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JPM CONTAB-POCE

Contabilidade para o Setor da


Educao
Verso 3 (Reviso 3.1.2)

MANUAL
do
UTILIZADOR
Fevereiro de 2015
Para uso exclusivo de utilizadores autorizados a usar a verso
CONTAB-POCE
J.P.M. & ABREU, Lda
Apartado 2927
2410 -902 LEIRIA
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COPYRIGTH (C) 2004-2015, JPM & ABREU, Lda


Este manual faz parte integrante do programa de Contabilidade para o Setor da Educao,
depositado/registado na Associao Portuguesa de Software (ASSOFT).
A sua reproduo no todo ou em parte apenas permitida para uso de utilizadores com o
software licenciado.
Leiria, fevereiro de 2015

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Indice
__________________________________________________________________________________________________________________

Nota Inicial .
Instalao ......................................................................................
Informao aos utilizadores ..........................................................
Introduo .....................................................................................
Instalao ( Requisitos ) ...............................................................
Ficheiros ........................................................................................
Tabelas .........................................................................................
Movimentos ...................................................................................
Mapas ...........................................................................................
Utilitrios .......................................................................................
Informaes Complementares ...
Exemplos de Lanamentos ..........................................................
ANEXOS:
Anexo A Ciclos da despesa e receita .
Anexo B Operaes a considerar pelas escolas que utilizam a
aplicao APENAS para efeitos de exportao de dados (ME)
Anexo C Informaes sobre a recolha de dados para o ME
Anexo D Tratamento de informao nos mapas e listagens
Anexo E Movimentao das contas 31 e 36 (Compras)
Anexo F Orientaes para arranque do ano
Anexo G Mapa de Fluxos de Caixa
Anexo H Conta de Gerncia Eletrnica .
Orientaes tcnicas .

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Nota inicial
A nova verso do CONTAB-POCE foi estruturada para dar resposta implementao do
regime geral do POC-Educao, conforme normas previstas na Portaria n 794/2000 e
orientaes complementares divulgadas pela DGO e outros organismos da Administrao
Pblica.
A verso do CONTAB utilizada durante o ano de 2013 ser descontinuada a partir de 1 de
janeiro de 2014 (verso 2.5), sendo substituida pela verso 3.
Nos primeiros meses de 2014 apenas ser prestado apoio tcnico no mbito da verso 2.5
exclusivamente no que respeita ao encerramento de ano e elaborao da CGE de 2013 a
apresentar em 2014.
Contrariamente ao que estava previsto e anteriormente divulgado, tudo aponta para que a
obrigatoridade na utilizao do POCE (regime geral) seja adiada para janeiro de 2015. A
verificar-se este cenrio, recomendamos:
a) Todas as escolas que durante o segundo semestre de 2013 frequentaram atividades de
formao no mbito desta nova aplicao e cujos utilizadores estejam minimamente
preparados, devem passar a utilizar o CONTAB-POCE.
b) Para as restantes escolas recomendamos a frequncia das atividades de formao que
se iro realizar durante o 1 semestre de 2014, preparando assim os seus recursos
humanos antes de iniciarem a utilizao da aplicao. Tal como acontecia na verso
anterior, tambm esta nova verso continua a ter a possibilidade da sua utilizao
apenas nas funcionalidades relativas ao Envio de Informao para o MEC .
c) A empresa reserva-se no direito de no prestar apoio tcnico aos utilizadores que ainda
no frequentaram atividades de formao no mbito desta nova aplicao e/ou
demonstrem no reunirem os requisitos bsicos para operarem com a aplicao. Para
alm dos conhecimentos sobre o manuseamento da aplicao, tambm fundamental
o utilizador ter conhecimentos tcnicos de contabilidade oramental, financeira e
analtica.
d) A verso demo anteriormente disponibilizada para utilizao exclusiva em atividades
de formao sofreu vrias modificaes nos planos de contas e alterao da estrutura
de algumas tabelas. Assim, para as escolas que j instalaram a verso DEMO, devero
desinstalar essa verso e proceder a uma instalao completa (reinstalar aplicao)
com a verso agora disponibilizada, reportada ao ANO de 2014.

e) A instalao da aplicao CONTAB-POCE no substitui a verso anterior do CONTAB,


ficando as duas a funcionar em paralelo. A nova verso do programa fica instalada
numa pasta com o nome POCE. O procedimento de instalao igual ao que era
utilizado no CONTAB e o ficheiro de licenciamento continua a ser o mesmo para as
duas aplicaes.
f) No arranque do ano econmico de 2014, para alm das informaes que constam neste
manual, tenham em especial ateno as orientaes divulgadas no Anexo F.
Na verso 3.0.1 foi introduzida a Fonte de Financiamento 129. Embora este manual no
faa referncia a essa nova fonte de finaciamento, os procedimentos a adotar so
equiparados FF123, sendo as receitas registadas na conta afeta classificao
econmica 06.05.01 Administrao Local Continente
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INSTALAO_____________________________________
Como proceder para instalar o software CONTAB-POCE ?
1. Introduza o CD na drive ou execute o ficheiro INSTALAR.EXE recolhido na Pagina
da Internet da JPM & ABREU, Lda.
2. Quando aparecer o painel seguinte, tenha em especial ateno ao tipo de
instalao que pretende efectuar:

( A ) Para o caso de estar a utilizar uma verso anterior e pretender atualizar o


programa, mantendo os dados j introduzidos (no se aplica instalao inicial em
2014)
( B ) Para uma instalao inicial do programa. No caso de ter uma verso anterior
instalada e executar esta opo, todos os dados j introduzidos so eliminados, dando
origem a uma instalao de raiz
( C ) Aceite por defeito ou altere o diretrio de instalao e confirme os passos
seguintes. Se estiver a trabalhar num sistema de REDE, a aplicao dever ser
instalada no SERVIDOR e em cada Terminal crie um atalho para aceder ao programa.

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3. No ltimo quadro apresentado dever concluir o processo de instalao,


podendo de imediato executar o programa, colocando um a na opo
Executar o CONTAB-POCE. No final, ao concluir a instalao com indicao
para executar o programa, digite o Nome do Utilizador e o Cdigo de Acesso.
No acesso inicial ao programa ( antes de definir novos cdigos ) utilize as
seguintes credenciais:
Nome do utilizador : GESTOR
Cdigo de acesso: gestor (em minsculas)

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INFORMAO AOS UTILIZADORES


Para os utilizadores desta aplicao e responsveis pelos servios, apresenta-se de seguida
um conjunto de orientaes a ter em considerao:
1. O programa identificado por CONTAB-POCE , tendo na base do seu funcionamento as
normas previstas no POC-Educao para o regime geral (Portaria n 794/2000, de 20 de
setembro) e as orientaes divulgadas pela DGO (Circular Srie A N 1369), simplificando
alguns procedimentos face ao regime de funcionamento das escolas pblicas de ensino no
superior.
2. Na reproduo de mapas e listagens foram considerados mapas obrigatrios previstos no
POC-Educao e outros que integram o sistema atual de escriturao. Alguns destes mapas
destinam-se a operaes de controlo interno, permitindo o cruzamento da informao registada
na aplicao.
3. Relativamente aos mapas de escriturao corrente que possibilitam a substituio da
escriturao manual, tenha em especial ateno:
a) Dirio de Fluxos Financeiros Embora permita a sua impresso entre datas, dever ser
impresso diariamente. Para facilitar a anlise da informao que consta neste mapa, os termos
Dbito e Crdito foram substitudos por Entradas e Sadas (movimentos de Caixa) e Depsitos
e Levantamentos (Movimentos Bancrios). Vem substituir o mapa anteriormente designado por
Folha de Cofre.
b) Contas Correntes Este mapa obtido em vrias seces, devendo a sua impresso ser
efetuada por meses. Sendo a CAPA a primeira folha a considerar, mensalmente dever
organizar um caderno onde constem todas as seces deste mapa. Embora com uma
disposio grfica diferente do modelo oficial em uso, este mapa contm toda a informao
que integra o modelo oficial.
c) Dirio de Compromissos Este mapa apresenta todos os compromissos assumidos pela
escola, incluindo as despesas com pessoal.
d) Caixa O programa permite a impresso de dois modelos escriturados em duas
perspetivas: Oramental, onde inclui as despesas com pessoal pelos valores ilquidos;
Financeira, onde apenas reflete os valores lquidos movimentados pela escola.
e) Encargos por Liquidar Apresenta todos os encargos cuja fase da obrigao j foi
registada e encontram-se por liquidar.
4. Todas as folhas que constituem os mapas referidos no ponto anterior, individualmente por
mapa, devem ser numeradas sequencialmente desde a primeira ltima folha do ano,
rubricadas pelo Conselho Administrativo e s depois objeto de arquivo.
5. Os mapas e listagens relativos organizao da Conta de Gerncia impressos no programa,
destinam-se a auxiliar a elaborao dos modelos oficiais.
6. Os lanamentos na contabilidade devem estar em dia de forma a permitir no final de cada
ms a impresso e arquivo dos mapas e listagens devidamente atualizados.
Todo o apoio tcnico no mbito da utilizao desta aplicao dever ser dirigido ao
Departamento de Suporte Tcnico da empresa, recorrendo aos canais de comunicao que esto
divulgados.

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1. INTRODUO
A J.P.M. & Abreu, Lda uma empresa com responsabilidades na distribuio de
software para gesto escolar, ao servio das escolas desde 1994. Vrios so os
produtos que j lanou no mercado, mantendo um permanente dilogo e apoio tcnico
aos seus clientes.
O software a que respeita este manual est preparado para permitir o tratamento
contabilstico das operaes de gesto oramental, articulado com as normas do
regime geral do POCE nos termos da Portaria 794/2000. Antes de executar qualquer
procedimento com o programa, leia atentamente este manual. As dvidas ou
esclarecimentos complementares necessrios devem ser colocados ao nosso
Departamento de Suporte Tcnico.
As indicaes deste manual incidem sobre a utilizao do software, devendo o
utilizador ter conhecimento das normas e procedimentos previstos na legislao
em vigor, bem como possuir os conhecimentos tcnicos na rea de
contabilidade. Por conseguinte, este no um manual tcnico de contabilidade,
embora refira alguns aspetos necessrios interpretao do correto
funcionamento do programa.
Para um melhor entendimento das metodologias de trabalho a adotar no uso
desta aplicao, recomendamos a participao nas atividades de formao
desenvolvidas pela empresa.
Como base inicial de trabalho recomenda-se:
a) Anlise e interpretao da Portaria 794/2000, de 20 de setembro e da Circular
Srie A N 1369 (DGO)
b) Consulta de bibliografia diversa e de contedo bsico sobre noes de
contabilidade (oramental, financeira e analtica)
c) Conhecimentos sobre a atual metodologia de controlo oramental no setor da
educao.
d) Para uma melhor compreenso das metodologias de trabalho a adotar na
utilizao do programa, recomenda-se a participao numa ao de formao do
plano de cursos levado a efeito pela empresa.
Antes de proceder a qualquer operao com o software leia atentamente este
manual, sendo recomendado que em paralelo experimente as correspondentes
opes do programa, tornando-se por esta via mais facilitada a sua compreenso
e entendimento funcional.

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2. INSTALAO

3.1 Equipamento
Embora este software possa funcionar em computadores com capacidade inferior,
recomenda-se o uso de equipamento com caractersticas iguais ou superiores s
seguintes:
Computador Dual Core com 1024Mb de Memria
Sistema Operativo Windows XP ou superior
Impressora formato A4 ( recomendado jacto de tinta ou laser )

2.2 - Instalao
O software est preparado para funcionar em monoposto ou num sistema de Rede
Windows. Embora os procedimentos de instalao sejam comuns generalidade dos
programas em Windows, dever ter em considerao as indicaes referidas no incio
deste manual.

3. FICHEIROS

3.1 - Servio / Organismo


Esta ficha deve ser preenchida e estar permanentemente atualizada com os dados
solicitados. No que respeita ao Nmero de Contribuinte, um dado reservado ao
licenciamento. Sempre que pretender alterar o N Contribuinte dever solicitar novo
ficheiro de licenciamento .
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3.2 - Utilizadores
Destina-se esta opo criao de cdigos de acesso para os diferentes utilizadores
do programa. Para criar um NOVO utilizador, indique o nome, o respetivo cdigo de
acesso (at 10 carateres) e assinale com um "b" APENAS as opes a que o
utilizador poder ter acesso. Para modificar as condies de acesso para um utilizador,
ao entrar nesta opo clique na lupa que se encontra no final do campo Nome do
Utilizador e selecione o utilizador pretendido. Sero editadas as condies de
acesso, podendo ser alteradas inclundo os cdigos. Antes de comear a utilizar o
programa no esquea de alterar o cdigo de acesso do GESTOR de forma a que
este s fique conhecido pelo gestor do programa.

3.3 - Fornecedores
Este ficheiro destina-se a criar uma base de dados com as informaes dos
fornecedores, sendo necessrio a sua utilizao. Na criao de cada ficha, indique
obrigatoriamente o Cdigo de Fornecedor, N de Contribuinte e Nome. O Cdigo do
fornecedor um campo alfanumrico, podendo criar cdigos de fornecedor com letras,
ou com nmeros. conveniente neste campo, se usar um cdigo numrico, criar uma
numerao com nmero de carateres que permita lanar cdigos at ao nmero
mximo de fornecedores da escola (por ex. at 99 lanar, 01, 02, ..10, 11, 99). Os
restantes dados embora sejam facultativos, recomenda-se o seu preenchimento
sempre que possvel.
Na parte final da ficha dever indicar a conta (ou contas) que corresponde ao
fornecedor no Plano de Contas Financeiro, sendo esta automaticamente criada no
plano.
Na criao da conta referente a cada fornecedor recomenda-se a adoo de uma
sequncia numrica, atentos ao nmero mximo de fornecedores, ou seja, se o
utilizador prev um mximo de 999 fornecedores, conta principal dever associar
001, 002, 003, etc ( Exemplo: 221001 ; 221002, etc ).
Tenha em ateno que a indicao do fornecedor obrigatria a partir da fase do
compromisso.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Endereo, Cdigo
localidade:.

Postal

Preencher
E-mail:
com o e-mail do
fornecedor.

NIB: Preencher com o


NIB de Fornecedor.

Contacto: Preencher
com o nome da pessoa
de contacto junto da
entidade fornecedora.
Ao indicar nestes campos as contas correspondentes
ao fornecedor, estas sero automaticamente criadas
no Plano de Contas Financeiro.

3.4 Clientes
Deve ser adotado o mesmo procedimento que na opo anterior, sempre que se
justifique a criao de fichas para clientes, alunos e outros utentes.

3.5 Historial de Acessos


Sempre que um utilizador entra no programa, fica registada a data e hora de entrada,
bem como a data e hora de sada. Nesta opo podero ser consultadas estas
informaes.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

4. TABELAS
Nesta rea encontram-se os planos de contas, as tabelas de ligao ao GPV, a
tabela de fundos disponveis e a tabela de cabimentos.

4.1 Plano de Contas Oramental


O Plano de Contas Oramental foi estruturado para poder dar resposta a todas as
exigncias de controlo oramental nas escolas do ensino bsico e secundrio. Cada
conta principal est dividida por:
- Classificao econmica, atividade e fonte de financiamento no que respeita a
contas para despesas correntes de material e despesas de capital.
- Classificao econmica, Pessoal Docente ou No Docente e actividade
relativamente a contas para remuneraes de pessoal.
Sendo certo que os Agrupamentos sero as instituies que mais contas iro utilizar, o
facto de constarem no plano contas que no sejam utilizadas em nada altera o seu
normal funcionamento.
Esta tabela encontra-se fechada (no permite alteraes), sendo da responsabilidade
da empresa sua alterao sempre que tal se justifique.
O plano de contas oramental integra as contas e subcontas da classe 0, desde a
conta 01(oramentos do exerccio) at conta 034(Previses corrigidas).

4.2 Plano de Contas Financeira


Os lanamentos de movimentos na rea financeira ou patrimonial so efetuados com
base nas contas registadas nesta tabela.
O plano j vai elaborado com base na estrutura divulgada pela Circular Srie A N 1369
(DGO), podendo o utilizador, tendo em ateno as normas tcnicas sobre elaborao
e alterao dos planos, complementar este plano de acordo com as necessidades de
cada escola.
Neste plano, todas as contas 25, 64. e as restantes contas assinaladas com um X
nas colunas PCC (Plano de Contas Central) ou PCL (Plano de Contas Local), no
podem ser alteradas ou eliminadas. Tratam-se de contas com cdigos fixos a utilizar
em eventuais exportao de dados para a DGO ou MEC.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Novo Registo e Editar Registo: Com um clique


nestas opes, apresentado este quadro onde
tem que lanar o cdigo da conta e a descrio.

4.3 Plano de Contas Analtica


De acordo com as normas previstas na Portaria n 794/2000, a utilizao do regime
geral do POC-Educao contempla tambm a contabilidade analtica.
A estrutura base deste plano integrada na aplicao tem por base uma adaptao das
sugestes que constam no livro POCE Explicado, Editora Rei dos Livros, e cujos
autores integraram o grupo de trabalho que conduziu aprovao do POC-Educao.
Este plano dever ser reajustado ou complementado com as contas necessrias para
dar resposta ao tratamento e obteno de informao analtica sobre custos e
proveitos, seguindo no entanto a estrutura apresentada na aplicao.
As contas iniciadas por 90 e 99 no podem ser eliminadas ou alteradas. So contas
fixas no plano.
As orientaes de natureza tcnico-contabilstica sobre a elaborao deste plano e os
movimentos na contabilidade analtica, so objeto de anlise nas atividades de
formao promovidas pela JPM & ABREU, Lda.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

4.4 Tabela de Fundos Disponveis


Sobre o preenchimento e atualizao desta tabela, bem como as orientaes tcnicas
sobre a aplicao da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, consulte o
Manual da LCPA que integra a documentao que foi facultada nas atividades de
formao e tambm disponibilizado em paralelo com a verso 3.0.0 do programa.

4.5 GPV Oramental ; GPV-Patrimonial


Estas tabelas destinam-se a permitir a transferncia de dados do programa GPVGesto de Pessoal e Vencimentos, automatizando os lanamentos de processamento
das despesas com pessoal. Nesta tabela esto programados os movimentos a efetuar.
Estas tabelas encontram-se fechadas (no permitem alteraes por parte dos
utilizadores), sendo a sua alterao da responsabilidade da empresa sempre que tal se
justifique.

4.6 Cabimentos
Nesta tabela so gravados todos os registos de cabimentos, sejam eles efetuados
diretamente nesta opo ou atravs do Auxiliar de Lanamentos em paralelo com o
registo dos compromissos.
A numerao dos cabimentos atribuda automaticamente pelo programa, sendo uma
sequncia numrica a iniciar no cabimento n 1 em cada ano econmico.
O recurso ao registo de cabimentos diretamente nesta tabela apenas se torna
necessrio quando se pretende a cativao de dotao oramental para fazer face a
compromissos futuros ainda no assumidos.
Por exemplo, pretende-se proceder cativao de dotao oramental para fazer face
aos compromissos a asumir em comunicaes durante os 3 prximos meses. Neste
exemplo poderemos atravs desta opo registar um cabimento na rubrica, fonte de
financiamento e atividade correpondentes, pelo valor aproximado para fazer face aos
compromissos de comunicaes a assumir nesse perodo. Posteriormente, ao registar
cada um desses compromissos, vamos associar o n de cabimento registado
antecipadamente nesta tabela.
Permite ainda a impresso do documento com a Informao de cabimento.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

5. MOVIMENTOS
A rea de movimentos aquela onde o utilizador ir desenvolver maior atividade.
Est dividida nas opes que a seguir iremos analisar.

5.1 - Lanamentos

No painel anterior so visualizados todos os registos contabilsticos efetuados na


contabilidade.
Para facilitar a consulta e anlise dos lanamentos efetuados, a grelha de registos est
dividida em vrias seces, a saber:

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Oramental: Apresenta todos os registos efetuados em contas da classe 0 zero, com


exceo dos oramentos iniciais e os cabimentos efetuados diretamente na opo
Tabelas-Cabimentos.
Patrimonial: Apresenta todos os registos efetuados na contabilidade patrimonial, ou
seja, lanamentos nas contas das classes 1 a 8, com exceo dos movimentos de
abertura.
Analtica: Apresenta todos os registos efetuados na contabilidade analtica, ou seja,
lanamentos nas contas da classe 9.
Abertura: Apresenta os movimentos de abertura registados com o N DOC = 0.
Oramentos: Apresenta os registos dos oramentos iniciais.
Cabimentos: Apresenta os registos dos cabimentos iniciais efetuados atravs da
opo Tabelas-Cabimentos e posteriores regularizaes quando j se encontrem
associados a compromissos.
A informao aparece no ecr separada por meses, permitindo desta forma a consulta
ou alterao mais individualizada. Se pretender consultar todos os movimentos em
conjunto clique em Todos .
Verificar Lanamentos: Verifica se para cada N DOC registado na contabilidade, o
valor a dbito igual ao valor a crdito.
Auxiliar de Lanamentos ( Despesa )
Atravs desta opo podem ser efetuados os lanamentos relativos s diversas fases
do ciclo da despesa.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Os nmeros de documento, cabimento e compromisso, so automaticamente


atribudos pelo sistema na sequncia dos registos j efetuados. Pode no entanto o
uilizador alterar estes nmeros para dar continuidade a lanamentos anteriormente
iniciados e/ou associados a cabimentos e compromissos j atribudos.
Coloque o R nas fases que pretende registar, a Data de lanamento, Valor e procure
na Rubrica a conta pretendida. O campo Fornecedor de preenchimento obrigatrio
j na fase do compromisso.
Ao GRAVAR sero automaticamente efetuados todos os movimentos correspondentes
s fases indicadas.
Posteriormente, ao voltar a esta opo e introduzir o mesmo nmero de documento,
so apresentados na parte superior do painel os lanamentos j efetuados para o N
DOC indicado, possibilitando registar as fases ainda no efetuadas para continuar ou
concluir o ciclo da despesa, bastando para o efeito colocar o R na(s) fase(s)
pretendida(s).
Ao assinalar as fases da obrigao, autorizao e pagamento, ficam disponveis na
parte inferior as seces correspondentes para registo dos lanamentos. Os registos
na contabildade analtica so efetuados na fase da obrigao, em simultneo com os
registos na contabilidade financeira.
Em cada um dos separadores apresentados, preencha a informao solicitada e, antes
de mudar de separador, confirme os dados pressionado o boto (localizado no
canto inferior direito do painel)

O campo Venda ou consumo imediato apenas deve ser assinalado quando na fase da
obrigao so indicadas as contas 312 ou 316 e o seu consumo imediato ou a
curto prazo, dando assim cumprimento ao procedimento referido no Anexo E e
consequente automatismo na aplicao.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Com exeo das despesas relativas a aquisio de compras onde no se verifique a


condio referida no pargrafo anterior ou aquisio de imobilizado ( registo de contas
da classe 4 na fase da obrigao) todos os restantes movimentos efetuados nas contas
da classe 3 e 6 tm de ter o correspondente registo na contabilidade analtica.
Ateno: No caso da entidades que no estejam a utilizar a contabilidade analtica, a
imputao deve ser efetuada pela globalidade nas contas 99x.

Auxiliar de Lanamentos ( Receita )


Atravs desta opo procede-se ao registo do ciclo completo das receitas oramentais,
adotando-se procedimentos idntidos ao lanamento das despesas.

No registo de receitas atravs do Auxiliar de Lanamentos o ciclo completo da receita


efetuado na mesma data pela totalidade, sendo a data correspondente ao dia em que
a receita entra efetivamente nos cofres da entidade.
A imputao das receitas na contabilidade analtica tambm obrigatria, podendo a
entidade optar por registar a globalidade das receitas numa conta de receitas gerais ou
diversas ( no plano que vai na aplicao corresponde conta 989

- Na parte final do campo Descrio, ao pressionar este cone, permite


selecionar descries previamente gravadas numa tabela, bem como dada a
possibilidade ao utilizador de alterar e complementar livremente as descries tipo
que pretender utilizar.
Com um clique nesta funo so apresentados os seguintes quadros:
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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

+ - Com

um clique nesta opo


apresentada uma linha na
parte superior desta tabela.
Digite o descritivo a incluir
podendo alterar a cor com um
clique em cima da coluna
correspondente. No final clique
a para gravar o novo registo
acrescentado na tabela.

Bloquear: No final de
acrescentar os descritivos
tipo clique em Bloquear
para voltar tabela inicial.

Registo de lanamentos pela via manual (NOVO)

Com exceo das contas 024 e 025. (contas da classe 0), nesta opo no
possivel efetuar lanamentos na contabilidade oramental.
Enquanto que atravs do Auxiliar de Lanamentos o sistema procede a alguns testes
de validao ao GRAVAR os registos, nesta opo (NOVO) o registo dos lanamentos
livre e transfere para o utilizador o procedimento tcnico-contabilstico nos
movimentos a efetuar.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Ao efetuar um lanamento manual, dever indicar:


Data Use o formato dd-mm-aaaa, correspondente data do movimento.
N de Doc. Sequncia numrica atribuido automaticamente pelo sistema. Se
pretender associar os registos a um N DOC anteriormente j utilizado, basta alterar na
grelha o N de Documento.
Sempre que para o N DOC indicado j existam registos efetuados na contabilidade,
estes so apresentados na parte inferior do painel.
Conta a Dbito e Crdito Poder recorrer Consulta de Planos para seleo das
contas a registar no lanamento.
Valor Indique o valor correspondente ao movimento que est a efetuar.
N Requisio - Preencher quando aplicvel.
N Cabimento e Compromisso Oferecidos automaticamente pelo sistema em
funo da fase do compromisso j registado atravs do Auxiliar de Lanamentos.
Descrio Texto livre para identificao do movimento.

Estas duas opes destinam-se ao lanamento dos oramentos iniciais de receita e


despesa, bem como o registo de posteriores alteraes oramentais.. Ver ponto 5.1.2

Nesta opo podemos efetuar a qualquer momento a consulta dos fundos disponveis,
tendo como referncia os dados previamente introduzidos na opo Tabela-Fundos
Disponveis e os movimentos de receitas, compromissos e pagamentos j registados
no programa.
Permite ainda em paralelo a consulta do duodcimo ou crdito disponvel para assumir
novos compromissos.

Destina-se ao controlo dos cheques emitidos (ou transferncias) e consequente


reconciliao bancria. Ver ponto 5.1.4

Destina-se ao registo das Guias de Receita de Estado relativas s Fontes de


Financiamento de receitas prprias que integram os oramentos privativos.
Sempre que atravs de Guias de Receita so entregues verbas ao Tesouro, devero
de imediato ser registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea
de Movimentos Lanamentos. Ver ponto 5.1.1
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Permite a importao das despesas com pessoal processadas no GPV para as fontes
de financiamento 111/153 e 242.Com base nas tabelas GPV-Oramental e GPVPatrimonial, importa os dados que constam na Requisio de Fundos (Modelo RF3) e
na opo Consultar/Alterar, classificando automaticamente o processamento de
salrios nas fases de Cabimento, Compromisso, Obrigao, Autorizao
e
Pagamento.
Embora esta opo j esteja preparada para importar tambm eventuais despesas com
pessoal na FF123, para j esta funcionalidade encontra-se inativa. Isto porque, at
orientaes em contrrio, as despesas com pessoal processadas na FF123 devero
ser consideradas no oramento de despesas correntes de material, sendo registadas
na rubrica 02.02.25.
Notas: Face ao disposto no Ofcio n 5033/2013 da DGPGF e consequente
reajustamento no funcionamento da aplicao, foi retirado o Bloco P nos Balancetes
de classificaes.
Considerando que a nova verso do GPV passa a permitir alteraes ao
processamento aps a elaborao do modelo RF3 (ver orientaes divulgadas na
adendo do GPV), nas grelhas apresentadas nas diversas fases da importao apenas
passa a ser possivel reajustar valores nas classificaes dos encargos da entidade
patronal (CGA, ADSE e Seg. Social), dando assim resposta eventual necessidade de
reajustar valores por fora dos arredondamentos.

Permite visualizar os lanamentos efetuados para o N DOC indicado. Paralelamente


permite ainda a impresso de Notas de Lanamento e ELIMINAR por completo ou
parcialmente os lanamentos efetuados para esse nmero de documento.
Ao efetuar um duplo clique em cima do N DOC na grelha de lanamentos, obtem a
mesma funcionalidade desta opo.

Esta opo permite a ordenao dos registos apresentados na grelha, por Entrada
(ordem de registo), Data, N Documento, Valor, N de Cabimento e N de
Compromisso.
5.1.1 - Registo das Guias de Receita de Estado
Sempre que atravs de Guias de Receita forem entregues verbas ao Tesouro, devero
de imediato ser registadas nesta opo, disponivel na rea de Movimentos
Lanamentos.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

21

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Pressione o boto assinalado para que seja editada a tabela seguinte.

Ano colocado automaticamente.


N Guia Campo numrico para indicar o nmero da guia.
Fonte de Financiamento Preenchida automaticamente em funo da classificao
escolhida.
Data de Pagamento Use o formato dd-mm-aaaa.
Classificao Selecione a classificao econmica da receita que indicou na guia.
Ao selecionar este campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes
Econmicas em uso nas escolas.
Valor Indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o
separador de milhares e use a vrgula como separador decimal.
No final Gravar e Sair .
5.1.2 - Lanamento dos Oramentos Iniciais
Aps a instalao do programa e depois de definidos os cdigos de acesso e as
configuraes na rea de utilitrios, os primeiros lanamentos a efetuar correspondem
aos oramentos iniciais de DESPESA e RECEITA.
Selecione uma das opes assinaladas.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Aps ter indicada a Fonte Financiamento e Confirmar, apresentada uma tabela


(tipo Word ).

A DATA corresponde ao dia 1 de janeiro do ANO a que respeita o oramento e o N de


DOC. corresponde obrigatoriamente ao nmero 1, dados estes que so atribudos pelo
sistema. Na primeira linha da tabela da coluna Conta POCE, pressione F1 para abrir o
Plano de Contas e pesquisar a conta. Duplo clique na conta de lanamento pretendida
e depois s digitar o valor de dotao para a rubrica/atividade. Registe nesta tabela e
de uma s vez todos os valores correspondentes ao oramento inicial de despesa, por
classificao econmica e atividade.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Quando tiver a tabela preenchida com todas as linhas, ao GRAVAR o sistema vai
efetuar os lanamentos correspondentes na contabilidade oramental, tendo em
considerao os procedimentos tcnicos definidos no POCE.

: Considerando que data de 1 de janeiro no so conhecidas as dotaes atribudas pelo


OGE, dever efetuar os lanamentos com base no oramento inicial do ano anterior para Correntes.
Posteriormente e S NESTE CASO, quando tiver conhecimento do oramento para o ano em que est a
trabalhar, volte mesma opo e os valores anteriormente digitados sero editados. Mantenha a data de
1 de janeiro e corrija os valores em face do oramento agora conhecido. Acrescente ou ANULE linhas se
necessrio, em funo das classificaes com dotao atribuda no novo oramento. Ao voltar a
GRAVAR os movimentos anteriores sero substitudos pelos novos como se tivesse efetuado o
lanamento do oramento correto logo de incio.
De notar que este procedimento no considerado uma alterao oramental, pois todas as alteraes
( transferncias entre rubricas, reforos e anulaes ) devero seguir a mesma metodologia de trabalho
do lanamento inicial, mas escolhendo a funo ALTERAES e respeitando os procedimentos tcnicos
em vigor a cada momento.
Para o lanamento do Oramento Inicial de Despesas com Pessoal dever fazer os lanamentos com
Base no Mod. RF3 do ms de janeiro.
Para o lanamento do Oramento Inicial de Despesas Correntes e Capital da FoFi 123 e 242, dever
fazer os lanamentos com base no Projeto de Oramento elaborado para aquele ano.

No que respeita ao Oramento de RECEITAS os procedimentos a adotar so


semelhantes, selecionando para o efeito o boto correspondente.

5.1.3 - Regime Duodecimal / Crdito Disponvel


Com o objetivo de controlar as verbas comprometidas (compromissos) face aos valores
dos crditos disponveis concedidos, seja pelo cumprimento do regime duodecimal no
OGE quando aplicvel ou pelas receitas prprias arrecadadas e entregues nos cofres
do Tesouro, devero ser registados na contabilidade os seguintes movimentos.
- No primeiro dia til de cada ms, pelo valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) ou
autorizado(s) a requisitar nesse ms do OGE, dever proceder-se aos correspondentes
registos na contabilidade, recorrendo para o efeito opo novo da rea de
lanamentos, movimentando-se as seguintes contas:
Dbito
02521
02571

Crdito
02421
02471

Movimento
Duodcimo Vencido Despesas Correntes
Duodcimo Vencido Despesas Capital

- Embora no se aplique a mesma regra s despesas com compensao em receita


(OCR), foram tambm criadas subcontas em 024 e 025 que permitem efectuar o
mesmo procedimento para as fontes de financiamento 123, 242 e 280. Claro que,
nestes casos, o lanamento far-se- no momento em que so requisitados os valores
j entregues na conta do Tesouro, ou seja, no mesmo dia em que enviado o Mod.
RF3 para o MEC.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

5.1.4 - Reconciliao Bancria


Na fase do lanamento do pagamento atravs do Auxiliar de Movimentos, ao indicar o
N de Cheque / Transferncia, criada automaticamente nesta tabela o
correspondente registo.
Em alternativa, esta opo permite tambm o registo manual de movimentos referentes
a cheques emitidos e posterior impresso de listagem com cheques por levantar.
Como proceder ?

a) Sempre que emitir um cheque aceda a esta opo e clique em


uma linha em branco.

para criar

b) Esta opo adota os mesmos procedimentos que uma tabela normal. Na linha
em branco faa duplo clique para editar o campo e digite DATA ( formato ddmm-aaaa ), N CHEQUE, Cdigo da CONTA que est criada no Plano de
Contas Financeiro e da qual emitido o cheque, CONTA da entidade credora
que consta tambm no Plano Financeiro e o VALOR.
c) Esta operao sucessivamente efetuada por cada cheque ou transferncia
emitida.
d) Quando comparar esta listagem com o extrato bancrio, assinale com os
cheques que j foram levantados.
e)

Este painel, utilizado em vrias aplicaes


da JPM, permitem criar e eliminar linhas na tabela, confirmar a gravao dos
dados e movimentar entre o primeiro e ltimo registo das tabelas.

Esta opo permite ordenar os registos lanados na

f)
tabela.

IMPRIMIR
Permite a qualquer momento a impresso de uma listagem com os cheques por
levantar.
Indique a conta para a qual pretende efectuar a reconciliao e a DATA.
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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

5.2 Lanamentos Eliminados


Nesta tabela so automaticamente registados todos os registos eliminados da rea de
Movimentos Lanamentos.

5.3 Apuramentos e Fecho do Ano


Estas duas opes so utilizadas no final de cada ano econmico e destinam-se ao
apuramento de resultados, encerramento de contas e fecho do exerccio.
Ateno: Antes de executar qualquer uma destas opes certifique-se que mais nenhum
terminal est a usar o programa, proceda a uma manuteno de dados e atualize a cpia de
segurana.

5.4 Requisio de Fundos ( Mod. RF3 )


Esta opo destina-se elaborao e reproduo do Modelo RF3 (Requisio de
Fundos). Tenha em ateno que apenas poder requisitar valores nas Fontes de
Financiamento 123 e 280 que j foram entregues ao Tesouro atravs de Guia. Assim,
antes de elaborar a requisio de fundos, ter que introduzir no programa o registo das
Guias correspondentes ao valores entregues nessas fontes de financiamento.
5.5 Nota de Encomenda, Recibo e Oficios
Opes complementares de uso facultativo.

6. MAPAS
Nesta rea de trabalho podero ser obtidos grande parte dos mapas disponveis na
aplicao.
Todos os mapas so impressos em formato A4, podendo o utilizador optar pela sua
impresso em formato A3.

7. UTILITRIOS
7.1 - Cpia de Segurana
Destina-se esta opo realizao de cpias de segurana. Quando utilizar esta
opo, os restantes terminais no podem estar a usar o programa. Faa
periodicamente as cpias de segurana.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

7.2 - Restauro de Cpia


Sempre que tiver alguns problemas na base de dados possvel atravs desta opo
repor os dados da ltima cpia de segurana. Quando utilizar esta opo os restantes
terminais no podem estar a usar o programa.
7.3 - Configuraes
Nesta opo poder bloquear com um a o acesso aos movimentos de meses j
concludos, evitando por esta via alteraes posteriores impresso de mapas e
listagens. A qualquer momento poder novamente ser desbloqueado o ms.
Poder adotar outra metodologia que consiste em ter bloqueado todos os meses com
exceo do ms de trabalho em uso. Com este procedimento impede o acesso a
lanamentos ou alteraes de qualquer ms j concludo, bem como evita a introduo
de movimentos com datas diferentes do ms em que se est a trabalhar.
Nesta opo deve ser indicada a Conta do Plano Financeiro por onde so efetuados
os pagamentos de vencimentos, descontos e outros encargos com remuneraes do
pessoal.

ATENO: Na opo Movimentos Lanamentos, qualquer utilizador que tenha


permisses de acesso a essa opo, poder alterar a descrio dos movimentos j
gravados. Para o efeito basta um duplo clique em cima da descrio que se pretende
alterar para que esta seja editada.
Para que seja permitido a esses utilizadores adotarem o mesmo procedimento para
alterarem tambm os campos Data, Conta a Dbito, Conta a Crdito, Req.,
Cabimento, Compromisso e Fornecedor ( apenas nos separadores Patrimonial,
Analtica e Abertura), dever ser assinalada com um a ltima opo do painel
anterior.
Esta opo apenas possvel de assinalar quando ainda no tenham sido registados
movimentos na contabilidade, com exceo do lanamento dos oramentos iniciais e
movimentos de abertura. Depois de assinalada e desde que j existam outros
movimentos registados na contabilidade, j no possvel desmarcar a condio at
estar encerrado o ano econmico em curso.
No final para que as alteraes sejam assumidas pela aplicao dever Gravar e Sair
e SAIR completamente do programa.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

7.4 - Definies de Rede


Embora a informao desta opo seja automaticamente preenchida aps a instalao
do programa, se necessrio indique aqui os caminhos solicitados para acesso ao
servidor onde est instalado o programa CONTAB-POCE. Se estiver a usar o programa
em monoposto indique o caminho da pasta local onde o programa se encontra
instalado.
Na ltima linha dever ser indicado o caminho para acesso ao local onde est instalado
o programa GPV.
7.5 Abertura de Anos
Permite a consulta de anos anteriores e regressar ao ano atual de trabalho.
Nota: Esta opo apenas tem utilidade a partir do ano 2015, permitindo o acesso aos dados do
ano 2014 objeto de registo na verso 3.

7.6 - Manuteno
Sempre que surja algum problema no funcionamento do programa, em particular
anomalia nos dados introduzidos, utilize esta opo para tentar regularizar a situao.
Se no resolver o problema entre em contacto com os nossos servios de apoio
tcnico. Esta opo apenas deve ser usada com os restantes terminais sem estarem a
utilizar o programa.
7.7 Enviar Informao ME
Esta opo destina-se ao envio mensal de informao para o Ministrio da Educao e
Cincia referente rea Financeira Funcionamento. Sobre os procedimentos a
observar nesta opo, analise os ANEXO B e C que se encontram disponveis na parte
final deste MANUAL.

7.8 Importao CONTAB


Esta opo apenas se encontra disponvel durante o primeiro semestre de 2014 e
destina-se importao da tabela de fornecedores em uso no CONTAB (verso usada
em 2013), bem como os dados dos balancetes de DEZEMBRO de 2013 a serem
considerados na exportao de dados a efetuar em janeiro de 2014.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

9. Informaes complementares
Em complemento das informaes fornecidas nas atividades de formao sobre o
funcionamento deste software, tenha ainda em especial ateno:
9.1 Na data de 01 de janeiro o oramento a registar na Fonte de Financiamento 111
deve corresponder ao inicial do ano anterior.
9.2 Ao efetuar o lanamento dos oramentos iniciais nas Fontes de Financiamento
123, 242 e 280, devero considerar tambm na seco de RECEITAS os valores
correspondentes aos saldos na posse de servio ou Tesouro, pressupondo o retorno
dessas verbas a favor da entidade.
9.3 Nos lanamentos de ABERTURA proceda em conformidade com os exemplos
abaixo apresentados ( Lanamentos com data de 01 de janeiro e N Documento = 0 )
9.4 Exemplos de Lanamentos
Assunto
Instalao do software...........................................................................................
Oramentos Iniciais...............................................................................................
Lanamento de Abertura .
Verbas na posse do Tesouro ................................................................................
Duodcimo Vencido FF111 e 153..........................................................................
Entrega de verbas ao Tesouro Oramento Privativo
Requisio de verbas FF123, 242 e 280
Devoluo de verbas pelo Tesouro FF123, 242 e 280
Depsito em banco de receitas em numerrio.......................................................
Transferncia de verbas de Caixa para Banco......................................................
Transferncia de verbas de Banco para Caixa......................................................
Movimentos extra oramentais (Entradas e Sadas) ...
Chamadas telefnicas particulares
Caues .
Seguro Escolar .
Transportes Escolares .
GIAE ( Gesto Integrada ) ....................................................................................
Alteraes ..
Reposio de Vencimentos...................................................................................
Seguros.................................................................................................................
Pagamentos com reteno...................................................................................
Contabilizao de Notas de Crdito ...
Tratamento contabilstico do IVA ( apenas para entidades sujeitas ) ..

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

29

Exemplo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
12.1
12.2
12.3
12.4
13
14
15
16
17
18
19

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Exemplo 1 Instalao do software

Tenha em especial ateno as orientaes divulgadas em verses anteriores ou siga as instrues que
constam na parte incial deste manual.

Exemplo 2 Oramentos Iniciais


Aps complementada a informao necessria nas reas de Ficheiros e Tabelas, procede-se ao
lanamento dos oramentos iniciais.
Atravs das opes respetivas que se encontram disponveis na rea de Movimentos Lanamentos,
selecione a fonte de financiamento pretendida e a opo de INICIAL.
Despesa
Na tabela apresentada introduza todas as dotaes iniciais de despesa, distribudas por classificao e
atividade.
Na Fonte de Financiamento 111 ou 153 devero ser consideradas as dotaes iniciais do ano anterior.
Posteriormente quando for conhecido o oramento para o ano em curso, voltamos a esta opo,
atualizamos os valores de acordo com o novo oramento e procede-se gravao dos dados com a
data de 01 de janeiro.
No que respeita ao oramento para Despesas com Pessoal registam-se os valores exatos que constam
na requisio de fundos de janeiro. A partir do ms de fevereiro o programa que automaticamente vai
atualizando o oramento para este tipo de despesas.
Na Fonte de Financiamento 123 registam-se as dotaes de despesa consideradas no projeto de
oramento com compensao em receitas.
Na Fonte de Financiamento 242 consideram-se as dotaes de despesas aprovadas nos respetivos
projetos para o ano econmico a iniciar. No que respeita ao oramento para Despesas com Pessoal
registam-se os valores exatos que constam na requisio de fundos de janeiro (caso se aplique). A partir
do ms de fevereiro o programa que automaticamente vai atualizando o oramento para este tipo de
despesas.
Na Fonte de Financiamento 280 consideram-se eventuais dotaes j garantidas para despesas a
efetuar no ano econmico que est a iniciar.
Receita
Dado que qualquer oramento sempre composto pela parte da despesa e receita, recorrendo opo
respetiva devero ser introduzidas as previses iniciais de receita.
Devero ser registadas as previses de receitas tendo em ateno a classificao econmica de origem.
O campo atividade no se aplica no registo dos oramentos de receita.
Retificao do oramento da FF 111 ou 153 Ao corrigir as dotaes de despesa no oramento destas
fontes de financiamento, tendo por base o oramento atribudo para o ano em curso, devero ter
tambm em ateno a correo das previses de receita.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Receitas prprias arrecadadas em dezembro


Relativamente s receitas prprias arrecadadas em DEZEMBRO, poderemos considerar dois cenrios
possveis:
Nota: Atendendo ao cenrio adotado, a previso destas receitas deve ser considerada no oramento
do ano em que regista a receita efetiva (registos do ciclo completo da receita nas respetivas
classificaes)

Cenrio A A escola efetuou o ciclo completo da receita na data em que as verbas deram entrada nos
cofres da escola. Neste caso o valor dessas receitas dever ser entregue nos cofres do Tesouro at 31
de dezembro, ficando esse valor em saldo na posse do Tesouro aguardando autorizao para que a
escola o possa requisitar.

Cenrio B A escola optou por registar o valor dessas receitas em dezembro atravs de movimentos
extra oramentais, optando por refletir apenas o registo em classificao dessas receitas j no novo ano.
Nos lanamentos de abertura devero ser efetuados os seguintes lanamentos:
Data
N Doc
Dbito
0
251721
01-01-aaaa
01-01-aaaa
0
12
(a) Texto que identifique o movimento

Crdito
21 / 26
251721

Descrio
(c)

Neste cenrio, devero ser efetuados na data de 2 de janeiro os ciclos completos da receita, tendo em
ateno a classificao econmica que est na origem.

Considerando que este valor j deu entrada como movimento de abertura, na data em que
efetuar o ciclo da receita e para que no ocorra a duplicao do fluxo financeiro, devero efetuar um
movimento de regularizao correspondente ao registo extra oramental de sada:
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
21/26...
25272199
(a) Data do movimento da receita
(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

Crdito
25272199
12

31

Descrio
(c)

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Exemplo 3 - Lanamento de Abertura (contabilidade patrimonial)


No ano de arranque com a nova verso do CONTAB-POCE (janeiro de 2014 ou num dos anos
seguintes), dever ser efetuado pela via manual (opo NOVO da rea de Movimentos-Lanamentos) o
registo dos saldos transitados do ano anterior e outros movimentos de abertura, apresentando-se de
seguida alguns exemplos de registos a efetuar (quando aplicvel):
Data

(a)

N Doc

Dbito
251721
12.. / 11..

Crdito
21
251721

Valor

Movimento

12
12
12
12
12
12
12

5911
5911
5911
5912
5912
5913
5914

251721
12

21
251721

Saldo da conta GIAE

4231
4234
4261
511
511
511

511
511
511
48231
48234
48261

Imobilizado ..
Imobilizado ..
Imobilizado ..
Amortizaes acumuladas ..
Amortizaes acumuladas ..
Amortizaes acumuladas ..

Receitas arrecadadas em dezembro de n-1


Saldo FF111 - Pessoal
Saldo FF111 - Correntes material
Saldo FF111 - Capital
Saldo FF123 - Correntes
Saldo FF123 - Capital
Saldo FF242 - Correntes
Saldo FF280 - Correntes

(b)

12
22
Encargos a liquidar no perodo complementar
12
24
a fornecedores, Estado ou outros credores
(c)
12
26
(a) Data do movimento de abertura (01 de janeiro)
(b) N Doc = 0
(c) No ano de arranque com a nova verso do CONTAB-POCE (janeiro de 2014), todos os
compromissos assumidos no ano n-1 devem ser objeto de registo pelo ciclo completo da
despesa na verso anterior, at 31 de dezembro. Os lanamentos aqui exemplificados para
o registo de abertura de eventuais encargos a liquidar no perodo complementar, aplicam-se
transitoriamente no ano de arranque apenas para evidenciarem o fluxo financeiro.
Quando procederem ao pagamento destes encargos, na data em que ocorrer e com o
nmero sequencial da contabilidade, proceda ao movimento inverso para saldar a conta da
entidade credora.
Na data em que ocorrer a entrega ao Tesouro os saldos transitados do ano anterior, proceda ao
movimento inverso para anular o saldo das contas 59, utilizando para o efeito o nmero de documento
sequencial da contabilidade.
Os lanamentos de abertura relativos ao imobilizado e amortizaes acumuladas, apenas sero
objeto de registo em 2014 se a entidade tiver o CIBE atualizado que lhe permita obter os valores
correspondentes.
Verificando-se a autorizao para a requisio dos saldos de receitas prprias, na data em que a
verba for devolvida escola, proceda ao registo completo da receita.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

32

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Exemplo 4 - Verbas na posse do Tesouro na FF123, 242 e 280


Se na data de abertura da contabilidade existirem verbas da escola Fonte de Financiamento 123, 242
ou 280 na posse do Tesouro, pela via manual proceda aos correspondentes lanamentos de abertura,
tendo como exemplo para a FF123:
Data
N Doc
Dbito
Crdito
(b)
1322
5912
(a)
(a) Data do movimento de abertura (01 de janeiro)
(b) 0
(c) Texto que identifique o movimento

Descrio ( c )
Saldo na posse do Tesouro 123

Verificando-se a autorizao para a requisio destes saldos de receitas prprias, na data em que
a verba for devolvida escola, proceda ao registo do ciclo completo da receita e na mesma data execute
o seguinte lanamento:
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
5912

Crdito
1322

Descrio ( c )
Devoluo de verbas na posse
tesouro FF123

(a) Data do registo da receita


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento

Exemplo 5 - Duodcimo vencido na Fonte Financiamento 111 ou 153


O oramento de despesa da Fonte de Financiamento 111 divide-se em dois grandes grupos: Despesas
Correntes (06) e Despesas de Capital (11).
De forma a permitir que o programa possa controlar a cada momento a execuo do oramento face ao
valor do crdito disponvel, torna-se necessrio efetuar o registo dos duodcimos vencidos.
Assim, no primeiro dia til de cada ms dever ser efetuado na Contabilidade o lanamento do(s)
duodcimo(s) vencido(s), atribuindo-se a numerao sequencial da contabilidade e o valor efetivamente
vencido no incio do ms:
Despesas Correntes
Despesas de Capital

02521
02571

02421
02471

( valor )
( valor )

VALOR: Corresponde sempre ao valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) no incio do ms, mesmo que este
no seja requisitado na totalidade.
Sempre que num determinado momento autorizada a antecipao de um ou mais duodcimos, o valor
deve corresponder soma dos duodcimos autorizados.
Utilizando as correspondentes contas do plano (024 e 025), o mesmo procedimento deve ser
adotado sempre que sejam requisitadas verbas para despesas correntes e capital nas restantes fontes
de financiamento ( ver exemplo 8 ).

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

33

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

6 - Entrega de Verbas ao Tesouro Oramento Privativo


Durante o ms a escola vai arrecadando receitas por conta da Fonte de Financiamento 123, 242 e 280.
No momento em que estes valores entram nos cofres da escola, procede-se ao lanamento das
correspondentes receitas.
Em regra, no incio do ms seguinte e cumprindo as orientaes sobre esta matria, a totalidade das
receitas arrecadadas so entregues ao TESOURO.
Na data em que estas verbas foram entregues ao Tesouro, pela via manual procedemos aos seguintes
lanamentos :
Fonte de Financiamento 123
Data
N Doc
Dbito
(a)
(b)
1322
25271199

Crdito
25271199
12

Descrio
(c)

Fonte de Financiamento 242


Data
N Doc
Dbito
(a)
(b)
1323
25271199

Crdito
25271199
12

Descrio
(c)

Fonta de Financiamento 280


Data
N Doc
Dbito
(b)
1324
(a)
25271199

Crdito
25271199
12

Descrio
(c)

(a) Data da entrega nos cofres do Estado


(b) Sequencial na contabilidade, podendo repetir-se nas trs fontes de financiamento
(c) Texto que identifique o movimento

7 - Requisio de Verbas Fonte de Financiamento 123, 242 e 280


Embora a elaborao da Requisio de Fundos Material ( Mod. RF3 ) no se traduza no lanamento
direto de movimentos na contabilidade, a sua elaborao no programa torna-se necessria para a
obteno de alguns mapas.
Considerando que a requisio de verbas nas Fontes de Financiamento 123, 242 e 280, previamente
entregues ao Tesouro, corresponde ao pedido de libertao de crditos, assume por conseguinte o
direito a um crdito para aquisio de bens e servios. Assim, no momento em que for enviada a
requisio de fundos e no que respeita a verbas destas fontes de financiamento, devero ser efetuados
na contabilidade os seguintes lanamentos para registar o valor do crdito disponvel.
Data :
N Doc :
Conta Dbito :
Conta Crdito :
Valor :
Descrio :

( data de envio da requisio )


( sequencial na contabilidade )
02522
02422
( valor requisitado para correntes )
Crdito Disponvel FF123 Correntes ....

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

34

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Data :
N Doc :
Conta Dbito :
Conta Crdito :
Valor :
Descrio :

( data de envio da requisio )


( sequencial na contabilidade )
02572
02472
( valor requisitado para capital )
Crdito Disponvel FF123 Capital ....

OBS : Com estes lanamentos estamos a registar na contabilidade que a partir desta data temos
disposio um crdito para assumir obrigaes na FF 123.
Sempre que efetuado o lanamento de um compromisso, o sistema vai abater esse valor ao crdito
disponvel, possibilitando obter a qualquer momento o valor do crdito ainda disponvel para assumir
novos compromissos.
O exemplo dos lanamentos acima apresentado deve ser reproduzido com as contas correspondentes,
sempre que se tratarem de verbas das fontes de financiamento 242 e 280.

8 - Devoluo de verbas pelo Tesouro FF123, 242 e 280


Em qualquer Fonte de Financiamento, o registo da receita ocorre no momento em que o dinheiro entra
nos cofres da escola.
O movimento a que se refere este exemplo no considerado uma receita, mas apenas um movimento
extra oramental pela entrada do dinheiro na escola. A receita j foi registada aquando da entrada do
dinheiro pela primeira vez. Posteriormente a escola entregou as receitas ao Tesouro, estando essa
entidade agora a devolver as verbas em consequncia da requisio de fundos que anteriormente foi
elaborada. Repete-se o movimento para cada fonte de financiamento, alterando a conta 132...
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
251711
12

Crdito
132
251711

Descrio
(c)

(a) Data do depsito na conta da escola


(b) Sequencial na contabilidade, podendo repetir-se nas trs fontes de financiamento
(c) Texto que identifique o movimento

9 - Depsito em Banco das receitas em numerrio


As receitas em numerrio so registadas na Contabilidade a dbito da conta 11 CAIXA.
Sempre que pretender transferir essas receitas para a conta do Banco, dever efetuar na contabilidade o
seguinte lanamento:
Data :
N Doc :
Conta Dbito :
Conta Crdito :
Valor :
Descrio :

( data do depsito no Banco )


( sequencial da contabilidade )
12
11...
( valor depositado )
Depsito ????????

OBS : A cada depsito no Banco corresponde um destes movimentos, sendo o documento de suporte o
talo de depsito ou o comprovativo de transferncia.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

35

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

10 - Transferncia de verbas de Caixa para Banco


Aplica-se o mesmo movimento do exemplo anterior.

11 - Transferncia de verbas de Banco para Caixa


Sempre que a escola tenha necessidade de transferir dinheiro de Banco para Caixa, dever efectuar na
contabilidade o seguinte lanamento:
Data :
N Doc :
Conta Dbito :
Conta Crdito :
Valor :
Descrio :

( data da transferncia )
( sequencial da contabilidade )
11....
12
( valor transferido )
Transferncia para .........

OBS : Serve como documento de suporte a cpia do cheque emitido ou comprovativo da transferncia
bancria.

12 - Movimentos Extra - Oramentais ( Entradas e Sadas )


A escola est sujeita ao movimento de verbas que, no sendo afetas a qualquer classificao econmica
e por conseguinte no integrando os oramentos em uso, devero ser objeto de registo na Folha Cofre e
Livro Caixa. Estamos a falar de verbas consignadas, em que a escola executa a cobrana e posterior
entrega dessas verbas s entidades respetivas, assumindo durante esse periodo a funo de fiel
depositrio.
Estas verbas no so consideradas receitas da escola, refletindo-se apenas na contabilidade o
movimento extra oramental desses fluxos.
Nos movimentos extra oramentais de operaes de tesouraria movimenta-se a conta 251721 pela
entrada e a conta 25272199 pelas sadas.

12.1 - Verbas provenientes de chamadas telefnicas particulares


Este movimento refere-se situao em que a escola no faz refletir o dinheiro das chamadas
particulares na FF123 (registo de receita), optando por abater o valor diretamente na fatura no ato do
pagamento.
1. Sempre que entra dinheiro na escola cuja origem so chamadas particulares:
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
251721
11...

Crdito
21 / 26
251721

Descrio
(c)

(d) Data do movimento


(e) Sequencial na contabilidade
(f) Texto que identifique o movimento
Nota : A escola poder optar pela criao de uma subconta, ex: 11x - Caixa - Chamadas particulares,
ficando registado nessa conta apenas as receitas provenientes de chamadas particulares. O movimento
poder ser efetuado pela globalidade com a regularidade que a escola entender.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

36

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

2. Quando recebe fatura das comunicaes lana o cabimento, compromisso e obrigao pelo valor
excludo das chamadas particulares, ou seja, apenas a parte que suportada pelo oramento da escola.
3. Em paralelo com o procedimento referido em 2, movimenta-se na contabilidade:
Dbito

Crdito

21 / 26

221...

Pelo valor das chamadas particulares a abater


na fatura

Nota : Com este movimento estamos a anular o saldo das contas 211, 212 e 213 por contrapartida do
valor j recebido de chamadas particulares e cujo destino o fornecedor do servio.
4. Na data em que completar o ciclo da despesa com a autorizao e pagamento, proceda
paralelamente ao registo do seguinte lanamento
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
221
25272199

Crdito
25272199
11 / 12

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento

12.2 - Movimento de caues


Considerando que a escola assume o papel de fiel depositrio do valor das caues at sua
devoluo, teremos os seguintes movimentos:
1. Quando o aluno / utente entrega o valor das caues
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
251721
11

Crdito
21 26
251721

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
2. Quando o aluno / utente reclama a devoluo da cauo
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
21 / 26
25272199

Crdito
25272199
11 / 12

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
3. No caso de caues no reclamadas e cuja receita dever ser considerada na FF123, procede-se ao
movimento referido no ponto 2 para anulao do crdito por igual valor ao que vai ser transferido para o
OCR, efetuando-se de seguida o ciclo completo de uma receita na FF123.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

37

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

12.3 - Seguro Escolar


As verbas do seguro escolar cobradas pela escola no so receitas do estabelecimento de ensino,
devendo ser entregues DGEstE. Trata-se pois de um movimento extra oramental.
Como proceder ?
1. Quando os alunos pagam o prmio do seguro escolar
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
251721
11

Crdito
21
251721

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
2. Quando a escola entrega o dinheiro DGEstE ou aos Servios do ASE
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
21
25272199

Crdito
25272199
11 / 12

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento

12.4 - Transportes Escolares


Nas situaes em que a escola funciona como intermediria na entrega dos passes de transporte e
consequente cobrana das correspondentes verbas, estamos perante um movimento igual ao anterior.
Assim, executa-se o passo 1 no momento da cobrana e o passo 2 quando as verbas foram entregues
entidade gestora dos transportes ( Autarquia ).

13 - Movimentao de verbas no GIAE vs Contabilidade


O GIAE movimenta verbas em dois momentos diferentes: o primeiro quando se procede ao
CARREGAMENTO dos cartes e o segundo quando se procede aquisio de bens e servios por
dbito em carto.
Vejamos pois como proceder nas diferentes situaes.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

38

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

1. Pressupondo que a escola utiliza uma conta bancria prpria para depositar o valor
proveniente dos carregamentos dos cartes.
1.1 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, apura o valor dos carregamentos,
efetuando na contabilidade os seguintes lanamentos extra oramentais.
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
251721
11/ 12

Crdito
21 26
251721

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
1.2 Sempre que forem efectuadas devolues de saldos, ter em ateno o movimento seguinte:
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
21 / 26
25272199

Crdito
25272199
11 / 12

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
1.3 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, vamos proceder ao registo das
receitas efetivas tendo em especial ateno a origem e destino da receita:

Receitas do SASE
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
21 / 26
25272199

Crdito
25272199
11 / 12

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
OBS : Estes movimentos vo reduzir o fluxo de caixa e saldo na conta do banco (conta GIAE) por
transferncia das verbas relativas aos servios de Ao Social Escolar.

Receitas da Escola
Executa-se o Ciclo Completo da receita atravs do Auxiliar de Movimentos, atentos classificao
econmica das receitas.
Paralelamente procede-se ao registo do lanamento seguinte, pela totalidade das receitas registadas,
correspondendo transferncia das verbas da conta bancria do GIAE para a conta bancria em uso
pelo oramento da escola.
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
21 / 26
25272199

Crdito
25272199
12

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

39

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

14 - Alteraes
Sempre que se justifique a alterao (para mais ou para menos) de um movimento de despesa, este
pode ser efetuado atravs do Auxiliar de Lanamentos, tendo em ateno a afetao da alterao em
coerncia com as fase j registadas.
Na grelha de lanamentos as alteraes que correspondam a ESTORNO devem ser registadas com as
mesmas contas do lanamento inicial, afetando-se apenas o VALOR com sinal negativo.

15 - REPOSIES DE VENCIMENTOS
Face opo implementada no GPV para regularizaes ao Modelo RF3 (Requisio de Fundos) e
tendo em ateno a necessria articulao com os lanamentos a efetuar no CONTAB-POCE, vejamos
como proceder luz do seguinte exemplo:
1. Num determinado ms um funcionrio foi abonado em excesso numa rubrica onde j no volta a ser
abonado, mas continua a ser pago pela escola.
2. Em alternativa correspondente emisso da Guia de Reposio para devoluo ao Tesouro, poder a
escola com o acordo do funcionrio, processar no GPV o valor a devolver na coluna REPOSIES da
seco de DESCONTOS, ficando com o valor em saldo.
3. Antes de calcular o Modelo RF3 referente ao ms em que ocorreu o acerto (reposio), registar na
opo Alteraes Modelo RF3 o valor da reposio objeto de desconto no GPV, associado
correspondente classificao, fonte de financiamento e atividade.
4. Ao calcular o Modelo RF3 e desde que na correspondente classificao econmica o montante a
requisitar seja igual ou superior quantia objeto de reposio, o valor ser abatido na requisio de
fundos desse ms.
5. Na reproduo de mapas no CONTAB aps a importao de dados do GPV, vai ocorrer um valor
requisitado inferior aos encargos a liquidar no ms (saldo negativo), sendo a diferena relativa ao saldo
da reposio que se encontra na posse da escola.
6. Importa pois, no momento em que a reposio ocorre e o dinheiro fica na posse da escola, efetuar na
contabilidade um movimento de regularizao com o objetivo de ANULAR o DESPENDIDO pelo valor da
reposio. Note-se que a reposio no deve ser considerada como uma receita que entra na escola,
mas uma anulao de um encargo anteriormente liquidado.
Este movimento, a efetuar na opo Lanamentos NOVO a partir da fase da obrigao, deve ser
individualizado por classificao, fonte de financiamento e atividade, sendo o valor registado a
NEGATIVO (Estorno)
Data

N Doc

(a)

(b)

Dbito
64
24 / 26
25211
991

Crdito
24 / 26
25211
12
901

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) O mesmo N DOC usado na importao dos vencimentos a que se refere a reposio.
(c) Texto que identifique o movimento
ATENO: Embora o plano de contas financeiro contemple as contas 2529 para reposies, para j e
at orientaes tcnicas em contrrio, adota-se o procedimento referido nos pontos anteriores.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

40

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

7. Nas situaes em que o valor da reposio no descontado no processamento do vencimento do


funcionrio, dado que este j no abonado pela escola, a reposio ser efetuada atravs de GUIA,
no havendo lugar a movimentos na contabilidade.

16 - REQUISIO DE VERBAS - SEGUROS


Requisio de verbas na classificao 01.03.09 (Seguros):
Dado que o montante requisitado consta do Modelo RF3, a sua importao para o CONTAB-POCE
ocorre nas fases do CABIMENTO e COMPROMISSO.
Ao efetuar a importao das fases da OBRIGAO, AUTORIZAO e PAGAMENTO, atendendo ao
facto destes valores no se encontrarem processados no GPV (afetos individualmente a cada
funcionrio), dever o utilizador efetuar manualmente os lanamentos (opo NOVO) correspondentes
obrigao, autorizao e pagamento no momento em que se verificar a liquidao do encargo.
No momento em que for liquidado o encargo dever efetuar na contabilidade os seguintes lanamentos:
Data
(a)

N Doc
(b)

Dbito
64
26887
252
991

Crdito
26887
252
12
901

Descrio
(c)

(a) Data do movimento


(b) O mesmo que foi utilizado na importao das fases do cabimento e compromisso
(c) Texto que identifique o movimento

17 - Pagamentos com reteno Dvidas de fornecedores ao Estado


Sempre que ao efetuar um pagamento e, nos termos previstos na legislao em vigor a entidade esteja
obrigada reteno de uma parcela desse valor, devero ter em considerao os seguintes
procedimentos:
1. Atravs do Auxiliar de lanamentos regista-se o ciclo da despesa at fase da obrigao, a que
correspondem os seguintes lanamentos pela totalidade do encargo assumido (exemplo):
Dbito
023
026
024
42 / 6

Crdito
026
027
025
22

Valor
1.000,00
1.000,00
1.000,00
1.000,00

Fase
Cabimento
Compromisso
Crdito disponvel comprometido
Obrigao

2. Na data em que registar as fases da AUTORIZAO E PAGAMENTO, recorrendo opo NOVO na


rea de Movimentos Lanamentos, proceda aos seguintes lanamentos:
Fase
Autorizao
Pagamento

Dbito
22..
252
252

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

Crdito
252
12
2455 / 2461

41

Valor
1.000,00
750,00
250,00

OBS
Pela totalidade do encargo
Valor pago ao fornecedor
Valor retido ??????????

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

3. Na data em que em que proceder entrega do valor retido entidade competente, recorrendo
opo NOVO na rea de Movimentos Lanamentos, proceda aos seguintes lanamentos:
Dbito
2455 / 2461

Crdito
12

Valor
250,00

OBS
Valor retido entregue nos cofres do Estado

Nota: Todos estes movimentos, reportando-se ao mesmo ciclo de despesa, so registados na


contabilidade com o mesmo N DOC.

18 Contabilizao de Notas de Crdito


Relativamente a notas de crdito recebidas antes de estar concludo o ciclo da despesa e j com a fase
da obrigao registada, podero proceder alterao (ou anulao) dos registos efetuados at fase da
obrigao
No caso da nota de crdito ser rececionada aps o pagamento da despesa, podero optar por um dos
seguintes cenrios:
a) Considerar o valor da nota de crdito no registo da prxima despesa para o mesmo fornecedor,
classificao, fonte de financiamento e atividade (se possvel);
b) Caso o fornecedor devolva o dinheiro escola, efetuar o registo de um ciclo completo da
despesa com o valor a negativo (afetado pelo sinal menos), regularizando assim todas as fases
da despesa pelo valor da nota de crdito.

19 Tratamento contabilstico do IVA


Considerando que a atividade ensino (e outras conexas) est isenta nos termos do artigo 9 do cdigo
do IVA, abrangendo por conseguinte a maioria das escolas, o tratamento contabilstico do IVA apenas
interessa s escolas que exeram outro tipo de atividades fora da iseno prevista nos artigos 9 e 53
do referido cdigo.
Face ao exposto, as escolas que exeram outras atividades sujeitas a IVA (com liquidao e deduo) e
pretendam apoio tcnico na anlise dos registos contabilsticos a efetuar na contabilidade, podero
contactar os nossos servios de apoio tcnico.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

42

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

____________________________________________________________ ANEXO A

CONTABILIDADE
Ciclo da Despesa
Cabimento
Compromisso
(auto)

023
026
024

026
027
025

Relao de Necessidades
Requisio Oficial / Nota de Encomenda
Valor abatido ao duodcimo / crdito
disponvel (*)

Obrigao
31../42../6.
.
Autorizao Pagamento
Pagamento

22../24../26..
252

22../24../26.. Fatura ou documento equivalente


252
11.. / 12..

Pela autorizao para pagar


Emisso de cheque, transferncia,....

( * ) Movimento automatizado pelo sistema sempre que assumido um compromisso. Este movimento
vai reduzir o crdito disponvel pelo valor do compromisso.
Este movimento no se aplica s despesas com pessoal (remuneraes).

Ciclo da Receita

Direito
Recebimento

21../ 24../ 26
251
11... / 12

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

7...
21../ 24../ 26
251

43

Pela aquisio do direito


Pelo recebimento

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

____________________________________________________________________ ANEXO B

As orientaes que constam neste anexo dirigem-se prioritariamente s escolas que utilizam o
CONTAB-POCE apenas para dar resposta aos procedimentos para efeitos de exportao de
informao para o MEC,
Se j est a utilizar em pleno o CONTAB-POCE nada impede que proceda leitura deste anexo,
mas tenha em especial ateno toda a restante informao disponibilizada neste MANUAL.

Este ANEXO uma reproduo da informao que j constava no manual da verso


anterior do CONTAB e cujos procedimentos de base no se alteraram na nova verso.
De acordo com o previsto no Despacho n 26377 / 2005 de Sua Exa a Ministra da Educao, publicado
na II Srie do DR de 21 de Dezembro, a partir do ano 2006 obrigatrio o envio mensal de informao
para os Servios Centrais do Ministrio da Educao, devendo as aplicaes informticas em uso nas
escolas estarem tecnicamente preparadas para responder a esta determinao legal.
A informao a exportar para o MEC divide-se em duas reas: Pessoal e Vencimentos e a parte
financeira da rea de funcionamento. Quanto primeira, a resposta obtida pela utilizao do GPV
Gesto de Pessoal e Vencimentos. No que respeita segunda, veio o CONTAB a partir da verso 2.5.0
dar resposta.

Assim, as escolas utilizadoras do GPV Pessoal e Vencimentos e que ainda no estejam a utilizar
o CONTAB-POCE em pleno, devero proceder da seguinte forma:
1. Efetuar uma leitura atenta deste MANUAL.
2. Proceder a uma INSTALAO INICIAL do programa. O programa deve ser instalado para o mesmo
SERVIDOR onde se encontra instalado o GPV, atentos s indicaes referidas neste manual.
3. Ao aceder pela primeira vez ao programa, digite como Utilizador a palavra GESTOR e como Cdigo
de Acesso tambm a palavra gestor. Posteriormente e na opo de Utilizadores, altere o cdigo de
acesso do GESTOR.
4. No Ficheiro de Servios preencha a Ficha com toda a informao solicitada. Ateno que o cdigo a
digitar nesta ficha deve corresponder ao cdigo que indicado nas Requisies de Fundos.

Depois destes procedimentos e no estando a utilizar em pleno o programa CONTAB-POCE,


poder utilizar algumas das opes do programa que vo permitir o tratamento e exportao da
informao para o Ministrio da Educao, transcrevendo-se de seguida as orientaes que
constavam no manual da verso 2 (CONTAB) e cujos procedimentos so mantidos na nova
verso do CONTAB-POCE (verso 3).

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

44

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

1.

Elaborar no programa a requisio de Fundos ( Modelo RF3 ).

a)

Selecione o ms a que respeita a requisio de fundos de material.

b)

Digite o nmero da requisio.

c)

Pressione o boto NOVA FICHA.

2.

J com a ficha da requisio criada, execute os seguintes procedimentos:

permite criar as colunas referentes s atividades onde a escola


a) Fazendo uso do boto
pretende requisitar verbas. Indique o nmero correspondente atividade ( ex: 192 ).
b)

Se por lapso criar alguma coluna para uma atividade que a escola no utilize, faa uso do boto
para eliminar a coluna.

c)

Na linha correspondente a cada classificao, complete a informao e digite o valor a requisitar.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

45

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

d) Nas linhas relativas a anos anteriores (subalinea 09) digite a informao relativa a anos anteriores.
S dever indicar aqui valores por indicao do GGF. Os saldos de anos anteriores no devem ser
lanados nesta opo.
e)

Depois de digitar todos os valores a requisitar e antes de mudar de seco, no se esquea de

confirmar pressionando o boto

. Se no executar esta funo a informao no fica gravada.

f)
Mude para a seco seguinte e indique a data da Requisio de Fundos e outra informao que
seja necessria preencher ( ver imagem seguinte ). Antes de mudar de seco, no se esquea de
CONFIRMAR fazendo uso do boto

g)

Na seco seguinte so registadas as observaes ( ver imagem seguinte ).

(A) Neste campo registavam-se as informaes a constar no campo observaes do Mod. RF3
verso impressa ( deixou de existir com o lanamento da verso 2.5.18 janeiro de 2008 )
(B) Este campo das observaes preenchido com as informaes a exportar no ficheiro XML enviado
mensalmente para o MEC. Pode indicar neste campo as informaes relevantes que se justifiquem para
clarificar alguma situao especfica nos dados exportados.(Ex. Antecipao de Duodecimos, etc.)
- Aps digitar as observaes NO esquecer de confirmar com
requisio ou SAIR e efetuar a impresso mais tarde.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

46

. De imediato poder IMPRIMIR a

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

h) No caso de pretender no mesmo ms elaborar uma segunda requisio (requisio adicional),


utilize os mesmos procedimentos indicando apenas um novo nmero de requisio.(Ver ponto 6 deste
Anexo)
Se pretender ELIMIMAR uma Requisio de Fundos elaborada por engano, proceda da seguinte
i)
forma:

- Selecione o ms pretendido.
- Clique em cima do quadrado que antecede o nmero de requisio de fundos para que aparea o
smbolo de uma tesoura.
- Pressione o boto APAGAR.
3.

Na opo MAPAS aceda ao mapa Aplicao de Verbas.

a)

Selecione o ms e a Fonte de Financiamento.

b)

Assinale a opo Correntes / Cap

c)

Pressione o boto IMPRIMIR.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

47

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

d) Neste painel digite manualmente os valores referentes ao Plano de Aplicao de Verbas


correspondente Requisio de Fundos que pretende enviar ao Gabinete de Gesto Financeira.
e) GRAVE a informao e poder de imediato imprimir o modelo a enviar ao GGF ou efetuar a
impresso mais tarde.
f)
Repita esta operao para as restantes Fontes de Financiamento onde a escola est a requisitar
verbas.
g) A partir do ms de fevereiro os valores que iro ser apresentados na coluna IMPORTNCIAS
REQUISITADAS ACUMULADAS sero os totais requisitados at ao ms anterior ao que est a elaborar
o Plano de Alplicao de Verbas Requisitadas.(Ex. no ms de maro so apresentados os valores
requisitados at fevereiro)

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

48

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

4.

Na rea de MAPAS aceda opo BALANCETE.

- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete
apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser
enviada ao GGF.
- Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida.
- Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so
enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem
elaborados.
- Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.

a) Nesta grelha digite manualmente os valores referentes elaborao do balancete correspondente ao


ms anteriormente indicado ( ms anterior ao da requisio de fundos ).
- Nesta coluna devem ser lanados os valores por Classificao Econmica do
Oramento Corrigido para o ano de trabalho.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

49

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

- Nesta coluna deve ser lanado o total de todas as classificaes econmicas


requisitadas e acumuladas at ao ms anterior.
- Nesta coluna devem ser lanados os valores por classificao econmica, de todos
os valores j despendidos at ao final do ms anterior.
- Nesta coluna apresentado o saldo em poder da escola de todas as classificaes
econmicas que transita para o ms seguinte.
- Nesta coluna devem ser lanados todos os encargos assumidos por classificaes
econmica at ao ms anterior que no foram pagos.
- Nesta Coluna apresentado o saldo das dotaes do oramento corrigido de todas
as classificaes econmicas.
b) Aps introduzir os valores, pressione o boto RECALCULAR TOTAIS e GRAVE a informao.
c) Se utilizar o boto RECALCULAR ser eliminada toda a informao. Esta opo deve ser utilizada
pelos utilizadores que utilizam o CONTAB-POCE na totalidade.
d) Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete ou efetuar a impresso mais tarde.
e) Repita a operao para todas as Fontes de Financiamento e Atividades utilizadas.
5. Registo das Guias de Receita de Estado
Sempre que atravs de Guias de Receita so entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser
registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lanamentos.
a) Pressione o boto assinalado para que seja editada a tabela seguinte.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Ano colocado automaticamente


N Guia campo numrico para indicar o nmero da guia
Fonte de Financiamento preenchida automaticamente em funo da classificao indicada
Data de Pagamento use o formato dd-mm-aaaa
Classificao Selecione a classificao econmica da receita que indicou na guia. Ao selecionar este
campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes Econmicas em uso pelas escolas.
Valor indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o separador de milhares e
use a vrgula como separador decimal.
b) No final Gravar e Sair.

6. Instrues para elaborar Requisies Adicionais


Sempre que num determinado ms for necessrio elaborar mais do que uma requisio de fundos de
funcionamento, adote os seguintes procedimentos:
Exemplo para o ms de dezembro, podendo este ser aplicado em qualquer ms:
a) Aceda opo Movimentos Requisio de Fundos.
b) Ao entrar na opo selecione o ms pretendido, sendo apresentado o registo da primeira requisio
que j elaborou para esse ms (exemplo: RF n 24)

c) Pretende a escola elaborar para o mesmo ms uma segunda requisio (adicional ) qual ser
atribudo o N 25. Conforme indicado na figura seguinte, altere o N Requisio para 25 e de seguida
pressione o boto Nova Ficha.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

51

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

d) Ao criar Nova Ficha e conforme representado na figura seguinte, ficam registadas para o mesmo ms
as duas requisies de fundos ( N 24 e 25 ).

e) No painel anterior selecione individualmente a requisio pretendida, adotando de seguida os


procedimentos normais para criar atividades e registar valores. Ficam assim registadas para o mesmo
ms duas requisies com tratamento autnomo.
f) Aps a elaborao da requisio adicional ( N 25 ) execute ainda os seguintes procedimentos:
- Recalcular de novo os Balancetes para atualizar o Acumulado Requisitado;
- Editar o Plano de Aplicao de Verbas e atualizar valores acumulados.
- Voltar a criar / exportar novamente o ficheiro para a MISI.

Resumindo:
Depois de elaborar a requisio de Fundos ( Modelo RF3), Plano de Aplicao de Verbas para
Despesas Correntes de Material e Capital, Balancetes e Guias de Receitas, toda a informao
necessria exportao da rea de Financiamento Funcionamento encontra-se gravada no
programa.
A forma de exportar esta informao atravs de um ficheiro em formato XML encontra-se
explicada no ANEXO C que faz parte integrante deste manual.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

_____________________________________ ANEXO C

Recolha de Informao para o Ministrio da Educao e Cincia

Despacho 26377/2005 DR. II Srie de 21 de dezembro

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Mensalmente, cada Agrupamento / Escola ( entidade com autonomia administrativa ) dever enviar ao
MEC um ficheiro em formato XML, contendo informao atualizada sobre a aplicao de verbas
requisitadas e consequente gesto oramental e financeira.
1. Resumo da informao a enviar:
Identificao do Agrupamento / Escola
Requisio de Fundos ( Modelo RF3 )
Plano de Aplicao de Verbas
Balancetes
Informao sobre as Guias de Receita de Estado

Se a escola ainda no utiliza o programa CONTAB-POCE em pleno, dever ter em


considerao as orientaes transmitidas no ANEXO B deste MANUAL.

Para as escolas que j utilizam o CONTAB-POCE em pleno, tenham em especial


ateno as orientaes seguintes.

2. Diariamente procedem aos lanamentos na aplicao com vista ao tratamento dos registos
contabilsticos e consequente impresso dos mapas oficiais de escriturao e outros de gesto e
controlo interno. Por outras palavras, continuam a executar no programa e de forma regular as tarefas
dirias de acordo com as indicaes que foram transmitidas durante as aes de formao.
Esta uma verso mais completa de uma aplicao destinada gesto da Contabilidade Oramental e
Financeira, sendo a exportao de informao para o MEC um ato paralelo e complementar das
atividades dirias das escolas. Pretende o MEC com estes procedimentos e numa fase posterior, reduzir
gradualmente o envio de informao em suporte de papel. A colaborao das escolas um fator
determinante na implementao destes processos, sendo o seu contributo ao nvel da atualizao
permanente da informao nos programas, fundamental para a validao e consequente adoo a ttulo
definitivo destes sistemas.

3. Antes de proceder criao do ficheiro XML com informao a enviar ao Ministrio da


Educao e Cincia, execute os seguintes procedimentos:
3.1 - Elaborar no programa a Requisio de Fundos ( Modelo RF3). Proceder sua impresso e
verificar se tudo est correto.
3.2 - Elaborar no CONTAB-POCE o Plano de Aplicao de Verbas para despesas correntes de
material e capital, tendo em considerao as Fontes de Financiamento utilizadas pelo Agrupamento /
Escola. O programa GRAVA a informao introduzida nesta opo, possibilitando assim a sua posterior
exportao para o MEC.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

3.3 - Na rea de MAPAS aceda opo BALANCETE.

- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete
apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser
enviada ao MEC.
- Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida.
- Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so
enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem
elaborados.
- Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

55

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

a) Considerando que a escola efetuou todos os lanamentos contabilsticos, basta pressionar o boto
RECALCULAR para que toda a informao seja apresentada na grelha. Desde que os lanamentos
tenham sido corretamente registados na contabilidade, a informao apresentada tem que estar correta.
No caso de detetar alguma divergncia nos valores apresentados, verifique os lanamentos na
contabilidade oramental.
b) Embora os valores apresentados devam estar totalmente corretos, salvo anomalia nos lanamentos
efetuados, o utilizador tem a possibilidade de efetuar manualmente alteraes nesta tabela.
c) No caso de alterar valores, pressione o boto RECALCULAR TOTAIS .
d) Se detetar ERROS nos valores apresentados e for opo de Lanamentos corrigir os movimentos
efetuados, ao voltar ao BALANCETE pressione novamente os botes RECALCULAR e RECALCULAR
TOTAIS para que a informao seja atualizada
e) Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete a enviar ao MEC ou efetuar a impresso mais tarde.
f) Ao GRAVAR e SAIR a informao fica guardada no programa para posterior exportao para o
Ministrio da Educao.
g) Repita a operao para todas as Fontes de Financiamento e Atividades utilizadas.

4. Registo das Guias de Receita de Estado


Sempre que atravs de Guias de Receita sejam entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser
registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lanamentos.
a) Pressione o boto assinalado para que seja editada a tabela seguinte.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Ano colocado automaticamente


N Guia campo numrico para indicar o nmero da guia
Fonte de Financiamento preenchida automaticamente em funo da classificao escolhida
Data de Pagamento use o formato dd-mm-aaaa
Classificao digite a classificao econmica da receita que indicou na guia. Ao selecionar este
campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes Econmicas em uso pelas escolas
Valor indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o separador de milhares e
use a vrgula como separador decimal.
b) No final Gravar e Sair.

Resumindo:
Depois de elaborar a Requisio de Fundos ( Modelo RF3 ), Plano de Aplicao
de Verbas para Despesas Correntes de Material e Capital, Balancetes e Guias de
Receitas de Estado, toda a informao necessria exportao da rea de
Financiamento Funcionamento encontra-se gravada no programa.

5. Como criar e enviar o Ficheiro XML?

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Ao entrar na opo Enviar Informao para o ME na rea de UTILITRIOS, apresentado o painel


acima reproduzido.
Ms - Selecione o ms referente exportao ( ms correspondente requisio de fundos que foi
enviada ao MEC ).
Data da Exportao apresentada a data atual do sistema e no deve alterar esta data. Apenas no
caso do relgio interno do computador estar avariado e a data apresentada no corresponder ao dia em
que est a efetuar a operao, dever ento reajustar a data para o dia atual.
Operao Pretendida Se o computador onde est a executar este procedimento tiver ligao
INTERNET, basta selecionar a segunda opo Exportar para o ME. No caso do computador no ter
ligao INTERNET, dever escolher a primeira opo Gravar Ficheiro no Disco.
Confirmar Ao pressionar este boto iro ocorrer uma das seguintes situaes:
- Se indicou a primeira opo, dever escolher o local (pasta) onde guardar o ficheiro e posteriormente
proceder ao seu envio de acordo com as indicaes fornecidas pelo ME.
- Se a opo escolhida foi a segunda, ser criado o ficheiro e exportado diretamente para o servidor do
Ministrio da Educao.

Notas Finais :

O ficheiro criado identificado com o nome:


FMMAAAA999999JPM . ZIP , sendo

F = Funcionamento
MMAAAA ms e ano a que se refere a exportao
999999 = cdigo oficial do estabelecimento ( cdigo da Requisio de Fundos )
JPM identificao do produtor da aplicao

O ficheiro fica protegido por uma palavra passe, sendo possvel visualizar o seu contedo atravs da
opo Ler Ficheiro XML que consta do painel anterior.

Os utilizadores do CONTAB-POCE devem consultar regularmente o endereo


WWW.JPMABREU.PT e estarem atentos a toda a informao enviada pelos diversos
organismos e servios do Ministrio da Educao e Cincia.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

_____________________________________ ANEXO D

Mapas / Listagens

Dirio de Movimentos
Ao ser registado qualquer movimento na contabilidade patrimonial, seja atravs do Auxiliar de
Lanamentos ou pela opo NOVO, preenchida automaticamente a coluna Dirio com a
seguinte informao:
Movimento / registo
Dbito ou crdito da 31
Dbito ou crdito da 42, 43 , 44, 45
Dbito ou crdito da conta 64
Dbito ou crdito da conta 62
Dbito ou crdito da conta 7
Dbito ou crdito dos restantes movimentos
Crdito da conta 901
Dbito da conta 902

Dirio
21
22
23
24
31
41
51
52

Designao do Dirio
Compras
Imobilizado
Custos com Pessoal
Fornecimentos e Servios Externos
Proveitos
Diversos
Custos Analtica
Proveitos - Analtica

O preenchimento do campo Dirio com a informao referida na tabela anterior vai permitir a
impresso do Dirio de Movimentos por tipologia.

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Dirio de Fluxos Financeiros

( 1 ) Movimentos a dbito das contas 11


( 2 ) Movimentos a crdito das contas 11
( 3 ) Movimentos a dbito das contas 12 ou 131
( 4 ) Movimentos a crdito das contas 12 ou 131

Fluxos de Caixa
Mapa disponibilizado na verso 3.0.2 e complementado na verso 3.0.8 (Consultar o Anexo G)

Contas Correntes Despesas com pessoal

( 1 ) Movimentos 026 / 027 ( compromissos )


( 2 ) Dbito das contas 25211 + 25221 + 25222
Crdito das contas 25291
Valores obtidos nos registos das contas de Nat = 1

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Contas Correntes Despesas correntes de material e capital

( 1 ) Movimentos 026 / 027


( 2 ) Dbito das contas 25211 + 25221 + 25222
( 3 ) Saldo da conta 011
( 4 ) = [(3) (5)]
( 5 ) Saldo da conta 023
Valores obtidos nos registos das contas de Nat = 2 e Nat = 3, respetivamente para
despesas correntes de material e capital.

( A ) Valor obtido na requisio de Fundos (RF3) para a rubrica 06


( B ) Crdito da 027 para todas as contas de Nat = 2
( C ) Para as contas de Nat = 2
Dbito 25211 + 25221 + 25222
( D ) Esta coluna fica trancada porque as despesas nas FF111 e 242 so requisitadas na
requisio de fundos de pessoal.
Eventuais despesas para pagamento de pessoal na FF123, so classificadas
e registadas como despesas de funcionamento correntes material.
(E)ACD
( F ) Valor obtido na requisio de Fundos (RF3) para a rubrica 11
( G ) Crdito da 027 para todas as contas de Nat = 3
( H ) Para as contas de Nat = 3
Dbito 25211 + 25221 + 25222
Crdito das contas 25231.
(I)FH
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

(A)
(B)
(C)
(D)
(H)

( E ) Valor obtido na requisio de Fundos (RF3) para a rubrica 06 e 11


( F ) Registos 026 / 027, Sendo Nat = 2 para 06 e Nat = 3 para 11
( G ) Dbito 25211 + 25221 + 25222
AC
EG

Contas Correntes Retenes e Descontos

( A ) Crdito das contas 24 e 26


( B ) Dbito das contas 2527
( C ) Apenas apura o saldo para as linhas de transporte, Total do ms de Total
acumulado.

Contas Correntes Receitas

( A ) Crdito da 25111 + 25121


Dbito da 25191
( B ) Saldo da 012
( C ) Total dos registos efetuados desde o inicio do ano, nas contas:
Crdito da 25111 + 25121
Dbito da 25191

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Caixa

Crdito das contas 2511 + 2512


Dbito das contas 2519
Correntes: Nat = 1 e 2 ; Capital: Nat = 3. Na FF280 apenas apresenta na mesma
coluna as receitas correntes e de capital Nat = 2 + 3
Outros Movimentos: Crdito das contas 2517

Dbito das contas 2521 + 2522


Crdito das contas 2529
Correntes: Nat = 1 e 2 ; Capital: Nat = 3
Outros movimentos: Dbito das contas 2527, excluindo todos os registos criados na
importao de vencimentos para as contas 2527

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Listagem dos movimentos efetuados, sendo:


(A)
(B)
(C)
(D)
(E)
(F)

Dbito das contas 11


Dbito das contas 12 + 131
Crdito das contas 11
Crdito das contas 12 + 131
A-C
BD

Dirio de Compromissos
Listagem dos registos efetuados a dbito das contas 026 por contrapartida da 027

Encargos por Liquidar


Identifica todos os registos das contas 22 + 24 + 26 + 2527 que no estejam
saldadas.

Aplicao de Verbas
Balancete (Classificaes)
Estes mapas mantm a configurao dos modelos adotados na verso 2.5 do CONTAB,
dando assim resposta informao solicitada pela DGPGF.

Balancete (Contas)
Listagem dos valores mensais e acumulados agrupados por conta.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Controlo Oramental Despesa

Agrupado por classificao.

(A)
(B)
(C)
(D)
(E)

[ Crdito ( 021 + 02211 + 0222 ) Dbito ( 02212 + 0224 ) ]


Saldo das contas 0223
Crdito da 027
Dbito das contas 25211 + 25221
Dbito das contas 25222

Controlo Oramental ( Receita )

(A)
(B)
(C)
(D)
( E)
(F)
(G)
(H)

Saldo das contas 034


Dbito das contas 2512
Dbito das contas 2511
-----------------------Crdito das contas 2511
Crdito das contas 2512
Crdito das contas 2519
Dbito das contas 2519

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Alteraes Oramentais Despesa

(A)
(B)
(C)
(D)
(E)
(F)

Crdito das contas 021


Crdito das contas 02211
Dbito das contas 02212
Crdito das contas 0222
Dbito das contas 0224
-----------------------------------

Alteraes Oramentais Receita

(A)
(B)
(C)
(D)

Dbito das contas 031


Dbito das contas 033
Dbito das contas 0321
Crdito das contas 0322

Descontos e Retenes
Entrega de descontos e retenes
Adota os mesmos procedimentos que a verso anterior.
Valores a crdito e dbito das contas da classe 2

Desenvolvimento com as despesas com pessoal


Adota os mesmos procedimentos que a verso anterior.
Valores registados nas contas 64 Custos com pessoal.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

66

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Demonstrao de custos e proveitos


Adota os mesmos procedimentos que a verso anterior.
Apresenta os custos registados nas contas da classe 6 e proveitos registados na classe 7.

Balano
Reproduo do modelo oficial previsto na Portaria do POCE.

Extrato de Conta, Fornecedor e Cliente


Adota os mesmos procedimentos que a verso anterior.
Movimentos a dbito e crdito registados nas respetivas contas.

Mapas da contabilidade analtica


At verso 3.0.8 encontram-se disponveis dois mapas : Extrato de Movimentos e Custos
por Atividade, podendo ainda ser complementada atravs dos Extratos de Conta e
Balancete (contas).
Oportunamente sero disponibilizados outros mapas relativos contabilidade analtica.

Mapas da Conta de Gerncia


Os mapas auxiliares da conta de gerncia e a conta de gerncia eletrnica relativos ao ano
de 2013 so obtidos na verso do CONTAB usada durante esse ano.
Na verso 3.0.8 do CONTAB-POCE estes mapas e listagens permitem a consulta da
informao relativa ao ano de 2014 e seguintes.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

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Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

___________________________________ ANEXO E
Movimentao das contas da classe 3
De acordo com as normas tcnicas definidas para utilizao do POCP ou planos setoriais, a
conta 31 debita-se pela aquisio de compras de mercadoria, matrias-primas e outros bens
aprovisionveis destinados a consumo ou venda.
A movimentao da conta 61 apenas deve ocorrer aps a venda ou consumo desses bens, por
contrapartida das contas da classe 3, refletindo-se assim o custo na contabilidade.
Estando a entidade obrigada a ter contabilidade analtica, fica tambm sujeita a ter inventrio
permanente para permitir diariamente o apuramento dos custos das mercadorias e matriasprimas vendidas ou consumidas a registar na conta 61 e paralelamente efetuar os
correspondentes registos na contabilidade analtica.
Convm aqui clarificar que so registados na classe 3 as mercadorias destinadas a venda e os
bens de consumo que se destinem a integrar produtos para venda ou utilizao no processo
produtivo. Sendo que numa escola o processo produtivo corresponde ao processo ensino /
aprendizagem, vejamos alguns exemplos de como movimentar as contas da classe 3 e 61.
a) A escola explora um bufete pela FF123. Os movimentos tecnicamente corretos a
efetuar na contabilidade so os seguintes:
Dbito

31

Crdito

22

32
ou

36
61

31
32

ou

36

Descrio do movimento

Registo da obrigao na contabilidade patrimonial pela


aquisio de mercadorias para venda direta sem objeto de
transformao ou matrias-primas que venham a integrar
os produtos finais a vender.
Na data do registo anterior anula-se a conta 31 por
contrapartida da conta de existncias correspondente
(transferncia para armazm)
Quando a mercadoria e matrias-primas forem vendidas ou
consumidas, o custo deve ser registado na conta 61 e
tambm lanado na contabilidade analtica.

b) A escola faz uma aquisio de resmas de papel. O papel que se destinar reproduo
de fotocpias para venda, utilizao direta ou reproduo de materiais pedaggicos a
utilizar pelos alunos e docentes no processo ensino/ aprendizagem, deve ser
contabilizado na conta 31 de acordo com o exemplo seguinte.
Dbito

Crdito

31

22

36

31

61
e

36

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

Descrio do movimento

Registo da obrigao na contabilidade patrimonial


Na data do registo anterior anula-se a conta 31 por
contrapartida da conta de existncias correspondente
(transferncia para armazm)
Quando o papel for consumido, o custo deve ser registado
na conta 61 e tambm lanado na contabilidade analtica.

68

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Ateno: O custo do papel que se destinar a ser utilizado em tarefas administrativas ou de


apoio no diretamente relacionadas com o processo ensino/aprendizagem, registado nas
correspondentes contas 62
c) A escola procedeu a uma aquisio de produtos de limpeza. Dado no se tratar de
produtos diretamente imputados ao processo ensino/aprendizagem, este vo
diretamente s correspondentes contas 62
d) Em qualquer momento o saldo das contas 32 a 36 d-nos a informao do valor
das existncias em armazm (mercadorias e produtos no vendidos ou no
consumidos).
Sem prejuzo do cumprimento das normas tcnicas em vigor que obrigam ao registo destes
movimentos e atendendo especificidade das escolas, em que a maioria adquire produtos
para venda ou consumo imediato (ou num espao temporal reduzido), implementou-se um
automatismo na aplicao que cumpre estes requisitos tcnicos sem necessidade do registo
manual de tantos movimentos por parte dos utilizadores, sendo nas alneas seguintes
explicado o procedimento. Tenha em ateno que o automatismo est preparado para efetuar
registos nas contas da classe 3 e 61 que vo criadas no plano de contas original. Se o
utilizador optar por criar mais subcontas, ento o automatismo no deve ser usado e os
lanamentos efetuados por via manual diretamente nas subcontas criadas pelo utilizador.
e) O utilizador ao efetuar o registo do ciclo da despesa atravs do Auxiliar de
Lanamentos, indicando na fase da obrigao uma conta da classe 3, poder dar a
indicao de que as mercadorias ou produtos destinam-se a venda ou consumo
imediato, passando o programa a permitir-lhe afetar esse custo na contabilidade
analtica. O resultado do ciclo completo da despesa ser o seguinte (exemplo):
Dbito

31
22
252
9

Crdito

22
252
12
901

Descrio do movimento

Obrigao
Autorizao de pagamento
Pagamento
Analtica

f) Paralelamente com o registo da fase da obrigao e sem qualquer interveno do


utilizador, o programa ir automatizar os seguintes lanamentos:
Dbito

32 ou 36
61

Crdito

31
32 ou 36

Descrio do movimento

Entrada das existncias em armazm


Registo do custo na contabilidade financeira

g) Se no final do exerccio existirem em armazm (stock) produtos no consumidos j


registados como vendidos ou consumidos na conta 61 por fora destes procedimentos,
podermos manualmente estornar a conta 61 por contrapartida das contas 32 a 36 pelo
valor dessas existncias. O mesmo procedimento de estorno deve adotado nas contas
da classe 9 para regularizar a imputao de custos na contabilidade analtica.
h) Se o utilizador no momento do registo da obrigao considerar que os produtos no se
destinam a consumo imediato ou num espao temporal reduzido, ento a aplicao no
ir permitir o registo na contabilidade analtica e apenas o primeiro movimento da tabela
apresentada na alnea e) ser efetuado automaticamente pelo programa. O movimento
da segunda linha e o registo na contabilidade analtica ter de ser efetuado
manualmente pelo utilizador atravs da opo NOVO quando ocorrer o consumo (ou
venda) total ou parcial desses produtos.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE

69

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

_____________________________________ ANEXO F
Arranque do ano 2014 com a nova verso do CONTAB-POCE
Tendo por referncia as orientaes e os exemplos de lanamentos que constam deste
manual, no arranque do ano 2014 com a verso CONTA-POCE tenha em considerao os
seguintes procedimentos.
1. No caso de ter instalada a verso DEMO que foi distribuda nas atividades de
formao realizadas durante o 2 semestre de 2013, proceda sua desinstalao.
2. Instale de raiz (verso completa) a verso 3.0.0 destinada ao arranque o ano 2014.
3. Proceda ao licenciamento da aplicao.
4. Preencha o ficheiro de Servio / Organismo com os dados solicitados.
5. Aceda opo Utilitrios Configuraes para definio dos parmetros de utilizao.
6. Preencha o ficheiro de fornecedores ou proceda importao da mesma tabela criada
no CONTAB (verso utilizada em 2013), recorrendo para o efeito opo Utilitrios
Importao CONTAB.

(A) Indique o caminho onde se encontra instalado o CONTAB (verso 2.5.xx)


(B) Cdigo usado no CONTAB (verso 2.5.xx). Campo bloqueado nesta tabela.
(C) Cdigo a utilizar na nova verso do CONTAB-POCE. Este campo pode ser
alterado nesta tabela antes da importao do registo para a nova tabela.
(D) e (E) Campos editveis para eventual correo ou alterao antes da importao
dos registos para a nova tabela do CONTAB-POCE.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

70

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

7. Preencha o ficheiro de CLIENTES com os registos necessrios utilizao da


aplicao.
8. Reajuste o plano de contas financeiro, caso se justifique a criao ou desdobramento
de alguma conta.
9. No caso de pretender utilizar um plano de contas analtico diferente da proposta que
apresentada com a instalao do programa, proceda ao seu reajustamento.
No pretendendo efetuar uma afetao individualizada dos custos na contabilidade
analtica, todos os custos devero ser registados nas contas 99x.
As despesas com pessoal importadas diretamente do GPV so automaticamente
registadas na conta 991.
10. Proceda ao lanamento dos oramentos iniciais e movimentos de abertura. Neste
primeiro ano de utilizao do CONTAB-POCE, todas as despesas efetuadas em 2013
tero de ser registadas na verso anterior, ou seja, o perodo complementar apenas
produz efeitos no segundo ano de utilizao desta nova aplicao.
11. Preencha a tabela de Fundos Disponveis com a informao relativa aos primeiros trs
meses do ano econmico de 2014.
12. Aps concluso de todos os registos contabilsticos de 2013 na verso anterior do
CONTAB, recorrendo funo Importar Balancete de Dezembro 2013 que se
encontra tambm disponvel em Utilitrios Importao Contab, proceda
importao dos balancetes de dezembro de 2013 para que estes sejam considerados
na primeira exportao de dados para o MEC (exportao de janeiro de 2014).
13. Tenha ainda em ateno nesta nova verso do CONTAB-POCE:
a) O nmero de documento (N DOC) exclusivamente numrico e atribudo
sequencialmente pelo programa. O documento 0 destina-se ao registo dos
lanamentos de abertura; O documento 1 exclusivo para o registo dos
oramentos iniciais; O documento 2 reservado automaticamente pelo sistema
para o registo dos cabimentos antecipados criados na tabela de Cabimentos.
b) Os nmeros de Cabimento e Compromisso so atribudos automaticamente pela
aplicao, constituindo duas sries autnomas.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

71

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

____________________________________ ANEXO G
Mapa de Fluxos de Caixa
O mapa de Fluxos de Caixa pode ser impresso mensalmente com valores acumulados at final
do ms solicitado, apresentando no final apenas uma linha com o saldo global na posse do
servio.
O modelo ANUAL adota os mesmo procedimentos do modelo mensal, apresentando na parte
final o saldo a transitar para a gerncia seguinte desdobrado por natureza de valores, apurado
no Fecho de Ano.
Procedimentos:
a) Em mapas abrir a opo Conta de Gerncia Eletrnica (ver imagem seguinte);
b) No primeiro ano que utilizar a verso 3 do CONTAB-POCE, preencha manualmente
nesta opo os saldos que transitaram da gerncia anterior.
Nos anos seguintes e aps o Fecho de Ano, esses valores so automaticamente
calculados pela aplicao, sem prejuzo dos valores apresentados poderem ser
reajustados/alterados pelo utilizador.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

72

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Legenda de suporte anlise do mapa de Fluxos de Caixa:


Nota: Nos valores apresentados so excludos os registos efetuados com os nmeros de
documento 0, 1 e 2.
Saldo
10
11
12
13

14

15
16
17
18
19

20
21
22
23
24
30
31
32
33
34
35
36

Transio dos saldos da gerncia anterior registados na opo mencionada na


pgina anterior. Correspondem tambm aos saldos de abertura.
Total das receitas registadas. Valor IGUAL linha ( 15 ).
Total dos movimentos [(dbito 2511 + 2512) (crdito 2519 )] onde
classificao = 06.03.01 e tipo da conta = 1
Total dos movimentos [(dbito 2511 + 2512) (crdito 2519 )] onde
classificao = 10.03.01 e tipo da conta = 1
Total dos movimentos [(dbito 2511 + 2512) (crdito 2519 )] ,
agrupados e desdobrados por classificao econmica, onde tipo da conta = 2, 4
e5
Inclui as classificaes iniciadas por 16.xx.xx ( saldos devolvidos entidade no
ano seguinte e que voltam a ser registados como receita).
Total dos movimentos [(dbito 2511 + 2512) (crdito 2519 )] , onde tipo
da conta = 3
Inclui as classificaes iniciadas por 16.xx.xx ( saldos devolvidos entidade no
ano seguinte e que voltam a ser registados como receita).
Soma dos registos efetuados em 11 + 12 + 13+14
Soma de 11 + 12 + 13 + 14 + total do saldo da gerncia anterior
Soma dos registos efetuados a crdito das contas 132 excluindo os
lanamentos cuja contrapartida a dbito seja a conta 591
Soma de 11 + 12 + 13 + 14 + 17 + saldo da gerncia anterior
Total dos movimentos :
Crdito da 251711 + crdito da 252711, excluindo os registos que para o
mesmo N DOC movimentem contas 132
Crdito das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461
Total dos movimentos :
Crdito da 251721 + crdito da 25272101 at 25272112 (inclusive)
Soma 19 + 20
Crdito da 2421 + 2425 + 2441
Crdito da 24512 + 24522 + 24532 + 24542 + 24582 + 263
Soma de 11 + 12 + 13 + 14 + 17 + 19 + 20 + total do saldo da gerncia anterior
Total das despesas registadas. Valor IGUAL linha ( 38 )
Total dos movimentos [(dbito 2521 + 2522) (crdito 2529 )] ,
agrupados e desdobrados por classificao econmica, onde Tipo da conta = 1 e
campo Nat = 1 e 2
Total dos movimentos [(dbito 2521 + 2522) (crdito 2529 )] ,
agrupados e desdobrados por classificao econmica, onde Tipo da conta = 1 e
Nat = 3.
Soma dos registos 31 + 32
Total dos movimentos [(dbito 2521 + 2522) (crdito 2529 )] ,
agrupados e desdobrados por classificao econmica, onde Tipo da conta = 2, 4
e 5.
Soma dos registos 34
Total dos movimentos [(dbito 2521 + 2522) (crdito 2529 )] ,
agrupados e desdobrados por classificao econmica, onde Tipo da conta = 3.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

73

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

37

Soma dos registos 36

38
39
40
41

Soma de 33 + 35 + 37
Soma dos registos efetuados a dbito das contas 132
Soma de 33 + 35 + 37 + 39
Total dos movimentos a dbito das contas 252711 + Dbito 591, excluindo
os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132
Dbito das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461
Total dos movimentos a dbito das contas 252721
Soma 41 + 42

42
43

VI - Saldo na posse do servio


44
Total das receitas total das despesas
Total geral do mapa de fluxos de caixa (IV+V+VI)
45
Total das despesas + Saldo na posse do servio

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

74

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

75

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

76

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Alteraes a considerar no mapa de Fluxos de Caixa (ANUAL):


Nota: A impresso completa deste mapa (anual) apenas possvel aps o Fecho de Ano.
Comparativamente anlise legenda do mapa mensal, devem ser observadas as
seguintes diferenas no clculo dos valores a apresentar:
13

14

41
44

Total dos movimentos [(dbito 2511 + 2512) (crdito 2519 )] ,


agrupados e desdobrados por classificao econmica, onde tipo da conta =
2, 4 e 5
Exclui as classificaes iniciadas por 16.xx.xx ( saldos devolvidos entidade no
ano seguinte e que voltam a ser registados como receita).
Total dos movimentos [(dbito 2511 + 2512) (crdito 2519 )] , onde tipo
da conta = 3
Exclui as classificaes iniciadas por 16.xx.xx ( saldos devolvidos entidade no
ano seguinte e que voltam a ser registados como receita).
Total dos movimentos a dbito das contas 252711 + Dbito 5911, excluindo
os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132
Dbito das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461
Reproduo dos valores relativos ao saldo a transitar para a gerncia seguinte,
sendo cpia da informao que consta no mapa m3106 da CGE (ver
imagem da pgina 79 deste manual) detalhando os valores que constam nos
campos 22 a 29.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

77

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

____________________________________ ANEXO H
Conta de Gerncia Eletrnica

Fluxo de Caixa Recebimentos (m3105)

Excludos os documentos com o N DOC = 0, 1 e 2


1
2
3a
8
9
10
11
12
13
14

Soma automtica dos campos 3 + 4 + 6 + 7


Soma automtica dos campos 3 + 4
Introduo manual no ano 2014. Cpia automtica do saldo final nos anos seguintes
Total do valor registado a CRDITO nas contas 132
Crdito da conta 251711 + crdito da 252711, excluindo os registos que para o
mesmo N DOC movimentem contas 132
Crdito das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461
Crdito da conta 251721 + crdito da 25272101 at 25272112 (inclusive)
Crdito das contas 2421 + 2425 + 2441
Crdito das contas 24512 + 24522 + 24532 + 24542 + 24582 + 263
Lanamento manual

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

78

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Fluxo de Caixa Pagamentos (m3106)

Salvo indicao contrria, excluir os documentos com o N DOC = 0, 1 e 2


15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27

28

29
30
31

Total do valor registado a DBITO nas contas 132


Dbito das contas 2421 + 2425 + 2441
Dbito das contas 24512 + 24522 + 24532 + 24542 + 24582 + 263
Dbito 252711 + Dbito 5911, excluindo os registos que para o mesmo N DOC
movimentem contas 132
Dbito das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461
Dbito das contas 252721
Registo manual, caso se aplique
Registo manual, caso se aplique
Soma automtica dos campos 24+25+27+28
Soma automtica dos campos 24+25
(Crdito 2511 + Crdito 2512 - Dbito 2519 ), onde tipo = 1
( menos )
(Dbito 25211 + Dbito 25221 + Dbito 25222 ), onde tipo = 1
(Crdito 2511 + Crdito 2512 - Dbito 2519 ), onde tipo = 2, 3, 4, 5
( menos )
(Dbito 25211 + Dbito 25221 + Dbito 25222 ), onde tipo = 2, 3, 4, 5
Total do valor em saldo nas contas 132
Considerar os registos com o N DOC = 0, 1 e 2
Crdito 251711 + Saldo 252711 + Saldo 5911), excluindo os registos que para o
mesmo N DOC movimentem contas 132
Saldo das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461
Considerar os registos com o N DOC = 0, 1 e 2
(Crdito 251721 + Crdito das contas 25272101 a 25272112, inclusive)
- (menos)
Dbito das contas 252721
Considerar os registos com o N DOC = 0, 1 e 2
Saldo da conta 25271101 + Saldo da conta 2441
Registo manual
Registo manual

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

79

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Data :
N/ referncia :
Assunto :

2014-02-24
Orientao Tcnica n 2 / CONTAB-POCE
Cabimento e compromisso anual para despesas com encargos das
instalaes ( aplicvel tambm a outras situaes similares )

Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Sendo solicitada a comunicao do N de Cabimento e Compromisso para os encargos anuais
a suportar com a rubrica de Encargos das Instalaes ( por exemplo, eletricidade ), nos
registos a efetuar no programa CONTAB-POCE poderemos equacionar um dos seguinte
cenrios alternativos (individualizados por fonte de financiamento e atividade):

Cenrio 1
a) Na opo Tabelas Cabimentos registe um cabimento pelo valor anual da dotao a
cativar. Tenha em ateno que no oramento de despesas tem de estar registado um
valor que permita esta cativao anual. este o N de Cabimento que ir comunicar.
b) De seguida, atravs do Auxiliar de Lanamentos, proceda ao registo do
Cabimento/Compromisso com o valor previsional para a primeira fatura. Indique o N de
Cabimento obtido na tabela de cabimentos e aceite o N de Compromisso sequencial
oferecido pelo programa. este o N de Compromisso que ir comunicar.
c) Quando chegar a primeira fatura, atravs do Auxiliar de Lanamentos, indique o N
DOC usado no registo a que se refere a alnea anterior e, caso seja necessrio,
proceda a uma alterao (para mais ou para menos) para que o valor do compromisso
fique igual ao valor da fatura (obrigao).
d) De seguida registe a fase da obrigao e complete o ciclo da despesa quando liquidar a
fatura.
e) No ms seguinte, quando receber a segunda fatura, atravs do Auxiliar de
Lanamentos, proceda ao registo de novo ciclo de despesa nas fases do cabimento /
compromisso / obrigao. Aceite o N DOC sequencial que oferecido, indique o N
Cabimento obtido no registo efetuado na Tabela de Cabimentos (procedimento
referido na alnea a) ) e ALTERE o N de Compromisso para o que foi atribudo no
registo da primeira fatura.
f) Nas faturas seguintes ir adotar sempre esta metodologia.
g) Caso a dotao cativada no seja suficiente para liquidar todas as faturas, ser
necessrio efetuar uma alterao (para mais) no registo do cabimento Tabelas
Cabimentos.
h) Se aps o registo de todas as faturas no for utilizada a totalidade da dotao
cabimentada, dever aceder opo Tabelas Cabimentos e registar uma alterao
(para menos) no valor da dotao no utilizada.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

80

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Cenrio 2
a) Atravs do Auxiliar de Lanamentos proceda ao registo do ciclo da despesa nas fases
do Cabimento e Compromisso, pelo valor anual previsto para os encargos com a
eletricidade. O N de Cabimento e Compromisso oferecidos pelo sistema so os
nmeros a comunicar.
b) Quando chegar a primeira fatura, atravs do Auxiliar de Lanamentos digite o N DOC
utilizado no registo referido na alnea anterior. Mantenha o mesmo N de Cabimento e
Compromisso, devendo proceder apenas ao registo da obrigao.
c) Quando chegar a segunda fatura, aceda novamente ao Auxiliar de Lanamentos,
digite novamente o mesmo N DOC e volte a registar apenas a fase da obrigao.
d) Quando pretender efetuar as fases da autorizao e pagamento, o procedimento o
mesmo, ou seja, digite o N DOC e de seguida autorize o pague o valor pretendido.
e) Neste cenrio, existe apenas o registo de um cabimento/compromisso, onde so
associadas todas as obrigaes. Todos os registos ficam associados ao mesmo N
DOC, N Cabimento e N de Compromisso.
f) Caso o valor anual registado no primeiro movimento ( ver alnea a) ) no seja suficiente
para a liquidao de todas as faturas, quando necessrio dever efetuar uma alterao
(para mais) atravs do Auxiliar de Lanamentos.
g) Se aps o registo de todas as faturas no for utilizada a totalidade da dotao
comprometida, dever efetuar uma alterao (para menos) no valor da dotao no
comprometida.
Nota: O recurso a este cenrio vai influenciar a informao sobre Fundos Disponveis e
Crdito Disponvel, pois so consideradas as receitas e previses de receitas para
perodos at 3 meses e o compromisso neste contexto registado para o ano inteiro.

Cenrio 3
a) Na opo Tabelas Cabimentos registe um cabimento pelo valor anual da dotao a
cativar. Tenha em ateno que no oramento de despesas tem de estar registado um
valor que permita esta cativao anual. este o N de Cabimento que ir comunicar.
b) Atravs do Auxiliar de Lanamentos proceda ao registo do ciclo da despesa nas fases
do Cabimento e Compromisso, pelo valor trimestral previsto para os encargos com a
eletricidade. O N Compromisso oferecidos pelo sistema o nmero a comunicar.
c) De seguida adote os restantes procedimentos j referidos no cenrio anterior, sendo
que no ciclo da despesa relativo a cada trimestre usado um novo N DOC (sequencial
da contabilidade). O N de Cabimento e N de Compromisso repetem-se em todos os
ciclos relativos a esta despesa.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

81

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Data :
N/ referncia :
Assunto :

2014-02-24
Orientao Tcnica n 3 / CONTAB-POCE
Pr Ativo - CTT

Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Para as escolas que formalizam com os CTT um contrato pr ativo, correspondendo este a
adiantamentos em conta corrente para futuros encargos, no que respeita aos lanamentos a
efetuar no CONTAB-POCE, apresentamos de seguida dois possveis cenrios a adotar em
alternativa:

Cenrio 1
i)

A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder o registo do ciclo completo de
uma despesa, tendo por base a fatura ou documento equivalente emitido por essa
entidade a comprovar o valor entregue.

j)

Quando receber o extrato discriminativo dos servios prestados pelos CTT e no


pressuposto de que o valor faturado inferior ao saldo em conta corrente, basta anexar
este documento fatura a que se refere o registo da alnea anterior.

k) No final do ano econmico, havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que
seja devolvido escola antes do encerramento do ano, no ltimo ciclo de despesa
efetuado proceda a uma alterao (para menos) em todas as linhas, pelo montante
devolvido.

Cenrio 2
a) A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder um movimento extra oramental
de sada, sendo:
Dbito
229999 ( * )
25272199

Crdito
25272199
12

OBS
Pelo valor da entrega aos CTT

Nota ( * ) : Se o utilizador assim o entender, poder criar uma subconta da 229 para os CTT, a
usar em substituio da conta 229999. Para o efeito basta aceder ficha do fornecedor e indicar
a nova subconta a criar em 229 Adiantamentos a fornecedores.
b) Quando receber a fatura discriminativa dos servios prestados pelos CTT proceda ao
registo do ciclo completo da despesa, sendo neste caso usada a conta 221 referente
ao fornecedor CTT.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

82

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

c) Paralelamente com o registo do ciclo completo da despesa, proceda ao lanamento


extra oramental de entrada, pelo valor da fatura.
Dbito
251721
12

Crdito
229999 ( *)
251721

OBS
Pelo valor da fatura dos CTT

d) No final do ano econmico, havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que
seja devolvido escola antes do encerramento do ano, na data em que esse valor der
entrada na conta bancria, proceda ao lanamento do correspondente movimento extra
oramental de entrada (ver exemplo na alnea anterior)
e) Havendo a existncia de saldo em conta corrente no final do ano econmico e no
pressuposto que esse valor no devolvido e transita para o ano econmico seguinte,
proceda aos registos referidos nas alneas b) e c) .

Notas Finais:
Em qualquer um dos cenrios poder optar por cativar a dotao anual atravs da opo
Tabelas Cabimentos ou assumir o cabimento no momento em que est a registar cada ciclo
da despesa.
Se optar por registar a cativao da dotao anual, o N de Cabimento obtido nesse registo
dever ser utilizado em todos os ciclos da despesa at final de ano. O N de Compromisso
obtido aquando do registo do primeiro ciclo da despesa, podendo tambm mant-lo no registo
dos ciclos seguintes, bastando alterar o N de Compromisso que oferecido pelo sistema.
No sendo solicitada a comunicao prvia do N de Cabimento e/ou Compromisso, a cada
ciclo de despesa poder corresponder os nmeros sequenciais oferecidos pelo sistema.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

83

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

Data :
N/ referncia :
Assunto :

2014-03-28
Orientao Tcnica n 4 / CONTAB-POCE
Importao de despesas com pessoal

Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Na importao das despesas com pessoal devero os utilizadores ter em ateno aos
seguintes procedimentos:
1. Importao das fases do cabimento e compromisso
Na importao destas duas fases e tendo por base a Tabela GPV-Oramental o programa
apresenta os lanamentos correspondentes aos valores requisitados no Modelo RF3. uma
importao direta sem necessidade de qualquer alterao por parte do utilizador.
2. Importao da fase da obrigao
Embora esta fase possa ser importada em qualquer data aps a importao do cabimento /
compromisso e antes da importao da autorizao de pagamento, recomendamos que a
importao da obrigao seja efetuada na mesma data em que importada a autorizao de
pagamento e pagamento do lquido a interessados. Isto porque, caso tenham ocorrido
alteraes aos vencimentos aps o envio da requisio de fundos, evita-se desta forma a
repetio da importao na fase da obrigao.
Nesta fase e tendo por base a tabela GPV-Patrimonial, o programa vai recolher a informao
que nesse preciso momento esteja processada para os trabalhadores (abonos e descontos) e
que no GPV se encontra registada na opo Consultar / Alterar.
Relativamente aos valores das contribuies da entidade patronal (CGA, Seg. Social e ADSE),
so automaticamente considerados na fase da obrigao os mesmos valores que na fase do
compromisso foram importados para a contabilidade nos movimentos 026 / 027
Sobre estes valores (contribuies da EP apresentadas nas linhas a vermelho), tenham em
especial ateno:

a) Se aps o clculo do Modelo RF3 (GPV) e consequente importao para o CONTABPOCE das fases do cabimento e compromisso no ocorreram alteraes ao
processamento de vencimentos, a importao da fase da obrigao direta sem
necessidade de alteraes
b) Se aps o clculo do Modelo RF3 (GPV) e consequente importao para o CONTABPOCE das fases do cabimento e compromisso ocorreram alteraes ao processamento
diretamente na opo Consultar/Alterar do GPV, dever reajustar os valores
apresentados nas linhas a vermelho de forma a refletir na contabilidade os encargos
efetivos da EP relativos ao ms que est a ser importado.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

84

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

3. Importao da fase da autorizao de pagamento


Ao importar esta fase e tendo novamente por referncia a Tabela GPV-Oramental, o
programa apura os registos para as contas 252 com base nos valores que nesse preciso
momento estiverem registados na opo Consultar/Alterar do GPV, simulando novamente o
clculo do Modelo RF3.
Face a este procedimento, tenha em especial ateno:
a) Se no clculo do Modelo RF3 ocorreu a necessidade de proceder diretamente a
reajustamentos (em regra cntimos por fora dos arredondamentos) nas classificaes
econmicas das contribuies da Entidade Patronal e NO se verificou qualquer outra
alterao ao processamento de vencimentos aps o envio da requisio de fundos, ao
importar a fase da autorizao deve reajustar tambm os valores apresentados nas
linhas a vermelho, refletindo (para mais ou para menos) os correspondentes acertos
que efetuou no Modelo RF3.
b) ATENO: Os utilizadores do GPV devero ter em considerao as orientaes
mencionadas na Adenda da verso 5.3.86, com particular ateno para o procedimento
referido na parte final do ponto 6 da citada adenda.
Se aps o clculo do Modelo RF3 (GPV) e consequente importao para o CONTABPOCE das fases do cabimento, compromisso e obrigao ocorreram alteraes ao
processamento de vencimentos diretamente na opo Consultar/Alterar do GPV, dever
verificar e reajustar (se necessrio) os valores apresentados nas linhas a vermelho de
forma a refletir na autorizao de pagamento o valor das contribuies da entidade
patronal a entregar CGA, Seg. Social e ADSE (valores que constem nas relaes de
descontos devidamente atualizadas antes do seu carregamento nas plataformas das
correspondentes entidades).
Os valores dos abonos e dos descontos relativos a cada trabalhador que no preciso
momento da importao desta fase estejam registados na opo Consultar/Alterar do
GPV, so diretamente classificados nas contas 252 sem necessidade de qualquer
alterao por parte do utilizador.

4. Importao da fase do pagamento


A fase do pagamento deve ocorrer no dia em que se pretender pagar o Lquido a
Interessados, podendo os restantes descontos serem liquidados na mesma data ou em datas
posteriores.
Com exceo do pagamento correspondente ao Liquido a Interessados, os descontos a
liquidar a cada uma das entidades pode ser efetuado pela totalidade ou parcelarmente. Por
exemplo, se pretender efetuar a entrega dos descontos para os diversos sindicatos em datas
diferentes, basta para o feito reajustar o valor a liquidar.
Sempre que executa esta fase (pagamento), so apresentados os saldos registados nas
contas 2527 correspondentes aos encargos ainda no liquidados.

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

85

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

5. Verbas requisitadas no Modelo RF3 no refletidas no processamento dos


trabalhadores
O valor para pagamento de seguros (classificao 01.03.09) requisitado atravs de uma
alterao ao Modelo RF3. Esse valor importado diretamente nas fases do cabimento e
compromisso, sendo depois adotados os procedimentos referidos no exemplo 16 do manual
da aplicao para concluir o ciclo da despesa, utilizando-se para o efeito a conta 26887 a
crdito na fase da obrigao e a dbito na fase da autorizao.
Procedimento similar dever ser adotado para as verbas requisitadas no Modelo RF3
(classificao 01.03.08) a entregar posteriormente CGA. Ao concluir este ciclo da despesa
utilize a conta 26886 a crdito na fase da obrigao e a dbito na fase da autorizao.
6. Reposies de vencimentos
Para regularizar eventuais reposies de vencimentos, devero os utilizadores ter em ateno
as orientaes referidas no exemplo 15 do manual da aplicao, tendo em considerao os
movimentos a efetuar a partir da fase da obrigao no ciclo das despesas com pessoal:
Obrigao

Dbito
64

Crdito
24 / 26

Autorizao de Pagamento

24 / 26

252..

252
Pagamento

2527
2527
991

12
901

Obs
a)
b)
c)
c)
d)
e)

a) Creditam-se as contas 252 correspondentes s classificaes onde houver


lugar ao registo de reposies;
b) Debitam-se as contas 252 creditadas na fase anterior pelo valor da
reposio;
c) As contas 2527 so movimentadas APENAS quando o valor da reposio
tenha reflexo nas contribuies e descontos para as diversas entidades.
d) Credita-se a conta 12 pelo valor total da reposio que fica em saldo na
posse do servio.
e) Para regularizar os custos na contabilidade analtica.
ATENO: Em todos estes movimentos o valor da reposio sempre afetado
pelo sinal NEGATIVO ( - ).

Manual de Utilizador CONTAB-POCE

86

Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

7. Outras regularizaes
a) Sempre que forem efetuadas no GPV alteraes ao processamento de vencimentos
aps a importao das diversas fases para o CONTAB-POCE, em regra dever repetirse a importao a partir da fase da obrigao:
b) Nas situaes em que aps a importao de todas as fases do ciclo das despesas com
pessoal forem executados procedimentos que originem saldos em poder da escola, por
exemplo, alteraes s relaes de descontos e consequente entrega de menos valor
s respetivas entidades, poder ser adotada tambm a metodologia referida no ponto
anterior.
c) Havendo lugar ao processamento de valores (GPV) no campo Outros Abonos para
eventual entrega ao trabalhador de saldos em poder da escola, os valores indicados
nesse campo no so considerados no processo de importao, devendo ser refletidos
pela via manual a partir da fase da obrigao (recorrendo opo NOVO).

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Data :
N/ referncia :
Assunto :

2014-03-06
Orientao Tcnica n 7 / CONTAB-POCE
Registo de guias comunicadas pela DGPGF

Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
As guias de receita de Estado tm de ser registadas em opo prpria para o efeito disponvel
na aplicao, possibilitando assim a sua associao ao Modelo RF3 no momento em que as
verbas so requisitadas.
As guias so registadas na aplicao com numerao sequencial reportadas data da entrega
do dinheiro nos cofres do Estado, no sendo possvel a repetio do nmero da guia para
datas diferentes.

Considerando que a DGPGF utiliza uma numerao sequencial prpria nas guias que emite,
haver certamente situaes em que o nmero da guia utilizado pela DGPGF j se encontra
registado na aplicao referente a outra guia elaborada pela escola.
Face ao exposto e no sentido de encontrar um procedimento que permita contornar esta
situao, recomendamos a utilizao de duas sries autnomas na identificao das guias e
consequente registo na aplicao, sendo:
a) Para as guias emitidas pela escola, utilizar uma srie com a numerao de 1 a 99;
b) Nas guias emitidas pela DGPGF utilizar o nmero da guia atribudo por esse organismo,
acrescido do nmero 100.
Por exemplo, a DGPGF emite a guia nmero 7. No programa esta guia ser registada
com o nmero 107.
Mais se informa que foi previamente auscultada a DGPGF sobre a adoo deste procedimento
tcnico para contornar a eventual coliso na numerao das guias a registar na aplicao.
O procedimento acima recomendado poder no ser utilizado nas situaes onde no se
verifique repetio no nmero da guia, ficando essa deciso ao critrio da escola.

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