, Contralora de Servicios, Atencin Domiciliar, Unidad de
Dengue y Unidad de Epidemiologa.
Cuenta adems con 717 camas distribuidas de la siguiente manera:
219 en Medicina
368 en Ciruga
103 en Gineco-Obstetricia
27 en Neonatologa

La Seccin de Ciruga posee 17 quirfanos de los cules 15 estn

habilitados y la Seccin de Gineco-Obstetricia posee 3 quirfanos y 4 salas
de partos debidamente habilitados.
La Consulta Externa posee un rea total de 1 452 m2 con 60
consultorios distribuidos de manera dispersa.

1.8

Justificacin
Los expedientes de mdicos contienen la evidencia documental

integrada sobre la atencin brindada a los pacientes, lo cual le confiere un

trascendental valor como instrumento de apoyo directo en los procesos
asistenciales. Por ello, constituye la mejor fuente de informacin primaria
para el anlisis del estado de salud del individuo y la comunidad, para la
evaluacin de la calidad de la atencin y para la administracin de los
servicios de salud.
Es

adems

un

excelente

medio

para

la

capacitacin,

la

investigacin cientfica y la defensa de los intereses de los pacientes, del

equipo de salud y de la propia institucin.
Su carcter de fuente principal de informacin para la certificacin
de procedimientos e intervenciones y para la aclaracin de conflictos de
carcter jurdico, le confieren un insustituible valor probatorio tanto en la
sede administrativa como en la sede jurisdiccional.
Precisamente, la tendencia creciente hacia la presentacin de
denuncias y reclamos contra el personal de salud y en su caso contra la
Caja Costarricense del Seguro Social por cuestiones originadas en los
procesos de atencin a pacientes, obliga a la adopcin de las medidas
necesarias para lograr la adecuacin de los expedientes de salud y los
procedimientos a ellos inherentes con los estndares de idoneidad
aceptados.

19

Por lo anteriormente expuesto para administrar en forma eficiente y

eficaz el expediente de salud se requiere de una excelente organizacin
interna, planta fsica adecuada con las condiciones de temperatura,
humedad relativa y ventilacin controlada.

Es necesario contar con

recurso humano suficiente y capacitado para atender las demandas del

Servicio y sobre todo se requiere tecnologa que permita innovar los
procesos sobre todo los inherentes a la custodia y conservacin de los
expedientes mdicos.
Por tanto, se plantea el proyecto para disear la implementacin del
Cdigo de Barras en el Departamento de Registros Mdicos y Servicios de
Apoyo al Diagnstico y Tratamiento como la Farmacia, Laboratorio Clnico,
Medicina Nuclear, Rayos X, y Patologa, que permita medir la trazabilidad
del expediente mdico y exmenes de apoyo en estas unidades y
servicios.

1.9

Antecedentes del problema

En las ltimas dcadas se ha registrado un creciente inters

mundial en aumentar la seguridad de los pacientes al enfrentarse al
sistema de salud. Se trata de disminuir en lo posible, aquellos errores
imputables al personal mdico y administrativo, que cada ao producen
considerables perjuicios a los enfermos, sus familiares, y al propio sistema.
Los errores a los que se hace mencin en este trabajo son aquellos
que devienen de ineficiencias y limitaciones del proceso de identificacin
de pacientes que ocurre en cualquier punto del proceso asistencial. Estos
incluyen situaciones tan comprometedoras como identificar en forma
equvoca el expediente clnico o las solicitudes de exmenes o sus

20

reportes definitivos con las consecuentes implicaciones de diagnsticos y/o

tratamientos errneos para los pacientes.
Estas limitaciones son totalmente atribuibles al error humano, pero
son siempre fuertemente criticadas por las graves consecuencias que
pueden acarrear.
Innumerables han sido las estrategias que se han diseado y se
continan desarrollando para disminuir este flagelo, resaltando entre ellas
la aplicacin de tecnologas de la informacin (TI), por lo que se quiere
hacer una breve reflexin sobre la aplicacin del cdigo de barras para
disminuir

la

incidencia

de

estos

errores,

utilizando

experiencias

perfectamente validadas y con resultados satisfactorios.

Basado en lo anterior es que en este estudio se pretende dar a
conocer la problemtica existente, en relacin a la ausencia de un sistema
de cdigo de barras en el Departamento de Registros Mdicos en el
Hospital San Juan de Dios y en otros Servicios de Apoyo al Diagnstico y
Tratamiento tales como Laboratorio Clnico, Radiologa, Farmacia,
Medicina Nuclear y Patologa, que permita en forma eficiente y oportuna
contar con una adecuada identificacin del paciente ya sea en la historia
clnica o en los diferentes estudios que le sean realizados.

1.10 Definicin del problema

Por lo anterior descrito se plantea la siguiente interrogante:
Por qu no se ha logrado la incorporacin de la tecnologa Cdigo de
Barras para controlar la trazabilidad del expediente mdico as como los
exmenes de gabinete de los servicios de apoyo al diagnstico, en el
Hospital San Juan de Dios?

21

1.11 Objetivos del Estudio

1.11.1 Objetivo General

Elaborar una propuesta de diseo para implementar el sistema de cdigo
de barras en el Departamento de Registros Mdicos y Servicios de Apoyo
al Diagnstico en el Hospital San Juan de Dios.

1.11.2 Objetivos Especficos

I.

Revisar cules son las condiciones de plataforma tecnolgica en

Hardware y Software con que cuenta el Hospital San Juan de Dios,
para implementar la herramienta de cdigo de barras.

II.

Analizar la metodologa del proceso de la identificacin del paciente,

que se realiza en los servicios de Registros Mdicos y los Servicios
de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento.

III.

Realizar un anlisis de costo/beneficio sobre la factibilidad en la

implementacin de un sistema de cdigo de barras basado en los
exmenes de apoyo al diagnstico y tratamiento que se repiten por
tener una identificacin deficiente del paciente.

1.12. Alcances y Limitaciones

1.12.1 Alcances
Se pretende abarcar al Departamento Registros Mdicos que
incluye las Secciones de Admisin, Archivo Clnico, Citas, Estadstica y
Microfilm; y a los Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento tales

22

como Medicina Nuclear, Radiologa, Farmacia, Laboratorio Clnico y

Patologa.
Es importante mencionar que el costo se referir nicamente al
costo que le representa al Hospital San Juan de Dios tener que repetir un
examen a un paciente producto de una mala identificacin de los datos del
mismo.
Al implementar

la identificacin de los datos del paciente en el

expediente clnico por medio del cdigo de barras, se proceder a rotular

conforme a la demanda diaria a travs de la Consulta Externa, el egreso
hospitalario y la confeccin de expedientes clnicos nuevos.
En cuanto a los Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento, se
tratar nicamente del ingreso de la identificacin del paciente por medio
de un lector de cdigo de barras que le permitir al sistema propio de cada
Servicio capturar la informacin contenida en el cdigo utilizado para tal
efecto.

1.12.2 Limitaciones
Se consideran como limitantes para poder disear el Sistema de
Cdigo de Barras: el aspecto presupuestario, el deterioro de la
infraestructura que posee el hospital, el contar con el equipo necesario, el
estatus de los Registros Mdicos, las bases de datos y los sistemas de
informacin existentes; el tipo de computadoras usadas; y la sofisticacin
del software; adems de la participacin activa de la alta gerencia tanto a
nivel interno del Hospital San Juan de Dios como de la CCSS.

23

CAPITULO II
MARCO TEORICO

24

CAPITULO II
2.

Marco Terico

2.1

Automatizacin de la Caja Costarricense de Seguro Social

de acuerdo con las Reformas del Sector Salud
La Reforma del Sector Salud fue aprobada por el Consejo de

Gobierno del Presidente Rafael Angel Caldern Fournier en 1993 y busca

corregir y mejorar la capacidad operativa de las instituciones del Sector
Salud, aumentar la eficiencia administrativa, introducir modificaciones
profundas al modelo de prestacin de servicios de salud y su
financiamiento, eliminar los duplicados de programas, mejorar la
administracin del recurso humano y por ltimo fortalecer la cobertura, y la
calidad de los servicios de salud, mediante la organizacin y el
funcionamiento del sistema nacional de salud.
Se garantiza el ejercicio de la rectora del sector por parte del
Ministerio de Salud y la atencin integral de la salud qued en manos de la
CCSS.

2.2

Aspectos Generales de la Reforma del Sector Salud

Readecuacin del modelo de atencin, poniendo nfasis en los

principios de Universalidad, Solidaridad y Equidad.

Rectora y fortalecimiento del Ministerio de Salud.

Esta rectora es considerada como la mxima instancia o
jurisdiccin poltica, normativa y reguladora que en nombre del estado
orienta la produccin social de la salud del pas.

Desarrollo Institucional de la CCSS.

25

Su objetivo es fortalecer y desarrollar la estructura y organizacin

funcional de la Caja Costarricense de Seguro Social para que pueda
cumplir en forma eficiente la misin de la Institucin mediante una
readecuacin de su organizacin y estructura, para el desarrollo de
sistemas operativos y funcionales adecuados a las principales
funciones institucionales y mediante el desarrollo de una estrategia de
cambio y modernizacin que garantice servicios de calidad y eficientes
para la poblacin.

Financiamiento:
Contempla la participacin del Estado como patrono y como tal de
las personas y los empleadores. El Sector Salud de Costa Rica est
formado principalmente por el Ministerio de Salud y la Caja
Costarricense de Seguro Social y se pretende fortalecer y mejorar el
modelo de financiamiento con la ejecucin de mecanismos que
estimulen la afiliacin universal, la reduccin de la evasin con el
propsito de mejorar las recaudaciones y lograr un equilibrio del
sistema de salud.

Capacitacin y desarrollo de los recursos humanos.

Comprende la creacin de un fondo nacional de formacin y
capacitacin encargado de financiar actividades de capacitacin de
recurso humano en todos los niveles del sector pblico de la salud.

Fortalecimiento

del

Instituto

Costarricense

de

Investigacin

Enseanza en Nutricin y salud (Inciensa).

Para ello se propuso la creacin de un Laboratorio Nacional de
referencia para la vigilancia de la salud y una nueva organizacin de la
Institucin para que se desarrolle en reas de control de calidad
biolgica, laboratorios, exportaciones e importaciones y vigilancia de la
salud.

26

Automatizacin.
Para ser efectivos los principios de la seguridad social que
fundamentaron la creacin de la Caja Costarricense de Seguro Social
como

son:

Solidaridad,

Unidad,

Universalidad,

Igualdad

Obligatoriedad, la Institucin tena que modernizarse y esto slo poda

lograrse por medio de la automatizacin de la informacin y por ello se
cre la seccin de informtica encargada de este proceso, pero con el
pasar del tiempo han demostrado que no han sido capaces de llevar
adelante un programa de automatizacin de la informacin biomdica o
un sistema nico de registro clnico, como s lo han logrado otras
instituciones del Estado.

No es sino hasta los ltimos aos que la CCSS se ha abocado de

lleno a ejecutar proyectos de modernizacin en los diferentes centros
hospitalarios del pas. As en el proyecto de la red nacional de
comunicaciones de la Institucin, desarrollado por la direccin de
informtica que es rector y conductor institucional de todo lo relacionado
con el quehacer informtico, se defini como prioridad institucional el
expediente nico y el desarrollo de un sistema automatizado de centros
hospitalarios que tendr entre sus procesos la implementacin del
expediente electrnico.

2.3

Registros Mdicos
Corresponde a todas las actividades y procesos que tienden a

registrar la relacin existente en un momento dado entre la poblacin de

una comunidad, sus problemas, necesidades y la respuesta de los
servicios de salud creados para su atencin.

27

El propsito de los registros de salud es brindar informacin para el

sistema y subsistema de atencin de salud a las personas, siendo sus
usos principales los siguientes:

Servir como instrumento para planificar la atencin de las

personas y contribuir para que este sea continua.

Servir como medio de comunicacin en el personal de salud

que contribuye a la atencin del paciente.

Proporcionar evidencia documentada sobre el curso de la

salud, enfermedad y tratamiento del paciente.

Servir como base para la revisin, estudio y evaluacin de la

calidad de la atencin prestada.

Brindar informacin para la investigacin de la docencia.

Proteger los intereses legales del paciente, de la institucin, del

cuerpo mdico y otro personal de la salud.

La actividad de administrar los registros de salud, ya sea para

la atencin de las personas, o para propsitos del sistema de
informacin, vara segn sea el nivel de complejidad en el cual
se ubique el establecimiento de salud

2.3.1 Antecedentes
El reglamento general de Hospitales indica la existencia de un
departamento de estadstica y documentos mdicos, en las unidades de
atencin a la salud de todo el pas, convirtindole en uno de los servicios
de apoyo que forma parte de la estructura organizacional de los mismos.
A travs de este proceso los servicios de Registros Mdicos han
tenido que irse desarrollando conforme las necesidades de salud de la
poblacin, y en los tiempos modernos las exigencias se convierten en un
gran reto para estas disciplinas, los cuales se asumen para contribuir a la

Segarra, Mara Mercedes, Castillo De Solano, Alcira. Mdulos de Aprendizaje No. 1. Registro de
Salud e Historia Clnica. Costa Rica. Editorial Panamericana de la Salud, 1991, p.5.

28

toma de decisiones a nivel gerencial a travs de su sistema de

informacin, apoyados tambin en el avance de la tecnologa.

2.3.2 Resea Histrica

Desde edades primitivas los escritos mdicos a travs de muchos
aos han llegado hasta nosotros. Estos diferan mucho de los que
actualmente usamos, pero tenan los mismos objetivos de hoy en da,
como es el de registrar hallazgos mdicos de importancia de los clientes,
por el bien de generaciones futuras. Estos escritos mdicos han sido
comparados con los actuales y de alguna forma constituyen la historia
clnica.
Aunque los escritos mdicos primitivos (tallas en madera, platos
grabados, tiestos trazados en fuegos de planchas de arcilla de Ninive y
Babilonia, jeroglficos en papiros encontrados en tumbas y templos de
Egipto, o escritos en rollos de pergamino de Roma), no pueden ser
clasificados como historias clnicas verdaderas, constituyen una evidencia
muda de que los autores guardaban alguna forma de informe de los
clientes.

2.3.3 Importancia del Servicio de Registros Mdicos en los

Servicios de Salud.
El Departamento de Registros Mdicos se considera como un
servicio intermedio de rea tcnica profesional y componente importante
dentro del complejo sistema de prestacin de los servicios de salud, siendo
el encargado de la conservacin y mantenimiento de los expedientes
mdicos.
En l se desarrollan constantemente actividades de tal manera que
exista una verdadera interaccin con los diferentes usuarios del sistema.

29

Su campo de accin es muy amplio y conlleva funciones en

apariencia heterogneas; que en el fondo mantienen su carcter de
unidad; velando por la medicin del grado de veracidad, oportunidad,
confiabilidad, eficiencia y eficacia de la informacin estadstica, como
producto de las diferentes actividades que se realizan en los servicios de
salud.
Constituyen adems la fuente de informacin necesaria para la
planificacin, programacin, control y evaluacin, base fundamental para la
toma de decisiones.
La actividad de registrar datos para realizar las acciones debidas ha
dado como resultado la existencia de numerosos y variados registros. As
existen registros para vacunacin, Consulta Externa, pacientes ingresados
y/o egresados, vigilancia epidemiolgica, tumores, etc. Es importante
mencionar, entonces, que todos y cada uno de ellos se fundamentan del
expediente mdico, que es el principal registro y se confecciona en forma
individual para cada una de las personas que acude en cualquier momento
a un centro mdico.
Basndonos en los Artculos 186, 188, 189 y 190 pgina 42 de la
Ley General de Hospitales, ningn funcionario de Registros Mdicos que
labore en este Servicio podr suministrar informacin alguna a particulares
sin expresar autorizacin de sus superiores, sin perjuicio de las facultades
que corresponde a los funcionarios de la Direccin General de Asistencia.

2.3.4 Organizacin del Servicio de Registros Mdicos y

Estadsticas de Salud
En el organigrama estructural del Departamento de Registros y
Estadsticas de Salud (anexo 1), se puede apreciar su conformacin en
cinco secciones: Admisin, Archivo Clnico, Citas, Estadstica y Microfilm.
Las funciones inherentes a estas secciones, conjuntamente con sus

30

actividades, se desarrollan para ofrecer una atencin integral a las

personas que demandan la atencin en los servicios de salud de la
Institucin.
En cuanto al recurso humano, el Departamento cuenta con plazas
de profesionales, Tcnicos 1, 2 y 3, Asistentes Tcnicos y Asistentes en
Registros Mdicos, distribuidos en cada una de las secciones.

2.3.4.1

Admisin

Permite registrar a los pacientes que ingresan por Urgencias o

Consulta Externa al Hospital San Juan de Dios, estableciendo un enlace
en tiempo real con el resto de las secciones que lo conforman, pues
controla y supervisa las camas de hospitalizacin.
Es la seccin que interfiere en forma directa en el proceso de
atencin al paciente, informando a la ciudadana el cambio del estado de
salud, su ubicacin en el nosocomio y su egreso del servicio asignado,
guardando la fecha, hora, mdico y diagnstico tanto en el ingreso y
egreso como es requerido. Adems de mantener en custodia, los haberes
de los pacientes hospitalizados cuando estos as lo requieran. Los
funcionarios de Registros Mdicos que laboran en esta rea, tienen
distribuidas sus funciones de la siguiente forma:

Identificacin: entrega de tarjetas de citas y nmeros de expediente

para cualquier trmite del cul se requiera la identificacin del
paciente.
Admisin: ingreso tanto de pacientes que provienen de Consulta
Externa, como de Urgencias y el egreso de estos por hospitalizacin
llenando la documentacin reglamentada. Adems de hacer entrega

31

de certificados de defuncin de pacientes fallecidos en algn saln

del centro mdico.
Toma de Datos en Urgencias: confeccin de la hoja de puerta del
ingreso y/o egreso del paciente a ese servicio, teniendo como
objetivo principal recopilar la mayor informacin posible de cada
paciente para ambos casos y as lograr tener una buena
identificacin del mismo.
Censo Diario de Camas: control de los movimientos de pacientes
hospitalizados ya sea por ingreso o por egreso, traslado interno o
externo y fallecimiento.
Inscripcin de Recin Nacidos: durante los das sbados, domingos
y das feriados se debe inscribir a los nios (as) nacidos dentro del
centro mdico ante el Registro Civil.
Guardarropa: es el resguardo o custodia de la ropa de los pacientes
que por su condicin de ingreso no fue posible entregrsela a los
familiares y al mismo tiempo es el lugar donde se le entrega al
paciente la ropa hospitalaria a la hora de su ingreso por Consulta
Externa.
Arreglos: son trabajos especiales como bsqueda de expedientes
extraviados, control de cirugas ambulatorias, correccin de los
datos de pacientes mal identificados, y todo lo relacionado con los
egresos.
Informacin: los funcionarios asignados deben solicitar a los salones
la condicin de salud del paciente, su ubicacin y el egreso de estos
de las reas de hospitalizacin para poder brindar esta informacin
a los familiares, el Poder Judicial o cualquier persona debidamente
identificada que lo solicite. Esta informacin permite adems hacer
entrega de permisos especiales para que los familiares puedan
ingresar al hospital principalmente en caso de egreso del paciente o

32

despus de que la oficina de Validacin de Derechos ha cumplido

su jornada laboral.
Boletas de Ingreso: quin desempea esta funcin es responsable
de velar por la coordinacin adecuada y custodia de las boletas de
ingreso de la Consulta Externa, as como de los ingresos que
provienen de Urgencias y los traslados de pacientes tanto internos
como externos.

Adems en esta seccin se encuentra inmersos dos procesos

identificados como:
o Informacin de Pacientes donde los funcionarios brindan
informacin generalizada a los familiares de los pacientes
que se encuentran hospitalizados tal como: estado de salud,
ubicacin y se hace entrega de pases especiales para entrar
al hospital en casos como los de Gineco-Obstetricia.
o Entrega de tarjetas de visita

con la cul los familiares,

parientes o amigos del paciente pueden ingresar a visitarlos

dentro del hospital en el horario as dispuesto para ello.

2.3.4.2

Archivo Clnico

Su funcin principal radica en la custodia de los expedientes

mdicos no slo en el aspecto material, sino que debe impedir toda forma
de alteraciones a los mismos o su desaparicin por cualquier motivo.
Esta seccin es la encargada o responsable de mantener
eficientemente los sistemas de localizacin del Expediente Mdico: su
archivo y desarchivo pues su utilizacin se da en las diferentes reas o
secciones donde se brindan Servicios de Salud en el hospital y debe
drseles un mantenimiento adecuado, pronto y oportuno para que estn en

33

ptimas condiciones, completos y con numeracin nica correspondiente a

cada paciente, ya que incluso son utilizados para efectos de investigacin,
casos legales y otros.
El Expediente Clnico se define como: el conjunto de documentos
que bajo un mismo nmero y nombre, archiva y testimonia la atencin que
se ha brindado a un paciente en cualquier rea del Hospital San Juan de
Dios. Se consideran sinnimos del trmino Expediente de Salud:
Expediente Mdico, Expediente Clnico, Historia Clnica. 3
Para la utilizacin en el Hospital San Juan de Dios del Expediente
Mdico, existen normas que involucran procesos como: la solicitud, el
prstamo y el control de la devolucin.
Quienes tienen derecho a solicitarlo y a quienes se les puede
prestar, deben cumplir un perodo de tiempo estipulado y slo lo pueden
utilizar para docencia o investigacin no saliendo el mismo fsicamente del
Archivo Clnico, ya que se presta para su consulta en el rea identificada
como Sala de Lectura. Este trmite debe ser debidamente supervisado y
monitoreado por la Jefatura del Archivo Clnico y la Jefatura de Registros
Mdicos.
Para que el Expediente Mdico pueda salir fsicamente del Archivo
Clnico, debe estar debidamente registrado: con nmero, destino y fecha.

En el Archivo Clnico el funcionario de Registros Mdicos realiza

varias funciones entre ellas:
1.

Convertir expedientes clnicos con nmero del banco interno a

nmeros de banco externo: cdula de identidad y Padrn
Nacional de la Seguridad Social.

Reglamento del Expediente de Salud. C.C.S.S., 1999:1

34

2.

Cambiar carpetas deterioradas con el fin de mantener la

integridad fsica del expediente de salud.

3.

Anexar los documentos que ingresen al Archivo Clnico en forma

gil y oportuna al expediente mdico como lo son: exmenes de
diferentes especialidades mdicas, certificaciones mdicas,
epicrisis, trabajos sociales y documentacin del Ministerio
Pblico legal, entre otros.

4.

Depuracin de expedientes mdicos activos y pasivos.

5.

Confeccin de Expedientes Mdicos.

Estas y otras funciones estn distribuidas en la seccin en 3 grandes

reas:
1. Recepcin (atencin de pacientes), Localizacin de Expedientes
Mdicos, Anexado de Documentos y Archivado de Expedientes
Mdicos.
2. Trabajos Especiales, Mensajera y Emergencias e Ingresos.
3. Desarchivado de Expedientes Clnicos, Depuracin y Bsqueda de
expedientes extraviados.

2.3.4.3

Expediente Mdico

Conjunto de formularios narrativos, grficos y de ambos estilos en

los cules se registran en forma detallada y ordenada las observaciones y
hallazgos en la salud de una persona, es decir, es el registro de salud
donde se rene en un solo documento, debidamente identificado,
toda la informacin relacionada con la salud de una persona sus

35

alteraciones y evolucin en los tratamientos recibidos dentro de una

misma institucin de salud, a travs de toda la vida. 4
Por otra parte, el artculo 1 del Reglamento del Expediente de Salud
de la CCSS lo define como el conjunto de documentos derivados de la
atencin de una misma persona, y eventualmente del producto de la
concepcin, que un establecimiento, permanecen archivados bajo una
misma identificacin y con un carcter de nico.El Expediente Mdico
est conformado por los formularios oficiales aprobados por la Gerencia de
Divisin Mdica de la CCSS de Costa Rica, y en su caso, por los
documentos que se originaren en los procesos de atencin en salud que el
paciente pudiere recibir externamente a esta institucin. Estos registros
constituyen la base para la toma de decisiones mdicas en el tratamiento
de los problemas de salud y justifican la evaluacin y resultados del
tratamiento aplicado.

2.3.4.3.1 Utilidades
Los Expedientes Mdicos tienen evidencia documental integrada
sobre la atencin que se les presta a los pacientes, lo que le da un valor
trascendental como instrumento de apoyo directo en los procesos
asistenciales.
Dentro de las utilidades que tienen estos expedientes se pueden citar.

Es el instrumento bsico para planear la atencin mdica del

paciente.

Constituye el medio de comunicacin ms frecuente entre el mdico

tratante y otros profesionales que atienden al paciente.

Brinda evidencia documentada sobre el giro de las enfermedades y

su tratamiento.

Ibid. P. 14

36

Constituye la mejor fuente para el anlisis del estado de salud del

individuo y la comunidad.

Es una fuente primaria de informacin para evaluar la calidad de la

atencin prestada al paciente.

Sirve para proteger los intereses del paciente, del mdico y de otro
personal de salud.

Es un excelente medio para la capacitacin del personal y la

investigacin cientfica.

Por ser fuente principal de informacin para la certificacin de

procedimientos e intervenciones y para la aclaracin de conflictos
de carcter jurdico, se le confiere un insustituible valor
probatorio tanto en sede administrativa como jurisdiccional. 5

2.3.4.3.2 Confidencialidad
La informacin registrada en el Expediente Mdico debe estar
protegida contra accesos no autorizados, destruccin o alteraciones con
fines

indebidos

accidentales.

Es

un

documento

estrictamente

confidencial al que tiene acceso slo el personal de salud de la institucin,

el que debe consultarlo siempre previa solicitud formal al Archivo Clnico y
dentro del establecimiento de salud.
As el artculo 19 del reglamento del expediente de salud de la
CCSS, seala que:
El contenido del expediente es confidencial y queda obligado a
respetar esa condicin todo aquel que por cualquier circunstancia
tenga acceso a ste. La violacin a esta disposicin se considerar
falta grave para todos los afectos legales, disciplinarios y

Caja Costarricense de Seguro Social. Reglamento del Expediente de Salud (Expediente Mdico)
Agosto 1999. p.1

37

administrativos, sin perjuicio de las dems responsabilidades que de

ello se deriven. 6

Por otra parte el artculo 25 se refiere a que el profesional en salud

responsable de la atencin directa del paciente en cualquiera de las reas
del establecimiento:
est autorizado para solicitar los expedientes con dicho fin, los
restantes miembros del equipo de salud necesitan de la autorizacin
de la respectiva Direccin Mdica. 7

El mismo reglamento en su artculo 26 indica que:

toda solicitud de prstamo del expediente para efectos distintos en
la atencin directa del paciente como investigacin, estudios
especiales, sesiones clnicas, estudios administrativos, etc.,
requerirn de la autorizacin de la Direccin Mdica. Por razones
vinculadas a la atencin del paciente, slo en casos calificados se
autorizar la salida del expediente del Archivo.

2.3.4.3.3 Disposiciones Legales

La base legal del Expediente Mdico, se encuentra en una serie de
documentos tales como:
-

El Reglamento General de Hospitales Nacionales, donde se

menciona que:
debe abrirse una historia clnica que tendr formato
estndar y nica, para cada enfermo, y en que se
registrar todas las atenciones de consulta externa y
hospitalizaciones

de

cualquier

servicio

del

establecimiento. 8
6

Ibid. P. 21
Ibid. P. 21
8
Ministerio de Salubridad Pblica. Reglamento General de Hospitales Nacionales. Decreto No.
1743 de junio de 1971, publicado en la Gaceta No. 143 del 14 de julio de 1971.
7

38

El Manual para el Uso y Manejo de los Formularios del

Expediente Mdico de Hospitalizacin, que brinda una
serie de lineamientos y normas generales sobre el
expediente. 9

Y la aprobacin del Expediente Mdico de la CCSS por parte de la

Junta Directiva de esta Institucin, en su artculo 12 de la sesin No. 7364
celebrada el 31 de agosto de 1999, que viene a llenar el vaco normativo
existente porque contiene las regulaciones mnimas que debern aplicarse
entorno a los establecimientos de la institucin.

2.3.4.4

Citas

Esta seccin de Consulta Externa formaba parte de la Seccin de

Atencin Ambulatoria del Hospital San Juan de Dios, cuya misin es
ofrecer y brindar servicios que contribuyan a la atencin integral de la
salud en su rea; que aseguren la calidad y satisfaccin de las
necesidades del usuario interno y externo mediante una gil y eficiente
utilizacin de los recursos en interrelacin con Hospitales, Clnicas y
entidades pblicas.
Dicho Servicio tiene como objetivos:

satisfacer la demanda de citas de la poblacin adscrita a nuestro

nosocomio.

la ejecucin, en forma ordenada, del llenado de todo registro,

control y documento resultante de la atencin de los clientes en el
rea de atencin ambulatoria de consulta externa en contraste con

Caja Costarricense de Seguro Social. Manual para el uso y Manejo de los formularios del
Expediente Mdico de Hospitalizacin. Comit Nacional de Expedientes Mdicos, 1978.

39

el establecimiento de controles internos para el adecuado

funcionamiento del servicio mediante la aplicacin de la normativa
de la Institucin, lo cual conlleva a contribuir con la informacin
estadstica para la formulacin de acciones y proyecciones en el
rea de atencin de la Consulta Externa.
Dentro de sus responsabilidades se pueden citar:
1. El realizar los trmites necesarios para la admisin de pacientes a la
consulta, mediante la recoleccin de datos y control de los informes
estadsticos

diarios,

los

cuales

deben

ser

confeccionados

cuidadosamente, para evitar posibles errores en la informacin.

2. Mantener una relacin constante con el personal de la unidad de
trabajo y con los usuarios del hospital, a quienes atiende para
efectos de trmites de admisin y registros estadsticos. Todas
estas personas deben ser tratadas con cortesa y amabilidad.
3. Es responsable del adecuado manejo del equipo y material de
oficina utilizado para efectuar sus labores.
4. Se encarga de otorgar las citas programadas a los pacientes que
acuden a los servicios de salud del Hospital San Juan de Dios y de
atender y orientar a todo paciente que tenga una cita en el Servicio
se Consulta Externa.

2.3.4.5

Estadstica

Dentro de la estructura funcional que posee Registros Mdicos, en

esta seccin se realiza la evaluacin tcnica de los Expedientes Mdicos
recolectando los datos relativos al movimiento del paciente, de las tres
grandes reas que posee el Hospital San Juan de Dios con respecto al
paciente: Consulta Externa, Urgencias y Hospitalizacin.

40

Todos estos datos e informacin recolectada, son objeto de

codificacin

de

acuerdo con

la

Clasificacin Internacional de

Enfermedades y las causas de Defuncin, para su adecuada tabulacin y

confeccin de los informes requeridos por las autoridades del Hospital y
niveles superiores de la CCSS.
Otra funcin que posee esta seccin, es el de colaborar con trabajos
de docencia e investigacin mdica, legal o administrativa, que le permita
a los interesados debidamente autorizados por la Jefatura de esta Seccin
y la de Registros Mdicos contar con la informacin de los pacientes que
les permita tomar decisiones ms oportunas.
Para su funcin y desempeo los funcionarios de Estadstica estn
distribuidos en tres reas de trabajo; cada una tiene nombrado un
coordinador quin es el responsable de que se cumplan las metas
establecidas tanto en cantidad y calidad como en oportunidad.
Ests reas son las siguientes:
1. rea de Hospitalizacin: realiza labores de codificacin y digitacin
de los datos de pacientes egresados fallecidos, elabora los record
quirrgicos, ndices, Vigilancia Epidemiolgica y compaginacin.
2. rea de Consulta Externa: realiza labores de codificacin y
digitacin de los datos obtenidos en la Consulta Externa y
Urgencias.
3. rea de Procesamiento: realiza labores de control, evaluacin y
digitacin del Censo Diario de los pacientes hospitalizados, la
revisin y procesamiento de los Informes Estadsticos, costos
hospitalarios y trabajos e informes especiales.

41

2.3.4.6

Microfilm

La Seccin de Microfilm, es un soporte de gran fiabilidad legal y

administrativa, de permanencia constante pronta y oportuna para
documentos e informacin cuando ha pasado un perodo debidamente
preestablecido sin generar movimiento alguno.
Es el encargado de microfilmar los Expedientes Mdicos y otra
documentacin como un medio seguro de preservar la documentacin
histrica o no que la Gerencia del Hospital San Juan de Dios designe,
siendo al mismo tiempo una herramienta que ayuda a la gestin.
En el proceso de microfilmacin de los documentos, los funcionarios
de Microfilm basan la conservacin en 2 tipos de micro formatos: los rollos
de pelcula y las microjackets, ambos debidamente rotulados (fundas
plsticas).
Toda la documentacin perteneciente a los Expedientes Mdicos de
los pacientes que son atendidos en nuestro hospital despus de 5 aos de
estar inactivos en el Archivo Clnico se microfilman, para de esta forma,
preservarla de la manipulacin y el posterior deterioro de tan valiosa
informacin, depurndola y ordenndola adecuadamente.
Tambin en esta seccin se digita en el Sistema de Informacin
Automatizado Hospitalario (S.I.H.) del hospital la informacin microfilmada,
y se efecta el revelado de las pelculas, su corte e insercin en las
microjackets, la reactivacin de los expedientes mdicos microfilmados a
manera de epicrisis y fotocopias y el archivado de toda la informacin
microfilmada.

42

2.4

Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento

Conjunto de recursos y servicios indispensables para brindar apoyo

al diagnstico inicial de la patologa del usuario o al control de la misma de

acuerdo al plan teraputico.

2.4.1 Laboratorio Clnico

Este servicio realiza exmenes clnicos de carcter preventivo y
diagnstico en las siguientes reas: qumica clnica, hematologa,
inmunologa, bacteriologa, parasitologa, entre otros.
Brinda apoyo a la docencia con estudiantes que rotan por las
instalaciones del hospital, participa en diferentes trabajos de investigacin,
colabora en programas de salud ocupacional.
Desarrolla

el

conjunto

de

procedimientos

actividades

encaminados a brindar el soporte cientfico, sobre el cual se confirma el

diagnstico y se realiza el seguimiento adecuado para garantizar una
optima evolucin del usuario.

2.4.2 Radiologa
La radiologa general, segn manifiestan diferentes escritos
relacionados con el tema, presenta cuatro divisiones: las radiografas
simples,

las

contrastadas,

las

de

procedimientos

armados

la

intervencionista. Pero en cambio, la imagenologa constituye una

tecnologa de punta auxiliar en diagnsticos y tratamientos de alta
precisin a travs de diversas modalidades, como la tomografa
computarizada, la ultrasonografa y la resonancia magntica.

43

La radiologa convencional corresponde a la modalidad de

diagnstico ms difundida y antigua dentro de la Imagenologa,
permitiendo apoyar al diagnstico de las diversas patologas que afectan al
organismo, siendo aplicable tanto a adultos como a nios.
En el rea de radiologa intervencionista, con una elevada
capacidad de resolucin, se efectan tareas que en ocasiones permiten
sustituir cirugas mayores -como controlar hemorragias en arterias y tubo
digestivo, lcera duodenal, control de tumores cerebrales e hipertensin
renal- por procedimientos de cateterismo (mediante catteres) llevados a
cabo en poco tiempo ( una hora) y con la rehabilitacin del paciente de
inmediato.
En el rea de tomografa computarizada existe una tcnica para
tomar exposiciones de cualquier regin del cuerpo en un tiempo muy corto.
El rea de resonancia magntica, con un equipo ms sofisticado,
resulta de gran precisin para tratar pacientes graves, hoy en da es de
gran ayuda para los diagnsticos de alta resolucin en crneo y columna
vertebral.

2.4.3 Farmacia
El Servicio de Farmacia por lo general est integrado funcional y
jerrquicamente en el Hospital, y tiene como objetivos:

El uso adecuado de los medicamentos dentro del Hospital, dando

soporte a todas las tareas asistenciales del mismo.

Adquisicin, preparacin, control analtico y conservacin de

medicamentos.

Puesta en marcha de la Comisin de Farmacia y Teraputica.

44

Seleccin de medicamentos.

Implementacin de un sistema racional y seguro de distribucin de

medicamentos.

Creacin de una unidad de mezclas intravenosas y preparacin de

la nutricin artificial.

Creacin del Centro de Informacin de Medicamentos y Educacin

Sanitaria.

Realizacin de programas de frmaco vigilancia.

Creacin de equipos de investigacin en Farmacia Hospitalaria.

Impartir docencia, tanto intra como extrahospitalaria.

Establecer mecanismos de comunicacin a todos los niveles.

2.4.4 Medicina Nuclear

La Medicina Nuclear se define 10 como la rama de la medicina que
emplea los istopos radioactivos, las radiaciones nucleares, las
variaciones electromagnticas de los componentes del ncleo y
tcnicas biofsicas afines para la prevencin, diagnstico, teraputica
e investigacin mdica. Desde el punto de vista de su mbito, debe
indicarse que la medicina nuclear abarca todas las estructuras y
rganos del cuerpo humano.

En Costa Rica esta rama de la medicina, ha venido en progreso

permanente desde la dcada de 1960 cuando se desarrollaron las
primeras aplicaciones y procedimientos, acorde con los procesos de

10

www.cendeisss.sa.cr/investigacion/nuclearresumen.pdf

45

investigacin y aplicacin mundial. Actualmente la CCSS ha desarrollado

y tiene en operacin y crecimiento los servicios de medicina nuclear en los
Hospitales Mxico, San Juan de Dios y Caldern Guardia.
Se trata de un rea especializada, que se acompaa de otras
especialidades como la radiologa, neurologa, oncologa, entre otras; que
utiliza cantidades muy pequeas de sustancias radiactivas, o radio
frmacos, para examinar la funcin y estructura de un rgano.
La generacin de imgenes en la medicina nuclear es una
combinacin de muchas disciplinas diferentes, entre ellas la qumica, la
fsica, la matemtica, la tecnologa informtica y la medicina. Esta rama de
la medicina se utiliza a menudo para ayudar a diagnosticar y tratar
anomalas muy temprano en la progresin de una enfermedad, como un
cncer de tiroides. Las imgenes pueden ayudar al mdico a diagnosticar
enfermedades

como:

tumores,

infecciones

otras

enfermedades

cardiovasculares, al estudiar la funcin de los rganos.

2.4.5 Patologa
La traduccin literal de patologa en griego es el estudio del
sufrimiento. Los patlogos estudian las causas etiolgicas de la
enfermedad, tanto los trastornos internos como externos los daos que
afectan ciertas clulas y tejidos, la progresin de la enfermedad en el
cuerpo humano, su patognesis, como la enfermedad se manifiesta, su
expresin clnica y los mtodos para monitorear la progresin de la
enfermedad.
La patologa provee un fundamento cientfico a la medicina clnica y
sirve de puente entre las ciencias bsicas y el cuidado del paciente.
En el Laboratorio de Anatoma Patolgica, los mdicos especialistas
analizan tejidos y rganos enfermos para estudiar la etiologa, patogenia,

46

cambios morfolgicos y consecuencias funcionales de las enfermedades

que aquejan a los pacientes, con equipos tcnicos para el proceso y
anlisis de las muestras.

2.5

Cdigo de barras
El Cdigo de barras es conocido como la tecnologa de captura

automtica de informacin que permite identificar productos y servicios

mediante un cdigo numrico que por lo general se combina con uno
alfabtico, es un sistema sencillo para ser implementado en cualquier tipo
de organizacin, independientemente de su tamao o funcin.
La informacin 11 a procesar y almacenar con base en un sistema
digital binario donde todo se resume a sucesiones de unos y ceros, se
encuentra en la memoria y central de decisiones lgicas de una
computadora de tipo estndar, disponible ya en muchas empresas
comerciales y generalmente compatible con las distintas marcas y modelos
de preferencia en cada pas.
Los cdigos numricos y alfabticos se representan grficamente
por un smbolo rectangular, un conjunto de barras y espacios que permiten
la lectura automtica de la informacin con un lser.
El cdigo de barras presenta dos caractersticas bsicas en su
utilizacin: la rapidez y la seguridad en la transmisin de la informacin. Un
cdigo conteniendo informacin de 20 caracteres, puede ser ledo,
decodificado e ingresado a una computadora en menos de un segundo,
constituyendo un ahorro en tiempo de ms de siete veces que si se hiciera
en forma manual. Adems, la transmisin fiel garantiza una seguridad del
100% de los datos.

11

Cdigo de barras Edei Guillermo, Ed McGraw Hill 3era Edicin Pg. 27

47

El primer sistema de cdigo de barras fue patentado en Octubre 20,

1949 por Norman Woodland y Bernard Silver. Se trataba de un "blanco"
(bull's eye code) hecho mediante una serie de crculos concntricos. Una
faja transportaba los productos a ser ledos por un foto detector.
En 1961 aparece el primer escner fijo de cdigos de barras
instalado por Sylvania General Telephone, aparato que lea barras de
colores rojo, azul, blanco y negro identificando vagones de ferrocarriles.
Para 1967 la Asociacin de Ferrocarriles de Norteamrica aplica
cdigos de barras para el control de trnsito de embarques. El proyecto no
dur mucho por falta del adecuado mantenimiento de las etiquetas
conteniendo los cdigos.
A fines de los aos 60 y comienzos de los 70 aparecieron las
primeras aplicaciones industriales pero slo para el manejo de informacin.
En 1969, Rust-Oleum fue el primero en interactuar un lector de cdigos
con una computadora. El programa ejecutaba funciones de mantenimiento
de inventarios e impresin de reportes de embarque.
Antes de 1980 el cdigo de barras no exista en el mbito del sector
salud. Sin embargo, ya comenzaba a aparecer en otras esferas de la vida
cotidiana, especialmente en establecimientos comerciales. Rpidamente la
sociedad se familiariz con esta tecnologa y reconoci su exactitud y
eficiencia, por lo que comenz a extenderse hacia nuevos horizontes.
Ya en la dcada de los 80 comenz a introducirse en el sector
salud a nivel mundial, primeramente en labores de control administrativo
de suministros mdicos, y ms adelante, con el perfeccionamiento de la
gestin clnica, se comenz a utilizar para administrar informacin de los
pacientes.

48

En la actualidad, los buenos resultados de su implementacin han

logrado que rpidamente se vaya convirtiendo en una norma dentro de la
asistencia mdica mundial.
Existen numerosos beneficios al implementar la tecnologa del
cdigo de barras, como son:
1. Posibilidad de enlazar el equipamiento diagnstico con sistemas de
informacin hospitalaria.
2. Reduccin del tiempo de identificacin de los pacientes en pruebas
diagnsticas e intervenciones teraputicas.
3. Evita errores de asignacin de los pacientes.
Numerosos estudios han demostrado que el uso del cdigo de
barras puede ahorrar hasta un 50% del tiempo de trabajo en los servicios
de apoyo al diagnstico. Esto ha permitido que se hayan desarrollado
nuevas tecnologas para hacer an ms eficiente este sistema. Entre ellas
encontramos la incorporacin de la robtica y hasta de sistemas de rastreo
para pacientes o sus muestras.
La combinacin del cdigo de barras con equipamiento mdico
compatible con l, permite lograr una gran eficiencia en el proceso de la
asistencia mdica, pues la solicitud de una prueba diagnstica slo
necesita llevar el cdigo de barras del paciente, el cual, al ser ledo por el
escner del equipo, automticamente llena toda la informacin
correspondiente al mismo, y permite asociar los resultados con otra
informacin suya, anteriormente registrada.
Esta modalidad de control informtico reduce drsticamente el
tiempo de trabajo, elimina la necesidad de entrada manual de datos, y por
tanto reduce la posibilidad de errores que derivan de esta actividad. El
cdigo de barras tambin ha sido utilizado para controlar tratamientos
mdicos que sean propensos al error humano por mala identificacin del

49

paciente, adems de su clsica utilizacin en almacenes hospitalarios para

controlar productos, frmacos y material mdico.

2.5.1 El cdigo de barras en la prctica diaria

El uso del cdigo de barras es ya una normativa en la mayora de

los hospitales de los Estados Unidos, la Unin Europea y otros pases
desarrollados, aunque tambin ha sido acogido por muchas instituciones
hospitalarias en pases del llamado Tercer Mundo por sus evidentes
beneficios.
En ellos se recoge la informacin demogrfica del paciente, que
incluye: Nombre completo, nmero de expediente mdico, fecha y lugar de
nacimiento, lugar de residencia y telfonos de contacto u otros (Figura 1).

Figura 1. Aspecto de la etiqueta de cdigo de barra de un paciente.

(Tomado del Hospital Universitario Juan Canalejo, A Corua, Espaa. Con
autorizacin).

50

Figura 2. Uso del sistema de cdigo de barras durante la administracin

de plasma humano. (Tomado del Hospital Universitario Juan Canalejo, A
Corua, Espaa. Con autorizacin).

El cdigo de barras tambin ha encontrado una importante acogida

en los servicios de laboratorios hospitalarios, como lo muestra la figura 2,
donde se ha combinado el uso de esta tecnologa con sistemas de entrada
estructurada de datos, para aumentar la eficiencia del proceso y disminuir
la posibilidad de errores.
La figura 3 muestra un formulario utilizado en un hospital para la
solicitud de exmenes de laboratorio clnico, donde se ha diseado una
plantilla que contempla una etiqueta con el cdigo de barras del paciente y
celdas para la peticin de las diferentes modalidades de anlisis clnico,
que luego sern capturadas digitalmente en el laboratorio.

51

Figura 3. Formulario de anlisis de laboratorio clnico, con aplicacin del

cdigo de barras y sistema de entrada estructurada de datos. (Tomado del
Hospital

Universitario

Juan

Canalejo,

Corua,

Espaa.

Con

autorizacin).

2.5.2 Aplicaciones del Cdigo de Barras

Diferentes estudios han determinado que los mecangrafos

experimentados cometen como promedio un error por cada 300 caracteres
mecanografiados. Los enfermeros ocupados que trabajan de pie tienen un
promedio de errores an ms alto. La tasa de errores para la introduccin

52

de datos en cdigos de barras es menos de uno por cada tres millones de

lecturas. Los cdigos de barras mejoran la seguridad del paciente al
mejorar la calidad de la informacin en los expedientes mdicos. Adems,
la introduccin de datos de codificacin de barras es un proceso mucho
ms rpido que la introduccin manual de datos. Un estudio realizado por
la empresa Carilion Clinic en Estados Unidos inform ahorros de tiempo de
2.75 horas por turno de enfermero de 12 horas despus de cambiar a un
sistema basado en codificacin de barras para anotar la administracin de
medicamentos.
Otro estudio global esta vez realizado por la empresa 12 IBM
Institute for Business Value titulado Asistencia Mdica 2015: Gana-gana
o Pierde-pierde? divulgado en noviembre de 2006, identifica como
muchos sistemas de asistencia mdica en todo el mundo se volvern
insostenibles hacia el ao 2015, destaca la necesidad de que los
sistemas de asistencia mdica pblicos y privados de todo el mundo
reformulen el modo cmo la asistencia mdica es financiada, prestada y
evaluada para reducir costos, mejorar la calidad y ayudar a las naciones a
permanecer competitivas en una economa global; describe problemas
actuales como los costos crecientes, la baja calidad y los estndares
inconsistentes de asistencia mdica.
Segn explic Jeffrey Schou, director senior de Soluciones Globales
para la Salud de la empresa Motorola, las tecnologas como el cdigo de
barras permiten realizar las siguientes acciones en forma inalmbrica:

12

Identificacin del paciente.

Administracin de medicacin.

Monitoreo del paciente.

Recoleccin de muestras de laboratorio.

Guardias mdicas.

http://www.conocimientosweb.net/art1332

53

Resultados y rdenes de rayos y de laboratorio.

Programacin de infusiones/inyecciones.

Revisin de perfiles farmacuticos.

Evaluacin del paciente y control de los signos vitales.

Control de leche materna.

Ordenes de enfermera.

Llamados a enfermera.

Almacenamiento de cargos por mdicos y enfermeras.

Verificacin de transfusiones.

Alimentacin y nutricin.

Administracin de suministros/ inventarios.

Seguimiento de registros mdicos, radiografas y pacientes.

Seguimiento y administracin de bienes.

Ingeniera biomdica.

Ventas farmacuticas.

Retencin de tarjetas de seguros y administracin del paciente.

Identificacin del personal del hospital o laboratorio.

Toda esta informacin se genera y transmite a computadoras

porttiles, lectores de cdigos de barras e infraestructura inalmbrica

diseada para satisfacer las necesidades de las reas dedicadas al
cuidado de la salud.
En Argentina especficamente del Hospital Sirio Libans el Dr. Csar
Dergarabedian, publica la siguiente nota 13: la movilidad permite brindar
una mayor atencin a los pacientes y alcanzar altos niveles de
productividad. Asistidos por comunicaciones inalmbricas de datos y voz,
los profesionales de la salud pueden desarrollar una gran variedad de
tareas en el lugar donde se brinda el cuidado. Sergio se recupera en un
hospital luego de una operacin cardaca, tiene una pulsera en su mano
derecha con un cdigo de barras; a la ronda habitual de las 9.00, la
13

Publicada Infobaeprofesional.com

54

enfermera de turno se acerca a la cama del paciente, luego de tomarle la

temperatura con un termmetro tradicional, enfoca una capturadora de
datos inalmbrica de cdigo de barras hacia la pulsera de Juan, y en su
asistente digital (una computadora de mano) anota otros parmetros de la
salud de Juan y la medicacin suministrada, estos datos se cargan
automticamente por va inalmbrica en el expediente clnico del paciente,
en un servidor del hospital. Estas aplicaciones de la convergencia de
comunicaciones y datos con tecnologas de comunicacin mvil en la
administracin de la salud se podrn ver en el mediano plazo en clnicas y
hospitales argentinos, de acuerdo a los pronsticos de proveedores de
equipos que soportan estos sistemas y Registros Mdicos. Se trata de una
tendencia que cada vez asoma con ms fuerza en el mundo desarrollado.
Segn indica Dergarabedian, la salud es un campo donde gigantes
tecnolgicos como Microsoft, Intel, Motorola, Philips e IBM han puesto sus
ojos como un mercado con grandes posibilidades de expansin, debido a
los problemas que generar la atencin de millones de personas con una
prolongada expectativa de vida pero afectada por enfermedades como el
SIDA y los males de Alzheimer y Parkinson. Una poblacin que envejece y
las enfermedades crnicas suponen un gasto insostenible para la salud
pblica, que se ver obligada a adoptar estas soluciones tecnolgicas para
que no colapse del todo.

55

CAPITULO III
ASPECTOS METODOLGICOS

56

CAPITULO III
3.

Aspectos Metodolgicos

3.1

Tipo de Estudio
Es un estudio descriptivo de tipo exploratorio.

3.2

Poblacin

Para la realizacin de este trabajo, se analizaron tres tipos de poblacin:

1. Se aplic una encuesta estructurada a los 28 funcionarios del

Archivo Clnico del Hospital San Juan de Dios, constituidos por
tcnicos, asistentes de Registros Mdicos y mensajeros
2. A los cinco coordinadores de las Secciones de Admisin, Archivo,
Citas, Estadstica y Microfilm, as como a los cinco Jefes de Servicio
de la Farmacia, Laboratorio Clnico, Medicina Nuclear, Radiologa y
Patologa se les aplic una entrevista no estructurada para evaluar
su opinin con respecto a la implementacin de un sistema de
cdigo de barras en sus respectivas secciones y servicios..
3. Se analizaron todos los exmenes que se realizaron en el primer
cuatrimestre del ao 2008 en los Servicios de Laboratorio Clnico,
Radiologa, Medicina Nuclear y Patologa y que no fue posible
archivarlos
identificacin

en

el
(en

expediente
adelante

mdico

respectivo

mencionados

como

por

mala

exmenes

devueltos).

57

3.3

Variables

Para el estudio se han definido las siguientes variables:

3.3.1 Sociodemogrficas y Laborales
3.3.2 Opinin del Conocimiento
3.3.3 Costo de los exmenes devueltos
3.3.1. Variables Sociodemogrficas y Laborales
Variable
Definicin
Definicin
Conceptual

Operacionalizacin

operacional

Sociodemogrficas Define las

Son las diferentes

y Laborales

diferentes

categoras

caractersticas

correspondientes

sociodemogrficas

a la poblacin en

de los funcionarios

estudio.

del Archivo Clnico

Edad

Gnero

18 a 25

26 a 33

34 a 42

43 a 50

51 a 59

60 en adelante

Masculino

Femenino

Tcnico en

Perfil

Registros Mdicos

Asistente en
Registros Mdicos

Mensajero

58

3.3.2 Variables sobre Opinin del Conocimiento

Variable

Definicin

Definicin

Operacionalizaci

Conceptual

Operacional

Opinin del

Conocer la

Son las diferentes

Conocimiento

opinin de los

categoras

funcionarios del

correspondientes al

Archivo Clnico

conocimiento de la

sobre el Cdigo

utilizacin del cdigo

de Barras

de barras.

A escuchado

Si

No

hablar sobre el
cdigo de barras.

Sabe para que es

y para que sirve el

Si

cdigo de barras.

No

Si

No

Cree conveniente
implementar el
cdigo de barras
en Registros
Mdicos.

59

Variable

Definicin

Definicin

Conceptual

Operacional

Cree conveniente

Operacionalizacin

Si

implementar el
cdigo de barras en

No

los Servicios de
Apoyo

Actualmente en

Identificacin

cul(es) procesos

Control y

/reas/tareas

localizacin del

considera es

Expediente

necesario utilizar el

Mdico

cdigo de barras

Archivado del
Expediente
Mdico

Archivado de
exmenes

Estudios
especiales

Otro

exmenes que se

70 - 100

archivan

101 - 131

diariamente en los

132 -162

163 y ms

Promedio de

Expedientes
Mdicos.

60

Variable

Definicin

Definicin

Conceptual

Operacional

Operacionalizacin

de

Promedio

10 -15

exmenes que se

16 21

dejan de archivar

22 27

diariamente

27 y ms

por

identificacin
inadecuada.

3.3.3. Variable sobre el Costo de los Exmenes Devueltos

Variable

Definicin

Definicin

Conceptual

Operacional

Exmenes

Permite medir el

Descripcin de los

devueltos

costo de los

exmenes

exmenes

devueltos

devueltos

mala
identificacin

Operacionalizacin

por
en

Laboratorio

Medicina Nuclear

Radiologa

Patologa

los servicios de
apoyo:
Laboratorio,
Medicina Nuclear,
Radiologa,
Patologa.

61

3.4

Tcnicas o Instrumentos de Recoleccin

Las tcnicas o instrumentos empleados para la recoleccin de los datos

son las siguientes:

La Observacin

Entrevista no estructurada

Entrevista estructurada

Recoleccin de exmenes devueltos

3.4.1. La Observacin

Durante el mes de abril del ao 2008, se trabaj con esta tcnica

observando los procedimientos que se realizan en las diferentes secciones
de Registros Mdicos:
o Citas (confeccin de expedientes): procedimiento para realizar la
identificacin del paciente en la confeccin del expediente mdico
nuevo, as como en los diferentes registros que lo conforman.
o Procedimientos que realiza el personal identificado como Asistentes
en Registros Mdicos, en los consultorios mdicos antes y despus
de realizada la atencin mdica al paciente: captura de los datos de
identificacin en los exmenes de laboratorio y gabinete, as como
la realizacin de la estadigrafa.
o Admisin: procesos tales como entrevista al paciente para la
elaboracin del ingreso hospitalario, conversin del nmero de
banco interno a nmero de cdula del expediente clnico, confeccin
de la tarjeta de visita que se entrega a los familiares y/o parientes
de los pacientes hospitalizados, cierre del egreso hospitalario,
62

trmite para la confeccin de la hoja de puerta de emergencias,

confeccin de comprobantes de asistencia, confeccin de boleta
para trmite pago de viticos, apertura de expedientes nuevos
cuando la unidad de citas-confeccin de expedientes, se encuentra
cerrada.
o Archivo Clnico: se observa el proceso relacionado con el archivo y
desarchivo de expedientes, la depuracin, el anexado de los
exmenes clnicos que envan los servicios de Apoyo al Diagnstico
y Tratamiento, la extraccin de los expedientes solicitados para la
consulta programada, solicitudes de la consulta de choque,
expedientes

adicionales

de

hospitalizacin;

as

como el

seguimiento de los expedientes extraviados.

o Microfilm:

se

observan

los

procesos

relacionados

con

la

microfilmacin y reactivacin del expediente mdico, as como el

ingreso de las Hojas de Puerta de Emergencias a microfilmar y
otros documentos.
o Estadstica: el proceso de cambio de carpetas a expedientes
mdicos deteriorados y el envo de los mismos a la Seccin de
Archivo Clnico una vez codificado el egreso hospitalario, la entrada
y salida de los expedientes mdicos provenientes de consulta
externa a los cules se les efecta la estadigrafa.
o En los Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento como
Farmacia, Laboratorio Clnico, Medicina Nuclear, Patologa y
Radiologa, se observa el proceso de recepcin de solicitudes de
exmenes y recetas, la identificacin de los datos del paciente, la
emisin del reporte de los exmenes y el envo de los mismos al
Servicio de Archivo Clnico, la confeccin de Controles de
Asistencia y Justificantes de pago. Tambin el proceso de solicitud y
entrega de expedientes mdicos para la realizacin de diferentes
estudios.

63

3.4.2. Entrevista no Estructurada

Con el fin de conocer opiniones con respecto a

desventajas

en

la

implementacin

del

cdigo

de

ventajas y

barras

en

el

Departamento de Registros Mdicos y los Servicios de Apoyo al

Diagnstico y Tratamiento, se realiz una entrevista no estructurada a los
coordinadores de las Secciones de Admisin, Archivo Clnico, Citas,
Estadstica y Microfilm; y a las Jefaturas de los Servicios de Farmacia,
Laboratorio

Clnico,

Medicina

Nuclear,

Radiologa

Patologa,

formulndoles las siguientes preguntas:

-

Opinin con respecto al cdigo de barras?

En qu cree que beneficiara a su Servicio el contar con la

herramienta de cdigo de barras?

En cules procesos implementara la herramienta de cdigo

de barras?

3.4.3. Entrevista Estructurada

La entrevista estructurada se aplic a los funcionarios del Archivo

Clnico por medio de un cuestionario formulndose preguntas cerradas y
abiertas con el fin de medir el conocimiento con respecto al cdigo de
barras (anexo 2).

64

3.5

Recoleccin de Exmenes Devueltos

Durante cada semana del primer cuatrimestre del ao en curso se

cuantific cada uno de los exmenes que fueron enviados de los Servicios
de Laboratorio Clnico, Medicina Nuclear, Radiologa y Patologa al Archivo
Clnico para ser incluidos en el Expediente Mdico y que no se lograron
anexar por identificacin inadecuada de los exmenes. A estos exmenes
se les ha denominado exmenes devueltos. Para determinar el costo de
los exmenes devueltos se consult a la Oficina de Validacin de
Derechos de nuestro hospital. Dicha oficina facilit el manual Seguro de
Salud Modelo Tarifario (ver anexo 3) en el que se especifica el costo
unitario de cada examen. Dicho costo no incluye el 25% de gastos
administrativos. Se calcul el costo de los exmenes devueltos durante el
primer cuatrimestre del 2008 segn tipo de examen devuelto de cada
Servicio de Apoyo incluido en el estudio. Posteriormente se hace un
estimado anual del costo de dos formas: (1)- multiplicando por 52 el costo
semanal promedio durante el cuatrimestre, y (2)- multiplicando por 3 el
costo obtenido para el primer cuatrimestre del 2008. El 25% de gastos
administrativos se calcula nicamente para los costos totales.

3.5.

Procesamiento de Datos

El procesamiento de datos se realiz en forma computarizada,

utilizando el sistema operativo Windows y el Paquete ofimtica, Office
2007. La base de datos se realiz en Excel, al igual que el anlisis,
resultados y graficacin de dicha informacin. Como complemento se
utiliz el Epi-Info 2002 como herramienta que permiti hacer el anlisis
respectivo de las bases de datos.

65

3.6.

Presentacin y Anlisis de la Informacin

El Anlisis de la Informacin de este estudio se presentar de la

siguiente manera:

Anlisis de la informacin por medio de la observacin

Anlisis de la entrevista no estructurada

Anlisis de la entrevista estructurada

Anlisis de Costos de exmenes devueltos.

Propuesta de diseo de un sistema de implementacin de cdigo de

barras en el Departamento de Registros Mdicos y Servicios de
Apoyo al Diagnstico y Tratamiento.

66

CAPITULO IV
PRESENTACION Y ANALISIS DE
RESULTADOS

67

CAPITULO IV
4.

Presentacin y Anlisis de Resultados

El presente captulo ofrece un anlisis de los resultados obtenidos a

travs de la observacin de los procesos que se realizan en las Secciones

que conforman el Departamento de Registros Mdicos: Admisin, Archivo,
Citas, Estadstica Microfilm; y los que se realizan en los Servicios de
Apoyo al Diagnstico y Tratamiento: recibo de las solicitudes para los
respectivos exmenes, as como la recepcin y entrega de medicamentos
del Hospital San Juan de Dios.
Se estudia adems, el criterio que tienen los coordinadores de las
Secciones que conforman el Departamento de Registros Mdicos en
relacin a la implementacin de la herramienta del cdigo de barras y sus
beneficios para una atencin pronta y oportuna al paciente. As como las
opiniones que al respecto tienen los Jefes de los Servicios de Laboratorio
Clnico, Farmacia, Radiologa, Patologa y Medicina Nuclear en relacin a
la conveniencia de poder contar con esta herramienta.
Posteriormente se presentan los resultados de una entrevista
estructurada, con preguntas abiertas y cerradas a los funcionarios del
Archivo Clnico, quienes son los que sufren el embate da a da del
extravo del Expediente Mdico o de los reportes de exmenes de
laboratorio y/o gabinete necesarios para la atencin del paciente que est
en espera de atencin mdica para resolver su problema de salud.
Se analiza el costo de los exmenes que se devuelven del Archivo
Clnico por mala identificacin del paciente a los diferentes Servicios de
Apoyo al Diagnstico y Tratamiento, ya que a la hora de ser adjuntados al
Expediente Mdico no cuenta con el mismo.
Finalmente se muestra la propuesta del diseo de implementacin
de un sistema de cdigo de barras con el objetivo de disminuir el extravo
de Expedientes Mdicos, tener una trazabilidad ms efectiva sobre el

68

destino de los mismos, reducir el extravo y mejorar la trazabilidad de los

exmenes de apoyo, mejorar la disponibilidad de informacin para que sea
ms rpida y segura, en aras a una mejor atencin oportuna y de calidad
al paciente.

4.1.

Anlisis de la Observacin

4.2.
La Seccin de Citas y Recepcin especficamente en Confeccin de
Expedientes, es la encargada de abrir el Expediente Mdico a los
pacientes que demandan una atencin en el Servicio de Consulta Externa
del Hospital San Juan de Dios.
Cuando el paciente se presenta a esta oficina, presenta su cdula
de identidad, documentos de asegurado y la hoja de referencia mdica, el
funcionario asignado procede a cotejar los datos contenidos en los mismos
y complementa con ellos la hoja de Identificacin del paciente: nmero de
cdula, nombre y apellidos completos, direccin actual y permanente,
nmero de telfono, nombre de los padres, clnica de adscripcin, nombre
del cnyuge, ocupacin, estado civil, edad, fecha de nacimiento. Posterior
a ello procede a llenar con mquina de escribir el encabezado de los
registros como: Historia Clnica, Anamnesis, Examen Fsico, a los que se
les identifica con nombre y nmero de identificacin; y rotula en forma
manual, la carpeta del Expediente Mdico con el nmero de cdula y el
nombre del paciente (frecuentemente el nombre del paciente es llenado
con mquina de escribir). El nmero de identificacin del Expediente
Mdico, independientemente si se coloc con mquina de escribir en la
parte frontal de la carpeta en el recuadro destinado para ello, siempre se
coloca en forma manual y con nmeros grandes tanto en la parte frontal y
como en la parte de atrs de la carpeta. Este mismo procedimiento es
realizado en la Seccin de Admisin, con la diferencia de que en esta

69

Seccin slo lo hacen para los pacientes que demandan un servicio de

Hospitalizacin.
Tanto para la Seccin de Citas, como para Admisin, los
funcionarios de Registros Mdicos, deben tener mucho cuidado en el
momento de rotular los Expedientes Mdicos, ya que los mismos se
identifican con el nmero de cdula del paciente (formato cedular), o con
un nmero del banco interno propio y especfico del Departamento de
Registros Mdicos del Hospital San Juan de Dios, segn sea el caso. Los
Expedientes Mdicos a los que se les coloca un nmero del banco interno
son aquellos pertenecientes a pacientes extranjeros no nacionalizados,
nios mayores de 13 aos, que no cuentan con su nmero cedular, o
paciente que por la emergencia de su consulta viene indocumentado.. Es
en este momento cuando se presentan las conversiones o transcripciones
inadecuadas del nmero de cdula a nmero de Expediente Mdico en la
carpeta respectiva; o bien, la trascripcin inadecuada del nmero del
banco interno a la carpeta del Expediente Mdico; o finalmente, la
conversin inadecuada del nmero de banco interno a nmero cedular y/o
con trascripcin errnea de ste a nmero de Expediente Mdico. A
continuacin se ejemplifica la conversin del nmero de cdula (9-999999, 9-9999-999) a nmero de Expediente Mdico:
Nmero de cdula: 1-325-643
Nmero de cdula convertido a nmero de Expediente Mdico: 010325-0643, o bien,
Nmero de cdula: 1-1246-348
Nmero de cdula convertido a nmero de Expediente Mdico: 011246-0348
Los errores que ms comnmente se observan son lo siguientes:

70

1. Conversin incorrecta del nmero de cdula a nmero de

Expediente Mdico:
o Nmero de cdula: 1-325-643
o Nmero de Expediente Mdico: 10-0325-0643
2. Conversin correcta pero con transcripcin incorrecta del nmero de
cdula a la carpeta del Expediente Mdico:
o Nmero de cdula: 1-325-643
o Nmero de Expediente Mdico: 1 0325-0634
3. Trascripcin incorrecta del nmero de banco interno a la carpeta del
Expediente Mdico:
o Nmero de banco interno:356879
o Nmero

colocado

en

la

carpeta

del

Expediente

Mdico:358679

Estos errores cometidos con frecuencia representan en el Archivo

Clnico una demora bastante considerable a la hora de archivar o localizar
el Expediente Mdico, afectando no slo a esta Seccin sino por ejemplo a
la Consulta Externa.
En la Seccin de Admisin el error tambin se puede dar cuando en
Toma de Datos de Emergencias, al paciente no se le realiza una debida
entrevista y a la hora de digitar el nombre en el sistema, aparecen dos
personas con el mismo nombre pero con diferente nmero de cdula.
Con relacin a los Asistentes de Registros Mdicos, una vez que el
paciente es atendido por el mdico, los documentos tales como solicitudes
de exmenes, recetas u otros que le son entregados al paciente, este los
presenta en la ventanilla respectiva. Aqu el Asistente de Registros
Mdicos coloca en los documentos los datos de identificacin respectivos.

71

A partir del dos de mayo del presente ao la identificacin de estos

documentos se realiza de dos formas:
1. Automatizada sin cdigo de barras (impreso en etiquetas
adhesivas). En este caso, el funcionario en ventanilla digita el
nmero del Expediente Mdico en la computadora. Esta de
acuerdo al nmero digitado genera el resto de la informacin
del paciente asignado al nmero digitado para luego ser
impresa en la etiqueta que se pegar a las solicitudes o
documentos que el paciente presenta en ventanilla luego de
la atencin mdica. De tal forma que si el funcionario digita
mal el nmero de Expediente Mdico, en las etiquetas se
imprimen los datos de otro paciente.
2. Manual. En esta segunda forma de identificacin de
documentos el error de trascripcin es an ms frecuente no
slo producto de letra ilegible por parte del o la asistente, en
la mayora de los casos, as como tambin por estar sujeto al
error humano (transcripcin equvoca).
Otro proceso que realizan las Asistentes de Registros Mdicos es la
estadigrafa, donde identifican si el paciente es de primera vez en el ao,
en la vida, en la especialidad o subsecuente, donde a travs de diferentes
auditorias se ha comprobado que existe mucha deficiencia en la
recoleccin de la informacin, confundiendo la definicin entre trminos, a
pesar de que estos funcionarios han recibido la capacitacin respectiva.
Las Secciones de Archivo Clnico y Estadstica, tienen el deber de
reparar las carpetas de los Expedientes Mdicos cuando estas se
encuentran en mal estado. Deben entonces rotularlas en forma manual,
momento en que se puede dar nuevamente el error de trascripcin, como
las ya descritas. As mismo el Archivo debe depurar diariamente los
expedientes que ya tienen un promedio de cinco aos de no tener una
consulta, para dar espacio a los expedientes nuevos que se abren y

72

trasladarlos a la Seccin de Microfilm quin cuando reactiva un

expediente, para que pueda ser atendido ya sea en la Consulta Externa o
en Hospitalizacin, los funcionarios de esta Seccin tambin deben rotular
el Expediente Mdico en forma manual, realizando la conversin de
nmero interno a nmero cedular, con las consecuencias antes
mencionadas
Continuando con la observacin del proceso que realiza el
Expediente Mdico entre las diferentes Secciones; en Admisin el control
de los Expedientes Mdicos que esta Seccin enva a Estadstica para su
respectiva codificacin, lo realiza en forma manual utilizando las listas de
egresos y el censo diario de pacientes. Recibidos los Expedientes Mdicos
en la Seccin de Estadstica, estos se distribuyen entre las funcionarias
codificadoras. Cuando se evidencia que faltan expedientes que han sido
reportados por la Seccin de Admisin como entregados, se generan
procesos investigativos que consumen tiempo y que afectan no slo ha
ambas Secciones sino a terceros cuando solicitan el o los expedientes que
no aparecen.
Propiamente en la Seccin de Estadstica, a pesar de que tambin
existe un control manual de cuales Expedientes Mdicos ya han sido
codificados y devueltos a la Seccin de Archivo Clnico y cules no; el
mismo no es confiable y oportuno originando atrasos considerables en la
localizacin del Expediente Mdico que repercuten en la atencin
inmediata al paciente.
Si bien se ha sealado situaciones especficas en la Seccin de
Admisin y Estadstica en relacin a la localizacin del Expediente Mdico,
es importante resaltar que en las diferentes Secciones del Departamento
de Registros Mdicos no existe trazabilidad del Expediente Mdico, lo que
redunda en que la disponibilidad de este no sea pronta y oportuna. Por
otra parte, los tiempos de despacho y recepcin se ven afectados por
diferentes errores producto de la no congruencia en la identificacin del
Expediente Mdico, tanto en relacin a los nmeros de cdula o banco

73

interno, as como a los nombres y apellidos de los pacientes. As mismo, la

devolucin del Expediente Mdico a la Seccin de Archivo Clnico, por
parte de algunos servicios que lo solicitan no cumple en su mayora con
los tiempos establecidos.
Otros procesos que se observaron en la Unidad de Admisin son:
o Confeccin de la tarjeta de visita, donde la identificacin del
paciente se transcribe a mquina.
o Cierre del egreso hospitalario: Una vez que el paciente ha sido
dado de alta por el mdico, el asistente de pacientes procede a
llevar el expediente a Admisin, donde el asistente de Registros
Mdicos, digita el No. de expediente en el Sistema Automatizado y
ubicarlo dentro del sistema como paciente egresado; en esta
accin si el asistente digita mal el nmero se pueden presentar dos
situaciones: o se egresa a otro paciente o simplemente el ingreso
no aparece, lo que conlleva prdida de tiempo mientras se realiza
la investigacin respectiva.
o Confeccin de comprobantes de asistencia y confeccin de boleta
para trmite pago de viticos: De igual manera estos documentos
llevan la identificacin del paciente.
Con respecto a los Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento,
las solicitudes de exmenes y medicamentos, como ya se mencion, son
identificadas por las secretarias de cada consultorio una vez que los
pacientes han sido vistos por el mdico. Posteriormente, los pacientes con
solicitud en mano debidamente sellada y con los datos de identificacin
completos, se trasladan a los Servicios de Apoyo al Diagnstico y
Tratamiento, donde las recepcionistas o secretarias encargadas reciben
las solicitudes de exmenes o medicamentos y proceden en forma manual
a capturar, en registros conocidos como libros para el control de citas, la
identificacin del paciente y que tipo de examen se realizar. Es
importante mencionar que los nicos Servicios de Apoyo al Diagnstico
que realizan este trmite en forma digital son: Radiologa, utilizando el

74

Sistema de Informacin Hospitalario no obstante la solicitud cuando la

reciben deben digitar los datos del paciente, lo que representa el margen
de error y el Laboratorio Clnico que posee un equipo digital que lee los
nmeros de cdulas de identidad, donde al pasar la misma por este lector,
automticamente se introducen los datos de la cdula de identidad al
sistema automatizado que esta habilitado en este servicio. En este
servicio, a pesar de contar con este lector, el mismo no se utiliza al 100%
por dos razones:
o No todos los pacientes tienen la cdula con cdigo de barras
o Existe nicamente un lector de cdulas y dos entradas para
la toma de muestras, lo que representa un alto porcentaje de
solicitudes donde la secretaria debe digitar el nmero de
expediente mdico.
Una vez que estos exmenes son enviados al Archivo Clnico, al no
encontrar el expediente respectivo, los asistentes proceden a renumerar
los exmenes, utilizando el Sistema de Informacin Automatizada,
encontrndose en muchos casos la no localizacin del expediente y por
ende proceder a devolver el mismo.
Tanto en las Secciones que conforman el Departamento de
Registros Mdicos, como en los Servicios de Apoyo al Diagnstico y
Tratamiento, el hecho de tener que transcribir en forma manual la
identificacin del paciente sea en la carpeta de un Expediente Mdico, en
un examen, o en una receta mdica, abre el espacio para el error humano,
con el gravamen de la NO localizacin del Expediente Mdico o un
examen de laboratorio o gabinete y consecuentemente el retraso o no
atencin del paciente, o la desaparicin de exmenes que crea el
inconveniente de repetirlos con atraso secundario en el diagnstico y
tratamiento de las patologas mdicas.

75

4.2

Anlisis de la Entrevista no Estructurada

Se procede a entrevistar a los coordinadores de las Secciones que

conforman el Departamento de Registros Mdicos, y a los Jefes de

Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento, quienes manifiestan lo
siguiente:

Dr. Carlos Fonseca, Jefe Servicio de Medicina Nuclear: Para

efectos de identificacin del paciente, sera de gran beneficio contar
en nuestro servicio con un cdigo de barras, ya que el mismo nos
permitir disminuir en gran medida el margen de error a la hora de
identificar los estudios de los pacientes para realizarle los exmenes
correspondientes. De igual forma a la hora de proceder a interpretar
dichos exmenes y elaborar los reportes, con un proceso de
identificacin mejorado de los exmenes enviados al Archivo para
ser anexados al Expediente Mdico, sera de gran beneficio para
nosotros, puesto que existe gran demanda por parte de los
pacientes en forma diaria que acuden a nuestro servicio a solicitar
copia de dichos reportes que se pierden, pues stos por alguna
razn, la ms evidente mala identificacin de los datos del paciente
en el examen, no fue anexada en el expediente.

Dr. Ernesto Jimnez Jefe, Servicio de Patologa: Al igual que el

jefe de Medicina Nuclear, considera de vital importancia poder
contar con este sistema que le permita contar con una mejor
identificacin de los datos del paciente.

Dr. Marcos Fallas Jimnez, Sub-Jefe de Laboratorio: El Dr.

Fallas opina que a pesar de que el Laboratorio Clnico cuenta con
un sistema automatizado interno, y que cuenta adems con un

76

lector de cdula que introduce en forma electrnica la identificacin

del paciente, de tal manera que ellos nicamente deben digitar dos
o tres datos adicionales como son el nmero de telfono, el servicio
que enva la solicitud y el rea ya sea de consulta externa u
hospitalizacin, el contar con un cdigo de barras le ayudara a
disminuir en gran medida los tiempos para la recepcin de los
mismos.

Dra Ileana Chavarra Quirs, Jefe a.i. Servicio de Farmacia

La Dra Chavarra opina que contar con un sistema de cdigo de
barras les agilizara en una atencin oportuna y sera mucho ms
sencillo pasar por un lector la identificacin del paciente que
digitarla en forma manual. Cree muy conveniente no solo contar
con este sistema para la identificacin, sino lograr determinar el tipo
de medicamento que se le est dando al paciente. Comenta que
hay

muchos

pacientes

que

por

su

patologa

necesitan

medicamentos mensuales y muchas veces las citas se las ponen

para un ao, por lo que nicamente asisten al hospital para el retiro
de sus medicamentos, con el inconveniente de que estas recetas la
identificacin del paciente es llenada en forma manual y con papel
carbn, lo que imposibilita ya a medio ao leer en forma clara el
nombre,

nmero

de

expediente

por

lo

consiguiente

el

medicamento, crendose la necesidad de solicitar el expediente.

Dr. Julio Jan, Jefe de Radiologa: Para este servicio contar con
la herramienta de cdigo de barras, nos agilizar la recepcin de las
solicitudes con la seguridad de que la identificacin del paciente es
la correcta. En la actualidad las secretarias cuentan con el sistema
automatizado S.I.H, sin embargo, se contina con un porcentaje
muy alto de error a la hora de transcribir la informacin de las

77

solicitudes de exmenes por letra y nmeros no legibles o de

dudosa veracidad; lo que contribuye en la mayora de los casos a
una alta repeticin de los mismos.

Lic. Manuel Bermdez Marn, Coordinador a.i. Estadstica: Es

muy necesaria la simplificacin de trmites y actividades que se
realizan a efecto de obtener una mayor eficiencia, en esa direccin
es muy oportuna la idea de la implementacin del cdigo de barras
a efecto de identificar correctamente el expediente clnico del
paciente y por ende todo lo concerniente a los diferentes servicios
de apoyo en el diagnstico y tratamiento, con lo cual mejoraremos
la calidad y la oportunidad en el servicio y la atencin del paciente,
lo cual sera el objetivo principal.

Lic. Sal Jimnez Mora, Coordinador Archivo Clnico: Contar en

el Archivo Clnico con este tipo de herramienta es muy necesario y
nos ayudara mucho en la localizacin de expedientes ya que
contaramos con una mejor identificacin en la Historia Clnica,
mejorando el tiempo de control y trasiego de los mismos, as como
un control en la identificacin correcta de los exmenes.
Lic. Miguel Salas Zamora, Coordinador

Admisin: Considero

que con un sistema as, se podr contar con una identificacin del
paciente mas exacta, un mejor acceso a los datos en tiempos ms
exactos y cortos, as como un mejor acceso logstico de los mismos.
El control cruzado de los expedientes clnicos sera ideal dadas las
demandas que posee nuestro hospital, no slo en Emergencias,
Admisin y Consulta Externa, sino en los servicios de apoyo y otros.

78

 Lic. Priscila Gonzlez Barrantes, Coordinadora Recepcin y

Citas: La implementacin del cdigo de barras traera al servicio de
citas grandes beneficios, tales como que el sistema permitira
registrar la estadigrafa electrnicamente obteniendo una consulta
real de asistencia del paciente en cada consulta, la localizacin de
los expedientes sera gil y oportuna, se podra llevar un control real
de los expedientes que se reciben y se devuelven al Archivo Clnico
o se trasladan a otro servicio desde determinada consulta, as como
verificar que realmente estos expedientes que se han recibido
pertenecen a la misma.

Sr. Jorge Mora Murillo, Coordinador de Microfilm: Este sistema

vendra a favorecer el servicio de Microfilm dotndolo de un mejor
control de los expedientes en lnea con el servicio de Archivo Clnico
no slo en la reactivacin de este sino en la depuracin para
microfilmar este importante documento. Se podra contar con
tiempos y movimientos debidamente identificados en cada uno de
los procesos de la microfilmacin, as como una mejor localizacin
de las hojas de puerta que ingresan de Emergencias para el
proceso de microfilmacin. Adems a futuro con este sistema se
podra pensar en una combinacin con un sistema de digitalizacin
de imgenes.
El anlisis de la entrevista no estructurada realizada a los 5
coordinadores de las diferentes Secciones del Departamento de Registros
Mdicos y a los 4 Jefes de Servicio de los Servicios de Apoyo al
Diagnstico y Tratamiento incluidos en este estudio, permite evidenciar
claramente como el Sistema de Cdigo de Barras es visualizado por todos
como una herramienta til, beneficiosa, y que mejorara la eficiencia y
calidad de los diferentes procesos que se realizan en cada Servicio o
Seccin. Es importante resaltar que ninguno de los entrevistados
79

manifest alguna objecin o efecto negativo a la posibilidad de

implementacin del sistema propuesto. A continuacin se resume lo
manifestado por los entrevistados:
1.

Mejoramiento en la identificacin del Expediente Mdico y

exmenes.

2.

Mejoramiento en la localizacin del expediente.

3.

Sistema Beneficioso.

4.

Disminucin en los tiempos de recepcin de estudios.

5.

Reduccin en la prdida de exmenes.

6.

Reduccin en la solicitud de copias de exmenes no

anexados al Expediente Mdico.

7.

Reduccin en la repeticin de exmenes.

8.

Mejorara la eficiencia, calidad y oportunidad en la atencin.

9.

Permitira la disponibilidad de datos en forma ms rpida.

10.

Mejorara la estadigrafa.

11.

Mejorara los procesos de depuracin y reactivacin de los

Expedientes Mdicos.

12.

Mejorara la localizacin de las Hojas de Puerta de

Emergencias.

4.3 Anlisis de la Entrevista Estructurada

4.3.1 Variables Sociodemogrficas y Laborales

En la Seccin de Archivo Clnico laboran un total de 28 funcionarios,
de los cuales 6 (21.4%) son de sexo femenino y 22 (78.6%) son de sexo
masculino. (Ver grfico No.1).

80

Grfico N 1
Funcionarios entrevistados en el Servicio Archivo Clnico del
Departamento de Registros Mdicos por Grupo Etreo segn Gnero
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

21%

79%

Masculino
Femenino

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de
Dios.

En relacin a la edad predomin el nmero de funcionarios de 34 a

42 aos representando el 39%. De los 28 funcionarios, 24 (86%) son
menores a 50 aos. Esto significa que los resultados de la entrevista en
relacin al conocimiento y utilidad del cdigo de barras en su mayora
corresponde a funcionarios que van a laborar como mnimo 10 aos ms
para la Institucin (Ver Cuadro No.1). Es decir, son los funcionarios que se
van a exponer al uso del cdigo de barras.
De los funcionarios entrevistados, 19(68%) son Asistentes en
Registros Mdicos, 7(25%) son mensajeros, y 2(7%) son Tcnicos en
Registros Mdicos, es importante mencionar que dentro de las funciones
que tiene el Asistente son archivar y desarchivar Expedientes Mdicos, as
como los exmenes de apoyo al diagnstico, sacar la consulta
programada, hacer las guas respectivas para la ubicacin del expediente

81

dentro y fuera del Archivo, as como los mensajeros cuya funcin principal
es distribuir la consulta y localizar aquellos expedientes mdicos que por
uno u otro motivo no llegaron con la consulta, se considera por lo tanto la
poblacin ms beneficiada con este sistema donde pueden ubicar con ms
prontitud y exactitud los expedientes. Adems es importante mencionar
que el coordinador de la Seccin de Archivo Clnico est respaldado en
sus acciones por dos tcnicos, para la supervisin, coordinacin y control
de los procesos que realizan sus colaboradores. Solamente los Tcnicos
en Registros Mdicos tienen una distribucin equitativa segn gnero, en
los otros dos tipos de funcionarios predomina el gnero masculino (Ver
grfico 2).

82

Cuadro No. 1
Funcionarios que laboran en el Archivo Clnico
segn Grupo Etreo, Genero y Perfil
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008
Total
Caracterstica

Nmero

Porcentaje

Total

28

100

5
3
11
5
4
0

17.8
10.7
39.3
17.9
14.3
0

22
6

78.6
21.4

7.2

19
7

67.8
25

GRUPO ETAREO
18-25
26-33
34-42
43-50
51-59
60 y ms
GENERO
Masculino
Femenino
PERFIL LABORAL
Tcnico en Registros
Mdicos
Asistente en Registros
Mdicos
Mensajero

Fuente: Encuesta realizada a los funcionarios del Archivo Clnico

83

Grfico N 2
Funcionarios entrevistados en el Servicio Archivo Clnico del
Departamento de REDES por Perfil segn Gnero
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

3,6
3,6

Tcnico

Perfil Mensajero

25
17,8

Asistente

50
0

10

15

20
SI

25

30

35

40

45

50

NO

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de
Dios.

4.3.2 Variables sobre Opinin del Conocimiento

Uno de los objetivos de la entrevista estructurada es medir el grado
de conocimiento de los funcionarios que laboran en la Seccin de Archivo
Clnico con respecto al sistema de cdigo de barras.
De los 28 funcionarios entrevistados, 27(96.4%) han escuchado
hablar sobre el cdigo de barras. El nico funcionario que no tena
conocimiento acerca de este sistema era un mensajero.
La distribucin por perfil laboral segn se tenga o no conocimiento
del sistema de cdigo de barras se presenta en el grfico 3.

84

Grfico N 3
Criterio de Opinin sobre si han escuchado hablar del Cdigo de Barras
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

0
Tcnico

7,1
3,6

Perfil Mensajero

21,4
0

Asistente

67,9
0

10

20

30
SI

40

50

60

70

NO

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de Dios.

Cuando se les pregunt sobre si tienen el conocimiento para que es

y para que sirve el cdigo de barras, 23(82.1%) tenan el conocimiento
respectivo mientras que 5(17.9%) respondieron en forma negativa. La
distribucin de esta variable segn perfil laboral se observa en el grfico 4.

85

Grfico N 4
Criterio de Opinin sobre si sabe que es
y para que sirve el Cdigo de Barras
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

Tcnico

7.1
10.7
14.3

Perfil Mensajero

7.2

Asistente
0

60.7
10

20

30
SI

40

50

60

70

NO

Fuente. Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de
Dios.

Tambin se les pregunt acerca la conveniencia de implementar el

cdigo de barras. A este respecto el 92.8% lo consider necesario y slo
7.2% considera inconveniente su implementacin (Ver grfico 5). Esta
informacin es de vital importancia porque un personal convencido del
beneficio de una herramienta no va a generar resistencia al cambio.

86

Grfico N 5
Criterio Opinin sobre si es conveniente implementar
el Cdigo de Barras en Registros Mdicos
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

0
Tcnico

7.1
3.6

Perfil Mensajero

21.4
3.6

Asistente

64.3
0

10

20

30
SI

40

50

60

70

NO

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de Dios.

Con estas primeras tres opiniones queda claro como la mayora

(96.4%) del personal de la Seccin del Archivo Clnico ha escuchado
hablar sobre el Sistema de Cdigo de Barras. Sin embargo, pareciera que
un porcentaje ligeramente menor (82.1%) en realidad sabe para que es y
para que sirve el sistema mencionado. No obstante, cabe resaltar que el
92.8% considera conveniente su implementacin y por lo tanto se
esperara la colaboracin de este personal para sacar provecho mximo
de esta herramienta.
Seguidamente se consider importante conocer si este personal
considera conveniente implementar el cdigo de barras en los Servicios de
Apoyo. Del total de funcionarios entrevistados, 89.2% lo cree conveniente
mientras que el 10.8% no (Ver grfico 6).

87

Grfico N 6
Criterio de Opinin sobre si es conveniente
implementar el Cdigo de Barras en los
Servicios de Apoyo al Diagnstico
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

Tcnico

7.1
3.6

Perfil Mensajero

21.4
7.2

Asistente

60.7
0

10

20

30
SI

40

50

60

70

NO

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de
Dios.

Los funcionarios opinan que con el cdigo de barras se pueden

resolver problemas como la identificacin del Expediente Mdico, el control
y localizacin del mismo, as como su archivado en el lugar respectivo (Ver
grfico 7).
Con relacin al archivado de exmenes los resultados son muy
parejos donde el 53.6% opina que esta herramienta s es de ayuda,
mientras un 46.4% opina que no. Con respecto a los estudios especiales,
tales como: envo de expedientes a la Direccin, al Servicio de Trabajo
Social, Organismo de Investigacin Judicial se presenta un situacin
similar donde el 45.4% opina que s y el 53.6% que no. Esto se podra
interpretar como falta de conocimiento sobre los alcances del Sistema de
Cdigo de Barras.
Con relacin a la casilla correspondiente a otros, es importante
indicar que el 82.2% dijo no esto se refiere a que no aport otro proceso

88

aparte de los mencionados que podra beneficiarse con el cdigo de

barras.(Ver grfico 7) Es evidente que para la identificacin, control,
localizacin y archivado del Expediente Mdico, todos los funcionarios
coinciden en la utilidad del Cdigo de Barras.

Grfico N 7
Criterio de Opinin con respecto a los procesos que se considera
necesario usar el Cdigo de Barras Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

Otros
Estudios Especiales

46.4

Identificacin Exp.Clnico

53.6

10.7

Archivado Exp.Clnico
Control y Localiz. Exp.Clnico

53.6

45.4

Archivado de Exmenes

Procesos

82.2

17.8

89.3

100

0
0

100
10

20

30

40

50

60

SI

70

80

90

NO

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan
de Dios

Luego de explorar el conocimiento que los funcionarios del Archivo

Clnico poseen sobre el Sistema de Cdigo de Barras y su opinin asertiva
sobre la eventual implementacin del Sistema, se decidi valorar la
percepcin que estos funcionarios tienen acerca del nmero promedio de
exmenes que diariamente se anexan al Expediente Mdico en esa
Seccin, y el nmero promedio de ellos que no es posible anexar por
deficiencia en la identificacin de los mismos. Cabe resaltar que el
personal a cargo del archivado de exmenes siempre realiza una revisin

89

100

exhaustiva en el S.I.H. cuando se enfrentan a estas situaciones con el

objetivo de identificar el nmero de Expediente Mdico al cual pertenece el
examen equvocamente identificado. El grfico 8 muestra como cerca de la
mitad de los funcionarios consideran que el nmero promedio de
exmenes archivados diariamente oscila entre 70 y 100, y slo entre el 1.4
y 15% de ellos no se pueden archivar (Ver grfico 9). Esto proyectara un
promedio de 275 exmenes mensuales sin archivar, 1 100 por
cuatrimestre y 3 300 anuales. Tomando en cuenta la opinin de
aproximadamente el 75% de los funcionarios, se calcula que 1 848
exmenes no se logran archivar en un cuatrimestre (proyeccin anual: 5
544 exmenes). En general los funcionarios perciben que el 15% de los
exmenes no se logran anexar al Expediente Mdico. Ahora bien, durante
el primer cuatrimestre del 2008, se detect que en realidad no fue posible
archivar 6 444 exmenes con una proyeccin anual de 19 332 exmenes
(Ver Cuadro No. 2). Estos datos incluyen solamente aquellos estudios
provenientes del Laboratorio Clnico, Medicina Nuclear, Radiologa y
Patologa. Debe tomarse en cuenta que la Seccin de Archivo Clnico
recibe adems de los estudios antes mencionados los provenientes de los
servicios de: Electroencefalografa, Laboratorio de Nefrologa, Laboratorio
de Nefrologa, para ser anexados al Expediente Mdico. Esto significa que
a pesar de que los funcionarios subestima el nmero real de exmenes
que no logran archivar, con las implicaciones de tiempo invertido en la
revisin del S.I.H., ellos valoran como positivo el beneficio que el Sistema
de Cdigo de Barras les traera en su desempeo laboral.

90

Cuadro No. 8
Promedio de exmenes archivados diariamente
Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008
5%
19%
47%
70 - 100
101 - 131
132 - 162

29%

163 y ms

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de Dios

Cuadro No. 9
Promedio de exmenes que se dejaron de archivar por mala
identificacin Archivo Clnico. Hospital San Juan de Dios
Mayo 2008

10-15

14%

16 - 21
22 - 27

14%

27 y ms
53%

19%

Fuente: Encuesta realizada a funcionarios del Archivo Clnico, Hospital San Juan de Dios

91

4.4

Anlisis de los Costos de los Exmenes Devueltos a los

Servicios de Apoyo.

En el Hospital San Juan de Dios se realizan 1.765.012 cantidad de

exmenes en un cuatrimestre segn cada servicio involucrado en el
trabajo. De tal forma que de acuerdo a la informacin del cuadro No. 2 el
0.4% de los exmenes no se pueden llegar a archivar al Expediente
Mdico

Cuadro No. 2
Nmero de exmenes realizados y devueltos a los Servicios de Apoyo
al Diagnstico por Identificacin inadecuada.
Hospital San Juan de Dios
Primer cuatrimestre 2008.

Servicios

Exmenes
Exmenes
realizados en el
devueltos en el
primer cuatrimestre primer cuatrimestre
2008
2008

Porcentaje

Total

1.765.012

6.444

0.4

Laboratorio

1.563.805

4.842

0.3

Med. Nuclear

93.145

990

1.1

Radiologa

97.051

504

0.5

Patologa

11.011

108

0.9

Fuente: Informes Estadsticos Mensuales y Registro de Exmenes

devueltos.

92

Durante el primer cuatrimestre del 2008 se cuantificaron un total de 4 842

exmenes devueltos realizados en el Laboratorio Clnico. El motivo que
gener el no poder anexar estos exmenes al Expediente Mdico, fue la
mala caligrafa en las solicitudes o nmeros de expediente no legibles, que
contribuyeron a la no localizacin del mismo; o no coincidencia entre el
nmero de expediente y nombre. Si bien se mencion la existencia de un
equipo lector de nmero de cdulas en este Servicio, por razones internas
del Servicio no se encuentra habilitado al 100%.

Otros factores

importantes son: (1)- que an en la actualidad, algunos de los pacientes no

poseen el formato de cdula actualizado con el cual se puede utilizar el
lector, y (2)- el ingreso de solicitudes de exmenes se realizan en dos
recepciones diferentes con distancias considerables entre las mismas.
nicamente una de las recepciones tiene el equipo lector.

En el Cuadro N 3 se muestra como durante el primer cuatrimestre

del 2008 se gener un gasto de 22 675 086 millones de colones, el cul
al realizar el estimado anual incluyendo el 25% de gastos administrativos
nos refleja una prdida proyectada de aproximada de 85 031 572
millones de colones por exmenes que se tendran que repetir en el lapso
de un ao.

93

Cuadro N 3
Exmenes devueltos segn tipo por costo unitario y
estimado anual. Servicio de Laboratorio
Primer Cuatrimestre y Estimado 2008

Tipo Examen

Total

No.
Costo
Exmenes Costo
Total
devueltos Unitari
Primer
o
durante 18
Cuatrimest
semanas
re 2008
4842.00

Estimado
Anual
2008*

Estimado
Anual
2008**

22,675,086 65,505,804

68,025,258

Bacteriologa

Cultivo por Micobacterias

Cultivo genrico
Frotis Bacteriolgico
Hemocultivo
Sensibilidad a la
Antibiticos

18
90
90
36

6,843
6,387
5,018
8,212

123,174
574,830
451,620
295,632

355,836
1,660,620
1,304,680
854,048

369,522
1,724,490
1,354,860
886,896

108

6,843

739,044

2,135,016

2,217,132

Heces
Coprocultivo
Coproparasitolgico

0
18
54

6,387
2,737

0
114,966
147,798

0
332,124
426,972

0
344,898
443,394

Hematologa
Tiempo de Protrombina
Tiempo de
Tromboplastina Activada

0
108

5,018

0
541,944

0
1,565,616

0
1,625,832

108

5,018

541,944

1,565,616

1,625,832

Inmunohematologa
Coombs Indirecto
Grupo y RH

0
18
216

6,387
5,018

0
114,966
1,083,888

0
332,124
3,131,232

0
344,898
3,251,664

Inmunologa
Anlisis Inmunofenotpico
de Linfocitos CD4/CD8
Anticuerpos
Antinucleares
Cardiolipina Total
Dengue Elisa IgG
Dengue Elisa IgM
dsDNA
ENA
Epstein Barr IgM
HAV Ac (Hepatitis A)
HBsAg (Antgeno
Superficie)

0
18

28,103

505,854

1,461,356

1,517,562

18
18
18
18
18
18
18
36

8,668
11,406
11,862
11,862
9,124
10,949
9,581
9,581

156,024
205,308
213,516
213,516
164,232
197,082
172,458
344,916

450,736
593,112
616,824
616,824
474,448
569,348
498,212
996,424

468,072
615,924
640,548
640,548
492,696
591,246
517,374
1,034,748

72

9,581

689,832

1,992,848

2,069,496

94

HCV Ac (Hepatitis C)
HIV 1 y 2
Toxoplasma IgG
Toxoplasma IgM
VDRL

36
72
18
18
54

Orina
Examen General de
Orina
Urocultivo

Qumica Sangunea
Acido Flico en sangre
Acido Urico
Alanino Amino
Transferasa
Amilasa
Aspartato Amino
Transferasa
Bilirrubinas Totales y
Fraccionadas
Calcio
Cloruro
Colesterol
Creatinina Srica
Deshidrogenasa Lctica
Fosfatasa Alcalina
Fosforo
Gama Glutamil
Transferasa
Glucosa
HDL-Colesterol
Hemoglobina Glicosilada
Homocisteina
LDL-Colesterol
Magnesio
Nitrgeno Ureico
Potasio
Proteinas Totales y
Fraccionadas
Sodio
Triglicridos
Vitamina B-12 en sangre

344,916
229,968
131,400
131,400
246,348

996,424
664,352
379,600
379,600
711,672

1,034,748
689,904
394,200
394,200
739,044

2,837
6,843

612,792
739,044

1,770,288
2,135,016

1,838,376
2,217,132

0
18
72

9,124
3,194

0
164,232
229,968

0
474,448
664,352

0
492,696
689,904

144
18

5,018
5,475

722,592
98,550

2,087,488
284,700

2,167,776
295,650

144

5,018

722,592

2,087,488

2,167,776

108
144
144
162
216
36
126
72

5,931
5,018
5,018
3,194
3,194
5,475
5,018
5,018

640,548
722,592
722,592
517,428
689,904
197,100
632,268
361,296

1,850,472
2,087,488
2,087,488
1,494,792
1,993,056
569,400
1,826,552
1,043,744

1,921,644
2,167,776
2,167,776
1,552,284
2,069,712
591,300
1,896,804
1,083,888

108
306
162
18
36
162
72
216
144

5,475
3,194
4,106
9,581
8,212
1,825
5,018
3,194
5,018

591,300
977,364
665,172
172,458
295,632
295,650
361,296
689,904
722,592

1,708,200
2,823,496
1,921,608
498,212
854,048
854,100
1,043,744
1,993,056
2,087,488

1,773,900
2,932,092
1,995,516
517,374
886,896
886,950
1,083,888
2,069,712
2,167,776

18
144
162
36

8,212
3,194
3,194
9,124

147,816
459,936
517,428
328,464

427,024
1,328,704
1,494,792
948,896

443,448
1,379,808
1,552,284
985,392

216
108

9,581
3,194
7,300
7,300
4,562

Fuente: Registro de exmenes devueltos

* Con Base en 52 semanas
** Estimado en base a tres cuatrimestres
Costos no incluyen gastos administrativos

95

Con respecto al Servicio de Medicina Nuclear su problema principal

radica en el ingreso de las solicitudes de exmenes con las mismas
caractersticas mencionadas para el cuadro nmero 3, las cuales
contribuyen a una mala interpretacin en el nombre o nmero de cdula
del paciente; impidiendo de tal manera su anexado en el Expediente
Mdico. En este servicio es importante mencionar que recin se est
implementando el S.I.H, sin embargo, la recepcin y otorgamiento de citas
se efecta an de forma manual. No obstante la eventual implementacin
del SIH, es importante recalcar que la captura de informacin siempre ser
manual por lo que estara an sujeto a error humano, como es el caso del
Servicio de Radiologa.
De acuerdo al anlisis que se realiz en el primer cuatrimestre, se
demostr un prdida de 9.098.874 millones de colones en exmenes
devueltos. Al realizar el estimado anual se calcul una prdida general de
27 296 622 millones de colones que con los gastos administrativos
asciende a 34 120 777 millones de colones (Ver cuadro 4).

96

Cuadro N 4
Exmenes devueltos segn tipo por costo unitario y
estimado anual. Servicio de Medicina Nuclear
Primer Cuatrimestre y Estimado 2008

Tipo Examen

Total
Hormonas
Estradiol
FSH
LH
Progesterona
Prolactina
T3 Libre
T4 Libre
TSH
Inmunologa
Anti-TG Ab
Anti-TPO Ab
Inmunoglobulina-E
Marcadores
ACE
Alfabeto Protena
Antgeno Prosttico
Especfico Libre
Antgeno Prosttico
Especfico Total
CA 15-3
CA 19-9
CA-125
Medicina Nuclear
DPD
Fosfatasa Acida
Tartrato Resistente
Fosfatasa Alcalina
Osea
HCG cuantificada

No.
Exmenes
devueltos
durante 18
semanas

Costo
Unitario

990

Costo
Total
Primer
Cuatrimestr
e 2008
9,098,874

8,668
8,668
8,668
8,668
8,668
7,300
7,300
8,668

Estimado
Anual
2008*

Estimado
Anual
2008**

26,285,636
0
450,736
901,472
901,472
901,472
901,472
379,600
3,036,800
4,958,096
0
355,836
0
474,448
0
1,992,744
1,850,472

27,296,622
0
468,072
936,144
936,144
936,144
936,144
394,200
3,153,600
5,148,792
0
369,522
0
492,696
0
2,069,388
1,921,644

18
36
36
36
36
18
144
198
0
18
18
18
0
54
54

12,774
11,862

156,024
312,048
312,048
312,048
312,048
131,400
1,051,200
1,716,264
0
123,174
0
164,232
0
689,796
640,548

36

11,862

427,032

1,233,648

1,281,096

90
18
54
18
0
18

8,668
13,687
13,687
13,687
6,387

780,120
246,366
739,098
246,366
0
114,966

2,253,680
711,724
2,135,172
711,724
0
332,124

2,340,360
739,098
2,217,294
739,098
0
344,898

18

5,018

90,324

260,936

270,972

18
36

7,756
10,949

139,608
394,164

403,312
1,138,696

418,824
1,182,492

6,843
9,124

Fuente: Registro de exmenes devueltos

* Con Base en 52 semanas
**Estimado en base a tres cuatrimestres
Costo no incluye gastos administrativos

97

El Servicio de Patologa cuenta con la plataforma informtica para

implementar el cdigo de barras, no obstante como en los anteriores
servicios de apoyo al diagnstico se presenta la dificultad a la hora de
recibir las solicitudes producto de una inadecuada identificacin de los
datos del paciente en las respectivas solicitudes de exmenes.
El costo de los exmenes que han sido devueltos a este servicio
para el primer cuatrimestre es de 6 196 428 millones de colones y al
realizar el estimado para finales del ao 2008 la prdida ser de 18 589
284 millones de colones, 23 236 606 millones de colones incluyendo los
gastos administrativos (Ver Cuadro 5.)
Cuadro N 5
Exmenes devueltos segn tipo por costo unitario
y estimado anual. Servicio de Patologa
Primer Cuatrimestre y Estimado 2008

Tipo Examen

Total
Aspirado
Bronquial
Broncoscpica
BAAF de Tiroides
BAAF de Mama
Biopsia de Pulmn

No. Exmenes
devueltos
durante 18
semanas

Costo
Unitario

108
36
36
18
18

137,121
17,501
17,501
17,501

Costo Total
Primer
Cuatrimestre
2008

Estimado
Anual
2008*

Estimado
Anual
2008**

6,196,428

17,900,792 18,589,284

4,936,356
630,036
315,018
315,018

14,260,584 14,809,068
1,820,104
1,890,108
910,052
945,054
910,052
945,054

Fuente: Registro de exmenes devueltos

* Con Base en 52 semanas
**Estimado en base a tres cuatrimestres
Costo no incluye gastos administrativos

El Servicio de Radiologa cuenta con un sistema automatizado para

el otorgamiento de citas e ingreso de las solicitudes de exmenes, sin
embargo, la captura de esta informacin se efecta de forma manual, de
manera que tambin est sujeto a error humano. Al efectuar la evaluacin
de costo por examen devuelto se demostr que el margen de error en esta
98

captura de informacin es elevado, puesto que en tan slo el primer

cuatrimestre del presente ao se cuantific un total de 504 exmenes
devueltos representando un 17 015 058 millones de colones que al
efectuar el estimado anual se calcul en 51 045 174 millones de colones,
63 806 467 millones de colones con gastos administrativos incluidos (Ver
Cuadro 4).
Cuadro N 6
Exmenes devueltos segn tipo por costo unitario
y estimado anual. Servicio de Radiologa
Primer Cuatrimestre y Estimado 2008

Tipo Examen

Total
Colon por Enema
Histerosalpingografa
Pielograma
Intravenoso
Radiografa de Rodilla
Radiografa de Tobillo
Radiografa de Trax
Serie Gastroduodenal
TAC de Cerebro
Ultrasonido de
Abdomen Superior
Ultrasonido de
Cartidas
Ultrasonido de Cuello
Ultrasonido de
Mamas
Ultrasonido de Vas
Urinarias
Ultrasonido Obsttrico

No.
Exmenes
devueltos
durante 18
semanas

Costo
Total
Estimado
Costo
Primer
Anual
Unitario
Cuatrimest
2008*
re 2008

Estimado
Anual
2008**
51,045,174
9,575,604
4,476,816

504
36
18

88,663
82,904

17,015,058 49,154,612
3,191,868
9,220,952
1,492,272
4,311,008

36
36
18
18
36
54

82,904
6,351
3,428
7,354
165,181
35,854

2,984,544
228,636
61,704
132,372
5,946,516
1,936,116

8,622,016
660,504
178,256
382,408
17,178,824
5,593,224

8,953,632
685,908
185,112
397,116
17,839,548
5,808,348

90

4,141

372,690

1,076,660

1,118,070
295,650

18
18

5,475
4,141

98,550
74,538

284,700
215,332

36

4,141

149,076

430,664

36
36

4,141
5,475

149,076
197,100

430,664
569,400

223,614
447,228
447,228
591,300

Fuente: Registro de exmenes devueltos

* Con Base en 52 semanas
**Estimado en base a tres cuatrimestres
Costo no incluye gastos administrativos

99

El Cuadro No. 7 resume toda la informacin en relacin a las

prdidas econmicas generadas por los exmenes devueltos de los
Servicios descritos. El costo total de prdida sera 206 195 423 millones
de colones anuales, incluyendo los gastos administrativos que equivalen al
25%.

Cuadro No.7
Costo de exmenes devueltos segn tipo por
costo unitario y estimado anual por Servicio.
Primer Cuatrimestre y Estimado 2008

SERVICIO

Costo Total
Estimado
Estimado
Primer

Cuatrimestre Anual 2008* Anual 2008**

2008

TOTAL

54.985.446

158.846.844

164.956.338

Laboratorio
Medicina Nuclear
Patologa
Radiologa

22.675.086
9.098.874
6.196.428
17.015.058

65.505.804
26.285.636
17.900.792
49.154.612

68.025.258
27.296.622
18.589.284
51.045.174

Fuente: Registro de exmenes devueltos

* Con Base en 52 semanas
**Estimado en base a tres cuatrimestres
Costos no incluye gastos administrativos
Debemos ser conscientes que el nmero de exmenes que se
repiten en un cuatrimestre asciende a 6.444, con una proyeccin anual que
asciende a 19332 exmenes, el cual se estn dejando de archivar en su
respectivo expediente.
Lo anterior trae como consecuencia el gasto econmico en
repetirlos, para resolver el problema de salud del paciente que es nuestro
objetivo principal de brindarle una atencin con calidad, eficiente y
oportuna. Adems en esta proyeccin econmica no se est evaluando el
tiempo administrativo del personal de Archivo Clnico, con relacin al

100

tiempo que tarda en localizar un expediente y hacer toda la investigacin

respectiva para poder rescatar un examen y ubicarlo donde corresponde.
Es importante adems visualizar que en la mayora de los casos,
ante la ausencia de un documento tan importante, para definir la estrategia
de salud a seguir con un paciente, la mayora de los mdicos prefieren
poner otra cita, muchas veces en perjuicio del paciente, que tiene que
someterse a la eventualidad de que el mdico tenga espacio en un tiempo
cercano, o de lo contrario, incrementar las listas de espera y un problema
que el mdico pudo solucionar con la informacin primaria en forma
oportuna, debe trasladarlo a tres o cuatro meses despus y en algunos
casos hasta ocho o un ao, por falta de cupo, lo que lejos de venir a
solucionar su problema de salud, ms bien desmejora la atencin
brindada.

101

4.5

Propuesta de Diseo Cdigo de Barras

El objetivo principal de la propuesta presentada en este documento,

consiste en mejorar la precisin de la identificacin de los pacientes y

lograr una trazabilidad eficiente de cualquier Expediente Mdico, dada la
vital importancia que tiene el mismo en la atencin de los pacientes,
aspectos legales y en investigaciones clnicas y epidemiolgicas.
Incorporando la tecnologa de cdigo de barras en el Hospital San Juan de
Dios, se lograra contar con un record de los movimientos que realiza el
Expediente Mdico facilitando la localizacin para que sea ms efectiva,
sencilla y expedita. As, el control, localizacin, movimientos y destino de
cualquier Expediente Mdico, se realizar por medio de Cdigo de Barras
como mtodo de identificacin y ubicacin, reduciendo as costos y
logrando

tiempos

de

operacin

ms

efectivos

con

un

mejor

aprovechamiento del recurso humano

Dentro del proceso de generacin del cdigo de barras la

informacin bsica que se incluir ser: nombre del hospital, nmero de
cdula (expediente), nombre completo, fecha de nacimiento, gnero,
especialidad, cdigo y nombre del mdico, calidad de asegurado, fecha y
hora de atencin, nombre completo del funcionario. Esta informacin se
puede completar de acuerdo a las necesidades que presente el paciente y
el servicio donde se atiende.

Por otro lado, el implementar el cdigo de barras mejorar la

exactitud de la identificacin de todos los documentos que se le dan al
paciente durante su atencin. Con ello, el Hospital se beneficiar
enormemente al eliminarse el error humano al que estn sujetos los

102

funcionarios inmersos en los diferentes procesos de identificacin ya

descritos, errores que invariablemente genera la imposibilidad de que los
reportes definitivos de las muestras que se procesan en los diferentes
Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento se logren anexar al
Expediente Mdico. De esta forma se evita la solicitud de copias de
exmenes, as como el repetir exmenes solicitados y perdidos con el
consecuente consumo de tiempo y recurso humano que ello genera, se
reducirn costos y secundariamente listas de espera. Finalmente, el
Cdigo de Barras tendr implicaciones positivas en la calidad y
oportunidad de la atencin al usuario externo.

Esta propuesta es presentada para su implementacin de la

siguiente manera:
I.

Interaccin de la herramienta Cdigo de Barras con la plataforma

informtica que se encuentra implementada en el Hospital San Juan
de Dios.

II.

Secciones que conforman el Departamento de Registros Mdicos:

Admisin, Archivo Clnico, Citas (Recepcin y Confeccin de
Expedientes), Estadstica y Microfilm, donde se desarrollaran
actividades con el cdigo de barras.

III.

Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento: Farmacia,

Laboratorio Clnico, Medicina Nuclear, Patologa y Radiologa,
donde se desarrollaran actividades con el cdigo de barras.

IV.

Software y Hardware a utilizar.

103

4.5.1 Interaccin de la herramienta Cdigo de Barras con la

plataforma informtica que se encuentra implementada en el
Hospital San Juan de Dios.

La implementacin de la herramienta Cdigo de Barras deber

funcionar basndose en la plataforma tecnolgica de hardware y software
existente en el Hospital San Juan de Dios:
Plataforma de servidor (sistemas operativos, manejadores de base de
datos, manejo de informacin, servidores de web, protocolos de
comunicacin, transacciones por lote, seguimiento de operaciones).
Plataforma cliente de consulta (sistemas operativos, exploradores de
internet, lenguajes de salidas, caractersticas generales de salidas,
ayudas en lnea, tipos de salidas, grfica y amigable).
Plataforma de interfases con otros sistemas y bases de datos
institucionales o no (posibilidad de generar aplicaciones especficas de
la

institucin

que

interacten

con

el

cdigo

de

barras,

importacin/exportacin de datos e intercambio de registros por

ejemplo del padrn que utiliza la CCSS en el sistema SIFA (Sistema de
Informacin de Farmacia Automatizada)).
Plataforma de Seguridad (a nivel de comunicacin con el servidor, en el
manejo de los datos, mltiples mecanismos de autenticacin de
usuarios, integridad de estructuras de informacin, auditorias).
Plataforma de Capacidades multimedia (mltiples tipos de documentos
y sus correspondientes visores).

104

 Plataforma para el Manejo de estndares (ISO, comunicaciones con el

servidor, escner y cmaras, lenguajes de descripcin de datos y
documentos).
Plataforma base para la Documentacin (electrnica e impresa de
usuarios finales, administradores, desarrolladores, actualizaciones).
Plataforma de Capacitacin (procesos tcnicos y transcriptores,
responsables de administracin de usuarios, personal tcnico, usuario
final u otros).
Plataforma para Soporte tcnico (plan de soporte tcnico, formacin in
situ, u otros).
Plataforma de Garantas y actualizaciones.

Lo anterior se propone como una solucin de gestin abierta, verstil y

escalable, que permita gestionar todos los servicios tcnicos y pblicos
dentro de las instalaciones de este nosocomio, garantizando la seguridad y
privacidad de la informacin.

Servicios que conforman el Departamento de Registros Mdicos:

Admisin, Archivo Clnico, Citas, Estadstica, Microfilm.
Implementar la herramienta Cdigo de Barras en todos las
secciones que conforman el Departamento de Registros Mdicos donde es
vital poder contar con una adecuada, pronta, oportuna e inequvoca
identificacin del paciente, cuando solicita una atencin mdica por
ejemplo:

en

Emergencias

Toma

de

Datos

de

Admisin,

un

Ingreso/Egreso del rea de hospitalizacin, en el otorgamiento de una cita

en cualquiera de las especialidades mdicas del rea de Citas, la apertura

105

de un Expediente Mdico, en Confeccin de Expedientes, la reactivacin

de su Expediente Mdico microfilmado, u otros procesos.
Para ello se propone que en la Seccin de Admisin las etiquetas
que se imprimen actualmente con la identificacin del paciente, contengan
el cdigo de barras con esta misma informacin, que ser capturada en
todo servicio donde se implementen los lectores de cdigos de barras. Que
los diferentes formularios de Hospitalizacin Ingreso/Egreso, la rotulacin
de la carpeta del Expediente Mdico en esta seccin, las tarjetas de visita,
las Hojas de Puerta de Emergencias y los comprobantes de Asistencia
contengan impreso el cdigo de barras con igual finalidad.
o Admisin por Emergencias
1. Inicia el proceso en el puesto de Toma de Datos
2. Se confecciona la hoja de puerta la cul sale impresa con los datos de
identificacin del paciente y el cdigo de barras respectivo.
3. Paciente pasa donde el mdico para ser valorado.
4. El mdico enva al paciente a la ventanilla 4, donde la secretaria quin
imprime las etiquetas adhesivas que contienen la identificacin del
paciente y el cdigo de barras respectivo para colocarlas en os
exmenes de Laboratorio y de Gabinete.
5. El paciente es trasladado a los servicios de apoyo donde le realizarn
los respectivos exmenes.
6. En los servicios de apoyo al diagnstico con un lector capturan la
identificacin del paciente y alimentan el sistema automatizado,
modificando la informacin de acuerdo a sus necesidades.
7. Los servicios de apoyo al diagnstico proporcionan los resultados de
los exmenes con el cdigo de barras impreso.
8. Si el mdico dado el resultado de los exmenes decide hospitalizar al
paciente, solicita el expediente al Archivo Clnico.

106

9. La unidad de Archivo Clnico registra la salida del expediente a

Emergencias mediante un lector utilizando el cdigo de barras.
10. En Emergencias, con el lector registran la entrada del expediente
quedando as constancia del da y hora en el sistema.
11. El mdico enva al paciente y el Expediente Mdico a la seccin de
Admisin, donde se le realizar el internamiento.
12. La seccin de Admisin, mediante un lector registra la entrada del
expediente y procede a hacer el ingreso respectivo.
13. Admisin registra de nuevo el expediente utilizando el lector del cdigo
de barras, indicando a que servicio de hospitalizacin va el paciente
imprimiendo la hoja de ingreso, las tarjetas de visita y la boleta del
guardarropa todos con el cdigo de barras respectivo.
14. Si el mdico decide no hospitalizarlo, y darle de alta, lo enva a la
ventanilla 4, donde la secretaria quin imprime las etiquetas adhesivas
que contienen la identificacin del paciente y el cdigo de barras
respectivo para colocarlas en la receta, el comprobante de asistencia,
la boleta para el pago de viticos.
15. La secretaria con un lector cierra la hoja de emergencias, en el Sistema
de Informacin Hospitalaria.
16. Estas hojas son enviadas a la unidad de Estadstica, quin las recibir,
pasndolas por un lector, para confirmar que se encuentran en
custodia de esta seccin para su respectivo trmite.
17. Una vez trabajadas en esta unidad, se pasan nuevamente por el lector,
y son enviadas a la unidad de Microfilm.
18. La unidad de Microfilm las recibe y las pasa por el lector, para una
mejor localizacin de la misma, tanto para el paciente como para el
mdico y procede a microfilmarlas.
19. Fin del proceso

107

Interaccin entre servicios

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Toma Datos

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Hospitalizacin

Ventanilla # 4

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Admisin

Exmenes de:
Laboratorio Clnico,
Radiologa

Estadstica

Salida

Emergencias

resultado

Microfilm

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Archivo Clnico

o Admisin Ingreso y Egreso

1. Inicia el proceso
2. El paciente puede entrar por la unidad de Citas o por la unidad de
Emergencias dependiendo de su patologa, para su respectivo ingreso,
utilizando el cdigo de barras.
3. Si el paciente no tiene expediente, es solicitado al Archivo Clnico a
travs del cdigo de barras.
4. El Archivo Clnico, registra esta salida por medio del lector y ubica el
expediente en Admisin.

108

5. En Admisin le realizan la hoja de ingreso y egreso hospitalario, as

como las respectivas tarjetas de visita, con la etiqueta de identificacin.
6. Admisin registra esta salida, utilizando el lector y lo ubica en los
servicios de hospitalizacin.
7. Una vez que el paciente es egresado, regresa el expediente a la unidad
de Admisin, quin lo recibe por medio del lector.
8. La unidad de Admisin lo enva a la unidad de Estadstica ambas
utilizando el lector de salida y entrada, para medir la trazabilidad del
expediente.
9. Una vez que el Egreso ha sido codificado, esta unidad lo enva al
Archivo Clnico pasando por el lector el expediente.
10. El Archivo lo recibe generando la entrada respectiva del mismo.
11. Fin del proceso

Interaccin entre servicios

* 78 01 125 63 3*

Archivo Clnico

* 78 01 125 63 3*

Cita

Ingreso

* 7801125633*

ADMISIN

Emergencia

Egreso

* 7801125633*

Hoja Ingreso
Tarjetas de
Visita
* 7801125633*

* 78 01 125 63 3*

Hospitalizaci

Estadstic
* 7 80 11 256 33 *

109

En la Seccin de Citas - Confeccin de Expedientes y

otorgamiento de citas al igual que en Admisin se propone que en las
etiquetas que contienen la identificacin del paciente y/o la cita otorgada,
as como la Historia Clnica, Anamnesis, el Examen Fsico y

los

comprobantes de Asistencia lleven impreso el cdigo de barras, tambin la

rotulacin de la carpeta del Expediente y todas las etiquetas que sean
adheridas a los formularios de solicitud de exmenes clnicos o recetas de
farmacia que el mdico le enva al paciente post consulta mdica o
cualquier otro documento que requiera de este tipo de identificacin.

o Citas: Confeccin de expedientes, citas automatizadas

1. Inicia el proceso
2. .Si el paciente no tiene expediente, la asistente de Registros Mdicos,
confecciona el Expediente Mdico, utilizando el Sistema de Informacin
Hospitalario, imprime los documentos y etiquetas necesarias con el
cdigo de barras respectivo, esos son: la hoja de identificacin, la hoja
de anamnesis, la hoja de evolucin y planes, la etiqueta para la tarjeta
de citas, la etiqueta para la carpeta del expediente.
3. Pasa el expediente por un lector y lo enva al Archivo Clnico.
4. El Archivo Clnico recibe el expediente nuevo y lo enva a la consulta
externa, pasndolo por un lector, para medir la trazabilidad del mismo.
5. Si el paciente tiene expediente previo a la cita la asistente enva el
listado de expedientes al Archivo Clnico, a travs del Sistema de
Informacin Automatizado.
6. El asistente del Archivo Clnico, enva los expedientes, para lo que
utiliza el lector del cdigo de barras.

110

7. La asistente de consultorio, recibe los expedientes y los pasa por el

lector para confirmar que el expediente se encuentra en esa
especialidad.
8. Una vez que el mdico atiende al paciente, ste se dirige a la asistente
de consultorio, con los exmenes de Laboratorio y de Gabinete para
que la asistente le coloque las etiquetas respectivas.
9. Las asistentes envan los expedientes al Archivo u otro servicio o
seccin pasndolos por el lector, de tal manera que en el Archivo no
pierda la trazabilidad del mismo. De igual manera en ese momento a
travs del lector, realiza la estadigrafa de la atencin mdica.
10. El paciente se dirige a los Servicios de Apoyo al Diagnstico, donde las
secretarias de recepcin, a travs del lector ptico, traslada la
informacin al Sistema Automatizado y lo modifica de acuerdo a sus
necesidades.
11. El paciente recibe las citas respectivas para realizarse los exmenes y
el tratamiento que el mdico le ha recetado.
12. Fin del proceso.

111

Interaccin entre servicios

* 7801125633*

Citas
Automatizadas
Confeccin
* 7801125633*

Laboratorio Clnico
Radiologa
Medicina Nuclear
Farmacia
Comprobante
Asistencia

* 7801125633*

Hoja de
Identificacin
Hoja Anamesis
Tarjeta de Citas

Archivo Clnico
Admisi
n-

Seccin de Archivo Clnico

Se propone que la rotulacin de los Expedientes Mdicos se realice por
medio de etiquetas adhesivas con cdigo de barras como mtodo de
bsqueda, identificacin, control, registro de entradas y salidas, traslado y
ubicacin del expediente por demanda de los diferentes servicios del
hospital y las consultas programadas, as como su reactivacin y
depuracin de anaqueles ubicados en este servicio. Adems que la
captura de la identificacin del paciente sea directamente del cdigo de
barras que viene impreso en las tarjetas de citas, las hojas de puerta de
Emergencias u otros documentos donde se implementa el uso de esta
tecnologa tales como los exmenes clnicos de Radiologa, Medicina
Nuclear, Patologa y Laboratorio Clnico, para su debido control, adecuada
identificacin y recepcin de los mismos, que permitir la ubicacin de los
exmenes o documentos, controlando si ya fueron anexados o estn por
anexar.

112

Haciendo uso de la tecnologa inalmbrica del cdigo de barras, el

funcionario ubicado en esta seccin, proceder a leer a travs de los
lectores pticos de mano o handheld, la ubicacin fsica en anaqueles y los
estantes respectivos de los expedientes para efectos de archivar y
desarchivar, definiendo as su nueva ubicacin.
Se propone que las solicitudes de Expedientes Mdicos, se realicen
a travs del S.I.H en todo el hospital, desde donde se emitirn las mismas
conforme a las necesidades de atencin que requiere el paciente. Para ello
este sistema en congruencia con la utilizacin del cdigo de barras, deber
generar una alerta en aquellos casos en que el expediente no se
encuentre en el rea del archivo clnico, debiendo informar su ltima
ubicacin, as todo el personal del Archivo Clnico podr monitorear el
estado de cualquier expediente y la jefatura emitir estadsticas del servicio,
tales como: tiempo transcurrido de cada etapa de trabajo, permanencia de
expedientes fuera del servicio, u otros.

Interaccin entre servicios

Servicios de
Apoyo
Diagnstico y
Tratamiento
* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Otros

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Archivo Clnico

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Admisin
Emergencias

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Admisin
Ingreso/Egreso

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Microfilm

Citas

* 7 8 0 1 1 2 5 6 3 3 *

Estadstica

113

Seccin de Estadstica
El registro de entrada y salida de los Expedientes Mdicos que provienen
de la Consulta Externa, egresos hospitalarios y las Hojas de Puerta de
Emergencias, se realice por medio de lectores de cdigo de barras que
procesaran la informacin contenida en los mismos. Adems de registrar el
control de Expedientes Mdicos de pacientes fallecidos y la rotulacin con
etiquetas adhesivas de todos aquellos expedientes que en sus carpetas
presenten deterioro.

Seccin de Microfilm
Se propone el uso de Cdigo de Barras en la captura por medio de esta
herramienta de todos los Expedientes Mdicos, Hojas de Puerta de
Emergencias y documentos que contengan el mismo, permitiendo con ello
controlar ms eficientemente el estado (activo o microfilmado) y la
reactivacin de los Expediente Mdicos.

Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento: Farmacia,

Laboratorio Clnico, Medicina Nuclear, Patologa, Radiologa
En

los

Laboratorio

servicios
Clnico,

de

Apoyo

Medicina

al

Tratamiento

Nuclear,

Patologa,

Diagnstico:
Farmacia

Radiologa se propone habilitar el cdigo de barras para reducir el alto

114

porcentaje de exmenes clnicos que deben repetirse por contar las

solicitudes con una identificacin del paciente inadecuada, instalando
lectores de cdigos de barras e impresoras de etiquetas adhesivas que se
estaran habilitando en cada reporte de examen realizado y que es enviado
al Servicio de Archivo Clnico o de ser posible que estos reportes ya
tengan el cdigo de barras impreso, registrar tambin el ingreso/egreso de
los Expedientes Mdico que solicitan para realizar estudios especiales.
Adems se propone que en estos servicios puedan imprimir etiquetas con
la identificacin del paciente en cdigo de barras que puedan ser
adheridas a cada solicitud de examen que solicite una cita para su
realizacin..

En el cuadro No. 8 se presenta una recopilacin del Software y

Hardware a utilizar en el Departamento de Registros Mdicos conformado
por las secciones Admisin, Archivo, Citas, Estadstica y Microfilm, as
como en los servicios de apoyo: Farmacia, Laboratorio Clnico, Medicina
Nuclear, Radiologa y Patologa, para la implementacin del Sistema de
Cdigo de Barras.
Se puede observar que en este cuadro resumen el total asciende a
$396.000.00, suma que equivale a 206.712.000 millones de colones,
calculando el dlar a 522, al da 26 de mayo de 2008.
Si comparamos lo que se invierte en la repeticin de exmenes por
falta de una identificacin ms clara y precisa, tenemos una proyeccin
anual de 206.195.423 millones, lo cual quiere decir que el implementar un
sistema eficiente de identificacin permite en un ao el pago total de la
inversin, sin mencionar que en este estudio no se estn incluyendo otros
Servicios de Apoyo al Diagnstico como son: los Laboratorios de
Hematologa,

Nefrologa,

Fisiopatologa,

Urodinamia,

Cistoscopias,

Gastroscopas, Electroencefalogramas, Neurologa, que podra venir a

representar un porcentaje muy parecido a los Servicios de Apoyo ya
analizados.
115

Es claro el beneficio que obtiene el Hospital, en invertir en este tipo

de tecnologa que vendra a solucionar en gran parte la problemtica que
se maneja con los expedientes, que por error humano se extravan con la
consecuencia negativa para el paciente, as como no contar con una
oportunidad de los exmenes realizados ubicados en el expediente mdico
en un 100%.
Contrario a esta situacin, contamos con un personal de muchos
aos de laborar en el Servicio, que se apoyado en su experiencia y utilizan
mtodos muy arcaicos pero efectivos para la localizacin de un
expediente, en un servicio donde se maneja un aproximado de 350.000
expedientes, con la problemtica de que la localizacin de un expediente
extraviado como comnmente se le llama puede durar un aproximado de
quince minutos hasta tres horas y se han dado casos en que un estas
bsquedas duran ms de una semana sin poder llegar a ubicarlos.
De poder contar con este sistema, podemos decir con certeza que
en adelante, el paciente tendr la seguridad de contar con un Expediente
Mdico, expedito y oportuno en su atencin as como en los exmenes de
Laboratorio y de Gabinete, al igual que el hospital tendr la seguridad de
que despus del primer ao, tendr un ahorro mnimo de 206.195.432
millones de colones anuales costo aproximado del equipo requerido para
implementar el sistema de cdigo de barras.

116

4.5.4 Software y Hardware a utilizar. - Cuadro No.8

Servicio

Software Programacin
Mdulo
Cdigo Barras

Admisin
Citas y Conf.
Expedientes
Microfim
Archivo Clnico
Estadstica
Farmacia
Laboratorio
Clnico
Radiologa

Computa_
dora

Impresora
Trmica
Etiqueta ID
Pac. y Citas
2
12

Impresora
Lectores
Rotulacin pticos de
Expedien_
mano
te
Handheld
1
3

15
2
15
2
1

4
4

1
1

1
1

1
$30.000,00

20
$1.000,00

19
$700,00

Monto en
dlares

$30.000,00

$20.000,00

$13.300,00

Hardware

$211.000,00

Consumibles

$151.000,00

Software

$30.000,00

TOTAL
GENERAL

$396.000,00

Patologa
Medicina
Nuclear
Total

1
1
2
1

6
$1.800,00

42
$300,00

$10.800,00 $12.600,00

Etiqueta
blanca TT
2x4

Cinta 74
mts 700
aprox.

Etiqueta
Blanca
rotulac.
TT.2.5 x 8
13/64

4
$500,00

2000
$7,00

1000
$6,00

4500
$24,00

1000
$23,00

$2.000,00

$14.000,00

$6.000,00

$108.000,00

$23.000,00

Lectores
pticos
mesa

Antenas
de
Radiofre_
cuencia

2
$650,00
$1.300,00

Cinta 74
mts. 350
aprox.

4.5.4.1

SOFTWARE

El software debe integrar las aplicaciones mviles y de escritorio

enlazadas a la base de datos que utiliza el Sistema de Informacin
Hospitalario S.I.H. del hospital, as como con las otras bases de datos que
utilicen los sistemas implementados en el mismo.
Debe contemplar todas las necesidades de identificacin, control y
seguimiento de los datos de identificacin del paciente expuestos en este
documento, adems de mantener un control extremo del Expediente
Mdico con respecto a:

Ubicacin fsica en el Archivo Clnico.

Ubicaciones transitorias (Especialidades Mdicas, Servicios de

apoyo, Responsables de su utilizacin).

Controles de entradas y salidas.

Clasificacin por nmero de expedientes.

Configuracin de los formatos de impresin de las etiquetas con

cdigo de barras y administracin de la impresin segn la demanda.

Procesamiento de las transacciones en la computadora mvil o

Hand Held mediante el uso de tecnologa de radio frecuencia.

Capacidad de administrar funciones tales como:

Gua y control del acomodo de los expedientes en el Archivo
Clnico.
Registrar las ubicaciones de los expedientes para archivar en los
anaqueles.
Validar los expedientes archivados.

 Gua y control del alistado de los expedientes (determinar la carga

de trabajo para los funcionarios, validar la extraccin de expedientes
del Archivo).
Registrar el cdigo de barras de los Expedientes Mdico (debe
establecer la ruta de entrega de los expedientes y registrar la
ubicacin destino de los expedientes)

119

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

120

CAPITULO V
5

Conclusiones y Recomendaciones

5.1

Conclusiones

.
1.-La ausencia de un Sistema de Cdigo de Barras en el Departamento de
Registros Mdicos y Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento del
Hospital San Juan de Dios obliga a realizar la identificacin de los
documentos del usuario externo en forma manual.

2.-La identificacin manual de los documentos est sujeta al error humano

provocando errores tanto en la identificacin de los exmenes de
laboratorio y gabinete, como en la identificacin del Expediente Mdico.

3.-La identificacin deficiente inadecuada de los exmenes de laboratorio

y gabinete impide archivarlos en el Expediente Mdico provocando
prdidas econmicas importantes para la Institucin por repeticin de
exmenes as como el consumo excesivo de tiempo de recurso humano

4.-A travs del Sistema de Cdigo de Barras se lograra

optimizar la

trazabilidad del Expediente Mdico, reducir el nmero de exmenes de

laboratorio y gabinete que anualmente se repiten por no poder anexarse al
expediente, mejorar la oportunidad en la atencin del usuario externo, y
optimizar las funciones asignadas a los funcionarios del Departamento de
Registros Mdicos.

121

5.-Se estima que para el ao 2008 el costo por repeticin de exmenes de

laboratorio y gabinete ser de aproximadamente 206 195 423 millones de
colones.
6.-Al ser la transferencia electrnica de datos un buen instrumento para
abaratar costes, evita ineficiencias, agiliza trmites y asegura la
confidencialidad de los datos, la precisin de la informacin y los tiempos
de espera.

7.-.-El costo del equipo requerido para instalar e implementar el uso del
Sistema de Cdigo de Barras equivale aproximadamente al gasto
econmico anual que la Institucin tendr que destinar por prdida de
exmenes de laboratorio y gabinete.
8.-.-Tanto los funcionarios del Departamento Registros Mdicos como los
Jefes de los Servicios de Apoyo al Diagnstico y Tratamiento consideran
conveniente, oportuna, ventajosa y beneficiosa la implementacin del
Sistema de Cdigo de Barras.

122

5.2

Recomendaciones

1.-Implementar el diseo de cdigo de barras que contribuir con

la

identificacin precisa de los pacientes, la puesta en marcha de esta

tecnologa supondr, por tanto, dotar al hospital de un nuevo y eficaz
instrumento, que agilizar la gestin del departamento de Registros
Mdicos y de los servicios de apoyo al Diagnostico y Tratamiento, as
como en un futuro, en todo el complejo hospitalario poder brindarle una
mejor atencin al paciente y a sus familiares; facilitando el trabajo y la
intercomunicacin del personal interdisciplinario
2.-En un plazo de corto a largo se debe pensar en la utilizacin del cdigo
de barras para una administracin automatizada de medicamentos, la
utilizacin del expediente electrnico de pacientes, la introduccin
computarizada

de

prescripciones

mdicas

otros

procedimientos

automatizados para mejorar los cuidados de los pacientes que dependen

de los datos de la identificacin misma.
3.-Presentar esta propuesta de diseo a las autoridades del hospital con el
fin de contribuir en la oportunidad del expediente as como los exmenes
de gabinete, que brinden una satisfaccin al cliente en la demanda de una
atencin mdica.

123

BIBLIOGRAFIA

Caja Costarricense Seguro Social. Reglamento General del Expediente de

Salud (Expediente Mdico) Gerencia de Divisin Mdica. Costa Rica,
1997.
Caja Costarricense Seguro Social. Manual para el uso y manejo de los
formularios del expediente mdico de hospitalizacin. Comit Nacional de
Expedientes Mdicos, 1978.
Edei Guillermo, Ed Mc Graw Hill Cdigo de Barras - 3era Edicin.
Hernndez Orozco, Carlos . Anlisis Administrativo: tcnicas y mtodos /
Carlos Hernndez Orozco. San Jos, C. R. :EUNEDm 2007
Hernndez Sampieri Roberto, Fernndez Collado, Carlos, Baptista Lucio
Pilar. Metodologa de la Investigacin, Mxico. Mc Graw-Hill. 1996.
Julio, Calidad y utilizacin de los indicadores de gestin generados en el
Hospital San Juan de Dios 1997.
Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Sistemas de informacin gerencial.
Octava edicin. Pearson Educacin, Mxico 2004
Ministerio de Salubridad Pblica. Reglamento General de Hospitales
Nacionales. Decreto No. 1743 de junio de 1971, publicado en la Gaceta
No. 143 del 14 de julio de 1971.
Miranda Gutirrez, Guido. La Seguridad Social y el Desarrollo en Costa
Rica. Segunda Edicin, Editorial Nacional de Salud y Seguridad Social,
Costa Rica 1994.
Moya Meoo Ligia. Introduccin a la Estadstica de la Salud. Primera
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Segara, Mara Mercedes, Castillo De Solano Alcira. Mdulos de
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Editorial Panamericana de la Salud, 1991.
http:// www.conocimientos web.net / art.1332
Publicada Infoba eprofesional.com
www. CENDEISS.sa.cr / investigacin 7 nuclear resumen. Pdf

124

APENDICE 1

125

126

APENDICE 2

127

ENCUESTA SOBRE SISTEMA CODIGO DE BARRAS

Con el propsito de elaborar una investigacin sobre la

necesidad de implementar un Sistema de Cdigo de Barras, le
solicito, de forma atenta, contestar el siguiente cuestionario; el
mismo es de carcter confidencial y los datos obtenidos sern
utilizados para fines de tal investigacin.

1.- Gnero:

_________Masculino

__________Femenino

2.- Edad:
desempea:________________

Puesto que

3.- A escuchado usted hablar sobre el cdigo de barras?

S

No (pasa a pregunta # 11)

4.- Sabe que es y para que se utiliza el cdigo de barras?

S

No

5.- Cree conveniente implementar el cdigo de barras en REDES?

S

No

6.- Cree conveniente implementar el cdigo de barras en los Servicios de

Apoyo al Diagnstico?
S

No

128

7.- Actualmente en cul(es) procesos/reas/tareas considera es necesario

usar el cdigo de barras?
____

Identificacin del expediente Clnico

____

Control y Localizacin del expediente Clnico

____

Archivado del Expediente Clnico

____

Archivado de Exmenes

____

Estudios Especiales

____

Otro

__________________________________________________

8.- En promedio cuntos exmenes (todos los documentos) tiene usted que
archivar diariamente: _____________ ?

de ellos cuntos deja sin archivar

por tener una identificacin deficiente: _______________

129

APENDICE 3

130

APENDICE 4

131