Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre
Sede Caracas-la Urbina
Electiva I

LA COBRANZA

Profesora:
Carmen Julia Blanco

Integrante:
Juleisy Garca
C.I: 24.331.350

INTRODUCCION

La cobranza es una de las funciones de la administracin de la cartera y

siempre que este se haga en la debida forma y que el crdito sea concedido
en debida forma, la cobranza ser menos necesaria y en algunos casos
absolutamente intil.
En cobranza obrar con prudente energa significa que siempre debemos
ser firmes, seguros ante el deudor, pero que esta firmeza debe aplicarse con
prudencia, es decir, de acuerdo a las circunstancias de cada deudor.
La labor de cobranzas es una de las actividades ms importantes en
todas las empresas, ya que definitivamente son las que marcan la efectividad
del retorno esperado por los productos colocados. Para que esta rea
cumpla con su rol, aparte de contar con un personal calificado, deben tener
todo el apoyo del rea de ventas o comercializacin con la finalidad de
mantener al da toda la informacin disponible que les permita lograr
satisfactoriamente sus objetivos.
Todo proceso de ventas a crdito genera un posterior ciclo de cobranzas,
el cual tiene como objetivo garantizar el retorno de la inversin dentro del
plazo indicado inicialmente. Sin embargo cuando vemos el da a da, la
realidad es completamente distinta, esto motivado a que en el transcurso del
plazo otorgado para honrar el compromiso se pueden presentar diferentes
situaciones que derivan en un incumplimiento parcial de este objetivo.
Por lo tanto, cuando hablamos de cobranzas, generalmente lo asociamos
con aquella parte del trabajo que no es tan grata, en vista de que implica
hacer un seguimiento continuo a los clientes para que cumplan con sus
compromisos que seria reintegrar dicho prstamo.

LA COBRANZA
La cobranza consiste en la recuperacin de los crditos otorgados
previamente

por

una

empresa,

regularmente

Industrial,

Comercial,

Financiera, o Prestadora de Servicio

Tradicionalmente se ha contemplado la cobranza en tres etapas:
Cobranza Administrativa, Cobranza Extrajudicial y la Cobranza Judicial, Cada
una de las etapas mencionadas se dan dependiendo del tiempo transcurrido
desde el otorgamiento del crdito, regularmente en la etapa conocida como
cobranza Administrativa.- se origina cuando los crditos se encuentran en la
etapa inicial del atraso o mora (regularmente se da dentro del plazo de 1 a 90
Das de atraso o mora)
Cuando se han agotado todas las acciones y se han utilizado todos los
recursos de que se dispone para tratar de obtener el cumplimiento de parte
del deudor y este no se da en los trminos pactados se inicia la segunda
etapa de la cobranza que consiste en la Cobranza Extrajudicial ;( que se da
en un plazo de 91 a 120 das de vencida) es cuando se busca la
recuperacin del crdito por medio de entes externos a la empresa, algunas
veces dentro de la misma se encuentra un grupo especializado para llevar a
cabo dicha labor.
Durante esta etapa se busca que el cliente se concientice que si no logra
una solucin a su situacin de Mora muy seguramente se estar turnando a
un profesional en Cuestiones legales para que por su conducto se busque la
recuperacin por medio de un Proceso Judicial.
Todo este proceso nace como una necesidad debido a la creciente
actividad crediticia de los diferentes Bancos, Sociedades Financieras,
cadenas de tiendas departamentales y empresas prestadoras de servicios.

Objetivo de la cobranza
La cobranza tiene como objetivo principal el cobrar oportunamente. El
objetivo secundario depende de las caractersticas de la empresa y la poltica
establecida en forma rgida o tolerante.

Si la posicin de la empresa es rgida respecto a la cobranza, el objetivo

secundario debe ser cobrar el dinero. Esto significa que se cobrar al cliente
hasta el ltimo centavo que deba a la empresa, sin importar el costo de la
cobranza. No importa que se pierda el cliente, ya que con esta poltica se
busca que la empresa tenga una firme estructura econmica.

Cuando la posicin es tolerante en la cobranza, el objetivo secundario

debe ser conservar al cliente. En este caso, se da ms importancia a la
estructura distributiva que a la economa y se aceptan, con ciertos lmites, los
riesgos de prdidas por cuentas incobrables. Se considera que es preferible
vender en grandes cantidades y con los excedentes de utilidades cubrir las
cuentas que por alguna razn no puedan cobrarse. Naturalmente, deben
establecerse controles muy precisos para lograr una utilidad marginal.

Con el objetivo secundario se determinar el tipo de sistema que debe

emplearse para que el procedimiento sea el adecuado a la empresa. Si no se
tiene un objetivo definido, toda la estructura presentar una deficiencia
permanente, que puede conducir a las situaciones siguientes:

La congelacin del activo circulante.

La posibilidad de convertirse en incobrable el crdito concedido.

Prdida de ventas.

Prdida del prestigio de la compaa.

Deficiencias en otras reas, como contabilidad, produccin,

distribucin y en la administracin en general.

Etapas de la cobranza

Dependiendo del tiempo transcurrido del no cumplimiento del pago de

determinadas cuentas por cobrar tienden a caer en dos diferentes etapas
prejudiciales y judiciales

Cobranza prejudicial: El propsito es llegar a un acuerdo sin la necesidad

de ingresar a un proceso de cobranza judicial. La idea es recuperar las
deudas morosas en el ms corto plazo posible, mejorando los ttulos
actuales, constituyendo nuevas garantas y prendas, y resguardando la
documentacin original de las empresas.

Esta se especializa en negociar las deudas morosas en el corto plazo,

obteniendo el pago en efectivo o re documentando la deuda. Nos hacemos
responsables de lograr acuerdos y permitirle a la empresa dar cierre a
procesos o deudas que, de no gestionarse, pudieran demorar mucho tiempo
en aclararse y cuyos documentos pueden prescribir, lo que debilitara
una accin judicial.

Cobranza

Judicial: sus capacidades incluyen adems la asesora

en cobranza judicial. Asistir a los juicios y hacerse parte del proceso,

realizar: cobro ejecutivo por demandas de cheques, letras, pagars y
facturas; cobros especiales para peticin de quiebras y convenios judiciales;
constitucin y ejecucin de prendas y garantas hipotecarias; querellas por
estafa y apropiacin indebida, entre otros, son parte de las acciones y
gestiones representacin de su empresa dentro del territorio nacional.

Clasifiacion de la cobranza
Por lo tanto, encontramos que el rea de la cobranza se puede clasificar de
la siguiente manera:

1) Cobranza Distributiva (Gestiones basadas en escenarios Suma Cero)

2) Cobranza

Integrativa (Gestiones

basadas

en

escenarios

Suma

Variable)
3) Cobranza Disgregativa (Gestiones basadas en principios)
4) Cobranza Moderna
El trmino moderno es empleado para destacar aquellas gestiones o
actividades basadas en el uso de los recursos tradicionales y avanzados de
negociacin.
En los recursos tradicionales distributivos encontramos: la presin, la
amenaza, la promesa, el engao, la justificacin y la contra-justificacin.
En los Recursos tradicionales interactivos encontramos: la cooperacin y
la compensacin comercial.
En los Recursos tradicionales disgregativos o basados en principios
encontramos: la atencin a los puntos de vista asumidos por las partes, a los
problemas, a los intereses, las motivaciones, el diseo de opciones y de
alternativas al acuerdo.
En los recursos modernos - avanzados encontramos: La consideracin de
los beneficios absolutos / relativos, las prioridades, las capacidades e
intenciones de las partes, el uso del conocimiento, la experiencia, la
comprensin de la realidad y la evaluacin de las estructuras de poder a
partir del marco jurdico existente.

Funcion
1.- Coordinar y supervisar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar,
y verificar su registro.
2.- Proponer estrategias y disear controles administrativos para la
recuperacin de las cuentas por cobrar.
3.- Disear, proponer e implementar controles administrativos que permitan
reducir las cuentas incobrables..
4.- Supervisar y validar las notas de crdito y cargo de acuerdo con la
normatividad aplicable.
5.- Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos a favor de terceros, para
la
enajenacin de material bibliogrfico.
6.-

Controlar

custodiar

los

documentos

que

correspondan

al

Departamento.
7.- Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el
otorgamiento

de

crditos.
8.- Informar a las Gerencias de Libreras y Distribucin, as como a los
departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.
9.- Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores
adscritos al Departamento.
10.- Llevar un control documental y electrnico de los clientes acreditados y
concesionarios.

11.- Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el

Gerente
Administrativo.
Principio general de la cobranza
La funcin principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar
dentro de las condiciones sealadas por la empresa, conservando la buena
voluntad del deudor y adems de ayudar a incrementar las ventas. Esta
doble funcin es bsica para entender los principios de la cobranza.
Posiblemente

parezca

contradictorio,

cuando

se

dice

que

un

procedimiento de cobranza debe conseguir que los clientes paguen y

conserven al mismo tiempo su buena voluntad para con la empresa; y tal vez
parezca imposible que una forma eficiente y efectiva de cobranza contribuya
a fomentar las ventas. Una respuesta a este problema es contar con el
conocimiento y la calidad profesional del que esta a cargo de dicha funcin.
El encargado de ejecutar la cobranza tiene que hacer todo lo posible, no
solo para obtener el cobro, sino para cobrarlos con rapidez por las razones
siguientes:

a) Si la lentitud de la cobranza da como resultado la acumulacin de cuentas

vencidas, una proporcin ms o menos elevada del activo corriente de la
empresa estar congelada con el consiguiente deterioro de la liquidez.
b) Cuanto ms tiempo se deja a un deudor retrasarse en sus pagos tanto
mayor es la posibilidad de que el tiempo se convierta en un problema el
cobro de la duda.
c) La lentitud en los cobros hace perder ventas, toda vez que un cliente
honrado que est retrasado en sus pagos sienta animadversin a continuar
con su adeudo con mayores pedidos y por otro lado, el encargado de

crditos tiene a su vez a restringir su lnea de crdito concedido a dicho

cliente al confundir sus intenciones.
d) El no poder ejercer el cobro en forma eficaz, tiende a ayudar al comprador
imprudente a hundirse sabiendo que la empresa vendedora le conceder
mayores plazos antes de emprender una accin legal drstica en su contra.

e) Una poltica de cobranza corts pero firme, contribuye a conservar el

respeto de los clientes, lo que puede reflejarse en sus reacciones a los
esfuerzos de venta de la empresa.
f) El prestigio de la empresa, por una poltica de cobro efectiva, constituye as
mismo un factor importante que consigue la puntualidad de los pagos en la
casi totalidad de los adeudos.
Polticas de cobranza

Estas dependen de las circunstancias sociales y polticas del pas y

del sector empresarial, de la situacin financiera, la competencia, etc.

No significa con lo anterior que la formulacin de una poltica se algo

vago, etreo o difuso, estas decisiones deben ser precisas y obedecer
a situaciones y circunstancias concretas.

El primer objetivo que debe inspirar toda poltica de cobranza debe ser
que no sea necesario cobrar, pero naturalmente es muy difcil que se
logre sin embargo este objetivo ser satisfecho en mayor o menor
grado segn los que la empresa est haciendo para este fin.

Como segundo objetivo debe tenerse en cuenta que la empresa

otorgue el mximo de crdito con una rpida, segura y econmica
recuperacin.

Para el logro de estos objetivos, la empresa debe trazarse polticas de

cobranza, basadas en normas que adems de ser realizables, sean

adaptables a las circunstancias. En casos de especial complejidad la

administracin superior adoptar la nueva forma de llevar tal caso que puede
ser tan variante, como lo es la actividad de una sociedad organizada.
A una poltica de venta dura se debe practicar una poltica de cobro suave
y viceversa, lo cual lgicamente es entendible ya que si somos exigentes
tanto para conceder el crdito tanto para cobrarlo perderemos la clientela.
Se debe revisar frecuentemente, especialmente cuando crece el nivel de
cartera, lo cual puede ser una poltica deficiente.
Las polticas de cobranza deben ser:
Claras.
Flexibles.
Dinmicas.
Uniformes.
Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que
permitan determinar que se debe hacer en cada caso.
Normas de la cobranza
Permiten identificar la forma en el que el cliente debe liquidar su compra,
si se establecen crditos y a qu tiempo

Determinar

el

monto

mnimo

de

los

documentos

de

cobranza. Significa que se deben eliminar los documentos que en su

emisin sean superiores a las utilidades.

Documentar de acuerdo a las formalidades legales. Si se llega a

un proceso judicial haya forma de exigir el pago.

Mantener el ritmo y el plan prefijados. No se debe abandonar el

plan de cobro porque se desperdicia el cimiento de la organizacin.

Respetar la autonoma del abogado o del departamento jurdico.

Generalmente tos deudores difciles evitan el contacto con el abogado
externo sino que se quieren entender directamente con el acreedor.

Hacer conocer el tiempo y la prdida que significa la cobranza

Judicial. En nuestra legislacin. Las empresas deben adoptar
medidas eficaces en el otorgamiento del crdito, esto se logra con
adecuada investigacin comercial, si se cumplen las formalidades y se
exigen las garantas necesarias con el fin de que no se corran riesgos
innecesarios e irrazonables.

Tcnicas de la cobranza
Dialogo.
Por consiguiente el dialogo equivale a una palabra, verbo .mensaje,
argumento, que cala, penetra; y como se logra esto?
Cobranza personalizada.
La persona es el ser inteligente, lo cual equivale a estar dotado de la
capacidad de razonar y de amar; o dicho en otros trminos capaz de
entender y de querer. La cobranza personalizada, pues, consiste en que
debemos motivar al deudor con argumentos racionales y emotivos que lo
muevan a pagar.
Cobranza individualizada.
Mientras el termino persona se aplica a todo el gnero humano, el termino
individuo designa una persona concreta y determinada, considerada
aisladamente con respecto a los dems

Estimular el ego.
Nada ms estimulante que tocar el ego de un individuo. Convencer al
deudor de que el nos es importante, que nos interesa, que no lo queremos
perder como cliente; y que por estas razones le conviene pagar lo adeudado.
Apelar al sentido de la honradez
Decimos al deudor que sabemos que. si ha incumplido ello no obedece en
ningn momento a falta de honradez, sino por motivos graves ajenos a su
voluntad y que por esto estamos dispuestos a ayudarle buscando con el
formulas adecuadas para el pago.
Apelar al sentido de justicia.
Todos los seres humanos tenemos un sentido innato de la justicia :
exigimos que ella se observe no solo con nosotros sino con los dems.
Digmosle al deudor que ya cumplimos con todo lo prometido: precio, plazo,
calidad y caractersticas del producto, etc. y que por consiguiente esperamos
que el cumpla tambin con lo prometido: el pago puntual.
Obrar con prudente energa.
Energa significa seguridad, firmeza. Esta energa brota de nosotros
cuando estamos seguros de estar haciendo lo que debemos hacer, cuando
conocemos suficientemente el asunto sobre el cual estamos conversando.
Por otra parte, la prudencia, es una virtud que nos lleva a elegir los medios
rectos para lograr lo que nos proponemos.

Gestin de Cobranzas
El objetivo principal de este servicio personalizado es facilitar el proceso
de cobranza a travs del fortalecimiento de la relacin interpersonal entre
cobrador y acreedor as como tambin el vnculo empresa - cliente.
El Sistema de Gestin de Cobranzas fue pensado especialmente para el
seguimiento racional y sistemtico de las obligaciones adquiridas con su
empresa.

Objetivos:

Realizar la Cobranza de su cartera de clientes.

Mantener la confidencialidad de los procesos realizados.

Establecer polticas sanas de relacionamiento comercial con clientela.

Recuperacin

de

activos,

apelando

un

seguimiento

estricto mediante visitas y llamadas telefnicas.

Bajar los ndices de antigedad de cuentas a cobrar al mximo, en la

medida que no interfieran factores ajenos a la empresa de cobranza.

Fortalecer los vnculos Cliente Empresa a travs de un trato

personalizado con el cliente.

Disponer de informacin de soporte para la toma de decisiones por

parte de su empresa. La rendicin de cuentas se puede adaptar a
mltiples formatos como ser medios magnticos, Internet, papel, etc.

Beneficios:

Mejorar la liquidez de la empresa

Agilizar los flujos de datos en la empresa, integrando la informacin en

tiempo real.

Minimizar el tiempo de respuesta a clientes y proveedores.

Delegar las decisiones en los niveles adecuados, manteniendo el

correcto control de gestin

Rescatar el activo de la empresa en tiempo y forma.

Existen diferentes propuestas que van desde una simple gestin de

cobranzas de cartera normal a una gestin va judicial.
Acciones que se deben tomar al momento de realizar una cobranza
Dentro de las acciones que debe tomar el Director de Finanzas como
responsable de que sean cobradas todas las facturas estn las siguientes:
Asegurarse de armar un equipo de cobranza con la gente adecuada, que
rena un perfil adecuado y las habilidades necesarias que se requieren para
cumplir el objetivo primordial que ser el cobro de las facturas.
El equipo de cobranza debe tener muy claro cules son las polticas de
crdito de la compaa. El sistema de cobranza debe ser efectivo, pues la
informacin que requieran los clientes, contabilidad, ventas, socios y
accionistas, deber estar siempre actualizada.
La experiencia con clientes recurrentes es muy importante, porque sabes
de antemano cuales son lo que se atrasan, los que son muy puntuales con
sus pagos, los que siempre dan problemas para pagar y los que te van
pagando en parcialidades.
Hay que hacer estudios de crdito con los clientes nuevos, porque a
veces los ejecutivos de venta por llegar a sus objetivos mensuales de venta,
lo nico que les importa es vender, sin preocuparse si el cliente tendr la
suficiente liquidez para poder pagar la factura.

Si un cliente tiene dos o tres facturas pendientes de pago, lo mejor es no

seguirles dando crdito, hay que evitar que la gente de ventas los siga
considerando para nuevas facturaciones porque generalmente la bola de
nieve empieza a crecer y al final no pagan y hay que invertir en despachos
que son especialistas en cobranza y que te van a cobrar entre el 20% y el
25% de la recuperacin de la cartera.
Definir bien el plan de cobranza, es decir, si la primera gestin de cobro
se har va telefnica, la segunda a travs de cartas donde se le de a
conocer el estado de cuenta al cliente, la tercera visita directa con el cliente y
as hasta llegar al cobro por medio de abogados por va extra judicial o
directamente por la va judicial.
La gente de cobranza deber estar en contacto permanente con la gente
de ventas para informar sobre el estado que guardan sus clientes y si estos
estn al corriente, se estn retrasando con sus pagos o si de plano merecen
una visita para darle solucin al problema.
El producto que se entregue al cliente deber tener siempre la calidad que
se requiere y la entrega del mismo deber ser en tiempo y forma para evitar
cualquier excusa o pretexto del cliente para cumplir con su compromiso de
pago.
El anlisis de la cartera de clientes es muy importante, pues vamos a
poder determinar si vamos a tener dinero fresco en el corto o mediano plazo,
si hay un problema de estacionalidad, si la cartera es suficiente para cumplir
con las obligaciones de la compaa, si vamos a poder hacer pagos a
proveedores o si vamos a tener un problema de liquidez. As que con el
anlisis de la cartera vamos a poder tomar decisiones que afectaran
indudablemente la estructura de la organizacin.

El ciclo de ventas no se cierra hasta que se cobra la factura derivada de la

venta y por lo tanto una venta no cobrada no tiene ningn sentido, por lo que
el

director de finanzas tendr como una de sus principales funciones el

asegurarse que se cumplan los objetivos semanales, mensuales y anuales

de cobranza y transmitir a todos los directores, socios y accionistas de las
compaas que la cobranza es la clave del xito financiero de la empresa y
quien no lo vea de esa manera estar incurriendo en un gravsimo error.

CONCLUSION

La clave del xito de una empresa es la cobranza, por supuesto que el

plan de ventas de una empresa definir el rumbo de la misma.
Todo mundo da como un hecho consumado que todas las ventas que se
facturen sern cobradas, pero que pasa si ocurre lo contrario y las ventas no
se cobran, la consecuencia es fcil imaginarla, pues una compaa que no
puede cobrar sus ventas est condenada al fracaso financiero y
seguramente a la desaparicin de la entidad financiera, porque no conozco
hasta ahora ninguna compaa que pueda operar sin tener dinero
proveniente del cobro de las ventas facturadas. De nada sirve tener una
enorme cantidad de ventas si estas no son cobradas.
La importancia de cobrar las ventas radica en que las compaas tendrn
efectivo para funcionar adecuadamente, pues con el dinero de la cobranza
se podrn cubrir los gastos de operacin de la compaa.
El xito de una gestin de cobranza depende del empleo adecuado de los
recursos de negociacin. Contamos con un vasto portafolio de herramientas,
es necesario que aprendamos a utilizarlas porque cada tipo de cobranza
promueve el uso de determinados recursos.

BIBLIOGRAFIA

http://totalmentefinanzas.blogspot.com/2011/01/la-labor-de-cobranzas.html
http://gernoroeste.com/tipos-de-cobranza/
http://www.bib.uia.mx/
http://www.gestiopolis.com/