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Il processo di Approvvigionamento
Corso di
Gestione Integrata del Business
14 Dic 2009
Attivit Primarie
logistica in entrata (beni che entrano nell azienda)
attivit operative (produzione di beni e servizi)
logistica in uscita (beni che escono dall azienda)
marketing e vendite
servizi post-vendita (assistenza tecnico-commerciale, etc.)
Attivit di Supporto
approvvigionamento (acquisto delle risorse fisiche)
sviluppo della tecnologia (attivit x miglioramento del prodotto/processo)
gestione delle risorse umane (ricerca, selezione, assunzione, addestramento,
sviluppo, mobilit, retribuzione,sistemi premianti,etc.)
attivit infrastrutturali (pianificazione, contabilit, finanza, organizzazione,
affari legali, direzione generale, etc.)
Il vantaggio competitivo dipende da un migliore svolgimento di attivit ad
alto potenziale in termini di valore rispetto ai concorrenti.
Il Processo di Approvvigionamento
Definizione
Il processo comprende tutte quelle attivit che devono essere attuate dalla nascita di un
fabbisogno di materiali e servizi da approvvigionare fino al soddisfacimento del
fabbisogno ed al conseguente pagamento del Fornitore
Fattore chiave per la competitivit aziendale
Sulla struttura dei costi:
Il peso degli acquisti diretti (materia prima) e indiretti (pubblicit, assicuraz.) che
risultano costituire circa il 70% del totale dei costi aziendali:"
Sulle dinamiche economiche:
un risparmio negli acquisti incide sul margine
operativo aziendale nella misura di 1 a 10
rispetto al fatturato.
Ex:
Per ottenere lo stesso beneficio in termini di
margine operativo che ottengo con un risparmio
di 1 euro sugli acquisti, devo incrementare il
fatturato di 10 euro"
Il Processo di Approvvigionamento
Il Processo di Approvvigionamento
Prima di esaminare nel dettaglio il processo di approvvigionamento opportuno
trattare brevemente ci che sta (o dovrebbe stare) a monte dell operativit:
Definizione strategie e pianificazione attivit.
Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura
Ogni mercato verso cui ci si rivolge per il reperimento di un prodotto/servizio
infatti il risultato dell equilibrio tra diverse forze competitive che agiscono su
prezzi, costi ed investimenti."
Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura
Sono diversi i fattori che determinano l intensit della concorrenza in un settore e quindi
l attrattivit (ovvero redditivit) dello stesso. Tra questi fattori ne vengono
tradizionalmente individuati 5 particolarmente rilevanti
barriere all entrata: la presenza di barriere legate alla dimensione degli investimenti necessari o
a regimi autorizzatori o a tecnologie particolari costituisce un ostacolo (ma anche un opportunit,
una volta dentro) per chi intende entrarvi;"
intensit della concorrenza tra imprese: la necessit di mantenere/conquistare posizioni di
mercato d luogo a strategie aggressive sui prezzi, ad investimenti in comunicazione, a nuovi
prodotti, al perfezionamento del livello di servizio, che incidono sulla posizione dei concorrenti a
favore degli acquirenti;!
concorrenza dei prodotti sostitutivi: le imprese di un settore concorrono anche con i settori che
producono beni sostitutivi, che pongono un limite ai prezzi che le aziende possono stabilire;"
potere contrattuale dei clienti: i clienti mirano, ponendo in concorrenza le imprese fornitrici, ad
ottenere diminuzioni di prezzo, migliore qualit del prodotto e del livello di servizio. Tale situazione
ha effetti negativi sui profitti dei fornitori;"
potere contrattuale dei fornitori: i fornitori, se detengono un elevato potere contrattuale,
possono attuare aumenti di prezzo o riduzioni della qualit dei prodotti, comprimendo il tasso di
profitto del settore."
Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura
Caratteristiche principali
La tipologia della domanda:
correlata alla domanda dei beni finali (domanda derivata ), quindi variabile in relazione
a quest ultima;
tendenzialmente anelastica rispetto al prezzo (almeno nel breve periodo: nel medio/
lungo periodo un aumento dei prezzi pu indurre un cambiamento dei processi
produttivi);
fluttuante (ed amplificata) rispetto a quella di beni finali: un aumento/ diminuzione nella
domanda dei consumatori pu causare un aumento/ diminuzione pi che proporzionale
nella domanda dei produttori nel periodo successivo.
2. La tipologia degli acquirenti:
in numero ridotto;
di dimensioni relativamente medio/grandi;
concentrati geograficamente.
3. La tipologia del processo d acquisto:
professionale (gestito da persone formate allo scopo);
diretto (minor presenza di figure intermediarie).
Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura
Fattori di influenza
Il Processo di Approvvigionamento
Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit
Gli articoli strategici (rari,grande valore)
sono naturalmente i pi critici da gestire, a
causa della estrema rilevanza per l azienda
e per l investimento da effettuare in fase di
negoziazione degli stessi."
"
"
Le politiche di approvvigionamento devono:"
"
effettuare una analisi dei rischi di stock-out / mancata fornitura e definire delle azioni di
emergenza;"
valutare attentamente l opportunit di produrre all interno il prodotto;"
definire una politica delle scorte adeguata alla rilevanza degli articoli;"
effettuare un controllo continuo del mercato e dei fornitori, tenendo conto della
situazione congiunturale e delle dinamiche internazionali;"
sviluppare rapporti di lungo temine con i fornitori, cercando di impostare previsioni di
acquisto il pi possibile di lungo periodo;"
"
Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit
Gli articoli colli di bottiglia ( semilavorati
speciali) sono meno importanti dal punto di
vista aziendale, ma sono ugualmente critici in
considerazione delle difficolt connesse
all accesso del relativo mercato ed alla
negoziazione degli approvvigionamenti."
"
"
Le linee di azione sono:"
Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit
Articoli con effetti moltiplicativi sono
articoli di usuale gestione, materiali che
intervengono direttamente nel processo
produttivo e che appartengono a mercati di
rifornimento stabili e di facile accesso. Sono
chiamati articoli con effetti moltiplicativi
perch la loro buona o cattiva gestione ha un
impatto significativo sull azienda."
"
Le linee di azione sono:"
Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit
Gli articoli non fondamentali sono
caratterizzati da importanza
secondaria rispetto alla produzione e
mercati stabili e ad elevata
concorrenza."
"
Il Processo di Approvvigionamento
3.Definizione della strategia di approvvigionamento
Anche nelle strategie di approvvigionamento viene utilizzata la matrice di
Kraljic, applicata ai rapporti di forza tra acquirente e fornitore."
Il Processo di Approvvigionamento
3.Definizione della strategia di approvvigionamento
In generale, le strategie in cui le posizioni delle parti non sono in equilibrio dovrebbero
tenere conto dei seguenti orientamenti:"
SFRUTTARE: privilegiare relazioni di breve termine con i fornitori, orientarsi verso il buy,
esercitare pressioni sul fornitore per mantenere scorte, intraprendere programmi di"
miglioramento del prodotto e dotarsi di strutture logistiche adeguate."
DIVERSIFICARE: privilegiare relazioni consolidate, istituire scorte di sicurezza, cercare"
prodotti e fornitori sostitutivi, valutare il passaggio al make, avviare programmi interni di"
miglioramento del processo finalizzati a ridurre la rilevanza dell input."
Il Processo di Approvvigionamento
4. Definizione del procurement mix
Per ogni articolo ed in particolare per quelli a carattere strategico e tenuto conto
anche della strategia individuata in base alle considerazioni sopra esposte,
l impresa infine chiamata a definire un mix adeguato di politiche di acquisto:
prodotto, fonti di acquisto, relazioni con i fornitori, prezzo.!
1.La leva prodotto"
"
Nelle fasi preliminari del processo di acquisto occorre quindi che l impresa
definisca:"
- con riferimento ai materiali: tipologia, prestazioni, qualit, facilit di
lavorazione, rendimento;"
- con riferimento alle tecnologie: compatibilit con il proprio processo
produttivo, impatto sulla qualit di processo e di prodotto, livello tecnologico
del prodotto finito."
Il Processo di Approvvigionamento
4. Definizione del procurement mix
2.Le fonti di acquisto
Occorre a questo punto porsi la domanda: qual il canale pi idoneo da utilizzare per
poter approvvigionare il prodotto?
individuare il numero dei fornitori pi idoneo per tipologia di prodotto, ovvero decidere
se utilizzare un fornitore unico, ridurre il parco dei fornitori, determinare il numero
ottimale di fornitori alternativi;"
Selezionare le fonti di acquisto tramite una opportuna valutazione dei fornitori, basata
su criteri di valutazione formalizzati;"
3.Relazione con il fornitore"
Il Processo di Approvvigionamento
4. Definizione del procurement mix
4.Prezzo
La misura in cui possibile agire sulla leva prezzo dipende dal tipo di
mercato e dalla relazione con il fornitore. "
"
Prodotti generici (commodities) o comunque piuttosto standardizzati e"
rispetto ai quali c una pluralit di produttori, generalmente sono quotati dal
mercato, "
Prodotti specifici richiedono una quotazione da parte del fornitore che pu
variare in relazione alla quantit acquistata o alla difficolt di reperimento sul
mercato. "
In caso di mercato monopolistico (fornitore unico o cartello dei fornitori) si
ricorre alla negoziazione ovvero alla contrattazione vis vis dei termini di
fornitura (con pochi margini di negoziazione, in generale funzionali alla
rilevanza relativa del cliente in termini di volumi di acquisto). "
In caso di numero circoscritto di fornitori si ricorre all offerta competitiva,
cio alla scelta della pi conveniente tra una rosa di offerte."
2.Individuazio
ne,
preselezione e
qualificazione
fornitori
3.Negoziazion
e e selezione
Attivit Operative
4.Emissione
ordine di
acquisto
5.Following
Ordine
6.Gestione
Fatture
Amministrazione
produzione
Verifica
necessit di
materiale
Richiesta
approvazione
solleciti
produzione
produzione
Formulazione
richiesta RDA
Emissione
RDA
Pianificazione
Richiesta
approvazione
Fase
Gli input :
Programma manutenzione;
Schede tecniche delle
macchine;
Approvazione allacquisto
Forecasting di
programmazione
Gli output :
Analisi
Fabbisogno
Materiali
Richiesta dacquisto
Acquisti
Qualificazione
Fornitori
Acquisti
Predisposizione
Registro
Fornitori
Acquisti
Trasmissione
Preventivo
Fase
Input:
Richiesta di acquisto
Cataloghi ed informazioni
tecniche e/o commerciali
Data base dei fornitori
Tavole di valutazione
fornitori;
Individuazione,
preselezione e
qualificazione
fornitori
Output:
Short List fornitori
ideali
3. Negoziazione e selezione
Lo scopo della fase di negoziazione ottenere le migliori condizioni dai fornitori selezionati al
fine di individuare la proposta maggiormente soddisfacente."
"
Per questa ragione importante che le scelte di acquisto, specialmente per gli acquisti
strategici , se non gestite direttamente dalla Direzione aziendale, vengano da questa
monitorate attentamente"
"
A seguito della fase di negoziazione ha luogo la selezione."
"
Uno dei principali strumenti di valutazione la griglia di valutazione dei fornitori, che
mira a fornire un rating dei fornitori in base ai fattori ritenuti importanti per la propria
azienda."
Questo strumento implica l individuazione preventiva di una serie Metriche:!
qualit del prodotto/servizio, "
prezzo, "
tempi di consegna, "
affidabilit nei tempi di consegna, "
servizi accessori, "
competenza del fornitore, "
esperienza del fornitore, "
Certificazioni."
3. Negoziazione e selezione
Fase
Input:
Short List fornitori;
Negoziazione e
selezione
Output:
Nominativo
fornitore;
Fornitore
Acquisti
Creazione
lista ordine
Rilascio
conferma
Archiviare
ordine
Acquisti
Emettere
ordine
Acquisti
Distribuire
copie ordine
Input
Dati del fornitore ottimale
Conferma ordine
Emissione
ordine di
acquisto
Output
Ordine d'acquisto
Logistica
Analisi stato
merce
Tracking
Obiettivo
Monitorare l'avanzamento dell'ordine per assicurare che le date di consegna siano
rispettate (Ente Acquisti) e che la merce sia conforme (Logistica).
Azioni
Nel caso l'ufficio acquisti abbia dubbi sul rispetto delle date di consegna, si devono
intraprendere azioni correttive in tempo utile:
sollecitare il trasporto
trovare un fornitore alternativo
L'ufficio acquisti responsabile in caso di cambiamento nei requisiti della fornitura:
la richiesta pu cambiare nel tempo, pertanto pu essere necessario sollecitare
alcune voci e tentare di ritardarne altre.
Input
Solleciti o variazioni dal
reparto richiedente
Database dei fornitori alternativi
Following
ordine
acquisti
Output
Invio solleciti o comunicazione
di variazioni ai fornitori
6. Gestione Fatture
contabilit
Richiesta
eventuali
chiarimenti
Ricezione
fattura
Approvazione
dati
Archiviazione
fatture
Eventuali
chiarimenti
banche
Pagamento
fattura
amministrazione
6. Gestione Fatture
Una volta approvata la verifica, la fattura viene inviata alla contabilit per la registrazione e
successivamente all amministrazione per il pagamento previa autorizzazione.
Le fatture pagate vengono poi archiviate.
Input
Fatture ricevute
Output
Gestione
Fatture
Fatture pagate ed
archiviate
ANGELO CORALLO
Angelo.corallo@ebms.unile.it
FABRIZIO ERRICO
fabrizio.errico@ebms.unile.it
c/o Incubatore Euromediterraneo
eBusiness Management Section
Scuola Superiore ISUFI
Universit del Salento