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PROCEDIMIENTO
Cdigo
Edicin:
COMPRA DE MATERIA PRIMA
Fecha de
Edicin
Pginas:
NOMBRE DE LA EMPRESA
HZ3865001
1
06/10/2010
4
implementacin.
bateras y plomo.
3- DEFINICIONES:
Acta: Documento en el cual se establecen los acuerdos tomados en reunin para el anlisis de
inventario y pedidos. En esta se debe indicar la fecha de la reunin y asistentes a la misma.
FORMATO DE ACTA DE REUNION.
ACTA DE REUNION No.
FECHA:
ASISTENTES:
ACUERDOS:
CAJAS Y TAPAS (POR PROVEEDOR)
SEPARADORES
QUIMICOS
FIRMA DE ASISTENTES.
Cuadro de generacin de pedidos: Son cuadros elaborados en una hoja de Excel, en los
cuales se elaboran los pedidos del mes, considerando existencias, consumos, cobertura y
produccin del mes.
Libro de pedidos: es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma correlativa,
especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la proforma, producto solicitado,
y proveedor.
4- REFERENCIAS:
NORMA (Codificacin de la Norma Utilizada) Sistema de calidad, Modelo para el
aseguramiento de la calidad en la produccin, instalacin y servicio asociado.
MC (Codificacin segn la empresa)
Manual de Calidad.
5- RESPONSABILIDADES:
Jefe de Compras:
a) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.
b) Actualizar cuadros de generacin de pedidos y enviarlos al jefe de Planificacin de la planta
de produccin.
c) Es obligacin del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore ms de un
da hbil para ser recibida.
d) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crdito y asegurarse de que este
2- Se digita nueva informacin por variaciones en los pedidos ya sea a causa del proveedor, o
por nuevas necesidades del departamento de planificacin de la planta. Ir al numeral 6.9.
6.6 Envos de cuadro de generacin de pedidos al jefe de planificacin de produccin.
El envi se hace a planificacin en la planta de produccin va internet a travs de un E-mail.
6.7 Reunin en planta de produccin o en oficinas administrativas junto con el jefe de
planificacin de la produccin y el representante del departamento de importaciones
para revisin de cuadros de generacin de pedidos.
En esta reunin se revisan cada uno de los cuadros de generacin (cajas y tapas, separadores,
qumicos y metales). Se determinan necesidades urgentes para tomar las medidas del caso, se
chequean inventario de producto terminado, y pedidos en cola. Todo esto para determinar las
acciones a seguir. Se determina el pedido por proveedor. Si se necesita hacer alguna
correccin en los cuadros de generacin o solicitar cambios en los pedidos ir al numeral 6.5.
Se elabora un acta de la reunin donde se dejan establecidos los acuerdos, entregando una
copia a cada uno de los participantes en la misma.
6.8 Apertura del nuevo pedido en el libro de pedidos.
Se anota en el libro de pedidos el nuevo nmero de orden, mercadera y proveedor segn lo
acordado en la reunin con planificacin e importaciones, adems de solicitar a la secretaria
del departamento se abra expediente para el pedido.
6.9 Solicitud de pro forma.
La solicitud de proforma se hace a travs del fax o por internet y va telefnica de ser
necesario. Se incluyen en este punto modificaciones o consultas al pedido que solicita el
departamento de planificacin de produccin, o en el departamento de importaciones.
6.10 Verificacin de recepcin de proforma.
Si no se recibe la proforma al da siguiente de solicitada, ir al numeral 6.9, de lo contrario ir al
numeral 6.11.
6.11 Revisin de proforma.
En este punto pueden darse dos alternativas:
a) Que la proforma no est de acorde a lo solicitado, y no exista comentarios del proveedor. En
este caso ir al numeral 6.9.
b) Si el proveedor sugiere cambios y se requiere de consulta al interesado ya sea por
descripcin, precio, cantidad, disponibilidad o trminos de pago, ir al numeral 6.12.
c) Si la proforma est acorde a lo solicitado, en descripcin, precio cantidad, disponibilidad y
trminos y trminos de pago. Ir al numeral 6.13.
6.12 Envi de proforma a unidad solicitante para cambios se pueden tener las siguientes
alternativas:
1- ) Que el solicitante acepte los cambios sugeridos por el proveedor, firme y envi proforma a
compras, ir al numeral 6.13.
2- ) Que el solicitante realice cambios diferentes a los propuestos por el proveedor, basado en
las sugerencias del suplidor y los envi a compras, ir al numeral 6.9
3- ) Que el solicitante realice consultas para el proveedor, ir al numeral 6.9
6.13 Elaboracin de confirmacin de proforma. .
Una vez se recibe la proforma completamente revisada por la unidad solicitante (si ha sido
necesario), compras elabora un mensaje para el proveedor donde se le hace saber que est
completamente de acuerdo con lo ofertado.
Cuando es necesario se gira instrucciones de embarque, y se solicitan condiciones de pago,
tambin se le pide al proveedor en este mensaje que detalle la fecha de despacho y arribo de
la carga.
6.14 Envi de confirmacin de proforma a proveedor.
El memorndum se enva a travs del fax o por internet. Si no se cuenta con crdito con el
proveedor ir al numeral 6.15
6.15 Solicitud de pago.
Una vez confirmado el pedido, se debe solicitar a travs de un correo electrnico a la
secretaria del departamento con copia al jefe del mismo, la necesidad de pago al proveedor
estableciendo monto a pagar, numero de factura y fecha de pago.
6.16 Informar al proveedor de la fecha de pago.
Enviar al proveedor copia del cheque, transferencia, gua, rea, carta de crdito, u otro
documento que certifique el envi del pago.
7- Registros.
Los registros lo componen toda la documentacin que respalda la comunicacin entre el
cliente interno (fabrica), el supervisor de compras y el proveedor, la cual se puede encontrar
en los folders de cada pedido.
NTRODUCCION
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tienen las
empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la
fabricacin antes de su venta, en un periodo econmico determinado.
Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda
organizacin.
Adicionalmente, el inventario es uno de los activos ms grandes
existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance
general como en el estado de resultados: En el Balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente ms grande. En el estado de
resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancas
disponibles para la venta, determinndose el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de
bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios
comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancas para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes
fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y
envases.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y
servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por
parte de la misma. Este manejo tanto fsico como contable permitir a la
empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer
al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.
El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es
decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y
coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la
demanda.
Dada la importancia de los inventarios en el xito econmico de las
empresas, es indispensable conocer de forma amplia aspectos
relacionados con su administracin, mtodos de costeo y control,
aspectos stos que se esbozarn en la presente investigacin.
Concepto
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la
empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o
la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico
determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El
inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo
corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder
determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo
determinado.
Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, vara
ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de
esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que
se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:
O Inventarios de materia prima
O Inventarios de produccin en proceso
O Inventarios de productos terminados
O Inventarios de materiales y suministros
Inventarios de materia prima
Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la
elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurren una
variedad de artculos (materia prima) y materiales, los que sern
sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o
acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
produccin se les considera Materia Prima, ya que su uso se hace en
cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La
materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de
fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.
fluido
de
produccin
eficiente
con
tamao
de
de
las
lotes
Costos de Operacin.
Costos de adquisicin
Costos de almacenamiento.
Seguros
Personal
Vigilancia y Seguridad
Cargas Fiscales
Alquileres
costos variables
Energa
Agua
Mantenimiento de Estanteras
Materiales de reposicin
Personal
Seguros
costos variables
Energa
Comunicaciones.
de administracin y estructura
1/A
8%
2500
25
80
Costos Indirectos.
requiere distintos niveles de control. As, a mayor valor de inventario, mayor control
sobre el mismo. La clase A deber ser controlada ms estrechamente, sin embargo, las
clases B y C requieren una atencin menos estricta.
El primer paso en la aplicacin del anlisis ABC es la clasificacin de todos los artculos
en cada una de las clases. Esto significa que a cada item en el almacn se le asigna un
valor contable (de coste o de adquisicin). Dicho valor se obtiene al multiplicar el coste
unitario por la demanda anual de cada artculo. Posteriormente todoso los artculos son
ordenados en funcin de su valor. La clasificacin resultante puede que no sea exacta,
pero normalmente se aproxima bastante a la realidad en gran parte de las empresas.
El siguiente paso en el anlisis ABC es determinar el nivel de control para cada tipo de
item almacenado. El mayor esfuerzo de control se ha de realizar sobre los artculos
"clase A". Esto se traduce en la necesidad de realizar una correcta previsin de la
demanda y en implementar un estricto sistema de registro de los movimientos en
almacn. Al mismo tiempo se debe implementar el sistema ms apropiado de control
de inventario (determinstico, probabilstico; de cantidad o perodo fijo, etc.).
Los artculos B y C requieren un control menos estricto. As se pueden mantener stocks
de seguridad mayores en este tipo de items sin temor a incurrir en costes
excesivamente elevados. En estos casos no es necesario implementar sistemas de
control de inventarios, siendo suficiente el mero control visual directo.
efectos legtimos y para otros no autorizados. Alguien pudo haber tomado la mercanca
legtimamente pero con prisa y no haber registrado el movimiento.
En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y aparecen meses
despus . Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su
registro se podra perder o el registro de su ubicacin podra estar equivocado. En
ocasiones las rdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas
cuando, de hecho, no han llegado jams.
En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar
el registro. Para conseguir que el sistema de produccin fluya ininterrumpidamente sin
que falten partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben
ser exactos.
Cmo puede la empresa efectuar registros exactos y tenerlos al da? La primera regla
sera teniendo el almacn cerrado con llave. Si solo el personal del almacn tiene
acceso y si una de las medidas para la evaluacin del desempeo de este personal y
los aumentos de sueldo por mritos es la exactitud de los registros, entonces tendrn
una fuerte motivacin para observar las reglas.
Todos los lugares para guardar el inventario, seas un almacn cerrado con llave o la
planta de produccin, deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro
camino es transmitir a todo el personal la importancia que tienen los registros exactos
y confiar en que ayudarn con esta actividad. ( todo lo anterior resumira en lo
siguiente: coloque alrededor del rea del almacn una barda que suba hasta el techo
de modo que los trabajadores no la puedan saltar para sacar partes; ponga un candado
en la puerta y dle la llave a una sola persona. Nadie puede sacar partes sin que la
transaccin sea autorizada y registrada.)
4.3.4 Recuento Cclico
El inventario cclico es un mtodo de inventario en el que el inventario se cuenta a
intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del
indicador de inventario cclico establecido en los materiales.
El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta rotacin
que los artculos obsoletos, por ejemplo.
Procedimiento general
En el registro maestro de materiales (datos de almacn), se marcan todos los
materiales que deben incluirse en el inventario cclico, mediante un indicador de
Esto es, para contar con mayor frecuencia los artculos ms costosos y de ms
movimiento, que aquellos cuyo costo unitario es menor y/o su rotacin es menor.
Esto se conoce como la clasificacin ABC y sigue la regla de paretto u 80/20, en el que
el 20% de los artculos componen el 80% del valor de tu inventario.
Toda vez que has hecho esta clasificacin, tendrs que definir las reglas en las que
contars los artculos, en la que se recomienda que los artculos A (los ms
importantes) se cuenten con mayor frecuencia.
De esta manera podrs tener un nmero definido de conteos diarios, para poder
contar tus artculos a consciencia y poder hacer la labor ms importante de los conteos
cclicos: la auditora de causas.
Lo ms importante de los conteos cclicos es poder comparar, investigar y arreglar las
causas de variacin entre los conteos cclicos y el crdex u informacin del sistema de
inventarios (si existe).
4.4 Modelos Inventarios Deterministicos
Este tipo de modelos asume que la demanda es conocida con certeza y a una razn
constante U unidades por ao. Con lo cual podemos calcular la demanda en perodo de
t meses como D = U*t /12. Tambin se asume que el plazo de entrega de los pedidos
es constante y su magnitud conocida.
Los Modelos Determinsticos de Inventario mas comunes o importantes son:
_ Modelo de Compra
Este modelo de inventario es el ms sencillo y podra aplicarse a cualquier comercio,
por ejemplo un supermercado pide a intervalos fijos una cantidad determinada de
productos, en el momento que se agotan estos productos llega otra orden y as
sucesivamente. La cantidad a pedir es una funcin de demanda determinstica, el
supermercadista no puede vender ms unidades de las que tiene en existencia.
_ Modelo de Fabricacin
En este modelo, el empresario de dedica a la produccin de un bien.
_ Modelo de Compra con dficit
Ejemplo:
Suponga que un proveedor nos ofrece un descuento del 5% si
adquirimos lotes mayores o iguales a 200 unidades.
Datos :
desc. 5%
Ci = 5 * 0.95 = $ 4.75
Ch = 1.50 + 0.10 ( 4.75 ) = $ 1.975
Ct = 4.75 + 2000 + (5 * 2000/200) + (1.975 * 200/2) = 9747.5
Con faltantes.
Menor Costo
Sin faltantes.
Cumplir inmediatamente.
Mayor costo.
Ingreso
Usualmente no se
Valor de Recuperacin
ms del inventario.
Mercadera perdida.
Tasa de descuento
cundo se invirti.
I = y/2 + R - E(x)
El costo de manejo esperado por unidad de tiempo es, por tanto, igual a hI
S = x(x-R) f(x)dx
Y* =2D(K+pE(x)h
Demanda
Nmero de artculos que se van a manejar.
4.5.3 Modelo de Periodo Fijo
En el modelo de perodo fijo de reorden la demanda del cliente se satisface con el
inventario que se tiene y los faltantes traen como resultado ya sea el satisfacerlos
despus o la prdida de la venta. Pero aqu no existe una actualizacin perpetua de los
registros de inventario, en su lugar se hacen revisiones peridicas a intervalos fijos de
tiempo. Cuando se hace una revisin, la cantidad que se tiene ( mas la cantidad
ordenada menos las faltantes) se compara con el mximo deseado y se hace un pedido
por la diferencia.
Conclusin
En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante
determinar cul es la cantidad ms ptima para invertir en un
inventario, para el gerente de produccin su inters ser el que se cubra
la materia prima necesaria para la produccin en el momento que esta
va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan
con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier
eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para
sta conocer de qu manera puede disminuir sus costos por tener
inventarios que cubran todas estas caractersticas.
La administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una
contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Con l la
empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra
economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con ms
rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.
La eficiencia del proceso de administracin de un sistema de inventarios,
es el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la
empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.
Administracin de inventarios
Yraida Jimnez
Administracin
Contabilidad
10.06.2008
18 minutos de lectura
INTRODUCCIN
Adicionalmente, el inventario es uno de los activos ms grandes existentes en una
empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de
resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente
ms grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las
mercancas disponibles para la venta, determinndose el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para
la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;
de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este
manejo tanto fsico como contable permitir a la empresa mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo de su actividad, un
estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Administracin de Inventarios
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en
el futuro. La administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos
bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en polticas que permitan
decidir cundo y en cunto reabastecer el inventario.
La administracin de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos bsicos:
1.
2.
3.
4.
Alquiler de bodegas.
Manejo
Seguros
Depreciacin
Arriendos
8. Proteccin:
Disminucin de precios.
Falta de demanda.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que
pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener
ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por
la filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin
del mercado que se atiende.
A continuacin se hace una breve resea de los mtodos para seleccionar los
costos que han de considerarse aplicables al inventario:
Usando los mismos datos del ejemplo anterior, el costo unitario medio simple y la
valoracin del inventario se calcularan como sigue:
PLANEAMIENTO:
La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la
materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al
presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos
tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un
control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen
una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
COMPRA U OBTENCIN:
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar
los tipos y cantidades de materiales que se quieren y Compras, que consiste en
colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega
oportuna del material.
RECEPCIN: Es responsable de las siguientes acciones:
ALMACENAJE:
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas),
as como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los
almacenes incluye lo siguiente:
PRODUCCIN:
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, el
control interno de los inventarios, incluye en esta rea lo siguiente:
EMBARQUES:
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
CONTABILIDAD:
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de
los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos
de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se
refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera
mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de
unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para
las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:
1.
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando
cual sistema se utilice
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
CONCLUSIONES
En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cul es la
cantidad ms ptima para invertir en un inventario, para el gerente de produccin
su inters ser el que se cubra la materia prima necesaria para la produccin en el
momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que
cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad
que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para sta conocer de qu
manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas
caractersticas.
La administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una
contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Con l la
empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando
recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando todas las
actividades de la empresa.
La eficiencia del proceso de administracin de un sistema de inventarios, es
el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la
empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.
BIBLIOGRAFIA